Gesto Documental e o Fazer Arquivstico em Ambientes Empresariais

TORRIZELLA, Ana Paula Ferreira1

Resumo: Este projeto visa analisar a importncia dos fazeres arquivsticos para a gesto documental e informacional em ambientes empresariais, visto que a informao adequada s pessoas que atuam nesses contextos extremamente importante. Nesse sentido, pretende-se por meio da literatura compreender os fenmenos arquivsticos relacionados gesto documental de maneira a identificar as principais correntes tericas, os conceitos e definies mais importantes, bem como as tendncias da rea para esse fazer. Inicialmente ser realizado um levantamento bibliogrfico, em livros, peridicos, teses, dissertaes e outros tipos de fontes de informao. A gesto documental e informacional nas organizaes extremamente importante para o seu bom funcionamento, para o desenvolvimento de atividades e tarefas, bem como para o processo decisrio. Toda ao realizada no espao organizacional produz informaes, contudo nem toda informao relevante para a organizao, por isso necessrio filtrar o que importante, assim como gerenciar quelas que so relevantes de maneira eficiente. As informaes relevantes, portanto, devem ser coletadas no ambiente interno da organizao, analisadas, tratadas e disseminadas. importante ressaltar que esta pesquisa contribuir para os campos cientficos da Arquivologia e da Cincia da Informao, tanto ao que tange s tipologias que compem a gesto documental em ambientes empresariais, quanto ao que tange ao desenvolvimento de mtodos e tcnicas arquivsticas, demonstrando a importncia dos estudos arquivsticos junto gesto documental no ambiente empresarial. Palavras-Chaves: Gesto Documental. Gesto da Informao. Informao Orgnica. Fluxos Formais de Informao. Fazer Arquivstico.

Discente de Arquivologia (UNESP). E-mail: anatorrizella@yahoo.com.br

1 INTRODUO

A informao se tornou indispensvel para a realizao das atividades cotidianas de uma empresa, visto que se tornou uma grande aliada para o processo decisrio organizacional. A massa documental quando gerenciada, tratada, armazenada e acessvel de forma eficiente, torna-se um instrumento de melhoria de desempenho, de aumento de competitividade, bem como de maior eficcia obtida atravs dos resultados das tomadas de deciso. A organizao necessita comprovar as suas atividades, aes, tomadas de deciso etc., por isso a gesto documental to importante, visto que as informaes orgnicas tm papel fundamental e, nesse sentido, a prtica arquivstica se faz necessria em ambientes organizacionais. Segundo Moreno (2007, p.13), no Brasil, o direito informao constitucional, mas alguns administradores desconhecem a importncia das informaes, principalmente, os que atuam em organizaes pblicas, contudo, a informao est se tornando, cada vez mais, imprescindvel. A preservao do patrimnio documental fundamental nas organizaes, quanto maior a produo de informao, mais a gesto documental e os arquivos se tornam estratgicos para o gestor de organizaes. Um tomador de deciso pode buscar informaes de situaes j ocorridas, a fim de analisar e tomar a melhor deciso, a partir do que foi realizado antes. A forma como a informao se encontra, tambm, faz muita diferena, porquanto ela tem que ser selecionada, coletada, tratada, processada, armazenada e gerenciada de forma eficiente, visando dar acessibilidade e usabilidade aos usurios da organizao, pois quanto mais fcil e rpida a recuperao da informao, mais gil ser a tomada de deciso ou us-la para a resoluo de problemas organizacionais. O volume das informaes produzidas tanto internamente a organizao, quanto externamente a ela, aumenta dia aps dia, porm esse crescimento informacional nem sempre til para o processo decisrio. Analisar e avaliar eficientemente os pontos fortes e fracos da organizao, assim como analisar e avaliar as ameaas e as oportunidades podem ajudar a mudar o que for necessrio para desenvolver a empresa, a fim de obter vantagem competitiva no mercado. A

gesto da informao e, mais especificamente, a gesto documental um instrumento de estratgico para o processo de tomada de deciso. Miranda (1999, p.289) explica que a informao estratgica pode estar vinculada ao cliente, concorrente, cultura, demografia, ecologia, economia, fornecedor, poltica, legalidade, sindicalismo, medidas socioeconmicas e

tecnologias, ou seja, levantar e avaliar o maior nmero de informao possvel, antes de qualquer ao essencial s organizaes. A informao se torna mais ou menos importante dependendo do valor que se agrega a ela, muitas vezes aumentando a qualidade e o grau de diferenciao, por isso a armazenagem, preservao e gerenciamento das informaes em um banco de dados to valiosa. O suporte em que se encontra a informao, tambm, tem que ser analisada, porquanto a informao independente de seu suporte, influenciada pela evoluo tecnolgica e, se faz necessrio, acompanhar essa evoluo, no mbito do fazer arquivstico como exemplo, pode-se citar a microfilmagem um recurso muito utilizado at hoje, contudo, existem estudos que propem um meio mais eficiente de guarda e preservao da informao, ou seja, so aspectos que devem ser discutidos no mbito da gesto documental e dos arquivos. Tanto a gesto da informao, quanto a gesto documental contribuem para a organizao obter vantagem competitiva. A informao um recurso indispensvel para as atividades empresarial, os tomadores de decises trabalham, na maioria das vezes, sobre presso, necessitando agir com estratgias rpidas e confiveis. O profissional capacitado nas prticas arquivsticas tem como uma de suas funes, atuar junto informao de forma a disponibiliz-la com rapidez, segurana e eficincia.

2 PROBLEMA

No mbito empresarial extremamente importante o registro de informaes geradas internamente, uma vez que auxilia no processo de tomada de decises, bem como externamente na medida em que essas informaes sero coletadas, analisadas e tratadas a fim de propiciar a empresa obter vantagem competitiva no mercado em que atua, ou seja, as informaes arquivsticas so importantes quando organizadas, tratadas e gerenciadas, pois facilitam a disseminao e a recuperao da informao organizacional. As empresas, geralmente, querem e precisam melhorar os sistemas administrativos que a perpassam, visando maior eficincia e eficcia de seus processos administrativos organizacionais. Alm disso, as mudanas tecnolgicas que impactam nossa sociedade contempornea influenciam fortemente esses mesmos
sistemas administrativos e, por conseqncia, os processos administrativos organizacionais, cujo impacto impe s organizaes uma maneira eficaz de gerenciar a informao. As tecnologias de informao e comunicao auxiliam na gesto da informao, pois estas estruturam os fluxos informacionais atravs de bancos de dados e bases de dados o que facilita a comunicao interna, evita rudos e falhas que prejudicam a produo de bens ou servios. Os bancos e bases de dados congregam informaes/documentos desde a gerao, coleta, procedimentos, armazenamento e recuperao, ou seja, quanto mais bem gerenciado for melhor ser a recuperao e o uso da informao/documento. Como a informao influi diretamente no processo decisrio e, conseqentemente, na vantagem competitiva organizacional, no se deve gerenciar a informao de qualquer maneira e, tambm, preciso levar em considerao a questo do suporte informacional, uma vez que no possvel prever de que forma ocorrero as evolues desses suportes informacionais, bem como necessrio considerar que as informaes orgnicas no podem se perder no espao organizacional. A m gesto documental fator crtico para a organizao, visto que atrasa seu desenvolvimento e acarreta prejuzos em todas as reas, principalmente, nas reas administrativa, financeira e da qualidade. Por isso, a informao deve estar em uma forma adequada, confivel e acessvel, de forma que os administradores possam contar com um recurso que os ajudar a estruturar metas e a resolver problemas da empresa. extremamente significativo trabalhar a importncia da informao no mbito da empresa, muitos administradores desconhecem essa importncia e acabam prejudicando as atividades e as tarefas organizacionais.

A informao essencial em toda empresa, mas apesar da grande produo de informaes, nem todas so importantes e vlidas para o crescimento da organizao, por isso a necessidade de separar o que, de fato, ser til. Aplicar a gesto informacional faz com que haja uma menor perda de informaes fundamentais, diminuindo a disperso dos fluxos documentais, podendo colocar a empresa frente de seus concorrentes. Nesse contexto, defende-se que a no gesto documental e informacional trazem problemas prejudiciais e irreversveis empresa, e quando h uma gesto adequada dessas informaes, esses problemas tendem a ser menores ou amenizados, assim como contribui para a evoluo e crescimento organizacional.

3 JUSTIFICATIVA

Este projeto visa analisar a importncia dos fazeres arquivsticos para a gesto documental e informacional em ambientes empresariais, visto que a informao adequada s pessoas que atuam nesses contextos extremamente importante. A gesto da informao e a gesto documental utilizam mtodos, tcnicas e tecnologias de informao e comunicao, a fim de resolver ou amenizar os problemas informacionais que uma determinada empresa pode ter. Esta pesquisa prope buscar analisar a literatura e estudos de casos, de forma a compreender de que forma os fazeres arquivsticos so relevantes para o setor empresarial. Os fazeres arquivsticos envolvem desde aes diretamente vinculadas a manter uma cultura organizacional voltada gesto documental, bem como pode contribuir de forma positiva, auxiliando no desenvolvimento de atividades e tarefas organizacionais, propicia uma condio mais favorvel obteno de vantagem competitiva sobre a empresa concorrente e na construo de conhecimento organizacional para a tomada de deciso. Alm disso, a gesto documental contribui para a memria organizacional, visto que a empresa passa a ter um acervo selecionado sobre a histria institucional, tecnolgica e social. importante ressaltar que esta pesquisa ir contribuir para o campo cientfico da Arquivologia e da Cincia da Informao, tanto no que tange s tipologias que compem a gesto documental em ambientes empresariais, quanto no que tange ao desenvolvimento de mtodos e tcnicas arquivsticas, demonstrando a importncia dos estudos arquivsticos junto gesto documental no ambiente empresarial.

4 OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GERAL

Analisar a importncia dos fazeres arquivsticos para a gesto documental e informacional em ambientes empresariais.

4.2 OBJETIVO ESPECFICOS

a) Compreender a gesto da informao atravs de uma abordagem conceitual; b) Compreender a gesto documental atravs de uma abordagem conceitual; c) Verificar quais so os fazeres arquivsticos aplicados gesto da informao e gesto documental; d) Identificar modelos de gesto da informao e de gesto documental aplicados em ambientes empresariais; e) Analisar a relao desses modelos de gesto com os fazeres arquivsticos anteriormente identificados.

5 REFERENCIAL TERICO

5.1 GESTO DA INFORMAO

A gesto da informao muito importante para as organizaes empresariais, tanto para manter uma estrutura organizada, quanto para obter vantagem competitiva sob suas concorrentes. A falta de uma estrutura informacional organizada impede, principalmente, que haja uma boa comunicao entre os diferentes setores, dificultando o desenvolvimento de atividades e tarefas, bem como a tomada de deciso. Para haver maior competitividade necessria criatividade, reagir rapidamente s mudanas, bem como saber utilizar da melhor maneira possvel a informao e o conhecimento organizacional. As organizaes devem gerenciar a informao de forma integrada, a fim de us-la no momento da tomada de deciso e compartilhar a informao gerada internamente.
A gesto estratgica da informao fundamental para as organizaes se tornarem competitivas. A falta de uma estrutura organizacional sensvel e atenta gesto da informao impede a sinergia entre os diferentes setores, tanto em virtude do excesso como da falta de informao, ou mesmo o acesso de forma inadequada aos contedos informacionais pode levar os membros da organizao a trabalhar com elevados nveis de tenso e impreciso. (CNDIDO; VALENTIM; CONTANI, 2005, p.3).

Santos (2000, p.1) afirma que "O tomador de decises necessita de informaes relevantes, mas, antes de tudo, precisa de dispositivos de filtros, pois est exposto a uma massa infinita de informaes irrelevantes, muitas delas, que ele mesmo solicitar". Esta afirmao defende a idia inicial apresentada, qual seja, que a gesto da informao fundamental em contextos organizacionais, pois s dessa maneira que o usurio ter informao precisa, e economizar um enorme tempo na busca do que precisa. A organizao, muitas vezes, tem uma grande dificuldade em reunir informaes externas, ou seja, informaes geradas fora da empresa. Essas informaes tm que ser levadas em considerao, uma vez que podem contribuir como um modo de avaliao entre produtor e consumidor, a organizao deve estar atenta a todas as questes crticas, por isso deve propiciar boas condies para tomada de deciso. Quanto mais filtrada a informao for, mais chance de o modelo de gesto da informao estratgica dar certo.

A cultura organizacional possibilita aos atores da organizao conhecer os padres, modelos e regras comuns. Nesse sentido, a boa interao entre os membros do espao organizacional essencial para o bom funcionamento da empresa. Todo indivduo que inserido numa determinada cultura j existente, busca necessariamente adaptar-se a fim de pertencer a um grupo. Gomes (2004, p.4) afirma que existem seis caractersticas diferentes embutidas na cultura: valores, crenas, atmosfera, normas, smbolo e filosofia. Segundo Souza (s.d., p.1), na gesto da informao a maioria trata apenas de dados e informaes gerados e armazenados em computadores. Os arquivos so to importantes quanto os sistemas tecnolgicos e, portanto, devem ser gerenciados junto com as bases de dados da organizao. Contudo, nem toda informao deve ser tratada da mesma maneira, cada um dos componentes de um sistema de informao tem cunho especfico, as suas prprias estruturas, teorias e prticas profissionais, ou seja, so subsistemas do sistema de gesto da informao. Toda organizao produz e recebe informaes, que podem ser verbais ou registradas em diferentes suportes como papel, fita magntica, vdeo, CD-ROM, microfilme, etc.
Toda organizao no desenvolvimento de suas atividades, definidas a partir da misso, produz e recebe informaes, que podem ser verbais ou registradas num suporte como o papel, a fita magntica, o vdeo, o disco tico ou o microfilme. As principais caractersticas da informao, que estamos procurando definir, que ela deve ser registrada em um suporte material e ser resultado do cumprimento da misso da organizao. Esse tipo de informao recebe, ento, o adjetivo orgnico, que a diferencia dos outros tipos de informao existentes nas organizaes (SOUZA, s.d., p.2).

A principal caracterstica da informao refere-se ao fato de que deve ser registrada em algum tipo de suporte, e ser resultado do cumprimento da misso da organizao. Esse tipo de informao denominada de informao orgnica, que se diferencia dos outros tipos de informao existentes nas organizaes. Nem todas as informaes arquivsticas so de carter orgnico. Com base na literatura consultada a gesto informacional se faz necessria no espao organizacional, pois facilita o processo de acesso e recuperao de dados e informaes e, conseqentemente, auxilia no processo decisrio e na obteno de vantagem competitiva.

5.2 GESTO DOCUMENTAL

A gesto documental tem um papel fundamental nas empresas, pois nelas existe um grande acumulo de informaes produzidas diariamente, e com um processo adequado essas informaes se tornam essenciais para a estratgia competitiva e para tomada de deciso. Moreno (2007, p.9) explica que a informao se tornou indispensvel para a empresa, deixando de ser apenas uma fonte para ser um instrumento de desempenho, competitividade e estratgia organizacional. A maneira com que os documentos so gerenciados igualmente importante. Hoje em dia a informao est presente em todos os setores da vida humana, ela auxilia uma melhor compreenso em relao s situaes que se impem, e em como lidar com as dificuldades que se apresentam. No caso de uma empresa deve-se ficar atento, tanto s influencias externas quanto aos fatores internos da empresa.
A fragmentao impede que a informao seja percebida co recurso fundamental da empresa. No podendo ser observada de maneira global, sua importncia estratgica passa despercebida e a direo da empresa no a identifica como algo que lhe seja relevante. A administrao da informao ento relegada aos especialista ou simplesmente esquecida. Neste caso a informao passa a ser um recurso potencial, mas totalmente negligente e de pouca responsabilidade (LESCA; ALMEIDA, 1994, p.9).

A informao necessria para iniciar, realizar e controlar as operaes de funcionamento dentro da empresa. A no gesto desses fluxos pode trazer conseqncias como, por exemplo, a degradao do desempenho da empresa. importante que a empresa se mantenha informada, bem como antecipar qualquer ao competitiva. A gesto da qualidade dos fluxos de informao tem como objetivo obter vantagem competitiva junto ao mercado na qual atua. Segundo Miranda (1999, p.286) atravs desses conceitos, observa-se a importncia de se formular aes estratgicas apoiadas na informao.

Considerando-se os recursos financeiros, humanos, tecnolgicos, materiais etc., para a obteno de dados e informaes relevantes so fundamentais para melhorar os sistemas organizacionais, em especial os sistemas de informaes que perpassam toda a organizao. A organizao deve ser constantemente monitorada

avaliando seu prprio desempenho e comparando-se com outras empresas, assim mais fcil encontrar solues para futuros problemas. A gesto documental necessria dentro de uma empresa, porm, os administradores, em sua maioria, no do o devido valor ou importncia para a informao e os documentos, fato que acaba influindo no desenvolvimento da empresa ou at mesmo gerando graves prejuzos, por esses e outros motivos destaca-se a gesto da informao e a gesto documental no contexto empresarial. A gesto documental se faz presente na rotina de qualquer organizao, porquanto necessrio ter uma estrutura funcional, visto que os mtodos e as tcnicas de gesto auxiliam positivamente no desenvolvimento empresarial.

6 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

A pesquisa do tipo bibliogrfica e de natureza qualitativa. Segundo Krul, Rhoden e Poyer (2001, p.91) a investigao bibliogrfica procura explicar o problema de pesquisa a partir da anlise da literatura existente sobre o referido. Alm disso, os autores explicam que esse tipo de pesquisa pode ser realizada independentemente ou em conjunto com outros tipos de pesquisa. Os procedimentos metodolgicos sero desenvolvidos posteriormente, de forma que abranjam o referencial terico necessrio ao atendimento dos objetivos propostos na pesquisa.

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