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SECRETARIA DE ARQUIVO

Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo

SUMRIO 1 2 3 Introduo _________________________________________________________ 12 Organizao do Manual_______________________________________________ 13 Instrues para Todas as Unidades Administrativas _________________________ 14 3.1 Respeito s Normas e Procedimentos ________________________________ 14 3.2 Inalterabilidade dos Documentos_____________________________________ 14 3.3 Inalterabilidade da Estrutura Fsica de Protocolado ______________________ 14 3.4 Cuidados no Manuseio do Documento ________________________________ 15 3.5 Aderncia s recomendaes de boas prticas ambientais ________________ 16 3.6 Diligncias para Reconstituio de Protocolado Extraviado ________________ 16 3.7 Tratamento do BAP _______________________________________________ 17 3.8 Responsabilidades na Elaborao de Textos ___________________________ 18 3.9 Responsabilidades sobre o Prazo de Tramitao ________________________ 18 3.10 Sobre os Servios de Protocolo Administrativo ________________________ 19 3.11 Documentos a Protocolizar _______________________________________ 19 3.12 Como Encaminhar Documentos ao Servio de Protocolo ________________ 20 3.12.1 Documento Sigiloso __________________________________________ 20 3.12.2 Documentos com mais de uma Folha ____________________________ 21 3.12.3 Documentos encaminhados por FAX ____________________________ 21 3.12.4 Peas que no devero ou no podero Tramitar ___________________ 21 3.13 Recebendo Protocolado na Tramitao ______________________________ 22 3.13.1 Recepo Fsica do Protocolado ________________________________ 22 3.13.2 Atesto Eletrnico do Recebimento _______________________________ 23 3.14 Acrscimo de Pea______________________________________________ 24 3.14.1 Documentos com formato menor que A4 _________________________ 25 3.14.2 Documentos dobrveis com formato maior que A4 __________________ 25 3.14.3 Peas no Dobrveis com formato maior que A4 ___________________ 26 3.14.4 Peas que no devero ser perfuradas ___________________________ 26 3.15 Acrscimo de Cpia de Pea ______________________________________ 27 3.16 Acrscimo de Documento Registrado _______________________________ 27 3.17 Cancelamento da ltima Tramitao ________________________________ 28 3.18 Devoluo de Protocolado ________________________________________ 28 3.19 Numerao das Folhas __________________________________________ 30 3.19.1 Peas com formato menor que A4_______________________________ 31 3.19.2 Peas Dobrveis com formato maior que A4_______________________ 32 3.19.3 Peas no Dobrveis com formato maior que A4 ___________________ 32 3.19.4 Peas que no devero ser perfuradas ___________________________ 32 3.20 Renumerao de Folhas de Processo _______________________________ 33 3.21 Apensao de Processos _________________________________________ 33 3.22 Desapensao de Processo_______________________________________ 34 3.23 Encaminhamento de Protocolado para Tramitao _____________________ 35 3.24 Tratamento de Volume ___________________________________________ 37 3.25 Solicitao de Aes ao Servio de Protocolo _________________________ 38 3.25.1 Correo da Quantidade de Folhas de Processo ___________________ 38 3.25.2 Correo de Dados de Cadastramento ___________________________ 39 3.25.3 Correo de Ementa de Protocolado _____________________________ 40 3.25.4 Substituio da Folha de Rosto _________________________________ 41 3.25.5 Anexao de Processos ______________________________________ 42 3.25.6 Abertura de Novo Volume _____________________________________ 43 3.25.7 Retirada de Peas ___________________________________________ 44 3.25.7.1 Desmembramento de Processos ______________________________ 45 7

3.25.7.2 Desentranhamento de Peas _________________________________ 46 3.26 Solicitao de Aes a Arquivos Setoriais ____________________________ 47 3.26.1 Solicitao de Arquivamento de Protocolado ______________________ 47 3.26.2 Solicitao de Retorno de Protocolado Tramitao ________________ 48 3.26.3 Solicitao de Emprstimo de Protocolado Arquivado _______________ 48 3.27 Solicitaes de Aes entre Unidades Administrativas __________________ 49 3.27.1 Solicitao de Encaminhamento em Tramitao ____________________ 49 3.27.2 Atendimento a Pedido de Encaminhamento _______________________ 49 3.27.3 Solicitao de Abertura de Novo Volume _________________________ 50 3.27.4 Tratamento de Solicitao de Abertura de Volume __________________ 50 4 Instrues para os Servios de Protocolo Administrativo _____________________ 52 4.1 Recebimento de Documentos _______________________________________ 52 4.1.1 Verificao do Documento ______________________________________ 52 4.1.2 Aceitao do Documento _______________________________________ 53 4.2 Numerao do Documento na Autuao _______________________________ 53 4.3 Procedimentos Complementares de Autuao/Registro ___________________ 54 4.3.1 Leitura do Documento __________________________________________ 54 4.3.2 Pesquisa de Antecedentes ______________________________________ 54 4.3.3 Elaborao da Ementa _________________________________________ 54 4.3.4 Criao de Volumes ___________________________________________ 55 4.3.5 Autuao ou Registro __________________________________________ 55 4.3.6 Cadastro de Documentos no CAD ________________________________ 55 4.3.7 Montagem Fsica do Protocolado _________________________________ 56 4.4 Tratamento de Solicitaes _________________________________________ 57 4.4.1 Correo da Quantidade de Folhas pelo Servio de Protocolo___________ 58 4.4.2 Correo de Dados de Cadastramento _____________________________ 58 4.4.3 Correo de Ementa de Protocolado ______________________________ 59 4.4.4 Substituio da Folha de Rosto __________________________________ 60 4.4.5 Anexao de Processos ________________________________________ 60 4.4.6 Abertura de Novo Volume _______________________________________ 62 4.4.7 Desmembramento de Processos _________________________________ 63 4.4.8 Desentranhamento de Pea de Processo ___________________________ 64 5 Instrues para os Arquivos Setoriais ____________________________________ 66 5.1 Arquivamento____________________________________________________ 66 5.2 Retorno de Protocolado Tramitao (Desarquivamento) _________________ 66 5.3 Atendimento a Solicitao de Emprstimo _____________________________ 67 7 Anexo I Termo de Anexao _________________________________________ 75 8 Anexo II Termo de Apensao ________________________________________ 77 9 Anexo III Termo de Desapensao ____________________________________ 79 10 Anexo IV Termo de Encerramento de Volume ___________________________ 81 11 Anexo V Termo de Abertura de Volume _______________________________ 83 12 Anexo VI Termo de Desmembramento ________________________________ 85 13 Anexo VII Termo de Desentranhamento _______________________________ 87

NDICE DE NOTAS Nota 1 - Verses Futuras do Manual ________________________________________ 13 Nota 2 FALTA ADMINISTRATIVA: Alterao da Estrutura Fsica de Protocolado ________ 15 Nota 3 - Responsabilidade sobre os Documentos ______________________________ 16 Nota 4 Excepcionalidade da Reconstituio de Protocolado Extraviado ____________ 17 Nota 5 FALTA ADMINISTRATIVA: Reteno de Protocolado________________________ 19 Nota 6 - Correspondncias Particulares ______________________________________ 19 Nota 7 - Recepo de Correspondncia Oficial ________________________________ 19 Nota 8 - Destino Inicial do Documento Protocolado _____________________________ 20 Nota 9 - Bloqueio de Tramitao por Pendncia de Recebimento __________________ 22 Nota 10 - Pendncias de Recebimento ______________________________________ 22 Nota 11 - Responsabilidade na Recepo Fsica de Protocolado __________________ 23 Nota 12 - Responsabilidade no Atesto Eletrnica da Recepo____________________ 23 Nota 13 Acrescentando Peas ___________________________________________ 25 Nota 14 Acrescentando Peas a Volumes de Protocolados _____________________ 25 Nota 15 Acrescentando Peas a Processos Apensados ________________________ 25 Nota 16 Numerando Processos Apensados aps Acrscimo de Pea _____________ 25 Nota 17 - Responsabilidade na Devoluo ____________________________________ 30 Nota 18 - Como fazer referncia ao Verso de uma Folha_________________________ 30 Nota 19 Elementos que no recebem Numerao ____________________________ 30 Nota 20 Tramitao de Processos Apensados _______________________________ 34 Nota 21 - Obrigatoriedade de registro de tramitao no CAD _____________________ 35 Nota 22 - Tramitao de Protocolado Sigiloso _________________________________ 36 Nota 23 - Quantidade de Folhas de um Processo ______________________________ 37 Nota 24 - Tramitao de Volumes de Protocolados _____________________________ 38 Nota 25 FALTA ADMINISTRATIVA: Remover Folhas de um Processo ________________ 38 Nota 26 FALTA ADMINISTRATIVA: Alterar ou Substituir a Pea Principal ______________ 39 Nota 27 - FALTA ADMINISTRATIVA: Separao Indevida de Processos Anexados________ 42 Nota 28 - Tramitao de Processos Anexados_________________________________ 43 Nota 29 Responsabilidade pela Guarda de Volume ___________________________ 44 Nota 30 Primeira Pea de - Processo ______________________________________ 45 Nota 31 - FALTA ADMINISTRATIVA: Retirada Parcial de Pea _______________________ 45 Nota 32 - FALTA ADMINISTRATIVA: Remoo de Peas de -Processo_________________ 45 Nota 33 - Impossiblidade de Retorno de Pea Desentranhada mesma posio ______ 47 Nota 34 - Arquivamento de Protocolados e respectivos Volumes __________________ 48 Nota 35 - Prazo mximo para Protocolizao__________________________________ 52 Nota 36 - FALTA ADMINISTRATIVA: Anexao de Processos sem Dependncia _________ 61 Nota 37 - Tramitao de Processos Anexados_________________________________ 62 Nota 38 - Informaes sobre Volumes de Protocolado___________________________ 63 Nota 39 - Lavratura do Termo de Desmembramento ____________________________ 64 Nota 40 - Informaes sobre o Desmembramento ______________________________ 64

NDICE DE MODELOS DE DESPACHOS Despacho 1 - Solicitao de Correo de Quantidade de Folhas __________________ 39 Despacho 2 - Solicitao de Correo de Dados de Cadastramento ________________ 40 Despacho 3 - Solicitao de Correo de Ementa ______________________________ 41 Despacho 4 - Solicitao de Substituio de Folha de Rosto______________________ 42 Despacho 5 - Solicitao de Anexao - Processo Principal ______________________ 43 Despacho 6 - Solicitao de Anexao - Processo Acessrio _____________________ 43 Despacho 7 - Solicitao de Abertura de Volume ______________________________ 44 Despacho 8 - Solicitao de Desmembramento de Processos ____________________ 46 Despacho 9 - Solicitao de Desentranhamento de Pea ________________________ 47 Despacho 10 - Solicitao de Arquivamento __________________________________ 48 Despacho 11 - Devoluo de Emprstimo ____________________________________ 49 Despacho 12 - Encaminhamento sob Solicitao_______________________________ 49 Despacho 13 - Solicitao de Abertura de Volume Unidade Responsvel __________ 50 Despacho 14 - Solicitao de Abertura de Volume ao Servio de Protocolo __________ 51 Despacho 15 - No Atendimento a Solicitao_________________________________ 57 Despacho 16 - Atendimento a Solicitao ____________________________________ 58 Despacho 17 - Devoluo de Protocolado aps Abertura de Volume _______________ 63 Despacho 18 - Atendimento a Solicitao de Emprstimo ________________________ 68 Despacho 19 - Arquivamento aps Retorno de Emprstimo ______________________ 68

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NDICE DE FIGURAS Figura I - Etiqueta de Identificao de Envelope _______________________________ 26 Figura II Carimbo de Autenticao de Cpia _________________________________ 27 Figura III Carimbo de Pgina em Branco ____________________________________ 31 Figura IV Carimbo de Numerao de Folha _________________________________ 31 Figura V Carimbo de Cancelamento da Numerao ___________________________ 33 Figura VI - Carimbo de Autuao ___________________________________________ 57 Figura VII - Carimbo de Registro ___________________________________________ 57

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1 Introduo
Este manual apresenta as normas e os procedimentos para o tratamento de documentos administrativos no mbito do Senado Federal. O intuito principal de estabelecer uniformidade de procedimentos de protocolo subsidiar os servidores das diversas unidades da Casa no exerccio de suas atribuies administrativas relacionadas ao recebimento, cadastro, autuao, registro, tramitao e arquivamento setorial. O manual foi desenvolvido a partir de estudos realizados pelas equipes da Secretaria de Arquivo, Protocolo e PRODASEN.

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2 Organizao do Manual
No texto deste Manual, utiliza-se o termo Protocolado para se fazer referncia indistintamente a Processo ou a Documento Registrado. As instrues contidas neste manual, apresentadas a partir do prximo item esto organizadas em trs grupos, segundo o pblico a que se destinam: i. Instrues destinadas a todas as Unidades Administrativas do Senado Federal, inclusive Servios de Protocolo Administrativo e Arquivos Setoriais (item 3). ii. iii. Instrues destinadas aos Servios de Protocolo Administrativo (item 4) Instrues destinadas aos Arquivos Setoriais (item 5) Para facilitar a compreenso das instrues contidas neste manual, foi criado um glossrio de termos prprios do Protocolo Administrativo do Senado Federal. No texto deste manual, os termos grafados em negrito sublinhado encontram-se definidos no glossrio (item 6).
Nota 1 - Verses Futuras do Manual

Situaes no previstas neste manual sero avaliadas pelos Servios de Protocolo Administrativo e as instrues resultantes sero devidamente incorporadas s suas novas verses.

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3 Instrues para Todas as Unidades Administrativas


3.1 Respeito s Normas e Procedimentos
As unidades administrativas do Senado Federal no devero dar andamento a protocolado que esteja em desacordo com as instrues contidas neste manual. A unidade administrativa cujo servidor identificar alguma falha deve tentar corrigi-la. Se a correo no for possvel, o protocolado dever ser devolvido unidade remetente para que esta providencie a correo.

3.2 Inalterabilidade dos Documentos


Documentos que integram protocolados podero ser usados como prova da realizao dessas atividades. Para isso, devero possuir as caractersticas de autenticidade, fidedignidade e integridade durante todo o tempo em que ficarem disposio da Instituio. Quando um servidor protocolar um documento, seja efetuando os

procedimentos de autuao/registro, seja incorporando-o a um protocolado, estar, implicitamente, usando a prerrogativa, delegada pelo Senado Federal, de atestar a autenticidade, a fidedignidade e a integridade desse documento e assumindo, conseqentemente, as responsabilidades decorrentes desta ao implcita. Documentos dotados de autenticidade, fidedignidade e integridade, uma vez integrados a um protocolado mantero essas caractersticas ao longo do tempo se no forem alterados. A inalterabilidade de documentos que integram protocolados , ento, um requisito obrigatrio a ser respeitado por todas as pessoas que os manipularem.

3.3 Inalterabilidade da Estrutura Fsica de Protocolado


A estrutura de um protocolado criada ao longo do tempo, desde o momento em que ocorre a autuao/registro, at o seu arquivamento final. Durante este perodo o protocolado receber o acrscimo de informaes e documentos necessrios instruo do assunto tratado, resoluo de dvidas ou comprovao de informaes. A estrutura fsica de um protocolado , portanto, montada a partir das aes de Autuao/Registro e de Acrscimo de Peas. Eventualmente, no interesse da Administrao, poder vir a ser necessria a execuo de aes que provoquem a 14

alterao da estrutura fsica de um protocolado ou em suas referncias. Quando necessrias, essas aes sero executadas exclusivamente pelos Servios de Protocolo Administrativo, seguindo rigorosamente as instrues contidas neste manual. Quando um servidor manipular um protocolado est, implicitamente, usando a prerrogativa, delegada pelo Senado Federal, de atestar a inalterabilidade dos documentos que o compem e a inalterabilidade de sua estrutura fsica e assumindo, conseqentemente, as responsabilidades decorrentes desta ao implcita.
Nota 2 FALTA ADMINISTRATIVA: Alterao da Estrutura Fsica de Protocolado

Cometer falta, o servidor que alterar a estrutura fsica de um protocolado em situaes e de forma no explicitamente permitida neste manual.

3.4 Cuidados no Manuseio do Documento


Documentos que integram protocolados devero ser preservados ao longo do tempo para que cumpram seu papel administrativo e, eventualmente, histrico. Sendo assim, obrigatrio que os servidores dispensem adequado tratamento a esses documentos, observando os seguintes cuidados: Manuseie-os com higiene. Caso seja necessrio perfurar, fao-o de forma centralizada; Utilize as instrues da NBR 13142 quando for dobrar documentos que possuam formatos maiores que A4; As prticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas, exceto nos casos previstos neste manual; Utilize presilhas de plstico ou metal no oxidvel; Preserve informaes ao apor carimbos e etiquetas; proibido desmontar ou alterar a apresentao fsica de processos, exceto nos casos previstos neste manual (Nota 2 Falta Administrativa: Alterao da Estrutura Fsica de Protocolado);

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As mdias magnticas, como de vdeo, udio e de computador, devero ser mantidas longe de campos magnticos que possam causar a distoro ou a perda de dados.

Nota 3 - Responsabilidade sobre os Documentos

Configura crime o extravio, a sonegao ou a inutilizao, total ou parcial, de documento de que tenha guarda em razo do cargo (art. 314 Cdigo Penal).

3.5 Aderncia s recomendaes de boas prticas ambientais


Ao criar documentos para acrscimo a protocolados ou mesmo ao manuscrever despachos, o servidor do Senado Federal deve estar atento s recomendaes ditadas no Manual de Boas Prticas Ambientais Senado Verde, em especial aquela que recomenda a utilizao da frente e do verso das folhas de papel. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, preferencialmente, por meio da produo de um novo documento. Quando esse documento for impresso para ser acrescentado como pea ao protocolado, dever, sempre que possvel, ser utilizada a opo de impresso em frente e verso.

3.6 Diligncias para Reconstituio de Protocolado Extraviado


O extravio de um protocolado um fato gravssimo. O primeiro servidor que constatar o desaparecimento ou extravio de um protocolado dever reportar o fato chefia imediata que encaminhar o caso autoridade administrativa competente para apurao imediata por meio de sindicncia ou processo administrativo disciplinar. Independentemente das aes para apurao citadas no pargrafo anterior obrigatrio que seja providenciada a reconstituio do protocolado. O servidor da unidade administrativa que por ltimo tenha atestado a recepo do protocolado (item 3.13.2) dever dar incio sua reconstituio, executando os seguintes procedimentos: Fazer a montagem fsica de um novo documento constitudo das seguintes peas, nesta ordem: Documento que caracterize a autorizao para criao de um processo administrativo de busca e localizao do protocolado extraviado. Este 16

documento dever fornecer a identificao do protocolado extraviado, a procedncia, o(s) interessado(s), o assunto, e outras informaes que possam identific-lo e auxiliar em sua busca. Dever tambm ser fornecido um texto para ser lanado como minuta do processo a ser autuado no servio de protocolo administrativo. Anexo 1: Documento por meio do qual tenha sido dado conhecimento do extravio chefia da unidade administrativa. Anexo 2: Documento por meio do qual tenha sido dado conhecimento do extravio autoridade administrativa que far a apurao. Todas as peas ou cpias das peas originais que tiverem sido localizadas. Protocolar o documento no Servio de Protocolo Administrativo (item 3.12) para a autuao do processo.
Nota 4 Excepcionalidade da Reconstituio de Protocolado Extraviado

A reconstituio de protocolado extraviado tem carter excepcional e no exclui o procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade dos servidores que detiveram a posse fsica do protocolado.

3.7 Tratamento do BAP


O BAP (Boletim de Acompanhamento de Protocolado) um Documento produzido durante a atividade de Protocolo Administrativo do Senado Federal e poder servir como prova desta atividade. Sendo assim, o BAP um Documento Arquivstico e, como tal, possui um Cdigo de Classificao de Documento de Arquivo e est devidamente registrado na Tabela de Temporalidade do Senado Federal. A impresso de um BAP dever ser obrigatoriamente solicitada no momento do encaminhamento de um protocolado no CAD. O BAP acompanhar o protocolado fsico durante a sua movimentao e dever ser retornado unidade remetente datado e assinado. Um BAP, datado e assinado por extenso por um servidor da unidade destinatria da tramitao o comprovante fsico do repasse da responsabilidade pela posse do protocolado e dever ser guardado para servir como prova deste fato. Caber ao portador do protocolado assegurar-se de que as informaes de data/hora e assinatura por extenso tenham sido lanadas no BAP de maneira correta, 17

clara e sem rasuras. Adicionalmente, caso o BAP tenha sido assinado por terceirizado, o portador dever assegurar-se de que a identificao da empresa com a qual o terceirizado mantm vnculo empregatcio tenha sido lanada no BAP. O BAP no ser acrescido como pea do processo ao qual se refere. O atesto eletrnico da recepo do protocolado efetuado no CAD (ver item 3.13.2) o registro eletrnico da recepo deste protocolado no sistema informatizado e substitui definitivamente o BAP como comprovante da transferncia de responsabilidade. Sendo assim, o BAP correspondente tramitao de um protocolado cujo atesto eletrnico tenha sido realizado poder e dever ser eliminado aps o perodo de guarda previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos do Senado Federal.

3.8 Responsabilidades na Elaborao de Textos


Textos para Ementas e Despachos, devero ser elaborados de forma a possuir os atributos de polidez, clareza, conciso, objetividade, exatido e correo gramatical. Contudo, no raro que documentos arquivsticos contenham informaes sensveis que no podero ser expostas em ementas ou despachos. Na elaborao dos textos, dever do servidor buscar o equilbrio entre a exatido e a proteo s informaes sensveis. recomendado que documentos produzidos internamente no Senado Federal contenham um texto de resumo que possa auxiliar na elaborao da ementa.

3.9 Responsabilidades sobre o Prazo de Tramitao


Em determinadas situaes, so estabelecidos prazos para a concluso da tramitao de protocolado ou para a durao de uma determinada tramitao. Os servidores de todas as unidades administrativas envolvidas devero procurar respeitlo.

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Nota 5 FALTA ADMINISTRATIVA: Reteno de Protocolado

Um protocolado em tramitao somente dever ser retido em uma unidade administrativa durante o tempo necessrio para a execuo das aes que sejam pertinentes. Cometer uma falta o servidor que retiver um protocolado aps a concluso das providncias cabveis na unidade administrativa, ou que no houver dado a ele a devida tramitao.

3.10 Sobre os Servios de Protocolo Administrativo


O Servio de Protocolo Administrativo a unidade responsvel por receber, protocolar, cadastrar e autuar documentos administrativos. No Senado Federal, existem dois setores de protocolo administrativo: SEPROT Servio de Protocolo Administrativo do Senado Federal e SEPR Servio de Protocolo do PRODASEN. Os Servios de Protocolo dispem de um guich de atendimento que est disponvel ininterruptamente das 9h s 17h de dias teis para que o pblico, interno ou externo, faa a entrega de documentos a protocolizar.
Nota 6 - Correspondncias Particulares

O guich de atendimento dos Servios de Protocolo Administrativos do Senado Federal no dever ser utilizado para a entrada de Correspondncias Particulares destinadas a pessoas lotadas nas unidades administrativas da Casa. Os servidores dos Servios de Protocolo Administrativo no esto autorizados a receber Correspondncias Particulares para repasse aos destinatrios.

Nota 7 - Recepo de Correspondncia Oficial

Os Servios de Protocolo no sero responsabilizados ao abrir correspondncia lacrada cujas caractersticas identifiquem-na como de carter oficial e que, no momento da abertura seja identificada como de carter particular. Ocorrendo tal situao, a Correspondncia Particular aberta ser lacrada e encaminhada imediatamente ao destinatrio, sem registro no sistema informatizado.

3.11 Documentos a Protocolizar


Todos os documentos, oficiais ou particulares, que envolvam o registro de atos e fatos de natureza administrativa, ou que devam ser formalizados para comprovao futura ou que requeiram um trmite generalizado no Senado Federal devero ser 19

protocolados no Servio de Protocolo Administrativo correspondente, sendo vedada a sua tramitao informal.

3.12 Como Encaminhar Documentos ao Servio de Protocolo


Dever ser feito um arranjo fsico da documentao a ser encaminhada ao Servio de Protocolo Administrativo, com o documento principal sendo posicionado frente, seguido dos demais documentos anexos, caso existam. Esse conjunto documental dever ser entregue no guich do Servio de Protocolo Administrativo associado autoridade qual se dirige o documento principal. O conjunto documental ser composto por documentos originais ou cpias autenticadas pelo Servio de Protocolo Administrativo ou por cartrio. Toda a documentao dever estar legvel e isenta de rasuras e o documento principal dever estar assinado, tinta indelvel, pelo interessado ou seu representante legal.
Nota 8 - Destino Inicial do Documento Protocolado

Aps o tratamento no Servio de Protocolo Administrativo, o protocolado ser encaminhado unidade administrativa responsvel pelo assunto ou autoridade a quem se destina o documento principal. Contudo, o protocolado poder ser encaminhado unidade administrativa do signatrio do documento principal caso uma solicitao explcita conste do conjunto documental. O interessado dever providenciar uma cpia do documento principal para ser usada como recibo de entrega no Servio de Protocolo Administrativo e que, para isso, ir receber o carimbo datador/numerador e a assinatura do servidor responsvel pelo recebimento do documento. Nos itens seguintes, so apresentadas instrues para encaminhamento de documentos com caractersticas especiais.

3.12.1

Documento Sigiloso

O documento sigiloso aquele que, por seu contedo, possui restrio de acesso s informaes. O arranjo fsico para encaminhamento de documentos sigilosos ao Servio de Protocolo Administrativo ser similar ao de documentos ostensivos. Contudo, o conjunto documental dever ser encaminhado em um envelope fechado com a indicao do grau de sigilo e identificao do servidor autorizado a receber o 20

protocolado ao trmino dos procedimentos de autuao/registro realizados no Servio de Protocolo Administrativo.

3.12.2

Documentos com mais de uma Folha

A documentao constituda por mais de uma folha dever ser entregue no Servio de Protocolo Administrativo na ordem seqencial. de inteira

responsabilidade do interessado que a seqncia de folhas e de documentos seja passvel de ser reconstituda durante o manuseio do documento no Servio de Protocolo Administrativo. Recomenda-se que o conjunto documental tenha suas folhas perfuradas e reunidas por um prendedor de plstico (ver item 3.4), permitindo assim que o documento seja manuseado sem o risco de alterao da ordem original das folhas.

3.12.3

Documentos encaminhados por FAX

Documentos encaminhados por fax ao interessado somente sero aceitos pelo Servio de Protocolo Administrativo sob a forma de cpia reprogrfica e se, em seu texto, constar o nmero completo do telefone e a data e hora de envio do fax. Quando o interessado tiver a posse do documento original, dever acrescent-lo como pea do protocolado. Para efeito de referncias futuras, recomenda-se que seja lanada manualmente uma nota explicativa na cpia reprogrfica identificando a numerao da folha do documento original.

3.12.4

Peas que no devero ou no podero Tramitar

Peas constitudas por documentos encadernados, brochuras, bem como as de formatos que inviabilizem a tramitao junto ao protocolado devero ser normalmente relacionadas como anexos do documento principal e devero acompanhar o documento principal no encaminhamento ao Servio de Protocolo Administrativo para autuao/registro. No Servio de Protocolo Administrativo, quando da numerao inicial, essas peas recebero os tratamentos pertinentes listados no item 3.19. To logo seja conveniente, a unidade responsvel pelo assunto tratado no protocolado dever proceder solicitao de retirada das peas que dificultam a tramitao. Para isto, um servidor da unidade responsvel dever executar os procedimentos descritos no item 3.25.7.2. 21

3.13 Recebendo Protocolado na Tramitao


As unidades administrativas devero atentar para as regras de tramitao descritas neste manual, inclusive quanto necessidade de verificao da integridade do protocolado no momento em que ele recebido. importante tambm proceder, o mais rapidamente possvel, ao atesto eletrnico do recebimento (item 3.13.2) para evitar a situao descrita na. Nota 9 - Bloqueio de Tramitao por Pendncia de Recebimento

Nota 9 - Bloqueio de Tramitao por Pendncia de Recebimento

Protocolados encaminhados para uma determinada unidade administrativa devero ter o atesto eletrnico de seu recebimento (item 3.13.2) efetuado em at 48 horas de dias teis contadas a partir do momento do encaminhamento. Caso esta regra no seja seguida, a unidade destinatria do encaminhamento ficar impossibilitada de efetuar a tramitao de protocolados (item 3.23) at que todas as pendncias de recebimento sejam resolvidas.

Nota 10 - Pendncias de Recebimento

O sistema CAD oferece mecanismos para que seus operadores possam verificar as pendncias de recebimento de uma determinada unidade. Sempre que se inicia o acesso ao sistema ou, mediante solicitao expressa (consultar manual do sistema), o CAD exibe uma tela com a relao da identificao de processos que foram encaminhados unidade e no foram recebidos. Para receber um protocolado, o servidor dever executar os procedimentos descritos a seguir.

3.13.1

Recepo Fsica do Protocolado

Ao receber fisicamente um protocolado acompanhado do respectivo BAP, o servidor dever efetuar as seguintes verificaes: O protocolado est efetivamente despachado para a sua unidade no sistema CAD? Em se tratando de processo, o nmero de folhas indicado no BAP est coerente com a numerao das folhas do processo?

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O protocolado apresenta algum indcio visvel de que sua organizao fsica no estaria ntegra?

No havendo sucesso em pelo menos uma das verificaes acima, o servidor dever se recusar a receber o protocolado, explicando ao portador o motivo da recusa. Segundo instrues contidas no item 3.23, deste manual, a unidade remetente fica obrigada a providenciar o cancelamento do encaminhamento (item 3.17) para evitar que a unidade destinatria sofra bloqueio de tramitao (Nota 9 - Bloqueio de Tramitao). Havendo sucesso em todas as verificaes, o servidor dever lanar a data e a hora do recebimento no BAP, assin-lo por extenso, devolv-lo ao portador e reter o protocolado. No caso de protocolado recebido por funcionrio terceirizado, este dever acrescentar a informao sobre a empresa, a qual possui vinculo empregatcio.
Nota 11 - Responsabilidade na Recepo Fsica de Protocolado

Quando um servidor atestar o recebimento fsico de um protocolado assinando o respectivo BAP estar assumindo a responsabilidade pela posse fsica deste protocolado.

3.13.2

Atesto Eletrnico do Recebimento

O atesto eletrnico do recebimento s dever ser efetuado se o servidor estiver com o protocolado em mos.
Nota 12 - Responsabilidade no Atesto Eletrnica da Recepo

Quando o servidor atestar eletronicamente o recebimento de um protocolado estar confirmando a posse e a integridade fsica do protocolado e assumindo a responsabilidade decorrente desta confirmao. Se antes da execuo do atesto eletrnico do recebimento for identificado que o protocolado est em desacordo com as regras deste manual ou se, houver alguma falha que impea o uso do protocolado pela unidade, o servidor dever devolv-lo unidade de origem efetuando os procedimentos descritos no item 3.18. Para efetuar o atesto eletrnico do recebimento de um protocolado, o servidor dever selecionar a funo Recebimento disponvel no sistema CAD e proceder digitao dos dados solicitados.

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Aps o atesto eletrnico do recebimento, o protocolado estar sob a guarda e a responsabilidade da unidade para a qual foi tramitado e poder sofrer as aes que motivaram o seu encaminhamento. Ao trmino dessas aes, o servidor dever ou tramitar o protocolado para uma nova unidade (item 3.23) dando prosseguimento ao seu trmite ou, encerrado o trmite e em sendo a unidade um arquivo setorial, providenciar o seu arquivamento (item 5.1). Se durante o tratamento do protocolado pela unidade administrativa for identificado que o protocolado est em desacordo com as regras deste manual ou se, houver alguma falha que impea o uso do protocolado pela unidade, o servidor dever tramit-lo de volta unidade de origem, realizando os procedimentos descritos no item 3.23.

3.14 Acrscimo de Pea


a incluso de informaes e documentos necessrios instruo do assunto tratado no protocolado, resoluo de dvidas ou comprovao de informaes. Quando tratar-se de processo, o acrscimo de peas provocar a modificao no nmero de folhas do processo, sendo esta informao atualizada no CAD por ocasio da prxima tramitao (item 3.23). Quando for acrescentado um documento com anexo, dever ser obedecida a seguinte ordem: Acrescentar o despacho, informando sobre o anexo. Acrescentar o anexo. Todos os despachos includos no protocolado devero estar devidamente assinados, e devero conter o nome completo do autor e o cargo que ocupa ou respectivo carimbo. A pea includa em processo dever ser numerada pela unidade administrativa que a adicionou, seguindo a ordem numrica iniciada pelo Servio de Protocolo Administrativo, conforme instrues contidas no item 3.19. indispensvel que a numerao seqencial receba carimbo da unidade e assinatura do servidor responsvel pelo acrscimo. Pea includa em documento registrado no dever ser numerada.

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Nota 13 Acrescentando Peas

Peas devero sempre ser acrescentadas ao final do protocolado.

Nota 14 Acrescentando Peas a Volumes de Protocolados

No caso de acrscimo de peas em protocolados compostos por mais de um volume, a referida pea dever ser obrigatoriamente acrescentada ao final do ltimo volume.

Nota 15 Acrescentando Peas a Processos Apensados

No caso de acrscimo de peas a processos apensados, o servidor dever providenciar cpias da pea inserida e acrescent-las ao final de cada processo com o qual a pea se relacione (item 3.14).

Nota 16 Numerando Processos Apensados aps Acrscimo de Pea

Cada processo apensado que tenha recebido novas peas dever obrigatoriamente ter as novas peas numeradas (ver Nota 15 Acrescentando Peas a Processos Apensados). Os subitens a seguir tratam dos procedimentos a serem seguidos antes do acrscimo de peas que contenham documentos com formatos especiais. Estes documentos devero ser preparados para que, em sua apresentao final, fiquem no formato A4.

3.14.1

Documentos com formato menor que A4

O servidor dever executar os seguintes procedimentos para preparar documento cujo formato seja menor que A4: Colar o documento em folhas de formato A4, utilizando exclusivamente a frente da folha. Em se tratando de documento com anverso e verso dever-se fazer a colagem de forma a possibilitar a leitura do verso.

3.14.2

Documentos dobrveis com formato maior que A4

O servidor dever executar os seguintes procedimentos para preparar documento dobrvel cujo formato seja maior que A4:

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Dobrar cada folha utilizando as instrues indicadas pela NBR 13142, de forma que, em sua apresentao final, fiquem no formato A4.

3.14.3

Peas no Dobrveis com formato maior que A4

Peas no dobrveis que possuam formato maior que A4 dificultam a movimentao fsica dos protocolados e sero, assim que possvel objeto de uma solicitao de desentranhamento de Peas, quando tratar-se de processo. Contudo, at que o desentranhamento de pea seja formalizado de acordo com as instrues do item 3.25.7.2, ser necessrio mant-las integradas ao protocolado. O servidor dever executar os seguintes procedimentos para preparar documento cujo formato seja maior que A4 e que no seja dobrvel: Colocar o documento dentro de um envelope transparente. Apor a etiqueta (Figura I - Etiqueta de Identificao de Envelope) no envelope e preench-lo de forma legvel e sem rasuras.
Figura I - Etiqueta de Identificao de Envelope

3.14.4

Peas que no devero ser perfuradas

As instrues para a montagem fsica de protocolado recomendam a perfurao do documento para garantir que todos os seus componentes sejam mantidos juntos e na ordem correta. Contudo, existem documentos que no permitem a perfurao, como o caso de livros, CDs e outros. O servidor dever executar os seguintes procedimentos para preparar documento que no dever ou no poder ser perfurado: Colocar o documento dentro de um envelope transparente de tamanho A4. 26

Apor a etiqueta (Figura I - Etiqueta de Identificao de Envelope) no envelope e preench-lo de forma legvel e sem rasuras.

3.15 Acrscimo de Cpia de Pea


O acrscimo de pea dever sempre ser feito a partir do documento original. Contudo, aceitvel a utilizao de cpias de peas quando do interesse da administrao ou nos casos previstos neste manual. Para proceder ao acrscimo de cpia de pea a um protocolado, o servidor dever: Ter em mos a pea a ser copiada. Efetuar a cpia da pea. Apor o carimbo de autenticao de cpia (Figura II Carimbo de Autenticao de Cpia) em cada pgina (frente e verso da folha) copiada, estando atento aos cuidados com o manuseio de documentos listados no item 3.4. Seguir os procedimentos de acrscimo de pea descritos no item 3.14.
Figura II Carimbo de Autenticao de Cpia

3.16 Acrscimo de Documento Registrado


Quando a pea a ser acrescida for um documento registrado, o servidor dever registrar o acrscimo como anexao, no sistema informatizado. Este o nico caso em que uma unidade administrativa que no seja um Servio de Protocolo Administrativo poder efetuar uma anexao, j que a anexao de processos atribuio privativa de um Servio de Protocolo Administrativo.

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Para fazer o acrscimo de um documento registrado a um protocolado, o servidor dever: Ter o protocolado e o documento registrado em mos. Seguir as instrues para acrscimo de peas constantes do item 3.14. Registrar no sistema informatizado que o protocolado recebe o documento registrado em anexao, utilizando a funo Anexao/Apensao do sistema CAD e procedendo digitao dos dados solicitados. Caso o documento registrado esteja sendo acrescido como pea de um processo, proceder sua numerao, conforme procedimentos descritos no item 3.19, dando continuidade numerao das folhas do processo.

3.17 Cancelamento da ltima Tramitao


A ao de cancelamento da ltima tramitao de um protocolado poder ser necessria se a unidade destinatria se recusar a receber o protocolado, devolvendo o BAP sem assinatura ou se a prpria unidade remetente perceber alguma inconsistncia no encaminhamento e desejar tornar sem efeito a operao. Para efetuar o cancelamento da ltima tramitao de um protocolado, o servidor dever: Ter o protocolado em mos. Efetuar o cancelamento da tramitao utilizando a funo Cancelamento da ltima Tramitao do sistema CAD e procedendo digitao dos dados solicitados. Aps o cancelamento da tramitao, o protocolado estar novamente sob a guarda e a responsabilidade da unidade remetente e esta dever proceder correo do problema identificado antes de dar prosseguimento tramitao.

3.18 Devoluo de Protocolado


A devoluo de protocolado poder ser necessria se, aps o recebimento fsico do protocolado (item 3.13.1) e antes da realizao do atesto eletrnico (item 3.13.2) for identificado que o protocolado est em desacordo com as regras deste manual ou se, houver alguma falha que impea o uso do protocolado pela unidade. 28

Para efetuar a devoluo de protocolado, o servidor dever: Ter o protocolado em mos. Elaborar o texto do despacho explicitando, de forma precisa e clara, as razes da devoluo do protocolado. Efetuar a devoluo eletrnica do protocolado utilizando a funo Devoluo do sistema CAD e procedendo digitao dos dados solicitados. Ao trmino da devoluo eletrnica no sistema CAD, providenciar a impresso do BAP. Efetuar o encaminhamento fsico do protocolado e do BAP unidade destinatria. O portador dever dirigir-se unidade destinatria para fazer a entrega do protocolado e obter o preenchimento do BAP. Cabe ao portador assegurar-se de que as informaes de data/hora, assinatura por extenso e rubrica tenham sido lanadas no BAP de maneira clara e sem rasuras. Se o BAP for devolvido datado e assinado, preserv-lo at que a unidade destinatria ateste eletronicamente a recepo do protocolado (item 3.13.2). Um BAP, datado e assinado comprovante fsico do repasse da responsabilidade pela posse do protocolado. O atesto eletrnico da recepo do protocolado efetuado no CAD o registro eletrnico deste encaminhamento no sistema informatizado, o que permite que o BAP seja eliminado (item 3.7). Se a unidade administrativa se recusou a receber o protocolado, cancelar a ultima tramitao executando as instrues relacionadas no item 3.17, e proceder correo do problema identificado pela unidade destinatria antes de dar prosseguimento tramitao. Caso seja detectada a necessidade de devoluo aps o atesto eletrnico, o protocolado dever ser tramitado de volta a unidade de origem, conforme instrues relacionadas no item 3.23, fazendo constar do despacho de encaminhamento, o motivo da devoluo, de maneira clara e objetiva.

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Nota 17 - Responsabilidade na Devoluo

importante lembrar que ao efetuar a devoluo, o operador est garantindo que o protocolado, objeto da devoluo, passou fisicamente pela sua unidade.

3.19 Numerao das Folhas


Processos tero cada uma de suas folhas numeradas e carimbadas, sendo vedada a extrao de folhas, ou a existncia de falhas na numerao seqencial, exceto nos casos previstos neste manual. Apenas caracteres numricos (de 0 a 9) sero utilizados para numerao, no sendo permitida a utilizao de qualquer outro smbolo.
Nota 18 - Como fazer referncia ao Verso de uma Folha

O verso das folhas de processos no ser numerado. Quando for necessrio fazer referncia ao verso de uma folha de protocolado, deve-se usar a letra v (de verso) imediatamente aps o nmero da folha. Por exemplo, a referncia 5v indica o verso da folha 5. Documentos Registrados no recebero numerao de folhas (3.19) por ocasio do registro e nem no acrscimo de peas. A numerao das folhas de um processo iniciada pelo Servio de Protocolo Administrativo quando da Autuao do documento conforme instrues contidas no item 4.3. Da em diante, cada unidade administrativa que efetuar acrscimo de pea (ver item 3.14) ao processo dever prosseguir numerando as novas folhas.
Nota 19 Elementos que no recebem Numerao

Para efeito de numerao, a Folha de Rosto, as pginas em branco, as fitas de clculo, a capa de relatrio ou similares, bem como os termos, no sero considerados. O servidor dever efetuar os seguintes procedimentos em cada folha a ser numerada: Apor o carimbo de pgina em branco (Figura III Carimbo de Pgina em Branco) e rubrica em todas as pginas em branco. Apor o carimbo de numerao de folhas (Figura IV Carimbo de Numerao de Folha), preferencialmente, no canto superior direito da pgina frontal, estando atento aos cuidados com o manuseio de documentos listados no item 3.3.

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Lanar a numerao seqencial da folha, em ordem crescente, de forma legvel e sem rasura, no local apropriado na imagem do carimbo

Apor sua rubrica, a tinta indelvel, em local apropriado na imagem do carimbo.

Figura III Carimbo de Pgina em Branco

Figura IV Carimbo de Numerao de Folha

Os itens seguintes descrevem providncias a serem tomadas para a numerao de documentos com formas ou formatos especiais.

3.19.1

Peas com formato menor que A4

O servidor dever executar os seguintes procedimentos para apor numerao em documento cujo formato seja menor que A4: Efetuar os procedimentos descritos no item 3.14.1. Efetuar os procedimentos de numerao de folha descritos no item 3.19.

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3.19.2

Peas Dobrveis com formato maior que A4

O servidor dever executar os seguintes procedimentos para apor numerao em documento dobrvel com formato maior que A4: Efetuar os procedimentos descritos no item 3.14.2. Efetuar os procedimentos de numerao de folha descritos no item 3.19.

3.19.3

Peas no Dobrveis com formato maior que A4

Peas no dobrveis que possuam formato maior que A4 dificultam a movimentao fsica dos protocolados e sero, assim que possvel objeto de uma solicitao de desentranhamento de Peas, quando tratar-se de processo. Contudo, at que o desentranhamento de pea seja formalizado de acordo com as instrues do item 3.25.7.2, ser necessrio mant-las integradas ao protocolado. O servidor dever executar os seguintes procedimentos para apor numerao em documento no dobrvel com formato maior que A4: Efetuar os procedimentos descritos no item 3.19.3. Efetuar os procedimentos de numerao de folha descritos no item 3.19.

3.19.4

Peas que no devero ser perfuradas

As instrues para a montagem fsica de protocolado recomendam a perfurao do documento para garantir que todos os seus componentes sejam mantidos juntos e na ordem correta. Contudo, existem documentos que no permitem a perfurao, como o caso de livros, CDs e outros. O servidor dever executar os seguintes procedimentos para apor numerao em documento que no devero ou no podero ser perfurados: Efetuar os procedimentos descritos no item 3.14.4. Efetuar os procedimentos de numerao de folha, quando tratar-se de processo, descritos no item 3.19.

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3.20 Renumerao de Folhas de Processo


A renumerao de folhas poder ser necessria nas seguintes situaes: i. Excepcionalmente, quando for constatada falha ou omisso na numerao das folhas de um processo. ii. Regularmente, quando da anexao de processos (item 4.4.5). Para efetuar a renumerao das folhas de um processo o servidor dever: Estar com o processo em mos. Para cada folha a ser renumerada, apor um X sobre o carimbo da numerao original para invalid-lo. O X dever englobar todo o carimbo, como apresentado na Figura V Carimbo de Cancelamento da Numerao. Numerar as folhas executando os procedimentos descritos no item 3.19. Atentar para os elementos que compem um processo e que no so numerados (Nota 19 Elementos que no recebem Numerao).

Figura V Carimbo de Cancelamento da Numerao

3.21 Apensao de Processos


Apensao a juntada de dois ou mais processos que tenham correlao entre si que efetuada em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade, a sua numerao e independncia. Quando for do interesse da Administrao, a apensao ser revertida por meio da execuo dos procedimentos descritos no item 3.22. Para efetuar a apensao de processos o servidor dever: 33

Ter a posse de todos os processos envolvidos na apensao. Organizar os processos segundo a ordem cronolgica crescente, selecionando o processo mais antigo para ser o processo principal.

Lavrar o TERMO DE APENSAO conforme modelo apresentado no item 8, e acrescent-lo como pea ao processo principal.

Manter superposto um processo ao outro, incluindo as capas plsticas e as folhas de rosto, presos por prendedores de plstico, em ordem cronolgica crescente, mantendo a individualidade de cada processo, bem como sua numerao original.

Registrar a apensao dos processos ao processo principal utilizando a funo Anexao/Apensao do sistema CAD e procedendo digitao das informaes solicitadas.

Nota 20 Tramitao de Processos Apensados

Aps a apensao, o Sistema CAD somente permitir a tramitao do processo principal. Caso seja necessrio que um processo apensado tramite separadamente dever ser providenciada a sua desapensao (item 3.22).

3.22 Desapensao de Processo


a separao de processo juntados por apensao e ser realizada quando houver a necessidade de que processos apensados tramitem ou concluam sua tramitao separadamente. Para efetuar a desapensao de processos o servidor dever: Ter a posse do processo principal, o que significa que ter a posse de todos os processos que lhe so apensados. Separar, fisicamente, os processos a serem desapensados, mantendo a organizao original. Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO conforme modelo apresentado no item 9, e acrescent-lo como pea ao processo principal.

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Registrar

desapensao

do

processo

utilizando

funo

Desanexao/Desapensao do sistema CAD e procedendo digitao das informaes solicitadas.

Aps a execuo das aes acima relacionadas, o processo principal e o(s) processo(s) desapensado(s) estaro separados e devero ser tratados como unidades independentes.

3.23 Encaminhamento de Protocolado para Tramitao


A tramitao de protocolado ser feita de forma descentralizada. A ltima unidade organizacional detentora do protocolado, responsvel por dar continuidade sua tramitao ou encerr-la, arquivando-o, em se tratando de arquivo setorial funcionalmente vinculado unidade administrativa responsvel pelo protocolado. Ao longo das diversas tramitaes de um protocolado, a responsabilidade pela sua guarda e preservao passar de uma unidade para a outra. Uma determinada unidade administrativa assumir a responsabilidade sobre um protocolado a partir do momento em que um de seus servidores assinar o BAP atestando o recebimento fsico do protocolado (ver item 3.13.1). Uma determinada unidade administrativa deixar de ter responsabilidade sobre um protocolado a partir do momento em que estiver de posse do BAP assinado por servidor da unidade administrativa qual foi feito o encaminhamento na tramitao. As unidades administrativas devero atentar para as regras de tramitao descritas neste manual, inclusive quanto necessidade de numerao e rubrica de todas as peas acrescidas ao protocolado, bem como para os devidos registros no sistema CAD.
Nota 21 - Obrigatoriedade de registro de tramitao no CAD

Todo protocolado dever ter sua tramitao registrada no sistema informatizado, sendo vedada sua tramitao informal.

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Nota 22 - Tramitao de Protocolado Sigiloso

Protocolado sigiloso dever tramitar em envelope fechado que somente poder ser aberto por servidor da unidade destinatria que tenha competncia para tratar de documentos sigilosos. O servidor de uma unidade administrativa dever efetuar os seguintes procedimentos para dar andamento tramitao de um protocolado: Ter o protocolado em mos. Em se tratando de processo, numerar cada uma das folhas das peas acrescidas conforme instrues contidas no item (3.19). Informar-se previamente sobre a sigla da unidade administrativa qual o protocolado ser encaminhado. Em se tratando de processo identificar o nmero de sua ltima folha para registro no CAD. Elaborar o texto do despacho de encaminhamento no CAD explicitando, de forma precisa e clara, as razes do encaminhamento do protocolado e em consonncia com o ltimo despacho efetuado no protocolado. Efetuar o encaminhamento eletrnico do protocolado utilizando a funo Encaminhamento do sistema CAD e procedendo digitao dos dados solicitados. Ao trmino do encaminhamento eletrnico no sistema CAD, providenciar a impresso do BAP. Efetuar o encaminhamento fsico do protocolado e do BAP unidade destinatria. O portador dever dirigir-se unidade destinatria para fazer a entrega do protocolado e obter o preenchimento do BAP. Cabe ao portador assegurar-se de que as informaes de data/hora e assinatura por extenso tenham sido lanadas no BAP de maneira clara e sem rasuras. Se o BAP for devolvido datado e assinado, preserv-lo at que a unidade administrativa destinatria ateste eletronicamente a recepo do protocolado (item 3.13.2). Um BAP datado e assinado por extenso comprovante fsico do repasse da responsabilidade pela posse do protocolado. O atesto eletrnico da recepo do protocolado efetuado no CAD (ver item 3.13.2) o registro eletrnico deste 36

encaminhamento no sistema informatizado, o que permite que o BAP seja eliminado (item 3.7). Se a unidade administrativa se recusar a receber o protocolado, cancelar a ultima tramitao executando as instrues relacionadas no item 3.17, e proceder correo do problema identificado pela unidade destinatria antes de dar prosseguimento tramitao.
Nota 23 - Quantidade de Folhas de um Processo

A informao que indica a quantidade de folhas de um processo no CAD atualizada, em cada tramitao, com a numerao de sua ltima folha. O CAD no permite que a quantidade de folhas em uma nova tramitao seja inferior quantidade de folhas da tramitao anterior. Caso seja identificada alguma inconsistncia nesta informao, o servidor da unidade administrativa dever solicitar a correo ao Servio de Protocolo Administrativo, executado as aes descritas no item 3.25.1.

3.24 Tratamento de Volume


Sempre que um protocolado atingir a mdia de 200 (duzentas) folhas, ou antes, caso a gramatura ou o formato dos documentos dificulte seu manuseio fsico, a unidade administrativa que estiver de posse do protocolado dever solicitar a abertura de um novo volume. A abertura de um novo volume de protocolado competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto, dever ser solicitada quele setor. Contudo, a solicitao somente ser aceita pelo Servio de Protocolo Administrativo se partir da unidade funcionalmente vinculada ao assunto tratado no Protocolado. Para fazer uma solicitao de abertura de novo volume, o servidor da unidade administrativa interessada dever: Estar com o protocolado em mos. Identificar a unidade responsvel pelo protocolado, que aquela funcionalmente vinculada ao assunto principal tratado Se a unidade responsvel for a prpria unidade interessada, solicitar a abertura de novo volume executando os procedimentos descritos no item 3.25.6.

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Em caso contrrio, a solicitao de abertura de novo volume ser direcionada unidade responsvel, efetuando-se os procedimentos descritos no item 3.27.3.
Nota 24 - Tramitao de Volumes de Protocolados

Quando um Protocolado for constitudo por mais de um volume, h duas opes para a sua tramitao fsica: Opo 1: Todos os volumes tramitam juntos OU Opo 2: Apenas o volume aberto tramita e os volumes fechados so mantidos sob a guarda e a responsabilidade da unidade administrativa funcionalmente vinculada ao assunto tratado no protocolado. A deciso quanto opo a ser utilizada para a tramitao dos volumes de cada protocolado cabe unidade responsvel pelo protocolado.

3.25 Solicitao de Aes ao Servio de Protocolo


O requisito de inalterabilidade da estrutura fsica de protocolados (item 3.3) impede que unidades administrativas que no sejam Servio de Protocolo Administrativo executem aes que alterem a estrutura de protocolados ou suas referncias. Quando essas aes forem necessrias, a unidade administrativa dever encaminhar uma solicitao a um Servio de Protocolo Administrativo. Os subitens seguintes tratam dessas solicitaes.

3.25.1

Correo da Quantidade de Folhas de Processo

O procedimento de correo da quantidade de folhas de um processo poder ser necessrio caso a numerao da ltima folha do processo seja inferior quela exibida no CAD, desde que no haja indcios de que folhas do processo possam ter sido removidas. (ver Nota 23 - Quantidade de Folhas de um Processo, e Nota 25 FALTA ADMINISTRATIVA: Remover Folhas de um Processo).
Nota 25 FALTA ADMINISTRATIVA: Remover Folhas de um Processo

Cometer uma falta o servidor que remover folhas de um processo fora das situaes previstas neste manual. Tambm cometer uma falta o servidor que utilizar a opo de correo do nmero de folhas para encobrir a remoo de folhas do processo mesmo no sendo o responsvel pela remoo.

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A correo da quantidade de folhas competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto, dever ser solicitada quele setor. Para solicitar a correo da quantidade de folhas de um processo o servidor dever: Estar com o processo em mos. Encaminhar o processo ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo do despacho o texto contido no Despacho 1 - Solicitao de Correo de Quantidade de Folhas. Aguardar o retorno do processo unidade (item 3.13) para dar prosseguimento ao tratamento pertinente
Despacho 1 - Solicitao de Correo de Quantidade de Folhas

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo _____ a correo do nmero de folhas do processo no ________, de ___ para ___ pelo seguinte motivo: ________________________________________________________________.

3.25.2

Correo de Dados de Cadastramento

A informao dos dados cadastrais de um protocolado ser fornecida ao CAD durante os procedimentos de autuao/registro do documento principal no Servio de Protocolo Administrativo (ver item 4.3). O procedimento de correo dos dados cadastrais de um protocolado poder ser necessrio, caso seja constatada inconsistncia entre os dados exibidos no CAD e os dados constantes do documento principal.
Nota 26 FALTA ADMINISTRATIVA: Alterar ou Substituir a Pea Principal

Cometer uma falta o servidor que utilizar a possibilidade de correo dos dados cadastrais de um protocolado como forma de encobrir eventuais alteraes efetuadas sobre seu documento principal (ver item 3.2). A correo dessa informao competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto, dever ser solicitada quele setor. Para solicitar a correo de dados de cadastramento de um protocolado o servidor dever: Estar com o protocolado em mos.

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Encaminhar o protocolado ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo do despacho o texto contido no Despacho 2 - Solicitao de Correo de Dados de Cadastramento

Aguardar o retorno do protocolado unidade (item 3.13) para dar prosseguimento ao tratamento pertinente.

Despacho 2 - Solicitao de Correo de Dados de Cadastramento

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo_____ a correo da informao de _______________, para ________________ que efetivamente consta do documento principal deste protocolado no ___________.

3.25.3

Correo de Ementa de Protocolado

A ementa de um protocolado criada com o objetivo de fornecer um texto de resumo do documento principal. Trata-se de ao de competncia exclusiva de um Servio de Protocolo Administrativo, executada por ocasio dos procedimentos de autuao/registro (item 4.3). Contudo, o texto da ementa dever possuir os atributos de polidez, clareza, conciso, objetividade, exatido e correo gramatical, dever tambm preservar informaes sensveis (item 3.8). Caso um ou mais desses atributos esteja ausente, qualquer unidade administrativa do Senado Federal dever solicitar a sua correo. A correo da ementa de um protocolado competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto, dever ser solicitada quele setor. Para solicitar a correo da ementa de um protocolado o servidor dever: Estar com o protocolado em mos. Criar documento que formalize e justifique a solicitao de correo do texto da ementa. O documento dever apresentar o texto da ementa atual e o novo texto proposto. Acrescentar o documento como nova pea do processo, conforme instrues contidas no item 3.14.

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Encaminhar o protocolado ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo de despacho o texto contido no Despacho 3 - Solicitao de Correo de Ementa.

Caso o protocolado seja constitudo de mais de um volume, providenciar o encaminhamento fsico de todos os volumes para que todos tenham as folhas de rosto corrigidas. Aguardar o retorno do protocolado unidade (item 3.13) para dar prosseguimento ao tratamento pertinente.

Despacho 3 - Solicitao de Correo de Ementa

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo _____ a correo da ementa do presente protocolado, conforme instrues e justificativas constantes (s) folha(s) _______ deste protocolado de n0. ______

3.25.4

Substituio da Folha de Rosto

A Folha de Rosto de um protocolado produzida pelo Servio de Protocolo Administrativo por ocasio da realizao dos procedimentos de autuao/registro (item 4.3). As recomendaes para cuidados com o manuseio de protocolados contidas no item 3.4, devero ser suficientes para preservar a folha de rosto por todo o ciclo de vida do protocolado. Contudo possvel que, a despeito dos cuidados adotados, acidentes possam ocorrer, danificando a folha de rosto, sendo necessrio substitu-la. A substituio de folha de rosto de protocolado competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto, dever ser solicitada quele setor. Para solicitar a substituio da folha de rosto de um protocolado o servidor dever: Estar com o protocolado em mos. Encaminhar o protocolado ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo de despacho o texto contido no Despacho 4 - Solicitao de Substituio de Folha de Rosto. Aguardar o retorno do protocolado unidade (item 3.13) para dar prosseguimento ao tratamento pertinente.

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Despacho 4 - Solicitao de Substituio de Folha de Rosto

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo_____ a substituio da folha de rosto deste protocolado de no. _____________, pelo seguinte motivo: _________________________________________________________________.

3.25.5

Anexao de Processos

Denomina-se anexao a juntada em carter definitivo de processos que possuam relao de dependncia entre si. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal e outro(s) como acessrio(s). Processos anexados passam a constituir um conjunto nico e indivisvel, razo pela qual as peas do processo acessrio sero renumeradas em seqncia numerao das pginas do processo principal.
Nota 27 - FALTA ADMINISTRATIVA: Separao Indevida de Processos Anexados

Por se tratar de juntada em carter definitivo, a anexao no pode ser desfeita. Caso a deciso pela anexao tenha sido tomada erroneamente, a separao dos processos dever ser feita por meio da ao de desmembramento (item 3.25.7). Cometer uma falta o servidor que separar processos anexados sem o respectivo registro da ao de desmembramento. A anexao de processos competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto, dever ser solicitada quele setor. Para solicitar a anexao de processos o servidor dever: Ter a posse fsica de todos os processos envolvidos na anexao. Identificar o processo principal e o(s) processo(s) acessrio(s). Criar pea formalizando a solicitao de anexao, com as devidas justificativas e instrues. O documento dever indicar o nmero do processo principal e relacionar o nmero de todos os processos acessrios. A ordem em que os processos acessrios forem relacionados ser a mesma a ser utilizada para a montagem fsica pelo Servio de Protocolo Administrativo. Acrescentar a pea ao processo principal, conforme instrues contidas no item 3.14. 42

Encaminhar o processo principal ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo de despacho o texto contido no Despacho 5 - Solicitao de Anexao - Processo Principal.

Encaminhar cada processo acessrio ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo do despacho o texto contido no Despacho 6 - Solicitao de Anexao - Processo Acessrio.

Aguardar o retorno do processo principal unidade (item 3.13) para dar prosseguimento ao tratamento pertinente.
Despacho 5 - Solicitao de Anexao - Processo Principal

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo _____ a anexao de processos, conforme instrues contidas (s) folha(s) _____ deste processo de n ________.

Despacho 6 - Solicitao de Anexao - Processo Acessrio

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo _____ a anexao deste processo de n. _____________ ao processo de n ____________________.

Nota 28 - Tramitao de Processos Anexados

Aps a anexao, apenas o processo principal poder ser objeto das aes de tramitao e arquivamento.

3.25.6

Abertura de Novo Volume

A necessidade de Abertura de Novo Volume de protocolado ser identificada sempre que um protocolado atingir a mdia de 200 (duzentas) folhas, ou antes, caso a gramatura ou o formato dos documentos dificulte seu manuseio fsico (item 3.24). As informaes sobre a numerao e sobre a unidade responsvel pela guarda e conservao de volumes sero lanadas pelo Servio de Protocolo Administrativo na Folha de Rosto do protocolado. Sendo assim, a abertura de um novo volume de protocolado competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto,

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dever ser solicitada quele setor. Para fazer esta solicitao, o servidor da unidade responsvel pelo protocolado dever: Estar com todos os volumes do protocolado em mos. Encaminhar todos os volumes do protocolado ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo do despacho o texto contido no Despacho 7 - Solicitao de Abertura de Volume. Aguardar o retorno do protocolado unidade (item 3.13) para dar prosseguimento ao tratamento pertinente. Caso tenha sido feita a opo pela tramitao apenas do volume aberto (ver Nota 24 - Tramitao de Volumes de Protocolados) o(s) volume (s) fechado(s), devero ser retido(s) pela unidade responsvel (ver Nota 29 Responsabilidade pela Guarda de Volume).

Despacho 7 - Solicitao de Abertura de Volume

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo _____ a abertura de novo volume deste protocolado de n __________.

Nota 29 Responsabilidade pela Guarda de Volume

A guarda e a preservao de volumes fechados de um protocolado que no sejam colocados em tramitao (Nota 24 - Tramitao de Volumes de Protocolados) so de inteira responsabilidade da unidade administrativa funcionalmente associada ao assunto tratado no protocolado.

3.25.7

Retirada de Peas

Existem apenas duas possibilidades de retirada de peas de um processo: por desmembramento ou por desentranhamento. O desmembramento a retirada de peas de um processo com vistas criao de novo(s) processo(s). O

desentranhamento de peas, por sua vez, a retirada de peas sem a criao de novo processo.

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O requisito de inalterabilidade da estrutura fsica de protocolado (item 3.3) impede o desentranhamento de peas. Contudo, esta ao poder ser realizada quando houver interesse da administrao, desde que devidamente instruda e autorizada por despacho prvio de autoridade competente.
Nota 30 Primeira Pea de - Processo

vedada a retirada da primeira pea de um -processo.


Nota 31 - FALTA ADMINISTRATIVA: Retirada Parcial de Pea

Cometer uma falta o servidor que efetuar a retirada de partes de uma pea. Por ocasio da retirada, todos os elementos que compem a pea devero ser retirados.

Nota 32 - FALTA ADMINISTRATIVA: Remoo de Peas de -Processo

Cometer uma falta o servidor que remover pea de um - processo sem a execuo satisfatria das aes de solicitao (itens 3.25.7.1 ou 3.25.7.2) e registro (itens 4.4.7 ou 4.4.8) apresentadas neste manual.

3.25.7.1

Desmembramento de Processos

a diviso de um processo j em tramitao, em dois ou mais, conforme instrues da unidade administrativa que fizer a solicitao. O desmembramento se faz necessrio quando um processo, j em tramitao, contiver solicitaes de competncia simultneas de vrias unidades administrativas. Dever ser utilizado tambm para reverter uma eventual anexao indevida de processos. Apenas processos podero ser desmembrados e o desmembramento sempre provocar a criao de um ou mais novos processos. O desmembramento de processos competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto, dever ser solicitada quele setor. Para solicitar o desmembramento de processos o servidor dever: Ter a posse fsica do processo a ser desmembrado. Criar documento formalizando a solicitao de desmembramento ao Servio de Protocolo Administrativo, com as devidas justificativas e instrues. O documento dever indicar as peas do processo a serem retiradas e como sero organizadas no(s) novo(s) processo(s). Dever tambm indicar, caso seja necessrio, as peas 45

que devero ser copiadas para comporem os novos processos. O documento dever fornecer tambm um texto como sugesto para a ementa de cada novo processo. Acrescentar o documento como pea ao processo, conforme instrues contidas no item 3.14. Em funo de necessidade da Administrao poder ser utilizada cpia de documentos do processo principal. Encaminhar o processo ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo do despacho o texto contido no Despacho IX Solicitao de Desmembramento de Processos. Aguardar o retorno dos processos unidade (item 3.13) para dar prosseguimento ao tratamento pertinente.

Despacho 8 - Solicitao de Desmembramento de Processos

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo _____ o desmembramento de processos, conforme instrues contidas (s) folha(s) _______ deste processo de no ________.

3.25.7.2

Desentranhamento de Peas

O desentranhamento de peas a retirada de peas de um processo sem a criao de novo(s) processo(s). A(s) pea(s) desentranhada(s) fica(m) sob a guarda e a responsabilidade da unidade solicitante. O desentranhamento de peas de processo competncia privativa do Servio de Protocolo Administrativo e, portanto, dever ser solicitada quele setor. Para solicitar o desentranhamento de pea de um processo, o servidor dever: Ter a posse fsica do processo. Criar documento formalizando a solicitao de desentranhamento de pea ao Servio de Protocolo Administrativo, com as devidas justificativas e instrues. Acrescentar o documento como nova pea ao processo, conforme instrues contidas no item 3.14.

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Encaminhar o processo ao Servio de Protocolo Administrativo correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando como modelo do despacho o texto contido no Despacho X Solicitao de Desentranhamento de Pea.

Aguardar o retorno do processo unidade (item 3.13) para proceder guarda das peas desentranhadas e devolvidas pelo Servio de Protocolo Administrativo e para dar prosseguimento ao tratamento pertinente sobre o processo.
Despacho 9 - Solicitao de Desentranhamento de Pea

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo _____ o desentranhamento de peas deste processo n ________, conforme instrues e justificativas contidas (s) folha(s) _____ deste processo e informa, outrossim, que permanecer responsvel pela guarda e conservao da(s) pea(s) removida(s).

Nota 33 - Impossiblidade de Retorno de Pea Desentranhada mesma posio

Quando desentranhada qualquer pea, esta jamais poder voltar mesma posio no processo. Caso retorne a fazer parte do processo, dever ser inserida ao final do mesmo, com numerao seqencial, providenciando-se previamente o cancelamento da numerao anterior.

3.26 Solicitao de Aes a Arquivos Setoriais


As tratativas para encaminhamento de protocolado para arquivamento ou para acesso a protocolado arquivado devero ser conduzidas mediante comunicao direta entre a unidade interessada e o respectivo arquivo setorial. O sistema informatizado oferece opes de pesquisa para localizao de protocolado, mas as solicitaes de emprstimo ou de encaminhamento devero ser conduzidas informalmente. Por outro lado, o atendimento solicitao ser efetuado atravs da tramitao do protocolado, devidamente registrada no sistema informatizado.

3.26.1

Solicitao de Arquivamento de Protocolado

Concluda a tramitao de um protocolado, este dever ser arquivado pelo arquivo setorial funcionalmente associado ao assunto objeto do referido protocolado. Caso a unidade que tenha a posse do protocolado em sua ltima ao de tramitao

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no seja um arquivo setorial, dever ser efetuada a ao de solicitao de arquivamento. Para solicitar o arquivamento de um protocolado, o servidor dever: Ter a posse fsica do protocolado. Identificar a unidade administrativa com competncia para efetuar o arquivamento. Encaminhar o protocolado ao arquivo setorial, conforme instrues contidas no item 3.23, usando como modelo do despacho o texto contido no Despacho 10 Solicitao de Arquivamento.
Despacho 10 - Solicitao de Arquivamento

A unidade _____ solicita ao Arquivo Setorial _____ o arquivamento do presente protocolado de n ________, informando ainda que o pleito, objeto do protocolado, foi _________________(atendido/no atendido).

Nota 34 - Arquivamento de Protocolados e respectivos Volumes

Nos casos de arquivamento de processos dever-se atentar para que todos os volumes e anexos sejam arquivados.

3.26.2

Solicitao de Retorno de Protocolado Tramitao

Caso seja necessrio que um protocolado j arquivado retorne tramitao, a unidade interessada deve solicitar a sua reabertura junto ao arquivo setorial onde esteja localizado. O protocolado ser desarquivado e encaminhando unidade solicitante (item 5.2) que dever receb-lo conforme instrues contidas no item 3.13.

3.26.3

Solicitao de Emprstimo de Protocolado Arquivado

Caso uma unidade administrativa queira consultar um protocolado arquivado, dever solicitar o seu emprstimo junto ao arquivo setorial onde esteja localizado. Sendo atendida a solicitao, o protocolado ser desarquivado e encaminhado unidade solicitante (item 5.3) que dever receb-lo conforme instrues contidas no item 3.13. Aps a consulta, o servidor da unidade solicitante dever encaminhar o 48

protocolado de volta unidade remetente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando como modelo do despacho o texto contido no Despacho 11 - Devoluo de Emprstimo.
Despacho 11 - Devoluo de Emprstimo

Aps consulta, a unidade _____ devolve o presente protocolado de n ________ unidade _______ onde estava arquivado.

3.27 Solicitaes de Aes entre Unidades Administrativas


As tratativas para encaminhamento ou emprstimo de protocolado em tramitao devero ser conduzidas mediante comunicao direta entre as unidades interessadas. O sistema informatizado oferece opes de pesquisa para localizao de protocolado, mas as solicitaes de emprstimo ou de encaminhamento devero ser conduzidas informalmente. Por outro lado, o atendimento solicitao ser efetuado por meio da tramitao do protocolado devidamente registrada no sistema informatizado.

3.27.1

Solicitao de Encaminhamento em Tramitao

Caso uma unidade administrativa queira ter a posse de um protocolado que esteja em tramitao dever procurar identificar a sua localizao e solicitar o seu encaminhamento unidade que tenha a posse provisria do protocolado, expondo os motivos para tal solicitao. Sendo atendida a solicitao, o protocolado ser encaminhando unidade solicitante (item 3.27.2) que dever receb-lo conforme instrues contidas no item 3.13.

3.27.2

Atendimento a Pedido de Encaminhamento

A unidade que receber o pedido de encaminhamento de protocolado em tramitao (item 3.27.1) dever, assim que possvel, atender a solicitao, realizando os procedimentos descritos no item 3.23, usando como modelo do despacho o texto contido no Despacho 12 - Encaminhamento sob Solicitao.
Despacho 12 - Encaminhamento sob Solicitao

Encaminhamento

do

protocolado

_______por

solicitao

da

unidade

__________________.

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3.27.3

Solicitao de Abertura de Novo Volume

Sempre que um protocolado atingir a mdia de 200 (duzentas) folhas, ou antes, caso a gramatura ou o formato dos documentos dificulte seu manuseio fsico, a unidade administrativa que estiver de posse do protocolado dever solicitar a abertura de um novo volume. Se a unidade interessada na abertura do novo volume no for a unidade responsvel pelo protocolado a solicitao dever ser encaminhada unidade responsvel (3.24). Para solicitar a criao de um novo volume de protocolado junto unidade responsvel, o servidor da unidade administrativa interessada dever: Estar com o protocolado em mos. Identificar a unidade administrativa responsvel pelo protocolado. Encaminhar o protocolado unidade responsvel, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo do despacho o texto contido no Despacho 13 Solicitao de Abertura de Volume Unidade Responsvel. Aguardar o retorno do protocolado unidade (item 3.13) para dar prosseguimento ao tratamento pertinente.
Despacho 13 - Solicitao de Abertura de Volume Unidade Responsvel

A unidade _____ solicita unidade _____ a abertura de novo volume deste protocolado de n __________.

3.27.4

Tratamento de Solicitao de Abertura de Volume

Sempre que um protocolado atingir a mdia de 200 (duzentas) folhas, ou antes, caso a gramatura ou o formato dos documentos dificulte seu manuseio fsico, a unidade administrativa que estiver de posse do protocolado poder solicitar a abertura de um novo volume. Se a unidade interessada na abertura do novo volume no for a unidade responsvel pelo protocolado, este ser encaminhado unidade responsvel que o encaminhar a um Servio de Protocolo Administrativo (item 3.24). Para atender a uma solicitao de criao de novo volume, encaminhada por unidade administrativa, o servidor da unidade responsvel pelo protocolado dever: Estar com o protocolado em mos. 50

Ter a posse de todos os volumes fechados do protocolado. Encaminhar o protocolado ao Servio de Protocolo Administrativo

correspondente, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo do despacho o texto contido no Despacho 14 - Solicitao de Abertura de Volume ao Servio de Protocolo. Aguardar o retorno do protocolado unidade (item 3.13), assegurando-se de que o novo volume e todos os volumes fechados encaminhados tenham sido devolvidos. Caso tenha sido feita a opo pela tramitao apenas do volume aberto (ver Nota 24 - Tramitao de Volumes de Protocolados), o(s) volume (s) fechado(s), devero ser retidos pela unidade (ver Nota 29 Responsabilidade pela Guarda de Volume). Encaminhar o protocolado unidade solicitante, conforme instrues contidas no item 3.23, usando, como modelo do despacho o texto contido no Despacho 16 Atendimento a Solicitao.
Despacho 14 - Solicitao de Abertura de Volume ao Servio de Protocolo

A unidade _____ solicita ao Servio de Protocolo Administrativo _____ a abertura de novo volume deste protocolado de no __________. Informo, outrossim, que esta unidade fez a escolha da opo _________ de tramitao dos volumes deste protocolado (Nota 24 - Tramitao de Volumes de Protocolados).

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4 Instrues para os Servios de Protocolo Administrativo


O Servio de Protocolo Administrativo tem a misso de receber, protocolar, cadastrar e autuar documentos de natureza administrativa, produzidos e recebidos pelo Senado Federal.

4.1 Recebimento de Documentos


A recepo de documentos a protocolar uma das atribuies dos Servios de Protocolo Administrativo e desempenhada por um servidor que atende o pblico no guich de atendimento.
Nota 35 - Prazo mximo para Protocolizao

Um documento recebido para protocolizao no poder permanecer no Servio de Protocolo por mais de um (1) dia til sem que os procedimentos de protocolizao tenham sido concludos e sua tramitao iniciada.

4.1.1 Verificao do Documento


A aceitao de documentos pelo Servio de Protocolo Administrativo est condicionada a uma srie de verificaes que sero realizadas no ato do recebimento: O recebimento do documento de competncia deste Servio de Protocolo? A autoridade a que se dirige o documento est vinculada competncia administrativa deste Servio de Protocolo? A data do documento anterior ou coincidente com a de recepo? O interessado ou seu representante legal assinou o documento tinta? Todos os documentos anexos fazem parte do recebimento? O conjunto documental contm os originais de todos os documentos ou suas respectivas cpias autenticadas em cartrio? O documento legvel e isento de rasuras? Em se tratando de documento sigiloso:

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H, na documentao entregue, documento informando o nvel de sigilo e identificando o responsvel pelo recebimento do protocolado aps a autuao/registro? O documento foi encaminhado em um envelope fechado? Se algum dos itens acima especificados no for atendido, o servidor dever se recusar a aceitar o documento, notificando verbalmente o portador quanto ao motivo da recusa.

4.1.2 Aceitao do Documento


Sendo aceito o documento, o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever executar os seguintes procedimentos: Apor carimbo datador/numerador na folha que inicia o documento principal. Apor carimbo datador/numerador na cpia do documento fornecida pelo portador (item 3.12). Caso tenham sido encaminhadas cpias no autenticadas em cartrio, proceder conferncia das cpias com os respectivos originais. Sendo constatada a coincidncia, apor o carimbo de autenticao de cpia (Figura II Carimbo de Autenticao de Cpia) em cada pgina (frente e verso da folha) da cpia, estando atento aos cuidados com o manuseio de documentos listados no item 3.4. Entregar a cpia carimbada ao portador. Apor uma das vias da etiqueta de identificao em local apropriado da primeira pgina do documento principal. Proceder numerao das folhas do documento conforme instrues constantes no item 4.2.

4.2 Numerao do Documento na Autuao


Apenas documentos que formaro processos recebero numerao. A numerao de folhas de um processo iniciada no Servio de Protocolo Administrativo, logo aps a aceitao do documento. Para efetuar a numerao inicial, o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever executar os procedimentos descritos no item 3.19. 53

Aps a numerao inicial das folhas do documento, este dever ser encaminhado internamente para que outro servidor do Servio de Protocolo Administrativo efetue os procedimentos complementares de autuao/registro conforme instrues contidas no item 4.3.

4.3 Procedimentos Complementares de Autuao/Registro


Para autuao ou registro de um conjunto documental entregue para ser protocolado, o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever executar as aes descritas nos prximos itens.

4.3.1 Leitura do Documento


O servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever proceder leitura da documentao entregue, com a finalidade de extrair o assunto do documento e fornecer subsdios para os procedimentos descritos nos passos seguintes.

4.3.2 Pesquisa de Antecedentes


O servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever utilizar os recursos de pesquisa oferecidos pelo sistema informatizado para localizar possveis relacionamentos do documento com outros protocolados j existentes. Informaes sobre antecedentes que venham a ser localizados devero ser lanados na ementa do protocolado (item 4.3.3).

4.3.3 Elaborao da Ementa


A elaborao de uma boa ementa facilitar a localizao do documento em futuras pesquisas. O sistema informatizado possui ferramentas de criao e utilizao de Ementas Padronizadas que podero simplificar consideravelmente a tarefa de elaborao da ementa de um documento. O texto da ementa dever fornecer um resumo claro e preciso da idia principal do documento, expondo todos os dados importantes do texto, mencionando, inclusive os anexos, caso existam. Deve-se atentar tambm para que o texto possua os atributos de polidez, clareza, conciso, objetividade, exatido e correo gramatical e que no contenha informaes sensveis (item 3.8).

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Embora seja recomendado que documentos produzidos internamente no Senado Federal contenham um texto de resumo que possa auxiliar na elaborao da ementa, a tarefa de elaborao da ementa de responsabilidade do Servio de Protocolo Administrativo e dever ser realizada pensando-se nas informaes que caracterizam o documento e que possam vir a ser utilizadas como referncias em futuras pesquisas.

4.3.4 Criao de Volumes


Caso o documento a ser protocolado possua mais de duzentas (200) folhas o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever providenciar a criao de tantos volumes quantos sejam necessrios, executando os procedimentos descritos no item 4.4.6.

4.3.5 Autuao ou Registro


O documento cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras ser obrigatoriamente submetido ao de Autuao. Os demais documentos que derem entrada nos Servios de Protocolo Administrativo e que no devam ser obrigatoriamente autuados como processos, sero submetidos ao de registro. A partir da leitura do documento (item 4.3.1) e da pesquisa de antecedentes (item 4.3.2), o servidor dever identificar a ao de protocolizao a ser realizada: autuao do documento como processo ou registro do documento. Tomada a deciso quanto autuao ou ao registro do documento, o servidor deve dar prosseguimento s aes de protocolizao, efetuando o cadastramento do documento no CAD (item 4.3.6), a seguir.

4.3.6 Cadastro de Documentos no CAD


Todos os documentos recebidos pelo guich dos Servios de Protocolo Administrativo (ver itens 3.10, 3.11 e 3.12) devero obrigatoriamente ser cadastrados no CAD. Quando o documento chegar ao estgio de cadastramento o servidor j dever saber: Se ir autu-lo como processo ou registr-lo como documento (item 4.3.4). O texto que informar como ementa (item 4.3.3). 55

Os possveis relacionamentos com outros protocolados (item 4.3.2). A identificao que o documento receber como protocolado, constante da etiqueta de identificao afixada no documento principal (item 4.1.2). Para cadastrar um documento no CAD o servidor do Servio de Protocolo

Administrativo dever utilizar a opo Cadastramento oferecida pelo sistema e proceder digitao dos dados solicitados. Ao trmino do cadastramento dever ser providenciada a impresso da Folha de Rosto e do BAP e o tratamento do documento dever prosseguir com a execuo das instrues contidas no item 4.3.7.

4.3.7 Montagem Fsica do Protocolado


Nesta fase dos procedimentos de Registro/Autuao o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever proceder montagem fsica do protocolado executando os seguintes procedimentos: Apor uma segunda via da etiqueta de identificao utilizada no item 4.1.2, em local apropriado da Folha de Rosto. Apor o carimbo de autuao (Figura VI - Carimbo de Autuao) ou o carimbo de registro (Figura VII - Carimbo de Registro), conforme o caso, na primeira e na ltima folha do conjunto documental que est sendo protocolado. Preencher os dados dos carimbos de forma legvel e sem rasuras. Efetuar a montagem fsica do processo ou a montagem fsica do documento registrado, conforme o caso. Dar incio tramitao do protocolado providenciando o seu encaminhamento ao destinatrio (Nota 8 - Destino Inicial do Documento Protocolado), seguindo os procedimentos descritos no item 3.23.

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Figura VI - Carimbo de Autuao

Figura VII - Carimbo de Registro

4.4 Tratamento de Solicitaes


Protocolados sero encaminhados ao Servio de Protocolo Administrativo pelas unidades administrativas para a realizao de aes de competncia exclusiva daquele setor. Aps a ao de recebimento de protocolado na tramitao (item 3.13), o servidor do servio de protocolo identificar a solicitao no despacho de encaminhamento e, sendo pertinente, dever proceder ao seu atendimento seguindo um dos procedimentos descritos nos prximos itens (4.4.1 a 4.4.8). Se a solicitao no for pertinente ou se desrespeitar as normas e procedimentos constantes deste manual, o servidor dever encaminhar o protocolado (item 3.23) de volta unidade solicitante fazendo constar o motivo da recusa no despacho de encaminhamento, cujo modelo apresentado no Despacho 15 - No Atendimento a Solicitao.
Despacho 15 - No Atendimento a Solicitao

O Servio de Protocolo Administrativo ______ devolve este protocolado no __________ sem atender a solicitao da unidade _______ pelo seguinte motivo:

________________________________________________

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Se a solicitao for atendida, o despacho de encaminhamento do protocolado de volta unidade solicitante dever utilizar o modelo apresentado no Despacho 16 Atendimento a Solicitao.
Despacho 16 - Atendimento a Solicitao

O Servio de Protocolo Administrativo______ devolve para a unidade ______ o protocolado no ________ aps atendimento de solicitao feita por esta unidade.

4.4.1 Correo da Quantidade de Folhas pelo Servio de Protocolo


O procedimento de correo da quantidade de folhas de um processo ser solicitado ao Servio de Protocolo Administrativo pela unidade que identificar a necessidade de reduo do nmero de folhas registrado para o processo no CAD. Para realizar a correo da quantidade de folhas de um processo o servidor do servio de protocolo dever providenciar o encaminhamento (item 3.23) do processo de volta unidade solicitante, informando o novo nmero de folhas (ver Nota 23 Quantidade de Folhas de um ) e registrando como despacho de encaminhamento o texto constante Despacho 16 - Atendimento a Solicitao.

4.4.2 Correo de Dados de Cadastramento


O procedimento de correo de dados de cadastramento de um protocolado ser solicitado ao Servio de Protocolo Administrativo pela unidade que identificar a inconsistncia entre os dados exibidos no CAD e os dados constantes do documento principal. Poder tambm ser executado pelo Servio de Protocolo Administrativo, sem solicitao expressa, como resultado de ao que requeira registro na folha de rosto, como por exemplo, abertura de novo volume de protocolado (item 4.4.6). Caso a correo de dados solicitada acarrete a necessidade de substituio da folha de rosto de um protocolado composto por mais de um volume, a solicitao somente poder ser atendida se todos os volumes do protocolado forem encaminhados fisicamente ao servio de protocolo. Para realizar a correo dos dados de cadastramento de um protocolado o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever efetuar os seguintes procedimentos: 58

Efetuar a correo dos dados utilizando a funo Alterao de Dados Bsicos do sistema CAD.

Se a correo efetuada ocasionar a alterao do contedo da Folha de Rosto, dever ser providenciada a sua substituio por meio da execuo dos procedimentos constantes do item 4.4.4.

Caso a ao esteja sendo efetuada sob solicitao de unidade administrativa, efetuar o encaminhamento (item 3.23) do protocolado unidade solicitante, registrando como despacho de encaminhamento o texto constante do Despacho 16 - Atendimento a Solicitao.

4.4.3 Correo de Ementa de Protocolado


A ementa de um protocolado criada com o objetivo de fornecer um texto de resumo do documento principal. Trata-se de ao de competncia exclusiva de um Servio de Protocolo Administrativo, executada por ocasio dos procedimentos de autuao/registro (item 4.3). O texto da ementa dever possuir os atributos de polidez, clareza, conciso, objetividade, exatido e correo gramatical e no dever conter informaes sensveis (item 3.8). A correo da ementa de um protocolado ser solicitada a um Servio de Protocolo Administrativo por unidade administrativa que tenha identificado a ausncia de um ou mais desses atributos no texto. Caso o protocolado, objeto da solicitao, seja composto de mais de um volume, a solicitao somente poder ser atendida se todos os volumes do protocolado tiverem sido fisicamente remetidos ao Servio de Protocolo Administrativo. Para realizar a correo da ementa de um protocolado o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever efetuar os seguintes procedimentos: Efetuar a correo da ementa utilizando a funo Alterao de Dados Bsicos do sistema CAD. Concluir o atendimento solicitao executando os procedimentos de substituio da Folha de Rosto descritos no item 4.4.4.

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4.4.4 Substituio da Folha de Rosto


O procedimento de substituio da folha de rosto de um protocolado ser solicitado ao Servio de Protocolo Administrativo pela unidade que constatar a necessidade da substituio. Poder tambm ser executado pelo Servio de Protocolo Administrativo, sem solicitao expressa, como resultado de ao que requeira registro na folha de rosto, como por exemplo, abertura de novo volume de protocolado (item 4.4.6) ou desmembramento de processo (item 4.4.7). Caso o protocolado, objeto da solicitao, seja composto de mais de um volume, a solicitao somente poder ser atendida se todos os volumes do protocolado tiverem sido fisicamente remetidos ao Servio de Protocolo Administrativo. Para realizar a substituio da folha de rosto de um protocolado o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever efetuar os seguintes procedimentos: Providenciar a emisso da folha de rosto selecionando a opo Impresso de Nova Folha de Rosto do sistema CAD. Efetuar a substituio da folha de rosto no protocolado. Caso a ao esteja sendo efetuada sob solicitao de unidade administrativa, efetuar o encaminhamento (item 3.23) do protocolado unidade solicitante, registrando como despacho de encaminhamento o texto constante do Despacho 16 - Atendimento a Solicitao.

4.4.5 Anexao de Processos


Denomina-se anexao a juntada em carter definitivo de processos que possuam relao de dependncia entre si. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como processo principal e o(s) outro(s) como processo(s) acessrio(s). Processos anexados passam a constituir um conjunto nico e indivisvel, razo pela qual as peas de cada processo acessrio sero renumeradas em seqncia numerao das pginas do processo principal. Este item trata exclusivamente da anexao de processos. A anexao de um documento registrado a outro documento registrado ou a um processo (ver item 3.16) no caracteriza a ao de anexao de processos aqui tratada. 60

A anexao de processos ser feita, obrigatoriamente no Servio de Protocolo Administrativo, mediante solicitao de autoridade competente (item 3.25.5).
Nota 36 - FALTA ADMINISTRATIVA: Anexao de Processos sem Dependncia

Os Servios de Protocolo Administrativo no devero efetuar anexao de processos que no possuam relao de dependncia entre si. Para realizar a anexao de processos o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever efetuar os seguintes procedimentos: Receber o processo principal (item 3.13) e tomar conhecimento das instrues contidas na solicitao de anexao constante da pea identificada no despacho de encaminhamento (Despacho 5 - Solicitao de Anexao - Processo Principal). Receber todos os processos acessrios envolvidos na anexao, conforme instrues constantes do item 3.12.4. Na ordem indicada pelo solicitante, desmontar cada processo acessrio, reservando capa plstica, contracapa e presilhas para uso futuro e agregando folha de rosto e peas ao processo principal, mantendo a ordem original dos processos acessrios (folhas de rosto e peas). Proceder renumerao das folhas (item 3.20) dos processos acessrios incorporados ao processo principal. Lavrar o TERMO DE ANEXAO conforme modelo apresentado no item 7, e acrescent-lo como pea ao processo principal, aps a ltima folha do ltimo processo acessrio. Registrar a anexao em cada processo acessrio ao processo principal utilizando a funo Anexao/Apensao do sistema CAD e procedendo digitao das informaes solicitadas. Efetuar o encaminhamento (item 3.23) do protocolado unidade solicitante, registrando como despacho de encaminhamento o texto constante do Despacho 16 - Atendimento a Solicitao.

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Nota 37 - Tramitao de Processos Anexados

Aps a anexao, o Sistema CAD s permite a tramitao do processo principal. Um processo anexado jamais voltar a tramitar independentemente do processo principal uma vez que a anexao uma juntada em carter definitivo.

4.4.6 Abertura de Novo Volume


O Servio de Protocolo Administrativo s poder atender a solicitaes de abertura de volume originrias de unidade responsvel pelo protocolado objeto da solicitao. Uma solicitao de abertura de volume somente poder ser aceita se todos os volumes fechados do protocolado tiverem sido fisicamente encaminhado ao Servio de Protocolo Administrativo. Para realizar a abertura de um novo volume de protocolado o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever: Estar com o volume aberto do protocolado em mos. Lavrar o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME conforme modelo apresentado no item 10, e acrescent-lo como ltima pea do volume que est sendo encerrado. Alterar a ementa do protocolado executando os procedimentos descritos no item 4.4.3, de forma a fazer constar o texto cujo modelo apresentado na Nota 38 Informaes sobre Volumes de Protocolado. Substituir a folha de rosto em todos os volumes do protocolado, executando os procedimentos descritos no item 4.4.4. Lavrar o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME conforme modelo apresentado no item 11. Efetuar a montagem fsica de volume, utilizando uma das vias impressas da nova folha de rosto. Efetuar o encaminhamento (item 3.23) do protocolado unidade solicitante, registrando como despacho de encaminhamento o texto constante do Despacho 17 - Devoluo de Protocolado aps Abertura de Volume. 62

Certificar-se de que todos os volumes recebidos do Protocolado tenham sido devolvidos unidade solicitante.
Nota 38 - Informaes sobre Volumes de Protocolado

Este protocolado no _________ possui __ volumes sob a guarda da unidade _______. O volume aberto o de nmero _______.

Despacho 17 - Devoluo de Protocolado aps Abertura de Volume

Devoluo de ______ volumes do protocolado n _______ aps atendimento a solicitao de abertura de novo volume.

4.4.7 Desmembramento de Processos


a diviso de um processo j em tramitao, em dois ou mais, originrios do processo principal, de acordo com os itens a serem separados em partes distintas, conforme instrues da unidade administrativa que fizer a solicitao. Uma solicitao de desmembramento de processo somente poder ser aceita se estiver devidamente justificada e instruda e se no contrariar as normas deste manual. Ateno especial deve ser dada s recomendaes contidas nas Nota 26 FALTA ADMINISTRATIVA: Alterar ou Substituir a Pea Principal, Nota 30 Primeira Pea de e Nota 31 - Falta Administrativa: Retirada Parcial de Pea. A utilizao de cpias de peas retiradas para serem utilizadas nos novos processos somente poder ser realizada se for explicitamente mencionada e detalhada no documento que instrui o desmembramento. Para realizar o desmembramento de processos o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever efetuar os seguintes procedimentos: Ter a posse fsica do processo a ser desmembrado. Remover e reservar as partes a serem desmembradas, conforme instrues fornecidas pelo solicitante, substituindo cada pea por um TERMO DE DESMEMBRAMENTO lavrado conforme modelo apresentado no item 12. Efetuar as cpias de peas que tenham sido explicitamente autorizadas.

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Autuar novos processos de acordo com as instrues fornecidas pelo solicitante e providenciar os encaminhamentos realizando as aes descritas no item 4.3. Para elaborao da ementa dos novos processos devero ser executados os seguintes procedimentos: Incluir o texto constante da Nota 40 - Informaes sobre o Desmembramento, na primeira linha da ementa. Incluir o texto recomendado pelo solicitante. Rever o texto resultante para assegurar-se de que esteja de acordo com as recomendaes relacionadas no item 3.8.

Executar os procedimentos descritos no item 4.4.3, para alterar folha de rosto do processo original de forma a fazer constar em sua ementa a identificao de cada processo criado aps o desmembramento.

Efetuar o encaminhamento (item 3.23) do processo original unidade solicitante, registrando como despacho de encaminhamento o texto constante do Despacho 16 - Atendimento a Solicitao.
Nota 39 - Lavratura do Termo de Desmembramento

Sero lavrados tantos Termos de Desmembramentos quantas forem as peas removi-

das.

Nota 40 - Informaes sobre o Desmembramento

Este processo foi criado a partir de desmembramento do processo n. ________

4.4.8 Desentranhamento de Pea de Processo


O requisito de inalterabilidade da estrutura fsica de processo (item 3.3) impede o desentranhamento de peas. Contudo, esta ao poder ser realizada quando houver interesse da administrao, desde que autorizada por despacho prvio de autoridade competente. A(s) pea(s) desentranhada(s) fica(m) sob a guarda e a responsabilidade da unidade solicitante. Uma solicitao de desentranhamento de pea somente poder ser aceita se estiver devidamente justificada e instruda e se no contrariar as normas deste manual.

64

Ateno especial dever ser dada s recomendaes contidas nas Nota 26 FALTA ADMINISTRATIVA: Alterar ou Substituir a Pea Principal, Nota 30 Primeira Pea de , Nota 31 - Falta Administrativa: Retirada Parcial de Pea e Nota 33 - Impossiblidade de Retorno de Pea Desentranhada. Para realizar o desentranhamento de peas de um processo o servidor do Servio de Protocolo Administrativo dever efetuar os seguintes procedimentos: Ter a posse fsica do processo cujas peas sero desentranhadas. Remover e reservar as peas, conforme instrues fornecidas pelo solicitante, substituindo cada pea por um TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEA lavrado conforme modelo apresentado no item 13. Acondicionar as peas desentranhadas em um envelope e lacr-lo. Efetuar o encaminhamento (item 3.23) do processo unidade solicitante, registrando como despacho de encaminhamento o texto constante do Despacho 16 - Atendimento a Solicitao. Providenciar para que o envelope lacrado, contendo as peas desentranhadas, seja encaminhado fisicamente unidade solicitante, juntamente com o processo.

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5 Instrues para os Arquivos Setoriais


Para efeito deste manual, considera-se Arquivo Setorial, qualquer unidade administrativa que detenha a guarda provisria de protocolado arquivado na fase corrente.

5.1 Arquivamento
Arquivamento o conjunto de procedimentos que culmina com a guarda de um protocolado em um Arquivo Setorial. Estes procedimentos esto expressos no Manual de Assistncia Tcnica Arquivstica, publicado e disponibilizado pela SARQ. No momento do Arquivamento, o protocolado arquivado de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Senado Federal e Congresso Nacional, aprovados pelo Ato da Comisso diretora n 17 de 14 de agosto de 2001. Para efetuar o arquivamento de um protocolado, o servidor do Arquivo Setorial dever: Ter a posse fsica do protocolado. Efetuar os procedimentos de arquivamento descritos no Manual de Assistncia Tcnica Arquivstica. Registrar o arquivamento do protocolado utilizando a funo Arquivamento do sistema CAD e procedendo digitao dos dados solicitados.

5.2 Retorno de Protocolado Tramitao (Desarquivamento)


O desarquivamento o ato por meio do qual um Arquivo Setorial, a pedido de autoridade competente, reverte o arquivamento de um protocolado e o faz retornar tramitao. Para efetuar o desarquivamento de um protocolado, o servidor do arquivo setorial dever: Ter a posse fsica do protocolado.

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Registrar o desarquivamento do protocolado utilizando a funo Desarquivamento do sistema CAD e procedendo digitao dos dados solicitados.

Ao trmino do registro do desarquivamento no sistema CAD, providenciar a impresso do BAP.

Efetuar o encaminhamento fsico do protocolado e do BAP unidade solicitante. O portador deve dirigir-se unidade destinatria para fazer a entrega do protocolado e obter o preenchimento do BAP. Cabe ao portador assegurar-se de que as informaes de data/hora e rubrica tenham sido lanadas no BAP de maneira clara e sem rasuras.

Se o BAP for devolvido datado e assinado, preserv-lo at que a unidade administrativa destinatria ateste eletronicamente a recepo do protocolado. Um BAP, datado e assinado comprovante fsico do repasse da responsabilidade pela posse do protocolado. O atesto eletrnico da recepo do protocolado efetuado no CAD (ver item 3.13.2) o registro eletrnico deste encaminhamento no sistema informatizado, o que permite que o BAP seja eliminado (item 3.7).

Se a unidade administrativa se recusar a receber o protocolado, cancelar a ultima tramitao executando as instrues relacionadas no item 3.17 e proceder correo do problema identificado pela unidade destinatria antes de dar prosseguimento tramitao do protocolado ou ao seu arquivamento.

5.3 Atendimento a Solicitao de Emprstimo


Quando houver uma solicitao de encaminhamento de protocolado arquivado que tenha partido de unidade administrativa com competncia para fazer essa solicitao, o servidor do arquivo setorial dever: Efetuar o desarquivamento do protocolado (ver item 5.2) lanando no despacho de encaminhamento o texto cujo modelo apresentado no Despacho 18 Atendimento a Solicitao de Emprstimo. Aguardar o retorno do protocolado e aps o atesto eletrnico de seu recebimento (ver item 3.13.2) efetuar o arquivamento do protocolado (item 5.1) lanando no despacho de arquivamento o texto cujo modelo apresentado no Despacho 19 Arquivamento aps Retorno de Emprstimo. 67

Despacho 18 - Atendimento a Solicitao de Emprstimo

A unidade _____ desarquiva e encaminha o protocolado no ________ unidade ______, conforme solicitao expressa de ________________, efetuada em ______________.

Despacho 19 - Arquivamento aps Retorno de Emprstimo

A unidade _____ refaz o arquivamento do protocolado no _________ aps retorno de emprstimo.

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6 Glossrio
Acrscimo de Pea

a incluso de documentos em um protocolado. Peas so acrescidas por serem necessrias instruo do assunto tratado no protocolado, resoluo de dvidas ou comprovao de informaes. Quando usado isoladamente, o termo Anexao refere-se a Anexao de Processos. A anexao de documento registrado a um protocolado tratada neste manual como Acrscimo de Documento Registrado (item 3.16). o mesmo que Acrscimo de Pea. a unio definitiva e irreversvel de processos que possuam relao de dependncia. A dependncia pode ser caracterizada quando for possvel identificar um processo principal que aquele que vai receber o(s) demais, denominados como processo(s) acessrio(s). O mesmo que Apensao de Processo. a unio provisria de processos, realizada com vistas ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. a unidade administrativa que tem competncia para ter a guarda permanente de protocolados. O arquivo central est envolvido com a Fase de Arquivo Intermediria e a Fase de Arquivo Permanente. a unidade administrativa que tem a competncia de ter a guarda provisria de protocolados que deixam de tramitar. O Arquivo Setorial est envolvido com a Fase de Arquivo Corrente.

Anexao

Anexao de Documento

Anexao de Processos

Apensao

Apensao de Processo

Arquivo Central

Arquivo Setorial

Para efeito deste manual, considera-se Arquivo Setorial, qualquer unidade administrativa que tenha competncia para deter a guarda provisria de protocolado que deixe de tramitar.
Autenticidade

a capacidade de um documento arquivstico ser o que diz ser, livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. o ato por meio do qual um Servio de Protocolo forma um processo a partir de documento(s) cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras ou que requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais. Boletim de Acompanhamento de Protocolado. o documento que, devidamente assinado, comprova o encaminhamento fsico do protocolado cuja identificao consta de seu texto. Sistema e Controle e Acompanhamento de Processo ou Documento. o sistema informtico utilizado no mbito do Senado Federal que controla a tramitao de documentos administrativos. o ato de alimentar o sistema CAD com os dados de um protocolado.

Autuao

BAP

CAD

Cadastrar

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Carimbo Datador/Numerador

Carimbo produzido por dispositivo protocolador dotado de relgio e numerador automtico. o instrumento que permite classificar todos os documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no exerccio de sua funo. a forma de comunicao escrita que estabelecida entre pessoas fsicas ou jurdicas para tratar de assuntos de mtuo interesse. Pode ser Correspondncia Oficial ou Correspondncia Particular. a Correspondncia que ocorre entre rgos da administrao direta ou indireta do servio pblico civil ou militar, no mbito municipal, estadual ou federal e da administrao direta para particulares, a Correspondncia estabelecida entre pessoas fsicas e pode ou no ter carter de intimidade. a separao fsica de processos apensados. a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. a separao de peas de um processo para formao de novo(s) processo(s). a deciso ou informao prestada por autoridade administrativa. Pode ser Despacho Decisrio ou Despacho Informativo. a deciso proferida pela autoridade administrativa no caso submetido sua apreciao. Pode ser favorvel ou no. o texto informativo que d prosseguimento ao andamento de um protocolado administrativo. a unidade de registro da informao, qualquer que seja o suporte utilizado. o Documento, produzido ou recebido no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotado de organicidade e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Fonte: CONARQ o documento original que d incio a um protocolado administrativo. So considerados originais os documentos de qualquer natureza, desde que devidamente preenchidos e com assinatura tinta. o documento recebido e protocolizado em um dos Servios de Protocolo Administrativo e que no tem obrigatoriedade de ser autuado como um processo. o documento que, por seu contedo, sofre restrio de acesso s informaes. um documento no ostensivo o documento que, por seu contedo, no sofre restrio de acesso s informaes. um documento no sigiloso.

Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo

Correspondncia

Correspondncia Oficial

Correspondncia Particular

Desapensao

Desentranhamento

Desmembramento

Despacho

Despacho Decisrio

Despacho Informativo

Documento

Documento Arquivstico

Documento principal

Documento registrado

Documento sigiloso

Documento ostensivo

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Ementa

o resumo do contedo de um documento. Recurso fornecido pelo sistema CAD para uniformizao e padronizao de ementas de protocolados. Etiqueta auto-adesiva gerada por aplicativo de apoio, contendo a identificao do protocolado em forma textual e em cdigo de barras. A primeira das idades de arquivamento (Teoria das Trs Idades), quando os objetos de arquivo so classificados quanto freqncia de uso. Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (D.T.A.) de 1996, pgina 6, o conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados. Essa idade corresponde a produo do documento, sua tramitao, a finalizao do seu objetivo e a sua guarda. A segunda das idades de arquivamento (Teoria das Trs Idades), quando os objetos de arquivo so classificados quanto freqncia de uso. Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (D.T.A.) de 1996, pgina 7, o conjunto de documentos originrios de arquivo corrente, com uso pouco freqente, que aguardam, em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final (D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos so ainda conservados por razes administrativas, legais ou financeiras. uma fase de reteno temporria que se d por razes de precauo. A terceira das idades de arquivamento (Teoria das Trs Idades), quando os objetos de arquivo so classificados quanto freqncia de uso. Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (D.T.A.) de 1996, pgina 8, o conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor a capacidade de um documento arquivstico sustentar os fatos que atesta. Est relacionada ao momento da sua produo e veracidade do seu contedo. Cada uma das unidades materiais de que se compe o protocolado. o formulrio emitido pelo Servio de Protocolo que apresenta informaes sobre o documento principal e que faz parte da Montagem Fsica de Protocolado. O mesmo que Identificao de Protocolado.

Ementa Padronizada

Etiqueta de Identificao

Fase de Arquivo Corrente

Fase de Arquivo Intermediria

Fase Permanente

Fidedignidade

Folha

Folha de rosto

Identificao

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Cdigo alfanumrico que identifica univocamente um Processo ou Documento Registrado.Tem a seguinte formao: bbbbbbnnnnnn/aa-d onde: Banco de origem do protocolado: SENADO SEEP PRODAS Numerao seqencial do processo/documento atribuda pelo Servio de Protocolo por ocasio da autuao/registro do processo/documento Dois ltimos dgitos do ano de autuao/registro Dgito verificador gerado automaticamente a partir da numerao seqencial e do ano de autuao/registro

bbbbbb
Identificao de Protocolado

nnnnnn aa d

Informao Sensvel

a informao cuja divulgao no controlada pode resultar em prejuzo para o indivduo ou a instituio. o requisito necessrio para que se mantenha a autenticidade, a fidedignidade e a integridade de documentos ao longo do tempo, em ambiente convencional. A idia que, se o documento possua essas caractersticas originalmente, a inalterabilidade do documento ir mant-las. Visa assegurar que um documento no teve seu contedo alterado aps ter sido assinado. a reunio de protocolados que tenham relao ou dependncia. Dependendo do tipo da relao, as juntadas sero feitas por anexao ou por apensao. Ver Anexao de Processos. Ver Apensao de Processos. A montagem fsica de um documento registrado semelhante de um processo (Montagem fsica de um Processo) exceto quanto utilizao da capa e da contracapa de plstico. Estes elementos de montagem no so utilizados para acondicionamento de documento registrado. Para a montagem fsica de um novo volume de protocolado so utilizados os seguintes elementos: Capa de Plstico Folha de Rosto Termo de Abertura de Volume Contracapa de Plstico

Inalterabilidade

Integridade

Juntada

Juntada por Anexao Juntada por Apensao

Montagem Fsica de Documento Registrado

Montagem Fsica de Volume

Esses elementos permanecem unidos por meio de presilha de plstico, aplicada em perfuraes realizadas nas folhas do conjunto documental.

72

Ao ou efeito de manter organizadas as peas integrantes de um processo. Os seguintes elementos so utilizados nessa montagem fsica, na ordem indicada: Capa de Plstico Folha de Rosto Peas, na ordem em que foram inseridas e numeradas originalmente Contracapa de Plstico

Montagem Fsica de Processo

Esses elementos permanecem unidos por meio de presilha de plstico, aplicada em perfuraes realizadas nas folhas do conjunto documental.
Montagem Fsica de Protocolado

Ver Montagem Fsica de Processo ou Montagem Fsica de Documento Registrado, conforme o caso. a numerao atribuda s partes integrantes de um processo. Ver Identificao de Protocolado. Cada um dos lados das folhas de um processo ou de um documento. Documentos, sob diversas formas, que podero ser acrescidos a protocolados. Exemplos: publicaes, notas fiscais, plantas, ofcios, requerimentos. Conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa, seguindo uma tramitao em que recebe pareceres, anexos e despachos. Um processo deve ser protocolizado e autuado pelo Servio de Protocolo. Na anexao, o processo que anexado ao processo principal. Na anexao, o processo que identificado como aquele que trata da parte principal do assunto. Os demais processos tratam da parte acessria do assunto e dependem do processo principal. o processo que possui pelo menos uma pea considerada como documento sigiloso. No contexto deste documento, o termo Protocolado refere-se indistintamente aos termos Processo ou Documento. Protocolados so objeto de aes de registro/autuao e de cadastramento nos Servios de Protocolo. o protocolado que cumpriu sua funo principal, podendo ou no voltar tramitao, aguardando avaliao que ser efetuada de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do Senado Federal. o protocolado que possui pelo menos uma pea considerada como documento sigiloso. o cadastramento de um documento que deu entrada no Servio de Protocolo Administrativo e que no requer autuao como processo. Este termo utilizado em contraposio a autuao. Processos so autuados e documentos so registrados. Ver Servio de Protocolo Administrativo.

Numerao de peas Nmero de Protocolado

Pgina

Peas

Processo

Processo Acessrio

Processo Principal

Processo Sigiloso

Protocolado

Protocolado Arquivado

Protocolado Sigiloso

Registro

Servio de Protocolo

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Servio de Protocolo Administrativo

Unidade Administrativa responsvel por receber, protocolarr, cadastrar e autuar documentos administrativos. No Senado Federal, existem dois setores de protocolos: SEPROT Servio de Protocolo Administrativo do Senado Federal e SEPR Servio de Protocolo do PRODASEN. No contexto deste manual, o termo servidor utilizado para identificar pessoa que tenha qualquer tipo de vnculo empregatcio com o Senado Federal e que tenha recebido a atribuio de manusear documentos administrativos durante seus trmites e registrar informaes sobre esses documentos e suas tramitaes no Sistema Informatizado. o sistema de apoio rotina operacional de protocolo administrativo. Nesta verso do manual, o sistema informatizado o CAD. o meio fsico em que se encontra a informao. Exemplo: Papel, CD, MD, fita, VHS, fita Betamax. o instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Teoria da arquivstica, derivada do conceito do ciclo de vida dos documentos, segundo a qual todo documento de arquivo passa por um ou mais perodos caracterizados pela freqncia e pelo tipo de utilizao que dele feita: Fase Corrente; Fase Intermediria e Fase Permanente. Declarao lavrada pelo Protocolo Administrativo ou por sua ordem, inserida em um protocolado. Os termos utilizados no Senado Federal constam dos itens de 7 a 13. Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado Movimentao ou Trmite. Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica. O mesmo que Unidade Remetente. Unidade administrativa qual se destina uma determinada tramitao de um protocolado. Unidade administrativa responsvel pelo encaminhamento de um protocolado em uma determinada tramitao. Unidade administrativa vinculada funcionalmente ao assunto principal tratado no protocolado.

Servidor

Sistema Informatizado

Suporte

Tabela de Temporalidade

Teoria das Trs Idades

Termo

Tramitao

Unidade de Origem

Unidade Destinatria

Unidade Remetente

Unidade Responsvel

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7 Anexo I Termo de Anexao


A pgina a seguir apresenta o modelo do Termo de Anexao de Processos.

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TERMO DE ANEXAO

Atendendo solicitao expressa registrada (s) folha(s) ______ ________ do presente processo n _________, anexo o(s) processo(s) n ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _________________________________________________, passando o todo a constituir-se de _________ folhas.

Em _____/ _____/ _________.

_________________________________________________ Assinatura / Matrcula do Responsvel

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8 Anexo II Termo de Apensao


A pgina a seguir apresenta o modelo do Termo de Apensao de Processos.

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TERMO DE APENSAO

Apenso ao presente processo de n. _____________ o(s) processos(s) n _________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _________________________________________________.

Em _____/ _____/ _________.

_________________________________________________ Assinatura / Matrcula do Responsvel

78

9 Anexo III Termo de Desapensao


A pgina a seguir apresenta o modelo do Termo de Desapensao de Processo.

79

TERMO DE DESAPENSAO

Desapenso o presente processo n ______________ do processo n____________, que passam a tramitar em separado.

Em _____/ _____/ _________.

_________________________________________________ Assinatura / Matrcula do Responsvel

80

10 Anexo IV Termo de Encerramento de Volume


A pgina a seguir apresenta o modelo do Termo de Encerramento de Volume de Protocolado.

81

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Procedemos ao encerramento deste volume de n_______ do protocolado n______________ contendo as folhas de _______ a __________, abrindo-se em seguida o volume de n ________.

Em _____/ _____/ _________.

_________________________________________________ Assinatura / Matrcula do Responsvel

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11 Anexo V Termo de Abertura de Volume


A pgina a seguir apresenta o modelo do Termo de Abertura de Volume de Protocolado.

83

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Procedemos abertura deste volume de n_________ com pgina seqencial n____________ do protocolado de n

____________.

Em _____/ _____/ _________.

_________________________________________________ Assinatura / Matrcula do Responsvel

84

12 Anexo VI Termo de Desmembramento


A pgina a seguir apresenta o modelo do Termo de Desmembramento de Processo.

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TERMO DE DESMEMBRAMENTO

Atendendo

solicitao

expressa

registrada

(s)

folha(s)

________ do presente processo n __________________, retirei a(s) folha(s) n_________ para a formao do(s) processo(s) n

_________________.

Em _____/ _____/ _________.

_________________________________________________ Assinatura / Matrcula do Responsvel

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13 Anexo VII Termo de Desentranhamento


A pgina a seguir apresenta o modelo do Termo de Desentranhamento de Processo.

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TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Atendendo

solicitao

expressa

registrada

(s)

folha(s)

________ do presente processo n __________________, retirei a(s) folha(s) n_________ que passar(o) a ficar sob a guarda e responsabilidade da unidade administrativa solicitante _________________.

Em _____/ _____/ _________.

_________________________________________________ Assinatura / Matrcula do Responsvel

88