Conhecendo o Business Intelligence (BI)

Uma Ferramenta de Auxlio Tomada de Deciso

Ricardo Adriano Antonelli

vrias reas do conhecimento, ocasionando direta ou indiretamente que as organizaes sejam mais geis em todos os sentidos, possibilitando assim uma antecipao s mudanas e o encontro de solues para contorn-las ou adaptar-se a elas. Neste ambiente, verifica-se o aumento exponencial por parte das organizaes de terem cada vez mais informaes relevantes para o auxlio tomada de deciso, e em contrapartida, observa-se tambm um aumento nas ferramentas gerenciais capazes de demonstrar estas informaes to almejadas pelos executivos das organizaes. Nesse contexto, surge o Business Intelligence (BI), ferramenta que se utiliza da tecnologia da informao para coletar dados, analis-los e transform-los em informao para as organizaes. Com isso, os sistemas de BI concedem s organizaes conhecimento sobre seus negcios, contribuindo para que os gestores optem pela deciso mais acertada. A partir disso, tornam-se relevantes os estudos sobre a tecnologia de BI oferecida s organizaes que buscam uma maior quantidade e qualidade de informaes relevantes ao processo decisrio, contribuindo assim ao sucesso e continuidade destas organizaes.

Resumo: A necessidade por informaes teis para auxlio tomada de deciso perante as organizaes tem aumentado exponencialmente nos ltimos anos. Neste contexto, com o grande volume de dados que as organizaes vm armazenando, torna-se necessria uma ferramenta capaz de realizar a transformao de dados em informao, que com a Tecnologia de Informao (TI), o Business Intelligence (BI) vem realizar esta tarefa. Desta forma, o BI adquiriu um papel extremamente significativo no ambiente dos negcios, realizando o processo de extrao de grandes quantidades de dados, analisando-os de forma eficiente para que sejam transformados em informaes teis para as empresas. Palavras-chave: Business Intelligence; Tecnologia da Informao; Tomada de deciso; Informao. Linha Temtica: Gesto e Contabilidade Gerencial.

2. Business Intelligence
Resumidamente, o Business Intelligence um conjunto de conceitos e metodologias que, fazendo uso de dados extrados de uma organizao, apia a tomada de decises. De forma mais detalhada, atualmente existem muitas definies para o termo, como a de Angeloni e Reis (2006, p. 3), que definem:
o conceito de Business Intelligence com o entendimento de que Inteligncia de Negcios ou Inteligncia Empresarial compe-se de um conjunto de metodologias de gesto implementadas atravs de ferramentas de software, cuja funo proporcionar ganhos nos processos decisrios gerenciais e da alta administrao nas organizaes, baseada na capacidade analtica das ferramentas que integram em um s lugar todas as informaes necessrias ao processo decisrio. Refora-se que o objetivo do Business Intelligence transformar dados em conhecimento, que suporta o processo decisrio com o objetivo de gerar vantagens competitivas.

1. Introduo
O ambiente econmico empresarial sofre constantes mudanas em decorrncia das profundas alteraes que se tem verificado atualmente nos macro sistemas, como por exemplo, o sistema cultural, poltico, social e econmico. Estas alteraes tm demonstrado grandes avanos em

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Como principal suporte tomada de decises, o BI vem se destacando dentre as ferramentas disponveis para as organizaes. Sua utilidade comprovada pela dinamizao das informaes, o que segundo Batista (2004, apud ANGELONI e REIS, 2006, p. 5)
podem fornecer uma viso sistmica do negcio e ajudar na distribuio uniforme dos dados entre os usurios, sendo seu objetivo principal transformar grandes quantidades de dados em informaes de qualidade para a tomada de decises. Atravs delas, possvel cruzar dados, visualizar informaes em vrias dimenses e analisar os principais indicadores de desempenho empresarial.

aliado com a tecnologia da informao modalidade difundida atualmente surgiu por volta da dcada de 50, quando os computadores da poca deixaram de ocupar salas inteiras e passaram a armazenar, em pequenos espaos, os dados capazes de auxiliar a tomada de decises. Naquela poca, contudo, os recursos de hardware e software eram limitados, e a eficincia de transformao de dados em informaes ainda no era satisfatria. Foi apenas por volta da dcada de 70, quando ento houve uma grande evoluo nas formas de armazenamento de dados, que foi possvel reunir as informaes em um nico repositrio de dados. Essa reunio era feita atravs da tecnologia de Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGDB), o que fazia com que as ferramentas de BI da poca pudessem oferecer aos gestores as informaes pretendidas. O termo Business Intelligence surgiu apenas na dcada de 80, pela empresa Gartner Group, segundo Primak (2008, pag. 5). O mesmo autor, ainda, definiu o Business Intelligence como o processo inteligente de coleta, organizao, anlise, compartilhamento e monitorao de dados contidos em Data Warehouse e/ou Data Mart, gerando informaes para o suporte tomada de decises no ambiente de negcios. Desde a dcada de 90 at a atualidade, foi presenciada uma grande evoluo em todos os setores, inclusive no setor da tecnologia da informao e ambiente empresarial. Diante de tamanho progresso, as ferramentas de software ganharam maior abrangncia e importncia, e o prprio termo Business Intelligence ganhou reconhecimento mundial. Para Primak (2008, pag. 5) o interesse expressivo das solues de BI pelo setor corporativo ocorreu no final de 1996, quando o conceito comeou a ser espalhado como um processo de evoluo do EIS (Executive Information Systems) um sistema criado no final da dcada 70, a partir dos estudos e trabalhos desenvolvidos pelo MIT (Massachusets Institute of Tecnology EUA).

Outro conceito muito utilizado para o BI o de Barbieri (2001 ANGELONI e REIS, 2006, p. 5) que define BI como:
um guarda-chuva conceitual, visto que se dedica captura de dados, informaes e conhecimentos que permitam s empresas competirem com maior eficincia em uma abordagem evolutiva de modelagem de dados, capazes de promover a estruturao de informaes em depsitos retrospectivos e histricos, permitindo sua modelagem por ferramentas analticas. Seu conceito abrangente e envolve todos os recursos necessrios para o processamento e disponibilizao da informao ao usurio.

Um ponto importante a ser salientado, de que um projeto de BI pode proporcionar ganhos no somente aos gestores das organizaes, mas tambm a determinados departamentos que precisem se basear em informaes concretas para tomar decises mais acertadas. Um exemplo est no setor de compras de determinada empresa, que por meio de um projeto de BI pode equalizar dentre os fornecedores existentes, o que traduz a melhor opo de compra para o estabelecimento. Mas claro que para que isso seja possvel, o projeto de BI deve prever estas anlises. Neste contexto, Primak (2008, pag. 4) afirma que o atual interesse pelo BI vem crescendo assustadoramente na medida em que seu emprego possibilita s organizaes realizar uma srie de anlises e projetos, de forma a agilizar os processos relacionados s tomadas de deciso, segundo Howard Dresner, vice-presidente da Gartner, empresa esta detentora da paternidade do termo Business Intelligence, ou simplesmente BI.

2.2. Dados X Informao X Conhecimento X Deciso

Superada a questo da importncia do BI para o auxlio tomada de deciso, passa-se definio dos termos pertencentes a cadeia dados X informao X conhecimento X deciso. - Dado: Nos dizeres de Alter (1996, apud PLETSCH, 2003, p. 17) so fatos, imagens ou sons que podem ou no ser pertinentes ou teis para uma tarefa particular. importante salientar que um dado sozinho geralmente no traz relevante utilidade. - Informao: para Romney e Steinbart (2000, p. 13), so dados que foram organizados e processados de forma que sejam significativos, ou seja, conjunto de dados coletados, de forma pr-determinada transformando assim dados brutos em informao til e aplicvel a uma ou mais situaes. - Conhecimento: nos dizeres de Alter (1996, apud LEITE, 2002, p. 27) uma combinao de instintos, idias,

2.1. Evoluo
De forma prtica, o BI j era usado pelos povos antigos, os Fencios, Persas, Egpcios e outros Orientais, que ao seu modo j utilizavam Business Intelligence, cruzando informaes como, por exemplo, o comportamento das mars, posio dos astros, perodos de chuva e seca, tudo, de maneira a facilitar a tomada de decises. A necessidade de informaes capazes de auxiliar na escolha da melhor deciso mostra-se, portanto, antiga, j que o indivduo que gerencia qualquer processo precisa de informaes teis, capazes de detectar tendncias, analisar as possibilidades, facilitando a deciso a ser tomada. No obstante a existncia de mecanismos capazes de auxiliar na tomada de decises, o Business Intelligence

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Por fim, na figura 1 possvel ilustrar a relao dados X informao X conhecimento X deciso.

2.3. Componentes do Business Intelligence

Para melhor exemplificao dos componentes do Business Intelligence, primeiramente demonstrado um esquema, conforme a figura 2. Basicamente, os componentes do Business Intelligence consistem em ferramentas que realizam em conjunto o trabalho de armazenamento de dados, anlise de informaes e na minerao de dados. A seguir iniciar-se- a anlise de referidas ferramentas.

2.3.1. Dados Operacionais

O primeiro passo para a implementao de um Business Intelligence a empresa possuir dados operacionais armazenados em, pelo menos, uma base de dados. Estes dados originam-se do processo operacional da empresa e so armazenados pelo(s) sistema(s) de informao utilizado(s) pela organizao. So os dados operacionais, a matria-prima do projeto de BI.

Figura 1: Dados X informao X conhecimento X deciso

regras e procedimentos que guiam aes e decises. Com isso, o conhecimento auxilia a tomada de deciso. - Deciso: o processo pelo qual so escolhidas algumas ou apenas uma entre muitas alternativas para as aes a serem realizadas, esta escolha deve estar embasada pelo maior nmero possvel de informaes e conhecimento para que a deciso escolhida seja a melhor dentre as disponveis.

2.3.2. ODS Operacional Data Store

O ODS representa uma das fontes de dados das ferramentas de anlises do BI, que de acordo com Primak (2008,

1
Dados Operacionais Consolidao ODS (Operacional Data Store)

ETL (Extrao Transformao Carga)

Data Warehouse

Data Mining

4
Data Mart 1 Data Mart 2 Data Mart 3

...

Data Mart n

Visualizao dos Resultados

Figura 2: Componentes de um ambiente de BI. Fonte: Barbieri, (2001, p. 50).

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p. 31) realiza o armazenamento de dados operacionais de forma consolidada, porm no possui caractersticas dimensionais, como as utilizadas pelos Data Warehouse (DW) e Data Mart (DM) ??. importante salientar que o ODS possui importncia no processo de anlise de dados pelas ferramentas de BI, pois fornece importantes informaes no processo decisrio, devido a suas caractersticas de consolidao e integrao com as possveis vrias fontes de dados operacionais da organizao, de forma centralizada e ntegra.

um banco de dados uma coleo de dados operacionais armazenados e utilizados pelo sistema de aplicao de uma empresa especfica. Os dados mantidos por uma empresa so chamados de dados operacionais ou primitivos.

Levando em considerao a afirmativa anterior sobre os dados operacionais, Primak (2008, p. 37-38) conceitua DW/DM como uma coleo de dados derivados dos dados operacionais para sistema de suporte a deciso. Estes dados derivados so, muitas vezes, referidos como dados gerenciais, informacionais ou analticos. Desta forma, estes dados gerenciais so armazenados em DW/DM de uma forma mais eficiente, possibilitando assim uma futura consulta mais eficaz e rpida. Para possibilitar esta melhoria nas consultas, a tecnologia utilizada pelos DW/DM diferem em trs pontos da tecnologia das armazenagens em banco de dados convencionais, que segundo Primak (2008, p. 41) so: 1. Disponibilizam visualizaes informaes, pesquisando, reportando e modelando capacidades que vo alm dos padres de sistemas operacionais freqentemente oferecidos; 2. Armazenam dados freqentemente em formato de cubo (OLAP) multidimensional, permitindo rpida agregao de dados e detalhamento das anlises (drilldown, drill trought etc.); 3. Dispem de habilidade para extrair, tratar e agregar dados de mltiplos sistemas operacionais em Data Marts ou Data Warehouses separados; Estas caractersticas dimensionais comentadas no item 2 acima so uma forma de armazenagem de dados em vrias dimenses, facilitando assim a navegao do usurio e as diversas formas de consultas. Alm disso, a velocidade dessas operaes de consultas muitas vezes mais rpida e mais consistente do que estas mesmas consultas em dados armazenados de forma tradicional, no dimensional. Essa combinao de simplicidade e velocidade um dos benefcios chave da anlise multidimensional. Para Serain (2009), o modelo dimensional uma forma de modelagem onde as informaes se relacionam de forma que pode ser representada como um cubo. Sendo assim podemos fatiar este cubo, que de acordo Serain (2009) (figura 3), possvel realizar o aprofundamento em cada dimenso ou eixo para extrair mais detalhes sobre os processos internos que ocorrem na empresa que em um modelo relacional torna-se muito complicados de serem extrados e muitas vezes at impossveis de serem analisadas. De acordo com a figura 3, com um mesmo cubo de informaes possvel atender as vrias demandas referentes a analises voltadas para cada nvel hierrquico de uma organizao de forma rpida e precisa. Por fim, cumpre esclarecer que a tecnologia usada no Data Warehouse e no Data Mart a mesma, ocorrendo variaes mnimas, tais como o escopo de criao, sendo o DM como um DW departamental, ou seja, um DW reduzido, que fornece informaes de suporte a deciso no para uma

2.3.3. Ferramentas de ETL (Extrao Transformao Carga)

Tambm conhecidas como ferramentas de Back End, estas ferramentas so fundamentais para o processo de BI, e so responsveis pela preparao dos dados a serem armazenados em um Data Warehouse. Segundo Barbieri (2001) o processo de ETL se resume basicamente em 5 passos: 1. Identificao da origem dos dados a serem coletados, sendo que as fontes podem estar espalhadas em diversos sistemas transacionais e banco de dados da organizao; 2. Realizar a limpeza dos dados para possibilitar posterior transformao, e nesta etapa ocorre os ajustes nos dados, com o intuito de corrigir imperfeies com o objetivo de oferecer um melhor resultado para o usurio final; 3. A terceira etapa de transformao dos dados e tem por objetivo fazer a padronizao dos dados em um nico formato; 4. A fase seguinte de carga dos dados para o Data Warehouse; 5. Por fim, existe a etapa de atualizao dos dados no DW (refresh), realizada a partir das alteraes sofridas pelos dados nos sistemas operacionais da organizao. Segundo Primak (2008, p. 63), importante salientar que que a etapa de ETL uma das mais crticas de um Data Warehouse, pois envolve a fase de movimentao dos dados.

2.3.4. Data Warehouse (DW) e Data Mart (DM)

Tanto o DW e DM so estruturas especiais com o principal objetivo de armazenar informaes capazes de sustentar a camada de inteligncia da empresa, para ser aplicada na tomada de deciso, como elementos diferenciais e competitivos. Neste contexto, DW e DM so um conjunto de dados organizados por assunto e integrados por data, de forma a possibilitar gerenciar grandes quantidades de dados, modelando-os para suprir as necessidades dos executivos e auxiliando, assim, na tomada de deciso. De modo a facilitar o entendimento do conceito de DW e DM, segundo Primak (2008, p. 37) importante realizar a comparao de um DW/DM com um banco de dados tradicional, de forma que

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Figura 3: Cubo de informaes. Fonte: Adaptado de Gama (2009) e ITWEB (2009).

organizao como um todo, mas sim para departamentos da mesma. De acordo com Ribeiro (2005, p. 34), apresentado no quadro 1 um comparativo entre as caractersticas de modelagem entre um Data Mart e um Data Warehouse.

2. Fase de Minerao: responsvel por criar os modelos de Data Mining, definir amostras ou populao e selecionar dados para treinar o modelo;

3. Fase de Anlise: realizada a anlise das informaes, criando os previsores ou atributos-chave para anlise do Data Marts Data Warehouse negcio. Alguns modelos bsiNvel departamental Nvel corporativo cos para serem utilizados na Alto nvel de granularidade Baixo nvel de granularidade fase de anlise so: agregaPequena quantidade de dados histricos Grande quantidade de dados histricos o, classificao, padres seqenciais e regras de assoTecnologia otimizada para acesso de Tecnologia otimizada para armazenamento ciao; consultas rpidas e gerncia de grandes quantidades de
Cada rea departamental caractersticas especficas possui dados suas As estruturas so reconstrudas para um entendimento em nvel de corporao

Quadro 1 - Caractersticas de modelagem entre um DM e DW. Fonte: Ribeiro (2005, p. 34)

4. Fase de Aplicao: se d pela utilizao daqueles algoritmos ajustados em situaes reais do sistema.

2.3.5. Data Mining (Minerao de Dados)

Qualquer sistema que se utilize de DW e DM s se torna interessante com a utilizao de boas ferramentas de explorao. Desta forma, a minerao de dados fator decisivo para o processo de BI. Primak (2008, p. 51) menciona que o Data Mining est
mais relacionado com processos de anlise de inferncia do que com os de anlise dimensional de dados, representando assim uma forma de busca de informao baseada em algoritmos que objetivam o reconhecimento de padres escondidos nos dados e no necessariamente revelados pelas outras abordagens analticas, como o OLAP (cubo).

Portanto, a minerao de dados pode oferecer uma poderosa alternativa para as organizaes descobrirem novas oportunidades de negcio, e acima de tudo, traarem novas estratgias para o futuro, o que sem dvida de fundamental relevncia nos dias atuais.

2.3.6. Visualizao dos Resultados

Por fim, aps todo o processo descrito anteriormente, so necessrias ferramentas que possibilitem a visualizao destas informaes, de forma amigvel, auxiliando assim os usurios do BI a tomarem as decises. Alguns exemplos destas ferramentas so: os EIS (Executive Information Systems), QueryReport, Rolap, Molap, Mining entre outros.

2.4. Benefcios na utilizao do BI

As ferramentas de BI podem trazer grandes benefcios para as organizaes que a utilizam, mas importante frisar que a forma com que a ferramenta implantada nestas organizaes ir ditar seu sucesso ou insucesso. Desta forma, a implantao fundamental neste processo.

Os principais passos para implementao de um Data Mining de acordo com este mesmo estudioso so: 1. Fase de Preparao: consiste de atividades que vo desde a construo de um banco de dados separado para os dados sujeitos ao Mining at a atividade de carregar o banco de dados para o processo de Mining;

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Tome-se por base um processo de implantao realizado com sucesso. Neste caso, as ferramentas de BI traro benefcios para a organizao, dentre os quais, cita Primak (2008, pag. 94): - Reduo de custos com softwares; - Reduo de custos com administrao e suporte; - Reduo de custos na avaliao de projetos; - Reduo de custos com treinamentos aos colaboradores; - ROI (Retorno sobre Investimento) mais rpido para projetos implantados com BI; - Maior controle e menos dados incorretos; - Maior segurana da informao; - Alinhamento de informaes estratgicas e operacionais; - Facilidade de controle de acesso e definio de nveis de gerncia; - Melhor alinhamento dos usurios corporativos; - Rapidez na informao para tomada de decises estratgicas; - Informao consistente em vrios locais dispersos; - Vantagem competitiva.

- Alguns projetos falham em decorrncia de uma adoo de hardware e software equivocada; - Muitos problemas podem ocorrer devido falta de experincia e conhecimento do fornecedor da ferramenta de BI; - O tratamento dos dados (ETL) e o armazenamento (DW/DM) um processo que deve ser bem planejado, em decorrncia de ser trabalhoso e complexo, necessitando de profissionais de alto gabarito para garantir o sucesso desta etapa; - Simples erros na elaborao e desenvolvimento de um DW podem ser fatais e trazerem resultados negativos ao projeto; - Dificuldade de realizar o nivelamento entre o BI e a gesto do conhecimento da organizao; - O custo para implementao de um projeto de BI no barato.

3. Concluses
O cenrio atual vem exigindo das organizaes cada vez mais uma capacidade de resposta imediata e eficaz, e para isso a necessidade de informaes para a tomada de deciso eminente. Neste contexto, as ferramentas de Business Intelligence ganham relevncia com as organizaes, que a cada dia vem buscando mais este tipo de soluo. Como acima demonstrado, as ferramentas de Business Intelligence so uma unio de vrias tcnicas e tecnologias que, trabalhando de forma conjunta e ordenada, podem trazer grandes benefcios para as empresas. Em contrapartida, a implementao de BI no uma tarefa fcil, e depende de muitos fatores que iro determinar o sucesso ou insucesso da soluo. Vislumbra-se que o campo de atuao do Business Intelligence tem muito a crescer ainda, principalmente em sua aplicabilidade, embora no seja um assunto to novo, ainda est sendo pouco utilizado pelas organizaes. Tudo indica que em pouco tempo o Business Intelligence ganhar status de indispensvel nas organizaes mais relevantes do mercado. Isso porque a tomada de decises, com base em informaes teis e seguras, tornar-se- cada vez mais valorizada pelos empreendedores, o que por conseqncia, acarretar um nmero muito maior de decises acertadas.

2.5. Dificuldades na implementao do BI

Na implementao do Business Intelligence muitas barreiras devem ser transpostas, garantindo assim o sucesso do projeto. Mas na prtica, muitos fracassos j ocorreram mostrando que a implementao do BI deve ser bem planejada. Desta forma, esto abaixo elencadas algumas dificuldades em uma implementao de BI de acordo com Primak (2008, p. 95): - Dados operacionais esto dispersos, e muitas vezes incoerentes com a organizao; - Deficincia dos sistemas operacionais utilizados pelas organizaes, que no armazenam dados teis para futura tomada de deciso; - A organizao no reconhece as necessidades de informaes, e s reconhece quando muitas vezes tarde demais; - A falta de conhecimento dos gestores pode deixar um projeto de BI sem utilidade prtica; - Necessidade de uma boa inter-relao entre a rea de negcio com a equipe de tecnologia da informao; - As ferramentas tcnicas operacionais da atualidade so dispersas e ineficientes, e necessitam de uma reconstruo para serem utilizadas para o BI; - A obteno de informaes de diversas fontes externas feita de uma maneira que a relao custo benefcio pode no ser favorvel;

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Sobre o autor Ricardo Adriano Antonelli Acadmico do Curso de Cincias Contbeis - UTFPR ricardoaantonelli@yahoo.com.br Revista TECAP - Nmero 03 - Ano 3 - Volume 3 - 2009 anual

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