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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE EDUCACIN ESPECIALIZADA IUNE ORGANIZACIN EMPRESARIAL MARACAIBO ESTADO ZULIA

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL LABORATORIO DE MICROSCOPA ELECTRNICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE CORROSIN DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA (CEC LUZ).
Trabajo de grado para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en: Organizacin Empresarial Autora: LUQUE, Moraima C.I.: V-5.851.623

Tutor de Contenido: Lcdo. Jos Villasmil Tutor Metodolgico: MSc. Manuel Urdaneta Diciembre, 2008
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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE EDUCACIN ESPECIALIZADA IUNE ORGANIZACIN EMPRESARIAL MARACAIBO ESTADO ZULIA

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL LABORATORIO DE MICROSCOPA ELECTRNICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE CORROSIN DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA (CEC LUZ).

Autora: LUQUE, Moraima C.I.: V-5.851.623

Diciembre, 2008
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VEREDICTO

Quien(es) suscribe(mos), en nuestra condicin de Jurados de Trabajo Especial de Grado, ____________________________________________, C.I ___________________________, C.I __________________________, C.I ___________________________; designados por el Instituto Universitario de Educacin Especializada (IUNE) para evaluar el proyecto final por la Br. Moraima Siberia Luque Snchez, C.I. 5.851.623, titulado, LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL LABORATORIO DE MICROSCOPA ELECTRNICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE CORROSIN DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA (CECLUZ), con una calificacin de: __________________________, para el cumplimiento de los requisitos exigidos para obtener el ttulo de Tcnico Superior Universitario en Organizacin Empresarial. Maracaibo, ___________de Diciembre de 2008.

______________ Jurado C.I.

______________ Jurado C.I.

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______________ Jurado C.I.

______________ Jurado C.I.

DEDICATORIA

A DIOS, por ser la luz que me ilumina el camino para seguir adelante y darme la oportunidad de culminar con xito esta gran meta. A mi MADRE, quien con su comprensin y amor incalculable, siempre ha anhelado verme concluir una mas de mis metas. A mis adorados hijos, BEISSY, ALEJANDRO, CARLOS y COORY, quienes son la luz de mi vida y mi ms grande motivo. A mis Hermanas, COORY y BESSY, por brindarme siempre su apoyo incondicional en todos los momentos de mi vida. A toda mi FAMILIA y AMIGOS, por la alegra que expresan cuando comparto mis satisfacciones.

Dios los Bendiga! Moraima

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AGRADECIMIENTO

A los Profesores JOS VILLASMIL y MANUEL URDANETA, por su valiosa e incondicional ayuda, cooperacin, estmulo y dedicacin durante la realizacin de esta investigacin. Al PERSONAL DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE CORROSIN DE LUZ, por su apoyo incondicional, colaboracin e informacin suministrada para la realizacin de este trabajo. A la ING. LISETHE COVA, por su colaboracin y apoyo incondicional. A mis AMIGAS y COMPAERAS de estudio, JANETH, MARY RUTH y NORIS, con quienes a lo largo de estos dos ltimos aos compart momentos preciados. A todas aquellas personas que de una u otra manera contribuyeron en la realizacin de este trabajo.

Gracias!

Moraima
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NDICE GENERAL

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL LABORATORIO DE MICROSCOPA ELECTRNICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE CORROSIN DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA (CEC LUZ)......................II VEREDICTO..................................................................................................IV DEDICATORIA...............................................................................................V AGRADECIMIENTO......................................................................................VI RESUMEN.....................................................................................................IX PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................XIII FORMULACIN DEL PROBLEMA..............................................................15 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.........................................................16
OBJETIVOS ESPECFICOS.................................................................................................16

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN..................................................17 DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN....................................................18 SISTEMA DE VARIABLES...........................................................................61 VALIDACIN Y CONFIABILIDAD................................................................71 TABULACIN DE DATOS............................................................................71

NDICE DE TABLAS TABLA 1. Operacionalizacin de las variables..52 TABLA 2. Indicador Procedimientos Administrativos64 TABLA 3. Indicador Procedimientos Operacionales.65 TABLA 4. Indicador Anlisis/Ensayos..68
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TABLA 5. Indicador Seguridad e Higiene Industrial..70 TABLA 6. Indicador Materiales, Equipos y Herramientas....71 TABLA 7. Indicador Instrucciones de Trabajo por Procedimientos....73

INDICE DE GRFICAS GRFICA 1. Indicador Procedimientos Administrativos. tem No. 1..64 GRFICA 2. Indicador Procedimientos Administrativos. tem No. 2..64 GRFICA 3. Indicador Procedimientos Administrativos. tem No. 3..64 GRFICA 4. Indicador Procedimientos Operacionales. tem No. 4..66 GRFICA 5. Indicador Procedimientos Operacionales. tem No. 5..66
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GRFICA 6. Indicador Procedimientos Operacionales. tem No. 6..66 GRFICA 7. Indicador Procedimientos Operacionales. tem No. 7..66 GRFICA 8. Indicador Anlisis/Ensayos. tem No. 8...69 GRFICA 9. Indicador Anlisis/Ensayos. tem No. 9...69 GRFICA 10. Indicador Seguridad e Higiene Industrial. tem No. 1070 GRFICA 11. Indicador Seguridad e Higiene Industrial. tem No. 1170 GRFICA 12. Indicador Seguridad e Higiene Industrial. tem No. 1270 GRFICA 13. Indicador Materiales, Equipos y Herramientas. tem No. 13...72 GRFICA 14. Indicador Materiales, Equipos y Herramientas. tem No. 14...72 GRFICA 15. Indicador Materiales, Equipos y Herramientas. tem No. 15...72 GRFICA 16. Indicador Manual. tem No. 16.73 GRFICA 17. Indicador Manual. tem No. 17.73

LUQUE, Moraima. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL LABORATORIO DE MICROSCOPA ELECTRNICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE CORROSIN DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA (CECLUZ). Instituto Universitario de Educacin Especializada (IUNE). Organizacin Empresarial. Maracaibo, Estado Zulia. 2008.

RESUMEN

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El desarrollo de esta investigacin abord los aspectos administrativos y operacionales que se ejecutan en el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), orientado hacia la bsqueda de informacin terica y prctica para identificar el problema, siendo el objetivo principal de la investigacin proponer los lineamientos generales para la elaboracin de un manual de normas y procedimientos que se ejecutan dentro del laboratorio. La investigacin fue de tipo descriptiva y aplicada, mientras que el diseo de la investigacin se enmarc dentro de una metodologa no experimental y transversal, empleando tcnicas de recoleccin de datos mediante encuestas tipo cuestionario, y la muestra fue de tipo censo poblacional, conformada por quince (15) personas que laboran dentro de la organizacin. Se registr la informacin obtenida en hojas de clculo de Excel y fue procesada mediante el uso de tcnicas de anlisis matemtico de carcter estadstico, llegando a la conclusin de que la institucin no cuenta con la estandarizacin de los procesos que se requieren para mejorar su metodologa de trabajo y el desempeo de sus funciones. Como resultado se presentan los lineamientos generales para el diseo y elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos que le permita a la unidad contar con un instrumento con la informacin bsica del funcionamiento de la misma. PALABRAS CLAVE: Manual, Procedimientos Administrativos,

Procedimientos Operacionales, Laboratorio, Lineamientos. INTRODUCCIN Los procesos organizativos han sido y son tratados de diversas maneras ya que cada organizacin coloca mayor o menor nfasis en uno o varios de ellos, debido a las actividades que las mismas involucran. Este hecho y hasta el mas reservado de la ciencias administrativas establece una visin clara de los objetivos propuestos por la organizacin

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con respecto al anlisis sistemtico e independiente de las operaciones, representando la interrelacin existente entre el conjunto de tareas bsicas para lograr as una comprensin absoluta y totalitaria de las operaciones funcionales de una unidad de trabajo. Lo sealado sugiere que en toda institucin debe existir un manual de normas y procedimientos donde se explique la aplicacin y uso adecuado de las actividades, el cual significa obtener resultados precisos y claros en la bsqueda de cualquier dato o informacin requerida, lo que permite a sus directivos y empleados identificarse plenamente con las actividades que esta realiza u ofrece, por otra parte posibilita el contar con la informacin relevante al momento de la toma de decisiones que afectan al directo funcionamiento de la organizacin. Esta investigacin ayuda a dicho funcionamiento ya que ofrece un estudio aplicado directamente a al el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), de manera tal de contribuir con el funcionamiento de la institucin y en especial del Laboratorio. A continuacin se presentan V Captulos los cuales se desarrollaron de la siguiente manera: Capitulo I: Se presenta la problemtica actual de la institucin, los objetivos establecidos, la justificacin, y delimitacin de la investigacin. Capitulo II: Se refiere al marco terico de la investigacin encontrndose en el los antecedentes y la fundamentacin terica que sustenta la misma, la definicin de trminos bsicos, el sistema de variables.
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Capitulo III: Consiste en el marco metodolgico, el cual esta conformado por tipo y diseo de la investigacin, poblacin, tcnicas e instrumento de la recoleccin de datos, validez del instrumento y metodologa estadstica. Capitulo IV: Refleja el anlisis, representacin grafica y discusin de los resultados a travs de los instrumentos utilizados. Capitulo V: Se presentan los lineamientos generales que se deben seguir para la elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos para el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ). Por ltimo, se presentan las conclusiones y recomendaciones de la investigacin.

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CAPTULO I EL PROBLEMA

CAPTULO I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema Una de las principales preocupaciones de la alta gerencia de

cualquier organizacin es lograr los objetivos planeados, como resultado de la coordinacin eficaz y eficiente de sus recursos humanos, materiales, financieros e intelectuales.
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En toda empresa grande o pequea, o en cualquiera de sus reas se manejan entornos que tienen diferentes niveles de actuacin. Desde el rea administrativa hasta aquellas donde se desarrolla o proporciona el producto o servicio, los procesos son enfocados a ser parte de una comunidad que tambin exige resultados que sean al menos igual a sus expectativas. Nuestro pas no est ajeno a esta problemtica, en el marco del perfeccionamiento empresarial es muy comn encontrar organizaciones que quieran afrontar este reto, tal es el caso del Centro de Estudios de Corrosin de LUZ (CEC-LUZ), que en busca de la eficiencia los resultados y de los niveles de competitividad necesarios en estos tiempos, se comienza una investigacin enfocada a lograr la acreditacin de sus laboratorios, a travs de la implementacin de controles, normas y procedimientos, que conlleven a minimizar o suprimir el riesgo en sus diversas manifestaciones incorporando los objetivos y tareas de seguridad a las funciones de cada rea y miembro de la organizacin segn su responsabilidad y esfera de competencia.

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El CEC-LUZ cuenta con cinco laboratorios dotados con tecnologa de punta, los cuales adems de satisfacer las necesidades en el rea de docencia, le permiten ejecutar proyectos de investigacin y extensin que involucran procesos analticos, tales como: anlisis fsicos qumicos, tcnicas electroqumicas, ensayos no destructivos, etc. No obstante, aun cuando todos estos procesos se realizan bajo Normas y Estndares pre-establecidos internacionalmente (ASTM, ASM, ACI, etc.), no ha incluido en su proceso declaraciones procedimientos herramientas. Para solventar esta situacin es necesario partir de una base slida de procedimientos que adems de garantizar la buena administracin de los recursos, la planificacin y proyeccin del servicio, le permitir al CEC-LUZ cumplir con los requisitos establecidos en las Normas ISO 9000:2000 e ISO IEC 17025:2005 (Organizacin de Estandarizacin Internacional), para la futura implementacin de un Sistemas de Gestin de la Calidad y consecuentemente la acreditacin de sus laboratorios. Para ello y para efectos de la presente investigacin, se elaborar El Manual de Normas y Procedimientos para el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), como b ase para futuros lineamientos para los otros 4 laboratorios. Formulacin del Problema Se cumplen efectivamente los procedimientos en el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ)? documentadas e instrucciones) (polticas, sistemas, programas, para la realizacin de los diferentes

anlisis, ensayos y/o evaluaciones; uso correcto de los diferentes equipos y/o

Es necesario elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ)?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN Objetivo General Proponer los Lineamientos Generales para Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ). Objetivos Especficos Diagnosticar el estado actual del Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ). Identificar los procesos que se aplican en el Laboratorio de Microscopa Electrnica Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ). Proponer lineamientos para realizar los procesos dentro del

Laboratorio de Microscopa Electrnica Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ).

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

En el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), especializacin Anlisis de Falla en se desarrollan Industriales. actividades de docencia, investigacin y extensin, siendo su rea de Componentes Adicionalmente, en l se desarrollan gran porcentaje de los anlisis experimentales de los proyectos de investigacin y extensin ejecutados en el CEC-LUZ, cuyos resultados son fundamentales para el diagnstico de problemas puntuales en el rea de corrosin. An cuando est dotado con equipos de tecnologa de punta y personal altamente capacitado para la ejecucin de: anlisis y ensayos de tensin, resistencia mecnica y dureza de materiales, estudios metalogrficos (preparacin y observacin de muestras), anlisis qumico elemental, anlisis morfolgicos, etc., bajo Normas y Estndares preestablecidos internacionalmente (ASTM, ASM) especficos para cada uno de los ensayos, no cuenta con informacin documentada que precise y oriente el orden fundamental que debe regirse para la prestacin del servicio, indiferente sea la naturaleza de su origen (docencia, investigacin y/o extensin); el uso correcto de los diferentes equipos y/o herramientas; y asignacin de responsabilidades base fundamental para garantizar la buena administracin de los recursos, y la planificacin y proyeccin del servicio. Un Manual de Normas y procedimientos permitir dar a conocer objetivos, polticas, funciones, estructuras, tcnicas, sistemas y mtodos para el desarrollo propio de los procesos del mismo. En este sentido, el Manual de Normas y Procedimientos en el Laboratorio de Microscopa Electrnica Del

CEC-LUZ, propone la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien lo realizara, que actividad desempeara y la justificacin de todos y cada uno de ellos, convirtindose en una gua para el personal responsable de realizarla.

DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN La investigacin se desarrollar en el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), ubicado en la Av. Universidad, Ciudad Universitaria de LUZ, Edif. Profa. Oladis T. de Rincn, al lado de la Escuela de Qumica y Petrleo, Maracaibo, Estado Zulia. El perodo de duracin de esta investigacin estar comprendido entre el 22 de Septiembre y el 15 de Noviembre de 2008.

CAPTULO II MARCO TERICO

CAPTULO II MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin La generacin de informacin que permita una mejor comprensin terica de los procesos administrativos, es una necesidad en la mayora de las Dependencias, Centros e Institutos de la Universidad del Zulia. La revisin bibliogrfica realizada permiti identificar, algunos trabajos de grado que estudiaron temticas similares a la presentada en esta investigacin, entre las cuales se pueden sealar los siguientes: Fernndez y Fuenmayor (LUZ, 2005), plantean la necesidad de

documentar los procedimientos administrativos y la elaboracin de una gua o manual que sirva de gua para promover y garantizar la optimizacin de los procesos en la Facultad de Ingeniera de LUZ. Para ello, realizaron un anlisis de los reglamentos, normas, polticas y procedimientos establecidos, detectando que a pesar de que en LUZ existe la norma escrita, en muchas ocasiones los procedimientos se realizan por informacin oral, por costumbre o por el debe ser, sin referirse textualmente a la norma establecida, muchas veces por desconocimiento de su existencia. De igual forma en el CEC LUZ, se hace necesaria la elaboracin de un manual de procedimientos para garantizar el uso correcto de los recursos

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humanos, materiales y financieros en el desarrollo de sus actividades de docencia, investigacin y extensin. Gmez y Pirela (LUZ, 1997), analizaron bajo los lineamientos de las normas ISO 9000, fundamentadas en los conceptos y exigencias de estndar ISO 9001, como debe establecerse el punto de partida e la implantacin del sistema de calidad que permita documentar los procesos y mejorar su eficiencia para obtener una mayor productividad y lograr una reduccin en los costos. Partiendo de los principios ISO 9000 se estudiaron los posibles pasos a seguir para la documentacin de los procesos administrativos en la Facultad de Ingeniera de LUZ, mejorar la eficiencia y obtener una mayor productividad de manera que se pueda lograr una reduccin de los tiempos de procesamiento de informacin. En esta investigacin con el establecimiento de los lineamientos para la elaboracin del Manual de Normas y Procedimientos en el Laboratorio de Microscopa Electrnica, se comenzarn a fundamentar las bases para la futura implantacin de las Normas ISO en CEC-LUZ. Guevara y Rodrguez (LUZ, 1997), disearon un sistema de informacin adaptado a las necesidades del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), para el manejo control, desarrollo y planificacin de las actividades administrativas y cientficas que en l se realizan. Este sistema abarca formatos de descripcin de cargos para implantacin de un manual de descripcin de cargos; y los formatos para el control de identificacin y ubicacin de los equipos, materiales y reactivos, con la fin de establecer las bases para implementacin de un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos y el uso correcto de los materiales y equipos para la salvaguarda del personal, instalaciones y medio ambiente.

La investigacin realizada por Guevara y Rodrguez

puso de

manifiesto las fallas existentes en el CEC-LUZ, que si bien eran graves, era necesario atenderlas. Lamentablemente este sistema de informacin no fue puesto en prctica y con el crecimiento del CEC-LUZ, estas fallas han aumentado, por lo que se tomaron algunos de los parmetros establecidos en ella para aplicarlos a la documentacin de procedimientos propuestos en esta investigacin.

BASES TERICAS El proceso de documentacin de los procedimientos es una de las prcticas ms eficaces para transmitir conocimientos y experiencias; sin embargo, su existencia en la organizacin no garantiza la utilizacin de ese conocimiento. Es quizs, la solidez de un proceso lo que lo hace eficiente; el norte de un buen negocio o visin de una organizacin es el obtener rendimiento positivo en sus actividades. A continuacin se enunciarn una serie de teoras y conceptos que tienen relacin con la investigacin realizada. Teora Clsica de la Administracin Lzaro Tobn (http://intraremington.remington.edu.co, Pg. 108) Es un conjunto de ideas, normativamente orientadas, a la estructuracin de la organizacin. Esta teora se interesa por la planeacin, la estandarizacin, mejoramiento de la eficiencia laboral, y las reglas prcticas.

Fernndez y Snchez (1998, Pg. 108).La funcin administrativa consiste en prever, organizar, coordinar, controlar y dirigir lo que da lugar a las subfunciones de planificacin, organizacin, coordinacin, control y direccin. Chiavenato (2004, Pg.73): Organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los rganos encargados de la administracin y fijar sus atribuciones e interrelaciones. La Teora Clsica de la Administracin establece los elementos del proceso administrativo (planeacin, organizacin, direccin y control), sin cuya aplicacin la organizacin no tendra su objetivos para lo cual es o ser creada. Teora de la Administracin Cientfica Lzaro Tobn (http://intraremington.remington.edu.co, Pg. 108) Es la aplicacin de los mtodos cientficos de anlisis y resolucin de problemas, para los problemas de la administracin. Robbins y Coulter (2004, Pg. 28) Aplicacin del mtodo cientfico para determinar la mejor manera de hacer un trabajo. Chiavenato (2004, Pg.66): Se enfoca en la racionalizacin del trabajo operativo, en la estandarizacin y en el establecimiento de principios bsicos de organizacin racional del trabajo. razn de ser, es decir la conjugacin de todos sus elementos para la consecucin satisfactoria de los

Desde tiempos remotos el ser humano, con la finalidad de satisfacer sus necesidades y mejorar su calidad de vida, ha inventado e introducido herramientas en la produccin de bienes y servicios, siempre en busca de lograr un mayor rendimiento a menor costo y tiempo. La Teora Cientfica basada en los elementos del proceso administrativo busca pero de manera ms formal estos objetivos al aplicar en ste el mtodo cientfico en cada una de sus etapas. Teora General de Sistemas Lzaro Tobn (http://intraremington.remington.edu.co, Pg. 108): Incluye la integracin de conocimientos cientficos y se vincula con el desarrollo del funcionalismo en las ciencias sociales, en l se considera una organizacin como un sistema abierto interactuando continuamente con el entorno. Robbins y Coulter (2004, Pg. 158): La organizacin es un sistema abierto, en constante interaccin con el ambiente y los subsistemas que conforma la organizacin interactan entre s y con el ambiente. Chiavenato (2004, Pg. 428): Busca los principios unificadores capaces de interconectar los universos particulares de las ciencias, de forma que los progresos alcanzados en una ciencia puedan beneficiar a las dems. Una organizacin como tal, no es un ente aislado, vive en continua interrelacin tanto interna como con su entorno y tal cual ste cambia y se ajusta a las condiciones en el tiempo, la organizacin no debe permanecer esttica a ellos.

Teoras de la Calidad Las teoras de diversos autores han insistido en que la calidad puede y debe ser planificada siguiendo pautas, principios o programas, como la Triloga de la Calidad de Joseph M. Jurn o la Teora Cinco S de Kaizen. (http://www.e-deusto.com).
Triloga de la Calidad (Joseph

Jurn, 1986):

Esta triloga

incluye: Planificacin de la Calidad: Determina las necesidades de los clientes y desarrolla los productos y actividades idneos para satisfacer aquellas. Control de la Calidad: Evala el comportamiento real de la calidad, comparando los resultados obtenidos con los objetivos propuestos para, luego, actuar reduciendo las diferencias. Mejora de la Calidad: Establece un plan anual para la mejora continua con el objetivo de lograr un cambio ventajoso y permanente. Lo que hoy se da por admisible, maana ya no lo ser. Cinco S de Kaizen (Instituto Kaizen) Seiri (Disposicin Metdica): Establece la necesidad de distinguir entre lo necesario y lo prescindible. Todos los documentos, her5ramientas, equipos, stocks y cualesquiera otros recursos que sean prescindibles para el desarrollo del trabajo debern eliminarse.

Seito (Orden): Exige que todos los recursos empleados en el proceso deben encontrarse en su sitio asignado, de modo que sea localizado y empleado lo ms rpida y eficazmente. Seiso (Limpieza): Consiste en mantener todos los equipos y herramientas en un estado de conservacin ptimo, as como en limpiar y ordenar las reas de trabajo. Seiketsu (Documentar): Pretende desarrollar estndares y procedimientos en todas las tareas y actividades relacionadas con el proceso. Shitsuke (Disciplina): Debe asegurarse de que todo el personal que participa en el proceso comprende y emplea los estndares y procedimientos establecidos. En las ltimas dcadas, la calidad ha tomado vital importancia, sobre todo por la gran competitividad del mercado, sobre todo con el establecimiento de estndares a nivel internacional, como el ISO 9000. Es por ello que los enfoques de calidad resultan imprescindibles para todo administrador, empresario o ejecutivo. Proceso Administrativo Mnch y Garca (1990, Pg. 29) define que el proceso administrativo como el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales e efecta la administracin misma que se interrelacionan y forma un proceso integral.

Rodrguez Valencia (2006, Pg. 90): Todo organismo social, para cumplir sus objetivos, debe planear, organizar, obtener recursos, dirigir, controlar, coordinar, adems de sistematizar y racionalizar, con el fin de contribuir a la mxima satisfaccin de sus necesidades de subsistencia. Stoner (1996, Pg. 11): El proceso administrativo es la forma

sistemtica de planear, organizar, liderizar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos para lograr los objetivos organizacionales establecidos. Definicin de Manuales Gmez (1995 Cap. 9, Pg. 34) expresa un manual debe indicar todas las actividades que se hacen necesarias cumplir para que los procedimientos se ejecuten de forma adecuada empleando un libro con hojas removibles que permiten su actualizacin. Segn Lzaro (1997, Pg. 313) seala que los manuales son un medio de realidad. As mismo, Mnch y Garca (1996, Pg. 135) refiere que los manuales son documentos detallados donde viene incluido en forma ordenada y sistemtica informacin sobre la empresa. Actualmente, se puede afirmar que el manual indica las actividades para ser cumplidas por los miembros de la empresa y la forma de cmo esta puede ser analizada, ya sea conjunta o separadamente. Tiene como fin comunicacin dentro de la organizacin, por lo tanto deben cambiar tantas veces como los procesos lo hagan, para ajustarse a la

instruir a los miembros de la organizacin acerca de las funciones, normas, procedimientos, polticas, objetivos, etc.; a realizar en las tareas del cargo. Diseo y Elaboracin de los Manuales Gmez (1995 Cap. 9, Pg. 44) La elaboracin del manual implica un proceso de tareas programadas en distintas etapas, las cuales facilitan el trabajo del personal de la empresa. A la hora de disear y elaborar un manual se deben considerar las siguientes pautas: Objetivo a Cumplir: Es imprescindible una definicin clara de la necesidad que se pretende satisfacer, de lo cual derivan los procedimientos de diseos posteriores. Planificacin del Trabajo: Una vez conocidos los objetivos, se deber proceder a planificar las actividades de acuerdo con las caractersticas de la organizacin, debiendo para ello, definir claramente la calidad y cantidad de informacin a recoger, los colaboradores interactivos y otros recursos materiales. Obtencin de Informacin Necesaria: El xito del diseo que se haga, depender de la veracidad de los datos recogidos y de la forma como estos se obtengan. Los medios ms usuales de obtencin de datos, comprenden: Las entrevistas. La observacin directa. Anlisis de documentos. Los cuestionarios.

En la elaboracin del manual de normas y procedimientos elaborado por primera vez en la organizacin, es conveniente preparar un anteproyecto de las operaciones o procesos que pretenden instrumentar, con fines preventivos y de verificacin. Elaboracin: Consiste en la elaboracin tcnica del contenido. De esta etapa depender el xito de la aplicacin y utilizacin del manual. Deber tenerse en cuenta para los fines de su efectividad, los siguientes indicadores: Redaccin: La redaccin debe ser clara y sencilla, ya que permitir entender rpidamente la informacin que contiene el manual. Al escribir, se deber utilizar frases claras, el uso imprescindible de terminologa tcnica aplicar un tono formal al contenido, evitar las deducciones y las suposiciones, y uniformar el estilo de la presentacin. Diagramacin: Una vez definido el objetivo de manual, se hace necesario: a.- Distinguir lgicamente el contenido por captulos. b.- Disponer coherentemente los temas dentro de los captulos. Para poder lograrlo, es importante que cada tema pueda ser fcilmente identificado, que exista una secuencia ordenada de los datos incluidos, una buena codificacin y que la visualizacin de la informacin sea inmediata. c.- Prever la facilidad de realizar modificaciones en su contenido a travs de inserciones y eliminaciones de algunos de sus trucos o temas.

Estas

hojas

pueden

contener

elementos

estndares

en

sus

encabezamientos prediseados tales como: 1. Membrete de la organizacin

2. Titulo del manual 3. Cuadros a ser llenados en forma literal o codificada

4. Captulo 5. Seccin 6. Tema 7. Fecha de aprobacin 8. Fecha de vigencia

9. Fecha de revisin

10. Capitulo, tema que se reemplaza El llenado de la hoja deber tomar en cuenta el margen a los fines de prever las siguientes situaciones: Margen Izquierdo: Debe ser lo suficientemente amplio para permitir la fcil perforacin y cmoda lectura, dejando un espacio de 2,5 cm. Margen Derecho: Se le deber asignar el espacio necesario para equilibrar estticamente el izquierdo y evitar el desgaste del manejo y el dao sobre el escrito, aproximadamente 1,5 cm.

Margen Superior: Se deber dejar un espacio que evite el deterioro por el manejo y el desgaste del contenido escrito, el espacio a dejar aproximadamente es de 1,5 cm. Formato: La medida recomendada en el formato del manual es de 18 cm. por 15 cm.; lo que posibilitara la utilizacin de materiales normalizados, as como su manipulacin y archivos. Codificacin: A los fines de una ubicacin rpida de los datos contenidos en el manual, tales como captulos, secciones, anexos entre otros, es necesaria la codificacin en cada una de ellos. Existen tres tipos de codificacin: alfabtico, numrico y alfanumrico. En la codificacin se deben considerar aspectos tales como: la individualizacin de los temas, la identificacin de las hojas correspondientes a cada tema, dividir el contenido del manual en captulos, asignar a cada captulo un nmero identificado y nico, subdividir cada captulo en secciones, asignar a cada seccin un nmero identificativo, que se colocar a la derecha del que individualizara al captulo, separado por un guin. La impresin del manual merece gran atencin, su tipo depender de los costos y la calidad esperada. A los fines de tomar una decisin acerca del mtodo, se deber tomar en cuenta los siguientes aspectos: hojas movibles. En cuanto a los elementos bsicos que todo manual debe considerar en su estructura, se tienen: Contenido: Es el enunciado de las distintas partes que contiene el manual en las secuencias en que estn presentados.

ndice Numrico: Comprende la identificacin numrica y la descripcin detallada de las secciones y los captulos que comprende el manual, con la especificacin de nmero de la pgina a los fines de facilitar la localizacin de la informacin contenida. Introduccin: Es la presentacin del manual explicando su propsito, las razones que condujeron a la organizacin o a la unidad promotora a su diseo y la ayuda que se espera ofrecer al personal responsable de su situacin, aplicacin y provecho. Instrucciones: Son las indicaciones detalladas que se deben observar para el manejo ptimo del contenido del manual, relacionan su estructura, disposicin y fundamentos segn los captulos o secciones en que se divide el contenido. Cuerpo Principal: Constituye la parte fundamental del manual. En esta seccin se describe el contenido tcnico que motiv la creacin misma del instrumento como tal. Glosario: Es la presentacin de la terminologa comn y tcnico utilizado en el contenido del manual, cuyo significado puede resultar desconocido para los usuarios. Apndice: Seccin donde se incluyen los formularios, ilustraciones y grficos tiles para el usuario en la interpretacin del contenido del cuerpo principal.

Rodrguez Valencia (2002, Cap. 3, Pg. 70) No existe un modelo establecido para elaborar un manual, pues existen variaciones sustanciales, de acuerdo con criterios especficos. Etapa de Planeacin: Para establecer un programa de trabajo es necesario hacer un estudio preliminar que permita: El conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar. El conocimiento de la situacin efectiva de la empresa y, en particular de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organizacin, etc. Una planeacin slidamente basada en estos dos puntos permite determinar con cierta facilidad lo que se deber hacer en el futuro, y quin, cundo, dnde y cmo deber hacerlo. El siguiente paso en la planeacin ser, el programa de trabajo, en este punto se debe contar con las estimaciones de tiempo para la recoleccin de informacin, redaccin y elaboracin de grficas, revisin, impresin y todos los dems aspectos de la elaboracin. El paso final en la planeacin del manual es el presupuesto, pero no existen lineamientos generales que indiquen cmo presupuestar esa elaboracin. Recopilacin de la Informacin: Simultneamente a la elaboracin del programa de trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, entre las principales se encuentran:

Investigacin documental: Consiste en seleccionar y analizar los documentos que contienen datos importantes relacionados con la estructura orgnica, procedimientos o trmites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas, manuales anteriores y todos aquellos que contengan informacin relevante. Observacin: Examinar visualmente las actividades especficas que realiza una persona y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigacin documental. Cuestionario: Tiene por objeto describir hechos y opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. Para ello se disean una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta. Entrevista: Se refiere a obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa y precisa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Procesamiento de la Informacin: Despus de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lgica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Anlisis de la informacin: con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Qu trabajo se hace?, Para

qu se hace?, Quin lo hace?, Cmo se hace?, Con que se hace?, Cundo se hace?, por qu se hace?. Redaccin: Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas. Elaboracin de Grficas: deber hacerse empleando las ms sencillas y conocidas en el medio, uniformando su presentacin a fin de facilitar la comprensin de los mismos. Las representaciones grficas ms comunes son: Organigramas. Diagramas de flujo, y Cuadros de distribucin. Revisin y aprobacin: Ya elaborado el proyecto y para poder facilitar la implantacin del manual se har una revisin conjunta con los jefes de las reas afectadas para su correccin o aumento de alguna operacin poltica, funcin, etc., que no se hubiera tomado en cuenta. Terminado el proyecto del manual por el rgano responsable, es recomendable que sea autorizado por las partes que intervienen. Una vez aprobado el manual se disear en definitiva el formato, tomando en cuenta un lenguaje claro y sencillo: El texto debe ser redactado del modo ms claro posible.

 Debe usarse un lenguaje al alcance de todos. Debe redactarse en forma positiva ms que negativa o de prohibicin. Tipografa: Esta puede ser la de mquina de escribir, computadoras, o en imprenta. Disposicin del Material: Un manual slo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables. No debe estar sobrecargado de elementos superfluos que reduzcan considerablemente su valor operativo: ndice: Es una lista de los apartados en un manual. Es decir, es un esquema al que le pueden aadir nmeros o letras del alfabeto como referencia. Introduccin: Este apartado debe incluir una breve introduccin al manual. Su propsito es explicar al usuario qu es el documento, cul es el objetivo que se pretende cumplir a travs de l, cul ser su alcance, cmo se debe usar este manual y cundo se harn las revisiones y actualizaciones. Organigrama: En este apartado se representar grficamente la estructura orgnica. Debe indicar aspectos como: sistemas de organizacin, tipo de departamentalizacin, tipo de la centralizacin y descentralizacin; relacin entre personal con autoridad de lneas y asesora. Grficas: En este apartado se representan los procedimientos de manera grfica, siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o los materiales.

Estructura Procedimental: En este apartado se debern presentar por escrito, de manera narrativa y secuencial, cada uno de los pasos que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, con qu, dnde y en qu tiempo se llevan a cabo, e indicando las unidades administrativas responsables de su ejecucin. Formas: Son un apoyo en el que se pueden recoger, de manera sistemtica y coordinada, datos e informacin. En la descripcin de las operaciones que impliquen la utilizacin de formas deben hacerse referencias precisas de sas, utilizando para ello nmeros indicadores. Para un manejo apropiado de las formas su diseo debe seguir una secuencia lgica: Identificacion Instrucciones Introduccin Cuerpo Conclusin Instructivo: Todo manual debe tener un apartado que contenga

instrucciones para llenar una forma. De acuerdo con la decision y las necesidades del manual, pueden ir las polticas de organizacin relacionadas con aspectos fundamentales de la direccin, tales como: planeacin, comunicaciones, control, desarrollo del personal directivo.

Preparacin del Manual: Al preparar el manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminologa como en la presentacion de la informacin, con el fin de mantener un sentido de continuidad y de unidad. El formato de los manuales puede presentar diversas caractersticas que dependen de la finalidad que stos persigan, as como del tipo de material que contengan. El mtodo de numeracion para la organizacin del manual puede ser de numrico o alfanumrico. Despus de seleccionar el formato se elige el mtodo de numeracion de pginas: numeracin consecutiva de pginas, numeracion de pginas por secciones, o numeracion de pginas por documentos. Distribucin, Control e Implantacin: Es necesario conocer por anticipado quines estarn directamente involucrados con el manual para poder organizar convenientemente la distribucin y facilitar el control de quienes han recibido el ejemplar que le corresponde. La implantacin debe ser lo ms acertada posible para poder corregir oportunamente los errores observados durante el proceso de implantacin, estar acorde con el caso y necesidades especficas del organismo social. Revisin y Modificacin: Considerando que las operaciones de un organismo social van en aumento progresivo, transformndose en una acumulacin de trmites, es necesario observar la dinmica de los manuales revisndolos y actualizndolos constantemente. Tipos de Manuales

Rodrguez Valencia (2002, Cap. 3, Pg. 60): Los organismos (pblicos y privados) necesitan elabora manuales diferentes. El tipo de manual que se elaborar se determina dependiendo del propsito que se desea lograr. A) Por su contenido: Manual de Historia: Proporciona informacin histrica sobre el organismo. Manual de Organizacin: Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. Manual de Polticas: Describen en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Manual de Procedimientos: Expresa en forma analtica los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Manual de Contenido Mltiple: En l se combinan dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. B) Por funcin especfica: Manual de Produccin: Dicta las instrucciones necesarias para coordinar el proceso de fabricacin. Manual de Compras: Define las actividades que se relacionan con las compras.

Manual de Ventas: Seala los aspectos esenciales del trabajo de ventas (polticas, procedimientos, controles, etc.). Manual de Finanzas: Determina las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin. Manual de Contabilidad: Seala los principios y tcnicas de la contabilidad que se debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Manual de Crdito y Cobranzas: Determinacin por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad (operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de cuentas por cobrar, etc.). Manual de Personal: Contiene aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos, polticas de personal, etc. Manual Tcnico: Contiene los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular. Hernndez Orozco (1996, Pg. 138): Existen variedad de clases de manuales administrativos y tcnicos. Sin embargo los ms usados son los siguientes:

Manual de Organizacin y Funciones: Renen informacin clasificada y validada sobre la naturaleza y fines de una organizacin.

Manual de Procedimientos y Operaciones: Rene informacin clasificada y validada sobre la naturaleza y fines de una serie de procedimientos de operaciones de la organizacin. Manual de Puestos: Rene informacin clasificada y validada sobre todas las clases, naturaleza, objetivos, funciones y requisitos de cada uno de los cargos de la organizacin. Manual de Polticas: Rene informacin clasificada y validada sobre el conjunto de polticas institucionales ms relevantes, que tengan mayor plazo de vigencia. Manual de Normas: Rene informacin clasificada y validada sobre un conjunto de leyes, normas e instructivos de aplicacin institucional. Manual Tcnico: Es aquel que rene informacin clasificada y validada sobre la operacin o estructura de un determinado equipo y sobre su mantenimiento. Los Manuales de Procedimientos Como instructivos referidos a las actividades ejecutadas por la organizacin, los manuales de procedimientos, segn Lzzaro (1997, Pg. 330) son instrumentos directivos de las etapas de secuencias adecuadas para llevar a la prctica las tareas de las diferentes reas de trabajo por los

canales apropiados a los intereses y resultados esperados por el sistema productivo al cual conforman. En esencia, los manuales de procedimiento, como todo manual administrativo, representa un medio de comunicar las fases operativas y los procesos desarrollados por los sistemas de la organizacin, de acuerdo a su contexto productivo. Segn Rodrguez Valencia (2002, Pg.100), son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigna, en forma metdica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una unidad administrativa. As mismo, indica Rodrguez Valencia, en el manual de procedimientos se describen los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participacin. Por consiguiente, el manual de normas y procedimientos es un documento que contiene los procedimientos a seguir en la ejecucin de una funcin o en la prestacin de un servicio, a partir de la descripcin del conjunto de operaciones o de actividades en una unidad administrativa. El trabajo de desarrollo de estos manuales se considera como el de carcter informador al personal clave de operacin, as como el de contar con medios de apoyos escritos, accesibles y permanentes para la consulta laboral, destacando adems, caractersticas tales como su legibilidad, sencillez flexibilidad. Requisitos de un Manual de Procedimientos Gmez (1995, Cap. 9, Pg. 35) seala los requisitos siguientes:

Se debe codificar cada uno de sus prrafos, para as llevar la continuidad de los procedimientos. Se utilizarn frases cortas y palabras de uso corriente, facilitando el buen entendimiento del usuario. La redaccin se debe realizar en voz activa, ya que permite una clara diferenciacin de las actividades a realizar. Debe preferirse el sentido positivo de la frase, utilizando siempre oraciones declarativas. Que cada prrafo seale una idea independiente, para que el usuario se ubique en la actividad a cumplir. No se debe utilizar abreviatura, para que el usuario comprenda con mayor facilidad. Rodrguez Valencia (2002, cap. 5, pg. 103) seala los siguientes requisitos: Slo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables. Codificar los distintos pasos para facilitar su comprensin e identificacin. El vocabulario utilizado debe ser claro, sencillo, preciso y

comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas.

Ventajas de los Manuales de Procedimientos Lzzaro (1997, Pg. 300) menciona las siguientes ventajas: Son una fuente permanente de informacin general para la organizacin sirviendo de apoyo a todas las actividades. Ahorro del tiempo a travs de la comunicacin escrita, para minimizar el esfuerzo y costo. Permite la normalizacin de cada una de las actividades logrando cumplir lo establecido. Facilita la continuidad de los procedimientos y la coherencia de los mismos, para as obtener una relacin de todas las actividades que se llevan a cabo. Permite emplear una terminologa bsica y sencilla, para facilitar la estructura del mismo. Incrementa la efectividad de las actividades, aumentando as la productividad. Gua el trabajo de manera eficiente y permite consultas, sirviendo de orientacin para el cumplimiento de las tareas. Permite que los trabajadores asuman responsabilidades; indicando a cada trabajador una actividad especifica.

Para Rodrguez Valencia (2002, Pg. 101,102) los manuales de procedimientos, son medios valiosos para la comunicacin que permite registrar y tramitar la informacin, respecto a la organizacin y operacin de un organismo social. Como instrumentos administrativos que apoyan el quehacer institucional, se consideran elementos bsicos para la coordinacin, direccin y control administrativo, ya que facilitan la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la organizacin. Entre sus ventajas indica lo siguiente: Presentan una visin integral de cmo opera la organizacin. Precisa la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. Precisa la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo. Describe grficamente los flujos de las operaciones. Sirve como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso, con el fin de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica. Propicia el mayor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. L.F. Daz (2005, pg.4) seala las siguientes ventajas: Aportan un marco de referencia uniforme que contribuye a eliminar la confusin, la incertidumbre y la duplicacin.

Disminuyen la necesidad y la frecuencia de la supervisin. Contribuyen a reducir el tiempo y otros recursos dedicados a la bsqueda de informacin. Sirven de base para el adiestramiento y la formacin en servicio. Evitan el uso de procedimientos incorrectos y facilitan la revisin y produccin de nuevos procedimientos. Contribuyen al control de cumplimiento de las rutinas y evitan su alteracin arbitraria. Limitaciones de los Manuales de Procedimientos Lzzaro (1997, Pg. 338) encuentra los siguientes factores limitantes: Es una herramienta, pero no una solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentar; ya que el manual representa una gua de orientacin. El costo de confeccin y revisin puede ser alto, debido a la complejidad de su contenido. Si no se actualiza permanentemente pierde vigencia con rapidez; recalcando constantemente. que las organizaciones van evolucionando

Una redaccin mala o diferente puede hacer muy engorroso su uso, porque obstaculiza el cumplimiento de las tareas. Rodrguez Valencia (2002, Pg. 58) seala: Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto. Si no se les actualiza peridicamente, pierden efectividad. Se limitan a los aspectos formales de la organizacin y dejan de lado los informales. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles pueden volverse complicados. L.F. Daz (2005, pg.4) seala las siguientes limitaciones: No son la solucin definitiva ni la panacea en la administracin. Es difcil mantenerlos al da. No registran las relaciones informales que tambin contribuyen a la administracin. No tienen todas las soluciones para las diversas situaciones que pueden presentarse o plantearse.

Demandan un esfuerzo importante para que la presentacin sea clara, sencilla e inequvoca.

Distribucin de los Manuales de Procedimientos Lzzaro (1997, Pg. 335). Los manuales de procedimientos invariablemente se reparten sobre una base de seleccin, debido al volumen de procedimientos escritos que se involucran. Toda persona o departamento recibir un ejemplar, que su contenido est relacionado con sus actividades; adems es recomendable que sea accesible a toda persona que lo solicite, para aclarar cualquier inquietud en cuanto al cumplimiento de sus actividades Rodrguez Valencia (2004, pg. 252) La responsabilidad de su distribucin debe quedar asignada a la unidad de sistemas y procedimientos, o a un rgano particular y deber llevarse un registro de los poseedores de manuales. Definicin de Normas Dessler (1995, Pg. 228) define que las normas son reglas convenidas mediante las cuales el grupo debe obedecer.

Igualmente Lzzaro (1997, Pg. 201) seala que una norma es la medida de realizacin a la que debera llegarse a una actividad bajo mtodos y condiciones especficas. Por consiguiente, nos referimos a una norma como una gua que se debe cumplir, porque proporciona una base para medir la ejecucin y compararla con un punto de referencia meta; dado que ha establecido los lineamientos generales se evitarn muchos contratiempos y se proseguir llegar a una completa estimacin de mediciones a travs de normas. Definicin de Flujogramas Gmez Cejas (1997, Pg. 96) es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Chiavenato (1993, Pg. 66) es una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin. Rodrguez Valencia (2004, Pg. 219), representan en forma simblica o pictrica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o los materiales. Muestran las unidades administrativas, o los puestos que intervienen para cada operacin descrita y pueden indicar, adems, el equipo que se utilice en cada caso. Importancia de los Flujogramas

Gmez Cejas (1997, Pg. 96) es importante ya que ayuda a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo y sistemas. Chiavenato (1993, Pg. 66) es importante en toda organizacin y departamento, ya que permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. Rodrguez Valencia (2004, Pg. 219), El mtodo de diagramas de flujo es la herramienta ms eficiente para llevar a cabo el anlisis de procedimiento. Las grficas muestran claramente el proceso existente, proveen un mtodo fcil de localizar zonas deficientes o pasos en que se podran introducir mejoras. Tipos de Flujogramas Gmez Cejas (1997, Pg. 97) A) Segn su forma: Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito.

Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente representativos.
B)

Por su propsito:

De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribucin de mltiples copias de formas a un nmero de individuos diferentes o a unidades de la organizacin. Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al proceso de progresin horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organizacin o a los individuos.

De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato vertical. De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical. Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observacin complementaria. Se usa formato vertical. De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectnico. Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace). y el puesto o departamento que las ejecutan. El trmino labor incluyendo toda clase de

Se usa el formato panormico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

Segn Chiavenato (1993, Pg. 67) existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo: Diagrama de flujo vertical: Tambin denominado grfico de anlisis del proceso. Es un grfico en donde existen columnas verticales y lneas horizontales. En la columnas verticales estn los smbolos o convencionales (de operacin, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina, el espacio recorrido para la ejecucin y le tiempo invertido. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente til para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitacin del personal y para racionalizar el trabajo.

Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revs de la secuencia que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos smbolos y convenciones que el vertical. El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribucin de las tareas para una posible racionalizacin o redistribucin del trabajo.

Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a travs de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre s. Utiliza una simbologa mucho ms rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a lneas y columnas preestablecidas en el grfico. Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas. Segn Rodrguez Valencia (2004, Pg. 219), existen cuatro tipos de flujogramas: Diagramas de Bloque: Representa simblicamente un procedimiento, a base de bloques con especificaciones precisas y que representan la secuencia lgica de un procedimiento. Diagrama Vertical: Muestra en una sola unidad orgnica los puestos que intervienen para cada operacin descrita. Diagrama cada caso. Diagrama Arquitectnico: sirve para representar, de manera objetiva, el movimiento o flujo de personal, formas materiales, a travs del espacio y en las reas fsicas en que se realiza el trabajo. con Siluetas Representativas: Muestra las unidades

administrativas, las operacionales, y adems, el equipo que se utiliza en

BASES LEGALES Las bases legales son un conjunto de disposiciones, leyes y reglamentos a los que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encomendada. Existen polticas, normas y procedimientos establecidos por los organismos pertinentes, que deben ser observados en el establecimiento, implantacin, funcionamiento y evaluacin de sus sistemas y mecanismos de control. La poltica interna es la gua general de accin expresada, adop0tada y seguida por las entidades, que le permite realizar sus actividades dentro de los lmites que enmarcan los planes y programas de la institucin y obteniendo en ellas economa y efectividad, en concordancia con las normas de control. Adems se utilizarn otras leyes y reglamentos como son:

Ley de Universidades Gacetas Universitarias de la Universidad del Zulia Reglamentos de la Universidad del Zulia Reglamento del Centro de Estudios de Corrosin DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS

Esta seccin contiene las definiciones necesarias para la comprensin completa, uniforme e inequvoca del contenido de esta investigacin. Administracin: Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de una organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las metas establecidas (Stoner y Wankel 1989, Pg. 4). Anlisis de fallas: Consiste en analizar una condicin no deseada (falla) que hace que el elemento estructural no desempee una funcin para la cual existe.(http://www.uprm.edu/civil/circ/newsite/webresearchers/LuisGodoy/) Autorizacin: Es la forma de asegurar que slo se efectan operaciones y actos administrativos vlidos y de acuerdo con lo previsto por la direccin (http://www.cortedecuentas.gob.sv). Calidad: Es el conjunto de caractersticas de una entidad que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades establecidas o implcitas. Es el juzgamiento de una realidad frente a una referencia, seguida de evaluaciones sistemtica. Exige siempre un estndar de referencia y un indicador para verificar si este estndar fue alcanzado o no (Consultores Gerenciales Herrera Jaimes & Asociados, C.A.). Control: Significa que los administradores tratan de asegurarse que la direccin siga la lnea correcta en la obtencin de las metas (Stoner y Wankel 1989, Pg. 4).

Control de Gestin: Herramienta para mejorar la gestin a travs de monitoreo de las operaciones y control y reajuste de las desviaciones (Stoner y Wankel 1989, Pg. 4). Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de direccin y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administracin de los recursos financieros, materiales, fsicos y humanos (http://www.cortedecuentas.gob.sv). Corrosin: Ataque destructivo de un metal. Reaccin electroqumica con el medio. (Uhlig, 2000, pg. 1254) qumica o

Direccin: Describe como los administradores dirigen e influencian a sus subordinados, haciendo que stos efecten las tareas esenciales (Stoner y Wankel 1989, Pg. 4). Ensayo: Proceso experimental que nos que nos permite obtener datos, la intensidad de la proporcionales a ella. (http://

generalmente numricos, caracterstica ensayada,

indican

o valores

www2.ubu.es/caict/consarq/asigatconsarq/materiales) Ensayo destructivo: Todo ensayo en el que el material ensayado queda inutilizado para su utilizacin posterior. Generalmente todos los ensayos tendentes a conocer las resistencias mecnicas son destructivos. (http:// www2.ubu.es/caict/consarq/asigatconsarq/materiales) Ensayo no destructivo: Son aquellos en los que el material conserva

inalterados todos sus caracteres. En este apartado se incluyen los ensayos

de ultrasonidos o escleromtricos, las pruebas de carga sin rotura, entre otros. (http:// www2.ubu.es/caict/consarq/asigatconsarq/materiales/) Ensayo fsico: Todo examen tendente a conocer los caracteres de tipo fsico utilizando los conceptos y medios que proporciona la fsica. (http:// www2.ubu.es/caict/consarq/asigatconsarq/materiales/) Ensayo mecnico: Ensayo fsico tendente a determinar la capacidad del material para resistir traccin, un esfuerzo etc. o el de esfuerzo los necesario para (http:// romperlo. Estos ensayos nos permiten conocer la resistencia a la compresin, torsin, materiales. www2.ubu.es/caict/consarq/asigatconsarq/materiales/) Ensayo qumico: Todo examen tendente a conocer la composicin qumica cualitativa o cuantitativa frente a otros de los materiales as como su comportamiento o a agentes meteorizantes. (http:// materiales

www2.ubu.es/caict/consarq/asigatconsarq/materiales/) Estrategias: Es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de cursos de accin y asignacin de los recursos humanos para alcanzarlos (Koontz y Weihrich 1990, Pg. 123). tica: Es el conjunto de valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es correcto, lo cual pude ir ms all de lo que es legal. Representa el proceso que evala la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar e forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se orienta a la identificacin de controles

dbiles, insuficientes

o innecesarios

y promueve su reforzamiento.

(http://www.cortedecuentas.gob.sv).

Laboratorio: Lugar dotado de todo lo necesario para hacer experimentos mdicos o qumicos, o realizar investigaciones tcnicas o cientficas. (http://www. wordreference.com/definicion/laboratorio)

Manual de Normas y Procedimientos: Se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la informacin de la forma mas adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren. (Jailer Amaya Correa, 2004, Pg.3). Norma: Documento ordenador de una cierta actividad, elaborada

voluntariamente y con el consenso de las partes interesadas, que conteniendo especificaciones tcnicas extradas de la experiencia y los avances de la tecnologa, es de pblico conocimiento y que en razn de su conveniencia o necesidad se aplica. Deber ser un instrumento que aunque realizado a partir de una elaboracin terica, tenga una indudable aplicacin prctica y clara (Consultores Gerenciales Herrera Jaimes & Asociados, C.A.). Normas ASM: Como se usa en ASME (American Society of Mechanical Engineers) las normas aseguran un criterio uniforme y generalmente aceptado para disear, fabricar y probar una amplia seleccin de herramientas y sistemas mecnicos, procurando la intercambiabilidad de las piezas. ASME es una asociacin profesional, que adems ha generado un cdigo de diseo, construccin, inspeccin y pruebas para equipos. Este

cdigo tiene aceptacin mundial y es usado en todo el mundo. (http:// www.asme.org) Normas ASTM: Como se usa en ASTM (American Society for Testing and Materials), una norma es un documento que ha sido desarrollado y establecido dentro de los principios de consenso de la organizacin y que cumple los requisitos de los procedimiento s y regulaciones de ASTM. ASTM International es una de las organizaciones ms grandes del mundo para el desarrollo voluntario de normas, una fuente confiable de normas tcnicas para materiales, productos, sistemas, y servicios. (http:// www.astm.org) Normas ISO 9000: Son las directrices para seleccionar y utilizar las normas para el aseguramiento de la calidad, es decir, es la que permite seleccionar un modelo de aseguramiento de calidad Esta norma tcnica promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestin de la calidad, para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. (Grupo Schumex, pg. 1) Normas ISO 17025: Esta Norma Internacional establece los requisitos generales para la competencia en la realizacin de ensayos o de calibraciones, incluido el muestreo. Cubre los ensayos y las calibraciones que se realizan utilizando mtodos normalizados, mtodos no normalizados y mtodos desarrollados por el propio laboratorio. ( Error: Reference source not found5(ES), pg. 1) Normalizacin: Es toda actividad que aporta soluciones para aplicaciones repetitivas que se desarrollen, fundamentalmente en el mbito de la ciencia, la tecnologa y la economa, con el fin de conseguir una ordenacin optima

en un determinado contexto (Consultores Gerenciales Herrera Jaimes & Asociados, C.A.). Procedimientos: Serie de labores realizadas en forma organizada y guardando una sucesin cronolgica en la manera de realizar dichas labores (Koontz y Weihrich 1990, Pg. 60). Proceso: Serie de acciones y operaciones que se realizan de acuerdo con una norma y unos principios, leyes y reglas (Koontz y Weihrich 1990, Pg. 60). SISTEMA DE VARIABLES

Variable Independiente:

Manual de Normas y Procedimientos

DEFINICIN CONCEPTUAL Manual de Normas y Procedimientos: Es aquel que debe indicar todas

las actividades que se hacen necesarias cumplir para que los procedimientos se ejecuten de forma adecuada empleando un libro con hojas removibles que permiten su actualizacin. Lzzaro (1997, Pg. 338). DEFINICIN OPERACIONAL Operacionalmente la variable estar definida por una serie de indicadores que permitirn medir el comportamiento de la misma, a travs de los puntajes obtenidos en el instrumento diseado a partir de las dimensiones planteadas.

TABLA No. 1 OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES Objetivo General: Proponer los Lineamientos Generales para Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ). Objetivos Especficos Variable Dimensin Indicador tem

Diagnosticar el estado actual del Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ).

Procedimientos Administrativos Procedimiento Procedimientos Operacionales Ensayos/Anlisis Normas Seguridad e Higiene Industrial Materiales, Equipos y Herramientas

1,2,3

4,5,6,7 8,9 10,11,12 13,14,15 16,17

Identificar los procesos que se aplican en el Laboratorio de Microscopa Electrnica Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ).

Manual de Normas y Procedimientos

Proponer lineamientos para realizar los procesos dentro del Laboratorio de Microscopa Electrnica Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ).

Manual

Instrucciones de Trabajo por Procedimientos

FUENTE: LUQUE (2008)

CAPTULO III MARCO METODOLGICO

CAPTULO III MARCO METODOLGICO

Tipo de Investigacin Existen muy diversas opiniones sobre las tipologas de la

investigacin, las controversias para aceptar las diferentes tipologas sugieren situaciones confusas en estilos, formas, enfoques y modalidades. Ander-Egg (1995, Pg.59) afirma que la investigacin es el proceso que, a travs del mtodo cientfico, permite obtener nuevos conocimientos en el campo de la realidad social (investigacin pura) o estudiar una situacin para diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los conocimientos con fines prcticos. La presente investigacin se enmarc de acuerdo a los siguientes criterios:

Segn el Nivel de Profundidad del Conocimiento: Se trata de una investigacin descriptiva, ya que, se propone diagnosticar el estado actual del Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), identificar los procesos que en l se realizan, proponer los lineamientos para su ejecucin y hacer la propuesta para la elaboracin de un manual de normas y procedimientos, que le permitirn garantizar la buena administracin de los recursos, la planificacin y proyeccin del servicio.

54

Al

respecto

Chvez

(1994,

Pg.135)

puntualiza

que:

Las

investigaciones descriptivas son todas aquellas que se orientan a recolectar informaciones relacionadas con el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenmenos. Segn el Propsito de la Investigacin: Se trata de una investigacin aplicada, porque el propsito fundamental es dar solucin a un problema inmediato en el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de LUZ (CEC-LUZ). Chvez (1994, Pg. 133), describe las investigaciones aplicadas, como las aquellas cuyo fin principal es resolver un problema en un perodo de tiempo corto. Segn el Tiempo de Recoleccin de Informacin: Esta investigacin se considera transversal, ya que observa, analiza y describe una situacin o fenmeno en un momento dado (un solo tiempo) en uno o ms grupos de individuos. Diseo de la Investigacin El diseo de la investigacin, se enmarca dentro de una metodologa no experimental y transversal-descriptiva. Los criterios que precisaron el diseo no-experimental o experimento post-facto de esta investigacin, se fundamentaron en la condicin propia de la no manipulacin de las variables que se emplearon en la documentacin de las normas y procedimientos administrativos para el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de LUZ (CECLUZ). Hernndez, y Col. (1998, Pg. 184) definen el diseo no experimental como, aquel que se realiza sin manipular deliberadamente las variables. Es

decir, se trata de una investigacin donde no se varan intencionalmente las variables independientes. Lo que se hace en la investigacin no experimental es observar fenmenos tal y como se dan en su contexto natural, para luego analizarlos. Dada la caracterstica no experimental de la investigacin y a la dimensin temporal, este estudio califica como una investigacin transversal. Al analizar las variables de la investigacin, se verifica la finalidad descriptiva durante la recoleccin de la informacin y su respectiva verificacin, las cuales se captan en un momento y tiempo nico, fundamentado en la forma descrita por Hernndez y Col. (1998, Pg. 186) quienes explican que los diseos de investigacin transversal recolectan datos en un tiempo nico. La finalidad es describir y analizar su incidencia e interrelacin en un momento dado. Con base al tipo de investigacin segn su dimensin temporal, Hernndez y Col. (1998, Pg. 187) definen el objetivo del diseo transversal descriptivo como la Indagacin de la incidencia y los valores bajo los que se manifiestan una o ms variables. El procedimiento consiste en medir, en un grupo de personas u objetos, una o ms variables y proporcionar su descripcin. El objetivo fundamental del presente estudio, es Proponer los Lineamientos Generales para Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), en el cual el alcance descriptivo de las variables de investigacin, se sustentan mediante la indagacin y la valoracin de los especialistas en la materia.

Poblacin de la Investigacin La poblacin es el conjunto o grupo de sujetos y personas que se estudian con un fin determinado. Chvez (1994, Pg. 142) describe a la poblacin de un estudio como aquel universo sobre el cual se pretende generalizar los resultados, constituido por caractersticas o estratos que permiten distinguir unos de otros. En este estudio la poblacin est conformada por el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ) y la totalidad de los usuarios involucrados en las actividades de docencia, investigacin y extensin que en l se realizan, incluyendo los estudiantes (pasantes y tesistas) que se encontraban laborando en l para el perodo de la investigacin. A tal efecto la poblacin dispuesta en esta investigacin estuvo constituida por quince personas las cuales conforman el personal involucrado en el proceso. 1 1 2 3 1 1 1 1 4 Jefe Laboratorio Microscopa Electrnica Tcnico Laboratorio Microscopa Electrnica Pasantes del IUTM Tesistas Escuela Ingeniera Qumica Directora del CEC Jefe Seccin Extensin Jefe Seccin Investigacin Jefe Seccin Docencia Jefes de Laboratorio La poblacin seleccionada como objeto de estudio es reducida en tamao, razn por la cual se cataloga finita, ya que est constituida por

menos de 100 unidades. As mismo, la poblacin se cataloga como accesible, ya que es reducida en tamao y al est ubicada en el rea geogrfica susceptible de ser abordada por la investigadora. Muestra de la Investigacin Segn Tamayo (1987, Pg. 170), cuando se selecciona alguno de los elementos con la intencin de conocer algo sobre la poblacin, se hace referencia a este grupo de elementos como muestra. En este estudio la muestra es igual a la poblacin ya que es muy limitada y especifica, se dice que es una Muestra por Conveniencia. Mndez (1989, Pg. 184) establece que la seleccin de la muestra debe estar a cargo de los investigadores y de quienes aplican los instrumentos de evaluacin, de acuerdo a la facilidad de acceso o la conveniencia. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de datos En funcin de los objetivos definidos en la presente investigacin, se emple una serie de mtodos y tcnicas de recoleccin de informacin, orientadas esencialmente a alcanzar los fines propuestos. Inicialmente se realiz una investigacin documental, se revisaron

tanto material bibliogrfico y hemerogrfico (libros, tesis, normativas), como documentos electrnicos relacionados con el tema. De acuerdo a Rodrguez Valencia (2002, Pg. 70), una investigacin documental es recolectar y hacer un primer examen de la informacin escrita y grfica que exista sobre el objeto de estudio de que se trate.

Desde la perspectiva terica que orient esta investigacin, se intent captar la realidad estudiada y caracterizar los aspectos administrativos y operacionales del Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de En este Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ).

sentido, se efectu la tcnica de la observacin directa en las instalaciones del laboratorio de forma simple, directa y no participante, por cuanto, se asumi el papel de espectador. Segn Rodrguez Valencia (2002, Pg. 70) esta tcnica le permite al investigador observar a las personas para saber cmo ser realizan actividades especficas y anotar todas sus acciones en la secuencia correcta. Despus de tener una visin general (cualitativa) del problema objeto de estudio, a travs de la investigacin documental y observacin directa, se aplic la tcnica de la entrevista, definida por Rodrguez Valencia (2002, Pg. 71) como un instrumento que permite descubrir aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, y ayuda a verificar inferencias y observaciones, tanto internas como externas, mediante la viva narracin de las personas. Inicialmente en esta investigacin la entrevista se realiz a travs del dilogo directo, espontneo y confidencial con los individuos objetos de estudios. Posteriormente, se procedi a realizar una encuesta, la cual segn Rodrguez Valencia (2002, Pg. 71), es una tcnica de campo que permite hacer un anlisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa, mediante el uso de formularios o instrumentos. En tal sentido en el desarrollo de esta investigacin, el instrumento elaborado consisti en un cuestionario aplicado a la poblacin en estudio

establecida, el cual est compuesto de diecisiete (17) preguntas cerradas, bajo escala tipo Likert con mltiples alternativas de respuestas (siempre, Casi Siempre, Algunas Veces, Nunca), lo cual segn Hernndez y Col. (1998, Pg. 256), consiste en un conjunto de tems presentados en forma de afirmaciones o juicios ante los cuales se pide la reaccin de los sujetos. Validacin y Confiabilidad Segn Hernndez y Col. (1998, Pg. 235) toda medicin o instrumento de recoleccin de los datos debe reunir dos requisitos esenciales: confiabilidad, lo cual se refiere al agrado en que su aplicacin repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados; y la validez, la cual se refiere al grado en que un instrumento mide la variable que pretende medir. Para esta investigacin, una vez elaborado el instrumento se procedi a realizar la validacin del mismo para conocer la pertinencia de los tems con los objetivos especficos planteados, mediante el juicio de tres expertos: Lcdo. Jos Villasmil y MSc. Manuel Urdaneta, Tutor de Contenido y Tutor Metodolgico respectivamente; y Lcda. Ana Virla, profesora del rea administrativa del IUNE. Tabulacin de Datos

Para que los datos recolectados tengan algn significado, se hace necesario introducir un conjunto de operaciones de anlisis e interpretacin de los datos recolectados, con el propsito de organizarlos e intentar dar respuesta a los objetivos planteados en la presente investigacin.

Para Balestrini (1997, p. 160) el anlisis de los datos,

trata de

presentar de manera general, las principales tcnicas estadsticas que se intentaran aplicar a la informacin cuantitativa recolectada a partir de los instrumentos de recogida de datos para describirlos o resumirlos entendiendo a las caractersticas y a las posibilidades de los mismos. En tal sentido, en esta investigacin para el anlisis estadstico se realiz la tabulacin de la informacin, la cual permiti de acuerdo con Tamayo y Tamayo (2000, p.96), procesar la informacin recolectada, facilitando la organizacin de los datos relativos a la variable de estudio. Los datos recolectados mediante la aplicacin del instrumento fueron procesados con herramientas de aplicacin Microsoft Excel que permitieron las determinaciones de frecuencias absolutas y porcentajes enmarcadas dentro de la estadstica descriptiva. La tabulacin y codificacin del instrumento se hizo agrupando cada uno de los tems, segn los indicadores, dimensiones y variable de estudio, segn la tabla de operacionalizacin de variables. Los datos obtenidos fueron interpretados en funcin de los objetivos de la investigacin, las bases tericas y los conocimientos adquiridos por el investigador a travs de la recoleccin de datos.

CAPTULO IV ANLISIS Y DISCUSIN DE RESULTADOS

CAPTULO IV ANLISIS Y DISCUSIN DE RESULTADOS En el presente captulo se analizan y discuten los resultados obtenidos del proceso de recoleccin de la informacin, los mismos son expuestos siguiendo el orden de presentacin de la variable, sus dimensiones e indicadores. La presentacin de los resultados se realiza interpretando cada una de las respuestas obtenidas en el cuestionario aplicado, presentado por indicador, las cuales pueden ser observadas en las tablas y grficos construidos para tal fin. As mismo, se desarrolla el anlisis de los resultados tomando en cuenta los objetivos planteados y las bases tericas estudiadas, lo cual permitir la elaboracin de las conclusiones y recomendaciones de la investigacin. Objetivo Especfico: Diagnosticar el estado actual del Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ). Dimensin: Procedimientos Como se puede observar en la Tabla 2, los resultados indican que el 60% del personal consultado no conoce todos los aspectos que involucran los procesos administrativos que cumple la unidad (Grfica 1), as mismo el 73% del personal asegura no tener conocimiento de algn soporte escrito para orientar sus actividades administrativas en la unidad (Grfica 2). De

63

igual manera, la Grfica 3 refleja que el 53% manifest que no recibe asesora para la ejecucin de sus actividades administrativas. Tabla 2. Indicador Procedimientos Administrativos
SI TEMS 1. Conoce todos los aspectos que involucran los procedimientos administrativos del Laboratorio? 2. Existe soporte escrito que oriente los procedimientos administrativos en el Laboratorio? 3. Recibe asesora para la ejecucin de los procedimientos administrativos? FUENTE: LUQUE (2008) Grfica 1. Indicador Procedimientos Administrativos. tem No. 1 FA % FA NO % FA NS % FA NC %

40

47

13

27

40

20

13

40

53

Grfica 2. Indicador Procedimientos Administrativos. tem No.2

Grfica 3. Indicador Procedimientos Administrativos. tem No. 3

FUENTE: LUQUE (2008)

Estos resultados determinan que los procesos de orden administrativo se conocen de manera prctica pero no estn definidos de manera clara y precisa y en muchas ocasiones los procedimientos se realizan por informacin oral, por costumbre o por el debe ser, sin referirse textualmente a la norma establecida, por desconocimiento de su existencia. A travs de la observacin y el dilogo directo sostenido con el personal entrevistado se pudo constatar, que los procedimientos administrativos que se siguen son los establecidos en lnea general por LUZ, a travs de las dependencias respectivas. En lo que se refiere a los procesos operacionales, en la Tabla 3 se puede apreciar que los procesos de orden operacional tampoco estn bien definidos. Tabla 3. Indicador Procedimientos Operacionales
SI TEM FA % FA 4. Conoce todos los aspectos que involucran los procedimientos 9 operacionales que se ejecutan en el Laboratorio? 5. Recibe asesora para la ejecucin de estos 12 procedimientos? 6. Existe soporte escrito que oriente los procedimientos 10 operacionales que se ejecutan en el Laboratorio? 7. Estn definidos los registros necesarios para el 5 control de estos procedimientos? FUENTE: LUQUE (2008) NO % FA NS % FA NC %

60

33

80

13

67

13

13

34

13

33

20

Grfica 4. Indicador Procedimientos Operacionales tem No. 4

Grfica 5. Indicador Procedimientos Operacionales. tem No. 5

Grfica 6. Indicador Procedimientos Operacionales. tem No. 6

Grfica 7. Indicador Procedimientos Operacionales. tem No. 7

FUENTE: LUQUE (2008)

Dada la naturaleza de la unidad, el cual es un laboratorio de investigacin, los usuarios requieren conocimiento previo de los procedimientos operacionales que en l se ejecutan, razn por la cual y segn los resultados obtenidos (Grfica 4), el 60% del personal afirma tener

conocimiento

de

todos

los

aspectos

que

involucran

los

procesos

experimentales de la unidad, ms no as el 40%, el cual est constituido por tesistas, pasantes y jefes de laboratorio no involucrados directamente con la unidad. Lo anterior se puede confirmar en el siguiente tem (Grfica 5), donde se muestra que el 80% del personal debe recibir asesora para la ejecucin de los procedimientos. En cuanto a la existencia de documentacin que oriente la ejecucin de los procedimientos, donde el 67% del personal afirma la existencia de la misma (Grfica 6), nuevamente se demuestra que el personal tiene conocimiento previo y experiencia adquirida a travs de la ejecucin de los mismos. La documentacin a la que se refiere el personal son guas elaboradas para la docencia, fichas tcnicas, mtodos y normas estandarizadas, que actualmente no se encuentran compiladas de acuerdo a cada uno de los procedimientos que se ejecutan en la unidad. Lo anteriormente descrito, se puede confirmar al observar en la Grfica 7, donde se muestra que el 60% del personal ignora la existencia de registros de control de los procedimientos. Al respecto, se pudo constatar que el nico registro de control que se lleva a cabo en la unidad, es el efectuado por el tcnico de laboratorio, el cual consiste en un registro manual detallado del uso del microscopio electrnico de barrido.

Objetivo Especfico: Identificar los procesos que se aplican en el Laboratorio de Microscopa Electrnica Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ). Dimensin: Normas Una vez realizado el anlisis correspondiente a la identificacin de los procesos, en la Tabla 4 y Grficas 8 y 9, se puede observar que los diversos anlisis/ensayos que se ejecutan en la unidad cumplen con las normas y mtodos estandarizados, tanto en la ejecucin como en el anlisis de los resultados obtenidos. La acotacin Casi Siempre elegida por el 47% del personal, permite deducir que, an cuando los procedimientos administrativos y operacionales no estn documentados totalmente, de acuerdo a cada uno de los procesos para su ejecucin, stos no se realizan sin cumplir las normas y mtodos estandarizados establecidos nacional e internacionalmente. Esto nos indica la responsabilidad y seriedad de la unidad donde se realiza el estudio. Tabla 4. Indicador Anlisis/Ensayos
CASI ALGUNA SIEMPRE SIEMPRE S VECES FA % FA % FA % 8 53 7 47 0 NUNCA FA % 0

TEMS 8. Se realizan los procedimientos operacionales segn Normas Estandarizadas? 9. Se utilizan estas normas para el anlisis de los resultados que confirmen su fiabilidad? FUENTE: LUQUE (2008)

53

47

Grfica 8. Indicador Anlisis/Ensayos tem No. 8

Grfica 9. Indicador Anlisis/Ensayos tem No. 9

FUENTE: LUQUE (2008)

En lo que respecta a la seguridad e higiene industrial, en la Tabla 5 se puede observar en primer lugar (Grfica 10) que si se encuentran definidas claramente las responsabilidades para la ejecucin de los procedimientos (87%) y, en segundo lugar (Grfica 11), en la mayora de los casos (93%), el responsable definido por la unidad (jefe y/o tcnico) estn presentes durante el desarrollo de los mismos, bien sea como participante directo o supervisando los mismos. Donde se debe prestar ms atencin es en la medicin de los parmetros bsicos, es decir, en la aplicacin de las normas mnimas de seguridad e higiene industrial antes, durante y despus de la ejecucin de los procedimientos, ya que an cuando el 80% afirma que se cumple con ello (Grfica 12), lo ideal es que se aplique al 100%, ya que hay que tomar en

cuenta el riesgo al que se someten los usuarios del laboratorio, dada la naturaleza de los anlisis/ensayos que se realizan. Tabla 5. Indicador Seguridad e Higiene Industrial
TEMS 10. Se definen las responsabilidades para la ejecucin de los procedimientos operacionales en el Laboratorio? 11. En la ejecucin de los procedimientos operacionales intervienen los responsables definidos por la unidad? 12. Se miden los parmetros bsicos de realizacin de los procedimientos que aseguren la operacin de los mismos? FUENTE: LUQUE (2008) CASI ALGUNA SIEMPRE SIEMPRE S VECES FA % FA % FA % NUNCA FA %

40

47

13

40

53

33

47

20

Grfica 10. Indicador Seguridad e Higiene Industrial tem No. 10

Grfica 11. Indicador Seguridad e Higiene Industrial tem No. 11

Grfica 12. Indicador Seguridad e Higiene Industrial tem No. 12

FUENTE: LUQUE (2008)

Con respecto al uso de los materiales, equipos

y herramientas

necesarios al ejecutar los anlisis/ensayos, tal como se puede observar en la Tabla 6 y Grfica 13, el 100% de los usuarios afirma hacer uso correcto de los mismos, lo cual se puede deducir claramente debido al hecho de que los usuarios en tem anteriores respondieron que afirman tener conocimientos previos tanto terico como prctico acerca de los anlisis/ensayos que van a realizar, as como tambin el asesoramiento y supervisin, que reciben por parte del personal especializado, tal como lo afirman el 87% de las personas encuestadas (Grfica 14) y el 83% (Grfica 15). Tabla 6. Indicador Materiales, Equipos y Herramientas
TEMS 13. Se realizan los procedimientos teniendo en cuenta el uso correcto de los Materiales, Equipos y Herramientas? 14. Se asesoran a los usuarios sobre el uso correcto los Materiales, Equipos y Herramientas? 15. Se promueve el seguimiento que corrobore el uso correcto de los Materiales, Equipos y Herramientas? FUENTE: LUQUE (2008) CASI ALGUNA SIEMPRE SIEMPRE S VECES FA % FA % FA % NUNCA FA %

53

47

47

40

13

33

40

27

Grfica 13. Indicador Materiales, Equipos y Herramientas tem No. 13

Grfica 14. Indicador Materiales, Equipos y Herramientas tem No. 14

Grfica 15. Indicador Materiales, Equipos y Herramientas tem No. 15

FUENTE: LUQUE (2008)

Objetivo Especfico: Proponer lineamientos para realizar los procesos dentro del Laboratorio de Microscopa Electrnica Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ). Dimensin: Manual Como se puede observar en la Tabla y Grficas 16 y 17, la totalidad de las personas encuestadas afirman que requieren de documentos que registren y trasmitan, sin distorsiones, la informacin bsica referente al funcionamiento de la unidad, as mismo esperan que estos documentos faciliten las labores tanto administrativas como operacionales indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo permitindoles aumentar la eficiencia en su desempeo.

Tabla 7. Indicador Instrucciones de Trabajo por Procedimientos

TEMS CASI ALGUNA SIEMPRE SIEMPRE S VECES FA % FA % FA % NUNCA FA %

16. Requiere de documentos que registren y trasmitan, sin distorsiones, la informacin 15 bsica referente para cada proceso, administrativo y operacional del Laboratorio? 17. Espera que estos documentos faciliten las labores de los usuarios, 15 indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo? FUENTE: LUQUE (2008)

100

100

Grfica 16. Indicador Instrucciones de Trabajo por Procedimientos. tem No. 16

Grfica 17. Indicador Instrucciones de Trabajo por Procedimientos. tem No. 17

FUENTE: LUQUE (2008)

Estos

resultados

muestran

que

por

parte

del

personal

encuestado que labora en el laboratorio existe la necesidad de

formalizar el proceso de trabajo. Segn lo plantea Lzzaro (1997, Pg. 330), como instructivo referidos a las actividades ejecutadas por la organizacin, los manuales de procedimientos son instrumentos directivos de las etapas de secuencias adecuadas para llevar a la prctica las tareas de las diferentes reas de trabajo por los canales apropiados a los intereses y resultados esperados por el sistema productivo al cual conforman.

CAPTULO V PROPUESTA

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL LABORATORIO DE MICROSCOPA ELECTRNICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE CORROSIN DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA (CEC-LUZ) OBJETIVOS

Dada la necesidad que presentan los usuarios el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), de disponer de un instrumento que registre y trasmita, sin distorsiones, la informacin bsica referente al funcionamiento de la unidad, para facilitar las labores administrativas y operacionales, la presente propuesta, pretende establecer los lineamientos generales para la elaboracin de un manual de normas y procedimientos, como un apoyo al esfuerzo que las Dependencias y Entidades realizan para contar con estos importantes documentos normativos, los cuales puntualizan el qu?, quin?, cmo? y para qu? de las actividades, con las que se da cumplimiento a la misin y a los objetivos institucionales, para lograr en largo plazo su visin. Adems de su naturaleza reguladora, al establecer un orden en las estructuras y en el desempeo administrativo y operacional de la Organizacin, los Manuales de Normas y Procedimientos son herramientas para la deteccin de reas de oportunidad y el perfeccionamiento del quehacer organizacional; puntos de referencia que orientan a los directivos, permitindoles detectar desviaciones y omisiones en el desempeo de sus

76

responsabilidades, e instrumentos tiles en la realizacin de tareas de evaluacin y fiscalizacin.

DESCRIPCIN

Un

manual de Normas y Procedimientos es un documento que

describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de acuerdo a sus atribuciones para la ejecucin eficiente de las mismas, sealando generalmente quin?, cmo?, cundo?, dnde? y para qu? han de realizarse. Para su elaboracin o actualizacin se debe considerar las siguientes etapas: PLANIFICACIN Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn el Manual, de las cuales se nombrar un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de informacin, a travs de fuentes ms representativas como son:

Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin. Archivos documentales de la unidad, referentes a procedimientos, normas y mtodos utilizados para la ejecucin de las actividades administrativas y operacionales.

Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacin existente.

ORGANIZACIN Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronolgico, las actividades necesarias para la elaboracin del manual, comprendiendo desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin del mismo. Tcnicas de Investigacin Simultneamente a la elaboracin del Programa de Trabajo, se establecern las tcnicas de investigacin a utilizarse, ya sean documentales o de campo. Investigacin documental: Consiste en recopilar documentos para la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarn en los Manuales Administrativos, estos pueden ser: bases jurdico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. Observacin: Es la percepcin reflexiva de la realizacin de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigacin documental.

Cuestionarios: La aplicacin de esta tcnica se desarrolla a travs de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Este medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisin de la misma depender del diseo y la presentacin del cuestionario, as como de la disposicin del personal al que se aplica. Entrevistas: Consiste en obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensin. Anlisis de la Informacin

En el anlisis de la informacin obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situacin. Describir ese hecho o situacin. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos crticamente.

Ordenar

cada

elemento

de

acuerdo

criterios

previamente

establecidos. Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el anlisis de la informacin podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: Qu trabajo se hace?, Para qu se hace?, Quin lo hace?, Cmo se hace?, Con qu se hace? Cundo se hace?. Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el Manual, es necesario que despus de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu? DIRECCIN Estructuracin: En esta etapa se debe establecer el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin del manual: Portada: Es la primera plana del Manual y puede contener los siguientes datos: Nombre de la Dependencia o Entidad y logotipo. Ttulo y alcance del documento. rea responsable de su elaboracin. Lugar y fecha de elaboracin.

ndice: Incluye la relacin de los captulos que conforman el Manual aplicndose lo siguiente: Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto. Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos.

Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina.

Presentacin: Es el texto que encabeza el Manual y puede contener lo siguiente: Importancia de contar con un Manual. Metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo. Contenido del documento y una breve descripcin o propsitos bsicos que se pretenden alcanzar.

Estructura Orgnica: Es la representacin grfica de la Dependencia o Entidad, que muestra de manera general los puestos o reas que la integran y establece los niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y asesora. Descripcin de Procedimientos: Es la presentacin por escrito, en forma narrativa y grfica (flujogramas), de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consiste, cundo, cmo, dnde, con qu y en cunto tiempo se hacen; sealando los responsables de llevarlo a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la que tiene a su cargo cada operacin. El procedimiento se presenta mediante:

Nombre: Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dar de acuerdo con la funcin o actividad que se describa.

Objetivo: Expresa claramente los resultados que se buscan obtener al realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento.

Normas: Es la descripcin de las reglas especficas a las que se sujeta la realizacin de una actividad o procedimiento.

Frecuencia: Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (anual, mensual, semanal, diario, eventual, etc.).

Descripcin narrativa: Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial, de cada una de las actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento, expresa el orden en que se desempea el trabajo y seala quines son los responsables de su ejecucin.

Para su redaccin y presentacin: Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa).

Cuando se redacten actividades referidas a opciones, se utilizarn trminos como si, cuando, en caso, etctera.

La redaccin de cada actividad ser clara, precisa y responder a las preguntas: Quin lo hace?, qu hace?, cmo y con qu se realiza la actividad? Se indicar la periodicidad con que se realizan las actividades. Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotar su nombre, se har referencia a la trayectoria de su trmite y al nmero de copias.

 El procedimiento se presenta en tres columnas, la primera seala al responsable de su ejecucin, la segunda el nmero de actividad y la tercera la actividad a desarrollar. Diagramas de Flujo: Es la representacin grfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de la ejecucin. Firmas de Autorizacin: Representa la formalizacin del Manual y comprende las firmas del titular o del jefe del rea a la que corresponde el Manual y de la que lo realiz. Validacin de la Informacin: Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las reas. Autorizacin del Manual: Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o del rea a la que corresponda el documento. Distribucin: Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

CONTROL Supervisin: Verificar que los usuarios cumplan con el contenido del manual. Evaluacin: Evaluar el alcance y los resultados de la aplicacin del manual para detectar cualquier falla en el mismo.

Correccin: En caso de existir faltas, errores u omisiones, se debe elabora un reporte para solicitar al rea responsable la informacin y documentos faltantes, as como para informarle, en su caso, de las observaciones y correcciones efectuadas.

CONCLUSIONES

CONCLUSIONES

No existe documentacin escrita que unidad.

detalle

de manera clara y

precisa los procedimientos administrativos y operacionales de la

Los procesos de orden administrativo que se siguen en la unidad son los establecidos en lnea general por LUZ, a travs de las dependencias respectivas.

Los procesos operacionales se ejecutan basados en guas elaboradas para la docencia, fichas tcnicas, mtodos y normas estandarizadas, que actualmente no se encuentran compiladas de acuerdo a cada uno de los procedimientos que se ejecutan en la unidad y cuya confiabilidad se basa en los conocimiento tericos previos y la experiencia que el personal ha adquirido a travs de la ejecucin de los mismos.

La unidad no cuenta con un registro de control de procedimientos donde se especifique los detalles del personal, equipos, materiales y herramientas involucrados. La unidad cumple con las normas y mtodos estandarizados la ejecucin y anlisis de los

nacionales e internacionalmente, en

resultados de los diversos anlisis/ensayos.

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 Estn definidas las responsabilidades de los usuarios durante la ejecucin de los procedimientos, con la participacin directa o supervisora del responsable de la unidad. La aplicacin de las normas mnimas de seguridad e higiene industrial antes, tomando en cuenta el riesgo al que se someten los usuarios del laboratorio durante y despus de la ejecucin de los procedimientos, se cumple en un 80%. El conocimiento previo tanto terico como prctico acerca de los

anlisis/ensayos y el asesoramiento que reciben por parte del personal especializado, permite que los usuarios de la unidad puedan hacer uso correcto de los materiales, equipos y herramientas.

La inexistencia de un proceso formal, coordinado y expreso de planificacin de los procedimientos administrativos y operacionales en el Laboratorio de Microscopa Electrnica Centro de Estudios de Corrosin de la Universidad del Zulia (CEC-LUZ), implican la necesidad de establecer lineamientos que conlleven a la creacin de un instrumento que registre y trasmita, sin distorsiones, la informacin bsica referente al funcionamiento de la unidad, para facilitar las labores administrativas y operacionales de los usuarios en concordancia con los intereses de la institucin.

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES

Los

procedimientos

administrativos

operacionales

que

son

desarrollados en el Laboratorio de Microscopa Electrnica del Centro de Estudios de Corrosin de LUZ (CEC-LUZ) deben contar con un instrumento que permita que registre la informacin bsica referente al funcionamiento de la unidad, por ello se sugiere: La aplicacin de los lineamientos propuestos, para de esta manera lograr compilar la informacin especfica y necesaria para diseo y elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos que facilite las labores administrativas y operacionales de los usuarios de la unidad. Una vez conformado los procesos operativos y administrativos, es necesario que este material se encuentre a disposicin del personal del laboratorio de manera que represente una herramienta de orientacin y consulta para quienes laboran en el mismo. Asignacin de un equipo de trabajo que mantenga un estrecho seguimiento a cada uno de los procedimientos de manera que al presentarse un cambio en estos, sea posible que el plasmado y escrito de estos se actualice. Evaluar peridicamente los efectos de las soluciones adoptadas y las actuaciones y herramientas que aporten progresos reales, de forma que sean sistemticas e integradas en las prcticas habituales del laboratorio.

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BIBLIOGRAFA

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BOLETINES

Consultores Gerenciales Herrera Jaimes & Asociados, C.A. Grupo Schumex. Norma ISO 9000 Error: Reference source not found5(ES)
DOCUMENTOS ELECTRNICOS

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ANEXOS INSTRUMENTO DE VALIDACIN