SAP AUDITORA

Prlogo La auditora es el examen crtico y sistemtico que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado. Se compone de un conjunto de preguntas evaluadas cuyo objetivo radica en verificar si ciertas normas, reglas o cuestiones de una institucin, sociedad o empresa estn debidamente cumplimentadas. PASOS A SEGUIR PARA CREACIN DE AUDITORAS EN SISTEMA SAP

CREACIN DE LISTADO DE PEGUNTAS Hacer doble click en el pool de trabajo donde aparezca el icono Lista de preguntas. En caso de que no apareciese este icono, tambin es posible hacer click con el botn derecho en la parte izquierda de la pantalla. A continuacin Nuevo Lista de Preguntas. Aparecer el siguiente icono y una pantalla como la que figura a continuacin:

Nivel Esta etiqueta sirve para indicar cuntos niveles jerrquicos compondrn nuestra lista de preguntas. Estos niveles pueden ser configurados mediante la parametrizacin (spro), en la siguiente ruta: Gua implementacin SAP Customer Relationship Management Gestin de auditoras Lista de preguntas Estructura de la lista de preguntas Algunos ejemplos son los siguientes: Perfil jerarqua: XX Parte: Elemento Pregunta El perfil de jerarqua especifica los niveles de jerarqua posibles debajo de la cabecera de listas de preguntas, as como su secuencia. Ejemplo

El usuario desea especificar que las preguntas se agrupen en elementos en una lista de preguntas. Para ello, cree un perfil de jerarqua con la denominacin "ElementoPregunta" en el Customizing. En este perfil de jerarqua:

Se especifica si las preguntas pueden asignarse en cualquier otro nivel de jerarqua. Se crea un nivel de jerarqua con la denominacin "Elemento" y uno con la denominacin "Pregunta". Mediante la secuencia de los niveles de jerarqua, se especifica los niveles de jerarqua superiores o inferiores. Se especifica, para cada nivel de jerarqua, si puede efectuarse o no una evaluacin.

Pregunta El elemento pregunta es la pregunta en s misma. Es la pregunta en concreto, la cul, vamos a evaluar.

Lista de preguntas (a tener en cuenta)

En la pestaa Datos.Bsicos destacamos: Nivel Nivel de jerarqua y posicin desempeada en el rbol jerrquico. Validez Validez de la lista de preguntas. Criterios de Bsqueda Los textos que vamos a introducir, servirn para que ms adelante podamos realizar listados y bsquedas mediante la insercin de estos criterios. Importante Status Slo aquellas Listas de preguntas cuyo estado figure como liberado, podrn ser asignadas a una auditora. Pregunta (Propiedades) Figura parte izquierda Figura parte derecha

Prerequisitos Como an no hemos asignado la lista de preguntas a ninguna Auditora, por ahora, la nica pestaa que nos interesa y que luego no podr ser modificada es la de Gestin.

Datos de control Procedimiento = = Dependencias Este punto es importantsimo e indica el procedimiento de dependencias que pueden darse entre preguntas consecutivas. Importante El procedimiento de dependencias debe darse antes de asignar una lista de preguntas a una Auditora y no despus, puesto que luego no ser posible. Es por ello, que debe estudiarse concienzudamente el orden y dependencias que queremos para nuestras preguntas. En SAP viene definidas 3 dependencias por defecto:
Procedimiento 520 No es relevante si se ha aceptado la ltima auditora o pregunta audit.de objeto Efecto

Si creamos una nueva auditora y la ltima auditora para el componente de auditora en pregunta ha sido aceptado, el sistema pondr el indicador como no relevante. Indica como no relevante si se ha aceptado la ltima auditora o pregunta objeto.
Si evalo la pregunta de control (con valoracin por encima del resultado mnimo), entonces el sistema marcar automticamente la pregunta subordinada como no relevante. Si cambiamos la relevancia de la pregunta de control, el sistema tambin cambiar automticamente la relevancia de la pregunta subordinada.

510 No es relevante si la pregunta de control est en orden

500 La relevancia de la pregunta de auditora se toma de la pregunta de control

CREACIN DE UN PLAN DE AUDITORA Un plan de auditora es simplemente un contenedor de auditoras de diferente tipo o a su vez de otros planes de auditora. Cmo crearlo Hacemos click derecho en la parte izquierda de la pantalla, Nuevo Plan de Auditora. Tambin podemos crearlo, accediendo al pool de trabajo (parte inferior de la pantalla), haciendo docble click en Plan de auditora.

Obtendremos un icono con la siguiente forma

CREACIN DE UNA AUDITORA Para la creacin de una auditora podemos seguir diferentes pasos: 1- Hacer click derecho en la parte izquierda del men, Nuevo Auditora 2- Hacer doble click en el pool de trabajo sobre la carpeta Auditora. 3- Forma a seguir por nosotros Hacemos click derecho sobre el plan de auditora, Crear Auditora, como representa la figura siguiente:

Deber aparecer una pantalla como la que sigue a continuacin:

Auditora (Propiedades) Asignacin Lista de preguntas Prerrequisitos Tener la Lista de preguntas con estado liberado A continuacin, click derecho sobre la Auditora a la cul, queremos asignarle un Listado de preguntas, Crear Asignar Lista de preguntas.

Indicamos el nombre de la Lista de preguntas a asignar, quedando de la siguiente forma:

Auditora (Propiedades)

Descripcin de datos ms relevantes:

En pestaa Datos Bsicos (Campos obligatorios): Clase de auditora Este parmetro es configurable mediante la opcin del customizing. Lo que pretende referenciar este texto es el tipo de auditora que vamos a formalizar. Motivo de auditoria (Valores configurables) Motivo por el cul, la empresa decide realizar una auditora. Objetos de auditora Debemos introducir los interlocutores y sistemas de gestin que van a darse en la auditora a formalizar. Fechas Campo no obligatorio donde indicaremos las fechas previstas y fechas reales en las cules se ha llevado a cabo la auditora.

Participantes Se incluirn todas las personas involucradas en el proyecto. Esta pestaa se tendr en cuenta al final de este documento, puesto para que exista relevancia sobre l, deberemos haber cumplimentado y evaluado todas las preguntas de las que consiste una auditora. Estados en los que se encuentra un proyecto de auditora. Para que podamos evaluar resultados, la auditora debe encontrarse en el estado de Liberado. Indicar cul es le grupo de autorizacin al que pertenecen.

CREACIN DE MEDIDAS DE PREVENCIN / CORRECCIN Importante Para crear una medida de prevencin / correccin es necesario que la auditora se encuentre en estado de Liberado. Una vez que el anterior paso est formalizado, hacemos click derecho sobre la pregunta que queremos crear una medida y Crear Mediada de correccin/prevecin

Aparecer el siguiente icono

y una estructura como la que figura a continuacin:

PROCESAMIENTO / EJECUCIN DE UNA AUDITORA Prlogo: Hemos creado un Plan de Auditora, le hemos asignado una auditora (o en su defecto, hemos creado una auditora dentro de l), ms adelante, hemos creado una Lista de preguntas y la hemos asignado a la auditora. Finalmente, en aquellos casos en los que hemos credo conveniente, hemos asignado a las preguntas un mtodo preventivo / correctivo. As pues, deberamos tener una estructura parecida a la que figura a continuacin:

Ahora bien, Cmo realizamos la evaluacin o el examen de las preguntas? Seleccionamos la pregunta, la cul, queremos evaluar y en la parte derecha del men, hacemos click sobre el botn Detalle . A continuacin seleccionamos la pestaa Especificacin de valor . A continuacin nos aparecer una pantalla como esta:

En el casillero Clculo, podemos indicar el procedimiento de clculo a seguir por el sistema. SAP, por defecto, incluye ocho metodologas de clculo. Son las siguientes:

Importante En caso de no seleccionar ninguno de estos mtodos de clculo, el sistema SAP, elegir por defecto la opcin valoracin tras cumplimiento (absoluta), consistente en hacer una valoracin de los resultados mximos o esperados, y de los resultados reales de la auditora. Finalmente calcular el grado de cumplimiento dividiendo el resultado real / el resultado mximo esperado, multiplicado por 100 unidades.

Prioridad Prioridad de la pregunta en el cuestionario. El nivel de prioridad podemos definirlo en la parte de Customizing. Resultado mnimo Resultado mnimo que se prever para poder aprobar una pregunta. Si marcamos como resultado mnimo una cantidad de 5 y evaluamos la pregunta con una nota igual o superior a sta, la pregunta se considerar como satisfactoria. Ponderacin En este campo se indica un valor entero para la ponderacin de los niveles de jerarqua existentes de la lista de preguntas de auditora. Dependencias Si el campo no se ha rellenado, se aceptar la ponderacin de 1 durante el clculo de la auditora. La ponderacin se considerar durante el clculo del nivel de jerarqua inmediatamente superior. Ejemplo: Una ponderacin de 2 significa que el resultado del nivel de jerarqua existente se considera doblemente al calcular el resultado del nivel superior. Valoracin La valoracin de la pregunta se puede definir de dos formas: Con valor codificado (por ejemplo, Bueno = = 10, Malo = = 0) con valor cuantitativo (otorgar el valor numrico directamente). Las valoraciones codificadas deben gestionarse en el rea del customizing. Ejemplo:

Bien, ya hemos puntuado la notaperoes sta definitiva? La respuesta es NO Por ahora, SLO hemos especificado el valor. Ahora, lo que necesitamos es confirmarlo o valorarlo. As pues, hacemos click en el botn de valoracin y marcamos la opcin valoracin registro.

Finalmente, seleccionamos la Auditora, nos vamos a la vista Detalle, pestaa resultado y opcin Valorar . En ese instante, se realiza la valoracin en general de la auditora.

Como la pregunta evaluada ha obtenido un resultado por encima de lo esperado (7/10), donde la calificacin de 5 era la mnima para aprobar esa cuestin, aparecer un icono de color verde a su lado . En caso contrario (caso de suspender la pregunta) el icono que aparecer ser el siguiente . Estados en los que pueden encontrarse las preguntas
Icono Significado La pregunta no ha sido evaluada todava,sin embargo, es una pregunta relevante (a la que habr que contestar en un futuro). La pregunta ha sido evaluada y ha obtenido una calificacin igual o mejor que el resultado mnimo requerido. La pregunta ha sido evaluada y ha obtenido una calificacin menor que el resultado mnimo requerido. La pregunta ha sido evaluada. Ningn resultado mnimo es requerido. La pregunta no es relevante

Enhorabuena! Si has seguido mis pasos conciezudamente, dars cuenta que acabas de crear una auditora bsica. Slo tienes que seleccionar la auditora, hacer click en el botn de firma e imprimir tu documento.

Ahora pasaremos a describir cmo gestionar algunos objetos necesarios para formalizar una auditora mucho ms completa. CREACIN/IMPORTACIN/EXPORTACIN DE DOCUMENTOS El sistema SAP permite tanto crear documentos nuevos, importar documentos estndares y exportar tablas o informes que hayamos creado. Creacin de una carpeta

Creacin e importacin de documentos Dentro de la carpeta anterior, el sistema SAP permite la creacin de documentos con los formatos ms conocidos del mercado. Al mismo tiempo, permite la importacin de este tipo de documentos. Hacemos click derecho sobre una Auditora, o pregunta y seleccionamos Nuevo Importar documento.

Una vez especificada la ruta y el elemento que queremos importar, aparecer el siguiente icono al lado del elemento al cul, hemos adjuntado el archivo.

Exportacin de documentos Mediante la transaccin plm_auditmonitor, el sistema SAP permite visualizar tanto planes de auditora, como auditoras propiamente dichas, listas de reguntas y preguntas. Estos aspectos los veremos ms detalladamente en apartados posteriores. Qu es lo que nos interesa ahora? Pues que una vez hayamos visualizado cualquier elemento (de los anteriormente citados), mediante la opcin Exportar podemos extraer esta informacin y trasladarlo a un fichero Excel, power point, Word etc.

GESTIN DE ESTADOS EN GESTIN DEAUDITORAS

Los procesos existentes en la gestin de auditoras pueden ser controlados mediante la gestin de estados. Algunas rdenes slo pueden ser ejecutadas cuando un componente de auditora tiene determinado estado. Por ejemplo: la ejecucin de otras rdenes (como la liberacin de un plan de auditora, la impresin de un informe) afecta al estado de un componente de auditora. Estado Listado de preguntas X X X X X X X X X X X Plan de Auditora X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Auditora Acciones

En creacin En proceso Liberado Completo Bloqueado A archivar Archivado

X X X X X X X X X X X X X X X

Para ser aprobado

Rechazado Aprobado Con flag de borrado Cancelado Auditoras no planificadas Lista de preguntas asignadas Descarga ejecutada Confirmado Evaluacin realizada Informe creado

Firmado

X X X X

Acciones excepcionales
Acciones completadas Completado con acciones excepcionales Creado Excepcional Terminacin forzada

X X X

PARAMETRIZACIONES

Pestaa txt Se realizan comentarios sobre el proyecto.

Pestaa Especifcacin de vaoracin Prcedimiento:

Valoracin tras cumplimiento: calificacin cuando ese procedimiento se ha cumplido. Valoracin tras desviacin: calificacin cuando ese procedimiento se no ha cumplido. Absoluta: medido en trminos absolutos. Porcentual: medido en porcentajes. Resultado mnimo determina el juicio de la auditora Prioridad: Pregunta muy importante, importante, medio, poco etc. Estos valores tendrn ms peso en el resultado general. Perfil valoracin Se especifican las valoraciones posibles en el perfil de valoracin para el nivel de jerarqua actual de una lista de preguntas/lista de preguntas de auditora. La definicin del perfil de valoracin y sus valoraciones se ejecuta en el Customizing. Pestaa gestin: Datos de control Grupo de autorizacin El grupo de autorizaciones para la gestin de auditoras restringe los derechos de los usuarios cuando quieren acceder a los datos en el marco de la gestin de auditoras. Modelo Recoger como modelo un listado de preguntas.

CARACTERSTICAS CREACIN DE UN ELEMENTO Nivel posicin que va a ocupar en el rbol de directorios.

Pestaa especificacin valoracin, Gestin: idem valores anteriores. Persona de contacto: Se aaden personas de contacto

Caractersticas en la creacin de una Auditora

Creamos una auditora y le otorgamos un nombre:

Una vez creado, podemos asignarle un listado de preguntas que o bien ya han sido creadas anteriormente por nosotros o bien otras propias del sistema. Nota La lista de preguntas a auditar deben ser previamente liberadas mediante el siguiente men.

Algunas cuestiones a saber: En el botn podemos ver que Auditoras existen dentro de un plan de Auditora. Aparecer reflejado, mediante unas tablas similares a la de Excel.

SAP.COM DATOS IMPORTANTES

Defining the Relevance or Valuation for a Question

Use
You can use this function to define the procedure according to which the relevance or valuation of a question is determined.

Prerequisites
You have set up this function in Customizing for Audit Management under System Adjustment Business Add-Ins (BAdIs) BAdIs for Managing Individual Audit Components Controlling Procedure for Audit Questions.

Features
SAP supplies three procedures that allow the system to determine the relevance of a question.
Not Relevant if Last Audit Accepted Not Relevant if Controlling Question Is OK Relevance of Audit Question Transferred from Controlling Question

Procedure Not Relevant if Last Audit Accepted

Effect If you create a new audit and if the last audit for the audit component in question was accepted, the system sets the indicator Not Relevant at release. If you valuate the controlling question, the system marks the question as relevant. If you change the relevance of the controlling question, the system automatically also changes the relevance of the audit question.

Not Relevant if Controlling Question Is OK Relevance of Audit Question Transferred from Controlling Question

Activities
When you create the question, choose the procedure you want to use under Controlling Data on the Administrative Data tab page and, if necessary, specify the controlling question.

Result
You have created an audit that can contain one or more audit question lists. In the navigation bar, audits are indicated by the icon , audit question lists by the icon ,

subordinate hierarchy levels in an audit question list (for example, element or question) by the icon , and assigned documents by the icon .

9.

Repeat these steps for all question list items for which you want to confirm results.

In the structure tree, the valuation status of a question is represented by one of the following icons: Icon Meaning The question has not been valuated yet, but is a relevant question. The question has been valuated and the result is the same as or better than the required minimum result. The question has been valuated. The result is worse than the required minimum result. The question has been valuated. No minimum is required. The question is not relevant.

Result
You have entered the audit results in the system.

Completing the Audit

Prerequisites
An audit must be released before it can be completed. In addition, it may be necessary to have confirmed audit results, to have executed the valuation of the audit results, and to have created an audit report.

Procedure
1. ...
1. 2. 3. 4. Access audit management. See Accessing Audit Management. Open the required audit. Choose the Result tab page. Choose the Signature pushbutton.

The system now checks if any corrective/preventive actions exist for this audit. If necessary, the system will open these actions. If outstanding actions exist for an audit, the status Outstanding Actions is set by the system. It is now no longer possible to process the audit and the audit questions or to create and valuate audit results.
5. To complete the audit, process as follows:

If no outstanding actions exist for an audit, choose Set Complete. This completes the audit.

If outstanding actions exist for an audit, choose Set Complete with Outstanding Actions. If you have processed any outstanding actions, you must confirm the completion of these actions. When you set the status Completed for the last action that was outstanding, the system automatically sets the status Actions Completed and Completed for the audit. This completes the audit.

If there are outstanding actions for an audit, process these actions and then confirm their completion. When you set the status Completed for the last action that was outstanding, the system automatically sets the status Actions Completed for the audit. You can then manually set the status Completed in the audit. This completes the audit.

Result
The audit is completed.

PARAMETRIZACIONES

Lista de preguntas Estructura lista de preguntas

Relevancias o Dependencias 500 Si cambiamos la relevancia de la pregunta de control, el sistema tambin cambiar automticamente la relevancia de la pregunta subordinada.

510 Si evalo la pregunta de control (con valoracin por encima del resultado mnimo), entonces el sistema marcar automticamente la pregunta subordinada como no relevante.

520 Si creamos una nueva auditora y la ltima auditora para el componente de auditora en pregunta ha sido aceptado, el sistema pondr el indicador como no relevante. Indica como no relevante si se ha aceptadola ltima auditora o pregunta objeto.