MANUAL DE EXECUO DE CONVNIOS

Braslia (DF) Novembro/2011 1

Manual de Execuo de Convnios

Realizao:

Fundao Banco do Brasil

Jorge Alfredo Streit Presidente

Eder Marcelo de Melo Diretor Executivo de Desenvolvimento Social

Paulo Cesar Machado Diretor Executivo de Gesto de Pessoas, Controladoria e Logstica

Jlio Maria de Lima Caetano Gerente de Trabalho e Renda

Flvia Maciel de Almeida Assessora de Anlise e Execuo de Projetos Sociais

Samuel Falco Borges de Lima Vieira Assessor de Anlise e Execuo de Projetos Sociais

Car@ parceir@,

Este Manual de Execuo de Convnios foi elaborado especialmente para vocs, representante de entidade conveniada com a Fundao Banco do Brasil. O contedo foi elaborado por funcionrios da Fundao, a partir da vivncia do dia a dia na anlise de projetos, na liberao de recursos e no monitoramento administrativo, tendo como ponto de partida as principais dificuldades encontradas e as contribuies de diversas entidades parceiras. O objetivo gui-lo nos procedimentos necessrios execuo dos convnios. Sugerimos que voc o leia com ateno, adote os procedimentos recomendados e contribua com suas dvidas e sugestes. Por meio dessas orientaes, podemos evitar o retrabalho e, juntos, aperfeioar os processos e aumentar a efetividade de nossos investimentos sociais. Sempre com o foco na transformao social e tendo como pano de fundo as premissas que adotamos como referencial para nossa atuao: o protagonismo social, a solidariedade econmica, o respeito cultural e o cuidado ambiental. Contamos com voc nessa construo coletiva, rumo a uma sociedade mais justa, fraterna e igualitria!

Jorge Alfredo Streit

Presidente

Sumrio
1. 2. 3. Recomendaes Iniciais .........................................................................................................6 Papel do Banco do Brasil ........................................................................................................7 Liberao de Recursos............................................................................................................8 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 4. Pagamentos a Pessoa Jurdica ............................................................................................... 9 Pagamentos a Pessoa Fsica ................................................................................................ 10 Aspectos Contbeis .............................................................................................................. 11 Obra Civil .............................................................................................................................. 15 Capacitao e Treinamento ................................................................................................. 16 Consultoria e Assessoria...................................................................................................... 17 Dirias ................................................................................................................................... 17 Ressarcimento ...................................................................................................................... 18 Propriedade dos Bens .......................................................................................................... 18 Suspenso da Liberao de Recursos ............................................................................. 18

Adiantamento e Prestao de Contas de Adiantamento........................................................ 19 4.1. 4.2. 4.3. Adiantamento ....................................................................................................................... 19 Prestao de Contas de Adiantamento ............................................................................... 20 Prazos e Condicionantes Liberao de Adiantamento ................................................... 21

5.

Alteraes nos Planos de Trabalho dos Convnios ................................................................ 21 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Prorrogao dos Prazos de Execuo ................................................................................. 22 Remanejamento de Recursos entre Itens Aprovados ....................................................... 22 Incluso de Novos Itens ....................................................................................................... 23 Excluso de Itens.................................................................................................................. 23

6.

Acompanhamento dos Projetos ........................................................................................... 23 6.1. 6.2. Relatrio Parcial de Execuo ............................................................................................. 24 Monitoramento e Assessoramento ..................................................................................... 24

7. 8. 9.

Da Comprovao da Contrapartida ....................................................................................... 25 Da Divulgao da Marca....................................................................................................... 25 Da Apresentao de Relatrio Final de Execuo .................................................................. 26

10. Setores e Responsveis ........................................................................................................ 27 11. Anexos ................................................................................................................................ 28 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. Anexo I - Formulrio do Relatrio Parcial ..................................................................... 28 Anexo II - Formulrio da Relao de Treinandos .......................................................... 32 Anexo III - Formulrio do Termo de Recebimento de Obra Civil ................................. 33 Anexo IV - Formulrio do Recibo de Dirias .................................................................. 34 4

11.5. 11.6. 11.7. 11.8. 11.9. 11.10. 11.11. 11.12. 11.13. 11.14. 11.15.

Anexo V Formulrio da Solicitao de Ressarcimento ............................................... 35 Anexo VI - Formulrio da Solicitao de Adiantamento ............................................... 36 Anexo VII - Formulrio do Recibo de Adiantamento .................................................... 37 Anexo VIII - Formulrio de Encaminhamento de Prestao de Contas ....................... 38 Anexo IX - Formulrio da Prestao de Contas de Adiantamento ............................... 39 Anexo X - Formulrio do Demonstrativo de Pagamentos............................................. 40 Anexo XI - Formulrio do Relatrio Final ...................................................................... 41 Anexo XII - Termo de Designao ................................................................................... 45 Anexo XIII Carimbo de Atesto ...................................................................................... 46 Anexo XIV- Ofcio de Alterao do Projeto ..................................................................... 47 Anexo XV- Pagamento de Salrios - Pessoa Fsica ......................................................... 49

1.

Recomendaes Iniciais

Algumas recomendaes e informaes iniciais so necessrias antes de tratar sobre os procedimentos para a execuo e monitoramento dos projetos sociais. Importante ressaltar que o uso deste material no libera a Convenente1 de efetuar demais consultas simultneas s disposies legais pertinentes a cada assunto que ser abordado neste Manual. Sugerimos a leitura atenta do Convnio de Cooperao Financeira (Convnio), para que se tenha conhecimento das obrigaes pactuadas e, ainda uma anlise do recurso aprovado para cada item de despesa do projeto, de forma a evitar aquisies de bens/servios divergentes. A Fundao Banco do Brasil concede a seus parceiros recursos financeiros, a ttulo de investimento social, reembolsvel e no reembolsvel, em carter complementar, destinados ao desenvolvimento, implantao, acompanhamento e avaliao de programas estruturados e, ainda, execuo de projetos independentes de acordo com o cronograma fsico-financeiro aprovado, anexo ao convnio assinado entre as partes. Os recursos financeiros concedidos pela Fundao no sero liberados para pagamento de despesas realizadas antes da data de assinatura do Convnio. Aps a assinatura do Convnio a entidade dever iniciar a contratao das pessoas que realizaro as atividades do projeto, bem como providenciar as aquisies de produtos necessrias. Lembramos que somente permitida a aquisio de produtos/equipamentos novos. Recomenda-se que prestaes de servios, principalmente os de consultoria, obra civil e fabricao de equipamentos, devam ser objeto de contrato celebrado entre convenente e fornecedor. Este contrato dever conter informaes relevantes como a descrio do servio a ser executado, a forma e as condies de pagamento, os quais devero obedecer ao estabelecido no Convnio e Anexos (Proposta do projeto e Cronograma Fsico-Financeiro).

Convenente - rgo ou entidade da administrao pblica direta e indireta, de qualquer esfera de governo, bem

Para viabilizar a primeira liberao de recursos da equipe tcnica que atuar no projeto, torna-se imprescindvel a apresentao das pessoas fsicas ou jurdicas que atuaro nas atividades, mediante ofcio. Convenentes que fazem parte da Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal precisam efetivar suas contrataes e/ou aquisies mediante licitao, de acordo com a Lei n 8.666/93. Assim, quando for o caso, as notas fiscais, faturas ou recibos devem ser apresentados juntamente com a adjudicao, a publicao e a homologao do processo licitatrio ou da pesquisa de preos, em casos de dispensa de licitao. Preferencialmente envie os documentos originais para a Fundao, mantendo uma cpia na Agncia do Banco do Brasil Agncia BB responsvel pelo acompanhamento do projeto, e outra cpia no dossi a ser mantido pela Convenente. Se no for possvel o envio do documento original, providencie a autenticao da cpia na Agncia BB. Para viabilizar a execuo do projeto, necessrio que a Fundao tenha sempre atualizada a Ata de Eleio dos membros da diretoria da Convenente e as alteraes estatutrias se forem o caso, de forma que os documentos encaminhados Fundao sejam assinados por aqueles que detenham autorizao para representar a Convenente. A maioria dos contatos realizados entre a Fundao e seus parceiros ocorre por email e telefone. Assim, solicitamos que mantenham seus cadastros sempre atualizados.

2.

Papel do Banco do Brasil

A Fundao representada no Convnio pelo Banco do Brasil, por meio dos Administradores das Agncias responsveis pelo acompanhamento dos projetos. A Agncia BB deve ter cincia de todos os documentos apresentados Fundao e, sempre que possvel, o trmite dos documentos deve ser feito por ela. de responsabilidade da Agncia BB, no tocante execuo e monitoramento administrativo dos projetos: Analisar as notas fiscais, faturas ou recibos em consonncia com as instrues mencionadas no item 3.1 e 3.2 deste Manual; Encaminhar formalmente Fundao os documentos apresentados pela Convenente, mantendo cpia em dossi prprio;
7

 Realizar os pagamentos autorizados, mediante comunicao formal da Fundao, diretamente na conta corrente dos fornecedores dos bens e prestadores dos servios, ou da prpria Convenente (em caso de adiantamento ou ressarcimento); Acompanhar a execuo fsica do projeto por meio de vistoria no local de desenvolvimento dos trabalhos, assegurando-se de que os servios/bens foram efetivamente prestados/adquiridos; Emitir pareceres com relao a eventuais pedidos de suplementao, remanejamento de verbas, substituio de itens de despesas, prorrogao de prazo de execuo ou alterao na equipe tcnica; Exigir da Convenente a apresentao dos Relatrios Parciais de Execuo, na periodicidade estabelecida no Convnio. Alm de registrar seu parecer sobre as informaes prestadas; Exigir da Convenente a apresentao do Relatrio Final do Projeto, registrando, igualmente, seu parecer sobre as informaes prestadas; Encaminhar formalmente Fundao os relatrios elaborados; Acompanhar e dar suporte aos procedimentos de encerramento do projeto; Realizar vistorias no local de implementao do projeto durante o perodo de vigncia do Convnio 05 (cinco) anos, a partir da data de assinatura, comunicando Fundao eventuais irregularidades.

3.

Liberao de Recursos

Os recursos financeiros concedidos por meio do Convnio sero liberados mediante a apresentao Fundao de notas fiscais, faturas ou recibos dos bens adquiridos e/ou servios prestados. Esses documentos devem ser encaminhados, preferencialmente, por intermdio da Agncia BB responsvel pelo acompanhamento do projeto. O prazo para a liberao de recursos de 10 (dez) dias teis aps o recebimento dos documentos na Fundao. Eventuais inconsistncias detectadas entre os documentos apresentados e o cronograma fsico-financeiro aprovado podero acarretar glosas2 no valor do crdito final ao fornecedor ou, ainda, se tais documentos no estiverem em conformidade ou no apresentarem os anexos previstos na Clusula de Liberao de Recursos do Convnio, sero devolvidos ou aguardaro a regularizao de suas pendncias.
2

Cancelamento ou recusa, parcial ou total, do valor do documento fiscal apresentado.

A liberao dos recursos ocorre por meio da efetivao do crdito na conta de depsitos vinculados, especfica para o Projeto, aberta na Agncia BB em nome e CNPJ da Convenente para movimentao exclusiva dos recursos disponibilizados pelo Convnio e, somente por funcionrios do Banco do Brasil S/A. Aps a confirmao de cada crdito, a Agncia BB ter o prazo de dois dias teis para transferncia do recurso ao fornecedor de bens e produtos. Outra forma de liberao do recurso a efetivao do crdito diretamente na conta do fornecedor de bens e produtos. Em ambas as formas de liberao, a Convenente encaminhar as guias de tributos para pagamento por esta Fundao, aps conferncia. Aps a liquidao, as guias e os respectivos comprovantes sero encaminhados Convenente por e-mail ou disponibilizados na Agncia BB. A Fundao poder gerar, apenas, as guias de tributos federais, exceto encargos patronais. O item 3.3 Aspectos Contbeis, deste manual, abordar com mais detalhes as questes tributrias pertinentes. Quando vier destacada, no documento fiscal, a reteno de qualquer tributo, por exemplo, Imposto sobre Servios e Recolhimento de Contribuio Social dever ser apresentada a guia relativa a esses tributos com os respectivos comprovantes de pagamento, caso os mesmos j tenham sido liquidados. 3.1. Pagamentos a Pessoa Jurdica

Os pagamentos realizados no mbito do convnio aos fornecedores dos bens ou prestadores de servios, as notas fiscais ou faturas3 apresentadas devem conter: Emisso do documento fiscal em nome da Convenente; Data de emisso do documento fiscal e do perodo de execuo do servio posteriores assinatura do Convnio e anteriores ao prazo final de execuo; Emisso do documento dentro do prazo limite; Discriminao dos itens de despesa e quantidades conforme consta no cronograma fsico-financeiro aprovado pela Fundao; Existncia do de acordo da Convenente, na frente do documento original, atestando o recebimento dos bens ou a prestao dos servios, assinado pelo responsvel legal ou pessoa designada, mediante a apresentao do Anexo
3

Pessoas jurdicas sem fins lucrativos podem apresentar notas fiscais e faturas e as demais devero apresentar somente notas fiscais.

XII Termo de Designao de Responsvel. A aposio do de acordo pode ser facilitada por meio da confeco de um carimbo, conforme Anexo XIII Carimbo de Atesto. Meno, na frente do documento original, ao nmero do Projeto; Meno, na frente do documento original, ao Acordo firmado entre a Fundao Banco do Brasil e outras Instituies parceiras, quando se tratar de recursos de terceiros, conforme orientaes constantes no Convnio; Indicao dos dados bancrios do fornecedor para a liquidao do pagamento, considerando, ainda, que o crdito dever ser efetuado na conta corrente da pessoa jurdica, emitente da Nota Fiscal, ressalvadas as excees como firma individual, cuja comprovao dever ser efetuada conforme Legislao em vigor. Para aqueles que no possurem conta corrente em nenhum estabelecimento bancrio, o crdito ser disponibilizado via ordem de pagamento (ORPAG) no Banco do Brasil. 3.2. Pagamentos a Pessoa Fsica

Nos casos de pagamento a pessoa fsica por meio de recibo, deve-se atentar aos aspectos descritos no item 3.1 e aos seguintes: A descrio do servio deve ser clara e estar de acordo com o que consta no cronograma fsico-financeiro aprovado do Projeto; A descrio do servio deve fazer meno ao perodo de sua realizao, inclusive com a indicao da quantidade de horas tcnicas trabalhadas, quando for o caso; Os documentos para pagamento devem ser emitidos em nome e CNPJ da Convenente; O valor a receber deve ser descrito no recibo de pagamento em seu valor bruto; O favorecido deve ser sempre identificado com seu nome completo, CPF e dados bancrios para crdito; O favorecido deve assinar o recibo sempre; A data de emisso deve estar de acordo com o perodo de realizao do servio, descrito no texto do recibo; Para no comprometer a correta reteno e recolhimento de tributos, o recibo deve ser encaminhado to logo emitido.

10

Nos casos de pagamento a pessoa fsica com emisso de nota fiscal de servios dever constar o perodo de realizao do servio, independente da data de emisso do documento, bem como as observaes listadas acima, no que couber.

3.3.

Aspectos Contbeis

Conforme previsto em convnio, a responsabilidade pelo cumprimento das obrigaes fiscais, trabalhistas e previdencirias exclusiva da Convenente. Assim, para que se evite erros de clculos dos valores e preenchimento inadequado dos documentos fiscais a convenente dever contar com os servios de um profissional da rea contbil ou de um contador. 3.3.1. Dos Pagamentos a Pessoa Jurdica Em casos de notas fiscais ou faturas para pagamento de pessoas jurdicas, deve-se tomar alguns cuidados com relao reteno dos impostos incidentes sobre prestaes de servios. As notas fiscais de prestao de servio (consultoria, assessoria, assistncia tcnica etc.) devem ter retidos do seu valor bruto as alquotas vigentes do Imposto de Renda Retido na Fonte e das Contribuies Sociais (CSLL, Cofins e PIS/Pasep)4. Caso o fornecedor possua alguma imunidade ou iseno de tributos, a comprovao deve vir anexa ao documento fiscal5. Em casos de dvidas com relao aos valores das alquotas e imunidade ou iseno desses impostos, consulte a Instruo Normativa da Secretaria da Receita Federal (SRF) n 480 de 15 de dezembro de 2004 no stio da Receita Federal do Brasil (RFB) (http://www.receita.fazenda.gov.br).

dispensada a reteno para pagamento de valor igual ou inferior a R$ 5.000,00. Ocorrendo mais de um pagamento no mesmo ms, mesma pessoa jurdica, ser efetuada a soma de todos os pagamentos no ms, calculando-se a reteno sobre o montante, caso este ultrapasse R$ 5.000,00. 5 O art. 3 da IN SRF n 480/2004 descreve as hipteses de no reteno. J o art. 4 obriga a apresentao das declaraes, anexas Instruo Normativa, em casos de: instituies de educao e de assistncia social, sem fins lucrativos; instituies de carter filantrpico, recreativo, cultural, cientfico e s associaes civis; e pessoas jurdicas optantes pelo Simples Nacional. As pessoas jurdicas beneficirias de iseno ou de alquota zero devem informar esta condio na nota fiscal, inclusive o enquadramento legal, sob pena de, se no o fizerem, sujeitarem-se reteno das contribuies sobre o valor total da nota fiscal, no percentual de 4,65% (Art. 2, 3, da IN SRF n 459/04).

11

Por fim, em casos de notas fiscais de servios prestados por cooperados por meio de cooperativas de trabalho6, deve-se recolher a cota patronal de INSS sobre o valor bruto da nota fiscal ou da fatura de prestao de servios, conforme art. 72, IV, da Instruo Normativa RFB n 971 de 13 de novembro de 2009. A cota patronal responsabilidade da Convenente, que a tomadora do servio. 3.3.2. Dos Pagamentos a Pessoa Fsica Em casos de notas fiscais ou recibos para pagamento de pessoas fsicas, necessria ateno s obrigaes tributrias, em especial s previdencirias. Para agilizar a liberao deste tipo de despesa, a convenente dever preencher o modelo Pagamento de Salrios Pessoa Fsica Anexo XV como documento complementar a solicitao de liberao dos pagamentos ou, se possvel, apresentar a GFIP, conforme item 3.3.3 Das Obrigaes Acessrias. Todas as contrataes devem ocorrer pelas normas da Consolidao das Leis do Trabalho (CLT), mediante assinatura de Carteira de Trabalho. Para isso, deve-se atentar para as normas vigentes com relao aos pagamentos de INSS, FGTS, PIS, IR, 13 salrio, frias, dentre outros. Se a prestao de servios for eventual, proceda da seguinte forma: Efetue o clculo de reteno do Imposto de Renda e informe no documento fiscal, conforme tabela progressiva do ano-calendrio corrente. Em caso de dvidas, consulte o stio da RFB (http://www.receita.fazenda.gov.br/aliquotas/ContribFont.htm); Efetue o clculo de contribuio previdenciria individual e informe no documento fiscal, conforme tabela de contribuio vigente, disponvel para consulta no stio da Previdncia Social (http://www.previdenciasocial.gov.br/conteudoDinamico.php?id=313); Efetue o clculo de contribuio previdenciria patronal sobre o valor bruto do documento, gere a Guia da Previdncia Social (GPS)7 e a encaminhe, devidamente preenchida, anexa aos documentos fiscais as quais ela faz
6

A reteno da CSLL no ser exigida nos pagamentos efetuados s cooperativas, em relao aos atos cooperados (art. 5 da IN SRF n 459/04), exceto em relao s cooperativas de consumo. 7 Caso a contribuio previdenciria seja item de despesa do projeto, a convenente dever somente gerar a referida Guia, para que a Fundao possa efetuar o pagamento. Entretanto, se esta despesa no for item do projeto dever ser encaminhada a guia e os comprovantes de pagamento.

12

referncia. O percentual pode ser alterado de acordo com o risco da atividade, conforme o art. 72, da Instruo Normativa RFB n 971 de 13 de novembro de 2009. A competncia da GPS, tanto da contribuio individual quanto da patronal, o ms em que o servio foi prestado, dessa forma extremamente importante que o perodo de execuo esteja descrito no documento fiscal, conforme orientado no item 3.2 deste Manual. Qualquer divergncia nessas informaes podem ocasionar problemas com a emisso da Certido Negativa de Dbitos, emitida pela RFB.

Cabe ressaltar que em pagamentos de prestaes de servios no se pode acumular atividades de meses diferentes em uma s nota fiscal ou recibo. Cada ms ou perodo de servio executado deve possuir sua prpria nota fiscal ou recibo, para que se possa obedecer ao regime de competncias8 e ao correto recolhimento das obrigaes previdencirias e fiscais. Assim, evite o acmulo de documentos fiscais de competncias diferentes para pagamento. O fato gerador9 do Imposto de Renda, diferentemente da contribuio Previdncia10, ocorre na data do pagamento. Ou seja, os documentos fiscais acumulados tero seus valores brutos somados para efeito do clculo do Imposto de Renda. Segue abaixo um exemplo de procedimento a ser evitado: A convenente apresenta no incio do ms de maio os recibos referentes aos servios prestados em abril, maro e fevereiro. Quando a Fundao for gerar as guias de INSS haver multa e encargos para as guias de maro e fevereiro, e quando for gerar as guias de imposto de renda o valor do servio prestado ser somado e seguir a tabela progressiva do IR da RFB para o ano corrente, disponvel em
http://www.receita.fazenda.gov.br/aliquotas/ContribFont.htm.

H um teto de contribuio individual mensal Previdncia que estabelecido pela tabela de contribuio vigente, conforme legislao em vigor. Se o prestador de servio j alcanou esse teto, ou mesmo contribuiu com algum valor, o recibo deve ser apresentado

Regime de competncia um termo contbil que leva em considerao o perodo de realizao das receitas e despesas para os demais efeitos contbeis. 9 Fato gerador a situao definida por lei que d origem obrigao de pagar o tributo. 10 O fato gerador da contribuio previdenciria o ms da competncia (no caso, o perodo de realizao do servio) ao qual o documento fiscal faz referncia.

13

 Fundao juntamente com uma declarao do empregador ou contracheque que ateste essa contribuio, para evitar cobrana em duplicidade da contribuio individual. Os valores referentes aos encargos patronais podem ser pagos pela Fundao Banco do Brasil, desde que esses custos estejam presentes no cronograma fsico-financeiro aprovado. A Fundao no possui os dados necessrios para a criao das guias de encargos patronais, por isso a confeco dessas guias responsabilidade da Convenente. Mesmo sem a previso de liberao de recursos para a quitao dos encargos patronais, a Fundao solicitar os comprovantes de pagamento das obrigaes patronais da competncia a qual os documentos apresentados fazem referncia, com a finalidade do controle da sanidade fiscal da Convenente. Entidades beneficentes possuidoras do Certificado de Entidade Beneficente de Assistncia Social (CEBAS) no recolhem a contribuio patronal e a contribuio individual se d conforme art. 65, II, da IN RFB n 971 de 13 de novembro de 2009. A Fundao no efetuar pagamento de encargos e multas decorrentes de atraso no pagamento. Desta forma, observe os prazos de vencimento das guias de tributo e o prazo regulamentado para pagamento constante no convnio (dez dias teis), o tempo necessrio para o recebimento dos documentos na Fundao e seu processamento pela Agncia BB (dois dias teis). 3.3.3. Das Obrigaes Acessrias As retenes e recolhimentos de tributos e contribuies pelas entidades geram obrigaes acessrias com relao aos valores retidos e recolhidos. Essas obrigaes so de responsabilidade da Convenente e consistem no envio Previdncia ou RFB de informaes a respeito dos valores retidos ou recolhidos. Essas informaes so analisadas pelos rgos competentes, tendo como referncia os DARF e GPS emitidos, e no caso de divergncia nas informaes, a Convenente notificada para prestar os esclarecimentos necessrios. Dentre outras, as principais obrigaes acessrias so: Declarao de Dbitos e Crditos Tributrios Federais DCTF: uma declarao eletrnica que contm informaes relativas aos tributos e
14

contribuies apurados por pessoa jurdica, pagamentos e outras informaes. A apresentao da DCTF regulamentada pela IN RFB n 974 de 2009 e sua no apresentao, nos prazos estabelecidos pela RFB, passvel de multa. Declarao de Informaes Econmico-Fiscais da Pessoa Jurdica DIPJ: uma declarao eletrnica que deve ser apresentada anualmente pelas pessoas jurdicas relativas aos rendimentos observados entre o perodo de 01 de janeiro 31 de dezembro do ano anterior da Declarao. A no apresentao da DIPJ passvel de multa, conforme estabelecido na IN RFB n 1.028 de 2010. Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social GFIP: uma declarao eletrnica que informa os valores retidos de pessoas fsicas, relativos s contribuies previdencirias, bem como s informaes sobre as remuneraes dos trabalhadores e valores recolhidos ao FGTS. A no apresentao da GFIP passvel de multa e proporcionar problemas com a emisso da Certido Negativa de Dbito (CND), conforme art. 476 da IN RFB n 971 de 2009. Declarao do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte DIRF: Devem apresentar a DIRF, as pessoas jurdicas11 que tenham sofrido reteno de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) ou que tenham efetuado reteno das Contribuies Sociais (CSLL, Cofins e PIS/Pasep), ainda que em um nico ms do ano. A convenente que efetuar as retenes citadas acima deve fornecer ao favorecido do pagamento o comprovante anual da reteno, de acordo com o anexo citado no art. 12 da IN SRF n 459/2004. A no apresentao da DIRF passvel de multa, conforme IN SRF n 197/2002. 3.4. Obra Civil

11

De acordo com o artigo 1 da IN 1.033/2010

15

Em casos de despesas relativas obra civil, executada por empresa especializada em construo civil a Convenente dever firmar contrato com o prestador de servio, com base no projeto tcnico aprovado pelo rgo responsvel, observando o memorial descritivo, plantas e clculos da obra. O contrato dever informar o percentual do material de construo e mo de obra, as parcelas de liberao de recurso e suas medies correspondentes para efeitos de tributao, conforme IN RFB n 971, de 13.11.2009. A entidade dever encaminhar o contrato assinado no momento da primeira liberao ou imediatamente aps sua assinatura. Cada nota fiscal emitida corresponde a uma parcela da obra concluda, as quais correspondem s medies da obra civil. Assim, ao encaminhar este documento para pagamento dever ser anexado o Termo de Medio da Obra, assinado pelo responsvel tcnico, nos casos de obra civil realizada por construtora contratada. Para liberao da ltima parcela, ao fim da execuo da obra, como condicionante ao pagamento, deve-se apresentar o Termo de Aceitao e Recebimento da Obra (Anexo III), assinado pelo responsvel tcnico da empresa e o representante legal da Convenente, bem como o ltimo Termo de Medio da Obra. INFORMAO IMPORTANTE: A tributao de notas fiscais para pagamentos a pessoa jurdica na rea da construo civil possui alguns aspectos diferentes aos citados no item 3.3 deste Manual. Neste caso retido somente 11% de INSS sobre o valor referente aos gastos com a mo de obra. Para correta aplicao dessa regra, a descrio da nota fiscal deve indicar o valor gasto com mo de obra e o valor gasto com material, de acordo com o contrato firmado. 3.5. Capacitao e Treinamento

Em caso de despesas relativas a treinamento ou capacitao profissional, deve-se anexar aos documentos fiscais, a Relao de Treinandos - Anexo II Formulrio da Relao de Treinandos, contendo: Nome do curso; Perodo data de incio e trmino; Horrio hora de incio e trmino;
16

 Local de treinamento endereo e telefone de contato; Identificao dos treinandos nome completo, CPF, data de nascimento, nome completo da me, endereo e telefone. 3.6. Consultoria e Assessoria

Em casos de despesas com prestao de servios em consultoria, assessoria ou assistncia tcnica, deve-se anexar ao documento fiscal o relatrio de atividades do prestador de servio, onde dever constar: Descrio clara das atividades; Relato das visitas efetuadas, quando for o caso; Assinatura e identificao do prestador do servio; Perodo das atividades condizentes com a data de emisso do documento fiscal.

Caso o servio de consultoria se refira elaborao de um produto, como diagnsticos e avaliaes, o pagamento somente ser efetuado aps anlise e aprovao do produto apresentado. 3.7. Dirias

No caso de despesas com dirias, os recibos devem ser apresentados conforme o Anexo IV Formulrio do Recibo de Dirias e conter os dados bsicos que caracterizam essa despesa, como: Local da utilizao; Perodo; Composio da diria alimentao, transporte ou hospedagem; Atividade realizada; Identificao e assinatura do favorecido; Dados bancrios para crdito.

Lembramos que esta despesa dever ser realizada, apenas, com empregados da Convenente, conforme previsto na CLT. Demais prestadores de servio, devero utilizar a modalidade de ressarcimento, citada abaixo.

17

3.8.

Ressarcimento

Em casos excepcionais, despesas efetivadas pela Convenente podem ser ressarcidas. Para isso a Convenente deve apresentar solicitao formal de ressarcimento, em modelo prprio, conforme Anexo V Formulrio da Solicitao de Ressarcimento, juntamente com: Demonstrativo de pagamentos, conforme Anexo X Formulrio do Demonstrativo de Pagamentos; Documentos fiscais com a comprovao de sua liquidao (comprovante de transferncia, comprovante de depsito ou recibos dando quitao em notas fiscais), cumprindo as exigncias dos itens 3.1 e 3.2 deste Manual. Importante: Antes de efetuar qualquer despesa que ser objeto de ressarcimento, a convenente dever se comunicar-se com a Fundao para obter autorizao. 3.9. Propriedade dos Bens

Todos os bens adquiridos ou produzidos por meio de projeto apoiado pela Fundao so de propriedade da Convenente e somente podem ser utilizados de acordo com a finalidade prevista na proposta aprovada. A Convenente no pode, durante a vigncia do Convnio, 5 (cinco) anos a partir da data de assinatura, alienar, doar ou vender os bens adquiridos ou produzidos com os recursos liberados, ou dar outra finalidade daquela prevista inicialmente no Projeto. recomendada a contratao de seguro para os bens e equipamentos adquiridos, com o intuito de prevenir eventuais danos ao patrimnio da Convenente. 3.10. Suspenso da Liberao de Recursos A Fundao poder suspender a liberao dos recursos, diante das seguintes ocorrncias: Desvio de finalidade na aplicao dos recursos; No cumprimento dos prazos estabelecidos para apresentao de prestao de contas de adiantamentos de recursos, de acordo com item 4.3 deste Manual; Comprovao parcial ou no comprovao da contrapartida prevista;
18

 Inexatido ou falta de informaes nos relatrios parciais de execuo sobre o Projeto; Paralisao do Projeto ou constatao de que os resultados parciais no correspondem aos inicialmente previstos; No divulgao da participao da Fundao, de acordo com as regras estabelecidas no Convnio; Outras circunstncias de responsabilidade da Convenente que impossibilitem o alcance dos objetivos do Projeto.

4.

Adiantamento e Prestao de Contas de Adiantamento

4.1. Adiantamento

Adiantamento de recursos a modalidade de liberao de recursos na qual a Convenente recebe o recurso antes da realizao das despesas, em sua conta corrente para administrao dos pagamentos dos itens previstos no projeto. Esta modalidade de liberao complementar ao modelo citado no item 3 e dever estar prevista no Convnio assinado, onde estaro definidas a quantidade de parcelas e o seus respectivos valores. Assim, existiro despesas que podero ser pagas com recursos de adiantamento e outras que devero ser pagas pela prpria Fundao. Para o recebimento de recursos adiantados a Convenente deve apresentar, em modelo prprio, de acordo com o Anexo VI deste Manual, solicitao formal de adiantamento e recibo, conforme orientaes abaixo: As despesas devem estar em conformidade com os itens passveis de adiantamento, que so: transporte (passagens areas e terrestres); hospedagem; alimentao; diria; pedgio; vale-transporte; combustvel; txi; aluguel de veculos, imveis e equipamentos; taxas condominiais; fotocpia; material de expediente; salrios, pr-labores, bolsas, ajuda de custo e remunerao por servio prestado (assessorias e consultorias); encargos trabalhistas; telefone, gua e energia; provedor de internet; tarifas cartorrias; prmios de seguro; matria-prima e demais insumos de produo;
19

 As despesas devem estar em conformidade com o cronograma fsicofinanceiro aprovado, especificando quantidades, itens e valores; A data da solicitao (Anexo VI) deve ser posterior assinatura do Convnio e anterior ao prazo final de execuo do projeto; A solicitao deve possuir a identificao e a assinatura do responsvel legal da Convenente, alm dos dados bancrios para crdito, cuja conta corrente de responsabilidade da convenente, bem como as tarifas bancrias que incidem sobre esta conta. Deve fazer, tambm, meno ao nmero do Projeto; As despesas descritas acima necessariamente devem ser identificadas como includas nas parcelas de adiantamento no cronograma fsico financeiro de cada projeto. 4.2. Prestao de Contas de Adiantamento

Os valores liberados na modalidade de adiantamento so objetos de prestao de contas mediante apresentao de relatrio, em modelo prprio, conforme anexos VIII, IX e X deste Manual e das respectivas notas fiscais, faturas, recibos e guias de recolhimento de tributos; todos devidamente liquidados com seus respectivos comprovantes de liquidao, obedecendo s informaes presentes, tambm, nos itens 3.1, 3.2 e 3.3 deste Manual. Para agilizar o processo de conferncia da prestao de contas, os documentos devem ser organizados de acordo com a ordem de registro nos anexos citados acima (VIII, IX e X). O prazo para prestao de contas de cada parcela de adiantamento liberada de at 90 (noventa) dias a contar da data da liberao dos recursos financeiros. Qualquer forma de liberao de recurso est condicionada ao cumprimento dessa regra, inclusive de outros projetos sob responsabilidade da Convenente. Nos casos em que o recurso for utilizado em perodo menor que os 90 dias, a Convenente poder apresentar a prestao de contas Fundao para verificao e registro contbil. A Fundao poder efetuar glosas de valores em decorrncias de inconsistncias verificadas na anlise das prestaes de contas. O valor glosado ser deduzido da prxima parcela de adiantamento. No existindo parcelas restantes a liberar o valor glosado dever ser devolvido, FBB, pela convenente, mediante depsito em conta especfica.
20

INFORMAO IMPORTANTE: O recolhimento e reteno dos impostos, conforme descrito no item 3.3 deste Manual, referente aos pagamentos efetuados com os recursos adiantados, so de responsabilidade da Convenente e devem ser anexados a cada documento fiscal, ainda que esta despesa no seja item do projeto. 4.3. Prazos e Condicionantes Liberao de Adiantamento

A liberao de uma nova parcela de adiantamento est condicionada prestao de contas da parcela anterior, observada a seguinte sistemtica: Para a liberao da segunda parcela, a Convenente deve comprovar no mnimo 80% dos recursos adiantados anteriormente e apresentar tambm os documentos referentes contrapartida prevista para o perodo no cronograma fsico-financeiro; Para a liberao da terceira parcela, a Convenente deve comprovar os recursos residuais da primeira e, no mnimo, 80% dos recursos adiantados na segunda parcela, assim como os recursos referentes contrapartida prevista para o perodo no cronograma fsico-financeiro; Para a liberao das demais parcelas, a sistemtica semelhante prevista para a liberao da terceira parcela; A comprovao do restante da penltima e da ltima parcela que no atingirem 100% dos recursos financeiros adiantados implica na devoluo do valor no utilizado conta de depsitos vinculada, especfica do Projeto, aberta na Agncia. Assim, a liberao da parcela seguinte somente ser efetuada aps a aprovao da prestao de contas apresentada.

5.

Alteraes nos Planos de Trabalho dos Convnios

Qualquer alterao no projeto dever ser previamente submetida Fundao, mediante ofcio Anexo XIV - Ofcio de Alterao do Projeto, para autorizao. Dever ser assinado pelo representante legal da Convenente ou pessoa designada, conforme Anexo XII Formulrio Termo de Designao.
21

A manifestao da Fundao sobre a proposta de alterao ser encaminhada via email e, somente aps autorizada a Convenente poder executar as alteraes solicitadas. 5.1. Prorrogao dos Prazos de Execuo

Quando for constatada a necessidade de prorrogao de prazo do Convnio, a solicitao dever ser feita Fundao, no mnimo, 45 dias antes do final do prazo de sua vigncia. Este ofcio dever conter as seguintes informaes: Perodo necessrio concluso das atividades; Motivos que ocasionaram o atraso na execuo do projeto Relao das atividades que ainda sero realizadas e; Dificuldades encontradas. Autorizada a prorrogao de prazo, faz-se necessria a confeco de um Termo Aditivo de Rerratificao ao Projeto que dever ser encaminhado ao e-mail da Agncia BB condutora do projeto e impresso em 3 (trs) vias. Este documento ser elaborado exclusivamente pela Fundao. A elaborao do termo aditivo ser possvel, somente, se a Ata de Eleio em poder desta Fundao estiver atualizada. Assim, encaminhe Fundao cpia das atas de eleio e ou qualquer alterao do Estatuto, devidamente registradas pelos rgos competentes. Este o instrumento que formaliza a alterao no projeto e deve ser devidamente assinado pelo Gerente da Agncia BB, pelos representantes da Convenente, de acordo com os poderes estabelecidos em seu Estatuto, e duas testemunhas propriamente identificadas. A ausncia de qualquer uma das assinaturas no termo aditivo inviabiliza a prorrogao do projeto. Aps assinaturas, a primeira via deve ser encaminhada Fundao, a segunda via deve ser mantida em dossi prprio da Convenente e a terceira via mantida na Agncia BB para composio de seu dossi. 5.2. Remanejamento de Recursos entre Itens Aprovados

Define-se como remanejamento de recursos a realocao de recurso entre itens aprovados, sem excluso ou incluso de novos itens ao Cronograma Fsico Financeiro do projeto.
22

Caso haja a necessidade de efetuar algum remanejamento no Cronograma Fsico Financeiro aprovado, a entidade dever solicitar previamente Fundao, via ofcio (Anexo XIV Modelo II), com as justificativas tcnicas, impacto nos objetivos e resultados planejados inicialmente, de forma a viabilizar a sua anlise. A FBB encaminhar um e-mail aps aprovao do remanejamento proposto para aquisio/ contratao dos bens/servios propostos, momento em que a Convenente poder solicitar a emisso dos documentos fiscais/ no fiscais para pagamento.

5.3.

Incluso de Novos Itens

A incluso de novos itens ao projeto requer: Envio de ofcio que solicita a incluso do item novo ao projeto com as justificativas tcnicas e impacto nos objetivos e resultados planejados inicialmente; Apresentao de 02 (dois) oramentos para cada item que ser includo. A incluso de novos itens ao projeto, somente, ser possvel quando houver sobra de recursos do oramento aprovado, economia em itens j adquiridos ou via suplementao de recursos ao projeto. 5.4. Excluso de Itens

A excluso de itens ao projeto requer a apresentao de ofcio que solicita a excluso de item do projeto com as justificativas tcnicas e o impacto nos objetivos e resultados planejados inicialmente.

6.

Acompanhamento dos Projetos

A execuo do projeto acompanhada pela Fundao e Agncia BB, onde ser avaliada a sua eficincia e eficcia. O acompanhamento realizado por meio da anlise dos relatrios encaminhados e est sujeito s visitas de monitoramento tcnico realizadas pela FBB e pela Agncia BB.

23

6.1.

Relatrio Parcial de Execuo

A Convenente deve apresentar, durante o prazo de execuo disposto no Convnio, relatrios parciais de execuo, conforme instrues abaixo: Verifique no convnio a periodicidade do relatrio parcial a ser apresentado Fundao; O relatrio dever ser apresentado independentemente da data em que as aes do projeto foram efetivamente iniciadas; O relatrio dever descrever sobre a execuo do projeto, conforme Anexo I - Formulrio do Relatrio Parcial; Comente as dificuldades encontradas e eventuais ajustes necessrios execuo; Comente as aes e produtos que tratam da divulgao da marca; Apresente informaes claras e objetivas que respondam aos tpicos solicitados no formulrio padro; Ao relatrio podero ser anexados documentos, relatrio fotogrfico e outras informaes julgadas importantes, como relatos das pessoas beneficiadas pelo projeto; As atividades descritas devem estar compatveis com o perodo de abrangncia do relatrio; Aps a elaborao do relatrio parcial, este documento dever ser entregue na Agncia BB, responsvel pelo projeto, para que esta possa se manifestar sobre as atividades desenvolvidas; No utilizar este formulrio para encaminhamento de documentos fiscais; No utilizar este formulrio para solicitao de alterao de projetos (prazos e remanejamentos, etc.); O no recebimento, dentro do prazo, deste documento na Fundao suspende qualquer liberao de recurso, e outros procedimentos. 6.2. Monitoramento e Assessoramento

Se necessrio for, a Fundao pode se valer do Ncleo de Monitoramento Tcnico, vinculado Gerncia de Monitoramento e Assessoramento Tcnico de Projetos, para eventuais intervenes com a finalidade de propor solues e corrigir rumos, tendo como referncia os objetivos propostos e aprovados para o Projeto.

24

7.

Da Comprovao da Contrapartida

Entende-se como contrapartida do projeto o recurso da Convenente que dever ser investido, conforme itens previstos no Cronograma Fsico Financeiro aprovado. A comprovao deste recurso ser realizada durante a execuo do Projeto de acordo com o Cronograma Fsico Financeiro, mediante a apresentao de documentos fiscais ou equivalentes, conforme item 3. Em casos de execuo financeira avanada, sem valor algum comprovado, a Fundao pode solicitar a comprovao da contrapartida, condicionando, assim, as liberaes de recursos ao Projeto. possvel alterar os itens referentes contrapartida. Para tanto, a convenente dever proceder conforme item 5, deste Manual, no que couber.

8.

Da Divulgao da Marca

Todas as aes de divulgao do Projeto devero ser realizadas pela Convenente, sob consulta e orientao da Fundao. A entidade deve promover a divulgao do nome da Fundao e das demais instituies envolvidas no projeto, por meio da veiculao de peas publicitrias de carter educativo, informativo ou de orientao social, nas quais no podero constar nomes, smbolos ou imagens que caracterizem promoo pessoal, cabendo-lhe ainda: Fazer meno participao da Fundao como aportadora de recursos financeiros ao Projeto, sempre que se fizer algum tipo de divulgao; Remeter Fundao Gerncia de Comunicao, para aprovao, por intermdio da Agncia BB ou diretamente pelos Correios, com no mnimo 20 (vinte) dias de antecedncia da realizao das atividades, peas publicitrias e de comunicao que venham a ser confeccionadas para o Projeto, tais como cartazes, folhetos, convites, release para cerimnias de inaugurao e/ou de entrega de bens, mquinas e equipamentos; Providenciar, pelos meios ao seu alcance, filmagem e/ou cobertura fotogrfica de cerimnias - assinatura do Convnio, inauguraes, entrega de bens, mquinas e equipamentos - bem como confeco de placas de obras; Mencionar o apoio recebido da Fundao e dos demais parceiros nas mquinas e equipamentos adquiridos, na capa de qualquer publicao, conforme modelos fornecidos pela Fundao e/ou Agncia BB;
25

 Providenciar afixao, em caso de obra civil, de placa provisria (durante a obra) e definitiva (aps a concluso), indicativas da participao da Fundao como parceira do Projeto, conforme modelos fornecidos atravs da Agncia BB e disponveis via internet, no stio
http://www.fbb.org.br/portal/pages/publico/logomarca/.

9.

Da Apresentao de Relatrio Final de Execuo

Aps a concluso das atividades do projeto, a Convenente dever elaborar Relatrio Final de Execuo, conforme Anexo XI Formulrio do Relatrio Final, onde devero constar: Dificuldades encontradas e eventuais ajustes necessrios execuo; Informaes claras e objetivas que respondam aos tpicos solicitados no formulrio padro; Ao relatrio podero ser anexados documentos, relatrio fotogrfico e outras informaes julgadas importantes; Comparativo entre a situao anterior e a atual em decorrncia das aes implementadas; Metas e resultados alcanados; Benefcios sociais alcanados; Comentar se os recursos previstos (financeiros, materiais e humanos) foram disponibilizados na quantidade, forma e tempo adequado realizao das atividades, bem como indicar em nmero ou percentual, o volume de atividades realizadas em comparao quelas previstas; Comentar se os servios e produtos planejados como resultados imediatos foram alcanados, tendo como referncia os objetivos gerais e especficos; O relatrio final elaborado pela convenente dever ser entregue na Agncia BB, responsvel pelo projeto, para que esta possa se manifestar sobre as atividades desenvolvidas e encaminh-lo Fundao; O no recebimento deste documento na Fundao impede a contratao de novos projetos com a Convenente e pode acarretar na providncia de medidas judiciais para a devoluo do recurso aportado no projeto.

26

10. Setores e Responsveis

A Gerncia de Trabalho e Renda responsvel pelo acompanhamento da execuo dos projetos sociais, vinculados ao Programa Trabalho e Cidadania e Reaplicao de Tecnologias Sociais, na Fundao. Essa Gerncia est composta por ncleos que executam as seguintes atividades: Ncleo Responsvel Ncleo de Acolhimento e Anlise de Projetos NAP Ncleo de Pr-Liberao de Recursos e Anlise de Projetos NPA Ncleo de Baixa e Encerramento de Projetos NBE Atividades Desenvolvidas Anlise, contratao e formalizao de projetos. Liberao de recursos e acompanhamento de projetos. Encerramento de projetos.

Aps a etapa de formalizao do projeto (assinatura do convnio) o processo transferido para o Ncleo de Pr-Liberao de Recursos e Anlise de Projetos NPA / Renda para liberao dos recursos e acompanhamento do projeto, cujo contato poder ser realizado por meio do e-mail: monitoramento.renda@fbb.org.br telefone: (61)31044600.

27

11. Anexos
11.1. Anexo I - Formulrio do Relatrio Parcial
Relatrio Parcial de Execuo

Fundao Banco do Brasil - Braslia (DF) N do Projeto:

Ttulo de Projeto:

Perodo (mm/aa mm/aa):

Convenente:

Execuo do Projeto (Comentar a execuo das atividades realizadas no perodo, consoante o estabelecido no cronograma fsico-financeiro. Anexar fotografias, vdeos, reportagens, artigos, etc.):

Outras informaes relevantes :

28

Local e data

_____________________________________________ Assinatura do Representante Legal da Convenente

Parecer da Agncia (Manifestar-se sobre as informaes prestadas pela Convenente, inclusive, se for o caso, realizando vistoria):

Local e data

______________________________________________________ Carimbo e assinatura da Administrao da Agncia

29

Relao de Bens - Localizao

(Anexo ao Relatrio Parcial) N do Projeto:

Convenente:

Documento Nr.

Especificao

Quantidade

Localizao

Contato

Responsvel

_____________
Data Convenente

______________________________________
Assinatura do Representante Legal da

30

RELAO DE BENS (Localizao)

Todos os bens permanentes adquiridos, produzidos ou construdos devero ser relacionados

DOCUMENTO NR. : Indicar as letras iniciais do ttulo de crdito de aquisio do bem, seguido do respectivo nmero (NF Nota Fiscal, FAT Fatura, REC Recibo); ESPECIFICAO: Informar o bem adquirido, assim como suas caractersticas particulares (marca, modelo, cor, nr de srie, chassi, placa, etc.). A especificao deve permitir a identificao do bem; QUANTIDADE: Registrar a quantidade do item especificado; LOCALIZAO: Informar a localizao fsica do bem (endereo completo e CEP). O endereo registrado deve corresponder localizao real do bem; CONTATO: Informar telefones da convenente/local de guarda do bem e do responsvel; RESPONSVEL: Informar o nome e o CPF do responsvel pela guarda dos bens adquiridos/produzidos/construdos; DATA: Informar a data das informaes prestadas; REPRESENTANTE DA CONVENENTE ASSINATURA: Constar nome, cargo e assinatura do representante legal da convenente. UTILIZAR FOLHA SUPLEMENTAR, SE NECESSRIO, PARA COMPLEMENTAR AS INFORMAES A SEREM PRESTADAS.

31

11.2. Anexo II - Formulrio da Relao de Treinandos

RELAO DE TREINANDOS
Curso: Instrutor: Projeto (No. e Ttulo): Local de Realizao: Carga Horria: N o.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Fl. 01

Perodo: ___/___/___ a ___/___/___ NOME DT. NASC. NOME DA ME ENDEREO TELEFONE

32

11.3. Anexo III - Formulrio do Termo de Recebimento de Obra Civil

TERMO DE ACEITAO E RECEBIMENTO DE OBRA
Obra: Local:

O(A) (Nome da entidade contratante) recebe definitivamente, nesta data, atravs deste termo, do(a) (Nome da firma contratada para o servio), pronta e acabada, sem defeitos e imperfeies visveis, de acordo com o contrato firmado entre as partes, a reforma/construo do ............................., localizada em ............. (endereo), caracterizada pelos seguintes itens: a) b) c) d) e) Discriminar o servio executado; Discriminar o servio executado; Discriminar o servio executado; Discriminar o servio executado; Discriminar o servio executado;

Para todos os efeitos, considera-se recebida a obra, dando-se as partes ampla, geral, irrevogvel e recproca quitao de todos os seus direitos decorrentes das obrigaes assumidas, para nada mais reclamar uma da outra, agora ou de futuro, em juzo ou fora dele, certo que a quitao ora outorgada tem fora de TRANSAO DE DIREITOS (Cdigo Civil art. 840/2002). Esse termo de recebimento de obra no exime as responsabilidades da Construtora, obrigando-se a mesma a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, s suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato, onde se verificarem eventuais vcios, defeitos ou incorrees, resultantes da execuo ou dos materiais empregados na obra. A fim de que o recebimento definitivo da obra se prove e produza seus efeitos regulares, fazse o presente termo assinado pelas partes envolvidas, ............ (contratante) e (contratada), em trs vias de igual teor.

Local (UF), data

Contratante Representante Legal

Contratada Representante Legal

33

11.4. Anexo IV - Formulrio do Recibo de Dirias

RECIBO DE DIRIAS

R$ .................................

Recebi do .......... a importncia de R$....................... (valor por extenso), referente ao pagamento de XX dirias, durante o perodo de xx/xx/xxxx a xx/xx/xxxx, referente s despesas de deslocamento e alimentao, sob amparo do convnio celebrado entre a Fundao e o XXX Projeto n ......., pelas quais passo o presente recibo, dando plena e geral quitao.

(Local, UF e data)

_____________________________ Nome: CPF:

Dados Bancrios para Crdito: BANCO: AGNCIA: CONTA:

34

11.5. Anexo V Formulrio da Solicitao de Ressarcimento

(Dados da Beneficiria)

(Local, UF, data) Fundao Banco do Brasil SCN Quadra 01 Bloco A Edifcio Number One 18 andar CEP 70.711-900 Braslia - DF

Solicitamos ressarcimento das despesas especificadas no Demonstrativo de Pagamentos, em anexo, no valor de R$ ................... (valor por extenso), referentes execuo do Convnio (nmero e ttulo). Os itens de despesas relacionados esto previstos no cronograma fsico-financeiro do projeto e os documentos fiscais correspondentes seguem anexos a esta solicitao. Solicitamos que o crdito seja efetuado em nossa conta de depsitos (nmero da conta corrente, do banco e da agncia). Colocamo-nos disposio para os esclarecimentos que se fizerem necessrios.

Atenciosamente

_____________________________ Nome Cargo

_____________________________

Nome Cargo

35

11.6. Anexo VI - Formulrio da Solicitao de Adiantamento

(Dados da Convenente)

(Local, UF e data) Fundao Banco do Brasil SCN Quadra 01 Bloco A Edifcio Number One 18 andar CEP 70.711-900 Braslia - DF

Solicitamos adiantamento para pagamento das despesas previstas abaixo, no valor de R$ ................... (valor por extenso), necessrias execuo do Convnio (nmero e titulo): ATIVIDADES/ITENS DE DESPESAS: (especificar de acordo com o cronograma fsico-financeiro) QTE. VALOR (R$) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 0,00

Os itens de despesas relacionados esto previstos no cronograma fsico-financeiro do projeto e que por cujas realizaes prestaremos conta em conformidade com as exigncias e prazos estabelecidos pela Fundao Banco do Brasil. Solicitamos que o crdito seja efetuado em nossa conta de depsitos (nmero da conta corrente, do banco e da agncia). Colocamo-nos disposio para os esclarecimentos que se fizerem necessrios. Atenciosamente _____________________________ Nome Cargo _____________________________ Nome Cargo

36

11.7. Anexo VII - Formulrio do Recibo de Adiantamento

RECIBO

R$ .................................

Recebemos da Fundao Banco do Brasil a importncia de R$ ....................... (valor por extenso), a ttulo de adiantamento para cobrir despesas de pronto pagamento, detalhadas na solicitao de adiantamento da qual este documento parte integrante, pela qual passamos o presente recibo, dando plena e geral quitao.

(Local, UF e data)

_____________________________ Nome Cargo

_____________________________ Nome Cargo

37

11.8. Anexo VIII - Formulrio de Encaminhamento de Prestao de Contas

(Dados da Convenente)

(Local, UF, data) Fundao Banco do Brasil SCN Quadra 01 Bloco A Edifcio Number One 18 andar CEP 70.711-900 Braslia DF Encaminhamos, em anexo, Relatrio Parcial de Execuo e Demonstrativo de Pagamentos correspondente ao adiantamento de recursos concedidos no valor de R$ ................. (valor por extenso), em (data), para prestao de contas relativa ao Convnio (nmero e ttulo), no perodo de (data) (data). Colocamo-nos disposio para os esclarecimentos que se fizerem necessrios. Atenciosamente

___________________________ Nome Cargo

_____________________________ Nome Cargo

Anexo: 1 Demonstrativo de Pagamentos (quantidade) Documentos Fiscais e Relatrio Parcial de Execuo.

38

11.9. Anexo IX - Formulrio da Prestao de Contas de Adiantamento

ATIVIDADE/ITEM ORAMENTRIO: (2)
CREDOR CGC/CPF CH/OB DATA TTULO DE CRDITO DATA VALOR

TOTAL -

ATIVIDADE/ITEM ORAMENTRIO: (3)

CREDOR CGC/CPF CH/OB DATA TTULO DE CRDITO DATA VALOR

TOTAL TOTAL GERAL -

39

11.10.
RENDA/NUP

Anexo X - Formulrio do Demonstrativo de Pagamentos

DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTOS
(Anexo Solicitao de Ressarcimento/Prestao de Contas)

FUNDAO BANCO DO BRASIL

PROJETO: (Nmero e Ttulo ) CONVENENTE: (nome )

ATIVIDADE: (1)
ITEM DE DESPESA CREDOR CNPJ/CPF TTULO DE CRDITO DATA TTULO DE CRDITO DADOS DO PAGAMENTO CH/OB/CC DATA VALOR (R$)

TOTAL (R$)

ATIVIDADE: (2)
ITEM DE DESPESA CREDOR CNPJ/CPF TTULO DE CRDITO DATA TTULO DE CRDITO DADOS DO PAGAMENTO CH/OB/CC DATA VALOR (R$)

TOTAL (R$)

ATIVIDADE: (3)
ITEM DE DESPESA CREDOR CNPJ/CPF TTULO DE CRDITO DATA TTULO DE CRDITO DADOS DO PAGAMENTO CH/OB/CC DATA VALOR (R$)

TOTAL (R$) TOTAL GERAL (R$)

DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTOS
ATIVIDADE: Informar a atividade a qual os itens de despesas se referem (criar tantos campos para as atividades quanto necessrios). ITEM DE DESPESA: Enumerar cada um dos pagamentos efetuados relativos atividade informada CREDOR: Indicar o nome do credor constante do ttulo de crdito CNPJ/CPF: Indicar o nmero de inscrio do credor no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas e Cadastro de Pessoas Fsicas, do Ministrio da Fazenda. TTULO DE CRDITO: Indicar as seguintes iniciais para cada tipo de ttulo de crdito; 1) NF - Nota Fiscal 2) FAT - Fatura 3) REC - Recibo etc. DATA DO TTULO DE CRDITO: Registrar a emisso do ttulo de crdito. DADOS DO PAGAMENTO: 1) CH/OB - Registrar o nmero cheque, ordem bancria, precedido pelas letras CH ou OB, conforme o caso. 2) CC - Quando o pagamento for efetuado mediante crdito direto na conta do fornecedor de bem e/ou executor dos servios, dever ser informado o nmero do banco, cdigo da agncia e nmero da conta corrente creditada, precedido das letras CC. 3) DATA DO PAGAMENTO - Registrar a data de realizao do pagamento. VALOR (R$): Registrar em reais o valor do ttulo de crdito. TOTAL (R$): Informar o total dos itens de despesas da atividade TOTAL GERAL (R$): Informar o total de todas as atividades relacionadas

40

11.11.

Anexo XI - Formulrio do Relatrio Final

Relatrio Final Fundao Banco do Brasil - Braslia (DF)

N do Projeto:

Ttulo de Projeto:

Perodo (mm/aa mm/aa):

Convenente:

Execuo Fsica (Comentar a execuo das atividades realizadas, consoante o estabelecido no cronograma fsico-financeiro):

41

Resultados Alcanados (Informar as metas e resultados alcanados em relao ao estabelecido na proposta; relacionar os benefcios sociais gerados e quantificar o nmero de beneficirios diretos e indiretos; relatar a contribuio do trabalho para a resoluo dos problemas que determinaram a sua execuo. Anexar fotografias, vdeos, reportagens, artigos etc.)

Local e data

_____________________________________________ Assinatura do Representante Legal da Convenente

Parecer da Agncia: Manifestar-se sobre as informaes prestadas e o cumprimento das obrigaes contratuais pela Convenente, especialmente quanto comprovao da contrapartida, sugerindo, se for o caso, o encerramento do processo.

Local e data

______________________________________________________ Carimbo e assinatura da Administrao da Agncia

42

Relao de Bens - Localizao

N do Projeto: (Anexo ao Relatrio Final)

Convenente:

Documento Nr.

Especificao

Quantidade

Localizao

Contato

Responsvel

___________________
Data

______________________________________
Assinatura do Representante Legal da

43

Convenente

RELAO DE BENS (Localizao)

Todos os bens permanentes adquiridos, produzidos ou construdos devero ser relacionados

DOCUMENTO NR. : Indicar as letras iniciais do ttulo de crdito de aquisio do bem, seguido do respectivo nmero (NF Nota Fiscal, FAT Fatura, REC Recibo); ESPECIFICAO: Informar o bem adquirido, assim como suas caractersticas particulares (marca, modelo, cor, nr de srie, chassi, placa, etc.). A especificao deve permitir a identificao do bem; QUANTIDADE: Registrar a quantidade do item especificado; LOCALIZAO: Informar a localizao fsica do bem (endereo completo e CEP). O endereo registrado deve corresponder localizao real do bem; CONTATO: Informar telefones da convenente/local de guarda do bem e do responsvel; RESPONSVEL: Informar o nome e o CPF do responsvel pela guarda dos bens adquiridos/produzidos/construdos; DATA: Informar a data das informaes prestadas; REPRESENTANTE DA CONVENENTE ASSINATURA: Constar nome, cargo e assinatura do representante legal da convenente. UTILIZAR FOLHA SUPLEMENTAR, SE NECESSRIO, PARA COMPLEMENTAR AS INFORMAES A SEREM PRESTADAS.

44

11.12.

Anexo XII - Termo de Designao de Responsvel

TERMO DE DESIGNAO DE RESPONSVEL

Na qualidade de [nome da funo do representante legal da entidade] do(a) [nome da entidade] e como previsto em [nome do instrumento legal estatuto/termo de posse], DESIGNO por meio deste instrumento o Senhor(a) [nome do designado], portador da Carteira de Identidade n _______________, expedida pelo rgo ____, CPF n ________________ como o responsvel pelo acompanhamento e execuo do projeto [nmero do projeto] com a Fundao, bem como a encaminhar documentos para pagamento e prestaes de contas, assinar atestos, solicitaes de remanejamento e de prorrogao de prazo.

Local, Data. (data em que iniciou a funo na entidade)

Assinatura Representante Legal ____________________________________ Nome do Representante Legal

Assinatura do Designado _____________________________________ Nome do Designado

45

11.13.

Anexo XIII Carimbo de Atesto

Modelo para projetos com recursos prprios da Fundao:

Atesto que os bens/servios constantes deste documento foram adquiridos/prestados e esto de acordo com as especificaes do Convnio n (NMERO DO PROJETO) Dados Bancrios do Fornecedor Banco:___________ Agncia:____________ C/C __________________ Em ____/______/_______ _____________________________________ Nome da Entidade Nome do Representante da Entidade

Modelo para projetos com recursos mistos (da Fundao e terceiros):

Atesto que os bens/servios constantes deste documento foram adquiridos/prestados e esto de acordo com as especificaes do Acordo (NOME / N DO ACORDO) Convnio n (NMERO DO PROJETO) Dados Bancrios do Fornecedor Banco:___________ Agncia:____________ C/C __________________ Em ____/______/_______ _____________________________________ Nome da Entidade Nome do Representante da Entidade

46

11.14.
Modelo I
(Dados da Beneficiria) (Local, UF, data)

Anexo XIV- Ofcio de Alterao do Projeto

Fundao Banco do Brasil SCN Quadra 01 Bloco A Edifcio Number One 18 andar CEP 70.711-900 Braslia - DF

Projeto: Ttulo: Convenente: Solicitamos (INFORMAR ALTERAO) e (INFORMAR AS JUSTIFICATIVAS TCNICAS PARA SUBSIDIAR A ANLISE). Informamos que a alterao proposta no causar impacto nos objetivos e resultados previstos, inicialmente. Colocamo-nos disposio para os esclarecimentos que se fizerem necessrios.

Atenciosamente

_____________________________ Nome Cargo

_____________________________ Nome Cargo

47

Modelo II
(Dados da Beneficiria) (Local, UF, data) Fundao Banco do Brasil SCN Quadra 01 Bloco A Edifcio Number One 18 andar CEP 70.711-900 Braslia - DF Projeto: Ttulo: Convenente: Solicitamos remanejamento de recursos, conforme abaixo: Dos Itens: Descrio do Item Valor R$

Total

Para os itens: Descrio do Item Valor R$

Total

Informar as justificativas para a alterao do projeto, tanto para os itens que perdero recursos quanto para os itens que recebero recursos. Informamos que a alterao proposta no causar impacto nos objetivos e resultados previstos, inicialmente. Colocamo-nos disposio para os esclarecimentos que se fizerem necessrios pelo telefone (xx)xxxx-xxxx. Atenciosamente, _____________________________ Nome Cargo 48

11.15.

Anexo XV- Pagamento de Salrios - Pessoa Fsica

Pagamento de Salrios Pessoa Fsica Projeto: Nmero e Ttulo

Lista de Pagamentos

Funcionrio

Cargo/Funo

CPF

Ms de Competncia

Salrio Bruto

INSS Indiviual

IRPF

Salrio Lquido

INSS Patronal

FGTS

OUTROS (Especificar):

Dados Bancrios Banco Ag. C/C

TOTAL (R$)

R$ 0,00

R$ 0,00

R$ 0,00

R$ 0,00

R$ 0,00 R$ 0,00

R$ 0,00

Convenente Assinatura e Identificao do Representante Legal

49