PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS PASIVOS DE LA EMPRESA

La clasificacin de los pasivos en el balance de situacin ms utilizada en las empresas en los ltimos aos presenta los pasivos en corto y largo plazo, aunque algunas organizaciones por preferencia los clasifican en circulantes, no circulantes y otros pasivos, tambin las hay que clasifican los pasivos en corrientes y no corrientes.

PASIVOS A CORTO PLAZO

Los pasivos a corto plazo contemplan todos aquellos cuyo vencimiento se produzca a menos de un ao, o si la probabilidad de pago puede ocurrir en ese plazo. Los pasivos a corto plazo comnmente registrados son: Cuentas por Pagar, documentos por pagar, depsitos en garanta, retenciones, provisiones, ingresos diferidos, pasivos contingentes, impuestos, dividendos y gastos acumulados. CUENTAS POR PAGAR: Comerciales Las cuentas por pagar comerciales se originan por la compra de productos o servicios a los proveedores de la empresa. Estos proveedores abastecen de materias primas, productos para la venta, activos, materiales para mantenimiento de edificios y equipo entre otros; tambin en el rea de los servicios suplen servicios al cliente, de mantenimiento, atencin a visitantes y funcionarios, alquileres de bienes muebles (Leasing) e inmuebles y servicios pblicos. Otro tipo de cuenta por pagar comercial son los prstamos de dinero que otorguen los proveedores. Funcionarios Como producto de la relacin entre la organizacin y sus empleados se generan cuentas por pagar, por lo general son ocasionadas por viticos y gastos de representacin pendientes de liquidacin, comisiones, por errores de clculo de salarios, aumentos no aplicados y bonificaciones. Socios Se presentan las cuentas por pagar a socios por dietas pendientes de cancelacin, dividendos, prstamos y gastos de representacin. Otras Cuentas por Pagar Esta sub-cuenta contiene aquellas cuentas por pagar que por su naturaleza no se clasifican en las anteriormente citadas, por ejemplo, las multas de trnsito, las que se originan por fallos judiciales con personas no relacionadas directamente con la empresa y los prstamos que otorgan a la empresa personas no asociadas o relacionadas.

Segregacin de funciones
Como procedimiento de control interno se establece, la segregacin adecuada de las funciones relacionadas con el manejo y con el registro y reclasificacin de las cuentas por pagar. En la prctica, consiste en que distintos colaboradores de la empresa realicen las siguientes funciones de manejo y con el registro y reclasificacin de las cuentas por pagar: Manejo: El manejo de las cuentas por pagar consiste en la manipulacin y archivo de los documentos como facturas, recibos de pago, contratos ordenes de compra y autorizaciones de compra, los procedimientos de pago de las facturas pendientes con el aprovechamiento de descuentos, la confeccin de auxiliares por sub-cuenta del balance de comprobacin. Los procedimientos de control interno establecen que las funciones y tareas descritas en el prrafo anterior sean ejecutadas por funcionarios independientes de la proveedura y bodegas de materiales y suministros. Si estas tareas son efectuadas en el departamento de contabilidad, se recomienda que el registro de auxiliares lo realice un funcionario distinto al que efecta los asientos contables y el archivo de documentos. Como parte de los procedimientos de control interno se establece la supervisin de las funciones relacionadas con el manejo de las cuentas por pagar, la cual debe ser aplicada por funcionarios de jerarqua en el departamento de contabilidad y en el caso de los arqueos de documentos por personal de otro departamento. La supervisin incluye un seguimiento a los documentos relacionados con los pagos como son las garantas de productos, plizas de seguros, entre otros. Registro y Reclasificacin: Un funcionario del departamento de contabilidad registrar en el sistema de cmputo y los libros contables los asientos que se relacionen con las cuentas por pagar. Este funcionario no debe realizar funciones en proveedura ni en tesorera o cajas. Para actualizar los registros se deben observar las polticas contables y los procedimientos de control interno para la autorizacin de transacciones relacionadas con las cuentas por pagar. Es funcin del departamento de contabilidad la debida clasificacin y presentacin en los Estados financieros de las cuentas. Como parte de la revisin de las cuentas por pagar se encuentra la verificacin de la naturaleza de la cuenta para comprobar su adecuada clasificacin, de acuerdo a este estudio si procede debe reclasificarse la cuenta, un ejemplo clsico lo es cuando dentro de las cuentas por pagar comerciales se presentan saldos deudores, esto significa que un a un proveedor se le pag dems por lo tanto debe reclasificarse la sub-cuenta como una cuenta por cobrar. Valuacin y arqueos peridicos: Los procedimientos de control interno establecen la valuacin peridica de las cuentas por pagar, esta valuacin consiste en comprobar que el saldo en los libros contables presenta razonablemente el monto de las cuentas por pagar. Para realizar esta comprobacin del saldo es necesario realizar una inspeccin de auxiliares y facturas como principal documento y confrontarlos con los movimientos de la contabilidad, as como realizar

confirmaciones de saldos con los proveedores. La valuacin implica la verificar el saldo de las cuentas en moneda extranjera, comnmente en dlares, la debida aplicacin del tipo de cambio y el registro de ajustes por el diferencial cambiario. Los arqueos de las cuentas por pagar se efectan a las facturas en forma peridica por un funcionario independiente a la contabilidad y a la proveedura o bodegas de materiales o productos. Estos arqueos consisten en confrontar el monto de las facturas de un proveedor con el monto que presenta el auxiliar y luego confrontar el auxiliar con el saldo en el balance de comprobacin. Custodia: La custodia de las cuentas por pagar se aplica a los sistemas de informacin y a la documentacin. En cuanto a los sistemas de informacin deben aplicarse los procedimientos de control establecidos para el acceso al sistema contable y los auxiliares, as como a la obtencin (salida) de los datos por los distintos medios como impresiones, vista en pantalla, guardado en discos, llaves y otros. Para la custodia de documentos deben aplicarse los procedimientos de control interno establecidos para la salvaguarda de los mismos. Las facturas pendientes de pago se mantendrn en un archivo bajo medidas de seguridad de preservacin y acceso como son los archivos metlicos con doble llave o combinacin, en oficinas bajo sistema de vigilancia permanente; igualmente para las facturas canceladas que se adjuntan a las copias de los cheques pagados, en este caso el principal procedimiento de control es la mutilacin con un sello de pagado que evitar la duplicacin de pagos. Evaluacin del riesgo: Se estima el riesgo en cuanto a la salvaguarda de los pasivos a corto plazo, como las posibles amenazas a la integridad fsica de documentos por extravo, robo o deterioro. En general la informacin que contienen las facturas y los auxiliares de los proveedores es importante porque revelan precios, descuentos y plazos, esta informacin puede ser de mucho inters para terceros, por lo tanto la prevencin sobre posible fuga de informacin es un aspecto de control interno para contemplar. Otro riesgo es la duplicacin de pagos de facturas, como mencionamos anteriormente el control se ejerce en el momento de confeccionar el cheque, es cuando se mutila la factura con un sello de pagado; el procedimiento de control interno se aplica cuando el encargado de revisin de cheques emitidos verifica la mutilacin, seguidamente el autorizado para firmar realiza una segunda verificacin y como tercera verificacin el encargado de entrega de los cheques en tesorera, debe proceder a inspeccionar la misma mutilacin, as con tres filtros o controles se minimizar la posibilidad de un segundo pago a la misma factura. Anteriormente se describieron los procedimientos de control interno sobre las cuentas por pagar, les corresponde a los dems pasivos de corto plazo recibir un relato de los procedimientos que se le aplican.

Documentos por Pagar Los documentos por pagar de corto plazo clasificados en esta cuenta de mayor son los pagars y letras de cambio en su mayora. Los procedimientos de control interno aplicados a estos documentos son los arqueos peridicos, la verificacin de la debida custodia, la revisin los asientos y ajustes por los intereses pagados y acumulados y la verificacin de los ajustes por diferencias de cambio por documentos en moneda extranjera (dlares). Depsitos en garanta Se clasifican como pasivo a corto plazo los depsitos en garanta recibidos por contratos de obra y por alquileres, la razn para clasificarlos es la obligacin de devolverlos si el contrato es cumplido segn lo acordado. El control interno recomienda que los procedimientos implantados sean la inspeccin peridica de los contratos que originan los depsitos en garanta para verificar las fechas de cumplimiento y las clusulas que permiten la posible ejecucin del mismo. Retenciones por pagar En esta cuenta se registran las retenciones a funcionarios y empleados como son las retenciones de ley (CCSS, Banco Popular, Pensin obligatoria, etc.) sobre prstamos, pensiones alimentarias, embargos al salario, ahorros, pensiones complementarias, Impuesto sobre la renta (salarios) y otras. Es posible encontrar en esta cuenta de mayor registradas las retenciones sobre impuesto sobre las ventas, Impuesto sobre la renta del 2% por compras (en el caso de contabilidades de instituciones pblicas), Impuesto sobre la renta sobre dividendos pagados (socios) y retenciones por remesas al exterior. Los procedimientos de control interno establecidos consisten en la inspeccin y revisin de clculos sobre los asientos de planilla para las retenciones a funcionarios, as como las autorizaciones de los empleados para aplicar los rebajos, o los documentos legales que emiten los juzgados que obligan a la retencin. Para las dems retenciones consiste en la verificacin de las leyes que obligan a la retencin y la comprobacin de los porcentajes aplicados. Provisiones Existen provisiones establecidas como consecuencia de los derechos de los trabajadores como son las correspondientes al preaviso y la cesanta, se clasifican en esta cuenta por la posible ocurrencia de la erogacin en caso de despido sin causa justa o por acuerdos con los trabajadores (asociaciones solidaristas, convenciones colectivas). Otras provisiones se establecen como polticas contables para prever la posible ocurrencia de un gasto extraordinario (aumento de combustible, la aprobacin de una ley de impuestos). Los procedimientos de control interno consisten en la verificacin de las bases o tasas aplicadas al clculo de la provisin. En el caso especfico de las provisiones sobre los

derechos laborales el procedimiento de control consiste en la revisin de los asientos de planilla verificando los porcentajes aplicados. Gastos Acumulados Se clasifican como gastos acumulados por pagar, aquellos gastos que se tiene la certeza de su ocurrencia, por ejemplo el pago de las vacaciones y aguinaldos producto de los derechos de los trabajadores establecidos por ley; los gastos financieros como intereses acumulados, los gastos administrativos como alquileres acumulados, los gastos de venta como comisiones acumuladas, entre otros. Para los gastos acumulados por derechos laborales el procedimiento de control interno consiste en la revisin de los asientos de planilla, los documentos de respaldo de esos asientos y la verificacin de los clculos aritmticos (porcentajes aplicados). Para los dems gastos se inspeccionan los documentos como facturas, pagars, obligaciones en bonos, contratos, etc., y se verifican los asientos y ajustes por la acumulacin del gasto as como los clculos aritmticos. Ingresos Diferidos Se registran en esta cuenta los ingresos por servicios o productos percibidos por adelantado que representan una obligacin de cumplimiento, por ejemplo intereses, alquileres o ingresos por productos cobrados por adelantado. Los procedimientos de control interno para los servicios cobrados por adelantado comprenden la inspeccin de documentos como contratos y pagars que establecen el cobro anticipado, las bases o tasas para el clculo y los plazos de vencimiento; se verifican los asientos de ajuste para los cobros por adelantado en los cierres mensuales para efectos de presentacin de estados financieros. Para los productos se inspeccionan los contratos, recibos y facturas para verificar los plazos de entrega y los ajustes necesarios para debitar los anticipos. Pasivos contingentes Los pasivos contingentes representan obligaciones condicionadas a la ocurrencia de un evento, un ejemplo tpico es cuando se realiza el factoreo de cuentas por cobrar y la empresa emisora de las facturas asume la responsabilidad de pagar las facturas negociadas, si el cliente no las paga. En los registros contables no se acreditan las cuentas por cobrar, en su lugar se registra un pasivo con el nombre de cuentas por cobrar en factoreo, que se eliminar cuando el plazo de cancelacin de las facturas se venza y se conozca si el cliente pag o no la deuda a la empresa de factoreo (factor). Si el cliente paga se debitar el pasivo contingente y se acreditan las cuentas por cobrar, pero si el cliente no paga la empresa asume la responsabilidad pagando las facturas, registra un dbito al pasivo contingente y acredita bancos; luego realiza la gestin de cobro con el cliente. El control interno aplicado a estos pasivos contingentes consiste en la revisin de los contratos e informes emitidos por la empresa de factoreo, as como la revisin de las

confirmaciones pendientes.

enviadas y recibidas de los clientes sobre facturas canceladas y

Impuestos por Pagar En esta cuenta se registra el impuesto sobre la renta por pagar, que resulta despus de calcular la liquidacin del impuesto al cierre del perodo fiscal, tomando en cuenta los adelantos y la utilidad del perodo antes de impuesto. Otros impuestos que se contabilizan en esta cuenta son los municipales pendientes de pago. Algunas empresas registran el impuesto sobre las ventas retenido, las retenciones de renta a los funcionarios y otras, pero por la naturaleza de estas cuentas se recomienda se reclasifiquen como retenciones por pagar. El control interno para los impuestos por pagar consiste en la inspeccin de las declaraciones por pagos anticipados y liquidaciones, la verificacin de las tasas aplicadas para comprobar el clculo de la deuda tributaria. Dividendos por pagar Los dividendos por pagar son los beneficios econmicos que reciben los socios por su participacin en la empresa mediante la tenencia de acciones. Los procedimientos de control interno consideran la revisin de los acuerdos de la asamblea de socios registrados en el libro de actas correspondientes y la comprobacin de los clculos que determinan los montos a pagar por socios considerando las retenciones sobre impuesto de renta establecidas por ley.