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Aplicao do mtodo de criticidade de materiais em estoques hospitalares

Alisson Eduardo Maehler (UFSM) alissonadm@yahoo.com.br Paulo Srgio Ceretta (UFSM) ceretta@smail.com.br Paulo Cassanego Jr (UFSM) paulo.cass@bol.com.br

Resumo O principal objetivo deste trabalho ressaltar o uso da ferramenta Anlise de Criticidade de Materiais na gesto de estoques de materiais hospitalares. Tal mtodo foi utilizado no hospital Santa Casa de Misericrdia de Pelotas, em seu almoxarifado geral, no ano de 2003. Os resultados confirmaram a base terica pesquisada, de que poucos itens possuem a maior parte do consumo, e, por conseguinte, so mais importantes. Assim, o gestor pode minimizar estoques e racionalizar sua gesto a partir do momento em que a ferramenta utilizada identifica os itens que causam distores e aumento de custos que no agregam valor. Palavras-chave: Custos, Estoques, Criticidade. 1. Introduo As crescentes medidas de reduo de gastos dos governos, observadas nos ltimos anos, em todas as esferas foram sentidas, e muito, no setor de sade. Assim sendo, a reduo de custos tornou-se imprescindvel para amenizar esta problemtica. Como observa Porter (1999) as empresas obtm competitividade de trs formas: a) diferenciao; b) custos e c) enfoque. Assim, sendo a questo de custos passa a ser vital para as empresas e, por conseguinte para os hospitais, sendo que a busca pela sua reduo passa a ser uma constante. Assim, a administrao de materiais dentro dos hospitais comea finalmente a ganhar uma ateno especial. Da necessidade cada vez maior de profissionalismo na gesto da sade deriva o fato de que novas ferramentas e metodologias de gesto vm sendo incorporadas ao cotidiano deste setor. Umas destas ferramentas a Anlise da Criticidade de Materiais. Dessa forma, o objetivo deste trabalho justamente ressaltar a relevncia da adoo de ferramentas de gesto pelo administrador hospitalar, especialmente no setor de materiais, apresentando informaes relevantes de custo para os gestores, bem como reduzindo os custos que no agregam valor. Para isso, apresenta-se uma reviso de literatura com os principais aspectos vigentes, bem como a metodologia empregada, onde se apresenta o hospital Santa Casa de Misericrdia de Pelotas, utilizado como case no estudo. A seguir, aborda-se a questo da gesto de materiais, sua organizao, finalidades e caractersticas. Logo aps, comenta-se a gesto e controle de estoques, da qual a Anlise da Criticidade de Materiais aqui abordada faz parte. Por fim, aplica-se a mesma e obtm-se as concluses. 2. A administrao de materiais A administrao de materiais, junto com os recursos humanos e financeiros, so a base de sustentao do hospital, seus elementos principais, como afirma Paterno (1990). Desta forma, por estar no centro do processo produtivo do hospital, que a gesto de materiais assume um papel de extrema importncia para a administrao hospitalar. Tal importncia mede-se por vrias razes de ordem econmica, social e tcnica. Conceitualmente, a Administrao de Materiais a cincia que estuda um campo especfico, os materiais. Para Paterno (1990), a administrao de materiais compreende um ciclo
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contnuo de operaes correlatas e interdependentes que so a previso, aquisio, transporte, recebimento, armazenamento, distribuio, conservao, venda de excedentes e anlise de controle de inventrios, sendo importante enquanto assegura ao hospital o reabastecimento racional dos materiais necessrios manuteno de seu ciclo operacional. Para Arnold (1999), a administrao de materiais uma funo coordenadora que tem como responsabilidade o planejamento e controle do fluxo de materiais. Seus objetivos, dessa forma, so maximizar a utilizao de recursos pela empresa e fornecer o nvel requerido de servios ao consumidor. Dentro da Administrao Hospitalar, a administrao de materiais um ramo que trata especificamente da gesto dos materiais necessrios ao funcionamento hospitalar para o oferecimento de servios de sade. Ballou (2003) trata a administrao de materiais de forma mais ampla, com uma abordagem logstica, onde a mesma pode ser entendida como um conjunto de atividades funcionais, que repetido inmeras vezes ao longo do canal de suprimentos, atravs do qual as matrias-primas so convertidas em produtos acabados sendo que o valor adicionado aos olhos do cliente. Em se tratando da rea hospitalar, como bem observam Neto e Filho (2003), a logstica possuir como caracterstica uma abordagem mais interna organizao. Como o hospital no processa uma matria prima para repass-lo a um consumidor externo, j que o hospital por definio uma organizao de servios, como observam Cherubin e Santos (1997), seu processo de gesto de materiais se dar entre os setores do hospital (almoxarifado como banco de sangue, UTI etc.), ou entre os fornecedores externos e o hospital, sem, porm ser simples. Por materiais entende-se todos os itens contabilizveis do almoxarifado, da farmcia e da despensa do hospital, que participam diretamente na constituio de um bem ou servio e tambm os demais, de participao indireta, mas que fazem parte da rotina do hospital, como materiais de escritrio, materiais de conservao e reparos, materiais de segurana, de construo entre outros. Em suma, a administrao de materiais engloba a seqncia de operaes que se inicia na identificao de fornecedores, se concretiza com a compra do bem, seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo (consumo no hospital), em sua armazenagem como resduo e finalmente seu descarte, na quantidade e qualidade requeridos. Assim sendo, a finalidade da administrao de materiais gerir este processo. No que tange s funes da administrao de materiais, pode-se citar a funo de compras, que diz respeito aquisio dos materiais necessrios ao funcionamento do processo produtivo do hospital. Outros elementos da funo de administrao de materiais so o recebimento e a conferncia, a armazenagem e o transporte e a distribuio. No entanto, o aspecto controle, ter maior peso no estudo de custos e na busca da eficincia operacional do processo. Por fim, a administrao de materiais deve ser capaz de controlar quais materiais devem realmente ser mantidos em estoques; o tempo em que devem ser repostos os estoques, ou seja, uma determinao do nvel que se deve providenciar um novo pedido e qual a quantidade deve ser adquirida a fim de que no haja problemas de falta ou excesso. Para que esses controles sejam realizados, uma srie de ferramentas podem ser aplicadas. Entre elas, destacase a Anlise da Criticidade de Materiais. 3. Gesto e controle de estoques A gesto de estoques talvez seja a faceta mais visvel da administrao de materiais, dada sua importncia no processo produtivo e pelos altos custos que representa. Visto como um recurso

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dentro do processo produtivo na cadeia de suprimentos assume ainda um papel mais importante. To importante, que grandes empresas como a Toyota, elaboraram mtodos prprios para sua gesto, como o just in time (JIT), partindo do pressuposto de Berliner e Brimson (1992), de que manter estoques no agrega valor, em funo dos altos custos associados a financiamentos, juros, seguros, impostos, obsolescncia. Uma boa gesto de estoques possibilita a fidelizao dos clientes, atravs do menor tempo de entrega de produtos e preos mais baixos. Por outro lado, como bem observa Ballou (2003), o produto ou servio tem pouco valor se no estiver no tempo e no lugar em que o cliente deseja consumi-lo. Isto especialmente verdade no setor de sade, onde a falta de um material hospitalar na hora e local certo para um cliente (que pode ser um mdico, uma enfermeira etc) pode ocasionar a morte do paciente. Ainda segundo Ballou (2003), em sistemas logsticos, os estoques so mantidos para: a) melhorar o servio ao cliente, dando suporte rea de marketing disponibilizando o material na hora certa; b) economia de escala, reduzindo custos que sero menores quando o produto fabricado continuamente e em quantidades constantes; c) proteo contra mudanas de preos em tempo de inflao alta, aumentando o volume de compras minimiza o impacto do aumento de preos pelos fornecedores entre outros. A manuteno de estoques diminui tais riscos. 4. Funes de estoques De forma resumida, pode-se dizer que os estoques tm a funo de funcionar como reguladores do fluxo negcios. Como h uma diferena nas velocidades entre entradas e sadas de materiais, h a necessidade de que os mesmos sejam depositados, ou armazenados em um local apropriado, esperando seu consumo em alguma unidade do hospital. Como analogia, Martins e Alt (2001) utilizam o exemplo da caixa de gua. Quando a velocidade da entrada de gua maior que a sada, o nvel da caixa de gua aumenta, do contrrio ela abaixa. Portanto, a caixa serve como um amortecedor (buffer), um instrumento necessrio para que no falte e nem sobre gua em demasia. Quanto aos materiais, quando o nmero de unidades recebidas maior que o nmero de unidades expedidas, o nvel de estoque aumenta. Os estoques ento, regulam a equao. A filosofia JIT, j abordadas anteriormente, procura justamente igualar a equao. Para Berliner e Brinson (1992), a tcnica just in time tem como objetivo, alm de eliminar custos que no agregam valor, como j mencionado, eliminar o gerador de custo que so os grandes estoques (ou inventrios, para os autores), de forma a manter nveis de estoque igual a zero. A manuteno de grandes estoques, desta forma, necessita ser eliminada, como forma de obter maiores vantagens competitivas. Anular os estoques seu objetivo, mais difcil de se cumprir em um ambiente hospitalar, sendo, portanto mais observado na indstria. A concepo de gerao de estoques em um processo produtivo proveniente dos estudos da administrao industrial, especialmente observada nos estudos dos autores Slack, Stuart e Johnston (2002), que do muita nfase administrao de materiais na indstria. No hospital, como j mencionado, onde a logstica interna e no h venda de produtos para fora apenas consumo in company, tal concepo dever ser revista. Os estoques sero mais simplificados, assumindo a forma de almoxarifados e farmcias. O setor de materiais dessa forma ser o centro controlador de todo o processo. 5. Necessidade de controle e gesto de estoques Em um grande hospital, atender aos clientes, que podem ser os setores requisitantes ou pacientes, na hora certa, na qualidade e quantidade exatas, o maior objetivo do setor de materiais. Assim, a rapidez, eficincia e presteza na distribuio dos itens assumem um papel

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cada vez mais preponderante na gesto do hospital. Os estoques, desta forma, devem ser bem administrados e a necessidade de seu controle torna-se inevitvel. Alm disso, como cita Paterno (1990) o controle deve estar presente em todas as fases do ciclo operacional do hospital, comeando quando surge a necessidade de materiais e s terminando quando os mesmos forem consumidos ou utilizados. Especialmente em hospitais, organizaes que lidam com uma gama muito grande de produtos, em grandes quantidades, e que em sua maioria so indispensveis ao fornecimento de servios, isso observado. Alm desses fatores mencionados, os estoques representam, para Borba (2001), uma parcela importante dos ativos da empresa e que devem ser encarados como um fator que possui potencial para gerar negcios. Isso se deve ao fato de envolverem valores vultuosos, serem fundamentais na percepo da qualidade pelo cliente e poderem contribuir positivamente na obteno de vantagem competitiva. Para que esse controle seja eficiente, deve-se supervisionar o funcionamento no decorrer da execuo e medir os resultados em relao aos planos, determinando-se assim fatores que favorecem ou dificultam a obteno desses resultados, procurando corrigir os desvios e facilitando com isso administrao de materiais para a consecuo dos objetivos do hospital. Mtodos gerenciais como o contribuem para a reduo de estoques e para seu eficiente controle. Entre eles, o CMS, do ingls Cost Management System, abordado por Berliner e Brinsom (1992). O conceito de valor no adicionado, para os autores, se enquadra na gesto de materiais e estoques, a partir do momento em que uma srie de itens, bem como atividades como recebimento, conferncia e inventrios fsicos no adicionam valor ao produto (ou servio, neste caso), hospitalar. Desta forma, a Anlise da Criticidade ir se tornar uma excelente ferramenta para identificar itens de um almoxarifado que no agregam valor. Ainda para Berliner e Brinsom (1992), os produtos podem ser adquiridos no momento da demanda, justamente o que ocorre no hospital analisado, onde h uma srie de itens que so guardados em estoque, sem consumo imediato, gerando volumosos estoques, que necessitam de grandes espaos bem como mais pessoal e recursos para seu gerenciamento. Dessa forma, a Anlise da Criticidade ser til para a identificao de quais itens podem ser eliminados, pois no esto sendo consumidos ou seu consumo muito baixo, de forma que se possa tomar as medidas corretivas necessrias. Alm disso, uma funo importante da Anlise da Criticidade fornecer informaes teis e atualizadas para os tomadores de deciso no gerenciamento dos estoques hospitalares, pois a mesma foca em informaes gerenciais, e no em dados atrasados e irrelevantes, como bem colocam Johnson e Kaplan (1996). 6. O Mtodo da Criticidade (ou XYZ) Cada produto utilizado em uma empresa, ou um hospital possui a sua importncia para o processo produtivo. Assim como no Estudo da Curva ABC, que mostra quais os itens so os que possuem o mais alto custo, se comparado ao todo do estoque, a anlise do mtodo da Criticidade (ou XYZ) demonstra o grau de importncia de cada material em relao soma total dos itens, classificando os materiais em categorias X, Y ou Z em termos de importncia. Juran (1995) comenta que o mtodo Anlise da Criticidade (para o referido autor, o termo usado Anlise Crtica) assegura que sejam tomadas aes adequadas em relao a todas as caractersticas crticas. Fatores como segurana do produto ou a continuidade do fornecimento de energia eltrica so necessidades crticas aos clientes. Assim, sendo, a Anlise da Criticidade visa fornecer subsdios para a tomada de decises dos gerentes, identificando as poucas e importantes caractersticas para que certos produtos recebam ateno especial.

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A Anlise da Criticidade, como observado, provm da gesto da qualidade. Ela implica, dessa forma, numa avaliao adicional do impacto que determinado item causar nas operaes de uma empresa. Este impacto se d quanto imagem da mesma frente aos clientes; na facilidade de obteno ou substituio de um item por outro e na velocidade de obsolescncia. Assim sendo, em uma indstria automobilstica, um parafuso, por exemplo, por ter baixo custo unitrio e baixo consumo. No entanto, esse parafuso essencial ao acabamento do produto final da empresa. Neste caso, ele um item crtico no processo produtivo e no pode faltar. Esse material, se faltando em estoque, provoca uma escala gradativa de criticidade, em termos de funcionamento da empresa. Assim tem-se o ndice de Criticidade dos itens em estoque. Usando o conceito de criticidade dos itens do estoque, os itens podem ser agrupados em trs categorias: material Z em Criticidade, que so aqueles materiais cuja falta causar uma interrupo no processo produtivo da empresa, ou, no caso de um hospital, a interrupo de uma cirurgia ou exame, por falta de agulha, por exemplo. So, dessa forma, imprescindveis; materiais Y em Criticidade, do qual fazem parte dessa categoria aqueles itens cuja falta no ir provocar efeitos em curto prazo, sendo que so importantes, mas sua falta no ir impedir um procedimento, e materiais X em Criticidade, onde entram todos os demais itens do estoque, que no entram nem na classe Z nem na classe Y. Para Neto e Filho (2003) no setor de sade difcil eleger critrio para indicar a importncia de um item em relao aos outros, sendo que a quantidade um deles, mas no o nico e talvez no suficiente. Outros critrios podem ser a eficcia teraputica, a possibilidade de gerar efeitos colaterais etc. Em nosso estudo, porm, ficaremos restritos quantidade, em vista da facilidade de obteno de informaes e da nossa limitao de tempo. 7. Metodologia O presente estudo foi realizado no Hospital Santa Casa de Misericrdia de Pelotas, (SCMP) hospital este de grande porte, contando com cerca de 400 leitos, O referido hospital localizase na cidade de Pelotas, zona sul do Rio Grande do Sul, e possui carter pblico, filantrpico e beneficente, prestando inmeros servios comunidade carente da cidade e da regio. No que tange ao aspecto procedimento, o presente trabalho caracteriza-se como um estudo de caso, bastante utilizado nas cincias sociais e intimamente ligado rea de administrao, que segundo Yin (2003) uma estratgia de pesquisa que busca examinar um fenmeno dentro do contexto em que o mesmo ocorre. Este estudo de caso utiliza o almoxarifado geral do referido Hospital, que engloba apenas os materiais gerais de uso do hospital, tais como materiais de expediente, de construo (eltrico e hidrulico), de limpeza, bem como alguns itens mdicos que no necessitam um controle to rgido quanto segurana e que ocupam grandes espaos, como soros e esparadrapos. Para a coleta de dados, foi utilizado o sistema de observao direta intensiva. A observao deu-se entre os meses de julho a setembro de 2003, com dados de maio de 2002 a junho de 2003. Para a elaborao da Anlise da Criticidade foi utilizado o relatrio de movimentao de materiais do estoque, gerado pelo sistema computadorizado de gesto empresarial SMK, utilizado pelo departamento de materiais da SCMP. Este relatrio descreve o consumo de materiais, em unidades, pelo almoxarifado geral do Hospital. A metodologia empregada na elaborao da Criticidade foi baseada em Neto e Filho (2003). Tal como acontece em um Estudo da Curva ABC, que leva em considerao a relao de consumo e custo individual frente ao custo total de estoque, a classificao levando em conta a criticidade, sob o aspecto do consumo, assumir as seguintes propores: a) Z, 5% do total

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de itens em estoque possuem cerca de 80% do consumo; b) Y, 15% do total de itens em estoque possuem aproximadamente 5% do consumo e c) X, 80% do total de itens possuem cerca de 5% do consumo. Na elaborao do estudo de Criticidade (XYZ) foram utilizados dados do consumo mensal de itens do almoxarifado (em unidades). Consideraram-se apenas os materiais que tiveram algum consumo no perodo observado, totalizando em torno de 770 itens. Utilizando o programa Microsoft Excel, calculou-se a porcentagem do consumo anual total de cada item, e o consumo anual acumulado, em relao ao consumo total anual de todos os itens. 8. Anlise dos Resultados As figuras 2 e 3 a seguir representam alguns resultados sobre este estudo, e esto apresentados em forma de grfico pizza, objetivando apresentar uma visualizao bastante facilitada dos resultados obtidos. A posio lado a lado facilita a comparao entre quantidade e consumo, objetivo do estudo.
5%

2%

3%

14%

95%

81%

CINZA: Z

VERMELHO: Y

AZUL:X

CINZA: Z

VERMELHO: Y

AZUL:X

Fonte: Pesquisa do autor (2003) Figura 2 - Classificao de criticidade quanto quantidade.

Fonte: Pesquisa do autor (2003) Figura 3 - Classificao de criticidade quanto ao consumo.

Quanto a Criticidade, os dados apontam para uma concentrao bastante grande de consumo em poucos itens do estoque. Assim sendo, 2% dos itens que pertencem classe Z, (figura 2), apresentam 81% do consumo (figura 3). Nos itens da classe Y, 3% dos mesmos (figura 2) possuem 14% do consumo (figura 3). Por fim, os itens da classe X (figura 2), que so 95% dos itens do estoque, possuem um baixssimo consumo, apenas 5% do consumo total. Outra forma de visualizao a seguinte, tambm em forma de grfico:
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0 10 20 30 40 50 QUANTIDADE 60 70 80 90 100

Fonte: Os autores (2004). Figura 4 Curva de criticidade do almoxarifado geral da SCMP

Como pode ser observado na Figura 4, a concentrao do consumo de materiais em poucos itens bastante saliente. A curva bastante irregular e concentrada. Na tabela 1, destacamos 10 produtos principais de cada classe do almoxarifado:
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CUSTO

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MATERIAIS Z Alto Grau de Controle 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Copo descartvel 500 ml Copo descartvel 200 ml Saco plstico 1 Kg Folha ofcio 210x297 Sacos para talheres personal. Sacos plsticos 5 kg Folha ofcio 215x315 Folha ofcio 216x330 Prope Saco plstico kg 1.

MATERIAIS Y Mdio Grau de Controle Saco lixo preto 40 l 10 micras 2. Saco lixo branco 60 l 6 micras 3. Saco lixo preto 100 l 10micras 4. Relatrio de enfermagem 5. touca 6. Saco lixo preto 20l 6 micras 7. Gorro 8. Saco lixo branco 40 l 6 micras 9. Saco lixo branco 100 l 10 micras 10. Etiqueta patologia 1.

MATERIAIS X Baixo Grau de Controle Envelope ofcio timbrado PIAS 2. Adesivo servio de hemoterapia 3. Sabo lquido 4. Sacos personalizados 28x32 5. Toalhas descartveis intercaladas 6. Aparelho de barbear descart. 7. In. Form. 035 vale lanches 8. Papel higinico especial 9. Envelope padronizado ofcio 10. Envelope ficha de recepo

Fonte: Maehler (2004) Tabela 1 - Itens da criticidade, por classe.

Pode-se observar que em relao importncia, baseados na idia de Neto e Filho (2003) de que os materiais mais consumidos seriam os mais importantes, notamos que um uma pequena variedade de itens, 2%, Figura 2, apresentam um grande consumo, cerca de 81%, Figura 3, ao passo que uma variedade de mais de 95%, dos materiais Figura 2, possuem um consumo de menos de 5% do total, Figura 3, ou seja, muitos materiais do estoque poderiam ser eliminados ou ter seu estoque reduzido pelo baixo uso que se faz deles, reduzindo-se os custos que no agregam valor. uma concentrao bastante acentuada, notada especialmente na curva que forma, observada na Figura 4. Quanto ao tipo de material, quatro itens dos materiais Z (copos, papel higinico, papel ofcio e sacos plsticos, no considerando sua variedade de tipos), tm um consumo extremamente elevado em relao aos demais itens, de forma que o material descartvel tem os maiores ndices de consumo. O consumo de papel tambm muito grande. Nos itens que exigem um grau mdio de ateno, pois englobam materiais Y, encontram-se materiais compostos em sua maioria de sacos de lixo, que tambm possuem um alto consumo. A variedade desse produto muito grande devido aos diferentes usos do mesmo. Nos itens X, encontram-se materiais dos mais variados, materiais eltricos e hidrulicos. Nota-se a que h uma quantidade muito grande de materiais que tiveram um consumo muito pequeno durante o ano. Esses itens poderiam ser eliminados do estoque ou comprados de forma just in time, j que atualmente as facilidades de distribuio e entrega so grandes. 9. Concluso Tendo em vista a necessidade de se adotar uma anlise diferenciada para o controle dos itens do estoque de um almoxarifado hospitalar, de forma a reduzir custos com inventrios, funcionrios e estoques de produtos que no so consumidos, bem como de se eliminar atividades que no agregam valor, procedeu-se utilizao da Anlise da Criticidade de Materiais. A Anlise da Criticidade demonstrou assim, que um pequeno nmero de produtos responsvel pela maior parte do consumo de materiais. Os materiais da classe Z tero, e este justamente o objetivo desse mtodo, um tratamento diferenciado quanto sua gesto, diferente dos demais grupos, conforme Neto, e Filho (2003). Para este grupo, as aes devem ter como meta: a) reduo dos prazos de abastecimento; b)
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reduo de estoques; c) reduo dos perodos de renovao; d) obteno dos melhores preos e e) rgidos controles de utilizao, entre outros. Com isso, haver uma reduo dos estoques desses itens, e conseqentemente maior nmero de pedidos de compra. Os administradores ento, devero ficar atentos para que haja um controle contnuo desses estoques, e para que no haja falta desses produtos no hospital. Nos itens das classes Y e X, o controle gerencial poder ser menor, devido sua baixa participao no consumo total dos itens. Por isso, Porter (1985) salienta a importncia da compreenso minuciosa dos custos, qualquer que seja a estratgia da empresa quando diz que a vantagem de custos um dos dois tipos de vantagem competitiva que uma empresa pode possuir, mesmo para hospitais pblicos, medida que estes possam reduzir custos e aumentar seus ganhos. A aplicao da Anlise da Criticidade condiz com a teoria pesquisada, na qual diferentes nveis de utilizao e importncia podem ser atribudos para os materiais que compem um estoque, mostrando que h uma grande ociosidade de materiais que no esto sendo usados, uma ocupao de espao indevida que poderia ser reduzida e uma quantidade de itens desnecessrios, que consomem recursos de contagem e gerenciamento. Dessa forma, a Anlise da Criticidade uma ferramenta importante para nosso trabalho medida que aprofunda o tema estudado, bem como fornece aos tomadores de deciso informaes relevantes, teis e indispensveis para um eficiente gerenciamento de estoques. Referncias
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