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TECNOLOGA INFORMTICA

Sesin 5 Hojas de clculo


Objetivo
El alumno aplicar herramientas del programa de hojas de clculo Excel en relacin a su labor docente.

Contenido de la sesin

Figura 5-1 Contenido de la sesin

Introduccin
Conocer diferentes programas ayudan a establecer cul de ellos es el adecuado para lograr determinado objetivo en clase, en esta ocasin estudiaremos un software de hojas de clculo llamado Excel. Este programa sirve para realizar diferentes operaciones bsicas de matemticas, as como otras ms especializadas: sacar promedios, funciones que se usan en la estadstica, en trigonometra, formulas financieras, etc. as como representar u organizar la informacin en tablas y/o grficos. Con este programa puedes apoyarte en tus labores docentes, por ejemplo llevar tus listas de asistencia y calificaciones, sacar el promedio de tus alumnos de manera ms fcil y rpida. Tambin puedes realizar grficos que despierten el inters del alumnado en algn tema especfico, etc.

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Leccin 5.1 Definicin y aplicaciones


Excel un es programa de Hoja de clculo que est integrado a Microsoft Office, lo que quiere decir que est estructurado de manera similar que Word. Una hoja de clculo sirve para manipular informacin numrica y alfanumrica que ayudan al usuario a tomar decisiones mejor fundadas pues permite visualizar, comparar y utilizar la informacin de manera ms rpida. La Hoja de Clculo provee un magnfico ambiente para el estudio de la representacin (modelado) de problemas, para el uso de frmulas en clculos matemticos y para la solucin de diversos problemas. Estos ltimos puede provenir de campos como los negocios, la ciencia, las matemticas, las ciencias sociales, la ingeniera, la arquitectura y de otras disciplinas acadmicas (Eduteka, 2003) Algunas habilidades que pueden desarrollar los alumnos con el uso de las hojas de clculo son: organizar, jerarquizar y comparar datos; interpretar datos con la ayuda de grficos; estimular capacidades mentales avanzadas mediante el uso de frmulas, etc. (Eduteka, 2003)

Empezar a usar Excel


Para abrir el programa debes ir al botn de Inicio que generalmente se encuentra en la parte inferior izquierda de tu pantalla, luego a Todos los programas> Microsoft Office y ah seleccionas Excel.

Al abrir Excel vers una pgina parecida a sta: Es posible que encuentres pequeas variaciones en tu pantalla pues cada usuario puede incluir algunas herramientas a la hora de estar trabajando.

Barras de trabajo
Ahora vers algunas de las barras que encontrars en el programa: Barra de ttulo que encontrars en la parte superior de la pantalla. La Barra de acceso rpido se encuentra a la izquierda de la barra de ttulo y puede ser modificada segn las necesidades del usuario.

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La barra de opciones est agrupada en fichas al igual que en Word

En la Barra de frmulas podrs ver el contenido de la celda activa, es decir, de la casilla en la que ests situado.

La Barra de etiquetas te permitir moverte por las distintas hojas de tu libro de trabajo, esta barra se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Barra de desplazamiento, al igual que la anterior est situada en la parte inferior de la pantalla y te permite moverte a lo largo de la hoja.

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Leccin 5.2 Operaciones bsicas con Excel


Para crear o aplicar operaciones en Excel necesitamos conocer las funciones bsicas del programa.

Formato y trabajo con celdas, hoja y libros


Antes de seguir es necesario definir algunos conceptos necesarios para trabajar con Excel. El primero es Libro de trabajo, que no es otra cosa que el archivo que estamos trabajando, cada libro est formado por hojas en principio constar de tres aunque puede llegar hasta 255. Otro concepto que manejaremos frecuentemente es Hoja de clculo que es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro. Las hojas de clculo son una gran herramienta para cuando hay que trabajar con nmeros y realizar operaciones con ellos. Las hojas de clculo estn formadas por filas y columnas. Una columna es el conjunto de celdas ordenadas verticalmente y cada una es nombrada por letras. Puedes formar hasta 16 mil 384 columnas.

Las filas son horizontales y se numeran del 1 hasta un milln 48 mil 576.
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Celda se denomina a la interseccin de una fila y una columna y se le denomina con la letra de la columna y el nmero de la fila por ejemplo B2.

Cuando damos clic en una celda esta se remarca indicando que est lista para trabajar en ella y se le nombra Celda activa. Otro concepto que no podemos dejar de lado es de Rango que es un bloque de una o ms celdas, es importante tenerlo en cuenta pues todas las operaciones en Excel se hacen con base a rangos. Una situacin que no debemos olvidar es tener mucho cuidado de estar en la celda o rango deseado antes de realizar cualquier cambio. Un consejo para realizar la seleccin de manera correcta es fijarse en la forma del cursor, cuando tenemos una celda seleccionada el puntero cambia de forma a una cruz blanca como esta Para seleccionar un conjunto de celdas contiguas, debes dar clic sostenido sobre las celdas que deseas seleccionar, las celdas seleccionadas aparecern en un marco de color diferente.

La forma de seleccionar filas y columnas es colocar el cursor en el indicativo que deseamos.

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Cuando la seleccin no es continua debes realizarla manteniendo pulseada la tecla Ctrl, lo mismo aplica para celdas, columnas o filas. Pero Excel tambin herramientas parecidas a las de Word en cuanto al estilo de la fuente, esto te permitir identificar la informacin que ingreses, por ejemplo si haces una lista de alumno donde registres participacin en clase y tareas puedes colocar diferentes colores para identificarlas rpidamente.

Para cambiar el tamao de las celdas debes 1. Ir a la ficha de Inicio. 2. Ir a la Barra de celdas. 3. Dar clic a Formato. 4. Seleccionar la opcin que desees: alto de fila, ancho de columna, etc.

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Si vas a la barra de Estilos ubicada en la ficha de Inicio, encontrars opciones para personalizar tu trabajo, eligiendo colores y formas para tu hoja de clculo, esto seguramente ayudar a lograr tu objetivo.

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Leccin 5.3 Funciones y frmulas


Para realizar frmulas es necesario establecer algunas cuestiones sintcticas. Una funcin es una frmula predeterminada por Excel 2007 o por el usuario, que operan con valores y que arrojan un resultado. Asegrate de tener siempre en cuenta las siguientes reglas al crear una frmula: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =, los valores de entrada van siempre entre parntesis sin espacios entre ellos, los argumentos o valores deben separarse por dos puntos: Veremos un ejemplo de una lista de alumnos para obtener su calificacin y su promedio: En este caso queremos sacar la suma de calificaciones de cada alumno, entonces el valor que requiero para la suma de Carlos es (C5:G9), entonces la frmula quedara =SUMA(C5:G9) al dar Enter el resultado se refleja en la columna de Suma Frmula Resultado

Para aplicar la frmula en todas las celdas, coloca el cursor en la esquina inferior derecha de la celda activa y con clic sostenido arrastra a las celdas que desees aplicarla.

Para sacar promedios es el mismo procedimientos, slo que tienes que sustituir la palabra suma por la de promedio.
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Funciones Excel cuenta con funciones que son herramientas que permiten realizar operaciones complejas de forma sencilla, tanto con valores numricos o valores de texto. Las funciones en Excel se ubican en la ficha de Inicio, en la barra Modificar, opcin Ms funciones.

Al seleccionar Ms funciones aparece la ventana Insertar funcin

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Las categoras que se establecen son: Usadas recientemente. Todas. Financieras. Fecha y hora. Matemticas y trigonomtricas. Estadsticas. Bsqueda y referencia. Bases de datos. Texto. Lgicas. Informacin. Ingeniera. Cubo.

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Leccin 5.4 Grficos


Un grfico es la representacin grfica de los datos para su mejor interpretacin. Continuaremos usando los datos de la hoja de clculo anterior para crear un grfico. 1. Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas aparezcan en tu grfica. 2. Ve a la ficha de Insertar. 3. Selecciona un estilo de grfico.

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4. Vers el grfico de la siguiente manera:

Si observas del lado izquierdo ya tienes los datos de los promedios, pero del lado derecho aparece la palabra Serie 1 que debes cambiar por la palabra promedio, para ello: 5. Dar clic derecho sobre el grfico y elegir del men Seleccionar datos, 6. Se desplegar un cuadro de dilogo:

7. Da clic sobre Series 1 . 8. Haz clic en Editar de Entradas de Leyendas (Series). 9. Aparecer un cuadro de dilogo donde debers colocar los datos.
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10. Para evitar errores da clic sobre Promedio en tu hoja de clculo y automticamente los rangos aparecern en el cuadro de dilogo. 11. Da clic en Aceptar.

12. Regresars al cuadro de dilogo de Seleccionar origen de datos, donde debers incluir el nombre de los alumnos que estamos manejando en este ejemplo. 13. Para hacerlo debes dar clic en Editar en Etiquetas del eje horizontal. 14. Aparecer otro cuadro de dilogo llamado Modificar serie. 15. Ve a tu hoja de clculo, posicinate en el primer nombre y arrastra el cursor hasta el ltimo. 16. Da clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Modificar serie.

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17. Regresars al cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. 18. Da clic en Aceptar y listo, los datos aparecern en el grfico.

Para cambiar el nombre del grfico hay que dar clic sobre el ttulo actual y escribir que deseas al terminas slo presiona Enter.

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Aspecto del grfico


Selecciona tu grfico para cambiarle el aspecto, automticamente aparece la ficha Herramientas de grfico.

En la ficha Formato puedes cambiar el aspecto del texto de tu grfico, mientras que en Diseo encontrars opciones para modificar el aspecto general del grfico.

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Referencias
La hoja de clculo una poderosa herramienta para el aprendizaje. (2003). Consultado en diciembre 13 de 2008, en http://www.eduteka.org/HojaCalculo2.php

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