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UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS PR-REITORIA DE GESTO DE PESSOAS E DO TRABALHO

Manual Prtico Microsoft Excel 2007


Maio / 2012

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Manual Prtico Microsoft Excel 2007

NDICE Viso geral do Microsoft Office Excel 2007 Analise as informaes para tomas as melhores decises 03 03

O Ambiente de trabalho A folha de clculo O ambiente de trabalho do Excel O que h na faixa de opes? Mais comandos, mas apenas quando voc precisa deles Mais opes, se precisar delas

04 04 05 06 06 07

O Boto Office Comandos do boto Office Comando Novo Comando Abrir Comando Salvar Comando Salvar Como Comando Imprimir Comando Preparar Comando Enviar Comando Publicar Comando Fechar Barra de ferramentas de acesso rpido Barras de ferramentas flutuantes O Comando Zoom Barra de Status

08 08 08 08 08 08 08 09 09 09 09 10 10 10 11

Conceitos bsicos Trabalhar com planilhas Colunas, linhas e clulas Selecionar, cortar, copiar e colar Inserir e apagar linhas e colunas

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Introduo de dados Tipos de dados Numricos Texto Datas e horas Frmulas Introduo de dados Introduo de dados num conjunto de clulas Introduo de sries de dados dados repetidos Formatao de clulas dimenses Formatao de clulas cores e bordas

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Clculos Fazer contas Frmulas com operadores bsicos Frmulas com funes Funes mais usadas Mdia Mediana Moda Contar, Contar.Val e Contar.Vazio Mximo e Mnimo Correo de erros

19 19 19 19 20 20 20 21 21 21 22

O Excel como base de dados

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Grficos Grficos de barras Grficos circulares Copiar um grfico

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Impresso Imprimir Impresso rpida

27 27 27

ANEXOS

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Viso geral do Microsoft Office Excel 2007


O Office Excel 2007 oferece uma srie de recursos para analisar, comunicar, compartilhar e gerenciar informaes, a fim de que sejam tomadas decises mais bem informadas. Com uma interface nova e orientada a resultados, voc tem acesso a ferramentas importantes, quando necessrio. Com os modos de tabela dinmica, muito mais fceis de visualizar, o Office Excel 2007 fornece poderosas ferramentas para ajud-lo a organizar e compreender os dados corporativos. Voc pode diferenciar as tendncias principais com um piscar de olhos, aplicando a formatao condicional, que o ajuda a visualizar o desempenho de seus negcios de forma grfica. Resuma suas anlises em grficos de qualidade profissional, usando as galerias intuitivas. Publique as planilhas no Office SharePoint Server 2007 para compartilhar e gerenciar as informaes importantes com maior confiana e controle.

Analise as informaes para tomar as melhores decises

Organizar e analisar grande quantidade de dados pode ser uma tarefa desafiadora. Nas verses anteriores do Excel, os limites de capacidade para linhas e colunas dificultavam a anlise do grande volume de dados. Algumas das ferramentas e recursos mais avanados estavam dentro de menus e sub-menus, forando os usurios a encontrar, por si mesmos, esses comandos. Criar tabelas e trabalhar com elas uma das razes mais bsicas pelas quais as pessoas usam o Excel, embora usar tabelas possa ser um desafio. Alm de simplesmente criar ou formatar uma tabela, no havia maneira de recorrer, de maneira inteligente, aos dados. Finalmente, os modos de Tabela Dinmica - uma ferramenta poderosa para redirecionar grande quantidade de dados para responder diferentes perguntas - eram difceis de criar, estando fora de alcance para todos, exceto aos usurios mais avanados. As melhorias no Office Excel 2007 amenizam esses desafios. O Office Excel 2007 oferece ferramentas analticas poderosas para ajudar voc a diferenciar os dados mais simples e os mais complexos. Analisando eficientemente as informaes, voc adquire idias e toma decises muito melhores.

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O Ambiente de trabalho
A folha de clculo O conceito original da folha de clculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos 80 do sculo XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3. Mas devemos ao Excel o fato de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de conhecimentos informticos. A metfora da folha de clculo eletrnica do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo gnero a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois no s podemos nela introduzir valores como possvel, como veremos mais adiante, fazer automaticamente clculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou impraticveis de realizar.

A quadrcula virtual da folha e clculo eletrnica consiste numa srie de clulas que so fruto do cruzamento de linhas horizontais, numeradas de 1 at 1.048.576, e de colunas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17.179.869.184 clulas, que podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1.500% no nmero de linhas e de 6.300% no nmero de colunas. Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades. Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados como imagens.

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O ambiente de trabalho do Excel Um documento no Excel chama-se pasta; cada pasta pode ter uma ou mais planilhas. A predefinio do programa a de criar automaticamente trs planilhas em branco por cada pasta nova. 3 4 1 5

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6 9

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1. Barra de ttulo 2. Faixa de opes 3. Boto do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rpido 5. Boto de acesso Ajuda 6. Ponto de insero 7. Barra de frmulas 8. Caixa de nome 9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ...) e colunas (A, B, C, ...) 10. Barra de deslocamento vertical

11. Separador de planilhas 12. Boto de macros 13. Modo de visualizao normal 14. Modo de esquema de pgina 15. Pr-visualizao de quebras de pginas 16. Cursor de ampliao/reduo da pgina visvel 17. Pgina anterior 18. Pgina seguinte 19. Comando de diviso do documento

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O que h na faixa de opes?


H trs componentes bsicos para a Faixa de Opes: 1 Guias: Existem sete guias na parte superior. Cada uma representa tarefas principais executadas no Excel. 2 Grupos: Cada guia tem grupos que mostram itens relacionados reunidos. 3 Comandos: Um comando um boto, uma caixa para inserir informaes ou um menu.

Os principais comandos do Excel esto na primeira guia, a guia Incio. Os comandos dessa guia so aqueles que a Microsoft identificou como os mais comumente usados quando as pessoas realizam tarefas bsicas com planilhas. Por exemplo, os comandos Colar, Recortar e Copiar so organizados primeiramente na guia Incio, no grupo rea de Transferncia. Os comandos de formatao de fonte esto prximos, no grupo Fonte. Comandos para centralizar o texto ou alinhar texto esquerda ou direita esto no grupo Alinhamento e comandos para inserir e excluir clulas, linhas, colunas e planilhas esto no grupo Clulas. Os grupos renem todos os comandos de que voc pode precisar para um tipo especfico de tarefa e, durante toda a tarefa, eles permanecem em exibio e disponveis, em vez de serem ocultados em menus. Esses comandos vitais ficam visveis acima do seu espao de trabalho. Mais comandos, mas apenas quando voc precisa deles Crie um grfico clicando em um boto na guia Inserir no grupo Grficos. Em seguida, as guias Ferramentas de Grfico ficam disponveis: Design, Layout e Formato.

Os comandos na Faixa de Opes so aqueles utilizados com mais freqncia. Em vez de mostrar todos os comandos a todo momento, o Excel 2007 mostra alguns comandos quando eles podem ser necessrios, em resposta a uma ao efetuada por voc. Por exemplo, se voc no tem um grfico em sua planilha, os comandos para trabalhar com grficos no so necessrios.

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Mas depois de criado um grfico, as Ferramentas de Grfico aparecem com trs guias: Design, Layout e Formato. Nessas guias, voc encontrar os comandos necessrios para trabalhar com o grfico. A Faixa de Opes responde sua ao. Use a guia Design para alterar o tipo de grfico ou para mover o local do grfico; a guia Layout para alterar ttulos de grficos ou outros elementos grficos; e a guia Formato para adicionar cores de preenchimento ou para alterar estilos de linha. Quando concluir o grfico, clique fora da rea do grfico. As Ferramentas de Grfico desaparecem. Para reexibi-las, clique dentro do grfico. As guias reaparecem. Portanto, no se preocupe se no vir todos os comandos necessrios em todos os momentos. Execute as primeiras etapas. Em seguida, os comandos necessrios estaro visveis. Mais opes, se precisar delas

Clique na seta

na parte inferior de um grupo para obter mais opes se precisar delas. no grupo Fonte.

1 Clique na seta

2 A caixa de dilogo Formatar Clulas aparecer. Quando vir esta seta no canto inferior direito de um grupo, haver mais opes disponveis para

o grupo. Clique na seta e voc ver uma caixa de dilogo ou um painel de tarefas. Por exemplo, na guia Incio, no grupo Fonte, voc tem todos os comandos usados com mais freqncia para fazer alteraes de fonte: comandos para alterar a fonte, alterar o tamanho da fonte e aplicar negrito, itlico ou sublinhado. Se desejar mais opes, como sobrescrito, clique na seta direita de Fonte e voc ver a caixa

de dilogo Formatar Clulas, que tem sobrescrito e outras opes relacionadas a fontes.

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O Boto Office
Do lado esquerdo do ambiente de trabalho do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do Office. Nele, se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Salvar, Imprimir, etc. As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so diretas; as restantes, que tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm sub-opes. Comandos do boto Office: Comando Novo: cria uma nova pasta de trabalho no Excel, seja ela em branco ou baseada em algum modelo prdefinido. Comando Abrir: abre uma pasta de trabalho j salva anteriormente. Comando Salvar: salva a pasta ativa no momento.

Comando Salvar como: exibe opes adicionais, do lado direito. Pode clicar diretamente no boto Salvar Como (ou a tecla F12) para abrir o dilogo standard de gravao.

Comando

Imprimir:

pode

ser

usado

diretamente

ou

pressionando simultaneamente Ctrl+P, o que far surgir o dilogo standard de impresso o formato varia ligeiramente conforme a sua impressora. Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso, nomeadamente impresso rpida (ou seja, direto para a impressora, sem nenhum dilogo adicional) e pr-visualizao da pgina a imprimir.

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Comando Preparar: rene funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento

(autor, ttulo, etc.) e possibilidades de proteo, entre outras.

Comando Enviar: destina-se a enviar o seu documento para outra pessoa atravs de correio eletrnico ou fax neste caso, atravs de um servio de fax da internet.

Comando Publicar: especialmente til para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras reas partilhadas onde os seus

documentos possam ser usados por mais do que uma pessoa.

Comando Fechar: fecha o documento ativo e mantm o Excel aberto.

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Barra de ferramentas de acesso rpido

Ao lado do boto Office e por cima das guias, existe uma rea chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, cuja predefinio inclui trs cones, mas que pode alguns. Os cones predefinidos (assinalados com so trs (Salvar, Desfazer e Refazer). Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de outros comandos que podemos colocar nesse espao. Aqui vamos colocar a opo visualizao de impresso, que ser visualizada com o cone de um documento com uma lupa.
Barras de ferramentas flutuantes O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que necessitamos realizar determinadas

ser

personalizada

com

mais

funes, nomeadamente no mbito da formatao. Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre uma palavra numa clula, surgir imediatamente uma barra flutuante com comandos bsicos de formatao. O Comando Zoom O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e () de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%. Isto pode ser til quando tiver uma folha de clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do seu contedo.

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Barra de Status A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Status, uma vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa.

No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora personalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades.

Para alterar a Barra de Status, clique nela com o boto direito do mouse.

Conceitos bsicos
Trabalhar com planilhas Como j vimos anteriormente, cada arquivo uma Pasta e cada Pasta tem vrias Planilhas. Estas Planilhas so a rea de trabalho do Excel propriamente dita.

Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as planilhas que se encontram na sua pasta. A predefinio de trs planilhas com os nomes Plan1, Plan2 e Plan3. Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do mouse, arrast-lo para outra posio.

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Colunas, linhas e clulas Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra) uma quadrcula formada pela interseo de linhas com designaes numricas (do lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).

A interseo de uma coluna com uma linha chama-se clula. As clulas so designadas pela conjuno do nome da coluna com o nome da linha. Numa planilha com milhares de clulas poder ser difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar diretamente a clula para onde pretende ir (seguido de Enter) Por exemplo, a clula fruto da interseo da coluna B com a linha 4 ser chamada B4. Selecionar, cortar, copiar e colar No Excel, as funes de seleo, corte, cpia e colagem de dados so bastante mais flexveis do que no Word, por exemplo. Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa clula, valor esse que foi obtido de forma automtica pelo Excel, atravs de uma frmula, precisamos saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a frmula? E, como as clulas podem ter comentrios anexados, pretendemos tambm copi-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha, ao ficar numa outra posio da folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou para baixo?

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Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opes que nos permitem fazer as melhores escolhas a cada momento. A primeira coisa que tem de saber que a cpia de elementos de uma folha de clculo funciona, partida, como a cpia de quaisquer outros elementos num documento de texto, por exemplo. Isto , tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o mouse e soltar, para selecionar uma rea num texto, aplica-se igualmente numa folha de clculo: clique numa clula e, sem largar o mouse, arraste-o na horizontal e na vertical, de forma a selecionar a rea que pretende. E o mesmo acontece quando pretendemos selecionar clulas que no so contnuas basta, ao realizarmos as selees com o mouse, pressionar a tecla Ctrl do teclado. Neste exemplo, selecionamos apenas as clulas de B5 at D5 e de B8 at D8. Note como nas rguas de designao das linhas e colunas h uma mudana de cor para ajudar a visualizar as clulas selecionadas. Depois de selecionadas as clulas pretendidas, podemos copi-las para qualquer outra zona da mesma planilha ou at para outra planilha da mesma pasta ou noutro qualquer. Pode usar as teclas convencionais para copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer ao menu de contexto com o boto direito do mouse. Este ltimo prefervel no caso de pretender o comando Colar especial Ao selecionar um conjunto de clulas, e depois de escolher a opo Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em movimento que indica claramente qual a rea a copiar.

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Para inserir os dados copiados, clique com o boto direito do mouse, na clula de destino e escolha a opo Colar. Uma vez que as clulas podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos escolher exatamente o que pretendemos colar.

Neste caso, vamos copiar uma clula que contm uma frmula. Isto , o valor que est exibido no foi colocado manualmente, mas sim atravs de uma frmula (neste caso uma simples soma dos valores das clulas imediatamente acima.

Clicando com o boto direito do mouse na clula de destino, e escolhendo a opo Colar Especial surge uma caixa de dilogo que nos permite escolher o que queremos colar.

Inserir e apagar linhas e colunas Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa planilha onde j tenhamos introduzido muitos dados e frmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introduo de linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras j existentes algo que no fcil num papel quadriculado, mas que muito simples no Excel. 1. Para introduzir uma linha no meio de valores j introduzidos, comece por clicar no nmero da linha, do lado esquerdo da folha. A nova linha ser inserida acima da linha selecionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a mesma numerao da linha selecionada e todos os valores descem uma posio

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2.

Depois, clique com o boto direito do rato, e escolha a opo

Inserir. O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os resultados anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Muito embora estas clulas de totais tenham frmulas com referncias a determinadas clulas, e estas tenham mudado muda as mente, de posio, o Excel

frmulas automticaevitando assim uma

alterao dos resultados. O mesmo processo vlido para as colunas...

Introduo de dados
Tipos de dados Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro tipos de dados numa folha de Excel: - Numricos: valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos diretamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas. - Texto: valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate como dados numricos assumido como texto. - Datas e horas: dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente atualizados de acordo com a data real. - Frmulas: as frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos clculos.

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Introduo de dados Introduzir dados numa clula simples: selecione a clula prtendida com o mouse ou teclado e tecle os valores pretendidos.

Os valores introduzidos na clula surgem tambm na Barra de frmulas e vice-versa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos. Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra clula ou saltar de clula usando as teclas direcionais do seu teclado. Introduo de dados num conjunto de clulas Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas, sem ter de repetir clula a clula. Para isso basta selecionar as clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter. Comece por selecionar as clulas com o mouse tendo em ateno que a clula onde o valor ir ser introduzido a que fica no canto superior esquerdo da seleo.

Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrrio a seleo deixa de estar ativa) introduza os valores numricos

pretendidos.

Uma vez introduzidos os valores, carregue simultneamente nas teclas Ctrl+Enter.

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Introduo de sries de dados dados repetidos Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula contgua clula de partida isto , clulas que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da clula selecionada O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introduo dos dados. Introduza o valor pretendido numa clula sua escolha.

Posicione o cursor no canto inferior direito da clula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz. Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as clulas com o mesmo valor. Note como surge um filete cinzento em torno das clulas afetadas pela sua seleo ou mesmo tempo que uma pequena caixa indica qual o valor que vai ser introduzido. Formatao de clulas dimenses Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao predefinido. Nas verses do Excel anteriores de 2007, e quando se tratava de um valor numrico, o fato era indicado atravs da exibio de sinais de cardinal #. No Excel 2007 isto s acontece quando foramos uma formatao muito estreita de uma coluna, afetando assim a clula correspondente.

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Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o mouse.

(1) Posicione o mouse entre colunas at surgir o smbolo

(2) Clique e arraste at a largura pretendida; (3) Largue o boto do mouse

O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha. Formatao de clulas Cores e Bordas Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante formatar clulas ou conjuntos de clulas. A forma mais simples de realizar isto recorrer ao grupo de comandos Fonte da Guia Incio.

A atribuio de formatos sempre feita aps a seleo de clulas ou de grupo de clulas a formatar. Pode fazer vrias formataes bsicas de forma rpida apenas com o mouse. Pode atribuir bordas a grupos de clulas

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Clculos
Fazer contas Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtrao, multiplicao, diviso) e, sobretudo, de frmulas. Frmulas com operadores bsicos Para indicarmos que determinada clula vai servir para realizar um clculo, devemos sempre por comear por introduzir o sinal de igual =. No caso de pretendermos apenas realizar clculos simples, com poucas clulas, possvel realizar operaes bsicas indicando simplesmente o nome das clulas e a operao a realizar. Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, est efetivamente a somar os valores das clulas E5 e E6; quando alterar os valores nalgumas destas clulas, o resultado altera-se automaticamente. Pode introduzir o nome das clulas pretendido manualmente, atravs do teclado, ou clicando nelas com o rato.

Note como o Excel indica atravs de cores diferentes, quais as clulas selecionadas (aqui apenas duas, a titulo de exemplo, apesar de ser lgico somar todas mas j l iremos). Frmulas com funes Alm dos operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas atravs de funes. O Excel possui centenas de funes, mas iremos apenas usar uma como exemplo, a funo SOMA (se est habituado a usar o Excel em ingls, lembre-se que todos os nomes das funes foram tambm trocados para portugus por exemplo, a funo SUM passa a SOMA em portugus). A funo SOMA permite somar o contedo de duas ou mais clulas e especialmente til para sries de clulas.

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Usa-se da seguinte forma: =SOMA() em que podemos colocar entre os parnteses clulas ou sries de clulas.

Funes mais usadas Alm da SOMA, cuja utilizao a mais freqente no Excel, h outras funes muito usadas e que passamos a descrever sucintamente: Mdia

Note que esta funo escrita com acento no e (e, tal como todas as outras funes, pode ser escrita com caracteres maisculos ou minsculos). Esta funo faz exatamente o que o seu nome sugere, ou seja, uma mdia aritmtica simples dos valores constantes nas clulas indicadas como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo nmero de clulas com valores). Mediana Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nmeros. Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto numrico). A funo mediana tem a sintaxe MED. Tenha em ateno que esta funo poder no

apresentar qualquer valor no caso em que o intervalo de valores seja muito pequeno. Por outro lado se houver um nmero par de nmeros no conjunto, a funo MED calcula a mdia dos dois nmeros do meio.

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Moda A moda o valor que ocorre ou que se repete com mais freqncia numa matriz ou intervalo de dados. A sua sintaxe no Excel MODA. A funo MODA mede a tendncia central, que corresponde localizao do centro de um grupo de nmeros numa distribuio estatstica. Se o conjunto de dados no contiver pontos de dados duplicados, MODA devolve o valor de erro #N/D. Note que, numa distribuio simtrica de um grupo de nmeros, a mdia, mediana e moda tm o mesmo valor. Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores podem ser diferentes. Contar, Contar.Val e Contar.Vazio A funo CONTAR especialmente til quando se usa o Excel para criar listas, pois limita-se a contar o nmero de clulas no intervalo indicado no argumento mas apenas clulas com nmeros. Se pretende contar clulas com quaisquer valores (numricos ou no), dever usar a funo

CONTAR.VAL; se pretender contar clulas vazias, dever usar a funo CONTAR.VAZIO. Mximo e Mnimo A funo MXIMO (com acento no a) devolve o valor mais alto de um grupo de clulas selecionado; a funo MNIMO (com acento no primeiro i) devolve o valor mais baixo de um grupo de clulas selecionado.

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Correo de erros O Excel possui um sistema de correo de erros que nos avisa quando algo poder estar incorreto. Neste caso, o programa detectou que um valor de uma clula adjacente ao grupo a somar ficou de fora (a clula com o nmero que designa o ano) A chamada de ateno para um problema potencial feita com um pequeno tringulo verde no canto superior esquerdo da clula. Clique no tringulo para fazer aparecer o dilogo de controle de erros. Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro. Neste caso no propriamente um erro, mas sim a advertncia para o fato de que a frmula omite clulas adjacentes, o que poder ter sido causado por uma distrao. Mas como vimos anteriormente, no foi, pelo que podemos escolher a opo Ignorar erro, para que o Excel no nos volte a chamar a ateno para este fato.

O Excel como base de dados


O Excel pode ser usado exclusivamente para dados no numricos. Uma das possveis utilizaes para esta capacidade a criao de bases de dados simples, que facilitam a listagem e ordenao dos dados introduzidos e que podem at ser depois usadas atravs da importao de dados do Word. Neste caso, criamos o que poderia ser uma listagem de nomes e endereos.

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No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo. Limitamo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1, Morada2, Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer outros) e por baixo, os elementos respectivos.

Em seguida escolha a guia Dados. As funcionalidades possveis so imensas, mas h pelo menos uma utilidade imediata e muito fcil de obter apenas com um clique do mouse que a ordenao alfabtica.

Selecione o conjunto de clulas e clique no cone da ordenao crescente, de A a Z. Note como no s a ordenao dos nomes foi alterada, como os dados correspondentes foram corretamente alterados em funo do campo NOME. Ou seja, a ordenao dos restantes campos acompanhou a do primeiro. Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poder pretender alterar mesmo s um campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso iria fazer com que os nomes deixassem de corresponder s moradas corretas!).

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Observao: note como no caso de tentar alterar a ordenao de apenas uma coluna, o Excel adverte para o fato e sugere expandir a seleo de forma ordenar todos os dados em funo da primeira coluna. Se de fato pretender apenas ordenar os dados da primeira coluna, escolha Continuar com a seleo atual. Caso contrrio, pode clicar em Expandir a seleo para que o Excel faa automaticamente aquilo que no fez por lapso.

Grficos
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade do programa to grande que o software especfico para criao de grficos uma categoria muito popular at ao inicio dos anos 90 do sculo passado simplesmente desapareceu. Grficos de barras Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta selecionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfico pretendido. Comece por selecionar a guia Inserir.

Depois, selecione os valores que pretende exibir num grfico e clique no tipo de grfico escolhido. Escolha a variao pretendida e clique na figura que a representa

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O grfico surge de imediato, dentro da prpria folha de clculo que contm os valores que lhe deram origem. O Excel usou corretamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e aos anos, colocando os trimestres como sries de dados e dando aos anos colunas separadas, cada uma com uma cor diferente.

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Note que a guia se alterou, mostrando agora ferramentas especficas para formatao dos grficos.

Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados especficos que deram origem ao grfico. Grficos circulares Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que

contribuem para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular. O resultado, tal como no grfico de barras, dado na mesma folha de clculo. Como todos os elementos grficos so editveis, pode clicar numa das fatias e afast-la do centro, de forma a soltar cada uma delas e tornar o resultado mais atrativo. Copiar um grfico Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de clculo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite us-lo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo. Para isso, clique no grfico com o boto direito do mouse e escolha a opo pretendida. Neste caso vamos copiar o grfico como imagem para a rea de transferncia (clipboard) do Windows. Isto permite copiar depois a imagem para qualquer aplicao que possa importar ficheiros de imagens.

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Impresso
Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro tipo de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel pode vir a ter. Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do boto do Office, designadamente Imprimir, Impresso Rpida e Pr-visualizar. Imprimir A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office. Esta opo faz surgir um segundo dilogo, cujo aspecto depende do tipo de impressora que estiver a usar, e onde pode selecionar quais as pginas a imprimir, o nmero de pginas a imprimir, a ordem de impresso, a qualidade, etc.

Impresso rpida

A funo de Impresso Rpida do Excel imprime diretamente o seu documento para a impressora predefinida sem perguntar mais nada. Evite usar esta opo, exceto para documentos simples.

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ANEXOS Utilizar referncias de clula


Referncias de clula A10 A10,A20 A10:A20 B15:E15 A10:E20 Consulte os valores em a clula na coluna A e na linha 10 clula A10 e clula A20 o intervalo de clulas na coluna A e entre as linhas 10 e 20 o intervalo de clulas na linha 15 e entre as colunas B e E o intervalo de clulas entre as colunas A e E e entre as linhas 10 e 20

Referncias de clula podem indicar clulas especficas ou intervalos de clula em colunas e linhas. As referncias de clula identificam clulas individuais de uma planilha. Elas informam ao Excel onde procurar valores a serem usados em uma frmula. O Excel utiliza um estilo de referncia chamado A1, no qual as letras referem-se a colunas e os nmeros referem-se a linhas. As letras e os nmeros so chamados de ttulos de linha e de coluna. A tabela mostra como referenciar clulas utilizando a letra da coluna seguida do nmero da linha.

Tipos de referncias

1 - As referncias relativas so alteradas quando so copiadas. 2 - As referncias absolutas permanecem iguais quando so copiadas. Agora que voc aprendeu mais a respeito do uso de referncias de clula, hora de conhecer outros tipos de referncias: Relativa: Cada referncia de clula relativa em uma frmula automaticamente alterada quando essa frmula copiada verticalmente em uma coluna ou transversalmente em uma linha. Isso explica por que, na primeira lio, foi possvel copiar a frmula do ms de janeiro para somar as despesas do ms de fevereiro. Como mostra o exemplo nesta lio, quando a frmula =C4*$D$9 copiada de uma linha na outra, as referncias de clula relativas so alteradas de C4 para C5 e para C6.

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Absoluta: Uma referncia de clula absoluta fixa. As referncias absolutas no so alteradas quando copiada uma frmula de uma clula na outra. As referncias absolutas apresentam cifres ($) como este: $D$9. Como mostra a imagem, quando a frmula =C4*$D$9 copiada de uma linha para a outra, a referncia de clula absoluta permanece como $D$9. Mista: Uma referncia de clula mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma linha absoluta e uma coluna relativa. Por exemplo, $A1 uma referncia absoluta coluna A e uma referncia relativa para a linha 1. Quando uma referncia mista copiada de uma clula em outra, a referncia absoluta permanece a mesma, mas a referncia relativa alterada. A seguir, conhea os possveis usos de uma referncia absoluta.

Utilizando uma referncia de clula absoluta

1 - As referncias de clula relativas mudam de uma linha para a outra. 2 - A referncia de clula absoluta sempre faz referncia clula D9. 3 - A clula D9 contm o valor para o desconto de 7%. Utilize referncias absolutas para fazer referncia a clulas que no devem ser alteradas quando a frmula for copiada. Como as referncias so relativas por padro, necessrio digitar cifres, como mostra o item nmero 2 no exemplo, para alterar o tipo de referncia para absoluta. Imagine que voc receba um pacote de cupons de desconto para entretenimento oferecendo um desconto de 7% nas locaes de vdeos, filmes e CDs. Voc quer saber quanto conseguiria economizar mensalmente com os cupons. Basta usar uma frmula para multiplicar essas despesas do ms de fevereiro por 7%.

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Poderia ser digitada a taxa de desconto de 0,07 na clula vazia D9 e na clula D4 uma frmula comeando com =C4*. Em seguida, poderia ser digitado um cifro ($) e a letra D para criar uma referncia absoluta para a coluna D e $9 para criar uma referncia absoluta linha 9. A frmula resultante multiplicar o valor da clula C4 pelo valor da clula D9. Em seguida, pode ser copiada a frmula da clula D4 na clula D5 utilizando a ala de preenchimento . Quando a frmula for copiada, a referncia de clula relativa ser alterada

de C4 para C5, mas a referncia absoluta para o desconto em D9 no ser alterada, permanecendo como $D$9 em todas as linhas nas quais for copiada.

Imprimir frmulas

Frmulas exibidas na planilha. possvel imprimir frmulas e coloc-las no seu quadro de avisos para lembrar-se de como foram criadas. Para imprimir frmulas, necessrio exibi-las na planilha. Isso feito clicando na guiaFrmulas e, no grupo Auditoria de Frmulas, clicando em Exibir Frmulas . Veja como isso feito na sesso

de prtica, ao final desta lio. As etapas prticas exigem o Excel 2007.

Em seguida, clique no Boto do Microsoft Office em Imprimir.

, na regio superior esquerda, e depois clique

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Dicas Para ocultar as frmulas na planilha, repita a mesma etapa utilizada para exib-las. Tambm possvel pressionar CTRL+` (a tecla ` fica ao lado da tecla 1 na maioria dos teclados) para exibir e ocultar frmulas. A exibio de frmulas pode ajudar a detectar erros.

Conhecendo a Guia INCIO do Excel e suas funes

- Grupo rea de transferncia

Funo Colar

Sub-funo Colar Frmula Colar Valores Sem bordas Transpor Colar vnculo

Tecla de Atalho Ctrl + V

Descrio Cola o contedo da rea de transferncia Cola a frmula de uma clula do Excel Cola apenas o contedo de uma clula do Excel, ignorando frmulas e formataes Cola o contedo sem bordas, se houver O contedo que estava na linha passa a ficar em coluna e vice-versa O contedo colado na clula destino alterado a cada mudana em que a clula origem sofrer Exibe todas as opes para a funo colar existente no Excel, podendo-se utilizar de mais de uma combinao de colagem Recorta a seleo do documento, colocando-a na rea de transferncia Copia a formatao de um local e aplica-se a outro local. OBS: aceita clique duplo

Colar Especial

Recortar Copiar Formatar pincel

Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + Shift + C

- Grupo Fonte

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Funo Fonte Tamanho da fonte Aumentar fonte Reduzir fonte Negrito Itlico Sublinhado Bordas Cor de preenchimento Cor da fonte

cone

Tecla de Atalho

Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl

+ + + + +

] [ 2 ou Ctrl + N 3 ou Ctrl + I 4 ou Ctrl + S

Descrio Altera o tipo da fonte Altera o tamanho da fonte Aumenta o tamanho da fonte Diminui o tamanho da fonte Aplica negrito ao texto selecionado Aplica itlico ao texto selecionado Aplica sublinhado ao texto selecionado Desenha e aplica os mais diversos tipos de bordas Colori o plano de fundo das clulas selecionadas Altera a cor do texto

- Grupo Alinhamento

Funo Alinhar em cima Alinhar no meio Alinhar embaixo Quebrar texto automaticamente Mesclar e centralizar Alinhar texto esquerda Centralizar Alinhar texto direita Diminuir recuo Aumentar recuo

cone

Tecla de Atalho Ctrl + a

Descrio Alinha o texto a parte superior da clula Alinha o texto de modo que fique entre a parte superior e inferior da clula Alinha o texto a parte inferior da clula Torna o contedo visvel em uma nica clula, utilizando-se de vrias linhas, se necessrio Une as clulas selecionadas, colocando o contedo das mesmas em uma nica clula Alinha o texto esquerda Centraliza o texto Alinha o texto direita Diminui a margem entre a borda e o texto da clula Aumenta a margem entre a borda e o texto da clula

Ctrl + Alt + Shift + Tab Ctrl + Alt + Tab

- Grupo Nmero

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Funo Formato de nmero Formato de nmero de contabilizao Estilo de porcentagem Separador de milhares Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais

cone

Tecla de Atalho

Descrio Escolhe como os valores de uma clula sero exibidos: como percentual, moeda, data, etc... Escolhe um formato alternativo de unidade monetria para a clula selecionada

Ctrl + Shift +%

Exibe o valor da clula como percentual Exibe o valor da clula com separador de milhar e no formato contbil Mostra valores mais precisos, exibindo mais casas decimais Mostra valores menos precisos, exibindo menos casas decimais

- Grupo Estilo

Funo (cone)

Descrio Reala as clulas de seu interesse, enfatiza valores incomuns e visualizar os dados usando barras de dados, escalas de cor e conjuntos de cones baseados em critrios especficos. Formata rapidamente um intervalo de clulas e converte em tabela, escolhendo um estilo predefinido Formata rapidamente uma clula, escolhendo um dos estilos predefinido

- Grupo Clulas

Funo (cone) Inserir clulas

Descrio

Insere clulas, linhas ou colunas nas planilha ou tabela, ou insere planilha na pasta de trabalho Exclui linhas ou coluna da tabela ou planilha Altera a altura da linha ou a largura da coluna, organiza planilha ou protege/oculta clula

Excluir clulas

Formatar

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- Grupo Edio

Funo (cone)

Descrio

Realiza a soma automtica dos valores numricos das linhas ou colunas, imediatamente anterior clula (tecla de atalho: Ctrl + =). Obs: podem ser utilizadas outras funes tambm como mdia, contagem, etc... Continua um padro em uma ou mais clulas adjacentes Exclui todos os elementos da clula ou remove seletivamente a formatao, o contedo ou os comentrios Organiza os dados para que sejam mais facilmente analisados

Localiza e seleciona um texto para ser especfico, uma formatao ou um tipo de informao na pasta de trabalho, podendo tambm substituir as informaes por um novo texto ou formatao

Conhecendo a Guia INSERIR do Excel e suas funes

- Grupo Tabelas

Funo (cone)

Descrio

Resumem uma grande quantidade de dados em tabelas dinmicas que podem ser facilmente manipuladas a fim de se obter o resultado desejado. Personaliza e cria tabelas para serem utilizadas em apresentaes de modo claro e intuitivo, resumindo dados.

- Grupo Ilustraes

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Funo (cone)

Descrio

Insere uma imagem de um arquivo

Insere clip-art no documento, incluindo desenhos, filmes, sons ou fotos de catlogos para ilustrar um conceito especfico Insere formas prontas como retngulos e crculos, setas, smbolos, linhas de fluxogramas Insere diagramas de processo at grficos mais complexos como diagrama de venn e organograma

- Grupo Grficos

Funo (cone)

Descrio

Desenha barras para comparar valores no decorrer de um perodo de tempo as vendas nos ltimos trs anos, por exemplo Exibe dados no cumulativos para demonstrar sua evoluo no tempo. Exemplo: as vendas de um setor nos quatro trimestres de um ano indicado para a anlise de porcentagens de um nmero total, como a participao de cada linha de produto no faturamento total Tem a mesma funo do grfico de colunas, s que dispe os dados na posio horizontal em vez da vertical Salienta a tendncia de valores ao preencher a poro do grfico abaixo das linhas que conectam os vrios pontos muito usado em estatsticas e trabalhos cientficos para mostrar a relao entre duas variveis quantitativas ideal para ilustrar a flutuao de aes, mas pode exibir outros tipos de variaes, como a temperatura ao longo de um perodo
Ao

Deve ser usado quando o objetivo encontrar as melhores combinaes entre dois conjuntos de dados numricos
Superfcie

Como nos grficos de pizza, exibe a relao das partes com o todo. A diferena que pode conter mais de uma srie de dados
Rosca

Comparam trs conjuntos de dados, e esses dados so exibidos na forma de bolha. O terceiro valor determina o tamanho da bolha
Bolhas

Compara os valores coletados de diversas sries de dados. As linhas conectam os valores das mesmas sries
Radar

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- Grupo

- Grupo Texto

Funo (cone)

Descrio

Insere caixas de textos que podem ser colocadas em qualquer lugar da pgina Edita o cabealho e o rodap do documento que sero exibidos na parte superior ou inferior de cada pgina impressa Insere um texto decorativo no documento Insere uma linha de assinatura que especifique a pessoa que deve assinar Insere um objeto incorporado Insere caracteres que no constam do teclado, como smbolos de copyright, smbolos de marca registrada, marcas de pargrafo e caracteres Unicode

Conhecendo a Guia Layout da Pgina do Excel e suas funes

- Grupo Temas

Altera o designer geral do documento inteiro, incluindo cores, fontes e efeitos

- Grupo Configurar Pgina

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Funo (cone)

Descrio

Seleciona os tamanhos de margem do documento inteiro ou da seo atual Alterna as pginas entre os layouts retrato ou paisagem Escolhe um tamanho de papel para a seo atual Marca uma rea especfica da planilha para impresso Especifica onde uma pgina iniciar na cpia impressa Escolhe uma imagem a ser exibida como plano de fundo da planilha Especifica linhas e colunas a se repetir em cada pgina impressa

- Grupo Dimensionar para Ajustar

Realiza o dimensionamento manual para impresso do documento desejado

- Grupo Opes de Planilha

Opes relacionadas s linhas de grade e ttulo das clulas em razo de impresso ou visualizao

- Grupo Organizar

Funo (cone)

Descrio

Traz o objeto selecionado para frente de todos os outros objetos, a fim de que nenhuma parte dele seja ocultada por outro objeto Traz o objeto selecionado para traz de todos os outros objetos

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Mostra o painel de seleo para ajudar a selecionar objetos individuais e para alterar a ordem e a visibilidade desses objetos Alinha a borda de vrios objetos selecionados Agrupa objetos de modo que sejam tratados apenas como um nico objeto Gira ou inverte um objeto selecionado

Conhecendo a Guia Frmulas do Excel e suas funes

- Grupo Biblioteca de funes

Grupo destinado a trabalhar com diversas modalidades de funes a serem trabalhadas na planilha

- Grupo Nomes Definidos

Funo (cone)

Descrio

Cria, edita, exclui e localiza todos os nomes usados na pasta de trabalho. Os nomes podem ser usados nas frmulas como substitutos das referncias de clula (Atalho: Ctrl + F3) Atribui nomes s clulas para que seja possvel referenci-las nas frmulas Escolhe um nome usado nesta pasta de trabalho e insere na frmula atual Gera automaticamente o nome das clulas selecionadas

- Grupo Auditoria de Frmulas

Funo (cone)

Descrio

Mostram setas que indicam quais clulas afetam o valor da clula selecionada no momento Mostra as setas que indicam quais clulas so afetadas pelo valor da clula selecionada no momento Remove as setas de rastrear precedentes e rastrear dependentes Exibe a frmula em cada clula, em vez do valor resultante

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Procura erros comuns que ocorrem nas frmulas Inicia a caixa de dilogo avaliar frmula para depurar uma frmula, avaliando cada parte da frmula individualmente Monitora os valores de determinada clula, a medida que so feitas alteraes na planilha

- Grupo Clculo

Especifica detalhes como quando as frmulas sero calculadas

Conhecendo a Guia Dados da Pgina do Excel e suas funes

- Grupo Obter Dados Externos

Grupo destinado ao trabalho de obter dados externos de programas como Access, internet, arquivo de texto ou outros softwares de dados (exemplo. My SQL)

- Grupo Conexes

Trabalha diretamente com a fonte de dados externa interligada a planilha do Excel

- Grupo Classificar e Filtrar

Funo (cone)

Descrio

Inicia a caixa de dilogo classificar para classificar os dados com base em vrios critrios ao mesmo tempo Realiza operaes de filtragem com base nas clulas selecionadas

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- Grupo Ferramentas de Dados

Funo (cone)

Descrio

Separa o contedo de uma coluna do Excel em colunas separadas Exclui as linhas duplicadas de uma planilha Impede que dados invlidos sejam digitados em uma clula Combina valores de vrios intervalos em um novo intervalo Testa diversos valores para as frmulas na planilha. O gerenciador de cenrios permite criar e salvar diferentes grupos de valores, ou cenrios, e alternar entre eles. O recurso atingir meta localizar a entrada correta quando voc souber o resultado desejado As tabelas de dados permitem ver os resultados de vrias entradas possveis diferentes ao mesmo tempo

- Grupo Estrutura de Tpicos

Funo (cone)

Descrio

Vincula um intervalo de clulas para que elas possam ser recolhidas ou expandidas Desagrupa um intervalo de clulas agrupadas Totaliza vrias linhas de dados relacionados inserindo automaticamente os subtotais e os totais das clulas selecionadas

BIBLIOGRAFIAS UTILIZADAS
JESUS, Pedro Filipe C. Manual Prtico Microsoft Excel 2007. Abril, 2008. Pgina de treinamento HA102255331046.aspx do Microsoft Office 2007, em http://office.microsoft.com/pt-br/training/

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