ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO

Una herramienta clave de la gestin participativa

por Phil Bartle, PhD traduccin de M Lourdes Sada Dedicado a Gert Ldeking

Referencia tcnica

Resumen:
Aqu les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un ao. Este documento se enmarca en el contexto de la gestin participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los das siguientes a una revisin. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa despus de la revisin anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos das despus de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la gestin comunitaria. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a excepcin de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado, o debe estar condicionado al plan de trabajo. Como en cualquier planificacin, ya sea un proceso de grupo o no, usted debe (1) pensar hacia atrs, comenzando por dnde quiere estar al final del periodo, y generando los pasos necesarios para llegar ah desde donde se encuentra ahora, y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestin, usndolas como base para sus discusiones y reflexiones. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo especfico (6 o 12 meses) , que seala los problemas a solucionar y las formas de resolverlos. Es una herramienta modelo para la gestin. Cuando el personal

participa en la gestin, necesitan aprender qu es. Al crear un entorno adecuado para que el personal participe en la elaboracin de un plan, tambin crea un proceso de aprendizaje.

1. Introduccin:
Esta introduccin consta de dos partes:

Quin puede utilizar este documento y Qu NO son los planes de trabajo.

1.2: What Work Plans are NOT:

Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes, para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes. Sin embargo, la redaccin de planes de trabajo no es especficamente nica, y las orientaciones que aqu se dan pueden ser tiles para planificadores, administradores e implementadores de ministerios gubernamentales, ONG y organizaciones del sector privado. Si involucra a su personal en la creacin o diseo de un plan, puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestin. El plan es la gua para la organizacin, y cuando el personal participa en su preparacin, es ms probable que sientan que es suyo y lo utilicen en la implementacin.

1.2: Qu NO son los planes de trabajo:

Desde el primer momento, es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste slo en un presupuesto, y (b) que un plan de trabajo consiste slo en un calendario. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesin de fondos para el periodo en cuestin. Por esta causa, muchos administradores asumen que el presupuesto es el elemento esencial (o nico) del plan de trabajo. Nada ms lejos de la realidad.

El presupuesto es necesario, por supuesto, pero todos los componentes del presupuesto tienen que estar justificados. Esta justificacin es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como apndice del plan de trabajo), tema de este documento. La otra falsa suposicin es que el calendario es un plan de trabajo. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario, listando las tareas a hacer, da a da, para el periodo en cuestin. Aunque un calendario es til, por supuesto, no es un plan de trabajo (es decir, no establece los objetivos y resultados que se quieren conseguir, ni cmo, ni por qu). An ms, aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades da a da, en la vida real una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. Pueden surgir otras tareas urgentes, pueden aparecer visitantes inesperados (por ejemplo, donantes o personas ilustres), las reuniones planeadas pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados, etc, etc. En lugar de un calendario rgido, este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede esperar su conclusin, lo que resulta en un planteamiento natural y flexible en lugar de la va mecnica de preparacin de un calendario. Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones, es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo.

2. Qu es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es una exposicin: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado, primero para convencer de su aprobacin a los que toman las decisiones, luego como documento gua de las actividades a efectuar durante ese periodo. Este captulo tiene tres partes:

Para qu redactar planes de trabajo? Qu es una exposicin? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo.

2.1: Para qu preparar un plan de trabajo?

Un plan de trabajo tiene varios propsitos. Sin embargo, el principal se olvida con frecuencia. Es un instrumento (herramienta) de planificacin y gestin que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la gua para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestin. Tambin lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesin de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propsito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario, en lugar de una til herramienta para su propio trabajo). Tambin es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qu, durante el periodo determinado. El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los convierte en objetivos precisos y verificables, indica los recursos necesarios y los obstculos a contrarrestar, esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. Una propuesta tiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, y se redacta antes de la aprobacin del proyecto para justificar esta aprobacin. Para conseguir los recursos, incluyendo la financiacin necesaria indicada en el presupuesto, el plan de trabajo sirve como justificacin para la concesin de fondos. Cuando se aprueba, el plan de trabajo sirve como gua de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos), y dentro o fuera del grupo que lo implementa, para describir estos objetivos y resultados, y justificar las acciones. Por lo tanto, un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores, grupos de destino (beneficiarios), gerentes, planificadores, comits y juntas, a los donantes, no slo de proyectos, sino tambin de

programas, y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas.

2.2 Qu es una exposicin?

Un plan de trabajo es una exposicin. Una exposicin es un orden lgico de enunciados enlazados, donde cada uno se deriva de forma lgica del anterior. La lista de captulos que se describe a continuacin es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposicin completa. Para elaborar una argumentacin simple y sencilla de leer, en el texto del plan de trabajo se escribe slo la exposicin, y todos los detalles anexos se aaden como apndices al final del documento. El plan de trabajo, como exposicin, se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lgicas); (b) necesitan una solucin; (c) la solucin es el plan de trabajo, que incluye una lista de metas, objetivos y acciones que forman parte de una estrategia; (d) la estrategia se basa en qu problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solucin, adems de los obstculos que se esperan. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto, mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones, y el propsito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados.

2.3: Cunto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo?

El espacio de tiempo ptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto, considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. Uno de veinticuatro meses sera demasiado largo, porque muchas condiciones cambian a lo largo de un ao, y al final de este ao, los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. Debe seguir a las revisiones anuales. Esto no es una regla obligatoria. Es innecesario decir que pueden darse razones especficas por las que un plan de trabajo deba ser ms corto o ms

largo que lo dicho.

3: La estructura y contenido de un plan de trabajo:

Este captulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cmo elaborarlo. Consta de las partes siguientes:

Resumen o sumario ejecutivo Introduccin y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apndices (presupuesto, calendario y otros)

3.1: Resumen o sumario ejecutivo:

Redacte esta parte en ltimo lugar, y asegrese de que es un sumario, no una introduccin. El tamao mximo es de dos prrafos que ocupen media pgina. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redaccin de informes). La introduccin debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando se escribe as, pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas, histricas y analticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificacin real del plan de trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta, limite su introduccin slo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo.

3.2: Introduccin y antecedentes:

En un plan de trabajo breve, la introduccin y los antecedentes se pueden combinar en un slo captulo corto. En un plan de trabajo ms extenso, ser mejor (y es ms probable que las lean) si se separan en dos captulos. Los antecedentes comienzan por una exposicin lgica que lleva a la seleccin de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. Esta seccin incluye los problemas y cuestiones

relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. Las circunstancias no tienen que ser un largo anlisis o resea histrica, mencione slo los temas que justifican la eleccin de objetivos en el periodo en cuestin. Los antecedentes deben contar con: 1. informacin recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral, especialmente las recomendaciones 2. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto, o pueda hacerlo 3. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseo de este proyecto 4. prrafos relevantes de los documentos adecuados, como la poltica o los documentos del programa y 5. cualquier otra referencia que justifique su eleccin de objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. La seccin de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lgicas de por qu ha elegido algunos de ellos y de por qu no ha incluido los otros. No debe copiar o repetir la informacin sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa, propuesta o acta poltica): esta informacin era til para justificar el proyecto o programa en general, pero no para el segmento especfico de tiempo de su plan de trabajo. En la seccin de antecedentes, slo debe incluir la informacin o referencias especficamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo.

3.3: Metas y objetivos:

En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha sealado que metas, objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. Una meta

es amplia y general, la resolucin del problema que se ha identificado. Una meta nunca puede conseguirse, o verificar que se ha conseguido porque no es especfica, finita, concreta o verificable. Por contra, una meta puede sealar un objetivo, porque ste es ms especfico, es finito, tiene una fecha de conclusin y se puede verificar. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. Nota (1): Consulte nuestro documento Gua para el diseo de proyectos, en el que se explican con ms detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. El plan de trabajo tiene que seguir una progresin lgica desde la introduccin y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. Mientras que los antecedentes explican la eleccin de los problemas a resolver, las metas definen las soluciones a estos problemas, y los objetivos son productos de las metas ms precisos, finitos y verificables. Las metas de su plan de trabajo, siendo soluciones a los problemas mencionados en la seccin de antecedentes, deben especificarse en esta seccin, y luego utilizarse para generar los objetivos especficos. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado, como ya se ha mencionado) , o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso, descritos en la seccin de antecedentes de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta. Se deben escribir aqu, especificando la fecha prevista para su consecucin dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. Ver SMART. No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. Elija slo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo, tal y como se justifica en la seccin de antecedentes (identificacin de problemas) ya descrita. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados, si son ms

especficos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Proporcionan la justificacin de las acciones a emprender y los costes de las mismas. Son el eje del plan de trabajo. Indican a dnde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.

3.4: Recursos y obstculos:

Al igual que en la introduccin y los antecedentes, los recursos y obstculos pueden constituir un captulo o dos, dependiendo de la longitud total del plan de trabajo. La seccin de obstculos debe prever cualquier restriccin o impedimento que pueda dificultar la consecucin de los objetivos. Incluya tambin una corta descripcin de cmo planea superarlos. La seccin de recursos debe indicar qu aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecucin de los objetivos determinados y seleccionados. No insista en los recursos financieros, en lugar de ello, remita al lector al apndice que trata del presupuesto. Aqu puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refirase al personal y otros trabajadores (por ejemplo, los voluntarios), socios (organizaciones y personas), asesores, tierra, capital, suministros, equipamientos, los objetos inventariados que se puedan utilizar, vender o negociar, y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecucin de los objetivos identificados.

3.5: Estrategia y acciones:

Igual que las otras secciones dobles anteriores, las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un slo captulo o dos. Juntas, explican cmo se pretende convertir las aportaciones en resultados. La seccin de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cmo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstculos, utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el captulo anterior.

En un plan de trabajo ideal, se sealan varias estrategias alternativas, se escoge una y se dan las razones para esta eleccin. Su plan de trabajo puede ser corto, y dejar fuera las alternativas mencionadas. Decida si le conviene incluirlas o no. De forma estricta, las acciones corresponden ms a las aportaciones que a los resultados. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. Mientras que las metas y objetivos estn entre los productos (los resultados) del proyecto, los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. Muestre claramente que la accin se deriva de la estrategia, lo que explica cmo las aportaciones se convierten en resultados. Cada accin indicada en esta seccin debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos, metas), y debe quedar claro cmo la accin descrita contribuir a conseguir su objetivo correspondiente.

3.6: Apndices, incluyendo presupuesto y calendario:

El texto de su plan de trabajo abarca los captulos descritos en los puntos entre el 3.1 y el 3.5. El propsito de los apndices, ahora, es complementar este texto, es decir, proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. Los presupuestos y calendarios estn entre estos detalles. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apndice, no el el texto principal de este plan. Aunque es importante, no es parte del argumento del plan de trabajo, sino una lista de detalles que apoya este argumento. Puede constituir un primer apndice. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o ms objetivos (resultados). Algunos de los elementos del presupuesto (como transporte, correo, fotocopias, telfono, correo electrnico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados, puesto que son necesarios para todos ellos. No se puede incluir ningn elemento del presupuesto que no est relacionado con alguna parte del texto del plan de

trabajo. El calendario del plan de trabajo es opcional. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada da del periodo. Lo que se recomienda aqu es que se listen en orden las fechas de conclusin de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados, y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. Por ejemplo, un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. Esto es un periodo flexible y razonable. En consecuencia, las fechas para emprender las acciones son opcionales. Si hay algn otro detalle, como listas, que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo), se pueden incluir tambin como apndices, donde no desven o entorpezcan la argumentacin. Esto es opcional. Donde sea necesario, dentro del texto, debe referirse al apndice correspondiente. No hay que adjuntar apndices que el texto no mencione. En resumen, los apndices proporcionan los detalles necesarios, pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentacin general, ni la conexin de cada captulo de los arriba descritos con el siguiente.

4: El flujo del conjunto del plan de trabajo:

Repare en la inclusin de apndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. Son partes esenciales del conjunto del plan, especialmente el presupuesto, pero se colocan en apndices al final del plan de trabajo por una importante razn. El texto del plan de trabajo se compone de varios captulos (introduccin, antecedentes, metas, objetivos, resultados, recursos, obstculos, estrategias, acciones). Todos juntos, comprenden una sola exposicin, y cada captulo est relacionado con todos los dems.

Los antecedentes identifican el (los) problema(s), luego La meta define la(s) solucin(es), luego Los objetivos (resultados), especficos y verificables, concretan las

metas, luego Los recursos y los obstculos precisan lo que se puede o no se puede utilizar para alcanzar los objetivos, y luego La estrategia, junto con una serie de acciones concretas y detalladas, indican cmo se van a convertir las aportaciones en resultados.

La lgica que conecta estos captulos constituye la exposicin. Dicha exposicin debe ser fcil de seguir, tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo, y tiene que enlazar fcilmente un captulo con el siguiente. Para hacer una exposicin ms fluida y transparente, los detalles, en especial los relacionados con la financiacin (el presupuesto) y otras listas detalladas, se ponen como apndices. Recuerde, el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposicin simple, con cada captulo enlazando con el anterior y el siguiente. Los apndices proporcionan detalles que apoyan la exposicin, pero no se incluyen en el texto, evitando as que la obstruyan.

5. Conclusin:
Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificacin, ejecucin, implementacin y supervisin de cualquier proyecto, o cualquier conjunto ordenado de actividades, sea proyecto o programa. Se compone de una exposicin lgica que forma el texto, y de una serie de apndices adjuntos que apoyan la exposicin lgica. Este documento de orientacin ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo, y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redaccin de informes y propuestas.