Instituto Tecnolgico de San Juan del Ro

Informe:

Tcnicas y Herramientas para Recopilacin de Informacin

FUNDAMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS
P R E S E N T A N: lvarez Urquiza Elizabeth Morales Alegra Porfirio Meja Barrn Ivonne Vega Martnez Viridiana

San Juan del Ro, Qro, 04 Mayo de 2012 Av. Tecnolgico No. 2 Esq. Av. Paseo Central San Juan del Ro, Qro. Tel: (01.427) 272.4118, 272.4178, 272.8546 Fax: 272.4238 C.P. 76800, Apartado Postal 49

NDICE

Introduccin ............................................................................................................. 3 Contenido ................................................................................................................ 4 Entrevista ............................................................................................................. 4 Cuestionario ......................................................................................................... 9 Recopilacin y Anlisis de Documentos ............................................................ 18 Observacin mediante STROBE ....................................................................... 21 Conclusin............................................................................................................. 27

Introduccin
Para la elaboracin de un software es indispensable reunir toda la informacin relacionada y descubrir cuales son los requerimientos que este solicita, es imposible solicitar esta informacin de manera directa al usuario del software; por tal motivo debemos apoyarnos de tcnicas que nos ayuden a recopilar e interpretar estos datos. En este informe trataremos algunos mtodos interactivos clave que se pueden utilizar para obtener los requerimientos de informacin de los miembros de la organizacin. Estos mtodos son las entrevistas, la realizacin de cuestionarios, la recopilacin y anlisis de documentos, y una tcnica basada en la observacin llamada STROBE. Aunque su implementacin es diferente, estos mtodos tienen mucho en comn. La base de las propiedades que comparten es hablar con, escuchar a, y observar a, las personas de la organizacin por medio de una serie de preguntas formuladas cuidadosamente. Cada uno de los mtodos interactivos para la recopilacin de informacin posee su propio proceso establecido para interactuar con los usuarios. Si se siguen, estos enfoques sistemticos ayudarn a garantizar el diseo y la implementacin apropiados de entrevistas y cuestionarios, la recopilacin de datos y la observacin mediante el mtodo STROBE sern de gran apoyo para validar las entrevistas y/o Cuestionarios. Al utilizar mtodos interactivos junto con mtodos discretos obtendr un panorama ms completo de los requerimientos de informacin de la organizacin.

Contenido
Entrevista
La Entrevista es una Tcnica que se produce mediante la interaccin de dos o ms personas que deben posicionarse en dos roles diferentes Entrevistado y Entrevistador su objetivo es recopilar informacin mediante una conversacin dirigida con un propsito especifico que utiliza un formato de preguntas y respuestas, se requiere tener opiniones de los entrevistados. La Funcin principal de la entrevista es facilitar la recoleccin de la informacin e influir sobre ciertos aspectos de la conducta de una persona o grupo (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.) La persona que realiza la entrevista tiene que tomar en cuenta aspectos importantes como ser amigable , emplear cuidadosamente su vocabulario y la forma de dirigirse al entrevistado as como tambin motivarlo a hablar de algo interesante para el. Para la realizacin de una entrevista debe contemplarse una fecha, lugar y hora, garantizar privacidad, evitar interrupciones y disponer de un tiempo adecuado para el entrevistado. Las preguntas deben ser elaboradas cuidadosamente de tal manera que el entrevistado pueda entenderlas fcilmente. Es conveniente realizar una gua preliminar de las preguntas que se van a realizar, el Entrevistador debe inspirar confianza hacia su entrevistado y la duracin de la entrevista se debe llevas acabo de 45 minutos a una hora a lo mucho, la poblacin entrevistada pueden ser gerentes, empleados que son usuarios del sistema, o aquellos que proporcionan datos o sern afectados por la aplicacin de la propuesta. VENTAJAS Permite a los analistas presentar sus necesidades de forma directa y verificar en las respuestas recibidas, si las preguntas realizadas fueron interpretadas correctamente.

Es una oportunidad que tiene el analista para conocer el grado de aceptacin o resistencia que existe entre los usuarios hacia el sistema que se desea disear. Son la mejor fuente de informacin cualitativa. Son la mayor fuente de informacin del analista. DESVENTAJAS Problemas potenciales de reactividad. Necesidad de conocimientos lingsticos apropiados a la situacin y poblacin. Limitaciones en la expresin oral por parte del entrevistador y entrevistado. Por s mismas tienden a omitir informacin esencial, por lo que deberan ser usadas al lado de otras tcnicas de obtencin de requerimientos. Mucha gente incapaz de expresarse por escrito puede discutir sus ideas en forma verbal. Como resultado de esto las entrevistas pueden descubrir rpidamente malos entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en desarrollo; mas aun a menudo es ms fcil calendarizar una entrevista con los gerentes. El analista debe saber que en el anlisis de sistemas hay que distinguir las formas cualitativas y cuantitativas de informacin. La cualitativa est relacionada con opiniones, polticas y descripciones narrativas de actividades o problemas y las cuantitativas con nmeros, frecuencias o cantidades. A menudo las entrevistas son la mejor fuente de informacin cualitativa, adems la entrevista es la tcnica primaria para la informacin que recolecta durante las fases de anlisis de los sistemas de un proyecto del desarrollo. Se debe usar cuando hay que entender el contexto punto de vista que tiene el cliente, cuando el analista no comprende o no estn muy visibles las variables del sistema. Con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal de supervisin. Sin embargo, durante la investigacin detallada en donde el objetivo

es descubrir hechos especficos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til para el estudio. Para realizar el diseo de una entrevista hay 5 puntos a considerar: Leer los antecedentes. Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organizacin. Con frecuencia este material se puede obtener del sitio Web corporativo, de un informe anual actual, de un boletn corporativo o de cualquier publicacin que explique el estado de la organizacin. Otra ventaja de investigar su organizacin es maximizar el tiempo que invierta en las entrevistas; sin esta preparacin podra perder tiempo haciendo preguntas generales sobre los antecedentes. Establecer los objetivos de la entrevista. Utilice los antecedentes que haya recopilado as como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. Debe haber de cuatro a seis reas clave referentes al procesamiento de la informacin y el comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendr usted que hacer preguntas. Estas reas incluyen fuentes de informacin, formatos de informacin, frecuencia de la toma de decisiones, cualidades de la informacin y estilo de la toma de decisiones. Decidir a quin entrevistar. Cuando tenga que decidir a quin entrevistar, incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera. Esfurcese por conseguir el equilibrio de tal manera que atienda las necesidades de tantos usuarios como sea posible. Preparar al entrevistado. Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablndole por anticipado o envindole un mensaje de correo electrnico y dndole tiempo para pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista a profundidad, puede enviar sus preguntas por correo electrnico con antelacin para darle tiempo al entrevistado a que piense sus respuestas. Sin embargo, debido a que con la entrevista se pretende satisfacer muchos objetivos

(incluyendo la creacin de confianza y la observacin del lugar de trabajo), normalmente sta se debe realizar en persona y no por correo electrnico. Decidir el tipo de preguntas y la estructura. Escriba preguntas que abarquen las reas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al determinar los objetivos de la entrevista. Las tcnicas apropiadas para preguntar son el corazn de la entrevista. Las preguntas tienen algunas formas bsicas que usted debe conocer. Los dos tipos bsicos de preguntas son las abiertas y las cerradas. Preguntas abiertas.- la respuesta puede ser de dos palabras o dos prrafos. Le conceden a el entrevistado opciones abiertas para responder. Preguntas cerradas.- las respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a que slo puede contestar con un nmero finito como ninguno, uno o quince, etc. Limitan las respuestas disponibles para el entrevistado. Sondeos.- permiten al analista de sistemas ahondar en las preguntas para conseguir respuestas ms detalladas. Ejemplos: Por qu?, Me puede dar un ejemplo? Y Me lo puede explicar con ms detalle? Los sondeos pueden constar de preguntas abiertas o cerradas. Es posible estructurar su entrevista de tres modos distintos: una estructura de pirmide, una estructura de embudo o una estructura de diamante. La estructura de pirmide.- para entrevistar va de las preguntas especficas a las generales. El entrevistador empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy detalladas. Posteriormente, el entrevistador extiende los temas permitiendo preguntas abiertas y respuestas ms generalizadas. Debe utilizar una estructura de pirmide si cree que si entrevistado necesita motivacin para profundizar en el tema. La estructura de embudo.- para entrevistar empieza con preguntas generales, despus pasa a las preguntas especficas. Proporciona una forma cmoda y sencilla de empezar una entrevista. Tambin es til cuando el entrevistado tiene

opiniones fuertes acerca del tema y necesita libertad para expresar sus emociones. La estructura de diamante.- para entrevistar combina las estructuras de pirmide y de embudo. El entrevistador empieza con preguntas cerradas sencillas, a la mitad de la entrevista, se le pide al entrevistado que d su opinin sobre temas amplios que no tienen una respuesta correcta. Posteriormente, el entrevistador limita de nuevo las preguntas, con lo cual propicia una forma de cerrar la entrevista. Tiene la nica desventaja de tomar mucho ms tiempo que las otras estructuras. Para Interpretar los resultados de una entrevista necesitamos captar su esencia a travs de un informe escrito, el cual debe redactarse inmediatamente despus de la entrevista para tener presentes todos los detalles de las respuestas que nos dio el entrevistado, esto nos ayuda a asegurar la calidad de los datos de la entrevista. El siguiente paso es repasar el informe de la entrevista con el entrevistado en una reunin de seguimiento para entender sus puntos de vista y percepciones. La interpretacin de la Entrevista se da mediante los siguientes pasos: 1. Se ha de proceder a la trascripcin de la informacin grabada y de las sucesivas anotaciones que haya tomado el investigador durante las situaciones de entrevista, con objeto de contextualizarlas. Con ello ya contamos con el material bsico para iniciar el anlisis. 2. Consiste en realizar una primera lectura de las transcripciones. En caso de que se trate de un proyecto de gran envergadura, es recomendable que cada uno proceda a la lectura de las entrevistas que realiz personalmente. Durante este proceso, se irn anotando cdigos tentativos con objeto de agrupar expresiones que irn apareciendo en el resto de las entrevistas, incluyendo comentarios a las categoras creadas y a algunas de sus dimensiones, cuyo valor analtico ser revelado con posterioridad. 3. Los fragmentos del texto que han sido destacados como relevantes para la investigacin deben ser sometidos a evaluacin, teniendo en cuenta el posible impacto que haya tenido en ellos la propia situacin de entrevista. Existe una

relacin inversamente proporcional entre la medicin reconocida y el peso de lo expresado. 4. El investigador deber ubicar bajo una misma rbrica los fragmentos discursivos que correspondan a un mismo cdigo o tema relevante para el estudio. La clasificacin puede hacerse mediante programas informticos de anlisis cualitativo o de forma manual, pero nunca debe perderse la identidad de los actores que generaron los diferentes fragmentos o prrafos. 5. A continuacin se hace un anlisis interno en cada cdigo. 6. Se confrontan y conectan las diferentes interpretaciones dadas acerca de las distintas dimensiones y de los temas reseados. Es el punto en el que han de afianzarse los diferentes perfiles sociales sometidos a estudio, integrando todas las partes y el conjunto global de la investigacin. 7. Se procede a hacer una ltima revisin de las entrevistas, con objeto de refrescar el hilo discursivo de los entrevistados a la hora de consolidar las posiciones fijadas en el informe. Un hilo argumental congruente debe guiar la organizacin de las distintas partes del informe.

Cuestionario

El cuestionario es una tcnica estructurada de investigacin cuantitativa para recopilar datos, que consiste en una serie de preguntas, escritas, que debe responder un entrevistado. Por lo regular, el cuestionario es solo un elemento de un paquete de recopilacin de datos que tambin puede incluir: los procedimientos del trabajo de campo, as como las instrucciones para seleccionar, acercarse e interrogar a los entrevistados. El objetivo de los cuestionarios es el recolectar informacin sobre actitudes, creencias, comportamiento y caractersticas, cuyo impacto pueda alterar

sustancialmente el trabajo de los usuarios, los interlocutores que no siempre estn motivados para responder.

Debe traducir la informacin necesaria a un conjunto de preguntas especificas que los encuestados puedan contestar. Debe levantar la moral, motivar y alentar al Encuestado para que participe en la entrevista, coopere y la termine. Las

entrevistas incompletas tienen una utilidad limitada, en el mejor de los casos. Al disear un cuestionario, el investigador debe buscar la fatiga, el aburrimiento y el esfuerzo del entrevistado a fin de evitar las respuestas incompletas y falta de respuestas. Un cuestionario debe minimizar el error de respuestas .El error surge cuando los participantes dan respuestas inexactas o cuando sus respuestas se registran o analizan de manera incorrecta.

Es una tcnica de recopilacin de informacin que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y caractersticas de muchas personas importantes en la organizacin que podran resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos. Las actitudes consisten en lo que las personas de la organizacin dicen que quieren (en un nuevo sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas realmente piensan que es la verdad; el comportamiento es lo que los miembros de la organizacin hacen, y las caractersticas son propiedades de las personas o cosas. Las caractersticas principales del cuestionario: Es un procedimiento de investigacin. Es una entrevista altamente estructurada. Consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables a

medir". Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir

informacin sobre grupos numerosos. El sujeto que responde, proporciona por escrito informacin sobre s mismo o sobre un tema dado.

VENTAJAS Facilitan la recopilacin de informacin y no se necesitan muchas

explicaciones ni una gran preparacin para aplicarlos. Evitan la dispersin de la informacin, al concentrarse en preguntas de

eleccin forzosa. En el ambiente de sistemas es fcil capturar, concentrar y obtener

informacin til a partir de las respuestas, mediante el uso de la computadora. Incluso se puede proyectar los datos y hacer graficas. Hacen impersonal la aportacin de respuestas; por lo tanto, en una

auditora ayudan a obtener informacin til y confiable si se plantean bien las preguntas. DESVENTAJAS Falta de profundidad en las respuestas y no se pueden ir ms all del

cuestionario. Se necesita una buena eleccin del universo y de las muestras utilizadas. Pueden provocar la obtencin de datos equivocados si se formulan

deficientemente, las preguntas, si se distorsionan o si se utilizan trminos ilegibles, poco usados o estereotipados. La interpretacin y el anlisis de los datos pueden ser muy simples si el

cuestionario no esta bien estructurado o no contempla todos los puntos requeridos. Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la

verdad o produciendo notables alteraciones en ella. Adems, la uniformidad de los resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser interpretada en forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles para algunas y no para otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco claras o incompletas, haciendo muy difcil la tabulacin.

Estas son las directrices que son tiles para determinar cuando es apropiado el uso de cuestionarios. 1. Las personas que necesita encuestar se encuentran en ubicaciones

dispersas (diferentes instalaciones de la misma empresa). 2. Una gran cantidad de personas estn involucradas en el proyecto de

sistemas, y es importante saber que proporcin de un grupo dado(por ejemplo los directivos) aprueba o desaprueba una caracterstica especifica del sistema propuesto. 3. Esta haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinin general antes

de que determine el rumbo que tomara el proyecto de sistemas. 4. Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se

identificara y abordara cualquier problema relacionado con el sistema actual. 5. Se pueden usar para encuestar a una muestra considerable de usuarios de

sistemas con el fin de detectar problemas o poner de manifiesto cuestiones importantes antes de que se realicen las entrevistas.

Es posible cuantificar las respuestas conseguidas a travs de que usan preguntas cerradas. Si se encuesta a personas a travs de correo electrnico o Web, puede utilizar software para convertir las respuestas electrnicas directamente a tabla de datos para anlisis mediante una aplicacin de hoja de clculo o paquete de software estadsticos. Las respuestas a cuestionarios que utilizan preguntas abiertas se analizan e interpretan de otras maneras. La redaccin que utilice el analista de sistemas influye en las respuestas a preguntas sobre actitudes y creencias. Al usar cuestionarios. El analista podra estar buscando cuantificar lo que se haya descubierto en las entrevistas. Adems, estos podran usarse para determinar que tan extendido o limitado es en realidad un seguimiento expresado en una entrevista. Por otra parte, los cuestionarios se pueden usan para cuestionar a una muestra considerable de usuarios de sistemas con el fin de detectar problemas o

poner de manifest cuestiones importantes antes de que se realicen las entrevistas. El cuestionario es un medio til y eficaz para recoger informacin en un tiempo relativamente breve construccin pueden considerarse preguntas cerradas, abiertas o mixtas. Para el diseo de un cuestionario al guion orientativo a partir del cual se debe disear el cuestionario son las hiptesis, sin embargo, hay que tomar en cuenta las caractersticas de la poblacin (nivel cultural, edad, aspectos socioeconmicos, etc.) y el sistema de aplicacin que va a ser empleado, ya que estos aspectos son decisivos para determinar el tipo de preguntas, el nmero, el lenguaje y el formato de respuesta. Para el diseo y la presentacin del cuestionario se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Portada formal que recoja el ttulo de la investigacin con los autores, a

quien va dirigido y fecha y versin de la encuesta. 2. Instrucciones. Una pequea explicacin y las indicaciones para el correcto

llenado. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Diseo atractivo de preguntas y respuestas. Letra legible de preferencia Times o Serif y de un solo tipo. Utilizar una fuente pequea para que aparente ser una encuesta corta. Usar cursivas y negritas para dar instrucciones. Dejar bastante espacio en blanco. Proporcionar suficiente espacio para escribir las respuestas. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas.

Existen muchas opiniones con respecto a la secuencia de las preguntas en el cuestionario, por lo que, el enfoque lo decide el investigador y ste debe considerar que la secuencia de las preguntas debe ser lgica, adems de agrupar todas las cuestiones que se relacionan con reas afines. Algunos lineamientos para ordenar las preguntas son: 1. 2. 3. Colocar primero las preguntas ms importantes para los encuestados. Agrupar los elementos de contenido similar. Incorporar primero las preguntas menos polmicas.

Existen 3 tipos de cuestionarios: I. Cuestionario Restringido o Cerrado

Es aquel que solicita respuestas breves, especficas y delimitadas. Para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las posibles alternativas de respuestas. Estas respuestas piden ser contestadas con: 1. 2. Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotmicas): Si o No. Varias alternativas de respuestas: donde se seala uno o ms tems

(opcin o categora) en una lista de respuestas sugeridas. Como no es posible prever todas las posibles respuestas, conviene agregar la categora Otros o Ninguna de las Anteriores, segn sea el caso. En otras ocasiones, el encuestado tiene que jerarquizar opciones o asignar un puntaje a una o diversas cuestiones. Ventajas: Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados. Limitan las respuestas de la muestra. Es fcil de llenar. Mantiene al sujeto en el tema.

Es relativamente objetivo. Es fcil de clasificar y analizar.

II.

Cuestionario No Restringido o Abierto

Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de respuesta. Las preguntas abiertas son particularmente tiles cuando no tenemos informacin sobre las posibles respuestas de las personas o cuando esta informacin es insuficiente. Es aquel que solicita una respuesta libre. Esta respuesta es redactada por el propio sujeto. Proporciona respuestas de mayor profundidad. Es de difcil tabulacin, resumen e interpretacin. III. Cuestionario Mixto

Es aqul que considera en su construccin tanto preguntas cerradas como abiertas. Para realizar la interpretacin de un cuestionario la informacin obtenida mediante el cuestionario debe procesarse a fin de obtener conclusiones tiles y pertinentes a los fines de la investigacin. Se presenta, a continuacin, una serie de etapas a seguir a la hora de codificar, analizar, tratar e interpretar la informacin recogida a travs de los cuestionarios: 1. Revisin de los cuestionarios.

En esta fase se trata de identificar y corregir las posibles fuentes de error. Para ello se revisan los cuestionarios buscando ambigedades, como respuestas no legibles o en las que no se sabe qu cuadro se ha marcado, omisiones o incoherencias. 2. Codificacin, clasificacin, recopilacin de cuestionarios y preparacin de la

base de datos. Una vez depurados los cuestionarios se procede a la codificacin de las preguntas para posibilitar el tratamiento informtico. La codificacin tiene por objeto

sistematizar y simplificar la informacin procedente de los cuestionarios. En otras palabras, consiste en el establecimiento de grupos que permitan clasificar las respuestas. Conviene recordar que la codificacin ha de ser lo ms simple e intuitiva posible, siempre claramente unvoca, preferentemente numrica y lo ms estandarizada posible. Con los cdigos de respuesta asignados a cada variable, construiremos la base de datos que reflejar toda la informacin obtenida. 3. El objeto modelo o sistema de matrices de datos

Ser necesario que el indagador, en base a modelos pre-existentes en el acto investigativo efecte una reduccin de la complejidad del objeto de estudio explicitando qu aspectos relevantes tendr en cuenta de sus componentes y qu procedimientos concretos usar para llevar a cabo su descripcin. Debe construir un objeto modelo mediante el cual describe el objeto de estudio basndose en un sistema propio de categoras. Si el grado de formalizacin del objeto de estudio es grande, mayores sern en el modelo las posibilidades operatorias y de esquematizacin para la accin pero, de igual forma, existirn mayores riesgos de excluir aspectos complejos de la realidad. Anlisis de las preguntas. Una vez organizados los datos en un fichero, comienza el anlisis propiamente dicho. El primer paso es estudiar cada pregunta aislada, luego las preguntas por subgrupos y las relaciones entre pares de preguntas, y por ltimo, se estudiarn las relaciones entre todas las preguntas. Anticipacin del estudio de prediccin. No es suficiente con conocer la evolucin del estudio o anlisis, hemos de saber adems hacia dnde nos lleva. Para ello, hemos de hacer proyecciones de futuro sobre los problemas, las necesidades, las demandas y la satisfaccin de los usuarios objeto del estudio. El anlisis ha de permitir asociar probabilidades y formular predicciones a corto plazo. En definitiva, ha de permitir anticiparnos y modificar nuestras actuaciones.

Presentacin final de la informacin. La informacin que se presente ha de ser muy clara, incluyndose nicamente aquella que sea relevante para las decisiones que hay que tomar. A continuacin, exponemos algunas recomendaciones tiles que pueden ayudar en presentacin final: Proporcionar la menor cantidad posible de datos. Eso s, los que expongamos en el anlisis deben de ser los ms relevantes. Hacer los comentarios e interpretaciones al final de cada grupo de resultados, diferenciando claramente lo que es un resultado de lo que es una interpretacin personal. Utilizar un lenguaje sencillo, sin posibilidad de ambigedades. La informacin sobre la metodologa y los criterios de anlisis para el estudio han de estar bien diferenciados del resto de la informacin. En general, no se deben desagregar resultados, excepto que se haya demostrado una relacin significativa con la variable de estratificacin. En estudios efectuados sobre muestras representativas hay que proporcionar las estimaciones por intervalo. No se han de proporcionar fracciones decimales irrelevantes. En la mayora de los casos con un decimal es ms que suficiente. No debemos dar informacin redundante. Siempre que sea posible, se han de proporcionar los datos en forma grfica. Adems, en todas las tablas y grficos presentados han de incluirse los nombres de las variables y las unidades de medida. Al final del estudio se ha de incluir un breve resumen de los resultados y de las conclusiones. En algunos casos es conveniente plantear recomendaciones operativas.

 Si existen niveles diferentes de usuarios, se debe seleccionar y segmentar la informacin.

Recopilacin y Anlisis de Documentos

La Recopilacin y anlisis de Datos tiene como objetivo la captacin, evaluacin, seleccin y sntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos, a partir del anlisis de sus significados, a la luz de un problema determinado. Su funcin principal es obtener datos e informacin a partir de documentos escritos y no escritos, que por su contenido resultan de gran inters al proyecto. Y Contiene las Siguientes Caractersticas. Permite captar e interrelacionar ideas esenciales y son parte de un proceso

integrador, cclico y sistmico nico. Se representa sistemtica y sistmicamente de los documentos originales,

facilita su recuperacin y consulta. Los documentos proveen informacin sobre decisiones presentes y futuras. Permiten un amplio abanico de puntos de vista acerca de un acontecimiento

o una cuestin. Se caracteriza por la utilizacin de documentos; recolecta, selecciona,

analiza y presenta resultados coherentes. Utiliza los procedimientos lgicos y mentales de toda investigacin; anlisis,

sntesis, deduccin, induccin.

Realiza una recopilacin adecuada de datos que permiten redescubrir

hechos, sugerir problemas, orientar hacia otras fuentes de investigacin, orientar formas para elaborar instrumentos de investigacin, elaborar hiptesis. Puede considerarse como parte fundamental de un proceso de

investigacin cientfica, mucho ms amplio y acabado. Es una investigacin que se realiza en forma ordenada y con objetivos

precisos, con la finalidad de ser base a la construccin de conocimientos. Se basa en la utilizacin de diferentes tcnicas de: localizacin y fijacin de

datos, anlisis de documentos y de contenidos. Ventajas. Ahorrar esfuerzos evitando el redescubrimiento. Orientar hacia otras fuentes de informacin. Elaborar los dems instrumentos de la investigacin. Hacen posible para el investigador la reconstruccin de un informe acerca

de acontecimientos que pertenecen al pasado. Un coste reducido, pues la informacin se recoge de documentos ya

existentes Objetividad en los datos.

Desventajas. El anlisis y la interpretacin pueden ser largos. Toma tiempo extra recabar los hechos esenciales. Puede recolectarse informacin extraa. La informacin de los documentos puede ser que no sea lo que se espera.

Usos y Aplicaciones. 1. Anlisis de documentos cuantitativos. Reportes usados para la toma de decisiones: Un analista de sistemas

necesita obtener algunos de los documentos que son usados para el desempeo del negocio. Estos documentos son frecuentemente reportes en papel con relacin al estado del inventario, las ventas o la produccin, estos sirven como retroalimentacin para una accin rpida. Reportes de desempeo: Toman la forma general de desempeo actual

contra el programado. Una funcin importante de los reportes de desempeo es valorar el tamao de la diferencia entre el desempeo actual y el pretendido. Registros: Los registros proporcionan actualizaciones peridicas de lo que

esta sucediendo en el negocio. Si el registro es actualizado en forma peridica por un registrador cuidadoso, puede proporcionar mucha informacin al analista. Formas para capturar datos: Las formas en blanco, junto con sus

instrucciones para ser llenadas y distribuidas, pueden ser comparadas con las formas que han sido llenadas para ver si cualquier concepto de datos es permanente dejado en blanco en las formas, si las personas que se supone deben recibir las formas, de hecho las obtienen, y si siguen procedimientos estndares para el uso, almacenamiento y eliminacin de ellas. 2. Anlisis de documentos cualitativos. Memorndums: Siempre que sea posible, el analista debe muestrear los

memorndums que se envan en el interior del negocio. El analista debe considerar quien enva los memorndums y quien los recibe. Los memorndums revelan un dialogo vivo y continuo en la organizacin. El anlisis del contenido de los memorndums proporcionara una idea clara de los valores, actitudes y creencias de los miembros de la organizacin. Consignas en un tablero de noticias o en reas de trabajo: Aunque los

consignas pueden parecer incidentales a lo que est sucediendo en la

organizacin, sirven como reforzadores sutiles de los valores de quienes los leen. Tambin es instructivo notar hacia quien estn dirigidas las consignas y encontrar por medio de entrevistas si los miembros de la organizacin son responsables para actuar sobre la informacin mostrada. Manuales: Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son

los manuales organizacionales, incluyendo los manuales para los procedimientos de operacin de computadora. Debemos recordar que los manuales son el ideal, la forma en que se espera que se comporten las maquinas y personas. La exanimacin sistemtica de manuales le dar una imagen de la forma en que las cosas debieran pasar. Manuales de poltica: Estos documentos cubren tpicamente reas amplias

del comportamiento de los empleados y la compaa, se pude estar relacionado primariamente con aquellos que establecen polticas acerca de servicios, uso, acceso y cambios relativos a computacin. Las polticas son grandes lineamientos que hablan sobre la manera en que deben comportarse los miembros por si mismos para lograr objetivos estratgicos.

Observacin mediante STROBE

Confirmar o negar los resultados obtenidos en las entrevistas o cuestionarios mediante la observacin y evaluacin del entorno. Mediante el uso de STROBE el analista de sistemas puede obtener una mejor comprensin sobre la manera en que los gerentes recopilan, procesan, almacenan y usan informacin. Contiene 7 elementos los cuales son: 1. Ubicacin de la oficina. La ubicacin de la oficia de un tomador de

decisiones particular con respecto a las dems oficinas. 2. Ubicacin del escritorio del tomador de decisiones. Proporciona pistas

sobre el ejercicio de poder por el tomador de decisiones.

3. 4.

Equipo de oficina fijo. Se conforma de archiveros, libreros, etc. Propiedades. Todo el equipo pequeo que se usa para procesar

informacin (calculadoras, pantallas de video, lpices, etc.). 5. Revistas y peridicos del negocio. Estas revelan si el tomador de decisiones

busca informacin externa o se apoya ms en informacin interna. 6. Iluminacin y color de la oficina. Nos indica la manera en que el tomador de

decisiones recopila informacin. 7. Vestimenta usada por los tomadores de decisiones. El analista de sistemas

puede obtener una comprensin de la credibilidad exhibida por los gerentes de la organizacin observando la vestimenta que usan en el trabajo. Su funcin es proporcionar a los analistas de Sistemas informacin sobre cmo mejorar su toma de decisin mediante siete elementos que se encuentran dentro de una oficina. Estos elementos pueden revelar mucho acerca de la forma en que el tomador de decisiones recopila, procesa, guarda y comparte informacin, as como acerca de la credibilidad del tomador de decisiones en el espacio de trabajo. Ventajas Permite que otros analistas apliquen el mismo marco de trabajo analtico a la misma organizacin. Sigue una metodologa estndar y una clasificacin estndar para el anlisis de los elementos organizacionales que influencian la toma de decisiones Desventajas Limita el anlisis a la organizacin como existe durante la etapa de su ciclo actual de vida. Una forma de implementar el STROBE es mediante el uso de una lista de verificacin anecdtica con smbolos taquigrficos. Este enfoque del STROBE fue til para determinar los requerimientos de informacin de cuatro tomadores de decisiones importantes en una tienda de ropa.

Cuando el STROBE se lleva a cabo de esta manera, el primer paso es anotar los temas importantes de la organizacin que se originan de las entrevistas. Posteriormente se observan los elementos del STROBE y se registran. Una vez que se comparan el discurso y las observaciones, se usa uno de los cinco smbolos apropiados para representar la relacin. De esta manera, el analista crea una tabla que primero documenta y luego ayuda en el anlisis de las observaciones. Para realizar el diseo del Procedimiento STROBE se consideran los siguientes puntos: Usando el muestreo de tiempos o eventos, el analista observa las

actividades tpicas del tomador de decisiones y su lenguaje corporal. Anlisis de fotografas. Consiste en fotografiar el ambiente de los tomadores

de decisiones y anlisis posterior de las mismas sobre los elementos STROBE. Enfoque de las listas de verificacin/escala LIKERT. Es menos

estructurada. Son listas con escalasen relacin con caractersticas del tomador de decisiones que fueron observables por medio de elementos fsicos en los ambientes organizacionales de los tomadores de decisiones y existen rangos para la evaluacin. Lista anecdtica con smbolos Se construye una matriz, que liste las ideas principales a partir de la organizacional, acerca de la recopilacin, procesamiento,

narrativa

almacenamiento y comparticin de la informacin (los renglones) y elementos STROBE (columnas). Interpretacin Ubicacin de la oficina: Quin tiene la oficina de la esquina? Los tomadores de decisiones importantes estn dispersos en los diferentes pisos?

Colocacin del escritorio: La colocacin del escritorio favorece la comunicacin? La colocacin demuestra la autoridad? Equipo fijo: El tomador de decisiones prefiere recopilar y almacenar la informacin personalmente? El rea de almacenamiento es grande o pequea? Accesorios: Hay evidencia de que el tomador de decisiones utiliza la PC? Hay computadoras porttiles o de bolsillo en la oficina? Fuentes externas de Informacin: El tomador de decisiones obtiene mucha informacin de fuentes externas tales como revistas especializadas o Web? Iluminacin y color de la oficina: La iluminacin es propicia para un trabajo detallado o es ms apropiada para la comunicacin casual? Los colores son clidos y llamativos? Vestimenta de los tomadores de decisiones: El tomador de decisiones muestra autoridad cuando se pone trajes

conservadores? Es reglamentario que los empleados porten uniformes? Ubicacin de la oficina: Uno de los primeros elementos que el analista de

sistemas debe observar es la ubicacin de la oficina de un tomador de decisiones especfico con respecto a otras oficinas. Las oficinas accesibles tienden a aumentar la frecuencia de la interaccin y los mensajes informales, mientras que las oficinas inaccesibles tienden a disminuir la frecuencia de la interaccin y a aumentar los mensajes orientados a las tareas. El resultado de que las oficinas se distribuyan por todo el edificio es que con frecuencia un informe o memorando se queda detenido en una de las oficinas, mientras que en las oficinas agrupadas se

favorece el compartir la informacin. Tambin es probable que las personas cuyas oficinas estn separadas de las de los dems pudieran ver a la organizacin de forma diferente y sus objetivos podran alejarse de los de otros miembros de la organizacin. Colocacin del escritorio: La colocacin de un escritorio en la oficina puede

ofrecer pistas sobre la manera en que el tomador de decisiones ejerce su autoridad. Los ejecutivos que confinan a un visitante a un espacio reducido y con la espalda a la pared mientras ellos tienen exceso de espacio, adoptan la posicin de autoridad ms fuerte posible. Un ejecutivo que coloca su escritorio frente a la pared con una silla al lado para un visitante estimula la participacin y los intercambios equitativos. El analista de sistemas debe observar la distribucin de los muebles de la oficina y en particular la colocacin del escritorio. Un ejemplo de Prepar: Ing. Jos Luis Duch Gary. colocacin del escritorio as como tambin de muchos de los dems elementos del STROBE, como los accesorios, el equipo fijo de oficina, la iluminacin, el color y las fuentes de informacin externas. Equipo fijo de oficina: Archiveros, libreros y otro equipo grande para

almacenar artculos se incluyen en la categora de equipo fijo de oficina. Si no hay tal equipo, es probable que el tomador de decisiones almacene muy pocos artculos de informacin por s mismo. Si hay una abundancia de tal equipo, se asume que el tomador de decisiones almacena y valora mucha informacin. Accesorios: El trmino accesorios se refiere a todo el equipo pequeo

usado para procesar informacin, incluso las computadoras de bolsillo, calculadoras, PCs, plumas, lpices y reglas. La presencia de computadoras de bolsillo, calculadoras y PCs sugiere que un tomador de decisiones que posee dicho equipo es ms probable que lo use personalmente que uno que debe salir de la oficina para usarlo. Fuentes externas de informacin: Un analista de sistemas necesita saber

qu tipo de informacin usa el tomador de decisiones. La observacin del tipo de publicaciones almacenadas en la oficina puede revelar si el tomador de decisiones recurre a informacin externa [en revistas de comercio, recortes de peridico

sobre otras compaas de la industria, etc.) o se basa ms en la informacin interna (informes de la compaa, correspondencia de la oficina, manuales de polticas). El analista tambin debe observar si el tomador de decisiones prefiere conseguir informacin externa en la Web. Iluminacin y color de la oficina: La iluminacin y el color juegan un papel

importante en la manera en que un tomador de decisiones recopila informacin. Una oficina con iluminacin clida y radiante indica una tendencia hacia la comunicacin ms personal. Un ejecutivo en una oficina iluminada clidamente recopilar ms informacin de manera informal, mientras que otro miembro de la organizacin que trabaja en una oficina iluminada con gran colorido podra recopilar informacin a travs de memorandos ms formales e informes oficiales. Vestimenta de los tomadores de decisiones: Se ha escrito mucho sobre la

vestimenta de los ejecutivos y dems personal con algn grado de autoridad. El analista de sistemas puede darse una idea de la credibilidad de los gerentes de la organizacin al observar la vestimenta que usan en el trabajo. El traje de dos piezas para un hombre o el traje con falda para una mujer representan la mxima autoridad, de acuerdo con algunos investigadores que han estudiado las percepciones sobre la apariencia de los ejecutivos. El hecho de que los lderes vistan de manera casual tiende a abrir las puertas para una toma de decisiones ms participativa, pero a menudo propicia la prdida de credibilidad en la organizacin si la cultura predominante valora la ropa tradicional y conservadora.

Conclusin
La utilizacin de estas tcnicas para reunir informacin que ser empleada en el desarrollo de un software es de gran ayuda para que el trabajo que realizamos sea de calidad y lo mas apegado a las necesidades del cliente, el nico factor que debemos tener en cuenta es que al utilizar estas herramientas se debe tener mucho cuidado en la elaboracin de estas mas especficamente en entrevistas y cuestionarios ya que las preguntas que estas contendrn deben ser redactadas con sutileza y de manera que el usuario las comprenda, adems hay que considerar nuestro bloque de preguntas no pueden ser muy extenso as que se deben elegir con precaucin las preguntas empleadas para obtener la informacin que requerimos, en el caso de cuestionarios deben estar presentados de manera organizada y consecutiva, en el caso de la entrevista en entrevistador tiene una gran responsabilidad ya que gran parte de la informacin que el entrevistado nos proporciona depende de la seguridad y la claridad que el entrevistado refleje al realizar la pregunta, la recopilacin de documentos y anlisis de estos es complementada con la interaccin con los usuarios mediante entrevistas y cuestionarios y la observacin mediante la tcnica STROBE considera muchos aspectos que son indispensables para la elaboracin del software aspectos que son percibidos mediante la expectacin ante el entorno que rodea el lugar de trabajo en indispensable poner atencin en los detalles que nos marca esta tcnica, el acomodo de muebles, la distribucin en el espacio, la iluminacin todo en su conjunto es una fuente relevante de informacin que adems tambin complementa los datos obtenidos en la recopilacin y anlisis de datos, en la entrevista y en los cuestionarios. Particularmente en la entrevista tenemos dos tipos de preguntas las abiertas y cerradas que deben ser empleadas de manera prudente. Existen varios tipos de estructuras de entrevistas como los sondeos en donde se requiere informacin mas detallada y pueden contener preguntas abiertas o cerradas, otro tipo de estructura es la pirmide que va de preguntas cerradas a abiertas esto es una estrategia para hacer que el entrevistado profundice en el tema, la siguiente

estructura es el embudo que empieza con preguntas generales y despus realiza preguntas especificas semejando la estructura fsica de un embudo, la estructura diamante es una combinacin de la estructura pirmide y embudo en donde se emplean preguntas sencillas adems de pedirle su opinin personal al entrevistado su nico inconveniente es que es demasiado tardado, sin duda la estructura mas funcional es la estructura pirmide ya que no implica mucho tiempo y se obtiene una cantidad importante de informacin. Caractersticamente en el cuestionario tambin se emplean preguntas abiertas y cerradas adems se incorporan las mixtas, en las cerradas las respuestas que se solicitan son breves, especificas y delimitadas, en las abiertas las respuestas contienen mayor profundidad. En el Caso de La recopilacin de Informacin y el Anlisis de Documentos podemos encontrar documentos que nos proporcionan datos cuantitativos como graficas y/o diagramas o datos cualitativos que son documentos mas especficos y en de la informacin no esta necesariamente procesada, lo que debemos realizar con esta informacin es analizarla y extraer lo estrictamente necesario para nuestro objetivo que es la realizacin de un software. La metodologa STROBE es una excelente tcnica para obtener informacin como ya se menciono la nica herramienta que necesitamos son los sentidos y en especifico la vista el echar un vistazo al entorno y en base a las caractersticas delimitar datos. El reunir la informacin y datos para la realizacin de un sistema es sin duda la parte que requiere ms dedicacin ya que de los datos obtenidos se parte para poder elaborar un software de calidad.