Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof.

VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

NOES DE ARQUIVOLOGIA:

Contedo Programtico: ( do curso todo ) Este contedo est baseado nos principais ( e na maioria ) dos concursos.

Conceitos fundamentais de arquivologia.

O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos; arquivos correntes e intermedirios; protocolos; avaliao de documentos; arquivos permanentes.

Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

Palavras do professor:

Prezado candidato, este curso destina-se a prepar-lo para concursos pblicos de forma que voc receba os conceitos cobrados em provas e familiarize-se com a resoluo e interpretao das questes das bancas que realizam mais concursos, como CESPE / UNB , FCC , CESGRANRIO e outras. Desde j desejo boa sorte a todos, tenha f e estude com dedicao constante at passar.

- Esta obra est protegida por direitos autorais reservados ao autor Vinicius Motta, conforme a legislao vigente, sendo sua reproduo, impresso e cpia autorizada para fins didticos somente para as aulas marcadas para esta turma.

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS: Quando voc inicia os estudos num assunto e l esta expresso conceitos fundamentais , geralmente, fica no ar uma sensao de uma introduo, talvez um comeo sem muita importncia, mas, estes conceitos so cobrados em concursos e representam uma quantidade significativa da matria do nosso objetivo, seu sucesso nas provas. Portanto, vamos comear com um tpico que j apareceu em diversos concursos, so os mtodos de arquivamento. Cada empresa, seja ela pblica ou privada, pode adotar o mtodo que melhor lhe convier e at criar formas alternativas, inclusive usar mtodos j existentes e fazer variaes. Inclusive, possvel que uma mesma empresa, com vrios setores e necessidades distintas em cada setor, use mtodos distintos ao trocar de setor. Os mtodos de arquivamento esto divididos em duas grandes classes, os bsicos e os padronizados.

Alfabtico Geogrfico Numricos Bsicos Ideogrficos Numricos Simples Cronolgico Digito-terminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Unitermo Indexao coordenada

ou

Padronizados

Variadex Automtico Soudex Mneumnico Rneo

Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. - Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente no arquivo sem a necessidade de se consultar um ndice remissivo. - Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes de recuperar o documento , consultar um ndice. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e nem de padronizados e considerado do sistema semi-indireto, segundo Marilena Leite Paes.

- Os mtodos que so relevantes para os nossos objetivos, so os bsicos, sobretudo, o alfabtico, os geogrficos e os numricos.

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

MTODOS BSICOS: - 1 mtodo: REGRAS DE ALFABETAO:

A alfabetao um dos mtodos mais simples desde que o objetivo seja a recuperao ( localizao ) de documentos usando-se nomes (onomstico) porm , conforme Marilena Leite Paes, tambm est muito passvel de erros devido ao cansao visual e s diferentes formas grficas, principalmente se a massa documental for numerosa. - Didaticamente vamos dividir inicialmente as regras de alfabetao: PESSOAS FSICAS. ( nomes nacionais e estrangeiros ) PESSOAS JURDICAS. - Pessoas Fsicas: - Nomes nacionais: A regra geral usar o ltimo nome como referncia. Obs. Todos os nomes usados nesta obra so para fins didticos, no depreciativos e como so nomes de seres humanos, possvel que venham a coincidir , de fato, com pessoas reais, embora o objetivo seja fictcio e didtico. Ex. Hira Carla Medeiros da Motta - Arquiva-se: Motta, Hira Carla Medeiros da. E, a documentao desta pessoa deve estar na gaveta, pasta, caixa, ... , refernte guarda dos documentos da letra M. Se houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex: Tipo de questo de prova. colocar os nomes em ordem. 1 - Vinicius Motta 2 Pedro Motta 3 Ubaldo Silva de Andrade 4 Dra. Raphaella Motta 5 Sra. Rachel Motta 6 Andr Guimares Ubirajara 7 P. Motta

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

1 passo organizar os nomes, ou seja prepar-los para o arquivamento. 1 - Vinicius Motta = Motta , Vinicius. 2 3 4 5 6 7 Pedro Motta = Motta , Pedro. Ubaldo Silva de Andrade = Andrade, Ubaldo Silva de. Dra. Raphaella Motta = Motta , Raphaella ( Dra. ) Sra. Rachel Motta = Motta, Rachel ( Sra. ) Andr Guimares Ubirajara = Ubirajara, Andr Guimares. P. Motta = Motta , P.

Observe que nos nmeros 4 e 5 apareceram ttulos ( Dr. , Cel. , Sr. , ... ) e este foram colocados no final e entre parnteses, alm disto eles no so considerados na ordenao. 2 passo coloquemos em ordem alfabtica pelo sobrenome e no caso dos sobrenomes iguais, faa o desempate pelo prenome. ORDEM CORRETA = 3 7 2 5 4 1 6. Observe que o 7 ficou antes do 2, porque ambos empataram no mesmo sobrenome e o prenome comea com a mesma letra, da o abreviado tem preferncia. Prezado candidato, vamos s excees ou casos especiais, so situaes em que aparecem sobrenomes considerados inseparveis.

So 4 casos : - substantivo com adjetivo. - palavras so, santo, santa, com valor de santificao. - grau de parentesco: filho ( a ) , neto ( a ) , jnior, ... - hfen. Vamos esmiu-los. o 1 caso: substantivo com adjetivo ( ou locuo adjetiva )

a) Hira Carla Motta Monte Belo. - Monte Belo, Hira Carla Motta.

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

b) Pedro Vinicius Medeiros da Motta P de Ouro. - P de Ouro, Pedro Vinicius Medeiros da Motta ( lembre-se que a expresso de ouro uma locuo adjetiva e corresponde corresponde a ureo , que um adjetivo ).

2 caso: So, Santo, Santa.

Ubiratan Gonalves So Bento. - So Bento, Ubiratan Gonalves o 3 caso: hfen.

Jos Pereira Villa Lobos. - Villa Lobos, Jos Pereira. o 4 caso: Grau de parentesco.

Joaquim Malta Silva Jnior. - Silva Jnior, Joaquim Malta. Ateno, o grau de parentesco s ser levado em considerao se houver empate no sobrenome e no prenome.

- Pessoas Fsicas nomes estrangeiros: Em geral, use as mesmas regras. Michael Taylor Jones = Jones, Michael Taylor. Cuidado ! a) Paul Newman O Biran = O Biran, Paul Newman Mas, b) Paul Newman o Biran = Biran, Paul Newman o Observe que na letra a, o conectivo aparece maisculo e na letra b, aparece minsculo, s o maisculo acompanhou o sobrenome. c) John Mac Enroel = Mac Enroel , John.

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

d) Pietro Del Piero = Del Piero, Pietro e) Pietro del Piero = Piero, Pietro Del Alm disto, h trs excees para nomes estrangeiros: - Orientais. - rabes. - Espanhis. Vamos a cada caso: - Orientais: No inverta, arquive do jeito que estiver. Xong Ling Pong Fu ( arquiva-se exatamente desta forma ). - rabes : No inverta, arquive do jeito que estiver. Al Barak Laden Hussein ( arquiva-se exatamente desta forma ). - Espanhis : Coloque os dois ltimos na frente. a) Juanita Florez = Florez, Juanita b) Juanita Florez Cua= Florez Cua, Juanita c) Juanita Florez Cua Ovyedo = Cua Ovyedo , Juanita Florez

Vamos s pessoas jurdicas: No h preferncia entre razo social ou nome fantasia. - Regra Geral arquiva-se como os nomes se apresentam, a menos que comecem por artigos e/ou preposies, caos isto ocorra, estes devem ser colocados ao final entre parnteses. Observe. a) Cia. Vinicius Motta ( no altere ) b) Hira Carla Flores e Perfumes LTDA. ( no altere ) c) Jornal dos Concurseiros ( no altere ) d) A Casa dos Livros = Casa dos Livros ( A ) e) The New York New Times = New York New Times ( The ) f) Restaurante 3 Coraes = Restaurante 3 ( trs ) coraes.

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

Mais dois casos :

- Setores de empresas. - Eventos.

- Para setores de empresas, coloque a empresa e o setor. Marketing do Basco da Fama. = Basco da Fama Marketing - Eventos: a) 1 Reunio de Concurseiros = Reunio de Concurseiros ( 1 ) b) Terceira Festa Gospel = Festa Gospel ( Terceira ) c) V Congresso de Matemticos = Congresso de Matemticos ( V ) - 2 mtodo : Mtodo Geogrfico

O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde o foco da recuperao a procedncia ou local, geralmente usado para correspondncias. Podemos ordenar as pastas de trs maneiras:

Mtodo Bsico Geogrfico por pases: ( geralmente, usado para correspondncias internacionais ) Formato: Pas cidade ( estado, sigla ou por extenso ) correspondente. Em caso de empate, a capital do pas tem preferncia. Observe um exemplo caracterstico de questo de concurso. 1 Brasil Araruama ( RJ ) - PMERJ 2 EUA New York ( NY ) Nike Company, The 3 EUA Washington ( DC ) - Pentgono 4 Brasil Braslia ( DF ) - Damsio 5 Brasil Braslia ( MG ) - BB 6 EUA Washington ( UT ) GMC Arquiva-se: 4 Brasil Braslia ( DF ) - Damsio 1 Brasil Araruama ( RJ ) PMERJ 5 Brasil Braslia ( MG ) - BB 3 EUA Washington ( DC ) - Pentgono 2 EUA New York ( NY ) Nike Company, The 6 EUA Washington ( UT ) GMC

Mtodo Bsico Geogrfico por estados:

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

Formato : Estado - cidade - correspondente Em caso de empate, a capital do estado tem preferncia.

Exemplos: 1 - Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alves 2 - So Paulo Campinas Pedro Motta 3 - Maranho So Luiz Carla Motta 4 - Rio de Janeiro Campos Rachel Motta 5 - So Paulo So Paulo Raphaella Motta - So arquivados: 3 - Maranho So Luiz Motta, Carla 1 - Rio de Janeiro Rio de Janeiro Alves,Joo 4 - Rio de Janeiro Campos Motta, Rachel 5 - So Paulo So Paulo Motta, Raphaella 2 - So Paulo Campinas Motta, Pedro

Mtodo Bsico Geogrfico por cidades: Formato: Cidade - estado ( sigla ou por extenso e pode estar entre parnteses ) - correspondente Como o foco a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, NO havendo destaque para as capitais.

Usando-se o exemplo anterior, o arquivamento ficaria: 24135 necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.

3 mtodo:

Mtodos Numricos : - Simples. - Cronolgico. - Dgito Terminal.

Mtodo numrico simples: O mtodo numrico simples um sistema indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico remissivo.

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

Nesse mtodo atribui-se a cada entrada de um novo nome, seja numa empresa pblica ou privada, uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica. Nesse mtodo, os clientes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de 10 ( mnimo ) a 20 ( mximo ) clientes cada uma. E, se houver necessidade, abre-se mais pastas. Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados. Obs. O que so arquivos especiais e especializados ? Denominamos os arqiuvos em relao natureza dos documentos como especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos em meios fsicos ( suportes ) diferentes do papel comum fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, precisam de um cuidado especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico qualquer, independentemente de ser especial ou no. Ex.: arquivos mdicos de vtimas de acidentes nucleares, arquivos de engenharia robtica espacial , ... H , ainda, a possibilidade de ser criada uma pasta destinada a clientes especiais e normalmente chamada de especial mesmo. Mtodo numrico cronolgico. Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo muito adotado em reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so: - maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser indireto. Mtodo Dgito-terminal. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade : os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando dezenas. Exemplo: 531.493, ser lido 93.14.53 Da , temos: Pasta ou documento 93. Caixa 14 Sala 53

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento.

3 mtodo:

Ideogrfico

- Mtodos por assunto (ideogrficos) - Alfabticos: enciclopdico ou dicionrio. - Numricos: duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada.

- Mtodo bsico ideogrfico alfabtico enciclopdico:

Os arquivos so organizados como se fossem enciclopdias com seus assuntos em blocos e por ordem alfabtica. Exemplo: - Pesquisa: Graduao Mestrado Doutorado - cursos: Administrao Cincias Contbeis Economia - Mtodo bsico ideogrfico alfabtico dicionrio Neste mtodo, voc procura os assuntos com se estivesse procurando palavras no dicionrio. Administrao - Cincias Contbeis doutorado economia graduao mestrado.

- Mtodo bsico ideogrfico numrico duplex.

10

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

Em todos os mtodos numricos, sendo ideogrficos ou no , necessria a elaborao de um ndice remissivo ( sistema indireto ). Classifica-se a documentao em classes de assuntos, partindo-se do global para a mincia. Exemplo: 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Sociologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada educao 1-2 Cincia poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia Em relao ao mtodo decimal, que ser visto a seguir, apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.

Mtodo bsico ideogrfico numrico decimal.

Criado por Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio. Ex. 100 engenharia 110 civil 111 casas 112 pontes 200 medicina 210 ortopedia 220 pediatria 221 pediatria cardaca 221.1 pediatria cardaca para crianas obesas 221.2 pediatria cardaca para crianas desnutridas

11

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

- Mtodo bsico ideogrfico indexao coordenada ou unitermo. Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir: Assemblia Geral N 0013

Resumo: Assemblia Geral para deliberar Palavras-Chave / descritores sobre a continuidade da reivindicao reivindicao promovida pelos metalrgicos de todo pas. Metalrgicos Foi realizada no salo de convenes do Hotel Assemblia Geral Ltus, na praia de Ipanema, em 15 de julho de Hotel Ltus 1996 1996. A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir: Reivindicao 0 0210 0320 0450 0530 1 0311 0421 0461 0531 2 0172 0232 0252 3 0063 00173 00243 4 004 0134 0244 5 0135 0235 0465 6 0006 0026 0236 7 0017 0417 0317 8 0008 0098 0128 9 0099 0149 0439

Metalrgicos 0 0120 0340 0530 1 0411 0521 0631 2 0212 0322 0512 3 0003 00193 00283 4 0004 0144 0234 5 0145 0245 0475 6 0016 0345 0575 7 0127 0527 0427 8 0018 0108 0138 9 0199 0239 0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Reivindicao e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais. - Questes de concursos: 1 - ( Cespe / UNB TRE / RJ / 2007 ) A ordenao alfabtica de documentos ou de dossis uma das possibilidades para a disposio de documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenao alfabtica apresentadas nos itens abaixo. I)

12

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

Campos, Milton de Sousa Ferreira, Andr Muller, Paul Sousa, Antnio Jos II) Almeida, Pedro de Almeida Filho, Joo Almeida So Paulo, Carlos Braga Sobrinho, Antnio III) I Conferncia de Gesto de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliao Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminrio sobre Preservao de Documentos Assinale a opo correta. A) Apenas um item est certo. B) Apenas os itens I e II esto certos. C) Apenas os itens I e III esto certos. D) Todos os itens esto certos. 2 - (Bacen 2010 cesgranrio ) Nas localidades onde o Banco Central do Brasil possui representao regional, um cidado comum pode enviar carta com reclamao, elogio ou sugesto, e ela ser encaminhada Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, dever fazer a ordenao dessas cartas. Se for utilizado o mtodo geogrfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a ordenao ser a seguinte: (A) 5,4,3,2,1 (B) 5,2,4,3,1 (C) 4,3,2,5,1 (D) 2,4,3,5,1 (E) 1,2,4,3,5 3 ( nce ARQ. NAC. 2008 ) Obedecendo s regras de alfabetao , a ordem de arquivamento dos nomes abaixo : 1-Maria Alvinegra, 2-Maria Benedita, 3-Maria Bravata, 4- Marianna Mesquatra, 5-Mariene Ferreira. (A) 1, 2, 3, 4 e 5;

13

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

(B) 1, 2, 3, 5 e 4; (C) 1, 3, 5, 2 e 4; (D) 2, 1, 5, 4 e 3; (E) 5, 1, 2, 3 e 4.

4 (nce ARQ. NAC. 2008 ) - Considere a organizao dos documentos abaixo, atravs do mtodo geogrfico que tem a cidade como referncia: 1-Campos / Rio de Janeiro / Francisco Alvarenga 2-Itabora / Rio de Janeiro / Antonio Marcos 3-Manaus / Amazonas / J. M. Pacheco 4-Rio Bonito / Rio de Janeiro / Nicea Lucia 5-So Paulo / So Paulo / Brbara Santos e Silva A ordem correta : (A) 1, 2, 3, 4 e 5; (E) 5, 3, 2, 1 e 4. 5 ( FCC ) A respeito dos mtodos de arquivamento, so feitas as afirmaes abaixo. I A escolha do mtodo de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. II Em comparao aos demais, o mtodo alfabtico o mais simples, rpido e barato, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos grande. III Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabticos e a dos numricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses. Est(o) correta(s) a(s) afirmao(es): (A) I, apenas. (B) II, apenas. (C) III, apenas. (D) I e II, apenas. (E) II e III, apenas. (B) 2, 3, 4, 5 e 1; (C) 4, 3, 2, 5 e 1; (D) 5, 3, 1, 4 e 5;

6 ( CESGRANRIO ) As pastas abaixo devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao. I Terceiro Seminrio Brasileiro de Pesquisa. II XX Congresso de Biblioteconomia e Cincia da Informao. III 9 Simpsio de Diretores de Bibliotecas Universitrias da Amrica Latina.

14

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

IV Dcimo Stimo Encontro de Indexadores de Peridicos. V 15 Encontro Nacional de Informao e Documentao Jurdica. A ordem correta de arquivamento :

(A) I III IV V II. (B) I IV II V III. (C) II IV V I III. (D) II V IV I III. (E) IV V II III I. 7 ( nce ) Assinale a afirmao INCORRETA a respeito do mtodo de alfabetao para nomes de pessoas. (A) Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica dos prenomes. (B) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) no so separados. (C) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) so compostos e no se separam. (D) Ttulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, so considerados na alfabetao. (E) Os nomes orientais (japoneses ou rabes, por exemplo) so registrados exatamente como se apresentam. 8 ( CESGRANRIO ) Indique a opo em que as firmas mencionadas esto apresentadas na ordem adequada, de acordo com as regras de alfabetao. (A) O Globo Jornal do Brasil A Tarde. (B) Fundao Banco do Brasil Fundao Getlio Vargas Fundao dos Correios. (C) Jorge Zahar Editor Editora Nova Fronteira Areal Editores. (D) Roditi Joalheiros H. Stern Amsterdam Sauer. (E) Alumibrs Associao Brasileira de Imprensa Associao dos Analistas de Sistemas. 9 ( nce ) O mtodo numrico simples indireto porque: (A) a documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de 10 a 20 correspondentes cada uma. (B) a atribuio de nmeros aos correspondentes feita segundo ordenao alfabtica, sem preocupao com a ordem de entrada. (C) tem ampla aplicao nos arquivos especiais discos, fotografias, filmes, fitas sonoras mediante ligeiras adaptaes.

15

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

(D) requer consulta a um ndice alfabtico remissivo, que fornecer o nmero sob o qual a pasta ou o documento foi arquivado. (E) pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar, para no manter pastas sem utilidade no arquivo. 10 - ( fcc ) Voc recebe a tarefa de organizar um arquivo geogrfico por estados. As seis primeiras pastas so: 1. Rio Grande do Sul - Porto Alegre Machado Assessoria de Eventos. 2. So Paulo So Jos dos Campos Jonas Martins Sobrinho. 3. Bahia Itabuna Fazendas Reunidas Vasconcelos Medeiros. 4. Rio Grande do Sul Pelotas Simes Lopes & Associados. 5. So Paulo Campinas Antonio Calfati & Irmos. 6. Bahia Salvador Confeces Bonfim Ltda. As pastas devem ser arquivadas na seguinte ordem: (A) 3 6 4 1 5 2. (B) 5 3 4 1 6 2. (C) 5 6 3 2 1 4. (D) 6 3 1 4 5 2. (E) 6 3 5 2 1 4.

11 (BNDES cesg -. 2006 ) Um tcnico administrativo convidado a organizar o arquivo jurdico do Banco de Desenvolvimento Pecurio de sua cidade. Ao chegar instituio, observa que o acervo composto, exclusivamente, por processos, aproximadamente 100.000. Sabendo que o documento arquivstico nico e que as formas de acesso so diversas, ele deve optar pelo mtodo de arquivamento mais adequado para esses documentos, que o mtodo: (A)enciclopdico. (B) variadex. (C) numrico. (D) ideogrfico. (E) dicionrio.

12 -(BNDES cesg -. 2006 ) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o mtodo numrico simples, a preocupao inicial recai somente na atribuio de nmeros a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1- Alba Santos Silva; 2 Brbara Assuno; 3 - Banco Nacional do Desenvolvimento Econmico e Social; 4 - Alcedo Costa; 5 Ricardo Alves e 6 Banco do Brasil. Como se observa, essa a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperao dos documentos, necessrio elaborar o ndice alfabtico remissivo, que ter a seguinte seqncia: (A) 1, 2, 3, 4, 5, 6 (E) 6, 5, 4, 3, 2, 1 13 - (BNDES cesg -. 2006 ) A empresa Dantas & Dantas est iniciando as suas atividades e conta com um nmero reduzido de pessoas para a organizao de seu arquivo que utiliza, como elemento principal, o nome de seus clientes, obedecendo apenas s regras de alfabetao. Assim, para arquivar corretamente os nomes: (B) 1, 4, 6, 2, 3, 5 (C) 3, 6, 4, 5, 2, 1 (D) 5, 2, 6, 3, 4, 1

16

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

1 - Pedro Paulo Santana; 2 - Paulina Santo Cristo; 3 - Robson Santos Ltda; e 4 - Joaquim Vasconcellos Sobrinho, tem-se a seguinte ordem: (A) 1, 2, 3, 4 (B) 1, 3, 2, 4 (C) 2, 4, 1, 3 (D) 3, 1, 2, 4 (E) 4, 3, 2, 1

14 ( FCC ) Existem critrios para que os documentos sejam organizados pelo mtodo geogrfico. A literatura apresenta, pelo menos, duas modalidades para essa ordenao. Se, em um arquivo, a opo pela modalidade (estado, cidade, correspondente), a organizao dos correspondentes 1 - Luiz Carlos Abrantes, de Itu, So Paulo; 2 - Antonio Carlos Ambrte, de Ribeiro Preto, So Paulo; 3 - Moyss da Costa, de So Paulo, So Paulo, 4 - Cludio Ribeiro, de So Lus, Maranho; 5 - Alda Barreto, de Cod, Maranho, deve ser a seguinte: (A) 1, 2, 3, 5, 4 (D) 5, 2, 3, 1, 4 (B) 3, 5, 1, 2, 4 (E) 5, 4, 3, 2, 1 (C) 4, 5, 3, 1, 2

15 (BNDES cesg. 2008) Os dossis do Departamento de Pessoal do Banco Valparaso esto completamente desorganizados, e vrios usurios desse departamento precisam de informaes vinculadas s suas vidas funcionais. Sabe-se que somente por meio dos dossis ser possvel recuperar as informaes que no esto disponveis em nenhum outro suporte. Uma sugesto para a organizao da documentao citada utilizar o mtodo alfabtico, seguindo as regras de alfabetao. Dessa forma, as pastas dos funcionrios com os seguintes nomes: (1) Jorge Alberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo ; (3) Dr. Moyss Souza Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5) Deputado Joo de Macedo Filho tero a seguinte ordenao: (A) 3,5,2,1,4 (B) 3,2,5,4,1 (C) 2,5,3,4,1 (D) 1,5,4,2,3 (E) 1,3,2,5,4

16 (BNDES cesg. 2008) - No mundo moderno, a informao analisada adquire enorme valor como um recurso caro, de poder, e que esgotvel. Em uma instituio privada ou pblica, necessrio identificar as informaes que devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou resguardadas. Assim, alguns mtodos de arquivamento so basicamente codificaes para o acesso s informaes contidas nos documentos, pois somente a partir de um ndice remissivo possvel recuperar documentos em sistemas indiretos, como no mtodo: (A) alfabtico. (B) enciclopdico. (C) numrico. (D) dicionrio. (E) geogrfico.

17 ( NCE ) Os mtodos de arquivamento pertencem a dois Sistemas bsicos de acesso, que so: (A) direto e indireto; (D) secreto e pblico; (B) objetivo e subjetivo; (C) pblico e privado;

(E) ostensivo e sigiloso.

18 ( CESGRANRIO ) - Os erros de arquivamento oriundos do cansao visual e das diferentes formas grficas so predominantes no mtodo: (A) numrico; (B) alfa numrico; (E) assunto. (C) alfabtico;

(D) ideogrfico numrico;

19 ( nce ) - A ordenao numrica pressupe um ndice alfabtico denominado: (A) ideogrfico; (B) remissivo; (C) assistemtico;

17

Curso: CARREIRAS PBLICAS Prof. VINICIUS MOTTA Disciplina: ARQUIVOLOGIA

(D) equivalente;

(E) classificatrio.

20 - ( CESGRANRIO ) A ordenao correta dos nomes abaixo, sob o critrio palavra por palavra da regra de alfabetao, : 1-Francisco Alves, 2-Francisco Alvarenga, 3-Francisco Silva,

4-Francisco Bernardo, 5-Francisco das Almas

(A) 2, 3, 4, 5 e 1; (B) 4, 3, 2, 5 e 1; (C) 5, 2, 1, 4 e 3; (D) 5, 3, 1, 4 e 5; (E) 5, 3, 2, 1 e 4. 21 ( Bacen 2010 cesgranrio ) - O Banco Central do Brasil produz e acumula uma variedade muito grande de documentos que vai exigir a utilizao de mtodos de arquivamentos diferenciados. Nesse sentido, os documentos referentes vinculao e desvinculao de ttulos, baixa de custdia, compra e venda de ttulos, transferncia de custdia sem movimentao financeira devem ser organizados utilizando-se o mtodo de arquivamento: (A) Ideogrfico. (B) Variadex. (C) Sondex. (D) Numrico. (E) Automtico. GABARITO:

1 - A , 2 B , 3 B , 4 A , 5 A , 6 C , 7 D , 8 A , 9 D , 10 D , 11 C , 12 D , 13 A , 14 C , 15 A , 16 C , 17 A ,18 C ,19 B , 20 C , 21 A.

18