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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Prof.

Ana Luiza Soares CONCEITOS BSICOS: Arquivo: o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituio ao longo de suas atividades. A finalidade organizar os documentos e facilitar o acesso a ele. Informao: Idia, conhecimento. Suporte: Meio fsico utilizado para registrar a informao. Papel, CD, VHS, DVD. Documento: Informao registrada em qualquer tipo de suporte. Ex: livro, relatrio, certido, memorando. Biblioteca: Conjunto de material impresso e no impresso disposto ordenadamente para estudo e consulta. Museu: o lugar destinado ao estudo, reunio e exposio de peas e obras de valor, representativas dos diferentes campos de conhecimento humano. PRINCIPIOS DA ARQUIVOLOGIA Princpio da provenincia: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Princpio da organicidade: As relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. Princpio da unicidade: No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. Princpio da invisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo indevido. Princpio da cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.

Princpio do respeito ordem original: O arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS. Forma: o estgio de preparao e transmisso do documento de arquivo e passa por trs formas diferentes: 1. Rascunho (minuta); a primeira redao, ainda no definida, de um texto; um borro, ou um contrato no assinado. 2. Original; a redao definitiva de um documento no se permitindo alteraes. 3. Cpia. a reproduo fiel do original. Formato: a configurao fsica do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Papel = carto, ficha, livro, folha, folder, cartaz. Espcie: a definio do aspecto formal, da forma como as informaes so distribudas no documento e da aplicao a que este documento se destina. Ex: ofcios, certides, atestados, atas, contratos, declaraes. Tipologias ou tipo: a soma da espcie documental com a atividade (finalidade) a que o documento se destina. EX: Espcie Contrato Declarao Atividade Tipo ou tipologia

Aluguel Contrato de aluguel Imposto de Declarao de renda imposto de renda Memorando Apresentao de Memorando de servidor apresentao de servidor Nota Promissria Nota promissria Ata Reunio Ata de reunio Relatrio Atividades Relatrio de atividades Requerimento Frias Requerimento de frias GNERO DOS DOCUMENTOS Textuais ou escritos: Informao em forma de texto, manuscritos, datilografados ou impressos Ex: livro, relatrio, certido, ofcio. Iconogrficos: Informao em forma de imagem esttica. Ex: fotografia, desenhos, grficos, slides, gravuras. Filmogrficos ou Audiovisuais: Documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas com ou

sem trilhas sonoras, contendo imagens em movimentos. Cartogrficos: Documentos contendo representaes geogrficas e arquitetnicas ou de engenharia ex: mapas e plantas. Informticos: Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador ex: disquete, disco rgido, disco ptico. Sonoro: Documentos contendo registros fonogrficos. Micrograficos Documentos em suporte flmico resultante da microrreproduo de imagens ex: microfilmes, microfichas. Fotogrficos: So as fotografias em geral. Obs.: O documento pode ser classificado em um ou mais gneros. TIPOS DE ARQUIVOS Quanto s entidades mantedoras: Pblicos: mantidos por instituio pblica. Privados: mantidos por instituies privadas. Quanto natureza dos documentos: Especiais: Guardam documentos de determinados tipos ou suporte. Especializados: Guardam documentos de determinados assuntos especficos. Quanto extenso de sua localizao: Setoriais: So aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Central ou geral: So os que se destinam receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos e instituies, centralizando, por tanto, as atividades de arquivo corrente. Quanto aos valores dos documentos Primrios (administrativo): o valor que o documento apresenta para o funcionamento de atividades realizadas pela instituio. Todo documento nasce com esse valor e depois o perde. o valor temporrio e estar presente nas fases corrente e intermediria. Secundrio (histrico): o valor que o documento apresenta para histria da instituio. o valor definitivo (dura para sempre) e nem todo documento o apresentar. Quanto ao seu estgio de evoluo Corrente (1 fase): - a fase em que os documentos so criados; -Nesta fase os documentos tramitam bastantes e so muito consultados; -Os arquivos correntes se nos localizam prprios setores que produzem/recebem os documentos

(arquivos setoriais) ou em locais prximos a estes (arquivo central/geral). Atividades dos arquivos correntes: Protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo e consulta. Intermediria (2 fases): - a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo, mas so pouco consultados. -Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Permanente (3 fases): - a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so guardados pelo seu valor histrico; -Os documentos desta fase jamais sero eliminados. Atividades dos arquivos permanentes: Destinao, arranjo, descrio, publicao e referncia. TABELA DE TEMPORALIDADE o instrumento que define o prazo de guarda (tempo que o documento ser guardado nas fases corrente e intermediria) e a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente). AVALIAO DE DOCUMENTOS o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes e intermedirias, bem como a destinao final dos documentos das instituies (eliminao ou guarda permanente). Na prtica o ato de se criar a tabela de temporalidade, realizado pela comisso permanente de avaliao de documentos. Assim na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por: Arquivista ou responsvel pela guardados documentos; Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinada o setor responsvel pela guarda dos documentos; Profissionais da rea jurdica; Profissionais da rea financeira; Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, Engenheiro, socilogo, medico, estatstico etc.). Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio.

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PROTOCOLO o controle da tramitao de documentos da instituio. uma atividade tpica da fase corrente. Atividades do setor de protocolo: Recebimento; Registro; Classificao; Expedio (distribuio); Controle (movimentao). Rotina das atividades do protocolo Setor de recebimento e classificao Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina: 1. Receber a correspondncia; 2. Separar a correspondncia oficial da particular; 3. Distribuir a correspondncia particular; 4. Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso; 5. Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa; 6. Abrir a correspondncia ostensiva; 7. Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de antecedentes; 8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada; 9. Interpretar e classificar a correspondncia; 10. Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento; 11. Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso; 12. Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; 13. Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao. Setor de registro e controle Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas: 1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio; 2. Anexar segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas; 3. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo

nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida; 4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica; 5. Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino; 6. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente. *Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir. Setor de Expedio Geralmente so adotadas as seguintes atividades: 1. Receber a correspondncia; 2. Verificar se no falta folhas ou anexos; 3. Numerar e completar a data, no original e nas cpias; 4. Separar o original das cpias; 5. Expedir o original com os anexos; 6. Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo. ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Execuo ou implantao e acompanhamento. ARQUIVAMENTO (Na fase corrente) ETAPAS: 1. Inspeo; 2. Anlise; 3. Ordenao; 4. Arquivamento. GRAUS DE SIGILO Ostensivo ou ordinrio: o documento cuja divulgao no prejudica a administrao. Sigilosos so os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao e so divididos em: ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados. A classificao a atribuio do grau de sigilo. A reclassificao a alterao do grau de sigilo. A desclassificao a retirada do grau de sigilo. 3

GRAU DE SIGILO ULTRASECRETO

ANOS/ ACESSO PRORROGA INDEVIDO O dano MXIMO DE 30 Acarreta excepcionalmente ANOS/+30

grave segurana da sociedade e do estado dano SECRETO MXIMO DE 20 Acarreta grave segurana ANOS/+20 da sociedade e do estado CONFIDENCIA MXIMO DE 10 Acarreta dano segurana da L ANOS/+10 sociedade e do estado no RESERVADO MXIMO DE 5 Revelao autorizada de ANOS/+5 dados podem comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos.

GESTO DE DOCUMENTOS o controle de todo fluxo de documentos da instituio, desde a criao dos mesmos at sua destinao final. Etapas da gesto de documento Produo; Uso (tramitao, arquivamento e outros); Avaliao e destinao final (eliminao ou guarda permanente). MICROFILMAGEM uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato micro grfico ou microficha. O microfilme uma imagem reduzida da forma maior: por tanto o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. BENEFCIOS DA MICROFILMAGEM Valor legal; Acesso fcil e rpido; Segurana; Garantia de confidencialidade das informaes; Durabilidade; Reduo sensvel de espao. OBS: no Brasil, a microfilmagem normatizada pela lei 5.433/1968, regulamentada pelo decreto 1.799/1996. PRESERVAO DE DOCUMENTOS Conservao; Restaurao; Armazenamento e acondicionamento.

Agentes que danificam os documentos Fsicos: Umidade, temperatura, luminosidade. Qumicos: Poeira, fumaa, tinta. Biolgicos: Insetos, microorganismos, ratos, homem. CONSERVAO E RESTAURAO DOS DOCUMENTOS Temperatura e Umidade A temperatura e a umidade so agravantes para a deteriorao e enfraquecimento do papel e o aparecimento do mofo, devendo sem mantida uma temperatura entre 15 a 20C, e umidade de 40 a 60%, evitando oscilaes para no acelerar a fragilizao do papel. O arquivo no deve estar localizado em reas como poro e sto, no deve tambm ser mantido prximo a depsitos de gua (a fim de se evitar a umidade), mas sim em prateleiras e arquivos que no estejam apoiados em paredes internas. Em regies midas, deve-se evitar objetos molhados e plantas aquticas no acervo, controlar infiltraes e goteiras, arejar o ambiente com o auxlio de ventiladores. Em regies secas, utilizar umidificadores de ar. Iluminao Os raios ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lmpadas fluorescentes provocam a oxidao do papel, isto , o papel branco adquire manchas amareladas e o papel colorido torna-se esbranquiado. Deve-se evitar iluminao natural, isolando vidraas atravs da utilizao de verniz filtrante, papel opaco ou cortinas escuras para bloquear a radiao ultravioleta e manter a luz apagada sempre que possvel. Poeira e Gases Os agentes poluidores atmosfricos como a poeira e gases devem ser evitados, mantendo portas e janelas fechadas, vedao das aberturas externas e limpeza peridica do acervo com a utilizao de aspirador de p. Agentes biolgicos Correspondem aos fungos, insetos e microorganismos que causam damos ao papel. O sistema preventivo como desinsetizao deve ser feita periodicamente. Os fungos e insetos se localizam em determinadas reas do arquivo em que encontram condies ambientais favorveis, como alto grau de umidade, alta temperatura e pouca ou nula ventilao. Agentes humanos Os hbitos humanos como alimentao e manuseio dos documentos podem afetar e agredir o papel, 4

devendo ser amplamente difundido os cuidados quanto limpeza do local. Os responsveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os elementos orgnicos que fazem parte do documento, assim como colas, papeis, papeles, que devem ser de primeira qualidade. PRESERVAO: Toda a ao que se direciona a salvaguarda das condies fsicas dos materiais. CONSERVAO/RESTAURAO: Interveno na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado. CONSERVAO PREVENTIVA: Melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradao. Principais operaes de conservao: Desinfeco O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. Mtodo qumico utilizado para o combate de insetos e pragas. Consiste em introduzir os documentos na cmara (cmara de fumigao), onde se faz a vcuo, aplica-se o produto qumico e submetem-se os documentos ao fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida repete-se o vcuo, insufla-se o ar e retiram-se os documentos. Limpeza a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utilizase um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. Restaurao ou reparo O mtodo ideal aquele aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente. Mtodos de restaurao: Banho de gelatina Tecido Silking Laminao Encapsulao

Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor. Tecido com pasta de amido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. Silking Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose (substancia termoplstica), colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal. Laminao manual Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece 5

grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Horizontal: Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ex: arquivos permanentes, mapas, plantas e desenhos. Vertical: Os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta ex: arquivo corrente. SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO Sistema Direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema Indireto: aquele em que para se localizar o documento preciso antes consultar um ndice ou codigo. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Mtodo alfabtico Elemento considerado o nome e so colocados em ordem alfabtica. REGRAS DE ALFABETAO 1. Nomes de pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome depois o prenome. Exemplo: Daniele Firme Miranda Veneza Firme Miranda Marcos Roberto Arajo da Silva Arquivam-se: Miranda, Daniele Firme Miranda, Veneza Firme Silva, Marcos Roberto Arajo da Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio. Exemplo: Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Arquivam-se:

Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor Obs.: Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. 3. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E.Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevo Silva, Everaldo 4. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados. Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d Andrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 5. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Exemplo: Edlson Miranda Jnior Osrio Soares Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edlson Soares Neto, Osrio 6. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Emerson Fontes Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso, Jorge (ministro) Fernandes, Carlos (professor) Fontes, Emerson (professor) 6

Torres, Raimundo (doutor) 7. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitle Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitle, Adolf 8. As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser considerados. O mais comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letras maisculas. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont Jonh Mac Adam Gordon O Brien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, Jonh O Brien, Gordon 9. Os nomes espanhis ou hispnicos (paises de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hermandez Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hermandez, Pablo 10. Os nomes orientais- japoneses, chineses e rabesso registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang (chins) Osama Bin Lade( rabe) Sasasaki Yonoyama(japons) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Lade Sasasaki Yonoyama 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se

apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel Antonio Silva & Cia. Fundao Bradesco A Tentao The Washington Post Companhia Petrolfera Nacional Associao dos Jornalistas Associao Educacional do DF El Pas Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associao Educacional do DF Associao dos Jornalistas Companhia Petrolfera Nacional Embratel Fundao Bradesco Pas (El) Tentao (A) Washington Post (The) 12. Nos ttulos de congresso, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3. Curso de Cincias Contbeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Cincias Contbeis (3) Encontro Nacional de Arquivistas (II) Mtodo geogrfico Elemento considerado o local ou a procedncia. Ex: Pas, estado, cidade, regies, distritos, bairros, zonas e outros. Obs: Seguem o mtodo alfabtico. exemplo: Estado, cidade, correspondente. Cidade, estado, correspondente. Regio, estado, cidade, correspondente. Pas, cidade, correspondente. As 2 ordem mais utilizadas so: Estado-Cidade-Correspondente (Quando utilizada esta ordem e capital ter precedncia e no obedecer a ordenao alfabtica) Ex: Rio de Janeiro-Rio de Janeiro-Joo Alfredo 7

So Paulo-Campinas-Pedro Luiz Maranho-So Luiz-Maria do carmo Rio de Janeiro-Campos-Lucas Marques So Paulo-So Paulo-Lvia de Fatima Arquivam-se: Maranho - So Luiz- Carmo, Maria do Rio de Janeiro-Rio de Janeiro - Alfredo, Joo Rio de Janeiro-Campos-Marques, Lucas So Paulo-So Paulo-Ftima, Lvia de So Paulo-Campinas-Lus, Pedro Cidade-Estado-Correspondente (A chave a cidade. No h destaques para as capitais, ser usada somente a ordem das letras). Araatuba-SP-Luis Carlos So Mateus-ES-Maria Augusta Belm- PA-Adalberto Oliveira Crates-CE-Francisco Balbino Diadema-SP-Dilma da Silva Arquivam-se: Araatuba-SP-Carlos, Luis Belm- PA- Oliveira, Adalberto Crates-CE-Balbino, Francisco Diadema-SP-Silva, Dilma da So Mateus-ES-Augusta, Maria Mtodo numrico simples Elemento principal o numero. O documento recebe um numero conforme a ordem de chegada. Mtodo cronolgico Tem como elementos nmeros e datas, baseados em datas de emisso, recepo, fabricao, etc. Mtodo digito terminal Seqncia de cdigos nmericos divididos em grupos de dgitos lidos da direita para esquerda, que indicam a disposio fsica dos documentos. Ex: 564329 29 iniciais/primrios 43 subterminais/secundrios 56- finais/terminais/tercirios Obs: Quando o numero for composto por menos de 5 digitos, sero colocados 0(zeros) sua esquerda. Ex: 42054 042054 Mtodo ideogrfico Elemento considerado o assunto em ordem alfabtica. Ideogrfico alfabtico/ordem dicionria Os assuntos so dispostos em ordem alfabtica, obedecendo somente a seqncia das letras. Ex: Transferncia, promoo, frias, dirias, ajuda de custo, apresentao. Arquivamento: Ajuda de custo

Apresentao Dirias Frias Promoo Transferncia Ideogrfico alfabtico/ordem enciclopdica Os assuntos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos em ordem alfabtica. Ex: Mesas, admisses, aposentadorias, cadeiras, transferncias, armrios, licenas. Arquivamento: Material Armrios Cadeiras Mesas Pessoal Admisses Aposentadoria Licenas Transferncias Mtodo numrico decimal Os assuntos partem do geral para o especifico, dividindo-se em 9 grandes classes principais e uma dcima reservada para os assuntos gerais. Classe/Subclasse/Grupo/Subgrupo. Ex: Classe 000 Obras Gerais 100 Filosofia 200 Religio 300 Cincias Aplicadas Subclasse 310 Medicina 320 Engenharia Grupo 311 Anatomia 312 Fisiologia 313 Clinica Mdica Subgrupo 313.1 Cardiologia 313.2 Sistema Respiratrio 313.3 Sistema digestivo Mtodo Duplex Diviso dos documentos em grandes classes por assuntos e podem ser subdivididos em classes subordinadas. Ex: 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-1 Aplicadas ao trabalho 1-1-2 Aplicadas a educao 1-2 Cincias Polticas Mtodo Padronizado Variadex Tem como elemento as letras do alfabeto representadas por cores bem distintas. Ex: Tabela A, B, C, D e abreviaes............ Ouro E, F, G, H e abreviaes............. Rosa I, J, K, L, M, N e abreviaes...... Verde O, P, Q, e abreviaes................. Azul 8

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes.... Palha Ex.: C. Catran, S.A C = Ouro Figueiredo, Hugo i = Verde Pontes, Armando o = Azul Obs: Quando adotado o mtodo variadex deve-se utilizar pastas com projees nos fichrios, as fichas devem ser coloridas. Mtodo Padronizado Soundex Tem como elemento a fontica e no a grafia dos nomes. Mtodo Padronizado Mnemnico Memria (uso de palavras chaves de fcil memorizao). Ex.: associao de palavras. Mtodo Padronizado Automtico Os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do alfabeto. Mtodo Alfanumrico Alfabtico + Numrico Ex.: Tabela Aa Af = 1 Ag Al = 2 Am As = 3 At Az = 4 Afonseca, Joo (Aa Af = 1) Almeida, Marcio( Ag Al = 2) Amaral, Roberto( Am As = 3) EXERCCIOS CONCEITOS BASICOS 1. ANEEL/2010/CESPE O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de emprstimo de documentos. 2. DPU/2010/CESPE A finalidade da adoo da guiafora nos arquivos consiste em (A) possibilitar a identificao dos documentos arquivados equivocadamente. (B) indicar os documentos que foram retirados do arquivo. (C) facilitar o rearquivamento dos documentos. (D) registrar os descartes efetuados no acervo arquivstico. (E) indicar os documentos que esto destinados a restaurao. 3. DFTRANS/2008 A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial. 4. MPS/CESPE/2010 Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares.

5. MPS/CESPE/2010 O documento o suporte da informao, e a informao a idia ou mensagem contida em um documento. 6. MPS/CESPE/2010 Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. 7. STJ/2008/CESPE Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decises no rgo/instituio. 8. STJ/2008/CESPE A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. 9. M SAUDE/2008/CESPE Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados arquivos pblicos. 10. M SAUDE/2008/CESPE A legislao arquivstica brasileira, apesar do grande avano, no considera os arquivos como instrumento de apoio administrao. 11. M SAUDE/2008/CESPE O dossi um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. 12. MMA/CESPE/2009 O inventrio sumrio o instrumento tcnico responsvel pela gesto dos prazos de guarda e pela destinao final de documentos. 13. MMA/CESPE/2009 As cpias de documentos cujos originais encontram-se no mesmo conjunto no devem ser descartadas, pois so consideradas originais arquivsticos. 14. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Arquivo o conjunto de documentos produzidos por uma pessoa, firma ou governo, durante o desenvolvimento de suas atividades, e conservados para efeitos futuros. Na esteira deste conceito, evidente que um documento destacado de seu conjunto significa menos do que quando no conjunto. Nesse sentido, o que liga um documento aos outros de seu conjunto o seu carter: (A) administrativo. (B) ostensivo. (C) epistemolgico. (D) intrnseco. (E) orgnico. 15. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio A declarao de interesse pblico e social de arquivos privados, estabelecida no Art. 1o da Resoluo 17 de 25 de julho de 2003, do Conselho Nacional de Arquivos, de competncia do (a). (A) Presidente da Repblica. 9

(B) Presidente do CONARQ. (C) Senado Federal. (D) Arquivo Nacional. (E) Cmara dos Deputados. 16. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Em um arquivo permanente, a equipe encarregada da organizao dos documentos verifica que na massa documental no h cpias dos documentos e no h documentos recapitulativos nem snteses. Verificadas essas caractersticas, conclui-se que foi respeitado o princpio da. (A) formalidade. (B) funcionalidade. (C) unicidade. (D) operacionalidade. (E) estabilidade. 17. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Apenso o documento ou processo juntado a processo sem passar a integr-lo; enquanto anexo o documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma procedncia, por afinidade de contedo. 18. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A descrio de documentos arquivsticos deve ser consistente, apropriada e autoexplicativa. Nesse sentido, indispensvel a adoo de normas especficas, como a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica, que estabelece, no Brasil, diretivas para a descrio de documentos arquivsticos, compatveis com as normas internacionais, visando padronizao de procedimentos em sistemas de arquivos e(ou) em entidades custodiadoras e facilitao do acesso e do intercmbio de informaes em mbito nacional e internacional. 19. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos (e-ARQ Brasil) aplicvel para os sistemas que produzem e mantm documentos convencionais ou digitais. 20. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A Constituio Federal e a lei que determina a poltica nacional de arquivos garantem que todo cidado tem direito de acesso a informaes que sejam de seu interesse particular, ou que sejam de interesse geral da sociedade, contidas em documentos de arquivos dos rgos pblicos. Assim, a administrao pblica tem a obrigao de permitir a consulta aos documentos, ou fornecer as informaes solicitadas. 21. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Entre os documentos que a legislao considera como arquivos pblicos esto aqueles produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do DF

e municipais, em decorrncia de suas funes; por agentes do poder pblico, no exerccio de seu cargo ou funo; pelas empresas pblicas; pelas sociedades de economia mista; por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. 22. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio do DF fazem parte do SINAR, assim como os arquivos estaduais e os arquivos federais. O SINAR responsvel por implementar as polticas nacionais relativas gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. 23. MEC/CESPE/2009 Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. 24. MEC/CESPE/2009 O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. 25. MEC/CESPE/2009 possvel, na escolha do mtodo de arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares para a organizao da documentao. 26. STJ/2008/CESPE A descentralizao dos servios de arquivo caracteriza-se pela manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenao, de orientao e normativas. 27. TJ/2007/CESPE Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 28. M SAUDE/2008/CESPE O arquivo setorial aquele estabelecido juntos aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. 29. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Um grupo de pesquisadores da rea de meio ambiente, administrao e engenharia est desenvolvendo estudos para definir o impacto ambiental na regio onde ser construda uma grande barragem. Os documentos produzidos ao longo dessas pesquisas devem apresentar formas fsicas diversas, como fotografias areas, plantas e desenhos, cd-rom etc. Esses documentos vo constituir um arquivo. (A) aberto. (B) secundrio. (C) especial. (D) tcnico. GNERO DOS DOCUMENTOS 30. DFTRANS/2008 Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao 10

gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos, respectivamente. 31. M SAUDE/2008/CESPE O dossi um documento do gnero iconogrfico. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 32. ANEEL/2010/CESPE O arquivamento intermedirio dos documentos propicia economia de espao fsico e dos recursos humanos e materiais. 33. ANEEL/2010/CESPE Os documentos classificados na fase corrente devero ser transferidos na totalidade aos arquivos centrais. 34. ANEEL/2010/CESPE Os documentos destitudos de valor secundrio devem ser empacotados e transferidos ao arquivo central. 35. ANEEL/2010/CESPE Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primrio. 36. DPU/2010/CESPE Com relao aos procedimentos adotados nos arquivos permanentes, assinale a opo correta. (A) vedada a reproduo parcial ou total dos documentos em suporte papel. (B) A pesquisa facultada ao pblico externo. (C) Os documentos existentes so passveis de eliminao. (D) Os documentos pblicos posteriormente sero transferidos para o Arquivo Nacional. (E) comum o emprstimo de documentos, inclusive para rgos externos. 37. DPU/2010/CESPE Assinale a opo correta a respeito dos procedimentos adotados para os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos. (A) Os documentos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes. (B) Cumpridos os prazos estipulados na tabela de temporalidade, os documentos sero transferidos ao arquivo central. (C) O emprstimo de documentos facultado somente para o produtor do documento. (D) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido em cem anos devero ser recolhidos ao arquivo permanente. (E) O procedimento de microfilmagem indicado apenas para os processos que estejam em pssimo estado de conservao. 38. DPU/2010/CESPE As atividades tpicas dos arquivos correntes so (A) o protocolo, a expedio, o arquivamento, o emprstimo e a consulta de documentos. (B) o arquivamento, o desarquivamento, a classificao e a avaliao de documentos.

(C) o protocolo, o arquivamento e o emprstimo de documentos. (D) a classificao, a avaliao e a destinao de documentos. (E) a classificao, o arquivamento e o emprstimo de documentos. 39. MPS/CESPE/2010 Fase corrente a fase em que os documentos esto ativos, em curso ou que, mesmo sem movimentao, ainda so muito consultados pela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgos produtores. 40. TJ/2007/CESPE Os arquivos recebem vrias classificaes conforme o estgio, a fase de evoluo ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados freqentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermedirio. 41. STJ/2008/CESPE Os arquivos correntes de um rgo so formados pelas correspondncias recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermedirio, que responsvel pela guarda de processos administrativos. 42. STJ/2008/CESPE Os documentos consultados com pouca freqncia fazem parte do arquivo corrente. M SAUDE/2008/CESPE As atribuies da unidade administrativa de um grande rgo pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda de consulta aos documentos. H uma demanda interna (estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representaes e escritrios regionais). Segundo informaes coletadas no local, so atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo. Acerca da situao hipottica acima apresentada e das tcnicas de arquivo. 43. M SAUDE/2008/CESPE Na situao apresentada, a aplicao da teoria das trs idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condies de seus arquivos. 44. M SAUDE/2008/CESPE Na situao considerada, devido quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se considerlo como um arquivo corrente. 11

45. M SAUDE/2008/CESPE Na situao em apreo, o acesso aos documentos contidos no arquivo da unidade pblico, embora exista restrio de acesso apenas para os documentos considerados permanentes. 46. M SAUDE/2008/CESPE Os documentos pouco usados na mencionada unidade poderiam ser transferidos para o arquivo permanente, onde aguardariam o trmino de seus prazos de guarda. MMA/CESPE/2009 Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens subseqentes, acerca de arquivo. 47. MMA/CESPE/2009 Enquanto tramitava nos vrios setores, o documento em questo fez parte dos arquivos correntes do MMA. 48. MMA/CESPE/2009 Na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 49. MMA/CESPE/2009 O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. 50. DFTRANS/2008 No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. 51. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio Durante uma visita a uma instituio federal, so apresentados vrios setores, e um deles chama a ateno dos visitantes por manter caractersticas de conjuntos documentais vinculados, especificamente, aos fins imediatos para os quais foram criados, mantendo-se nas mesmas reas em que foram produzidos ou acumulados. De acordo com a terminologia arquivstica, esses arquivos esto vinculados idade. (A) permanente. (B) cientfica. (C) custodial.

(D) corrente. (E) especializada. 52. IBRAM/CESPE/2009 Fim do prazo de guarda no arquivo corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermedirio. 53. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que ele tem para a entidade produtora e outros usurios, em vista da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. 54. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O valor primrio aquele que um documento possui pelas informaes nele contidas, independentemente de seu valor probatrio. 55. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor denominado arquivo intermedirio. A Lei N..159/1991, conhecida como a Lei de Arquivos, regula a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e embasa os avanos da legislao arquivstica brasileira. Julgue os itens a seguir, acerca da responsabilidade do poder pblico em relao gesto documental e proteo especial a documentos de arquivos. 56. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Segundo a lei em questo, a gesto de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou transferncia para guarda permanente. 57. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos pblicos so classificados como correntes intermedirios e permanentes orgnicos e inorgnicos. 58. IBRAM/CESPE/2009/arquivista. Os documentos permanentes possuem valores histrico, probatrio e informativo e devem ser definitivamente preservados, exceo dos documentos microfilmados, cujos originais podem ser eliminados, mantendo-se apenas os microfilmes. 59. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao devem ser recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 60. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Segundo a legislao arquivstica brasileira, os documentos pblicos devem ser identificados como correntes ou permanentes. Os documentos correntes so os que 12

esto em curso ou que, mesmo sem movimentao, podem ser alvo de consultas. Os documentos permanentes so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, so considerados importantes do ponto de vista probatrio, valor histrico e, por isso, devem ser preservados. 61. IBRAM/CESPE/2009 Os documentos pblicos destinados eliminao, aps cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminao de documentos, devem ser incinerados. 62. MI/CESPE/2009 Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca freqncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. 63. MI/CESPE/2009 Enquanto tramitam pelas unidades poltico-administrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do rgo ao qual pertencem. TABELA DE TEMPORALIDADE E AVALIO DE DOCUMENTOS 64.. STJ/2008/CESPE A unidade em questo poderia, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorizao. 65. MMA/CESPE/2009A tabela de temporalidade aplicada somente em arquivo semiativo e em arquivo inativo, de acordo com as normas do Arquivo Nacional. 66. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Avaliao o processo de anlise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinao dos documentos, de acordo com os valores que so atribudos a eles. 67. IBRAM/CESPE/2009/arquivista. A comisso de avaliao um grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo e, tambm, responsvel pela elaborao do quadro de arranjo. 68. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A elaborao da tabela de temporalidade deve fundamentar-se nas funes e atividades desempenhadas por determinado rgo. 69. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo. 70. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O processo de avaliao considera os valores atribudos ao documento, de acordo com os assuntos nele contidos. O valor primrio refere-se aos documentos dotados de capacidade probatria com relao existncia e ao

funcionamento da instituio, que so os de teor estritamente jurdico ou fiscal. O valor secundrio refere-se aos documentos de contedo informativo, portanto, sem valor jurdico, que interessam apenas para fins culturais, como o estudo histrico ou a pesquisa cientfica. 71. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Segundo o CONARQ, a comisso de avaliao deve ser composta de um arquivista, para orientar quanto aos princpios da arquivologia; um bibliotecrio, para realizar a identificao do assunto principal e dos assuntos secundrios contidos nos documentos; e um advogado, para determinar a vigncia jurdica dos referidos documentos. 72. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O resultado da avaliao um instrumento conhecido como tabela de temporalidade. Segundo o CONARQ, indispensvel que a estrutura da tabela contenha um campo para o assunto, onde devem aparecer os conjuntos documentais relativos a um mesmo tema, um campo para registrar os prazos de guarda em cada fase do ciclo vital e um campo para palavras-chave, que permite agilizar a localizao dos elementos na tabela. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS (Protocolo) 73. ANEEL/2010/CESPEA correspondncia ostensiva distribuda por esse rgo sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor. 74. ANEEL/2010/CESPE de responsabilidade do setor de protocolo o envio de todos os documentos para o arquivo corrente, a fim de que sejam devidamente classificados. 75. DPU/2010/CESPE As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de (A) classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos. (B) recebimento, classificao, registro e movimentao de documentos. (C) recebimento, eliminao e emprstimo de documentos. (D) ordenao, classificao e avaliao de documentos. (E) registro de processos, classificao e avaliao de documentos. 76. MPS/CESPE/2010 Protocolo o servio encarregado de recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Caso faa parte de um sistema de arquivos, o protocolo pode, tambm, identificar os documentos de acordo com a classificao arquivstica. 13

77. MPS/CESPE/2010 A legislao determina que cada rgo tenha um protocolo central, responsvel por realizar exclusivamente as rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos setoriais encarregados do controle de tramitao e da expedio de documentos de cada rea. 78. MPS/CESPE/2010 A expresso unidade protocolizadora identifica qualquer unidade organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posio na hierarquia do rgo, desde que, entre suas competncias, exista a de autuar/numerar processos e (ou) documentos. 79. MPS/CESPE/2010 Registro o nome dado a uma informao que acrescentada a um documento para alter-lo, explicando ou corrigindo seu contedo. 80. MPS/CESPE/2010 O protocolo central do rgo deve manter controle da expedio de correspondncia, de modo a ser capaz de informar sua localizao aos usurios em tempo real. 81. STJ/2008/CESPE Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decises no rgo/instituio. 82. STJ/2008/CESPE A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. 83. STJ/2008/CESPE As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de esta ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. 84. STJ/2008/CESPE Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos. 85. STJ/2008/CESPE O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 86. STJ/2008/CESPE As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionrios do protocolo 87. .M SAUDE/2008/CESPE O registro dos documentos que chegam ao setor uma atividade conhecida como de arquivo especializado. 88. .M SAUDE/2008/CESPE As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais. 89. .M SAUDE/2008/CESPE O recebimento e a expedio dos documentos em um rgo pblico so tarefas realizadas pelo protocolo.

90. MMA/CESPE/2009 A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. 91. MMA/CESPE/2009 Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 92. MMA/CESPE/2009 O cdigo de classificao deve ser anotado na primeira folha do documento. 93. MMA/CESPE/2009 Aps ter tramitado e ter sido classificado, o documento deve ser arquivado, obedecendo-se s seguintes operaes: inspeo, ordenao, arquivamento, retirada e controle. 94. BNDES/CESPE/2006 Um setor desenvolve as seguintes rotinas: 1 receber a correspondncia; 2 verificar se no falta folhas ou anexos; 3 numerar e completar a data, no original e nas cpias; 4 separar o original das cpias; 5 expedir o original, com os anexos, se for o caso; 6 encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, ou seja, ao arquivo propriamente dito. Trata-se de um setor de: A) arquivamento. B) indexao. C) expedio. D) catalogao. E) recolhimento. 95. TSE/2007 Em uma importante instituio pblica federal, os arquivos esto localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de projetos especiais ou funes especficas e todo o controle da documentao centralizado, visando maior eficcia na tramitao dos documentos. Essa atividade de controle conhecida como: (A) movimentao. (B) distribuio. (C) registro. (D) expedio. (E) protocolo. 96. IBRAM/2009/CESPE O servio de protocolo responsvel pelas atividades de recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio de documentos. 97. IBRAM/2009/CESPE As aes de conservao preventiva e montagem de guias e inventrios so atividades do servio de protocolo. 98. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O recebimento, o registro, a classificao, a distribuio, o controle da tramitao e a expedio de documentos so atividades de protocolo. 14

99. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Em um sistema que integra protocolo e arquivos, alm de funes tradicionais como recebimento, registro, distribuio e expedio de documentos, o servio de protocolo pode executar atividades de classificao e controle da tramitao. 100. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Uma vez arquivado, um documento no pode ser retirado do arquivo, exceto no caso de solicitao de carter jurdico, mediante o qual podem ser emprestados os processos no encerrados. Nos demais casos, as informaes solicitadas devem ser fornecidas por meio de transcries ou, caso haja necessidade, de consulta direta ao documento, que deve ser realizada no prprio arquivo. 101. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Em rgos pblicos, apenas servidores treinados devem realizar a classificao de documentos. As operaes de classificao incluem o estudo, isto , a leitura de cada documento a fim de identificar o assunto principal sob o qual deve ser classificado, e os assuntos secundrios; e a codificao, que consiste em anotar o cdigo correspondente ao assunto principal na primeira folha do documento. 102. MEC/CESPE/2009 As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas. 103. MEC/CESPE/2009 A correspondncia oficial, com indicaes de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatrio. 104. MEC/CESPE/2009 Para que ocorra a expedio de documentos, os setores de trabalho devem encaminhar o original, acompanhado de uma cpia, ao setor de protocolo, que faz o devido registro, arquiva o original e expede a cpia do documento ao destinatrio. 105. MEC/CESPE/2009 Os rgos pblicos devem manter registros da tramitao de todos os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos, independentemente da espcie documental (por exemplo, ofcio, processo, projeto, contrato). 106. MEC/CESPE/2009 Ao se proceder abertura do envelope de uma correspondncia, deve-se observar se ele contm o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devoluo desse documento ao remetente. MI/CESPE/2009 Em determinado setor de trabalho de um ministrio, tramitam cerca de quinhentos processos por ano. Enquanto

permanecem nesse setor, os processos so acondicionados em caixas-arquivo e dispostos por nmero. O acesso a esses documentos s possvel com a informao do nmero do processo, que gerado no momento de sua autuao. Os demais documentos, como ofcios, memorandos, contratos, relatrios etc., so arquivados pela origem (rgos governamentais, entidades da sociedade civil etc.) ou pela espcie documental (ofcios recebidos e expedidos, memorandos, contratos etc.), tornando complexa e demorada a localizao dos documentos desejados. Em geral, os processos so solicitados pelos interessados segundo os assuntos de que tratam (aquisio de material e contratao de servios; solicitao de transporte; pedido de frias etc.). Considerando essa situao hipottica, julgue os itens subseqentes. 107. MI/CESPE/2009 A correspondncia particular no deve ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo. 108. MI/CESPE/2009 As correspondncias tais como ofcios, memorandos e avisos so classificados quanto natureza em secreto, confidencial, ultra-secreto e reservado. 109. MI/CESPE/2009 O recebimento, o registro, a movimentao e a expedio de documentos so atividades de responsabilidade do setor de protocolo. 110. MI/CESPE/2009 A autuao mencionada na situao descrita o termo que caracteriza a abertura do processo. 111. MI/CESPE/2009 O controle da tramitao dos processos pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. 112. MI/CESPE/2009 O ato pelo qual um processo devolvido para cumprir as formalidades indispensveis conhecido como distribuio. 113. MI/CESPE/2009 Por meio da operao conhecida como juntada por anexao, possvel unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformizao de tratamento em matrias semelhantes. 114. MI/CESPE/2009 O desentranhamento de peas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado. 115. MI/CESPE/2009 As folhas do processo que tramita pelos setores que decidiro sobre a matria nele tratada devem ser numeradas em ordem crescente. 116. MI/CESPE/2009 A correspondncia recebida que tiver carter ostensivo ofcio ou carta no 15

deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espcie do documento e o rgo emissor para, em seguida, encaminh-lo imediatamente ao seu destinatrio. 117. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A classificao ajuda a definir a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperao. NATUREZA DO ASSUNTO (Grau de sigilo) 118. ANEEL/2010/CESPE Os procedimentos adotados para a correspondncia de carter sigiloso consistem em sua classificao e encaminhamento ao destinatrio. 119. DPU/2010/CESPE O procedimento de desclassificar documentos consiste em (A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminao. (B) possibilitar o emprstimo de documentos em mbito interno. (C) liberar consulta os documentos de natureza especial. (D) facultar o acesso aos documentos anteriormente classificados como sigilosos. (E) proceder alterao da classificao atribuda anteriormente, com base no plano de classificao da instituio. 120. MPS/CESPE/2010 Documentos classificados como secreto, confidencial ou reservado no so processados nas unidades de protocolo, ao contrrio dos demais documentos. Nesse caso, o servidor dever apenas colocar um carimbo correspondente ao grau de sigilo no envelope e o encaminhar para o rgo de destino, sem fazer a autuao. 121. TJ/2007 Reservado, confidencial, secreto e ultrasecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. 122. TST/2007 Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 123. TST/2007 Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. 124. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio Com o objetivo de manter sigilo das informaes dos documentos, a escrita utilizada com abreviaturas, cdigos ou cifras, visando comunicao secreta, denominada: (A) paleografia.

(B) crisografia. (C) heliografia. (D) criptografia. (E) sigilografia. 125. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio A classificao de ostensivo dada ao documento cuja divulgao (A) deve ser apenas oficial. (B) deve ser de conhecimento restrito. (C) no deve ser disponibilizada. (D) no prejudica a administrao. (E) requer especial grau de sigilo. 126. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio De acordo com a legislao vigente, assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. No entanto, sero restritos, por um prazo de at cem anos, documentos sigilosos relacionados com. (A) segurana e risco da sociedade. (B) legitimidade e fora do estado. (C) resistncia e capacidade do povo. (D) honra e imagem das pessoas. 127. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo no podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus destinatrios. 128. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos pblicos considerados sigilosos so classificados em quatro categorias: ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados. Os documentos so mantidos nessas classificaes pelos prazos de, no mximo, 50 anos, 30 anos, 20 anos e 10 anos, respectivamente. 129. IBRAM/CESPE/2009/arquivista So considerados sigilosos os documentos cujas informaes possam representar risco para a segurana da sociedade e do Estado, e os que possam prejudicar a honra e a imagem de pessoas, ao ferir a inviolabilidade da intimidade. Entretanto, se o Poder Judicirio considerar que uma informao indispensvel defesa de direito ou ao esclarecimento de situao pessoal, pode determinar, em qualquer instncia, a exibio reservada de documentos sigilosos. GESTO DE DOCUMENTOS 130. ANEEL/2010/CESPE O plano de classificao considerado um dos instrumentos bsicos para a gesto de documentos. 131. DPU/2010/CESPE O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao desses documentos denomina-se plano de 16

(A) descarte. (B) reteno. (C) arquivamento. (D) avaliao. (E) classificao. 132. MMA/CESPE/2009 Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 133. M SAUDE/2008/CESPE O conjunto de operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em fase corrente e intermediria conhecido por gesto de documentos. 134. M SAUDE/2008/CESPE A gesto de documentos tem como fases bsicas a produo, a conservao e utilizao e a destinao. 135. M SAUDE/2008/CESPE O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa conhecido como termo de recolhimento. 136. MMA/CESPE/2009 A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 137. MMA/CESPE/2009 Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. 138. MMA/CESPE/2009 A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. 139. MMA/CESPE/2009 Uma das principais finalidades da gesto de documentos a proteo dos documentos de valor permanente para a organizao e a sociedade. 140. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente. 141. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio No conceito de gesto de documentos, est includo o conjunto de procedimentos e de operaes tcnicas que visa a uma administrao racional dos arquivos. H uma fase da gesto de documentos em que o tcnico de arquivo deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais instituio,

evitando duplicidade e vias desnecessrias. Neste mesmo momento, o tcnico deve sugerir a criao e/ou extino de formulrios e opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos, alm de apresentar estudo sobre a adequao de recursos reprogrficos e informticos. Essa fase a (A) utilizao. (B) produo. (C) tramitao. (D) distribuio. (E) intensificao. 142. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio Sabendo-se que arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituio no decorrer de suas atividades, lgico que o conhecimento dessa instituio, seus objetivos, funes e estrutura, com suas alteraes, fundamental para o entendimento da prpria documentao. Nesse sentido, uma efetiva organizao de arquivos deve-se iniciar pelo exame dos estatutos, regulamentos, regimentos, normas e organogramas, alm de outros documentos constitutivos da instituio. Esta fase da organizao dos arquivos denominada: (A) avaliao. (B) seleo. (C) levantamento. (D) planejamento. (E) triagem. METODO DE ARQUIVAMENTO 143. ANEEL/2010/CESPE O mtodo numricocronolgico considerado um mtodo de arquivamento bsico. 144. ANEEL/2010/CESPE De acordo com as regras de alfabetao, no caso de homnimos, os graus de parentesco devero ser considerados. 145. DPU/2010/CESPE Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado denomina-se (A) por assunto. (B) onomstico. (C) geogrfico. (D) ideogrfico. (E) alfabtico. 146. Com base nas regras de alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente apresentados. Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do 17

TST/2007 Considere que, em cada um dos itens apresentada uma lista com nomes de autores de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das referidas regras. 147. Jnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva 148. Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Tiago, Vicente de Paula de 149. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus Fagundes, Demstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza 150. DFTRANS/2008 Considere-se que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organizao de seu acervo. PESSOAL CEILNDIA: de Abrao at Fagundes / de Gonalves at Lima / de Miranda at Oliveira GAMA: de Abreu at Ferreira / de Garcia at Maciel VECULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto, tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico e o alfabtico. 151. DFTRANS/2008 No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedncia, correta a seguinte ordenao. MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlndia PARAN: Curitiba / Londrina / Paranagu 152. STJ/2008/CESPE O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. 153. ANP/CESPE/2008/arquivista Uma empresa de grande porte concentra um grande volume de documentos cujo elemento principal de identificao o nmero, pois trata de uma organizao com base no mtodo dgito-terminal. Alguns documentos receberam os seguintes nmeros: P 56.212 Q 86212 R 94217

S 218.703 T 972.689 Desta forma, utilizando o mtodo dgito-terminal para a organizao, a ordem e estrutura so a seguinte: (A) P, Q, R, S e T (B) Q, S, P, T e R (C) R, T, Q, P e S (D) S, P, Q, R e T (E) T, S, P, R e Q 154. ANP/CESPE/2008/arquivista A estrutura da tabela de classificao de documentos do CONARQ orienta para que as principais classes correspondam s grandes funes desempenhadas pelos rgos. Essas classes se subdividem e apresentam a seguinte estrutura (A) 0.0.0, 0.1.0, 0.1.2, 0.1.2.1, 0.1.2.1.1 (B) 0.00, 0.10, 0.12, 0.12.1, 0.12.11 (C) 00-0, 0-10, 01-2, 01-2-1, 01-2-1-1 (D) 000, 010, 012, 012.1, 012.11 (E) 000, 0.10, 0.12, 0.121, 0.1221 155. TSE/2007 O mtodo dplex um dos mtodos de arquivamento existentes, do qual um arquivista poder fazer uso, na organizao de um acervo arquivstico. Na arquivstica, o mtodo dplex normalmente representado pela codificao. A) 641.4. B) 64.14. C) 6.414. D) 64-14. E) 6-4-1-4. 156. TSE/2007 Os diferentes sistemas de arquivamento existentes muitas vezes combinam letras com outros elementos. A combinao de letras com cores, conforme a tabela abaixo corresponde ao seguinte mtodo de arquivamento: LETRAS CORES A, B, C, D e abreviaes>> ouro. E, F, G, H, e abreviaes>> rosa. I, J, K, L, M, N e abreviaes>> verde. O, P, Q e abreviaes>> azul. R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes>> palha. (Paes, M, 1986: 59) (A) variadex. (B) colorex. (C) duplex. (D) cromex. (E) rneo. 157. TSE/2007 Observe o quadro abaixo: Dissertaes Antropologia Antropologia Cultural Histria 18

Sociologia Teoria Antropolgica Monografias Antropologia Histria Histria Antiga Histria Moderna Sociologia Teses Antropologia Histria Sociologia Sociologia da Educao Sociologia Rural De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenao adotada no exemplo acima corresponde . A) duplex. B) enciclopdica. C) alfabtica. D) dicionria. E) decimal. 158. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio No Cdigo de Classificao de Documentos, as espcies documentais, as funes, os tipos e as atividades, ou seja, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes desempenhadas pelos rgos. Isto quer dizer que os assuntos recebem cdigos numricos que refletem uma hierarquia funcional que parte sempre do: (A) individual para o grupo. (B) inteiro para o decimal. (C) geral para o particular. (D) simples para o composto. (E) permanente para o temporrio. 159. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio O sistema decimal de classificao por assunto constituise em um cdigo numrico dividido em classes, subclasses e assim por diante. As dez primeiras classes so representadas por um nmero inteiro composto por quantos algarismos? (A) Dois (B) Trs (C) Quatro (D) Cinco (E) Seis 160. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O arquivo de uma clnica especializada em cirurgia plstica organiza a sua documentao corrente de acordo com a procedncia, pois recebe clientes de todo o Brasil. A organizao obedece modalidade de Estado, Cidade e Correspondente, de acordo com as

orientaes de PAES (2004). Considere os correspondentes: 1 Ronaldo de Souza Filho Belm Par; 2 Antonio Souza Presidente Figueiredo Amazonas; 3 Marco Antonio Figueiredo Rio Preto da Eva Amazonas; 4 Dr. Pedro Souza Silva Manaus Amazonas; 5 Deputado A. Souza Crato Cear. Esses correspondentes tero a seguinte ordem: (A) 5 2 3 1 4 (B) 4 3 2 5 1 (C) 4 2 3 5 1 (D) 3 2 1 4 5 (E) 1 2 3 5 4 161. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelos rgos. Elas so divididas em subclasses e estas, em grupos e subgrupos. O cdigo de classificao de documentos para a administrao pblica atividade-meio possui duas classes comuns a todos os seus rgos, referentes aos assuntos gerais e aos assuntos diversos, que so. (A) 000 e 900 (B) 100 e 800 (C) 200 e 500 (D) 300 e 500 (E) 700 e 800 162. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica (atividades-meio) um instrumento utilizado para classificar documentos produzidos ou recebidos por um rgo pblico no exerccio de suas funes e atividades, com base na identificao dos assuntos por cdigos numricos que refletem a hierarquia funcional do rgo, representada por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo do geral para o particular. 163. IBRAM/CESPE/2009/arquivista No cdigo de classificao recomendado pelo CONARQ, proposta a utilizao de uma classificao por assuntos, a fim de agrupar os documentos sob um mesmo tema, que deve servir de base para a recuperao da informao e para todas as demais tarefas arquivsticas, por serem realizadas com base no contedo do documento. 164. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica funciona como um modelo a 19

ser adotado pelos rgos pblicos. Por isso possui uma classe principal que comum a todos: a classe 100, referente aos assuntos de administrao. As demais classes (200 a 900) devem ser elaboradas em cada rgo porque se destinam aos assuntos relativos s atividades-meio e s atividades-fim especficas de cada um. 165. MEC/CESPE/2009 Quando as pastas que contm documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do tipo unitermo. 166. MEC/CESPE/2009 Na ordenao das pastas, no devem ser considerados os artigos e as preposies que fazem parte dos nomes de empresas e de rgos governamentais. 167 MI/CESPE/2009 A disposio de processos por seu nmero um mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex. 168. MI/CESPE/2009 Na organizao feita segundo a origem dos documentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de coordenao, os artigos e preposies que os constituem. 169. MI/CESPE/2009 Caso seja necessrio adotar o mtodo dgito-terminal nos documentos referentes correspondncia com rgos pblicos ou com entidades da sociedade civil, deve-se atribuir um nmero a cada rgo pblico ou entidade da sociedade civil, obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica. 170. IBRAM/CESPE/2009 O mtodo numrico um mtodo de arquivamento indireto. 171. MPS/CESPE/2010 O cdigo de classificao um instrumento utilizado nos rgos federais para agrupar os documentos de arquivo em classes e subclasses, segundo as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Tambm so identificados espcies e tipos documentais, que so chamados de assuntos e recebem cdigos numricos. 172. DFTRANS/2008 Quando a unidade de arquivo distribui os documentos recebidos para guarda em seqncia alfanumrica, diz-se que, nesse caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou classificao. 173. STJ/2008/CESPE A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas. PRESERVAO E CONSEVAO DE DOCUMENTOS

174. TJ/2007/CESPE Para uma correta conservao do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento de umidade. 175. M SAUDE/2008/CESPE A ao antrpica no interfere na degradao dos arquivos. 176. M SAUDE/2008/CESPE A higienizao de documentos um procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados em uma atmosfera mida para readquirirem flexibilidade. 177. M SAUDE/2008/CESPE A higienizao e o acondicionamento so aes de conservao dos documentos. 178. M SAUDE/2008/CESPE O ar seco e a umidade so fatores de enfraquecimento do papel. 179. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio Alguns fatores degradam o documento, devendo o tcnico de arquivo estar atento a esses fatores que podem ser: agentes fsicos, como iluminao, temperatura e umidade relativa; agentes qumicos, como a poluio atmosfrica. Alm destes, deve estar atento a alguns agentes biolgicos, como insetos, roedores e: (A) fungos. (B) climas. (C) infiltraes. (D) colas. (E) poeiras. 180. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio O trabalho de conservao de documentos fundamental para a preservao do acervo e manuteno da memria informacional. O tcnico de arquivo que desenvolve aes especficas de restauro em documentos danificados realiza a conservao: (A) corretiva. (B) preventiva. (C) primria. (D) corrente. (E) autntica. 181. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os esporos dos fungos permanecem em suspenso sobre as partculas de poeira. Quando encontram umidade e calor favorveis, instalam-se na superfcie do acervo, eclodem e comeam a se desenvolver. Nessa situao, devem ser utilizados fungicidas. 182. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Um programa de preservao preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle da temperatura e umidade do ambiente e a incidncia direta de luz, natural ou artificial, sobre os documentos. 20

183. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos sofrem um processo natural de deteriorao, causado por reaes qumicas. Fatores como ndices muito elevados de temperatura ou umidade relativa do ar, variaes bruscas de temperatura ou umidade, presena de poeiras e gases poluentes, exposio a raios ultravioleta e a falta de ventilao aceleram esses processos e favorecem o desenvolvimento de microrganismos e as infestaes de insetos, que prejudicam ainda mais o acervo documental. 184. IBRAM/CESPE/2009/arquivista. Os documentos arquivsticos digitais precisam ser fidedignos e autnticos. Preserv-los de modo que permaneam disponveis recuperveis e compreensveis um desafio que requer a adoo de aes arquivsticas em todas as fases do ciclo vital, mesmo antes da criao do documento, e deve incluir o planejamento dos sistemas eletrnicos, a fim de garantir a integridade da informao. 185. IBRAM/CESPE/2009/arquivista. Em termos de uso e preservao existem muitas vantagens em fazer a migrao de documentos convencionais de arquivo para meios digitais, como, por exemplo, a rapidez no acesso informao, a economia de espao, uma maior durabilidade das mdias por no haver manuseio direto, entre outras, que reduzem significativamente os gastos com infra-estrutura e recursos humanos. 186. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O arquivista de qualquer organizao, seja pblica ou privada, deve levar em considerao dois fatores que afetam a preservao da documentao sob sua custdia. Os fatores de deteriorao apontados como agentes so (A) especficos e gerais. (B) antigos e modernos. (C) abertos e fechados. (D) internos e externos. (E) individuais e grupais. MICROFILMAGEM 187. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O conceito de microfilmagem est vinculado produo de imagens fotogrficas de documentos em formato muito reduzido. Tal produto se tiver como meta a preservao das informaes contidas nos documentos eliminados, visando racionalizao de espao fsico, microfilme de. (A) segurana. (B) preservao. (C) complemento. (D) tramitao. (E) substituio.

188. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A continuidade do texto em outra pgina indicada pelo smbolo a seguir

189. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O smbolo a seguir indica rascunho.

190 IBRAM/CESPE/2009/arquivista. Pginas e (ou) nmeros em falta so sinalizados pelo smbolo abaixo.

191. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O microfilme de substituio serve preservao das informaes contidas em documentos que sero eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. 192. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O objetivo do microfilme de preservao proteger o documento do uso e manuseio constante.

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GABARITO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 C C E C C C C E C E C E E E A C C C E C C C C E C E C C C E E C 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 E E C B A A C E E E C C E E C E C E D E C E E E E E C E E E C E 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 E C E C E E E E E E B C E C E C C E C C C E E E C C E C C C E C 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 E C C E C E E E C C E E C C C E E C C E C E D E C E E D D D E E 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 C C E C C C E E C E C C B C C C C C E C E C C E D D E A B C B C 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 A C C E E C E C E C C C E E E E C C A A E C C C E D E E E C C C

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