UNIVERSIDAD PRIVADA ANTONIO GUILLERMO URRELO

FACULTAD DE INGENIERIA
CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA INFORMATICA Y DE SISTEMAS

PLAN DE PRCTICAS
I. TTULO Desarrollo de Software para Tramite Documentario dela Municipalidad Distrital de Yonan Tembladera.

II.

DATOS GENERALES II.1 DEL EJECUTOR Apellidos y nombres: Cotrina Flores, Kathy Liliana Semestre: 9 ciclo Cdigo: 00104838 Direccin: Jr. Romero #447 Telfono: 966056149 Email: kathylips_liliana@hotmail.com Asesor UPAGU: Ing. Oscar Atalaya Vsquez II.2 DE LA EMPRESA O INSTITUCIN Nombre: Municipalidad Distrital de Yonan - Tembladera rea: Secretariado Direccin: Plaza de Armas S/N - Tembladera - Cajamarca Telfono: 576355 RUC: 20189022655 Asesor de la empresa o institucin: Montenegro Sagastegui, Hubert II.3 PERIODO DE PRCTICAS Fecha de inicio: 26 de Mayo Fecha de culminacin: 6 de Julio

III.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

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En la municipalidad de Yonan-Tembladera, el trmite documentario se realiza en forma manual, es aqu el frecuente problema de eficiencia, los plazos establecidos no se cumplen debido a la falta de una plataforma que automatice los procesos. Estos frecuentes problemas se reflejan cuando:

El personal asignado a un trmite desea revisar un expediente, debe esperar a que ste est disponible, lo que puede tardar mucho tiempo por la existencia de una sola copia del mismo, que es transportado fsicamente en cada etapa del proceso, constituyndose en un retraso para el usuario pues las respuestas no llegan en el tiempo esperado, frustrando muchas demandas por la falta de control en la forma de la administracin de documentos.

Los pobladores deben concurrir fsicamente a realizar su trmite y volver a ir despus de un tiempo para enterarse de los resultados, en consecuencia los perjudicados son los usuarios obligados a acudir fsicamente y realizar largas esperas para poder conducir su trmite. En algunos casos el usuario debe incluso visitar las reas internas de la organizacin ocasionando una colisin.

Existe el problema potencial de la alteracin deliberada de documentos, debido al volumen de documentacin que se maneja en el rea de SECRETARIADO, haciendo que la mayor parte de esta informacin se confunda y/o pierda debido a la falta de un registro y organizacin en las reas establecidas.

IV. JUSTIFICACIN La justificacin en este proyecto de anlisis es ver la eficiencia del trmite documentario en la oficina de Mesa de Partes, que a su vez se ubica en el rea de SECRETARIA de la MUNICIPALIDAD DE YONAN TEMBLADERA.

La investigacin es conveniente realizarla porque permitir reducir el nmero de horas-hombre que se dedica al trmite documentario (Aproximadamente en un 30%), lo cul har posible que se dedique tiempo a otras actividades importantes de la mesa de partes de la FIIS y as mejore su rendimiento.

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Todas las organizaciones poseen un departamento de trmite documentario, por lo tanto la investigacin analizar su funcionamiento a fin de mejorarlo. Los beneficios que se derivarn de la investigacin es principalmente satisfacer las consultas de los remitentes de trmites documentarios en un tiempo corto, y la mejor gestin de los trmites, lo cual facilitar el trabajo del encargado de del departamento de trmite documentario y contribuir al prestigio de la facultad.

La propuesta es innovadora porque trata de automatizar una parte del proceso de trmite documentario y beneficiar a los usuarios.

V.

OBJETIVOS V.1OBJETIVOS GENERALES: Desarrollar que la aplicacin de un sistema de informacin de trmite documentario reduce el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos. V.2OBJETIVOS ESPECFICOS: Evaluar las condiciones actuales del trmite documentario de la Municipalidad Distrital de Yonan Tembladera. Diseo dela aplicacin de software para Tramite Documentario, para el rea de Secretariado. Desarrollo del software para la aplicacin del trmite documentario para el beneficio de la Municipalidad Distrital Yonan Tembladera. Evaluar la aplicacin en calidad visual, rendimiento del software, confiabilidad y seguridad del usuario como la de la Municipalidad Distrital de Yonan Tembladera.

VI. METODOLOGA, MEDIOS Y MATERIALES

Surgen ante la necesidad de utilizar una serie de procedimientos, tcnicas, herramientas y soporte documental a la hora de desarrollar un producto software.

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VII. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES A. B. C. D. E. F. G.

Elaboracin de Practicas Pre Profesionales. Desarrollo de Software del Tramite Documentario Mantenimiento de Equipos. Instalacin de Software. Respaldo de Datos. Capacitacin del Personal. Cargar Datos de Ejecucin del Proyecto.

VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD
A. Elaboracin de Practicas Pre Profesionales.

Abril 2012

Mayo 2012 Semana

Junio 2012 1 0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 B. Desarrollo de Software del Tramite Documentario. C. Mantenimiento de Equipos. D. Instalacin de Software. E. Respaldo de Datos. F. Capacitacin del Personal. G. Cargar Datos de Ejecucin del Proyecto.

IX. BIBLIOGRAFA

X.

ANEXOS