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Backup de E-mails Utilizando o Outlook OBS: Outlook e Outlook Express so programas diferentes!

Uma grande dvida dos usurios do e-mail da Universidade Federal do Piau a realizao de backups. Uma forma de realizar o backup configurar programas de leitura de e-mail como o Outlook Express, que podem resgatar as mensagens de um servidor de email, gravando-as localmente em um computador. O objetivo deste documento detalhar a configurao do programa Outlook para realizao de backups. Esse programa diferente do Outlook Express. Existe um tutorial especfico para o Outlook Express. A seguir apresentamos como configurar o Outlook, para resgatar as mensagens do seu servidor de e-mail, realizando assim um backup dos seus dados. Configurando o Outlook para backup de e-mails 1- Abra seu Outlook para que possamos comear a configurao do e-mail. A Ilustrao 1 apresenta a tela inicial do Outlook, caso voc nunca tenha utilizado-o. Caso voc j o utilize, voc dever acessar a opo Ferramentas Contas de email, conforme exibido na Ilustrao 2. Em seguida, avanando, ser exibida a Ilustrao 3.

Ilustrao 1: Tela inicial do outlook, exibida quando se abre o programa pela primeira vez.

Ilustrao 2: Menu para configurao de conta de emails para usurios que j acessaram o Outlook.

Ilustrao 3: Tela para inicio de configurao de um novo e-mail.

Ilustrao 4: Configurao do tipo do servidor. No caso da UFPI, utilizar POP3.

Ilustrao 5: Configurao do usurio e senha.

Nesse ponto dever ser configurado o nome do usurio de email, com seu respectivo endereo e senha, alm do servidor de entrada e de sada. Os servidores da UFPI so: mail.ufpi.br. Voc pode clicar em TESTAR CONFIGURAES DA CONTA para verificar se tudo foi corretamente configurado. Tendo algum problema, voc ser informado. A seguir, voc dever clicar em MAIS CONFIGURAES. Isso far que a tela apresentada na Ilustrao 6 seja exibida.

Ilustrao 6: Configurao sobre cpia ou no de mensagens.

Ateno: na aba Avanado, exibido acima, existe a opo DEIXAR UMA CPIA DAS MENSAGENS NO SERVIDOR. Dependendo do que voc queira fazer, deve-se marcar ou no essa caixa. Se voc est com falta de espao e pretende RETIRAR as mensagens da sua caixa de email, para em seguida fazer uma exportao para planilha do Excel ou para ser utilizado em outros locais, via Outlook, NO marque a caixa. Se voc pretende apenas fazer um backup do seu email, mas pretende deixar as mensagens nos servidores da UFPI, marque a caixa.

Ilustrao 7: Finalizao da cofigurao.

Nesse momento voc finalizou a configurao do Outlook. Agora, ele dever automaticamente procurar por mensagens nos servidores da UFPI. Alternativamente, voc poder fazer isso clicando no boto Enviar/Receber que existe na barra de ferramentas do programa. Caso voc deseje gravar uma cpia dos seus emails existentes no Outlook, para backup, voc pode fazer isso via exportao. Com isso voc pode gerar suas mensagens em uma planilha do Excel ou gravar em um arquivo que seja facilmente aberto no Outlook instalado em outras mquinas. Para isso, siga as ilustraes abaixo.

Ilustrao 8: Incio da exportao de mensagens.

Ilustrao 9: Especificao da opo de exportar para arquivo.

Ilustrao 10: Opo de exportar emails para arquivo do outlook, para abrir em outros computadores. Caso deseje exportar para Excel, marque Microsoft Excel e siga para a Ilustrao 14.

Ilustrao 11: Informao das pastas a terem emails exportados.

Ilustrao 12: Informao do arquivo a ser gerado com os emails exportados.

Ilustrao 13: Configurao de senha, caso seja desejado, para abertura do arquivo em outras mquinas.

Ilustrao 14: Incio da exportao de emails para Excel.

Ilustrao 15: Seleo das pastas a serem exportadas para Excel.

Ilustrao 16: Indicao da localizao do arquivo Excel a ser criado com as mensagens.

Aps a confirmao (avanar) o arquivo Excel com as mensagens deve ser gerado e pode ser facilmente aberto para consultar as mensagens existentes.