Enero de 2008 - No.

en Bibliotecas.

CONSERVAMOS

PROFILAXIS: LA LIMPIEZA DE REAS FSICAS E HIGIENIZACIN DE COLECCIONES EN BIBLIOTECAS

Gua Tcnica para la Preservacin en Bibliotecas Biblioteca Nacional de Colombia 2008.

Ministerio de Cultura

Biblioteca Nacional de Colombia

Calle 24 No. 5-60 57+1+2431337 Bogot, Colombia.
www.bibliotecanacional.gov.co sangulo@mincultura.gov.co

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colecciones

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PROFILAXIS

Limpieza e higienizacin

PROFILAXIS: La Limpieza de reas fsicas e higienizacin de colecciones en Bibliotecas.

El trmino profilaxis se introduce en el lxico de la conservacin del patrimonio cultural a partir del planteamiento de la Conservacin Preventiva. Se trata de todas aquellas acciones y mtodos preventivos utilizados para impedir los daos, o reducir el riesgo de deterioro del patrimonio cultural.

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Las medidas profilcticas incluyen cualquier agente o elemento de naturaleza fsica o qumica utilizados siempre desde el planteamiento de la Prevencin, es decir, prevenir antes para no curar despus.

CONTENIDO

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La Profilaxis es sinnimo de tratamiento preventivo en el tema de la conservacin del patrimonio cultural y con especial inters en la de acervos custodiados en bibliotecas y archivos. Se destacan todas las medidas higinicas y de limpieza; control de plagas como cuarentena o aislamiento, desinfeccin, desinsectacin, fumigacin, medidas fungistticas; control de ambientes; control de efectos de la iluminacin inadecuada; control de emergencias y desastres; Campaas de formacin y sensibilizacin de usuarios del patrimonio, etc.

En la preservacin de colecciones documentales, la aplicacin de las medidas de higiene y limpieza cobran da a da mayor importancia, dado que se trata de acervos con un crecimiento constante que requieren siempre de ms y mayores controles para su mantenimiento. En este sentido, este artculo se convierte en una gua que pretende orientar el trabajo de limpieza de depsitos y reas de consulta, as como la higienizacin de colecciones.

LIMPIEZA DE DEPSITOS E HIGIENIZACIN DE COLECCIONES.

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La limpieza de los depsitos y la higienizacin de las colecciones de Bibliotecas representan a un conjunto de acciones importantes que deben ser incluidas en los planes o programas de Conservacin Preventiva de las instituciones que custodian patrimonio cultural. Son tratamientos profilcticos realizados generalmente en el sitio de las colecciones, hecho que motiva la planificacin detallada y ordenada de un Plan de trabajo. En este sentido, es recomendable

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tener en cuenta en la formulacin y organizacin de un Plan eficiente de limpieza de reas e higienizacin de colecciones, las siguientes fases: Gerencia, Capacitacin, Gestin y Control.

LA GERENCIA. La limpieza de reas tcnicas y la higienizacin de colecciones, suelen ser actividades menospreciadas en el plano gerencial tanto administrativo como de la conservacin, en las entidades de custodia del patrimonio cultural; sin embargo es desde all en donde se debe concebir y planear con claridad estas acciones. La gerencia Administrativa debe garantizar los medios financieros y humanos necesarios, entre tanto, la Gerencia en la Conservacin se ocupa del diseo, organizacin y gestin para adelantar un Plan continuo y tcnico, que garantice la Preservacin de los acervos custodiados. Este Plan debe contemplar aspectos tales como: Personal: Se requiere de un grupo constante, entrenado y capacitado de personas para las labores tanto operativas como de supervisin. Insumos: Se requiere de los insumos y materiales especficos de dotacin personal, as como de aseo y mantenimiento, previa verificacin y aceptacin fsico-qumica que garanticen la inocuidad de los productos frente a la permanencia de los acervos.

Antecedentes: Para el inicio de la actividad, la gerencia debe obtener la informacin tcnica sobre el inventario de todas las reas y colecciones de la entidad, debe conocer el estado de conservacin de las reas y colecciones, establecer las prioridades de atencin sobre cada rea y Coleccin, e indagar sobre los antecedentes de otros planes o programas de mantenimiento de reas y colecciones.

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Cronograma: Organizar un cronograma tanto para la limpieza de reas como para la higienizacin de las colecciones. La higienizacin o desempolve de colecciones se debe realizar slo una vez al ao, con preferencia en meses de tiempo seco, y la limpieza de las reas tcnicas de almacenamiento de colecciones, se debe realizar a diario o como mnimo tres veces a la semana.

Diseo tcnico
1. Establecer los aspectos tcnicos a seguir en el proceso de limpieza de las reas fsicas como DEPOSITOS y SALAS DE CONSULTA. Usar nicamente aspiradora para remover el polvo de pisos. La escoba o el trapero en seco no pueden ser utilizados en estas reas. Usar paos preferiblemente estticos o en su lugar paos semisecos para remover el polvo de estantes con libros, para esto se debe: Humedecer los paos en una solucin con mezcla de 25% de agua y restante de alcohol. No se pueden utilizar ambientadores o cualquier otra clase de soluciones desinfectantes. Los paos no se pueden sacudir dentro de estas reas. No se puede utilizar plumero en ninguna de las reas de la Biblioteca, Archivo o Museo. Los paos deben mantenerse limpios para cada limpieza. Para limpiar los techos o lmparas, se debe cubrir previamente la Coleccin con la asesora del rea de Conservacin.

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Para limpiar en hmedo los pisos de los depsitos, es importante trabajar en serie con varias personas, de manera tal que se elimine rpidamente la humedad y el vapor de agua involucrado en este proceso. Se debe utilizar el mnimo de agua. Los baldes con agua se deben colocar estrictamente fuera del rea del depsito. El detergente en una porcin mesurada, debe estar previamente incorporado al agua. El agua en poca cantidad se desliza al ras del piso cuidando de no salpicar la parte inferior de los estantes con libros. Si al iniciar el proceso de cepillado con las mquinas de lavado se hace demasiada espuma de jabn, se debe retirar el agua con jabn esparcida y reducir la proporcin de detergente con respecto al agua nuevamente a utilizar. Se debe utilizar, antideslizante. de ser necesario, nicamente cera

Las puertas, paredes, techos, vidrios, escritorios, sillas y telfonos de los depsitos y salas de consulta, deben ser limpiados con agua, detergente de ser necesario, e hipoclorito de cloro (clorox) en baja concentracin, mezclado con agua nicamente. Los ascensores de carga de libros, deben asearse a diario. Para ello, se debe utilizar inicialmente agua y jabn, y alcohol al 7080% para desinfectar. El ascensor no podr cerrarse hasta tanto migre completamente la humedad. Los elementos de los depsitos tales como equipos extintores, carros para el transporte de libros, deshumidificadores o cualquier otro propio del espacio, deben ser reubicados nuevamente en su sitio correspondiente. Si existieran aparatos de monitoreo ambiental, por ejemplo de humedad relativa y

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temperatura, stos slo pueden ser movidos de su sitio por el personal calificado para ello. Los carros para transporte de libros, (vacos), deben ser aseados peridicamente, con agua y detergente, y alcoholizados con alcohol al 70-80% para desinfectar. Para facilitar el proceso de migracin de humedad ocasionado durante el proceso, es posible airear el lugar abriendo ventanas las cuales deben cerrarse al concluir la actividad, o colocando apara tos ventiladores en el mismo. Estar alertas e Informar a las reas Administrativa y de Conservacin cualquier irregularidad o suceso presentado en el desarrollo del proceso, por ejemplo, encuentro de animales vivos o muertos, excrementos de animales, residuos de comida, daos elctricos, goteras, manchas de humedad, olores y sonidos extraos, etc.

2. Establecer los aspectos tcnicos a seguir en el proceso de higiene o desempolve de las Colecciones: Se requiere determinar un espacio abierto y aireado en lo preferible separado del rea del depsito para realizar el proceso de desempolve de la Coleccin. De no ser posible un espacio con estas caractersticas y si el proceso necesariamente deba efectuarse en el mismo depsito, es importante realizarlo en un lugar especfico distante del rea de los anaqueles seleccionados, para de esa manera tener ms espacio, visibilidad y movimiento.
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Realizar una numeracin secuencial de todos los estantes de la Coleccin en el depsito, indicando el nmero de libros que

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contienen cada uno. De acuerdo con el estado de conservacin de los materiales, se debe escoger la tcnica a utilizar, bien sea manual mediante la utilizacin de brochas de cerda natural o sintticas no abrasivas y/o mecnica mediante la utilizacin de la aspiradora. Se debe hacer una revisin general del estado y ubicacin de la estantera y mobiliario en el depsito, para establecer la estabilidad de cada estante y as evitar accidentes en el proceso. Se debe hacer un anlisis preliminar del almacenamiento de las colecciones, para establecer la forma de manipulacin de las obras en el proceso y para plantear correcciones si el almacenamiento es inadecuado. Se debe entrenar al personal en la rutina de trabajo y especficamente en la relacionada con la manipulacin de las obras. Es importante que cada integrante del equipo de trabajo tenga claras sus funciones y conozca la secuencia inicio, desarrollo y fin de la actividad, por ejemplo identificar el estante y en qu secuencia de direccin se tomarn la obras para desempolvar. Al iniciar el proceso se deben remover los libros de los estantes en cantidades pequeas, siempre empujando en cada inicio de entrepao hacia el fondo del mismo, los cuatro o cinco libros inmediatamente vecinos a las obras que se tomarn, para as agarrar con seguridad los libros a remover, y colocarlos en un sitio anexo, por ejemplo, sobre un carro para libros o sobre una mesa cuidando de no alterar su orden de clasificacin y de no exponerlos a radiaciones directas y/o prolongadas de luz y calor solar. Cada entrepao desocupado debe ser aseado con un pao

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esttico, agua y jabn y alcoholizado para finalizar con alcohol de 70-80%. Al tener ubicados los libros sobre una mesa o carro de libros y si seleccion la tcnica mecnica, se har uso de una aspiradora domstica, con succin regulada y cepillo de cerda suave en buen estado, para aspirar individualmente cada libro estrictamente cerrado, esto con el fin de impedir el paso de polvo hacia el interior del cuerpo de texto del mismo, haciendo barrida inicialmente por los 3 cortes de la obra, desde adentro hacia afuera y posteriormente sus respectivas tapas y lomo. Esta tcnica es empleada para materiales fsicamente estables. Las piezas que por su fragilidad o vulnerabilidad no permitan la utilizacin directa de la aspiradora, debern ser higienizadas con la ayuda de un tamiz colocado a manera de barrera protectora sobre los libros o documentos. Las piezas que por su fragilidad o vulnerabilidad no permitan la utilizacin directa de la aspiradora, debern ser higienizadas con la ayuda de un tamiz colocado a manera de barrera protectora sobre los libros o documentos. Si los libros van a ser desempolvados slo son brocha en forma manual, se debe siempre utilizar la aspiradora para recoger los residuos de polvo depositados sobre la mesa de trabajo. Se tomar individualmente cada libro estrictamente cerrado con el fin de impedir el paso de polvo hacia el interior del cuerpo de texto del mismo, haciendo barrida con la brocha inicialmente por sus 3 cortes, sin levantar el libro de la mesa, desde adentro hacia afuera y posteriormente sus respectivas tapas y lomo. Se hace prioritario durante el proceso de trabajo el prestar atencin al estado de conservacin del material, bien por extrema fragilidad, infestacin o ataque de micro y macro-

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organismos, para lo cual se debe registrar la pieza y aislarla de la Coleccin. Posteriormente se debe acudir al diagnstico de un conservador para el desarrollo de la accin adecuada. De igual forma, si se encontraran elementos ajenos que deterioran al libro, por ejemplo, clips, papeles separadores, madera, etc. Se deben separar de las obras. Para el caso de flores, hojas secas, papeles con inscripciones alusivas al tema de la obra, se deben separar haciendo referencia de la pgina y obra de la cual se sustrajo. Posteriormente deben ser entregados al curador de la Coleccin o al rea de conservacin. Al encontrar la estantera en mal estado, se debe solicitar su arreglo inmediato. En caso de corrosin se debe inicialmente aislar el rea afectada con cualquier clase de material inocuo a manera de barrera, por ejemplo, cartn neutro o polipropileno y posteriormente sin olvido, solicitar su arreglo. Al retornar las obras a la estantera, se debe verificar que sta est completamente seca. La manipulacin de las obras debe ser cuidadosa procurando no abrasionar los materiales al colocarlos nuevamente unos con otros.

3. Establecer y conocer otros aspectos tcnicos importantes para el desarrollo de la actividad de limpieza de reas e higienizacin de colecciones. Es importante hacer reflexin sobre la accin destructiva que ejerce el polvo sobre objetos cuyo soporte es el papel ya que las micropartculas minerales que lleva consigo generan una accin abrasiva y cortante, no obstante de su fijacin en los espacios de las fibras del papel. De otra parte, su accin higroscpica, conlleva a la absorcin de mayor cantidad de agua y otros contaminantes en forma de cidos que causan

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daos irreparables al papel.

Los altos o irregulares niveles de humedad relativa y temperatura, propician las condiciones de alimento para la proliferacin de microorganismos y sus esporas, los cuales encuentran en el polvo el motivo propicio para confundirse y de esta forma atacar al libro. Algunos insectos como el piojo del libro igualmente estn presentes en el polvo. As mismo, es importante verificar la presencia de filtraciones de humedad, grietas, agujeros o perforaciones tanto en paredes como en pisos. De otra parte vidrios rotos, quebrados o ausentes. Las instalaciones elctricas deben estar empotradas en la pared y la presencia tanto de cables sueltos como de toma corrientes deteriorados, deben ser alertados inmediatamente para su debida reparacin. Es importante tener en cuenta que los depsitos para el almacenamiento de colecciones, se conforman bsicamente de estantera, equipo de seguridad, obras y en algunos casos, aparatos para monitoreo y control de ambiente, de tal forma, que otros elementos y mobiliario, deben ser removidos del espacio destinado para depsito. Es necesario conocer la clase de medios existentes para la extincin y control de incendios, en relacin con el tipo de Coleccin que se posea, as como la debida utilizacin de los mismos. Los extintores manuales deben ser revisados peridicamente para determinar su perodo de vigencia, recargue y cambio de ser necesario.

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CAPACITACION

No es slo el entrenamiento uno de los aspectos a tener en cuenta en esta fase. El personal asignado para la limpieza de reas y desempolve de colecciones debe ser estrictamente capacitado y especialmente sensibilizado para asumir con responsabilidad el manejo y manipulacin de colecciones. Adems de mantener despierto el sentido comn humano, se debe estimular en el personal, el sentido de la percepcin para estar muy atentos a cualquier cambio que se genere dentro del proceso de trabajo y sobre los materiales. La capacitacin en este tema debe ser terico prctica y retroalimentada varias veces al ao.

GESTION Y CONTROL La gestin y el control del plan recaen siempre sobre los profesionales del rea de Conservacin. Es importante que estas funciones sean asignadas a un profesional en particular para as asegurar la viabilidad y continuidad del plan. El control del plan y de los procesos, es una fase importante ya que por medio de las estadsticas, el sondeo de opinin de las personas involucradas y los correctivos realizados, se mantendr el mejoramiento continuo de los procesos.

Documento elaborado por Sandra Angulo, Conservadora Grfica de la Biblioteca Nacional de Colombia.
Fotografas Omar Rueda Lamprea. Apoyo grfico: Mara Helena Vargas

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