CARTILHA AGENDA GERENCIAL SEPLAG

2012
Sumrio
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. A Agenda Gerencial Como Utilizar Criao de Usurio Criando um Projeto Criando uma meta: Criando uma Tarefa Calendrio Mensagens ou Fruns Arquivos Prazos Status

INTRODUO
A Agenda Gerencial
A agenda Gerencial um componente de apoio gesto de projetos. Como tal, quando instalado num servidor, esta ferramenta fica disponvel a qualquer a todos os membros da empresa com permisso dada pelo administrador. Este sistema permite s empresas gerenciar tarefas de projetos, documentos de comunicao com colaboradores, clientes e fornecedores, agendar reunies e eventos, e compartilhar todo tipo de informao eletrnica. Este sistema pode ser instalado tanto dentro da empresa (rede interna) quanto em servidor de hospedagem Web, tornando o acesso possvel em qualquer lugar que se esteja. Tem-se acesso ao ProjectFork atravs da interface de administrao, mas pode ser configurado para se dar acesso tambm atravs do interface pblico. Esta seo apresenta uma breve descrio das suas funcionalidades:

Atribuio de tarefas a utilizadores; Agrupamento de tarefas em fases; Possibilidade dos membros comentarem as tarefas; Associao de grupos de utilizadores a projetos; Viso geral do progresso e estatsticas do projeto; Documentos; Associao de documentos a projetos e a tarefas; Partilha de documentos entre membros de projetos; Possibilidade dos membros comentarem e anotarem documentos; Calendrio e Marcao de eventos; Viso de eventos e tarefas calendarizadas; Frum e Associao de tpicos de discusso a projetos; Os membros do projeto podem participar nas discusses; Gesto de utilizadores, grupos e controle de acesso; Grupos de utilizadores com diferentes nveis de acesso, para cada projeto; Criao de perfis por utilizador; Cada utilizador pode definir a sua imagem, contatos, localizao;

Totalmente traduzido para o Portugus Gesto de Projetos; Criao de projetos e tarefas;

COMO UTILIZAR
O sistema da Agenda Gerencial permite que o usurio, crie projetos, metas ou tarefas, e criem grupos para gerenciar vrios projetos. 1- Criao de Usurio necessrio que para ser participante do sistema da Agenda Gerencial, a criao de um usurio no site www.agenda.seplag.se.gov.br, e a partir da ser definido o perfil desse usurio e nveis de acesso aos projetos ou tarefas. Pois h uma hierarquia de visualizao e configurao do projeto.

2- Criando um Projeto a) Todos os membros devidamente registrados e validados no site podero criar projetos na Agenda Gerencial. Veja abaixo: Aps logado clique na Aba Projetos e em seguida novo Projeto.

b) Em seguida, insira o ttulo, defina prazo e descreva o projeto

c) Na aba seguinte, adicione pessoas a seu projeto (as mesmas devero ser cadastradas no site).

e) Aps configurar clique em salvar para concluir a elaborao.

d) Aps convidar pessoas ao seu projeto, defina se o mesmo ser pbico, se pessoas podero solicitar associao ao mesmo, defina a cor do projeto, e tambm podemos inserir uma logomarca no projeto.

3- Criando uma meta: Na aba Tarefas ao clicar, visualizamos dois tpicos, Tarefas e Metas, podemos cadastrar uma meta e associar a uma tarefa, ou ir diretamente cadastrar uma tarefa.

3.1 Criando uma meta: Ao criar uma meta , criamos primeiramente um ttulo , e indicamos um prazo para mesma ser alcanada.

- Criando uma Tarefa

Na aba Tarefas ao clicar, em criar nova tarefa.

4.1 Criando uma Tarefa

3.2 Criando uma meta: Posteriormente Definimos o prazo (facultativo) e a prioridade dessa meta. Nesta aba podemos associar a meta a uma tarefa .E clicamos acima em salvar

Definimos uma ou vrias pessoas responsveis para executar a tarefa.

4.2 Criando uma Tarefa Posteriormente Definimos o prazo (facultativo) e a prioridade dessa meta. Nesta aba podemos associar a meta a uma tarefa.

5- Calendrio Na aba Calendrio, podemos visualizar todos os eventos e trabalhos pendentes. E podemos adicionar mais eventos, de maneira que facilite o controle dos compromissos.

i) ii) iii) iv) v)

Definir o titulo da tarefa; Associar a tarefa a uma meta (facultativo); Definir prazo para cumprir a tarefa (data e hora); Descrever a tarefa; Salvar Tarefa.

6- Mensagens ou Fruns Trocar informaes, partilhar ideias e debater o rumo dos trabalhos, so atividades fundamentais no desenvolvimento de qualquer projeto. Para responder a este tipo de necessidades, na Agenda Gerencial foi implementada, a ferramenta de frum e mensagens. Ao visualizar o comentrio o usurio pertencente ao projeto poder responder ao comentrio.

s clicar em mensagem e escolher o projeto que ir comentar que automaticamente os participantes do projeto recebero email, indicando que algum membro do grupo comentou algo referente ao projeto.

7- Arquivos Todos participantes de um projeto ou tarefa podero anexar arquivos a fim de serem compartilhados pelo grupo ( planilhas, imagens, Pdf , etc...) i. Clique na aba arquivo pode-se criar uma pasta para organizar melhor os arquivos

ii. Criao de pasta para inserir arquivos (facultativa), e associar pasta a tarefa.

iii. Clique em novo arquivo para anexar um documento do computador para sua Agenda

iv. Escolha o arquivo e associe a uma tarefa. E clique em salvar.

9- Status 8- Prazos O usurio poder editar seu perfil ou status atual para que todos os participantes visualizem.

Obs: Todas as atividades ( criao de tarefas, projetos, mudana de status, mensagens nos fruns, incluso de arquivos e etc..) realizadas pelos membros dos projetos sero encaminhadas via email para todos participantes dos projetos em que esto inseridos, assim todos acompanharo o desenvolvimento do Projeto.