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INFORME DE AUDITORA M-03-21 14 de enero de 2003 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIN DE RECURSOS A LA COMISIN PUERTORRIQUEA PARA LA CELEBRACIN DEL

AO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. (Unidad 4065)

Perodo auditado: 12 de enero de 1999 al 31 de diciembre de 2000

Informe de Auditora M-03-21 14 de enero de 2003 Unidad 4065

CONTENIDO Pgina INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA................................................................... 4 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ................................................................................... 8 ALCANCE Y METODOLOGA ..................................................................................................... 9 OPININ ............................................................................................................................................10 RECOMENDACIONES ...................................................................................................................10 A LA SECRETARIA DE JUSTICIA ......................................................................................10 AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE TICA GUBERNAMENTAL...........10 A LA COMISIONADA DE ASUNTOS MUNICIPALES .....................................................11 AL ALCALDE.........................................................................................................................11 A LA PRESIDENTA DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL ..............................................12 CARTAS A LA GERENCIA ............................................................................................................12 COMENTARIOS DE LA GERENCIA ...........................................................................................13 AGRADECIMIENTO .......................................................................................................................13 RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS .............................................................................14 CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO ...................................................14

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HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIN DE RECURSOS A LA COMISIN PUERTORRIQUEA PARA LA CELEBRACIN DEL AO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC..................................................................................15 1 Cesin ilegal de recursos municipales a la Comisin San Juan 2000 por sta no haberse creado como una Corporacin Especial ....................................15 2 Posibles conflictos de intereses por parte de funcionarios y legisladores municipales y por miembros de la Comisin San Juan 2000 ...................................20 3 Donaciones y auspicios ilegales de la Comisin San Juan 2000 al Municipio y a otras entidades privadas ......................................................................................24 4 Donativos ilegales por parte del Municipio a la Comisin San Juan 2000 ...............26 5 Gastos extravagantes, excesivos e innecesarios incurridos por la Comisin San Juan 2000 ...........................................................................................................29 6 Compras y servicios adjudicados sin el debido proceso de competencia ..................31 7 Contrataciones conflictivas hechas por una compaa que a su vez fue contratada por la Comisin San Juan 2000 ................................................................................33 8 Irregularidades en la contratacin y los pagos a dos agencias de publicidad por parte de la Comisin San Juan 2000...................................................................36 9 Pagos sin comprobantes de desembolso y justificantes de pago sin ser marcados como pagados y sin ser preintervenidos, compras y servicios sin emitirse las requisiciones y las rdenes de compra, y falta de certificaciones y de facturas originales en los desembolsos efectuados por la Comisin San Juan 2000..............39 10 Ausencia de clusulas y de informacin importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos, y servicios prestados sin formalizar contratos escritos por parte de la Comisin San Juan 2000 .....................................................41 11 Portafolios adquiridos con fondos de la Comisin San Juan 2000 que no se pudieron encontrar ....................................................................................................44

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12 Deficiencias relacionadas con las conciliaciones bancarias y las recaudaciones y cargos por sobregiros en una cuenta bancaria de la Comisin San Juan 2000 ...........................................................................................................45 13 Ausencia de reglamentacin para regular los procedimientos administrativos y fiscales de la Comisin San Juan 2000, funcionarios con tareas conflictivas y deficiencias relacionadas con los controles y procedimientos...............................47 ANEJO 1 FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO............................................50 ANEJO 2 FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO ..................................51 ANEJO 3 MIEMBROS DE LA JUNTA DE DIRECTORES DE LA COMISIN SAN JUAN 2000 QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO.....52 ANEJO 4 MIEMBROS DEL COMIT EJECUTIVO DE LA COMISIN SAN JUAN 2000 QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO.....53

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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 14 de enero de 2003 A la Gobernadora y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de San Juan (Municipio) en relacin con la cesin de recursos municipales a la Comisin Puertorriquea para la Celebracin del Ao 2000 en la Ciudad de San Juan, Inc. (Comisin San Juan 2000) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada.

INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurdica. Sus operaciones se rigen por la Ley Nm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991, segn enmendada, por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico. ste fue aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 y comenz a regir el 31 de julio de 1995. Las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por la Ley Nm. 81, y por dicho Reglamento y por las normas de sana administracin y de control interno.

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El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin. Es una entidad jurdica con carcter permanente. Adems, tiene existencia y personalidad legal independiente a la del Gobierno Estatal.

El sistema gubernamental del Municipio est compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico. El ANEJO 1 contiene una relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado. La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta

por 17 miembros, quienes tambin son electos en dichas elecciones. El ANEJO 2 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Legislatura Municipal que actuaron durante el perodo auditado.

El Municipio provee servicios a sus habitantes, tales como: ornato, educacin, desarrollo de obras pblicas y viviendas, programas de recreacin y deportes y seguridad. Para ofrecer dichos servicios cuenta con dependencias, tales como: Obras Pblicas y Ambiente, Salud de la Capital, Servicios a la Familia, Servicios a la Juventud, Asuntos de la Mujer, Recreacin y Deportes, Control de Emergencias y Preparacin Civil, Guardia Municipal, Desarrollo Cultural y Desarrollo Comunal, entre otras.

El presupuesto del Municipio ascendi a $563,606,845 en el 1998-99, $563,204,507 en el 1999-00 y $482,278,945 en el 2000-01. El Municipio tena preparados los estados financieros auditados correspondientes a dichos aos fiscales.

De mayo de 1999 a diciembre de 2000 el Municipio hizo aportaciones por $5,164,564 a la Comisin San Juan 2000. sta se incorpor como una corporacin sin fines de lucro el 12 de enero de 1999 en el Departamento de Estado, creada con el propsito de celebrar la llegada del

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nuevo milenio en la Ciudad de San Juan, con el auspicio del Municipio. Sus operaciones se regan por una Junta de Directores (Junta) compuesta por 17 miembros [ANEJO 3] y un Comit Ejecutivo (Comit) compuesto por 3 miembros de la Junta, una funcionaria del Municipio, un Coordinador General y una Secretaria Ejecutiva [ANEJO 4]. La Comisin San Juan 2000 realiz operaciones de enero de 1999 a noviembre de 2000 y durante dicho perodo recibi recursos por $6,051,776. De esta cantidad, $5,164,564 fueron aportaciones del Municipio, $310,000 de auspicios privados y $251,051 de ingresos obtenidos en sus operaciones. Adems, el Municipio asumi deudas contradas por la Comisin La

San Juan 2000 por $326,161, cuando sta ces operaciones en noviembre de 2000.

Comisin San Juan 2000 utiliz dichos recursos para realizar actividades relacionadas con el recibimiento del ao 2000, para efectuar donativos y auspiciar actividades del Municipio de San Juan y de otras entidades privadas y para sus gastos operacionales. Cuando la Comisin San Juan 2000 ces operaciones, el Municipio acept el traspaso de los activos y pasivos de la misma. La Comisin San Juan 2000 realiz funciones de ndole cultural y recreativa. As lo demuestra la evidencia obtenida. La Comisin San Juan 2000 contrat los servicios de cantantes y orquestas para amenizar actividades, y para realizar espectculos musicales. Contrat los servicios de una compaa internacional, en ms de una ocasin, para ofrecer espectculos de fuegos artificiales. Contrat a una compaa para realizar talleres de arte, teatro y msica en algunas comunidades especiales, adems, inici y se involucr en el proceso de publicacin, distribucin y venta de varios libros. Las funciones de la Comisin San Juan 2000 no eran meramente cvicas o comunitarias. sta organiz proyectos y actividades relacionadas con la pintura, la arquitectura, el teatro, entretenimiento colectivo, proyectos educativos, de promocin y venta de libros.

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En el Artculo 2.001(s) de la Ley Nm. 81 se faculta a los municipios a conceder y otorgar subvenciones, donativos o cualquier otra clase de ayuda en dinero o en servicios a entidades sin fines de lucro constituidas de acuerdo a las leyes de Puerto Rico, sujeto a que sean para fines y actividades de inters pblico y previo cumplimiento con las disposiciones de esta ley. En el Artculo 17.001 de la Ley Nm. 81 se faculta a los municipios a autorizar la creacin de Corporaciones Especiales para el Desarrollo Municipal, con el propsito primordial de promover en el municipio cualesquiera actividades, empresas y programas municipales, estatales y federales dirigidos al desarrollo integral y que redunden en el bienestar general de los habitantes del municipio a travs del crecimiento y ampliacin de diversas reas tales como servicios de tipo social, el desarrollo de terrenos pblicos, la vivienda de tipo social, el comercio, la industria, la agricultura, la recreacin, la salud, el ambiente, el deporte y la cultura. Quedan eximidas de la aplicacin de este Artculo las corporaciones u organizaciones que son estrictamente sin fines de lucro organizadas bajo las leyes de Puerto Rico, cuyas funciones son estrictamente cvicas y comunitarias. En el Artculo 17.015 de la Ley Nm. 81 se dispone que las corporaciones sin fines de lucro creadas con el propsito de promover el desarrollo de algn aspecto de un municipio, existentes, al momento de la vigencia de esta Ley y que hubieren recibido o estn recibiendo bienes muebles o inmuebles, fondos o donaciones anuales recurrentes o no, procedentes de un municipio, debern acogerse a las disposiciones de este Captulo, para convertirse en Corporaciones Especiales enmendando el certificado de incorporacin para reestructurar su configuracin bajo las normas establecidas en este Captulo y registrndolo ante el Secretario de Estado previa aprobacin de la enmienda por la Legislatura. Conforme con la legislacin vigente al momento de su existencia, la Comisin San Juan 2000 no estaba apta legalmente para recibir los fondos asignados por el Municpio.

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Adems, el Municipio incurri en una actuacin ultravires al auspiciar a la Comisin San Juan 2000 por $5,490,725 e ignorar las disposiciones legales que regan la autorizacin y auspicio de corporaciones especiales para el desarrollo municipal. En una fecha posterior a la disolucin de la Comisin San Juan 2000 se aprob la Ley Nm. 137 de 9 de agosto de 2002 la cual aadi el Artculo 17.016 a la Ley Nm. 81 para facultar a los municipios a formar parte, participar, auspiciar y patrocinar corporaciones sin fines de lucro organizadas bajo la Ley General de Corporaciones de 19951, segn enmendada, organizadas con el fin de promover el desarrollo econmico, cultural o el mejoramiento social de un municipio o de la regin de la cual ste forma parte y la corporacin cuente con la participacin y el compromiso, adems de los municipios, de los sectores compuestos por instituciones educativas a nivel superior y empresas comerciales e industriales, incluyendo asociaciones que agrupan comercios e industrias. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propsito de lograr una administracin eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental y de toda entidad que administre recursos pblicos, entre otras cosas, es responsable de: 1. 2. 3. 4. 5. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administracin y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos Mantener una oficina de auditora interna competente Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras Adoptar un plan estratgico para las operaciones Mantener el control presupuestario

Ley Nm. 144 del 10 de agosto de 1995.

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6. 7. 8. 9.

Mantenerse al da con los avances tecnolgicos Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos Cumplir con el Plan de Accin Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos Mantener un sistema adecuado de administracin de personal que incluya la evaluacin del desempeo, y un programa de educacin continua para todo el personal

10. Cumplir con la Ley de tica Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGA La auditora del Municipio de San Juan con relacin a la Cesin de Recursos a la Comisin San Juan 2000 cubri del 12 de enero de 1999 al 31 de diciembre de 2000. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, basndose en muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditora utilizamos la siguiente metodologa: h h h h h h Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares Inspecciones fsicas Examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Anlisis de informacin suministrada por fuentes externas Pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos Confirmaciones de cuentas y de otra informacin pertinente

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OPININ Las pruebas efectuadas revelaron la comisin de serias desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentacin y de normas de sana administracin pblica en cuanto a la Cesin de Recursos a la Comisin San Juan 2000 (Hallazgo 1), conflictos de intereses de funcionarios del Municipio y su participacin en las operaciones de la Comisin San Juan 2000 (Hallazgo 2) y los donativos de fondos ilegales por parte del Municipio y la Comisin San Juan 2000. (Hallazgos 3 y 4) Por ello, en nuestra opinin, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley, la reglamentacin y las normas de sana administracin pblica aplicables. Las pruebas efectuadas tambin reflejaron que las dems operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley, la reglamentacin y las normas de sana administracin pblica, excepto por las situaciones que se comentan en los hallazgos 5 y 6. En la parte del informe titulada RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS, comentamos los hallazgos clasificados como principales y secundarios. Los hallazgos 1 al 6 se clasifican como principales. Se consideran secundarios los que se enumeran del 7 al 13. RECOMENDACIONES

A LA SECRETARIA DE JUSTICIA

1.

Considerar las situaciones que se comentan en este informe y tomar las medidas correspondientes.

AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE TICA GUBERNAMENTAL 2. Considerar la situacin que se comenta en el Hallazgo 2 y tomar las medidas correspondientes.

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A LA COMISIONADA DE ASUNTOS MUNICIPALES 3. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del Boletn Administrativo 1998-16 aprobado por el Gobernador el 13 de junio de 1998. [Hallazgos 1 al 13] AL ALCALDE 4. Asegurarse que se cumpla con la Ley Nm. 81 en lo referente a ceder recursos municipales a las corporaciones sin fines de lucro. [Hallazgo 1] 5. Tomar las medidas necesarias para asegurarse que los funcionarios municipales cumplan con las disposiciones de ley y de reglamento para que se evite incurrir en posibles conflictos de intereses. [Hallazgo 2] 6. Ver que a las corporaciones sin fines de lucro a las que se les ceden fondos pblicos utilicen dichos recursos en asuntos legtimos, de acuerdo con los propsitos para los cuales se crearon. [Hallazgo 3] 7. Obtener previamente la autorizacin de la Legislatura Municipal para la concesin de donativos de fondos a entidades sin fines de lucro. [Hallazgo 4] 8. Requerir de las entidades sin fines de lucro a las que se les otorgan donativos de fondos que no incurran en gastos extravagantes e innecesarios, de manera que los recursos se utilicen en servicios que resulten en beneficio del inters pblico. [Hallazgo 5]

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9.

Tomar las medidas pertinentes para que no se repitan situaciones similares a las sealadas en los hallazgos 6 al 13 relacionados con la administracin y uso de los recursos que el Municipio le cedi a la Comisin San Juan 2000.

10. Tomar cualesquiera otras medidas que estime pertinentes respecto a las situaciones que se comentan en este Informe. [Hallazgos 1 al 13] A LA PRESIDENTA DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL 11. Informar a la Legislatura Municipal sobre las situaciones que se comentan en los hallazgos 1 al 13, de modo que se adopten las medidas correctivas que procedan. CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe se sometieron para comentarios por carta del 3 de julio de 2002 a la ex Alcaldesa, Hon. Sila M. Caldern Serra. El Hallazgo 1 se someti en la misma fecha para comentarios a los ex presidentes de la Legislatura Municipal, Lic. Carlos J. Lpez Feliciano y Hon. Ramn Cantero Frau, y a la ex Presidenta, Lic. Rosa N. Bell Bayrn, quienes estuvieron en funciones durante el perodo auditado.

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COMENTARIOS DE LA GERENCIA

La Lic. Melba 1. Acosta Febo, CPA, pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio de San Juan, en representacin de la ex Alcaldesa, y conjuntamente con el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000 sometieron sus comentarios sobre nuestros hallazgos en carta del 3 de septiembre de 2002. Los ex presidentes de la Legislatura Municipal, Sr. Ramn Cantero Frau y Lic. Carlos J. Lpez Feliciano, sometieron sus observaciones mediante cartas del 20 de agosto y 3 de septiembre de 2002, respectivamente. Sus observaciones se incluyen en la parte de este informe bajo RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS. La Lic. Rosa N. Be11 Bayrn no contest.

AGRADECIMIENTO

A los funcionarios y empleados del Municipio de San Juan y de la Comisin San Juan 2000 les agradecemos la cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditora.

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RELACIN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. stos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan segn los atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de nuestra Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados.

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En la seccin sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal de la unidad auditada efectu comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que le enva nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la seccin de HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIN DE RECURSOS A LA COMISIN PUERTORRIQUEA PARA LA CELEBRACIN DEL AO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, ste prevalece y se aade al final del mismo la siguiente aseveracin: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIN DE RECURSOS A LA COMISIN PUERTORRIQUEA PARA LA CELEBRACIN DEL AO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. Los hallazgos 1 al 6 se clasifican como principales, y los dems como secundarios.

Hallazgo 1 Cesin ilegal de recursos municipales a la Comisin San Juan 2000 por sta no haberse creado como una Corporacin Especial a. De mayo de 1999 a diciembre de 2000 el Municipio ilegalmente, subvencion el 91 por ciento de las operaciones de la Comisin San Juan 2000 mediante la asignacin de fondos pblicos por $5,097,250, la cesin de espacio, equipo y mobiliario de oficina por valor estimado de $67,300 y el pago de deudas contradas por sta por $326,161. Dichas

aportaciones se hicieron a pesar de que la Comisin San Juan 2000 no se cre como una corporacin especial para el desarrollo municipal ni se inscribi como tal en el Departamento de Estado. sta oper como una corporacin sin fines de lucro desde su creacin en enero de 1999 bajo el rgimen legal de la Ley General de Corporaciones.

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La Legislatura Municipal, a travs de la Resolucin Nm. 115, Serie 1998-99, del 21 de abril de 1999 autoriz al Municipio a auspiciar econmicamente a la Comisin San Juan 2000 mediante una asignacin de recursos inicial por $1,500,000 y posteriormente por $3,500,000. Para efectuar dicha asignacin el Municipio formaliz un contrato y una enmienda con la Comisin San Juan 2000. Adems, autoriz a cederle espacio para oficinas, equipo y mobiliario. De mayo a septiembre de 1999 el Municipio cedi fondos pblicos por $4,976,000 y cedi espacio, equipo y mobiliario de oficina por valor estimado de $67,300. Adems, mediante la Resolucin Nm. 134, Serie 1999-00, del 20 de junio de 2000, la Legislatura Municipal autoriz al Municipio a efectuar una cesin de fondos adicionales por $121,250 a la Comisin San Juan 2000. En julio de 2000 el Municipio efectu la referida cesin, mediante un contrato. En febrero de 1999 y mayo de 2000 el Municipio asumi obligaciones de la Comisin San Juan 2000 por $232,524 mediante la formalizacin de dos contratos. [Vase el Hallazgo 4] En noviembre de 2000 la Comisin San Juan 2000 termin sus operaciones. En ese mismo mes la Legislatura Municipal, mediante la Resolucin Nm. 51, Serie 2000-01, del 29 de noviembre de 2000 autoriz al Municipio a aceptar los activos y pasivos de la Comisin San Juan 2000 como parte de la disolucin de sta. El Municipio recibi fondos por $24,857 y pag deudas por $93,6372. Adems, el Municipio recibi 108 portafolios La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan adquiridos a un costo de $647 cada uno, para un total de $69,876. A diciembre de 2001 dichos portafolios se mantenan bajo la custodia del Departamento de Cultura del Municipio.

Esta cantidad sumada a los $232,524 mencionados en el prrafo anterior asciende a los $326,161 que representan las deudas asumidas por el Municipio.

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En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: Se faculta a los municipios a autorizar la creacin de Corporaciones Especiales para el Desarrollo Municipal, con el propsito primordial de promover en el municipio cualesquiera actividades, empresas y programas municipales, estatales y federales dirigidos al desarrollo integral y que redunden en el bienestar general de los habitantes del municipio a travs del crecimiento y ampliacin de diversas reas tales como servicios de tipo social, el desarrollo de terrenos pblicos, la vivienda de tipo social, el comercio, la industria, la agricultura, la recreacin, la salud, el ambiente, el deporte y la cultura. [Artculo 17.001] Las corporaciones sin fines de lucro creadas para promover el desarrollo de algn aspecto de un municipio existente al momento de la vigencia de esta ley y que hubieren recibido o estn recibiendo bienes muebles o inmuebles, fondos o donaciones anuales recurrentes o no, procedentes de un municipio, debern acogerse a las disposiciones de este Captulo, para convertirse en Corporaciones Especiales enmendando el certificado de incorporacin para reestructurar su configuracin bajo las normas establecidas en este Captulo y registrndolo ante el Secretario de Estado previa aprobacin de la enmienda por la Legislatura Municipal. Esta conversin deber completarse en un plazo de

120 das desde la vigencia de esta Ley. A partir de la fecha de aprobacin de esta Ley, ningn municipio podr auspiciar o patrocinar corporacin sin fines de lucro alguna para promover el desarrollo de algn fin pblico municipal, a menos que sta se constituya, organice, convalide y opere con sujecin a las disposiciones de este Captulo. Las corporaciones sin fines de lucro, creadas bajo la Ley General de Corporaciones para promover algn fin pblico municipal, operando a la fecha de vigencia de esta Ley, que no opten por acogerse a las disposiciones de este Captulo, podrn continuar funcionando exclusivamente bajo el rgimen legal de la Ley General de Corporaciones. En este caso, previa notificacin a la Junta de Directores de la

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Corporacin, el municipio queda facultado para cancelar todo acuerdo o contrato que le obligue a ceder propiedades o fondos a partir de la aprobacin de esta Ley, cuando la corporacin no se acoja a las disposiciones de este Captulo. [Artculo 17.015] El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. Dado que la Comisin San Juan 2000 no se cre como una Corporacin Especial conforme a la Ley Nm. 81, el desembolso de fondos pblicos conforme a las disposiciones citadas propici que el Municipio cediera ilegalmente fondos pblicos por $5,398,5543 y espacio, equipo y mobiliario de oficina por $67,300 a la Comisin San Juan 2000. La ex Alcaldesa y la Legislatura Municipal no cumplieron con las disposiciones citadas. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisin San Juan 2000 no era ni fue creada para los fines para los que se crean las corporaciones especiales segn la Ley de Municipios Autnomos. La Comisin San Juan 2000 fue una corporacin sin fines de lucro y como tal oper durante el tiempo en que fue creada. Adems, la Legislatura Municipal tuvo oportunidad de discutir la procedencia de que la Comisin San Juan 2000 fuera una corporacin especial bajo la Ley de Municipios Autnomos. La discusin en la Legislatura Municipal deja meridianamente claro que el asunto fue considerado y siempre hubo un convencimiento de que la existencia de la Comisin San Juan 2000 como corporacin
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En la determinacin de esta cantidad no consideramos el costo de los 108 portafolios La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan adquiridas a un costo de $69,876 por el Municipio.

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sin fines de lucro era legal y vlida. Dado la conclusin de la Opinin Legal que se acompaa y que nos preparara un Bufete de Abogados, las operaciones de la Comisin San Juan 2000 y del Municipio de San Juan cumplieron con las leyes y reglamentos aplicables. El ex Presidente de la Legislatura Municipal, Sr. Ramn Cantero Frau, en la carta que nos envi, nos indic lo siguiente: La Legislatura Municipal actu en el mejor inters del Municipio. Es evidente que la estructura corporativa seleccionada para establecer la Comisin San Juan 2000 era la de mayor legitimidad y correccin para cumplir la poltica pblica trazada, esto en armona con las leyes, reglamentos y ordenanzas en vigor. De los informes y documentos existentes queda meridianamente claro que la Comisin San Juan 2000 se cre con un propsito estrictamente cultural y cvico que hacen legtima toda asignacin de fondos al amparo de la Ley Nm. 81. Las conclusiones del Informe de Auditora, en nuestra opinin, contienen una interpretacin legal errnea, ya que consideraron la Comisin San Juan 2000 como una corporacin especial de desarrollo municipal, cuando no lo era tal como se desprende de la evidencia existente, nunca fue la intencin de que lo fuera. El ex Presidente de la Legislatura Municipal, Lic. Carlos J. Lpez Feliciano, en la carta que nos envi, nos indic lo siguiente: La Ley de Municipios Autnomos autoriza a los municipios a ceder o donar fondos o bienes de su propiedad a cualquier entidad no partidista que opere sin fines de lucro y se dedique a gestiones o actividades de inters pblico que promuevan el bienestar general de la comunidad. Dentro del proceso legislativo, la Legislatura Municipal comprob que la corporacin sin fines de lucro creada para la celebracin del Ao 2000 era un mecanismo adecuado para dicha actividad, tratndose de que la misma era una estrictamente cvica y comunitaria, a celebrarse durante un tiempo determinado, y no una dirigida a promover y mantener actividades de desarrollo con carcter permanente, como son las actividades para las cuales se crean las llamadas Corporaciones Especiales de Desarrollo Municipal. Por las razones antes expuestas, entendemos que el Hallazgo es improcedente y debe descartarse, bajo el entendimiento de que tanto la ex Alcaldesa y la Legislatura Municipal actuaron dentro del marco de la Ley y en la proteccin del inters pblico.

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Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 3, 4, 10 y 11. Hallazgo 2 Posibles conflictos de intereses por parte de funcionarios y legisladores municipales y por miembros de la Comisin San Juan 2000 a. De enero de 1999 a diciembre de 2000 cuatro funcionarios municipales actuaron como miembros de la Junta de Directores de la Comisin San Juan 2000 y participaron en las reuniones que celebr dicha Junta. Los referidos funcionarios ocupaban en el Municipio los puestos de Directora Ejecutiva del Departamento de Cultura, Director Ejecutivo del Departamento de Recreacin y Deportes, Director Ejecutivo del Departamento de Desarrollo Econmico y Turismo y Comisionado de la Polica y Seguridad Pblica. Entre las funciones de stos estaban las de firmar los contratos y aprobar los comprobantes de desembolso originados en sus respectivos departamentos. b. Una funcionaria que ocupaba el puesto de Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio era miembro del Comit Ejecutivo de la Comisin San Juan 2000. La referida funcionaria particip en la discusin en la Legislatura Municipal para aprobar la subvencin econmica de la Comisin San Juan 2000. regularmente en las reuniones que celebr la Junta. c. De enero de 1999 a diciembre de 2000 dos legisladores municipales actuaron como miembros de la Comisin San Juan 2000. Estos legisladores, en su carcter oficial, Tambin, asisti y particip

participaron en la aprobacin de las resoluciones que autorizaban la subvencin econmica de la Comisin San Juan 2000.

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Esta situacin le fue informada al Director Ejecutivo de la Oficina de tica Gubernamental por carta el 17 de abril de 2002.

En la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental se establece lo siguiente: Ningn funcionario pblico podr intervenir en forma alguna en cualquier asunto en el que l o algn miembro de su unidad familiar tenga un conflicto de intereses. [Artculo 3.2-H] Ningn funcionario o empleado pblico aceptar o mantendr un empleo o relaciones contractuales o de negocio, o responsabilidades adicionales a las de su empleo o cargo pblico, ya sea en el Gobierno o en la esfera privada que, aunque legalmente permitidos, tenga el efecto de menoscabar su independencia de criterio en el desempeo de sus funciones oficiales. [Artculo 3.3-A] Ningn funcionario o empleado pblico podr representar, directa o indirectamente a persona privada alguna para lograr la aprobacin de una ley u ordenanza, para obtener un contrato, el pago de una reclamacin, un permiso, licencia o autorizacin ni en cualquier otro asunto, transaccin o propuesta, si l o algn miembro de su unidad familiar ha participado o participar o probablemente participe en su capacidad oficial en la disposicin del asunto. [Artculo 3.4-A] En la Ley Nm. 81 se dispone lo siguiente: Los Legisladores Municipales no podrn mantener relaciones de negocios o contractuales de clase alguna con el municipio de cuya Legislatura Municipal sean miembros, ni con ningn otro con el que dicho municipio mantenga un consorcio o

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haya organizado una corporacin municipal o entidad intermunicipal.

Como

excepcin a lo dispuesto en este inciso, el Gobernador de Puerto Rico podr conceder una dispensa slo cuando la situacin sea una extrema donde el servicio a ofrecerse no pueda proveerlo otra persona o cuando los costos envueltos lo justifiquen. [Artculo 4.004(c)] Todos los funcionarios y empleados municipales, independientemente del servicio a que pertenezcan o del estado legal que ostenten, tendrn que cumplir con las normas de conducta de tica y moral establecidas en la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de tica Gubernamental, y cualquier otra norma establecida por la Oficina de tica Gubernamental. [Artculo 11.011(a)(9)] La participacin de los funcionarios y legisladores municipales como miembros y colaboradores de la Junta de la Comisin San Juan 2000 cre una situacin conflictiva con las funciones que stos desempeaban en el Municipio y que pudo ser contraria a la Ley. La dualidad de funciones y responsabilidades puede afectar la imparcialidad y objetividad con que dichos funcionarios municipales puedan considerar y resolver en el Municipio los asuntos relacionados con la Comisin San Juan 2000 cuando hayan considerado los mismos como miembros de sta. La ex Alcaldesa, los funcionarios y legisladores municipales no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio en lo que respecta a los hechos comentados. d. En mayo de 1999 la Comisin San Juan 2000 formaliz un contrato con una Compaa para prestar servicios de talleres de arte, teatro y msica en las comunidades especiales de San Juan. Este proyecto se denomin como EducArte. De junio de 1999 a junio de 2000 la Comisin San Juan 2000 le pag $1,399,313 a dicha compaa. Uno de los miembros de

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la Comisin San Juan 2000 fue quien dise y present el proyecto ante la Junta. Adems, entrevist al personal que se contrat para trabajar en el mismo y seleccion a la persona que lo administr. Es norma de sana administracin observar restricciones sobre posibles conflictos de intereses en las operaciones. La participacin de un miembro de la Comisin San Juan 2000 como diseador y creador del proyecto EducArte crea una situacin conflictiva con las funciones que stos desempean en la Comisin San Juan 2000. La dualidad de funciones y responsabilidades pueden afectar la imparcialidad y objetividad de dicho miembro al considerar y resolver en la Comisin San Juan 2000 los asuntos relacionados con el Proyecto. El miembro de la Junta mencionado y el Coordinador General no protegieron los intereses de la Comisin San Juan 2000 respecto a la situacin sealada. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: Los directores de la Comisin San Juan 2000 fueron personas independientes del Municipio de San Juan. Una Junta Consultiva asisti en la seleccin de los proyectos para enriquecer la experiencia. En ningn momento ocurrieron conflictos de intereses o violacin alguna de la Ley de tica. En cuanto al Apartado d. se advierte que el miembro de la Junta Consultiva en cuestin fue el creador intelectual del concepto de proveer experiencias artsticas a las comunidades especiales del Municipio de San Juan. Distinto a esto es el diseo del proyecto particular segn fuera eventualmente contratado con una tercera persona. En tales circunstancias no hay base para atribuirle un conflicto de inters. En todo momento fue vlida la contribucin que realizaban en trminos intelectuales y conceptuales los miembros de la Junta Consultiva. De hecho, precisamente ese fue el objetivo de nombrar a este grupo de forma independiente a los directivos corporativos.

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Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 2, 3, 5, 10 y 11. Hallazgo 3 Donaciones y auspicios ilegales de la Comisin San Juan 2000 al Municipio y a otras entidades privadas a. La Comisin San Juan 2000, sin facultad legal, concedi donativos de libros por $285,512 a museos, escuelas, entidades pblicas y privadas, y a individuos. A continuacin un detalle de los libros donados: LIBRO CANTIDAD DONADA COSTO POR LIBRO IMPORTE

Portafolio La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan (Incluye 15 serigrafas y 15 poemas) San Juan Siempre Nuevo (Libro de arquitectura de San Juan) San Juan Circa 2000 (Libro de fotografas de San Juan) San Juan Ciudad de Todos (Documental flmico de San Juan e incluye un Vdeo, CD Rom y libro) Panfleto La Ciudad Infinita (Edicin econmica del Portafolio) La Dispora Puertorriquea (Libro sobre la emigracin de los puertorriqueos a Estados Unidos) TOTAL b.

90 503 512

$647 25 26

$58,230 12,575 13,312

275 186

715 9

196,625 1,674

172

18

3,096 $285,512

De mayo de 1999 a febrero de 2000 la Comisin San Juan 2000, auspici econmicamente cinco actividades del Municipio de San Juan por $236,665 y cinco de entidades privadas por $70,380, para un total de $307,045, segn se detalla a continuacin:

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AUSPICIO DE ACTIVIDADES Municipio de San Juan Bici - Remada Fiesta de San Juan Bautista Recordar es Vivir Una Ciudad para Todos Pinta La Paz Subtotal Entidades privadas Pre Olmpico de Baloncesto Documental Casals Foto Maratn San Juan Cinema Fest Copa San Juan Bosco Subtotal TOTAL

FECHA

IMPORTE

mayo 1999 jun. 1999 sep. 1999 oct. 1999 nov. 1999

$ 2,500 202,410 2,000 29,155 600 $236,665

jul. 1999 ago. 1999 sep. 1999 nov. 1999 feb. 2000

$45,380 5,000 5,000 5,000 10,000 $70,380 $307,045

En el Artculo VI, Seccin 9 de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico se dispone que slo se dispondr de las propiedades y los fondos pblicos para fines pblicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley. En el Contrato Nm. 99-4384 del 28 de abril de 1999 formalizado entre el Municipio y la Comisin San Juan 2000 que form parte de la Resolucin Nm. 115, Serie 1998-99 se estableci que la Comisin San Juan 2000 recibira, evaluara, seleccionara y asignara fondos a propuestas de proyectos y eventos como parte del Proyecto San Juan 2000. Los auspicios de las actividades mencionadas no estaban contemplados en el contrato como actividades que pudiera subvencionar la Comisin San Juan 2000.

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Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. ocasionaron que la Comisin San Juan 2000 concediera ilegalmente donativos y auspicios por $592,557. Adems, propici que se utilizaran los fondos de la Comisin San Juan 2000 para propsitos ajenos a los que fueron asignados. La Junta y el Coordinador General no cumplieron con las disposiciones del contrato de cesin de fondos. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: Al momento de hacer el Municipio de San Juan sus aportaciones a la Comisin San Juan 2000, siempre fue la intencin de que parte de los ejemplares de los proyectos de documentacin, permanencia y legado, estuvieran destinados a museos, bibliotecas y escuelas dentro y fuera de Puerto Rico. [Apartado a.] Al crearse la Comisin San Juan 2000 uno de sus propsitos era precisamente fomentar la celebracin de actividades y esto nunca supuso que las mismas deban en todo momento ser originadas por la propia Comisin San Juan 2000. Lo cierto es que las actividades sealadas en el Apartado b. respondan a intereses culturales y recreativos de la comunidad de San Juan y acontecieron durante el transcurso del ao correspondiente a la celebracin promovida por la Comisin San Juan 2000. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 3, 6, 10 y 11. Hallazgo 4 - Donativos ilegales por parte del Municipio a la Comisin San Juan 2000 a. En febrero de 1999 el Municipio formaliz un contrato retroactivo al 1 de julio de 1998 con una compaa por $54,500. El propsito del contrato era para asesorar y gestionarle al

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Municipio el desarrollo de un Programa y Manual de Estndares Grficos que, en primer lugar, analizara las necesidades de comunicacin tanto de la Oficina de la Alcaldesa como de las unidades administrativas del Municipio. Tambin que estableciera una estrategia de comunicacin que impartiera unidad visual a todas las piezas de comunicacin (cartas, memorandos, etc.). De marzo a diciembre de 1999 se le pag a dicha compaa $54,458 por trabajos facturados al Municipio. La evidencia obtenida reflej que los trabajos

realizados por la referida compaa consistieron en el desarrollo del logo de la Comisin San Juan 2000 y el diseo y la confeccin de artculos promocionales alusivos a sta. b. En mayo de 2000 el Municipio formaliz un contrato por $178,066 con otra compaa. El propsito del contrato fue asumir la deuda que haba contrado la Comisin San Juan 2000 con la referida compaa para prestar servicios de talleres de arte, teatro y msica en las comunidades especiales de San Juan. La Presidenta de las compaas mencionadas en los apartados a. y b. era la misma persona. La formalizacin de los contratos mencionados en los apartados a. y b. constituyeron donativos de fondos pblicos municipales por $232,524 a la Comisin San Juan 2000 los cuales la Legislatura Municipal no tuvo la oportunidad de evaluar y aprobar. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago por cualquier concepto. [Artculo 8.005] En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una

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disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. Toda cesin de bienes o donativos de fondos deber aprobarla la Legislatura Municipal, mediante resolucin al efecto, aprobada por no menos de dos terceras (2/3) partes del total de miembros de la misma, excepto cuando los bienes y fondos municipales sean para la realizacin de programas auspiciados por cualquier Ley Federal o del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. [Artculo 9.014] Las situaciones comentadas impidieron que la Legislatura Municipal cumpliera con la funcin de pasar juicio sobre dichas transacciones. La ex Alcaldesa y el ex Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: Las ordenanzas municipales que transfirieron fondos municipales a la Comisin San Juan 2000 especificaban que el Municipio de San Juan poda auspiciar y ayudar a llevar a cabo los trabajos de la Comisin San Juan 2000 de diversas maneras. Adems, una vez se iban concluyendo los trabajos de la Comisin San Juan 2000, el Municipio asumi los trabajos relacionados que deban continuar. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 3, 7, 10 y 11.

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Hallazgo 5 Gastos extravagantes, excesivos e innecesarios incurridos por la Comisin San Juan 2000 a. De mayo de 1999 a abril de 2000 la Comisin San Juan 2000 incurri en gastos por $2,631,237 que, a nuestro juicio, fueron extravagantes, excesivos e innecesarios. A continuacin presentamos los datos ms relevantes: 1) Se incurri en gastos por $1,870,376 en las actividades artsticas llevadas a cabo el 31 de diciembre de 1999 y el 1 de enero de 2000 para celebrar la llegada del nuevo milenio. A los artistas contratados para estas actividades se les efectuaron pagos que fluctuaron de $500 hasta $168,107. A continuacin se indica el detalle de los gastos: ACTIVIDAD Produccin y organizacin (Incluye fuegos artificiales, alquiler de sistemas de luces y sonido, construccin de tarimas, servicios de escenografa, maestros de ceremonias, entre otros.) Una Voz Mil Historias (Espectculo artstico el 31 dic. 99) Un Futuro Brillante (Espectculo artstico el 1 ene. 00 ) IMPORTE

$1,090,105

491,164

289,107

TOTAL 2)

$1,870,376

Se incurri en gastos por $49,135 en la actividad de un Acto Ecumnico celebrado durante el amanecer del 1 de enero de 2000 en los terrenos del Castillo San Cristbal en el Viejo San Juan.

3)

De mayo de 1999 a abril de 2000 la Comisin San Juan 2000 incurri en gastos por $513,839 por servicios de publicidad.

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4)

En febrero de 2000 la Comisin San Juan 2000 pag $175,537 por los gastos de organizacin y promocin ($86,287) y por los fuegos artificiales ($89,250) como parte de la Actividad del Da de Logros de las comunidades especiales. El pago por los fuegos artificiales represent el 51 por ciento del costo total de la actividad.

5)

De mayo a julio de 2000 la Comisin San Juan 2000 incurri en gastos por $22,350 en la actividad para la presentacin del portafolio La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan.

Como norma de sana administracin se debe evitar el gasto extravagante, excesivo e innecesario. El gasto extravagante es uno fuera de orden y de lo comn, contra la razn, la ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento. Un gasto excesivo significa todo desembolso por artculos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisicin o compra de los mismos. Un gasto innecesario significa todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que se puedan desempear las funciones que se le han encomendado.

Los gastos mencionados por $2,631,237 rebasaron los lmites de austeridad y modestia que deben prevalecer en la erogacin de fondos pblicos. En nuestra opinin, los mismos no constituan una prioridad para la ciudadana de San Juan.

La Junta y el Coordinador General no utilizaron eficientemente los recursos cedidos por el Municipio a la Comisin San Juan 2000. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente:

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Los gastos incurridos por la Comisin San Juan 2000 y el Municipio de San Juan en las actividades realizadas se desarrollaron para celebrar de manera especial un evento nico en la historia mundial; la llegada del ao 2000. Es incorrecto catalogar como extravagante o excesivo el gasto relacionado a la celebracin de esta actividad por cuanto fueron varias ciudades del mundo que celebraron este suceso de maneras similares al caso de San Juan. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 3, 8, 10 y 11. Hallazgo 6 Compras y servicios adjudicados sin el debido proceso de competencia a. De septiembre de 1999 a enero de 2000 se ordenaron compras y se adquirieron servicios por $819,021 sin que se obtuvieran propuestas de proveedores representativos en el mercado para la adjudicacin de los mismos. En la Comisin San Juan 2000 no haba evidencia de los criterios utilizados para dichas adjudicaciones. presentamos el desglose por concepto: CONCEPTO Fuegos artificiales Alquiler de sistema de luces Alquiler de equipo de iluminacin Alquiler de sistema de sonido Alquiler de tarimas Alquiler de sistema de pantallas Alquiler de carpas y mesas Servicios de catering TOTAL FECHA sep. a dic. 99 sep. a dic. 99 sep. a dic. 99 oct. a dic. 99 dic. 99 a ene. 00 dic. 99 ene. 00 dic. 99 a ene. 00 IMPORTE $489,250 87,000 86,200 64,610 45,301 21,500 12,810 12,350 $819,021 A continuacin

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Es norma de sana administracin adjudicar las compras y los servicios mediante un proceso de libre competencia entre proveedores, de manera que se obtengan los precios y las condiciones ms ventajosas para la Comisin San Juan 2000. Esta situacin evit que la Comisin San Juan 2000 tuviera a su disposicin varias alternativas para seleccionar la mejor oferta. La Junta y el Coordinador General se apartaron de las normas de sana administracin y no protegieron los fondos pblicos cedidos a la Comisin San Juan 2000. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La mayora de las actividades que se mencionan fueron contratadas para la despedida del milenio el 31 de diciembre de 1999 y para el recibimiento del nuevo milenio. Dado el significado de este evento la Comisin San Juan 2000 no era la nica entidad que contrat servicios similares. La realidad en estos casos es que no haba otros suplidores disponibles. Por otro lado, la Comisin San Juan 2000 era una entidad sin fines de lucro, razn por lo cual no tena que someterse al proceso de subasta. Adems, la Comisin San Juan 2000, cumpliendo con sus propsitos, desarroll las actividades de forma responsable y cuidando los fondos pblicos que le fueron asignados. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11.

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Hallazgo 7 Contrataciones conflictivas hechas por una compaa que a su vez fue contratada por la Comisin San Juan 2000 a. En mayo de 1999 la Comisin San Juan 2000 formaliz un contrato por $1,488,710 con una Compaa (Compaa A) para realizar el proyecto EducArte el cual consisti en talleres de arte, teatro y msica en las comunidades especiales de San Juan. Las dos oficiales de la Compaa A eran las nicas personas que tenan firmas autorizadas en la cuenta bancaria de esa corporacin. Adems, dichas personas eran la Presidenta y

Tesorera-Secretaria de otras tres compaas que realizaron transacciones por $484,395 con la Compaa A, lo que represent un 33 por ciento del mencionado contrato. continuacin presentamos los datos ms relevantes: 1) En julio de 1999 la Compaa A formaliz dos contratos con otra Compaa (Compaa B) por $111,960 para el arrendamiento de seis vehculos de motor por un ao. En agosto de 1999 la Compaa A pag por adelantado la totalidad del contrato de arrendamiento. La Compaa B adquiri los referidos vehculos despus de
A

haberse formalizado el contrato y haber recibido el pago. Adems, tres de los seis vehculos arrendados fueron registrados en el Departamento de Transportacin y Obras Pblicas en diciembre de 2000 a nombre de la Compaa B. De octubre de 2000 a abril de 2001 la Compaa B vendi los referidos vehculos. 2) En julio de 1999 la Compaa A formaliz otro contrato con la Compaa B para el arrendamiento de un edificio por $3,000 mensuales. La Compaa B adquiri el referido edificio el mismo da que se formaliz el contrato. El edificio no cumpla con los requisitos indispensables para ser alquilado por la Compaa A. Se determin que la Compaa A pag $58,881 por una remodelacin del edificio arrendado para que cumpliera con los requisitos.

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3)

De agosto de 1999 a julio de 2000 la Compaa A pag $44,854 por el arrendamiento del edificio. Dicho importe excedi por $8,854 la cantidad estipulada en el contrato.

4)

En julio de 1999 la Compaa A formaliz un contrato con otra Compaa (Compaa C) por la prestacin de una fianza (performance bond de $1,000,000) firmada a favor de la Compaa A. Dicha fianza era requisito indispensable en el contrato formalizado entre la Compaa A y la Comisin San Juan 2000. En julio de 2000 la Compaa A pag $20,780 a la Compaa C por el referido contrato. Se determin que para obtener dicha fianza, la aseguradora requera que los dueos de la Compaa A garantizaran la misma en su carcter personal y con todas sus compaas.

5)

En junio de 1999 la Compaa A formaliz un contrato con otra Compaa (Compaa D) para la coordinacin y administracin general del proyecto EducArte. De julio de 1999 a junio de 2000 la Compaa A pag $247,920 a la Compaa D. Sin embargo, el Presupuesto General del proyecto EducArte aprobado por la Comisin San Juan 2000 estableca un gasto administrativo anual de $66,000. Se determin que la Compaa A pag $181,920 en exceso a lo aprobado por la Comisin San Juan 2000 para el proyecto EducArte. Adems, se determin que la Compaa D estaba registrada en el Departamento de Estado como una compaa dedicada a la produccin y creacin de logos.

A marzo de 2002 las compaas B, C y D cerraron todas sus operaciones, segn informacin provista por la Presidenta de las mismas. En la Dcimo Sptima clusula del contrato formalizado entre la Comisin San Juan 2000 y la Compaa A se estableci que toda propiedad adquirida con fondos de la propuesta y utilizada por la Compaa A para la ejecucin de la misma, cuya vida til

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exceda la vigencia de este contrato, continuar bajo la posesin y custodia de la Compaa A sujeto a que dicha propiedad sea utilizada nicamente en las actividades o proyectos en la propuesta. Si la Compaa A dejare de existir como ente corporativo o cesara de realizar sus funciones, la posesin y custodia de las propiedades adquiridas con fondos de la propuesta, pasarn a la Comisin San Juan 2000 o, en su defecto, al Municipio. Es norma de sana administracin observar restricciones sobre conflicto de intereses y efectuar los desembolsos con legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin. Estas situaciones resultaron perjudiciales a la Comisin San Juan 2000 y afectaron su imagen al permitir un esquema de conflictos de intereses y favoritismo. Adems, ocasion que la Comisin San Juan 2000 dejara de recibir los seis vehculos adquiridos por la Compaa A a travs de la Compaa B y que estos vehculos se trasfirieran al Municipio como parte de los activos de la Comisin San Juan 2000. La Junta y el Coordinador General no protegieron los intereses de la Comisin San Juan 2000 y se apartaron de normas de sana administracin respecto a las situaciones sealadas. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisin San Juan 2000 y el Municipio de San Juan desconocan las transacciones que se sealan. La Comisin San Juan 2000 contrat una compaa para ofrecer unos servicios al proyecto EducArte por una cantidad acordada. El proyecto se llev a cabo a satisfaccin de la Comisin San Juan 2000 y del Municipio de San Juan, segn lo estipulado en el contrato. Otras consideraciones adicionales no eran parte de lo acordado entre la Comisin San Juan 2000 y la

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compaa y eran totalmente desconocidas por la Comisin San Juan 2000 y el Municipio. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 8 Irregularidades en la contratacin y los pagos a dos agencias de publicidad por parte de la Comisin San Juan 2000 a. El 1 de mayo de 1999 la Comisin San Juan 2000 formaliz un contrato con una agencia de publicidad por $39,000 para la publicacin de anuncios y avisos en los medios de comunicacin. de $3,000. Los honorarios se pactaron a base de una compensacin fija mensual

Dicho contrato estara vigente del 1 de mayo de 1999 al 31 de mayo

de 2000. El 30 de enero de 2000 se rescindi el contrato entre las partes y el 1 de febrero de 2000 se formaliz un nuevo contrato, pero estableciendo la compensacin a base de $125 por hora. Este nuevo contrato estara vigente del 1 de febrero al 30 de junio de 2000. En el primer contrato no se especific la cantidad de horas de servicio que deba rendir el contratista por la compensacin pactada. De mayo de 1999 a enero de 2000 se le haban efectuado pagos por $27,000 por servicios profesionales a la referida compaa de publicidad. Adems, se le pag $80,115 por servicios subcontratados El examen de los pagos revel lo siguiente: 1) El tiempo facturado fluctu entre 2.5 y 26 horas mensuales. Por lo tanto, el costo de la compensacin vari entre $115 y $1,200 por hora, a base de los pagos de $3,000. 2) En tres facturas sometidas al cobro no se indic la cantidad de horas facturadas y los das en que se prestaron los servicios.

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3)

En ninguna de las facturas sometidas al cobro se detallaron los servicios rendidos por la agencia.

4)

El 31 de enero de 2000 la agencia de publicidad factur $3,000 por 2.5 horas que utiliz el Presidente de la Agencia para asistir a una cena con el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000. Para dicha fecha la Comisin San Juan 2000 haba rescindido el contrato con la agencia de publicidad. El 1 de febrero se formaliz un nuevo contrato. En abril de 2000 la Comisin San Juan 2000 pag los $3,000.

Es norma de sana administracin requerir que en los contratos de servicios donde se comprometa a pagar una remuneracin a base de una compensacin fija mensual u honorarios por horas, se establezca tambin la cantidad mnima de horas de servicio que razonablemente debe rendir el contratista o la tarea o actividad que deber rendir como producto del contrato. Adems, se deben efectuar los pagos de los compromisos de la Comisin San Juan 2000 despus que se haya comprobado y certificado que los servicios se prestaron y se recibieron de conformidad con lo dispuesto en los contratos. Estas situaciones pudieron ocasionar que se cometieran irregularidades con los fondos donados a la Comisin San Juan 2000. Adems, la contratacin de servicios bajo los trminos comentados no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisin San Juan 2000, lo que ocasion que los servicios recibidos no guardasen una proporcin razonable con la compensacin pagada. La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisin San Juan 2000 en estas transacciones y no utilizaron eficientemente los fondos que recibieron del Municipio.

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b.

En octubre de 1999 la Comisin San Juan 2000 pag 34 facturas por $411,344 a otra agencia publicitaria por servicios prestados al Municipio de mayo a julio de 1999. De dicha cantidad la referida agencia reembols $7,620 a la Comisin San Juan 2000. El examen realizado revel las siguientes situaciones: 1) La Comisin San Juan 2000 no tena un contrato escrito con la referida agencia de publicidad para obtener servicios publicitarios. 2) Segn certificacin de la agencia de publicidad, la Comisin San Juan 2000 no solicit los referidos servicios. Los mismos fueron contratados por la Directora de la Oficina de Asuntos Pblicos del Municipio. trabajos realizados. Adems, esta persona aprob los

La agencia de publicidad, como parte del contrato con el

Municipio, realizaba las campaas publicitarias de la Comisin San Juan 2000. Es norma de sana administracin y de control interno formalizar contratos por escrito para los servicios necesarios y que los mismos sean otorgados por personal autorizado. Esta situacin ocasion que la Comisin San Juan 2000 pagara $403,724 a la agencia por servicios de publicidad prestados al Municipio. Esto le permiti al Municipio no reflejar en sus libros los referidos gastos de publicidad lo que podra dificultar que dichos gastos se detecten en las auditoras del Municipio. La Junta y el Coordinador General no cumplieron con sus deberes al respecto ni protegieron el inters de la Comisin San Juan 2000 sobre el particular.

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La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: Fue una decisin gerencial de la Comisin San Juan 2000 la de contratar dichos servicios por un precio fijo y no por hora, tomando en consideracin la complejidad de todos los eventos y dado el tiempo que la agencia de publicidad iba a brindar a la Comisin San Juan 2000. Adems, la agencia de publicidad someta a la Comisin San Juan 2000 un informe de horas, el cual indicaba en que se haban utilizado las horas trabajadas y se factur de conformidad con el contrato. Dichos servicios son verificables con la cobertura que tuvo el evento en los medios de comunicacin. Una corporacin privada no necesita tener un contrato escrito para solicitar servicios de publicidad. El pago puede realizarse contando con una factura. A pesar de que la agencia de publicidad a quien factur fue al Municipio, se haba acordado que la Comisin San Juan 2000 asumira los costos de la campaa para fomentar que los ciudadanos contribuyeran en mejorar el entorno urbano de la Ciudad Capital para recibir la llegada del nuevo milenio. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 9 Pagos sin comprobantes de desembolso y justificantes de pago sin ser marcados como pagados y sin ser preintervenidos, compras y servicios sin emitirse las requisiciones y las rdenes de compra, y falta de certificaciones y de facturas originales en los desembolsos efectuados por la Comisin San Juan 2000 a. Los pagos emitidos por la Comisin San Juan 2000 por $5,688,332 se efectuaron sin que se emitieran comprobantes de desembolso aprobados por los funcionarios autorizados. b. No se marcaron como pagadas las facturas o justificantes de los pagos efectuados. Tampoco fueron preintervenidos.

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c.

De mayo de 1999 a enero de 2001 se efectuaron pagos por $2,248,562 por la compra de materiales, equipos y servicios sin la preparacin de rdenes de compra.

d.

De mayo de 1999 a julio de 2000 la Comisin San Juan 2000 autoriz 97 pagos por $2,259,908 por servicios sin que las facturas correspondientes estuvieran certificadas por el funcionario o empleado de la Comisin San Juan 2000 que tuvo conocimiento de que los servicios se recibieron de conformidad.

e.

En 43 pagos tramitados de mayo de 1999 a enero de 2000 por $145,689 las facturas no estaban certificadas por los proveedores.

f.

De septiembre de 1999 a febrero de 2000 se tramitaron 90 pagos por $1,411,122 que carecan de la factura del proveedor. Es norma de control interno y de sana administracin que al emitir desembolsos se cumpla con todos los controles que hemos sealado en los apartados del a. al f. Las situaciones sealadas en los apartados anteriores nos impidieron verificar, en todos sus detalles, la correccin y propiedad de dichos gastos. Adems, propician que se

cometan errores e irregularidades en los desembolsos y en las compras y dificultan detectarlos a tiempo para las medidas correspondientes.

La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisin San Juan 2000 y se apartaron de normas de sana administracin en cuanto a las situaciones comentadas.

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La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisin San Juan 2000 era una corporacin sin fines de lucro y no un ente gubernamental. De este modo, no estaba regida por las normas recomendadas por la Oficina del Contralor en caso de contratos de agencias, e instrumentalidades de gobierno, incluyendo los municipios. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Vanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 10 Ausencia de clusulas y de informacin importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos, y servicios prestados sin formalizar contratos escritos por parte de la Comisin San Juan 2000 a. El examen de 37 contratos de servicios profesionales y consultivos por $3,439,770 formalizados de abril de 1999 a enero de 2000 revel que en los mismos no se incluyeron clusulas e informacin importantes para proteger los intereses de la Comisin San Juan 2000, segn se indica:

1)

En 15 contratos (41 por ciento) por $2,205,800 no se incluy una clusula que certificara que el contratista no entrara en relaciones contractuales o llevara a cabo actos que configuren conflicto de intereses.

2)

En 10 contratos (27 por ciento) por $182,460 no se incluy una clusula que certificara que ningn miembro de la Comisin San Juan 2000 tena inters pecuniario directo o indirecto en el contrato.

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3)

En 16 contratos (43 por ciento) por $2,182,950 no se incluy el nmero de seguro social de los contratados.

4)

En nueve contratos (24 por ciento) por $189,250 no se incluy una clusula que indicara que las personas no tenan compromisos de pago de pensin alimentaria o que de tenerlas estaban al da o tenan un plan de pagos y cumplan con el mismo.

5)

En 14 contratos (38 por ciento) por $443,960 no se incluy una clusula que estableciera el estatus contributivo del contratista por los ltimos cinco aos.

6)

En 14 contratos (38 por ciento) por $944,210 no se incluy una clusula que indicara que la Comisin San Juan 2000 poda dejar sin efecto el contrato inmediatamente en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento por parte de la persona contratada.

7)

En 29 contratos (78 por ciento) por $1,182,170 no se incluy una clusula en la que se indicara que la Comisin San Juan 2000, previo aviso, podra resolver el contrato.

8)

En cuatro contratos (11 por ciento) por $98,400 no se incluy una clusula donde se indicara que los contratistas tenan contratos con otros municipios o dependencias del Gobierno y que se establecieran que stos no eran incompatibles con el contrato otorgado por la Comisin San Juan 2000.

9)

En 12 contratos (32 por ciento) por $762,090 no se incluy una clusula que indicara que al contratado se le haran las retenciones correspondientes establecidas en el Cdigo de Rentas Internas de Puerto Rico.

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10) En dos contratos (5 por ciento) por $77,100 no se incluy la firma del representante autorizado de la Comisin San Juan 2000. 11) A ninguno de los contratos se le asign un nmero de identificacin.

Es norma de sana administracin y de control interno requerir que todo contrato de servicios profesionales y consultivos contenga dichas clusulas e informacin.

La exclusin de las clusulas e informacin mencionadas pudo resultar perjudicial para la Comisin San Juan 2000. Las mismas son indispensables para llevar a cabo una sana y eficiente administracin.

La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisin San Juan 2000 respecto a la situacin sealada.

b.

De agosto de 1999 a marzo de 2000 la Comisin San Juan 2000 efectu 69 pagos por $242,525 por servicios profesionales y consultivos sin la formalizacin de contratos escritos.

Es norma de sana administracin formalizar contratos escritos para la prestacin de servicios, en los cuales se establezcan claramente los trminos y las condiciones que obligan a las partes. En dichos contratos se deben estipular las garantas y los controles necesarios para asegurarse que los servicios se realizarn conforme con lo establecido.

Esta situacin no permiti mantener un control adecuado de la prestacin de los servicios contratados. Adems, pudo resultar perjudicial a la Comisin San Juan 2000, ya que no existan documentos legales que obligaran a los contratistas.

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La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisin San Juan 2000 en lo que respecta a la situacin comentada.

La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisin San Juan 2000 era una corporacin sin fines de lucro y no un ente gubernamental. De este modo, no estaba regida por las normas recomendadas por la Oficina del Contralor en caso de contratos de agencias, e instrumentalidades de gobierno, incluyendo los municipios. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece.

Vanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 11 Portafolios adquiridos con fondos de la Comisin San Juan 2000 que no se pudieron encontrar a. No se encontraron seis portafolios de una edicin especial de La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan adquiridos a un costo de $3,882, los cuales estaban numerados en romano del XCV/C (95) al C/C (100 de 100). Esta edicin sera utilizada como parte del pago a los artistas participantes en la produccin del portafolio. No se nos provey evidencia de la disposicin, ubicacin o entrega de dichos portafolios. Los miembros de la Comisin San Juan 2000, la Gerente del Proyecto ni el Director y Subdirector del Departamento de Cultura Municipal no pudieron mostrar para examen dicha propiedad. Es norma de sana administracin mantener la custodia y el control de las propiedades.

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Esta situacin caus la prdida de seis portafolios adquiridos a un costo de $3,882.

La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente dicha propiedad.

La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Junta y el Coordinador cesaron sus funciones durante el mes de julio de 2000. En ese momento se entreg todo el inventario al Municipio de San Juan, por conducto de la Divisin de Auditora Interna. Los libros, portafolios y otra propiedad pasaron a formar parte de la propiedad del Departamento de Cultura del Municipio. En ese sentido no puede constituir un hallazgo el que los miembros de la Comisin San Juan 2000, el Gerente del Proyecto o ex funcionarios municipales, no puedan mostrar para examen dicha propiedad. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece.

Vanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 12 Deficiencias relacionadas con las conciliaciones bancarias y las recaudaciones y cargos por sobregiros en una cuenta bancaria de la Comisin San Juan 2000 a. Las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente se prepararon con tardanzas que fluctuaban de dos a ocho meses. stas no fueron firmadas por el empleado que las prepar, ni por los funcionarios que tenan a su cargo la revisin y aprobacin de las mismas. b. De mayo de 1999 a enero de 2001 la Comisin San Juan 2000 efectu recaudaciones por $5,689,356. Los recibos de recaudacin expedidos no estaban prenumerados.

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c.

De mayo de 2000 a enero de 2001 un banco comercial efectu cargos bancarios por $1,024 por cheques pagados sin fondos, por sobregiros y por servicios bancarios a una cuenta bancaria de la Comisin San Juan 2000. Es norma de sana administracin y de control interno preparar las conciliaciones bancarias mensualmente y que las mismas sean revisadas y firmadas por el personal autorizado. Adems, que se expidan recibos prenumerados para todas las recaudaciones y asegurarse que para la emisin de los cheques se cuente con fondos suficientes en la cuenta bancaria. Estas situaciones pudieron propiciar el que se cometieran irregularidades con los fondos de la Comisin San Juan 2000 y que, de stas ocurrir, no se descubran a tiempo para fijar responsabilidades. Adems, se pagaron innecesariamente $1,024 por cargos bancarios por cheques pagados sin fondos y sobregiros lo que reflej una imagen negativa de la Comisin San Juan 2000. El Coordinador General no cumpli con su deber ni protegi los intereses de la Comisin San Juan 2000 en lo que respecta a la situacin comentada. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisin San Juan 2000 como corporacin privada, conciliaba las cuentas utilizando el programa Quick Book, accin que se llevaba a cabo mensualmente por el Coordinador General. [Apartado a.] Este es un asunto normal en la conduccin diaria de las operaciones de una corporacin privada y la Comisin San Juan 2000 no era un ente pblico. [Apartado b.] La circunstancia descrita constituy una situacin de relevancia menor dada la estructura simple con la que funcion administrativamente la Comisin

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San Juan 2000 y la misma no es atribuible a la operacin fiscal de un ente gubernamental. [Apartado c.] Vanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 13 Ausencia de reglamentacin para regular los procedimientos administrativos y fiscales de la Comisin San Juan 2000, funcionarios con tareas conflictivas y deficiencias relacionadas con los controles y procedimientos a. La Comisin San Juan 2000 careca de reglamentacin interna para regular los procedimientos administrativos y fiscales relacionados con los ingresos, los desembolsos, el personal y la propiedad.

Los organismos directivos y la gerencia de las entidades tienen la responsabilidad de establecer reglamentacin interna que defina claramente las lneas de autoridad y gestin administrativa y financiera, ajustadas a sus necesidades. b. El Coordinador General de la Comisin San Juan 2000 realizaba funciones conflictivas. Entre otras tareas, efectuaba las recaudaciones y depositaba las mismas, efectuaba los pagos y firmaba los cheques de las cuentas bancarias, preparaba y firmaba todos los contratos, llevaba la contabilidad de las operaciones de la Comisin San Juan 2000 y tena el control y la custodia de todos los documentos fiscales. Es norma de control interno y de sana administracin mantener una segregacin adecuada de las referidas funciones.

c. No se mantena un registro de los contratos formalizados por la Comisin San Juan 2000. Es norma de sana administracin y de control interno mantener un registro adecuado de los contratos formalizados que contenga informacin relevante, como el nombre de la parte

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contratada, fecha e importe del contrato y una descripcin de los servicios a recibirse o los trabajos a realizarse. d. El Registro de Cheques no era confiable. El mismo era un cartapacio donde se archivaban las hojas que contenan informacin de los cheques expedidos hasta octubre de 1999. Adems, dichas hojas no incluan informacin relevante, tal como: la fecha y quin entreg el cheque, nombre y firma de la persona que lo recibi o si se envi por correo. Es norma de sana administracin mantener un registro de cheques confiable y que el mismo tenga informacin de la persona que entrega y recibe los cheques. e. El sistema de archivo de la Comisin San Juan 2000 era inadecuado y no permiti encontrar rpidamente los documentos. Algunas hojas de depsitos, facturas, recibos de recaudaciones y otros documentos fiscales no estaban archivados en orden o en alguna secuencia lgica que facilitara encontrarlos. Es norma de sana administracin que los documentos estn archivados de forma tal que permita encontrar rpidamente los mismos. f. Las actas de las reuniones celebradas por la Junta y por el Comit Ejecutivo no fueron encuadernadas en forma de libro. Las mismas se archivaron en un cartapacio. Adems, dichas actas contenan informacin de forma general de los asuntos tratados que no permita conocer los detalles importantes de los mismos. Tampoco, se realizaron grabaciones de las reuniones celebradas. Es norma de sana administracin requerir que todos los asuntos tratados en las reuniones consten en actas y que las mismas se encuadernen en forma de libro para darles proteccin.

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Estas situaciones propician la comisin de irregularidades y que, de ocurrir las mismas, no se puedan detectar a tiempo. Otra consecuencia es que no se mantiene un rcord permanente y confiable de los acuerdos adoptados por la Junta y el Comit Ejecutivo.

La Junta y el Coordinador General no protegieron los intereses de la Comisin San Juan 2000 respecto a la situacin sealada.

La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisin San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente:

La Comisin San Juan 2000, como una corporacin privada, condujo sus operaciones con el personal mnimo con miras a economizar dinero en nmina y emplear el mximo de los recursos en el desarrollo de los programas. A pesar de que todo lo anterior son prcticas deseables para asegurarse del buen uso de los dineros, las auditoras efectuadas por la Comisin San Juan 2000 denotaron en qu se usaron todos los fondos de la Comisin. As que a pesar de que no se utilizaron los mecanismos antes indicados, lo cual no era necesario, la Comisin se asegur del buen manejo de los fondos. [Apartados a. al e.] Las actas se mantuvieron y archivaron de acuerdo a lo requerido por la Corporacin. La Corporacin no estim necesario grabar las reuniones de la Junta ni encuadernar las actas en forma de libro. La Comisin San Juan 2000 fue una corporacin privada y actu de acuerdo a su condicin privada. La Comisin San Juan 2000 fue auditada por el Municipio, segn el contrato firmado entre el Municipio y la Comisin San Juan 2000. Adems, fue auditada por un Contador Pblico Autorizado que confirm que se siguieron con todas las Normas de Contabilidad generalmente aceptadas por la profesin. [apartado f.] Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece.

Vanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11.

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ANEJO 1 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIN DE RECURSOS A LA COMISIN PUERTORRIQUEA PARA LA CELEBRACIN DEL AO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO 4

NOMBRE Hon. Sila M. Caldern Serra CPA Juan J. Rodrguez Gilibertys CPA Orlando Gonzlez Rivera Sra. Carmen E. Lugo Rodrguez Sra. Yolanda Cordero Nieves Sr. Rafael Caldern Santiago Lic. Carlos M. Snchez

CARGO Alcaldesa Director de Finanzas Director de Auditora Secretaria Municipal Directora de Recursos Humanos Director de Obras Pblicas y Ambiente Director de Asuntos Legales

PERODO DESDE HASTA 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00

No se incluyen interinatos menores de 30 das

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ANEJO 2 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIN DE RECURSOS A LA COMISIN PUERTORRIQUEA PARA LA CELEBRACIN DEL AO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO

NOMBRE Lic. Rosa N. Bell Bayrn Sr. Ramn Cantero Frau Lic. Carlos J. Lpez Feliciano Lic. Mara G. Serbi Santiago

CARGO Presidenta de la Legislatura Municipal Interina Presidente de la Legislatura Municipal Presidente de la Legislatura Municipal Secretaria de la Legislatura Municipal

PERODO DESDE HASTA 14 nov. 00 23 jul. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 31 dic. 00 13 nov. 00 30 jun. 99 31 dic. 00

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ANEJO 3 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIN DE RECURSOS A LA COMISIN PUERTORRIQUEA PARA LA CELEBRACIN DEL AO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. MIEMBROS DE LA JUNTA DE DIRECTORES DE LA COMISIN SAN JUAN 2000 QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO

NOMBRE Sr. Miguel A. Ferrer Bolvar CPA Enrique Vila de Corral Sra. Patricia M. Eaves Sra. Mabel I. Portela de Burckhart Sr. Ral Bustamante Miller Sra. Marta Casals Istomin Sra. Camille Carrin Enjuto Sra. Luce Lpez Baralt Sr. Antonio Martorell Carbonell Padre S. J. Fernando Pic Sr. Jos Santiago Reillo Sra. Paquita Viv Coln Sr. Eduardo Rivero Albino Sr. Jorge L. Rosario Noriega Sr. Jorge L. Collazo Torres Arq. Edward Underwood Ros Sra. Myrna Casas Bus

CARGO Presidente Vicepresidente Miembro

PERODO DESDE HASTA 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 10 ago. 99 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 ene. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00

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ANEJO 4 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIN DE RECURSOS A LA COMISIN PUERTORRIQUEA PARA LA CELEBRACIN DEL AO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. MIEMBROS DEL COMIT EJECUTIVO DE LA COMISIN SAN JUAN 2000 QUE ACTUARON DURANTE EL PERODO AUDITADO5

NOMBRE Sr. Miguel A. Ferrer Bolvar CPA Enrique Vila del Corral Sr. Eduardo Rivero Albino Sr. Ivn Orlandi Mndez Sra. Maruxa Rosselli Burset Lic. Melba I. Acosta Febo, CPA

CARGO Presidente Vicepresidente Miembro Coordinador General Secretaria Ejecutiva Colaboradora de la Comisin

PERODO DESDE HASTA 28 abr. 99 28 abr. 99 28 abr. 99 28 abr. 99 28 abr. 99 28 abr. 99 31 dic. 00 31 dic. 00 31 ene. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00

El Comit Ejecutivo se cre el 28 de abril de 1999.

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