ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS

Concepto y responsables del anlisis

El anlisis de puestos de trabajo hace referencia en exclusiva al puesto de trabajo y no a la persona que lo ocupa. En este sentido, se habla de unidades de trabajo impersonalizadas, independientes de los empleados que las ocupan. El anlisis de puestos proporciona la informacin necesaria para responder a las siguientes preguntas: de dnde proviene el trabajo? qu mquinas o material especial deben utilizarse? qu conocimientos, tcnicas o habilidades necesita el empleado para realizar su trabajo? qu cantidad de supervisin necesita? El anlisis de puestos de trabajos permitir saber qu se hace en un puesto determinado, cmo se hace, por qu se hace, en qu condiciones y qu exige el trabajo. Quin debe realizar el anlisis del puesto de trabajo? Gmez-Meja, Balkin y Cardy sealan que, segn la tcnica elegida, debe llevarse a cabo bien por un miembro del departamento de recursos humanos, bien por el titular del puesto de trabajo. Para Dessler la obtencin de los datos para el anlisis del puesto requiere por lo general de un especialista en recursos humanos, el ocupante del puesto y su superior. Desde nuestro punto de vista, el anlisis de puestos de trabajo requiere un esfuerzo compartido entre el experto en recursos humanos, el titular del puesto y el superior directo.

Definicin de Anlisis y Descripcin de Puestos: Un proceso sistemtico de estudio, mediante el cual se obtiene toda la informacin relevante a un trabajo determinado, que pueda ser til para un ptimo desempeo del mismo, tanto en lo que se refiere a la consecucin de los objetivos y metas de la organizacin como a la seguridad, satisfaccin y comodidad de los operarios

FINALIDADES

Reclutamiento Seleccin de personal Formacin Evaluacin del rendimiento Valoracin de puestos Anlisis de retribuciones Seguridad y salud Planes de carrera

Reclutamiento Seleccin de personal Formacin Evaluacin del rendimiento Valoracin de puestos Anlisis de retribuciones Seguridad y salud Planes de carrera

FASES EN EL ANLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

Podemos identificar cuatro etapas a la hora de analizar los puestos de trabajo. Una 1etapa hace referencia al establecimiento del objetivo del anlisis. Una 2es la obtencin de informacin para poder analizar el contenido del puesto as como los requisitos para su desempeo. La 3consiste en el anlisis propiamente dicho. En la 4 y ltima se detalla la documentacin, recogiendo en la Ficha del puesto de trabajo la descripcin y especificacin del mismo. Como resultado del anlisis y a partir de la totalidad de las fichas, se obtiene el Manual de funcionamiento de la organizacin.
Establecimiento de objetivos y asignacin de responsabilidades

Obtencin de informacin Anlisis del puesto

Descripcin y especificacin del puesto

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

A la hora de plantearse la organizacin llevar a cabo un anlisis de puestos, deber establecer con claridad su objetivo, es decir, determinar para qu se va a realizar. A continuacin se presenta una lista de supuestos en los que el anlisis de puestos contribuye de manera efectiva. La creacin de un puesto de trabajo nuevo o la determinacin de las caractersticas de uno ya existente. Diseo de puestos. Optimizar, simplificar, recomponer, reestructurar, reorganizar, redefinir, suprimir una parte o la totalidad de un puesto. Rediseo de puestos. Independientemente de que un puesto vacante sea antiguo o de nueva creacin reciente, han de definirse sus exigencias lo ms precisamente posible para que el reclutamiento sea eficaz. El anlisis de puestos de trabajo no slo identifica las exigencias de stos, sino que describe las destrezas necesarias para desempearlos. Reclutamiento. La seleccin consiste bsicamente en el hallazgo del individuo que mejor se adapte al puesto de trabajo. Seleccin y colocacin.

 No puede lograrse una orientacin eficaz del puesto de trabajo sin una clara comprensin de sus exigencias. Han de definirse claramente sus funciones y responsabilidades para poder ensear a un empleado recin contratado cmo desempearlas. Acogida o socializacin. El anlisis de puestos de trabajo afecta a muchos aspectos de la formacin. Slo puede decidirse si un titular actual o potencial de un puesto concreto necesita formacin adicional despus de haber determinado mediante el anlisis de puestos de trabajo las necesidades especficas de cada uno de ellos. Formacin. Los directivos y especialistas en recursos humanos se hallan en una situacin ptima para orientar a los empleados sobre su carrera cuando tienen un conocimiento completo de los diferentes puestos de trabajo de la organizacin. Orientacin en la carrera profesional. Un anlisis a fondo de los puestos de trabajo descubre con frecuencia prcticas o condiciones del entorno poco seguras en la relacin con un puesto. Seguridad en el empleo. La valoracin de puestos pone de manifiesto y concreta cul es la contribucin de los distintos puestos a la organizacin, por lo que el anlisis de puestos de trabajo sirve de base para establecer el valor relativo de cada puesto en la misma, permitiendo en consecuencia la objetividad en la valoracin del puesto y en el establecimiento de una poltica retributiva que mantenga la equidad interna. Valoracin de puestos. El objetivo de la evaluacin del desempeo es la valoracin de los resultados de un empleado en un puesto de trabajo. Es condicin necesaria un conocimiento profundo de lo que se supone que ha de hacer exactamente el empleado. Entonces puede hacerse una evaluacin equitativa de sus resultados. Valoracin del rendimiento. Un anlisis correcto ayuda a asegurar que los empleados reciben una remuneracin equitativa. El anlisis de puestos de trabajo es el primer paso para determinar el valor relativo de un puesto, identificando su nivel de dificultad, sus funciones y responsabilidades y las destrezas y capacidades exigidas para su desempeo. Una vez establecido el valor de un puesto en relacin con otros, la empresa puede establecer una escala equitativa de sueldos y salarios. Retribucin.

FINALIDADES DEL ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS Determinar el conjunto de funciones y tareas desarrollados en cada puesto, as como la responsabilidad y autonoma del mismo Especificar los requisitos profesionales y personales del ocupante del puesto Poner de manifiesto condiciones fsicas en que se desarrolla el puesto

TERMINOLOGA BSICA

Unidad Orgnica: Unidad bsica estructural constituida por agrupaciones de varios puestos de trabajo coordinados por un supervisor Empleo, Ocupacin o profesin: Conjunto de puestos similares en cuanto a su contenido y requerimientos Puesto: Agrupaciones de funciones o tareas y responsabilidades que forman una unidad superior Funcin: Conjunto de tareas ejercidas de manera sistemtica y continuada. Suponen un porcentaje significativo del trabajo total

 Tarea: Actividad diferenciada del resto compuesta por diversos elementos Elemento: Unidad mnima indivisible del trabajo

OBTENCIN DE INFORMACIN SOBRE LOS PUESTOS DE TRABAJO La informacin que se requiere para hacer un anlisis de puestos es muy extensa, y para conseguirla se pueden utilizar diversos sistemas. Comentaremos los tres que han demostrado mayor utilidad al permitir obtener resultados ms vlidos y fiables.

Observacin. Mtodo sencillo y directo. Puede utilizarse independiente o conjuntamente con otros mtodos. Consiste en observar al individuo que desempean el puesto y tomar las notas pertinentes para describir el trabajo. La informacin incluye aspectos tales como: Qu hace?, cuntas veces?, por qu?, durante cunto tiempo?, con quin? Un grave inconveniente de la observacin es que est limitada en parte a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos. Los puestos complicados y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un perodo tan prolongado de observacin que este mtodo resulta poco prctico.

Las modalidades de observacin son:

1. Segn la implicacin del observador: Observacin participante. Observacin no participante.

2. Segn el grado en que los sujetos se sienten observados: Observacin abierta. Observacin encubierta.

3. Segn el conocimiento del propsito de la observacin: Plena informacin. Informacin parcial. Falta de informacin. Falsa informacin.

4. Segn el enfoque y alcance de la observacin: Observacin holstica: el anlisis abarca todos los aspectos posibles. Observacin restringida: se reduce la observacin a aspectos parciales.

5. Segn el grado de estructuracin: Observacin asistemtica: cuando no utilizamos una codificacin previa. Observacin sistemtica: se recoge la informacin en una plantilla de registro previamente elaborada. El observador deber contar con un conjunto de caractersticas a saber: Curiosidad e inters sobre el puesto de trabajo y sus detalles. Paciencia para permanecer en el lugar, en silencio, mientras rene los detalles sobre la situacin. Tacto para aclarar su presencia. Habilidad para realizar varias actividades al mismo tiempo.

ENTREVISTAS

Este mtodo exige el mantenimiento de una conversacin personal con el titular del puesto, normalmente en el mismo lugar de trabajo. Las entrevista pueden ser estructuradas, donde el formato est prediseado o no estructuradas donde no hay una lista predefinida de comprobacin ni un formato preparado previamente. Las entrevistas estructuradas tienen la ventaja de que se garantiza la cobertura de todos los aspectos pertinentes y facilitan la comparacin de la informacin obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo puesto.

Tambin se pueden clasificar las entrevistas en: individuales y grupales. La entrevista grupal se emplea cuando un gran nmero de personas realizan un trabajo similar o idntico, pues de esta manera se obtienen rpidamente y a bajo coste datos sobre el puesto. El principal inconveniente del mtodo de las entrevistas radica en la gran cantidad de tiempo que exige prepararlas, acercarse al lugar y realizarlas de manera efectiva. Otro problema a tener en cuenta es la deformacin de la informacin, ya sea debido a una falsificacin directa de los datos o a un malentendido involuntario.

ENCUESTAS

Los cuestionarios que se utilizan pueden ser de tres tipos: Estructurado: est formado por una serie de tems cerrados a los que el operario debe responder. Las respuestas de cada tems se pueden ordenar jerrquicamente en funcin de criterios como: la importancia de la actividad en el puesto, frecuencia de realizar la tarea, etc Facilitan la tabulacin e interpretacin posterior de las respuestas dadas por los sujetos. La informaciones recogidas con este tipo de cuestionario suelen perder los aspectos cualitativos.

Abierto: el cuestionario se compone de un conjunto de preguntas abiertas a las que responden los ocupantes del puesto, sus superiores directos y/o expertos previamente seleccionados. Este tipo de cuestionario no facilita la tabulacin e interpretacin de los datos y habitualmente proporciona informaciones ms pobres y dispersas que en la entrevista individual. Sin embargo permite escoger aspectos cualitativos. Mixto: es un cuestionario en el que a los encuestados se les presentan tems estructurados e tems abiertos. El mtodo de las encuestas utilizando cuestionarios tiene la ventaja de que permite obtener informacin de gran nmero de empleados en un plazo relativamente corto. Una gran desventaja es la posibilidad de que el encuestado o el analista interpreten errneamente la informacin. Adems, los cuestionarios pueden exigir mucho tiempo en su elaboracin y ser caros.

ANLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO.

Cuando se lleva a cabo un anlisis de puestos, se pueden encontrar tres tipos de datos: Esencialmente cuantitativos: son los datos de naturaleza cuantitativa como, por ejemplo, nmero de personas que dependen del ocupante del puesto. De naturaleza cuantitativa pero obtenidos a partir de juicios subjetivos: Son datos de naturaleza cuantitativa pero que, por razones prcticas, se obtienen a partir de juicios subjetivos. Por ejemplo, el tiempo que un operario necesita para aprender el trabajo se podra obtener observando a uno de nuevo ingreso y comprobando el tiempo que tarda en aprender las funciones y tareas incluidas en el puesto, sin embargo, por razones prcticas, en la mayora de las ocasiones este dato se obtiene a partir de la opinin de operarios que llevan ya tiempo realizando el trabajo, de superiores o de expertos. Esencialmente subjetivos: son los datos de naturaleza esencialmente cualitativa y que se tratarn de cuantificar. Por ejemplo, el tipo de decisiones que debe tomar el ocupante del puesto.

MTODOS DE ANLISIS

Procedimientos convencionales. Apoyndose en los datos recogidos mediante la observacin o la entrevista, los mtodos convencionales proporcionan una descripcin del trabajo. Esta descripcin, que sigue una forma narrativa, no suele estar cuantificada y en ocasiones puede pecar de ambigedad. Han demostrado su utilidad pues proporcionan una visin general de qu se hace, por qu, cmo, en qu condiciones se realiza el trabajo y qu responsabilidad implica. Consiste en describir narrativamente estos aspectos del trabajo.

Cuestionarios estructurados. Pretenden obtener una serie de datos cuantitativos sobre los puestos de trabajo con el fin de compararlo entre s en funcin de sus similitudes y diferencias. Se trata de cuestionarios que solicitan a los sujetos que respondan en forma cuantitativa a los distintos tmes, siguiendo una escala que indicar una mayor o menor importancia del tem en el puesto de trabajo. De esta forma, la informacin obtenida es una cifra para cada actividad del puesto de trabajo con la que se indica su importancia.

Anlisis del inventario de tareas. Los anlisis de tareas se definen como una serie de procedimientos analticos que tienen como objetivo describir el trabajo que realizan las personas en relacin a las tareas incluidas en el puesto de trabajo. Un procedimiento a seguir consiste en elaborar la lista de tareas que forman parte del puesto de trabajo, clasificarlas y elaborar una matriz que ponga de manifiesto hasta qu punto son importantes diferentes conocimientos, habilidades o aptitudes para cumplir con xito cada una de las tareas.

Este mtodo consta de tres fases:

Fase de la entrevista: esta fase se centra en elaborar listas de tareas que forman parte del puesto de trabajo. Para ello se realizan entrevistas, tanto a los empleados que estn desempeando esos puestos como a sus directivos. Fase de clasificacin: la clasificacin la lleva a cabo el empleado que ocupa el puesto, quien debe clasificar cada tarea segn su importancia, frecuencia y tiempo de formacin necesario para realizarla. Fase de elaboracin de una matriz de conocimientos, habilidades y aptitudes: se punta, a travs de una escala, la importancia de las cualidades necesarias para ejecutar con xito la tarea

TCNICA DEL INCIDENTE CRTICO.

Esta tcnica consiste en elaborar una descripcin detallada de las conductas en el puesto de trabajo. Tanto trabajadores como supervisores identifican las conductas ms importantes a desarrollar en el puesto de trabajo, y generan sucesos crticos de conducta que representan niveles altos, medios y bajos de ejecucin. Es decir, identifican conductas positivas, intermedias y negativas que sirven como patrn para imitar o evitar, segn el caso.

La eleccin de un mtodo. Sobre la eleccin del mtodo analtico a desarrollar cabe hacerse algunas preguntas:Cul es el propsito del anlisis?Qu tipo de informacin se necesita?Cunta informacin general se tiene ahora? De sus respuestas depender la eleccin de un mtodo u otro. Propsito del anlisis. Tipo de informacin necesaria. Informacin general corrientemente disponible

RESULTADOS DEL ANLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

El anlisis de puestos de trabajo implica informar sobre los resultados obtenidos. Esta informacin se presenta en forma de descripcin y de especificacin de los puestos.

Descripcin de puestos. Consiste en elaborar una lista de las tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisin de un puesto. La descripcin explica qu es cada puesto y cules son sus funciones, tareas, responsabilidades, relaciones y dependencias y comportamientos necesarios para producir un artculo o servicio.

Especificacin de puestos. Es una lista de los requerimientos del puesto, es decir, los conocimientos, las habilidades y aptitudes necesarias para desempear eficazmente el puesto de trabajo. Consiste en una relacin por escrito de las caractersticas y capacidades personales requeridas para realizar el trabajo. La especificacin puede presentarse como un documento separado o como parte de la descripcin del puesto. En el segundo caso ambos se recogen en una ficha del puesto de trabajo que debe reflejar a grandes rasgos la siguiente informacin:

ESPECIFICACIN DE PUESTOS

Ttulo del puesto. Departamento al que pertenece el puesto. Fecha en la que se hace el anlisis. Nombre del analista. Resumen del puesto. Relaciones. Responsabilidades. Autoridad. Nivel de rendimiento a alcanzar. Condiciones de trabajo y ambiente. Conocimientos, habilidades, aptitudes, experiencia. El conjunto de las fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa constituye el manual de funcionamiento de la misma, documento con el que finaliza el proceso de anlisis de puestos de trabajo.

FUENTES DE ERROR EN EL ANLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

Falta de apoyo de la alta direccin. Empleo de un nico mtodo y fuente para recoger datos. Falta de participacin del supervisor y del titular en el diseo del ejercicio de anlisis de puestos de trabajo. inexistencia de formacin o motivacin para los titulares de los puestos. Falta de concesin a los empleados de tiempo suficiente para completar el anlisis. Distorsin de las actividades. Inexistencia de una crtica del puesto. Muestreo inadecuado. Cambios de entorno de trabajo. Cambios en el comportamiento del empleado.