Framework para Operao do Escritrio de Processos

GESTO
PG01 Desdobrar Estratgia

v2.0

para os Processos
Anlise da estratgia e entendimento de como os processos da organizao devem ser melhorados para assegurar a eficcia e eficincia no atendimento aos objetivos estratgicos e metas definidos; Apontamento da necessidade de novos servios de BPM.

PG06 Avaliar Resultados de BPM

Avaliao dos benefcios tangveis e intangveis que esto sendo obtidos com os servios prestados de BPM; Quantificao do retorno financeiro geral obtido com a adoo de BPM na organizao.

PG03 Planejar Evoluo

PG04 Programar

PG05 Monitorar

dos Servios de BPM

Planejamento estratgico da trajetria de evoluo dos servios de BPM ao longo do tempo, assegurando seu alinhamento com o desdobramento da estratgia e demandas locais da organizao por melhorias e inovaes nos processos.

Servios de BPM
Priorizao e seqenciamento dos servios de BPM a serem prestados no curto, mdio e longo prazo de acordo com a disponibilidade de recursos do escritrio; Definio das responsabilidades e metas dos envolvidos; Otimizao do tempo de reunio com as reas de suporte e negcio.

Servios de BPM
Monitorao dos servios de BPM que esto sendo prestados; Verificao se os servios programados esto sendo cumpridos em termos de durao, escopo e qualidade; Fomento ao alinhamento contnuo entre as iniciativas em andamento.

PG02 Analisar Demandas

PG07 Disseminar

por Servios de BPM

Recebimento de demandas de servios de BPM solicitadas pela reas de negcio e suporte para atendimento a problemas e oportunidades de melhorias locais como: aumento da eficincia e qualidade dos produtos, melhoria de interface entre reas, reduo de riscos, etc.

Cultura de BPM
Relacionamento e gerenciamento de expectativas com os diversos stakeholders da organizao; Divulgao de aes realizadas, resultados obtidos, casos de sucessos de BPM; Elaborao de apresentaes, internet, publicaes, eventos, relatrios etc.

SERVIOS INTERLIGADOS SERVIOS CENTRAIS

SG01 Implantar

Lean e Six Sigma

Melhoria de processos com foco no aumento de produtividade e eficincia dos processos; Reduo do histrico de perdas; Reduo da variabilidade na execuo dos processos.

Atualizar Cadeia de Valor

SC01
Atualizao (ou definio) da cadeia de valor materializando a misso, viso e macro-atribuies da organizao; Disseminao para toda a organizao da viso por processos.

Monitorar Desempenho de Processos

SC06
Projeto (ou atualizao) da estrutura de indicadores que suporte a avaliao da performance dos processos executados; Acompanhamento e divulgao dos Indicadores; Apurao de desvios percebidos e encaminhamento das aes necessrias.

SG06 Auditar

Processos
Definio e realizao de testes de controles para verificar se estes vm sendo efetivamente executados conforme esperado; Elaborao e acompanhamento de planos de ao para tratamento das inconformidades apontadas.

SG02 Implantar

Modelo de Referncia
Planejamento, avaliao, implantao e gesto de modelos de referncia como ISO, ITIL, eTOM, SCOR, COPC, PNQ, ISO 9001, ISO14001 com foco em certificao, benchmarking ou premiao.

Mapear Processos (AS-IS) (ASSC02

Modelagem (ou atualizao) da forma como a rotina de trabalho executada com o detalhamento de responsveis, sistemas, documentos, etc.; Identificao de oportunidades de melhoria; Explicitao do conhecimento tcito disponvel nos executores do processo.

Prover Capacitao em BPM

SC07
Treinamento dos colaboradores da organizao em mtodos e ferramentas para o mapeamento de processos, melhoria contnua, monitorao de desempenho, dentre outras temticas relacionadas gesto de processos.

SG07 Gerir Riscos e Controles Internos

Mapeamento de controles, identificao e avaliao de riscos nos processos; Elaborao e acompanhamento de planos de ao para tratamento de riscos no tolerveis ou controles implantados de forma inadequada.

SG03 Especificar

Sistemas
Definio de requisitos funcionais e nofuncionais, alm de diagramas diversos (casos de uso, classe, estado, seqncia) para suporte ao desenvolvimento de sistema de informao que automatize os processos.

Melhorar Processos (TO-BE) (TOSC03

Sensibilizao para a mudana organizacional; Gerao, avaliao e priorizao de oportunidades de melhorias; Redesenho da situao futura de processos, incorporando as oportunidades de melhorias aprovadas.

Verificar Conformidade de Processos

SC08
Validao peridica e pr-ativa dos processos; Verificao da aderncia dos fluxogramas de processos em relao s rotinas de trabalho executadas na organizao; Identificao de necessidades de atualizaes dos modelos.

SG08 Gerir Competncias por Processos

Avaliao e comparao das competncias necessrias para execuo das atividades do processo. Elaborao e acompanhamento de planos de treinamento, contratao e realocao de profissionais.

SG04 Automatizar

processos
Desenvolvimento (ou atualizao) e implantao de sistema de informao que automatize atividades manuais e suporte uma melhor tomada de deciso; Apoio contnuo na utilizao destes sistemas.

Atualizar Procedimentos e Manuais

SC04
Atualizao (ou criao) de procedimentos e manuais que detalhem os fluxogramas modelados em instrumentos normativos a serem seguidos; Uniformizao do entendimento da forma como a rotina de trabalho deve ser executada.

Gerir Maturidade dos Processos

SC09
Avaliao da maturidade dos processos da organizao em diversas dimenses como: desenho, executores, infraestrutura e indicadores; Planejamento do amadurecimento da gesto de processos na organizao de forma alinhada a sua estratgia.

SG09 Gerir Projetos de Melhorias (PMO)

Gesto de projetos (PMO) associados a BPM como: reestruturao organizacional, implantao de novos produtos, criao de nova unidade de negcio, modificao da estrutura de cargos e salrios, dentre outros.

SG05 Gerir

Regras de Negcio
Definio (ou atualizao) das regras de negcio de um processo, detalhando suas caractersticas e condies; Gesto da flexibilidade existente em um processo assegurando uma tomada de deciso rpida e assertiva.

Acompanhar Implantao de Mudanas

SC05
Definio, junto s reas envolvidas, do cronograma e das responsabilidades pela implantao de melhorias de processos aprovadas; Acompanhamento peridico do status das atividades; Atuao pr-ativa em caso de imprevistos.

Realizar Benchmarking
SC10
Prospeco, inventrio e difuso de boas prticas internas e externas referentes execuo dos processos, disseminando rapidamente novas rotinas, mtodos e ferramentas.

SG10 Gerir Custos por Processos

Avaliao e otimizao da estrutura de custos e despesas a partir da arquitetura de processos de negcios e atividades; Suporte na identificao de oportunidades de reduo de custos e aumento de eficincia operacional.

TECNOLOGIAS
ST01 Workflow
Adoo de Tecnologia de Workflow.

ST02 BI
Adoo de Tecnologia de Inteligncia de Negcio.

ST03 Simulao
Adoo de Tecnologia de Simulao de Processos.

ST04 SOA
Adoo de conceitos e metodologia para Arquitetura Orientada a Servios.

ST05 BAM
Adoo de Tecnologia de Monitoramento das Atividades do Negcio.

ST06 BRM
Adoo de Tecnologia de Gesto das Regras de Negcio.

ST07 ECM/GED
Adoo de Tecnologia de Gesto de Contedo / Gerenciamento Eletrnico de Documentos.

ST08 CEP
Adoo de Tecnologia de Processamento de Eventos Complexos.

SUPORTE
PS01 Administrar Mtodos PS02 Administrar Papis PS03 Administrar Portflio PS04 Administrar Recursos

e Ferramentas
Atualizao da metodologia e notao de modelagem de BPM; Atualizao da arquitetura de processos; Gesto do repositrio de modelos (backup, direito de acesso aos modelos, etc..).

de BPM
Atualizao de informaes referentes aos responsveis por cada papel (gestor do processo, dono do processo, lder do processo, especialista, patrocinador ) de acordo com o modelo de gesto de processos da organizao.

de Servios de BPM
Atualizao de informaes referentes aos servios de BPM como: responsveis, ferramentas utilizadas, mtodos adotados, relatrios gerados, periodicidade, principais stakeholders envolvidos, entre outros.

Humanos de BPM
Dimensionamento dos recursos necessrios; Administrao das necessidades de competncias, habilidades e atitudes dos principais atores envolvidos com aes de BPM.

PS05 Administrar Oramento de BPM

Administrao dos recursos financeiros referentes s iniciativas do escritrio, incluindo oramentos para melhoria e inovao de processos; Definio da forma de custeio dos investimentos visando a sustentabilidade do escritrio.

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