PASOS PARA EL ANLISIS DE SISTEMAS

El anlisis de sistemas es la ciencia encargada del anlisis de sistemas grandes y complejos y la interaccin entre esos sistemas. Esta rea se encuentra muy relacionada con la Investigacin de operaciones. Tambin se denomina anlisis de sistemas a una de las etapas de construccin de un sistema informtico, que consiste en relevar la informacin actual y proponer los rasgos generales de la solucin futura. Los sistemas en relacin con el anlisis de sistemas estn relacionados con cualquier campo tales como: procesos industriales, administracin, toma de decisiones, procesos, proteccin al medio ambiente, etc.

Investigacin Preliminar

Por cualquiera que sea la estrategia mediante la cual se va a desarrollar el sistema (SDLC, prototipos, anlisis estructurado, o por una combinacin de stos) primero es necesario revisar la solicitud del proyecto. La eleccin de una estrategia es secundario, lo importante es determinar si la solicitud merece o no la inversin de recursos en un proyecto de sistemas de informacin. El tiempo estimado es aproximadamente entre 4 a 6 seis das. mbito del estudio
La finalidad de la investigacin preliminar es evaluar las solicitudes de proyectos. No es un estudio de diseo ni tampoco incluye la recoleccin de detalles para describir el sistema de la empresa. Ms bien, es la reunin de informacin que permita a los miembros del comit evaluar los mritos de la solicitud de proyecto y emitir un juicio, con conocimiento de causa, con respecto a la factibilidad del proyecto propuesto Durante la investigacin preliminar se deben satisfacer los siguientes objetivos:

as opciones

aceptacin o rechazo del proyecto. Ahora bien, los datos recogidos durante la investigacin se renen por medio de principalmente la revisin de documentos la conduccin de entrevistas. El resumen de cada entrevistado debe indicar: Resumen de las funciones que realiza Clasificacin de los problemas identificados Anlisis de las mejoras potenciales Cambios propuestos y su impacto Anlisis de la relacin entre los cambios propuestos y los planes existentes para la organizacin y el departamento

Prueba de factibilidad del proyecto La investigacin preliminar examina la factibilidad del proyecto, la posibilidad de que el sistema sea de utilidad para la organizacin; a saber en tres reas:

Factibilidad operacional: se refiere al hecho de que si trabajar o no el sistema si este se llega a desarrollar, preguntas claves aqu son: Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administracin?, Y por parte de los usuarios? Los mtodos que actualmente se usan en la empresa, son aceptados por los usuarios? Los usuarios han participado en la planeacin y desarrollo del proyecto?, Cmo lo han hecho? El sistema propuesto causar perjuicios? Producir resultados pobres en alguna rea? Se perder control en alguna rea especfica? Se perder la facilidad de acceso a la informacin? La productividad de los empleados ser menor despus de instalado el sistema? Los clientes se vern afectados por la implantacin?

Factibilidad Tcnica: Existe o se puede adquirir la tecnologa necesaria para realizar lo que se pide? El equipo propuesto tiene la capacidad tcnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo sistema? El sistema propuesto ofrecer respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el nmero y ubicacin de los usuarios? Si se desarrolla el sistema, se puede crecer con facilidad? Existen garantas tcnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos?

Factibilidad financiera y econmica: un sistema puede ser factible desde el punto de vista tcnico y operacional, pero sino es factible econmicamente para la organizacin no puede ser implantado. Las cuestiones econmicas y financieras formuladas por los analistas deben incluir El costo de llevar a cabo la investigacin completa de sistemas El costo del hardware y software para la aplicacin Beneficios en la forma de reduccin de costos o de menos errores costosos El costo si nada sucede (si el proyecto no se lleva a cabo)

Aprobacin de la solicitud No todos los proyectos solicitados son factibles. Algunas organizaciones reciben tantas solicitudes de sus empleados que solo es posible atender unas cuantas. Sin embargo, aquellos casos que son deseables y factibles deben incorporarse en los planes de desarrollo de la organizacin, para ser atendidos lo ms rpido posible, segn los recursos de la organizacin. Dentro de los beneficios que el sistema podra brindar tenemos: Obtencin de informacin no disponible actualmente Elaboracin ms oportuna de la informacin Mejoras en las operaciones de la organizacin Posibilidades de efectuar clculos o estimaciones que actualmente no es posible Reduccin de costo Obtencin de una posicin competitiva dentro del mercado Mejoras en la toma de decisiones. Mejoras en la imagen, atencin, seguridad, etc.

La siguiente tabla detalla una lista de actividades que se desarrollan en esta etapa, acompaada de los productos generados por cada actividad Lista de Actividades Productos Lista de actividades de esta etapa Programacin de la lista de actividades Programacin de las entrevistas 2. Recopilacin de datos Informes y diagnsticos de soluciones Archivo de proyecto e ndice Programacin actualizada en entrevistas con base en modificaciones que sufra el producto de la actividad Resumen de las entrevistas 4. Anlisis de los datos Beneficios esperados Entradas y salidas claves Flujos de datos Organigramas 3. Realizacin de las entrevistas Costos previos Evaluacin econmica 5. Evaluacin de la necesidad de realizar la prxima etapa Plan de etapas restantes Resumen administrativo 6. preparacin de plan de trabajo para la siguiente etapa Lista de actividades de la siguiente etapa Programacin de la lista de actividades de la prxima etapa (con estimacin, fecha calendario y personas)

1. Planeacin de la etapa

7.Revisin de los resultados con el comit de decisin Solo despus de que un analista comprende en su totalidad el sistema, est en posicin de analizarlo y generar recomendaciones para el diseo de sistemas. En el estudio de factibilidad se trata de determinar si realmente existe un problema, cules son sus caractersticas y en trminos generales las posibles soluciones y la factibilidad tcnica, operacional y econmica de aplicar dichas soluciones. Pero nada ms. Determinacin de requerimientos Un requerimiento es una caracterstica necesaria que deber poseer el nuevo sistema. Por otra parte, la determinacin de requerimientos es el estudio de un sistema para comprender cmo trabaja y dnde es necesario efectuar mejoras. Ahora bien, existen tres formas (= actividades) de determinar de requerimientos, a saber Anticipacin de requerimientos: prever las caractersticas del nuevo sistema con base en experiencia previa. Investigacin de requerimientos: actividad ms importante del anlisis de sistemas. Es el estudio y documentacin del sistema actual usando para ellos tcnicas de para hallar hechos, anlisis de flujo de datos y anlisis de decisin. Es aqu donde aplicamos entrevistas, cuestionarios, observacin y revisin de documentacin entre otros. Especificacin de requerimientos: los datos obtenidos durante la recopilacin de hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripcin de las caractersticas del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre s, a saber: Anlisis de datos basados en hechos reales Identificacin de requerimientos esenciales Seleccin de estrategias para satisfacer los requerimientos

Todo sistema de informacin posee un conjunto de requerimientos bsicos y un conjunto de requerimientos especficos dependiendo si el sistema ser de soporte para transacciones o para la toma de decisiones. En lo que resta del presente documento se elaborar un grupo de preguntas que al drseles respuesta presentarn un conjunto de hechos de los que posteriormente se obtendr una especificacin de requerimientos lo ms apegada posible a las necesidades de cualquier organizacin. Requerimientos bsicos: los analistas estructuran su investigacin al buscar respuestas a las siguientes cuatro preguntas: Cul es el proceso bsico de la empresa? Qu datos utiliza o produce este proceso? Cules son los lmites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo? Qu controles de desempeo utiliza?

Son esas las preguntas que tienen que tener una respuesta concreta al tener terminada la fase de investigacin de requerimientos.

Siempre se debe comenzar con lo bsico. Los analistas hacen preguntas que cuando reciben respuesta, proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y que sirven para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensin necesaria: Cul es la finalidad de la actividad dentro de la empresa? Qu pasos se siguen para realizarla? Dnde se realizan estos pasos? Quines los realizan? Cunto tiempo tardan en efectuarlos? Con cunta frecuencia lo hacen? Quines emplean la informacin resultante?

Respuestas concisas a estas preguntas proporcionan un conocimiento amplio de una actividad en particular y muestra tambin su objetivo. Pero analista no se detiene ah, todava no existe informacin para comprender en su totalidad la actividad; ms bien lo que se tiene son los antecedentes que permiten a los analistas formular preguntas ms detalladas. Durante esta, debemos identificar muy claramente los siguientes elementos: procesos flujos de datos entre procesos datos de cada flujo de datos almacenes de datos datos de los almacenes de datos.

Para ello el cuestionario que se aplica debe requerir la siguiente informacin: nombre de la entidad nombre los campos descripcin fuente y sensibilidad (= seguridad) valor o importancia de los datos relaciones de los campos y entidades Criterio de retencin y almacenamiento.

Preguntas clsicas para una determinacin de requerimientos: Preguntas generales: Cuntos empleados laboran para la organizacin en el rea (s) que se pretende desarrollar el sistema; o sea, cuntos tienen relacin directa con el proyecto que se est investigando? Cules son las personas claves en el sistema? Por qu son importantes? Existen obstculos o influencias de tipo poltico que afectan la eficiencia del sistema? Existen manuales de procedimientos, polticas o lineamientos de desempeo documentados oficial o no oficialmente?. Si los hay, Se cumplen en forma cabal en el 100% de las ocasiones?, es decir, se respetan dichos procedimientos? Existen mtodos para evadir el sistema?, Por qu se presentan? Qu reas necesitan un control especfico? Qu criterios se emplean para medir y evaluar el desempeo?

Por otra parte: Existen actividades que considere podran mejorarse?, De qu manera?

Tiene alguna idea de actividades que podran implementarse para mejorar el rendimiento del sistema en general? Determinacin de procesos:

Cules son las principales actividades que se realizan en la organizacin y que tienen relacin con el proceso que se est modelando? Descripcin de cada proceso identificado

Qu es lo que da inicio a la actividad? Cul es el objetivo de la misma? Cunto tiempo se tarda en realizarla? Qu retrasos ocurren o pueden ocurrir? Qu mtodos se emplean para medir y evaluar el desempeo de esta actividad? Se toman precauciones especficas de seguridad para la proteccin contra alguna actividad impropia que se pudiera presentar? Qu tan frecuente es el ciclo con el que se desarrolla dicha actividad? De acuerdo al ciclo con el que se presenta la actividad, Cul es el volumen de informacin que aqu se procesa? Qu pasos, sub-procesos, o funciones constituyen la actividad? (describir la actividad paso a paso) Existe algn tipo de control desarrollado en el proceso en cuestin? Determinacin de datos (flujos y contenido de los flujos) - hacer la pregunta por cada proceso o actividad identificada -

De dnde proviene la informacin que se utiliza en esta actividad? (fuentes) Cules son especficamente los datos que recibe esta actividad? (dts de flujos) De qu manera ingresan a este proceso? (flujos) Qu tablas de referencia y diagramas u otros datos intervienen en la actividad? (documentacin involucrada) Qu informacin se genera en esta actividad? (producto de la actividad) El resultado identificado anteriormente producto de los datos que se procesan Hacia qu o quin van dirigidos? -persona o entidad- (destinos) Con qu finalidad la utilizan? Cules datos se conservan o almacenan en este proceso? Y en qu forma quedan almacenados? Existe informacin que se genera pero que no es utilizada nunca por nadie? (partes extraas) Para cada dato identificado:

Qu formato posee cada dato que interviene en esta actividad? Para qu es usado? Se interpone algn tipo de seguridad para la verificacin de la veracidad del dato en mencin? Qu tan importante es dicho dato? Por cunto tiempo es importante mantener el dato en el sistema?

Por otra parte si el sistema que se est investigando es para el soporte de decisiones se deben, adems de las anteriores, formular otras preguntas para determinar los requerimientos de las decisiones, un esbozo de las mismas bien podra ser: Qu informacin se usa para tomar la decisin?

Cul es la fuente de esa informacin? Qu sistemas transnacionales producen los datos utilizados en el proceso de decisin? Qu otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de transacciones? Qu datos se originan en fuentes externas a la organizacin? Cmo se deben procesar los datos para producir la informacin necesaria? Cmo debe presentarse la informacin?

Una vez que se tenga recopilado el conjunto de hechos que se generan con relacin al sistema que estamos modelando, es posible dar una especificacin de requerimientos, mediante como se dijo un anlisis de los datos obtenidos durante la recopilacin de hechos. Es despus de esto entonces, que se puede ya dar un conjunto de requerimientos que nos servirn para modelar el sistema mediante un DFD y del que surge el diagrama E-R Diccionario de datos Un diccionario de datos es un catlogo, un depsito, de los elementos de un sistema. Estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que estn estructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades de la organizacin. En l se encuentran la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos en todo el sistema. Importancia del diccionario: Los analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales: Manejar los detalles en sistemas grandes Comunicar un significado comn para todos los elementos del sistema Documentar las caractersticas del sistema Facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las caractersticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema Localizar errores y omisiones en el sistema

Contenido de un registro del diccionario: Campos: es el nivel ms importante de datos; ninguna unidad ms pequea tiene significado para los analistas. La descripcin de los datos debe ir acompaada por los siguientes elementos: Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que estn relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema. Los flujos de datos, o los almacenes de datos son ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si las estructuras estn en movimiento reciben el nombre de flujos y si son estticas son almacenes de datos. Se construyen sobre cuatro relaciones de componentes; que bien pueden ser datos o estructuras de datos tambin. Se pueden usar las siguientes combinaciones ya sea en forma individual o en conjuncin con alguna otra: Relacin secuencial Relacin de seleccin Relacin de iteracin Relacin opcional

Notacin empleada en el Diccionario de datos:

Se usa smbolos especiales con la finalidad de limitar la cantidad de texto necesario empleado para describir las relaciones entre los datos y al mismo tiempo mostrar con claridad las relaciones estructurales. La simbologa empleada se describe a continuacin: Smbolo = + Significado Es equivalente a Y Alias Concatenacin, componentes que siempre estn incluidos en una estructura Define opciones entre los componentes de una estructura Define la repeticin de un componente de la estructura Define componentes de la estructura que puede o no estar presente una sola vez Explicacin Uso Denota sinnimos Denota una relacin de secuencia Denota una relacin de seleccin Denota una relacin de iteracin Denota una relacin opcional.

[] {}

Uno u otro Iteraciones de

()

Opcional

Registro de las descripciones de datos en el diccionario: Flujos de datos Nombre del flujo de datos Descripcin Proviene de los procesos Para los procesos Estructuras de datos: Almacenes de datos Nombre del almacn Descripcin Flujos de datos recibidos Flujos de datos proporcionados Descripcin de los datos (mencin a los datos o estructuras que contiene) Volumen Acceso Estructuras de datos (es aqu donde es emplea la notacin descrita en la tabla anterior) Nombre de la estructura Descripcin Contenido Volumen Elementos datos Nombre del dato Descripcin Tipo Longitud Alias Rango de valores Lista de valores especficos (en caso que existan) Otros detalles de edicin Procesos Nombre del proceso Descripcin

Flujos que entran Flujos que salen Resumen de la lgica

Comentario: Una forma para desarrollar la investigacin y desarrollo de sistemas puede verse como sigue:

Determinacin de requerimientos

Flujos Almacenes procesos

-R

Datos Flujos Almacenes Estructuras Procesos

Entradas Salidas Etc.

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLN

SISTEMAS DE CMPUTO

GRUPO: 1701

PROFESORA: SOFIA FUENTES GUTIERREZ

ALUMNO: ORTIZ BARAJAS BERNARDO ANTONIO

PASOS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS

SEMESTRE: 2012-I