UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

Evaluacin del sistema de costos de Granja Roblealto

Trabajo de investigacin
Carmen Dianne Ivannia Jennifer

INTRODUCCION Para las exigencias de un buen sistema de planeacin y control de la economa se hace significativo el diseo e implementacin de lo que constituye nuestro objeto de estudio: el Sistema de Contabilidad de Costos en Granja Roblealto. Este sistema de costos proporciona a la Gerencia Financiera el costo total de fabricar sus productos de manera inmediata, permitindole un control efectivo de los recursos asignados, para que sea eficiente debe caracterizarlo razones tales como: la determinacin de los costos en que se incurre, el estudio y anlisis con vista a la reduccin de los mismos, la comprobacin del ajuste entre el costo unitario y el precio de venta y la preparacin de informes que fundamenten las decisiones de la Administracin. Es sumamente importante que Granja Roblealto cuente con un Sistema de Costos capaz de reflejar y controlar los gastos incurridos en el proceso productivo a los efectos de la determinacin veraz del costo de produccin. Esta debe ser la mayor meta que caracterice al sistema de costo de la empresa, es por ello que para el desarrollo de esta investigacin se tom como punto de partida el siguiente problema: Las insuficiencias en la valoracin del comportamiento de los costos en la Empresa Granja Roblealto que impiden el logro de una gestin empresarial eficiente y su posible crecimiento en el mercado avcola. El objetivo de nuestro trabajo es evaluar la implementacin del sistema de costo a travs de los procedimientos de registro, clculo y anlisis de los costos en dicha empresa con el fin de poder determinar aspectos crticos y determinar puntos de mejora que puedan ser tomados en cuenta por la administracin de la organizacin.

OBJETIVO GENERAL Analizar y evaluar el sistema actual de costos que utiliza Granja Roblealto con el fin de contribuir a determinar aspectos de mejora para su implementacin en el sistema. OBJETIVOS ESPECIFICOS Evaluar la estructura de procesos sobre la cual trabaja Granja Roblealto, as como su cadena de valor y los subprocesos involucrados. Determinar los procesos ms crticos y su implicacin en el sistema de costos para determinar riesgos en la presentacin de la informacin. Establecer una estructura de elementos de mejora ante la deteccin de situaciones que podran generar mayor informacin para la toma de decisiones a nivel de la organizacin.

EVALUACION DEL SISTEMA DE COSTEO DE GRANJA ROBLEALTO Antecedentes Granja Roblealto fue fundada en 1972 , surgi como una necesidad para los misioneros Strachan de poder dotar a la Asociacin Roblealto Pro Bienestar del Nio de una empresa que fuera el generador de Recursos econmicos para la Asociacin, es as como Granja Roblealto se perfilaba como una empresa productora de productos agrcolas y algunos animales que fueran fuente de produccin de alimento para los nios de la asociacin, pero con el paso del tiempo Granja Roblealto fue administrada por personas distintas a las que lideraban la Asociacin, y su visin de Granja fue ms all de lo que los misioneros esperaban, es as como comenzaron con la especializacin de gentica avcola que se constituye como su principal actividad, aunque tambin poseen reas como la porcina y ganado vacuno. Hoy en da Granja Roblealto comercializa productos como lo son Pollita ponedora Isa White e Isa Brown, y pollito de engorde Ross y Cobb. Sus principales clientes de pollita son las grandes avcolas que posee el pas, como lo son Huevo criollo, Avcola Monserrat, entre otras. Los clientes del producto de pollito de engorde son pequeos productores y veterinarias a lo largo y ancho de nuestro pas. Para ambos productos se generan exportaciones tanto a Nicaragua como a Panam donde el producto es comercializado. Misin Producir y abastecer material gentico avcola y materia prima agropecuaria, acorde con las necesidades de nuestros clientes, con personal comprometido, especializado y procesos eficientes todo con el propsito de contribuir a la labor misionera de nuestra asociacin. Visin Antes del 2015 aspiramos ser reconocidos en la Regin como una organizacin slida y rentable que contribuye a los propsitos de la Asociacin Roblealto, siendo centro de referencia del sector avcola y produccin agropecuaria, con personal especializado y comprometido, todo en armona con la comunidad.

Valores

Atencin esmerada a nuestros clientes Lealtad, cooperacin y solidaridad Orgullosos de nuestra empresa y de nuestra labor para la niez Transparencia y honestidad en los negocios.

Organigrama

Procesos productivos del negocio Granja Roblealto posee sus procesos identificados, logrando as, tener un conocimiento y un control operativo de su cadena de valor. Las entradas vitales de los procesos, son las materias primas: pollitos importados, semen para lograr la inseminacin del ganado vacuno, verracos; y cualquier otro tipo de compra que se considere vital para que se lleve a cabo el proceso productivo. A su vez, es importante la compra de alimentos, elaboracin de concentrados y cualquier otro tipo de suplemento alimenticio necesario para los animales en produccin. Actualmente, se identifican 3 tipos de procesos (avcola, porcino y vacuno), siendo el avcola el proceso vital. A nivel general, el proceso avcola consiste en recibir pollos importados, criarlos y luego extraer el huevo, el cual se llevar a la parte de incubacin para que nazca y sea vendido al cliente. Los huevos que se consideran de baja calidad, se le ofrecen gratuitamente a los colaboradores y en ocasiones, se ponen a la venta. El ganado vacuno por su parte, es ordeado, de manera que la leche es vendida a la Cooperativa Dos Pinos R. L. Por ltimo, el ganado porcino es criado en la Granja y posteriormente es vendido a cadenas importantes de supermercados. Claro est, que las salidas vitales del proceso son el pollo de engorde, las pollitas ponedoras, la leche de vaca y la carne de cerdo. En todo momento, debe existir un apoyo administrativo que soporte los procesos vitales. Estos procesos incluyen los financieros, transportes, recursos humanos, recursos materiales, Gerencia, gestiones comerciales, mercadeo, ventas y todos aquellos procesos que se llevan a cabo con el objetivo de asegurar la calidad del producto. A su vez, es importante siempre tener una adecuada re-alimentacin de los procesos.
6

A continuacin se presenta la figura 1, la cual detalla las entradas y las salidas del proceso operativo general:

Soporte administrativo Entradas Proceso Salidas

- Materia Prima

- Avcola

- Porcino - Vacuno

- Pollo de engorde - Pollitas ponedoras - Leche Carne de cerdo

Figura 1. Entradas y salidas generales del proceso

ReAlimentaci n del proceso

Avicultura: Se ha venido mencionando como el proceso vital de la Granja, en este apartado se detallarn los principales sub-procesos que estn involucrados, en la figura 3 se presenta el ciclo en mencin: Entradas: Se presentan como las entradas del proceso; la materia prima para llevar a cabo la produccin agrcola. En este caso, son representadas por los pollitos importados; las vacunas que se tengan que aplicar al ganado avcola en sus etapas crecimiento; sin dejar de lado toda la planificacin que esto conlleva.

Proceso Productivo: Granja Roblealto posee 4 procesos importantes dentro del proceso avcola: Recibo del pollito: Se aplican vacunas y se realiza el primer despique Crianza: Se refiere al cuido de los pollitos. Se da la alimentacin, los cuidados vitales y se realiza un nuevo despique Produccin: Se realizan los cuidados requeridos y se efecta la recoleccin y disposicin de huevos Incubadora: Se efecta un adecuado recibo y clasificacin de huevos, su almacenaje; y se vela por el adecuado nacimiento de pollitos, finalizando con la vacunacin de los mismos Salidas: el producto final que se obtiene es la pollita de engorde, la pollita ponedora y huevo para venta local. Gestin de recursos: Se involucran todos los procesos administrativos que hacen posible la produccin avcola. Contempla la gestin de Bio-Seguridad, la gestin veterinaria, mantenimientos de los corrales, de las mquinas picadoras y las mquinas para la alimentacin de los animales. Gestin de Calidad: Debe velar por la definicin de la operativa, control documental, control de procesos que permitan garantizar la calidad del producto.

Figura 2. Ciclo de Gestin del Proceso Avcola

Ganado Vacuno: Granja Roblealto produce leche para la Cooperativa Dos Pinos R.L. En este apartado, se detallarn los principales sub-procesos que estn involucrados en esta actividad. En la figura 4 se presenta el ciclo en mencin. Entradas: Como entradas principales del proceso se tiene el alimento, las vacunas que se suministran y el semen que se utilizar para la inseminacin de las vacas en celo. Proceso Productivo: Dentro de este proceso se tienen 4 fases importantes: La inseminacin: Para este proceso se requiere la vaca en celo, el semen para la inseminacin y finalmente la aplicacin del proceso Embarazo: Se debe tener en cuenta el parto y el post-parto y los cuidados que esto involucra. Crianza: Se debe controlar la alimentacin, vacunacin y cuidados vitales
9

Produccin: Se debe velar por la alimentacin en las galeras, el cuidado del corral, la sala de espera y el rea de ordeo.

Salidas: El producto final que se obtiene es la leche, la cuales vendida a la Cooperativa. En ocasiones, se realiza la venta de novillos. Gestin de recursos: Se debe dar el adecuado mantenimiento de los tanques de

almacenamiento, de los sistemas de enfriamiento, de los sistemas elctricos y de los corrales y galeras. En esta misma gestin se deben considerar todos los recursos humanos, materiales y tecnolgicos que se involucran para llevar a cabo la operativa. Gestin de Calidad: Debe velar por la definicin de la operativa, control documental y el adecuado control de procesos que permitan garantizar la calidad del producto.

Figura 3. Ciclo de Gestin del Proceso de Ganado Vacuno

10

Ganado porcino: Como otro de los procesos que generan valor a la granja, se encuentra la porcicultura. A continuacin se presentan las principales entradas y salidas del proceso. En la figura 5 se detalla el ciclo para esta gestin. Entradas: Como entradas principales para el proceso se tiene el alimento y las vacunas que se aplican a los cerdos. En ocasiones se debe comprar el verraco, el cual se utilizar para prear a las hembras del corral. Proceso Productivo: Se tienen 7 fases importantes: Verraco: Ser debe velar por la alimentacin, cuidados necesarios y la adecuada extraccin de su semen Hembra parendera: Se debe considerar su alimentacin, cuidados y la inseminacin respectiva Maternidad: Se debe controlar el parto, considerar la alimentacin y los cuidados necesarios Pre-inicio: Se debe valorar la alimentacin, los cuidados y el destete Inicio, desarrollo y engorde: Se debe velar por la adecuada alimentacin de los cerdos y los cuidados respectivos. Salidas: El producto final es el lechn para la venta. Gestin de recursos: Se debe dar el adecuado mantenimiento de las salas de parto y los apartamientos. En esta misma gestin se deben considerar todos los recursos humanos, materiales y tecnolgicos, que se involucran para llevar a cabo la operativa. Gestin de Calidad: Debe velar por la definicin de la operativa, control documental y el control de procesos que permitan garantizar la calidad del producto.

11

Figura 4. Ciclo de los procesos para la Porcicultura

Sistema actual de costeo Un buen sistema de costos, no es ms que separar todos los procesos de produccin en segmentos (centros de costo o actividades) para acumular los costos indirectos que ocasionaron en su operacin y luego cada segmento los distribuya razonablemente entre los productos que benefici con su operacin. No est dems aclarar que los costos indirectos que se mencionan no son estimaciones ni tarifas, son los costos reales del perodo que provienen de los registros contables. Si bien es cierto Granja Roblealto posee varios procesos productivos el que genera mayor ingreso para la empresa es el proceso avcola es por ello que el estudio del sistema de costos ser basado en dicho proceso y como este funciona a travs del registro y costeo.

12

En la industria avcola, dado que tiene muchos procesos integrados, pues generalmente cuenta con un molino de alimentos, levante de reproductoras, postura de reproductoras, incubacin, el sistema de costeo tiene que ser secuencial. Esto quiere decir que se empieza con la preparacin de los alimentos balanceados y luego va costeando los diferentes procesos hasta llegar a la determinacin del costo del pollo de engorde y pollita ponedora que se vende. Cada uno de los procesos requiere un sistema de contabilidad de costos especialmente diseado para tal efecto, el cual ser diferente de los otros procesos, en sus procedimientos de recoleccin de datos, de asignacin de costos directos y de distribucin de costos indirectos. Determinacin del costo de alimentos balanceados Consiste en determinar el costo del consumo de las materias primas de cada lote producido de acuerdo a las recetas utilizadas, ms una cuota de los costos indirectos del molino sobre la base de las unidades (kilos) producidos. En el caso que se produzca no slo harina sino adems soya, se deber separar los costos indirectos de la produccin de harina y de soya. La distribucin de los costos de harina se efectuar a todos los productos, la distribucin tomar como base las unidades procesadas. El costo de los alimentos nos permite valorizar los ingresos a inventarios por la produccin y, adems, valorizar los traslados que se efectan a las granjas de levante de reproductoras, de postura de reproductoras y de engorde de pollos de carne.

13

Determinacin del costo de levante de reproductoras Consiste en determinar el costo de los alimentos balanceados consumidos por cada lote de reproductoras en levante, ms el costo de las reproductoras en proceso de desarrollo, as como una cuota de los costos indirectos de la granja de levante sobre la base de los das que permaneci el lote en levante en el perodo. El costo de los lotes de reproductoras en levante nos permite valorizar los ingresos a activos fijos de la produccin de reproductoras y, posteriormente, calcular la depreciacin correspondiente. Determinacin del costo de produccin de huevos frtiles Consiste en determinar el costo de los alimentos balanceados consumidos por cada lote de reproductoras en postura, ms la depreciacin de las reproductoras, as como

14

una cuota de los costos indirectos de la granja de postura sobre la base de los das que permaneci el lote de postura en el perodo. El costo acumulado de los lotes de reproductoras en postura, menos el valor de los huevos comerciales obtenidos (valor de mercado), nos permite valorizar los ingresos de los huevos frtiles producidos y transferidos a la planta de incubacin. Determinacin del costo de incubacin Consiste en determinar el costo de los huevos frtiles tanto para pollita ponedora como para pollo de engorde consumidos por cada carga a incubacin y eventualmente las vacunas utilizadas, ms una cuota de los costos indirectos de la planta de incubacin sobre la base de los das que permaneci la carga en el proceso de incubacin en el perodo. El costo de los pollitos recin nacidos nos permite valorizar los ingresos a inventarios por la produccin y su posterior venta. Por el tipo de negocio Granja Roblealto lleva un sistema de costeo por procesos en el cual se registran cada transaccin de acuerdo al departamento en el que fue generado y clasificndolo de acuerdo al elemento del costo al que pertenece. Ellos poseen un sistema denominado SAF es un sistema desarrollado nicamente para Granja Roblealto por la compaa Font Sistemas en la cual poseen diversos mdulos pero el principal para la contabilidad que se lleva es el modulo de Inventario, Produccin y el modulo de Contabilidad el cual vamos a estudiar paso a paso para ver su metodologa de diseo y registro as como evaluar todo su ciclo contable.

15

DESCRIPCION DEL PROCESO DE COSTEO EN EL SISTEMA SAF ADITUM El sistema de costos implementado por Granja Roblealto posee varios mdulos como lo son cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorera, facturacin, recursos humanos, inventarios, produccin y contabilidad general, es un sistema an en proceso de implementacin ya que se estn haciendo constantes ajustes a la informacin requerida y la manera en que debe ser generada del sistema. Nuestra evaluacin ser directamente de los mdulos de Inventarios, Produccin y Contabilidad General, por medio de un caso prctico para mayor entendimiento de la mecnica del sistema, esto a su vez servir de informacin para poder detectar posibles aspectos de mejora y recomendaciones. Ejemplo prctico sobre el proceso Avcola Granja Roblealto desea producir ya sea una pollita ponedora o un pollito de engorde para pode generar este producto se debe llevar una secuencia en el sistema, a continuacin se detalla por medio de un flujograma el proceso a seguir por los distintos mdulos involucrados.
Detalle Solicitant e Encargado de rea Mdulo de produccin Encargado de mdulo de produccin Jefe de rea Proveedura Contabilidad

Crear orden de produccin: en esta opcin se genera la orden de produccin de lo que se necesita para iniciar el proceso Generar orden de produccin: se genera la orden y se verifican los datos OP OP

16

Asignar orden de produccin: en esta opcin se detalla al funcionario encargado de llevar a cabo la produccin de la orden. Ingreso parcial a produccin: en esta opcin se debe detallar el tipo de servicio en este caso es para crianza de aves, la orden de produccin que es el alimento de maz, estado de la orden que sera sin procesar, y el articulo Maz molido Modulo de inventarios OP OP

Ingreso al inventario: en esta opcin se escoge la orden anterior, y cuando se guarda se genera un nmero que debe ser informado a contabilidad para que realicen el costeo estndar y el costeo final de inventarios OP

17

Mdulo de produccin

Solicitud de materiales para produccin: se ingresa a esta opcin para solicitar los materiales que realmente se requieren para poder procesar la orden solicitada por el departamento de crianza. Modulo de inventarios OP

Despacho de artculos de bodega OP Es para produccin?

OP Se indica la bodega (es una centro de distribucin identificado no es un lugar fsico) y se escoge la orden y la cantidad de producto a despachar. No S

18

Para otras reas

Solicitud de materiales: se realiza por medio de un ajuste a inventarios por medio de cada centro de distribucin OP

Aprobacin de Solicitud: el jefe de rea ingresa al sistema y con el numero de solicitud procede a la aprobacin para el desapacho Generar ajuste: en la proveedura se genera la generacin del ajuste del inventario Mdulo de produccin OP OP

Costeo de rdenes:

Para realizar el costeo estndar primero se deben ajustar las unidades equivalentes, que es la inversin que requiere cada producto de las distintas actividades productivas y su
19 OP

produccin estimada de ah se obtiene, una tasa de asignacin para los costos indirectos.
Ajustar mquinas:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Se ajustan las maquinas, en donde se incluyen la depreciacin de bilgicos, y algunos gastos, al igual que en unidades equivalentes y se incluye la cantidad y el cdigo de la maquina previamente definida en inventarios, para depreciacin de aves se incluye el sea, porcentaje total de la depreciacin, un 100%, y para el resto de gastos la cantidad a consumir durante el mes
Ajustar distribucin de gastos: Se ajustan la

OP

distribucin de gastos tomando las tasa de asignacin arrojadas tanto en unidades equivalentes como en maquinas, y se
20 OP

ajustan dependiendo de la actividad productiva y el tipo de gasto

Costeo estndar OP

Costeo final OP

Aspectos detectados en el proceso Aspectos generales Falta de un procedimiento escrito en donde se detallen los pasos a seguir para tnato solicitudes de produccin como para el inventario y costeo Falta de mecanismos de control o supervisin en las actividades detalladas Problemas de comunicacin entre las distintas reas ya que aunque realicen las solicitudes no comunican a los encargados para la aprobacin respectiva lo que atrasa el proceso Falta de capacitacin a los funcionarios actuales y capacitacin intensiva a los nuevos puestos Poca felixibilidad del sistema, ya que aunque est sistematizado las herramientas de opcin y otras no son tan eficientes y se debe buscar la informacin manual lo que retrasa el proceso. Falta de limitaciones de usuario, actualmente el mismo que solicita puede aprobar. Aspectos de costeo

21

Falta de verificacin por medio de comprobantes firmados en donde se indique que la produccin fue realizada.

Recomendaciones

Conclusiones

Anexos

22

23