ORGANIZAO DO ACERVO DA ASSESSORIA JURDICA DAS EMPRESAS PORTOBELLO

Leonita C. Fernandes * Valria G. Ghanem ** Resumo:

Organizao do arquivo jurdico de acordo com tcnicas arquivsticas, estabelecendo critrios para avaliao documental e metodologia compatvel a continuidade e expanso do arquivo, aps a finalizao do projeto.

Descritores : Organizao; arquivo; empresa; metodologia; projeto. 1. O Projeto e seu desenvolvimento

Idealizado por Valria G. Ghanem , o projeto teve por objetivo organizar o acervo da assessoria jurdica das empresas Portobello, seguindo as normas da arquivstica, pois os documentos se encontravam em total desorganizao e sem nenhum processamento tcnico. 0 primeiro passo foi fazer um levantamento e reconhecimento da tipologia documental, consequentemente separou-se a documentao de uso corrente da documentao de valor permanente, que foi armazenado no arquivo central, chamado pela empresa de arquivo inativo. O arquivo inativo da assessoria jurdica possuiu no final da organizao, 35 caixas-arquivo, contendo 596 pastas com documentos de 32 empresas que compem a holding. A srie documental correspondncias foi separada em recebida, expedida e de terceiros, totalizando 15 pastas. A srie documentao complementar, foi criada para ordenar uma gama muito extensa de documentos at ento agrupados de forma errnea. Foram identificados 140 assuntos, ordenados em 286 pastas, utilizou-se ndice alfabtico para a recuperao. A parte mais importante da organizao do arquivo e que mereceu um estudo minucioso para melhor adaptao da metodologia aplicada, foi a ordenao dos processos.

* Graduanda no Curso de Biblioteconomia da UFSC - Estagiria ** Historiadora especializada em Arquivologia

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Eles foram organizados e agrupados pelas seguintes reas: TRIBUTRIA : Administrativo e Judicial TRABALHISTA : Administrativo e Judicial CVEL : Judicial Foram analisados 366 processos, distribudos em : 92 tributrio administrativos ,138 tributrio judiciais , 13 trabalhistas.

2. A Metodologia
O mtodo utilizado foi o DUPLEX , que vem a ser a juno do mtodo numrico e de assunto. Este mtodo utiliza nmeros e pontuao que identifica o processo dentro do acervo e descreve os principais elementos como : REA N DE PROCESSO PARTES PERTENCENTES AO PROCESSO ASSUNTO DATA

3. Automatizao
Atravs da criao de um programa desenvolvido em linguagem VISUAL BASIC, a recuperao da informao arquivada foi automatizada. Sob a responsabilidade de Arno Schmidt Jr. da DB Consult, o programa utilizado propicia Cadastramento, pesquisa e relatrio de todo o acervo jurdico.

4. O Estgio
O papel da estagiria foi de suporte arquivista, tendo em vista o conhecimento rido sobre o assunto, assim como a prtica das atividades. Todas as tarefas foram analisadas pela arquivista e repassadas estagiria, atravs de orientao especfica. Cabe ressaltar que o tipo de atividade desenvolvida em nvel estagirio, comparada a teoria vista durante a graduao, diferenciada por dois pontos bsicos e de destaque. So eles : - O conhecimento arquivstico se d no incio do curso, ficando muito distante da prtica durante a graduao. - A falta de aprofundamento no assunto dificulta a familiarizao com o mesmo. A necessidade de especialista em arquivologia no desenvolvimento de um trabalho como o que foi feito na empresa Portobello evidente, assim como a importncia da juno dos conhecimentos arquivstcos e biblioteconomicos para o alcance da perfeio nos trabalhos desenvolvidos em parceria.
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5. Consideraes finais
A participao em um trabalho como este de grande valor pessoal e profissional. Primeiramente o contato com profissionais de reas diferenciadas ao mesmo tempo prximas, a Biblioteconomia e o Direito possuem uma grande afinidade e entrosamento, alm do reconhecimento de ambos profissionais das reas, na importncia do compartilhamento dos conhecimentos. O mais importante no entanto, foi o trabalho arquivstico descoberto passo a passo no decorrer das atividades realizadas. Coube a arquivista utilizar experincias passadas a ttulo de ilustrao , para demonstrar na prtica vivenciada durante a organizao do acervo jurdico da empresa, que cada caso deve ser estudado detalhadamente, observando sempre o usurio, as condies fsicas do local, a porte da instituio e em especial as caractersticas prprias de cada arquivo e dentro deste as caractersticas especficas de cada srie documental.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BAR, Fernando Luiz. GDI: Introduo ao gerenciamento da documentao e informao. So Paulo: CENADEM, 1988, 99 p. VALETTE, Jean-jacques. O papel dos arquivos na administrao e poltica de planificao nos pases em desenvolvimento. Rio de Janeiro : Arquivo nacional, 1973, 63 p.

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