ANALISIS ORGANIZACIONAL LOS RETOS EMPRESARIALES Competitividad: La competitividad puede definirse como la capacidad o habilidad de las empresas, ramas

o sectores para generar, en un contexto de competencia internacional, niveles relativamente altos de ingresos y empleo de factores, sobre bases sostenibles. Toda empresa tiene como objetivo central ser competitiva, se indica con gran precisin, que las empresas, en el momento actual, solo tienen dos alternativas: Crecer o Morir. Globalizacin: El origen de la Globalizacin mundial podemos encontrarlo en el proceso de internacionalizacin de la economa, un crecimiento del comercio y la inversin internacional ms rpido que el de la produccin mundial. La internacionalizacin econmica tiene que ver adems con la expansin del capitalismo como modo de produccin a nivel mundial. EL DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL El Diagnstico es una herramienta de la Direccin, que permitir ayudar a comprender el pasado y el presente, y actuar en el presente y futuro. Investigacin Administrativa: Para plantear el problema de la situacin actual, esto es, formular un diagnstico administrativo de la organizacin, se necesita tener un marco de referencia terico, constituido por la modernizacin administrativa y la teora de la organizacin, que permite delimitarlo y seleccionar las tcnicas de investigacin administrativa ms convenientes. Por otra parte, se requiere contar con un marco de referencia metodolgica que comprenda determinados pasos o etapas por seguir de acuerdo con un modelo conceptual, tales pasos son los siguientes: El planteamiento del problema y la determinacin de las causas que lo originan. Recopilacin de informacin, mediante las tcnicas documentales y de campo. Anlisis e interpretacin de la informacin, con auxilio de tcnicas de investigacin administrativa. Presentacin de soluciones del problema administrativo. Formulacin de instrumentos de organizacin. El Diagnstico Empresarial tiene como objetivo primordial lo siguiente: Determinar el grado de eficiencia de la empresa y determinar las causas de las deficiencias. Metodologa: Obtencin de informacin. Clculo de ndices y porcentajes. Presentacin de resultados. Anlisis Organizacional (Identificacin De Fortalezas Y Debilidades) Las Fortalezas (Factores internos positivos) son fuerzas impulsoras que contribuyen positivamente a la Gestin de la Empresa, y las Debilidades (Factores internos negativos) en cambio, son fuerzas obstaculizantes que impiden el adecuado desempeo. El Anlisis Organizacional permite identificar las Fortalezas para impulsarlas y las Debilidades para

eliminarlas o corregirlas. Para realizar el Anlisis Organizacional es conveniente construir una Matriz de Evaluacin de Factores Internos o Endgenos. Matriz De Evaluacin De Factores Internos: Esta herramienta analtica resume y evala las Fortalezas y Debilidades importantes de Gerencia, Mercadeo, Finanzas, Produccin, Investigacin y Desarrollo, entre otras, suministra una base para analizar las relaciones internas entre las reas Funcionales de la Empresa. ESTRUCTURA Y DISEO ORGANIZACIONAL Organizacin: Organizar es establecer relaciones efectivas de comportamiento entre las personas de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfaccin personal al hacer tareas seleccionadas bajo condiciones ambientales dadas para el propsito de realizar alguna meta u objetivo. (Terry y Franklin). La buena organizacin realiza especficamente para la empresa lo siguiente: Facilita la administracin Puede facilitar el crecimiento y la diversificacin Coadyuva al ptimo aprovechamiento de la tecnologa Alienta el desarrollo y efectividad del trabajador Estimula el esfuerzo creador El Proceso Organizativo La funcin de organizar implica un proceso racional que comprende cuatro etapas fundamentales: Identificacin y clasificacin de las actividades requeridas. Agrupamiento de estas actividades de acuerdo a los objetivos que se pretende lograr. Definicin de los niveles organizacionales y las relaciones de autoridad y responsabilidad. Determinacin de los flujos de coordinacin horizontal y vertical. La Estructura Organizacional: Es la forma en que las actividades de una organizacin se dividen, organizan y coordinan. Divisin del Trabajo: Es la desagregacin de una actividad compleja en componentes, a fin de que los individuos sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad como un todo. Por lo tanto, viene a ser un proceso que se sigue para ubicar eficientemente las funciones o actividades entre las unidades orgnicas y las personas de una organizacin. La Especializacin: Es la consecuencia de dividir el trabajo; dicho en otras palabras, viene a ser la divisin del trabajo en actividades uniformes relativamente simples. Obviamente, a travs de la especializacin se persigue mayor eficiencia y mayor productividad. Segn el concepto tradicional de la especializacin sta tiende a reducir costos y ser ms eficiente para la organizacin. La especializacin puede ser vertical y horizontal.

La especializacin vertical ocurre cuando en una organizacin se detecta la necesidad de aumentar la calidad de la supervisin o jefatura. Se refiere a la autoridad jerrquica o lineal. La especializacin se caracteriza por un crecimiento horizontal del organigrama y constituye propiamente la especializacin que se conoce como departamentalizacin. La Delegacin: Es el acto de transferir autoridad formal y responsabilidad a un subordinado, para el cumplimiento de actividades especificas. La Unidad de Mando y el mbito de Control Unidad de Mando: Para cada funcin debe existir un slo jefe. Este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba rdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. mbito de Control: El mbito, alcance, grado, amplitud o tramo de control, se refiere al nmero de subordinados inmediatos que dependen de un jefe, y es uno de los temas ms discutidos entre los tcnicos en organizacin. Organizacin formal e informal La Organizacin Formal es un sistema de esfuerzo cooperativo intencionalmente establecido y coordinado para que cada uno de los miembros que integran la empresa o institucin, conozcan las labores o funciones que van a cumplir y asuman las responsabilidades correspondientes. La organizacin informal es la relacin grupal que se establece dentro de la empresa, que a pesar de generar un esfuerzo de conjunto no implica que los miembros que lo integran sean conscientes de un propsito comn o de los resultados que se puedan lograr en forma conjunta. Organigrama: es la representacin grfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organizacin. Es por lo tanto la representacin de la forma en que estn dispuestas y relacionadas sus partes. El uso de estos diagramas atiende bsicamente a dos aspectos importantes de la estructura de la organizacin: Como herramienta de comunicacin Como herramienta de anlisis Tipos de organigramas Por su contenido: Estructurales Funcionales De puestos o cargos Por su mbito de aplicacin: Generales

Especficos

Por su forma: Verticales Horizontales Circulares Semicirculares Escalares Departamentalizacin bsica La Departamentalizacin se refiere a la estructura formal de la organizacin compuesta de varios departamentos y puestos administrativos y a sus relaciones entre s. A medida que crece una organizacin, sus departamentos crecen y se crean ms sub - unidades, lo que a su vez aumenta los niveles jerrquicos. La departamentalizacin resulta de la divisin del trabajo y del deseo de obtener unidades organizacionales de tamao manejable y para utilizar la habilidad administrativa. El patrn bsico de muchas estructuras organizacionales gira alrededor de tres actividades fundamentales: Produccin, Marketing y Finanzas. La terminologa de estas actividades fundamentales puede variar de una empresa a otra. Tipos de departamentalizacin Por Funcin: Rene en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre s. Por Territorio o Geogrfica: Este tipo de departamentalizacin basada en reas geogrficas es ms bien un mtodo comn para las empresas fsicamente dispersas. Por producto: se asignan todos los recursos y autoridad a un gerente para hacer que un producto o servicio se produzca y/o comercialice. Por cliente: se utiliza cuando los clientes son el elemento clave para la forma de agrupar las actividades, cuando lo que una persona hace por ellos es manejado por un jefe en particular. Por proceso: Este tipo es lgico cuando las mquinas o los equipos utilizados requieren habilidad especial para su operacin o son de gran capacidad, lo que elimina la divisin organizacional, o hay instalaciones tecnolgicas que sugieren fuertemente una localizacin concentrada. Por matriz: no solo se departamentaliza sobre una base tcnica, sino tambin sobre una base administrativa. Relaciones de Autoridad Autoridad de Lnea: Es la autoridad fundamental dentro de una organizacin y refleja las relaciones superiores de subordinados existentes. Autoridad de Staff: originalmente significa autoridad utilizada para apoyar la autoridad de lnea. Autoridad funcional: Es el derecho de dar rdenes dentro un segmento de la organizacin en el cual este derecho normalmente no existe.

PROCESOS Y ORGANIZACIN La eficiencia de una organizacin depende de la efectividad de sus procesos. El anlisis de los procesos nos permite evaluar y cuestionar la cadena de actividades existentes en la organizacin con el objeto de alcanzar mejoras sustantivas en las medidas de performance organizacional. En los sistemas de produccin, el concepto de proceso implica adems la combinacin de personas, maquinaria, materia prima y mtodos; factores todos ellos que tienen que ver con la produccin de un determinado producto o la prestacin de un servicio. Los procesos obligan a la empresa a: Tener una visin del negocio. Tener un propsito cuantitativo y cualitativo de cada uno de ellos. Tenerlos bajo control para mejorarlos continuamente (Calidad Total) o cambiarlos rpida, radical y dramticamente (Reingeniera). Tener como fin supremo que stos sirven al cliente (interno/externo). Desarrollar lderes con gran movilidad y dispuestos al aprendizaje total. Mxima diferenciacin y potencial para la ventaja competitiva. La Calidad Total (TQM), pone nfasis en el mejoramiento continuo de los procesos, a travs del Ciclo PHEA propuesto por Edward Demming. Este Ciclo compuesto por los elementos de Planificar (P), Hacer (H), Estudiar (E) y Actuar (A), puede facilitar a la direccin de la empresa en la construccin y ejecucin de planes que reduzcan la diferencia entre las necesidades del cliente y el proceso, de ah que esta relacin sistmica se consolida muy bien cuando decimos que todos en la empresa debemos actuar como cliente - proveedor. Por lo tanto, el Ciclo PHEA es el mtodo bsico utilizado para poner bajo control un proceso y trabajar en su mejoramiento continuo. La Reingeniera de Procesos (BPR) es " El cuestionamiento fundamental y el rediseo radical del sistema organizacional total, incluyendo: Procesos de negocios Cultura Empresarial Estructura organizacional Sistemas Administrativos y de Medicin Gestin de procesos Es el empleo de tcnicas sistemticas para lograr avances importantes en el desempeo de las organizaciones. Su enfoque est orientado a la eliminacin de burocracia e improductividades. Sus objetivos son: mejorar permanentemente los procesos de trabajo y facilitar que los clientes internos y externos reciban productos o servicios de calidad excepcional. Corresponde al equipo de ejecutivos identificar los procesos ya que estos reubican al negocio y cambian la estructura de la organizacin y dan un nuevo sentido de la

administracin de las cosas y de las personas, impactando el sistema social y tecnolgico de la organizacin empresarial Mejoramiento de procesos El Mejoramiento de Procesos es una metodologa sistemtica que se ha desarrollado con el fin de ayudar a una organizacin a realizar avances significativos en la manera de dirigir sus procesos y que stos le garanticen maximizar sus beneficios. Las Cinco Fases del Mejoramiento de los Procesos Fase 1: Organizacin para el mejoramiento. Tiene como objetivo asegurar el xito mediante el establecimiento del liderazgo, comprensin y compromiso. Fase 2: Compresin del proceso. Tiene como objetivo comprender todas las dimensiones del actual proceso de la empresa. Fase 3: Modernizacin. Tiene como objetivo mejorar la eficiencia, efectividad y adaptabilidad del proceso de la empresa. Fase 4: Mediciones y controles. Tiene como objetivo poner en prctica un sistema para controlar el proceso para un mejoramiento progresivo. Fase 5: Mejoramiento continuo. Tiene como objetivo poner en prctica un proceso de mejoramiento continuo. En la Gestin y Mejora de Procesos hay que tener en cuenta: El tiempo de ciclo del proceso El Costo del proceso Efectividad del proceso Eficiencia del proceso

Herramientas para la mejora de procesos: Lluvia de ideas. Flujogramas. Diagrama de Pareto. Diagrama de causa - efecto. Tcnicas de recopilacin de informacin: entrevistas, observacin directa, cuestionarios, investigacin documental, entre otras. Proyecto de Mejora de Procesos Para la elaboracin del Proyecto de Mejora de Procesos, debemos seguir la metodologa siguiente: 1. Elegir el proceso crtico. 2. Describir el proceso en forma literal y grfica. 3. Identificar el problema. 4. Determinar las causas del problema. (por ejemplo se puede emplear el Diagrama de Causa - Efecto o el FACERAP). 5. Estimar el tiempo de ciclo del proceso y su costo. 6. Plantear la solucin ms conveniente.

7.

Formular el Plan de Accin para implementar la solucin propuesta.