Manual Web.

Newhotel Configurao NewHotel

Verso: 1.1 Rev. 2008-11-17

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Verso Data 14/02/2007 12/09/2008 17/11/2008 1.0 1.1 1.1

Descrio Elaborao e Desenvolvimento Alterao para Web.Newhotel 2.0 Incluso de captulo sobre Pagamentos Online

Autor Ricardo Janurio Joo Infante Joo Infante

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ndice

Introduo ................................................................................................................4 Configurao da descrio dos quartos ...................................................................6 Configurao da descrio dos regimes de alojamento ..........................................8 Configurao da descrio da tabelas de preos ................................................... 10 Configurao da descrio dos packages .............................................................. 12 Configurao de Entidades .................................................................................... 14 Configurao de restries venda ....................................................................... 15 Configurao de cartes de crdito ....................................................................... 17 Pagamentos OnLine ............................................................................................... 18

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Introduo
O propsito deste manual explicar as aces que se devem ter no NewHotel para se permitir o funcionamento do Web.Newhotel, nomeadamente na pgina web de reservas on-line. O Web.Newhotel foi desenvolvido segundo um conceito em que a configurao de preos, disponibilidade e a insero de reservas feita sempre no Newhotel. Este conceito permite que o Web.Newhotel tenha uma administrao muito simples (resumida aos aspectos visuais da pgina de reserva) e concentra no Newhotel todas essas tarefas. No existe duplicao de trabalho no dia-a-dia, porque para se disponibilizar uma pgina de reservas no stio Internet do hotel no necessrio aceder a um sistema diferente para voltar a criar a informao (tabelas de preos, allotments e reservas), necessria para o funcionamente do Web.Newhotel. Todo esse trabalho feito a partir do NewHotel, no havendo assim necessidade para os utilizadores de conhecerem mais uma aplicao, nem de repetirem operaes (por exemplo o fecho de vendas feito a partir de uma opo que existe no Newhotel para esse efeito, no sendo necessrio aceder a mais nenhuma aplicao). A nova verso do Web.Newhotel vai ainda mais longe na integrao que disponibiliza. Passa a ser possvel publicar, na pgina de reservas, mais que uma tabela de preos bem como pacotes (packages) feitos medida das necessidades comerciais do hotel. Destaca-se que na parametrizao do Web.Newhotel se define que tipo de integrao que se tem com o Newhotel. A escolha que a feita vai ter impacto depois nas tarefas a efectuar no Newhotel. Os tipos de integrao possveis so: Entidade Tabela de preos Package Chama-se a ateno que quando se escolhe as opes Tabela de preos e Package fica-se limitado a uma tabela de preos ou a um package. Apenas na opo Entidade que possvel utilizar vrias tabelas de preos e/ou packages.

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Na parametrizao do Web.NewHotel vai se ter acesso a um conjunto de informao que existe nas tabelas base do NewHotel. Para que a parametrizao do Web.NewHotel faa sentido necessrio assegurar que as seguintes tabelas tenham dados que faam sentido: Segmentos de Mercado: para que a reserva, no NewHotel, seja feita com um Segmento de Mercado adequado s reservas provenientes do stio Internet do Hotel; Origem de Mercado: para que a reserva, no NewHotel, seja feita com um Segmento de Mercado adequado s reservas provenientes do stio Internet do Hotel; Tipo de Garantia: vai indicar qual o tipo de garantia na reserva; Tipo de Grupo: Web.Newhotel; para as reservas de grupo feitas atravs do

Utilizador: qual o cdigo de utilizador que atribuido s reservas feitas atravs da Web.Newhotel; Tipos de Cancelamento: na eventualidade de existir um cancelamento atravs do Web.Newhotel determina qual o tipo de cancelamento que fica registado no histrico da reserva.

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Configurao da descrio dos quartos

O nome do quarto que visualizado na pgina de reserva deve ter uma nomenclatura que faa sentido para o cliente final. Para que isso seja possvel deve-se fazer as seguintes operaes: Em Utilitrios / Parmetros / Subsistema Alojamentos escolher Tipos:

Escolher o quarto desejado e pressionar o boto do Mundo:

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Introduzir as descries dos quartos nas diferentes lnguas e fazer Aceitar:

Repetir a mesma operao para todos os tipos de quarto que se pretendem vender na Web.Newhotel.

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Configurao da descrio dos regimes de alojamento

Os regimes de alojamento que so disponibilizados na pgina de reserva so configurados no Web.Newhotel, mas a descrio que mostrada na pgina de reserva determinada pelo Newhotel e deve ter uma nomenclatura que faa sentido para o cliente final. Para que isso seja possvel deve-se fazer as seguintes operaes: Em Utilitrios / Parmetros / Subsistema Alojamentos escolher Penso:

Escolher a modalidade de alojamento desejada e pressionar o boto do Mundo, no campo Descrio para Diria:

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Introduzir as descries das modalidades de alojamento nas diferentes lnguas:

Repetir a mesma operao para todos as tipos de modalidades de alojamento que se pretendem vender no Web.Newhotel.

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Configurao da descrio da tabelas de preos

As tabelas de preos so criadas da mesma forma que qualquer tabela de preos utilizada no Newhotel (qualquer dvida sobre esta operao pode ser esclarecida no Manual de Utilizao do Newhotel). A nica diferena passa pela descrio que se pretende ter na pgina de reservas do Web.Newhotel. Alerta-se que a resposta aos pedidos de Disponibilidade de quartos depende da existncia de perodos com preos configurados. A no existncia desses preos, para uma determinada data, provoca que no Web.Newhotel, se obtenha uma resposta do tipo: No existe disponibilidade para o perodo solicitado. S sero disponibilizados na pgina de reservas do Web.Newhotel os tipos de quartos que tenham preos configurados na(s) tabela(s) escolhidas para esse efeito. Tal como nos quartos, para que isso acontea, necessrio configurar essas descries, o que pode ser feito do seguinte modo: Em Vendas / Preos / Dirias seleccionar a tabela de preos pretendida e fazer Visualizar:

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Pressionar o boto do Mundo:

Introduzir a descrio da tabela de preos nas diferentes lnguas e depois fazer Aceitar.

Repetir esta operao para todas as tabelas de preos que se pretendem utilizar no Web.Newhotel.
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Configurao da descrio dos packages

Os packages so criadas da mesma forma que qualquer package utilizado no Newhotel (qualquer dvida sobre esta operao pode ser esclarecida no Manual de Utilizao do Newhotel). A nica diferena passa pela descrio que se pretende ter na pgina de reservas do Web.Newhotel. Tal como nos quartos, para que isso acontea, necessrio configurar essas descries, o que pode ser feito do seguinte modo: Em Vendas / Preos / Packages seleccionar o package pretendido e fazer Visualizar:

Pressionar o boto do Mundo:

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Introduzir a descrio do package nas diferentes lnguas e depois fazer Aceitar.

Repetir esta operao para todas os packages que se pretendem utilizar no Web.Newhotel.

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Configurao de Entidades
Se a opo de configurao no Web.Newhotel foi feita para a utilizao de uma Entidade, vai ser necessrio criar uma Entidade para esse efeito. A criao da Entidade feita do mesmo modo que qualquer outra (consultar Manual de Utilizao do NewHotel se houver qualquer dvida de como o fazer). Para a utilizao de diferentes tabelas de preos e/ou packages o que se deve fazer criar tantos operadores como as tabelas de preos e/ou packages que se pretendam utilizar. Chama-se a ateno para o facto de que o nmero de possibilidades de reserva que o Web.Newhotel mostra na pgina de reservas depende do nmero de quartos, regimes de alojamento, do nmero de tabelas de preos e packages definidos. Se existir um nmero grande de tabelas de preos e packages o que vai acontecer a pgina de reservas do Web.Newhotel apresentar uma lista bastante extensa. Depois de se criar a Entidade e assign-la, na administrao do Web.Newhotel, vai ser necessrio adicionar tantos operadores como as tabelas de preos e packages que se pretendem comercializar no Web.Newhotel. A criao de operadores feita de forma igual a uma utilizao normal do Newhotel (qualquer dvida sobre esta operao pode ser verificada no Manual de Utilizao do Newhotel). Mostra-se de seguida um exemplo possvel de uma configurao de Entidade com duas tabelas de preos e um package.

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No exemplo anterior foram utilizados allotments, mas a sua utilizao livre. No caso dos operadores que no tiverem um allotment associado a disponibilidade ser calculada tomando em considerao a ocupao total do hotel.

Configurao de restries venda

Podem serconfiguradas vrios tipos de restries venda de quartos no Web.Newhotel. Estas restries apenas podem ser utilizadas quando o tipo de integrao escolhido foi Entidade, o que significa que nas opes de Tabela de Preos e Package estas opes no funcionam. Os tipos de restries que podem ser utilizados, para as entidades, so os seguintes: Nmero mnimo de noites para uma reserva: especifica que as reservas no perodo indicado obrigam a uma quantidade mnima de noites. Nmero mximo de noites para uma reserva: indica que as reservas, no perodo indicado, no podem ultrapassar o nmero de noites especificado. Bloqueio de insero: fecha as vendas, totalmente, no perodo indicado.

Para activar estas restries deve-se: Em Vendas / Entidades / Entidades seleccionar a entidade que est atribuda venda na Internet e escolher Visualizar. No Separador Internet, escolher a opo Data de Entrada, introduzir o perodo, escolher o tipo de restrio pretendido (Noites Mnimo ou Noites Mximo ou Bloqueio de Insero) introduzir o nmero de noites (no caso da opo Bloqueio de Insero deve-se introduzir o valor 1) e o nmero de Noites, depois fazer Inserir.

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Adicionalmente pode-se configurar um bloqueio de vendas ao nivel do operador da seguinte forma: No ecr anterior seleccionar o operador para o qual se quer suspender as vendas e pressionar o boto Informao.

Ao marcar Stop reservas, paramos todas as vendas para esse operador, ou seja, no haver respostas para esse operador no pedido de disponibilidade. Tambm possvel restringir as vendas ao nvel da entidade, operador e at ao tipo de alojamento para um determinado operador em determinados perodos atravs da opo Vendas/Entidades/Bloqueios de insero/alterao.

Esta opo permite fechar vendas, de uma forma simples para um operador/allotment/tarifa de preos ou package, possibilitando manter disponibilidade para a tarifa de preos de balco, por exemplo, fechando todas as promoes.

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Configurao de cartes de crdito

Esta opo s se deve considerar quando se escolheu a opo de Pagamentos OnLine e se tem a integrao com a Unicre. A Unicre apenas permite a utilizao de dois tipos de cartes de crditos para pagamentos OnLine: VISA e MASTERCARD. Devido a isto necessrio que no NewHotel se indique que, para estes tipos de carto de crdito, a validao Visa e MasterCard. Em Arquivos / Cartes de Crdito deve-se alterar a Validao em conformidade:

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Pagamentos OnLine

Quando est activada a opo de Pagamentos OnLine as reservas so gravadas com a informao especfica do pagamento que foi feito. O valor do Pagamento feito em consonncia com a opo tomada na parametrizao do Web.Newhotel. Os valores podem so calculados em funo: Uma percentagem do valor da reserva; Um determinado nmero de noites; Um montante fixo. A integrao com o sistema de pagamentos online da Unicre insere um depsito antecipado na Reserva, que ser descontado na altura da facturao da reserva. Recomenda-se que o hotel faa o recibo deste Depsito. A informao que gravada na reserva nunca refere o nmero do carto de crdito do hspede, mas sim uma referncia do pagamento, que pode ser utilizada para a consulta do pagamento no TPA Virtual da Unicre assignado ao Hotel. O valor do pr-pagamento feito pode ser consultado, na Reserva em Depsito.

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Depois de seleccionara lupa, vai-se ter acesso ao detalhe do pagamento.

Ao escolher Visualizar, pode-se consultar todo o detalhe:

de particular importncia o campo N Doc, que mostra o nmero da referncia do pagamento no TPA Virtual da Unicre. Esta referncia deve ser utilizada para a consulta do pagamento no referido TPA Virtual.

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No caso de se pretender anular a reserva, deve-se ter em ateno que necessrio aceder ao TPA Virtual da Unicre e fazer l a respectiva devoluo do Pagamento, que ser feita para o carto de crdito que o cliente utilizou para fazer o pagamento.

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