INTRODUCCIN

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA (Definiciones) Distintos autores y estudiosos de la Auditoria Administrativa han realizado su propia definicin. A continuacin algunas de stas: La Auditoria administrativa es una tcnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un mtodo para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos. (Norbeck) La Auditoria Administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medio de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales. (William P. Leonard) La Auditoria Administrativa es la revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerrquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participacin individual de los integrantes de la institucin. (Jos Antonio Fernndez Arena) Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes, procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras. (E Hefferon) Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio tcnico. (Chapman y Alonso) Tomando en consideracin las definiciones anteriores podemos definir a la Auditoria Administrativa como: EL EXAMEN INTEGRAL O PARCIAL DE UNA ORGANIZACIN CON EL PROPOSITO DE PRECISAR SU NIVEL DE DESEMPEO Y OPORTUNIDADES DE MEJORAS.

ANTECEDENTES HISTORICOS La auditoria administrativa, surgi de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado. Surge como una manera

efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeo y productividad. Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que est fallando o que no se est cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estn llevando a cabalidad y si la empresa est alcanzando sus metas. La Auditoria Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estn cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz. La Auditoria Administrativa forma parte esencial del proceso administrativo, porque sin control, los otros pasos no son significativos, por lo que adems, la auditoria va de la mano con la administracin, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administracin. OBJETIVOS Por sus caractersticas, la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, una anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. En virtud de lo anterior, es necesario fijar el marco para definir objetivos cuya cobertura encamine las tareas a logros especficos. Entre los ms sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar: De Control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De Productividad: Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De Organizacin: Determinan que el curso de la auditoria apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De Servicio: Representa la manera en que la auditoria puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De Calidad: Disponen que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De Cambio: Transforman a la auditoria en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De Aprendizaje: Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De Toma de Decisiones: Traducen la puesta en prctica y resultados de la auditoria en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

IMPORTANCIA Mediante la Auditoria Administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es primordial para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. La globalizacin est obligando cada vez a ms empresas a evaluar no solamente los factores internos de la misma, sino tambin los externos: factores econmicos, polticos, comerciales, ambientales, entre otros, por los cuales se ven afectadas. Este anlisis y evaluacin de factores tanto internos como externos, debe hacerse de manera sistemtica e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organizacin. La Auditoria Administrativa es importante, porque le permite a la empresa hacer un estudio de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y de eficacia con el cual se estn cumpliendo la planificacin, la organizacin, la direccin, la coordinacin, la ejecucin y el control de los objetivos trazados por la empresa, esto con el fin de corregir las deficiencias que pudieran existir y mejorarlos para que la empresa pueda cumplir con sus objetivos. De la misma manera, se deben tomar medidas preventivas en la parte administrativa de la empresa para conservar la salud del organismo administrativo y evitar prcticas ineficientes, mejorar los mtodos y desempeo administrativo y como consecuencia, disminuir los costos. La Auditoria Administrativa sirve para comprobar la capacidad de la administracin en todos los niveles. Es un servicio especializado proyectado para la administracin, que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y prdidas de tiempo innecesarias, as como tambin evala la eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la direccin de las polticas y objetivos y, determina si la empresa est operando con las utilidades que debera, entre otros. ALCANCE Para realizar una auditoria administrativa en cualquier clase de empresa, debe comenzar por realizar un examen y una evaluacin integral de los problemas, sus causas y la posible solucin de los mismos. La Auditoria Administrativa puede llevarse a cabo en una funcin especfica, un departamento o un grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de una empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinacin de dos o ms de dichas reas, adems de comprender entre otros aspectos lo que a continuacin se enumeran: Objetivos, polticas, procedimientos, programas, presupuestos, estrategias, estructuras de mando y jerarqua, estructura financiera, ejecucin, comunicaciones, mtodos de control, resultados, relaciones fiscales, vnculos comerciales, recursos materiales, recursos humanos, organizacin, puesto de trabajo, mercadotecnia, produccin, finanzas, entre otros.

PRINCIPIOS BSICOS Una Auditoria Administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente: Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideracin las siguientes premisas: Debe ser objetiva. Debe tener relacin con el presente y el futuro. El resultado de la Auditoria debe ser fcil de entender y aplicar.

Se deben establecer normas de desempeo, expresadas en trminos especficos. Se deben crear medidas de control para la valoracin de los sistemas y procedimientos. Se deben elaborar informes de la Auditoria, mediante un mtodo diseado con el propsito de que el auditor pueda dar a conocer los resultados de su trabajo, mediante un informe elaborado de manera sistemtica. Para poder realizar una Auditoria Administrativa se deben conocer sus principios bsicos, los cuales son: Sentido de la Evaluacin: La Auditoria Administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, es decir, se evala que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicacin de recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evala la capacidad tcnica de ingenieros, contadores y dems personal de una organizacin. Proceso de Verificacin: La Auditoria Administrativas debe descubrir lo que realmente se est llevando a cabo a nivel directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo que el responsable del reas piensa que se est realizando. Pensar como el Administrador: El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quin se est auditando y preguntarse: Qu informacin necesitara acerca del trabajo que se est llevando a cabo?, Cmo planear y medir el desempeo alcanzado?, Cmo comprobar si el trabajo se realiz de manera precisa y oportuna?. Relacin entre el control y auditoria: El control es uno de los cinco principios administrativos (planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control). Este consiste en la medicin y la correccin del desempeo con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y se sigan los planes diseados para alcanzarlos. El control y la planeacin, por tanto, estn muy relacionados.

DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y qu tan lejos est de lo que se quiere AUDITORIA FINANCIERA Evala y verifica las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros

hacer y qu medidas adoptar, para alcanzar sus metas o qu cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo. Se encuentra dentro del campo de la Administracin y evala la gestin empresarial y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditoria Administrativa nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo, para el logro de los objetivos.

con el fin de emitir una opcin o dictamen sobre si presentan razonablemente la situacin financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que sta haya sufrido. Se encuentra dentro del campo de la Contadura Pblica y persigue que los estados financieros hayan sido preparados en forma consistente de un periodo a otro. La Auditoria Financiera nos lleva a un examen objetivo, sistemtico, realizado por un profesional independiente, efectuado de acuerdo con normas de Auditoria generalmente aceptadas, tomando como base los estados financieros emitidos por la organizacin.

CONDUCCIN REAS DE APLICACIN La Auditoria Administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin productiva, sea sta pblica, privada o social. Por su extensin y complejidad, es necesario entender cmo estn ordenadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo, de qu manera se articulan, lo cual nos obliga a precisar su fisonoma, rea de influencia y dimensin. A continuacin se presenta la informacin por sector especfico: Sector Pblico: En este sector la auditoria se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones se clasifican en: Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaria de Estado). Entidad Paraestatal. Organismos Autnomos. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas). Comisiones Intersecretariales. Mecanismos Especiales.

Sector Privado: Por lo que toca a este sector, la auditoria se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial, sobre la base de las siguientes caractersticas:

Tamao de la empresa. Sector de actividad. Naturaleza de sus operaciones.

En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: Microempresa. Empresa Pequea. Empresa Mediana. Empresa Grande.

Los correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especifico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: Telecomunicaciones, transporte, energa, servicios, construccin petroqumica, turismo, cinematografa, banca, seguros, maquiladora, electrnica, automotriz, editorial, arte grfico, manufactura, textil, agrcola, pesquera, qumica, forestal, farmacutica, alimentos y bebidas, informtica, siderurgia, publicidad, comercio, entre otros. En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: Nacionales. Internacionales. Mixtas.

Tambin tomando en cuenta las modalidades de: Exportacin. Acuerdo de Licencia. Contratos de Administracin. Sociedades en participacin y Alianza estratgicas. Subsidiarias.

Sector Social: En este sector, la auditoria administrativa se aplica considerando dos factores: Tipo de organizacin. Naturaleza de su funcin.

Por su tipo o figura las organizaciones que forman el sector son: Fundaciones. Agrupaciones. Asociaciones. Sociedades. Fondos. Empresas de solidaridad. Programas. Proyectos. Comisiones. Colegios.

Por su funcin se les ubica en las siguientes reas: Educacin. Cultura. Salud y seguridad social. Poltica. Empleo. Alimentacin. Derechos Humanos. Apoyo a marginados y discapacitados.

MTODOS DE EVALUACIN Y TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS La metodologa de auditoria administrativa tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, unifiquen criterio y delimiten la profundidad con que se revisarn y aplicarn las tcnicas de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. Tambin cumple con la funcin de facilitar al auditor la identificacin y ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes. De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodologa son: PLANEACIN La planeacin refiere los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigacin preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes. Entre estos lineamientos se encuentran: a. Objetivo: Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer, para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos. b. Factores a Revisar: Determinacin de los factores fundamentales para el estudio de la organizacin, en funcin de dos vertientes: el proceso administrativo y los Planeacin. Instrumentacin. Examen. Informe. Seguimiento.

elementos especficos que forman parte de su funcionamiento. En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. En segundo caso, se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y complementan el proceso administrativo. Tales elementos se asocian con los atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin. c. Fuentes de Estudio: Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Internas - rganos de gobierno. - rganos de control interno. - Socios. - Niveles de la organizacin. - Comisiones, comits y grupos de trabajo. - Sistemas de informacin. Externas - Normativas. - Organizaciones anlogas, o del mismo sector o ramo. - Organizaciones lideres en el campo de trabajo. - Organismos nacionales e internaciones que dictan lineamientos o normas regulatorias. - Redes de informacin. - Proveedores. - Clientes o usuarios. d. Investigacin Preliminar: Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar, para determinar la situacin administrativa de la organizacin. Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios: Determinacin de las necesidades especficas. Identificacin de los factores que requieren de atencin. Definicin de estrategias de accin. Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue. Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores. Especificacin del perfil del auditor.

- Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. e. Preparacin del proyecto de auditoria: Recabada la informacin preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica y el programa de trabajo. Propuesta Tcnica: Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar. Alcance: rea (s) de aplicacin. Antecedentes: Recuento de auditorias anteriores. Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar. Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos. Justificacin: Demostracin de la necesidad de instrumentarla. Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin. Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos. Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios. Resultados: Beneficios que se espera obtener. Informacin Complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo. Programa de Trabajo: Identificacin: Nombre del estudio. Responsable (s): Auditor a cargo de su implementacin. rea (s): Universo bajo estudio. Clave: Nmero progresivo de las reas, programas o proyectos. Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin. Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario: Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase. Representacin Grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes. Formato: Presentacin y resguardo de avances. Reportes de Avance: Seguimiento de las acciones. Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances. f. Diagnstico Preliminar: El diagnstico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la programacin que va orientar el curso de accin de la auditoria. Con esta perspectiva, el auditoria est obligado a prever la realizacin de los siguientes pasos: Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditoria. Afinar el objetivo general. Definir objetivos tentativos especficos por reas. Complementar la estrategia global. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria.

INSTRUMENTACIN Concluida la parte preparatoria, se procede a la instrumentacin de la auditoria, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medicin que se emplear, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva. Entre las tcnicas de instrumentacin, se encuentran: a. Recopilacin de Informacin: Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible us examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria o, en su caso, a suspenderla. b. Tcnicas de Recoleccin: Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas: Investigacin Documental: Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditoria. Observacin Directa: Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Acceso a redes de Informacin: permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, va Internet o intranet. Entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y custionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de los que puede brindar informacin ms completa y precisa. Cuestionarios: Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por series de preguntar escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Cdulas: Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditoria. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis. c. Medicin: Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y otro. Las escalas que se emplean con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoria.

d. Papeles de Trabajo: Son los registro en los que se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas. Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: Identificacin de la auditoria. El proyecto de auditoria. ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado. Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditoria. Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo. Anotaciones sobre informacin relevante. Ajustes realizados durante su ejecucin. Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin. Reporte de posibles irregularidades.

e. Evidencia: La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros: f. Fsica. Documental. Testimonial. Analtica. Suficiente. Competente. Relevante. Pertinente.

Supervisin del Trabajo: Vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin de los objetivos de la auditoria. La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditoria, comprende: Revisin del programa de trabajo. Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores. Aclaracin oportuna de dudas. Control del tiempo invertido en funcin del estimado. Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo. Revisin final del contenido de los papeles de trabajo, para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito.

EXAMEN El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separa sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el todo, y de stas con su contexto. Para hacer posible este examen se debe seguir los siguientes pasos:

a. Propsito: Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias especificas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos. b. Procedimiento: El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas, as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de una cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos: Conocer el hecho que se analiza. Describir ese hecho. Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles. Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto. Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin.

c. Tcnicas de anlisis administrativo: Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan: Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo. Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos. Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin. Revisar las circunstancias que inciden en los resultados. Verificar los niveles de efectividad. Conocer el uso de los recursos. Determinar la medida de consistencia en procesos especficos.

d. Formulacin del diagnstico administrativo: Recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta. Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la auditoria, tienen que incorporar los siguientes aspectos: INFORME Descripcin de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su trayectoria histrica. Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditoria administrativa. Definicin de un objetivo general y objetivos por rea especfica. Efecto de la estrategia seguida. Consecuencias de la implementacin del proyecto de auditoria. Nivel de aplicacin del proceso administrativo. Calidad de vida de la organizacin. Deteccin de oportunidades de mejora.

Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evacuacin, incluye informacin suficiente sobre observaciones, conclusiones de hechos significativos, as como recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a polticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras. El informe al ser ledo debe: Tener poder de convencimiento con informacin veraz y objetiva. Las recomendaciones deben llevar implcitas las mejoras que proporcionar a la empresa. Promover el tipo de solucin a las dificultades. Que haya la factibilidad de la oportuna toma de decisiones.

El informe debe contener las siguientes caractersticas: Oportunidad: Se refiere a que el informe debe ser entregado ante la gerencia, de manera continua y oportuna, porque de lo contrario pierde validez, con el fin de constatar que lo planificado se este cumpliendo al pie de la letra, y en caso de no ser as aplicar los correctivos necesarios. Concisin: Los informes deben contener la informacin necesaria que le permita a la gerencia conocer y analizar lo que realmente esta pasando en la empresa que esta afectando el cumplimiento de sus funciones, de tal manera de tomar cartas en el asunto para resolver tal situacin, es decir, debe ser breve y en caso de ser amplio obviar datos innecesarios. El informe que se dirige a la Alta Administracin por lo regular es conciso y el que va a niveles de menor jerarqua se presenta generalmente con suficientes detalles. Se aconseja la brevedad de los informes, por lagunas de stas razones: Los largos causan mala impresin por su inoperatividad. Informes largos causan malos comentarios. Cuando son largos pueden complicar alguna situacin y hacer dificultoso su anlisis. El informe largo puede contener exceso de detalles insignificantes e intrascendentes. El informe breve es menos costoso prepararlo y tienen mayor aceptacin.

Simple y Claro: Los informes deben ser de fcil entendimiento para el lector, redactado lo ms claro posible utilizando un lenguaje sencillo que no incluyan tantas palabras tcnicas, con la finalidad de evitar malas interpretaciones, que conlleven a realizar actos no acorde con la situacin, es decir, debe ser claro y sencillo para lograr comunicar la informacin obtenida del estudio. Exacto: La informacin contenida en cuanto a los hechos y cifras deben ser exactos, verdaderos, confiables y deben ser respaldados por pruebas, las cuales pueden presentarse en cualquier momento para demostrar la validez de los datos que se encuentran en ese informe.

Constructivo: El tono empleado en la redaccin del informe debe ser constructivo, cortes, respetuosos y no deben haber conceptualizaciones que menos precie los mtodos que emplea la Alta Administracin, para cumplir con la misin encomendada. Al indicarse las deficiencias existentes en las reas examinadas es recomendable la omisin de nombres de personas involucradas en las dificultades encontradas.

til: El informe ser til, en la medida que contenga informacin relacionada con la situacin actual por la que atraviesa la empresa, de manera tal, que la empresa cliente pueda conocer su condicin y tomar decisiones en funcin de las conclusiones y recomendaciones que reciba. Evidencias de Poder: La informacin contenida en el informe debe estar debidamente respaldada, ya sea por documentos elaborados por el anlisis o por sus juicios objetivos, siempre y cuando estos puedan ser demostrados para su validez. Integral: El informe debe contener todos los elementos que lo conforman, desde la introduccin hasta las recomendaciones, con el fin de que la informacin este completa en un solo instrumento, es decir, el informe debe ser integral. No es recomendable emitir informes por separado de los especialistas que se han contratado.

Adems de lo anteriormente mencionado, para la preparacin del informe se debe seguir con los siguientes pasos: a. Aspectos Operativos: Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al orden siguientes: Introduccin: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditoria. Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la organizacin. Justificacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin. Objetivos de la auditoria: Razones por la que se efecto la auditoria y fines que se persiguen con el informe. Estrategia: Cursos de accin seguido y re cursos ejercidos en cada uno de ellos. Recursos: Medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados. Costo: Recursos financieros usados en su desarrollo. Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo. Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa. Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en que se sustento la auditoria. Resultados: Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta. Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas. Recomendaciones: Sealamientos para mejorar la operacin y el desempeo. Alternativas de implantacin: Programa y mtodo viables.

Desviaciones Significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria. Opiniones de los responsables de las reas auditadas: Puntos de vista externados acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Asuntos Especiales: Toda clase de aspectos que requieren de un estudio ms profundo.

b. Lineamientos Generales para su preparacin: No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prcticas y viables. Explorar diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso. Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados, para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atencin. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados. Ofrecer a los niveles de deteccin los elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de informacin permanente. Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento de las acciones. Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de resultados.

c. Tipos de Informe: Atendiendo a sos criterios, los informes ms representativos son: Informe General: esta estructurado de la siguiente manera: Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introduccin: Breve descripcin de por qu surgi la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido. Antecedentes: Exposicin histrica de la organizacin, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisin de llevar a cabo la auditoria. Tcnicas empleadas: Instrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de resultados en funcin del objetivo. Diagnstico: Definicin de las causas y consecuencias del estudio, mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta: Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados. Estrategia de Implantacin: Explicacin de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados.

Seguimiento: Determinacin de los mecanismos de informacin control y evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Conclusiones y recomendaciones: concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecucin real de las prepuestas. Apndices o nexos: Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio. Informe Ejecutivo: esta estructurado de la siguiente manera: Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Periodo de Revisin: Tiempo que comprendi el examen. Objetivos: Propsitos que se pretende lograr con la auditoria. Alcance: Profundidad con la que se examin la organizacin. Metodologa: Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria. Sntesis: Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones: Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin. Informe de Aspectos Relevantes: Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad, con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organizacin. Mediante este informe, se puede analizar y evaluar: Si el proceso de aplicacin de la auditoria se finaliz. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria est en proceso, se reprogram o se replante. Las horas-hombre realmente utilizadas. La fundamentacin de cada observacin. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.

d. Propuesta de Implantacin: La implantacin de las recomendaciones constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a la organizacin, ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la auditoria. La implantacin se efecta en tres fases: Preparacin del Programa: Para elaborar el programa es necesario cumplir con stos pasos: - Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su realizacin. - Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total para la implantacin.

- Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo. - Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecucin. Integracin de Recursos: Estructurado el programa de implantacin se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. Despus, se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y normativamente la implantacin y, en su caso, el acondicionamiento fsico de las instalaciones. Finalmente, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y con el programa de implantacin, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del personal que va a colaborar en su ejecucin. Ejecucin del Programa: Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implantar el estudio empleando el mtodo seleccionado y realizado las actividades programadas. Es necesario que el personal que participa en la implantacin, reciba la informacin y orientacin oportunas para interactuar en condiciones ptimas. e. Presentacin del Informe: Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoria convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido; en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizar los ajustes necesarios para depurarlo. Cuando ya se cuente con el informe final, se proceder a su entrega y presentacin a: SEGUIMIENTO Son las observaciones que se producen como resultado de la auditoria que deben sujetarse a un estricto seguimiento. Este seguimiento, no se limita a la determinacin de observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace posible: Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea, funcin, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados. Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones. Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como estar se atendieron. Titular de la organizacin. rgano de gobierno. Niveles directivos. Mandos medios y nivel operativo. Grupo (s) de filiacin, corporativo (s) o sectorial (es). Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones pblicas).

Para llevar a cabo este seguimiento, es necesario seguir los siguientes pasos: a. Objetivo General: Establecer lineamientos generales par dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en operacin. b. Lineamientos Generales: Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin. Considerar la participacin de especialistas cunado se estime que la aplicacin de las recomendaciones as lo requiere. Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas establecidos. Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones. Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas. Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen. Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que stas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente. Si a criterio del auditor se tienen que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deber adjuntarse al informe. Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramacin para implantar en su totalidad las recomendaciones conforme a los trminos previamente acordados con el titular de la organizacin.

c. Acciones Especificas: Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere que el auditor verifique cmo se efectan, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: Recomendaciones Programadas - Asignacin de responsabilidades. - Factores considerados. - reas de aplicacin. - Periodo de realizacin. - Porcentaje de avance. - Costo. - Apoyo y soporte utilizados. - Resultados obtenidos. - Impacto logrado. Recomendaciones fuera de Programa - Desviaciones.

Causas. Efectos. Alternativas de solucin planteadas. Alternativas de solucin aplicadas. Acciones correctivas realizadas. Calendario de aplicacin.

d. Criterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento: Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el propsito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a realizar. Entrevistarse previamente a la ejecucin de esta auditoria con los responsables de las reas involucradas, a fin de obtener un panorama general del avance en la implantacin de las recomendaciones. Especificar el nmero de semanas-hombre que comprender la revisin, el responsable de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin. Cuando en la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditoria, con la finalidad de plantear al responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromisos.

EL CONTADOR PBLICO COMO ASESOR DE NEGOCIOS El contador pblico juega un papel decisivo en una economa global y por lo tanto debe ajustarse a esos cambios, convirtindose en un administrador diestro de este proceso, capaz de determinar la necesidad y la forma de inversin estratgica en tecnologa de informacin, y as mismo ser capaz de poder manejar los riesgos inherentes. La tarea y misin del contador pblico es proveer un servicio profesional que siempre exceda las expectativas de sus clientes y del pblico. Para ello es necesario aceptar el permanente desafo con la fuerza del conocimiento y la voluntad para alcanzar siempre el xito. Los profesionales de la contabilidad y auditoria constituyen factores del progreso empresarial y facilitadores de los nuevos procesos de mejoramiento de las organizaciones. La contabilidad, a nuestro entender, es la ciencia financiera ms completa en lo que a una empresa se refiere. Partiendo de ste postulado debemos entender que el contador es la persona con mayor preparacin dentro de una empresa, esto as porque el contador en cualquier momento puede ocupar diferentes posiciones en la empresa, como es: Contador. Auditor. Administrador. Encargado de Compras.

Gerente de Ventas.

En fin toda una gama de servicios puede asumir. Por lo general, teniendo el contador estas cualidades, entendemos que es el asesor ideal para cualquier empresa. En el rea impositiva quin mejor que ste para manejar stos asuntos tan delicados. En el campo laboral el contador domina estas leyes sin ser abogado, y en el campo de la seguridad social, quin ms que el contador. Una de las funciones bsicas del contador es tratar de que las empresas cumplan con el logro de los objetivos ms profundos, que son custodiar e invertir el total de valores de una empresa, a mantener los sistemas de informacin adecuados para el control de los activos y operaciones de esa empresa, y a proteger el capital invertido. El simple hecho de que un profesional del rea de contabilidad tenga el ttulo de licenciado en contabilidad, no significa que puede ser asesor de una empresa. El contador debe reunir determinados requisitos y caractersticas peculiares, como: experiencia en el campo profesional y conocimiento de la disciplina administrativa contable, fiscales, legales, de manejo de personal, produccin y mercadotecnia, al grado que les permitan enfrentarse y resolver con diligencia los mltiples problemas que se le presenten en el desempeo de su trabajo, no porque sea el responsable directo de todas y cada una de aquellas funciones, sino porque debe estar preparado a fin de coadyuvar a que las mismas se realicen eficientemente. De ah que sea necesario sealar la necesidad y acaso obligacin que tiene este profesional, no slo de mantener, sino de acrecentar da a da sus conocimientos mediante la prctica constante del estudio, lo que lo mantendr siempre enterado de los ltimos adelantos y cambios en las materias propias de su campo de accin, con lo cual se encontrar ms capacitado para desarrollar en forma eficaz y diligente sus labores. El contador como asesor debe, y sobre todo tiene, que poseer algunas actitudes tales como: Practicar adecuadamente las tcnicas de las relaciones humanas, no olvidando que el personal es el factor fundamental a travs del cual se desarrollan las operaciones de las empresas. Es por esto que cuando asesora a una empresa debe tener todo el cuidado de que tal propuesta no afecte, o si lo hace sea de manera mnima el personal de la empresa. Precisar en forma clara los objetivos que alcanzar la empresa con tal medida a aplicar. Debe de cuidarse de utilizar terminologas complicadas, dado que la persona a quien asesora no domina su lengua y lo que ms debe de evitar es confundir al cliente. Sus sugerencias deben ser dadas directamente a la ms alta instancia de la empresa, esto permitir que la empresa utilice de manera eficaz todos sus recursos tanto material como humano con que cuente la organizacin. Debe tener un gran inters manifiesto por la investigacin, para as recomendar a cualquier empresa mejorar sus procedimientos en el rea contable, de tal manera que se superen las condiciones existentes en una empresa y se alcance una mayor eficiencia de operacin. Poseer de manera prioritaria el inters de conocer las necesidades de la direccin de la empresa y el nivel gerencial, en cuanto a la informacin que requieran, para

conocer el resultado de las operaciones, y que le sirva de base para la tomas de decisiones. Actuar en su momento como consejero y participar en las discusiones que tratan de resolver problemas de reas diferentes a la suya, evaluando mtodos y alternativas, y sugiriendo mejorar. Tambin de sealar con toda honestidad y valientemente, en forma imparcial, las deficiencias y puntos dbiles que observa en la organizacin, y aceptar sinceramente los puntos de vistas de otros para evitarlos y corregirlos. Practicar un riguroso control sobre su propio trabajo, evitando aquellas actividades que le distraigan y entorpezcan sus funciones, y asegurarse completamente que las normas y polticas de la empresa sean cumplidas de manera eficaz.

Estas actitudes no son una regla universal debido a que algunas de ellas el contador no podr aplicar, porque tendr que ver con cuales disposiciones cuentan las autoridades suprema de la empresa. Como vemos, el asesor financiero le hace recomendaciones al consejo directivo, lo que evidencia que el contador como asesor debe tener un manejo excelente de la informacin. Tambin debe tener un buen manejo escnico, saber hablar y sobre todo transmitir en forma clara, precisa y concisa la informacin.

CONCLUSIN

El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

BIBLIOGRAFA

ENRIQUE BENJAMN, Franklin F. Auditoria Administrativa. Mc Graw Hill. 2001 LEONARD, Willian. Auditoria Administrativa. Editorial Diana. 1991

WEBGRAFA

www.monografias.com

es.wikipedia.org/Wiki html.rincondelvago.com