UNIDAD 2.

OBLIGACIONES LABORALES

Sntesis
En cada pas la legislacin laboral establece diferentes prestaciones o beneficios para los trabajadores o empleados, el planteamiento que se hace en esta unidad, est orientado al manejo tanto laboral como contable para Colombia.

Competencias
Determina las deducciones autorizadas por la ley. Diferencia y calcula los aportes parafiscales. Determinar las prestaciones sociales a cargo del empleador. Calcular los pagos a seguridad social.

Deducciones de nmina
En la liquidacin de la nmina la parte correspondiente a las deducciones, son aquellos valores que se descuentan al trabajador por conceptos tales como: aportes por salud, aportes por pensiones, descuentos voluntarios, por embargos judiciales, etctera. Aportes para salud: El aporte del trabajador por este concepto est establecido por la ley 100 de 1993, que equivale al 4% del IBC (ingreso base de cotizacin). Aportes para pensin: La ley 100 de 1993 tambin introdujo cambios en el sistema general de pensiones: Se busc la cobertura y reconocimiento de las pensiones para contingencias como la vejez, invalidez y muerte, el aporte del trabajador, EQUIVALE AL 4% del IBC (ingreso base de cotizacin). Retencin en la fuente: Es el descuento a titulo de impuesto de renta, originados en la relacin laboral y reglamentaria. Existen dos procedimientos para la Retencin en la fuente por concepto de salarios. A continuacin se explica el procedimiento a seguir en cada uno de ellos. La estructura a seguir para la depuracin es la siguiente: Procedimiento nmero 1: Se suma el total pagos laborales del mes En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viticos permanentes Directos o indirectos (-) Cesantas, intereses sobre cesantas y prima mnima legal de servicios (-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Aportes pensionales obligatorios Aportes voluntarios hasta el lmite legal Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentacin salud y educacin que cumplan los requisitos.

(-) Rentas Exentas Indemnizacin por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen proteccin a la maternidad Gastos de entierro del trabajador Gastos de represen funcionarios oficiales Exencin para miembros fuerzas armadas (-) 25% (Rentas de trabajo exentas) (-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin (=) Base de retencin Procedimiento nmero 2: A. Se suma el total pagos laborales del mes En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viticos permanentes Directos o indirectos (-) Cesantas e intereses sobre cesantas (-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Aportes pensionales obligatorios Aportes voluntarios hasta el lmite legal Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentacin salud y educacin que cumplan los requisitos. (-) Rentas Exentas Indemnizacin .por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen proteccin a la maternidad Gastos de entierro del trabajador Gastos de represen funcionarios oficiales Exencin para miembros fuerzas armadas (-) 25% (Rentas de trabajo exentas) (-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin

(=) Este resultado se divide por 13 o el nmero de meses que corresponda. (=) Ingreso mensual promedio (Base para determinar porcentaje fijo de retencin). Hasta aqu hemos determinado el porcentaje fijo que se aplicara en los seis meses siguientes a la fecha del clculo. Luego, mensualmente, se sigue el mismo procedimiento que en el procedimiento 1 para determinar la base de retencin, a la cual se le aplicara el porcentaje fijo determinado en el procedimiento anterior (A), puesto que una cosa es determinar el porcentaje fijo, y otra determinar la base para aplicar el porcentaje fijo. Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicara en cada uno de los siguientes seis meses, as la base depurara en cada mes, no alcance el tope mnimo para estar sometido a retencin en la fuente. Continuacin procedimiento 2: B. Se suma el total pagos laborales del mes En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viticos permanentes Directos o indirectos (-) Cesantas e intereses sobre cesantas. (-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Aportes pensionales obligatorios Aportes voluntarios hasta el lmite legal Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentacin salud y educacin que cumplan los requisitos. (-) Rentas Exentas Indemnizacin por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen proteccin a la maternidad Gastos de entierro del trabajador Gastos de represen funcionarios oficiales Exencin para miembros fuerzas armadas (-) 25% (Rentas de trabajo exentas) (-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin

(=) Base de retencin que se multiplica por el porcentaje fijo de retencin (A*B) El procedimiento nmero 2, se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada ao, y se tomara el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el clculo, es decir que si se hace el clculo en diciembre de 2006, se tomaran los ingresos hasta el mes de noviembre (noviembre 2005noviembre 2006), que es el mes anterior al mes de diciembre en el cual se hizo el clculo. En el caso que el empleado lleve menos de un ao trabajando, se tomaran en cuenta los meses que lleve y se dividir por ese mismo nmero. Ejemplo: si el empleado lleva laborando 10 meses, se sumaran los ingresos de esos 10 meses y una vez depurados se dividirn por 10 para determinar la base. Recuerde que cuando se lleva un ao a ms, la sumatoria resultante de los 12 meses anteriores se dividir en 13. Una vez determinado el procedimiento a utilizar, el valor all establecido se lleva a la siguiente tabla para determinar el valor a retener: RANGOS EN UVT DESDE >0 >95 95 150 HASTA TARIFA MARGINAL 0% 19% 0 (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% ms 10 UVT (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*33% ms 69 UVT IMPUESTO

> 150

360

28%

>360

En adelante

33%

Concepto y valores que se deducen o descuentan del total de ingresos para determinar la base sometida a retencin Cesantas e intereses sobre cesantas El artculo 206 de Estatuto tributario en su numeral 4, establece que son exentas siempre y cuando el salario mensual promedio de los seis ltimos meses del empleado no exceda de 350 UVT. La parte no gravada (la que excede el lmite) se determinar as:

Mayor de 350 UVT Mayor de 410 UVT Mayor de 470 UVT Mayor de 530 UVT Mayor de 590 UVT Mayor de 650 UVT en adelante

hasta hasta hasta hasta hasta

410 470 530 590 650

UVT el UVT el UVT el UVT el UVT el el 0%

90% 80% 60% 40% 20%

Prima mnima legal de servicios La razn por la que se excluye no es porque se exenta o sea ingreso no constitutivo de renta, sino porque la retencin se le practicara directamente segn el monto del pago por concepto de prima de servicios. La prima de servicios slo se excluye en el procedimiento nmero1, en el 2 se incluye dentro de la totalidad de ingresos gravados, es decir, que slo si se utiliza el procedimiento 1, la retencin en la prima de servicios se puede determinar en forma independiente. Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Los siguientes conceptos se consideran como ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional: Aportes obligatorios a fondos de pensin Aportes voluntarios a los fondos de pensin siempre y cuando, sumados con los aportes obligatorios, no superen el 30% del ingreso laboral o tributario del ao. Reembolso de gastos del trabajador Los pagos que el empleador pague a terceros por concepto de alimentacin del trabajador o su familia, siempre y cuando el trabajador no devenga ms de 15 salarios mnimos mensuales. Rentas exentas El artculo 206 de Estatuto tributario en su numeral, contempla como exentas las rentas originadas en indemnizaciones por accidente de trabajo, las indemnizaciones que impliquen la proteccin de la maternidad, lo recibido por gastos de entierro del trabajador y el seguro y las compensaciones por muerte de los miembros de las fuerzas militares y de la polica nacional. Igualmente, el 25% de las rentas de trabajo son exentas. La renta exenta por este concepto no puede superar mensualmente el valor de 240 UVT.

Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin El trabajador puede disminuir de la base de retencin, lo pagado por concepto de intereses o correccin monetaria originados en prstamos para adquisicin de vivienda. En este caso el valor mximo a solicitar mensualmente como deduccin es de 100 UVT. El trabajador pude disminuir de la base de retencin, lo pagado por concepto de salud y educacin del trabajador, su cnyuge y hasta dos hijos. En este caso, el valor a deducir no debe superar el 15% del total de los ingresos gravados del periodo respectivo, y adicionalmente que los ingresos laborales durante el ao sean inferiores a 4.600 UVT. Nota: El empleado solo puede deducir uno de los dos conceptos enunciados, o bien el pago por vivienda o el pago por salud y educacin. Aunque la empresa puede aplicar indistintamente uno u otro procedimiento de retencin, una vez elegido uno de ellos, este se debe aplicar durante todo el periodo correspondiente. Para el caso de los empleados que laboran por primera vez, necesariamente se debe utilizar el procedimiento nmero 1, puesto que para utilizar el procedimiento nmero 2, se requiere haber trabajado un ao o menos, para efectos de sacar el promedio respectivo.1 Ver ejemplos de aplicacin de los procedimientos 1 y 2 sobre retencin en la fuente por salarios, se encuentran como material de apoyo. Contabilizacin del valor calculado de la retencin en la fuente.
Cdigo 236505 Cuenta Salarios y pagos laborales Dbito Crdito $ XXXXX

Aportes parafiscales
Todo empleador de carcter permanente (incluidas todas las entidades del nivel oficial) que tenga trabajadores a su servicio est obligado a efectuar aportes parafiscales del 9% de su nmina mensual de salarios, con destino al SENA, ICBF y cajas de compensacin familiar (Cartilla Laboral. Cd. Int. ( 128)).

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Aporte a cajas de compensacin familiar: Cul es el monto del aporte? El aporte equivale al 4% del monto de la respectiva nmina mensual de los salarios, entendindose por tal la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario, en los trminos del Cdigo Sustantivo del Trabajo y los pagos hechos por los descansos remunerados de ley, convencionales y contractuales, o sea que hay que incorporar al concepto de nmina todo lo pagado por sueldos bsicos, salarios mnimos, comisiones, horas extras, recargos, y todo lo que se pague al trabajador, cualquiera sea su denominacin, siempre que implique retribucin directa de servicios (Cartilla Laboral. Cd. Int. ( 132)). Aporte al SENA: Cul es el monto del aporte? El empleador aporta al SENA, por medio de la caja de compensacin a la cual se haya inscrito, un monto equivalente al 2% del valor de su nmina mensual de pagos salariales. Por consiguiente, cancelando oportunamente en la caja de compensacin, se da cumplimiento a esta obligacin (Cartilla Laboral. Cd. Int. ( 135)). Aporte al ICBF: Cul es el monto del aporte? El aporte con destino al ICBF es del 3% del valor de la nmina mensual de salarios. (Cartilla Laboral. Cd. Int. ( 140)). Contabilizacin de los aportes parafiscales
Cdigo 510572 510575 510578 237010 Cuenta Dbito Aportes a cajas de compensacin $ XXXXX Aportes al ICBF $ XXXXX Aportes al SENA $ XXXXX Aportes a cajas de compensacin,ICBF y SENA Crdito

$ XXXXX

Prestaciones sociales
Adicionalmente al salario existe un conjunto de beneficios y garantas consagradas a favor de los trabajadores con el fin de cubrir algunos riesgos que se le presenten, conocidas como prestaciones sociales. Las prestaciones sociales tienen su origen y causa en la relacin de trabajo y constituyen una contraprestacin a cargo de los empleadores. Nos referimos nicamente a las creadas por la ley, ya que en esta materia la voluntad unilateral del empleador, los pactos colectivos, las convenciones colectivas y los laudos arbitrales pueden establecer las llamadas prestaciones extralegales que complementan el rgimen mnimo previsto por la ley.

Se debe tener en cuenta para liquidar las prestaciones sociales que los aos en materia laboral se cuentan como de 360 das y todos los meses de 30 das (Cartilla Laboral. Cd. Int. ( 228)). Provisin para obligaciones laborales: Su valor se origina en el valor de la nmina mensual, y constituye un mayor valor de los gastos operacionales. Entre los principales conceptos pueden mencionarse: cesantas, intereses sobre las cesantas, vacaciones y prima de servicios. Cul es el monto de la provisin? Cesantas: Cada mes debe contabilizarse el valor de este auxilio equivalente al 8.33% del valor de la nmina (1 mes de salario al ao: 100% dividido en 12 meses) y se utiliza un pasivo estimado.
Cdigo 510530 261005 Cuenta Dbito Gastos de personal - Cesantas $XXXXX Para obligaciones laborales Cesantas Crdito $XXXXX

Intereses sobre cesantas: Sobre el monto de la provisin de las cesantas mensual, se provisiona el 1% mes como reconocimiento por intereses. Estos deben pagarse antes del 1 de febrero del ao siguiente.
Cdigo 510533 261010 Cuenta Dbito Gastos de personal - Intereses $XXXXX sobre las cesantas Para obligaciones laborales Intereses sobre las cesantas Crdito

$XXXXX

Vacaciones: Su provisin equivale al 4.17% sobre el valor de la nmina (1 salario anual: 100% dividido en 24 quincenas)
Cdigo 510539 261015 Cuenta Dbito Gastos de personal - Vacaciones $XXXXX Para obligaciones laborales Vacaciones Crdito $XXXXX

Prima de servicios: Cada mes debe contabilizarse el valor de este auxilio equivalente al 8.33% del valor de la nmina (1 mes de salario al ao: 100% dividido en 12 meses) y se utiliza un pasivo estimado.
Cdigo 510536 261020 Cuenta Dbito Gastos de personal - Prima de $XXXXX servicios Para obligaciones laborales Prima de servicios Crdito

$XXXXX

Pagos a seguridad social

Corresponden al empleador, las siguientes obligaciones agrupadas por la periodicidad y frecuencia con que deben cumplirse (Cartilla Laboral. Cd. Int. ( 100)). Al ser contratado un trabajador, le obliga al empleador a afiliarlo al sistema integral de seguridad social: 1. Pensiones (ISS, o sociedades administradoras de fondos de pensiones) 2. Salud (Entidades Promotoras de Salud EPS) 3. Riesgos profesionales (Administradoras de Riesgos Profesionales ARP) Cada mes debe contabilizarse el aporte (constituye un mayor valor de los gastos operacionales) sobre el valor de la nmina (constituye un mayor valor de los gastos operacionales) el 8.5% para salud, el 12% para pensiones y para riegos profesionales el porcentaje establecido y consignado en la siguiente tabal segn la clase de riesgo.

Contabilizacin de los aportes a la seguridad social:

Cdigo 510568 510569 510570 Cuenta Aportes a ARP Aportes a EPS Aportes a pensiones Dbito $XXXXX $XXXXX $XXXXX Crdito

$XXXXX ms 237005 Aportes a EPS el valor deducido al trabajador. $XXXXX $XXXXX ms el valor deducido al trabajador.

237006

Aportes a ARP

238030

Aportes a pensiones

Bibliografa
Daz Hernando. CONTABILIDAD GENERAL. Prentice Hall, segunda edicin 2006. Cartilla Laboral 2010 LEGIS.