PLANEACIN DE SISTEMAS Resea De Anlisis De Sistemas Los mtodos de desarrollo de sistemas orientados a la estructura de los datos tienen un enfoque

y una notacin distintos, todos tienen algunas caractersticas comunes : Todos ayudan a los analistas en la identificacin de los objetos de informacin clave (tambin llamados entidades o elementos) y de las operaciones (llamadas acciones o procesos) Todos asumen que la estructura de la informacin es jerrquica. Todos requieren que se represente la estructura de los datos usando las construcciones secuencia, seleccin y repeticin. Todos proporcionan un conjunto de pasos para transformar una estructura jerrquica de los datos en una estructura de programa.

Etapas De La Planeacin Estratgica De Sistemas

Para llevar a cabo una planeacin de sistemas se requiere de 3 pasos: establecer las metas de los sistemas, determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de sistemas y Evaluar los recursos y la capacidad de los sistemas. Establecer las metas de los sistemas. Este paso implica la revisin de la dimensin de las operaciones de la organizacin, las polticas de sistemas y el plan de la empresa. El objetivo principal es establecer las metas de la organizacin y enlazarlas con las metas de los sistemas. A partir de esto empiezan a surgir ideas de proyectos en sistemas para dar soporte a estas metas. Para dar forma a las ideas de proyectos, se recopila informacin de entrada de los miembros del equipo , incluyendo informacin de otras personas que puedan contribuir al proceso de planeacin como consultores y auditores internos. El proceso de planeacin deber alinear sus actividades con la estrategia de la empresa, enfocando los proyectos hacia las metas estratgicas de la compaa e identificando las reas en las que probablemente se encontraran oportunidades con altos beneficios. A partir de este proceso de investigacin se plantean metas generales de sistemas de informacin. Estas metas pueden proponerse como :

o o o

diseo e implementacin de sistemas que apoyen a las metas organizacionales, aprovechar las oportunidades de negocios proporcionadas por las nuevas tecnologas informticas y seguir una metodologa de desarrollo de sistemas que interacte con los usuarios y proporcione el estado de los sistemas.

Determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de sistemas. Durante el paso anterior se tiene una gran comunicacin entre los usuarios y el personal de sistemas. A partir de esta interaccin empiezan a formalizarse los proyectos, formado por algunas ideas de los usuarios como ideas provenientes por el personal de sistemas. Siendo en cualquier caso, se producen solicitudes de proyectos de sistemas y se realiza en un intercambio libre de ideas. Para ello ninguna compaa, ni su sistema de informacin cuentan con los recursos necesarios para atender a las solicitudes de proyectos de sistemas, ni todas las solicitudes son buenas. Este mtodo implica el llenado de una forma de solicitud de proyectos de sistemas que se ilustra en la figura 1-1., as como la preparacin de una hoja de trabajo de prioridades de las solicitudes de proyectos de sistemas que se muestran en la figura 1-1.

Fig 1-1 Hoja de Solicitud de proyectos

Hoja de trabajo de prioridades de las solicitudes de proyectos La puntuacin tiene una escala de 1 a 10, tanto para factores estratgicos como de factibilidad. Los miembros del equipo de planeacin proporcionan puntaje acerca de que tan bien una solicitud de proyecto se enlaza con las necesidades estratgicas y organizacionales de la empresa, tanto en la productividad, mejorar la diferenciacin de productos y servicios, as como la toma de decisiones a nivel gerencial. Haciendo lo mismo para los factores de factibilidad: econmicos, tcnicos, operacionales, legales y de calendario. Determinacin de los recursos y la capacidad de los sistemas. Los aspectos clave en un sistema y su capacidad de operacin estn representados por su personal y su tecnologa. La finalidad de este paso es la determinacin de la aceptacin que tendrn los proyectos de sistemas planeados sobre estos recursos, as como afirmar de que se cuenta con capacidad suficiente durante la etapa de planeacin, no solo para solucionar la necesidad actual, sino para respaldarlo por condiciones de funcionamiento permanente hasta que un nuevo proyecto lo reemplace de acuerdo a nuevas necesidades estratgicas por parte de la empresa. Los cambios en la capacidad del sistema generalmente mantienen una funcin escalonada, en tanto que el crecimiento en las necesidades de la capacidad es en cierta forma continua. Esta relacin se ilustra con la figura 1-3 en donde se demuestra la forma en que las mejoras tecnolgicas, mainframes, software, almacenamiento auxiliar, los perifricos, las redes de telecomunicacin y el personal de sistemas, debern alinearse al

crecimiento y satisfacer los requerimientos de capacidad con el paso del tiempo. Fijando a la capacidad mxima en el punto donde la lnea punteada est a punto de interceptar la lnea de carga. Se considera que las mejoras son necesarias antes del punto de lnea de carga para evitar la degradacin del sistema en el servicio a los usuarios.

Fig. 1-3 Nombre de la grfica

Anlisis Preliminar De Sistemas La principal finalidad de realizar un Anlisis Preliminar consiste en evaluar las necesidades del proyecto. Lo cual no abarca un estudio de diseo, ni la recopilacin de datos para hacer una descripcin completa del sistema; en cambio sirve a los analistas que recopilan la informacin que permite al comit evaluar las ventajas del proyecto y cimentar bases bajo un juicio sobre la factibilidad del proyecto propuesto.

Las funciones de los analistas que trabajan en el Anlisis Preliminar son :

Aclarar y entender la solicitud del proyecto. Qu se est haciendo?, Qu es lo que se necesita?, Por qu? Determinar la dimensin del proyecto

Sealar los costos y beneficios de las alternativas apropiadas Determinar la factibilidad tcnica y operativa de otras alternativas Informar los hallazgos a la gerencia con recomendaciones y subrayando la aceptacin o rechazo de la propuesta.

Preparacin del reporte de la propuesta para realizar un anlisis de sistemas. Una vez aceptado el proyecto el analista de sistemas debe definir el alcance y desarrollar un enfoque profundo de los requerimientos y necesidades de los usuarios. El documentos que resulta de este anlisis preliminar es el reporte de la propuesta para realizar un anlisis de sistemas en donde este documento representa un acuerdo entre el analista de sistemas y los usuarios. Razones para iniciar el anlisis de sistemas Los analistas de sistemas deben entender en primer lugar porque se va a realizar un trabajo de sistemas. Las razones bsicas para iniciar un anlisis de sistemas son las siguientes : Necesidad de resolver un problema .- Puede suceder que el actual sistema no este funcionando como se esperaba entonces se acude al analista de sistemas para que corrija esta anomala. Nuevas necesidades .- Esto ocurre cuando surgen nuevas disposiciones en la organizacin. Puede tratarse de una nueva ley, prctica contable, una nueva prctica administrativa. Independientemente de la causa que de origen a la nueva necesidad el analista de sistemas identificar las modificaciones o adiciones que deben hacerse al sistema, con el fin que la empresa pueda satisfacer dicha necesidad. Implantacin de una nueva tecnologa .- Puede ser el caso de implantar un tcnica diferente por ejemplo: Si se ha empezado a utilizar equipo de reconocimiento de caracteres pticos para dar entrada a los pedidos de los clientes, es ms probable que haya necesidad de disear un nuevo subsistema. Mejoramiento general de los sistemas .- Por ltimo el analista deben encontrar el modo de hacer mejor lo que ya se tiene. Solicitud de un anlisis de sistemas Los analistas de sistemas independientemente de las razones para efectuar un anlisis de sistemas, todos los proyectos debern empezar con una forma de solicitud de servicios de sistemas de informacin similar a la siguiente (Fig. 1-4):

Esta forma no solo sirve para proporcionar informacin acerca del proyecto de sistemas y sus objetivos, sino tambin de beneficios anticipados, as como una especie de contrato o acuerdo entre el usuario y el analista de sistemas. La mayora de las veces esta solicitud es llenada entre los usuarios y los analistas trabajando conjuntamente, el usuario generalmente tiene la informacin completa de las necesidades de entrada y de salida y posiblemente una nocin general de los controles necesarios. Los analistas de sistemas interactuan con el usuario para refinar, sintetizar y agregar sobre estas ideas. Esta forma determina un punto claro de inicio, eliminando de esta forma la posibilidad de varias salidas no requeridas e innecesarias que seria el objetivo principal que se debe evitar en esta etapa. Inicialmente el proyecto debe tener un alias o un nombre corto llamativo, esto personaliza el proyecto y facilita su referencia. Adems se ha determinado que si los usuarios que solicitan el sistema asignan el nombre al proyecto de sistemas, entonces ste se convierte en su sistema. Conclusiones del anlisis preliminar de sistemas Una vez que el analista de sistemas completa las entrevistas iniciales y determina que deber realizarsel anlisis de sistemas, se deber comunicar formalmente con los usuarios solicitantes y la gerencia del analista de sistemas el entendimiento de lo que debe realizar y el enfoque general hacia esta meta. Esta comunicacin se le denomina reporte de la propuesta para realizar el anlisis de sistemas. Proporcionando un punto de verificacin en el que el solicitante puede evaluar si el analista entiende lo que se requiere dando tambin a la gerencia de sistemas la oportunidad de evaluar el enfoque y la cantidad de recursos que se van a emplear durante el anlisis.

El reporte deber incluir lo siguiente :

Una definicin clara y concisa de las razones para realizar el anlisis. Un planteamiento especfico referente a los requerimientos del desempeo del sistema propuesto. Una definicin del alcance del anlisis Una identificacin de los hechos que probablemente necesiten recopilarse durante el anlisis. Una identificacin de las fuentes potenciales donde pueden obtenerse los hechos. Un programa que indique los eventos principales del anlisis. Fuentes de los hechos de estudio para el anlisis de sistemas. Existen diferentes fuentes de hechos de estudio, dentro y fuera de la organizacin, informacin que se encuentra a disposicin del analista durante el anlisis de sistemas. Las categoras de hechos son :

o o o
Sistema actual

El sistema actual Fuentes internas Fuentes externas

En la mayora de las organizaciones existe el caso de que se cuenta con un sistema o subsistema, con frecuencia se dedica una gran cantidad de dinero y tiempo investigando, analizando y documentando el sistema anterior, con resultados que en la mayora de los casos aporta muy pocos resultados. Algunos aspectos a tomar en cuenta para analizar el sistema anterior son : Eficacia del sistema actual. El estudio del sistema anterior es una oportunidad para conocer si dicho sistema es satisfactorio, si requiere alguna reparacin menor, si requiere mantenimiento o si hay que reemplazarlo. Ideas de diseo. El anlisis del sistema anterior puede apoyar al analista en ideas de diseo, as como apreciar notablemente la forma en cmo se est haciendo y de que forma, as como la observacin de las necesidades y capacidades que el sistema anterior ahora requiere. Reconocimiento de recursos. El reconocimiento de recursos permite al analista identificar con que recursos cuenta, como personal de oficina, instalaciones de infraestructura, equipo de cmputo que posee actualmente y est en operacin. Conocimiento de conversin. En el caso de que se implemente el nuevo sistema, el analista coordinar funciones que se dejaran de hacer del sistema anterior, as adecuar algunas funciones anteriores al nuevo sistema, para ello es necesario que el analista revise el sistema anterior para observar cmo se hacia. Los gastos de tiempo generalmente convertidos en dinero son una desventaja en el anlisis de un sistema anterior. Fuentes internas La fuente ms importante para un analista es la gente. Esto incluye la parte gerencial, personal de oficinas o usuarios directos, ya que son las personas ms cercanas que se encargan de procesar la informacin, siendo una fuente parlante que nos puede proporcionar una lista de necesidades y requerimientos, influyendo la participacin del analista de lo que se puede hacer para proporcionar y orientar a los usuarios hacia un mejor planteamiento de requerimientos. Otra fuente interna es el papeleo o la documentacin existente dentro de una organizacin, clasificndolo en documentos que describen la organizacin de la empresa, documentos que describen lo que la empresa planea as como documentos que describen lo que hace la empresa. En la tabla 1-1 se muestra una lista de la posible documentacin interna. Documentos que describen cmo est organizada la empresa. Documentos que describen lo que planea hacer la empresa. Documentos que describen lo que hace la empresa.

Declaraciones polticas Manuales de mtodos y procedimientos Organigramas Descripcin de puestos Delegacin de desempeo Delegacin de autoridad Catlogo de cuentas

Declaracin de metas y objetivos Presupuestos Programas Pronsticos Planes (a largo y corto plazo) Minutas corporativas

Estados financieros Reportes de desempeo Estudios por personal asesor Reportes histricos Archivos de Transacciones (incluyendo: rdenes de compras, pedidos de los clientes, facturas, hojas de tiempo, registros de gastos, correspondencia con los clientes.)

Documentos legales (incluyendo: derechos, patentes, franquicias, marcas registradas, juicios)

Archivos de referencia maestros (incluyendo:clientes, empleados, productos, proveedores)

Tabla 1-1 Diversos tipos de documentos a disposicin del analista en una organizacin a partir de las cuales se puede obtener informacin referente al anlisis de sistemas. Fuentes externas El trabajo del analista de sistemas lo puede llevar a cabo fuera de los lmites de una organizacin para la cual se est efectuando el anlisis. Es decir, el analista de sistemas puede tomar ideas, conceptos, tcnicas, procesos y formas de operacin de los sistemas de otras organizaciones, tomando en cuenta que algunas organizaciones son muy celosas de su informacin, pero cabe resaltar que se puede tomar en cuenta la informacin de experiencias, as como observaciones vistas en otros sistemas que pueden ser de utilidad para el desarrollo del nuevo sistema. Los libros de texto y revistas proporcionan informacin terica o prctica, as como algunas propuestas que pueden beneficiar al analista donde ideas o tomando bases para el desarrollo de sistemas. El asistir a cursos, seminarios, talleres, conferencias los analistas se pueden beneficiar, obteniendo informacin actualizada e innovadora. Las fuentes de hechos de estudio disponibles para un analista durante el anlisis de sistemas son variadas y abundantes. La cantidad de fuentes puede diferir del anlisis a anlisis, tomando en cuenta restricciones en tiempo y costo. El tamao y complejidad del sistema a estudiar tambin ayuda a determinar la fuente necesaria a utilizar. Tcnicas de la recopilacin de hechos de estudio Existen una variedad de mtodos para los analistas a fin de recopilar datos sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros y observacin. En donde en cada uno de ellos tiene ventajas y desventajas. Generalmente se utilizan una o dos tcnicas para complementar el trabajo. Entrevista La entrevista se utiliza para recopilar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Las personas que responden pueden ser gerentes o empleados, quienes son usuarios actuales del sistema existente, usuarios principales del sistema propuesto o aquellos que sern afectados por el sistema propuesto. La entrevista puede ser en forma individual o en grupo, se debe tomar en cuenta que las entrevistas no son siempre la mejor fuente de informacin. Recabar Datos Mediante La Entrevista

"La entrevista es una forma de conversacin, no de interrogacin! al analizar las caractersticas de los sistemas con el personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no estn disponibles en ninguna otra forma En la investigacin de sistemas, los aspectos cuantitativos y cualitativos de informacin son importantes. Los aspectos cuantitativos tratan con nmeros, cantidades frecuencias, mientras que los aspectos cualitativos se relaciona con opiniones, polticas, descripcin narrativa de actividades o problemas. En general las entrevistas tienden ser mejores fuentes de informacin cualitativas, mientras que las otras tcnicas son mejores fuentes de aspectos cuantitativos. Se debe tomar en cuenta los beneficios que se obtiene al elaborar una entrevista, ya que mucha gente es incapaz de expresarse por escrito, pero puede expresar sus ideas en forma verbal. Como resultado de estos las entrevistas pueden detectar malos entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en desarrollo. Siendo valioso los comentarios, ideas o sugerencias en relacin a cmo se podra hacer el trabajo. La entrevista, a veces es la mejor forma para conocer las actividades de una empresa. Determinacin Del Tipo De Entrevista La estructura de la entrevista de acuerdo a los objetivos, es decir, si los objetivos de la entrevista radican en adquirir informacin en general, es conveniente llevar a cabo una serie de preguntas sin estructura, con sesin de preguntas y respuestas libres, esto proporciona una mayor oportunidad para conocer actitudes, creencias e ideas de quin responde, sin embargo cuando se desean conocer respuestas ms directas sobre el sistema o asegurar una alta confiabilidad sobre las respuestas a las preguntas que han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores. La entrevista estructurada estandariza las preguntas. El formato de las preguntas puede ser abierto o cerrado; las preguntas para respuesta abierta, permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada contestando con sus propias palabras. Con las preguntas para respuestas cerradas se proporciona a los entrevistados un conjunto de respuestas que pueda seleccionar. Todos los entrevistados se basan en un conjunto de respuestas posibles. Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparacin, Sin embargo analizar las respuestas lleva ms tiempo que con las entrevistas estructuradas, De cualquier forma , el mayor costo radica en la preparacin, administracin, anlisis de las entrevistas estructuradas para preguntas cerradas. Seleccin De Entrevistados Dado que el nmero de entrevistados el limitado los analistas deben tomar en cuenta todas aquellas personas tiene informacin que no se podr conseguir de otra forma, Durante la investigacin detallada en donde el propsito es descubrir hechos especficos, opiniones y conocer cmo se desempean actualmente las actividades, las entrevistas se aplican a todos los niveles gerenciales y de empleados y se depende de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til para el estudio. Realizacin De La Entrevista La habilidad del entrevistador es importante en la bsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen de la capacidad del analista tanto en la preparacin del objetivo de una entrevista especfica como de las preguntas por realizar a una persona determinada. El tacto, la imparcialidad e incluso la forma apropiada de vestirse ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de alguno de estos factores puede determinar el xito de una entrevista. A travs de la entrevista, los analistas deben preguntarse as mismos las siguientes preguntas : Qu es lo que me est diciendo la persona? Por qu me lo est diciendo a m? Qu se est olvidando? Qu espera esta persona que haga yo? Si se considera cada elemento de la informacin contra estas preguntas, los analistas tendrn ms conocimiento no solamente de la informacin adquirida sino tambin la importancia que implica. Cuestionario

Los cuestionarios son un medio que proporcionan una alternativa muy til para las entrevistas; sin embargo existen ciertos aspectos que pueden ser apropiados en algunas situaciones e inapropiados en otras. Al igual que las entrevistas, deben elaborarse cuidadosamente. Recabacin De Datos Mediante Cuestionarios Para los analistas de sistemas los cuestionarios pueden ser el medio de comunicacin con un gran nmero de personas para la obtencin de conocimiento de varios aspectos del sistema, En los cuestionarios no es posible ver las expresiones, gestos o reacciones de quienes responden los cuestionarios. Para obtener mejores resultados se recomienda reunir al mayor nmero posible de gentes para la resolucin de un cuestionario, las tasas de respuesta pueden mejorar, aunque rara vez se tendr una respuesta total Seleccin De Formas Para Cuestionarios La elaboracin, desarrollo y distribucin de los cuestionarios es costoso, debido a esto se debe utilizar de forma inteligente el tiempo invertido en los cuestionarios. Existen dos formas de cuestionario para recopilar datos : cuestionario abierto y cuestionario cerrado Cuestionario Abierto. Este tipo de cuestionario se aplica cuando se quiere conocer los sentimientos, opiniones as como experiencias generales. El cuestionario abierto es el medio que proporciona una amplia oportunidad para las personas que respondan expresen las razones de sus ideas, En algunos casos las personas prefieren un conjunto de respuestas preparadas que pensar por s mismas. Cuestionario Cerrado. Limita respuestas posibles del interrogado. Esto es por medio de preguntas que en su elaboracin se prestan para este tipo de recopilacin de datos, cuidando el marco de referencia de lo que desea el analista. Este medio es el mejor mtodo para obtener informacin sobre los hechos. La forma del cuestionario cerrado forza a los interrogados tomen una posicin y formar su opinin sobre los aspectos importantes. Etapas En El Desarrollo De Un Cuestionario Los cuestionarios bien elaborados no se desarrollan rpidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. El primer aspecto en tomar en cuenta es determinar el objetivo del cuestionario, en donde el analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la estructura ms til para el estudio y la forma ms sencilla por parte de los interrogados. Para la elaboracin de un buen cuestionario requiere de mucho tiempo en la formulacin de las preguntas, que deben ser probadas y modificadas antes de aplicarlo, si es necesario antes de que se imprima la forma final y se distribuya. A continuacin se presentan los lineamientos generales para la recaudacin efectiva de los hechos de sistemas por medio de cuestionarios. Como Desarrollar Un Cuestionario Los buenos cuestionarios no nada ms se escriben, se disean. Un pensamiento cuidadoso, acompaado de una prueba previa tanto del formato como de las preguntas, son la base de una recaudacin de datos significativa a travs de cuestionarios. Aqu hay algunas pautas para ayudarle en la formulacin de un cuestionario:

o o o o

Determnese qu datos necesitan recabarse y qu personas son las ms calificadas para proporcionarlos. Si otros grupos pueden proporcionar datos variantes y mayor visin identifquese tambin. Seleccinese el tipo de cuestionario para utilizarlo (Abierto o Cerrado). Reconzcase que algunos cuestionarios pueden ser ms tiles, si contienen una seccin con preguntas de respuesta cerrada y otras con preguntas de respuestas abierta. Desarrllese un grupo de preguntas para incluirlas en el cuestionario. Las preguntas extras que son intencionalmente redundantes, pueden ser tiles al asegurar respuestas consistentes por parte de quien responda. Examnese el cuestionario para encontrarle fallas y defectos; como : a. Interrogantes innecesarias, lo mismo se ha preguntado y no hay necesidad para una verificacin extra.

b. c. d. e. f. g.

b. Las preguntas pueden ser mal interpretadas debido a su enfoque o forma de escritura. c. Preguntas que el sujeto posiblemente no pueda responder, dado que desconoce la respuesta. Preguntas que estn escritas de forma que se escoger la respuesta preferida. e. Preguntas que se interpretarn en forma diferente, dependiendo del marco de referencia de cada entrevistado. Preguntas que no proporcionan opciones adecuadas de respuesta. Un ordenamiento no adecuado de las preguntas o respuestas.

Prubese previamente el cuestionario en un grupo pequeo de personas, para detectar otros problemas posibles. Hacer esto no solamente descubre los problemas en cuanto a su escritura, espaciado, ortografa y mtodos de registro de respuesta, sino tambin proporciona una indicacin del tipo de respuesta que se recopilarn en un grupo mayor. Si existen muchas respuestas inesperadas, se captarn durante la prueba previa ms que durante la recaudacin de datos reales. Analcense las respuestas del grupo de prueba para asegurar que el anlisis de los datos que se busca puede llevarse a cabo con el tipo de datos recopilados. Si los datos de la prueba no revelan algo que los analistas no conocen y no necesitan verificar, el cuestionario puede no ser necesario en su forma actual. Realcense cambios finales de edicin, correcciones de mecanografa y ajustes a la forma; entonces imprimase el cuestionario en una forma limpia legible. Distribyase el cuestionario. Cuando sea posible, antese el nombre de cada persona. Se comienza en forma incorrecta con nombres y direcciones como "a quien corresponda", "empleado por hora de produccin", o "departamento 34 A"

Seleccin De Quienes Recibirn El Cuestionario Aquellas personas que reciban el cuestionario debe seleccionarse de acuerdo con la informacin que pueda proporcionar. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es annimo, ya no ser posible retirar las respuestas de la muestra, lo cual es caro y ocasiona desgaste. Antes de la distribucin de los cuestionarios es necesario asegurar que quienes lo reciban tengan los datos necesarios para responder los cuestionarios, adems de verificar sus antecedentes y experiencias que fueron la base para responder el cuestionario. Revisin de Registros El trmino "Registro, se refiere a los manuales sobre las polticas, regulaciones y procedimientos de operaciones estndar que la mayora de las empresas mantienen como gua para gerentes y empleados". Debido a ello con frecuencia en muchas organizaciones la informacin se encuentra a disposicin para que los analistas tengan conocimiento de las actividades u operaciones con las cuales no se encuentra familiarizado. Los manuales con que cuentan estas organizaciones documentan o describen las operaciones para los procesos de datos ya existentes, o los sistemas de informacin que entran dentro del rea de investigacin tambin proporcionan una visin sobre la forma en que la organizacin debe conducirse. Generalmente muestran los requerimientos y restricciones del sistema y caractersticas de diseo. Estos registros en algunos casos no muestran donde se ubica el verdadero poder para la toma de decisiones, como se realizan las tareas en la actualidad, las posibles alternativas de como solucionar un problema. Es aqu donde entran las entrevistas y cuestionarios, herramientas que son eficaces para proporcionar al analista este tipo de informacin. Seleccin De Los Registros Para Revisin En la mayora de las empresas los manuales y estndares de procedimientos de operacin con los que cuentan generalmente son obsoletos, ya que no por lo regular no sealan los procedimientos existentes. Algunos analistas seleccionan los documentos a fin de determinar cules se utilizan y cundo, y cules no se utilizan despus de llenarlos. Este esfuerzo extra puede ser difcil y llevar mucho tiempo si son demasiados documentos; pero establecer un diagrama de procedimientos y flujos puede resultar de gran utilidad para lograr una visin integral de todas las tareas. El analista debe buscar formas y documentos que desconoce la mayora, aquellas que las personas elaboran para su propio uso, pero que no pertenecen a los procedimientos preestablecidos. No deben pasarse por alto los informes de estudios previos, los resmenes de consultores y los informes de los gerentes. Estos pueden proporcionar una historia que

explique el mecanismo de los procedimientos que los analistas observan durante el estudio, y pueden proporcionar algn dato sobre puntos ya detectados y an sin solucin. Observacin Observar las operaciones le proporciona al analista hechos que no podra obtener de otra forma. Recopilacin De Datos Mediante La Observacin Leer en relacin con una actividad de un negocio le proporciona al analista un visin de las actividades del sistema. Aplicar Entrevistas o cuestionarios a grupos de personas, tambin le ayuda o le dice algo ms. Ninguno de los dos mtodos da una informacin completa. Leer sobre autos de carrera no reproduce la experiencia de viajar a 300kph. de velocidad. La observacin proporciona informacin de primera en relacin con la forma en la que se llevan a cabo las actividades.

Cuando Observar La observacin es muy til cuando el analista necesita ver cmo se manejan los documentos, cmo se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. Saber que buscar y cmo interpretar su significado, tambin requiere de experiencia. Algunos observadores con experiencia captan quin utiliza los documentos y si encuentran dificultades; tambin estn alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan. Siempre se deben identificar las tareas problemticas, que llevan a los empleados a cometer errores con frecuencia al completarlas, as como aquellas que tienden a retardar el procedimiento. La Observacin Le Ensea Al Analista Lo que debe suceder.... Procedimientos normales de operacin Controles y verificaciones de exactitud y grado de terminacin Documentos llenados en forma apropiada Terminacin del trabajo en forma eficiente y a tiempo Lo que realmente ocurre.... Retraso al hacer el trabajo Informacin que se recuerda de memoria (Incorrectamente) Etapas omitidas Fotocopia extra necesaria Necesidad de nuevos controles Informacin que no se encuentra en el archivo Documentos mal llenados Los empleados no estn conscientes de los procedimientos prescritos