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PREFEITURA MUNICIPAL DE CURITIBA SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAO ARQUIVO PBLICO MUNICIPAL DIVISO DE DIFUSO E TECNOLOGIA

PROCEDIMENTOS BSICOS

SISTEMA NICO DE PROTOCOLOS (S U P / G T M)

2006

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NDICE 1. ALTERANDO A SENHA DE ACESSO.......................................................3 2. CONSULTA...................................................................................4 2.1. - EFETUANDO CONSULTA...........................................................5 2.1.1. CONSULTA POR PESSOA................................................ 5 2.1.2. CONSULTA POR PERODO.............................................. 8 2.1.3. CONSULTA POR DADOS COMPLEMENTARES ........................9 2.1.4. CONSULTA POR DADOS BSICOS......................................10 2.1.5. - EFETUANDO CONSULTA POR NMERO DE PROTOCOLO..........12 3. RECEBIMENTO DE PROTOCOLOS........................................................ 13 4. TRMITE..................................................................................... 15 5. CADASTRAMENTO (COM NMERO GERADO POR COMPROVANTE)................ 18 6. CADASTRAMENTO (COM GERAO AUTOMTICA DE NMERO)................... 23 7. EMISSO DE COMPROVANTES ........................................................... 28 8. GUIAS DE REMESSA ....................................................................... 29 8.1 GUIAS RE REMESSA - GERAR ......................................................29 8.2 GUIAS DE REMESSA TELA DE CADASTRAMENTO............................. 30 8.3 GUIAS DE REMESSA TELA DE TRMITE ........................................31 8.4 ALTERANDO UMA GUIA DE REMESSA............................................ 32 9. IMPRESSO DE GUIAS DE REMESSA.................................................... 34 10. GUIA MALOTE............................................................................. 35 11. CONSULTANDO UMA GUIA DE REMESSA.............................................. 36

1 ALTERANDO A SENHA DE ACESSO:


Acessar a opo FERRAMENTAS > ACESSO > TROCAR SENHA DO USURIO e habilitar a tela conforme abaixo:

No campo

inserir a senha atual e teclar TAB; Inserir a nova senha e teclar TAB; re-inserir a nova senha para confirmar e clicar em .

Na tela abaixo clicar em OK e a senha estar alterada:

OBS Logo aps o 1 acesso o usurio deve efetuar a troca da senha padro para uma senha pessoal e periodicamente recomenda-se que seja alterada a senha por motivo de segurana.

2 - CONSULTA
Pelo mdulo SUP (protocolo) do GTM, o usurio tem a possibilidade de efetuar consultas atravs de vrias opes: Nmero do Protocolo (processo, ofcio, requerimento, etc); Nome do interessado (Pessoa Fsica, Pessoa Jurdica e Ambos); Dados Pessoais (CPF, RG, CNPJ); Nmero de Indicao fiscal; Logradouro; Nmero de Alvar Comrcio; Nmero de Alvar de Construo; Inscrio Imobiliria; Perodo de Cadastro; Assunto do Protocolo; Documento Original;

2.1 - EFETUANDO CONSULTA: 2.1.1- CONSULTA POR PESSOA:


Acessar a opo CONSULTAS e em seguida GERAL e clicar na pasta pessoas:

Para selecionar uma pessoa, clicar no cone opo desejada:

, em seguida na tela abaixo selecionar a

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Digitar o nome do interessado e selecionar a opo desejada: Fsica, Jurdica ou Ambos ou (Ctrl + E) para concluir a pesquisa. (Fsica e Jurdica). Em seguida clicar na opo OBS Na opo o usurio poder acionar a ajuda quanto a dvidas da pesquisa de pessoa conforme a tela abaixo:

Aps, o sistema retornar conforme abaixo a seleo de nomes encontrados:

para concluir a pesquisa Se o sistema retornar apenas 01 (um) nome, clicar na opo e retornar a Consulta Geral e se o sistema retornar 02 (dois) ou mais nomes clicar na opo para selecionar todos os nomes retornados e em seguida clicar na opo para concluir a pesquisa com todos os nomes.

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Aps, o sistema retornar a tela principal da Consulta geral com o nome selecionado na Pesquisa de Nome Pessoa, conforme abaixo:

Para concluir a pesquisa, clicar na opo , abaixo o sistema retornar com o(s) nmero(s) do(s) protocolo(s) cadastrado(s) para esta pessoa: Se a busca efetuada retornar com 02 (dois) ou mais nomes de pessoas, na opo seleo ,o usurio poder desmarcar manualmente qual nome deseja buscar ou se deseja desmarcar todos os nomes pode clicar na opo nomes. ou a opo para marcar todos os

Para realizar a consulta especfica a um protocolo, selecionar o nmero desejado e clicar na opo abaixo:

Para fechar a tela de consulta clicar na opo

2.1.2 CONSULTA POR PERODO:


Acessar a opo CONSULTAS, e em seguida GERAL e clicar na pasta perodo:

Para efetuar uma pesquisa por perodo, selecionar o tipo: cadastramento, cancelamento ou encerramento. Em seguida selecione a data inicial e a data final que no dever exceder o perodo de seis (06) meses. Tambm poder informar a situao (encerrado, trmite e cadastrado) e parecer final (deferido, indeferido,etc). Aps o preenchimento ou (Ctrl-E) para concluir a pesquisa. dos campos, clicar em Para realizar a consulta, selecionar o nmero do protocolo desejado e clicar na opo abaixo:

Para fechar a tela de consulta clicar na opo

2.1.3 CONSULTA POR DADOS COMPLEMENTARES:


Acessar a opo CONSULTAS e em seguida GERAL e em seguida clicar na pasta dados complementares:

Nesta opo, podero ser efetuadas consultas por: Projeto de rua, Alvar do comrcio, Inscrio imobiliria, Inscrio Municipal, Alvar de Construo, Documento Original, Protocolos arquivados (estante, prateleira e Caixa); Para consultar Alvar de Comrcio, Inscrio Imobiliria e Inscrio Municipal, clicar na ao lado de cada campo correspondente ao assunto. Aps, ser aberta uma nova opo tela para insero dos dados nos campos correspondentes. Para concluir a pesquisa clicar na opo e em seguida para finalizar. O sistema retornar a tela inicial de pesquisa de dados complementares para a finalizao da consulta. Agora com os dados inseridos, clicar na opo para obter a consulta final ao protocolo relacionado a um dos itens inseridos. Para realizar a consulta individual, selecionar o nmero do protocolo desejado e clicar na opo abaixo:

Para obter um relatrio com as informaes do protocolo consultado, clicar na opo e em seguida acessar a opo arquivo e imprimir. Para retornar a tela de consulta clicar na opo . .

Para fechar a tela de consulta clicar na opo

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2.1.4 CONSULTA POR DADOS BSICOS:


Acessar a opo CONSULTAS e em seguida GERAL (Obs.: Na abertura da consulta geral, a tela padro a consulta de dados bsicos):

Nesta tela podero ser efetuadas consultas por: Perodo de Cadastro; Logradouro; Assunto; Unidade de origem. Para efetuar uma consulta por logradouro, assunto e unidade de origem, clicar na opo correspondente consulta desejada. Em seguida, ser aberta uma nova tela para insero dos dados correspondentes a pesquisa. Para concluir a pesquisa clicar na opo e em seguida para concluir. O sistema retornar a tela inicial de pesquisa de dados bsicos para a finalizao da consulta. Agora com os dados inseridos, clicar na opo para obter a consulta final ao protocolo relacionado aos itens inseridos. Obs.: Nesta tela, quanto mais dados forem inseridos, mais rpida ser a consulta. Para realizar a consulta selecione o nmero do protocolo desejado e clicar na opo abaixo:

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Para obter um relatrio com as informaes consultadas, clicar na opo e em seguida .

acessar a opo arquivo e imprimir. Para retornar a tela de consulta, clicar na opo Para fechar a tela de consulta clicar na opo .

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2.2 EFETUANDO CONSULTA POR NMERO DE PROTOCOLO:


Acessar a opo consultas > Protocolos > individual:

No campo protocolo, digitar o nmero do protocolo, sendo que o mesmo composto por cdigo de documento, nmero do protocolo e ano. Aps clicar na opo ou (CtrlE) para executar a pesquisa. Na tela principal o sistema retornar com a tela de dados bsicos (origem, data de abertura, usurio responsvel pelo cadastro e / ou alteraes, etc), nesta mesma tela o usurio poder obter informaes adicionais atravs das pastas subseqentes existentes nesta opo de consulta tais como, pessoa, assunto, trmite e etc. Para obter um relatrio com as informaes consultadas, clicar na opo e em seguida .

acessar a opo arquivo e imprimir. Para retornar a tela de consulta clicar na opo Para consultar outro protocolo, clicar na opo consulta com outro nmero. Para fechar a tela de consulta clicar na opo

para limpar a tela e recomear a

ou teclar CTRL+F4.

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3- RECEBIMENTO DE PROTOCOLOS
Acessar a opo Protocolos > Recebimento de protocolos:

Para receber protocolos atravs de uma Guia de Remessa, clicar na opo No campo , digitar o nmero da Guia de Remessa e clicar no boto para carregar os protocolos, conforme exemplo abaixo:

Os protocolos que foram vinculados na Guia iro aparecer com o aceite marcado , caso o(s) protocolo(s) no tenham sido encaminhados, o usurio dever desmarcar a opo na caixa ao lado de cada protocolo; Para salvar o recebimento clicar no boto ou teclar CTRL+X; ;

Para receber apenas um protocolo, clicar na opo

No campo , inserir o nmero do protocolo e aps clicar no boto para carregar o protocolo conforme exemplo abaixo:

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O protocolo ir aparecer com o aceite marcado Para salvar o recebimento clicar no boto ou teclar CTRL+X; Para fechar a tela de Recebimento de Protocolos clicar na opo

; ou teclar CTRL+F4.

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4- TRMITE
Acessar a opo Protocolos > TRMITE ou atravs do cone :

Informar na opo , o cdigo de documento, o n do protocolo e ano, teclar TAB e o sistema carregar o protocolo na tela.

Aps o carregamento das informaes o usurio dever conferir as informaes com o protocolo para no tramitar erroneamente outro protocolo.
No campo poder ser obtida informao referente aos trmites anteriores, efetuados no protocolo em questo; No campo , informar a sigla do local onde ser encaminhado o documento, se o usurio no souber a sigla da unidade poder consult-la atravs do cone que habilitar a tela abaixo:

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Inserir no campo

a nome do setor, departamento ou ou teclar CTRL+E

rgo e selecionar a opo e aps clicar no cone e no campo ao lado em HIERRQUICA ir aparecer a sigla e a descrio;

Para selecionar a sigla dar um duplo clique com o mouse em cima da sigla desejada; Aps o sistema retornar para tela de TRMITE;

Em seguida no campo Clicar no boto

seguir os passos da pgina n 30; para habilitar a tela de parecer conforme abaixo:

No campo em branco o usurio dever digitar o parecer ou informao do documento; No campo o usurio poder selecionar se a informao do parecer ser divulgada na pgina da internet www.curitiba.pr.gov.br ;

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Para salvar clicar no cone ou teclar F11. Aps aparecer a tela conforme abaixo:

Se o usurio optar por sim (yes) , o sistema emitir um folha de informao com o parecer que foi gravado no processo para juntada no documento; Para fechar a tela de trmite, clicar na opo ou teclar CTRL+F4.

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5 CADASTRAMENTO (COM NMERO GERADO POR COMPROVANTE)


Acessar a opo Protocolos > cadastramento ou no cone :

- Neste campo, informar o cdigo do documento, o n do protocolo e seu respectivo ano; -informar origem do documento; a unidade

- A opo Documento Original um campo aberto e no obrigatrio, onde poder ser informado o documento que est originando a abertura de um protocolo, como, por exemplo, n de ofcio, nota fiscal, guia de recolhimento e etc;

do documento;

- informar a unidade destino

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- Informar o n da guia de remessa ou criar uma nova guia de remessa na opo , conforme os passos da pgina n30; Na opo pessoas (nome) clicar em para realizar pesquisa de nome, em tipo pessoa escolha uma das opes (fsica ou jurdica), e optar Nome / Fontica (busca por fontica) ou Nome / razo social (busca exata ao nome inserido), clicar em ou (CTRL + E) para realizar pesquisa, se o nome inserido estiver cadastrado, abaixo aparecer o nome, clicar no cone ou teclar (CTRL+ R) para que este nome seja vinculado na opo pessoa (nome), conforme modelo abaixo:

Se o nome no estiver cadastrado, clicar em

, em seguida aparecer tela abaixo:

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Informar o tipo de pessoa : No campo pesquisa > CPF ; , inserir o n de CPF do interessado;

, inserir o nome No campo completo e sem abreviaturas. Para pessoa jurdica informar o nome FANTASIA, se no houver, o usurio dever repetir o nome RAZO SOCIAL; No campo interessado no campo ; Para inserir o endereo da pessoa, clicar no cone abaixo: , aps aparecer a tela conforme informar o n do RG do interessado, informar o sexo do e a data do nascimento no campo

No campo , inserir o endereo e n, aps clicar no cone ou CTRL+E para efetuar a pesquisa e abaixo retornar com o(s) endereo(s) existentes dentro do municpio de Curitiba conforme exemplo abaixo:

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Para selecionar o endereo desejado clicar uma vez em cima do endereo e no cone ou clicar duas vezes em cima do endereo e a tela ser fechada retornando janela de manuteno de pessoas com o endereo selecionado;

OBS Para endereos de fora do municpio dever ser inserido o CEP para habilitar os outros campos para preenchimento manual; Para salvar clicar no cone Para finalizar clicar na opo Para inserir um ou teclar F11. ou (Ctrl+F4) e retornar a tela de Cadastramento. assunto, na opo descrio do assunto ,e

clicar na opo habilitar a tela abaixo para consulta de assunto:

como: cone

, ou (CTRL+E).

- Inserir o assunto e selecionar o tipo de pesquisa ou , para efetuar a pesquisa clicar no

No campo abaixo aparecero os assuntos relacionados ao que foi inserido no campo acima, conforme exemplo abaixo:

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Para concluir, selecionar o assunto desejado e clicar no cone clique com o mouse em cima do assunto. Para imprimir a folha rosto clicar na opo ; ou teclar CTRL+F4. , tecla CTRL+R ou duplo ou teclar F11.

Para finalizar o cadastramento bsico de um protocolo, clicar no cone

Para fechar a tela de Cadastramento, clicar na opo

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6 CADASTRAMENTO (COM GERAO AUTOMTICA DE NMERO)


Acessar a opo Protocolos > cadastramento ou no cone :

- No preencher este campo. -informar origem do documento; - A opo Documento Original um campo aberto e no obrigatrio, onde poder ser informado o documento que est originando a abertura de um protocolo, como, por exemplo, n de ofcio, nota fiscal, guia de recolhimento e etc; destino do documento; - Informar o n da guia de remessa ou criar uma nova guia de remessa na opo , conforme os passos da pgina n29; informar a unidade a unidade

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Na opo pessoas (nome) clicar em para realizar pesquisa de nome, em tipo pessoa escolha uma das opes (fsica ou jurdica), e optar Nome / Fontica (busca por fontica) ou Nome / razo social (busca exata ao nome inserido), clicar em ou (CTRL + E) para realizar pesquisa, se o nome inserido estiver cadastrado, abaixo aparecer o nome, clicar no cone ou teclar (CTRL+ R) para que este nome seja vinculado na opo pessoa (nome), conforme modelo abaixo:

Se o nome no estiver cadastrado, clicar em

, em seguida aparecer tela abaixo:

Informar o tipo de pessoa : No campo pesquisa > CPF

; , inserir o n de CPF do interessado;

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No campo , inserir o nome completo e sem abreviaturas. Para pessoa jurdica informar o nome FANTASIA, se no houver, o usurio dever repetir o nome RAZO SOCIAL; No campo interessado no campo ; Para inserir o endereo da pessoa, clicar no cone abaixo: , aps aparecer a tela conforme informar o n do RG do interessado, informar o sexo do e a data do nascimento no campo

No campo , inserir o endereo e n, aps clicar no cone ou CTRL+E para efetuar a pesquisa e abaixo retornar com o(s) endereo(s) existentes dentro do municpio de Curitiba conforme exemplo abaixo:

Para selecionar o endereo desejado clicar uma vez em cima do endereo e no cone ou clicar duas vezes em cima do endereo e a tela ser fechada retornando a janela de manuteno de pessoas com o endereo selecionado;

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OBS Para endereo de fora do municpio dever ser inserido o CEP para habilitar os demais campos que devero ser preenchidos manualmente; Para salvar clicar no cone Para finalizar clicar na opo Para inserir um ou teclar F11. ou (Ctrl+F4) e retornar a tela de Cadastramento. assunto, na opo descrio do assunto ,e

habilitar a tela abaixo para consulta de assunto:

clicar na opo

como: cone

, ou (CTRL+E).

- Inserir o assunto e selecionar o tipo de pesquisa ou , para efetuar a pesquisa clicar no

No campo abaixo aparecero os assuntos relacionados ao que foi inserido no campo acima. Para concluir, selecionar o assunto desejado e clicar no cone clique com o mouse em cima do assunto. , tecla CTRL+R ou duplo ou teclar F11.

Para finalizar o cadastramento bsico de um protocolo, clicar no cone Aps aparecer a tela conforme abaixo:

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Aps o usurio dever selecionar o tipo de documento conforme abaixo:

Aps a seleo do tipo de documento aparecer a opo de impresso da folha rosto conforme abaixo:

Para imprimir a folha rosto clicar em ser impressa a folha rosto.

e em seguida selecionar a impressora que

Para fechar a tela de Cadastramento, clicar na opo

ou teclar CTRL + F4;

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7 EMISSO DE COMPROVANTES
Acessar a opo: RELATRIOS > EMISSO DE COMPROVANTES:

No campo

informar a quantidade de comprovantes que sero emitidos;

Aconselha-se a emisso de no mnimo de 07 (sete), pois quantidade mxima que sero impressos por folha do tamanho A4. Para gerar os comprovantes o usurio deve clicar no cone comprovantes antes da impresso. Para imprimir os comprovantes acessar a opo para visualizar os ;

e em seguida na opo

NO FECHAR A JANELA ENQUANTO A IMPRESSO NO TERMINAR. SE A JANELA FOR FECHADA ANTES DO TRMINO DA IMPRESSO E HOUVER ERROS, AO CLICAR NOVAMENTE NO SERO EMITIDOS NOVOS COMPROVANTES. BOTO Para fechar a tela de Cadastramento, clicar na opo ou teclar CTRL + F4;

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8- GUIAS DE REMESSA
A guia de remessa poder ser gerada atravs de trs modos, conforme abaixo: Na opo Protocolo > guias de remessa > gerar; Dentro da tela de cadastramento; Dentro da tela de trmite.

8.1 - GUIAS DE REMESSA GERAR


Acessar a opo Protocolo > guias de remessa > gerar; Aparecer a tela conforme abaixo:

- No campo sigla origem, o sistema preenche automaticamente a unidade de trmite atual em que o usurio est lotado, podendo ser alterada para uma outra origem; - No campo sigla destino, informar o destino do mesmo; - No campo data de envio, poder se necessrio, alterar a data e horrio de envio do mesmo; - No campo n do malote, quando disponvel pelo setor, colocar o roteiro do mesmo.

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Para finalizar, clicar no cone ou teclar F11, para salvar a guia de remessa, o sistema retornar uma mensagem com o n da guia gerada automaticamente; Para fechar a tela clicar na opo ou (Ctrl+F4).

8.2 - GUIAS DE REMESSA TELA DE CADASTRAMENTO


Atravs da tela de cadastramento, poder gerar guia de remessa ou consultar uma j existente, para vincul-la a um protocolo.

No campo guias de remessa, clicar em item n 8.1;

para gerar uma guia. Aps repetir os passos do , o sistema abrir a

Para consultar uma guia de remessa j existente, clicar na opo tela abaixo:

- inserir neste campo, a data inicial em que foi gerada a Guia de remessa.

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- inserir neste campo, a data final em que foi gerada a Guia de remessa.

- inserir a sigla origem da Guia de remessa.

- inserir a sigla destino da Guia de remessa.Clicar em ou (CTRL + E) para realizar pesquisa, aparecero abaixo os n das Guias geradas neste perodo, correspondentes aos dados inseridos anteriormente nos campos citados acima. Para selecionar a Guia desejada, dar duplo clique com o mouse em cima do n da Guia ou selecionar a guia e clicar no cone para completar a pesquisa. O nmero da guia de remessa selecionada retornar para o campo guia de remessa. Com o n da guia j vinculada ao protocolo, continuar a inserir os dados bsicos na tela de cadastramento.

8.3 - GUIAS DE REMESSA TELA DE TRMITE


Atravs da tela de trmite, poder gerar guia de remessa ou consultar uma j existente. No campo guias de remessa clicar em aparecer tela conforme mencionado anteriormente (tela cadastramento) repetindo os passos do item n 8.1.

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8.4 ALTERANDO UMA GUIA DE REMESSA


Acessar a opo Protocolo> Guias de Remessa> Gerar e aparecer tela conforme abaixo:

Clicar no boto

ou teclar SHIFT+F7;

Na tela acima selecionar a opo Registros conforme abaixo:

(no), para habilitar a tela de Seleo de

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Selecionar a opo e ao lado no campo inserir o n da repetir o mesmo n;

Guia de Remessa ou Guia Malote e no campo Aps clicar no campo

e a guia ser carregada na tela conforme abaixo:

Os campos Sigla de Origem, Sigla Destino, Data de envio e N do Malote podero ser alterados; Aps feita a alterao clicar no boto ou teclar F11; ou teclar CTRL + F4;

Para fechar a tela de Cadastramento, clicar na opo

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9 - IMPRESSO GUIAS DE REMESSA


Acessar a opo Protocolo> Guia de Remessa> Impresso de Guia: aparecer tela abaixo.

- inserir neste campo, o n da guia correspondente, teclar TAB para carregar a guia na tela; Se desejar visualizar a guia de remessa antes de imprimir, clicar no cone CTRL+ATL+V ou acessar a opo relatrio > visualizar. , teclar

Para imprimir acessar a opo relatrio, clicar no cone ou teclar CTRL+I (alterar se necessrio, a impressora para jato de tinta ou laser) e em seguida clicar em OK para imprimir. Para fechar a tela, clicar em ou (CTRL+F4).

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10 GUIA MALOTE
Acessar a opo Protocolo > guias de remessa > protocolo x malote, aparecer o quadro abaixo:

- clicar neste cone, para gerar uma guia (visto anteriormente conforme item n 4.1); - informar neste campo, o n do protocolo com seu respectivo ano, teclar seta abaixo para carregar o protocolo na tela, para inserir mais protocolos tecle a seta para baixo, o sistema abrir automaticamente um novo campo para preencher se necessrio; Para finalizar, clicar no cone malote; ou teclar F11 para salvar os documentos na guia

Aps clicar no cone para visualizar a guia; Para imprimir: Acessar a opo Arquivo> Imprimir, selecione a impressora e clicar em OK para iniciar a impresso; Para fechar a tela, clicar em ou (CTRL+F4).

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11 CONSULTANDO UMA GUIA DE REMESSA:


Acessar consulta > guia de remessa, aparecer tela abaixo:

- em nmero guia, informar o n e clicar em pesquisa, a tela retornar com as informaes abaixo:

para efetuar a

Para fechar a tela, clicar em

ou (CTRL+F4).

Desenvolvido por: Assistncia:

Fbio Adriano Pessine Rosali Maria Zasyeki

SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAO - ARQUIVO PBLICO MUNICPAL DIVISO DE DIFUSO E TECNOLOGIA Rua Lysimaco Ferreira da Costa n 355 / 1 andar Centro Cvico Curitiba Paran CEP: 80.530-100 Telefone 3350-8658 / 3350-8960