Arquivologia - Aula 05

4 8 7 1 6 , e 0 a i : h n F c o P o t C R O l
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Introduo ........................................................................................ Reviso dos principais tpicos de Arquivologia ....................................... Simulado .......................................................................................... Resoluo de questes ....................................................................... Bibliografia ....................................................................................... Introduo Prezado Aluno, Finalmente chegamos nossa ltima aula. Nosso objetivo, hoje, revisar tudo que aprendemos e avaliar, por meio de um simulado, se esse conhecimento est sedimentado. Assim, comearemos nossa aula com uma rpida reviso dos principais tpicos de arquivologia. Posteriormente queremos que tente resolver, sem consultar nada, 30 questes que ainda no trabalhamos em nossas aulas. Finalmente, queremos que veja as questes que acertou/erro e, principalmente, entenda o porqu dos seus acertos/erros. Para isso, comentamos essas questes no final da aula. Preparado? Pois chega de papo e mos a obra! 01 02 12 17 30
Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Reviso dos principais tpicos de Arquivologia Faremos, agora, uma breve reviso dos principais conceitos que vimos nos ltimos dias. Dentro do tpico conceitos fundamentais de arquivologia, a banca sempre traz questes envolvendo a definio de Arquivo. Portanto, temos que ter em mente que: Arquivo pode ser definido como a designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. Guarde, especialmente, os dois pontos destacados acima: 1. O arquivo caracterizado pela natureza orgnica que existe entre seus documentos, que surge em funo das atividades da administrao. No se compreende o documento de arquivo fora do meio que o produziu. 2. Os documentos servem de prova das transaes realizadas pela instituio. Ateno: documentos de arquivo no podem ser colecionados, pois fazem parte de um conjunto orgnico. Portanto, uma coleo particular, reunida por uma pessoa ou instituio (ex.: museus e bibliotecas) no pode ser considerada como arquivo. Outro ponto sempre cobrado nas provas se refere ao valor primrio e ao valor secundrio dos arquivos. O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio atribudo ao valor histrico, probatrio e informativo, que o documento conserva para a entidade que o produziu e para terceiros. Um assunto que est diretamente relacionado ao valor do arquivo a Teoria das Trs Idades. Sobre isso, voc tem que saber quais so as caractersticas dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes.
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Arquivo corrente (=primeira idade): documentos com valor primrio e consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Arquivo intermedirio (=segunda idade, limbo, purgatrio): documentos que ainda conservam seu valor primrio, mas deixaram de ser consultados frequentemente, aguardam sua destinao final. Arquivo Permanente (=terceira idade): documentos que perderam todo valor primrio, que se conservam em razo de seu valor secundrio, constituindo, assim, meios de conhecer o passado e a evoluo da organizao e da sociedade. Ateno: documentos imprescritveis. de valor permanente so inalienveis e
O CESPE, em suas questes, adora associar os conceitos de valor dos documentos com as diferentes idades do arquivo. Pode ter certeza, que uma questo sobre isso certa na sua prova! Ainda dentro de conceitos fundamentais de arquivologia, outro ponto bastante explorado a classificao dos documentos com relao natureza do assunto, que pode ser: Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrio legal de acesso. Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu contedo, deve ser de conhecimento restrito. Lembre, ainda, que os documentos sigilosos se subdividem em quatro graus de sigilo: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto, sendo esse grau crescente do primeiro para o ltimo. Continuando nesse contexto, o CESPE costuma elaborar questes sobre os direitos de acesso aos documentos sigilosos. Sobre isso, temos que saber que, mesmo que o contedo de um documento seja sigiloso, o cidado pode acessar esse documento em duas situaes: Naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente; e 3
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Naquilo que no diga respeito prpria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja indispensvel defesa de seu direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal, mediante autorizao judicial. Finalmente, um ltimo destaque, dentro do primeiro tpico do edital, so as questes que misturam os conceitos de arquivo especial com arquivo especializado. Portanto, tenha em mente essa diferena: Arquivo especial de formas fsicas documentos diversas (iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais etc.) ou de suportes especficos (CD, DVD, microfilme etc.) Arquivo especializado documentos de determinado assunto, independentemente da forma fsica, como arquivos mdicos, de imprensa e militares.
Vamos passar, agora, para o tpico gerenciamento da informao e a gesto de documentos. Aqui temos que prestar ateno, principalmente, s trs fases bsicas da gesto de documentos. 1. Produo: elaborao dos documentos em decorrncia das atividades de um rgo ou setor. 2. Utilizao: atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao), expedio, organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria. Alm disso, nessa fase, so elaboradas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes. 3. Avaliao e destinao: anlise dos documentos para estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero recolhidos ao arquivo permanente e quais sero eliminados. Queremos que voc tome bastante cuidado, principalmente, com as duas ltimas fases. Um tipo de pegadinha muito comum do CESPE misturar atividades e fases, dizendo, por exemplo, que a classificao faz parte da fase de avaliao ou que a tramitao faz parte da fase de destinao. Ainda brincando com as diferentes atividades de cada fase, a banca costuma explorar bastante o que faz parte do Protocolo. Portanto, guarde bem: o protocolo executa os procedimentos de recebimento, classificao, registro e movimentao dos documentos.
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Vejamos um quadro que ilustra as diferentes fases do arquivo...
Dentro da gesto de documentos, h outro assunto que muito cobrado nas provas: arquivamento, mais precisamente, os mtodos de arquivamento. Os mtodos de arquivamento tm a tarefa de organizar o arquivo, de acordo com a natureza dos documentos e com a estrutura da entidade, de forma a permitir que os documentos sejam eficientemente acessados. Esses mtodos podem pertencer a dois grandes sistemas: direto (busca da documentao feita diretamente no local onde est guardado) ou indireto (busca feita mediante consulta de um ndice ou cdigo) Algo importante para a sua prova saber quais so os diferentes mtodos existentes. Elemento principal a ser consultado no arquivo ... Nome procedncia ou local Nmero Assunto direto direto direto e indireto indireto 5
Mtodos Alfabtico Bsicos Geogrfico Numrico Ideogrfico
Sistema
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Padronizados Variadex, Automtico, Soundex, Rneo e indireto Menmnico
Aproveitando o embalo, vamos relembrar as regras de alfabetao. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os mtodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso. So 13 regras que precisamos saber (no se assuste com a quantidade, pois a maioria delas bem intuitiva): 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Barbosa, Joo Cabral, Pedro Teixeira, Anbal Teixeira, Bernardo Ateno: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Santa Rita, Flvia So Paulo, Carlos So Pedro, Felipe 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Silveira, R. Silveira, Ricardo Silveira, Roberto
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados. Albuquerque, Rosana d Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damasceno Sobrinho, Carlos Ateno: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de distino. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps o nome completo, entre parnteses. Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Slvia 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11) Boy, John Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula. Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles OBrian, Michael Ateno: muito cuidado para no confundir com a regra 5.
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Colegial (A) Embratel Fundao Getlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peas e Acessrios 13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3) Ainda no segundo tpico, outro ponto muito importante refere-se s normas criadas pela instituio para fixar diretrizes e prazos para destinao dos documentos, denominadas instrumentos de destinao. Existem dois principais instrumentos temporalidade e lista de eliminao. de destinao: tabela de
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Guarde bem esse instrumento, pois o preferido do CESPE. Ateno: no h um prazo genrico pr-definido para que os documentos permaneam nos arquivos correntes e intermedirios. Cada caso um caso. Lista de Eliminao: consiste em uma relao especfica de documentos a serem eliminados de uma s vez (necessita aprovao da autoridade competente). Dentro da fase de avaliao e destinao, outro ponto que merece destaque a diferena entre transferncia e recolhimento. Transferncia passagem do arquivo corrente para o intermedirio e recolhimento passagem para o arquivo permanente.
No que se refere ao tpico do edital arquivo permanente, o que importa saber so as suas funes: reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custdia. E mais importante ainda, o que quer dizer cada uma delas. Arranjo: consiste na reunio e ordenao documentos no arquivo permanente. adequada dos
Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizao dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgao. Conservao: medidas de proteo dos documentos e do seu lugar de guarda. Referncia: consiste documentos. nas polticas de acesso e uso dos
Mais uma vez, no podemos confundir o que quer dizer cada atividade. Por exemplo, uma pegadinha clssica dizer que referncia se refere aos instrumentos de pesquisa. No erre isso!
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Ateno: ao tratar do arquivo permanente, deve-se sempre levar em considerao o princpio da provenincia (=respeito aos fundos).
J no ltimo tpico do edital, tipologias documentais e suportes fsicos, destacamos alguns pontos importantes sobre microfilmagem. Microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433/68 e pelo Decreto 1.799/96, que consiste na produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. As principais vantagens desse processo so a reduo sensvel de espao; o acesso fcil e rpido; a segurana e a garantia da confidencialidade das informaes; e a durabilidade. Ateno: microfilme tem o mesmo valor legal do documento original. (Art. 1, 1, da Lei 5.433/68) Ainda sobre esse assunto, um ponto que pode confundir o candidato a falsa impresso que os documentos com valor de guarda permanente podero ser eliminados, aps a microfilmagem. Isso no verdade, pelo menos para os documentos oficiais e pblicos, que devero ser recolhidos ao arquivo pblico ou preservados pelo prprio rgo detentor. A preservao de documentos envolve trs atividades: 1. Conservao: estender a vida til dos documentos, procurando mantlos o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados; 2. Armazenamento: guardar ou acondicionar documentos em depsitos; 3. Restaurao: revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento.
No que se refere conservao, h quatro principais tcnicas de tratamento usualmente cobradas pelo CESPE: Desinfestao: Processo de destruio ou inibio da atividade de insetos.
Higienizao ou limpeza: Retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros resduos.
10
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel e exp-los ao do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora e, em seguida, pass-los a ferro, folha por folha. Restaurao ou reparo: Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados. Ateno: apesar de alguns autores considerarem restaurao como atividade distinta da conservao, o CESPE segue a doutrinadora Marilena Leite Paes, que considera essa atividade como parte da conservao de documentos. Podemos citar ainda outras tcnicas: Climatizao: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos. Desacidificao: Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7, com vistas sua preservao. Encapsulao: Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so seladas. Fumigao: Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros microorganismos.
11
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05
Simulado Bom, agora que voc j fez uma rpida reviso dos conceitos que tratamos ao longo do curso, nossa sugesto que tente resolver essas 30 questes sem pesquisar o restante do material. Tudo bem? Depois, veja seu resultado, confira com a resoluo proposta nas pginas posteriores e, finalmente, visualize que tpicos da matria precisam ser revisitados com mais calma. Vamos l! 01 (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico. 02. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. 03. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. 04. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio. 05. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos semiativos, que no precisam ser mantidos prximos aos usurios diretos. 06. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento.
12
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 07. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituio podem ser considerados arquivos. 08. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. 09. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O princpio de respeito aos fundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos. 10. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) As funes de criao, avaliao, aquisio, classificao, descrio, difuso e preservao se fundamentam no princpio arquivstico da provenincia. 11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes administrativas, funcionais e legais. 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. 13. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. 14. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A gesto de documentos um dos elementos da gesto da informao em um rgo pblico ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas caractersticas do documento de arquivo. 15. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 16. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A passagem pelo arquivo intermedirio indica que o documento vai ter como destinao final a eliminao.
13
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 17. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. 18. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos. 19. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio. 20. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A principal funo da avaliao a eliminao de documentos. 21. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. 22. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. 23. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. 24. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes. 25. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos. 26. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.
14
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 27. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado denomina-se onomstico. 28. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: DAlmeida, Paulo DAndrade, Roberto DCarmo, Ansio 29. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. 30. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Acondicionamento a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que corresponde guarda ordenada de documentos.
15
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 GABARITO:
01 C 11 C 21 E 02 E 12 E 22 C 03 E 13 E 23 E 04 C 14 C 24 C 05 C 15 C 25 E 06 C 16 E 26 E 07 E 17 E 27 E 08 C 18 E 28 E 09 C 19 E 29 10 C 20 E 30
16
Resoluo de questes 01 (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico. Resoluo: O arquivo acumulado pela administrao indireta, incluindo empresas estatais, considerado arquivo pblico, logo a questo est correta. 02. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. Resoluo: Guarde bem: Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou consultados frequentemente, ao contrrio do que afirma o enunciado. Portanto, item errado. 03. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. Resoluo: Apesar de os arquivos correntes poderem ser centralizados, essa no necessariamente a regra. Lembre que nessa fase os documentos so frequentemente acessados e portanto, a descentralizao pode ser utilizada para dar maior agilidade gesto dos documentos. Finalmente, no esquea que, em suas fases, intermediria e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depsitos de documentos fisicamente separados.
17
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Idade do arquivo Corrente Intermedirio Permanente Valor predominante Primrio Primrio Secundrio Frequncia de uso Alta Mdia Baixa Localizao Prximo aos escritrios Distante dos escritrios Distante dos escritrios
O item est, portanto, errado. 04. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio. Resoluo: Exatamente. A permanncia dos documentos no arquivo intermedirio transitria, portanto, temporria. Lembre-se, por isso, o arquivo intermedirio tambm chamado de limbo ou purgatrio. Os documentos so mantidos no arquivo intermedirio, onde aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 05. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos semiativos, que no precisam ser mantidos prximos aos usurios diretos. Resoluo: Correto. Os arquivos intermedirios so aqueles que ainda possuem valor primrio, mas no so utilizados com frequncia, no precisando, portanto, ser mantidos prximos aos usurios. 06. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. Resoluo: O enunciado est perfeito. O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do rgo ou instituio que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funes do rgo gerador / acumulador. Portanto, item correto.
18
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 07. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituio podem ser considerados arquivos. Resoluo: J percebeu onde est o erro? Ora, no h possibilidade de coleo nos arquivos, pois fundamental a relao orgnica entre seus elementos, os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funes e atividades de uma administrao. Uma das caractersticas bsicas dos arquivos que o conjunto de documentos deve ter relao orgnica e origem em decorrncia do exerccio de atividades especficas das entidades que os produziram e receberam. Portanto, no se considera arquivo uma coleo particular, reunida por uma pessoa ou instituio. A questo est errada. 08. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. Resoluo: Outra questo que cobra o conhecimento do art. 1 da Lei n 8.159, de 1991. Mas, vamos um pouquinho alm. Inicialmente, devemos salientar que o 3 do art. 8 da Lei n 8.159, de 1991, dispe que os conjuntos de documentos pblicos de valor histrico, probatrio e informativo devem ser definitivamente preservados. (arquivos permanentes, lembra-se?) Vamos recordar tambm os valores dos documentos: O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. J, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
19
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Nesse sentido, tendo em vista o valor primrio, os arquivos tm como finalidade principal, apoiar a administrao a qual pertencem, promovendo programas de gesto de documentos, para que estes cumpram com suas finalidades. Em um segundo momento, os arquivos tm a finalidade de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuam um valor histrico, cultural, informativo, de prova etc. (valor secundrio) Portanto, a questo est certa. 09. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O princpio de respeito aos fundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos. Resoluo: Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar em considerao o princpio da provenincia, ou seja, o respeito aos fundos. O arranjo, por sua vez, consiste na reunio e ordenao adequada dos documentos no arquivo permanente. Desta forma, respeitando-se o princpio da provenincia, o arranjo feito dever espelhar a estrutura e a administrao do rgo que os produziu. Portanto, o item est certo. 10. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) As funes de criao, avaliao, aquisio, classificao, descrio, difuso e preservao se fundamentam no princpio arquivstico da provenincia. Resoluo: A gesto de documentos dentro de um arquivo deve objetivar a manuteno da individualidade, do carter orgnico desse arquivo (=respeito aos fundos). Ou seja, estamos falando do princpio da provenincia, portanto, o item est correto. 11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes administrativas, funcionais e legais. Resoluo:
20
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Perfeito. O objetivo primordial da produo dos arquivos est relacionado ao seu valor primrio, ou seja, s questes administrativas, funcionais e legais. Logo, o item est correto. 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Resoluo: Documentos iconogrficos: suporte sinttico, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartogrficos: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.). Portanto, item errado. 13. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. Resoluo: A idade permanente corresponde ltima fase do ciclo de vida do documento, portanto, a gesto documental no comea a, lgico. A gesto documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. Ou seja, comear do comeo na fase corrente. Portanto a assertiva est errada. 14. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A gesto de documentos um dos elementos da gesto da informao em um rgo pblico ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas caractersticas do documento de arquivo. Resoluo: Perfeito. Item correto. A gesto de documentos realmente faz parte da gesto de informaes de uma instituio, guardando as peculiaridades inerentes arquivologia que discutimos ao longo do nosso curso. 15. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam
21
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. Resoluo: Essa questo trata da fase de produo de documentos. Pelo que j estudamos, fica fcil respond-la, no? Veja s... Vimos que a fase de produo refere-se elaborao de documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Alm disso, falamos que uma importante caracterstica dessa fase a otimizao da criao de documentos, evitando duplicaes e a emisses de vias desnecessrias. Portanto, o item correto. 16. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A passagem pelo arquivo intermedirio indica que o documento vai ter como destinao final a eliminao. Resoluo: Opa... calma a... A passagem pelo arquivo intermedirio no indica necessariamente que o documento vai ser eliminado, pois seu destino pode ser tambm a guarda no arquivo permanente. Logo, questo errada. 17. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. Resoluo: Temos que checar se as atividades so do tipo RE-CLA-RE-MO. Lembra desse mnemnico? So as atividades de Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao dos documentos Nessa questo, temos:
22
Recebimento e Classificao Registro e Movimentao Conservao e preservao (?) Conservar e preservar os documentos no fazem parte das atividades de recebimento, classificao, registro ou movimentao. Portanto, o item est errado. 18. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos. Resoluo: Mais uma questo sobre as atividades do protocolo... Lembre do Re-Cla-Re-Mo! Pois bem, avaliao no faz parte das atividades do protocolo, logo o item est errado. 19. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio. Resoluo: O curso do documento desde sua produo at o cumprimento da sua funo constitui toda a gesto do documento corrente e no somente a distribuio que uma das atividades do protocolo. Portanto, item incorreto. 20. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A principal funo da avaliao a eliminao de documentos. Resoluo: A avaliao o processo de analisar o valor e a frequncia de uso do documento, com objetivo de definir sua destinao.
23
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 Essa destinao, como vimos, pode ser a guarda no arquivo permanente ou a eliminao. Dessa forma, est errado falar que a principal funo da avaliao a eliminao de documentos. 21. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. Resoluo: Ora, por natureza, os documentos mantidos nos arquivos permanentes so providos de valor histrico-cultural, ou seja, servem para consulta. Portanto, o item est errado. 22. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. Resoluo: Vimos que a avaliao o processo de anlise de documentos, visando a estabelecer sua destinao (guarda temporria ou permanente, ou eliminao), de acordo com os valores primrios e secundrios que lhes so atribudos. Alm disso, tambm falamos de alguns pontos-chave que devem ser considerados nesse processo. Um deles refere-se aos prazos de prescrio e decadncia de direitos. Ora, isso tudo bem lgico, no? Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes de eliminar um documento. Pense no seu imposto de renda. Voc no tem que guardar todos os documentos por, pelo menos, cinco anos? Portanto, o item est certo.
23. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente
24
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 para o intermedirio e deste para o permanente respectivamente, arquivamento e acondicionamento. Resoluo: Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver! Arquivamento, como vimos, uma das fases da gesto de documentos, que consiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Acondicionamento so as formas de embalagem documentos visando sua preservao e acesso. ou guarda de so denominados,
Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. Portanto, o item est errado. 24. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes. Resoluo: Vamos lembrar da diferena entre transferncia e recolhimento. Transferncia: passagem do arquivo corrente para o intermedirio. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.
25
Valor com valor primrio com valor primrio sem valor primrio, mas com valor secundrio sem valor primrio e secundrio Logo o item est correto.
Frequncia de uso alta baixa baixa -
Destino permanece no arquivo corrente transferncia para o arquivo intermedirio recolhimento para o arquivo permanente eliminao
25. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos. Resoluo: Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim dos quais a destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminao). Esses prazos so definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questo. Portanto, est errado afirmar genericamente que o prazo de guarda temporria (arquivo intermedirio) de 5 anos. Logo, questo errada. 26. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Resoluo: Lembra do nosso mnemnico com as funes do arquivo permanente? De-CoRe-Ar?
26
Pois bem... Essa mais uma questo sobre as atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Vejamos: arranjo descrio e publicao preservao (=conservaco) avaliao (?) criao (?) referncia
Avaliao e criao no so atividades do arquivo permanente (no fazem parte do nosso De-Co-Re-Ar), so fases da gesto de arquivos correntes. Portanto, o item est errado. 27. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado denomina-se onomstico. Resoluo: Vimos e revimos que o mtodo de arquivamento que toma como base a procedncia ou o local denominado geogrfico. Logo, a assertiva est errada. 28. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: DAlmeida, Paulo DAndrade, Roberto DCarmo, Ansio Resoluo: Lembra da regra 5 de alfabetao? Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados.
27
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 05 A ordenao deveria ser: Almeida, Paulo D Andrade, Roberto D Carmo, Ansio D Veja que a simples aplicao da regra. Portanto, leia e releia essas regras, t legal? O item est errado. 29. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. Resoluo: A primeira e mais importante razo para justificar o uso da microfilmagem a economia de espao. Ela tambm possibilita a preservao dos originais. Segundo a legislao arquivstica: os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Portanto, item correto. 30. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista 2010 Adaptada) Acondicionamento a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que corresponde guarda ordenada de documentos. Resoluo: Errado! Acondicionamento consiste nas formas documentos visando sua preservao. Ento, amigo, vamos parar por aqui. Esperamos ter conseguido ajud-lo a entender os principais pontos da disciplina e, dessa forma, contribuir para seu sucesso na prova. 28 Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br de embalagem ou guarda de
Estamos sempre disposio, seja pelo frum de dvidas, seja pelos nossos emails: davi@pontodosconcursos.com.br; e fernando@pontodosconcursos.com.br Bons estudos e boa sorte! Davi Barreto e Fernando Graeff
29
Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes). Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.
30

Arquivologia - Aula 05

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Arquivologia - Aula 05

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

4 8 7 1 6 , e 0 a i : h n F c o P o t C R O l

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Mtodos Alfabtico Bsicos Geogrfico Numrico Ideogrfico

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Frequncia de uso alta baixa baixa -

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br

Você também pode gostar