Manual de Normas y Procedimientos Archivsticos Universidad Pblica de Navarra

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2 2.1 2.1.1

CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS OBJETO Clasificar es la operacin de mayor relevancia de cuantas integran la gestin documental de la Universidad Pblica de Navarra. Sobre la clasificacin reposan la prctica totalidad de tcnicas, recursos e instrumentos archivsticos, por ser el modo en que se organizan lgica y fsicamente los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte, ya desde el mismo instante de su produccin en las oficinas. La clasificacin se lleva a cabo teniendo en cuenta la organizacin lgica de las funciones universitarias y las actividades en que se concretan esas funciones, recogidas como identificadores documentales unvocos las denominadas categoras, que incluyen el cdigo y su denominacin- en el denominado cuadro de clasificacin. El Archivo General determina esas categoras tras un exhaustivo proceso de anlisis, en el que se estudia con profundidad la estructura, la regulacin jurdica y normativa, y tambin la evolucin orgnica y funcional de la Universidad. En la normalizacin de los cdigos y su denominacin intervienen de manera decisiva las oficinas, por cuanto es en ellas donde se detectan las necesidades de creacin, modificacin, supresin o actualizacin de las categoras de clasificacin.

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Para una actividad en concreto, documentos, expedientes y series comparten una misma categora de clasificacin, lo que proporciona la necesaria coherencia en el actuar de la administracin universitaria. La definicin y normalizacin de categoras y las formas de ordenacin de los documentos, as como el establecimiento, gestin, mantenimiento y actualizacin del cuadro de clasificacin, son competencia del responsable del Archivo General. De acuerdo con el Reglamento del Archivo General (art. 35) los documentos se organizan desde los archivos de gestin de acuerdo con un cuadro de clasificacin de aplicacin general, de carcter funcional, que permite una recuperacin global de la informacin en toda la Universidad, a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, esto es, mientras perdura el valor administrativo y cuando finalmente adquiere valor histrico.

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INSTRUMENTOS Y MTODO El cuadro de clasificacin de los documentos

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El cuadro de clasificacin de los documentos es la estructura jerrquica y lgica, organizada con criterios funcionales, que recoge cuantas actividades concretadas en documentos- tienen lugar en la gestin universitaria. El cuadro de clasificacin se define adems como el instrumento de referencia y control en el que se plasman, a priori, las categoras de la clasificacin normalizadas para toda la Universidad, recogidas de forma exhaustiva, pertinente, sistemtica, coherente y jerarquizada. 2.2.2 Las categoras del cuadro de clasificacin Las categoras del cuadro de clasificacin pueden ser de dos tipos: Tipo 1: Categoras lgicas o conceptuales Son aquellas categoras relativas a funciones generales desarrolladas en el funcionamiento de la Universidad, creadas de modo artificial para facilitar la agrupacin coherente de otras categoras subordinadas. Las categoras lgicas o conceptuales corresponden en general a las denominadas clases y subclases del cuadro de clasificacin. Se ubican en los niveles jerrquicos superiores. Ver la definicin de clases y subclases en el apartado 2.2.3 de esta Norma. Las categoras lgicas o conceptuales seran equivalentes a las agrupaciones que en archivstica tradicional se conoce como secciones y subsecciones de fondo. Habitualmente estas categoras no contienen documentos o expedientes. Las categoras lgicas o conceptuales pueden contener documentos nicamente cuando se estn realizando labores de ajuste en el cuadro de clasificacin (anlisis de evolucin, creacin o modificacin de categoras). Tipo 2: Categoras fsicas Las categoras fsicas son aquellas categoras relativas a actividades concretas desarrolladas en la Universidad, recogidas de manera natural (nunca artificial) y sistemtica, que contienen documentos o expedientes de archivo. Las categoras fsicas son la base del trabajo documental en las oficinas, por cuanto de acuerdo con ellas se aplica la clasificacin de los documentos y expedientes de archivo.

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Las categoras fsicas corresponden en general a las denominadas divisiones en el cuadro de clasificacin. Jerrquicamente, varias categoras fsicas se agrupan bajo una categora lgica o conceptual, para una mejor comprensin de las funciones universitarias. Las categoras fsicas seran equivalentes a las agrupaciones que en archivstica tradicional se conoce como series y subseries. Normalmente las categoras fsicas no pueden existir si no contienen documentos o expedientes. Estas categoras pueden estar vacas nicamente cuando se estn realizando labores de ajuste en el cuadro de clasificacin (asociadas fundamentalmente a la puesta en marcha del cuadro). 2.2.3 Elementos del cuadro de clasificacin El cuadro de clasificacin consta de los siguientes elementos: clases, subclases, divisiones y subdivisiones auxiliares. Elemento 1: Las clases Las clases constituyen las funciones raz en las que se concreta la actividad universitaria. Se distinguen por comenzar cada una por una letra distinta, escrita en mayscula, y siempre con el nmero 100 a continuacin. Posibilitan as que se adscriban a su grupo funcional especfico las diferentes subclases y divisiones asociadas a su funcin raz. Son 12: A 100 Administracin general y organizacin B 100 Gestin de la informacin y de las comunicaciones C 100 Representacin y relaciones pblicas D 100 Gestin de los recursos humanos F 100 Gestin de los recursos econmicos G 100 Gestin de los bienes muebles H 100 Gestin de los bienes inmuebles I 100 Normativa y asuntos jurdicos J 100 Gestin de los recursos acadmicos K 100 Organizacin de la docencia L 100 Gestin de la investigacin M 100 Gestin de los servicios ofrecidos a la Comunidad Universitaria Las clases son en todo caso categoras lgicas o conceptuales, nunca categoras fsicas, de acuerdo con lo sealado en el apartado 2.2.2 de esta Norma.

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Elemento 2: Las subclases Las subclases constituyen las funciones generales, subordinadas y vinculadas a la correspondiente funcin raz, en las que se concreta la actividad universitaria. Las subclases se distinguen por comenzar por la letra especfica de una funcin raz (esto es, una clase), desarrollando las centenas, y se caracterizan por figurar en mayscula en el cuadro de clasificacin y aparecer intercaladas en la estructura de clasificacin con las divisiones o categoras fsicas. El crecimiento de las subclases es tericamente ilimitado, al ser impensable que superen el lmite de las centenas. Las subclases estn destinadas a ser categoras lgicas o conceptuales, pero pueden darse casos en que acten como categoras fsicas en el caso de ajuste del cuadro de clasificacin (por ejemplo, cuando se crean nuevas funciones o actividades, cuya plasmacin en series, expedientes y documentos no est suficientemente comprobada). Bajo ellas se organizan las divisiones del cuadro de clasificacin. Elemento 3: Las divisiones Las divisiones constituyen las actividades concretas, vinculadas a funciones generales, en las que se concreta la accin universitaria. Las divisiones pueden a su vez dividirse, en razn de la complejidad de las acciones, de modo que puede darse el caso de que acten como categoras conceptuales, siempre y cuando stas alberguen divisiones que acten como categoras fsicas (contengan documentos y expedientes de archivo). Las divisiones son, en todo caso, los referentes para el archivo fsico de los documentos y expedientes de archivo. Cuando las divisiones actan como categoras fsicas, sobre ellas actan las subdivisiones especficas, nominales y uniformes, entendidas como auxiliares de la clasificacin. El cdigo no acta como elemento identificador de subordinacin entre las diferentes divisiones (en caso que exista tal jerarqua entre diferentes divisiones), ni entre las divisiones y las subclases a las que se vinculan lgicamente. Este puede ser un elemento perturbador en la comprensin del funcionamiento del cuadro de clasificacin y en la asignacin de

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cdigos. A nuestro entender, su funcionamiento es excelente cuando un nico cuadro de clasificacin se aplica a la globalidad de la institucin, como es el caso de la Universidad Pblica de Navarra, y las funciones y actividades de las oficinas son estables en el tiempo. La formacin del personal implicado es crucial. Elemento 4: Los auxiliares de la clasificacin (subdivisiones especficas, uniformes y nominales) Los auxiliares de la clasificacin acompaan a las divisiones cuando stas actan como categoras fsicas en el cuadro de clasificacin, y buscan completar la identificacin o definir con mayor profundidad el asunto de algunos documentos o expedientes. Los auxiliares de la clasificacin se aaden formalmente a los cdigos de clasificacin, y pueden ser de tres tipos: Tipo 1: Subdivisiones especficas: Las subdivisiones especficas acompaan al cdigo de clasificacin, y estn concebidas para completar la identificacin de grupos de documentos en aquellas categoras fsicas para las que est reconocido su uso. En su utilizacin, una subdivisin especfica aparece introducida por la letra E seguida del nmero de especfica normalizado. Como todas las subdivisiones, las especficas siempre deben ir vinculadas a un cdigo. Por ejemplo: cuando aparece sobre un documento el cdigo C108 E1 quiere decir que el documento forma parte concretamente de un expediente de concesin del Doctorado Honoris Causa, dentro de la divisin C108 Homenajes y distinciones, en la que conviven tambin los expedientes de concesin de Medalla de Oro. Las subdivisiones especficas pueden aplicarse tanto a documentos sueltos como a expedientes. La gestin de las subdivisiones especficas est centralizada en el Archivo General. La utilizacin de las subdivisiones especficas es facultativa, en funcin de las necesidades de las oficinas (volumen de documentacin similar, fases del procedimiento, tipos de documentos, clases de expedientes, etc.)

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Puede combinarse con otras subdivisiones. Tipo 2: Subdivisiones uniformes: Las subdivisiones uniformes acompaan al cdigo de clasificacin, y estn concebidas para identificar documentos de tipologa comn (por ejemplo, informes, estadsticas, censos, etc.). Las subdivisiones uniformes se pueden aplicar vinculadas a cualquier cdigo perteneciente a una categora fsica en cualquier lugar del cuadro de clasificacin. En su utilizacin, las subdivisiones uniformes aparecen introducidas por la letra U. Como todas las subdivisiones, las uniformes siempre deben ir vinculadas a un cdigo. Por ejemplo: cuando aparece sobre un documento el cdigo D127 U01 quiere decir que se trata concretamente de un informe sobre remuneracin del personal. Las subdivisiones uniformes se aplican exclusivamente sobre documentos, independientemente de que formen parte de expedientes. La gestin de las subdivisiones uniformes est centralizada en el Archivo General. La utilizacin de las subdivisiones uniformes es facultativa, en razn de las necesidades de las oficinas (fundamentalmente derivadas de la necesidad de ejercer un control por tipo de documento en un contexto en el que predomina el asunto). Puede combinarse con otras subdivisiones. Tipo 3: Subdivisiones nominales: Las subdivisiones nominales sirven para completar la identificacin de un expediente con una informacin aadida, como la denominacin reconocida de un rgano, titulacin, estudio, edificio, unidad, etc. En su utilizacin, la subdivisin nominal aparece introducida por la letra N ms el ttulo normalizado para

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cada nominal. Como todas las subdivisiones, las nominales siempre deben ir vinculadas a un cdigo. Las subdivisiones nominales pueden aplicarse tanto a documentos sueltos como a expedientes. La utilizacin de las subdivisiones nominales es facultativa en unos casos, en razn de las necesidades de las oficinas (por ejemplo, organizar por edificios los planos existentes en la Universidad), o bien preceptiva cuando su utilizacin es necesaria para identificar plenamente la documentacin que se quiere clasificar (por ejemplo, los expedientes de sesin de un rgano de gobierno especfico). Ejemplo de uso facultativo: cuando aparece sobre un documento el cdigo H109 NEdificio Departamental de las Encinas quiere decir que se trata de un documento que hay que incluir concretamente en el expediente relativo al estudio de construccin, adecuacin y mejora del Edificio Departamental de las Encinas. Ejemplo de uso preceptivo: cuando aparece sobre un documento el cdigo A102 NConsejo de Gobierno quiere decir que pertenece a un expediente de sesin del Consejo de Gobierno. Sin la utilizacin de la subdivisin nominal no sabramos de qu rgano se tratara. La gestin de las subdivisiones nominales est centralizada en el Archivo General. Puede combinarse con otras subdivisiones. Las combinaciones entre subdivisiones pueden ser las siguientes: Cdigo Base + Nominal + Uniforme Ejemplo: cuando aparece sobre un documento el cdigo J128 NIngeniero de Telecomunicacin U01 significa que se trata de un informe sobre la evaluacin de la titulacin de Ingeniero de Telecomunicacin. Cdigo Base + Especfica + Nominal, o bien Cdigo Base + Nominal + Especfica Ejemplo: cuando aparece sobre un documento el cdigo A105 E2 NArchivo General significa que una unidad que no es titular de la funcin se dispone a archivar el documento que se

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integra en un manual de procedimiento del Archivo General. El mismo ejemplo valdra con la combinacin A105 NArchivo General E2 Cdigo Base + Especfica + Uniforme Ejemplo: cuando aparece sobre un documento el cdigo K115 E1 U01 significa que se trata de un informe sobre intercambio de estudiantes. Cuando se combinan varias subdivisiones, las uniformes siempre van en ltimo lugar. 2.2.4 Formacin de expedientes y series La finalidad de la clasificacin es la generacin de expedientes, de manera que se archiven juntos todos los documentos relativos a un mismo asunto. Por otra parte, la suma de expedientes de la misma naturaleza constituye la serie documental, que tiene su plasmacin como categora fsica singular, y como tal aparece recogida en el cuadro de clasificacin de los documentos. La unidad bsica de archivo es el expediente, de modo que debe evitarse en todo caso la formacin de colecciones de documentos organizados por fecha, por nmero de registro, por interlocutor interno o externo, o cualquier otro sistema de archivo que ataque el respeto a la generacin de expedientes de asunto. Cualquier documento puede iniciar un nuevo expediente, siempre y cuando no exista una tramitacin administrativa en curso referente al mismo asunto. 2.2.5 La clasificacin y ordenacin de los documentos En la prctica cotidiana de las oficinas, la clasificacin de un documento supone: - determinar la categora ms adecuada para un documento de entre todas las que integran el cuadro de clasificacin de los documentos - ubicar el documento, como acto administrativo, dentro de la tramitacin administrativa correspondiente reunida en forma de expediente, de acuerdo con un orden determinado. La ordenacin de los documentos se aplica tanto a documentos dentro de expedientes como a la secuencia de los diferentes expedientes entre s, dentro de la misma serie. Entre las formas de ordenacin se incluyen las siguientes:

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- por fecha - por orden alfabtico - por orden numrico secuencial 2.2.6 Etapas del proceso de clasificacin de documentos En el proceso de clasificacin de los documentos se distinguen tres etapas: Etapa 1: Determinacin de la categora a la que corresponde el documento La categora se determina, en primer lugar, considerando la funcin raz del asunto al que se refiere el documento en concreto. Esas funciones raz se materializan en las 12 grandes clases del cuadro de clasificacin. Una vez encontrada la funcin raz, hay que descender en la estructura de clasificacin hasta encontrar una categora que se corresponda con el asunto al que hace referencia el documento. La categora que escojamos debe ser aquella que recoja con mayor concrecin el asunto al que hace referencia el documento que nos proponemos archivar. En el caso de que un mismo documento incluya varios asuntos, se proceder de la manera siguiente: Caso 1: Cuando existe abierto un expediente al que hace referencia uno de los asuntos del contenido del documento, ste se archivar bajo el cdigo de dicho expediente y se incluir en el mismo. Este criterio no excluye la posibilidad de incluir una referencia de archivo en la categora desestimada. Caso 2: Cuando el contenido del documento hace referencia a varios asuntos, y no existe expediente abierto para ninguno de ellos, la Unidad deber priorizar la categora con mayor relevancia de acuerdo con las funciones que tiene encomendadas. Este criterio no excluye la posibilidad de incluir una referencia de archivo en la categora desestimada. En el caso de que dichos asuntos se correspondan a categoras fsicas ubicadas bajo otra categora superior, el documento podr archivarse bajo esta categora. Esta
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determinacin se adopta a la espera de evaluar su crecimiento pasado un plazo de tiempo. Etapa 2: Plasmacin de la categora en el documento Una vez identificada la categora adecuada, la Unidad proceder a researla en el documento. Pueden darse dos casos: Caso 1: En el caso de los documentos producidos por la propia Unidad, y cuyo destino sea otra Unidad dentro de la Universidad, la categora deber incluirse en el proceso de su elaboracin, de modo que aparezca identificable en la parte superior derecha. La categora acta de este modo como referente de control y archivo para las unidades destinatarias. Caso 2: En el caso de los documentos producidos por la propia Unidad, y cuyo destino no sea otra Unidad dentro de la Universidad sino externo a la misma, la identificacin de la categora se incluir en lpiz sobre el ejemplar original que va a integrarse en el archivo de dicha Unidad. La eficacia de la plasmacin de la categora en el documento desaparece fuera del mbito estrictamente institucional. Etapa 3: Accin de archivo del documento Una vez identificada y plasmada la categora en el documento, se procede a su archivo fsico. Para ello se dispone de las carpetas y subcarpetas normalizadas por el Archivo General. En la etapa de archivo de oficina, las Unidades son libres a la hora de elegir otros instrumentos de archivo que consideren que mejor se adaptan a sus formas de trabajo mientras dure la tramitacin administrativa. Sin embargo, la organizacin de los documentos en carpetas y subcarpetas normalizadas es obligatoria en el momento de transferir los documentos con destino al Archivo General, de acuerdo con lo sealado en el calendario de conservacin de los documentos y en lo previsto en la norma de transferencias de documentos. Las carpetas y subcarpetas se organizan entre ellas de acuerdo con las categoras de la clasificacin, y aplicndoles los cortes necesarios

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para trabajar con las fracciones de serie correspondientes a aos naturales o cursos acadmicos. A cada carpeta le corresponde una nica categora, y puede organizarse en tantos volmenes como sean necesarios en funcin de la cantidad de documentos que alberga el expediente. Esa circunstancia debe anotarse en el apartado correspondiente de la carpeta, para un mejor control administrativo y archivstico. A su vez, cada carpeta puede contener un nmero ilimitado de subcarpetas, cuando exista la necesidad de establecer grupos de documentos en el seno de la carpeta. Las subcarpetas incluidas en una carpeta deben recoger la identificacin de su contenido especfico. A su vez, dicho contenido se anotar a modo de ndice en el apartado correspondiente de la carpeta en la que se albergan. Sobre las carpetas y subcarpetas podrn adherirse notas o post-it relativos a informacin relevante del contenido de los expedientes. En ningn caso podrn adherirse estas informaciones a los documentos originales. Los documentos se incluirn dentro de las carpetas o subcarpetas siguiendo el orden cronolgico de su incorporacin al trmite administrativo. La gestin y tratamiento de los documentos activos en las oficinas y el funcionamiento de los archivos de gestin son objeto de normas singulares en este Manual. 2.2.7 Clasificacin de documentos electrnicos La clasificacin de los documentos electrnicos se regir por una normativa especfica, de acuerdo con las funcionalidades del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA). En tanto no se implante el SGDEA, aquellas Unidades que precisen gestionar sus documentos electrnicos con criterios archivsticos seguirn las mismas pautas de clasificacin y asignacin de categoras que rigen sobre los documentos en soporte tradicional. As, en el proceso de archivo de los documentos electrnicos las Unidades crearn una carpeta electrnica para la categora que corresponda al documento, bajo un directorio comn para el archivo del ao o curso acadmico. Ejemplo:

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Directorio: Archivo 2003 Carpeta 1: A102 NConsejo del Departamento de Fsica Carpeta 2: A105 E2 NArchivo General Carpeta 3: A105 E2 NServicio de Asuntos Econmicos

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