Material de apoyo para el primer parcial del curso: ADMINISTRACION 1

Qu es Administracin Es un proceso cuyo objeto es alcanzar la mxima eficiencia en el logro de los objetivos de un grupo social, mediante la adecuada coordinacin de los recursos y colaboracin del esfuerzo ajeno. Disciplina cientfica que orienta los esfuerzos humanos para aprovechar los recursos de que se disponen (humanos, financieros, tecnolgicos y fsicos) para ofrecer satisfactores de necesidades y alcanzar metas. Elementos bsicos de la administracin: Logro de Objetivo: La administracin siempre est enfocada a lograr fines o resultados. Eficiencia: Optimizar los resultados mediante el aprovechamiento de todos los recursos. Grupo Social: Es necesario que la administracin s de siempre en un organismo social. Colaboracin del esfuerzo ajeno: La administracin es necesaria para lograr ciertos resultados, a travs de la colaboracin de otras personas. Coordinacin (sincronizacin) de Recursos: Se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn. Tipos de Recursos Recursos humanos: es el recurso fundamental de toda organizacin, son las personas que integran una institucin o empresa. Recurso financiero: se refiere al dinero y a la capacidad potencial de inversiones para convertirlas en dinero, son base para la obtencin de los otros recursos. Recurso fsico: son todos los equipos, terrenos, mobiliario, etc. Con que cuenta la organizacin o empresa . Recurso tecnolgico: Esta compuesto por aquellos proceso, maquinaria o accesorios que permiten realizar las actividades mas rpidas o sobrepasar resultados obtenidos con formas tradicionales. Por qu es importante la administracin Porque es universal, esto demuestra que es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social. Porque simplifica el trabajo al establecer principios. Mtodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin. Contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos. Caractersticas primordiales de la administracin Universalidad: existe en cualquier grupo social y es aplicable a cualquier evento. Valor Instrumental: Es un medio para logra un fin eminentemente practico. Unidad temporal. Aunque se dividan en varias fases el proceso de administracin interactan en forma simultanea. Especificidad: tiene carcter especfico por lo cual no puede ser confundida con otras disciplinas. Interdisciplinaridad: Se relaciona con cualquier otra ciencia y tcnica que tenga que ver con la eficiencia en el trabajo. Flexibilidad: Los principios de la administracin se adaptan a las necesidades propias de cada grupo, empresa o institucin. ORIGEN Y EVOLUCIN DE LA ADMINISTRACIN poca primitiva Divisin del trabajo por edad y sexo El hombre utiliza en forma rudimentaria la administracin al trabajar en grupo. Periodo Agrcola Vida sedentaria, aparicin del estado Desarrollo de grandes civilizaciones, apoyndose en la administracin emprica del trabajo colectivo y de los tributos. Antigedad grecolatina Aparicin del esclavismo Aplicacin de la administracin mediante una estricta supervisin del trabajo y sanciones de tipo fsico Feudalismo Inicialmente la administracin de los feudos se efecta de acuerdo al criterio del seor feudal Posteriormente los siervos se independizan, apareciendo los talleres artesanales. Nuevas formas de administracin: Estructuras de trabajo. Extensas, niveles de supervisin escasos. Surgen los gremios (antecesores de los sindicatos) Centralizacin de la produccin Auge industrial Administracin de tipo coercitivo Explotacin inhumana del trabajador Estructuras de trabajo ms complejas

Revolucin Industria

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Surgen especialistas dedicados a manejar problemas de Administracin. Siglo XX Gran desarrollo tecnolgico e industrial Aparecen numerosos investigadores de la administracin, Surge la administracin cientfica teniendo esta un desarrollo y proyeccin definitivos.

Como se clasifican los administradores: Administradores en lnea: ocupan el nivel mas bajo de la administracin, se trata con frecuencia de supervisores, el administrador de lnea tambin es llamado gerente de primera lnea o capataz. Se da comnmente en empresas manufactureras o maquilas. Administradores de nivel medio: son todos aquellos que estn entre el nivel del supervisor y la alta gerencia, se denominan como jefe de planta, lder de proyecto, jefe de departamento, etc. Tiene como responsabilidad los planes especficos de sus reas. Administradores de primer nivel: compuesta por la alta gerencia (gerente general, director de personal, presidente, etc.), la cual tiene como responsabilidad de tomar decisiones, fijar metas, polticas y estrategias que afectan a la organizacin, como a todo el personal. Papeles o funciones del administrador Categora: Papel: Interpersonal Representacin Liderazgo Enlace Categora: Informativa Papel: Vigilancia Difusin Categora: Decisoria Papel: Emprende Resuelve conflictos Asigna recursos Negociacin

Actividad: asume deberes ceremoniales y simblicos firma documentos legales representa a la organizacin. Dirige y motiva a las personas entrena y aconseja se comunica con sus subordinados Mantiene redes de comunicacin dentro y fuera de la organizacin, hace llamadas, asiste a reuniones. Actividad: Enva y recibe informacin, mantiene contacto Personales. Enva informacin a los miembros de otras Organizaciones, enva memos e informes, establece contactos. Actividad: Inicia proyectos, identifica nuevas ideas, asume riesgos, delega responsabilidades. Emprende medidas correctivas en disputas o crisis, resuelve conflictos entre subordinados, adapta al grupo a los cambios. Decide a quien asigna recursos, programa, presupuesta y establece prioridades. Representa intereses de la organizacin en ventas, compras, financiamiento, etc.

Nuevo perfil del Administrador de empresas El administrador profesional debe caracterizarse por mostrar: Actitudes de compromiso con el Desarrollo Econmico Social del Pas, respeto de cnones ticos, servicios hacia la sociedad, superacin personal y colectiva, promotor de nuevas organizaciones y perseverancia. Debe sobresalir por: su CAPACIDAD de adaptacin a los avances cientficos, tecnolgicos y socioeconmicos; el desarrollo de su visin estratgica, capacidad de liderazgo, creatividad y de orientacin; capacidad de negociacin; desarrollo de ambientes de excelencia, calidad y concordancia; habilidad para comunicarse en forma oral y escrita en el idioma oficial; y fundamentalmente, capacidad integradora Prcticas y tendencias de negociacin Entre las principales practicas y tendencias de negociacin que actualmente se utilizan se encuentran las siguientes: Alianzas estratgicas, Encadenamiento, Integraciones, Diversificacin, Franquicias, Empresas maquiladoras, Licencias, Reestructuracin. PROCESO ADMINISTRATIVO: Conjunto de bases o etapas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. El proceso administrativo se divide en dos partes: Mecnica (teora) y Dinmica (Practica) PLANEACION: Elementos del concepto: 1. Objetivo: Es determinar los resultados deseados (Qu es lo que se quiere)

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2. 3. 4. Cursos alternos de accin: Determinar diversos caminos o estrategias para alcanzar objetivos. Eleccin: La determinacin, el anlisis y la seleccin, entre alternativas, de la decisin ms adecuada. Futuro. Prever situaciones futuras y anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Principios de la planeacin: De la flexibilidad: Establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas. De la Unidad: Todos los planes especficos deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los objetivos generales, que sean considerados en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre ellos. De la precisin: Basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios. Tipos de Planes: 1. Misin: Equivale a enunciar su principal razn de existir. Es identificar la funcin que cumple en la sociedad 2. Objetivos: Representan los resultados que la empresa espera obtener, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo. 3. Polticas: Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. 4. Reglas: Ordena que se tome o no una accin especifica y defina con respecto a una situacin. 5. Procedimientos: Son guas de accin que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas deben cumplirse. Conforme una secuencia cronolgica de acciones requeridas. 6. Estrategias: Son la determinacin de los objetivos de una empresa, la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para alcanzar estos objetivos. 7. Programas: Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes. la grafica ms comnmente utilizada es la Grfica de Gantt 8. Presupuestos: Es un esquema escrito de tipo general y/o especfico, que determina por anticipado en trminos cuantitativos el origen y asignacin de los recursos de la empresa por un periodo especfico. Los objetivos se clasifican en: Individuales y colectivos: Distinguir el objetivo de una persona individual de los de un grupo. Generales y particulares: General cuando es amplio en relacin a otros que estn subordinados a l, que son medios para alcanzar ese objetivo ms amplio. A corto y largo plazo: Corto menos de un ao, largo ms de un ao. Aspectos importantes de los procedimientos: A) Deben fijarse por escrito y de preferencia grficamente. B) Deben ser peridicamente revisados para hacerlos ms eficientes. ORGANIZACIN: Elementos del concepto: 1. Estructura: Marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones para lograr los objetivos. 2. Sistematizacin: Todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse proporcionalmente. 3 Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. 4. Jerarqua: Establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. 5. Simplificacin de funciones: Establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Principios de la organizacin: 1. De la especializacin: Dividir el trabajo, dedicando a cada empleado una actividad ms limitada y concreta para obtener mayor eficiencia. 2. De la unidad de mando: Para cada funcin debe existir un solo jefe. 3. Del equilibrio de autoridad y responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde a cada jefe. 4. Del equilibrio direccin - control: A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando. Sistemas de la organizacin:

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Sistema Lineal (o Militar): Se concentra en una sola persona, el jefe superior distribuye el trabajo a los subalternos. Ventajas: Facilidad en toma de decisiones, no hay fuga de responsabilidad. Desventajas: Inflexible, no fomenta la especializacin. Sistema Funcional: Creado por Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer especializaciones. Ventajas: Mayor especializacin, alta eficiencia. Desventajas: Dificultad de fijar responsabilidad, la autoridad no es muy clara. Sistema Staff: Denominado tambin accesoria surge como consecuencia de la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de especialistas capaces de proporcionar informacin experta y accesoria a departamentos en lnea. Ventajas: cuenta con las del sistema lineal y funcional. Desventajas: Conflicto entre departamentos, confusin de responsabilidad Planificacin Estratgica Es el conjunto de acciones en el presente que hace una institucin con el objeto de lograr resultados a futuro, constituye un plan que integra las principales metas, polticas y cadenas de accin aprovechando las oportunidades y evaluando los riesgos lo que permite tomar decisiones con mayor certidumbre. El proceso de la planeacin estratgica se inicia con un anlisis statu quo, que guarda la organizacin en relacin con la situacin imperante en el medio en que interacta. Importancia de la Planificacin Estratgica La importancia de la planificacin se centra en: Proporcionar direccin y cohesin a la institucin con un sentido de propsito y de visin Hace exitoso un negocio Identifica sistemticamente las oportunidades y peligros futuros que combinados con las fuerzas y debilidades proporciona una base para la toma de decisiones como un aprovechamiento optimo de las oportunidades. Proceso la Planificacin Estratgica Para desarrollar una planificacin estratgica debe tomarse en cuenta los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Anlisis ambiental (interno y externo) Filosofa empresarial (propsito, misin, visin y valores) fijacin de los objetivos (estratgicos y financieros) Determinacin de la estrategia Implementacin de la estrategia Evaluacin de la estrategia

Misin Es una frase breve y concisa que da sentido y direccin a los elementos de un equipo, adems debe ser lo suficientemente especifica para ser como gua en el establecimiento de prioridades y en la evaluacin del desempeo, sin embargo no de be ser tan especifica como para incluir objetivos. Aclara el propsito o razn de ser de la empresa Es lo que la identifica con sus cli9entes y con la comunidad Expresa conceptualmente lo que es y hace la institucin Distingue a la institucin de todas las dems Con ella se describe el producto o servicio, destacando el beneficio y el valor que recibe el usuario Visin La visn es la imagen clara y detallada que un individuo o institucin tiene de si mismo, respecto a un futuro mas o menos lejano , es decir, es la descripcin en el presente del futuro de la institucin. La visn bien definida , dirigida y comunicada motiva al personal a cumplir la misin de la organizacin Por medio de la visin la gerencia delinea y construye la institucin tal como la desea y necesita Debe ser amplia y detallada, positiva y alentadora Debe sealar el camino y determinar el destino Deber ser desafiante y justificar el esfuerzo Fases del proceso administrativo Mecnica: Se refiere a la estructuracin o construccin de la organizacin hasta llegar a integrarla en su plenitud funciona esta para el desarrollo. Dinmica: Es aquella donde totalmente estructurada desarrolla de manera eficiente y tica las funciones operaciones en toda su variedad pero coordinada complejidad. El proceso administrativo es cclico

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Precisin en Planeacin Organizacin Integracin Control Direccin Previsin. Implica la idea de anticipacin en cuanto a los acontecimientos y situaciones. 1.- Definicin de objetivo. Es algo que se pretende lograr, nos permite definir con claridad: calidad, cantidad, en tiempo y forma. 2.- Evaluar investigacin "determinar la vialidad de nuestros objetivos" {1.-Histrica, fuentes secundarias, fuentes primarias. 3.-Seleccin de alternativas. Elegir la que mas te convenga. Planeacin. Qu voy a hacer? *Determinar que vamos ha hacer antes de realizarlo, consiste en fijar el curso concreto de accin derivada de la etapa de previsin . *Pronsticos. Determina algo en un tiempo determinado "suposicin de lo que vamos a hacer". *Meta. Especifica determina cualificable y cuantificable. *Programa. Establece fechas. *Polticas. Norma general a seguir. *Procedimiento. Secuencia de actividades como el proceso administrativo. *Presupuesto. Asignacin de dinero de acuerdo al programa. Tipos de planes: Planes a corto plazo. Un da, una semana, un mes. Planes a mediano plazo. Pueden ser de dos aos y menores de 5 aos Planes a largo plazo. Son mayores a cinco aos. Plantacin estratgica. Construccin de escenarios en el futuro "es planear desde futuro y construir escenarios". Organizacin. Cmo se va hacer? Se encarga de que en su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio ambiente. Tiene tres acepciones, dos etapas y cinco elementos. Integracin Con quien? Y con que? Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organizacin y la planeacin sealan para el adecuado funcionamiento de un organismo social. -Reclutamiento (Proceso de identificacin y hacer llegar buenos candidatos a ocupar un puesto dentro de la organizacin) -Seleccin (Proceso para elegir dentro de los buenos candidatos al mejor) -Contratacin (Derechos y obligaciones del trabajador y del patrn escrito dentro de un -Induccin: Dar orientacin a la persona contratada a la persona contratada respecto a la organizacin, su ambiente de trabajo, servicios, permitiendo una rpida adaptacin del trabajador -Capacitacin: Proceso planeado tendiente a proporcionar y desarrollar las habilidades, conocimientos, actitudes y aptitudes para que el trabajador pueda desempear de la mejor manera posible las actividades que requiere su puesto. -Desarrollo: Actividad que permite elevar el nivel cultural del trabajador, aprovechando al mximo sus potencialidades y promoviendo su motivacin permanente. Direccin Vigilar que se haga? Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador. *Toma de decisiones. Tener autoridad para tomar decisiones. *Integracin. Que recursos voy a necesitar. *Motivacin. Estimulo. Necesidad. Deseo. Reaccin. *Comunicacin. Como se va a llevar el mensaje a accin y satisfaccin. *Supervisin. Vigilar. Etapas de la direccin: Autoridad. Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer. Motivacin. Termino general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Comunicacin. Proceso de transmitir mensajes por medio de escritos y orales. Supervisin. Vigilar que las actividades que desempean los trabajadores se estn llevando a cabo de acuerdo al plan.

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