1.3.

1 REAS BSICAS DE UNA ORGANIZACIN

Cules son las funciones de las reas bsicas de toda empresa?

Recursos Humanos: dnde se recluta, selecciona, contrata e induce al personal que ingresa a la empresa. Produccin: dnde se lleva a cabo la transformacin de los insumos en productos terminados, listos para ser consumidos. Mercadotecnia: dnde se lleva a cabo la funcin de promocin y ventas de los productos. Finanzas: dnde se lleva a cabo la obtencin y administracin de los recursos financieros de la empresa. Administracin: dnde se llevan a cabo las funciones de previsin, planificacin, organizacin, integracin, direccin y control de todas las actividades generales de la empresa.

reas bsicas de una empresa. Toda actividad empresarial presenta constantemente el problema de como hacer el trabajo lo mejor posible, en un numero mnimo, con el mnimo esfuerzo y, desde luego, al menor costo. Ni las empresas, ni las condiciones econmicas, permanecen estticas; por lo tanto las polticas, el sistema de organizacin y/o los sistemas y procedimiento que probamos son satisfecho, pueden ser obsoletos e ineficientes debido a rpidos cambios y tendencias imprevistas. En toda empresa existe una serie de componentes indispensables que atienden a su objetivo principal. Es obvio que ha fin de hacer el mejor trabajo, en el menor tiempo, con un mnimo esfuerzo, al ms bajo costo posible, cada componente debe de ser utilizado con mxima eficiencia. Ms an, es esencial que se hagan estudios o revisiones peridicas para determinar si la actividad est funcionando

de la manera que fue aprobada y si se pueden hacer mejoras que afecten los componentes requeridos para llevar a cabo su objetivo.

Generalmente una empresa consta de al menos 5 areas funcionales bsicas de trabajo.

rea de Direccin General de la empresa rea de Administracin rea de Mercadeo y Ventas rea de Produccin rea Contable y Financiera.

rea de Direccin General de la Empresa: Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeas empresas es el propietario. Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones crticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Adems debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma. Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relacin entre el equipo de trabajo y una comunicacin constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitir ese orgullo hacia los clientes. rea de Administracin y Operaciones:

Esta rea toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operacin del negocio en su sentido ms general. Desde la contratacin del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de produccin, la gestin del negocio son parte de esta rea. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargar de esta rea en su fase inicial. Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operacin del negocio sin que usted, como propietario est presente todo el tiempo. rea Contable y Financiera Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Adems, se debe declarar y cancelar peridicamente, ante la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT - los impuestos segn los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisin de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta rea. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual, por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. rea de Mercadeo y Ventas: En esta rea se detallarn las funciones, capacidades y cualidades de quien ser el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseo del empaque y la marca del producto o servicio, la distribucin del mismo y el punto de venta, la promocin y la labor de ventas. Aqu se podr incluir a la persona que atender en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio. rea de Produccin:

En una fbrica que produce velas aromticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinar y las personas que atendern las mesas estn dentro de esta rea aunque pueden ser puestas en el rea de operacin, es mas apropiado el rea de produccin pues en este caso se est produciendo un servicio al cliente: su alimentacin. En una venta de artculos de consumo, por no ser produccin, los encargados del despacho pueden ir bajo el rea de administracin y operaciones.

Los componentes bsicos de una empresa que tienden a su objetivo son: Personal, material, sistemas y equipos. A continuacin se indica una breve descripcin de cada uno de los componentes para al aclarar los conceptos relativos a estos factores indispensables. Personal. Se refiere a todos los grupos humanos de los dems componentes. Este es l ms importante porque es el que utiliza los materiales y sigue paso a paso los procedimientos y tambin opera el equipo. Al personal los podemos clasificar de la siguiente manera:

Los obreros. Estos pueden ser clasificados segn requieran tener conocimientos o pericia especiales antes de ingresar a sus puestos.

El empleado. Su trabajo requiere mayor trabajo intelectual y de servicio; estos pueden dividirse en clasificados y no clasificados. Los supervisores. Su funcin es vigilar el cumplimiento exacto de los planes, ordees, instrucciones sealadas. Su caracterstica es el predominio e igualdad de las funciones tcnicas sobre las administrativas.

Los tcnicos. Son aquellas personas que con base en un conjunto de reglas o principio cientfico aplican la creatividad. Altos ejecutivos. Es todo aquel personal que predomina la funcin administrativa sobre la tcnica. Directores o Administradores. Son aquellas personas cuyas funciones principales son las de fijar objetivos, polticas, planes generales y revisar los resultados finales, podra decirse que son los orquestadores de cual organismo socioeconmico.

Materiales. Se refiere a las cosas que se procesan y combinan para producir, el servicio, la informacin o el producto final, pueden clasificarse en:

Bienes materiales. Aquellos bienes muebles e inmuebles que integran a la empresa: sus edificios, instalaciones, terrenos, etc. que tiene por objeto multiplicar capacidad productiva en el trabajo

Materias primas. Los elementos corpreos que han de salir transformados en productos, por ejemplo: madera, hierro, harina, etc. existen tambin materias auxiliares es decir aquellas que no forman parte del producto, pero son necesarias para la produccin, por ejemplo: combustible, lubricantes, abrasivos, etc. Los productos terminados normalmente se tratan de vender cuanto antes. Es indiscutible que casi siempre hay que tener en inventario a fin de satisfacer periodos o para tener siempre en el mercado, puesto que forman parte del capital deben considerarse parte de materia prima.

Dinero. La empresa necesita y cuenta con efectivo, es decir lo que tiene como disponible para pagos diarios y/o urgentes; adems posee como representacin

del valor de todos los bienes mencionados, un capital construido por valores, obligaciones, acciones. etc.

Sistemas. Comprende todo el cuerpo orgnico de procedimientos, mtodos, etc. por medio de los cuales se logran los objetivos de la empresa. estos deben de estar coordinados con el elemento personal y este con aquellos por ejemplo:

De planeacin. Se enfocan a la actividad de proyectar la vida de la empresa a lo largo de la empresa, no solo en una direccin sino buscando nuevos cambios y adaptando su existencia a la de los sistemas de los cuales viven. Por ejemplo: Planeacin de recursos humanos, recursos materiales, de recursos tecnolgicos, etc.

Organizativo. Consiste en la forma de como debe estar estructurada la empresa; es decir separacin de funciones, numero de niveles jerrquicos, grado de delegacin, descentralizacin.

De informacin. Es aquel en que a travs de sus componentes, toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboracin al proceso de la decisin. Planeacin, de relacin, operacional, de control y gestin, de investigacin, etc.

De Control. El control es la escnica del funcionamiento de la empresa como sistema. Lo ms significativo de las decisiones adoptadas y de las modificaciones consiste en actuar sobre comportamientos determinados, a fin de reducir una desviacin percibida.

Como funcin directiva, el control se ve influido en su desarrollo por una serie de circunstancias de las cuales dos de los ms significativos pueden ser el estilo de direccin y la planeacin. Los componentes del sistema de control son: 1. Control de la Actividad

2. Control Operacional 3. Control de resultados

Control Integrado de gestin. Comprende, resultado de actividad y gestin con un alto grado de sntesis y elaboracin, tratando reas funcionales completas integradas entre s:

Sistemas operativos. Son el conjunto de hombres y medios de todo tipo, cuyas actividades se encadenan entre s, de modo que persiguen transferencias produccin, de informacin, bienes y servicios con de arreglo a procedimientos definidos, como ejemplo a estos podemos citar el de compras, comercializacin, administracin personal, contabilidad y otras ms.

Equipo. Es el trmino comn utilizado para identificar los instrumentos o herramientas que completan y aplican mas al detalle la accin de la maquinaria. Maquinas, muebles, aparatos, dispositivos de cualquier ndole utilizando por el personal en los procedimientos que utiliza la unidad administrativa en sus actividades.

En resumidas cuentas los recursos bsicos de la empresa son:

Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, etc. Financieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionar. Humanos: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento ms importante dentro de la organizacin. Tcnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, tcnicas de induccin, tcnicas de evaluacin del desempeo, etc.

Referencias: http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/administracion/areafuncional.htm http://www.itescham.com/Syllabus/Doctos/r1267.DOC