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MANUAL DE CONSULTA SIAFEM

Maio/2009

CONTROLADORIA-GERAL DO ESTADO DO PIAU Av. Pedro Freitas, s/n, Bl. C Centro Administrativo, 2 andar. Bairro So Pedro Teresina/PI CEP 64.018-200

Fones: (086) 3211-0590/0713 Fax: (086) 3211- 0473 E-mail: cge@cge.pi.gob.br Home-page: http://www.cge.pi.gov.br.

Elaborado pelos Auditores Jos Viveiros da Silva

Reviso Geral: Maria Milde Miranda Lemos Moema Francia Veloso.

Digitao e Formatao: Alfredo Alves de Holanda.

GOVERNADOR DO ESTADO DO PIAU Jos Wellington Barroso de Arajo Dias

VICE - GOVERNADOR DO ESTADO Dep. Wilson Nunes Martins

CONTROLADORA-GERAL DO ESTADO Maria do Amparo Esmrio Silva (Auditor Governamental)

APRESENTAO

O presente Manual foi elaborado pela Controladoria-Geral do Estado, com base nos manuais do SIAFEM elaborados pela Secretaria da Fazenda, com o objetivo de propiciar aos integrantes do Sistema do Controle Interno do Poder Executivo Estadual condies tcnicas para o exerccio das atividades de controle atravs do Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e Municpios SIAFEM. O controle executado atravs do Sistema apresenta diversas vantagens, tais como: confiabilidade, racionalizao e uniformizao de procedimentos, visto que os trabalhos sero desenvolvidos com utilizao de documentos e dados fornecidos pelo SIAFEM, em conformidade com as orientaes deste Manual. A CGE espera com a edio deste Manual, facilitar o trabalho dos Ncleos de Controle de Gesto, tornando suas atividades mais geis.

SUMRIO

1. Introduo ............................................................................. 2. Termos e Conceitos mais Utilizados ................................................................ 3. Documentos Operacionais Utilizados no Siafem .............................................. 4. Mdulos do Sistema mais Utilizados pelo Controle Interno ........................................ 5. Operacionalizao ................................................................. 6. Anlise de Balancetes Mensais .................................................................

1. INTRODUO O Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e Municpios SIAFEM o sistema eletrnico de dados utilizado para o registro contbil dos atos e fatos produzidos no mbito da Administrao Estadual. Para ter acesso ao SIAFEM para consultas o usurio dever estar cadastrado e habilitado mediante solicitao formal dirigida ao Secretrio da Fazenda, anexando a ficha de cadastramento fornecida pela SEFAZ, devidamente preenchida com dados do usurio. A solicitao ser feita pelo chefe mediato juntamente com o Ordenador de Despesas ou titular da Pasta. Ambos respondem solidariamente por todos os atos que praticados pelo usurio no SIAFEM. 2. TERMOS E CONCEITOS MAIS UTILIZADOS rgo - unidade administrativa integrante da Administrao Pblica Estadual, incluindo os Poderes Legislativo, Judicirio, Executivo, Ministrio Pblico, Autarquias, Fundaes, Fundos Estaduais e Empresas Pblicas institudas e mantidas pelo estado do Piau. Unidade Oramentria (UO) - cada uma das unidades do rgo, para qual a lei oramentria consigna dotaes oramentrias especficas de seus programas de trabalho. Unidade Gestora (UG) - unidade incumbida de gerir os recursos oramentrios e financeiros da entidade e fazer a contabilizao de todos os seus atos e fatos administrativos, autorizada a emitir documentos atravs do SIAFEM. Plano Interno (PI) - instrumento de planejamento e de acompanhamento, usado como forma de detalhamento do projeto/atividade. Fonte de Recursos (FR) - identifica a origem dos recursos oramentrios destinados execuo da programao do rgo/ entidade, podendo estes recursos ser de natureza prpria ou de terceiros. Programa de Trabalho ou Classificao Funcional Programtica - elenco de projetos ou atividades que identificam as aes a serem realizadas pelos rgos/entidades. representado por uma estrutura que permite a elaborao e execuo oramentria, bem como o controle e acompanhamento dos planos definidos pela instituio para ser exercido em um determinado perodo. Sua estrutura, formada por dezessete dgitos tem a seguinte composio:

- Funo: XX - SubFuno: XXX - Programa: XXXX - Projeto/Atividade: XXXX - Subprojeto/Subatividade: XXXX Programa de Trabalho Resumido (PTRES) - cdigo de seis dgitos que representa a fuso da unidade oramentria e o projeto/atividade, com seu respectivo programa de trabalho, com vistas a facilitar o cadastramento dos empenhos e as consultas oramentrias especficas. Sua estrutura, formada por seis dgitos tem a seguinte composio: - UO: XX - Projeto/Atividade: XXXX Inscrio Genrica (IG) - inscrio utilizada quando a Nota de Empenho refere-se a vrios credores, composta de um cdigo de nove dgitos criado pela SEFAZ a pedido da UG. Conta Corrente Contbil - nvel mais analtico das contas contbeis evidenciadas no plano de contas, tem a finalidade de proporcionar flexibilidade no gerenciamento dos dados desejados como: individualizao de credores, devedores, bancos, fontes etc. Conta Contbil - representao de dbitos e crditos de uma mesma natureza, reunidos sob um ttulo representativo do valor de um bem, um direito, uma obrigao, uma receita ou uma despesa. Evento - cdigo numrico de seis dgitos utilizado para transformar os atos e fatos administrativos em registros contbeis no SIAFEM. Clula Oramentria - codificao composta de: PTRES, Fonte, Natureza Despesa, Unidade Gestora Responsvel e Plano Interno. Conformidade dos Registros Contbeis - certificao de que os lanamentos e os demonstrativos contbeis foram elaborados, de acordo com a legislao especifica e com base em documento hbil que comprove a operao e retrate a transao efetuada. Conformidade Diria - certificao realizada pelo Gestor do rgo/entidade ou servidor por ele indicado, atravs da conferncia diria dos documentos hbeis comprobatrios utilizados para a entrada de dados no SIAFEM. 3. DOCUMENTOS OPERACIONAIS UTILIZADOS NO SIAFEM

Nota de Dotao (ND) - documento que permite o registro da dotao oramentria inicial e crditos adicionais, antecipao de cota, liberao de cota de regularizao e suplementao, para as UGs. Nota de Crdito (NC) - documento que permite o registro das descentralizaes de crditos, ou seja, a transferncia de crditos oramentrios de uma unidade gestora para outra. Nota de Empenho (NE) - documento que permite registrar a execuo do oramento no momento da reserva do valor da aquisio de um bem ou de um servio. a garantia para o credor de que existe crdito oramentrio necessrio para a efetivao da transao. Nota de Lanamento (NL) - documento permite o registro dos atos e fatos administrativos, como apropriaes/realizaes de receitas e despesas, e incorporao de patrimnio. Programao de Desembolso (PD) - documento que permite efetuar a programao de desembolso logo aps a liquidao da despesa, possibilitando ao gestor financeiro programar o fluxo de caixa, com base no cronograma de controle de vencimento disponibilizado na programao. Ordem Bancria (OB) - documento utilizado para efetuar o pagamento das obrigaes com credores e realizar liberao de recursos para outras unidades oramentrias. Guia de Recebimento (GR) - documento que permite o registro da arrecadao de receitas prprias, de recolhimento de depsitos de diversas origens e da devoluo de OB's. Quando a devoluo for parcial, o documento emitido dever ser a NL. 4. MDULOS DO SISTEMA MAIS UTILIZADOS PELO CONTROLE INTERNO 4.1 Subsistema: AUDICON - Auditoria e Controle - dentre suas funes destaca-se a consulta do movimento analtico dos documentos emitidos por uma determinada Unidade Gestora. Esto relacionadas abaixo as principais transaes do MDULO CONFUG - Conformidade da Unidade: >CONCONFUG - permite a consulta da conformidade da UG. >CONMOVANA - permite a consulta do movimento analtico.

>CONMOVSINT - permite a consulta do movimento sinttico de todos os documentos e data. >IMPCONFORM - permite imprimir a conformidade diria registrada no sistema. >UGCONFORME - permite registrar a conformidade diria, com restrio ou no. 4.2 Subsistema: CADBASICO - Cadastro Bsicos - permite atualizar os cadastros de convnios, acordos, ajustes, auxlios, contribuies, subvenes e credores cadastrados no SIAFEM. Esto relacionadas abaixo as principais transaes do MDULO CONSULTAS: >CONCREDOR - permite consultar dados do credor desde que se tenha o CPF/CNPJ. >CONMOVCRED - permite consultar qualquer movimentao que tenha sido realizada no cadastro do credor, desde que se tenha o CPF/CNPJ. >CONTRANSF - permite consultar convnio, acordo, ajuste etc, desde que se tenha o nmero do registro gerado pelo sistema. >LISCREDOR - Lista todos os credores registrados no sistema, permitindo consultar, nome, CPF/CNPJ, banco, agncia e c/c. >LISTRANSF - Lista transferncias (convnios, ajustes, acordos etc), registrados no sistema. Deve-se informar o cdigo da UG 4.3 Subsistema:CONTAB - Contabilidade - permite realizar consultas contbeis. Esto relacionadas abaixo as principais transaes do mdulo CONSULTAS: >BALANCETE - permite consultar o balancete da UG por ms, acumulado, por conta contbil (sinttico) e conta corrente (analtico). >BALANSINT - permite consultar os balanos: financeiro, patrimonial, variaes, oramentrio, demonstrao de resultado e demonstrao da execuo oramentria, por tipo de administrao ou por Unidade. Gestora e gesto >CONDETAUG - permite consultar o balancete detalhado de todas as UGs pertencentes a determinado rgo no ms e at o ms informado. >CONINCONS - permite consultar as contas contbeis inconsistentes que apresentam saldos superiores a 5% do agrupamento da conta classificada como outros, podendo ser detalhada para se obter o valor de cada uma.

>CONSALDO - permite consultar as contas com saldos invertidos ou diferentes de zero, das UGs contbeis. >DETACONTA - permite consultar o detalhamento de uma conta contbil em nvel de conta corrente. >DIARIO - permite consultar o movimento contbil dirio da UG/GESTO, de uma determinada data e, ainda, o documento a ser detalhado. >IMPBALANCT - permite imprimir balancetes, com vrias combinaes como: rgo/Gesto/Ms, UG/Gesto/Ms, Tipo de Administrao/Ms, Ms/Balancete Geral do Estado, e por conta contbil. >LISCONTIR - permite consultar as inconsistncias com base nas equaes contbeis disponveis no sistema e que estejam na situao ativa. >LISUGSALDO - permite listar saldo de contas contbeis por ms, detalhando por UG/Gesto e conta corrente. >RAZO - permite consultar o razo de uma conta contbil com sua conta corrente, se existir, em um determinado perodo e, ainda, detalhar. 4.4 Subsistema: EXEFIN - neste subsistema encontram-se todas as funes relacionadas a consultas e atividades de execuo financeira da UG. Esto relacionadas abaixo as principais transaes do Mdulo CONSULTA: >CONCOTA - permite consultar a programao e execuo da Cota Financeira por categoria de gasto, UG, gesto, fonte de recursos. >CONGR - permite consultar a Guia de Recebimento, registrada no sistema. >CONMOVBAN - permite consultar o movimento bancrio da conta nica da UG. >CONMOVBANG - permite consultar o movimento bancrio da UG, das contas bancrias tipo U, C ou D, por dia e ms. >CONNL - permite consultar a NL registrada no sistema, devendo-se informar o nmero gerado. >CONNS - permite a consultar a NS registrada no sistema, devendo-se informar o nmero gerado. >CONOB - permite consultar a OB registrada no sistema, devendo-se informar o nmero gerado.

>CONPD - permite consultar a PD registrada no sistema, devendo-se informar o nmero gerado. >CONTABANCO - permite consultar as contas bancrias, informando o nmero, agncia e conta corrente. >LISGR - permite listar todas as GRs emitidas por UG/Gesto e data de emisso. >LISNL - permite listar todas as NLs emitidas por UG/Gesto. >LISNS - permite consultar todas as Notas de Sistemas emitidas pela UG. >LISOB - permite listar todas as OBs emitidas por UG/Gesto e por nmero, ou data, CNPJ/CPF e s da Conta Unica - CTU, todas as Contas ou da no CTU. >LISPD - permite listar todas as PDs emitidas por UG/Gesto, pagas e no pagas, por tipo de OBs, da CTU, todas as Contas ou da no CTU. >LISRELOB - permite a listar todas as REs emitidas. >CONRESOB - permite listar a relao de OBs enviadas pelo rgo aos bancos por ms. >CONMOVCT- D - permite consultar movimento de conta no nica. >CONMOVCTU - permite consultar movimento da Conta nica. >LISSALC - permite listar saldo da conta C. >LISSALCTU - permite listar saldo da Conta nica. >CONRESOB-D - permite listar RE no nica. 4.5 Subsistema: EXEORC - contm as funes relacionadas a consultas e atividades de execuo oramentria. Esto relacionadas abaixo as principais transaes do mdulo CONSULTAS: >CELULAS - permite consultar a clula da despesa (UO, PT, FR, N/D, UGR e Plano Interno) por ms ou acumulado, e por tipo de demonstrao (dotao e crdito antecipado, destaque, proviso, execuo da despesa). >CONNC - permite consultar a Nota de Crdito - NC registrada no sistema, devendose informar o nmero gerado. >CONND - permite consultar a Nota de Dotao - ND registrada no sistema, devendose informar o nmero gerado.

>CONNE - permite consultar a Nota de Empenho - NE registrada no sistema, devendo-se informar o nmero gerado. >CONORC - permite consultar detalhadamente o oramento no ms ou acumulado dos demonstrativos dos crditos autorizados, da despesa autorizada (destaque ou proviso), da execuo da despesa e de restos a pagar por: UGE, UGR, projeto ou atividade, subprojeto ou atividade, modalidade, categoria de gasto, sub-rgo, UO, fonte e plano interno. >CONSULTORC - permite consultar a execuo oramentria por ms dos crditos autorizados, por: dotao, movimentao executado, detalhado, indisponvel, demonstrao do programado e de restos a pagar por: UGE, UGR, projeto ou atividade, subprojeto ou atividade, modalidade, categoria de gasto, sub-rgo, UO, fonte e plano interno, natureza da despesa, fonte de recursos e esfera. >LISCELNE - permite ao usurio a listar todas as NEs emitidas por clulas da despesa, credor e valor. >LISDESCNE - permite listar todas as NEs emitidas com descrio pendente de informao. >LISNC - permite listar todas as Notas de Crdito - NC emitidas por UG/Gesto emitente e favorecido e ms de lanamento. >LISND - permite listar todas as Notas de Dotao - ND emitidas por nmero ou por data de lanamento. >LISNE - permite listar todas as Notas de Empenho emitidas por: nmero ou por data de lanamento, ou CNPJ/CPF, fonte ou natureza da despesa, modalidade de licitao. >LISNEMES - lista todas as NEs do ms solicitado. 4.6 Subsistema: RELATRIOS - permite acessar vrios relatrios dos mdulos contbil, financeiro e oramentrio, utilizando a transao >RELATORIOS. 4.7 Subsistema: TABELAS - neste subsistema encontram-se varias informaes sobre agencias bancarias, rgo, Unidades Gestoras, Unidades Oramentrias, eventos, etc . Esto relacionadas abaixo as principais transaes: >LISBANCO - permite listar os bancos cadastrados no sistema

>LISAGENCIA - permite listar todas as agncias bancrias de um de banco, cadastrados no sistema. >LISDOMBAN - permite listar todos os bancos de movimentao de uma UG.. >CONGEST - permite consultar toda gesto cadastrada no sistema. >CONREL - permite consultar relacionamento de rgo/gesto. >LISINSCGEN - permite listar todas as inscries genricas (IG) registradas no sistema. >CONCONTA - permite consultar uma conta contbil cadastrada no sistema. >CONMOVCONT - permite consultar o movimento do plano de contas, as alteraes efetuadas nas contas contbeis, bem como CPF de quem alterou e a data. >LISCONTA - permite listar o plano de contas. No obrigatrio o preenchimento dos campos. >CONEVENTO - permite consultar a tabela de eventos, seu detalhamento, histrico e quantidade. >CONMOVCONT - permite consultar as alteraes efetuadas nas contas contbeis, bem como o CPF de quem alterou e a data. >LISEVENCON - permite obter, atravs da conta contbil, todos os eventos que geram lanamentos com a conta. >LISEVENTO - permite listar todos os eventos existentes no sistema. >CONORGO - permite consultar dados do rgo. >CONUG - permite consultar dados da Unidade Gestora. >CONUO - permite consultar dados da Unidade Oramentria. 4.8 Subsistema: TABORCA - Tabelas Oramentrias. Esto relacionadas abaixo as principais transaes do mdulo CELPLAN, FONTE, PLANO INTERNO(PI) E SUBFUNO. >CONCELPLAN - permite listar as clulas de planejamento do rgo (Plano Interno da Unidade Gestora) >CONFONTE - permite consultar as fontes de recursos do rgo. >CONPI - permite consultar Plano Interno. >CONPT - permite a consulta do Programa de Trabalho.

>CONPTRES - permite consultar o programa de trabalho resumido que trata do relacionamento entre Unidade Oramentria e o Plano de Trabalho. >CONSUBFUNCAO - Permite consultar as sub-funes do rgo. 5. OPERACIONALIZAO Atravs do SIAFEM pode-se acompanhar a execuo oramentria, financeira e contbil de cada rgo/entidade da Administrao Estadual, bem como obter dados e informaes especficos, devidamente atualizados. Abaixo esto listadas as principais informaes a serem obtidas atravs do Sistema, com os respectivos comandos. Para consultar: 1. dados da UG como nome do Gestor e CPF, CNPJ da UG, endereo da UG, Nome do responsvel pelo setor financeiro, etc, utilizar o comando >CONUG; 2. o total do oramento destinado ao rgo por fonte, por elemento de despesa, por programa, etc, utilizar o comando >CONORC e seguir os passos da tela; 3. o credito disponvel no oramento, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 29.21.10.000; 4. o saldo da cota de despesa disponvel a empenhar, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 29.31.10.300; 5. o total de recursos arrecadados pelo rgo: receita prpria e convnios - utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 19.12.10.100; repasses recebidos atravs da SEFAZ - utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 61.21.40.100. 6. as contas correntes pertencentes ao rgo/entidade, com seus respectivos nmeros e agencias, utilizar o comando >LISDOMBAN; 7. os valores registrados na conta corrente (contbil) do rgo, utilizar o comando >TCCONCOR apresenta todas as contas correntes com o respectivo saldo; 8. se o rgo tem receita prpria, utilizar o comando >BALANCETE e na conta inicial informar a conta contbil 41.12.10.000 (taxas de poder de policia), 41.12.20.000 (taxas pela prestao de servios) e 41.12.29.900 (outras taxas); 9. os valores empenhados por natureza de despesa, por fonte, por programa, etc utilizar o comando >CONORC e escolher os itens correspondentes;

10. os valores de cotas repassados para o rgo, por data, por numero de OB etc, pode-se adotar dois procedimentos: utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 61.21.40.100., ou emitir o relatrio Nota de Lanamento de Cota de Despesa atravs do comando: >SFNL010. 11. os pagamentos por credor, utilizar o comando >LISNE e informar o CNPJ da empresa , no caso de pessoa jurdica ou o CPF no caso de pessoa fsica; 12. a relao de todos os credores do rgo/entidade, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 212110100 ; 13. o que foi pago por subitem de despesa, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 193110800 - informa o valor de cada OB paga por subitem de despesa; 14. o gasto com as principais despesas de custeio, solicitar no SIAFEM os relatrios de despesas 2 e 4, atravs das transaes: >SFSC101 e >SFSC111, indicando o perodo desejado e a fonte (0100001001 - tesouro); 15. as dirias concedidas no perodo, utilizar o comando >LISNE conta contbil

339014.01 ou 02 ou 03, conforme o caso pessoal civil. No caso de pessoal militar, conta contbil 339015.01, ou 02 ou 03, conforme o caso; 16. se existem dirias pendentes de baixa, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 19.91.20.700; 17. os Suprimentos de Fundos concedidos pelo rgo, pode-se adotar dois procedimentos: utilizar o comando >SFSALCON para emitir o relatrio, ou informar as rubricas 339030.73, 339036.73, 339039.61 ou 339039.73. 18. as Nes de Suprimento de Fundos pendentes de baixa, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 299310000; 19. dados do Suprimento de Fundos, como n da NE de concesso, da OB do pagamento, da NL, da data da baixa, etc. utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 199310000; 20. os programas de governo do rgo utilizar o comando >CONPI, o valor orado para cada programa, utilizar o comando >CONORC, itens 01 e 08, e o valor gasto em cada programa , utilizar o comando > CONORC , itens 04 e 08.

21. valores retidos e no repassados de IRRF ao Governo do Estado, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 211130200 IRPF de terceiros PF/PJ ou 211130100 IRRF de servidores. Caso a conta apresente saldo, proceder seu detalhamento a fim de verificar a existncia de valores no recolhidos nos prazos estabelecidos para que sejam adotadas as devidas providncias; 22. valores retidos e no repassados de ISS Prefeituras, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 212150400 ISS a Recolher, opo 1 (detalhada). Caso a conta apresente saldo, proceder seu detalhamento a fim de verificar a existncia de valores no recolhidos nos prazos estabelecidos para que sejam adotadas as devidas providncias; 23. valores retidos e no repassados de INSS, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 21.11.10.200 (INSS de servidores) 21.11.30.400 (INSS PF/PJ). . Caso a conta apresente saldo, proceder seu detalhamento a fim de verificar a existncia de valores no recolhidos nos prazos estabelecidos para que sejam adotadas as devidas providncias; 24. se o rgo esta empenhando e repassando os 20% referente ao INSS parte do empregador (servios de terceiros pessoa fsica) utilizar o comando >LISNE e no campo natureza da despesa informar a rubrica: 3.33.90.47.25 ou utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 3.33.90.47.25. Obs: Se existir empenhos na rubrica 33.90.36.00 e no existir NE na rubrica 33.90.47.25 porque o rgo no est repassando a parte patronal do INSS; 25. se h Despesas de Exerccios Anteriores pendentes de pagamento, utilizar o comando >LISNE conta contbil 3.3.90.92.00 Despesas de Exerccios Anteriores. Para verificar quais dessas despesas j foram pagas, utilizar o comando >SFUG000 (relatrio SEFAZ- Oramentrio); 26. Restos a Pagar no processados, utilizar o comando >DETACONTA contbil 21.21.60.102 para obter a relao dos credores do rgo. 27. Restos a Pagar processados, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 21.21.60.101 para obter a relao dos credores do rgo. 28. Restos a Pagar processados de exercicios anteriores, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 21.21.60.103 para obter a relao dos credores do rgo. conta

29. se existe material de consumo pendente de baixa, utilizar o comando >DETACONTA conta contbil 11.31.10.100. 30. se os convnios de receita firmados pelo rgo esto sendo registrados no SIAFEM, utilizar o comando: >LISTRANSF. 31. os itens de um determinado elemento de despesa, utilizar o comando >LISCONTA e informar o numero do elemento de despesa (ex: 3.33.90.30.00 lista todos os itens existentes no elemento material de consumo); 32. o detalhamento de um evento, utilizar o comando >CONEVENTO e informar o numero do evento; 33. se a classificao da despesa est sendo efetuada corretamente e no item adequado, utilizar o comando >CONINCONS. Obs: Caso o montante das despesas empenhadas no item outros ultrapasse a 5% das despesas empenhadas no respectivo elemento de despesa, adotar providncias visando a devida regularizao; 34. o detalhamento de uma NE, utilizar o comando >CONNE, informar o n da NE. Obs: este procedimento vale para detalhar todos os outros documentos de sada do SIAFEM > CONNL, OB, GR, ND, ....) 35. a listagem das NEs emitas, utilizar o comando >LISNE e informar o perodo desejado. 36. consultar um credor do rgo, utilizar >LISCREDOR. Obs1: este procedimento vale para listar todos os outros documentos de sada do SIAFEM > LISNL, OB, GR, ND.. Obs2: o comando >LISNE permite verificar todas as NEs emitidas por credor, por data, por elemento de despesa, por modalidade de licitao e por fonte 37. a existncia de saldos nas contas transitrias: 11.26.30.000 (FGTS, PASEP, IAPEP parte empregador), 11.26.70.000 (valores pagos pela UG 90003) e 11.26.90.000 (outros valores em trnsito) utilizar o comando >DETACONTA e informar o nmero da respectiva. Obs: Caso existam valores registrados em alguma dessas contas, solicitar ao setor financeiro a sua respectiva regularizao. 6. ANLISE DE BALANCETES MENSAIS

6.1 - INTRODUO O balancete a pea contbil que demonstra os saldos anteriores e atuais e os movimentos devedores e credores de cada conta existente na tabela do plano de contas. O levantamento do balancete mensal permite ao rgo/entidade verificar o movimento e os saldos de cada conta contbil, com finalidade de conferir e analisar os registros realizados diariamente. A lei de Responsabilidade Fiscal passou a exigir, a partir de maio de 2000, a publicao bimestral de informaes de cada ente da federao que devem ser extradas dos seus registros contbeis. A verificao mensal desses registros, por meio do balancete conferido e analisado, possibilita a divulgao de dados com uma melhor qualidade. Nos sistema SIAFEM, o balancete pode ser consultado por UG/ Gesto de forma analtica ou sinttica e por rgo/Gesto, somente de forma sinttica. (Fonte: Joo Fortes,
Contabilidade Pblica pg.331 a 338).

6.2 ANLISE DO BALANCETE A analise do balancete deve ser efetuada periodicamente, independente do encerramento do ms, objetivando-se a eliminao dos problemas no momento em que eles ocorrem, evitando-se, desta forma, o acmulo de tarefas no final de cada ms. A anlise do balancete poder ser efetuada utilizando-se trs mtodos, a saber, conforme o caso: VIRTUAL COMPARATIVO COMPOSIO DE SALDOS

6.2.1 MTODO VIRTUAL A anlise pelo mtodo virtual consiste na comparao de saldos de contas, como por exemplo, as que devem apresentar os mesmos saldos, as de contas que apresentam saldos elevados classificados como Outros ou Diversos, dos valores registrados em contas que no so compatveis com as atividades do rgo/entidade, as contas representativas do Compensado, as contas transitrias e as de saldo invertido. Contas que apresentam os mesmos saldos - consiste na comparao das contas que apresentam, em qualquer data, saldos iguais. Esta verificao pode ser feita atravs da transao > LISCONTIR.

Contas que apresentam saldos elevados em Outros ou Diversos - consiste na verificao das contas classificadas como Outros ou Diversos para identificar valores que ultrapassam mais de 5% total do grupo a que pertence a conta. Esta verificao pode ser feita atravs da transao >CONINCONS. Veja pelo exemplo a seguir como seria essa verificao: CONTA 3390.30.00 MATERIAL DE CONSUMO 3390.30.01 Combustveis e Lubrificantes 3390.30.02 Combustveis e Lub. de Aviao 3390.30.07 Gneros da Alimentao 3390.30.16 Material de Expediente 3390.30.99 Outros Materiais de Consumo SALDO 1.000,00 100,00 120,00 80,00 50,00 650,00 % 100% 10% 12% 8% 5% 65%

Como se v, o valor classificado como Outros Materiais de Consumo representa 65% do total dos materiais adquiridos, inviabilizando, dessa forma, o conhecimento detalhado, por item de despesa. Contas incompatveis com as atividades do rgo/entidade - consiste na verificao virtual dos saldos apresentados no balancete, com o objetivo de identificar alguma conta que no compatvel com as atividades do rgo. Contas representativas do Compensado - as contas do ativo e passivo compensado devem manter igualdade de seus saldos, tendo em vista que so contas de controle de atos administrativos, no podendo, portanto, modificar o valor do PATRIMNIO. Abaixo esto relacionadas as principais contas que devem manter essa igualdade: Ativo = Pasivo 190000000 191000000 192000000 193000000 195000000 199000000 290000000 291000000 292000000 293000000 295000000 299000000

Contas transitrias - existem contas no SIAFEM que servem exclusivamente para controle, ou seja, so contas consideradas de natureza transitria. A existncia de saldo nestas contas no indica, necessariamente, uma falha ou erro. Os seus valores devem ser o quanto antes contabilizados nas contas contbeis adequadas e no transitrias. So exemplo de contas transitrias as contas do grupo 11.26.90.000 Outros valores em transito, 11.41.10.000 Despesas a regularizar, 11.41.20.000 Outras contas pendentes. Alm das contas citadas, existem outras contas que, embora no sejam transitrias, os seus saldos merecem uma anlise mais aprofundada uma vez que h necessidade de dar baixa dos valores registrados. A seguir, apresentamos as contas mais utilizadas: 1. Contas 11.26.10.000, 11.26.60.000 e 11.26.70.000 Pagamentos efetuados pela UG 90003, referentes a empenhos emitidos pelo rgo e pagas pela UG 90003 Setorial Financeira; 2. Conta 11.26.30.000 FGTS, PASEP, INSS e IAPEP empregador, todas referentes a empenhos emitidos pelo rgo e pagas pela UG 90003 Setorial Financeira; 3. Conta 19.91.20.700 - Dirias pendentes de baixa; 4. Conta 29.93.10.000 - Suprimento de Fundos pendente de baixa; 5. Conta 11.31.10.100 - Material de Consumo apresenta o valor do material de consumo registrado em estoque que deve ser baixado conforme a sua utilizao e informao do setor de almoxarifado. Contas com saldos invertidos - consiste na identificao de contas que apresentam saldos invertidos. No SIAFEM, na transao >BALANCETE, possvel verificar somente as contas que apresentam saldo diferente do seu sinal, ou seja, uma conta de natureza devedora apresentando saldo credor ou uma conta de natureza credora apresentando saldo devedor. Quando ocorrerem essas situaes dever ser procedida a anlise da conta por meio da sua movimentao, atravs da transao >DETACONTA, identificando os documentos que deram origem aos valores identificados. Obs.: Algumas vezes essa situao pode no representar erro e sim a

demonstrao da real situao da Unidade Gestora. Por exemplo, a conta 1911100.00 Receita a Realizar com saldo invertido (saldo credor), poder estar demonstrando que a unidade conseguiu superar as suas

expectativas de arrecadao, demonstrando, assim, um excesso de arrecadao e no um erro ou omisso de lanamento. 6.2.2 MTODO COMPARATIVO A utilizao deste mtodo consiste em se fazer a comparao entre os saldos contbeis e os controles fsicos. Como exemplo, podemos citar as seguintes comparaes: CONTROLE CONTBIL
CAIXA BANCOS APLICAES FINANCEIRAS ESTOQUES INVESTIMENTOS BENS MVEIS BENS IMVEIS EMPRSTIMOS CONCETIDOS DIVIDA ATIVA OPERAES DE CRDITO

CONTROLE FSICO
Movimento. Dirio do Caixa Extratos Bancrios Extratos Bancrios RELATRIOS MENSAIS CONT. DE INVESTIMENTOS RELATRIOS MENSAIS RELATRIOS MENSAIS PLANILHA DE CONTROLE RELATRIO MENSAL PLANILHA DE CONTROLE

6.2.3 MTODO DE COMPOSIO DE SALDO Esse controle consiste em se fazer um levantamento da movimentao da conta, com o objetivo de verificar se o saldo apresentado na contabilidade est compatvel com a documentao de registro. No levantamento do saldo da conta (composio) podemos utilizar uma ficha de composio de conta, conforme modelo abaixo:

FICHA DE COMPOSIO DE CONTAS CONTA: DOCUMENTO TIPO DATA NMERO NOME: ESPECIFICAO DATA: VALOR

Essas fichas devero arquivadas em pasta para controle e acompanhamento na prxima anlise do balancete. A periodicidade da anlise pode ser semanal, quinzenal ou mensal, dependendo da definio estabelecida pela Unidade Gestora e de acordo com a disponibilidade dos analistas. bom lembrar que quanto menor for o perodo entre cada anlise realizada, menor ser a quantidade de ocorrncias para regularizao.