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MANUAL DO UTILIZADOR

PRIMAVERA Business Software Solutions

MANUAL DO UTILIZADOR

PRIMAVERA Business Software Solutions

As informaes descritas neste documento podem ser alteradas sem aviso prvio e sem que a PRIMAVERA Business Software Solutions tenha que actualizar este Manual para todos os seus utilizadores. Em circunstncia alguma possvel que os programas entregues possam ter ajustamentos no contemplados no texto original. Alteraes significativas so geralmente tratadas como Adendas ao Manual. Todos os nomes apresentados ao longo dos exemplos e imagens so fictcios. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida ou transmitida sob qualquer formato, para qualquer propsito, sem autorizao escrita da PRIMAVERA Business Software Solutions. VBA, Windows e o seu logtipo so marcas registadas da Microsoft. Crystal Reports uma marca registada da Business Objects. Outros programas de softwares utilizados na construo do software PRIMAVERA so marcas registadas dos seus proprietrios. A utilizao do software PRIMAVERA est subjacente aceitao do contrato de Licena de Utilizao cujo texto faz parte integrante do produto. Manual PRIMAVERA EXPRESS, Verso 6.40. Verso 1.0 do Manual. 1993-2008 PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A. Todos os direitos reservados

Instalao do Software
A instalao do software PRIMAVERA segue as normas utilizadas pela maioria dos produtores internacionais de software. O programa de instalao guia o utilizador na instalao das aplicaes, oferecendo-lhe vrias alternativas de instalao: para uma utilizao em ambiente monoposto ou multiposto, com instalao de todos os ficheiros ou apenas de determinadas reas do programa. A instalao de mais do que uma aplicao leva em considerao a necessidade de partilha de informao entre as vrias aplicaes. Grande parte da informao gerida pelo Sistema de Gesto PRIMAVERA comum aos vrios produtos; o caso da informao registada em tabelas, como seja a informao relativa a Cientes, Fornecedores, Bancos e Contas Bancrias, Zonas, Pases, Moedas, etc.

Requisitos Mnimos
1. 2. 3. 4. Sistema Operativo: Microsoft Windows 2000 ou superior; Processador: Pentium III; Memria: 256 MB RAM (recomendado 512 MB); Disco: 1 GB.

Instalao do Software PRIMAVERA


A instalao de qualquer um dos produtos PRIMAVERA requer a instalao prvia da Plataforma e Administrador. Para instalar o PRIMAVERA Express, siga os seguintes passos: Comece por fechar os programas que eventualmente estejam abertos no sistema. Descompacte o ficheiro de distribuio do produto PRIMAVERA Express. Execute o programa de instalao Setup.exe se este no tiver sido arrancado automaticamente.

Instalao do Software

Os primeiros dois ecrs que so apresentados esto relacionados com questes legais de licenciamento. Deve aceitar as condies descritas.

No passo seguinte deve introduzir os dados do utilizador.

Os passos seguintes permitem-lhe seleccionar a directoria de instalao e a pasta de programas at terminar a instalao.

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Instalao do Software

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Instalao do Software

Para comear a trabalhar aceda ao programa da forma habitual, atravs do menu Iniciar (Start). O passo seguinte consiste na introduo dos dados da licena de modo a poder trabalhar em modo no experimental. Para o efeito aceda ao programa Administrador.

Desinstalao do Software PRIMAVERA


A desinstalao dos programas pertencentes ao Sistema de Gesto PRIMAVERA pode ser efectuada atravs do Painel de Controlo (Control Panel), no cone Adicionar/Remover Programas (Add/Remove Programs). Siga as instrues apresentadas pelo Windows e remova, de forma correcta o(s) programa(s) que entender. Ateno: S atravs desta opo do Painel de Controlo possvel remover na totalidade e de forma correcta os programas da PRIMAVERA - Business Software Solutions, S.A.

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Administrador

Administrador
Introduo
Na soluo de gesto da PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A., o programa Administrador (ADM) ocupa um lugar de destaque pela sua importncia relativa a todos os outros programas instalados no sistema. atravs do ADM que o responsvel far a gesto do sistema instalado, nomeadamente: Criao e abertura da empresa de trabalho Parametrizaes relativas ao funcionamento das aplicaes Definio de utilizadores e respectivos acessos O ADM deve ser manuseado pelos tcnicos responsveis pelo suporte ao sistema e pelo utilizador responsvel pelo conjunto de importantes definies que so feitas neste programa e que iro interferir com o funcionamento de todos os programas instalados. Refira-se em especial que cabe ao administrador do sistema definir os tipos de acessos relativamente aos outros utilizadores. Apesar da responsabilidade inerente ao seu funcionamento, o ADM fcil de manusear. O nmero de opes disponveis reduzido pelo que rapidamente o utilizador dever identificar-se com as vrias opes do programa. Enquanto no forem definidos utilizadores, qualquer pessoa pode aceder ao ADM. Ao aceder ao ADM o utilizador depara-se com o seguinte ecr que identifica as vrias reas de interveno disponveis. Pode fazer duplo clique em cima de cada um dos cones direita ou desdobrar a rvore Administrador esquerda. Na imagem seguinte apresenta-se a organizao mais detalhada do Administrador.

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Administrador

Na opo Aplicaes, o utilizador pode visualizar as vrias aplicaes instaladas no sistema. Depois de instalar uma aplicao, a mesma passa a ser reconhecida automaticamente pelo ADM nesta opo.

Inicializao da Plataforma
Depois de efectuada a instalao da primeira aplicao, ser necessrio proceder inicializao da plataforma PRIMAVERA. Por defeito, aps instalao do PRIMAVERA Express, a Plataforma j est inicializada para o servidor de dados (local)\PRIExpress. Esta instncia de SQL Server 2005 Express instalada durante a instalao do produto. Esta operao pode ser realizada no Administrador e ser iniciada automaticamente por este sempre que detectar que ainda no foi realizada. Para tal basta executar o ADM pela primeira vez. Nessa altura ser iniciado o assistente de inicializao da plataforma:

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Administrador

Este assistente pedir ao utilizador a informao necessria para configurar a ligao das aplicaes PRIMAVERA ao servidor de dados SQL Server e instalar nesse servidor a base de dados de empresas. Os passos so os seguintes: 1. 2. Depois de iniciado o assistente (imagem anterior) deve-se seleccionar Prximo; No passo seguinte ser pedida a identificao do servidor SQL:

Se o servidor estiver no mesmo domnio da mquina actual, poder-se- utilizar o nome do servidor. Caso contrrio dever-se- utilizar o endereo IP. 3. No passo seguinte pedida a conta de acesso interna base de dados:

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A instalao por defeito do SQL Server 2005 Express na instncia (local)\PRIExpress configura o login de sistema (sa) com a password primavera. 4. Posto isto o assistente proceder inicializao da base de dados PRIEMPRE (das empresas). Quando terminar o ADM ser reinicializado novamente com a inicializao da plataforma j feita.

Manuteno de Empresas
Criao de Novas Empresas
A criao de empresas pode ser considerada como o segundo passo no processo de instalao do sistema. O ADM auxilia o utilizador nesse processo, atravs de uma sequncia de ecrs. Ver que, mais do que qualquer explicao, os ecrs o guiaro nesta tarefa. Importa referir que, de sistema, o EXPRESS tem j criadas duas empresas origem: uma standard e uma de demonstrao. depois possvel criar apenas mais uma empresa standard e todas as empresas de demonstrao desejadas. Para aceder criao de uma empresa, escolha no menu Empresas a opo Nova Empresa. No primeiro passo da sequncia de ecrs, comece por dizer que pretende partir, por exemplo, de uma Empresa de Demonstrao. Pode ainda criar uma empresa preenchida com dados standard (se for o seu primeiro ano de trabalho).

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No passo seguinte deve seleccionar o tipo de exerccio e a localizao da sede mais adequada sua organizao.

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Administrador

O terceiro passo o programa pede-lhe, depois de detectar as aplicaes que esto instaladas no sistema, que identifique as aplicaes que trabalharo com a empresa que est a abrir.

O quarto passo do assistente indica a localizao fsica dos ficheiros da base de dados.

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Depois de criar a base de dados, deve introduzir os dados principais da nova empresa.

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No passo seguinte o programa solicita alguns dados importantes para o tratamento da Contabilidade.

No passo seguinte o ADM pede-lhe que identifique os utilizadores que tero acesso empresa. O passo de definio de permisses por utilizador apenas ser apresentado se existir pelo menos um utilizador definido no sistema.

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Administrador

A definio dos perfis de utilizadores pode ser feita em qualquer altura, pelo que poder avanar sem preocupao. Ser alis numa fase posterior de trabalho, depois de conhecer com alguma profundidade o posicionamento nos programas da informao de maior ou menor relevncia, que poder definir os diversos perfis e atribui-los aos diversos utilizadores do sistema. O ltimo passo consiste no registo da base de dados que suporta a empresa. Escolha Finalizar, para proceder a esse passo.

A informao que foi solicitada neste assistente pode voltar a ser alterada acedendo opo Propriedades do menu Empresas.

Outros Dados Relativos Empresa


Pode aceder introduo da totalidade dos dados relativos a uma empresa em qualquer momento atravs do menu Empresa, opo Propriedades, quando posicionado sob o cone da empresa.

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Administrador

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Administrador

Na janela seguinte escolha simultaneamente o utilizador e o perfil com que pretende que o mesmo tenha acesso empresa, cujas propriedades est a definir. No exemplo, definido que para a empresa em causa o utilizador Jorge Manuel vai ter acesso com o perfil de Comercial I.

Escolha o utilizador e o perfil com que pretende que o mesmo aceda empresa

Depois da definio feita esquerda, carregue nesta opo

Pode combinar vrios perfis para cada utilizador. Se, por exemplo, atribuir o perfil Armazm e o perfil Compras a um utilizador para uma determinada empresa, esse utilizador ter todas as permisses definidas para os dois perfis. O programa oferece total flexibilidade na definio de acessos s diversas empresas. Na seco dedicada Segurana explicado com detalhe o funcionamento das configuraes de acesso s aplicaes.

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Administrador

Cpias de Segurana
As cpias de segurana da sua empresa devem ser realizadas regularmente. Para fazer cpias de segurana de uma empresa: Seleccione a opo Manuteno/Cpia de Segurana. So realizados os seguintes passos: 1. Defina o nome, descrio e a localizao da cpia.

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Administrador

Para repor uma cpia de segurana: Poder repor uma cpia de segurana para uma empresa existente, ou em alternativa, criar uma nova empresa com a informao na cpia de segurana.

Permitir a realizao de backups /restauro de bases de dados em SQL Express 2005 Nestas operaes, quando se possui o SQL Express 2005 instalado poder surgir o seguinte erro:
SQL Server blocked access to procedure 'sys.xp_cmdshell' of component 'xp_cmdshell' because this component is turned off as part of the security configuration for this server. A system administrator can enable the use of 'xp_cmdshell' by using sp_configure. For more information about enabling 'xp_cmdshell', see "Surface Area Configuration" in SQL Server Books Online.

Isto ocorre pq quando o SQL Server Express instalado so aplicadas as configuraes padres para que este o mais seguro possvel. A Microsoft chama essa configurao segura por padro. Para ultrapassar o problema executar:

1. Aceder a ferramenta SQL Server Surface Area Configuration localizada em (Start | Programs | SQL Server 2005 menus | SQL Server 2005 Configuration Tools); 2. Seleccionar Surface Configuration Area for Features; 3. Seleccionar xp_cmdshell; 4. Activar a opo "Enable xp_cmdshell"; 5. Confirmar.

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Administrador

possvel obter mais informaes sobre esta questo acedendo a http://www.microsoft.com/brasil/servidores/sql/techinfo/whitepapers/managing-sql-serverexpress.mspx

Existe um assistente que permite repor uma cpia de segurana. Este possui os seguintes passos: 1. 2. Seleccione a opo Manuteno/Reposio de Cpia de Segurana e escolha Prximo. Seleccione a empresa que pretende sobrepor, ou introduza o cdigo da nova empresa a ser criada.

3.

Escolha o ficheiro que contm a cpia de segurana.

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Administrador

4.

Seleccione a cpia de segurana pretendida e em seguida Prximo.

Caso tenha optado por criar uma nova empresa preencha a restante informao necessria.

Reorganizao da Base de Dados


possvel reorganizar toda a base de dados, isto , reorganizar os ndices e os dados, remover espao livre na base de dados e verificar a sua integridade. Para reorganizar uma base de dados: Seleccione a opo Manuteno/Reorganizao da Base de Dados, defina as opes pretendidas de reorganizao e em seguida, seleccione Confirmar.

Reorganizar toda a base de dados

Verificar a consistncia da informao

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Administrador

Compactao da Base de Dados


O espao ocupado em disco pela base de dados associada a cada empresa registada no sistema pode ser diminudo. Para compactar uma base de dados: Seleccione a opo Manuteno/Compactao da Base de Dados, defina os parmetros da compactao e seleccione Confirmar.

Definir o espao que dever ficar livre aps a compresso da base de dados

Poder comprimir toda a base de dados ou cada um dos ficheiros que a constituem (dados ou log)

Comprimir a base de dados e eliminar todo o espao livre

Definir o tamanho do ficheiro aps compresso

Propriedades da Base de Dados


Existe um conjunto de propriedades da base de dados associadas a cada empresa registada no sistema que podero ser definidas. Para consultar as propriedades de uma base de dados: Seleccione a opo Manuteno/Propriedades da Base de Dados. A primeira pgina apresenta-lhe os dados gerais da base de dados.

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medida que vai sendo necessrio aumentar o ficheiro que contm os dados, este poder aumentar um determinado tamanho em megabytes, ou em percentagem.

Se pretender um tamanho mximo para o ficheiro da base de dados. Seleccione esta opo e defina o limite

As opes que se aplicam ao ficheiro de dados so vlidas para o ficheiro de log.

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Finalmente pode alterar todas as outras propriedades da base de dados.

Acesso a um nico utilizador Acesso s de leitura Modelo de

Esta opo permite bloquer o acesso base de dados permitindo apenas o acesso ao administrador de sistema (opo no disponvel sobre MSDE) Permite bloquear qualquer alterao nos dados da base de dados (opo no disponvel sobre MSDE) Define o modelo de recuperao e cpias de segurana em caso de

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recuperao Auto close

falha do sistema. Esta opo deve estar desactivada para maximizar o desempenho do servidor. Despoleta a compactao automtica dos ficheiros de dados da base de dados em disco. Para reduzir a ocupao de espao em disco, deve estar activada. Gerao automtica de estatsticas internas de utilizao de tabelas, campos e ndices na base de dados. Deve estar activada.

Auto shrink Auto create statistics

Parmetros e Servios
A descrio dos processamentos existentes sob as opes Parmetros e Servios faz parte dos manuais de cada uma das aplicaes. Por Parmetros deve entender-se o conjunto de opes de parametrizao da aplicao para cada empresa. Por Servios entende-se um conjunto de opes de diagnstico e correco da informao, prprias de cada aplicao. a seguinte a imagem da janela de parmetros e servios.

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Segurana
O sistema de segurana PRIMAVERA permite ao administrador do mesmo definir: Quem so os utilizadores que podem aceder ao sistema de aplicaes, Para cada utilizador atribuir um ou mais perfis de utilizao, Para cada utilizador definir as aplicaes/empresas a que tem acesso e com que perfil o tem, Desactivar/activar a totalidade do acesso ao sistema por parte de um utilizador. O sistema pode funcionar em dois modos distintos: Sem sistema de segurana. Nesse modo, no existem utilizadores definidos. Todos os utilizadores so administradores, isto , acedem de forma ilimitada informao presente no sistema. Com sistema de segurana activado. Neste modo cada utilizador deve estar registado como tal no ADM. Cabe ao administrador do sistema, a definio dos utilizadores e respectivos perfis. Como lgico, apenas o administrador do sistema pode definir Perfis de Utilizao e respectivos utilizadores. Apenas ele tem acesso aos cdigos de acesso de cada um dos utilizadores definidos no sistema. Antes de prosseguirmos importante que entenda os seguintes conceitos utilizados pelo sistema. UTILIZADOR APLICAO EMPRESA DE TRABALHO Operador/Pessoa que pode trabalhar com as aplicaes instaladas. O seu nmero no tem limites, devendo estar cada um deles devidamente registado no sistema. Programas da PRIMAVERA - Business Software Solutions, SA: Contabilidade, Gesto Comercial, etc. Porque o sistema permite a criao de uma ou mais empresas, cada empresa identificada com um cdigo (entre 3 e 10 caracteres). Uma Holding constituda por quatro empresas pode fazer a facturao, a contabilidade, etc., de cada uma das quatro empresas com o sistema de gesto da PRIMAVERA. Conjunto de tarefas atribudas a um ou mais utilizadores. O perfil a atribuir a um utilizador ser funo da sua responsabilidade, isto , do conjunto de tarefas e do tipo de informao a que dever ter acesso. Vejamos um exemplo que pode perfeitamente aplicar-se a uma organizao de mdia dimenso. No menu principal do ADM tem acesso s opes de configurao de acessos ao sistema.

PERFIL DO UTILIZADOR

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Definio de Perfis
Escolhendo a opo Perfis, o programa sugere-lhe um conjunto de perfis. A imagem seguinte ilustra uma grelha possvel de perfis.

Veja alguns exemplos do que podem ser os acessos oferecidos a alguns desses perfis.

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Responsvel Servios Administrativos Responsvel rea Administrativa Responsvel rea Comercial Operador de Facturao Operador de Contabilidade Utilizador Comercial de Consultas Para criar um perfil: 1. 2.

Tem acesso a todo o sistema, isto , todas as aplicaes, todos as empresas Tem acesso total s aplicaes de Contabilidade, Gesto de Pessoal, Imobilizado Tem acesso total aplicao de Gesto Comercial Tem acesso janela de facturao Tem acesso janela de introduo de documentos de contabilidade. Para alm disso -lhe dado acesso criao de novas contas nos Planos de Contas Tem acesso apenas Gesto Comercial e exclusivamente s opes de Explorao de Dados

Escolha no menu Segurana a opo Novo Perfil. Na janela seguinte deve identificar o perfil com um cdigo e uma descrio. Depois de identificar o perfil, passe ao separador Operaes. Aqui, consoante as aplicaes instaladas no seu sistema, dever definir o conjunto de opes a que cada um dos perfis tem acesso.

Como pode observar no coube na definio de cada perfil, identificar a que empresas esse perfil tem acesso. Vejamos ento onde feita a definio de quem tem ou no tem acesso a cada uma das empresas. Passemos opo Utilizadores no menu Segurana e vejamos os passos a dar na criao de um novo utilizador.

Definio de Utilizadores
Para definir novos utilizadores:

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1. 2.

Escolha a opo Novo Utilizador no menu Segurana ou clique no cone Novo. Na janela seguinte identifique o utilizador.
Para entrar nas diversas aplicaes ser pedido o Utilizador e a Password. Sugerimos que utilize o mesmo nome da conta do utilizador no servidor do sistema informtico Active ou desactive com um simples clique os direitos de acesso do utilizador ao sistema

Identifique o perfil que por defeito este operador ter. Esta informao ser til na janela seguinte

Se tem correio electrnico a funcionar introduza o endereo de email deste utilizador

Se estiver a definir um utilizador Administrador, ento seleccione esta opo

3.

Depois de identificado o operador e os seus cdigos de acesso passe ao separador Permisses. Inicialmente a janela aparece-lhe em branco, visto este utilizador ainda no ter permisses de acesso definidas. Escolha a opo Permisses.

Nesta pgina pode ainda definir de uma forma muito simples se um determinado utilizador pode aceder de todo a um determinada aplicao. Ou seja, se na janela anterior indicar que o novo utilizador no pode aceder Contabilidade, ele no ter acesso a essa aplicao mesmo que o perfil associado o permita. 4. Escolha a(s) empresa(s) a que o utilizador ter acesso. Em simultneo escolha para cada uma delas o perfil com que o utilizador dever aceder s empresas.

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dado acesso empresa EXPRESS, com o perfil Tcnico

Em resultado das escolhas feitas, a janela de Permisses, anteriormente em branco, apresenta agora o conjunto de permisses dadas ao novo utilizador.

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Navegador

Navegador
Introduo
O Navegador oferece ao utilizador a possibilidade de configurar o ambiente de trabalho em cada uma das aplicaes PRIMAVERA, adaptando-o s suas necessidades. Usando esta funcionalidade, o utilizador poder: Configurar as suas prprias vistas sobre os dados mais importantes da aplicao; Consultar e editar registos (de tabelas base e/ou documentos); Adicionar atalhos para aplicaes ou documentos externos. Na perspectiva do administrador de sistema, responsvel pela configurao da soluo PRIMAVERA, o Navegador fornece as ferramentas necessrias para adapt-la a cada perfil de utilizadores: Garantindo que cada utilizador tem acesso a toda a informao relevante para o seu trabalho, no formato correcto; Permitindo a implementao de regras de segurana adicionais; Disponibilizando todas as ferramentas de extensibilidade de uma forma totalmente integrada com a aplicao. Como ferramenta de produtividade, o Navegador , genericamente, um configurador de atalhos e de listas. Est integrado em cada uma das aplicaes como a imagem seguinte demonstra:

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Navegador

Atalhos
O utilizador poder criar os seguintes tipos de atalhos: Listas; Aplicaes externas; Documentos; Pginas Web; Menus da aplicao; Empresas. Todos os atalhos podem ser organizados e agrupados em pastas, numa estrutura semelhante disponvel no Windows para organizar os ficheiros. Para criar um atalho para uma aplicao externa: 1. 2. 3. Active o Navegador; No menu de contexto do Navegador, seleccione Novo/Aplicao Externa Na janela seguinte, seleccione a aplicao externa e defina as restantes propriedades do atalho:

Para criar um atalho para um documento: 1. 2. No menu de contexto do Navegador, seleccione Novo/Documento; Na janela seguinte, seleccione o documento a associar ao atalho:

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Navegador

Para criar um atalho para uma pgina Web: 1. 2. No menu de contexto do Navegador, seleccione Novo/Pgina Web; Na janela seguinte, introduza o endereo da pgina ou seleccione uma das pginas disponveis nos favoritos:

Pginas Web disponveis nos Favoritos do Windows

Para criar um atalho para um menu da aplicao: 1. 2. No menu de contexto do Navegador, seleccione Novo/Menu; Na janela seguinte, seleccione os menus da aplicao para os quais pretende criar atalhos no Navegador:

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Navegador

Pode criar vrios atalhos em simultneo

Para criar um atalho para uma empresa: 1. 2. No menu de contexto do Navegador, seleccione Novo/Empresa; Na janela seguinte seleccione a empresa a associar ao atalho:

Lista das empresas registadas para a aplicao activa

A criao de atalhos para empresas fornece um mecanismo para abrir rapidamente uma empresa em particular. Esta ferramenta ser particularmente til em instalaes com muitas empresas como, por exemplo, gabinetes de contabilidade.

Categorias de Informao
A funcionalidade mais importante do Navegador , no entanto, a definio de listas sobre os dados da aplicao. Na verso 6.0 da Linha Standard, a criao de listas foi estendida de modo a permitir: O acesso a todos os dados de uma determinada entidade, para alm do conceito de tabelas; A configurao de filtros, condies e ordenaes sobre os dados de cada entidade; Outras funcionalidades de manipulao dos dados como, por exemplo, exportaes.

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Navegador

Assim, todos os dados de cada aplicao PRIMAVERA esto organizados em Categorias que agrupam todas as tabelas relevantes para obter a informao relevante sobre determinada entidade. Na prtica, isto quer dizer que a categoria de Clientes passa a disponibilizar todos os dados relacionados com clientes, para alm da tabela associada, incluir dados de vendedores, vendas, contactos, moedas, etc. Ao ampliar este conceito de categorias de informao a todas as entidades de todas as aplicaes, o Navegador torna-se na principal fonte de dados para o utilizador e numa ferramenta imprescindvel para configurar a soluo e adapt-la a cada situao em particular. As categorias disponveis dependero de cada uma das aplicaes. A ttulo de exemplo, as categorias da Gesto Comercial incluem as seguintes: ALGUMAS DAS CATEGORIAS DA GESTO COMERCIAL Armazns; Artigos; Autorizaes; Bancos; Clientes; Contactos; Contas Bancrias; Documentos de Compra; Documentos de Stocks; Documentos de Venda; Modos de Expedio; Movimentos Bancrios; Movimentos de Compras; Movimentos de Compras Linhas; Movimentos de Tesouraria; Movimentos de Tesouraria Linhas; Movimentos de Vendas; Movimentos de Vendas Linhas; Outros Terceiros; Scios; Vendedores; Zonas.

Listas
Criao de Novas Listas
Para criar uma nova lista, siga os seguintes passos: 1. 2. 3. Active o Navegador; No menu de contexto, seleccione Novo/Lista; Na janela seguinte, seleccione a categoria para a qual pretende criar uma nova lista e seleccione Nova...:

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Navegador

Categorias de informao da aplicao activa

Todas as listas j definidas para a categoria seleccionada

4.

No primeiro passo do assistente de criao de listas, seleccione Prximo:

5.

O primeiro passo permite-lhe seleccionar as colunas da lista a partir de cada tabela que compem a categoria de informao:

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Navegador

Todas as tabelas e campos disponveis na categoria seleccionada

Opes adicionais que permitem definir ordenaes, aliases e expresses

6.

No passo seguinte pode definir totalizadores sobre as colunas numricas seleccionadas previamente:

7.

De seguida pode definir expresses condicionais para filtrar os dados da lista mediante determinados critrios:

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Navegador

Filtros sobre os dados da lista

8.

De seguida pode definir agrupamentos lgicos sobre os registos:

9.

No passo seguinte pode definir formataes condicionais a aplicar aos registos da lista:

Formataes condicionais a aplicar a cada um dos registos da lista

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Navegador

10. Indique se pretende, ou no, pr-visualizar o resultado:

Neste passo pode ainda definir as seguintes opes avanadas da lista:

Nmero mximo de registos Eliminar registos duplicados

Permite limitar o nmero mximo de registos apresentados no resultado da lista. Esta opo pode ser til em listas com muitos registos e em que, partida, seja possvel prever que o registo procurado est entre os primeiros. Permitir eliminar todos os registos repetidos na lista apresentando apenas um. Define se a paginao dos registos efectuada em memria no cliente ou no servidor. A primeira opo oferece o mximo rendimento para listas com poucos registos ou em listas que seja usual percorrer todos os registos. A segunda opo recomendada para listas com muitos registos e sempre que seja possvel prever a uitlizao imediata de registos existentes nas primeiras pginas (reduzindo a comunicao e os dados transferidos do servidor).

Modo de abertura da lista

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Navegador

11. Seleccionando a opo de pr-visualizao, ser-lhe- apresentado o resultado no passo seguinte:

Resultado da aplicao a formatao condicional

12. Finalmente, deve indicar o nome da nova lista e a respectiva disponibilidade para os restantes utilizadores:

Esta opo permite definir se a nova lista deve ser disponibilizada a outros utilizadores do sistema

Depois de concludo o assistente, a nova lista ficar disponvel para ser adicionada no Navegador:

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Navegador

Listas a adicionar ao Navegador

Para adicionar a nova lista ao Navegador, escolha-a na lista e seleccione Confirmar:

Atalho para a nova lista

Ordenao de Registos
Pode definir at cinco critrios de ordenao dos registos da lista.

Ordenao de registos

Para definir os critrios de ordenao deve indicar cada um dos campos de ordenao e a respectiva ordem:

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Navegador

Cada uma destas listas apresenta todos os campos visveis na lista

Ordenao de Colunas
A ordem das colunas na lista pode ser definida no formulrio de criao da lista:

Utilize as setas para definir a ordem nas colunas na lista

Aliases
Em determinadas situaes, nomeadamente, em listas resultantes da agregao de vrias tabelas, pode ser necessrio renomear algumas das colunas: 1. Seleccione a coluna a renomear e escolha o boto respectivo:

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Navegador

Utilize esta opo para alterar o alias do campo seleccionado

2.

Indique o novo nome da coluna:

Expresses (Valores Calculados)


Pode tambm definir colunas na lista como resultado de expresses calculadas (a partir de outras colunas na lista). Para adicionar uma nova expresso deve seleccionar o boto respectivo no assistente de criao de listas:

Estas opes permitem-lhe definir valores calculados

Ser-lhe- apresentado um formulrio que permite a definio da expresso calculada:

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Navegador

Colunas disponveis na lista

Operadores

Expresso

Nome da expresso

Alias

Totais
Pode definir totalizadores sobre qualquer um dos campos numricos definidos na lista. Esto disponveis as seguintes operaes: Contador; Soma; Mdia; Mnimo; Mximo; Desvio Padro; Contador dos Valores.

Expresses Condicionais
Uma expresso condicional permite a definio de uma condio que filtrar os resultados da lista mediante um determinado critrio.

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Navegador

Esta a funcionalidade mais importante das listas porque permite ao utilizador definir listas configuradas exacta medida das suas necessidades de informao, facilitando: A focalizao nos dados mais relevantes; A obteno de toda a informao pertinente sobre cada a entidade; A formatao de vistas diferentes sobre os mesmos dados; O desempenho geral da aplicao dado que, filtrando os dados, reduzida a quantidade informao acedida em cada momento, acelerando o seu processamento. O mdulo de configurao de listas permite-lhe definir tantas condies, quantas necessrias, suportando a combinao de expresses usando os operadores lgicos E e OU. Para criar uma nova expresso condicional: 1. Na lista de expresses condicionais, seleccione Nova...:

2.

Seleccione a coluna sobre a qual pretende aplicar a condio:

Seleccione a tabela entre aquelas que compem a categoria

Seleccione a coluna sobre a qual pretende aplicar a condio

3.

Defina a condio e escolha Confirmar:

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Navegador

Operador condicional (os operadores disponveis dependem do tipo de dados da coluna seleccionada)

Tipo de condio. Pode definir um valor fixo, relacionar a coluna com outra ou definir uma condio parametrizvel.

Para criar um sub-expresso: As vrias condies definidas podem ser combinadas em sub-expresses s quais sero aplicados os operadores lgicos E ou OU. Para criar uma sub-expresso, siga os seguintes passos: 1. Escolha a opo Sub-Expresso na janela de configurao de condies:

Sub-expresso base definida com o operador lgico E

2.

Seleccione o tipo de sub-expresso a criar:

Esto disponveis os seguintes operadores: Aplicam-se todas as condies Aplica-se pelo menos uma das Expr1 AND Expr2 AND Expr3 Expr1 OR Expr2 OR Expr3

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Navegador

condies Nenhuma das condies se aplica Nem todas as condies se aplicam 3. NOT (Expr1 AND Expr2 AND Expr3)

NOT (Expr1 OR Expr2 OR Expr3)

Defina todas as condies a combinar na sub-expresso:

Para criar uma expresso parametrizvel: Algo que torna este mdulo particularmente funcional a possibilidade de parametrizar cada uma das condies definindo uma lista de valores possveis para a condio:

Use esta opo para definir a lista de valores possveis da coluna

Tem duas opes distintas: Pode criar uma lista de valores fixos:

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Navegador

Ou criar uma lista de valores resultante da execuo de uma query na base de dados:

Esta configurao resultar numa lista parametrizada. Sempre que o utilizador iniciar a sua edio, todos os valores parametrizados ser-lhe-o solicitados. O que permite, por exemplo, definir listas genricas que se adaptam s necessidades do utilizador em cada momento.

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Navegador

Agrupamentos
Pode definir agrupamentos automticos sobre os registos resultantes da lista:

Esta funcionalidade est limitada a um nmero mximo de quatro agrupamentos. O resultado do agrupamento ser semelhante ao seguinte:

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Navegador

Formataes Condicionais
As formataes condicionais permitem salientar na lista aqueles registos que obedeam a determinada condio. Para criar uma nova formatao condicional: 1. Na lista de formataes condicionais, seleccione Nova...:

2. 3. 4.

Seleccione a coluna sobre a qual pretende aplicar a formatao; Defina a condio; Seleccione as cores das letras e do fundo a aplicar aos registos que obedeam ao critrio:

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Navegador

Pode combinar vrias formataes condicionais na mesma lista. Cada uma das formataes condicionais ser aplicada sequencialmente a cada um dos registos da lista pela ordem definida no assistente de configurao.

Listas de Sistema
Para cada uma das categorias principais da aplicao, nomeadamente, para aquelas utilizadas em pesquisas, existir uma lista de sistema. Estas listas correspondem a uma vista simples do tipo identificador/descrio sobre a tabela principal da categoria. Servem essencialmente para garantir o correcto funcionamento, independentemente das configuraes efectuadas pelo utilizador, de todas as pesquisas sobre essa categoria. Por isso mesmo no podem ser alteradas por nenhum dos utilizadores do sistema, nem ser possvel definir permisses de acesso (esto sempre disponveis a todos os utilizadores). No Navegador essas listas podem ser diferenciadas pelo identificador Sistema:

Lista de sistema

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Navegador

Consulta de Listas
Todas as listas configuradas pelo utilizador podem ser acedidas/consultadas a partir: Do Navegador a partir de atalhos; Das manutenes associadas (na barra de ferramentas):

De pesquisas (F4) efectuados a partir de vrios formulrios da aplicao:

F4

Propriedades de uma Lista


A definio de uma lista pode ser alterada: Usando a opo Propriedades da barra de ferramentas da lista; Usando a opo Propriedades... no menu de contexto do Navegador sobre um atalho existente para lista; No assistente de criao de atalhos do Navegador, usando a opo Editar;

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Navegador

Operaes sobre uma Lista


Mais do que uma ferramenta de consulta de dados, as listas disponibilizam ao utilizador um conjunto de funcionalidades que permitem manipular os dados de modo a obter informao adicional, efectuar a sua publicao e utiliz-la como suporte s mais variadas funes de gesto. As operaes sobre as listas e os seus dados esto disponveis na barra de ferramentas e no menu de contexto:

Listas da Categoria
Esta opo, disponvel apenas na barra de ferramentas, permite consultar todas as listas existentes para a categoria correspondente lista actual:

Edio de Registos
A partir de cada lista pode: Criar novos registos: seleccionando Novo na barra de ferramentas ou no menu de contexto ou pressionando Ctrl+N; Editar o(s) registo(s) seleccionado(s): seleccionando Editar no menu de contexto ou pressionando Ctrl+E. Esta verso da Plataforma PRIMAVERA permite a edio/consulta de registo mesmo em listas configuradas sobre categorias de documentos ou de movimentos (por exemplo: Documentos de Venda na Gesto Comercial).

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Navegador

Filtros Rpidos
A opo Filtrar na barra de ferramentas permite aplicar condies simples sobre qualquer um dos campos visveis na lista:

Pesquisas Rpidas
Pode efectuar pesquisas rpidas sobre qualquer uma das colunas da lista. Para o efeito basta escrever o texto a procurar directamente na grelha e pressionar Enter para efectuar a pesquisa:

Depois de pressionar Enter ser seleccionado o primeiro registo que contenha SO no cdigo de cliente.

A barra de ferramentas apresenta sempre o nmero de registos visveis.

Pesquisas
Caso pretenda efectuar pesquisas complexas com outros operadores sobre qualquer uma das colunas da lista: 1. 2. Seleccione a opo Procurar na barra de ferramentas (ou pressione Ctrl+F); Na janela seguinte introduza o critrio de pesquisa:

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Navegador

Ordenao de Registos
A ordenao dos registos na grelha pode ser alterado em qualquer momento: Usando os opes de ordenao na barra de ferramentas ou no menu de contexto; Clicando duas vezes sobre a coluna a ordenar.

Impresso da Lista
Pode pr-visualizar ou imprimir o contedo da lista, conforme esteja configurado no momento, usando as seguintes opes na barra de ferramentas ou no menu de contexto: Pr-visualizar / Vista:

Imprimir / Vista:

A pr-visualizao da lista apresenta uma nova janela com o que seria o resultado da impresso:

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Navegador

Impresso de Mapas
Para a maioria das categorias da aplicao so disponibilizados um conjunto de mapas que permitem imprimir os registos apresentados na lista, num formato standard baseado no Crystal Reports. Estes so os mapas pr-definidos:

Lista de mapas pr-definidos associados categoria de clientes.

Exportao de Registos
Toda a informao da lista pode ser exportada para os seguintes formatos: HTML (.htm); Microsoft Word (.doc); Microsoft Excel (.xls); XML (.xml). Para exportar todos os registos de uma lista para HTML: 1. Seleccione a opo Exportar/HTML no menu de contexto.

Para exportar apenas alguns registos para Microsoft Excel: 1. 2. Seleccione os registos a exportar na lista; Escolha a opo Exportar/MS Excel no menu de contexto.

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Navegador

Exportao Rpida para Word/Excel


As listas PRIMAVERA suportam tambm um mecanismo de exportao rpida por Drag&Drop dos dados de uma lista para Microsoft Word ou Microsoft Excel. 1. 2. 3. 4. Abra o Microsoft Excel; Active a aplicao PRIMAVERA; Seleccione os registos a exportar na lista; Arraste os registos da lista para o Microsoft Excel:

Este mecanismo transfere os dados seleccionados rapidamente para o Excel:

Envio de Mensagens por Email


Tambm pode enviar mensagens de email para os endereos definidos pelos registos seleccionados na lista. 1. 2. 3. Seleccione os registos pretendidos na lista; Escolha a opo Enviar Mensagem no menu de contexto.

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Navegador

Algumas das categorias das aplicaes incluem colunas que identificam endereos de email. Nessas categorias, sero essas as colunas usadas para identificar o endereo. Caso esta operao seja executadas sobre as restantes categorias, a aplicao solicitar ao utilizador que indique qual a coluna que contm os endereos.

Atalhos para Registos


Finalmente, tambm possvel adicionar ao Navegador atalhos para registos especficos de uma lista. Esta funcionalidade permite, por exemplo, editar um determinado cliente a partir de um atalho no Navegador. Para adicionar um atalho para um registo (um cliente no exemplo) no Navegador: 1. 2. 3. Active uma lista de clientes; Seleccione o registo pretendido na lista; Usando o indicador de registos, arraste o registo para a rea do Navegador.

O atalho ser criado no Navegador:

Atalho para o cliente SOFRIO

Pesquisas e Listas por Defeito


Todas as pesquisas de registos, em qualquer um dos formulrios da aplicao, sero efectuadas sobre as listas definidas para a categoria respectiva. Por exemplo, no editor de vendas da Gesto Comercial a pesquisa do cliente (usando o F4) ser efectuada sobre uma das listas definidas na categoria de clientes. Se no existir nenhuma lista definida pelo utilizador, ser usada a lista de sistema. Caso contrrio ser usada aquela que tiver sido definida como lista por defeito para o utilizador activo. A lista por defeito para cada categoria pode ser definida de duas formas: No Administrador PRIMAVERA, pelo administrador de sistema, para cada empresa e para os vrios utilizadores registados no sistema; Nas preferncias de sistema (disponveis na aplicao) por cada utilizador, desde que tenha permisses para isso. A primeira opo ser especialmente til na perspectiva do utilizador responsvel pela configurao inicial do sistema. A segunda opo dever ser usada pelos utilizadores com permisses mais avanadas e/ou com necessidades adicionais de flexibilidade na utilizao da aplicao. Para definir as listas por defeito no Administrador: 1. 2. Execute o Administrador; Seleccione a empresa para qual pretende definir as listas por defeito;

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Navegador

3. 4. 5. 6.

No menu de contexto (clicando com o boto direito do rato na empresa) seleccione Listas por Defeito; Na janela seguinte, seleccione a aplicao; Seleccione a categoria; Na rea da direita da janela pode definir a lista por defeito para cada um dos utilizadores (ou para todos):

Para definir as listas por defeito nas Preferncias da Aplicao: 1. 2. Seleccione a opo Preferncias/Sistema no menu Sistema; Active o separador Listas por Defeito:

Caso seleccione esta opo ser utilizada a lista de sistema

3.

Seleccione a categoria pretendida e, para essa categoria, seleccione a lista por defeito a utilizar em pesquisas:

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Navegador

Permisses
Como acontece com todos os mdulos da Plataforma PRIMAVERA, tambm possvel definir um conjunto de permisses sobre os elementos do Navegador e das listas.

Permisses Genricas
Pode definir permisses genricas sobre as operaes que cada um dos utilizadores pode realizar sobre o Navegador e as listas existentes no sistema:

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Navegador

As opes apresentadas definem permisses genricas para realizar determinadas operaes (por exemplo, criar listas). Estas permisses so de granularidade inferior em relao s apresentadas de seguida. Por exemplo, se um utilizador no tiver acesso categoria de Artigos, no poder criar listas sobre essa categoria mesmo que possua a permisso genrica de criao de listas.

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Funcionalidades Comuns

Funcionalidades Comuns
Manuteno de Tabelas e dos seus Registos
A informao gerida pelas aplicaes armazenada em bases de dados, que por seu turno esto organizadas em tabelas. Estas, existentes em todas as aplicaes num menu do mesmo nome, so essenciais para o bom funcionamento dos programas. So elas que do consistncia informao gerida na sua totalidade e permitem uma optimizao dos recursos gastos no armazenamento da mesma. O nmero de tabelas dependente de cada aplicao. A forma como uma aplicao informtica manuseia as suas tabelas uma caracterstica fundamental da qualidade da sua interface. Poder aceder edio de registos de cada tabela atravs de uma de duas formas com comportamentos distintos: Atravs do menu Tabelas: neste caso a manuteno da tabela seleccionada ser aberta directamente em modo de insero; Atravs das listas associadas ao Navegador: permitindo-lhe a insero de novos registos ou a edio de registos existentes a partir da grelha. A configurao e funcionamento das listas associadas s categorias de informao das aplicaes so descritos no captulo referente ao Navegador.

Configurao de Mapas
Os produtos PRIMAVERA permitem que o utilizador configure qualquer mapa ou listagem a seu gosto. As possibilidades oferecidas pela ferramenta de gerao de reports, Crystal Reports, do conhecido produtor mundial Crystal Decisions do qual a PRIMAVERA - Business Software Solutions, SA o representante portugus exclusivo so imensas. Todos os mapas ou listagens gerados a partir do software PRIMAVERA utilizam o Crystal Reports. Os programas oferecem em cada opo uma configurao, a qual se tipificou como sendo <SIST>, isto , a configurao do sistema, a configurao segundo a PRIMAVERA - Business Software Solutions, SA. Esse report no deve ser alterado pelo utilizador que, para o efeito, dever duplic-lo dando-lhe um outro nome e sobre essa duplicao proceder s alteraes que entender. Assim garante-se que por acidente, ou por utilizao incorrecta, o utilizador no danificar os mapas de base que lhe foram entregues com os programas.

Para duplicar um mapa: 1. Na janela de Manuteno de Mapas seleccione o mapa que pretende duplicar;

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Funcionalidades Comuns

2. 3.

Escolha a opo Duplicar e confirme a sua inteno; D um nome ao novo mapa e confirme. sada da opo o novo mapa aparece-lhe na janela de Manuteno de Mapas.

Para alterar o desenho de uma Mapa: 1. 2. Seleccione o Mapa cuja configurao pretende alterar; Escolha a opo Propriedades. Acede seguinte janela:

3. 4.

Aceda ao Crystal Reports atravs da opo Editar. Caso esse programa no esteja instalado no seu sistema a aplicao avisa-o desse facto; Depois de proceder s alteraes do mapa, grave as mesmas no Crystal Reports e saia desse programa. A partir desse momento, pode passar a utilizar o seu mapa sempre que quiser.

Ateno: O manuseamento do Crystal Reports explicado no manual que acompanha o produto, em formato digital ou atravs da ajuda desse programa. O Crystal Reports um produto desenvolvido em ingls e o nvel de dificuldade da sua utilizao varia do muito simples ao mais complicado, dependendo das pretenses dos utilizadores.

Manuseamento de Grelhas
Um dos suportes principais de consulta de informao so as grelhas. A flexibilidade e a facilidade de manuseamento oferecida pelas grelhas transformam-nas na interface prioritria de consulta de informao dos produtos PRIMAVERA. As grelhas utilizadas nas aplicaes da PRIMAVERA - Business Software Solutions, SA apresentam as seguintes funcionalidades: Ordenao da grelha por qualquer coluna e em ambos os sentidos (ascendente e descendente) Editar o documento seleccionado na grelha Calculo dos valores totais de qualquer coluna numrica Envio da informao presente na grelha por email Procurar valores na grelha segundo vrios critrios Exportao da informao presente na grelha para formatos: HTML, Excel, Word e XML Impresso da informao presente na grelha

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Funcionalidades Comuns

Para ordenar a grelha por determinada coluna (s possvel se fizer sentido): 1. 2. 3. Marque a coluna que pretende ordenar, fazendo clique sobre o seu ttulo; Aceda ao menu com o boto direito do rato; Escolha a opo de ordenao que lhe interessar. A grelha fica ordenada pela coluna seleccionada. Para repor a situao original deve processar novamente a grelha.

Para obter um grfico a partir dos valores da grelha: 1. 2. 3. 4. Seleccione as clulas da grelha, cuja informao pretende visualizar em grfico; Aceda ao menu da grelha com o boto direito do rato. Escolha a opo Grfico; Explore a panplia de formatos e configuraes possveis com o mdulo de visualizao de grficos; Depois de ter no ecr o grfico que melhor leitura lhe oferece, imprima-o, exporte-o para um dos vrios formatos possveis ou envio-o para quem quiser por email.

Para exportar a informao presente na grelha para outros formatos: 1. 2. 3. Seleccione as clulas da grelha, cuja informao pretende visualizar em grfico; Aceda ao menu da grelha com o boto direito do rato. Escolha a opo Exportar e depois HTML, MS Word, MS Excel ou XML; Se tiver instalado este processador ou folha de clculo no seu sistema, os dados aparecem-lhe de imediato nesses programas. Fica-lhe o trabalho de os formatar a seu gosto.

Para aceder calculadora da grelha: 1. 2. Marque os valores que pretende calcular na grelha. Pode marcar valores no consecutivos, pressionando em simultneo no rato e na tecla Ctrl; Aceda ao menu da grelha com o boto direito do rato. Escolha a opo Calculadora.

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Funcionalidades Comuns

Para imprimir a informao presente na grelha: Escolha a opo Imprimir presente na Janela principal da opo. Ter acesso a uma janela onde com facilidade poder escolher o tipo de impresso (ecr, impressora) e o layout do mapa, caso estejam disponveis mais que um. Para enviar por email a informao contida numa grelha: 1. 2. 3. 4. Marque os valores que pretende enviar por email e em formato HTML; Aceda ao menu da grelha com o boto direito do rato. Escolha a opo Enviar; O programa apresenta-lhe de seguida a janela em que por defeito dever j estar presente o endereo da entidade a quem pretende enviar o e-mail; Valide o endereo, junto um assunto mensagem e alguma informao adicional se entender. Escolha Send (Enviar).

No deixe de explorar e de utilizar as facilidades oferecidas pela exportao da informao. Adira rapidamente, caso ainda no o tenha feito, a um sistema de correio electrnico. A possibilidade de partilhar a informao do seu sistema, com as entidades que o rodeiam Clientes, Fornecedores, Funcionrios e Fisco e com quem no fundo o sistema trabalha, a possibilidade de o fazer com rapidez e comodidade atravs de email evitando a impresso da informao e o envio via fax, ir melhorar o relacionamento com essas entidades, diminuir custos de comunicao para a sua organizao e, em simultneo, aumentar a competitividade da sua organizao.

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Funcionalidades Comuns

Mail Merge
A operao de Mail Merge permite a criao de vrios documentos de uma nica vez, com formatos idnticos, onde cada documento difere no seu contedo. As aplicaes PRIMAVERA permitem a gerao e edio de documentos utilizando esta funcionalidade, a partir de uma determinada lista. A funcionalidade de Mail Merge realizada atravs de duas operaes. A primeira consiste na edio de um documento Word para Mail Merge. O Word ser configurado para ajudar na edio, e uma lista de campos disponveis da tabela seleccionada ser disponibilizada. A segunda consiste na realizao do Mail Merge a partir do documento Word criado. Existe um assistente que permite a criao e edio de documentos atravs da operao de Mail Merge. Este assistente possui os seguintes passos: Indicando a operao a realizar:

Editando um documento Word para Mail Merge: Pode criar um novo documento ou em alternativa, editar um documento j existente.

O Word ser devidamente configurado e ser includa uma lista com os campos disponveis da tabela seleccionada.

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Funcionalidades Comuns

A edio de um documento Word para Mail Merge passa, entre outros, pela utilizao dos campos disponveis de uma tabela que sero posteriormente preenchidos com os dados, gerando tantos documentos quantos os registos existentes. No exemplo seguinte, sero utilizados alguns dados do cliente.

Para realizar a operao de Mail Merge deve iniciar novamente o assistente e no primeiro passo deve seleccionar a operao Mail Merge. Indicando o documento para efectuar o Mail Merge:

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Funcionalidades Comuns

Definindo o destino do Mail Merge: possvel editar o documento no Word, envi-lo por correio electrnico, por fax ou o imprimir.

Como exemplo, ser seleccionado Editar documento. Em seguida, seleccione Prximo.

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Funcionalidades Comuns

Preferncias de Sistema
Todas as aplicaes incluem um conjunto de preferncias que podem ser configuradas de uma forma sistematizada entre todas essas aplicaes. Para aceder s Preferncias de Sistema deve ser seleccionar a opo Sistema | Preferncias | Sistema a partir do menu de ferramentas. A janela de preferncias constituda pelas seguintes pginas.

Sistema
Este separador inclui preferncias genricas de sistema.

Utilizar sempre a mesma janela de edio (fichas) Confirmar anulaes

Indica se a abertura de manutenes das tabelas base deve ser feita sempre na mesma janela. Quando activada esta opo, antes de remover algum registo da base de dados ser apresentada uma mensagem de confirmao ao

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Funcionalidades Comuns

utilizador. Timeout de edio de registos Abrir ltima empresa automaticamente Preservar posio das janelas Tempo mximo que um determinado registo pode permanecer bloqueado pelo mesmo utilizador numa manuteno. Quando activada esta opo, ao abrir a aplicao, ser automaticamente aberta a ltima empresa utilizada. Indica se a posio e tamanho de todas as janelas das aplicaes devem ser preservadas entre aberturas.

Listas
Este separador inclui preferncias genricas de sistema.

Manter listas visveis aps pesquisa

Indica se a ltima lista deve permanecer aberta depois de seleccionado um registo. Activando esta opo, possvel usar o caracter '?' num campo que abra uma lista com F4. Usando este caracter, que interpretado como um '*' pela plataforma, possvel indicar que se pretende elementos do tipo "Comeado por", "Acaba em" ou "Contm". Ex: Ao colocar no campo "Cliente123?", e depois carregando em F4, sero mostrados os clientes que comeam por "Cliente123". Quando efectuada uma pesquisa rpida numa lista, a coluna onde se pretende efectuar a pesquisa reordenada. Utilize esta opo se pretender que a ordenao da coluna no seja alterada. Indica se a posio e tamanho das listas deve ser preservada sempre que a mesma lista for consultada (largura das colunas, etc.).

Filtrar Listas usando o caracter Especial "?" (F4)

No reordenar colunas antes de uma pesquisa rpida Preservar layout das listas entre execues

Listas por Defeito


Como referido anteriormente, este separador permite que o utilizador activo seleccione as suas listas por defeito para cada categoria de informao.

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Funcionalidades Comuns

Cores
Este separador permite configurar a definio de cores utilizadas em todas as grelhas da aplicao.

Email
O separador email permite configurar o sistema de correio electrnico utilizado em cada posto de trabalho.

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Funcionalidades Comuns

Sistema Microsoft Profile Outros sistemas Servidor SMTP Com autenticao Utilizador Password Email Compactar todos os anexos antes de enviar

Esta opo deve ser activada quando o sistema de correio activo for baseado num servidor Microsoft (ex.: Exchange). Nome do profile no MS Exchange correspondente ao utilizador activo. Esta opo deve ser activada quando se pretender enviar o correio electrnico via SMTP. Nome ou endereo IP do servidor de correio SMTP. Se o servidor usar autenticao SMTP deve indic-lo com esta opo Nome do utilizador SMTP, caso seja seleccionada autenticao SMTP Senha de acesso ao servidor SMTP, caso seja seleccionada autenticao SMTP. Endereo de email a utilizar para efectuar o login no servidor SMTP. Quando esta opo for activada, todos os anexoes de mensagens sero automaticamente compactados (formato ZIP) antes do envio da mensagem.

Servios Web
Este separador inclui vrias definies para acesso a servios Web externos aplicao.

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Funcionalidades Comuns

Utilizar Proxy para aceder aos servios Servidor Proxy

Active esta opo se a sua rede utilizar um servidor Proxy. Indique o endereo IP do servidor.

Mapas
Este separador inclui vrias configuraes para a impresso de mapas.

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Funcionalidades Comuns

Utilizar sempre a impressora definida nos mapas (se existir) Definio de cores

Esta opo s deve ser desactivada quando se pretender que todos os mapas sejam impressos de acordo com a definio da impressora por defeito do Windows Permite definir a definio de cores e qualidade de impresso de todos os mapas (independentemente do definido no mapa e/ou impressora activa) Quando activada, depois de imprimir um mapa que utilize tabelas temporrias, desde que a aplicao no seja terminada, essas tabelas permanecero no servidor de dados. Esta opo particularmente til para configurar mapas que utilizem tabelas temporrias.

Suspender remoo das tabelas temporrias

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Vendas

Vendas
O registo de documentos uma das principais operaes e ser certamente aquela em que o utilizador estar posicionado mais tempo, particularmente os de Vendas. Por este facto, foi dada particular ateno a este captulo para que a sua utilizao se torne agradvel. Como poder verificar ao utilizar a aplicao, os diferentes mdulos interligam-se entre si de uma forma natural, do que resulta um nvel de integrao bastante grande entre as diferentes reas. Por exemplo, no que se refere s entidades, o utilizador, de uma forma automtica, poder no momento da facturao ver lanado na conta corrente da entidade, o respectivo pendente. Tambm as quantidades em stock so actualizadas no momento. O Comercial Empresarial distribudo com uma biblioteca de documentos, onde constam todos os documentos, tratados pelo programa, em formatos diversos. A alterao de qualquer desenho de documento pode ser efectuada atravs da utilizao do software Crystal Reports. Por configurao, os documentos a ser impressos podem ser listados previamente no ecr, num visualizador WYSIWYG What You See Is What You Get, permitindo a sua prvia validao.

Documentos de Venda
Para obter a mxima produtividade no seu trabalho, importante conhecer todos os pormenores subjacentes utilizao do editor de vendas, pelo que sero descritos com especial cuidado, todas zonas que a compem. Os documentos de vendas dividem-se em vrios tipos segundo uma ordem de caracterizao: 1. 2. 3. 4. Pedidos de Cotao Cotao (Oramento) Stock/Transporte Financeiros

As entidades permitidas para a realizao dos documentos so: Clientes A figura seguinte mostra o ecr de introduo de documentos de venda.

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Vendas

Editor de Vendas

Antes de nos debruarmos sobre a forma de introduo de documentos, suas potencialidades e particularidades, vamos descrever as vrias zonas do ecr de introduo de documentos.

Cabealho do Documento
Nesta seco introduzida informao global ao documento. Parte da informao aqui presente sugerida com base na ficha da entidade. CABEALHO DO DOCUMENTO Doc. Tipo de Documento que pretende criar ou visualizar. O campo sua direita identifica o nmero do documento. Num documento novo, o nmero sugerido para o novo documento sempre o prximo nmero da seco seleccionada. Se desejar, o utilizador pode aceder aos documentos anteriores para visualizao e/ou edio desde que refira o nmero do documento desejado. Data de emisso do documento. Conforme configurao na tabela de documentos de venda, a data sugerida pode ser a data de hoje (do sistema) ou a data do ltimo documento emitido. Data de Vencimento do documento. calculada a partir da condio de pagamento associada aa entidade, podendo no entanto, ser alterada. Desconto de Entidade definido na respectiva ficha. O campo preenchido automaticamente e pode ser alterado pelo utilizador para o documento em tratamento. Desconto Financeiro definido atravs da condio de pagamento definida para a entidade. Pode ser alterado para o documento em tratamento.

Data Doc.

Data Venc.

Desc. Entidade

Desconto Financeiro

Totalizadores
Para maior produtividade e clareza, o ecr de introduo disponibiliza uma rea onde se podem visualizar de uma forma condensada os diversos totais do documento actualmente seleccionado.

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Vendas

TOTALIZADORES

Total Merc. Descontos I.V.A. Outros Total Doc. Acerto A Pagar

Valor total bruto relativo a mercadorias e servios. Valor total dos descontos presentes no documento. Incluindo os descontos em valor sobre a mercadoria ou sobre os servios. Valor total do IVA relativo ao documento Soma dos valores das linhas especiais, Portes e Outros Servios. Merc./Serv. - Descontos + IVA + Outros Valor relativo soma das linhas especiais de Acerto. Valor a pagar (Total Doc. - Acertos)

Outros Campos do Cabealho


Por limitao do espao disponvel no ecr, existe informao que no est visvel na janela principal. Nas Outras Condies (disponvel no menu Contexto) do documento esto disponveis caractersticas suplementares sobre o documento de venda. tambm nesta seco que se define o modelo de impresso e restante configurao de impresso. Esta informao sugerida em funo do documento seleccionado.

O nmero de vias a imprimir do documento depende da configurao efectuada na tabela de Documentos de Venda ou na ficha da entidade, sendo dada prioridade a esta ltima.

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Vendas

Grelha de Introduo
nesta grelha que o utilizador pode efectuar o lanamento das diversas linhas que compem um documento. Serve tambm para visualizar ou editar as linhas de um documento existente. As colunas da grelha que se segue podem ser alteradas na configurao de editores.

GRELHA DE INTRODUO

Esta coluna pode ser preenchida com trs tipos de informao: Artigo Cdigo do artigo, quando o campo seleco (rodap da janela), contm indicao de Cd. Artigo. Cdigo do Barras, quando o campo seleco ( rodap da janela ), contm indicao de Cd. Barras. Linha Especial (Portes, Outros Servios, ) acessvel atravs de teclas de funo ou fazendo click com o boto direito do rato. Na 2 opo acede a um menu de operaes de linhas especiais, para posterior seleco. A composio deste menu encontra-se descrita mais adiante. Pr. Unit. Preo unitrio de venda do artigo. Preenchido automaticamente pela aplicao, pode ser sugerido utilizando vrios mecanismos descritos mais adiante. Para aceder a um dos 6 preos definidos na ficha do artigo utilize o menu disponvel atravs do click com o boto direito do rato. Os preos apresentados diferem em funo da moeda. Desconto de Linha. Tal como o preo unitrio, pode ser sugerido segundo vrias configuraes, descritas mais adiante. Apenas de consulta. O valor apresentado resultante da seguinte frmula: (Quantidade * Preo Unitrio) Descontos.

Desc. Total Liq.

Qualquer um dos valores apresentados na grelha, pode ser alterado.

Opes da Grelha de Introduo


Posicionado na grelha de linhas do documento, pressionando o boto direito do rato apresentado o menu de contexto. As opes so efectuadas no contexto da linha em que o cursor est posicionado.
Se pretender utilizar o teclado, Crtl+INS Insere uma linha e Ctrl+DEL apagar a linha onde estiver posicionado.

Nesta seco do menu esto disponveis as Linhas Especiais. Esta opo activa uma janela com informao adicional da linha.

Segue-se uma breve explicao das opes mais relevantes.

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Vendas

Tratamento de Dimenses
No editor dos documentos de vendas, para cada linha que tenha artigos que tratem dimenses, possvel aceder a form para tratar essas dimenses. Para tal, estando posicionado na linha pretendida, basta pressionar o boto direito do rato e escolher Dimenses. Como ilustra a figura abaixo, podemos atribuir diversas quantidades s dimenses de um artigo. A diferena entre um artigo que trate dimenses e um outro que no trate dimenses, apenas varia neste form, ou seja na atribuio ou no de valores s dimenses. Este tratamento idntico quer nas Compras quer nos Stocks.

Outros Campos da Linha


No editor dos documentos de vendas, para cada linha, possvel aceder a um conjunto de campos para alm das colunas visveis na grelha. Para tal, estando posicionado na linha pretendida, basta pressionar o boto direito do rato e escolher Outros Campos da Linha ou fazer directamente F10.

A informao que aparece em cima referente ao artigo seleccionado na linha indicada direita.

Informao sobre o vendedor a quem deve ser atribuda a venda do artigo bem como a respectiva comisso.

As setas ao lado do nmero da linha, so utilizadas para navegar pela informao de todas as linhas do documento. Se o artigo movimentar stocks, permitido inserir/alterar a data de movimento do stock bem como o factor de converso da venda.

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Vendas

Barra de Opes
Neste local possvel aceder a todas as operaes disponveis, tais como: Gravar - Permite efectuar a gravao do documento. Novo - Permite efectuar a criao de um documento novo. Todas as alteraes efectuadas ao documento actual sero perdidas. Duplicar - Permite a duplicao de um documento. Para mais detalhes ver Duplicao de Documentos. Imprimir - Permite a impresso do documento actual. A gravao do documento ser sempre efectuada quando seleccionada esta opo. Procurar - Permite efectuar uma pesquisa aos documentos existentes. Para mais detalhes ver Procura de Documentos. Enviar - Permite o envio do documento para email, caso o documento esteja devidamente configurado para o efeito. Contexto - Permite um conjunto de operaes adicionais: 1. Outras condies do documento - Permite a consulta/alterao de outras condies do documento, tais como, moeda, tipo de pagamento, modelo de impresso, etc... Para mais detalhes ver Outras Condies do Documento. Transformao de documentos - Permite a seleco de outros documentos/linhas que devero ser consideradas no novo documento. Para mais detalhes ver Transformao de Documentos.

2.

Ajuda - Permite aceder ajuda. Cancelar - Permite sair da janela. Todas as alteraes sero perdidas.

Transformao de Documentos
Permite efectuar a transformao de um documento original e outro documento, sendo o caso tpico a satisfao de encomendas.

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Vendas

GRELHA DE INTRODUO

Documentos

Permite efectuar a seleco dos documentos que se pretendem pesquisar. Os documentos existentes nesta lista sero dinamicamente inicializados de acordo com o documento original, ou seja, sendo identificado o documento que se est a criar, os documentos aqui considerados sero os de nvel anterior. Permite pesquisar um documento pelo seu nmero. Permite, caso seleccionado, identificar os limites de datas entre os quais os documentos devero ter sido criados. Aps a definio dos parmetros, o boto "Procurar" far a respectiva pesquisa, sendo os resultados apresentados nesta grelha. Para se considerar um documento existente nesta grelha, basta fazer click em cima do documento pretendido. Ao ser efectuada esta operao todas as linhas, no fechadas, sero visualizadas na grelha de "Linhas do documento...". Para se considerar todas as linhas de um determinado documento, basta fazer duplo click em cima do documento, sendo as linhas automaticamente colocadas na grelha "Itens a Transformar"

N Documento De ... A Resultados

Linhas do Documento ....

Esta grelha permite a manipulao de todas as linhas, no fechadas, do documento seleccionado anteriormente. Permite a visualizao da informao de cada uma das linhas. Caso a linha seja para transformar parcialmente, dever-se- ir coluna "Entregar" e identificar a quantidade que efectivamente se est a entregar. Em futuras transformaes quantidade "Pendente" ser retirada a quantidade considerada como "Entregar". Para seleccionar a linha como uma linha a transformar dever-se- clicar em cima do icon existente na coluna "AC", sendo essa linha, com as informaes relacionadas, colocada na grelha de "Itens a Transformar" Permite ainda, efectuar o fecho da linha, bastando para isso pressionar o rato na coluna "FEC". Esta situao verifica-se sempre que a quantidade a entregar seja inferior quantidade original, mas cuja diferena no relevante, nem passvel de nova entrega. Para que essas linhas no continuem a ser sugeridas indefinidamente, as mesmas devem ser fechadas.

Itens a transformar Confirmar

Esta grelha apresenta todos os itens considerados para transformao. Permite, com base nas linhas existentes na grelha "Itens a Transformar", efectuar a criao dessas mesmas linhas no documento original, sendo essas linhas colocadas a azul para melhor identificao. Essas linhas no permite a alterao do armazm, iva, unidade, lote de modo a garantir a consistncia da informao tratada.

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Vendas

Documentos com condies diferentes


Se forem seleccionadas mais do que um documento a incluir no documento de venda e os documentos seleccionadas tiverem condies diferentes (ex.: desconto entidade) mostrada uma mensagem de aviso: Naturalmente que no documento de venda apenas pode ser considerada uma das condies. Nestes casos as condies sugeridas correspondem ao primeiro documentos seleccionado. Para criar um documento de venda resultante da transformao de documentos 1. 2. Seleccionar um documento de venda, preencher o cdigo da entidade e aceder janela de Transformao de Documentos. Nesta janela seleccionar entre os diferentes documentos pendentes da entidade em causa aquelas que se pretende transformar. Em cada uma delas possvel alterar as quantidades a entregar no caso de se pretender apenas satisfazer parcialmente o documento. Confirmar as alteraes efectuadas atravs do respectivo boto. Todas as linhas seleccionadas passam para a grelha do editor de vendas. Neste editor ainda possvel efectuar quaisquer alteraes necessrias antes de gravar o documento. Ao gravar o documento so actualizados alm dos stocks, a quantidade reservada em cada uma das linhas dos documentos transformados e o respectivo estado associado ao documento origem.

3. 4. 5.

Para alterar um documento resultante da transformao de documentos 1. 2. Editar o documento de venda que teve por base documentos transformados. As linhas resultantes do documento original so identificadas no editor pela cor azul. A alterao destes documentos pode ser feita directamente nas linhas do prprio editor de vendas, ou na janela de transformao de documentos. No caso de o documento estiver parcialmente satisfeito ao aceder-se a esta janela, as linhas transformadas aparecem por defeito.

Para criar um documento financeiro, cotao ou pedido de cotao 1. 2. Escolha a opo Vendas no menu Documentos. Escolha o tipo de Documento que pretende efectuar no campo Doc. A srie e o nmero do documento so sugeridos logo aps a seleco do tipo de documento pelo que em principio deve aceit-lo. Introduza o cdigo da entidade. Os campos do cabealho so preenchidos em funo dos dados da entidade, podendo estes serem alterados. Posicione o cursor na grelha de introduo e insira as linhas do documento que desejar. medida que forem introduzidas, alteradas ou removidas linhas da grelha os totalizadores vo sendo actualizados. Finalmente, utilize a opo Gravar para registar o documento ou Imprimir se pretender tambm imprimi-lo.

3. 4.

5.

Para pesquisar um documento j emitido. 1. Pressione o respectivo boto no editor de vendas. Se o campo entidade estiver preenchido, por sugesto so apresentados os documentos para essa entidade. Este critrio de seleco pode no entanto ser alterado, de modo a permitir outros tipos de procura. Escolha os critrios para procura, datas, documentos e ordenao pretendidos e pressione procurar. Os documentos j emitidos que verifiquem as condies indicadas sero apresentados na grelha Documentos Encontrados. Para ver e/ou editar um dos documentos, basta seleccionar na grelha e pressionar o boto Carregar.

2.

3.

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Vendas

Para criar Vendas a Dinheiro para clientes indiferenciados 1. 2. 3. Escolha a opo Vendas no menu Documentos. Escolha o tipo de Documento no campo Doc. um dos documentos que permitem emisso para clientes indiferenciados (ver Tabela de Documentos de Vendas). Introduza o cdigo da entidade especfico para Vendas a Dinheiro indiferenciadas (VD por exemplo). Esse cdigo de cliente deve estar registado na tabela de clientes. Nos Parmetros da aplicao, separador de Vendas deve estar tambm identificado o cdigo VD como sendo o cdigo de cliente indiferenciado. Se estas condies se verificarem os campos relativos morada e ao nmero de contribuinte da entidade ficam disponveis para edio devendo introduzir os respectivos dados. Siga os passos descritos no tpico Para criar um documento e venda a partir do ponto 4.

4.

Para efectuar uma venda a prestaes (Pagamentos Repartidos), deve ter em conta os seguintes aspectos: 1. 2. Escolher uma condio de pagamento repartida (ver Tabela de Condies de Pagamento). Ao gravar ou imprimir o documento apresentada uma janela com o plano de pagamentos. Este plano calculado em funo do que estiver definido na condio de pagamento.

Estes valores podem ser alterados. O somatrio de todos os valores tem que ser igual ao total do documento

As datas de vencimento tambm podem ser alteradas.

Cada linha desta grelha vai gerar um pendente em conta corrente. O nmero do documento que lhe deu origem o mesmo diferindo apenas o nmero da prestao. Um documento de venda, com vrios pendentes a si associados, pode ser alterado desde que nenhum dos pendentes tenha sido parcial ou totalmente liquidado. Para criar documentos novos com base em documentos j existentes 1. 2. Carregue o documento que pretende que sirva de base. Pode utilizar a pesquisa de documentos. Escolha a opo Copiar disponvel na janela.

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Vendas

3. 4.

Na janela Cpia de Documento identifique o tipo documento para o qual pretende efectuar a cpia e Confirme. Na janela de vendas o novo documento apresentado. Faa as alteraes que desejar e grave o documento.

Para alterar um documento de venda S possvel alterar um documento existente, no caso de no ter sido efectuada a liquidao total ou parcial do mesmo. Para introduo de artigos com Cdigo de Barras O CE suporta a introduo de artigos nos Documentos de Venda com um leitor de cdigo de barras. So suportados apenas os leitores que enviam os caracteres para o teclado. O programa detecta automaticamente se a introduo feita pelo cdigo do artigo ou pelo cdigo de barras.

Estatsticas
A explorao de vendas divide-se em duas grandes opes. Uma de consultas em grelha com vrias funcionalidades sobre os dados que a grelha apresenta, nomeadamente grficos e uma outra de emisso de mapas. Esta ltima permite tambm exportar a informao para alguns formatos bem conhecidos como por exemplo o Excel.

Consultas
A janela que se segue mostra as consultas que a aplicao disponibiliza.

Utilize o boto direito do rato para aceder a este menu que disponibiliza uma srie de opes sobre os dados da grelha.

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Vendas

Trata-se pois de uma forma expedita de aceder informao. Filtrar a informao Para filtrar a informao da grelha de valores utiliza-se o separador de filtros no qual podemos filtrar a informao pelas seguintes entidades: cliente, vendedor, zona, seco, artigo, famlia, utilizador e posto caixa, possvel tambm filtrar os documentos e o perodo de anlise, com se observa na seguinte figura:

Para efectuar um grfico relativo aos valores apresentados na grelha: 1. 2. 3. Marque um bloco dentro da grelha com os valores Sobre o bloco seleccionado, carregue no boto direito do rato. No menu que aparece, seleccione a opo Grfico. O grfico mostrado no ecr, podendo o utilizador definir o seu estilo (Linhas, Barras, etc.), envi-lo por e-mail entre outras funcionalidades.

Mapas de Explorao
Os mapas so obtidos a partir de uma janela, onde esto disponveis uma srie de critrios de seleco.

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Vendas

Seleccione o tipo de estatstica que pretende imprimir.

Nome do mapa

Atendendo a que o significado de cada uma das colunas presentes nos mapas comum a todas as estatsticas, segue-se uma breve descrio do significado de cada uma delas. COLUNAS DOS MAPAS Total Liq. Total Merc. Total Desc. Total Merc. Total Desc. Soma dos valores brutos da mercadoria e dos servios (definidos como artigos) relativos a cada documento Soma dos diferentes descontos relativos a cada documento. Total Desc = Total(Descontos Artigo) + Total (Descontos Entidade) + Total (Descontos Financeiros) + Total (Descontos em valor) Soma dos valores do IVA s diferentes taxas constantes dos documentos. Total Outros = Total Portes + Total Outros Servios - Total Acertos

Total Iva Total Outros

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Stocks

Stocks
Com a utilizao dos Documentos de Stock, podem ser introduzidos movimentos de stock directamente. Atravs desta opo, o utilizador pode introduzir vrios tipos de documentos: Entrada, Sada e Stock inicial. Cada documento, devidamente numerado e datado, como se de um documento de Venda ou de Compra se tratasse. Cada documento pode conter um conjunto de linhas onde esto mencionados os artigos que so movimentados.

A janela de Stocks
A sugesto da data depende das definies na tabela de documentos. Esta a janela de introduo de Documentos de Stock. Nos pontos seguintes sero descritas as suas vrias zonas.

Documento a editar. So listados todos os documentos da tabela.

Vizualiza a unidade na qual o movimento ser efectuado (UN). Indica se os valores indicados nas linhas so Unitrios ou Totais.

Preo Unitrio ou Total. Depende da opo seleccionada em rodap.

No caso da introduo pelo Total, o valor introduzido em cada uma das linhas diz respeito ao lor total da quantidade introduzida. Neste caso o preo unitrio do artigo ser (Valor/Quantidade). Atravs do boto Outras Cond., possvel associar o documento a uma entidade. Pode ter interesse para constar em diversos mapas.

Deve ter-se em conta os seguintes aspectos: O PCM e o Preo de Custo ltimo s so afectados se o documento estiver configurado dessa forma. Nos documentos de Sada de stock, o preo sugerido na coluna Valor o PCM. Nos documentos de Entrada de Stock, o preo sugerido na coluna Valor o Preo de Custo ltimo.

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Stocks

A alterao de qualquer documento j existente, poder obrigar ao recalculo de stocks - opo especfica e constante do menu de Utilitrios. Nesta situao o programa alerta para a necessidade de recalculo sempre que tal se torne necessrio. A operao de recalculo pode ser feita em qualquer altura, garantindo a veracidade dos seguintes campos constantes na ficha do artigo: Stock Actual, PCM e Preo de Custo ltimo.

Frmula de clculo do PCM


Nas entradas em stock, o Preo de Custo Mdio actualizado automaticamente. A frmula utilizada a seguinte: Novo PCM = (Valor em Stock + Valor entrado) / (Qt. em Stock + Qt. entrada) em que: Valor em Stock = Stock actual * PCM actual Valor entrado = Qt. entrada * Preo Unitrio de entrada Qt. em Stock = Stock actual Para dar entrada s em valores, de modo a afectar o PCM 1. 2. 3. Decida qual o valor a afectar a cada um dos artigos mencionados no documento de compra. No mesmo documento (preferencialmente), introduza linhas relativas aos artigos cujo PCM se pretende afectar. Preencha apenas a coluna dos Valores. Se est em modo de alterao, grave as alteraes efectuadas e proceda ao recalculo de stocks (Menu Utilitrios, opo Recalculo de Stock).

Tratamento de Dimenses
Os artigos que tratam dimenses tm a quantidade distribuda pelas mesmas. No exemplo abaixo, ilustrada a forma de especificar para cada dimenso a quantidade afectada. Neste caso est a ser movimentada duas unidades do artigo V00001 das dimenses XL e AZUL BEBE, uma unidade do artigo V00001 das dimenses XL e VERDE ALFA e assim sucessivamente. Tambm podemos ver o stock actual do artigo para cada dimenso. Esta janela acedida, sobre as linhas do documento, atravs do menu de contexto com o boto direito do rato, o mesmo acontece nas Vendas.

Documentos de Stock Inicial


Depois de inventariar os artigos em stock, crie um ou mais documentos do tipo SI, onde devero constar todos os artigos, respectivas quantidades e valores existentes no incio dos trabalhos. Esta tarefa pode ser realizada em qualquer altura, mesmo depois do incio dos trabalhos com o programa, devendo nesse caso o utilizador criar os documentos de entrada de Stock inicial com a

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Stocks

data de 1/1 do ano ou 31/12 do ano anterior. De seguida deve executar a opo de Recalculo de Stocks. Ateno Cada artigo s pode constar uma nica vez num documento de SI. A aplicao reinicia o contador de Stock Actual sempre que encontra um artigo num documento deste tipo. por este motivo que os documentos de SI de um artigo devem ter Data do Documento inferior a data de qualquer outro documento onde conste o artigo.

Explorao sobre Stocks


Como para os restantes mdulos, no menu Explorao que est disponvel um conjunto de Grelhas/Mapas sobre a informao dos Stocks.

Atravs das vrias opes do referido menu ilustradas na imagem o utilizador ter oportunidade de produzir Grelhas e/ou Mapas devidamente estruturados, com anlises resumidas ou detalhadas de: Entradas e Sadas de artigos. Extractos de Artigos. Inventrios de Artigos, valorizados de diversas formas. Controlo das Existncias em funo dos nveis (mnimo, reposio e mximo) de stock definidos. Sugesto das quantidades a encomendar por artigo. Monos, ou artigos sem movimentao a partir de determinada data.

Entradas/Sadas
Disponibiliza a informao relativa aos movimentos de entrada ou sada de artigos para determinado perodo. Simultaneamente so referidos os documentos responsveis pelos movimentos bem como as entidades envolvidas.

Os mapas podem ser impressos com vrios nveis de detalhe e agrupamento

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Stocks

Valorizao dos movimentos a imprimir

A janela anterior, mostra a forma como obtemos um Mapa Resumo de Entradas por Artigo. Com esta definio de critrios obtemos o seguinte resultado:

Tambm pode obter a informao anterior detalhada por dimenso, para isso, basta seleccionar o mapa respectivo.

Extractos
Esta opo oferece a justificao dos stocks actuais de cada artigo, listando todos os movimentos de Entrada e de Sada para o perodo seleccionado, sendo possvel listar os movimentos por Lote e por intervalo de Nmeros de Srie. A informao pode ser consultada na grelha, e/ou impressa. Se o artigo trata dimenses, surge um icon na coluna Dim que pode ser expandido de forma a mostrar as quantidades por dimenso dos movimentos de stock.

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Stocks

Controlo de Stocks
Esta opo disponibiliza quatro tipos de mapas diferentes de controlo de stocks: TIPOS DE MAPAS Excesso de Stock Lista os artigos cujo Stock Actual maior ou igual ao Stock Mximo. A coluna Diferena, neste caso, igual a Stock Mximo Stock Actual. Lista os artigos cujo Stock Actual menor ou igual ao Stock de Reposio. A coluna Diferena, neste caso, igual a Stock de Reposio - Stock Actual. Lista os artigos cujo Stock Actual menor ou igual ao Stock Mnimo. A coluna Diferena, neste caso, igual a Stock Mnimo Stock Actual. Lista todos os artigos cuja data do ltimo movimentos inferior a determinada data (Data de Referncia).

Ponto de Encomenda

Stock em Ruptura

Listagem de Monos

Nesta opo possvel obter quatro tipos diferentes de mapas

Inventrios
Um inventrio consiste numa listagem dos artigos definidos na tabela, valorizados por um dos vrios preos geridos pelo CE. A listagem de inventrio de grande utilidade para o controle efectivo dos stocks da empresa, pois permite ao utilizador efectuar a contagem real dos seus artigos, apoiado nas listagens emitidas pelo CE. Se a contagem efectuada no coincidir com os valores do seu sistema informtico; devolues, artigos perdidos ou estragados, podem ter sido tratados sem que se tenha efectuado o seu registo no programa. Nesse caso, atravs da opo Stocks no menu Documentos o utilizador deve actualizar as quantidades relativas a cada um dos artigos efectuando movimentos de entrada ou de sada de stock. O inventrio tambm uma medida importante do valor do stock em armazm. Por norma a listagem de inventrio mais til, aquela relativa a PCM pois coincide com o mtodo usado no CE para valorizao dos stocks. O inventrio pode ser obtido, consoante a indicao de diversos critrios, como se pode ver na imagem:

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Stocks

Esto disponveis diversos nveis de detalhe

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Contas Correntes

Contas Correntes
Novos Documentos
Todos os pendentes de clientes so gerados a partir da criao dos diversos documentos de vendas. No entanto podem existir situaes em que os pendentes de clientes tenham que ser introduzidos manualmente (por exemplo, na instalao da aplicao para introduo dos pendentes j existentes). Neste caso, podemos atravs da opo Novos Documentos disponvel no menu de Documentos/Contas Correntes efectuar a introduo manual dos diversos pendentes existentes para cada uma das entidades. Poder efectuar a introduo de pendentes para Fornecedores ou Outros atravs do tabulador apropriado. Na imagem seguinte apresentamos a janela onde so introduzidos os novos documentos.
Possibilidade de seleccionar os documentos previamente configurados na tabela de documentos de C.C., que possam ser utilizados pelo tipo de entidade escolhido.

Possibilidade de seleccionar o tipo de conta corrente onde ser lanado o novo documento. S aparecem os tipos de contas correntes que se apliquem entidade e documento seleccionado.

Aps a confirmao do documento, caso o mesmo esteja configurado para efectuar Ligao a Bancos surgir no seu ecr uma nova janela. Nela sero sugeridos por defeito todos os valores previamente configurados na aplicao. Os valores que lhe so apresentados na grelha podem no entanto ser alterados no momento.

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Contas Correntes

Novos pendentes com descritivos/linhas pendentes


O lanamento de um novo pendente implica a criao de uma ou mais linhas de pendentes, com o detalhe do pendente. O detalhe do pendente possibilita o lanamento de documentos com mais do que uma taxa de IVA diferentes. Descritivos Para facilitar a introduo de movimentos repetitivos, existe uma tabela de descritivos e respectivas contabilizaes que pode ser usada no momento do registo do documento, de forma similar utilizao dos artigos nas vendas. Para criar um descritivo 1. 2. Na opo de Tabelas\Terceiros\Descritivos de Contas Correntes indicar Descrio, cdigo de IVA e contas de Contabilidade (para integrao com contabilidade, caso estas dependam exclusivamente do descritivo)

Para lanar o pendente utilizando o descritivo 1. 2. Na opo Documentos\Novos Pendentes, colocar cursor nas linhas de pendentes Seleccionar com F4 o descritivo pretendido

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Contas Correntes

Pendente com retenes


No caso da entidade e documento fizerem retenes, aparecer uma grelha com as retenes configuradas nos parmetros da empresa e na prpria entidade.

Neste resumo podemos alterar os valores e inserir novas retenes, mas apenas do tipo de rendimento Outro e a entidade de reteno um outro credor.

Liquidaes
atravs da opo Documentos/Contas Correntes/ Operaes sobre Contas Correntes que o programa efectua o tratamento dos diversos tipos de contas correntes de clientes Atravs desta opo podemos efectuar as seguintes operaes: Liquidar total ou parcialmente os pendentes existentes. Criao ou alterao manual de novos pendentes. Impresso de qualquer documento de liquidao.

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Contas Correntes

Estorno das operaes efectuadas. Em baixo apresentamos a janela onde so efectuados todos os processamentos mencionados.

Indicao do valor parcial ou total a liquidar.

Vai-se de seguida identificar cada uma das partes que constituem esta janela. Comece por escolher o tipo de entidade sobre o qual pretende trabalhar.

O passo seguinte consiste na identificao da entidade, do documento, os tipos de conta, estados e a moeda sobre o qual iremos efectuar as operaes.

Informao respeitante ao documento que vai ser gerado

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Informao respeitante entidade seleccionada

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Contas Correntes

Aparecero ento os pendentes que se encontrem numa determinada conta/moeda para a entidade seleccionada.

Nesta grelha as cores auxiliam o utilizador a identificar os diversos pendentes. Assim podemos encontrar: SIGNIFICAD O DAS CORES Vermelho no campo Dt.Venc. Verde nos campos Tp. E Num. Doc. Azul no campo a Pagar Verde em toda a linha Os pendentes j vencidos. No rodap deve estar activada a opo vencidos e no vencidos. Os pendentes inseridos manualmente. Um pendente que ser parcialmente liquidado. Pendentes seleccionados automaticamente, atravs da activao do campo Seleco automtica.

No rodap surgiro os totais de todos os documentos pendentes, e ainda a possibilidade de seleccionar os que se encontram vencidos e no vencidos.

Para efectuar a liquidao de pendentes A partir de uma quantia, seleccionar automaticamente os pendentes 1. 2. 3. Identifique o cliente/fornecedor/ODC introduzindo o seu cdigo. Identifique o documento a gerar introduzindo o tipo, a srie, o nmero e a data. Ser ento lhe sugerido os tipos de conta, podendo no entanto escolher apenas a que lhe interessar. As contas tm que ser previamente configuradas como sendo do tipo conta corrente e se aplique entidade seleccionada. Introduza o valor total a liquidar. Active o campo seleco automtica. Os pendentes so marcados por ordem cronolgica e o valor remanescente, caso exista, aplicado ao pendente seguinte. Esse valor impresso na grelha a azul, no havendo lugar na coluna Cf. identificao com o sinal correspondente, por este pendente no ficar totalmente pago. Escolha Confirmar para aceder janela de resumo de liquidaes. Escolha aqui a opo Gravar para confirmar o valor total da liquidao sem emitir recibo. Escolha Imprimir para proceder liquidao e emisso do respectivo documento de liquidao. De regresso grelha, ver que os pendentes totalmente liquidados deixam de constar na mesma e o pendente parcialmente pago foi substitudo por um outro de valor igual ao remanescente do original.

4. 5.

6.

7.

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Contas Correntes

Escolhendo manualmente os pendentes que pretende liquidar 1. 2. 3. 4. Identifique o cliente/fornecedor/ODC introduzindo o seu cdigo. Identifique o documento a gerar introduzindo o tipo, a srie, o nmero e a data. Ser lhe sugerido os tipos de conta. Poder sempre, consoante o tipo de liquidao que pretendemos efectuar, seleccionar a conta respectiva. Com o rato faa click nas linhas que pretende liquidar, coluna Cf. (ou pressione a tecla de espaos). O sinal de seleco aparece nessa clula, marcando a linha para liquidao. Faa novo click (ou pressione a tecla de espaos) se pretender desmarcar a linha. Se pretende cancelar a operao, desmarcando todas as linhas, escolha a opo Cancelar. Escolha Confirmar para efectuar a liquidao.

5.

Apresentamos de seguida um exemplo, onde podemos verificar o processo de liquidao de um pendente atravs da seleco manual.

Para alterar um pendente


Nas operaes sobre contas correntes s possvel alterar pendentes inseridos manualmente pelo utilizador. Para tal, faa duplo_click ou Enter sobre o pendente. Pode ainda no boto Novo identificar a Conta, o Tipo e o Nm. Docum. do pendente a alterar. Todos os pendentes gerados automaticamente pelo programa a partir da emisso dos documentos de venda s podem ser alterados alterando o respectivo documento original.

Para estornar uma operao j efectuada


necessrio por vezes voltar atrs numa operao j registada. Porque nos enganamos, por exemplo, ou porque o cheque com que nos pagaram determinado documento foi devolvido. Nestes casos, a opo Estorno da janela de C.C. lista-lhe todas as operaes de uma determinada entidade permitindo-lhe anular as que entender, cabendo ao programa a reposio da situao original. 1. 2. Na janela de operaes sobre C.C.s identifique a entidade, para a qual pretende efectuar o estorno de uma operao. Escolha de seguida a opo estorno. A janela Estorno de liquidaes aparece-lhe no ecr.

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Contas Correntes

3. 4.

Na lista de documentos presente posicione-se sobre aquele que pretende estornar. Se desejar com um click no boto direito do rato ou atravs da tecla F5, tem acesso janela com a informao sobre os documentos que foram liquidados com o documento em questo:

5.

Escolha a opo Estornar ou faa duplo click sobre a linha que pretende ver estornada. O documento est estornado. O nmero do documento estornado pode ser reutilizado aquando da liquidao de um novo documento. Na janela de liquidaes ser listado o(s) documento(s) que tinham dado origem liquidao agora estornada.

Liquidar um pendente que efectue reteno


Esta operao est disponvel quando a entidade em causa efectuar reteno e no caso de os pendentes terem origem do mdulo de vendas a empresa estar sujeita a reteno. possvel, atravs do menu de contexto na opo Mostra reteno, inserir uma coluna na grelha dos pendentes de forma consultar valor total de reteno. Vamos ver a forma de liquidao: 1. 2. 3. Seleccionar a opo Mostra reteno atravs do menu de contexto da grelha. Desta forma aparece uma coluna na grelha dos pendentes. Seleccione o pendente que efectue reteno a liquidar. Nos pendentes que efectuam reteno o valor de reteno na coluna reteno aparece azulada. Ao seleccionar aparece na coluna reteno o valor.

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Contas Correntes

4. 5. 6.

No caso de haver descontos ou se tratar de uma liquidao parcial o valor de reteno sugerido incide sobre o valor entregue. Clique em confirmar para efectuar a liquidao. No resumo de liquidao possvel consultar os valores, as entidades e os tipos de rendimento envolvidos na liquidao.

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Contas Correntes

Ao efectuar a liquidao possvel no efectuar o processamento da reteno, activando a opo "Ignorar retenes" antes de confirmar. Ao efectuar a liquidao possvel tambm decidir se os descontos vo ser reflectidos no valor da reteno. O comportamento standard da aplicao reflecte os descontos nos valores de reteno. Para manter os valores de reteno com os valores originais (antes do desconto) deve activar-se a opo "Ignorar descontos" antes de confirmar.

Pendentes
A listagem de documentos e valores pendentes disponibiliza de forma ordenada, por tipo de entidade, os documentos com data de vencimento compreendida entre duas datas definidas pelo utilizador. Para cada cliente, fornecedor ou ODC os documentos listados so ordenados por Data de Vencimento. Este o mapa a ser extrado, antes de se dedicar a uma sesso de cobranas. Reparar que o nmero de telefone de cada entidade consta nesta listagem, pormenor muito til, pois permite ao utilizador trabalhar sem recurso a outra listagem onde constem esses nmeros. So os seguintes os critrios de extraco da listagem de pendentes: Para que entidades (uma, algumas ou todas) pretendem listar os respectivos pendentes. Defina quais os tipos de contas, documentos e estados a inclurem. Entre que datas de Vencimento, pretende listar os documentos. Pretende listar cada entidade em pginas separadas ou no. Pretende listar os pendentes da entidade associada. Pretende ordenar pelos perodos de vencimento. Que moedas ou moeda pretende incluir na visualizao dos pendentes. Visualizao dos documentos pendentes no ecr.

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Contas Correntes
Tipo de Entidade a consultar

Estado em que o pendente se encontra no momento

Poder listar tambm os pendentes das entidades associadas, para isso basta seleccionar Incluir entidades associadas. Neste caso o cliente Sofrio tambm um fornecedor.

A primeira coluna indica os pendentes que pertencem s entidades associadas. Carregando no boto Imprimir temos a possibilidade de efectuar a impresso dos documentos pendentes.

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Contas Correntes

Consulta de todos os documentos

O resultado desta extraco, pode ser visto no visualizador e/ou em papel e tem a seguinte informao.

Nmero da prestao do pendente.

Na listagem de pendentes so referidos todos os documentos de Venda e Compra com ligao a Conta Corrente ou documentos de Contas Correntes no liquidados ou parcialmente pagos. Podemos ainda seleccionar os pendentes relativos aos clientes da responsabilidade de uma determinada entidade. Para isso deve-se activar a opo de agrupamento por entidade: Banco ou Responsvel de cobrana.

Extractos de Conta
Um extracto de conta de um cliente, fornecedor, Accionista/Scios, Estado e outros entes pblicos ou ODC consiste na listagem de todos os movimentos (documentos) ocorridos entre duas datas, entre a empresa e essa entidade. Estes mapas, de uso constante pelos servios administrativos das organizaes, identificam de forma exaustiva todos os documentos trocados entre a empresa e as entidades externas. So os seguintes os critrios de extraco da listagem de extractos: Possibilidade de seleccionar o tipo de entidade a que se destina o extracto

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Contas Correntes

Para que entidades (uma, algumas ou todas) pretendam listar os respectivos extractos. Defina quais os tipos de contas, documentos e estados a inclurem. Entre que datas, pretende listar os documentos. Que moedas ou moeda pretende incluir nos movimentos. Visualizao do extracto no ecr.

Carregando no boto Imprimir temos a possibilidade de efectuar a impresso do extracto.

Indica se so inseridos todos os movimentos, ou os registados numa determinada moeda.

O formato do extracto de conta no visualizador o seguinte:

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Contas Correntes

Avisos de Vencimento
O Comercial Empresarial PRIMAVERA trata de forma diferenciada trs tipos de avisos de vencimento. Os avisos que tm um texto de perfil standard, agravam do primeiro para o terceiro, o contedo da sua mensagem. O texto do Aviso 1 alerta o utilizador para o vencimento de documentos, nos ltimos dias e nos prximos dias. O texto do Aviso 2, adverte o utilizador pelo atraso registado no pagamento de documentos j vencidos. O texto do Aviso 3, faz um ultimato aos clientes relativamente a documentos por liquidar.

A GCP permite ao utilizador definir: Para cada cliente, se pretende ou no efectuar a emisso de Avisos. Essa definio feita na ficha do cliente. Qual o Tipo de Aviso a enviar, isto quer dizer se envia o Aviso 2, a quem no recebeu o Aviso 1. Se envia o Aviso 3 a quem no recebeu o aviso 2. Desta forma garante-se que o cliente no ir receber um texto mais contundente se ainda no recebeu o texto mais suave. Entre que Datas de Vencimento, devemos seleccionar os pendentes a constar nos diversos avisos. Qual o valor mnimo para cada documento a constar no Aviso. Qual o desenho (configurao) dos Avisos de Vencimento.

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Contas Correntes

O texto seguinte diz respeito ao 1 Aviso. Os textos dos restantes avisos so mais contundentes.

Possibilidade de seleccionar o Tipo de Aviso a emitir.

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Contas Correntes

Antiguidade de Saldos
Nesta opo possvel consultar a informao referente a cada entidade, permitindo seleccionar perodos de vencimento, valor mnimo, moeda, etc.

Esta opo gera dois mapas distintos: O Mapa de Antiguidade de Saldos onde o utilizador analisa para todos os clientes, os valores totais pendentes, agrupados por datas de vencimentos compreendendo prazos que o utilizador pode definir. O Mapa de Provises onde constam os valores da provises a constituir para clientes de cobrana duvidosa, com base na legislao em vigor. Entram neste mapa todos os documentos que estejam marcados para sugesto nas provises (a configurao efectuada nas tabelas dos documentos).

Estes mapas, permitem ao utilizador dispor de uma anlise global do estado das suas cobranas uma vez que, a informao disponibilizada, permite no s analisar os totais em dbito por cada cliente como tambm, saber qual a distribuio temporal desses mesmos dbitos. A imagem seguinte mostra um Mapa de Antiguidade de Saldos:

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Contas Correntes

Um Mapa de Provises tem o aspecto da seguinte imagem:

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Pontos de Venda

Pontos de Venda
O POS PRIMAVERA destinado a todas as organizaes que tenham vendas ao balco. Est totalmente integrado com a Gesto Comercial, herdando, por isso as enumeras configuraes e integraes deste produto. As funcionalidades deste mdulo so em tudo semelhante das vendas, excluindo o tratamento de encomendas e adiantamentos. Para alm destas, esto tambm disponveis, as funcionalidades mais comuns de um ponto de venda, onde se incluem a gesto do caixa e o tratamento dos perifricos mais comuns (Impressoras de tales, caixas, visores, ...).

Configurao
A primeira tarefa a desenvolver logo aps a instalao, a configurao do ambiente, ou seja, perifricos e postos de venda. As opes necessrias para o fazer esto disponveis no menu Tabelas/Pontos de Venda, como ilustra a imagem que se segue:

Impressoras
Para algumas impressoras, j so fornecidas as respectivas configuraes. No entanto, se a impressora de que dispe no estiver contemplada, poder acrescent-la tabela de impressoras, procedendo s respectivas configuraes. Cada impressora tem cdigos diferentes para cada operao, tais como o corte de papel, a abertura da gaveta, a sequncia inicial e sequncia final. Assim, ao configurar uma impressora, necessrio mencion-los nos respectivos campos da janela de configurao:

Sequncia de escape a enviar para a impressora para executar a operao

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Pontos de Venda

Ateno O utilizador poder ter acesso aos cdigos no manual da impressora. Caso tenha dificuldades, dever contactar o respectivo fabricante. Para instalar uma impressora de tales 1. 2. Criar a impressora na tabela de impressoras, configurando-a convenientemente. Instalar a impressora no Windows. O nome da impressora tem que ser igual ao que foi atribudo na tabela de impressoras.

Visores
A configurao dos visores, semelhante das impressoras. Para alm das sequncias de escape, deve indicar as mensagens que pretende ver no visor. Os visores podem estar conectados impressora ou directamente a uma porta do computador. O nmero de linhas disponvel para as mensagens bem como o tamanho de cada linha tambm pode variar. A imagem seguinte mostra a janela de configurao dos visores:

Ateno O utilizador poder ter acesso aos cdigos no manual do visor. Caso tenha dificuldades, dever contactar o respectivo fabricante.

Postos de Venda
O posto de venda corresponde a um posto de trabalho fsico. caracterizado por um conjunto de configuraes que se iro reflectir no FrontOffice. Esta configurao crucial para o bom funcionamento do Ponto de Venda.

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Pontos de Venda

Nome do computador que corresponde a este ponto de venda

Ateno atravs da identificao do posto que o ponto de venda se identifica. Assim, se no estiver preenchido ou no corresponder ao posto desejado, o ponto de venda no consegue arrancar.

Teclas de funo (PLUs)


Para facilitar as operaes de caixa, o ponto de venda permite associar o movimento de artigos a teclas programveis. Estas teclas permitem a movimentao de artigos, sem que para isso seja necessrio digitar o seu cdigo e a respectiva quantidade. A imagem que se segue exemplifica uma configurao possvel:

Teclas de acesso rpidos s opes do Ponto de Venda


A cada opo disponvel no Ponto de Venda, pode ser associada uma tecla ou um conjunto de teclas para que o seu acesso seja facilitado. Independentemente desta configurao, o acesso a estas opes pode ser efectuado com recurso ao rato. A prxima imagem ilustra um exemplo:

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Pontos de Venda

Para configurar um posto de venda 1. 2. Criar uma conta Caixa POS, na tabela de contas bancrias. Esta conta servir para registar todos os movimentos de caixa associados ao ponto de venda. Se ainda no existir, criar uma conta caixa para onde sero transferidos os movimentos do POS aquando do encerramento do dia. nesta conta que sero concentrados os movimentos dos vrios pontos de venda e que servir para efectuar o talo de depsito. Se forem disponibilizados pagamentos automticos (ex. MB, VISA, ...) , deve existir uma conta D/O que ser utilizada para registar os movimentos provenientes deste tipo de pagamento. Estes movimentos sero registados nesta conta aquando do fecho do dia. Criar o posto de venda na tabela de Postos de Venda. Dever identificar os perifricos que lhe esto associados e as respectivas contas, entre outras configuraes.

3.

4.

Fundo de maneio
Cada posto poder ter valores pr-definidos pelo utilizador para que sejam sugeridos na abertura e fecho de caixa para fundo de maneio. Esses valores podem ser definidos em vrios tipos de moeda como exemplifica a imagem seguinte:

Para configurar os valores para fundo de maneio:

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Pontos de Venda

1.

Inserir no campo Moeda o tipo de moeda que se pretende. Para ter acesso tabela dos tipos de moeda, o utilizador pode pressionar a tecla F4 aps ter posicionado o cursor no respectivo campo. Inserir no campo Valor a quantia desejada na respectiva moeda.

2.

Documentos
No ponto de venda podem ser movimentados dois tipos de documentos, documentos de venda e documentos de tesouraria. Na opo Documentos/tesouraria, o utilizador poder configurar os diversos documentos de tesouraria utilizados nos POS, concretamente, Abertura de caixa, Fecho de caixa, Entradas de Caixa e Sadas de Caixa. As suas caractersticas , tais como a integrao com bancos e o modelo de impresso, so apresentados na seguinte imagem:

na opo Documentos/Vendas, j descrita no captulo de Vendas, que o utilizador poder configurar os vrios documentos a utilizar no ponto de venda. Como ilustra a imagem seguinte, no separador Gerais existe uma opo que menciona se o documento ir ser utilizado nos POS.

O documento s estar disponvel no ponto de venda se a opo estiver seleccionada.

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Pontos de Venda

Quando seleccionada a opo Utilizado em pontos de venda, activado o separador Pontos de Venda que disponibiliza algumas configuraes adicionais, como mostra a prxima imagem:

O modelo de impresso de tales poder ser construdo ou adaptado pelo utilizador, como se pode verificar mais frente na seco de configurao de impresso de documentos.

Modelos de Impresso
Ao contrrio de todos os outros documentos e listagens existentes na Comercial Empresarial, para a impresso nas impressoras de tales, no utilizado o Crystal Reports. Assim, este utilitrio serve para configurar a impresso dos documentos para este tipo de impressoras. A aplicao inclui de base uma configurao para cada um dos cinco tipos de documentos utilizados nos POS, isto , para a abertura, fecho, entrada e sada de caixa, como tambm para o talo de venda. No entanto, o utilizador pode personalizar essa configurao, alterando-a, ou criar novos modelos de impresso.
Formato do documento. Cabealho, Detalhe e Rodap.

Tipo de documento (Venda; Abertura, Fecho, Entrada ou Sada de Caixa)

O modelo de impresso est dividido em trs grupos, cabealho, rodap e detalhe. O cabealho e o rodap do documento so utilizados para colocar informao global ao documento, tais como dados da empresa, do documento, do cliente, etc. No segundo grupo (detalhe), deve ser

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Pontos de Venda

colocada informao relativa s linhas do documento, tais como a descrio, o valor e a quantidade, entre outros. Os campos que o utilizador poder utilizar encontram-se no lado esquerdo e, como ilustra a figura seguinte, estes esto hierarquizados em pastas:

Ateno As pastas disponveis dependem do tipo de documento seleccionado. Para seleccionar um campo, deve colocar o cursor no local pretendido (Cabealho, Detalhe ou Rodap do documento) e fazer duplo-click no campo pretendido. Existe uma notao prpria para identificar os campos e os seus atributos. A notao de um campo a seguinte: [<Nome-Tam>]. A tabela apresenta o significado de cada elemento: CAMPO [< >] Nome Tam Incio do campo (Ex. Cliente, NDocumento, etc) Fim do campo. Nome do campo (Ex. CodCli, NomeCli, etc) Tamanho a imprimir em n de caracteres.

A fonte de cada um destes campos e do texto em geral, pode ser formatado usando cdigos para o efeito que se encontram descritos na seguinte tabela: TEXTO /B /D /U /C /N /S BOLD Expandido Sublinhado Condensado (10 cpi) Normal (12 cpi) Texto (17 cpi)

Para iniciar a formatao deve ser acrescentado o caracter A (ex. /BA) e para terminar o caracter D (ex. /BD) A ttulo de exemplo, para imprimir o campo correspondente ao cdigo do cliente a bold com 10 caracteres, seria necessrio escrever a seguinte sequncia: /BA[<CodCLI-10>]/BD.

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Pontos de Venda

Para configurar um novo modelo de documento 1. 2. 3. 4. 5. Introduza o nome do modelo do documento, seguido da descrio. Seleccione o tipo de documento em questo. Na janela dos campos, arraste os campos desejados para dentro a rea de configurao e ajuste-os consoante o pretendido. Para obter os efeitos de bold, sublinhado, etc., seleccione a rea desejada e pressione o boto do efeito desejado. Finalmente, pressione o boto gravar para guardar o documento.

Para alterar um modelo j existente 1. 2. Introduza o nome do modelo do documento ou carregue na tecla F4 para abrir a tabela dos documentos existentes. Em seguida, ajuste ou apague os campos que achar necessrio e siga os passos 3, 4 e 5 do item anterior.

Movimentos do Ponto de Venda


O ponto de venda permite movimentar dois grupos de documentos, ou seja, documentos de caixa e documentos de venda. No primeiro grupo incluem-se a abertura e fecho de caixa bem como entradas e sadas de caixa. O outro grupo composto pelos documentos de venda que estejam configurados para serem utilizados pelo ponto de venda.

Abertura de Caixa
A abertura de caixa a primeira operao que utilizador dever executar antes de registar qualquer venda. Alm do mais, a aplicao no permite registar vendas sem que a caixa se encontre aberta. A primeira vez que a caixa aberta, o valor sugerido o que estiver definido no fundo de maneio da tabela de pontos de venda, nas restantes sugerido o valor que ficou em caixa no dia anterior. Estes valores so, obrigatoriamente, em numerrio. Para alm de ser possvel alterar o valor, poder tambm alterar a moeda ou abri-la com valores em mais do que uma moeda. Para ter acesso tabela das moedas existentes basta colocar o cursor na coluna da moeda e premir a tecla F4. A imagem que se segue ilustra um exemplo de uma abertura de caixa em Euros:

Sempre que se executa o mdulo POS e este verifica que a respectiva caixa est fechada, a janela de abertura de caixa aberta imediatamente, caso contrrio, a primeira janela que o utilizador ir visualizar, ser a janela de vendas do ponto de venda. Aps confirmar a abertura da caixa, aberta a janela de vendas, estando disponvel para que o utilizador possa registar documentos de venda.

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Pontos de Venda

Entradas de Caixa
Para registar uma entrada de caixa basta seleccionar a moeda, o modo de recebimento e o respectivo valor. Os modos de recebimento que surgem numa entrada de caixa so os que o utilizador definiu para serem utilizados no ponto de venda. O exemplo que se segue demonstra uma entrada em caixa com valores em cheque e em numerrio:

Modos de pagamento definidos pelo utilizador para serem utilizados no ponto de venda.

Sadas de Caixa
S permitido efectuar sadas de caixa em numerrio, ou seja, no possvel efectuar este movimento utilizando outro tipo de pagamento. De forma anloga s entradas em caixa, necessrio identificar a moeda e valor do movimento. Para facilitar a operao, apresentado o valor em numerrio existente na caixa, na moeda seleccionada.

As sadas de caixas so sempre efectuadas em numerrio.

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Pontos de Venda

Ateno O utilizador s poder, dependendo da moeda escolhida, retirar de caixa um montante no superior ao valor que esta contm.

Fecho de Caixa
Ao fechar uma caixa mostrada uma janela de fecho de caixa com a informao do valor actual em caixa descriminado por modo de pagamento e por moeda. Esta operao transfere os valores em numerrio e cheque para a conta caixa e os pagamentos automticos (ex. MB, VISA) para a conta D/O. Estas contas so as que esto definidas na tabela de postos de venda. O valor sugerido para a prxima abertura de caixa o que o utilizador configurou no separador Fundo maneio da configurao do posto de venda como demonstra a imagem seguinte:

No fecho de caixa surge uma coluna para cada moeda em caixa. Valores que iro ser sugeridos na prxima abertura de caixa.

Aps efectuar a operao de fecho de caixa, a aplicao questiona se o utilizador pretende terminar a aplicao.

Vendas ao Balco
Para permitir adaptar o ambiente de trabalho s caractersticas do utilizador ou s caractersticas especficas de cada empresa e actividade, possvel configurar o ecr de vendas, seleccionando o tipo de informao que ser necessrio recolher. Entre muitas outras caractersticas destacam-se: Possibilidade de ter mais do que um talo de vendas aberto em cada momento; Receber pagamentos em mltiplos modos: numerrio, cheque, carto de crdito, Multibanco; Recolha de informao dos cheques para posterior emisso do talo de depsito; Acesso ficha do cliente; Possibilidade de alterar as condies de facturao; Mudana de vendedor em qualquer momento. O ecr de introduo de documentos de venda do POS PRIMAVERA tem bastantes semelhanas como o ecr de introduo de documentos de venda da Gesto Comercial Empresarial, como ilustra a figura seguinte:

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Pontos de Venda

As teclas para as operaes mais comuns so totalmente configurveis pelo utilizador

As colunas armazm e lote so visualizadas apenas no caso da Linha Profissional e Linha Empresarial.

Dadas as semelhanas com o mdulo de vendas, apenas sero referidas as novas funcionalidades desta janela. Assim, para esclarecer qualquer dvida que no se encontre descrita aqui deve consultar o captulo de vendas.

Teclas Configurveis
Para facilitar a utilizao, o POS PRIMAVERA dispe de teclas configurveis para as operaes mais comuns.

As teclas configurveis permitem editar o perfil do Cliente e/ou alterar as caractersticas deste, bastando pressionar a tecla Cliente ou pressionar simultaneamente em Alt+C do teclado.

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Pontos de Venda

Configurao do Front Office


Na opo Configurao do menu Sistema, o utilizador ter acesso a uma janela de configurao onde poder configurar a grelha de introduo e a lista de opes/botes.

Gravao de um Documento
Aps o preenchimento da grelha, necessrio gravar o documento, para tal basta pressionar a tecla Fechar documento ou pressionar simultaneamente em Alt+G. Se o documento estiver configurado com liquidao automtica (Ex. Vendas a Dinheiro), antes de terminar a documento, necessrio indicar o(s) modo(s) de pagamento.

Ao gravar sugerido o pagamento pr-definido pelo utilizador da tabela de postos de venda.

Se o pagamento for efectuado por cheque, a aplicao permite recolher informao sobre o(s) cheque(s) para facilitar a elaborao do talo de depsito, como ilustra a seguinte imagem:

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Pontos de Venda

Nmero do Cheque

Para aceder janela de identificao dos cheques, basta premir a tecla Enter aps ter colocado o valor no campo Depsito Cheques. O boto de Crditos permite aceder a uma janela onde podemos seleccionar documentos de crdito a clientes (Notas de Crdito, Devolues, etc.). Estes documentos permitiro abater o valor devido pelos clientes nas vendas.

Balanas
Ao seleccionar um artigo que requer o peso da balana, surge uma janela com a descrio do artigo e o respectivo peso recolhido da balana. Esse valor depois inserido no campo Quantidade do documento de venda.

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Pontos de Venda

Explorao
A explorao da informao gerada no ponto de venda tem duas vertentes. Uma delas orientada s vendas e uma outra orientada aos fluxos monetrios. Para obter consultas e estatsticas de vendas utilizada a opo de explorao de vendas existente no Comercial Empresarial acrescida de algumas opes adicionais como sendo a possibilidade de visualizar a informao por posto e utilizador. Para obter qualquer informao sobre estas estatsticas consulte o respectivo captulo do manual da Gesto Comercial. Para facilitar a aco do operador, foram criadas algumas listagens de vendas no ponto de venda. Para alm destas, foram desenvolvidas consultas e estatsticas sobre os fluxos monetrios. Essas opes esto disponveis, quer no ponto de venda quer no Comercial.

Estado dos Postos


Trata-se de uma consulta de BackOffice, onde disponibilizada a informao relativa ao estado actual de cada Posto de Venda.

Indica o estado actual das caixas (aberta ou fechada)

Segue-se uma breve descrio de algumas das colunas da grelha. COLUNAS DA GRELHA Est. Caixa Data Abr. Hora Indica o estado actual da caixa (aberta ou fechada). Cdigo da caixa em questo. Data de abertura da caixa. Hora de abertura da caixa.

Nas caixas em actividade, isto , nas que esto abertas, o utilizador pode visualizar os valores discriminados por modo de pagamento, bastando para tal fazer duplo click sobre a respectiva linha. Na imagem seguinte, temos um exemplo do resumo dos valores em caixa do Posto 001 discriminados por modo de pagamento e o respectivo saldo actual da caixa.

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Pontos de Venda

No Ponto de Venda tambm possvel aceder aos valores em caixa no menu Explorao/Valores em Caixa.

Resumos de Caixa
Nesta opo, o utilizador pode obter um resumo de informao sobre os movimentos efectuados num ou mais postos num determinado intervalo de tempo. A imagem seguinte ilustra um exemplo de um resumo de movimentos de caixa.
Seleccione a(s) caixa(s) que servem de base recolha de informao para o mapa

A disposio da informao da grelha anterior equivalente disposio da informao que ir sair no Mapa de Resumos de Caixa. Assim, com o exemplo anterior, obtm-se o seguinte Mapa:

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Pontos de Venda

Listagem de Vendas
Para alm dos valores em caixa, o Ponto de Venda permite algumas listagens de vendas. Estas opes encontram-se no menu Exploraes/Listagem de Vendas e permitem ao utilizador consultar os documentos emitidos e as vendas por artigo ou famlia, como mostra a seguinte imagem:

Os documentos que o utilizador predefiniu como sugesto para estatsticas so automaticamente seleccionados.

Duplicao de Fita
No menu Explorao/Duplicao de Fita do Ponto de Venda, o utilizador pode obter a duplicao de fita dos documentos emitidos.

Ao imprimir, o formato dos tales de impresso dependem do modelo que est associado a cada tipo de documento.

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Outros Processamentos

Outros Processamentos
Converso de Documentos
Atravs da opo Converso de Documentos de Vendas e Compras que se encontra em Documentos / Processamentos, pretendemos tornar fcil a converso de lotes de documentos.

Existe a possibilidade de definir os seguintes filtros: 1. Entidade Permite a seleco do tipo de entidade que se pretende analisar, permitindo a seleco entre Clientes e Outros Devedores. Permitir ainda a seleco da entidade para a qual se pretende analisar os documentos a converter. Caso no se preencha este campo, sero mostrados todos os documentos do tipo de entidade seleccionado. Datas - Permite efectuar o filtro dos documentos entre datas. Caso no esteja seleccionado sero considerados todos os documentos. Moeda Permite indicar a moeda dos documentos a pesquisar. Converso Agrupada Permite, caso esteja seleccionada, efectuar o agrupamento de todos os documentos da mesma entidade que tenham o mesmo documento e srie de destino. Documentos Permite a seleco dos tipos de documentos que se pretendem considerar para converso. Incluir linhas com .... Permite, caso esteja seleccionado, incluir no documento de destino, uma linha, por cada documento original, indicando qual o documento original. Caso no esteja seleccionado, sero colocadas somente as linhas dos documentos originais no documento de destino. No inserir linhas .... Permite, caso esteja seleccionado, no incluir uma linha em branco entre cada um dos documentos originais considerados. Caso no esteja seleccionado, ser deixada uma linha em branco entre cada um dos documentos originais considerados.

2. 3. 4. 5. 6.

7.

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Outros Processamentos

8.

Correspondncia entre ... - Permite, caso esteja seleccionado, efectuar a comparao entre a srie do documento original e a srie do documento final. Caso as sries no coincidam ser emitida uma mensagem de aviso, contudo, permitir continuar a operao.

Aps a pressionar a tecla Actualizar, a grelha seguinte ser preenchida com os documentos encontrados de acordo com os filtros definidos, sendo apresentada a seguinte informao: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Doc. Indica o documento de origem. Srie Indica a srie do documento de origem. Num. Doc. Indica o nmero do documento de origem. Data Indica a data na qual o documento de origem foi criado. Moeda Indica a moeda do documento de origem. Entidade Indica a entidade dos documentos. Valor Indica o valor do documento. Doc. Destino Permite indicar o documento no qual o documento de origem dever ser convertido. Poder ser automaticamente sugerido. Srie Destino Permite indicar a srie na qual o documento dever ser criado. Por defeito ser assumida a srie por defeito do documento seleccionado.

10. Cf. - Permite indicar se o documento dever ser convertido. S no caso de estar seleccionada que o documento ser convertido. Poder-se- proceder seleco dos documentos que se pretendem converter, proceder alterao do documento de destino a gerar, bem como a srie que ser utilizada para essa criao. Aps a seleco dos documentos a gerar, dever-se- pressionar no boto Gravar de modo a que esses documentos sejam efectivamente gerados.

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Configuraes e Parmetros

Configuraes e Parmetros
Aps a criao de um novo exerccio (a partir do exerccio Standard fornecido pela PRIMAVERA), dever o responsvel pela Comercial Empresarial verificar se os Parmetros da Empresa (propostos) so os mais adequados s caractersticas da empresa real. Neste captulo poder encontrar toda a informao necessria a uma correcta configurao do exerccio de trabalho. A imagem seguinte mostra a opo do Administrador LE que d acesso aos Parmetros da Empresa, Diagnsticos, Reconstrues, Outros Utilitrios, Criao de Sries e Exportao SAF-T.

Parmetros da Empresa
Os Parmetros da Empresa, definveis por empresa/ano, permitem decidir sobre a forma como o programa se comporta em determinadas opes. Naturalmente, atravs da sua configurao, torna-se possvel fazer conviver num nico sistema, empresas com caractersticas completamente diferentes. Uma vez seleccionada a opo Parmetros da Empresa para a aplicao de Gesto Comercial LE a seguinte janela apresentada.

Parmetros Gerais
Gerais

A janela est organizada por separadores que permitem aceder aos diferentes tipos de parmetros. Na opo que corresponde imagem anterior, o utilizador pode modificar os parmetros Gerais que passamos a descrever: PARMETROS GERAIS Internet Taxas de Iva Permite a configurao do envio de emails. Para mais detalhes ver Parmetros Gerais -Internet. Permite a configurao das taxas de iva a serem atribudas. Para

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Configuraes e Parmetros

mais detalhes ver Parmetros Gerais - Taxas de Iva. Outros Permite a configurao de outras parametrizaes para utilizao da aplicao. Para mais detalhes ver Outras Configuraes

Internet

INTERNET

E-mail sugerido em Vendas E-mail sugerido em Contas Correntes E-mail sugerido em Stocks

Nas exploraes de vendas possvel enviar por e-mail os resultados de mapas e grficos. O e-mail destino pode aqui ser configurado. Nas exploraes de contas correntes possvel enviar por e-mail os resultados de mapas e grficos. O e-mail destino pode aqui ser configurado. Nas exploraes de stocks possvel enviar por e-mail os resultados de mapas e grficos. O e-mail destino pode aqui ser configurado.

Taxas de Iva

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Configuraes e Parmetros

Portes / Outros Servios

Cdigo que identifica a taxa de IVA a aplicar por defeito nos documentos de venda s linhas respeitantes a Portes, Servios Especiais e Descontos em Valor antes do IVA. Permite identificar o cdigo do iva para estas transaces. Permite identificar o cdigo do iva para estas transaces. Permite identificar o cdigo do iva para estas transaces.

Transaces Intracomunitrias Transaces Externas Transaces Isentas

Outros

Agrupar linhas na introduo de ...

Permite identificar se quando se procede introduo de artigos por Cdigos de Barras, se agrupa as linhas, ou seja, ao proceder introduo de um artigo via Cdigo de Barras, e caso j exista esse mesmo artigo no documento, se procede ao agrupamento das linhas. Permite identificar o nmero mximo de linhas nos editores de documentos. Permite indicar o nmero de linhas inicial nos editores dos documentos. Se for carregado um documento maior, o nmero de linhas aumentado automaticamente.

Nmero de Linhas por documento Nmero de Contribuinte nas Entidades

Parmetros de Vendas
No separador seguinte, configurada a opo de Vendas

Preos de Venda
Permite definir quais os preos que tm IVA includo, bem como o preo base para clculo.

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Configuraes e Parmetros

PVP1

Permite indicar se o PVP1 tem IVA includo. Caso o tenha ser possvel indicar qual o preo apartir do qual se deve efectuar o clculo do PVP1. Permite indicar se o PVP2 tem IVA includo. Caso o tenha ser possvel indicar qual o preo apartir do qual se deve efectuar o clculo do PVP2. Permite indicar se o PVP3 tem IVA includo. Caso o tenha ser possvel indicar qual o preo apartir do qual se deve efectuar o clculo do PVP3. Permite indicar se o PVP4 tem IVA includo. Caso o tenha ser possvel indicar qual o preo apartir do qual se deve efectuar o clculo do PVP4. Permite indicar se o PVP5 tem IVA includo. Caso o tenha ser possvel indicar qual o preo apartir do qual se deve efectuar o clculo do PVP5. Permite indicar se o PVP6 tem IVA includo. Caso o tenha ser possvel indicar qual o preo apartir do qual se deve efectuar o clculo do PVP6.

PVP2

PVP3

PVP4

PVP5

PVP6

No caso dos preos calculados com base noutro a regra a seguinte: Estes clculos sero efectuados com base no preo seleccionado multiplicando a taxa de IVA associada ao cdigo de IVA existente no Artigo. O preo base de clculo tambm ser passvel de clculo. Ser feito com base no inicial dividindo a taxa de IVA associada ao cdigo de IVA existente no Artigo.

Editor
Permite a definio dos alertas a serem despoletados no editor de vendas.

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Configuraes e Parmetros

Aviso de preo de venda inferior ao PCM Introduo com cod. Barras pra na Qnt.

Permitir emitir um aviso caso o preo de venda a praticar seja inferior ao Preo de Custo Mdio, evitando assim que se pratiquem preos cuja margem de lucro seja negativa. Permite indicar se ao efectuar a introduo de artigos atravs de cdigo de barras, depois de lido o respectivo cdigo para na coluna da quantidade.

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Configuraes e Parmetros

Outros
Permite a definio de outros parmetros de vendas.

PARMETROS VENDAS

Doc. Gerado na transformao Local Carga Local Descarga Cliente Indiferenciado

Especifica qual o documento de venda que gerado, sempre que efectuada a converso de documentos Local de Carga sugerido nos documentos de venda Local de Descarga sugerido nos documentos de venda No ficheiro de Clientes, um dos registos servir para identificar o cliente indiferenciado de Venda a Dinheiro. No momento da criao de uma VD, caso o operador identifique o cliente com este cdigo, o programa permitir a introduo da morada do cliente e N de Contribuinte nesse momento.

Parmetros de Contas Correntes


Crdito
No separador seguinte, configurada a opo de Contas Correntes e Ttulos Crdito.

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Configuraes e Parmetros

CONTAS CORRENTES

Clientes

Define o tipo de atitude que se pretende ver tomada pelo programa no caso do limite de crdito ser ultrapassado. O programa toma a atitude escolhida no momento em que factura. O limite por defeito serve para estipular o limite se nada estiver definido na ficha do Cliente.

Avisos Vencimento
No separador seguinte, configurada a opo de Contas Correntes e Ttulos Avisos Vencimento.

CONTAS CORRENTES

Numerao de Avisos de Vencimento

A GCP LE permite associar um numerador a cada um dos trs tipos de avisos de vencimento, a sua manuteno efectuada neste separador.

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Configuraes e Parmetros

Reteno na Fonte
No separador seguinte, configurada a opo de Contas Correntes e Ttulos Reteno na Fonte.

CONTAS CORRENTES

Contablidade organizada Sugerir a reteno na fonte na criao de artigos. A empresa fornece servios que podem estar sujeitos a reteno Tipo Rendimento

Indica que a empresa em questo tem a contabilidade organizada e, logo, poder fazer a reteno do que vai pagar. Esta opo activa permite que ao criar um artigo a respectiva opo artigo sujeito a reteno ser sugerida. Indica que os recebimentos da empresa em questo podero estar sujeitos a reteno por parte dos seus devedores. Indica o tipo de rendimento a gerar. O tipo de rendimento contm as entidades de reteno e os pendentes a gerar para o recebimento e pagamento. Define a percentagem a aplicar nas retenes. No caso de dispensa ou reteno parcial a percentagem retida indica a parte a reter na reteno. Texto que descrimina a respectiva exepo.

Percentagem a reter Percentagem retida Texto Excepo

Parmetros de Stocks
Gerais
Permite indicar se a hora relevante para o tratamento de stocks. Caso se pretenda o controlo efectivo dos stocks, torna-se essencial a utilizao da hora nos movimentos de stocks, pois somente dessa forma se podero ordenar correctamente os movimentos. Esta situao surge devido ao facto da no existncia da hora nos movimentos, os mesmos serem ordenados pelo cdigo de movimento e data, podendo os movimentos efectuados ficar por

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Configuraes e Parmetros

ordem diferente da sua criao, provocando que o recalculo de stocks parte de premissas diferentes das originais, fornecendo valores de stocks diferentes dos esperados.

Artigo
Permite a definio de parametrizaes para a utilizao nos artigos.

Qual a atitude que se pretende ver tomada pelo programa no caso de ruptura de stock de um artigo acontecer, no momento da facturao (Ignorar, Avisar ou Bloquear) ou na elaborao de documentos de sada de stocks.

STOCKS

Em caso de ruptura de Stocks

Permite definir o tipo de alerta que dever ser emitido sempre que um determinado artigo entre em ruptura de stocks.

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Configuraes e Parmetros

Arredondamentos

Permite definir os arredondamentos que sero utilizados para o calculo do Preo de Custo Mdio assim como as casas decimais possveis de utilizao nas Quantidades. Permite definir o Prefixo e o respectivo Sufixo para criao dos cdigos de barras. Apenas para artigos que tratem dimenses. Permite indicar qual a impressora a utilizar, por defeito, para a impresso de etiquetas.

EAN 13

Etiquetas

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Servios e Utilitrios

Servios e Utilitrios
O Comercial Empresarial PRIMAVERA inclui um conjunto de utilitrios e ferramentas para diagnstico, organizao e segurana da informao. Esses utilitrios podem ser acedidos atravs do Administrador (menu de Servios) ou do menu de Utilitrios da Comercial Empresarial. Este captulo explica em detalhe cada um dos servios e diagnsticos.

Servios
Para aceder a este conjunto de utilitrios, no Administrador, seleccione o exerccio pretendido e os servios aparecem junto com as configuraes e parmetros. Uma janela idntica seguinte lhe apresentada. Seleccione ento a opo pretendida:

Seleccione esta opo para aceder a um menu de reconstrues Seleccione esta opo para aceder a um vasto conjunto de utilitrios

Diagnsticos
A partir do ecr de Diagnsticos acede-se a um conjunto de testes que nos permitem obter informao acerca da consistncia e validade dos dados presentes no exerccio actual. Como pode ver na figura seguinte, pode escolher executar vrios diagnsticos em simultneo.

Descrevem-se em seguida os vrios tipos de diagnsticos e sua utilidade:

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Servios e Utilitrios

Diagnsticos sobre Documentos e Contas Correntes


Consistncia entre vendas e c. correntes. Verifica se os documentos de vendas com ligao a contas correntes esto registados no histrico de contas correntes. Verifica se documentos liquidados relativos a documentos originais de vendas tm correspondncia nas vendas. Verifica se os pendentes com origem em documentos de vendas tm correspondncia nas vendas. Verifica se os documentos do histrico com origem em documentos de vendas existem nas vendas. Consistncia entre vendas e stocks. Verifica se os documentos de vendas com ligao aos stocks foram correctamente lanados nos stocks. Verifica se todos os documentos de compra com ligao aos stocks foram correctamente lanados nos stocks. Verifica se as linhas de stocks esto correctas com as equivalentes de vendas. Verifica se o stock por artigo que resulta da soma das vrias linhas de stocks corresponde ao stock actual da tabela de artigo. Saldos de clientes e fornecedores. Verifica se o saldo em dbito de cada cliente coincide com a soma dos documentos pendentes. Verifica se o saldo em dbito de cada fornecedor coincide com a soma dos documentos pendentes. Consistncia das liquidaes. Verifica se os valores a liquidar esto de acordo com o histrico.

Verificar a existncia de cdigos


Indicados nas tabelas. Verifica a consistncia dos cdigos usados nas diversas tabelas. Por exemplo para a tabela de artigos o programa verifica artigo a artigo se o cdigo de IVA, armazm sugesto, fornecedor principal, etc., existe definido respectivamente na tabela de IVA, armazns e fornecedores. Este teste abrange as tabelas de artigos, clientes, fornecedores, avenas, artigo/armazm, artigo/moeda, artigo/fornecedor, componentes, parmetros de aplicao e outros terceiros. Indicados nas vendas. Verifica se os cdigos usados nos documentos de vendas existem nas respectivas tabelas. Indicados nos stocks. Verifica se os cdigos usados nos documentos de stocks existem nas respectivas tabelas. Indicados nas liquidaes. Verifica se os cdigos usados nos documentos de liquidaes existem nas respectivas tabelas. Indicados nos pendentes e histrico. Verifica se os cdigos usados nos pendentes e no histrico existem nas respectivas tabelas. Indicados nas moedas. Verifica se a moeda base e moeda alternativa definidas na ficha da empresa existem na tabela de moedas.

Reconstrues
O Comercial Empresarial disponibiliza tambm um conjunto de utilitrios que permitem reconstruir diversos tipos de acumuladores. Na figura seguinte pode visualizar-se as diversas opes:

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Servios e Utilitrios

Totais em dbito (clientes e fornecedores) Executando esta opo, o programa percorre a tabela de pendentes calculando o valor em dbito para cada cliente ou fornecedor. O valor calculado actualizado na ficha do respectivo terceiro. Reconstruo de saldos Ao executar esta operao, o programa percorre a tabela de movimentos bancrios e recalcula os saldos das diversas contas e rubricas movimentadas. Os valores acumulados dos movimentos especiais das contas caixa (depsito de numerrio e depsito de cheques) so tambm recalculados.

Criao de Sries
Este assistente permite a criao de Sries de Documentos de uma forma simples e rpida. Os passos do Assistente so os que a seguir se indicam. 1. Entrada no Assistente

2.

Seleco de Documentos

No passo seguinte do Assistente efectua-se a seleco dos Documentos para os quais se pretende a criao da Srie. Pode-se seleccionar todos os Documentos de um determinado tipo (por exemplo, todos os Documentos de Vendas), ou escolher individualmente os desejados.

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Servios e Utilitrios

3.

Forma de obter os atributos da Srie

De seguida h que escolher entre criar uma Srie totalmente nova, ou criar uma Srie copiando atributos de uma Srie anterior j existente.

4.

Introduo dos atributos da Srie a criar

No caso de se desejar criar uma Srie totalmente nova, h que introduzir todos os atributos da Srie, conforme se mostra na figura seguinte. S esto disponveis os atributos da srie que sejam comuns a todos os Documentos. Os restantes tero de ser configurados individualmente posteriormente.

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Servios e Utilitrios

O boto de verificao informa se j existem Sries existentes com o nome indicado, para os Documentos escolhidos anteriormente.

5.

Confirmao dos atributos da Srie

O passo seguinte visualiza os atributos da srie a criar, e pede para confirmar. Se se preossege com o Assistente, as Sries sero criadas com os parmetros indicados.

6.

Criao da Srie

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Servios e Utilitrios

As sries so agora criadas, e os resultados so mostrados neste passo final.

Se houve erro ao criar alguma Srie, os erros so mostrados, conforme se v na figura:

3.a Escolher atributos da Srie a copiar No caso de se ter escolhido criar uma Srie copiando os atributos de outra srie j existente, surge um passo adicional a seguir ao passo 3. Neste passo escolhe-se qual o nome da Srie a copiar; um boto de verificao permite verificar a existncia da Srie para todos os Documentos seleccionados. Podem-se copiar todos os atributos da Srie, ou apenas alguns; os atributos que no forem copiados tm de ser posteriormente introduzidos. O Nmero e Data do ltimo Documento podem ser copiados (ficam com os mesmos valores da Srie anterior), ou reiniciados (com valores fornecidos pelo utilizador no ecr seguinte). O mesmo sucede com os Limites Inferior e Superior da Srie: podem ser copiados ou reiniciados. Os restantes atributos correspondem aos que so mostrados na aplicao GCP, nas definies da Srie, para cada Documento: Os atributos gerais estaro na seco Gerais da Srie. Podem ser todos seleccionados (neste caso so todos copiados da Srie anterior), ou serem copiados apenas alguns atributos. Os atributos POS estaro na seco Pontos de Venda. Estes atributos s so aplicveis nalguns Documentos de vendas e Tesouraria. No podem ser definidos individualmente neste assistente, s podendo ser copiados.

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Servios e Utilitrios

Os atributos de Impresso estaro na seco Impresso. Alguns podem ser definidos individualmente (ver passo seguinte), outros apenas podem ser copiados.

4.a Introduo dos restantes atributos da Srie a criar Neste passo indicam-se os restantes atributos, que no so copiados da Srie anterior. Os controlos relativos aos atributos copiados aparecem desactivados.

Os restantes passos do assistente (5,6) so iguais aos vistos anteriormente.

Outros Utilitrios
Ao aceder opo de Outros Utilitrios, estar o utilizador na presena de um conjunto de ferramentas que permitem alterar cdigos. Estas ferramentas devem ser de uso muito reservado pois modificam directamente os ficheiros do exerccio.

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Servios e Utilitrios

Ateno Utilizadores sem experincia e conhecimento aprofundado dos objectivos destes utilitrios so convidados a no os executarem.

Alterao de cdigos
Recorrendo a este utilitrio possvel efectuar a alterao de cdigos usados na aplicao. Por exemplo, se decidiu reestruturar os cdigos de artigo, pode recorrer a esta opo. Em todas as tabelas onde o cdigo a alterar seja usado, o programa efectua automaticamente a converso para o novo cdigo.

Neste campo indique o cdigo actual. Neste campo indique o novo cdigo.

Exportao SAF-T
A produo do ficheiro SAFT-PT (Standard Audit File for Taxes Purposes Portuguese Version) que reflecte os movimentos de Facturao num formato standard, o que permite aos agentes tributrios a recolha e o tratamento informtico dos dados. Os movimentos de Facturao podero, assim, ser exportados atravs do ficheiro SAFT-PT. O ficheiro SAFT-PT um ficheiro num formato legvel e comum (em formato XML) com o objectivo de permitir uma exportao fcil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilsticos, num formato legvel e comum, independente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. A gerao deste ficheiro torna-se assim, num mecanismo independente do programa utilizado. A adopo deste modelo proporciona s empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obteno de informao dos servios de inspeco e facilita o seu tratamento, evitando a necessidade de especializao dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilizao de novas tecnologias.

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Servios e Utilitrios

O SAFT-PT apenas se aplica a contabilidades organizadas de acordo com o POC; A portaria n. 321-A/2007, de 26 Maro estabelece que todos os sujeitos passivos de IRC que exeram, a ttulo principal, uma actividade de natureza comercial, industrial ou agrcola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informticos ficam obrigados a produzir um ficheiro, de acordo com a estrutura de dados divulgada em anexo portaria e sempre que solicitado pelos servios de inspeco, no mbito das suas competncias; De acordo com o disposto no n. 8 do artigo 115. do Cdigo do IRC, aprovado pelo DecretoLei n. 442-B/88, de 30 de Novembro, obrigatria a adopo deste modelo normalizado de exportao de dados, para as aplicaes de facturao e de contabilidade; Esto sujeitos ao regime de exportao no ficheiro SAFT-PT os registos correspondentes aos exerccios de 2008 (e seguintes).

Dentro deste contexto, para exportar a informao contabilstica para o formato SAF-T PT deve executar os seguintes passos:

1. No Administrador aceder a Empresas | <Empresa> | Exportao SAF-T;

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Servios e Utilitrios

2. Verificar que exibido o Assistente de Exportao do SAFT-PT;

3. Na janela seguinte so indicados os dados a exportar para o ficheiro SAFT-PT, nomeadamente a empresa e o exerccio (o utilizador indica o exerccio que pretende exportar). A opo Avanadas permite indicar os documentos e classes de contas que se deseja ou no exportar. Por omisso esto seleccionados para exportao os dados que devero ser exportados, mas essa configurao, nesta opo, pode ser alterada. Nas opes avanadas podem igualmente ser inseridos comentrios que sero guardados no SAF-T e esto disponveis para consulta pelas entidades tributrias;

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Servios e Utilitrios

4. De seguida, indicar a localizao/pasta onde dever ser guardado o ficheiro SAF-T. Por defeito, aps ser gerado o ficheiro, este disponibilizado em formato zip. Contudo, o utilizador pode prescindir desta opo, bastando que retire a seleco da mesma;

5. No passo seguinte, antes de ser gerado o ficheiro, o assistente exibe as informaes que sero enviadas/colocadas no ficheiro SAF-T;

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Servios e Utilitrios

6. Seleccionando Exportar o assistente procede exportao dos dados. No final, aps a concluso com xito da operao, o ficheiro xml gerado na localizao especificada, ficando disponvel para consulta.

Nota: No caso dos ficheiros serem gerados com erros, estes devem ser corrigidos e a exportao deve ser efectuada novamente.

Alterao de Preos
Recorrendo a este utilitrio que se acede atravs da opo com o mesmo nome no menu Utilitrios, possvel efectuar automaticamente o clculo de preos de venda dos artigos segundo vrios critrios. Na figura seguinte podemos ver o ecr de alterao de preos.

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No tabulador Restrio no campo mscara, use os caracteres * ou ? para seleccionar vrios artigos. Ex1: A* selecciona todos os artigos comeados por A. Ex2: A?? selecciona todos os artigos comeados por A e com 3 caracteres no mximo. Para efectuar alteraes de preos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Seleccione o artigo inicial ou final. Alternativamente indique no campo Mscara quais os artigos cujo preo pretende alterar. Seleccione qual a moeda em que se encontram marcados os preos a alterar Indique qual o tipo de preo a alterar (PVP1 a PVP6) Indique o preo de referncia (PVP1 a PVP6, PCM ou PCU). Preo a partir do qual vo ser efectuados os clculos. Indique se pretende uma alterao percentual (positiva ou negativa), em valor absoluto ou fixa. Por ltimo seleccione o tipo de arredondamento desejado. Escolha a opo Processar. Os novos preos dos artigos seleccionados so listados na grelha. Se desejar pode ainda, artigo a artigo, na coluna Novo PVP1.. PVP6, digitar directamente o preo pretendido Confirme a alterao dos preos escolhendo a opo Gravar

Clculo das Margens: %Margem fraca representa a percentagem sobre o valor inicial. Ex: Valor Inicial = 95.00, Margem = 10% -> 95.00 * (1 + (10/100)) = 104.50 %Margem forte representa a percentagem sobre o valor final. Ex: Valor Inicial = 95.00, Margem = 10% -> 95.00 / (1 - (10/100)) = 105.56

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Servios e Utilitrios

Preos em Moeda
O Comercial Empresarial disponibiliza um conjunto de utilitrios que se destinam a auxiliar o utilizador a validar e marcar preos em qualquer moeda. No menu utilitrio seleccione a opo Preos em moeda para executar uma das seguintes operaes: Emitir um mapa de diferenas de clculo Neste caso, para cada artigo/preo de venda, e para a(s) moeda(s) seleccionada(s), o programa verifica, de acordo com o cambio definido, se existem diferenas entre o preo marcado nessa(s) moeda(s) e o valor calculado.

Tabela de preos Neste caso o programa emite um mapa onde para cada artigo/moeda seleccionado so impressos os preos de vendas definidos na respectiva ficha. A imagem seguinte mostra um mapa com todos os preos definidos para o artigo A0001 em Euros e Dlares:

Actualizar preos Ao executar esta opo o programa gera para os artigos e moedas seleccionadas os vrios preos de venda de acordo com o cmbio definido para a moeda. Esta opo revela-se de extrema utilidade para uma 1 marcao de preos em moeda ou sempre que numa determinada organizao os preos em moeda resultem da traduo directa dos preos em moeda base e do cambio.

Reclculo de Stocks
A opo de Recalculo de Stocks que se acede atravs do menu Utilitrios/Recalculo de Stocks permite ao utilizador garantir que o valor actual dos seus stocks se encontra correcto. Esta operao deve ser efectuada sempre que: Sejam introduzidos documentos de entrada de stock inicial de artigos, na primeira data do ano, depois de j terem sido criados documentos de sada (documentos de vendas) para os mesmos artigos.

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Servios e Utilitrios

Seja introduzido um documento de entrada ou de sada de stock em data inferior data da facturao. Seja efectuada uma alterao de um documento que implique entrada de stock. Existem duas opes de recalculo: recalcular apenas os movimentos marcados para recalculo. recalcular todos os movimentos de stock. Neste ltimo caso, o programa, processa todos os artigos e, para cada um deles, percorre todos os documentos de entrada e de sada, refazendo dessa forma o clculo da quantidade em stock e do preo de custo mdio. A figura seguinte mostra o ecr de Recalculo de Stocks:

Escolha esta opo para actualizar a valorizao das linhas dos documentos de venda

O reclculo de stocks, que reconstri os PCM e quantidades em stock, pode ser efectuado sempre que o utilizador o entender pois no acarreta riscos para a consistncia da informao. O reclculo de stocks emite uma folha em forma de listagem de artigos que tenham ficado em situaes com stock negativo.

Etiquetas
O Comercial Empresarial permite a emisso de etiquetas para clientes, fornecedores, e artigos. Na emisso de etiquetas, a que se refere a figura seguinte, o programa oferece ao utilizador a possibilidade deste indicar vrios critrios de seleco e impresso.

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Servios e Utilitrios

Recorrendo ao Crystal Reports pode alterar e/ou criar novas configuraes de etiquetas

Indique o n de etiquetas por cliente.

Preenchendo este campo o programa posiciona-se para impresso da 1 etiquetas aps o n de etiquetas indicado.

Os critrios de impresso de etiquetas para fornecedores e artigos so idnticos aos critrios disponveis para as etiquetas de clientes. No caso de pretender imprimir etiquetas de artigos de acordo com os movimentos de entrada ou sada ento seleccione a opo Artigos por Documento. A figura seguinte mostra o ecr respectivo. Repare que neste caso necessrio seleccionar se se pretende emitir etiquetas sobre artigos movimentados em documentos de vendas, compras ou stocks.

Se este campo no estiver preenchido sero considerados todos os documentos do tipo seleccionado

Se desejar pode alterar n de etiquetas de cada artigo a serem impressas bem como o respectivo preo

Use as teclas de Ctrl+Delete para apagar linhas e Ctrl+Insert para inserir novas linhas

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Servios e Utilitrios

Ateno O n de etiquetas que so impressas na horizontal depende do tamanho da pgina escolhido no driver de impressora em uso. Com base nesse tamanho o Crystal Reports calcula automaticamente o n de etiquetas que podem ser impressas na horizontal. Tambm possvel imprimir as etiquetas de artigos com dimenses. Para isso escolha um dos tabuladores referentes a dimenses. Nestes casos sero impressas etiquetas para cada uma das dimenses de cada artigo.

Mapas Fiscais

O Comercial Empresarial disponibiliza diversos mapas de apoio diversos mercados e/ou lanamento ao tratamento de documentos na contabilidade. Na sua elaborao, presidiram critrios de flexibilidade de extraco, cobertura de mltiplas situaes, enquadramento legal e ainda produtividade no que respeita ao trabalho de lanamento de documentos em qualquer sistema de contabilidade. Em seguida descrevem-se as vrias possibilidades de emisso de mapas do IVA.

Emita separadamente mapas de IVA para os clientes dos

Mapas Peridicos do IVA


No separador Peridicos pode o utilizador emitir vrios mapas de apoio ao lanamento contabilstico do IVA das vendas ou das compras. Como se pode ver pela figura seguinte possvel emitir mapas peridicos segundo mltiplos critrios:

Seleccionando Detalhado o IVA de todos os documentos emitidos aparece detalhado com indicao do documento original, entidade e taxa. Seleccionado Totais impressa uma linha por cada tipo de documento e taxa de IVA.

A imagem seguinte mostra um mapa elaborado segundo os critrios definidos na imagem anterior:

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Servios e Utilitrios

Reimpresso de Documentos
A opo de Reimpresso que se acede atravs do menu Documentos/Processamentos permite ao utilizador efectuar a reimpresso de qualquer documento que tenha sido elaborado nos mdulos de Vendas, Compras, Stocks, Contas Correntes ou Ttulos. A seleco dos documentos a reimprimir comea por se fazer de acordo com o tipo de entidade desejado. A imagem seguinte identifica a janela de reimpresso de documentos. Na grelha de documentos so listados os documentos, resultados da seleco dos critrios definidos. Depois de seleccionado um conjunto de documentos o utilizador pode ainda eliminar os que entender (digitando a tecla DEL ou fazendo duplo-click sobre o documento a excluir) e imprimir os restantes.

Se nesta coluna aparecer o smbolo impressora significa que o documento j foi impresso

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Servios e Utilitrios

Ateno Os documentos impressos sero impressos com o desenho definido na tabela de Documentos respectiva. O nmero de vias a imprimir ser o definido na mesma tabela, ou na ficha da entidade, conforme as regras descritas no captulo relativo s Tabelas.

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Anexo Tabelas Mestre

Anexo Tabelas Mestre


Em qualquer programa informtico, as Tabelas, tm como funo, o armazenamento de todo um conjunto de informao que serve de base para as restantes operaes do programa. No Comercial PRIMAVERA, podem ser acedidas atravs das vrias opes do menu Tabelas. So as seguintes as tabelas geridas pela aplicao Comercial Empresarial: Tabelas Principais (Artigos, Famlias, Clientes, Fornecedores, Outros Devedores e Credores) Tabelas de Terceiros (Tipos de Terceiros, Tipos de Contactos, Condies de Pagamento, Modos de Expedio, Zonas, Pases e Vendedores) Tabelas de Bancos/Tesouraria (Bancos, Contas Bancrias, Moedas, Rubricas Bancrias, Movimentos Bancrios e Rubricas de Tesouraria) Tabelas de Documentos (Vendas, Stocks e Contas Correntes) Outras Tabelas (Taxas de IVA, Seces de Venda, Tipos de Dimenso, Dimenses e Etiquetas)

Artigos
Na tabela de artigos deve ser introduzida a informao relativa a todos os artigos comercializados pela empresa e que, como tal, podem ser objecto de facturao em qualquer momento. Na imagem seguinte podemos ver a janela de criao/edio de artigos.

Descrevem-se em seguida todos os campos que constituem uma ficha de artigo. Toda a informao existente nestas grelhas manipulada da mesma forma que nos restantes editores de introduo de documentos existentes na aplicao, assim podemos apagar e inserir linhas das grelhas digitando Ctrl+Del e Ctrl+Ins respectivamente.

CAMPOS DO ARTIGOS

Artigo

Cdigo podendo conter at 15 caracteres, alfanumricos, que identificam um artigo. A designao do artigo, a ser impressa nos

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Anexo Tabelas Mestre

documentos de vendas, compras e encomendas, define-se colocada direita do cdigo. Artigo Anulado Tipo de Artigo Indica se o artigo est anulado ou activo. Neste campo define-se se estamos perante um artigo do tipo mercadoria, matria prima, servios. etc. Esta classificao pode posteriormente ser usada na extraco de informao estatstica bem como na ligao Contabilidade. Cdigo do IVA, definido na respectiva tabela, que ser aplicado aquando da facturao do artigo. De notar que ao facturar para Clientes Intracomunitrios ou Clientes de Mercado Externo, o IVA ser sempre zero independentemente da taxa descrita neste campo. Desconto, em percentagem, a sugerir aquando da facturao do artigo. A Gesto Comercial assume que este desconto (desconto de linha) o desconto normalmente afecto ao artigo. Qualquer excepo a esta regra dever ser objecto de configurao na tabela Grelha Descontos/Preos. Cdigo de Barras. Conjunto de caracteres que definem o cdigo de barras do artigo. Define-se se o artigo faz o tratamento de dimenses. Define-se se o artigo faz a deduo do IVA. Aqui define-se se o artigo est sujeito a reteno. Define-se aqui se o artigo movimenta stocks ou no. Aqui define-se se o artigo est sujeito a devolues. Existem seis preos de venda, sendo os trs ltimos obrigatoriamente preos com IVA includo. Cada registo de cliente tem definido qual o preo de venda a aplicar por defeito, podendo este ser alterado no momento da facturao. Simultaneamente, se na Seco em que se est a facturar, os preos forem com IVA includo, o preo sugerido por defeito, o Preo com IVA includo. Os preos aqui definidos consideram-se como os preos a sugerir por defeito. As excepes a esta regra devem ser definidas na tabela de Grelhas de Descontos/Preos. Familia a que pertence o artigo. A associao de um artigo a uma famlia pode ser efectuada/alterada em qualquer momento. Apenas se reflecte nas estatsticas de vendas e/ou compras. Sub Familia a que pertence o artigo. Permite detalhar, dentro da famlia, qual a sub famlia a que o artigo pertence. Apenas possvel seleccionar uma sub famlia pertencente famlia do artigo. Definio de um peso para o artigo. Definio de um volume para o artigo.

Taxa de IVA

Desconto

Cd. Barras Artigo com Dimenses Deduz IVA Sujeito a Reteno Movimenta Stocks Sujeito a devoluo Preos de Venda na Moeda Base

Familia

Sub-Familia

Peso Volume

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Anexo Tabelas Mestre

Neste separador poder definir as quantidades de gesto do stock e aceder a informao sobre os ltimos documentos que movimentaram stocks. Mnimo, Mximo, Reposio Actual Neste separador poder definir as quantidades de gesto do stock e aceder a informao sobre os ltimos documentos que movimentaram stocks. Valores de controle do stock. Mapas especficos de controle alertaro o utilizador para a existncia de stock abaixo do stock Mnimo ou acima do stock Mximo. Alerta semelhante providenciado em mapa especfico quando o stock actual inferior ao stock de reposio. Valor gerido pelo programa e relativo ao PCM (Preo de Custo Mdio). O programa valoriza os stocks com base no PCM de cada artigo. Exceputando os documentos de stock, em que se pode configurar a valorizao das saidas, em todos os restantes documentos de saida (ex: facturas, guias de remessa), os movimentos de sada so valorizados a PCM. Os movimentos de entrada actualizam o PCM do artigo, excepo das Notas de Crdito em que os artigos so valorizados pelo PCM que consta na ficha de artigo. O Preo de Custo Padro pode ser utilizado por ex. para sugesto do preo do artigo composto como somatrio dos preos padro dos componentes. O Preo de Custo Padro pode ser utilizado por ex. Para sugesto do preo do artigo composto como somatrio dos preos padro dos componentes.

Custo Mdio

Custo padro

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Anexo Tabelas Mestre

Permite a definio dos vrios preos nas vrias moedas

Moeda Descrio PVP1 PVP2 PVP3 PVP4 PVP5 PVP6

Permite identificar a moeda na qual se pretende introduzir o preo. Descrio da moeda. Preo de Venda 1 Preo de Venda 2 Preo de Venda 3 Preo de Venda 4 Preo de Venda 5 Preo de Venda 6

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Anexo Tabelas Mestre

Este separador s est activo caso esteja seleccionada a opo de Trata Dimenses em Outras Campos. Neste caso devem ser especificados os Tipos de Dimenso e as respectivas Dimenses.

Tipo de Dimenso Dimenso

Seleco de um dos Tipos de Dimenso especificados. Escolha da dimenso. Mesmo escolhendo uma Dimenso de um dado Tipo, ser-lhe-o apresentados todos os itens das Dimenses desse Tipo por forma a seleccionar os item pretendidos. Pode-se usar a configurao das Dimenses, pr-definida na famlia, para fazer a seleco dos itens. Seleco de uma Etiqueta Sugesto base, para o conjunto de Dimenses. Serve para ir buscar as defenies de dimenses que constam da famlia deste artigo. Se a famlia tiver dimenses e rubricas definidas, copia estas para este artigo. Se no tiver dimenses definidas, limpa as defenies de dimenses deste artigo.

Etiqueta Sugesto Predefenio

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Anexo Tabelas Mestre

Permite a introduo de outras descries para o artigo.

Permite a definio de vrios cdigos de Barras para o artigo.

Famlias
O conceito de Famlia de Artigos essencial para a eficcia das anlises de gesto que se pretendem retirar do Comercial Empresarial. O programa permite ao utilizador agrupar, um ou mais artigos numa famlia.

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Anexo Tabelas Mestre

Cada artigo apenas pode pertencer a uma famlia. A definio das famlias e agrupamento dos artigos em famlias pode ser efectuado em qualquer momento. Em determinado momento o artigo Impressora pode pertencer famlia Computadores e posteriormente passar a pertencer famlia Impressoras. Uma famlia pode estar por sua vez subdividida em sub-famlias o que permite aumentar o detalhe das anlises de gesto que o programa permite. Na imagem seguinte podemos visualizar a janela de definio de famlias.

CAMPOS DA FAMLIA

Famlia Sub-Famlia

Cdigo contendo at 10 caracteres alfanumricos. Cdigo contendo at 10 caracteres alfanumricos. Uma familia pode ter tantas sub-famlias quantas sejam necessrias para detalhar em termos de anlise as necessidades da empresa. Separador onde podem ser especificadas as dimenses para uma famlia. De igual modo ao artigo, podem ser atribuidas a uma familia as dimenses desejadas. Este processo tem a vantagem de, todos os artigos que perteno a esta familia herdem essas dimenses. Veja-se na ficha do artigo, separador Dimenses, como atribuir ao Artigo as dimenses predefinidas da Famlia.

Dimenses

Clientes
Na tabela de Clientes devem ser registados todos os clientes com quem existe uma relao comercial assente em qualquer documento de venda. Podem ser emitidos documentos para clientes indiferenciados, em que no existe interesse em criar um registo especfico de cliente. Para que tal seja possvel, o utilizador deve criar um cliente tipo, que poder ter por exemplo o cdigo VD e que ser utilizado na emisso do respectivo documento, deve ainda parametrizar o documento de forma a permitir a emisso para clientes indiferenciados. A Morada e o N de Contribuinte a inserir nesse documento sero

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Anexo Tabelas Mestre

introduzidos pelo utilizador no momento da emisso do documento. Nos Parmetros do Exerccio relativos a Vendas deve estar identificado VD como cliente indiferenciado.

CAMPOS DO CLIENTE

Cliente Morada facturao

Cdigo do Cliente podendo conter at 10 caracteres. Neste separador introduzem-se os dados relativos morada do cliente. Esta a morada para onde so enviados os documentos emitidos ao cliente. Indique os diversos contactos (do cliente) com que normalmente estabelece relaes. Sempre que existente, preencha o endereo de correiro electrnico. O programa, no menu utilitrios, dispe de mecansmos optimizados para enviar mensagens para grupos de contactos. Por exemplo pode enviar uma mensagem para os directores comerciais dos clientes do tipo Revendedor. Neste separador deve preencher a identificao fiscal do cliente. Indica se se trata de um cliente do Mercado Nacional (interno), Mercado Intracomunitrio ou de Mercado Exterior Comunidade Econmica Europeia. Pas de origem - Apenas necessrio no caso de cliente do Mercado Intracomunitrio. O pas pode ser modificado no separador Dados Comerciais. Nmero de identificao fiscal do cliente. Neste separador configuram-se os parmetros da relao comercial com o cliente. Preo que o programa, em acto de facturao, ir sugerir para os artigos facturados ao cliente. O utilizador ter sempre a alternativa de escolher outro preo no momento da facturao. A Gesto Comercial LE assume que o tipo de preo aqui indicado funciona

Contactos

Dados Fiscais Tipo de Mercado

Pas

N Contribuinte Dados Comerciais Tipo de Preo

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Anexo Tabelas Mestre

como regra de clculo de preos a facturar ao cliente. As excepes a esta regra, a existirem, definem-se na tabela Grelha de Descontos/Preos. Desconto Tambm conhecido por desconto de Cabealho da factura. De salientar que este desconto o 1 dos descontos que sucessivamente podem ser aplicados a um documento de venda; (Desconto Cliente + Desconto Artigo + Descontos Mercadoria + Desconto Financeiro). A Gesto Comercial LE assume que o desconto aqui indicado funciona como regra de desconto a usar na emisso de documentos para o cliente. As excepes a esta regra, a existirem, definem-se na tabela Grelha de Descontos/Preos. Condio de pagamento negociada com o cliente. Por favor consulte a tabela de Condies de Pagamento onde so definidas as regras de desconto financeiro associadas condio de pagamento. Modo de pagamento regularmente praticado pelo cliente. O modo de pagamento, fica automaticamente associado ao pendentes de conta corrente. De qualquer forma, sempre possvel alterar o Modo de Pagamento, no momento da liquidao de um pendente. Moeda a ser utilizada nos documentos a emitir para o cliente em causa. Pas de origem - Apenas necessrio no caso de cliente do Mercado Intracomunitrio. Outras condies de cariz comercial. Zona a que pertence o cliente. Atravs deste cdigo possvel efectuar estatsticas sobre os resultados atingidos em cada uma das zonas definidas. Vendedor associado ao cliente. Trata-se do vendedor principal associado ao cliente. Se desejado, cada linha de venda, por ter a s associada um vendedor diferente. Modo de Expedio preferencial para o cliente. O modo de expedio poder ser automaticamente impresso nos documentos de venda, evitando-se assim esquecimentos sobre as preferncias dos clientes. N de Vias a imprimir na emisso de documentos para o cliente. Se igual a zero, o N de vias a imprimir ser o definido na tabela de documentos. Caso contrrio, o N de vias adoptado ser o definido nesta tabela. Neste separador definem-se as condies de crdito negociadas com o cliente. Contm ainda informao sobre dados bancrios do cliente. Banco, Balco e Conta que o cliente normalmente usa nos seus pagamentos. Sempre que preenchidos, estes campos, so automaticamente sugeridos nos documentos de recebimentos. Deve indicar-se quais as rubricas bancrias a sugerir sempre que so emitidos documentos de recebimentos ou pagamentos do cliente. Semforo indicador de permisso de crdito ao cliente. Click sobre o semforo e este alternar do verde (gesto por limite) para o vermelho (crdito suspenso) e vice-versa.

Cond. Pag.

Modo Pag.

Moeda Pas Outros Dados Zona

Vendedor

Expedio

N vias doc.

Crdito

Dados bancrios

Rubricas para ligao a bancos Tipo/Semforo

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Anexo Tabelas Mestre

Para atribuir crdito a um cliente dever preencher no campo limite o plafond de crdito desejado. Valores em C/C Valor total em dbito na conta corrente do cliente. Corresponde soma dos documentos pendentes nas contas do tipo conta corrente do cliente. Valor total dos documentos emitidos ao cliente e ainda no facturados. Valor total em dbito pelo cliente. Corresponde soma dos documentos pendentes em conta corrente. Indica que est a usar o limite especficado. Plafond de crdito atribudo ao cliente. Indica que est a usar os dias aps vencimento e o valor. Nmero de dias aps o vencimento a considerar para comparar com o valor especficado. Neste separador configura-se a informao referente s retenes que a entidade efectua. Define-se aqui se o cliente efectua reteno. Serve para consultar o tipo de reteno configurado nos parmetros do exerccio. Define-se aqui se terceiro efectua outras reteno. Pode-se criar vrias retenes. Para isso necessrio colocar um Outro Credor, indciar o pendente a gerar na liquidao, o valor e o tipo de valor, nmerico ou percentual.

Vendas no conv. Total em dbito Limite em valor Limite Limite em Idade do Saldo Dias aps vencimento Retenes Reteno Estado Tipo Rendimento Outras retenes

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Anexo Tabelas de Documentos

Anexo Tabelas de Documentos


Documentos de Venda
A tabela de documentos de venda permite configurar os documentos destinados a clientes e que so emitidos no editor vendas (onde se emitem tambm encomendas e oramentos). De extrema importncia no Comercial Empresarial, a correcta configurao dos vrios documentos, possibilita que os procedimentos e fluxo documental requeridos pela organizao sejam transcritos para a execuo do programa. Na figura seguinte podemos visualizar a janela de Documentos de Venda:

CAMPOS DO DOC. DE VENDA

Documento

Cdigo identificador do documento podendo conter at 3 caracteres. Este cdigo identifica o documento em todas as consultas e mapas de explorao. tambm o cdigo com que o documento lanado na Contabilidade, nas Contas Correntes, nos Stocks e em Bancos. Indica se o documento que se est a configurar um documento de vendas (financeiro, pedido de cotao, cotao, stock / transformao, etc.). Este campo indica se o documento origina um valor a receber ou um valor a pagar. Tipicamente facturas, guias de remessa, notas de dbito e vendas a dinheiro so documentos a receber. Notas de crdito so documentos a pagar. Quando activos estes campos levam a que os campos equivalentes da ficha do artigo sejam actualizados. Neste separador configuram-se as condies de movimentao do documento na tesouraria.

Tipo de documento

Natureza do documento

Data ltima entrada, Data ltima sada Tesouraria

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Anexo Tabelas de Documentos

Modo de pagamento, Grelha de Configuraes

Sempre que no separador Gerais a ligao a bancos estiver activa, indica ao programa para se servir da configurao do Modo de Pagamento ou da Grelha de Configurao para efectuar a movimentao em bancos. Frmula contendo tipos de movimento bancrios. Consulte o captulo Configurao & Parmetros para obter mais informao sobre a ligao a Bancos. Valor (Ex.: VRE-valor recebido, TPA-total a pagar, etc.) a movimentar em bancos. Consulte o captulo Configurao & Parmetros para obter mais informao sobre a ligao a Bancos. De acordo com o movimento seleccionado sero inicializadas as sries existentes para esse documento. Estaro visveis todas as sries, activas e inactivas, caso nas preferncias da aplicao tenha definido que pretende "Visualizar sries inactivas". Neste tabulador tambm podem ser acrescentadas sries e visualizada a sequncia dos numeradores para cada srie.

Movimento

Valor

Sries

Impresso Internet

Neste sub-separador indica-se qual o modelo de relatrio (report) a usar nas impresses. Neste separador, o utilizador pode configurar o envio automtico de e-mail, no momento da criao/alterao do documento em causa.

Documentos de Stocks
A tabela de Documentos de Stocks permite a configurao dos documentos que servem de base movimentao directa no mdulo de stocks. De notar que tambm os documentos de vendas podem movimentar stocks. Neste ltimo caso, esses documentos so lanados em stocks com o mesmo cdigo com que so gravados nas vendas ou nas compras. Na imagem seguinte podemos visualizar o ecr de Documentos de Stocks:

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Anexo Tabelas de Documentos

CAMPOS DO DOC. DE STOCKS

Documento

Cdigo identificador do documento podendo conter at 3 caracteres. Este cdigo usado nas consultas e nos mapas de explorao. Se o documento ligar Contabilidade tambm com este cdigo que lanado. Este campo indica qual o tipo de documento a gerar: Entrada, Sada ou Inicial. De notar que o editor de stocks se ajusta ao tipo de documento que est a ser processado. De acordo com o movimento seleccionado sero inicializadas as sries existentes para esse documento. Estaro visveis todas as sries, activas e inactivas, caso nas preferncias da aplicao tenha definido que pretende "Visualizar sries inactivas". Neste tabulador tambm podem ser acrescentadas sries e visualizada a sequncia dos numeradores para cada srie.

Tipo

Sries

Impresso Internet

Neste sub-separador indica-se qual o modelo de relatrio (report) a usar nas impresses. Neste separador, o utilizador pode configurar o envio automtico de e-mail, no momento da criao/alterao do documento em causa.

Documentos de Contas Correntes


A tabela de Contas Correntes permite efectuar a configurao dos documentos de Contas Correntes. A figura seguinte mostra a janela de documentos de contas correntes:

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Anexo Tabelas de Documentos

CAMPOS DO DOC. DE CONTAS CORRENTES

Documento

Cdigo identificador do documento podendo conter at 3 caracteres. Este cdigo usado nas consultas e nos mapas de explorao. Indica o tipo de operao. Indica se o valor a pagar/receber resultante do documento deve ser movimentado na tesouraria. Indica se se trata de um pagamento ou de um recebimento. De acordo com o movimento seleccionado sero inicializadas as sries existentes para esse documento. Estaro visveis todas as sries, activas e inactivas, caso nas preferncias da aplicao tenha definido que pretende "Visualizar sries inactivas". Neste tabulador tambm podem ser acrescentadas sries e visualizada a sequncia dos numeradores para cada srie. A opo numerao automtica faz com que a numerao de uma determinada srie, seja ou no sugerida automaticamente de forma sequncial. Se por exemplo parametrizar um documento com serie sem numeracao automatica, a aplicao sugere o ltimo numero utilizado mas permite alterar esse numero. Se estiver estiver parametrizado com numerao automatica, apesar de deixar alterar no editor, ao gravar ser sempre utilizado o prximo numero livre.

Tipo doc. Ligao tesouraria Natureza Sries

Impresso

Neste sub-separador indica-se quantas vias do documento se pretende imprimir. tambm neste separador que se indica qual o modelo de relatrio (report) que se pretende usar nas impresses. Neste separador, o utilizador pode configurar o envio automtico de e-mail, no momento da criao/alterao do documento em causa.

Internet

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Anexo Tabelas Auxiliares

Anexo Tabelas Auxiliares


Condies de pagamento
Devem ser definidas nesta tabela as diversas formas ou condies de pagamento, tendo em vista o clculo correcto e automtico das datas de vencimento dos pendentes em Contas Correntes. O Comercial Empresarial tem uma caracterstica importante e porventura pouco usual em produtos de gesto standards. O tratamento de pagamentos a prestaes ou seja a possibilidade de um factura de cliente dar lugar a mais do que um pendente de Conta Corrente. O clculo das datas de vencimento pode tambm ser feito de diversas formas, no se ficando o programa pelos habituais X dias para alm da data da factura. Quando se associa a um documento de venda uma condio de pagamento repartida, o Comercial, no acto de gravao desse documento, apresenta uma janela com uma grelha onde esto definidos os vrios pendentes a criar, respectivas datas e valores. A uma condio de pagamento pode ainda estar associado um desconto, normalmente utilizado como desconto financeiro, por exemplo, na condio de pronto pagamento.

CAMPOS DAS CONDIES PAGAMENTO

Cond. Pag. Descrio Pagamento / dias

Cdigo identificador da condio de pagamento. Descrio da condio de pagamento. Para melhor leitura deve incluir o prazo de pagamento (Ex. A 30 dias, a 60 dias, a 90 dias). Neste campo configura-se a forma de clculo da data de vencimento dos pendentes de conta corrente: Aps - A Data de Vencimento igual Data da Venda + N fixo de dias. Fim do Ms - A Data de Vencimento ser a do ltimo dia do ms em que se realiza a venda. Prximo Dia - A Data de Vencimento ser a do prximo dia X.

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Anexo Tabelas Auxiliares

Prximo Ms, Dia A Data de Vencimento ser, no prximo ms, no dia X. Pagamento Repartido Activa os campos que se seguem e que permitem a construo automtica de uma grelha de pendentes de C.Cs: Entrada Inicial Valor em percentagem, relativo a uma entrada inicial a pagar pelo cliente. Com vencimento aps - N dias, para clculo da data de vencimento do pendente relativo a Entrada Inicial. N de Prestaes - N de Prestaes ou N de pendentes a gerar, relativo ao documento de venda. Com periodicidade de - Periodicidade, em nmero de dias, relativa aos vrios pendentes a serem gerados. Descontos associados Venda Indica-se qual a percentagem de desconto financeiro a aplicar na emisso do documento de venda. Sugere descontos na liquidao Quando activo fora o clculo de descontos financeiro a aplicar nas liquidaes. Na grelha definemse os diferentes descontos de acordo com o n de dias passados sobre a data de emisso do documento.

Vendedores
Na tabela de vendedores devem estar definidos todos os vendedores cuja actividade se pretende ver gerida em funo das vendas efectuadas. Cada cliente tem agregado a si um vendedor, que no momento da emisso da factura ser sugerido por defeito, podendo este no entanto ser alterado em cada linha de vendas caso o utilizador o entenda. A figura seguinte mostra o ecr de vendedores.

CAMPOS DO VENDEDOR

Vendedor Informao pessoal

Cdigo de identificao do vendedor podendo conter at 3 caracteres alfanumricos. Preencha com a morada e contactos do vendedor. Indicando o endereo de correio electrnico pode enviar mensagens directamente da Gesto Comercial LE para um grupo de vendedores. Para mais informaes sobre esta facilidade consulte

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Anexo Tabelas Auxiliares

o manual do Administrador. Comisso Valor em percentagem, que ser aplicado aos resultados obtidos para clculo das comisses do vendedor. Em cada linha de vendas o programa grava a comisso do vendedor que lhe est associada. Num documento podem coexistir vendas afectas a vrios vendedores. Indique nos campos adequados a forma como pretende que o clculo das comisses a pagar seja efectuado.

Pagamento das comisses

No menu de Explorao/Vendas/Comisses de Vendedores podem extrair-se mapas das comisses calculadas de acordo com as definies desta tabela.

Bancos
A tabela de Bancos contm as definies sobre os diversos bancos com que a empresa trabalha. Por cada banco dever o utilizador abrir um registo e configurar os plafonds e condies comerciais acordadas no que respeita a Letras, Livranas, Remessas de Exportao e Outras Responsabilidades. A figura seguinte mostra o ecr de bancos.

CAMPOS DO BANCO

Banco Nome Cdigo Plafond

Cdigo de identificao do banco podendo conter at 3 caracteres. Identificao do banco constituda por 35 caracteres. Cdigo interbancrio do banco. Informao a usar na elaborao de tales de depsito. Plafond negociado como o banco no que respeita Letras, Livranas, Remessas de Exportao e Outras Responsabilidades.

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Anexo Tabelas Auxiliares

Juro Reforma Comisses

Juro negociado como o banco no que respeita Letras, Livranas, Remessas de Exportao e Outras Responsabilidades. Juro da reforma de Letras. Comisses negociadas com o banco para o desconto de Letras, Livranas, Remessas de Exportao e Outras Responsabilidades. As comisses podem ser calculadas em valor absoluto ou em percentagem bastando para tal activar o campo.

Os plafonds e condies negociadas sero sempre considerados nos diversos ecrs de anlise bem como nas calculadoras.

Contas Bancrias
Nesta tabela o utilizador caracteriza as contas (bancrias ou de caixa) que pretende gerir. A forte ligao entre as diferentes contas, que se traduz na possibilidade de a cada conta associar uma outra (do mesmo tipo e banco ou no), permite automatizar muitas das operaes entre contas. As transferncias so o exemplo mais comum. O Comercial Empresarial gere vrios tipos de contas bancrias. A cada tipo de conta bancria esto associadas automatismos adequados ao seu correcto manuseamento, So os seguintes os tipos de contas tratados: Contas D/O Contas Caucionadas Contas de Depsito a Prazo/Aplicaes Financeiras Contas de Carto de Crdito Contas de Caixa As contas caixa funcionam como sacos a partir dos quais so tratados os tales de depsito. Contas Caixa para pontos de venda Onde so guardados os movimentos lanados nos Pontos de Venda. Refira-se ainda que o facto de cada conta estar associada a um banco e a uma moeda, permite que as anlises possam ser efectuadas por banco e/ou moeda. Na figura seguinte podemos visualizar o ecr de Contas Bancrias.

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Anexo Tabelas Auxiliares

CAMPOS DA CONTA

Conta

Identifica o cdigo de uma conta bancria podendo conter at 5 caracteres. Este cdigo ser usado sempre que se pretender aceder aos movimentos de uma conta. Identifica o nmero da conta bancria, que pode conter at 11 caracteres. Identifica a agncia. constitudo por dois campos, o primeiro identifica o cdigo da agncia bancria e o segundo, o nome da agncia. O nmero e a descrio da agncia so usados na elaborao dos tales de depsito. Identifica o banco a que a conta est associada. A associao entre uma conta e o respectivo banco permite extraco da informao por banco. Identifica a moeda a que a conta est associada. Neste separador configuram-se as condies particulares associadas s contas d/o. Neste campo deve indicar-se qual a conta associada a esta conta. Se associar uma conta caucionada, ao efectuar-se um movimento de transferncia numa conta d/o, o programa sugere automaticamente como contrapartida a conta aqui indicada. Deve indicar-se a taxa de juro devedora negociada com o banco para utilizao de saldos descobertos. Na calculadora de Juros o

Nmero Agncia

Banco

Moeda Condies particulares Conta ordem Conta associada

Taxa de juro devedora

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Anexo Tabelas Auxiliares

programa calcula juros devedores usando a taxa aqui indicada. Descoberto Mnimo Valor limite do saldo descoberto negociado com o banco. Este valor tratado nos avisos geridos pelo programa. Saldo mnimo de controlo. Neste campo deve indicar-se qual o saldo mnimo desejado na conta. Sempre que o saldo da conta for inferior ao indicado o programa avisa o utilizador. Saldo mximo de controlo. Neste campo deve indicar-se qual o saldo mximo desejado na conta. Sempre que o saldo da conta for superior ao indicado o programa avisa o utilizador. Em cada um dos campos Escalo da grelha de remuneraes da conta deve indicar-se o saldo a partir do qual a utilizao da taxa (campo contguo) se torna efectiva. Exemplo 1: Aplicando a grelha da imagem a um saldo de 2000 cts a conta seria remunerada taxa de 3.7500. Exemplo 2: Se o saldo fosse de 800 cts, a conta seria remunerada taxa de 3.600 Nota: Se desejado tambm se pode calcular juros por clculo diferencial. Para mais detalhes consulte o captulo Outros Utilitrios/Calculadora de Juros. Taxa Em cada um dos campos Taxa da grelha de remuneraes da conta deve indicar-se a taxa de juro a usar para saldos superiores ou igual ao saldo do Escalo (campo contguo). Podem definir-se duas sries de cheques associados conta. Normalmente usa-se a srie 1 para cheques em moeda da conta e a srie 2 para cheques em moeda alternativa de lanamento. Neste campo deve indicar-se a actual srie de cheques em uso. A atribuio de uma letra (mnemnica) aos livros de cheques permite a sua mais fcil identificao. Primeiro nmero da srie de cheques em uso. Este campo usado para atribuio automtica do nmero de cheque sempre que se regista um movimento do tipo Emisso de Cheque (definir em Parmetros do Exerccio). Prximo nmero de cheque a usar na opo Emisso de Cheques ou na emisso manual de cheques (opo Extracto). O programa efectua a actualizao automtica deste campo sempre que se procede emisso de um cheque. Nmero de cheques da srie actual. Descritivo do local de emisso a usar na opo Emisso de Cheques. Ao preencher este campo evita que para cada cheque seja necessrio indicar o local de emisso. Neste separador configuram-se as condies particulares associadas s contas caucionadas. Neste campo deve indicar-se qual a conta associada. Se indicar uma conta d/o, ao efectuar um movimento de transferncia na conta caucionada, o programa sugere como conta de contrapartida a conta aqui indicada. Plafond negociado com o banco para utilizao da conta corrente caucionada.

Mximo

Escalo

Srie de Cheques

Srie

NInicial

NActual

Quantidade Local Emis.

Condies particulares Contas Caucionadas Conta d/o associada

Plafond

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Anexo Tabelas Auxiliares

Taxa de Juro

Taxa de juro associada utilizao da conta corrente caucionada. A calculadora de Juros usa a taxa aqui definida para efectuar o clculo dos juros devedores da conta caucionada. Taxa de juro associada ao saldo no utilizado da conta corrente caucionada. A calculadora de Juros usa a taxa aqui definida para efectuar o clculo dos juros devedores da conta caucionada. Neste separador configuram-se as condies particulares associadas s contas de Aplicaes Financeiras. Neste campo deve indicar-se qual a conta de depsito ordem associada. Neste separador configuram-se as condies particulares associadas s contas cartes de crdito. Conta depsito ordem associada conta de carto de crdito. A conta indicada ser sugerida pelo programa sempre que se proceder ao pagamento do carto de crdito. Limite de crdito negociado com o banco ou entidade emissora do carto. O limite definido ser considerado nos avisos geridos pelo programa. Taxa de juro a aplicar no caso de no liquidao total dos dbitos efectuados no perodo de contagem. O programa no trata de forma automtica liquidaes parciais dos dbitos do carto de crdito. Dia de referncia a considerar na determinao do saldo do carto a liquidar at ao dia Dia de pagamento. Dia fixado para liquidao do saldo do carto de crdito data de Dia de contagem. Neste separador configuram-se as condies particulares associadas s contas caixa. Indica-se qual a conta d/o que est associada conta caixa. Esta associao sugerida nas transferncias e na elaborao de tales de depsito. Os campos Descoberto, mnimo e mximo devem ser preenchidos com os saldos de alerta desejados em cada situao. Os alertas podem ser configurados para serem visualizados sempre que se entra no programa ou consultados na opo Explorao/Alertas.

Comisso de imobilizao Condies Particulares Aplicaes financeiras Conta d/o associada Condies particulares Cartes de Crdito Conta d/o para pagamento Limite de crdito

Taxa de juro

Dia de contagem Dia de pagamento Condies particulares Conta Caixa Conta d/o associada

Saldos de alerta

Moedas
Nesta tabela devem ser definidas as moedas com que a empresa trabalha. Sendo uma tabela comum ao Sistema de Gesto PRIMAVERA as definies efectuadas so vlidas para os restantes produtos.

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Anexo Tabelas Auxiliares

CAMPOS DA MOEDA

Moeda Moeda pertence UEM

Cdigo da moda podendo conter at 3 caracteres. Sempre que a moeda pertena UEM este campo deve estar activo. Neste caso existe uma taxa de converso fixa da moeda para a moeda base do exerccio. Se a moeda no pertence UEM, existem os cmbios: de compra e venda da moeda.

Taxa de Converso Compra Venda IVA Valores Casas dec. preos unit.

Taxa de Converso fixa, aplicvel somente quando a moeda pertence UEM. Cmbio da ltima compra da moeda. Esta opo s visvel se a moeda no pertencer UEM. Cmbio da ltima venda da moeda. Esta opo s visvel se a moeda no pertencer UEM. Arredondamento pretendido para os valores de IVA. Arredondamento pretendido para os restantes valores. Indique o n de casas decimais pretendido para a apresentao dos preos unitrios dos artigos. O arredondamento definido aplicado nas vendas, compras e stocks. Indique a forma como a parte inteira e a parte decimal da moeda so transcritas para extenso. Lista as diversas taxas de cmbio data registadas para a moeda.

Descries para o extenso Histrico de cmbios

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Anexo Tabelas Auxiliares

Tipos de Dimenses
Nesta tabela criam-se todos os Tipos de Dimenso que podem ser associados aos artigos. Assim, as Dimenses podem estar agrupadas por tipos, sendo mais fcil o seu manuseamento. Podem usar-se Tipos de Dimenso diferentes para o mesmo artigo.

CAMPOS DOS TIPOS DE DIMENSO

Tipo Descrio

Campo identificativo do Tipo de Dimenso. Descrio do Tipo de Dimenso.

Dimenses
Nesta tabela criam-se as Dimenses que podem ser usadas pelos artigos. As Dimenses so caractersticas que os artigos podem tomar, por exemplo, um artigo, camisa de senhora, pode existir em diferentes Dimenses. Uma dessas Dimenses pode ser o modelo, outra a cor e outra o tamanho. Assim, podem existir trs artigos camisa de senhora em que duas so do modelo A, cor B, tamanho C e uma no modelo A, cor B e tamanho D.

CAMPOS DAS DIMENSES

Dimenso Tipo

Campo identificativo da Dimenso. Campos do Tipo de Dimenso.

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Anexo Tabelas Auxiliares

Rubricas

Rubricas da Dimenso.

Etiquetas
Nesta tabela definem-se as Etiquetas de identificao de um artigo, que posteriormente podem ser aplicadas aos artigos.

CAMPOS DAS ETIQUETAS

Etiqueta Relatrio N Vias Rubricas

Cdigo que identifica a Etiqueta, seguida da respectiva descrio. Mapa associado, por defeito, Etiqueta. Nmero de etiquetas que se pretende imprimir. Informao adicional a incluir na Etiqueta.

Taxas de IVA
Nesta tabela definem-se as diferentes taxas de IVA com que a empresa trabalha. A cada artigo de vendas ou compras deve associar-se a respectiva taxa de IVA.

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Anexo Tabelas Auxiliares

CAMPOS DO IVA

IVA Taxa

Cdigo numrico que identifica a Taxa de IVA. Percentagem de IVA a aplicar ao valor da mercadoria quando a transaco se efectua com uma entidade cuja sede fiscal a mesma da empresa do exerccio definido.

Seces de Venda
Nesta tabela esto pr-definidas nove seces (nmero limite imposto pelo programa). vedado ao utilizador a anulao ou a criao dos registos desta tabela.

CAMPOS DA SECO

Seco Nome

Cdigo identificador da Seco. No pode ser alterado. Nome da seco. Esta informao pode ser impressa nos documentos.

Outras Tabelas
Pela simplicidade de informao manuseada (cdigo e descrio), as tabelas que a seguir se enumeram, so apenas objecto de uma pequena descrio no que toca aos propsitos e/ou utilizao no Comercial PRIMAVERA. Tipos de Contactos - Na tabela de Tipos de Contactos devem ser definidos os grandes grupos de contactos com que a empresa trabalha. Por exemplo: Gerncia, Comercial, Tcnico, Marketing e Administrativo. Uma definio correcta dos Tipos de Contactos permite tirar partidos da integrao dos produtos PRIMAVERA com a Internet. De facto, se desejado, podem enviar-se mensagens electrnicas apenas para contactos de determinado tipo. Modos de Expedio -Nesta tabela so registados os diversos modos de expedio. A cada entidade pode ser atribudo um modo de expedio pelo qual preferencialmente lhe enviada a mercadoria. Desta forma promove-se que o responsvel pelo departamento de distribuio saiba de imediato qual o modo adequado de fazer chegar a mercadoria a casa do cliente. Zonas - Na tabela de Zonas devem ser definidas todas as zonas que se pretendem ver tratadas de forma independente nos mapas e/ou consultas estatsticas.

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Anexo Tabelas Auxiliares

Pases - Nesta tabela so definidos os cdigos dos pases que fazem parte da comunidade econmica europeia. Sempre que se abre um novo exerccio o programa automaticamente preenche esta tabela com os cdigos dos pases que no momento fazem parte da comunidade econmica europeia. Nesta tabela tambm definido o idioma que ser sugerido ao criar um novo Cliente/Fornecedor para esse pas.

Ateno Sempre que abrir uma ficha de um Cliente, Fornecedor ou Outro Devedor/Credor de um pas da comunidade econmica europeia, atribua-lhe o respectivo cdigo do pas. Essa informao usada para o preenchimento de mapas oficiais.

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Instalao do Software .................................................................................................... 4 Requisitos Mnimos ....................................................................................................... 4 Instalao do Software PRIMAVERA ................................................................................ 4 Desinstalao do Software PRIMAVERA............................................................................ 7 Administrador ................................................................................................................ 8 Introduo .................................................................................................................. 8 Inicializao da Plataforma ............................................................................................ 9 Manuteno de Empresas ............................................................................................ 11 Criao de Novas Empresas ...................................................................................... 11 Cpias de Segurana................................................................................................ 20 Reorganizao da Base de Dados ............................................................................... 23 Compactao da Base de Dados ................................................................................ 24 Propriedades da Base de Dados ................................................................................. 24 Parmetros e Servios ................................................................................................ 27 Segurana ................................................................................................................ 28 Definio de Perfis ................................................................................................... 29 Definio de Utilizadores........................................................................................... 30 Navegador ................................................................................................................... 33 Introduo ................................................................................................................ 33 Atalhos ..................................................................................................................... 34 Categorias de Informao............................................................................................ 36 Listas ....................................................................................................................... 37 Criao de Novas Listas ............................................................................................ 37 Listas de Sistema .................................................................................................... 53 Consulta de Listas ................................................................................................... 54 Propriedades de uma Lista ........................................................................................ 54 Operaes sobre uma Lista ....................................................................................... 55 Pesquisas e Listas por Defeito ...................................................................................... 60 Permisses ................................................................................................................ 62 Permisses Genricas............................................................................................... 62 Funcionalidades Comuns ................................................................................................ 64 Manuteno de Tabelas e dos seus Registos ................................................................... 64 Configurao de Mapas ............................................................................................... 64 Manuseamento de Grelhas........................................................................................... 65 Mail Merge ................................................................................................................ 68

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Preferncias de Sistema .............................................................................................. 71 Sistema ................................................................................................................. 71 Listas .................................................................................................................... 72 Listas por Defeito .................................................................................................... 72 Cores..................................................................................................................... 73 Email ..................................................................................................................... 73 Servios Web .......................................................................................................... 74 Mapas.................................................................................................................... 75 Vendas ........................................................................................................................ 77 Documentos de Venda ................................................................................................ 77 Editor de Vendas ..................................................................................................... 78 Barra de Opes ...................................................................................................... 82 Transformao de Documentos .................................................................................. 82 Estatsticas ............................................................................................................. 86 Stocks ......................................................................................................................... 89 A janela de Stocks ................................................................................................... 89 Tratamento de Dimenses ........................................................................................ 90 Documentos de Stock Inicial ..................................................................................... 90 Explorao sobre Stocks.............................................................................................. 91 Entradas/Sadas ...................................................................................................... 91 Extractos................................................................................................................ 92 Controlo de Stocks .................................................................................................. 93 Inventrios ............................................................................................................. 93 Contas Correntes .......................................................................................................... 95 Novos Documentos..................................................................................................... 95 Novos pendentes com descritivos/linhas pendentes ...................................................... 96 Pendente com retenes ........................................................................................... 97 Liquidaes ............................................................................................................... 97 Para alterar um pendente ....................................................................................... 100 Para estornar uma operao j efectuada.................................................................. 100 Liquidar um pendente que efectue reteno .............................................................. 101 Pendentes ............................................................................................................... 103 Extractos de Conta ................................................................................................... 105 Avisos de Vencimento ............................................................................................... 107 Antiguidade de Saldos .............................................................................................. 109 Pontos de Venda ......................................................................................................... 111 Configurao ........................................................................................................... 111

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Impressoras ......................................................................................................... 111 Visores ................................................................................................................ 112 Postos de Venda .................................................................................................... 112 Documentos ......................................................................................................... 115 Modelos de Impresso............................................................................................ 116 Movimentos do Ponto de Venda .................................................................................. 118 Abertura de Caixa.................................................................................................. 118 Entradas de Caixa ................................................................................................. 119 Sadas de Caixa..................................................................................................... 119 Fecho de Caixa...................................................................................................... 120 Vendas ao Balco .................................................................................................. 120 Explorao .............................................................................................................. 124 Estado dos Postos.................................................................................................. 124 Resumos de Caixa ................................................................................................. 125 Listagem de Vendas ............................................................................................... 126 Duplicao de Fita ................................................................................................. 126 Outros Processamentos ............................................................................................... 127 Converso de Documentos ........................................................................................ 127 Configuraes e Parmetros ......................................................................................... 129 Parmetros da Empresa ............................................................................................ 129 Parmetros Gerais ................................................................................................. 129 Parmetros de Vendas ........................................................................................... 131 Parmetros de Contas Correntes .............................................................................. 134 Parmetros de Stocks ............................................................................................ 136 Servios e Utilitrios .................................................................................................... 139 Servios ................................................................................................................. 139 Diagnsticos ......................................................................................................... 139 Reconstrues ...................................................................................................... 140 Criao de Sries .................................................................................................. 141 Outros Utilitrios ................................................................................................... 145 Exportao SAF-T..................................................................................................... 146 Alterao de Preos .................................................................................................. 150 Preos em Moeda ..................................................................................................... 152 Reclculo de Stocks .................................................................................................. 152 Etiquetas ................................................................................................................ 153 Mapas Fiscais .......................................................................................................... 155 Mapas Peridicos do IVA ......................................................................................... 155

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Reimpresso de Documentos ..................................................................................... 156 Anexo Tabelas Mestre ............................................................................................... 158 Artigos ................................................................................................................... 158 Famlias .................................................................................................................. 163 Clientes .................................................................................................................. 164 Anexo Tabelas de Documentos ................................................................................... 168 Documentos de Venda .............................................................................................. 168 Documentos de Stocks .............................................................................................. 169 Documentos de Contas Correntes ............................................................................... 170 Anexo Tabelas Auxiliares ........................................................................................... 172 Condies de pagamento........................................................................................... 172 Vendedores ............................................................................................................. 173 Bancos ................................................................................................................... 174 Contas Bancrias ..................................................................................................... 175 Moedas ................................................................................................................... 178 Tipos de Dimenses .................................................................................................. 180 Dimenses .............................................................................................................. 180 Etiquetas ................................................................................................................ 181 Taxas de IVA ........................................................................................................... 181 Seces de Venda .................................................................................................... 182 Outras Tabelas ........................................................................................................ 182 ndice ....................................................................................................................... 184

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