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Arquivologia

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Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP) ... ...

Sumrio

Captulo 1 Introduo, 7 1. Conceitos Bsicos, 7 Captulo 2 Princpios, 10 1. Princpios Fundamentais e seus Conceitos, 10 Captulo 3 Das Atividades, 12 1. Atividades das Instituies, 12 Captulo 4 Da Classificao, 17 1. Classificao dos Arquivos, 17 Captulo 5 Classificao dos Arquivos, 21 1. Quanto ao Gnero, 21 2. Quanto Natureza do Assunto, 22 3. Quanto s Categorias dos Documentos, 22 Captulo 6 Dos Objetivos, 24 1. Objetivos Bsicos e Valorao dos Documentos, 24

Captulo 7 Ciclo de Documentos, 26 1. Introduo ao Ciclo de Vida dos Documentos, 26 Captulo 8 Avaliao de Documentos, 30 1. Valorao dos Documentos, 30 2. Tabela de Temporalidade, 31 3. Composio Tcnica, 32 Captulo 9 Da Importncia da Gesto de Documentos, 34 1. Conceitos Bsicos, 34 2. Fase da Gesto, 36 3. Fase de Destinao, 37 Captulo 10 Do Protocolo, 39 1. Introduo, 39 2. Tarefas do Protocolo, 40 Captulo 11 Organizao de Arquivos, 42 1. Introduo, 42 Captulo 12 Mtodos de Arquivamento, 44 1. Mtodo Alfabtico, 44 2. Outros mtodos, 47 Captulo 13 Descrio Arquivstica e Importncia dos Arquivos Histricos, 51 1. Conceitos, 51 2. Descrio arquivstica, 52 Captulo 14 Mtodos de Automao, 56 1. Principais Mtodos de Automao, 56 2. Digitalizao, Workflow e GED, 58 Captulo 15 Da Conservao de Documentos Arquivsticos, 60 1. Introduo, 60 2. Agentes de Degradao, 61 3. Problemas Relacionados Conservao, 62 4. Agentes de Degradao Biolgicos, 64 5. Fatores de Degradao, 65 6. Fatores de Degradao: Higienizao e Remoo de Grampos e Clipes, 66 7. Fatores de Degradao: Fotos, Microfilmagens e Tcnicas de Conservao, 67

Captulo 16 Diplomtica e Tipologia Documental, 69 1. Introduo, 69 2. Introduo, 70 Captulo 17 Legislao, 74 1. Legislao Acerca do Assunto, 74 Dicionrio, 100 Bibliografia, 133 Gabarito, 134

Captulo 1

Introduo

1. Conceitos Bsicos
1.1 Apresentao
Neste captulo, ser realizada a introduo ao estudo da Arquivologia, sendo feita aqui uma abordagem sobre os conceitos bsicos.

1.2 Sntese
Arquivologia cincia e disciplina que objetiva gerenciar todas as informaes que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princpios, normas, tcnicas e procedimentos diversos, que so aplicados nos processos de composio, coleta, anlise, identificao, organizao, processamento, desenvolvimento, utilizao, publicao, fornecimento, circulao, armazenamento e recuperao de informaes.

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Trata da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu, dando assim acesso informao, utilizando, para isso, suas teorias, metodologias e aplicaes prticas. Para entender bem arquivologia, necessrio que se fiquem claros os seguintes conceitos: O que um Arquivo? O termo arquivo pode se referir tanto a um conjunto de documentos quanto instituio que o armazena. O que uma Entidade? Administrao da prpria instituio arquivstica, seus recursos humanos, financeiros materiais e documentais. O que um Documento? Unidade de registro de informaes (ideias e fatos), qualquer que seja o suporte ou formato utilizado. suscetvel de consultas, pesquisas ou estudos, e tambm pode ser utilizado como evidncia ou prova, neste caso, servindo para, respectivamente, evidenciar ou comprovar a ocorrncia ou existncia de fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem, em uma determinada poca ou lugar. O que uma Documentao? o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos, servindo para evidenci-los ou comprov-los. Alternativamente, tambm, pode se referir disciplina que trata das atividades de manipulao das informaes contidas nos documentos, para posteriormente disponibiliz-las aos usurios. O que um Formato? a unio de todas as caractersticas de um documento: suas caractersticas fsicas, as tcnicas de registro que foram utilizadas nele, a estrutura da informao nele registrada e seu contedo informativo. O que um Fundo? Nome dado ao conjunto de documentos que possuem a mesma provenincia. O mesmo que arquivo. O que um Suporte? o material no qual as informaes so registradas. No se deve confundir arquivo com: Biblioteca: Conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta; Museu: uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar peas disposio do pblico, conjunto de valores culturais.

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Exerccios
1. (Cespe Min. Meio Ambiente/2003) Julgue os itens a seguir em certos ou errados. a. Os arquivos, so constitudos apenas por documentos em suporte papel. b. Os arquivos, assim como as bibliotecas, so formados por documentos produzidos e conservados com objetivos culturais. c. Os documentos de arquivos so produzidos em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. d. A principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles se constituem com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. e. A funo principal do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. f. Os arquivos so formados por documentos colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao. (Cespe-UNB/STM/2004) A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica inclui os documentos que: a. possuam um mesmo tipo de suporte fsico; b. devam ser preservados em funo de seu valor; c. sejam acumulados por pessoas fsicas e jurdicas, pblicas ou privadas; d. constituam colees temticas; e. obedeam a um mtodo de arquivamento nico.

2.

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Captulo 2

Princpios

1. Princpios Fundamentais e seus Conceitos


1.1 Apresentao
Neste captulo, ser realizado um estudo a respeito dos princpios referentes Arquivologia.

1.2 Sntese
Provenincia ou respeito aos fundos: Visa fixar a identidade dos documentos relativa a seu produtor. Os documentos devem ser observados e organizados segundo a competncia e as atividades da instituio ou pessoa produtora. Os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa.

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Respeitabilidade: Fixar a identidade dos documentos relativa a seu produtor (no devem ser misturados aos de origem diversa). Organicidade: Qualidade dos arquivos, refletindo a estrutura, funes e atividades da instituio. Unicidade: Qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito de forma, espcie ou tipo, conservam carter nico em funo de seu contexto de origem. Integridade: Um fundo deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo indevido. Cumulatividade: Formao progressiva, natural e orgnica. Ordem original: Leva-se em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a gnese dos arquivos. Territorialidade: Jurisdio a que pertence cada documento de acordo com a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo, onde foi produzido e recebido (nacional, regional e institucional).

Exerccio
3. (2010/Aneel/Cespe) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.

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Captulo 3

Das Atividades

1. Atividades das Instituies


1.1 Apresentao
Neste captulo, ser realizado um estudo a respeito do papel das instituies arquivsticas.

1.2 Sntese
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

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A Constituio Federal de 1988 e, particularmente, a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, delegaram ao Poder Pblico estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; incentivar a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991; propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; fomentar a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do Sinar; recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica. Em razo das funes normativas atribudas ao Conarq, no que se refere tanto aos arquivos pblicos quanto aos privados, a sua representatividade est assegurada no apenas na esfera governamental como entre diversos segmentos da sociedade. constitudo por dezessete membros conselheiros: o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir, representantes dos poderes Executivo Federal, Judicirio Federal, Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, dos arquivos pblicos estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos pblicos municipais, das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia, de associaes de arquivistas e de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. Cada Conselheiro tem um suplente.

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Sua composio espelha, portanto, a convergncia de interesses do Estado e da Sociedade, de modo a compatibilizar as questes inerentes responsabilidade funcional e social do Poder Pblico perante a gesto e preservao do patrimnio arquivstico pblico e privado brasileiro e o direito dos cidados de acesso s informaes. Para melhor funcionamento do Conarq e maior agilidade na operacionalizao do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), foi prevista a criao de Cmaras Tcnicas e Cmaras Setoriais e Comisses Especiais, com a incumbncia de elaborar estudos e normas necessrias implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do Sinar. Ao Arquivo Nacional cabe dar suporte tcnico e administrativo ao Conarq. O art. 26 da Lei n 8.159/91, no s criou o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) como instituiu tambm o Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), cuja competncia, organizao e funcionamento esto regulamentados pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. De acordo com esse dispositivo legal, o Sinar tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, Integram o Sinar, que tem como rgo central o Conarq: o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judicirio Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; e os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. Os arquivos referidos acima, exceto o Arquivo Nacional, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o Sinar por intermdio de seus rgos centrais. As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o Sinar mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Visam gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Compete aos integrantes do Sinar: promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; apresentar sugestes ao Conarq para o aprimoramento do Sinar; prestar informaes sobre suas atividades ao Conarq; apresentar subsdios ao Conarq para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; propor ao Conarq os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social; comunicar ao Conarq, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias refe-

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rentes a arquivos; possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo Conarq; e proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Os integrantes do Sinar seguiro as diretrizes e normas emanadas do Conarq, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Um arquivo se caracteriza pelas informaes nele contidas, por seu volume, por seu meio ou suporte (carto perfurado, disco ou fita magnticos etc.) por suas relaes com outros arquivos em uma base de dados, por sua organizao e pelo modo de acesso aos seus registros. Podem atender aos seguintes aspectos para: a) adquirindo uma boa base de informao: Conjunto de dados agrupados em uma unidade, independente do processamento por meio de programa; b) adquirindo uma boa base jornalstica: Setor de jornal onde se guardam, devidamente fichados e classificados, recortes, fotografias e outros materiais de referncias livros, revistas, colees de impressos em geral, enciclopdias, mapas etc. para servirem como fonte de informaes aos prprios jornalistas. Conservados em pastas ou envelopes, os dossis, permanentemente atualizados, so organizados por ordem alfabtica, cronolgica e por assuntos. A tendncia hoje substituir os arquivos com pastas por computadores com terminais na mesa dos redatores, que podem acessar as informaes de um banco de dados. Nos arquivos de organizao sequencial, a procura de um registro exige o exame de todos aqueles que o precedem. Toda modificao, supresso ou acrscimo de registros exige que o arquivo seja reescrito em outro suporte. A organizao sequencial indexada exige um suporte ou (meio) que permita o acesso direto aos registros (discos magnticos). Ela permite que o arquivo seja acessado sequencialmente para tratamentos globais e seletivamente para tratamentos especficos com relao a alguns registros. Nos arquivos de organizao direta ou endereada, a sequncia lgica dos registros independente de sua sequncia fsica de gravao. Funes do Arquivo: recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservao ou eliminao; garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos rgos da empresa; arquivar os documentos, visando recuperao da informao; conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; executar as funes especficas conforme a organizao e administrao da instituio.

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A origem da arquivstica no conhecida. No entanto, as duas primeiras obras sobre o assunto, de que se tem conhecimento, foram dois manuais de autoria do nobre alemo Jacob von Ramingen. Esses antecessores da cincia arquivstica foram impressos em 1571, sob o ttulo Von Registratur (O Registrador) e, provavelmente, foram escritos durante a primeira metade do sculo XVI, por isso, Ramingen pode ser considerado o pai (antecessor) desta disciplina, e seus manuais podem ser tidos como os responsveis pelo surgimento de uma tradio arquivstica que continuou a existir na Alemanha durante pelo menos mais dois sculos. Em 2010, os manuais de Ramingen foram traduzidos do alemo para o ingls por JBLD Strmberg. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a arquivologia gera a informao que tem por objetivo tornar-se evidncia ou prova de que algum evento ocorreu. Tambm a este campo do conhecimento cabe estudar a informao ligada a processos de trabalho. Ainda hoje, h aqueles que confundem as funes e prticas de bibliotecas, museus e arquivos, visto que essas trs instituies se ocupam da guarda, conservao e processamento de documentos para uso futuro ou corrente. No entanto, a natureza do documento e a finalidade de cada instituio diferem e caracterizam cada uma delas, distintamente. Essas trs entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser chamadas de rgos de documentao. Quanto ao arquivo nacional, trata-se de rgo pblico institudo pela Constituio imperial de 1824, mas s estabelecido em 1938, com o fim de abrigar documentos importantes para a histria do Brasil. Instalado hoje na Casa da Moeda (Rio de Janeiro), depois de ocupar quatro outras sedes, rene desde documentos do sculo XVI a audiovisuais do sculo XXI, desde certides de antigas propriedades a originais da Lei urea (1888), da Constituio do Imprio do Brasil (1824) e das constituies republicanas de 1891, 1934 e 1937. A documentao do arquivo, de acesso livre aos pesquisadores, no procede apenas de rgos pblicos, mas tambm de pessoas e instituies particulares.

Exerccio
4. (Cespe/TCE/AC/2006) Segundo as entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em pblicos, institucionais, comerciais e pessoais. (2005/Cespe) O arquivo pblico um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais de mbito federal, estadual ou municipal em decorrncia de suas funes especficas administrativas, judicirias ou legislativas.

5.
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Captulo 4

Da Classificao

1. Classificao dos Arquivos


1.1 Apresentao
Na presente unidade, ser feito um estudo acerca da classificao dos arquivos.

1.2 Sntese
O arquivo adquire identidade quando a organizao leva em conta: gnero documental: textos, mapas, audiovisuais e eletrnicos; documentos produzidos e conservados com objetivos funcionais; que os documentos no podem ser vistos como objetos de coleo; provm to somente das atividades pblicas ou privadas; que os documentos so produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero de cpias;

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significao orgnica entre os documentos; que se trata de documentao referente a uma atividade, como um conjunto e no como unidades isoladas; que estabelece classificao especfica para cada instituio, ditada pelas suas particularidades; que exige conhecimento da relao entre as unidades, organizao e o funcionamento dos rgos. Pblicos Arquivo das instituies do Poder Executivo, Poder Legislativo e Poder Judicirio nos nveis federal, estadual, distrital e municipal. Tambm podem ser classificados como arquivos pblicos os arquivos privados (institucionais, comerciais, familiais e pessoais) considerados de interesse pblico. Institucionais Arquivo de instituies educacionais, igreja, corporaes no lucrativas, sociedades e associaes. Comerciais firmas, corporaes e companhias, familiares ou pessoais. Os Arquivos Setoriais so Unidades responsveis pelas atividades de Arquivos Corrente (ativos) e Intermedirio (semiativos), localizados nas unidades administrativas e acadmicas da Universidade, recebendo orientao tcnica e normativa do Arquivo Central. Os Arquivos Setoriais sero integrados por funcionrios responsveis pelas atividades de arquivos, indicados pelo titular das Unidades Administrativas e Acadmicas. Cada Unidade Acadmica ou Administrativa da Universidade contar com um Arquivo Setorial. Os Arquivos Setoriais correspondero s Unidades de arquivamento de documentos intermedirios vigentes, j existente nessas unidades e sua estruturao levar em conta o perfil de Arquivos Setoriais, a ser estabelecido pelo Arquivo Central. Os Arquivos Setoriais sero vinculados Direo da Unidade, que designar seu dirigente. Competncias dos Arquivos Setoriais: racionalizar a produo, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados pelos rgos que compem as unidades aos quais esto subordinados; conhecer a estrutura funcional e as relaes hierrquicas dos rgos aos quais esto subordinados; manter o controle dos Arquivos Correntes dos rgos e seus respectivos acervos; atender e controlar consultas e emprstimos de documentos que esto sob sua custdia; participar do processo de avaliao de documentos, procedendo aos descartes necessrios e transferindo a documentao de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinao de documentos, das atividades meio e fim, para o Arquivo Central;

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elaborar o Termo de Eliminao dos documentos descartados; fazer listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central (Termo de Transferncia de Documentos e/ou Termo de Recolhimento de Documentos); orientar e coordenar a execuo de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central; zelar pelas condies de conservao do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custdia; exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais Obs.: Manter contato direto com a Diviso de Arquivos Setoriais do Arquivo Central, sempre que houver necessidade quanto a procedimentos tcnicos de trabalho Arquivo Central rgo coordenador do Sistema de Arquivos (Siarq) e acumulador de documentos permanentes. O Arquivo Central conta com rgos administrativos internos e com dois rgos de desenvolvimento tcnicos, a saber: Arquivo Intermedirio e Arquivo Permanente. Ao primeiro compete orientar os Arquivos Setoriais e as Comisses e manter a custdia de documentos semiativos gerados em grande escala por rgos centrais da administrao e rgos prestadores de servios. Atua junto aos rgos no estabelecimento de critrios para a produo, organizao e destinao de documentos ainda na fase corrente. Com esta finalidade, integra o Sistema Informatizado de Protocolo desenvolvido em conjunto com a Diretoria Geral da Administrao e o Centro de Computao e j implantado na maioria dos rgos pblicos, onde o gerenciamento de processos e expedientes efetuado por meio de sistema informatizado. Competncias dos Arquivos central: criar um sistema de arquivo orientador da gesto dos documentos assessorando as aes administrativas e promovendo a recuperao e disseminao da informao; organizar o acervo documental produzido e acumulado pelas diversas reas administrativas, com vistas a sua reutilizao administrativa; proporcionar estgio supervisionado e aula prtica; promover a integrao entre as vrios setores da instituio; prestar servio na rea de preservao, conservao e restaurao de documentos; capacitar os profissionais do Arquivo Central a prestarem assessoria tcnica, no mbito interno e externo. Quanto natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado. O arquivo especial constitudo por documentos de diversos formatos, como DVDs, CDs, fitas e microfilmes que, em razo das caractersticas do suporte, merecem um tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico.

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O arquivo especializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informao encontra-se registrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos mdicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

Exerccios
6. (CREA/DF 2003/Cespe Tcnico) Consubstanciam-se como especializados os arquivos (Certo ou Errado): ( ) mdicos. ( ) de engenharia. ( ) audiovisuais. ( ) iconogrficos. ( ) de grandes dimenses (2008/Cespe DFTRANS) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial. (2007/Cespe Anvisa) Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. (2005/Cespe PRG-DF) Na elaborao de um plano de arquivo, uma questo que deve ser considerada se refere centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reunio dos documentos sob guarda em apenas um local.

7.

8. 9.

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Captulo 5

Classificao dos Arquivos

1. Quanto ao Gnero
1.1 Apresentao
Ser estudada aqui a classificao dos arquivos, sendo abordada a classificao quanto ao gnero.

1.2 Sntese
Quanto ao gnero: escritos ou textuais documentos construdos por textos manuscritos, datilografados ou impressoras; cartogrficos documentos com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (plantas, cartas e mapas);

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iconogrficos documentos contendo imagens estticas (fotografias, dispositivos, desenhos); filmogrficos documentos contendo imagens em movimento fitas VHS; sonoros documentos contendo registros fonogrficos (discos, fitas K7); microgrficos documentos em suporte flmico por causa da reproduo para imagens (microfilmes, microfichas); informticos ou eletrnicos documentos produzidos tratados ou armazenados em computador (CD, DVD, disquete).

2. Quanto Natureza do Assunto


2.1 Apresentao
Neste captulo, ser realizado um estudo a respeito da classificao dos arquivos quanto natureza do assunto.

2.2 Sntese
Natureza do assunto: Ostensivos documentos que no possuem restrio de acesso, cuja divulgao no prejudica a administrao. Sigilosos documentos que devem ser de conhecimento restrito. Conforme Decreto n 4.553/2002 os documentos sigilosos so classificados quanto ao grau de sigilo em: ultrassecretos assuntos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado, que requerem excepcional grau de segurana; secretos assuntos referentes a planos, programas e medidas governamentais; o acesso pode ser autorizado a pessoas que no esto intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio: confidenciais assuntos relacionados a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes; Reservados assuntos que no devam ser do conhecimento pblico em geral.

3. Quanto s Categorias dos Documentos


3.1 Apresentao
Arquivologia

Ser estudada aqui a classificao dos arquivos, sendo abordada a classificao quanto s categorias dos documentos.

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3.2 Sntese
As categorias dos documentos: normativos so os documentos de cumprimento obrigatrio, emanam de autoridade superior e devem ser acatados por subordinados. Ex.: leis, regulamentos, estatutos, ordens de servio; enunciativos so os documentos opinativos. Ex.: pareceres, relatrios e votos; de assentamento so documentos que registram fatos ou ocorrncias. Ex.: atas, termos, autos de infrao; comprobatrios so os documentos que derivam dos de assentamento, comprovantes. Ex.: certides, atestados; de ajuste so documentos pactuais. Ex.: contratos, acordos, convnios; de correspondncia so os documentos que, em geral, derivam de atos normativos, determinando-lhes a execuo. Ex.: avisos, cartas, memorandos.

Exerccios
10. (2008/Cespe DFTRANS) Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos, respectivamente. 11. (2008/Cespe MPE/RR) As fotografias em um arquivo so classificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos. 12. (2008/Cespe Secad-TO) Papel, microfilme e papel fotogrfico so gneros documentais. 13. (simulado 2011) Atas, memorandos e fotografias so documentos do gnero iconogrfico.

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Captulo 6

Dos Objetivos

1. Objetivos Bsicos e Valorao dos Documentos


1.1 Apresentao
Sero estudados aqui os objetivos bsicos e a valorao dos documentos.

1.2 Sntese
A teoria das trs idades a teoria segundo a qual os arquivos so considerados correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de utilizao por seus geradores. Da as expresses valores primrios ou secundrios em virtude da utilizao dos documentos nas atividades administrativas. Valor Primrio refere-se ao valor que os documentos apresentam para a consecuo dos fins explcitos a que se propem, enquanto as aes esto em curso.

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Para melhor compreenso, podemos considerar, ainda como valor primrio, todo aquele documento ou arquivo de documentos que tem valor para o seu rgo gerador. um valor jurdico-legal e, tambm, um valor de consulta. Mas o aspecto principal que define o valor primrio de um documento ou de um arquivo de documentos possuir valor apenas para o seu rgo gerador. um valor jurdico-legal e tambm, um valor de consulta. A noo de valor primrio vem desse uso relativo que um documento possui em seus primeiros anos de vida.

Exerccios
14. (Cespe-MI/2006) De acordo com a ABNT, no grupo de documentos de guarda permanente devero estar inseridos os documentos de valor probatrio, relativos a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas, como da coletividade, e os de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenmenos, cuja memria, do ponto de vista histrico, seja considerado relevante. A propsito desse tema, julgue os itens subsequentes, a respeito da guarda permanente em relao s instituies pblicas e privadas. a. Atos de criao, atos constitutivos e documentos relativos a direitos patrimoniais no pertencem ao grupo de documentos permanentes por prevalecer o interesse administrativo para determinar o valor das informaes. b. A guarda permanente deve abranger documentos concernentes administrao de pessoal, como, por exemplo, acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classificao de cargos etc. c. Os documentos relativos s instituies pblicas que, mesmo originais, detenham interesse administrativo apenas por determinado perodo, tm a sua guarda permanente. 15. (Cespe-UNB/TER-AL/2004) Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subsequentes: a. De acordo com a teoria arquivstica, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primrio e secundrio. b. O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. c. Os documentos que refletem a origem e os objetivos das instituio possuem valor secundrio e, na terceira fase do ciclo vital, so de guarda permanente.

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Captulo 7

Ciclo de Documentos

1. Introduo ao Ciclo de Vida dos Documentos


1.1 Apresentao
Ser feita aqui uma introduo acerca do ciclo de vida dos documentos.

1.2 Sntese
Arquivo de primeira idade ou corrente: Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que conservam junto aos rgos produtores, em razo de sua vigncia e da frequncia com que so por eles consultados, quando criam ou so criados, ao mesmo tempo, os documentos iniciam a primeira fase, tempo, idade ou estgio, conhecida tambm como fase corrente ou arquivos correntes.

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preciso compreender que os documentos tm uma tramitao imediata estimada em mais ou menos 1 ano. E isto porque ns administramos nossas vidas pessoais e profissionais de acordo com os 365 dias que formam um ano de nosso calendrio ocidental. H outros aspectos envolvidos nesta noo de tramitao imediata. Fisicamente, um funcionrio e seu departamento no vo manipular com a mesma frequncia os documentos em um ano, na fase corrente, do mesmo modo que so manipulados nas fases intermediria e permanente. Sendo assim, os documentos permanecem fisicamente prximos aos seus funcionrios administradores pelo prazo estimado de um ano, passando em seguida para um arquivo central, dentro da mesma instituio, rgo ou entidade geradora desse documento, sem que essa mudana seja considerada uma mudana de fase. Arquivo de segunda idade ou intermedirio: constitudo de documentos originrios de arquivos correntes que precisam ser guardados por um tempo maior, por motivos administrativos, legais ou financeiros, e que no mais serviriam para o suporte das atividades institucionais. No h necessidade de serem conservados prximos s unidades produtoras, quando esses documentos passam seu prazo de validade jurdico-legal e administrativo, mas ainda podem ser de grande valia para o seu produtor; eles permanecero em um arquivo depsito centralizador, junto com vrios outros documentos, sem que venham a ser misturados ou confundidos uns com os outros, respeitando o Princpio da Provenincia. Na fase, idade, tempo ou estgio intermedirio, um arquivo de documentos permanece pelo prazo de 20 anos; outros, no entanto, consideram que o prazo deva ser por at 20 anos, visando agilizar o fluxo documental, mas isso atrapalharia a noo de abertura da terceira fase, idade, tempo ou estgio. na fase intermediria que os documentos so submetidos s tabelas de temporalidade, para que sejam determinados o prazo de vigncia e o valor histrico de cada documento deste arquivo, segundo a tipologia e funo. O valor dos documentos aqui ainda o valor primrio, porque possui valor apenas para o rgo que o produziu. Contudo, somente mediante autorizao do rgo produtor, o documento poder ser consultado. Arquivo de terceira idade ou permanente: Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo de seu valor probatrio, jurdico e/ou informativo. So documentos que perderam seu valor de natureza administrativa, permitindo sua utilizao para fins cientficos sociais e culturais, abrindo-se a terceira fase, idade, tempo ou estgio a partir dos 25 ou dos 30 anos, porque facultado ao rgo produtor do documento escolher se vai contar a abertura do prazo para os arquivos permanentes a partir do momento da criao do documento ou do fim de sua tramitao imediata. Obs.: Segundo a Lei n 8.159/1991, art. 8, 3, arquivo permanente o conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo, que deve ser definitivamente preservado.

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Segundo Helosa Liberalli Belloto, a custdia dos documentos no se restringe a velar pelo patrimnio documental, porque se inicia um uso cientfico, social e cultural dos documentos. Segundo a pensadora e pesquisadora de Arquivologia, os documentos deveriam permanecer com as universidades e centros culturais, pois a proximidade com os estudiosos, pesquisadores e curiosos seria ainda maior. Obviamente, a informao que foi devidamente tratada deve estar acessvel a todos. No entanto, compreendemos a necessidade da existncia e da permanncia de alguns documentos em centros de documentao, acervos particulares e arquivos nacionais, estaduais e municipais para a garantia de maior segurana na preservao dos mesmos.

Exerccios
16. (Cespe-UNB/M/EC/2003) O ciclo vital dos documentos compreende trs idades: corrente, intermediria e permanente. Acerca dos arquivos correntes, julgue os itens seguintes em certos ou errados. a. So constitudos basicamente por documentos de valor histrico. b. So mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou os produziram bem como em dependncias prximas e de fcil acesso. c. Aps cinco anos, os documentos dessa fase devem ser completamente eliminados. d. Normalmente, pouco frequente a consulta aos documentos dos arquivos correntes. 17. (Cespe-UNB/FuncapPA/2004) Julgue os itens seguintes em certos ou errados, de acordo com a valorao e avaliao dos documentos. a. Arquivo de primeira idade ou corrente constitudo de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, sejam objeto de consultas frequentes. b. So armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histrico. c. Os arquivos so formados apenas por correspondncias e processos. d. Os arquivos correntes so mantidos nos escritrios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou em dependncias prximas, de forma a facilitar o seu acesso. 18. (Cespe-UNB/PRG-DF/2005) Julgue os itens em certos ou errados. a. Os documentos da PRG-DF que integram a fase intermediria sero recolhidos para a guarda permanente sem que haja descartes. b. Os estgios de vida dos documentos arquivsticos cumprem um ciclo de 2 fases.

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c. O valor primrio atribudo aos documentos ultimados. d. Todos os documentos da terceira idade possuem valor secundrio. e. Considerando que a PRG-DF, enquanto rgo acumulador, preserva uma quantidade significativa de documentos e por questes de liberao do espao fsico indicada a incinerao dos documentos obsoletos.

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Captulo 8

Avaliao de Documentos

1. Valorao dos Documentos


1.2 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da avaliao de documentos, sendo abordada aqui a valorao dos documentos.

1.3 Sntese
Avaliar o documento o processo em que so estabelecidos prazos de guarda, nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio. Anlise verificar o valor informativo e avaliao determinar o prazo de guarda do documento.

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Na prtica, o ato de se criar uma tabela de temporalidade, sendo realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. importante determinar o prazo de guarda de um documento. Existem vantagens da avaliao para a instituio. A primeira a que possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio. A segunda a que diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que no h necessidade de conservao de documentos inteis. Ainda, facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume dos documentos guardados ser menor, facilitando a busca. Valor administrativo o valor pelo qual foi criado (todo documento nasce com objetivo administrativo). um valor temporrio, ou seja, todo documento em um determinado momento perde esse valor administrativo. Valor histrico: O documento, ao perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Ressalte-se que enquanto o documento tiver valor administrativo ser arquivado em instituio que tenha preocupao em aplicar a teoria das trs idades.

Exerccios
19. Os documentos classificados na fase corrente devero ser transferidos na totalidade aos arquivos centrais. 20. Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primrio.

2. Tabela de Temporalidade
2.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da avaliao de documentos, sendo abordada aqui a tabela de temporalidade.

2.2 Sntese
A avaliao um processo que visa determinao de prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos. Esses prazos devem ser estabelecidos numa Tabela de Temporalidade.
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A aplicao da tabela ocorre em duas fases distintas: na transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e no recolhimento destes ao permanente. A avaliao teria um objetivo aparentemente muito simples: identificar o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de reteno nas fases corrente e intermediria, definindo, assim, as possibilidades de eliminao, microfilmagem e recolhimento aos arquivos permanentes. Contudo, uma atividade extremamente complexa, visto que necessrio o amplo conhecimento das atividades, funes, objetivos e misso da instituio, frequncia de uso, fluxo de informao das sries documentais. O processo avaliar nunca feito documento por documento, mas sim s sries documentais por estas refletirem operaes, atividades, funes e competncias. Dois conceitos norteiam o processo de avaliao: o de valor primrio e o de valor secundrio dos documentos. O valor primrio refere-se aos aspectos gerenciais do documento e demanda de uso que este recebe por conta da administrao que o produziu. Detectar o valor primrio dos documentos , como tal, identificar seu potencial de uso. No mbito de um processo decisrio, considerando suas dimenses gerenciais, legais e financeiras. O valor secundrio diz respeito s possibilidades de utilizao do documento por usurios que o procuram por razes distintas e posteriores quelas do seu produtor, razes estas ligadas pesquisa histrica. Pode-se considerar dois tipos de valores para o valor secundrio dos documentos: valor de prova e valor informativo. O primeiro refere-se histria e ao do rgo e o valor informativo aos aspectos econmicos, polticos, de pesquisa, sociais e estatsticos.

3. Composio Tcnica
3.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da avaliao de documentos, sendo abordada aqui a composio tcnica.

3.2 Sntese
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A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas s diversas reas profissionais.

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Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por: arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; profissionais da rea jurdica; profissional da rea financeira; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc.). Para a avaliao, devem ser reportados os seguintes aspectos: apoio da administrao superior a que esteja subordinado o arquivo; conhecimento da estrutura e do funcionamento do rgo, considerando, inclusive, sua evoluo histrica; levantamento da bibliografia necessria; conhecimento das atividades tpicas de gesto de documentos e arquivos permanentes; reunio de informaes sobre o sistema de classificao adotado, os tipos de documentos e assuntos neles contidos; reunio de dados relativos quantificao, frequncia de uso e taxas de crescimento dos documentos; anlise das condies de armazenamento, estado de conservao e custo de manuteno dos depsitos de arquivo; levantamento dos atos referentes a processos de eliminao efetuados anteriormente; anlise do perfil dos usurios do arquivo. A atividade de eliminao de documentos requer antecipadamente a avaliao documental e controles especficos, tais como: listagem de eliminao e termo de eliminao. De modo geral, podem ser eliminados: documentos cujos textos esteja reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade; cpias cujos originais sejam conservados; documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em outros; documentos de pura formalidade, como convites, cartas de agradecimento e outros; documentos que se tornem obsoletos e no mais representam interesse para a administrao.

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Captulo 9

Da Importncia da Gesto de Documentos

1. Conceitos Bsicos
1.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da importncia da gesto de documentos, sendo abordados aqui conceitos bsicos.

1.2 Sntese
Gesto de documentos O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo (do documento), tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. operacionalizada mediante o planejamento, a organizao, o controle, a coordenao, os recursos humanos, o espao fsico e os equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

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H trs fases bsicas da gesto de documentos. A primeira fase trata da produo. Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase, deve otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Esta fase composta pelos seguintes elementos: elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia; controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo; utilizao de processadores de palavras e textos. A segunda fase traz a utilizao. Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrios ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como uma guarda apes cessar seu trmite. Esta fase envolve controles relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivos e de recuperao da informao. A terceira fase a de destinao. Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente. Na gesto documental, um dos objetivos a eliminao de documentos; neste sentido, a sistemtica de gesto de documentos s se aplica nos arquivos correntes e intermedirios. Gesto de documentos correntes: O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por consequncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica ou privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc. So vias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e dos cuidados dispensados a cada uma delas depende o bom atendimento ao usurio: inspeo; anlise; ordenao; arquivamento; emprstimo ou consulta.

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Gesto de documentos intermedirios: Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela Administrao e que devem ser guardados temporariamente, esperando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. O arquivo intermedirio tem a dupla vantagem de centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as administraes. Ele evita a eliminao descontrolada e permite uma verdadeira poltica de conservao dos arquivos. Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco frequente, os arquivos intermedirios: - atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; - coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; - procedem aplicao de tabelas de temporalidade por meio de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento; - coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade.

Exerccios
21. (2010/DPU/Cespe) O arquivamento intermedirio dos documentos propicia economia de espao fsico e dos recursos humanos e materiais. 22. (2010/DPU/Cespe) O arquivamento intermedirio dos documentos propicia economia de espao fsico e dos recursos humanos e materiais. 23. (2010/Aneel/Cespe) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos.

2. Fase da Gesto
2.1 Apresentao
Arquivologia

Ser realizado um estudo a respeito da importncia da gesto de documentos, sendo abordada aqui a fase da gesto.

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2.2 Sntese
O protocolo gerencia o passo a passo do documento dentro da instituio. A utilizao exige certos cuidados, como qual o tipo do documento que est sendo utilizado. A segunda fase traz a utilizao. Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrios ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como uma guarda apes cessar seu trmite. O protocolo s recebe o documento, o qual ser, na sequncia, distribudo. Nota-se que esta fase envolve controles relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivos e de recuperao da informao. A gesto de documentos contribui em diversos aspectos, tais como: 1. assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; 2. garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; 3. assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo-fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; 4. assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gestao da informao; 5. impedir que existam eliminaes e inseres indevidas no acervo; 6. otimizar recursos humanos e materiais; 7. contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico. Observe-se que na gesto documental um dos objetivos a eliminao de documentos. Neste sentido, a sistemtica de gesto de documentos s se aplica nos arquivos e intermedirios. Assim, arquivo permanente no possui gesto de documentos.

3. Fase de Destinao
3.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da importncia da gesto de documentos, sendo abordada aqui a fase de destinao.
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3.2 Sntese
A fase de destinao envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente. Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que este tenha perdido seu valor administrativo. Sua destinao final poder ser sua eliminao ou guarda permanente. Eliminao ocorre quando o documento no possuir valor histrico. Vale lembrar que, na eliminao, os processos mais indicados so a fragmentao e a reciclagem. Assim, o processo de incinerao deve ser evitado. A atividade de eliminao de documento requer antecipadamente a avaliao documental e controles especficos, tais como listagem de eliminao e termo de eliminao. A eliminao descarta aquilo que no presta. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou lista de eliminao. As tabelas devem descrever os documentos de forma que facilite sua eliminao. Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos, cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados.

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Captulo 10

Do Protocolo

1. Introduo
1.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito do protocolo, sendo feita aqui uma introduo acerca do tema.

1.2 Sntese
O protocolo um conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. preciso que se leve em conta o grau de sigilo do documento recebido. Nota-se que a atividade do protocolo tpica da fase corrente, uma vez que nesta idade que os documentos tramitam bastante.

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Cabe ao protocolo verificar se no houve erro na numerao das pginas, pois no se admite retirada de folhas de processos. O protocolo realiza algumas atividades, como recebimento, registro e autuao, classificao, expedio e distribuio e controle e movimentao.

Exerccios
24. (2010/Aneel/Cespe) A correspondncia ostensiva distribuda por esse rgo sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor. 25. (2010/Aneel/Cespe) de responsabilidade do setor de protocolo o envio de todos os documentos para o arquivo corrente, a fim de que sejam devidamente classificados. 26. (simulado 2011) O Protocolo setor encarregado pelo recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso, alm da abertura de processos e expedio de documentos.

2. Tarefas do Protocolo
2.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito do protocolo, sendo feita aqui uma abordagem sobre as tarefas do protocolo.

2.2 Sntese
As atividades realizadas no protocolo podem ser assim divididas: Recebimento e classificao: Efetuar a separao dos documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular. Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, verificando-se a existncia ou no de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e, em caso negativo, classific-lo de acordo com o assunto tratado.

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Registro: Atuao e controle da tramitao (movimentao): colocar na capa do processo o carimbo de protocolo (nmero e data de entrada), anotar o cdigo de classificao, o resumo do assunto e proceder distribuio s unidades administrativas destinatrias. Expedio: Ao receber a correspondncia para expedio, recomenda-se verificar se no faltam folhas ou anexos, numerar e datar o original e as cpias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhar as cpias ao setor de arquivamento. As atividades de protocolo fazem parte do arquivo corrente. Contudo, em muitas instituies, so separadas; o ideal seria que funcionassem de forma integrada, com vistas racionalizao de tarefas comunas. Classificao: O processo de classificao prprio do ser humano. Classificamos tudo em todos os momentos da vida. Classificar significa agrupar os semelhantes e separar os desiguais, partindo sempre do geral para o particular. Um exemplo do nosso cotidiano a separao dos utenslios da cozinha. Para a arquivstica, a classificao est intimamente ligada ao princpio da organicidade e da provenincia. Em vez de classificarmos utenslios domsticos, classificamos por atividades os documentos produzidos em determinada instituio. Rosseau e Couture destacaram a importncia de os arquivistas trabalharem com a noo de conjunto de documentos fundos identificveis pela estrutura, funes e atividades das organizaes ou pessoas que os acumulam, tratando-os desse modo e recusando-se a um trabalho pea a pea ou uma classificao por assuntos, ordem cronolgica etc. estranhos natureza da organizao ou pessoa acumuladora. Demonstraram que esse procedimento facilita a recuperao das informaes contidas, maximiza a gesto, fornece as bases de uma metodologia de trabalho e elimina toda e qualquer possibilidade de disperso dos arquivos ativos, semiativos e definitivos. A classificao deve ser pensada a partir do momento do nascimento da informao at o seu destino final. A operao de definir a classificao e aplic-la s informaes e acervos material. Sem ela, qualquer outra operao descritiva ou avaliativa tender a fracassar.

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Captulo 11

Organizao de Arquivos

1. Introduo
1.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da organizao de arquivos, sendo feita aqui uma introduo acerca do tema.

1.2 Sntese
Para a atividade de arquivamento, deve se levar em conta as finalidades institucionais e as caractersticas dos documentos. Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: bsicos e padronizados. Estes mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema Direto aquele que permite a busca diretamente no local onde o documento foi guardado.

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Sistema Indireto aquele que no permite essa localizao direta, sendo necessria a utilizao de ndices ou cdigos remissivos. Observe-se que segundo Paes (2002, p. 61) o mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

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Captulo 12

Mtodos de Arquivamento

1. Mtodo Alfabtico
1.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito dos mtodos de arquivamento, sendo feita aqui uma abordagem acerca do mtodo alfabtico.

1.2 Sntese
Mtodo Alfabtico O elemento principal neste mtodo o nome; o mais usado dos mtodos de classificao, contudo, gera muitos erros quando o volume a ser arquivado grande. Para o correto arquivamento, deve-se seguir as regras de alfabetao, apresentadas a seguir:

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1. Nome de pessoas fsicas: considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex.: Joo Alves Silva Marcos Ferreira Silva Andr Luiz Ribeiro Machado Arquivam-se: Machado, Andr Luiz Ribeiro Silva, Joo Alves Silva, Marcos Ferreira 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Ex.: Camilo Castelo Branco Carlos Villa-Lobos Antnio Monte Verde Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Antnio Villa-Lobos, Carlos 3. Os sobrenomes formados com a palavra Santa, Santo ou So no se separam. Ex.: Srgio Santa Rita Luciano So Paulo Tiago Santo Cristo Arquivam se: Santa Rita, Srgio Santo Cristo, Tiago So Paulo, Luciano 4. As iniciais abreviadas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex.: J. Silva Silva, Jos Arquivam se: Silva, J. Silva, Jos 5. Os artigos e preposies no considerados. Ex.: Priscila da Costa Pedro de Oliveira Arquivam-se: Costa, Priscila da Oliveira, Pedro de 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho no se separam, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Ex.: Jorge Oliveira Filho Paulo Borges Neto Renival dos Santos Costa Renival dos Santos Costa Filho

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Arquivam-se: Oliveira Filho Jorge Borges Neto, Paulo Costa, Renival dos Santos Costa Filho, Renival dos Santos 7. Ttulos no so considerados na alfabetao. Apresentam-se ao final do nome, entre parnteses. Ex.: Ministro Gilberto Gil Professor Carla Farias Arquivam-se: Gil, Gilberto (Ministro) Farias, Carla (Professora) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. Ex: Paul Muller Jorge Schmidt Arquivam-se: Muller, Paul Schimdt, Jorge 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas. Ex.: Giulio di Capri Esteban de Penedo Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo Esteban 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome. Ex.: Angel Del Arco Molinero Manuel Vzquez Murilo Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del Vazquez Murilo, Manuel 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Ex.: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang 12. Os nomes de empresas, instituies e rgos governamentais devem ser arquivados como se apresentam, observando a regra que diz que preposies e artigos no so considerados na alfabetao. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parntese aps o nome. Ex.: Fundao Universidade de Braslia A Tentao

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Arquivam-se: Fundao Universidade de Braslia Tentao (A) 13. Nos ttulos de congressos e eventos, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso apresentam-se ao final entre parnteses. Ex.: XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia 1 Jornada de Estudos Ibricos Quarto Seminrio Nacional de Educao Arquivam-se: Congresso Brasileiro de Arquivologia (XIV) Jornada de Estudos Ibricos (l) Seminrio Nacional de Educao (Quarto)

2. Outros mtodos
2.1 Apresentao

Ser realizado um estudo a respeito dos mtodos de arquivamento, sendo feita aqui uma abordagem acerca dos outros mtodos.

2.2 Sntese
Mtodo Geogrfico: Neste mtodo, o elemento principal o local, seja o pas, o Estado, ou a cidade. Devem ser observadas as seguintes regras: 1. Quando for organizar um arquivo por Estado, devem ser arquivadas primeiro as capitais, independentemente da ordem alfabtica em relao as demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Ex.: Amazonas Manaus Lusa Sobral So Paulo So Paulo Roberta Pimenta So Paulo Campinas Jorge Freitas Arquivam-se: Amazonas Manaus Sobral, Lusa So Paulo So Paulo (capital) Pimenta, Roberta So Paulo Campinas Freitas, Jorge 2. Quando o principal elemento a cidade e no o Estado, deve observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais. Ex.: Anpolis Gois Marco de Melo Goinia Gois Wagner Almeida Caxambu Minas Gerais Srgio da Costa

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Arquivam-se: Anpolis Gois Melo, Marco de Goinia Gois Almeida, Wagner Caxambu Minas Gerais Costa, Srgio da 3. Quando o elemento principal forem pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades apresentam-se aps as respectivas capitais. Ex.: Brasil, Braslia, Priscila Costa Brasil, Belo Horizonte, Alexandre Machado Frana, Paris, (capital), Pascal, Lorena Mtodo Numrico Simples: Mtodo indireto onde atribudo um nmero a cada correspondente de acordo com registro ou ordem de entrada, ou seja, sequncia numrica de entrada. Mtodo Numrico Cronolgico: Mtodo indireto em que existe a combinao da ordem numrica e a data. Ex.: 00004567/2006 Mtodo Dgito: Terminal: Os documentos so numerados sequencialmente, os nmeros so dispostos em trs grupos de pares numricos e sua leitura feita da direita para a esquerda. Ex.: 645.321, decompondo 64-53-21. Neste exemplo, o nmero 21 o grupo primrio, 53, o secundrio, e o tercirio o nmero 64. O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas feito considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e, finalmente, o tercirio. Mtodo Alfabtico de Ordem Enciclopdica: Os assuntos relacionados so agrupados em um ttulo geral. Ex.: Pesquisas Administrao Economia Informao Arquivologia Biblioteconomia Psicologia Mtodo Alfabtico de Ordem Dicionria: Neste mtodo, os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, no fazendo nenhuma relao como o mtodo enciclopdico. Ex.: Pesquisas em Administrao Pesquisas em Arquivologia Pesquisas em Economia Mtodo Duplex: A documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia.

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Este mtodo se diferencia do decimal, que prev antecipadamente todas as atividades, pois o plano inicial no precisa ir alm das necessidades imediatas, sendo abertas novas classes medida que outras necessidades forem surgindo. Mtodo Decimal: O mtodo divide os grupos em nove classes e mais uma, que reservada para assuntos gerais. Estas classes so divididas em subclasses e, a seguir, respectivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. As classes so previamente estabelecidas. A diviso dos assuntos parte sempre do geral para o particular. Ex.: Resoluo n 14 do Conarq, que estabelece o cdigo de classificao para a atividade-meio das instituies do Poder Executivo Federal. 000 Administrao Geral 010 Organizao e funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimnio 050 Oramento e finanas 060 Documentao e informao 070 Comunicaes 080 Vaga 090 Outros assuntos referentes Administrao geral Mtodo Unitermo ou Indexao Coordenada: O mtodo consiste em atribuir um nmero de acordo com a entrada para cada documento ou grupo de documentos. elaborada uma ficha-ndice com as informaes necessrias, inclusive as palavraschave de cada documento. Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em 10 colunas, numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito na ficha ou fichas correspondentes s palavras-chave escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento. (Paes, 2002, p. 90) Resumindo, este mtodo visa localizar e identificar os documentos a partir das suas palavras-chave. No aconselhvel a utilizao deste mtodo para os documentos textuais. Mtodo Variadex: Dos mtodos padronizados, o nico que utilizado nos arquivos brasileiros o mtodo variadex, portanto, no mencionaremos nesta obra os demais mtodos padronizados, quais sejam: soundex, rneo e minemnico. O mtodo variadex consiste na combinao de letras e cores com o objetivo de facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos. Neste mtodo, concebido pela remington, trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores. A determinao da cor se d em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial.

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Mtodo Alfanumrico: Este mtodo consiste na combinao de nomes e nmeros. A determinao do nmero correspondente a cada conjunto de letras deve ser feita pelo arquivista da instituio. Ex.: Aa Af = 1 Ag Al = 2

Exerccios
27. Julgue os itens a seguir em certo ou errado. a. O mtodo alfabtico de arquivamento adota a primeira letra do nome como o principal elemento a ser considerado na recuperao da informao. b. O assunto o elemento preponderante para a recuperao da informao nos arquivos que utilizam o mtodo onomstico. c. No mtodo numrico simples, a recuperao da informao obedecer ao nmero atribudo ao documento. 28. (2008/Cespe MPE/RR) Na ordenao alfabtica de pastas de um arquivo por nomes de pessoas fsicas, consideram-se o ultimo sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 29. (2008/Cespe MPE/AM Adaptada) Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen no se separam. 30. (simulado 2011) Na organizao por nome de pessoas fsicas, dever ser considerado o ltimo sobrenome, depois o prenome. 31. (simulado 2011) A sequncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Barros, Professor Marcus Afonso Camargo, Claudio Ferreira Jnior, Mrio Lacerda Monte Negro, Sandra Silva

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Captulo 13

Descrio Arquivstica e Importncia dos Arquivos Histricos

1. Conceitos
1.1 Apresentao
Ser um realizado estudo a respeito da descrio arquivstica, sendo feita aqui uma abordagem acerca dos conceitos.

1.2 Sntese
Arquivos permanentes: Conjunto de documentos preservados por possurem valor secundrio. Nesta fase, os documentos j no esto ligados razo de sua criao e atingem sua utilizao para a pesquisa histrica. So teis tanto pela historiografia como para administrao, porque o processo decisrio s poder ser eficaz se administradores puderem recorrer s resolues anteriormente tomadas, ou aos casos registrados de atos semelhantes queles de que se est tratando.

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Embora no exista a atividade de gesto documental nos arquivos permanentes, notamos a realizao de outras to igualmente vitais para o bom funcionamento de um arquivo, so elas: arranjo, descrio e difuso. Arranjo: Arranjo o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, relao significativa, de tais unidades entre si (Schellemberg apud Belloto, 2004, p. 135). O conceito de arranjo o reflexo do princpio da organicidade. Arranjo uma terminologia usada exclusivamente nos arquivos permanentes para designar a mesma atividade de classificao na gesto documental. A sistemtica de arranjo inicia-se no momento do recolhimento, sendo realizada quando se recebe documentos desordenados. Noutro caso, o arranjo deve respeitar a classificao de origem (desde os arquivos correntes); admite-se pequenas adaptaes. O arranjo ao mesmo tempo uma atividade intelectual, conforme explicitada anteriormente, e uma atividade material; deve-se organizar os documentos internamente uns em relao aos outros, coloc-los em caixas ou pastas e orden-los em estantes. Vale lembrar que para realizar o arranjo documental necessrio levar em conta a estrutura orgnica da instituio produtora, suas funes, atividades para, sequencialmente, partir para a organizao dos documentos.

2. Descrio arquivstica
2.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da descrio arquivstica, sendo feita aqui uma abordagem acerca do assunto de forma detalhada.

2.2 Sntese
A descrio atividade tambm exclusiva de arquivo permanente, sendo substituda nos arquivos correntes e intermedirios por planos de classificao, vocabulrios controlados que servem de recuperao da informao. A descrio na fase permanente consiste na elaborao de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificao, o rastreamento, a localizao e atualizao de dados (Bellotto, 2004, p. 179). imprescindvel que para a sua realizao j tenha sido executado o arranjo documental, haja vista que a descrio deve revelar ao pesquisador o meio orgnico em que os documentos foram produzidos, ou seja, a relao entre os conjuntos documentais.

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Neste sentido, a descrio aplica-se a conjuntos de documentos; as sries (rgos e suas subdivises, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espcie) so consideradas unidades para fins de descrio. As tarefas da descrio levam elaborao dos chamados instrumentos de pesquisas. Constituem eles vias de acesso do historiador ao documento, sendo a chave da utilizao dos arquivos como que fontes primrias da histria. Os instrumentos podem ser genricos ou especficos. Guia instrumento de pesquisa mais abrangente, com linguagem que permite atingir tambm o grande pblico. Este instrumento permite uma viso geral do acervo. Inventrio instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo. parcial e traz uma descrio sumria (coletiva). Catlogo instrumento que descreve documento a documento unitariamente, respeitando ou no a ordem da classificao. Apresenta uma descrio analtica (unitria). Catlogo seletivo instrumento que descreve minuciosamente peas documentais selecionadas de um ou mais fundos. ndices instrumentos complementares dos catlogos e inventrios, por apresentar nomes, locais ou assuntos em ordem alfabtica e remeter o leitor s respectivas notaes de localizao. Edio de fontes apresentao do texto integral. Aconselha-se que alm dos textos sejam apresentados estudos introdutrios e fontes paralelas. Difuso: nesta fase que se completam as funes do arquivista: aproximar o arquivo da comunidade, com atividades voltadas s reas social, educativa e cultural. Cabem duas aes na difuso: a que lana elementos de dentro para fora e a que promove atrativos no recinto do arquivo. Atividades como visitas comunidade, visitas orientadas no arquivo, exposies, trabalhos conjuntos entre escolas e arquivos beneficia tanto a comunidade, por conhecer fontes documentais que baseiam sua histria, como para os arquivos que alcanam representatividade para o desenvolvimento de suas atividades. As atividades de difuso no podem afastar o arquivo da sua funo principal que a de servir s necessidades das administraes a que servem.

Exerccios
32. (Esaf/Analista/MPU/2004) Os documentos de segunda idade so aqueles: a. que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento. b. que se conservam junto aos rgos produtores em razo da frequncia com que so consultados.
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c. que aguardam em depsito de armazenamento temporrio sua destinao final. d. que exigem medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico. e. reunidos de acordo com um critrio de arranjo preestabelecido. 33. (Esaf/Analista/MPU/2004) Com relao operao de arranjo, incorreto afirmar que: a. se resume na ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes. b. a ordenao adotada no arranjo pode ser temtica, cronolgica ou geogrfica. c. o princpio do respeito aos fundos o norteador da sistemtica de arranjo. d. uma operao, ao mesmo tempo, intelectual e material. e. o processo do arranjo se inicia a partir do recolhimento 34. (Cesgranrio/Prof. Bsico/BNDES/2006) O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lgico, mas a descrio a nica maneira de possibilitar que os dados contidos nas sries e/ou unidades documentais cheguem at aos pesquisadores. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. De acordo com o trecho acima, considerando a descrio documental, podemos afirmar que o processo de descrio consiste em: a. analisar os documentos desde a fase corrente e utilizar instrumentos que controlem a passagem para as fases posteriores; b. compor instrumentos que orientem quanto ao tempo de manuteno dos documentos no arquivo permanente; c. coletar informaes necessrias definio de polticas de preservao e conservao de documentos histricos; d. elaborar instrumentos de pesquisa que permitam identificar, localizar, rastrear e, por fim, utilizar dados; e. elaborar instrumentos que descrevam o trmite dos documentos dentro da instituio e sua destinao final. 35. (Fund. JPF/Arquivista/CDU-ES/2007) So instrumentos de pesquisa: a. dossi, ndice, tabela de equivalncia. b. ndice, plano de classificao, inventrio, sumrio. c. guia, tabela de temporalidade, quadro de arranjo. d. guia, inventrio sumrio, inventrio analtico. e. mtodo geogrfico, plano de classificao, ndice.

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36. (Esaf/Analista/MPU/2004) Com relao aos guias de arquivo incorreto afirmar que: a. um guia de arquivo deve conter uma descrio sumria dos fundos que compem seu acervo. b. um guia de arquivo deve conter indicao dos instrumentos de pesquisa de que dispe. c. um guia de arquivo deve conter dados sobre localizao e funcionamento do arquivo. d. o guia , preferencialmente, o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. e. o guia de arquivo deve abordar conjuntos documentais j organizados e acessveis ao pblico. 37. (Esaf/Analista/MPU/2004) O instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivises, toma por base a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao o: a. catlogo. b. inventrio. c. guia. d. repertrio. e. ndice.

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Captulo 14

Mtodos de Automao

1. Principais Mtodos de Automao


1.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito dos mtodos de automao, sendo feita aqui uma abordagem acerca dos principais mtodos.

1.2 Sntese
A microfilmagem um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. O Brasil possui legislao federal especfica, que autoriza as atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes ser eliminados aps a microfilmagem, salvo os casos dos documentos permanentes que no podem ser eliminados.

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Poderamos enumerar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem: Validade legal a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei n 5.433, de 08.05.1968 e pelo Decreto n 1.799, de 30.01.1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original. Reduo sensvel de espao, da ordem de at 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de reduo utilizado quando da microfilmagem. Acesso fcil e rpido, consequncia das pequenas dimenses das microformas, de eficincia de sua catalogao e indexao comparativamente aos arquivos convencionais em papel. Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, por causa do pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas-fortes (arquivo de segurana) protegido de sinistros. Alm disso, garante a confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao. Durabilidade, respeitando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento em caixas-fortes (arquivo de segurana), protegidos de sinistros. Alm disso, garante a confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao. Durabilidade, respeitando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

Exerccios
38. (Cespe-UNB/TRT 2004) Julgue os itens seguintes relativos microfilmagem: 1. Os recursos tcnicos de microfilmagem so contra-indicados para os processos que tramitam no TRT em virtude de os documentos serem originais. 2. Concludo o processo de microfilmagem, o filme original e o filme cpia sero armazenados no mesmo local, graas classificao que recebem. 39. (Fund. JPF/Arquivista/CDU-ES/2007) A microfilmagem de documentos de valor permanente visa, principalmente, : a. reduo da massa documental. b. preservao dos originais. c. racionalizao da armazenagem. d. agilizao das tarefas de avaliao. e. eliminao de documentos danificados.

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40. (2010/AGU/Cespe) Acerca da microfilmagem de documentos, correto afirmar que: a. O uso da microfilmagem garante a dispensa de reconhecimento de assinatura ou autenticao dos documentos, produzindo nestes os mesmos efeitos legais que o original. b. permitida a eliminao de documentos em fase de tramitao e estudo, depois de efetivada a microfilmagem. c. Deve ser feita em equipamentos que garantam reproduo fidedigna das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. d. Dever ser feita em equipamento que permita a reproduo similar do documento. e. exigida a microfilmagem de tipos documentais como estatutos e contratos sociais, aps o registro do documento

2. Digitalizao, Workflow e GED


2.1 Apresentao
Ser realizado uma estudo a respeito dos mtodos de automao, sendo feita aqui uma abordagem acerca dos principais mtodos.

2.2 Sntese
GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos): Permite o controle, o armazenamento, a recuperao, o acesso e a disponibilizao dos documentos em menor espao de tempo e otimizando recursos e materiais. A tecnologia contribui significativamente nos processos de tratamento, armazenamento e recuperao de informaes. Percebe-se claramente que estamos passando por um momento de transio. Por um lado, existe a produo macia de documentos eletrnicos e em suporte convencional, por outro, ainda no existe legislao vigente que garanta a validade dos documentos eletrnicos e a substituio dos documentos originais pelos digitalizados. A duplicidade de informao faz-se necessria neste contexto. Digitalizao: Consiste na utilizao de equipamentos para captura de imagens (scanners), que permitem criar uma imagem do documentos em meio digital. Esta tcnica permite instituio novas possibilidades de acesso s informaes, pois os documentos podero ser disponibilizados na Intranet ou mesmo na Internet,

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e serem acessados simultaneamente por diversos usurios, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que est arquivado. Workflow: um sistema que permite dizer exatamente onde est cada documento que tramita dentro da sua organizao. Consiste em um gerenciamento eletrnico de qualquer processo de informao de uma empresa, gerando ao usurio rotinas e aes predefinidas, de forma organizada e com monitoramento automtico dos fluxos dos documentos por meio dos diferentes departamentos das organizao.

Exerccios
41. (Cespe-Coab/Bauru/2004) Para uma organizao moderna e informatizada, existe o que se chama de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED). O GED elimina completamente a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel. 42. (Cespe-Anatel/2004) O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) bastante eficaz em uma organizao moderna e informatizada, j que elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em suporte papel. 43. (Cespe-Anatel/2004) Digitalizao pode ser definida como a reproduo por varredura eletrnica ou em outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel. 44. (Cespe/ABIN/2010) Os originais de documentos pblicos permanentes, uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante autorizao da direo do rgo. 45. (2010/AGU/Cespe) O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, at, ser apresentado em juzo.

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Captulo 15

Da Conservao de Documentos Arquivsticos

1. Introduo
1.1 Apresentao
Ser realizado uma estudo a respeito da conservao de documentos arquivsticos, sendo feita aqui uma introduo acerca do assunto.

1.2 Sntese
Primeiramente, preciso entender que conservar o documento no o mesmo que preservar. Higienizao de documento um procedimento primrio, como lavar as mos, por exemplo. A conservao e a preservao dos acervos garantem o imprescindvel acesso informao, tanto em arquivos quanto em outras unidades de informao.

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O estado em que se encontram os acervos o que leva a enfatizar a respeito da importncia da poltica de preservao. A higienizao a primeira ao efetiva que deve ser utilizada para garantir a vida til de um documento. Preservao um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais. Conservao um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos e objetos, por meio do controle ambiental e de tratamentos especficos. A restaurao um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao, reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos ao longo do tempo. A degradao da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligaes celulsicas, desencadeando-se reaes qumicas. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose. Em resumo, aqueles que levam o documento a estado de instabilidade fsica ou qumica so considerados agentes de deteriorao.

Exerccio
46. (NCE/Arquivista/Pref. Mesquita/2007) O termo que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das informaes e dos significados de um bem cultural, por meio de sua gesto e proteo conhecido como: a. interveno. b. conservao. c. restaurao. d. preservao. e. recuperao.

2. Agentes de Degradao
2.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da conservao de documentos arquivsticos, sendo feita aqui uma abordagem sobre os agentes de degradao.
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2.1 Sntese
A preservao e a conservao so medidas necessrias para os documentos arquivsticos. Os fatores ambientais so aqueles que existem no ambiente fsico do acervo, como as variaes de temperatura, por exemplo. O calor e a umidade contribuem muito para a destruio de documentos. necessrio ressaltar que a degradao diferente da decomposio. A degradao se d de acordo com a variao de temperatura elevada e, na decomposio, conseguimos identificar processos qumicos e biolgicos. A radiao da luz outro fator que leva o documento a um estado de dano, sendo algumas vezes irreversveis. Assim, a instalao de cortinas que bloqueiem o sol um exemplo de medida que pode ser tomada. Os poluentes tambm causam deteriorao de documentos, ficando o papel quebradio.

Exerccios
47. (2006/Cespe ANA) Fontes de iluminao, como o sol, lmpadas fluorescentes e incandescentes, emitem radiaes que agem de maneira agressiva sobre os documentos, especialmente papis, fotografias, couros, pergaminhos e tintas. 48. (simulado 2011) Durante a escolha de um local para servir como depsito de arquivo, deve-se escolher ambiente que receba luz direta do sol, pois a luz artificial prejudicial preservao de documentos.

3. Problemas Relacionados Conservao


3.1 Apresentao
Ser realizado uma estudo a respeito da conservao de documentos arquivsticos, sendo feita aqui uma abordagem sobre os problemas relacionados conservao.
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3.2 Sntese
Os insetos e roedores so considerados agentes biolgicos que levam os documentos degradao. Para que haja proliferao de tais agentes, devem ser levadas em considerao a temperatura elevada, bem como a umidade. Os fungos tambm so agentes nocivos e a umidade o grande fator que leva a sua proliferao. Algumas medidas devem ser adotadas, como umidade relativa e ar circulante, mantendo os ndices o mais prximo possvel do considerado ideal. Ainda, os usurios e funcionrios devem ser instrudos a respeito dos cuidados que devem ser tomados. As baratas atacam tanto papis quanto revestimentos, devendo ser combatidas com rigor. Brocas so insetos que tambm causam danos a documentos e livros, devendo ser combatidos com higienizao.

Exerccios
49. Julgue os itens seguintes relativos preservao de documentos arquivsticos. 1. A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vrios fatores ambientais. A esse respeito, est correta a instalao do arquivo em ambientes que receberam a luz direta do sol para evitar a formao e a proliferao de fungos. 2. Quanto s instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco. 50. Leia as afirmaes abaixo que dizem respeito conservao dos documentos. I A umidade e o ar seco so fatores de enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo. II A luz artificial deve ser abolida na rea de armazenamento, por acelerar o desaparecimento das tintas. III A desinfestao e a restaurao incluem-se entre as principais operaes de conservao de documentos. IV A utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado, mantendo a temperatura muito baixa, destri as fibras do papel. So corretas as afirmaes: a. I e III apenas. b. III e IV apenas. c. I, II, e III apenas.

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d. I, II e IV apenas. e. II, III e IV apenas. 51. Avalie os seguintes itens relativos conservao e preservao de documentos arquivsticos. I Nas reas de depsito, devem ser utilizados sistemas de combate ao fogo que no empreguem substncias lquidas. II A higienizao o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos. III As reas de depsito de documentos do arquivo devem ser integradas s reas de trabalho administrativo. IV A exposio dos documentos luz natural deve ser reduzida, por acelerar sua deteriorao. A quantidade de itens corretos igual a: a. 0. b. 1. c. 2. d. 3. e. 4.

4. Agentes de Degradao Biolgicos


4.1 Apresentao
Ser realizado uma estudo a respeito da conservao de documentos arquivsticos, sendo feita aqui uma abordagem sobre os agentes de degradao biolgicos.

4.2 Sntese
As intervenes inadequadas nos acervos so os procedimentos de conservao que so realizados em um conjunto de documentos, com o objetivo de melhorar suas condies, porm, de forma errada. A limpeza do espao fsico no pode ser feita com panos encharcados, pois pode acelerar o dano. A forma mais adequada para limpeza de piso com aspirador de p. Ainda, o piso de um ambiente arquivstico no deve ser lavado constantemente, preciso que se passe somente um pano mido.

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Deve-se evitar a gua, pois sua interferncia, por menor que seja, influencia na umidade no ambiente. preciso estar atento umidade relativa do ar e no devem ser utilizados produtos qumicos. As estantes mais adequadas so de metal esmaltado; as estantes de madeira no so recomendadas. O acondicionamento tem por objetivo a proteo de documentos que no se encontram em boas condies ou proteo daqueles j tratados e recuperados. O armazenamento o sistema que recebe o documento, acondicionado ou no, para ser guardado. As caixas devem ser de papelo, nunca de plstico. Deve ser ressaltado o fato de que a limpeza um dos fatores prioritrios de conservao. A higienizao a tarefa de maior importncia.

Exerccio
52. No que se refere conservao preventiva de documentos em arquivos, julgue os itens a seguir. 1. A ao antrpica no interfere na degradao dos arquivos. 2. A higienizao de documentos um procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados em uma atmosfera mida para readquirirem flexibilidade. 3. A higienizao e o acondicionamento so aes de conservao dos documentos. 4. O ar seco e a umidade so fatores de enfraquecimento do papel.

5. Fatores de Degradao
5.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da conservao de documentos arquivsticos, sendo feita aqui uma abordagem sobre os fatores de degradao.

5.2 Sntese
Dentre todas as vantagens que apresenta, h uma, isto , a eliminao do mximo possvel de todas as sujidades extrnsecas obra que inerente ao seu prprio desenvolvimento e tem carter de destaque, na medida em que compe uma sistemtica de limpeza de volumes e estanterias.
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Em conservao, empregamos o termo higienizao para descrever a ao de eliminao de sujidades. O processo de limpeza mecnica, feita a seco, no deve ser realizada com muita gua, pois corre o risco de manchar ainda mais. A poeira a grande inimiga da conservao de documentos, pois contm partculas de areia que cortam e arranham. Alm de remover a poeira, devem ser removidos objetos nocivos, como grampos e prendedores metlicos.

6. Fatores de Degradao: Higienizao e Remoo de Grampos e Clipes


6.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da conservao de documentos arquivsticos, sendo feita aqui uma abordagem sobre os fatores de degradao como a higienizao e remoo de grampos e clipes.

6.2 Sntese
A higienizao de processos e documentos textuais: Remover, passar a trincha ou pincel no documento para remover as sujidades superficiais, sempre no sentido contrrio ao operador. Deve-se passar o saquinho com p de borracha se necessrio. Assim, retira-se o p da borracha com auxlio de pincel. Caso haja dejetos de insetos ou restos de alimentos, por exemplo, deve-se retirar com auxlio de um bisturi, com o mximo de cuidado possvel. Quanto remoo de grampos, deve-se apoiar sobre a mesa o documento grampeado com o verso para cima. Deve-se assim, abrir o grampo com auxlio de uma esptula e pux-lo. Desta forma, para finalizar, deve-se passar a trincha ou pincel no documento, retirando o material que o oxidou. Quanto remoo de clipes, deve-se apoiar o documento sobre a mesa e retirar o clipe com delicadeza. Assim, passa-se a trincha ou pincel, retirando a sujeira. reas de armazenamento inadequadas, materiais de acondicionamento de baixa qualidade e prticas de manuseio inapropriadas fazem com que haja deteriorao de fotografias.

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Os requisitos de microformas se assemelham aos outros materiais fotogrficos, devendo haver os mesmos cuidados. A temperatura um fator importante e quanto mais baixa for melhor ser para o documento.

Exerccio
53. Assinale a opo que contm medida preventiva correta que deve ser adotada nos acervos arquivsticos, visando sua preservao: a. Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo. b. Devem-se proteger os documentos da incidncia da luz solar, que provoca o enfraquecimento do papel. c. Na preservao dos documentos, devem-se manter os ndices de umidade relativa do ar e de temperatura idnticos para os documentos em suporte papel e para os rolos de microfilmes. d. No manuseio dos documentos fotogrficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. e. Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo arquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos slidos.

7. Fatores de Degradao: Fotos, Microfilmagens e Tcnicas de Conservao


7.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da conservao de documentos arquivsticos, sendo feita aqui uma abordagem sobre os fatores de degradao como as fotos, microfilmagens e tcnicas de conservao.

7.2 Sntese
As fotografias devem receber proteo individual e de boa qualidade; devem ser manuseadas com luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao. No se deve forar a separao de uma fotografia de outra e deve-se escrever somente o necessrio, no verso e com lpis macio.
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A separao deve ser feita com leve tecido de algodo. Microfilmes devem ser armazenados em cofres ou armrios prova de fogo e no deve ter umidade. A sujeira deve ser removida com pano limpo que no solte fiapos, umedecidos com Kodak Film Cleaner. Quanto s caixas de arquivo, estas devem ser de papelo e no de plstico e em suas identificaes devem ser utilizadas etiquetas, no devendo ser utilizadas canetas. Quanto ao mtodo de combate aos insetos, o mais apropriado a fumigao, devendo ser feita limpeza na sequncia. Alisamento consiste em colocar os documentos em bandejas de ao, expondo ao ar com forte porcentagem de umidade e, em seguida, passado o ferro. Banho de gelatina consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou em cola de celulose. Tecido um processo de reparao em que so usadas folhas de tecido fino com pasta de amido, a fim de que seja aumentada a durabilidade do papel. No muito usual, mas j foi muito aplicada. Laminao: O documento envolvido nas duas faces com papel de seda e acetato de celulose e colocado em prensa hidrulica. Encapsular: Pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. o processo mais moderno de restaurao de documento.

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Captulo 16

Diplomtica e Tipologia Documental

1. Introduo
1.1 Apresentao
Ser realizado um estudo a respeito da diplomtica e tipologia documental, sendo feita aqui uma introduo acerca do tema.

1.2 Sntese
Segundo Bellotto (2004), os estudos de diplomtica e tipologia levam a entender o documento desde o seu nascedouro, a compreender o porqu e o como ele estruturado no momento de sua produo. A diplomtica como cincia documentria nasceu da necessidade da sociedade medieval de verificar a fidedignidade de certos Diplomas; nesse mesmo perodo,

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foi amplamente utilizada a anlise dos documentos eclesisticos; contudo, a sua aproximao com a arquivologia recente e est associada anlise da tipologia documental. A diplomtica ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notorial, sendo, portanto, fundamental para a compreenso das relaes Estado/cidado. A diplomtica tem vnculo vital com o direito administrativo, principalmente, quanto aos estudos sobre atos administrativos, pois os documentos diplomticos possuem como caractersticas a formalidade, so legalmente vlidos e provas jurdicas ou administrativas de um ato. Podemos identificar algumas caractersticas do documento diplomtico (Pratesi apud Bellotto, 2004): um documento escrito; a natureza jurdico-administrativa de seu contedo exclui outro documento que no tenha sido gerado com a expressa finalidade de consignar um ato que comporte efeitos jurdicos concretos; sua forma de redao obedece a normas precisas, variveis segundo a poca em que se produz o documento, o lugar onde produzido e a pessoa da qual emana seu contedo.

Exerccio
54. Quanto tipologia documental, julgue os prximos itens. 1. Tipologia documental o nome dado ao estudo que, ultrapassando a anlise da configurao e autenticidade dos documentos, procura compreend-los como componentes de conjuntos orgnicos, buscando a contextualizao nas atribuies, competncias, funes e atividades da entidade que os produziu ou acumulou. 2. Tipo documental a reunio de espcies documentais que apresentam caractersticas semelhantes, tais como suporte e formato, e que exigem processamento tcnico especfico, como documentos textuais, bibliogrficos, cartogrficos, iconogrficos, audiovisuais e microgrficos.

2. Introduo
2.1 Apresentao
Arquivologia

Ser realizado um estudo a respeito da diplomtica e tipologia documental, sendo feita aqui uma introduo acerca do tema.

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2.2 Sntese
Enquanto a diplomtica tem como objeto a espcie documental configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas , a tipologia documental ocupa-se do tipo documental configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas , a tipologia documental ocupa-se do tipo documental configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Neste sentido, o tipo documental o somatrio da espcie e a funo. Ex.: ATA + DE REUNIO Espcie Funo Os elementos que compem um documento podem ser divididos em dois: os elementos externos e os elementos internos. Os elementos externos tm relao com a estrutura fsica e com a forma de apresentao do documento. Por sua vez, os elementos internos possuem relao com o contedo do documento, seu assunto propriamente dito, assim como a natureza de sua provenincia e funo. A anlise tipolgica dos documentos pressupe conhecimento dos princpios arquivsticos, j vistos anteriormente: a estrutura orgnico-funcional da instituio; as reorganizaes; o fluxo de informao; as funes/atividades definidas por lei e as atpicas. Apresentamos alguns conceitos de espcies documentais a que na tipologia as funes devem estar ligadas: Ata documento que relata os acontecimentos de uma reunio ou sesso. Atestado declarao de autoridade competente, afirmando ou negando o que do conhecimento oficial do signatrio. Aviso correspondncia usada nos ministrios militares, do oficial superior para o subordinado. Na rea civil, correspondncia trocada entre ministrios ou entre dirigentes de rgos subordinados Presidncia da Repblica. Boletim publicao peridica, em geral, de pequeno formato destinada a divulgar matria de interesse das instituies. Carta forma de correspondncia entre entidades e particulares. Certido documento extrado de registros pblicos originais por quem tenha autoridade para faz-lo, ou o expediente em que no servio pblico se d f acerca de algo constante de seus assentamentos. Certificado ato escrito em que se afirma um fato. Certificar significa dar por certo. Circular documento enviado simultaneamente, com o mesmo teor, a vrios destinatrios. Contrato acordo em que pessoas ou instituies se obrigam a dar, fazer ou deixar de fazer alguma coisa.

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Convnio pacto firmado entre instituies. O mesmo que ajuste. Declarao documento em que algum, sob responsabilidade, consigna um fato ou manifesta opinio ou conceito. Decreto ato pelo qual o Poder Executivo (federal, estadual ou municipal) baixa regulamento para o cumprimento de leis, faz nomeaes, promoes etc. Despacho manifestao escrita de autoridade sobre assuntos de sua competncia, submetidos a sua apreciao. Edital aviso ao pblico em geral ou a grupos de interessados, destinado ampla divulgao por meio da imprensa, chamando a ateno para um ato ou fato administrativo. Estatuto conjunto de normas orgnicas relativas a entidades pblicas ou privadas, a corporaes ou associaes de classe. Lei norma jurdica escrita, emanada do Poder Legislativo, que cria, extingue ou modifica um direito. Manual obra de formato cmodo que rene disposies de trabalho, diretrizes, decises, mtodos e rotinas de uma unidade administrativa ou de determinada funo. Memorando correspondncia interna de breve tramitao e pequeno formato. Mensagem correspondncia entre os poderes. Ofcio instrumento oficial de comunicao entre autoridades ou destas com entidades pblicas ou particulares. Ordem de servio ato de competncia de autoridade administrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituio, contendo decises, instrues etc. Parecer opinio tcnica, dada com a finalidade de servir de base deciso sobre caso relacionado com o fato apreciado (administrativo, jurdico, tcnico ou cientfico). Pauta relao das datas e dos feitos a julgar ou discutir em reunies oficiais. Portaria ato escrito por meio do qual o Ministro de Estado ou outra autoridade competente determina providncias de carter administrativo, d instrues sobre a execuo de uma lei, nomeia e designa funcionrios e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta. Processo documento que, uma vez autuado, passa a receber informaes, pareceres e despachos que a ele se incorporam, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. Regimento conjunto de normas descritivas do funcionamento de um rgo, incluindo finalidades, estrutura organizacional competncias e atribuies alm de suas ligaes com outros rgos ou entidades.

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Regulamento ato oficial em que se explica o modo e a forma de executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim esclarecer um texto legal, facilitando-lhe a execuo. Relatrio exposio circunstanciada de ocorrncia, da execuo de atividades ou do funcionamento de uma instituio. Requisio ato em que uma autoridade administrativa pede oficialmente alguma coisa ou a execuo de determinada ao.

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Captulo 17

Legislao

1. Legislao Acerca do Assunto


1.1 Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Publicada no DOU de 09.01.1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias Decreto n 2.942, de 18.01.1999, Regulamenta os arts. 7, 11 e 16 (revogado) Decreto n 2.134, de 24.01.1997, Regulamenta o art. 23 O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.

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Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas frequentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

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Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

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5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. Regulamento 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

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Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

1.2 Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002


Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alnea a, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam. Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e condicionado necessidade de conhecer. Art. 3 A produo, manuseio, consulta, transmisso, manuteno e guarda de dados ou informaes sigilosos observaro medidas especiais de segurana.

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Pargrafo nico. Toda autoridade responsvel pelo trato de dados ou informaes sigilosos providenciar para que o pessoal sob suas ordens conhea integralmente as medidas de segurana estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento. Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e definies: I autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; II classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; III comprometimento: perda de segurana resultante do acesso no-autorizado; IV credencial de segurana: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informaes em diferentes graus de sigilo; V desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes; VI disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes; VII grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou contedo; VIII integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no trnsito ou no destino; IX investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana; X legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados ou informaes so legtimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino; XI marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo; XII medidas especiais de segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a esses dados e informaes; XIII necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou informaes sigilosos; XIV ostensivo: sem classificao, cujo acesso pode ser franqueado; XV reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos; XVI sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteo contra revelao no-autorizada; e XVII visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em rea sigilosa.

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CAPTULO II DO SIGILO E DA SEGURANA Seo I Da Classificao segundo o Grau de Sigilo Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. 1 So passveis de classificao como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. 2 So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. 3 So passveis de classificao como confidenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades: I Presidente da Repblica; II Vice-Presidente da Repblica; III Ministros de Estado e equiparados; e IV Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica. Pargrafo nico. Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: I secreto, as autoridades que exeram funes de direo, comando ou chefia; e II confidencial e reservado, os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada Ministrio ou rgo da Presidncia da Repblica. I Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)

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III Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) V Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 1 Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 2 Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo nico pelo Decreto n 5.301, de 2004) I secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 7 Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: I ultra-secreto: mximo de cinqenta anos; II secreto: mximo de trinta anos; III confidencial: mximo de vinte anos; e IV reservado: mximo de dez anos. 1 O prazo de durao da classificao ultra-secreto poder ser renovado indefinidamente, de acordo com o interesse da segurana da sociedade e do Estado. 2 Tambm considerando o interesse da segurana da sociedade e do Estado, poder a autoridade responsvel pela classificao nos graus secreto, confidencial e reservado, ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovar o prazo de durao, uma nica vez, por perodo nunca superior aos prescritos no caput. Art. 7 Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) I ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II secreto: mximo de vinte anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)

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IV reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) Seo II Da Reclassificao e da Desclassificao Art. 8 Dados ou informaes classificados no grau de sigilo ultra-secreto somente podero ser reclassificados ou desclassificados, mediante deciso da autoridade responsvel pela sua classificao. Art. 9 Para os graus secreto, confidencial e reservado, poder a autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurana da sociedade e do Estado, alter-la ou cancel-la, por meio de expediente hbil de reclassificao ou desclassificao dirigido ao detentor da custdia do dado ou informao sigilosos. Pargrafo nico. Na reclassificao, o prazo de durao reinicia-se a partir da data da formalizao da nova classificao. Pargrafo nico. Na reclassificao, o novo prazo de durao conta-se a partir da data de produo do dado ou informao. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 10. A desclassificao de dados ou informaes nos graus secreto, confidencial e reservado ser automtica aps transcorridos os prazos previstos nos incisos II, III e IV do art. 7, salvo no caso de renovao, quando ento a desclassificao ocorrer ao final de seu termo. Art. 10. A desclassificao de dados ou informaes nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado ser automtica aps transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7, salvo no caso de sua prorrogao, quando ento a desclassificao ocorrer ao final de seu termo. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificao sero encaminhados instituio arquivstica pblica competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico, entidade pblica ou instituio de carter pblico, para fins de organizao, preservao e acesso. Pargrafo nico. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser definitivamente preservados. Art. 12. A indicao da reclassificao ou da desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina.

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CAPTULO III DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS Seo I Dos Procedimentos para Classificao de Documentos Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Art. 14. A classificao de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no comprometer o sigilo. Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias areas ou em seus negativos sero classificados em razo dos detalhes que revelem e no da classificao atribuda s fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las. Art. 17. Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso: I da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; II da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e III da autoridade classificadora, destinatria ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no prprio documento. Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgao. Seo II Do Documento Sigiloso Controlado Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: I identificao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso; II lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especfico; III lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e IV lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda.

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Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de transferncia sero elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficaro sob a guarda de um rgo de controle. Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou reclassificao. Pargrafo nico. A critrio da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. Seo III Da Marcao Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo, dever ser feita em todas as pginas do documento e nas capas, se houver. 1 As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento. 2 O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas pginas, a expresso Documento Sigiloso Controlado (DSC) e o respectivo nmero de controle. Art. 21. A marcao em extratos de documentos, rascunhos, esboos e desenhos sigilosos obedecer ao prescrito no art. 20. Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecer s normas complementares adotadas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica. Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaes sigilosos sero marcados com a classificao devida em local adequado. Pargrafo nico. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnticos ou pticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informaes. Seo IV Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I sero acondicionados em envelopes duplos; II no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e

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V sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Pargrafo nico. A comunicao de assunto ultra-secreto de outra forma que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento ao princpio da oportunidade e considerados os interesses da segurana da sociedade e do Estado. Art. 26. A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica. Pargrafo nico. A comunicao dos assuntos de que trata este artigo poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42. Seo V Do Registro, da Tramitao e da Guarda Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de documentos sigilosos: I verificar a integridade e registrar, se for o caso, indcios de violao ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia do fato ao seu superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar imediatamente ao remetente; e II proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao. Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca pessoal s podero ser abertos pelo prprio destinatrio. Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio de violao ou adulterao do documento. Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento. 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. 2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada. Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferncia de responsabilidade. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis pela guarda ou custdia de material sigiloso.

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Seo VI Da Reproduo Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do documento original. 1 A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se autorizao expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. 2 Eventuais cpias decorrentes de documentos sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que se refere o art. 35 deste Decreto, no mbito dos rgos e entidades pblicas ou instituies de carter pblico. 3 Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que necessrio como prova em juzo. Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia no-autorizada do todo ou parte. Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas grficas ou similar, essa operao dever ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia do sigilo durante a confeco do documento, observado o disposto no art. 33. Seo VII Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies: I analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito de sua atuao; II propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovao dos prazos a que se refere o art. 7; III propor, autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao ou cancelamento da classificao sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9 deste Decreto; IV determinar o destino final da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses.

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Art. 36. Os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor. CAPTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido: I ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e II ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. 1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao dos mesmos. 2 Os dados ou informaes sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir tambm passem a ter grau de sigilo idntico. 3 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, condicionado emisso de credencial de segurana no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo. Pargrafo nico. A credencial de segurana de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros pases atender s normas e recomendaes de sigilo constantes destes instrumentos. Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever ser justificada. CAPTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAO Art. 41. A comunicao de dados e informaes sigilosos por meio de sistemas de informao ser feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26. Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no mbito da Unio so considerados sigilosos e devero, antecipadamente, ser submetidos certificao de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional. Art. 43. Entende-se como oficial o uso de cdigo, cifra ou sistema de criptografia no mbito de rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico. Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro fim que no seja em razo do servio.

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Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurana previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: I realizao de vistorias peridicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execuo das operaes criptogrficas; II manuteno de inventrios completos e atualizados do material de criptografia existente; III designao de sistemas criptogrficos adequados a cada destinatrio; IV comunicao, ao superior hierrquico ou autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados ou informaes criptografados; e V identificao de indcios de violao ou interceptao ou de irregularidades na transmisso ou recebimento de dados e informaes criptografados. Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrnico, sero assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto s podero estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer outra. Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser feita por mtodo que sobrescreva as informaes armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo a destruio lgica, dever ser providenciada a destruio fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento. Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado s podero integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurana adequados a proteo dos documentos. Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis que podem ser guardadas com maior facilidade. CAPTULO VI DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS Art. 49. A classificao de reas e instalaes ser feita em razo dos dados ou informaes sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5. Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades pblicos e das instituies de carter pblico caber a adoo de medidas que visem definio, demarcao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas sigilosas sob sua responsabilidade. Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou instituies interessados.

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Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no considerado visita o agente pblico ou o particular que oficialmente execute atividade pblica diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurana da sociedade e do Estado. CAPTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO Seo I Das Generalidades Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica, responsvel por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrncia de aperfeioamento, prova, produo ou aquisio, dever providenciar para que lhe seja atribudo o grau de sigilo adequado. Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou entidade pblicos ou de instituies de carter pblico encarregada da fiscalizao e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produo ou exportao de material de interesse da Defesa Nacional. Art. 53. Os titulares de rgos ou entidades pblicos encarregados da preparao de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeioamento ou de novo projeto, prova, produo, aquisio, armazenagem ou emprego de material sigiloso so responsveis pela expedio das instrues adicionais que se tornarem necessrias salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. Art. 54. Todos os modelos, prottipos, moldes, mquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo. Art. 55. Dados ou informaes sigilosos concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de material somente sero fornecidos aos que, por suas funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas fsicas e jurdicas interessadas os dados e informaes necessrios ao desenvolvimento de programas. Seo II Do Transporte Art. 56. A definio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo. 1 O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal fim contratadas.

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2 As medidas necessrias para a segurana do material transportado sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais especficas, e sero de responsabilidade da empresa contratada. Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos. Art. 58. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso. CAPTULO VIII DOS CONTRATOS Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execuo implique a divulgao de desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos: I o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; e II o estabelecimento de clusulas prevendo a: a) possibilidade de alterao do contrato para incluso de clusula de segurana no estipulada por ocasio da sua assinatura; b) obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo; c) obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto contratado; d) identificao, para fins de concesso de credencial de segurana, das pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e informaes sigilosos; e e) responsabilidade do contratado pela segurana do objeto subcontratado, no todo ou em parte. Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como s instituies de carter pblico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessrias para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricao em suas instalaes. CAPTULO IX DAS DISPOSIES FINAIS Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, rea, instalao e sistema de informao cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico exigiro termo de compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores, funcionrios e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informaes sigilosos.

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Pargrafo nico. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, aps o desligamento, no revelar ou divulgar dados ou informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exerccio de cargo, funo ou emprego pblico. Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de documentos e materiais e pela segurana de reas, instalaes ou sistemas de informao de natureza sigilosa sujeitam-se s normas referentes ao sigilo profissional, em razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico, sem prejuzo de sanes penais. Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico promovero o treinamento, a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e sistemas de informao de natureza sigilosa. Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsvel pela preservao do seu sigilo. Art. 66. Na classificao dos documentos ser utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo possvel. Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal sero expedidas instrues complementares, que detalharo os procedimentos necessrios plena execuo deste Decreto. Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta e cinco dias da data de sua publicao. Art. 69. Ficam revogados os Decretos nos 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002. Braslia, 27 de dezembro de 2002; 181 da Independncia e 114 da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente Alberto Mendes Cardoso

1.3 Decreto n 5.301, de 9 de dezembro de 2004


Regulamenta o disposto na Medida Provisria n 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5 da Constituio, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Medida Provisria n 228, de 9 dezembro de 2004, DECRETA: Art. 1 Este Decreto regulamenta a Medida Provisria n 228, de 9 de dezembro de 2004, e institui a Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas.

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Art. 2 Nos termos da parte final do inciso XXXIII do art. 5 da Constituio, o direito de receber dos rgos pblicos informaes de interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, s pode ser ressalvado no caso em que a atribuio de sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Art. 3 Os documentos pblicos que contenham informaes imprescindveis segurana da sociedade e do Estado podero ser classificados no mais alto grau de sigilo. Pargrafo nico. Para os fins deste Decreto, entende-se por documentos pblicos qualquer base de conhecimento, pertencente administrao pblica e s entidades privadas prestadoras de servios pblicos, fixada materialmente e disposta de modo que se possa utilizar para informao, consulta, estudo ou prova, incluindo reas, bens e dados. Art. 4 Fica instituda, no mbito da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas, com a finalidade de decidir pela aplicao da ressalva prevista na parte final do inciso XXXIII do art. 5 da Constituio. 1 A Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas composta pelos seguintes membros: I Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que a coordenar; II Ministro de Estado Chefe do Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica; III Ministro de Estado da Justia; IV Ministro de Estado da Defesa; V Ministro de Estado das Relaes Exteriores; VI Advogado-Geral da Unio; e VII Secretrio Especial dos Direitos Humanos da Presidncia da Repblica. 2 Para o exerccio de suas atribuies, a Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas poder convocar tcnicos e especialistas de reas relacionadas com a informao contida em documento pblico classificado no mais alto grau de sigilo, para sobre ele prestarem esclarecimentos, desde que assinem termo de manuteno de sigilo. 3 As decises da Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas sero aprovadas pela maioria absoluta de seus membros. 4 A Casa Civil da Presidncia da Repblica expedir normas complementares necessrias ao funcionamento da Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas e assegurar o apoio tcnico e administrativo indispensvel ao seu funcionamento. Art. 5 A autoridade competente para classificar o documento pblico no mais alto grau de sigilo poder, aps vencido o prazo ou sua prorrogao, previstos no 2

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do art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, provocar, de modo justificado, a manifestao da Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas para que avalie, previamente a qualquer divulgao, se o acesso ao documento acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. 1 A deciso de ressalva de acesso a documento pblico classificado no mais alto grau de sigilo poder ser revista, a qualquer tempo, pela Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas, aps provocao de pessoa que demonstre possuir efetivo interesse no acesso informao nele contida. 2 O interessado dever especificar, de modo claro e objetivo, que informao pretende conhecer e qual forma de acesso requer, dentre as seguintes: I vista de documentos; II reproduo de documentos por qualquer meio para tanto adequado; ou III pedido de certido, a ser expedida pelo rgo consultado. 3 O interessado no obrigado a aduzir razes no requerimento de informaes, salvo a comprovao de seu efetivo interesse na obteno da informao. Art. 6 Provocada na forma do art. 5, a Comisso de Averiguao e Anlise de Informaes Sigilosas decidir pela: I autorizao de acesso livre ou condicionado ao documento; ou II permanncia da ressalva ao seu acesso, enquanto for imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Art. 7 O art. 7 do Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002, em conformidade com o disposto no 2 do art. 23 da Lei n 8.159, de 1991, passa a vigorar com a seguinte redao: Art. 7 Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: I ultra-secreto: mximo de trinta anos; II secreto: mximo de vinte anos; III confidencial: mximo de dez anos; e IV reservado: mximo de cinco anos. Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. (NR) Art. 8 O art. 6, o pargrafo nico do art. 9 e o art. 10 do Decreto n 4.553, de 2002, passam a vigorar com a seguinte redao: Art. 6 ..................................................................................................................... I Presidente da Repblica; II Vice-Presidente da Repblica; III Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; IV Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e V Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior.

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1 Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em misso no exterior. 2 Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: I secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e II confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal. (NR) Art. 9 ..................................................................................................................... Pargrafo nico. Na reclassificao, o novo prazo de durao conta-se a partir da data de produo do dado ou informao. (NR) Art. 10. A desclassificao de dados ou informaes nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado ser automtica aps transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7, salvo no caso de sua prorrogao, quando ento a desclassificao ocorrer ao final de seu termo. (NR) Art. 9 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 9 de dezembro de 2004; 183 da Independncia e 116 da Repblica. LUIZ INCIO LULA DA SILVA Mrcio Thomaz Bastos Jos Dirceu de Oliveira e Silva Jorge Armando Felix lvaro Augusto Ribeiro Costa

1.4 Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968


Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. 2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao. 3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio.

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4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto. 5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura de termo em livro prprio pela autoridade competente. 6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de seu arquivamento. 7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartio detentora dos mesmos. Art. 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslados e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais. 1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqules cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dle, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides originrias. 2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra terceiros. Art. 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes. Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 6 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica. A. COSTA E SILVA Lus Antnio da Gama e Silva

1.5 Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996


Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968,
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DECRETA: Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada titulao, identificao e numerao seqencial, legveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados indexao. Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a qualidade de imagem e de reproduo. 1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original. 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original, como para a extrao de cpias. 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II nmero do microfilme, se for o caso; III local e data da microfilmagem;

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IV registro no Ministrio da Justia; V ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; VI meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; VII identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; VIII nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos: I identificao do detentor dos documentos microfilmados; II informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto; IV meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. 1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos: a) identificao do microfilme, local e data; b) descrio das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. 2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos. 3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes, sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.

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Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte. 3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura. Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto. Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 16. As empresas e os cartrios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado; III que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora dele, quando: I autenticados por autoridade estrangeira competente; II tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;

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III forem acompanhados de traduo oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infraes s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro para microfilmar ser cassado definitivamente. Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento deste Decreto. Art. 21. Revoga-se o Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 30 de janeiro de 1996; 175 da Independncia e 108 da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman

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Dicionrio

A
Abreviatura Representao de uma palavra por meio de alguma(s) de suas slabas ou letras. Ver tambm sigla. Acervo Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. Acessibilidade Condio ou possibilidade de acesso (1, 2) a servios de referncia, informao, documentao (2) e comunicao. Acesso 1 Possibilidade de consulta a documentos e informaes. 2 Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover sua utilizao. Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso (1). Acumulao Reunio de documentos produzidos e/ ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia. Aditamento Ato ou efeito de acrescentar. Suplemento

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Ampliao Cpia de um documento com as dimenses ampliadas. Anexao Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece para referncia, o nmero do processo mais antigo. Anexo 1 Documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro documento ou processo, eventualmente de mesma procedncia, por afinidade de contedo. 2 Depsito (1) fora da sede do arquivo (2). Anopistgrafo Documento escrito ou impresso de um nico lado. Ver tambm opistgrafo. Antroponmia Estudo dos nomes prprios de pessoas (antropnimos). Apensao Juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. Apenso Documento ou processo juntado a processo, sem, contudo, passar a integr-lo. Apcrifo Documento de autenticidade no reconhecida. Apgrafo Cpia manuscrita, de poca, realizada por outro que no o autor. Ver tambm autgrafo e holgrafo. Apostila Nota ou aditamento feito oficialmente em documento. Armazenamento Guarda de documentos em depsito (1). Ver tambm acondicionamento. Armazenamento de dados Guarda de documentos e informaes em meio eletrnico. Arquivamento 1 Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos. Ver tambm arranjo, mtodo de arquivamento e sistema de arquivamento. 2 Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao. Arquivista Profissional de nvel superior, com formao em arquivologia ou experincia reconhecida pelo Estado. Arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver tambm fundo. 2 Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso (1) a documentos. 3 Instalaes onde funcionam arquivos(2). 4 Mvel destinado guarda de documentos. Arquivo administrativo Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das

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atividades-meio de uma instituio ou unidade administrativa. Expresso usada em oposio a arquivo tcnico. Arquivo central Arquivo (2) responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos(1) de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado arquivo geral. Em alguns pases, a expresso designa o arquivo nacional. Ver tambm arquivo setorial. Arquivo corrente 1 Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. 2 Arquivo (2) responsvel pelo arquivo corrente(1). Arquivo de famlia Arquivo privado de uma famlia ou de seus membros, relativo s suas atividades pblicas e privadas, inclusive administrao de seus bens. Tambm chamado arquivo familial ou arquivo familiar. Arquivo de segurana Conjunto de cpias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informao. Ver tambm cmara de segurana e microfilme de segurana. Arquivo especializado Arquivo (2) cujo acervo tem uma ou mais caractersticas comuns, como natureza, funo ou atividade da entidade produtora, tipo, contedo, suporte ou data dos documentos, entre outras. Arquivo estadual Arquivo pblico (2) mantido pela administrao estadual, identificado como o principal agente da poltica arquivstica nesse mbito. Arquivo federal Arquivo pblico (2) mantido pela administrao federal. Em alguns pases, a expresso designa o arquivo nacional. Arquivo intermedirio 1 Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes(2), com uso pouco frequente, que aguarda destinao. 2 Arquivo (2) responsvel pelo arquivo intermedirio (1). Tambm chamado pr-arquivo. 3 Depsito (1) de arquivos intermedirios(1). Arquivo municipal Arquivo pblico (2) mantido pela administrao municipal, identificado como o principal agente da poltica arquivstica nesse mbito. Arquivo nacional Arquivo pblico (2) mantido pela administrao federal ou central de um pas, identificado como o principal agente da poltica arquivstica em seu mbito. Arquivo permanente 1 Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. 2 Arquivo (2) responsvel pelo arquivo permanente(1). Tambm chamado arquivo histrico. Arquivo privado Arquivo (1) de entidade coletiva de direito privado, famlia ou pessoa. Tambm chamado arquivo particular.

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Arquivo pblico 1 Arquivo (1) de entidade coletiva pblica, independentemente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. 2 Arquivo (2) integrante da administrao pblica Arquivo regional Arquivo (2) responsvel pelos arquivos(1) de uma determinada regio. Arquivo setorial 1 Arquivo (1) de um setor ou servio de uma administrao. 2 Arquivo (2) responsvel pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo central, estar a ele tecnicamente subordinado. Arquivo tcnico Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma instituio ou unidade administrativa. Expresso usada em oposio a arquivo administrativo. Arquivologia Disciplina que estuda as funes do arquivo (2) e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos(1). Tambm chamada arquivstica. Arranjo Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo (1) ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Ver tambm mtodo de arquivamento, nvel de arranjo, quadro de arranjo e sistema de arranjo. Arranjo estrutural Arranjo que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo (1). Arranjo funcional Arranjo que tem por eixo as funes desempenhadas pela entidade produtora do arquivo (1). Assinatura Nome de uma pessoa ou a sua representao, feito de prprio punho sobre um documento para indicar sua autoria ou avalizar seu contedo. Assinatura digital Assinatura em meio eletrnico, que permite aferir a origem e a integridade do documento. Atividade-fim Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio. Tambm chamada atividade finalstica. Ver tambm atividade-meio. Atividade-meio Atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma instituio. Tambm chamada atividade mantenedora. Autenticao Atestao de que um documento verdadeiro ou de que uma cpia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validao. Autgrafo 1 Manuscrito do prprio punho do autor, assinado ou no. Ver tambm apgrafo e holgrafo. 2 Original(2). Autor Designao genrica para quem cria ou elabora um documento.

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Autoridade Forma normalizada de entrada de entidade coletiva, pessoa, famlia, assunto ou nome geogrfico em instrumentos de pesquisa. Ver tambm catlogo de autoridade, controle de autoridade e registro de autoridade. Avaliao Processo de anlise de documentos de arquivo (1), que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Ver tambm comisso de avaliao. Averbao Anotao oficial em documento que o altera ou complementa.

B
backup Cpia de segurana em meio eletrnico. Banco de dados Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciado por programa especfico. Base de dados Conjunto de dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados de acordo com uma sequncia lgica que permite o acesso (2) a eles de forma direta, por meio de programas de aplicao. Borrador Registro (1) de minutas. Braquigrafia rea da paleografia que estuda a origem, tipos e evoluo das abreviaturas.

C
Cabealho de assunto Termo ou grupo de termos que serve recuperao de unidades de descrio. Cmara de segurana Local prprio para armazenamento dotado de condies especiais visando restringir o acesso (1) e garantir a mxima segurana contra furtos e sinistros. Tambm chamado caixa-forte, cmara forte ou cofre-forte. Caractere Letra, algarismo ou outro smbolo utilizado para a representao de um dado. Carto-janela Carto contendo abertura retangular destinada a receber fotograma (2). Cartaz Documento elaborado para informao ou publicidade, quase sempre impresso de um s lado do suporte, frequentemente ilustrado, e que se destina a ser afixado. Cartonagem Processo de encadernao que utiliza uma capa pr-fabricada. Cartulrio Registro (1) integral, parcial ou sumrio, em forma de volume ou rolo, de ttulos de propriedades, privilgios e outros documentos relativos a direitos de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia.

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Catlogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, reunindo a descrio individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou analtica. Catlogo de autoridade Conjunto de registros de autoridade disponveis consulta. Cd Disco tico usado para armazenamento digital de udio ou de dados e aplicaes em meio eletrnico. Abreviatura de compact disc. Censo de arquivos Levantamento oficial, em geral peridico, dos arquivos (1, 2) de um determinado universo, para obteno de dados quantitativos e qualitativos. Centro de documentao Instituio ou servio responsvel pela centralizao de documentos e disseminao de informaes. Centro de informao Instituio ou servio responsvel pela centralizao e disseminao de informaes. Centro de referncia Instituio ou servio responsvel pela orientao de usurios quanto localizao e ao acesso (1) a informaes. Certificao Afirmao ou atestao de um fato em razo de ofcio. Ciclo vital dos documentos Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo (1), da sua produo guarda permanente ou eliminao. Ver tambm teoria das trs idades. Cincia da informao Disciplina que estuda a teoria e a prtica da gerao, processamento e disseminao da informao. Cifra Sistema de escrita organizado a partir de uma chave ou conjunto de regras ou smbolos previa-mente escolhidos, destinado a comunicaes secretas. Ver tambm cdigo e criptografia. CIM Microfilme utilizado para introduzir dados em computadores. Abreviatura de Computer Input Microfilm. Cinemateca Instituio ou servio que rene, conserva, realiza processamento tcnico e d acesso (1) a documentos cinematogrficos. Tambm chamada filmoteca. Classe Primeira diviso de um plano de classificao ou de um cdigo de classificao. Classificao 1 Organizao dos documentos de um arquivo (1) ou coleo, de acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. 2 Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. 3 Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legis-lao especfica. Tambm chamada classificao de se-

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gurana. Ver tambm desclassificao, documento classificado e documento sigiloso. Classificao decimal Classificao (1) decorrente da aplicao do mtodo decimal. Climatizao Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos. Cdice 1 Livro de registro. 2 Conjunto encadernado de manuscritos avulsos. Cdigo Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados. Ver tambm cifra e notao. Cdigo de classificao Cdigo derivado de um plano de classificao. Cdigo de referncia Cdigo elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica ISAD(G), destinado a identificar qualquer unidade de descrio. Coleo Conjunto de documentos com caractersticas comuns, reunidos intencionalmente. Colecionador Entidade coletiva, pessoa ou famlia responsvel pela formao de uma coleo. COM Microfilme produzido por computador. Abreviatura de computer output microfilm.
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Comisso de avaliao e destinao Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo (1), responsvel pela elaborao de tabela de temporalidade. Comodato Emprstimo gratuito por via contratual, com direito de uso por tempo predeterminado. Conservao Promoo da preservao e da restaurao dos documentos. Consulta Busca direta ou indireta de informaes. Ver tambm acesso (2). Contencioso arquivstico Litgio quanto propriedade, custdia legal e ao acesso (1) a arquivos (1), decorrente, sobretudo, de mudanas de soberania, reorganizao territorial, conflitos blicos ou questionamentos quanto jurisdio arquivstica. Contrasselo Selo (1) de diferente desenho e de menor tamanho encontrado no reverso do selo principal, que evita a retirada deste e sua fixao em outro documento, servindo de validao adicional. Contraste Relao entre a alta e a baixa luminosidade de um objeto ou entre a alta e a baixa densidade de uma imagem. Controle ambiental Conjunto de procedimentos para criao e manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como

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preveno de infestao biolgica, procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por gua. Controle de autoridade Conjunto de procedimentos de normalizao, autorizao e validao de registros de autoridade. Controle de depsito Conjunto de procedimentos de inspeo de depsito (1) para verificar se as unidades de arquivamento esto em seu local prprio ou devidamente representadas por guias-fora. Cpia Resultado da reproduo de um documento, geralmente qualificada por sua funo ou processo de duplicao. Cpia autenticada Cpia exata que, conferida vista do original por autoridade competente, possui f pblica. Cpia azul Cpia obtida da impresso em tecido ou papel sensibilizado por sais de ferro, produzindo uma imagem em branco num fundo azul, normalmente utilizada para copiar mapas, desenhos e plantas. Tambm chamada blueprint ou cpia blueprint. Cpia carbono Cpia obtida simultaneamente ao exemplar original, mediante a utilizao de folhas de papel carbono. Cpia de segurana Cpia feita com vistas a preservar as informaes no caso de perda ou destruio do original (1). Ver tambm backup e microfilme de segurana. Cpia eletrosttica Cpia obtida por processo eletrosttico. Tambm chamada cpia xerogrfica ou xerox. Cpia figurada Cpia exata, feita geralmente para fins legais, reproduzindo com fidelidade o grafismo e a forma do original (1). Ver tambm cpia autenticada. Cpia fotosttica Cpia produzida por fotstato, caracterizada por possuir a mesma polaridade do original. Cpia heliogrfica Cpia obtida por processo fotomecnico, por contato direto de um original (1) translcido com material latente colorvel, que se torna visvel pela ao de gases de amonaco. Tambm chamada cpia ozalid. Cpia por contato Cpia obtida por contato direto de original (1) ou negativo com papel sensibilizado, apresentando as mesmas dimenses. Tambm chamada cpia-contato. Cpia termogrfica Cpia obtida por contato em papel sensibilizado, mediante radiao trmica. Copiador 1 Registro (1) constitudo pelas cpias integrais ou parciais de correspondncia, na maior parte dos casos expedida, organizada geralmente em ordem cronolgica. 2 Registro (1) de correspondncia em que so produzidas cpias por contato direto com o original (1), mediante transferncia de tinta por presso.

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Correspondncia Comunicao escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coletivas, pessoas ou famlias. Criptografia Escrita que usa abreviaturas, cifras ou cdigos para comunicao secreta. Crisografia Escrita tinta de ouro. Cronologia 1 Disciplina que estuda a diviso do tempo e se aplica identificao e comparao de datas em diferentes calendrios. 2 Conjunto de acontecimentos selecionados e apresentados em ordem cronolgica. Custdia Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos (1), independentemente de vnculo de propriedade.

D
Dao Entrega de documentos e/ou arquivos (1) em pagamento de uma dvida. Dado Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automtica. Data-assunto Elemento de identificao cronolgica do assunto de um documento, independentemente da sua data de produo. Data crnica Elemento de identificao cronolgica que tem por referencial um calendrio. Ver tambm data-assunto, data de acumulao e datas-limite. Data de acesso 1 Elemento de identificao cronolgica do fim da restrio de acesso a um documento. 2 Elemento de identificao cronolgica do acesso efetuado a um documento em meio eletrnico. Data de acumulao Elemento de identificao cronolgica que leva em considerao variantes da histria de formao do acervo como herana de fundos, sucesso arquivstica e aquisies por compra ou doao. Data de produo Elemento de identificao cronolgica pelo qual se indica a data em que o documento foi produzido. Data tpica Elemento de identificao do lugar de produo de um documento. Datas-limite Elemento de identificao cronolgica, em que so indicados o incio e o trmino do perodo de uma unidade de descrio. Densidade Medida de opacidade ou a graduao entre os tons de cinza de um filme (1), que determina o grau de contraste das cpias.

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Desacidificao Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7, com vistas sua preservao. Desapensao Separao de documento ou processo juntado por apensao. Descarte Excluso de documentos de um arquivo (2) aps avaliao. Ver tambm eliminao. Desclassificao Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo. Ver tambm classificao (3). Descrio Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos documentos para elaborao de instrumentos de pesquisa. Ver tambm nvel de descrio e unidade de descrio. Descrio multinvel Descrio que, levando em considerao a estrutura de organizao de um acervo, permite a recuperao das informaes dos documentos que o integram em diferentes nveis, do mais genrico ao mais especfico, estabelecendo relaes verticais e horizontais entre eles. Descritor Palavra ou grupo de palavras que, em indexao e tesauro, designa um conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos e significados. Ver tambm entrada e palavra-chave. Desinfeco Processo de destruio ou inibio da atividade de micro-organismos. Ver tambm fumigao. Desinfestao Processo de destruio ou inibio da atividade de insetos. Ver tambm fumigao. Destinao Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao. Ver tambm plano de destinao e tabela de temporalidade. Desumidificao Reduo da umidade relativa do ar em reas determinadas, por meio de processos mecnicos ou qumicos. Diapositivo Imagem fotogrfica positiva sobre filme (1), normalmente emoldurada e apropriada para projeo. Tambm chamada eslaide ou slide. Digitalizao Processo de converso de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escner. Diplomtica Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. Direito autoral Direito exercido pelo autor, ou por quem o represente, no tocante publicao, traduo, venda e reproduo de suas obras. Disco Suporte circular plano, onde so gravados sons.

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Disco magntico Suporte circular plano, revestido por camada magnetizada que permite o armazenamento de dados. Disco tico Suporte circular plano, com grande capacidade de armazenamento, em que se registram sinais visuais, sonoros ou audiovisuais, por gravao digital. Tambm chamado disco laser. Ver tambm videodisco. Disseminao da informao Fornecimento e difuso de informaes por meio de canais formais de comunicao. Divulgao Conjunto de atividades destinadas a aproximar o pblico dos arquivos (2), por meio de publicaes e da promoo de eventos, como exposies e conferncias. Doao Entrada de documentos (1) resultante da cesso gratuita e voluntria de propriedade feita por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia. Documentao 1 Conjunto de documentos. 2 Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos. Documento Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato. Documento audiovisual Gnero documental integrado por documentos que contm imagens, fixas ou em movimento, e registros sonoros, como filmes (2) e fitas videomagnticas. Ver tambm documento filmogrfico, documento iconogrfico e documento sonoro. Documento bibliogrfico Gnero documental integrado por impressos, como livros, folhetos e peridicos. Documento cartogrfico Gnero documental integrado por documentos que contm representaes grficas da superfcie terrestre ou de corpos celestes e desenhos tcnicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias areas. Documento classificado 1 Documento submetido a algum cdigo ou sistema de classificao (1, 2). 2 Documento ao qual foi atribudo grau de sigilo. Documento digital Documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional. Ver tambm documento eletrnico. Documento eletrnico Gnero documental integrado por documentos em meio eletrnico ou somente acessveis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados. Documento especial Documento em linguagem no textual, em suporte no convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e preservao, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao tecnolgica.

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Documento filmogrfico Gnero documental integrado por documentos que contm imagens em movimento, com ou sem som, como filmes (2) e fitas videomagnticas. Tambm chamado documento cinematogrfico. Documento fotogrfico Fotografia em positivo ou negativo. Documento iconogrfico Gnero documental integrado por documentos que contm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras. Documento impresso Documento textual impresso ou multigrafado. Documento microgrfico Gnero documental integrado por documentos em microforma, como cartes-janela, microfilmes e tab-jacks. Documento oficial Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. Documento ostensivo Documento sem qualquer restrio de acesso. Documento pessoal 1 Documento cujo teor de carter estritamente particular. 2 Documento que serve identificao de uma pessoa. Documento privado Documento de arquivo privado. Documento pblico 1 Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico (1). 2 Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder pblico. 3 Do ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico. Documento sigiloso Documento que pela natureza de seu contedo sofre restrio de acesso. Ver tambm grau de sigilo. Documento sonoro Registro sonoro, como disco e fita audiomagntica. Documento textual Gnero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de reunio, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatrios. Dossi Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Ver tambm processo. Duplicao Tcnica de produo de cpia de documentos a partir de uma matriz.

E
Edital de cincia de eliminao Ato publicado em peridicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pblica a eliminao. Elemento de descrio Categoria de informao utilizada na descrio normalizada de documentos.
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Eliminao Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor permanente. Tambm chamada expurgo de documentos. Emenda 1 Adendo, supresso, aglutinao, substituio ou modificao feita em documento. 2 Juno, por colagem ou fuso, de pedaos de um mesmo suporte. Emprstimo Transferncia fsica e temporria de documentos para locao interna ou externa, com fins de referncia, consulta, reproduo, pesquisa ou exposio. Emulso Minsculos aletos de prata suspensos em camadas de gelatina que, quando expostos radiao luminosa, produzem uma imagem latente. Encadernao Fixao de folhas, entre capas, por costura ou cola, com vistas a mant-las numa ordem determinada e a assegurar a sua proteo. Ver tambm cartonagem. Encapsulao Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so seladas. Encolagem Aplicao interna ou superficial de substncia adesiva em papel ou carto. Ver tambm reencolagem. Entidade coletiva Grupo de pessoas que age de maneira organizada e identificado por um nome especfico, variando no seu grau
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e forma de organizao, como movimentos sociais e polticos, feiras, seminrios, conferncias, instituies econmicas, sociais, polticas e religiosas, embarcaes e aeronaves. Tambm chamado entidade corporativa. Entidade custodiadora Entidade responsvel pela custdia e acesso (2) a um acervo. Tambm chamada custodiador. Entidade produtora Entidade coletiva, pessoa ou famlia identificada como geradora de arquivo (1). Tambm chamada produtor. Entrada Ponto de acesso de uma unidade de descrio em um ndice. Ver tambm descritor e palavra-chave. Entrada de documentos 1 Ingresso de documentos em arquivo (2), seja por comodato, compra, custdia, dao, depsito (2), doao, emprstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegrao (1) ou transferncia. Ver tambm registro de entrada de documentos. 2 Ingresso de documentos em arquivo corrente (2) mediante protocolo. Espcie documental Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por seu formato. So exemplos de espcies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme (2), folheto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio. Estereograma Par de fotografias de um mesmo objeto tiradas de diferentes ngulos, as quais, por meio de um estereoscpio, so vis-

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tas como uma nica imagem, aparentemente tendo profundidade ou trs dimenses. Etiqueta Rtulo afixado sobre as unidades de arquivamento e/ou seu invlucro, contendo informaes que permitem a sua identificao. Extrato 1 Cpia parcial de um texto. 2 Resumo, sntese.

F
Fac-smile 1 Cpia fotomecnica de um documento. 2 Imagem exata de um documento transmitida eletronicamente. Tambm chamada fax. Fator de reduo Medida do nmero de vezes ou proporo em que a imagem do documento reduzida quando este fotografado ou copiado. Tambm chamada reduo. Fichrio 1 Conjunto de fichas ordenadas segundo critrios preestabelecidos, utilizadas para fins de controle e recuperao de documentos e informaes. 2 Mvel utilizado para guarda de fichas. Filme 1 Pelcula ou fita de plstico flexvel capaz de fixar imagens em positivo ou negativo. 2 Sequncia de imagens distintas que, projetadas umas aps outras, do a iluso de movimento. Tambm chamada filme cinematogrfico. Filme de acetato Filme (1) com base composta de acetato de celulose, utilizado em substituio ao filme de nitrato por oferecer maior segurana contra a inflamabilidade. Filme de nitrato Filme (1) cujo suporte o nitrato de celulose, no mais utilizado por estar sujeito combusto espontnea. Filme de sais de prata Filme (1) em que a camada fotossensvel composta de halogenetos de prata, permitindo reprodues mais durveis. Filme de segurana Filme (1) que, ao contrrio do filme de nitrato, possui uma base relativamente no inflamvel, como acetato, diacetato, triacetato e polister. Filme diazo Filme (1) sensibilizado com sais diazoicos, em que a imagem obtida aps exposio luz ultravioleta, sendo utilizado em cpias de microfilme para consulta. Tambm chamado cpia diazo. Filme matriz Filme (2) que serve como base para a produo de cpias. Filme polister Filme (1) com base composta de polmeros, utilizado como filme de segurana por apresentar um suporte mais resistente a rasgos e menos inflamvel. Filme reversvel Filme (1) no qual a imagem latente em negativo convertida, no procesArquivologia

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samento, diretamente numa imagem em positivo. Tambm chamado filme inversvel, em funo do processo de inverso qumica a que submetido. Filme vesicular Filme diazo no qual o nitrognio, liberado durante o tempo de exposio, se expande em decorrncia do calor, formando bolhas minsculas que vo produzir uma imagem pela difuso da luz. usado para cpias a partir de outros filmes (2) e no dispe de qualidade arquivstica. Fita audiomagntica Fita magntica que contm registros sonoros. Tambm chamada fita de udio ou fita sonora. Fita magntica Fita recoberta por uma camada magntica, capaz de armazenar informaes sob a forma de sinais eletromagnticos. Ver tambm fita audiomagntica e fita videomagntica. Fita videomagntica Fita magntica que contm imagens com ou sem registros sonoros. Tambm chamada fita de vdeo. Folha Pedao de papel com formato definido, composto de duas faces (verso e anverso), cuja numerao, se efetuada, o em ordem crescente, determinada pelo anverso. Folha de guarda Folha situada entre a capa e o miolo de um volume, servindo-lhe de elemento de proteo complementar. Folheto Documento bibliogrfico que se caracteriza principalmente por seu formato semelhante ao de um livro, com um mnimo de cinco e mximo de 48 pginas. Foliao Numerao do anverso das folhas de um documento. Ver tambm paginao. Fonoteca Instituio ou servio que rene, conserva, realiza processamento tcnico e d acesso (1) a documentos sonoros. Formato Conjunto das caractersticas fsicas de apresentao, das tcnicas de registro e da estrutura da informao e contedo de um documento. Formato de arquivo Regras e padres para a interpretao dos bits constituintes de um arquivo digital. Fotocpia Cpia direta de um documento, produzida por mquina automtica, utilizando-se papel sensvel aos fenmenos luminosos, qumicos ou eletrostticos, independentemente da presena de negativo. Fotografia Imagem produzida pela ao da luz sobre pelcula coberta por emulso fotossensvel, revelada e fixada por meio de reagentes qumicos. Fotografia area Fotografia obtida com a utilizao de cmara aerotransportada, com eixo perpendicular ao solo, aplicada na elaborao de mapas. Fotografia estereoscpica Par de fotografias obtido com mquina de dupla objetiva e que, visto por meio

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de estereoscpio, d impresso tridimensional ou de relevo. Fotograma 1 Unidade mnima de um filme (1) fotogrfico submetido ao da luz, em uma cmara, durante a exposio. 2 Segmento de um filme ou microfilme. Fotogrametria Tcnica de elaborao de mapas a partir de fotografias areas, utilizando-se aparelhos e mtodos estereoscpicos. Tambm chamada aerofotogrametria ou estereofotogrametria. Fototeca Instituio ou servio que rene, conserva, realiza processamento tcnico e d acesso (1) a documentos fotogrficos. Fumigao Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros micro-organismos. Fundo Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a arquivo (1). Fundo aberto Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em funo do fato de a entidade produtora continuar em atividade. Fundo fechado Fundo que no recebe acrscimos de documentos, em funo de a entidade produtora no se encontrar mais em atividade.

G
Genealogia Disciplina que estuda a origem, a ascendncia e a descendncia dos indivduos e as relaes entre famlias. Gnero documental Reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, por vezes, mediao tcnica para acesso (1), como documentos audiovisuais, documentos bibliogrficos, documentos cartogrficos, documentos eletrnicos, documentos filmogrficos, documentos iconogrficos, documentos microgrficos, documentos textuais. Gerao Medida ou grau de proximidade de uma determinada cpia, geralmente fotogrfica, em relao ao original(1) ou matriz. Gesto da informao Administrao do uso e circulao da informao, com base na teoria ou cincia da informao. Gesto de depsito Administrao do depsito (1) no tocante utilizao do espao, localizao e movimentao do acervo, armazenamento, climatizao, higiene e segurana. Ver tambm controle de depsito e inventrio topogrfico.

Arquivologia

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Gesto de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento (1, 2) de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento (1, 2). Tambm chamado administrao de documentos. Grau de sigilo Gradao de sigilo atribuda a um documento em razo da natureza de seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de conhec-lo. Ver tambm classificao (3). Gravura Estampa resultante da impresso, em papel ou outros materiais, de desenhos ou textos gravados em pranchas de madeira, pedra ou metal, por meio de entalhe, ranhura ou corroso. Grupo Num plano de classificao ou cdigo de classificao, a subdiviso da subclasse. Guia Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e colees existentes em um ou mais arquivos (2). Guia-fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoo temporria. Tambm chamado fantasma ou ficha-fantasma.

H
Herldica Disciplina que estuda os brases e emblemas. Herana de fundos Transmisso de um fundo a outra entidade produtora, a ttulo de continuidade administrativa ou funcional. Ver tambm sucesso arquivstica. Higienizao Retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros resduos, com vistas preservao dos documentos. Holgrafo Documento escrito inteiramente pela mo de seu autor. Termo aplicado em especial a testamentos. Ver tambm apgrafo e autgrafo (1).

I
Identificao Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos (1), com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. Imagem Representao grfica, plstica ou fotogrfica de seres, objetos ou fatos. Imagem de abertura Conjunto de informaes tcnicas e outros dados considerados teis,

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localizado no incio de um rolo de microfilme. Imagem de encerramento Conjunto de informaes tcnicas e outros dados considerados teis, localizado no fim de um rolo de microfilme. Imprescritibilidade Princpio pelo qual assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos pblicos (1), sem limitao de tempo, por serem estes considerados bens pblicos inalienveis. Ver tambm inalienabilidade. Impresso Fixao da informao por meio de gravao ou reproduo, mediante presso sobre suporte apropriado. Impresso Qualquer documento feito por meio de imprensa. Inalienabilidade Princpio pelo qual impedida a alienao de arquivos pblicos (1) a terceiros. Ver tambm imprescritibilidade. Incorporao Adio de documentos a um fundo ou coleo j sob custdia. Tambm chamada acrscimo de acervo. Incunbulo Impresso dos primrdios da tipografia. Indexao Processo pelo qual documentos ou informaes so representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperao da informao. ndice Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referncias para sua localizao. In-flio Volume formado por folhas de papel ou pergaminho dobradas uma s vez, assumindo grandes propores. Tambm chamado flio. Informao Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contidos num documento. Instrumento de pesquisa Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos permanentes (2). Ver tambm catlogo, guia, ndice, inventrio, listagem descritiva do acervo, repertrio e tabela de equivalncia. Integridade arquivstica Objetivo decorrente do princpio da provenincia que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminaes indiscriminadas. Tambm chamado integridade do fundo. Inventrio Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentao obedece a uma ordenao lgica que poder refletir ou no a disposio fsica dos documentos. Ver tambm repertrio. Inventrio topogrfico Instrumento de controle ou gesto de depsito destinado a indicar a localizao fsica das unidades de arquivamento nos depsitos (1). Tambm chamado topogrfico.

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Item documental 1 Menor unidade documental, intelectualmente indivisvel, integrante de dossis ou processos. 2 Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm chamada pea.

J
Jaqueta Invlucro de plstico ou material similar, contendo um ou mais bolsos, nos quais se inserem microformas. Juntada 1 Apensao ou anexao de um processo a outro. 2 Juno de documentos a um processo. Jurisdio arquivstica Competncia de arquivos (2) sobre a produo, tramitao, entrada de documentos (1), avaliao, eliminao, preservao e/ ou acesso (1), definida por leis ou regulamentos.

L
Laminao Processo de restaurao que consiste no reforo de documentos deteriorados ou frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semi-sinttico ou sinttico, por meio de diferentes tcnicas, manuais ou mecnicas. Ver tambm velatura. Legado Doao resultante de uma disposio testamentria ou de manifestao de ltima vontade. Listagem de eliminao Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada por autoridade competente. Tambm chamada lista de eliminao. Listagem descritiva do acervo Relao elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermedirios (2) e em arquivos permanentes (2). Livro de registro Livro que recebe, de maneira sistemtica, anotaes referentes s atividades da entidade produtora, em geral, apresentando termo de abertura e termo de encerramento e folhas numeradas e rubricadas. Ver tambm registro (1).

M
Manuscrito Texto escrito mo. Termo que, utilizado genericamente, engloba textos datilografados e digitados. Mapa Documento que descreve, de forma grfica ou fotogramtrica, geralmente em escala e em meio plano, caracteArquivologia

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rsticas fsicas e abstratas selecionadas da superfcie terrestre ou de um corpo celeste. Mapoteca 1 Coleo de mapas e plantas. 2 Instituio ou servio que rene, conserva, realiza processamento tcnico e d acesso (1) a documentos cartogrficos. 3 Mvel prprio para guarda de mapas ou quaisquer outros documentos de grande formato. Marca-dgua Marca translcida em papel, produzida durante o processo de fabricao. Marginlia Conjunto de anotaes margem de um documento. Matriz Documento que serve como base para produo de cpias. Matriz de segunda gerao Gerao subsequente de uma matriz usada para produo de mais cpias. Matriz de selo Molde, em geral de metal, gravado com o distintivo de uma entidade coletiva, pessoa ou famlia, destinado a produzir um selo (1), por presso, sobre papel ou suporte momentaneamente amolecido. Mensurao 1 Aferio da dimenso fsica de um acervo, total ou parcial, obtida pelo clculo do comprimento de sua disposio em estantes (metro linear), por seu volume (metro cbico) ou pela rea ocupada (metro quadrado). Ver tambm quantificao. 2 Medio ou aferio das dimenses planas ou tridimensionais de um documento. Metadados Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. Mtodo alfabtico Mtodo de ordenao que tem por eixo o alfabeto. Mtodo alfanumrico Mtodo de ordenao que tem por eixo a combinao de letras e nmeros. Mtodo de arquivamento Sequncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo (1) ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade. Mtodo dgito-terminal Mtodo de ordenao que tem por eixo um cdigo numrico dividido em grupos de dgitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposio fsica dos documentos. Mtodo duplex Mtodo de ordenao que tem por eixo a distribuio dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos com traos de unio. Mtodo geogrfico Mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogrficos. Mtodo numrico-cronolgico Mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero e a data dos documentos.

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Mtodo numrico simples Mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero atribudo s unidades de arquivamento. Mtodo soundex Mtodo de ordenao que tem por eixo a fontica e no a grafia dos nomes. Mtodo temtico Mtodo de ordenao que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou no, nos documentos. Tambm chamado mtodo ideogrfico ou mtodo por assunto. Mtodo variadex Mtodo de ordenao que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes. Metro cbico Unidade de volume que corresponde a, aproximadamente, 12 metros lineares ou 600 kg de documentos. Metro linear Unidade convencional de medida utilizada para determinar o espao ocupado pelos documentos nas estantes. Microcpia Reduo fotogrfica de um documento que no pode ser lida sem ampliao. Microficha Microforma em filme (1), cujas imagens ou fotogramas so dispostos em linhas paralelas ou colunas. Microfilmagem Produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. Microfilme Filme (1) resultante do processo de reproduo de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo, cuja leitura s possvel mediante leitor de microformas. Microfilme de complemento Microfilme cujo contedo serve para complementar ou suplementar acervo. Microfilme de preservao Microfilme que serve preservao de documentos, protegendo-os do uso e manuseio constantes. Microfilme de segurana Microfilme que serve de cpia de segurana, devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais (1), de preferncia em cmara de segurana. Microfilme de substituio Microfilme que serve preservao das informaes contidas em documentos que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. Microfilme negativo Microfilme no qual os tons claros e escuros do original (1) aparecem invertidos. Microfilme positivo Microfilme cuja polaridade a mesma do original (1). Microforma Termo genrico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. Micrografia Conjunto de tcnicas e procedimentos usados para o registro de informaes em microformas. Minuta Verso preliminar de documento sujeita aprovao. Ver tambm original (2).

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N
Negativo Imagem fotogrfica formada quando se impressiona diretamente uma chapa ou um filme (1), em que os tons claros e escuros do objeto aparecem invertidos. Negativo matriz Negativo original, vedado consulta, utilizado geralmente para a obteno de cpias. Tambm chamado original de cmara. Nvel de arranjo Posio dos documentos em uma estrutura hierarquizada de arranjo. Nvel de descrio Posio da unidade de descrio na hierarquia do fundo ou coleo. Notao Cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das unidades de arquivamento. Tambm chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica ISAD(G), equivale a cdigo de referncia. Notao fsica Notao que permite a localizao fsica dos documentos nos depsitos (1). Notao lgica Notao destinada gesto lgica e intelectual dos documentos, de acordo com os instrumentos de pesquisa. Numismtica Disciplina que tem por objeto o estudo de moedas e medalhas.

O
Onomstica Estudo e investigao da etimologia, transformao, morfologia, significao e uso dos antropnimos e topnimos. Ver tambm antroponmia e toponmia. Opistgrafo Documento escrito ou impresso de ambos os lados. Ver tambm anopistgrafo. Ordem dicionria Disposio das entradas na sequncia rigorosa das letras. Ordem enciclopdica Agrupamento de temas correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundrias, ordenadas conforme a sequncia rigorosa das letras. Organicidade Relao natural entre documentos de um arquivo (1) em decorrncia das atividades da entidade produtora. Original 1 Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. 2 Verso final de um documento, j na sua forma apropriada. Ver tambm minuta.

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P
Pgina Cada um dos lados de uma folha. Paginao Numerao das pginas de um documento. Ver tambm foliao. Palavra-chave Palavra ou grupo de palavras retiradas do ttulo ou do texto de um documento e que indicam seu contedo, facilitando a recuperao da informao. Ver tambm descritor e entrada. Paleografia Disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variaes atravs do tempo. Palimpsesto Pergaminho reutilizado mediante raspagem ou lavagem do texto anterior. Papel neutro Papel de pH neutro ou ligeiramente alcalino, de degradao mais difcil. Ver tambm valor do pH. Papiro 1 Suporte para escrita, obtido do caule de planta aqutica de mesmo nome, largamente utilizado na Antiguidade. 2 Documento sobre papiro (1). Patrimnio arquivstico Conjunto dos arquivos (1) de valor permanente, pblicos ou privados, existentes no mbito de uma nao, de um estado ou de um municpio. Patrimnio arquivstico comum Arquivo (1) que constitui o patrimnio arquivstico de duas ou mais unidades territoriais, no podendo ser dividido sob pena de perda de sua integridade. Pergaminho 1 Suporte para escrita obtido de pele de animal, por impregnao em cal, desbaste, estiramento e polimento. Ver tambm velino. 2 Documento sobre pergaminho (1). Pertinncia territorial Conceito oposto ao de princpio da provenincia e segundo o qual documentos ou arquivos (1) deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos (2) com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. Planificao Aplainamento mediante presso, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados. Plano de armazenamento Esquema das reas de depsito (1) de um arquivo (2), por meio do qual se indica a disposio das estantes e outros equipamentos de armazenamento, bem como a utilizao atual ou futura do espao disponvel. Tambm chamado plano de ocupao de depsitos. Plano de classificao Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo (1) por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. Ver tambm cdigo de classificao.

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Plano de destinao Esquema no qual se fixa a destinao dos documentos. Plano de emergncia Parte de plano de proteo civil aplicada aos arquivos (1, 3), que estabelece medidas preventivas e de emergncia em caso de sinistros. Tambm chamada plano de controle de desastre ou plano de desastre. Planta Documento em forma grfica ou fotogramtrica representando, em seo horizontal, a organizao de uma estrutura ou frao do solo. Tambm chamado plano. Polaridade Termo utilizado para indicar a modificao ou manuteno do contraste de uma imagem em relao ao objeto de reproduo. Ponto de acesso Elemento de informao, termo ou cdigo que, presente em unidades de descrio, serve pesquisa, identificao ou localizao de documentos. Positivo Imagem fotogrfica que tem a polaridade do original (1). Prazo de eliminao Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados. Prazo de guarda Prazo definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente (2) ou no arquivo intermedirio (2), ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm chamado perodo de reteno ou prazo de reteno. Prescrio Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos. Preservao Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico. Princpio da pertinncia Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao (1, 2) original. Tambm chamado princpio temtico. Princpio da provenincia Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo (1) produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos. Princpio da reversibilidade Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos (1) pode ser revertido, se necessrio. Princpio do respeito ordem original Princpio segundo o qual o arquivo (1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Privacidade Direito que protege os indivduos da divulgao no autorizada de informaes de carter pessoal.
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Procedncia Termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do arquivo (1), quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. Conceito distinto do de provenincia. Processamento de dados Desempenho sistemtico de uma operao ou sequncia de operaes sobre dados, por um ou mais computadores, para atingir um resultado final desejado. Processamento tcnico Expresso utilizada para indicar as atividades de identificao, classificao (1, 2), arranjo, descrio e conservao de arquivos (1). Tambm chamado processamento arquivstico, tratamento arquivstico ou tratamento tcnico. Processo Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver tambm dossi. Processo eletrosttico Processo de reproduo direta e a seco, normalmente sobre papel, mediante aparelho automtico, que opera por fotocondutividade eltrica. Proteo de dados Procedimentos derivados de legislao especfica, que objetivam impedir o acesso (1) de pessoas no autorizadas
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a informaes sigilosas ou relativas privacidade de outrem. Proteo legal dos arquivos Medidas legais e regulamentares visando resguardar arquivos (1) de perdas, danos, extravios, exportaes, eliminaes indiscriminadas e cesses ilcitas. Protocolo Servio encarregado do recebimento, registro, classificao (2), distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Ver tambm arquivo corrente (2) e unidade protocolizadora. Provenincia Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou famlia produtora de arquivo (1). Ver tambm entidade produtora e princpio da provenincia. Provenincia funcional Conceito segundo o qual, com a transferncia de funes de uma autoridade para outra como resultado de mudana poltica ou administrativa, documentos relevantes ou cpias so tambm transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Tambm chamado pertinncia funcional. Provenincia territorial Conceito derivado do princpio da provenincia e segundo o qual arquivos (1) deveriam ser conservados em servios de arquivo (2) do territrio no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares.

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Q
Quadro de arranjo Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo (1), a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades da entidade produtora e da anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes (2). Qualidade arquivstica Propriedades fsico-qumicas dos suportes que permitem a conservao indefinida dos documentos, observadas as condies adequadas de acondicionamento, armazenamento e climatizao. Quantificao Aferio da quantidade de documentos, de suas unidades de instalao ou do mobilirio e equipamentos utilizados no armazenamento dos mesmos. Ver tambm mensurao.

R
Rascunho Esboo que serve de base para a elaborao final de um documento. Ver tambm minuta. Reclassificao Alterao de classificao (2, 3) de documento por autoridade competente. Recolhimento 1 Entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes (2), com competncia formalmente estabelecida. 2 Operao pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermedirio (2) para o arquivo permanente (2). Recuperao da informao Identificao ou localizao da informao desejada. Reencolagem Encolagem que visa restituir ao papel a substncia adesiva original perdida. registratur Sistema que permite controlar a produo e a manuteno de documentos nas fases corrente e intermediria por meio de registros, listagens ou repertrios, ndices e planos de arquivamento, em uso nos pases de tradio germnica e em certos pases anglo-saxes e eslavos. Registro 1 Anotao sistemtica em livro prprio. 2 Unidade de informao logicamente indivisvel. Registro de autoridade Sistematizao de informaes relativas a uma autoridade, compreendendo referncias cruzadas, relacionamentos e a documentao das decises tomadas. Registro de entrada de documentos Instrumento de controle de entrada de documentos num arquivo (2), em geral, em ordem numrico-cronolgica. Reintegrao 1 Reconduo de arquivos (1) e/ou documentos ao fundo ou arquivo (2) a que pertencem. Ver tambm entrada de documentos.

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2 Processo de restaurao, manual ou mecnico, em que se usa uma suspenso de fibras para reparar documentos danificados por perda de suporte. Tambm chamado obturao. Relao de recolhimento Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes (2). Relao de transferncia Listagem descritiva do acervo adotada em arquivos intermedirios (2). Repertrio Instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo critrios previamente definidos. Ver tambm inventrio. Repertrio cronolgico Repertrio que tem por eixo de ordenao a data dos documentos. Repertrio numrico Repertrio que tem por eixo de ordenao a notao ou cdigo de referncia. Reproduo Processo de produo de cpia de um documento no contedo e na forma, mas no necessariamente em suas dimenses. Reprografia Conjunto dos processos e tcnicas de duplicao e reproduo de documentos que no recorrem impresso, tais como fotocpia, processo eletrosttico, termografia e microfilmagem. Requisio de consulta Formulrio destinado solicitao de documentos para consulta. Resoluo Medida da nitidez de uma imagem, expressa no nmero de linhas discernveis por milmetro. Tambm chamada definio. Restaurao Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados. Restrio de acesso Limitao do acesso (1) em virtude do estado de conservao, do estgio de organizao ou da natureza do contedo. Ver tambm classificao (3) e processamento tcnico. Resumo Texto conciso sobre o contedo de documento. Ver tambm extrato (2). Revelao Processo qumico em que se torna visvel a imagem latente de um filme (1).

S
Sala de consultas rea de um arquivo (2) destinada consulta. Tambm chamada sala de leitura ou sala de pesquisa.
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de pesquisa esto disponveis para os usurios. Secagem a vcuo Tratamento de documentos molhados mediante gradual retirada de ar e elevao de temperatura.

Sala de instrumentos de pesquisa rea geralmente prxima sala de consultas, na qual os instrumentos

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Secagem por congelamento Tratamento de documentos molhados por congelamento e subsequente secagem mediante vcuo e gradual elevao de temperatura. Tambm chamado liofilizao ou secagem a frio. Seo Subdiviso do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira frao lgica do fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade (s) administrativa(s) com competncias especficas. Tambm chamada subfundo. Seleo Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. Selo 1 Pea, em geral metlica, na qual so gravadas armas, divisas ou assinaturas a serem impressas sobre cera, lacre, metal ou papel, com o fim de validar e autenticar o documento sobre o qual estampado ou no qual fixado. Termo tambm utilizado para o resultado da impresso. Ver tambm contrasselo. 2 Estampilha, de valor convencional, destinada a franquear o porte de correspondncia e objetos expedidos pelo correio. Tambm chamada selo postal. 3 Estampilha de valor convencional, utilizada com fins fiscais. Tambm chamada selo fiscal. Srie Subdiviso do quadro de arranjo que corresponde a uma sequncia de documentos relativos a uma mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto. Servio de referncia 1 Conjunto de atividades destinadas a orientar o usurio quanto aos documentos relativos ao tema de seu interesse, aos instrumentos de pesquisa disponveis e s condies de acesso (1) e de reproduo. 2 Unidade administrativa responsvel pelo servio de referncia (1). Servio educativo 1 Conjunto de atividades pedaggicas realizadas com o objetivo de divulgar o acervo e iniciar o pblico na sua utilizao. 2 Unidade administrativa encarregada do servio de referncia (1). Sigilografia Disciplina que tem por objeto o estudo dos selos (1), sinetes e carimbos. Tambm chamada esfragstica. Sigla Palavra composta pelas iniciais de um nome ou de parte dele, empregada como sua abreviao. Ver tambm abreviatura. Sinaltica Recurso de comunicao utilizado em microfilmagem, contendo informaes pertinentes ao contedo da microforma. Sinaltica bibliogrfica Sinaltica em que so dispostas informaes relativas s caractersticas fsicas e ao teor dos documentos. Sinaltica visual Sinaltica que precede a imagem dos documentos com o objetivo de facili-

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tar a sua localizao ao longo do filme (1). Tambm chamada carto-flash ou flash. Sistema de arquivamento Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e a preservao de documentos ou arquivos (1), bem como o acesso (1) s informaes neles contidas. Sistema de arquivos Conjunto de arquivos (2) que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns. Sistema de arranjo Conjunto de procedimentos tcnicos combinados que norteiam a organizao dos documentos, tendo em vista a recuperao da informao de um ou mais fundos e/ou colees. Sistema de gesto de documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a eficcia na produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao de documentos. Sistema de recuperao da informao Conjunto de procedimentos, normalmente automatizados, pelos quais referncias ou dados contidos em documentos so indexados e armazenados de maneira tal que possam ser recuperados em resposta a questes especficas. Subclasse Num plano de classificao ou cdigo de classificao, a subdiviso da classe. Subgrupo Num plano de classificao ou cdigo de classificao, a subdiviso do grupo. Subseo Num quadro de arranjo, a subdiviso da seo. Subsrie Num quadro de arranjo, a subdiviso da srie. Sucesso arquivstica Transferncia da propriedade legal de arquivos (1), resultante de mudanas da soberania territorial, da diviso administrativa de estados e municpios ou do direito de sucesso, prprio das pessoas fsicas ou jurdicas. Ver tambm herana de fundos. Suporte Material no qual so registradas as informaes.

T
Tabela de equivalncia Instrumento que estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes. Tabela de temporalidade Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda,
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tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. Tab-jac Carto tabulvel contendo canais de polister para insero de filmes de 16 mm e cuja aparncia semelhante

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do carto-janela. Abreviatura de tabulating-jacket. Tcnico de arquivo Profissional de arquivo (2), de nvel mdio, por formao ou experincia reconhecida pelo Estado. Teoria das trs idades Teoria segundo a qual os arquivos (1) so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio. Ver tambm ciclo vital dos documentos. Termo de abertura Conjunto de informaes lanadas no incio de um livro de registro e que o validam, delas podendo constar o nmero de folhas, a sua finalidade, data e nome da autoridade validadora. Termo de doao Instrumento legal particular que define e formaliza uma doao a arquivo (2). Termo de eliminao Instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. Termo de encerramento Conjunto de informaes lanadas ao final de um livro de registro, e que o validam, delas podendo constar o nmero de folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora. Termo de recolhimento Instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente (2). Termo de transferncia Instrumento legal que define e formaliza a transferncia de documentos para o arquivo intermedirio (2). Termografia Processo de obteno de cpias termogrficas. Tesauro Vocabulrio controlado que rene termos derivados da linguagem natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade semntica, com indicao de relaes de equivalncia, hierrquicas, partitivas, de negao e funcionais estabelecidas entre eles. Tipo documental Diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro. So exemplos de tipos documentais: cartas precatrias, cartas rgias, cartas patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. Tira de filme Segmento de filme (1), contendo um ou mais fotogramas (1). Tira de microfilme Segmento de um rolo de microfilme, geralmente inserido numa jaqueta. Ttulo Elemento de descrio que nomeia a unidade de descrio. Ttulo Elemento de descrio que nomeia a unidade de descrio.

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Tramitao Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. Transcrio Reproduo textual de um documento escrito ou sonoro. Transferncia Passagem de documentos do arquivo corrente (2) para o arquivo intermedirio (2). Transliterao Ao de representar os caracteres, letras ou sinais de um alfabeto pelos de outro alfabeto. Transparncia Cpia positiva ou negativa, sobre suporte transparente, destinada projeo. Triturao Processo de eliminao por fragmentao mecnica.

U
Ultraficha Microficha contendo imagem(ns) reduzida(s) mais que noventa vezes. Umidade relativa Razo entre a quantidade de vapor dgua e a quantidade necessria para a saturao da atmosfera mesma temperatura. A umidade relativa do ar expressa percentualmente. Umidificao Procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados numa atmosfera mida para readquirirem flexibilidade pela absoro gradual do vapor dgua. Unidade de arquivamento Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificao (1), arranjo, armazenamento (1) e notao. Ver tambm dossi e processo.
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Unidade de descrio 1 Documento (s) que constitui(em) base para uma descrio especfica. 2 Representao escrita de documento(s). Unidade de instalao Unidade bsica de notao, armazenamento e descrio das unidades de arquivamento. So unidades de instalao mais comuns: caixas, maos, livros, rolos, pastas. Unidade protocolizadora Protocolo responsvel pela autuao de documentos. Unitermo Indexao por termos simples extrados do contedo do documento. Tambm chamada mtodo unitermo. Usurio Pessoa fsica ou jurdica que consulta arquivos (1). Tambm chamada consulente, leitor ou pesquisador.

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V
Valor administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Ver tambm valor primrio. Valor do pH Grau de concentrao de ons de hidrognio num suporte. expresso numa escala logartmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino e os inferiores, a acidez. Valor fiscal Valor atribudo a documentos ou arquivos (1) para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. Valor informativo Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independentemente de seu valor probatrio. Valor intrnseco Valor que um documento possui em razo de seu contedo, das circunstncias de sua produo, de suas assinaturas ou selos (1). Valor legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Ver tambm valor probatrio. Valor permanente Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo (1). Tambm chamado valor arquivstico ou valor histrico. Ver tambm valor secundrio. Valor primrio Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Valor probatrio Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo (1) servir de prova legal. Ver tambm valor legal. Valor secundrio Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Velatura Processo de restaurao que consiste na aplicao de reforo de papel ou tecido em qualquer face de uma folha. Ver tambm laminao. Velino Pergaminho (1) fino, preparado com a pele de animais recm-nascidos ou natimortos. Verbete Num instrumento de pesquisa, resumo de uma unidade de descrio (1). Ver tambm unidade de descrio (2). Videodisco Suporte circular plano, maior que um CD, no qual o registro de sinais visuais, sonoros ou audiovisuais feito por gravao a laser, exigindo equipamento especial para leitura. Ver tambm disco tico.

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Videoteipe Fita videomagntica usada em produes de televiso para posterior transmisso. Vocabulrio controlado Conjunto normalizado de termos que serve indexao e recuperao da informao. Volume Folhas encadernadas, sejam manuscritas, datilografadas ou impressas.

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Bibliografia

ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS. Vocabulrio ortogrfico da lngua portuguesa. 4. ed. Rio de Janeiro: A Academia, 2004. 842 p.

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Gabarito

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

e, e, c, c, c. e, c, c, e, e. certo. certo. errado. c, c, e, e, e. errado. certo. certo. errado. certo. certo. errado. e, c, e. e, e, c. e, c, e, e. c, e, e, c.

18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.

e, e, e, c, e. errado. certo. certo. certo. certo. errado. errado. certo. e, e, c. certo. certo. certo. errado. c. b. d.

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35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. d. e. d. 1. errada; 2. errada. b. c. errado. errado. certo. errado. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. errado. d. certo. errado. 1. errado. 2. certo. a. c. 1. errado. 2. certo. 3. certo. 4. errado. b. 1. certo. 2. errado.

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