LibreOffice Calc

(Parte 1)

Introduccin a la Tecnologa Informtica Gua de Estudio

Escuela de Ingeniera de Sistemas y Computacin Universidad del Valle 2012

Contenido
Hojas de clculo, hojas y celdas..............................................................4 Componentes de la ventana principal de Calc........................................4 Barra de ttulo......................................................................................5 Barra de mens....................................................................................5 Barras de herramientas.......................................................................5 Barra de frmulas................................................................................6 Celdas individuales..............................................................................7 Pestaas de hoja...................................................................................7 Barra de estado....................................................................................7 Crear una hoja de clculo nueva.............................................................8 Abrir hojas de clculo existentes............................................................8 Guardar hojas de clculo........................................................................9 Navegar por las hojas de clculo............................................................9 Ir a una celda en particular.................................................................9 Movimiento de celda en celda...........................................................10 Movimiento de hoja en hoja...............................................................12 Seleccionar objetos en una hoja de clculo..........................................13 Seleccionar celdas.............................................................................13 Seleccionar columnas y filas..............................................................14 Seleccionar hojas...............................................................................15 Trabajar con columnas y filas...............................................................16 Insertar columnas y filas....................................................................16 Eliminar columnas y filas...................................................................16 Trabajar con hojas.................................................................................17 Insertar hojas nuevas.........................................................................17 Eliminar hojas....................................................................................18 Renombrar las hojas..........................................................................18 Vistas en Calc........................................................................................19 Usar una escala..................................................................................19 Fijar filas y columnas.........................................................................19 Dividir la pantalla...............................................................................20 Introducir datos usando el teclado.......................................................23 Introducir nmeros............................................................................23 Introducir texto..................................................................................23 Introducir nmeros como texto.........................................................23 Introducir fechas y horas...................................................................24 Acelerar la entrada de datos.................................................................24 Usar la herramienta para rellenar en celdas.....................................24 Usar listas de seleccin.....................................................................27 Compartir contenido entre hojas..........................................................27 Validar el contenido de las celdas.........................................................27 Editar datos...........................................................................................28 Eliminar datos de una celda..............................................................28

Sustituir todos los datos de una celda...............................................29 Cambiar parte de los datos de una celda..........................................29 Dar formato a los datos.........................................................................29 Dar formato a mltiples lneas de texto............................................30 Contraer texto para ajustarse a la celda...........................................31 Dar formato a los nmeros................................................................32 Dar formato a los caracteres.............................................................32 Dar formato a los bordes de celda.....................................................33 Dar formato al fondo de una celda....................................................33 Formato automtico de celdas y hojas..................................................34 Definir un formato automtico nuevo................................................34 Formato de hojas de clculo usando temas..........................................35 Filtrar qu celdas estn visibles........................................................35 Ordenar registros..................................................................................36 Crear Grficos.......................................................................................37

Hojas de clculo, hojas y celdas

Calc consta de unos documentos llamados hojas de clculo. Las hojas de clculo consisten en un nmero de hojas individuales, conteniendo cada una un bloque de celdas organizadas en filas y columnas. Una celda concreta se identifica por su nmero de fila y letra de columna. Las celdas mantienen los elementos individualestexto, nmeros, frmulas, etc.que permiten mostrar y manipular los datos. Cada hoja de clculo puede tener muchas hojas, y cada hoja, a su vez, muchas celdas individuales. A partir de la versin 3.0 de Calc, cada hoja puede tener un mximo de 65.536 filas y un mximo de 1024 columnas, con lo que se obtiene un total de ms de 67 millones de celdas.

Componentes de la ventana principal de Calc

Cuando se inicia Calc, la ventana principal tiene un aspecto similar al de la Figura 1.

Figura 1: Partes de la ventana principal de Calc

Barra de ttulo
La barra de ttulo, ubicada en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de clculo activa. Cuando se crea una hoja de clculo nueva, su

nombre es Sin Titulo X, donde X es un nmero. Cuando guarde una hoja de clculo por primera vez, se le pide que introduzca un nombre.

Barra de mens
Debajo de la Barra de ttulo est la Barra de mens. Al elegir un men, aparece un submen con otras opciones. Se puede modificar la Barra de mens.

Barras de herramientas
Bajo la Barra de mens, por defecto, se encuentran tres barras de herramientas: la Barra de herramientas estndar, la Barra de herramientas de formato, y la Barra de frmulas. Los iconos que hay en estas barras proporcionan un amplio rango de comandos y funciones comunes. Las barras de herramientas se pueden modificar. En la Barra de formato, los tres recuadros de la izquierda son las listas Aplicar estilo, Nombre de fuente y Tamao de fuente (ver Figura 2). Cuando se encuentran activas muestran la configuracin aplicada para la celda o rea seleccionada (La lista Aplicar estilo puede no estar visible al principio). Pulse la flecha de la parte derecha de cada recuadro para abrir la lista.
Aplicarestilo Nombredefuente Tamaodefuente

Figura 2: Nombre y tamao de fuente

Barra de frmulas
A la izquierda de la Barra de frmulas (ver Figura 3) hay un pequeo cuadro de texto, llamado Cuadro de nombre, con una combinacin de letra y nmero en l, como por ejemplo D7. Esta combinacin, que se denomina referencia de celda, indican la letra de la columna y el nmero de la fila de la celda seleccionada.
Asistentedefunciones Lneadeentrada Cuadrodenombre Suma Botndefunciones

Figura 3: Barra de frmulas

A la izquierda del Cuadro de nombre estn los botones Asistente de funciones, Suma y Funcin. Al pulsar el botn Asistente de funciones se abre un dilogo en el que puede buscar a travs de una lista de funciones disponibles. Esto puede ser muy til porque tambin muestra el formato de cada funcin. En una hoja de clculo, el trmino funcin es mucho ms amplio que el de unas funciones matemticas. El botn Suma inserta una frmula en la celda activa con el total de la suma de los nmeros de las celdas superiores. Si no hay nmeros en las celdas superiores, entonces se usan las celdas de la izquierda para la frmula. El botn Funcin inserta el signo de igual (=) en la celda seleccionada y en la Lnea de entrada, dejando a la celda preparada para aceptar una frmula. Al introducir un dato nuevo en una celda, los botones Suma e Igual cambian por botones Cancelar y Aceptar . El contenido de la celda activa (datos, frmula o funcin) se muestra en la Lnea de entrada, que es la parte que queda de la Barra de frmulas. Puede editar el contenido de la celda activa aqu o en la propia celda. Para editar desde el rea de la Linea de entrada, pulse en el interior de la Linea de entrada y luego escriba los cambios. Para editar desde la celda activa slo tiene que hacer doble clic en la celda.

Celdas individuales
La seccin principal de la pantalla muestra las celdas individuales en forma de cuadrcula, donde cada celda se encuentra en la interseccin de una columna y fila. En la parte superior de las columnas y a la izquierda de las filas, hay una serie de cuadros grises que contienen letras y nmeros. Estas son las cabeceras de filas y columnas. Las columnas comienzan con A y avanzan hacia la derecha, y las filas comienzan en 1 y van hacia abajo. Los encabezados de columna y fila es lo que aparece en el rea del Campo de nombre en la Barra de frmula. Los encabezados se pueden activar o desactivar seleccionando Ver > Titulo de filas/columnas.

Pestaas de hoja
En la parte inferior de la cuadrcula con las celdas estn las pestaas de hojas, que permiten acceder individualmente a cada hoja. La hoja activa se distingue por tener una pestaa blanca. Si se pulsa otra pestaa, se mostrar esa hoja y esa pestaa se vuelve blanca. Adems se pueden seleccionar mltiples pestaas de hoja a la vez manteniendo pulsada la tecla Control mientras pulsa los nombres de las hojas.

Barra de estado
Al final de la ventana de Calc se encuentra la Barra de estado, que proporciona informacin sobre la hoja de clculo e indica formas de cambiar rpidamente algunas opciones. La mayora de los campos son similares entre componentes de LibreOffice.
INSERT *

Nm. hoja

Estilo de pgina

Modo de insercin

Cambios Modo de sin seleccin guardar

Figura 4: Extremo izquierdo de la barra de estado de Calc

Firma Informacin de Seleccin Porcentaje digital celda u objeto escala escala

Figura 5: Extremo derecho de la barra de estado de Calc

Crear una hoja de clculo nueva

Se puede abrir una hoja de clculo nueva desde cualquier componente de LibreOffice, por ejemplo desde Writer o Draw. Desde el Centro de control Pulse el icono Hoja de clculo .

Desde la barra de mens Pulse en Archivo y seleccione Nuevo > Hoja de clculo. Desde la barra de herramientas Si hay un documento abierto en cualquier componente de LibreOffice (por ejemplo, Writer), puede usar el botn Nuevo en la parte izquierda de la barra de herramientas Estndar. Si ya tiene una hoja de clculo abierta, al pulsar este botn se abre una hoja de clculo nueva en una ventana nueva. Desde cualquier otro componente de LibreOffice (por ejemplo, Writer), pulse la flecha que apunta hacia abajo y elija hoja de clculo. Desde el teclado Si ya est en una hoja de clculo, puede pulsar Control + U para abrir una hoja de clculo nueva.

Abrir hojas de clculo existentes

Tambin se pueden abrir hojas de clculo existes desde cualquier componente de LibreOffice. Desde el Centro de control Pulse el icono Abrir un documento .

Desde la barra de mens Pulse Archivo y luego seleccione Abrir.... Desde la Barra de Herramientas Pulse el botn Abrir en la barra de herramientas estndar. Desde el teclado Use la combinacin de teclas Control + A. Cada una de estas opciones muestra el dilogo Abrir, desde donde puede localizar la hoja de clculo que desee abrir.

Pista

Adems puede abrir una hoja de clculo en la que ha estado trabajando recientemente usando la lista de Documentos recientes. Est lista est en el men Archivo, directamente debajo de Abrir. La lista muestra los ltimos 10 archivos que se han abierto en cualquier componente de LibreOffice.

Guardar hojas de clculo

Las hojas de clculo se pueden guardar de tres maneras. Desde la barra de men Pulse Archivo > Guardar (o Guardar todo o Guardar como). Desde la barra de herramientas Pulse el botn guardar de la barra de funciones. Si el archivo se ha guardado y no ha sufrido cambios, este botn estar deshabilitado. Desde el teclado Use la combinacin de teclas Control + G. Si la hoja de clculo no se ha guardado anteriormente, entonces cada una de estas acciones abrir el dialogo Guardar como. Aqu puede indicar el nombre de la hoja de clculo y el lugar donde guardarla.
Si la hoja de clculo ha sido guardada anteriormente, entonces guardar sobrescribir la copia existente sin abrir el dilogo Guardar como. Si quiere guardar la hoja de clculo en una ubicacin diferente o con un nombre diferente seleccione Archivo > Guardar como.

Nota

Navegar por las hojas de clculo

Calc tiene muchas formas de navegar por la hoja de clculo entre las celdas y entre las hojas. Puede usar el mtodo que prefiera.

Ir a una celda en particular

Usando el ratn Ponga el puntero del ratn sobre la celda y pulse en ella. Usando una referencia de celda Pulse sobre el pequeo tringulo invertido que hay justo a la derecha del cuadro de nombre (Figura 3). La referencia a la celda existente queda resaltada.Escriba la referencia a la celda que quiere ir y pulse

Enter, o pulse dentro del cuadro de nombre, pulse la tecla retroceso al editar la referencia existente y escriba la referencia que desee. Usando el Navegador Para mostrar el Navegador, pulse el icono del Navegador en la barra estndar, o pulse F5), o elija Ver > Navegador en la barra de Men, haga doble clic en la barra de estado, donde indica la secuencia de hoja. Escriba la referencia a la celda en los dos campos superiores, etiquetados como Columna y Fila, y pulse Enter. En la Figura 6, el Navegador tiene seleccionada la celda A1.

Figura 6: Navegador de Calc El Navegador muestra listas con todos los objetos de la hoja de clculo, agrupados en categoras. Si aparece un indicador (un signo de ms o una flecha) junto a una categora, al menos existe un objeto de esta categora. Para abrir una categora y ver la lista de elementos, pulse en el indicador.

Movimiento de celda en celda

En una hoja de clculo, una celda normalmente tiene un borde negro oscurecido. Este borde negro indica dnde est el foco (ver Figura 7). Si se selecciona un grupo de celdas, quedan resaltadas con un color (normalmente gris), donde el foco tiene un borde oscuro. Usando el ratn Para mover el foco usando el ratn, simplemente mueva el puntero del ratn a la celda donde debe estar el foco y pulse en ella. Esto cambia el foco a la nueva celda. Este mtodo es el ms til cuando las dos celdas estn muy separadas.

Figura 7: A la izquierda, una celda seleccionada, y a la derecha, un grupo de celdas seleccionadas

Usando las teclas Tab y Enter Al pulsar Enter o Maysculas + Enter, el foco se mueve hacia abajo o hacia arriba, respectivamente. Al pulsar Tab o Maysculas + Tab, el foco se mueve hacia la derecha o hacia la izquierda, respectivamente. Usar las teclas de flechas Al pulsar las teclas de las flechas en el teclado, el foco se mueve en la direccin indicada por la flecha. Usar Inicio, Fin, AvPag y RePag La tecla Inicio mueve el foco al principio de la fila. La tecla Fin mueve el foco a la columna ms lejana de la derecha que tenga datos. La tecla AvPag mueve la vista una pantalla hacia abajo, y RePag la mueve una pantalla hacia arriba. Combinando las teclas Ctrl y Alt con Inicio, Fin, AvPag y RePag y las teclas del cursor, el foco se mueve de distintas maneras. Consejo
Si mantiene pulsada la tecla Alt y una tecla de cursor, la celda cambia de tamao.

Personalizar la tecla Enter

Puede personalizar la direccin en la que la tecla Enter mueve el foco, seleccionando Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc > General. Las cuatro opciones para la direccin de la tecla Enter estn en el lado derecho en la Figura 8. El foco se puede mover hacia abajo, arriba,

derecha o izquierda. Dependiendo del archivo en uso o del tipo de dato introducido, se pueden usar diferentes direcciones. La tecla Enter puede adems usarse para entrar o salir del modo edicin. Use las opciones debajo de Configuracin de entradas en la Figura 8 para cambiar las preferencias de la tecla Entrar.

Figura 8: Personalizar el efecto de la tecla Enter

Movimiento de hoja en hoja

Cada hoja en una hoja de clculo es independiente de las otras, aunque pueden tener referencias entre s. Hay tres formas de navegar entre las diferentes hojas de una hoja de clculo. Usando el teclado Pulsando Control+Av Pg, el foco se mueve una hoja a la derecha, y pulsando Control+Re Pg, el foco se mueve una hoja a la izquierda. Usando el ratn Al pulsar una de las pestaas de hojas que hay en la parte inferior de la hoja de clculo se selecciona esa hoja. Si tiene muchas hojas, entonces algunas de las pestaas pueden estar ocultas por la barra de desplazamiento horizontal. En ese caso, los cuatro botones a la izquierda de las pestaas pueden mover las pestaas para que puedan verse. La Figura 9 muestra cmo hacerlo. Tenga en cuenta que las hojas no estn numeradas en orden. La numeracin de hojas es arbitraria, pero puede dar a una hoja el nombre que desee. Nota
Los botones de navegacin de la Figura 9 slo se activan cuando existe alguna hoja que no puede mostrarse. Si no, aparecen desactivados.

Figura 9: Botones de navegacin entre pestaas de hojas

Seleccionar objetos en una hoja de clculo

Seleccionar celdas
Las celdas se pueden seleccionar de muchas maneras y en diferentes cantidades. Celda individual Pulse en la celda. El resultado es como el de la parte izquierda de la Figura 7. Puede verificar la seleccin observando el cuadro de nombre. Rango de celdas contiguas Se puede seleccionar un rango de celdas usando el teclado o el ratn. Para 1) 2) 3) 4) seleccionar un rango de celdas arrastrando el ratn: Pulse en una celda. Pulse y mantenga pulsado el botn izquierdo del ratn. Mueva el ratn alrededor de la pantalla. Una vez que el bloque de celdas deseado est resaltado, suelte el botn del ratn.

Para seleccionar un rango de celdas sin arrastrar el ratn: 1) Pulse en la celda que va a ser la esquina del rango deseado. 2) Mueva el ratn a la celda en la esquina opuesta del rango de celdas. 3) Mantenga pulsada la tecla Maysculas y pulse. Para seleccionar un rango de celdas sin usar el ratn: 1) Seleccione la celda que est en una de las esquinas del rango que desea.

2) Mientras mantiene pulsada la tecla Maysculas, use las teclas de direccin para seleccionar el resto de las celdas del rango. El resultado de cualquiera de estos mtodos se ve como el lado derecho de la Figura 7.
Puede seleccionar directamente un rango de celdas usando el cuadro nombre de celda descrito en Usando una referencia de celda en la pgina 9. Para seleccionar una rango de celdas, introduzca la referencia de la celda superior izquierda del rango, seguida por dos puntos (:), y luego la referencia de la celda inferior derecha. Por ejemplo, para seleccionar el rango que va desde A3 hasta C6, se introducira A3:C6.

Pista

Rango de celdas no contiguas 1) Seleccione una celda o un rango de celdas siguiendo uno de los mtodos anteriores. 2) Mueva el ratn al comienzo del rango o celda siguiente. 3) Mantenga pulsada la tecla Control y pulse, o pulse y arrastre el ratn para seleccionar un rango. 4) Repita cuantas veces sea necesario.

Seleccionar columnas y filas

Se pueden seleccionar columnas y filas completas rpidamente en LibreOffice. Columna y fila individual Para seleccionar slo una columna, pulse en la letra identificadora de la columna del encabezado (vea la Figura 1). Para seleccionar slo una fila, pulse en el nmero identificador de fila. Mltiples columnas o filas Para seleccionar mltiples columnas o filas contiguas: 1) Pulse en la primera columna o fila del grupo. 2) Mantenga pulsada la tecla Maysculas. 3) Pulse en la ltima columna o fila del grupo. Para 1) 2) 3) seleccionar mltiples columnas o filas no contiguas: Pulse en la primera fila o columna del grupo. Mantenga pulsada la tecla Control. Pulse en todas las columnas o filas necesarias mientras mantiene pulsada la tecla Control.

Hoja completa Para seleccionar la hoja completa, pulse el rectngulo pequeo entre la cabecera de la columna A y la cabecera de la fila 1 (ver Figura 10).

Figura 10: Campo seleccionar todo Puede adems seleccionar toda la hoja pulsando las teclas Control + E.

Seleccionar hojas
Puede seleccionar una o varias hojas. Seleccionar varias hojas puede ser una ventaja cuando quiere hacer cambios a muchas hojas a la vez. Hoja individual Pulse en la pestaa de la hoja que desee seleccionar. La pestaa de la hoja activa se vuelve blanca (ver Figura 4). Mltiples hojas contiguas Para seleccionar hojas contiguas: 1) Pulse en la pestaa de la primera hoja. 2) Mueva el puntero del ratn hasta la pestaa de la ltima hoja. 3) Mantenga pulsada la tecla Maysculas y pulse en la pestaa de la hoja. Todas las pestaas intermedias se volvern blancas. Cualquier accin que realice tendr efecto en todas las hojas seleccionadas. Mltiples hojas no contiguas Para seleccionar mltiples hojas no contiguas: 1) Pulse en la pestaa de la primera hoja. 2) Mueva el ratn sobre la pestaa de la segunda hoja. 3) Mantenga pulsada la tecla Control y pulse en la pestaa. 4) Repita cuantas veces sea necesario. Las pestaas seleccionadas se vuelven blancas. Cualquier accin que realice tendr efecto en todas las hojas seleccionadas. Todas las hojas Pulse con el botn derecho sobre cualquiera de las pestaas de hojas y seleccione Seleccionar todas desde el men desplegable.

Trabajar con columnas y filas

Insertar columnas y filas
Se pueden insertar columnas y filas individualmente o en grupos.
Al insertar una columna nueva, sta queda a la izquierda de la columna resaltada. Cuando inserta una fila nueva, sta queda encima de la columna seleccionada. Las celdas de la columnas o filas nuevas tienen el formato de la columna o fila anterior de donde quedan insertadas.

Nota

Columna o fila individual Se puede agregar una columna o fila usando el men Insertar: 1) Seleccione la columna o fila donde quiere insertar la columna o fila nueva. 2) Luego seleccione Insertar > Columnas o Insertar > Filas. Se puede agregar una columna o fila usando el ratn: 1) Seleccione la columna o fila donde quiera que se inserte la nueva columna o fila. 2) Pulse con el botn derecho en el encabezado. 3) Elija Insertar Filas o Insertar Columnas. Columnas o filas mltiples Se pueden insertar mltiples columnas o filas al mismo tiempo. 1) Seleccione el nmero requerido de columnas o filas manteniendo pulsado el ratn, y luego arrastrndolo a lo largo de los nmeros identificadores. 2) Repita los pasos para insertar una fila o columna descritos arriba.

Eliminar columnas y filas

Se pueden eliminar columnas y filas una por una o en grupos. Columna o fila individual Se puede eliminar una columna o fila utilizando el ratn: 1) Seleccione la columna o fila a eliminar. 2) Pulse con el botn derecho en la cabecera de la fila o columna. 3) Seleccione Eliminar filas o Eliminar columnas desde el men desplegable.

Filas o columnas mltiples Se pueden eliminar mltiples columnas o filas al mismo tiempo en vez de eliminarlas una a una. 1) Resalte el nmero requerido de filas o columnas a eliminar pulsando en la primera, y luego arrastre el ratn a travs de los nmeros identificadores deseados. 2) Repita los pasos para eliminar una fila o columna descritos arriba.

Trabajar con hojas

Como cualquier otro elemento de Calc, las hojas se pueden insertar, eliminar y renombrar.

Insertar hojas nuevas

Existen varias formas de insertar una hoja nueva. El primer paso para todos los mtodos es seleccionar la hoja que se encontrar antes de la nueva hoja. Entonces puede usar cualquiera de las siguientes opciones. Elija Insertar > Hoja desde el men. Pulse con el botn derecho del ratn en la pestaa de hoja y seleccione Insertar Hoja... Pulse en el espacio vaco al final de la lista de pestaas de hojas (vea la Figura 11).

Figura 11: Insertar una hoja nueva Cada mtodo abrir el dilogo Insertar hoja (Figura 12). En ste puede elegir si la hoja nueva ir antes o despus de la hoja seleccionada, y cuntas hojas desea insertar. Si quiere insertar slo una hoja puede darle el nombre que desee en este dilogo.

Figura 12: Dilogo Insertar hoja

Eliminar hojas
Las hojas se pueden eliminar individualmente o en grupos. Hoja individual Pulse con el botn derecho en la pestaa de la hoja que desee eliminar y luego seleccione Eliminar hoja en el men desplegable, o seleccione Editar > Hoja > Borrar desde el men. Mltiples hojas Para eliminar mltiples hojas, seleccinelas como se describe en Seleccionar hojas, luego pulse con el botn derecho las pestaas seleccionadas y elija Eliminar hoja desde el men desplegable, o elija Editar > Hoja > Borrar desde la barra de mens.

Renombrar las hojas

El nombre predeterminado para una hoja nueva es HojaX, donde X es un nmero. Aunque esto funciona cuando hay slo unas pocas hojas, puede ser un inconveniente cuando hay muchas. Para dar a una hoja un nombre ms significativo, puede: Introducir el nombre en el campo nombre cuando cree la hoja, o Pulse con el botn derecho en la pestaa de la hoja y elija Cambiar nombre a la hoja desde el men desplegable. Luego introduzca el nombre nuevo y pulse Aceptar.
A partir de la versin 3.1 de LibreOffice, al hacer doble clic en la

pestaa de la hoja, aparece el dilogo Cambiar nombre a la hoja.

Nota

Los nombres de las hojas deben comenzar por una letra o un nmero, no se permiten otros, ni siquiera el espacio. Adems del primer carcter, los caracteres permitidos son las letras, nmeros, espacios y el carcter de subrayado. Si se intenta cambiar el nombre a una hoja poniendo uno que no sea vlido, se producir un mensaje de error.

Vistas en Calc
Usar una escala
Use la funcin escala (zoom) para cambiar la manera en que se ven las celdas, permitiendo ver ms o menos celdas en la ventana.

Fijar filas y columnas

La funcin Fijar permite dejar fijas un nmero de filas al principio de la hoja de clculo, un nmero de columnas a la izquierda, o ambas. Al desplazarse por la hoja, las filas o columnas fijas permanecen visibles. La Figura 13 muestra algunas filas y columnas fijas. La lnea horizontal gruesa entre las filas 3 y 14 y la vertical entre las columnas C y H delimitan un rea fija. Las filas de la 4 a la 13 y las columnas entre la D y la G se han desplazado fuera de la pgina. Las tres primeras filas y columnas permanece fijas.

Figura 13: Filas y columnas fijas Se pueden fijar tanto filas como columnas, incluso ambas a la vez. Fijar filas o columnas individualmente 1) Pulse en la cabecera de fila inferior a la que se quiere fijar, o en la columna a la derecha de la que se desea fijar.

2) Seleccione Ventana > Fijar. Aparece una lnea negra, indicando donde se ha fijado la vista. Fijar una fila y una columna 1) Pulse en la celda inmediatamente inferior a la fila que desee fijar e inmediatamente a la derecha de la columna a fijar. 2) Seleccione Ventana > Fijar. Aparecen dos lineas en la ventana, una horizontal sobre la celda y una vertical a la izquierda. Ahora cuando se desplace por la ventana, todo sobre la lnea horizontal y a la izquierda de la vertical se mantiene visible. Quitar fijado Para dejar sin fijar las filas o columnas, seleccione Ventana > Fijar. La opcin Fijar quedar desmarcada.

Dividir la pantalla
Otra manera de cambiar la vista es dividir la ventana, tambin conocida como dividir la pantalla. La pantalla se puede dividir tanto horizontal como verticalmente, o de ambas formas. Esto permite ver hasta cuatro porciones de la hoja al mismo tiempo. Por qu puede querer hacer esto? Imagine que tiene una hoja grande y una de las celdas tiene un valor que se usa en frmulas de otras tres celdas. Usando la tcnica de dividir la pantalla, puede situar en una porcin el valor y en las tres restantes las celdas con las frmulas. As puede modificar el valor base y al mismo tiempo observar lo que sucede con las frmulas.

Figura 14: Ejemplo de pantalla dividida

Dividir la pantalla horizontalmente

Para dividir la pantalla horizontalmente: 1) Mueva el ratn a la barra de desplazamiento vertical, en la parte derecha de la pantalla, y pngalo encima del botn pequeo que hay en la parte superior del tringulo negro.

Figura 15: Barra para dividir la pantalla en la barra de desplazamiento vertical 2) Inmediatamente arriba una lnea gruesa negra (Figura 15). Mueva el puntero del ratn a esta lnea y se transformar en una lnea con dos flechas (Figura 16).

Figura 16: La pantalla se divide en la barra vertical con el cursor

3) Mantenga pulsado el ratn y una lnea gris atravesar la pgina. Arrastre el ratn hacia abajo y para desplazar la lnea. 4) Suelte el botn del ratn y la pantalla se dividir en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento vertical. Puede desplazarse independientemente por la parte superior y por la inferior. Note en la Figura 14 que el valor de B2 est en la parte superior izquierda de la pantalla y los dems sectores muestran operaciones con el valor de esta celda. La parte superior e inferior se pueden desplazar de manera independiente. Consejo
Tambin puede dividir la pantalla usando una orden del men. Pulse un celda que est inmediatamente debajo y a la derecha de donde desee dividir la pantalla, y elija Ventana > Dividir.

Dividir la pantalla verticalmente

Para dividir la pantalla verticalmente: 1) Mueva el ratn a la barra de desplazamiento horizontal, en la parte inferior de la pantalla, y colquelo encima del botn pequeo a la derecha con el tringulo negro.

Figura 17: Barra de dividir en la barra horizontal 2) Inmediatamente a la derecha hay una lnea gruesa negra (Figura 17). Mueva el puntero del ratn sobre esta lnea y ste cambiar a una lnea con dos flechas. 3) Mantenga pulsado el ratn y aparecer una lnea vertical gris. Arrastre el ratn a la izquierda y la lnea los seguir. 4) Suelte el botn del ratn y la pantalla se dividir en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento.

Quitar pantallas divididas

Para quitar la divisin de pantallas, haga una de las siguientes acciones: Haga doble clic en cada lnea divisoria Pulse y arrastre las lneas divisorias a sus lugares de origen en las barras de desplazamiento.

 Seleccione Ventana > Dividir para quitar todas las lneas

divisorias a la vez.

Introducir datos usando el teclado

En Calc, los datos se introducir normalmente usando el teclado.

Introducir nmeros
Pulse en la celda y escriba el nmero usando el teclado. Para introducir un nmero negativo, escriba primero el signo negativo () o el nmero entre parntesis, como por ejemplo: (1234). Por defecto, los nmeros se alinean a la derecha y a los nmeros negativos se les antepone el signo menos.

Introducir texto
Pulse en la celda y escriba el texto. Por defecto, el texto se alinea a la izquierda.

Introducir nmeros como texto

Si un nmero se introduce de la forma 01481, Calc trunca el 0 de la izquierda (hay una excepcin que se explica ms abajo). Para mantener el cero de la izquierda, como por ejemplo para los cdigos de rea en nmeros de telfono, escriba un apostrofe antes del nmero, como: '01481. Ahora Calc reconoce el dato como texto. Las frmulas y funciones tratarn la entrada como cualquier otro texto, dando normalmente 0 como resultado de la frmula, y las funciones ignoran el valor.
Los nmeros pueden tener ceros a la izquierda y tratarse como nmeros (al contrario del texto) si la celda se formatea apropiadamente. Pulse el botn derecho del ratn en la celda y elija Formatear celdas > Nmeros. Ajuste la cantidad de ceros a la izquierda para el nmero.

Pista

Nota

Cuando use un apstrofe para permitir que se muestren los ceros a la izquierda, el apstrofe no se ve en la celda despus de pulsar Enter si el apstrofe es un apostrofe simple (no unas comillas elegantes). Si se seleccionan las comillas elegantes para los apstrofes, stos permanecen visibles en la celda. Para seleccionar el tipo de apstrofe, utilice Herramientas > Correccin automtica > Comillas tipogrficas. La seleccin del tipo de apstrofe afecta a Calc y a Writer. Cuando se formatea un nmero como texto, tenga mucho cuidado con que la celda del nmero no se use en alguna frmula, ya que Calc podra ignorarla.

Cuidado

Introducir fechas y horas

Seleccione la celda y escriba la fecha u hora. Puede separar los elementos de la fecha con barras diagonales (/) o guiones () o usar texto como 20 Feb 09. Calc reconoce una variedad de formatos para fechas. Puede separar los elementos de la hora con dos puntos (:) como en 22:30:15.

Acelerar la entrada de datos

Introducir datos en una hoja de clculo puede ser una labor muy intensa, pero Calc proporciona varias herramientas para eliminar complicaciones a la hora de introducir datos. La habilidad ms bsica es arrastrar y soltar el contenido de una celda en otra con el ratn. Para esto, Calc incluye varias herramientas para automatizar la entrada de datos, especialmente de material repetitivo. Estas incluyen la Herramienta para rellenar, listas de seleccin y la posibilidad de compartir datos en varias hojas del mismo documento.

Usar la herramienta para rellenar en celdas

Para simplificar, definiremos la herramienta para rellenar como una forma de duplicar contenido existente. Comience por seleccionar la celda a copiar, luego arrastre el ratn en cualquier direccin (o mantenga pulsada la tecla maysculas y pulse en la ltima celda que desee rellenar), y elija Editar > Rellenar y la direccin en la que quiere copiar: arriba, abajo, izquierda o derecha.

Cuidado

Las opciones que no estn habilitadas se encuentran en gris, pero an puede seleccionar la direccin opuesta a la que pretenda, lo que puede hacer que las celdas sean sobrescritas accidentalmente. Una forma rpida de rellenar celdas es arrastrar el cuadro negro pequeo de la esquina inferior derecha de la celda que quiere copiar en la direccin en la que se desea rellenar. Si la celda contiene un nmero, ste rellenar una serie. Si es texto, el mismo texto se repetir en la direccin elegida.

Pista

Figura 18: Rellenado de celdas

Rellenar una serie

Una forma ms compleja de usar la herramienta de relleno es rellenar una serie. Las listas predeterminadas contienen los nombres completos y abreviados para los das de la semana y los meses del ao, pero tambin se pueden crear listas propias. Para aadir una serie rellena a una hoja de clculo, seleccione las celdas a rellenar, elija Editar > Rellenar > Series. En el dilogo Rellenar series, seleccione Relleno automtico como el tipo de serie, e introduzca como valor inicial un elemento para cualquier serie definida. Las celdas seleccionadas se rellenan con los otros elementos de la lista de manera secuencial, repitiendo desde el inicio de la lista cuando se llega al final de la lista.

Figura 19: Especificar el inicio de una serie (el resultado est en la Figura 20)

Tambin puede usar Editar > Rellenar > Series para crear una serie numrica usando un valor inicial y un incremento. Por ejemplo, si introduce como valor inicial 1 y como final 7, con un incremento de 2, se crea la secuencia 1, 3, 5, 7. En cualquier caso, la herramienta de relleno crea slo una conexin temporal entre las celdas. Una vez que se rellenan, las celdas quedan sin conexin entre s.

Figura 20: Serie rellena de la Figura 19

Definir series de relleno

Para definir una serie de relleno, vaya a Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc > Ordenar listas. Este dilogo muestra las series predefinidas en el campo Listas de la izquierda, y el contenido de la lista seleccionada en el campo Entradas.

Figura 21: Listas de relleno predefinidas Pulse Nuevo. El campo Entradas se limpia. Escriba la serie de la nueva lista en el cuadro Entradas (una entrada por lnea), y pulse Aadir.

Figura 22: Aadir una nueva lista de relleno

Usar listas de seleccin

Las listas de seleccin estn habilitadas slo para texto, y estn limitadas al texto introducido previamente en la misma columna. Para usar una lista de seleccin, seleccione una celda en blanco y pulse Control + D. Aparecer una lista desplegable con los datos de cada celda en la misma columna que posean al menos un carcter o cuyo formato est definido como texto. Elija la entrada que necesite.

Compartir contenido entre hojas

Puede desear introducir la misma informacin en la misma celda de mltiples hojas, por ejemplo tener listas comunes para un grupo de personas u organizaciones. En vez de repetir la lista en cada hoja, puede introducir los datos en todas las hojas que desee a la vez. Para hacer esto, seleccione todas las hojas en las que quiere que aparezca la informacin, luego introduzca la informacin en la hoja activa. Cuidado
Esta tcnica sobrescribe cualquier informacin que est en las celdas de las dems hojas sin avisar. Por esta razn, asegrese al terminar de quitar de la seleccin todas las pestaas de hojas (pulse Ctrl y luego la pestaa) excepto de la que desee editar.

Validar el contenido de las celdas

Al crear hojas de clculo para que las usen otras personas, puede desear asegurarse de que los datos introducidos sean vlidos o apropiados para la celda. Tambin puede usar la validacin en su propio trabajo como gua para introducir datos que son complejos o que no son habituales.

Las series de relleno y las listas de seleccin pueden manejar algunos tipos de datos, pero estn limitados a informacin predefinida. Para un caso ms general, puede seleccionar una celda y usar Datos > Validez para definir el tipo de contenido que se puede introducir en esa celda. Por ejemplo, una celda puede requerir una fecha o un nmero entero, sin letras ni decimales, o no estar en blanco. Dependiendo de la validez establecida, la herramienta tambin puede definir el rango de contenido que se puede introducir, y proporcionar mensajes que explique las reglas de contenido especificadas para la celda y qu tienen que hacer los usuarios cuando introduzcan un dato incorrecto. Tambin pueden hacer que la celda rechace el contenido incorrecto, aceptarlo con un aviso, o ejecutar una macro cuando se introduzca un error.

Editar datos
La edicin de datos se realiza de manera similar a como se introducen. El primer paso es seleccionar la celda que contiene los datos a editar.

Eliminar datos de una celda

Los datos se pueden eliminar de una celda de varias maneras. Eliminar slo los datos Los datos se pueden eliminar de una celda sin eliminar el formato de la celda. Pulse en la celda apropiada para seleccionarla, y luego la tecla Retroceso. Eliminar los datos y el formato Los datos y el formato de una celda se pueden eliminar al mismo tiempo. Pulse la tecla Suprimir (o pulse el botn derecho y elija Eliminar contenidos, o use Editar > Eliminar contenidos) para abrir el dilogo Eliminar contenidos (Figura 23). Desde este dilogo, pueden eliminarse los diferentes aspectos de la celda. Para eliminar todo en una celda (contenido y formato), marque la casilla Eliminar todo.

Figura 23: Dilogo Eliminar contenidos

Sustituir todos los datos de una celda

Para quitar datos e insertar nuevos, simplemente escriba sobre los datos anteriores. El formato de lo anterior se mantendr.

Cambiar parte de los datos de una celda

En ocasiones es necesario cambiar el contenido de una celda sin eliminar todo el contenido. Por ejemplo, la frase Esta es una gua sobre cmo trabajar con LibreOffice Calc es una celda en la que debera ir Esta es una gua de LibreOffice Calc. En este caso es til modificar el dato anterior sin eliminar todo el contenido primero. El proceso es similar al descrito anteriormente, pero necesita poner el cursor dentro de la celda. Esto se puede realizar de dos maneras. Usando el teclado Una vez seleccionada la celda apropiada, pulse la tecla F2 y el cursor se pone al final del dato en la celda. Luego utilice las flechas del teclado para mover el cursor al lugar apropiado en el texto. Usando el ratn Para usar el ratn, seleccione la celda apropiada haciendo doble clic en ella (y as pone el cursor en su interior para editar), o seleccione la celda y mueva el ratn a la lnea de entrada y pulse en su interior para poner el cursor y editar el dato.

Dar formato a los datos

Se puede dar formato a los datos en Calc de varias formas. Se pueden editar como parte del estilo de la celda, por lo que se aplica de forma automtica, o se puede aplicar manualmente a la celda. Se puede

aplicar algn formato manual usando los iconos de la barra de herramientas. Para un mayor control y opciones extra, seleccione las celdas apropiadas, pulse con el botn derecho en ellas, y seleccione Formatear celdas. Todas las opciones de formato se describen a continuacin.

Dar formato a mltiples lneas de texto

Se pueden introducir varias lneas de texto en un misma celda usando ajuste de lnea automtico o saltos de lnea manuales. Cada mtodo es til en diferentes situaciones.

Usar ajuste de lnea automtico

Para establecer el ajuste al final de la celda, pulse con el botn derecho la celda y seleccione Formatear celdas (o elija Formato > Celdas desde la barra de men, o pulse Control+1). En la pestaa Alineacin (Figura 24), debajo de Propiedades, seleccione Ajustar texto automticamente. El resultado se muestra en la Figura 25.

Figura 24: Formato de celdas > Pestaa Alineacin

Figura 25: Ajuste de texto automtico

Usar saltos de lnea manual

Para insertar un salto de lnea manual mientras escribe en una celda, pulse Control+Enter. Este mtodo no funciona con el cursor en la lnea de entrada. Cuando edite texto, primero haga doble clic en la celda, y luego uno simple en la posicin donde quiere insertar el salto de lnea. Cuando se introduce un salto de lnea manual, el ancho de la celda no cambia. La Figura 26 muestra el resultado de usar dos saltos de lnea manuales despus de la primera lnea de texto.

Figura 26: Celda con saltos de lnea manuales

Contraer texto para ajustarse a la celda

El tamao de la letra de los datos puede ajustarse automticamente para que se adapte al de la celda. Para hacer esto, seleccione la opcin Reducir para ajustar al tamao de la celda en el dilogo Formato celdas (Figura 24). La Figura 27 muestra el resultado.

Figura 27: Reducir el tamao de la letra para ajustar el texto

Dar formato a los nmeros

Se pueden aplicar varios formatos numricos a una celda usando los iconos en la Barra de formato. Seleccione la celda, y pulse el icono adecuado.

Figura 28: Iconos para formato de nmeros. De izquierda a derecha: moneda, porcentaje, fecha, estndar, aadir decimal, eliminar decimal Para mayor control o seleccionar otros formatos numricos, use la pestaa Nmeros del dilogo Formato de celdas (Figura 29).
Aplique a los datos cualquiera de los tipos de datos de la lista

Categora. Controle el nmero de lugares decimales y ceros a la izquierda. Introduzca un cdigo de formato personalizado. Las preferencias de Idioma controla las preferencias locales para los distintos formatos, como el orden de las fechas y el smbolo monetario.

Figura 29: Formato de celdas > Nmeros

Dar formato a los caracteres

Para elegir rpidamente el tipo de letra usado en una celda, seleccione la celda, luego pulse la flecha para desplegar la lista Nombre de fuente en la barra de formato y elija una fuente.

Pista

Para elegir si mostrar los nombres de fuente con su fuente o como texto simple, vaya a Herramientas > Opciones > LibreOffice > Ver y active o desactive la casilla Mostrar vista previa de los tipos de letra en la seccin Lista de tipos de letra.

Para elegir el tamao de la letra, despliegue la lista Tamao de fuente de la barra de herramientas. Para otros formatos, puede usar los iconos negrita, cursiva o subrayado. Para elegir el color de la fuente, pulse la flecha del icono Color de fuente para mostrar la paleta de colores. Elija el color que desee. (Para definir colores personalizados, use Herramientas > Opciones > LibreOffice > Colores). Para especificar el idioma de una celda (til ya que permite tener varios idiomas y su correccin ortogrfica en el mismo documento), use la pestaa Fuente en el dilogo Formato de celdas. Utilice la pestaa Efectos de fuente para establecer otras caractersticas.

Dar formato a los bordes de celda

Para elegir rpidamente el estilo de lnea para los bordes de una celda, pulse la pequea flecha de los iconos Estilo de lnea y Color de lnea en la barra de formato. En cada caso se mostrar una paleta de opciones. Para mayor control, incluyendo el espacio entre los bordes de celda y el texto, use la pestaa Bordes del dilogo Formato de celdas. En l se puede tambin definir una sombra.
Las propiedades de borde de celda se aplican a una celda, y slo pueden modificarse al editar esa celda. Por ejemplo, si la celda C3 tiene un borde superior (que visualmente puede equivaler al borde inferior de C2), ese borde slo puede eliminarse seleccionando la celda C3. No se puede eliminar en C2.

Nota

Dar formato al fondo de una celda

Para elegir rpidamente el color de fondo de una celda, pulse el icono Color de fondo en la Barra de formato. Se muestra una paleta de eleccin de color, similar a la paleta de Color de fuente.

(Para definir colores personalizados, use Herramientas > Opciones > LibreOffice > Colores. Puede usar tambin la pestaa Fondo del dilogo Formato de celdas.

Formato automtico de celdas y hojas

Puede usar la caracterstica formato automtico para aplicar un grupo de formatos de celdas rpidamente a una hoja o un rango seleccionado de celdas. 1) Seleccione las celdas a las que desee dar formato, incluyendo las columnas y filas que sern cabeceras. 2) Elija Formato > Formateado automtico. Nota
Si las celdas seleccionadas no tienen encabezado de fila y columna, Formateado automtico no est disponible.

Figura 30: Dilogo Formateado automtico 3) Para seleccionar qu propiedades incluir (formato numrico, fuente, alineacin, borde, modelo, ajustar ancho/alto) en un formato automtico, pulse Opciones/Ms. Active o desactive las opciones requeridas. 4) Pulse Aceptar. Si no ve ningn cambio en el color del contenido de la celda, elija Ver > Destacar valores en la barra de mens.

Definir un formato automtico nuevo

Puede definir un formato automtico nuevo que est disponible para todas las hojas de clculo. 1) D formato a una hoja.

2) Seleccione Editar > Seleccionar todo. 3) Elija Formato > Formateado automtico. El botn Aadir est activo. 4) Pulse Aadir. 5) En el cuadro Nombre del dilogo Aadir formateado automtico, escriba un nombre significativo para el nuevo formato. 6) Pulse Aceptar para guardarlo. El formato nuevo ahora se puede elegir en la lista Formatos en el dilogo formateado automtico.

Formato de hojas de clculo usando temas

Calc viene con un grupo predefinido de temas de formato que puede aplicar a sus hojas de clculo. No es posible aadir ni modificar temas en Calc. Sin embargo, pueden modificarse los estilos despus de aplicarse en una hoja de clculo. Para aplicar un tema a una hoja de clculo: 1) Pulse el icono Seleccin de temas en la barra de herramientas. Si esta barra no est visible, se puede mostrar utilizando Ver > Barras de herramientas > Herramientas. Aparece el dilogo de seleccin de temas. Este dilogo muestra los temas disponibles para la hoja de clculo

2) En el dilogo de seleccin de temas, elija el tema que desee aplicar a la hoja de clculo. Tan pronto como seleccione un tema, algunas propiedades de estilos personalizados se aplican a la hoja de clculo activa y se ven inmediatamente. 3) Pulse Aceptar.

Filtrar qu celdas estn visibles

Un filtro es una lista de condiciones que cada entrada debe reunir para que se muestre. Puede establecer tres tipos de filtros desde el submen Datos > Filtros. Filtros automticos: aaden una lista desplegable al principio de una columna que contiene los filtros usados comnmente. Son rpidos y convenientes, porque la condicin incluye cada entrada nica en las celdas seleccionadas, son casi tan tiles con texto como con nmeros.

Adems de para cada entrada nica, los filtros automticos incluyen la opcin de mostrar todas las entradas, los diez valores numricos ms altos, y todas las celdas que estn vacas o no, as como un filtro estndar. Su desventaja es que son algo limitados. En concreto, no permiten expresiones regulares, as que, usando filtros automticos, no se puede mostrar contenido que sea similar, pero no idntico. Filtros estndar: son ms complejos que los filtros automticos. Se pueden establecer hasta tres condiciones de filtro, combinndolas con los operadores Y y O. Los filtros estndar son ms tiles para nmeros, aunque algunos de los operadores condicionales, como = (igual) y <> (distinto) pueden ser tambin tiles para texto. Otros operadores condicionales incluyen la opcin de mostrar el valor mayor o menor, o un porcentaje de l. tiles en s mismos, los filtros estndar tienen un valor aadido cuando se utilizan para refinar an ms los filtros automticos. Filtros avanzados: estn estructurados de manera similar a los filtros estndar. Las diferencia est en que los filtros especiales no estn limitados a tres condiciones, y los criterios no se introducen por medio de un dilogo. En su lugar, los filtros especiales se introducen en un rea en blanco de una hoja y la herramienta de filtros especiales establece una referencia para aplicarlos.

Ordenar registros
Ordenar organiza las celdas visibles de la hoja. En Calc, se puede ordenar por tres criterios, aplicados uno despus de otro. Ordenar es til cuando est buscando un objeto en particular y es ms poderoso despus de filtrar los datos. Adems, ordenar es til cuando se aade informacin nueva. Con listas largas, normalmente es ms fcil aadir la informacin nueva al final de la hoja que agregar filas en el lugar apropiado. Despus de agregar la informacin, puede ordenarla para actualizar la hoja. Se puede ordenar resaltando las celdas a ordenar y luego seleccionar Datos > Ordenar. Las celdas seleccionadas se pueden ordenar por la informacin de hasta tres columnas o filas, de forma ascendente (A-Z, 1-9) o descendente (Z-A, 9-1). En la pestaa Opciones del dilogo Ordenar, puede elegir una de las siguientes opciones: Maysculas/Minsculas Si dos entradas son idnticas, si una tiene una letra mayscula se coloca delante de una con minsculas.

El rango contiene etiquetas de columnas No incluye los encabezados de columnas en el orden. Incluir formatos El formato de las celdas se mueve con el contenido. Si el formato se usa para distinguir varios tipos de celdas, se puede usar esta opcin. Copiar resultados de clasificacin en Indica la direccin de la hoja de clculo para copiar los resultados ordenados. Si el rango especificado no tiene el nmero necesario de celdas, entonces se agregan celdas. Si el rango contiene celdas con contenido, entonces el ordenar falla. Orden de clasificacin definido por el usuario Seleccione la casilla, luego escoja uno de los ordenes definidos en Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc > Listas de Ordenamiento desde la lista desplegable. Direccin Indica si se ordena por filas o por columnas. Por defecto, se ordena por columnas a menos que las celdas seleccionadas estn en una nica columna.

Crear Grficos
Para crear un Diagrama en Calc, es necesario seleccionar previamente una tabla de datos, con los puntos a graficar. Para mostrar el asistente para Grficos, seleccionamos Insertar > Grfico. Maysculas/Minsculas Para elegir un tipo de grfico 1.Escoger un tipo de grfico bsico: hacer clic cualquiera de las entradas etiquetadas como Columna, Barra, Circular, etc. Los contenidos sobre el lado derecho cambiarn para ofrecer ms opciones dependiendo del tipo de grfico bsico. Opcionalmente, haga clic en cualquiera de las opciones. Mientras cambie los valores en el asistente, observe la vista previa en el documento para observar cmo se ver el grfico.

Tipos de grficos disponibles

Escoger entre los siguientes tipos de grficos, dependiendo de los tipos de datos y los efectos de presentacin

Para especificar un rango de datos 1.Seleccione el rango de datos. Realice uno de los siguientes: Introduzca el rango de datos en el cuadro de texto. En Calc, un ejemplo del rango de datos puede ser "$Hoja1.$B$3:$B$14". Note que un rango de datos puede consistir en mas de una regin en una hoja de clculo, e.g. "$Hoja1.A1:A5;$Hoja1.D1:D5" es tambin un rango de datos vlido. En Writer, un ejemplo del rango de datos podra ser "Tabla1.A1:E4". En Calc, haga clic en Seleccionar rango de datos para minimizar el dilogo, luego arrastre sobre el rea de la celda para seleccionar el rango de datos . Si desea un rango de datos con reas de mltiples rangos que no estn prximas unas de otras, entre el primer rango, luego manualmente adicione un punto y coma al final de la caja de

texto, luego entre los otros rangos. Use el punto y coma como delimitador entre los rangos. 2.Haga clic en una de las opciones para el rango de datos en filas o en columnas. 3.Compruebe si el rango de datos tiene etiquetas en la primera fila o en la primera columna o en ambos.

Organizando series de datos En el cuadro de lista de las Series de Datos usted ver una lista de todas las series de datos del grfico actual.
Para organizar las series de datos, seleccionar una entrada de la

lista.
Haga clic en Agregar para aadir otra serie de datos debajo de la

entrada seleccionada. La nueva serie de datos tiene el mismo tipo que la entrada seleccionada.
Haga clic en Eliminar para borrar la entrada seleccionada desde

la lista de Series de Datos.

Utilice las flechas Arriba y Abajo para mover la entrada

seleccionada en la lista hacia arriba o abajo. Esto no cambia el orden en la tabla de origen de datos, pero cambia nicamente la organizacin en el grfico.

Editando series de datos 1.Haga clic en un elemento de la lista para ver y editar las propiedades de ese elemento. En el cuadro de lista de los Rangos de Datos puedes ver los nombres de las funciones y los rangos de celdas de los componentes de las series de datos. 2.Haga clic en un elemento, despus edite su contenido en la caja de texto inferior. La etiqueta junto al cuadro de texto seleccionado actualmente establece la funcin. 3.Especificar el rango o hacer clic en Seleccionar rango de datos para minimizar el dilogo y seleccionar el rango con el ratn. Si desea un rango de datos con reas de mltiples rangos que no estn prximas unas de otras, entre el primer rango, luego manualmente adicione un punto y coma al final de la caja de texto, luego entre los otros rangos. Use el punto y coma como delimitador entre los rangos. El rango de una funcin de datos, como valores-Y, no deben incluir una celda de etiqueta. Editando categoras o etiquetas de datos
Ingresa o selecciona un rango de celdas que seran usadas como

texto para categorias o etiquetas de datos. Dependiendo en el tipo de grafica, el texto es mostrado en el eje X o como etiquetas de datos.

Para ingresar los elementos del grfico Escriba los ttulos o haga clic en los elementos que quiera que se muestren en el grfico actual. Ttulos Si escribe texto como ttulo, subttulo, o cualquier eje, se reservar el espacio necesario para mostrar el texto junto al grfico. Si no escribe ningn texto, no se reserva espacio, dejando mas espacio para mostrar el grfico. No es posible para ligar el titulo de texto a la celda. Debes ingresar el texto directamente. Cuando el grfico est concluido, puede cambiar la posicin y otras propiedades en el men Formato. Leyenda La leyenda muestra las etiquetas desde la primera fila o columna, o desde el rango fijado en el dialogo de Serie de Datos. Si su grfico no contiene etiquetas, la leyenda muestra texto como "Fila 1, Fila 2, ...", o "Columna A, Columna B, ..." de acuerdo con la letra del nmero de filas o columnas de los datos del grfico. No puede escribir el texto directamente, se genera automticamente desde el rango de celdas de Nombre. Seleccione una de las opciones de posicin. Cuando el grfico est concluido, puede especificar otras posiciones usando el men Formato. Grids La cuadrcula visible puede ayudar a estimar los valores de los datos en el grfico. La distancia entre la cuadricula corresponde al la configuracion del intervalo en la escala del axis y propiedades. La cuadrcula no est disponible para los diagramas de crculo. Elementos adicionales Para elementos adicionales puede utilizar el menu Insertar del grfico en modo edicin. All puede definir los siguientes elementos: 1.Eje secundario 2.Cuadrcula auxiliar 3.Etiquetas de datos 4.Estadsticas, por ejemplo valores promedios, barras de error Y y curvas de regresin

Referencias
Documentacin Oficial LibreOffice Calc

http://www.libreoffice.org/get-help/documentation/#cg
Guia de Inicio OpenOffice.Org

http://www.openoffice.org/es/comunidad/documentacion.html#gu iainicio
Wikipedia OpenOffice.Org Calc

http://es.wikipedia.org/wiki/OpenOffice.org_Calc
Ayuda LibreOffice Calc

http://help.libreoffice.org/Calc/Welcome_to_the_Calc_Help/es