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Par essence un systme dinformations est un ensemble complexe apprhender, compos de nombreuses donnes utilises dans des chaines dinformations, de communications et de dcisions. Ces chanes se situent ellesmmes dans des contextes gographiques, organisationnels et humains qui vont produire des rtroactions susceptibles leur tour dinflchir ou de modifier le systme.
La reprsentation dun systme dinformation est complexe et difficile expliquer. Pour comprendre cette richesse et cette complexit, les analystes utilisent la mthode systmique qui prend en compte toutes les dimensions du systme. Quelles soient formelles ou informelles. Le plus souvent elle est mene partir : des instructions ou procdures connues, des documents utiliss, Service comptable des interviews du personnel. Service production et financier Dans le cadre dune entreprise et pour en simplifier ltude, le systme dinformation est souvent Systme d'information dcompos en sous systmes centrs sur les Solliet SA finalits organisationnelles de la socit. Celles-ci recoupent les diffrents services dune socit. Service commercial Service du personnel
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Les sous-systmes
Veille concurrentielle Commandes, livraisons, facturations
Chaque service peut tre dcompos son tour en sous systme plus simple analyser. Concrtement se sont des ensembles de tches confies des personnes diffrentes. Ces sous systmes sont matrialiss par des personnes, des locaux, des matriels et une organisation.
Stratgie commerciale
Les flux
Les diffrents services inter-ragissent et il est difficile dy analyser les flux continus dinformations. Cest la raison pour laquelle lanalyse dun processus, est souvent ralise comme si il possdait un dbut et une fin en liminant laspect rtroaction. Dans ce cas le processus est dcompos en tches et peut tre reprsent ainsi : Origines des informations Stockage informations Traitement des infomations Diffusion des informations
Les tches
Gestion des commandes Gestion des stocks Gestion des livraisons Gestion des facturation Suivi statistique
Un processus de travail est compos de tches qui se suivent de faon chronologique. Le plus simple pour analyser les flux dinformations dun service, consiste finalement dcomposer le champ dtude en tches simples comprendre et expliquer. Exemple : Sous systme de gestion des commandes, livraisons et facturations
Pour chaque tche il y a lieu de sinterroger sur les informations utilises, les traitements, les contrles et la qualit du systme. Le schma suivant explique bien cette problmatique.
Source : http://espace.muc.free.fr
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Toute tche gnre un flux dinformations ralis par des hommes ou des machines laide de programmes. Ce sont ces composants qui doivent tre analyss dans le cadre dune mission ou dun SIC. Le tableau suivant permet de dcrire lorganisation et le droulement dun processus. Mthode de travail : 1. Indiquer dans la colonne de droite la personne ou le service concern par la tache, e 2. Dcomposer dans la 2 colonne la chronologie des oprations ralises de faon trs dtaille et rigoureuse sans rien oubli, e 3. Noter dans la 3 colonne les moyens mis en uvre, 4. Inscrire dans la partie droite les problmes rencontrs. Processus : Vente
Service ou personnes
Caissire Caissire
Remarques / Problmes
Code barre souvent illisible
Remarques / Problmes
Stocks de scurit trop faible => Rupture de stock
Paris
- Transfert automatiques des commandes la centrale dachat - Confirmation de la commande auprs du magasin
Centrale dachat
- etc.
Pour dcrire le Systmes dinformation, il faut dfinir tous les processus mis en uvre dans lUC, puis raliser un tableau danalyse pour chaque Processus. Lensemble des tableaux doit dcrire et analyser lintgralit des circuits et des flux dinformation. Important : La description des informations, des procdures et de lorganisation informatique doit tre rigoureuse et mthodique. Elle doit tre quasi journalistique et ne rien laisser dans lombre afin que le lecteur ou lauditeur comprennent lorganisation mise en uvre et ses enjeux. La technique du QQOQCP (Qui, Quand, O, Quoi, Comment, Pourquoi, Combien) peut vous aider dans ce travail. Le plus simple est de dcrie cette mise en uvre de faon chronologique.
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Taches ralises (1) Saisie des commandes auprs des clients (2) La commande est envoyes au serveur par connexion ADSL scurise (3) Accus rception de la commande au reprsentant par Mel (4) MAJ fichier client (5) Contrle disponibilit (6) Contrle fiabilit client (7) Rception par lintranet de lordre de prparation de la commande par le rseau intranet (8) Prparation de la commande (9) Validation du bon de livraison sur le rseau (10) Edition du bon de livraison et de la facture (11) Le bon de livraison et la facture sont joints au colis (12) Expdition (13) MAJ Statistique commerciale (14) MAJ statistiques reprsentant
Problmes rencontrs
Service commercial
Magasin
Service expdition
Service commercial
Origine du problme
Solution possible
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4. Les matriels et les logiciels utiliss Exemples : Schma descriptif du systme dinformation commerciale dun magasin dhabillement.
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