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Mdulo III

Ferramentas do Office
Folhas de Clculo Ferramentas de produtividade

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Folhas de Clculo
O que :
Uma Folha de Clculo , por tradio, um conjunto de clulas que formam uma grelha ou tabela e que podem relacionar-se entre si atravs de expresses lgicas e/ou matemticas.

O que permite:
Organizao: apresentao de tabelas e listas de valores; Ferramentas matemticas, estatsticas, financeiras, etc.: ajudam a executar clculos mais complexos; Automatizao de tarefas: gerao automtica de cdigo e do clculo automtico de resultados; Representao grfica de informao; Gesto de tabelas: utilizando operaes convencionais de bases de dados; Ferramentas de programao: para criao de novas funcionalidades.
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O EXCEL como Folha de Clculo


Documento / Ficheiro
Um documento do Excel designa-se por livro.

Livro
Um livro pode conter vrias folhas de clculo (por omisso, contm 3 folhas Folha1, Folha2 e Folha3).

Folha de clculo
Uma folha de clculo composta por uma grelha de clulas. A grelha contm colunas (A, B, , IV) e linhas (1, 2, , 65.536).

Clula
Unidade base da folha que pode conter constantes ou frmulas com uma determinada formatao e possveis anotaes.
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O EXCEL como Folha de Clculo

Livro Folhas de clculo Folha activa Grelha Colunas Linhas Clula activa
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Clula activa Nome ou referncia Referncia=ColunaLinha Contedo da clula Constantes ou frmulas Formataes Tipo de letra, cr, etc.
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Formatos:
O formato um conjunto de propriedades atribudas a cada uma das clulas condicionando a forma como a informao apresentada. Essas propriedades esto acessveis na caixa de dilogo que aparece ao seleccionar o menu Formatar->Clulas e onde possvel definir:
A forma como so representados valores numricos (n casas decimais, cifro, etc.). O tipo de alinhamento do contedo das clulas (alinhados esquerda, centrados ou direita). A cor associada aos contedos das clulas. O tipo e o tamanho da fonte de caracteres e o estilo (Negrito, Itlico, Sublinhado, rasurado, etc.). A largura e altura das clulas. O tipo e espessura de molduras ou linhas existentes em torno das clulas. Os padres dos sombreados de determinadas clulas. Clulas cujos contedos no podem ser alterados, ou seja, clulas protegidas.
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Anotaes:
As anotaes so particularmente teis quando a folha de clculo partilhada por vrios utilizadores ou quando contem frmulas relativamente complexas em que so necessrias explicaes adicionais, observaes ou notas. Estas s so visveis quando expressamente solicitadas atravs da seleco de Apenas Indicador de Comentrio ou Comentrioas e Indicador no menu: Ferramentasopes...Ver Comentrios, e para criar/apagar/alterar uma anotao deve-se seleccionar Inserir->Comentrio.
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Contedo: constantes Todas as clulas em que o 1 carcter diferente do operador =. Numrico Lgico Data e hora Texto
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Constantes:
Um valor constante pode ser do tipo numrico, lgico, indicativo de data e hora, ou texto:
Valor numrico: qualquer combinao dos algarismos de 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, e ainda os smbolos virgula (,) ponto (.) exponenciao (E, e), mais (+) e menos (-). Valor Lgico: o Excel utiliza os valores lgicos Verdadeiro (True) e Falso (False). Datas e horas: a informao relativa a datas e horas armazenada sob a forma de um nmero real em que a parte inteira diz respeito data (nmero de dias desde 1900) e a parte real diz respeito s horas minutos e segundos (nmero de segundos desde a meia-noite). Ex: 35431.58681 equivalente a 14h05 de 1/1/1997. Texto: todo o conjunto de caracteres que no considerado valor lgico, numrico, data e hora ou frmulas. Para esclarecer situaes confusas pode-se identificar como sendo do tipo texto antecedendo a constante com o smbolo plica ( ).
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Contedo: frmulas Todas as clulas em que o 1 carcter o operador =. A frmula s pode ser vista na barra de frmulas. A clula mostra o resultado da frmula.

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Frmulas:
As frmulas so utilizadas sempre que se pretenda realizar determinadas operaes, nomeadamente operaes aritmticas ou de comparao sobre os valores das clulas. Todas as frmulas iniciam-se pelo sinal de igual (=), e podem conter:
Constantes 1, 1000, texto, ; Operadores +,*,>=, ; Referncias a clulas A1, A$1, ; Chamadas a funes soma(1;2;3), etc.
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Operadores:
Os operadores Indicam as operaes a realizar entre dados, podem ser agrupados em quatro tipos: aritmticos, de texto, de comparao e de referncia.
Operadores Aritmticos: Operadores de Comparao: + Adio = Igual - Subtrao ou Simtrico < Menor * Multiplicao <= Menor ou Igual / Diviso > Maior ^ Exponenciao >= Maior ou Igual <> Diferente Operadores de Texto: & Concatenao Operadores de Referncia: : Gama (espao) Interseco ; Unio
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Operadores aritmticos:
Devolvem um valor numrico. Exemplos: =1+2 3 = -1 * 2 -2

Operadores de texto:
Devolvem um valor de texto (caracteres entre aspas). Exemplos:
= Juntar & Texto Juntar texto = No & 1 & caso existe No 1 caso existe

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Operadores de comparao:
Devolvem um valor lgico (verdadeiro ou falso). Exemplos: = 1 >= 2 Falso = 1 <> 2 Verdadeiro

Operadores de referncia:
Devolvem uma referncia a uma clula ou a um conjunto de clulas. Exemplos:
= A1:A5 referncia s clulas A1, A2, A3, A4 e A5 = B1:B5 A2:D2 referncia clula B2 = A1; A3; B2 referncia s clulas A1, A3 e B2
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Precedncia dos Operadores:
Os operadores obedecem a uma ordem de precedncia quando so executadas operaes, sendo executadas primeiro as de precedncia superior e em caso de igualdade, da esquerda para a direita. A utilizao de parntesis permite alterar a ordem de precedncia.
Por ordem decrescente de precedncia dos operadores temos:
Gama (:) Interseco (Espao) Unio (;) Simtrico (-) Exponenciao (^) Multiplicao (*) e Diviso (/) Adio (+) e Subtraco (-) Concatenao (&) Comparao (=, <, <=, >, >=, <>)
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Tipos de Referncias:
Na implementao de frmulas frequente fazer-se referncia a uma clula ou a um intervalo de clulas em infinitas situaes distintas. As referncias agrupam-se nos seguintes tipos:
Referncia Relativa Referncia Absoluta Referncia Mista Referncia Externa Referncia Circular
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Referncia Relativa
Indica como localizar uma clula a partir da clula corrente. Como representa uma posio relativa, sempre que a referncia copiada ou deslocada, ela actualiza-se em funo da nova posio. Exemplo (B1 contm a frmula =A1+1)
Ao copiar a frmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referncia alterada
=A2+1

Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna)


=B1+1

Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas)


=B3+1
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Referncia Absoluta
Indica uma localizao fixa da clula, no sendo alterada em deslocamentos de posio. Exemplo (B1 contm a frmula =$A$1+1)
Ao copiar a frmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referncia mantm-se
=$A$1+1

Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna)


=$A$1+1

Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas)


=$A$1+1

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Referncia Mista
Combina os dois tipos anteriores, permitindo fixar a linha variando s a coluna (Ex. A$2) ou fixar a coluna variando s a linha (Ex. $A2) de uma referncia. Exemplo (B1 contm a frmula =A$1+1)
Ao copiar a frmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =A$1+1 Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =B$1+1 Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =B$1+1

Exemplo (B1 contm a frmula =$A1+1)


Ao copiar a frmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =$A2+1 Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =$A1+1 Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =$A3+1
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Referncias Externas
Quando necessrio fazer referncia a clulas noutras folhas de clculo tem que se utilizar o seguinte formato: (ficheiro)folha1!A2.

Referncias Circulares
Quando necessrio fazer referncia dentro da frmula clula actual (Ex. A2 = A2+1). O Excel permite a utilizao deste tipo de referncias seleccionando a opo Iterao no menu Ferramentas->Opes->Clculo, sendo caracterizadas pelo valor inicial e condies de paragem.
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Repetio de Frmulas e Utilizao de Referncias
frequente utilizar no Excel colunas ou linhas com vrias cpias da mesma frmula, variando s as referncias. Inserir manualmente todas as frmulas um processo desagradvel, moroso e sujeito a erros. Felizmente existem mecanismos de preenchimento automtico de clulas, e nessas situaes que a utilizao de referncias relativas, absolutas e mistas se revestem da maior importncia.

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O Preenchimento Automtico realizado pelo Excel quando:
se utiliza o comando Copiar e depois o comando Colar, tendo como destino vrias clulas. se selecciona um conjunto de clulas e se utiliza o comando Editar Preencher. se utiliza a ala de preenchimento (cruz no canto inferior direito da clula seleccionada).

As referncias relativas so incrementadas pelo Excel na linha e/ou na coluna consoante se preenche as clulas ao longo das colunas e das linhas. As referncias absolutas no so alteradas. As referncias mistas s so alteradas na parte no fixa.
O caracter $ numa referncia significa fixar.
A 1 2 3 B =A1 =A2 C D E =A$1 =A$1 F G =A1 H =B1 I J =$A1 =A$1 K =$A1 =B$1

=$A$1 =$A1 =$A$1 =$A2

=$A$1 =$A$1

Exemplos de preenchimento automtico com diferentes tipos de referncias.


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Utilizao de Nomes
Uma outra forma alternativa para referir uma clula ou um intervalo de clulas a proporcionada pela utilizao de nomes. Um nome um identificador que pode ser atribudo a uma ou mais clulas, a um valor ou a uma frmula. A definio de um nome pode ser feita atravs do menu Inserir->Nome->Definir ou editar directamente na caixa de nomes da barra de frmulas. A utilizao de nomes tem as seguintes vantagens:
os nomes so mais sugestivos. os nomes so definidos ao nvel do livro podendo dessa forma ser utilizados em qualquer folha. os nomes podem ser rapidamente colados a partir da caixa de nomes, facilitando a sua utilizao.
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Frmulas Matriciais
Uma frmula matricial corresponde a uma nica frmula que usa uma matriz como argumento ou insere resultados em mltiplas clulas. O grupo de clulas que recebe uma frmula matricial tratado como uma unidade, pelo facto de partilhar a mesma frmula, tirando da a vantagem da sua utilizao por substituir vrias frmulas por uma s. Passos para inserir uma frmula matricial:
Seleccionar o intervalo de clulas que vai receber a frmula. Entrar em modo de edio e digitar a frmula. Terminar a insero com a combinao de teclas Ctrl+Shift+Enter.

Passos para eliminar uma frmula matricial:


Seleccionar o mesmo intervalo de clulas que recebeu a frmula. Entrar em modo de edio. Terminar com a combinao de teclas Ctrl+Enter.

Exemplos:
{=A1:A3+B1:B3} Calcula a soma elemento a elemento entre as duas matrizes. {=Ou(11=A1:A5)} Determina se o valor 11 existe na matriz A1:A5
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O EXCEL como Folha de Clculo


Barra de Menus Barras de Ferramentas Caixa de Nomes Boto de Seleco total N de linha e boto de seleco da linha Chama o Assistente de Funes Boto de aceitar edio Boto de anular edio Clula Activa Configurao da Largura da Clula Nome de coluna e boto de seleco de coluna Barra de deslocamento vertical Barra de Frmulas

Configurao da altura da Clula

Deslocamento das folhas de Clculo

Separadores de Folha de Clculo de um Livro

Barra de deslocamento horizontal Barra de Estados

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