AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA 1.1.

LA AUDITORIA INTERNA El comit de investigaciones del Institute of International Auditors define a la auditoria administrativa: Es una actividad de evaluacin independiente dentro de una organizacin, dedicada al anlisis de la contabilidad, de las finanzas y de las dems operaciones como base de un servicio a la direccin. Es un control cuyas funciones son medir y evaluar la efectividad de otros controles. La anterior definicin, indica realmente lo que debe entenderse por la moderna auditoria interna al situarla como un servicio especializado para la direccin superior, no solo para que esta conozca oportunamente la deficiencias e irregularidades financieras y administrativas. Bajo ningn concepto podr considerarse completo un sistema de control superior, si no incluye una auditoria administrativa interna. En sntesis, la auditoria administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte integrante del sistema total de control superior; es la principal herramienta para la revisin y evaluacin de los resultados logrados. Cumple con una doble misin: Primero: Como parte integrante del control superior, es decir, un medio para obtener y mantener el control. Segundo: Es el medio principal para la medicin y evaluacin de resultados, por tanto, la direccin superior, los propietarios, accionistas, auditores

financieros y otros interesados deben confiar en la auditoria administrativa interna para la prevencin de inconvenientes y garantizar la adecuada marcha del sistema.

La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto

desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn

funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.

1.1.1.

LA AUDITORA INTERNA ABARCA LOS TIPOS DE:

1.1.1.1. Auditora administrativa:

Es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar la calidad de la

administracin en su conjunto. La auditora administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte integrante del sistema total de control superior, es la principal herramienta para la revisin y evaluacin de los resultados logrados.

A) Adscripcin de la unidad de auditoria administrativa La auditora administrativa, como funcin interna, puede verse desde el punto de vista de la organizacin como:

1. Una extensin de la auditoria interna financiera: 2. Funcin independiente de la administracin financiera: En este caso, la funcin de auditoria interna, es en si misma, objeto de auditoria por parte del grupo operacional.

3. Forma departamental con la auditoria interna: Esta forma de organizacin enfatiza la unidad de la funcin global y la estrecha relacin entre estas dos formas de auditoria. En este caso se observa el concepto de auditoria administrativa como una herramienta de anlisis, tanto financiero como no financiero; asi se recalca tambin la necesidad de la auditoria administrativa de la funcin financiera de la empresa junto con otras funciones.

4. rgano asesor del consejo de administracin: Este caso es ms recomendable, pues mientras mas alto sea el nivel donde se ubique la unidad de auditoria administrativa, mayor ser el campo de accin dentro de la empresa.

B) Funciones a desarrollar por una unidad de auditoria administrativa

Las funciones de a auditoria administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organizacin de una empresa en una unidad que, por su situacin jerrquica le permita la consecucin de sus fines. El nivel donde deber quedar la unidad departamental de auditoria administrativa reunir las caractersticas:

Jerarqua suficiente para poder inmiscuirse en cualquier

unidad administrativa de la empresa

Que el tipo de funciones de dicha unidad sea relacionado con la direccin, control y coordinacin

Que

tenga

suficiente

autoridad

sobre

los

dems

departamentos C) Funciones a desarrollar: Investigacin constante de planes y objetivos Estudio de las polticas y sus prcticas Revisin constante de la estructura orgnica Estudio constante de las operaciones de la empresa Analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales Revisin del equilibrio de las cargas de trabajo Revisin constante de los mtodos de control D) Estructura de la auditoria administrativa Una unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera siguiente: Auditor supervisor. Es la persona dicha de que la tiene la

responsabilidad

propiamente

auditoria

administrativa y esta encargado de elaborar el plan de auditoria, y de autorizar los procedimientos y programas de revisin. Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la administracin, con suficiente experiencia y capacidad. Auditor por reas. Es aquel profesional a quien despus de dominar las tcnicas de la auditoria administrativa, se le

clasifica y se le especializa por reas de trabajo, se le puede clasificar de la manera siguiente:

Auditor de alta gerencia. Auditor de asesoria. Auditor de personal. Auditor de produccin. Etc.

Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de reas en la recopilacin de informacin y cuando se trata de empresas pequeas puede coordinar actividades.

Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas, en la practica a esta persona se le gua y supervisa en el desarrollo de su trabajo.

El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel jerrquico de la empresa de donde pueda operar en forma debida, adems puede formar parte de las actividades de la gerencia general, contralora, control administrativo,

planeacin, etc. Diseo de la estructura de una unidad de auditoria administrativa La estructura de la organizacin es un organismo proyectado para ayudar a proyectar las metas, lo fundamental para el diseo de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa. Sin la comprensin general y especifica de la situacin actual y la situacin futura, la posibilidad de que el

sistema

propuesto

sea

bueno

se

reduce

en

forma

considerable.

E) Factores que influyen en el tipo de decisin para la estructura ms conveniente:

1. Actividad Programtica. Comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial. Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional. Eventual. Seria un rea de apoyo.

2. Temporalidad Permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo de estructura adecuada. Temporal. Estructura por proyectos o matricial.

3. mbito Pequea. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece. Grande. Tiende a ser una estructura funcional.

4. Relaciones Independientes. La estructura depende del criterio que adopte. Interrelacionada. La estructura es programtica.

5. Recursos Recursos humanos Especialistas. Estructura programtica. No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional. Recursos financieros Estructura programtica. Es mas alto el costo, por el tipo de personal mas calificado; pero a mediano y largo plazo resultara mas barato, porque se trabaja a base de programas, lo que requiere de un solo supervisor. Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado; pero con forme crece el numero de personal se requerir de mas supervisores, lo que provocara un aumento en los costos. Recursos materiales Distribucin de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando crece el personal y este no se puede colocar en la oficina, lo cual provocar llevar a otra oficina parte del personal.

F) Beneficios de la auditoria interna El propsito de la auditoria interna es proporcionar un medio de control interno y determinar la efectividad de otros controles; consecuentemente, la auditoria interna puede considerarse como un control nuestro sobre las dems formas de control.

Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de auditoria efectivo, pero son tres los que sobresalen. La auditora interna permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas. La auditora interna hace recomendaciones para el mejoramiento de las polticas, procedimientos, sistemas, etc. La auditora interna suministra un medio de proveer un mayor grado de delegacin de autoridad y si es necesario, un medio para facilitar la descentralizacin de las operaciones El xito de la auditoria interna depende no solo de la actitud de la direccin superior, sino tambin del grado de aceptacin acordado al equipo de trabajo de auditoria por los niveles medio y bajo de la empresa.

1.1.1.2.

AUDITORA OPERACIONAL:

Es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, adems de evaluar la calidad de las operaciones. La Auditora Operacional es una actividad que conlleva como propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la administracin proporcionndole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad. An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no

nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a la funcin de esa operacin.

Ejemplo: Si se revisa la operacin de facturacin, esta se inicia, en el departamento de embarques y concluye al enviarse la factura para su cobro, en este momento el auditor debe cerciorarse que efectivamente es recibida y automticamente ya alcanz la operacin de crdito y cobranzas.

La Auditora Operacional debe ser una funcin operacional dada, en el ejemplo se denominar Auditora operacional a la funcin de Facturacin.

La Auditora Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del Contador Pblico como Auditor Operacional.

Para una buena ejecucin de esta tcnica requiere:

Introducirse en otras disciplinas como son: Anlisis de sistemas, Ingeniera Industrial (para revisar costos y

produccin), Mercadotecnia (para revisar ventas), Relaciones Industriales, etc. Con la conclusin anterior puede surgir la duda de cmo un individuo, como el auditor operacional, que no tiene ningn entrenamiento especfico sobre cierta rea, puede ser til. La respuesta a esta duda descansa en los aspectos de control, es decir, que se requiere de una definicin clara de los objetivos, as como contar con elementos para comparar lo que se est realizando contra esos objetivos con el propsito de determinar desviaciones y analizar y evaluar stas para as poder tomar medidas correctivas acordes a las circunstancias.

A)

Metodologa. No existe an una metodologa que aplique un auditor operativo en la realizacin de su labor; el auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Bsicamente se aplican cuatro caractersticas de la auditoria operativa: 1. Familiarizacin. Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. 2. Verificacin. Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su

propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y costo.

3. Evaluaciones y recomendacin. El auditor debe reservarse para la conclusin del examen, los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la Operativa. Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen.

4. Informar de los resultados a la direccin. La auditoria operativa por su propia naturaleza est orientada hacia el futuro la justificacin de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro ms saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economa empresarial. Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de: Reducir los Costos Incrementar los ingresos

Crear una poltica para llenar un vaco que a causa de la ausencia de poltica afecta adversamente al organismo

Modificar una poltica que no satisface las necesidades del organismo Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo.

1.1.1.3.

AUDITORA FINANCIERA:

Es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin. Quien cuenta con informacin confiable, veraz, oportuna, completa, adquiere un poder. Poder para hacer, para cambiar cosas y situaciones, para tomar mejores y bien soportadas decisiones. Un navegante no puede decidir rumbos para llegar a un destino si no cuenta con instrumentos que le informen cual es la situacin o lugar donde se encuentra y los elementos de que disponen para alcanzar su propsito. Un administrador no alcanzar los objetivos, metas y misin de su organizacin si no tiene a su alcance los elementos informativos bsicos e indispensables que le ayuden y soporten sus decisiones. De aqu surge la vital importancia de la Auditora Financiera como elemento de la administracin que ayuda y coadyuva en la obtencin y proporcionamiento de informacin contable y financiera y su

complementaria operacional y administrativa, base para conocer la

marcha y evolucin de la organizacin como punto de referencia para guiar su destino.

A)

Objetivos de la Auditora de los Estados Financieros. Para que la informacin financiera goce de aceptacin de terceras personas, es necesario que un Contador Pblico Independiente le imprima el sello de confiabilidad a los estados financieros a travs de su opinin escrita en un documento llamado Dictamen. Dictamen: Documento en el cual el Contador Pblico Independiente emite su opinin sobre las cifras presentadas en los Estados Financieros de una entidad en el sentido si son o no razonables La informacin financiera de una entidad econmica se presenta a travs de Estados Financieros que se integran bsicamente por: 1. Estado de Situacin Financiera o Balance General: Documento que presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, incluyendo los recursos de la misma, representados como bienes y las cuentas de dichos recursos, representadas por obligaciones o aportaciones de los propietarios o dueos, es un estado financiero esttico por estar elaborado a una fecha especfica. 2. Estado de Resultados: Documento que presenta el resultado obtenido de las operaciones efectuadas por una empresa en un perodo determinado, incluyendo los ingresos generados, los costos y gastos efectuados para la obtencin de los mismos,

presentados por diferencia entre estos la utilidad o prdida del

ejercicio. Es un estado financiero dinmico por referir a un perodo. 3. Estado de Variaciones en el Capital Contable. Son movimientos a una fecha determinada del patrimonio de la entidad identificado como el Estado de Variaciones en el Capital Contable 4. Estado de Cambios en la Situacin Financiera. Documento que presenta el origen de los recursos de la empresa y la aplicacin de los mismos durante un perodo determinado, clasificndolos por la fuente y el destino. Es un estado financiero dinmico por referirse a un perodo.

B)

Caractersticas de la Informacin Financiera.

Utilidad: es la cualidad de adecuarse al propsito del usuario, es decir, que la informacin financiera est encauzada en funcin a los requerimientos, planes, objetivos del usuario.

Est en funcin de: o Su contenido informativo: que sea claro, especfico y conciso.

Su oportunidad, que se tenga en momento oportuno para tomar decisiones.

Confiabilidad: Caracterstica por la que el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ella. Esta fundamentada en que el proceso de cuantificacin tenga las caractersticas de:

Objetividad; que las cifras que se reflejen en la informacin financiera sean reales.

Verificabilidad: que la informacin financiera tenga la capacidad de ser verificada, para tomar en cuenta si las cifras obtenidas concuerdan con las situaciones reales.

Provisionalidad: Significa que el usuario general de la informacin financiera, utiliza este medio para:

La toma de decisiones pudiendo provisionar y preveer el futuro del ente econmico que se trate, tomando en cuenta que la informacin financiera es un medio y no un fin.

1.8.5 Diferencias entre auditoria interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:

En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil.

En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica