ERP - Sistema Integrado de Gesto Empresarial

Arquitetura de software, o ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gesto Empresarial) facilita o fluxo de informaes entre todas as atividades da empresa como fabricao, logstica, finanas e recursos humanos. O ERP um sistema amplo de solues e informaes. Um banco de dados nico, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicaes, consolidando todas as operaes do negcio em um simples ambiente computacional. Idealmente, a vantagem de um sistema ERP a habilidade de necessitar a entrada de informaes uma nica vez. Por exemplo, um representante de vendas grava um pedido de compra no sistema ERP da empresa. Quando a fbrica comea a processar a ordem, o faturamento e a a expedio podem checar o status da ordem de produo e estimar a data de embarque. O estoque pode checar se a ordem pode ser suprida pelo saldo e podem ento notificar a produo com uma ordem que apenas complemente a quantidade de itens requisitados. Uma vez expedida, a informao vai direto a relatrio de vendas para gerenciamento superior. O ERP emprega a tecnologia cliente/servidor. Isto significa que o usurio do sistema (cliente) roda uma aplicao (rotina de um mdulo do sistema) que acessa as informaes de um sistema de gerenciamento de uma base de dados nica (servidor). Isto, ao contrrio do antigo sistema de main-frame, reflete o conceito de computao descentralizada. O sistema opera ento com uma base de dados comum, no corao do sistema. O banco de dados interage com todos o aplicativos do sistema, desta forma, elimina-se a redundncia e redigitao de dados, o que assegura a integridade das informaes obtidas. Cada sistema de ERP oferece um conjunto de mdulos (aplicativos) para aquisio. Estes so os pacotes funcionais, individualizados para cada unidade de negcio dentro da organizao (financeiro, engenharia, PCP, administrao de materiais, contabilidade, etc.). Muitos sistemas ERP so comercializados em um pacote com os mdulos bsicos para a gesto do negcio e ento oferecem mdulos adicionais que podem ser adquiridos individualmente em funo do interesse e estratgia da empresa. Todos esses aplicativos so completamente integrados a fim de propiciar consistncia e visibilidade para todas as atividades inerentes ao processo da organizao. Entretanto, o sistema ERP requer do usurio o cumprimento dos procedimentos e processos como descrito pelo aplicativo. Os vendedores de ERP tambm oferecem aplicativos especializados em gerir processos diferenciados de atividades especficas. Tais mdulos atendem a mercados verticais assim como reparties pblicas, planos de sade, financeiras, etc. Por exemplo empresa SAP, oferece um mdulo especfico para o gerenciamento de planos de sade e convnios, que apiam processos orientados ao paciente dentro do hospital. A tendncia atual mostra as vendas movendo-se mais ainda para reas especficas assim como gerenciamento do cho-defbrica, logstica e automao de marketing direto.

O que se espera do ERP

As empresas em geral, possuem alta expectativa em relao a um sistema ERP. Antecipa-se que o sistema impulsionara o desempenho das atividades do sistema da noite para o dia. As companhias querem um pacote de software entrelaado que cubra todos os aspectos do negcio, o que uma percepo distorcida do ERP.

O que o ERP realmente faz

O ERP a espinha dorsal do empreendimento. Permite que a empresa padronize seu sistema de informaes. Dependendo das aplicaes, o ERP pode gerenciar um conjunto de atividades que permitam o acompanhamento dos nveis de fabricao em balanceamento com a carteira de pedidos ou previso de vendas. O resultado uma organizao com um fluxo de dados consistente que flui entre as diferentes interfaces do negcio. Na essncia, o ERP propicia a informao correta, para a pessoa correta e no momento correto.

Benefcios do Sistema ERP

Tradicionalmente, as empresas proliferaram-se com a utilizao de sistemas incompatveis, como CAD e sistemas MRP, os quais armazenavam dados vitais, sem mecanismos de busca e acesso a tais dados ou transferncia entre sistemas. Sistemas ERP funcionam com a utilizao de uma base de dados comum. Assim, decises que envolvem anlise de custos, por exemplo, podem ser calculadas com o rateio de todos os custos na empresa com melhor performance do que com o levantamento parcial em cada unidade. Alm de evitar a conciliao manual das informaes obtidas entre as interfaces dos diferentes aplicativos. Um sistema integrado oferece a possibilidade melhoria de relatrios, fidelidade de dados, consistncia e comparao de dados, devido utilizao de um critrio nico em todas as atividades da empresa. Impulsionado pelo processo de re-engenharia do negcio, a implementao do ERP reduz redundncia de atividades na organizao. Com departamentos utilizando aplicativos integrados e compartilhando a mesma base de dados, no existe a necessidade de repetio de atividades tais como reentrada de dados de um aplicativo para outro. Estatisticamente, em sistemas no integrados, uma informao pode residir em at 6 diferentes lugares [John H. Sheridan]. O sistema ERP identifica o tempo como uma varivel crtica de restrio, a informao que norteia a tecnologia dos negcios e a tecnologia da informao. A reduo do tempo de ciclo obtida via minimizao na obteno e disseminao das informaes. Decises ao longo dos processos da empresa tambm so possveis graas ao ERP. Isto resulta em economia de tempo, domnio sobre as operaes e tambm a eliminao daquelas suprfluas, as quais o cliente no paga. Elaine L. Appleton em seu livro "How to survive ERP" cita o caso das indstrias PAR na cidade de Moline (Illinois) em em um ano de implementao de ERP conseguiram reduzir o lead time com o cliente de 6 para 2 semanas, as entregas na data da programao aumentaram de 60% para 95%, os nveis de reserva de materiais e inventrios caiu em quase 60% e a tramitao dos documentos de uma ordem de produo no cho de fbrica caiu de semanas para horas. Reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e servios, os sistemas ERP so desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades no previstas. As operaes podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Da, o tempo para desdobrar e otimizar os processos severamente reduzido. As empresas esto sempre buscando novos nichos de mercado. Um negcio no envolver necessariamente, sempre o mesmo produto. Internamente teremos novas necessidades de processos, ento devemos estar preparados para tanto. Um aspecto importante atualmente o Bug do ano 2.000. Devido a ser um sistema de ltima gerao, a base de dados relacional dos sistemas ERP suporta ano com 4 dgitos, o que no acontece em antigos sistemas ainda

remanescentes dos main-frames. Parece um fato de pouca importncia, mas muitas empresas tero surpresas desagradveis com emisso de ttulos, faturas, boletos, etc. na virada do ano. Outro detalhe importante o surgimento de novas moedas, assim como o Euro. Em um sistema ERP, a simples ao de converter a moeda na base de dados atualizar todo o sistema e documentos derivados. O mesmo pode significar uma atividade com semanas de durao em sistemas no integrados. Muitos sistemas de ERP j possuem dualidade de moeda como ferramenta inerente ao sistema, isto pode gerar uma transio confortvel e automtica em uma situao de mudana de moeda. Quem administra o CPD de uma grande corporao, sabe contabilizar as horas ou dias de desespero que podero ser evitados.

Como obter sucesso na implantao do ERP

Manter o programa de implantao de acordo com o cronograma freqentemente muito difcil. Ningum afirmaria que este um processo elementar. mas independentemente do sistema ou do projeto, existem alguns pontos chave para o sucesso. * Total comprometimento da alta direo no projeto: Sem comprometimento de recursos (dinheiro, tempo, educao) da administrao, o projeto se estender por um grande tempo. O gerenciamento do projeto deve ser visvel a todos * Intercomunicabilidade com o mundo exterior: Certifique-se de que o desenvolvimento do projeto est prontamente disponvel a todos os colaboradores da organizao. Envolva e mantenha envolvidos os futuros usurios, o consultor no conhece as excees, o usurio sim. * Gerencie as expectativas: Dependendo do grau de evoluo da empresa, at possvel que o sistema ERP no tenha performance superior ao sistema em uso. Lembre-se que outras vantagens do ERP so a habilidade de integrar aplicativos, reduzir tempo de ciclos e reorganizar mtodos, no apenas funcionalidade. * No condicione o projeto a uma data especfica: Libere o sistema para uso apenas quando os usurios estiverem aptos. comum que a implementao absorva mais tempo que o estimado, inclusive pelas surpresas no meio do percurso. Alm disso, desfazer uma operao inadequada de um usurio pode at ser uma atividade complexa do que reter o programa para uso por alguns dias. * No altere o programa fonte: Utilize o programa da maneira que foi concebido. se existirem funes inadequadas, estas devem ser resolvidas pela softerhouse via novo release. O risco de alterao dos cdigos fonte um risco muito alto e pode comprometer a imagem de um consultor. * Um bom sistema no conserta dados errados: Lembre-se que o sistema processa as informaes que recebe, no existe mgica. O sistema ser to preciso quanto forem s informaes fornecidas. Ningum pode sonegar informaes por julgar que competem apenas a seu departamento. A diretoria deve decidir quem ter acesso a quais dados. Assim, a mentalidade das pessoas deve mudar e surgir uma nova mentalidade de trabalho onde o "todo" a soma de todos.

O futuro do ERP
Atualmente, o grande desafio entre as empresas a expanso do ERP, integrando-se com o cho-de-fbrica e mercado externo. Estas empresas procuram na verdade estabelecer um elo de ligao entre clientes e fornecedores, obtendo com isso um tempo de resposta menor ao mercado e uma vantagem competitiva nos negcios. Os vendedores de ERP esto mudando o foco que possuam nas atividades internas da empresa e voltando as caractersticas dos sistema ao gerenciamento das interfaces do negcio.

Outra mudana que tambm comea a ser percebida o interesse crescente no mercado de pequenas empresas. Isto um processo lgico quando considerado que as maiores organizaes j implantaram ou j esto implantados seus sistemas ERP. Tambm obvio que o custo do desenvolvimento destes pacotes j est amortizado, assim possvel que comece a ocorrer uma queda significativa no valor de comercializao do ERP e assim uma maior absoro por empresas de mdio e pequeno porte. Servios A presena empresarial na Web est deixando de ser institucional e est passando a agregar servios. Atravs destes servios, as empresas esto conseguindo melhorar o relacionamento com seus clientes, agilizar seus processos internos, integrando suas informaes e fazendo mais negcios. Como exemplo, citamos algumas possibilidades de servios j existentes na Web. E-commerce Muitas pessoas associam o termo e-commerce s lojas virtuais, to comuns na Internet. O e-commerce uma nova forma de relacionamento entre Business Partners, independente de ser pessoa fsica ou jurdica. Os servios mais freqentes neste segmento so: Online store a iniciativa e-commerce mais comum atualmente. O Business to Consumer hoje um dos segmentos que mais cresce na Internet. Vender atravs da rede significa, para alguns segmentos de mercado, manter-se vivo no negcio ou perder para a concorrncia. Existem previses de todos os tamanhos e gostos, mas existe um fator em comum a todas elas, que o forte crescimento de volume de negcios para os prximos dois anos. E-banking O e-banking a evoluo do home banking, que exigia programas locais nos computadores que o acessavam. Apresenta uma variedade de funes financeiras, operadas diretamente pelo internauta. A presena macia dos bancos na Internet demonstra que os riscos com segurana dos sistemas abertos esto, no mnimo, controlados. Electronic purchasing and catalog Este servio tem ganhado muitos adeptos e fora pela agilidade que agrega e tambm pela sua economia. Atravs da Web, empresas esto se relacionando com empresas fazendo o Business to Business (B2B) e integrando suas cadeias produtivas de forma automtica. Quando a cadeia produtiva da empresa "A" percebe que vai faltar determinado material, o sistema imediatamente prepara, via Web, uma solicitao de compra, via catlogo eletrnico ou no, para a empresa "B", que toma conhecimento deste pedido j na sua cadeia de produo e faz a programao de entrega. Este evento gera um retorno automtico de informao com a previso de entrega, que passa a ser monitorado pela empresa "A" at seu efetivo recebimento. WebEDI O EDI hoje uma das mais eficazes ferramentas de relacionamento eletrnico entre empresas. Porm, os custos envolvidos impedem parte do mercado se relacionar nesta modalidade. De olho neste mercado, algumas empresas desenvolvedoras tradicionais de ferramentas para EDI esto criando Web sites de relacionamento entre empresas, com toda a tecnologia EDI, porm com os custos de comunicao de Web. Isso possibilita a empresas de qualquer tamanho se relacionarem atravs do padro EDI, com segurana, utilizando os WebEDI sites de relacionamento. Atendimento a clientes A expresso "Sua excelncia o cliente" nunca foi to evidenciada quanto na Internet. Tudo gira em torno do usurio da Web, desde aes que o ajudem a navegar melhor at atos para ganhar sua simpatia. Este segmento

tem ganhado muita fora, principalmente pela alta disponibilidade da Web, sete dias por semana, vinte e quatro horas por dia. Alguns exemplos de servios: FAQ O FAQ tem crescido em volume e sofisticao nos Web sites que fazem algum tipo de atendimento. muito til para resolver aquelas dvidas primrias, sem necessitar do atendimento telefnico, que funciona em horrio comercial. Qualquer dvida esclarecida pelo FAQ motiva o cliente a retornar ao site outras vezes. News Manter o cliente atualizado sobre a empresa e seus produtos e servios fundamental para manter a fidelidade. O servio de notcias um forte aliado nesta linha, pois permite a renovao peridica de informaes no site, mantendo-o vivo. Acompanhamento, status de pedido, ocorrncias Este um servio que traz informao diretamente do sistema ERP para o cliente. Tem sido um grande fator de aumento de satisfao do cliente poder acompanhar um pedido, uma compra ou o andamento de uma soluo para um determinado problema. Suporte online Um problema constante para usurios de tecnologia so as dificuldades de uso e/ou os problemas que surgem. Um servio que est ganhando fora o suporte online, que comea com um FAQ inteligente e pode at cair num chat com um especialista. Em alguns sites, pode-se abrir chamados online, com protocolo e possibilidade de fazer acompanhamento. Call Center Algumas empresas tm estendido seus Call Centers at a Web, oferecendo os servios bsicos que o Call Center tradicional atende, sem a barreira de horrio ou de telefone ocupado. Este servio, se implantado diretamente no ERP, pode disparar aes diretamente, agilizando o processo de atendimento ao cliente, bem como representando um fator de racionalizao. Muitas companhias esto implementando intranets para compartilhar informaes de forma mais eficiente. Tm seus web sites fornecendo informaes atualizadas sobre as direes da empresa, produtos e novidades, atingindo clientes potenciais, clientes existentes, parceiros e investidores. Outras empresas transformam seus web sites em extranets de relacionamento, onde fornecedores e parceiros acessam informaes privilegiadas, pertinentes ao relacionamento. Algumas outras criaram sites de comrcio, com muita diversidade de sofisticao, permitindo compras online. Como resultado, muitas empresas j esto utilizando a tecnologia Web para encadear seus processos de negcios e expandir informaes para empregados, clientes e fornecedores.

Concluso
Um sistema de informaes deve ser criado para descrever um processo genrico aos quais um determinado negcio deve se adaptar ou deve ser criado para descrever um processo especfico de uma empresa? Este um assunto que acalora o debate de um sistema de gesto empresarial.

O Sistema Integrado de Gesto Empresarial - ERP responde esta questo. Economizar dinheiro, aumentar a eficincia e continuar competitivo. Os vendedores afirma que as operaes da empresa devem estar em conformidade com os processos e procedimentos prescritos nos mdulos, mas esto eles certos? Inmeras empresas que implementaram o ERP forma capazes de economizar milhes em reduo de custos de produtos e processos, downsizing, aumento de eficincia e reduo de tempo de ciclo. Contudo, suponha que voc seja a segunda maior empresa de um determinado segmento. Como voc se diferenciaria do lider de mercado seu concorrente se ambos utilizam o mesmo sistema ERP? Independente do sistema que usa, uma grande empresa possui necessariamente uma identidade, uma personalidade prpria. claro que o ERP deve ser aplicado, mas devemos lembrar que o cachorro quem balana a cauda e no o oposto. O sucesso de uma empresa, alm de toda sua competitividade, vem tambm de sua personalidade, de sua maneira de participar do mercado. O sistema existe para incrementar a empresa e a razo de ser do negcio jamais ser satisfazer os requisitos de um sistema. Sem dvida, a integrao da empresa a arma que garantir sua sobrevivncia, mas no necessariamente o que a far a vencedora. A competio entre as empresas que desenvolvem o ERP com certeza tratar deste assunto, oferecendo maneiras individualizadas de manter a personalidade e pessoalidade do negcio. A total integrao tambm um assunto terico pois, por maiores que sejam os esforos neste sentido, bem remota a possibilidade de que um sistema consiga suprir em 100% as necessidades de uma empresa. Ainda mais nesses tempos de rpidas mudanas onde at as necessidades mudam.