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Revista Brasileira de Arqueometria, Restaurao e Conservao. Vol.1, No.5, pp.

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Copyright 2007 AERPA Editora

PROJETO DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO DA SECRETARIA DE ESTADO DE TRANSPORTES E OBRAS PBLICAS SETOP
(ORGANIZAO, AVALIAO, DESCRIO, CATALOGAO, TRATAMENTO DE CONSERVAO, DIGITALIZAO, ACESSO) Souza, Luiz Antnio Cruz (*); Xavier, Andra Santos (*); Veloso, Bethania Reis (*); Soares, Pedro de Brito (); Camargos, Virginia Assis; Gomes, Gabriela de Lima (*); Nunes, Leandro Arajo (**); Silva, Karla Dias (*); Arajo, Arnaldo Albuquerque (*); Oliveira, Camillo Jorge Santos (*); Nunes, Flvio Humbert Cabral (*); Romagnoli, Srgio Eduardo Matoso (***) (*) Universidade Federal de Minas Gerais, (*) Instituto Estadual do Patrimnio Histrico e Artstico de Minas Gerais, () Arquivo Pblico Mineiro, (**) Arquivo da Cidade de Belo Horizonte, (***) Datafilme Com. e Representao Ltda. Introduo Este trabalho tem como principal objetivo salvaguardar documentos do Arquivo da Secretaria de Estado de Transporte de Obras Pblicas SETOP de Minas Gerais. O Instituto Estadual do Patrimnio Histrico e Artstico de Minas Gerais - IEPHA/MG, fundao pblica integrante do Sistema Operacional de Cultura do Estado, foi criado em 30 de setembro de 1971, com o objetivo de formular e executar a poltica de proteo e promoo do patrimnio cultural de Minas Gerais. No cumprimento de suas atribuies, ao longo de quase 35 anos de existncia, a Instituio tem produzido e recebido uma vasta documentao arquivstica de natureza textual e iconogrfica, que testemunha etapas decisivas do processo de implantao, consolidao e aprimoramento de suas polticas e aes como centro de pesquisa, informao e difuso cultural. Na atualidade, a agenda para o desenvolvimento do Governo mineiro, inserida na Gesto Estratgica dos Recursos e Aes do Estado, prioriza 31 projetos estruturadores, dentre os quais o Corredor Cultural da Praa da Liberdade, que requalifica os espaos do conjunto arquitetnico da Praa e adjacncias para usos de difuso cultural e artstica. Encontra-se em fase de implantao no IEPHA/MG o centro da memria da construo civil e da preservao do patrimnio estadual, que dever ser constitudo pelo acervo arquivstico do prprio Instituto e acrescido de outros acervos institucionais especializados ligados ao mesmo tema, reunidos num banco de dados disponibilizado nas dependncias do rgo, para a consulta de pesquisadores e do pblico em geral. Como parte integrante deste projeto o acervo da Secretaria do Estado de Transportes e Obras Pblicas, criada em 1901 formado, em sua maior parte, por documentos produzidos e recebidos no decurso de suas funes, entre os anos de 1950 a 1995. A maioria dos documentos so processos de prestao de contas de execuo de obras pblicas. A Secretaria tem como principais funes executar obras no Estado de Minas Gerais (at 1972) e fiscalizar as obras realizadas por terceiros (municpios, engenheiros contratados, empresas ou rgos). Ao finalizar cada obra, o responsvel pela sua execuo encaminhava o processo de prestao de contas Secretaria, que por sua vez, o encaminhava ao Tribunal de Contas para aprovao. Os processos anteriores, at a dcada de 1950, foram recolhidos pelo Arquivo Pblico Mineiro - APM, instituio responsvel pela gesto e guarda da documentao produzida pelos rgos do Estado de Minas Gerais.

Fig 1. Exemplo das pastas de guarda dos processos O volume documental constitudo de 239,91 metros lineares de documentao textual, fotografias e, aproximadamente, 74.000 unidades cartogrficas (plantas e mapas). Tambm faz parte deste acervo outro grupo importante de documentos: o acervo remanescente dos rgos vinculados Secretaria como Companhia de Habitao de Minas Gerais - COHAB, Departamento Estadual de Obras Pblicas - DEOP, Departamento de Estradas e Rodagem do Estado de Minas Gerais - DER/MG, Companhia de desenvolvimento Urbano do Estado de Minas Gerais CODEURB, alm do acervo de plantas avulsas e documentao tcnica, formada por conjuntos de plantas originais das obras executadas pelos engenheiros da Secretaria. Este acervo possui grande valor histrico e informativo, pois mostra como foram planejadas, encaminhados e executados diversos projetos de engenharia e arquitetura no Estado de Minas Gerais como escolas, fruns, pontes, aeroportos, quartis, cadeias, edificaes, entre outros. Os documentos financeiros revelam quais materiais foram utilizados em cada obra, o oramento e os relatrios das obras explicam detalhes que no esto presentes nos desenhos arquitetnicos. Estas informaes podem ter um significado especial para os pesquisadores,

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engenheiros, arquitetos, estudantes, gestores do patrimnio, bombeiros, peritos, economistas, gestores pblicos, prefeituras, etc. O projeto abrange as seguintes reas do conhecimento: gesto de documentos, cincia da computao, intervenes de conservao e de preservao. As atividades so desenvolvidas de maneira interdisciplinar e consiste em: identificao, descrio, catalogao, organizao, higienizao, conservao, acondicionamento, digitalizao, armazenagem e acesso virtual informao. As iniciativas no pas em reunir e tratar conjuntos documentais referentes a obras pblicas so escassas. Organizar, descrever, digitalizar e preservar a informao uma iniciativa ainda mais rara. Estes documentos formam o conjunto mais expressivo de obras pblicas realizadas no Estado de Minas Gerais e encontra-se em precrio estado de conservao necessitando de intervenes curativas para preservar os originais, recuperar a informao e preservar a memria governamental. Catalogao Entre as atividades previstas no projeto, destacamos: a identificao, a organizao e a descrio de documentos, tendo em vista a preservao das informaes histricas e a disponibilizao do acervo ao pblico e pesquisadores. A identificao de documentos foi precedida de uma pesquisa histrica institucional, onde se determinou com segurana a natureza dos documentos e suas funes administrativas. Esta etapa foi fundamental para determinar mudanas no projeto como a suspenso das atividades de avaliao, destinao e triagem de documentos. No incio do projeto, pensava-se que os conjuntos documentais estavam reunidos por assuntos. Mas, a partir da pesquisa institucional, verificou-se que eram processos administrativos de prestao de contas. A partir de ento, planejou-se as atividades de organizao, conservao e descrio dos processos. A organizao do acervo baseou-se na manuteno da ordem original dos documentos e na identificao de diversas sries documentais. medida que diferentes processos de prestao de contas surgiam, eram identificados de acordo com a provenincia: municpio, engenheiros, empresas ou rgos vinculados. Acrescenta-se a estes processos um volume considervel de plantas avulsas documentao tcnica remanescente que foram identificadas e descritas. A descrio dos processos foi feita utilizandose uma ficha descritiva com 16 campos para a insero de informaes. Para cada campo da ficha foi elaborado um vocabulrio controlado com a finalidade de inserir somente termos autorizados no banco de dados, procurando-se desta forma garantir maior qualidade e, sobretudo, resposta satisfatria para as consultas.

Fig 2. Organizao e identificao dos mapas e plantas Durante todo o processamento tcnico, todas as atividades foram realizadas em sincronia com as demais reas do projeto: conservao, digitalizao e informtica. Aps a digitalizao deste acervo, as fotografias que comprovam a execuo das obras, os documentos como estudos, relatrio das obras, oramentos, notas fiscais, correspondncias, desenhos tcnicos como croqui, anteprojeto e projeto executivo, estaro disponveis para consulta e acesso. Conservao O acervo textual encontrava-se em arquivos de ao e em caixas de polipropileno. Os processos estavam guardados em pastas de cartolina presas com grampos de metal, datilografados e/ou manuscritos com tinta esferogrfica em papis de fibra de madeira. A documentao cartogrfica formada por plantas em papel vegetal, papel/tecido encerado e cpias heliogrficas, estava acondicionada em caixas de papelo corrugado ou empilhada sobre os arquivos de ao. O material deste acervo encontra-se em estado avanado de hidrlise cida, com presena de material metlico, rasgos de grandes propores, amassados, vincados, com reduo da legibilidade, com perdas do suporte e principalmente com muita sujeira na superfcie e nas laterais.

Fig 3. Higienizao mecnica Inicialmente foi desenvolvido o trabalho de higienizao mecnica devido a enorme quantidade de

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poeira acumulada sobre os documentos, causada pela localizao fsica do acervo prdio situado na rea central de Belo Horizonte. Esta atividade foi realizada em aproximadamente 50 dias de trabalho, tendo cada estagirio a meta de 30 cm lineares por dia. Posteriormente, executou-se a atividade de preparao para a digitalizao, em andamento, que compreende na consolidao estrutural de dobras, vincos, amassados; na consolidao de rasgos que comprometem a informao com remendos em papel japons; na remoo de material metlico como clips e grampos; e na planificao parcial ou total de algumas folhas. A meta diria de 15 cm lineares tendo sido feito at o momento 90% do acervo.

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10

594 x 841 420 x 594 297 x 420 210 x 297 148 x 210 105 x 148 74 x 105 52 x 74 37 x 52 26 x 37

Os documentos nos formatos entre A4 a A10, so digitalizados com 200 dpi, em tons de cinza e armazenados no formato TIFF. O volume estimado de documentos de aproximadamente 2.000.000. J os documentos nos formatos entre A0 a A3, so digitalizados com 400 dpi, em tons de cinza e armazenados no formato TIFF. O volume estimado de documentos de aproximadamente 70.000 unidades. Fig 5. Exemplo da digitalizao de um documento de tramitao da construo do campo de aviao da cidade de Santos Dumont/MG. O trabalho de digitalizao terceirizado pela empresa DataFilme e os modelos de equipamentos para a digitalizao de documentos textuais e fotografias o da srie i da KODAK. A produtividade inicial da digitalizao encontra-se em 1.000 documentos por dia, por scanner e o nmero de erros (documento danificado durante a digitalizao) est na ordem de quatro por 5.000 digitalizaes. Espera-se aumentar esta produtividade nos prximos meses por meio da acomodao natural de todo o processo. As imagens capturadas so validadas e gravadas em DVDs com a identificao produzida pela equipe de catalogao e enumeradas segundo a ordem dos processos. Banco de dados Est sendo desenvolvido, paralelamente, um sistema Web para indexao, consulta e acesso ao acervo resultante da digitalizao de documentos textuais, fotografias e plantas, que consiste em um sistema de gerenciamento de contedo dinmico. Desta forma, a informao publicada poder ser constantemente atualizada, utilizando ferramentas disponveis no prprio Website (sistema Web). O sistema oferece permisses de acesso, garantindo uma hierarquia de usurios autorizados consigam realizar alteraes e/ou acesso determinados contedos. Os programas de banco de dados e programao utilizados so de domnios pblicos: Apache, PHP, My-SQL, PHPMyAdmin, XOOPS. O sistema Web permite ao usurio: Disponibilizar o acesso direto ferramenta de busca; A navegao seqencial por categorias aos documentos de um determinado processo;

Fig 4. Documento antes da consolidao O tratamento das plantas e mapas tambm ser realizado de modo a preservar a informao e permitir a digitalizao. Eles sero planificados e consolidados de acordo com critrios desenvolvidos na conservao de documentos textuais. As fotografias sero desmembradas dos processos e acondicionadas em jaquetas de papel neutro, possibilitando futuramente, a criao de uma rea de guarda adequada para tais materiais. Os documentos que se encontram em pssimo estado de conservao sero entrefolhados e separados para futura interveno de restaurao. O acondicionamento final ser feito em pastas de papel alcalino, substituindo as pastas de papel cido com grampos metlicos, alm da alocao destas pastas em invlucro de material estvel para conservao. A conservao permitir, portanto, ampliar a vida til destes documentos, preservando os originais e possibilitando a perfeita digitalizao dos documentos e da informao. Digitalizao O processo de digitalizao consiste na varredura ptica dos documentos para convert-los em arquivos eletrnicos. Neste projeto os tamanhos dos documentos encontram-se dentro das seguintes faixas: Formato A0 Dimenses em milmetros 841 x 1189

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cadastramento dos processos de acordo com a Ficha Descritiva. Cada processo possui trs sub-categorias (documentos textuais, fotografias e plantas), visando facilitar a organizao e acesso ao acervo; cadastramento de documentos digitalizados onde o sistema gera automaticamente imagens de menor resoluo para agilizar a consulta; Realizar a busca de processos e/ou documentos por palavras-chaves, utilizando os campos da Ficha de Descritiva; Inserir comentrios sobre os documentos do acervo. Determinados usurios podem ser autorizados a inserir comentrios, ampliando as informaes contidas no sistema.

O trabalho est sendo executado com uma equipe de 37 estagirios (histria, biblioteconomia, arte, comunicao, engenharia, arquitetura e direito), 3 supervisores, 3 coordenadores e 1 coordenador geral. Todas as decises foram tomadas aps reunio, com a anuncia de todos os coordenadores. Bibliografia BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. da FGV, 2004. BELLOTTO, Helosa Liberalli; CAMARGO, Ana Maria de Almeida (coord.). Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. BRASIL. Lei n. 8.159 - 08 jan. 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial, Braslia, 9 jan. 1991. CONSELHO ESTADUAL DE ARQUIVOS DE MINAS GERAIS. Deliberao n. 4, de 17 de dezembro de 1998. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos de arquivo no mbito dos rgos e entidades integrantes da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais. Minas Gerais, Belo Horizonte, 18 dez. 1998. CONSELHO ESTADUAL DE ARQUIVOS DE MINAS GERAIS. Deliberao n. 5, de 17 de dezembro de 1998. Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos pblicos no Arquivo Pblico Mineiro. Minas Gerais, Belo Horizonte, 18 dez. 1998 MINAS GERAIS. Decreto 40.186, de 22 de dezembro de 1998. Dispe sobre a gesto de Documentos Pblicos. Minas Gerais, Belo Horizonte, 23 dez. 1998. MINAS GERAIS. Lei 11.726, de 30 de dezembro de 1994. Dispe sobre a poltica cultural do Estado de Minas Gerais. Minas Gerais, Belo Horizonte, 31 dez. 1994. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 2 ed. Rio de Janeiro: Editora da FGV, 2002. E-Mails dos Autores luiz-souza@ufmg.br bereve@ufmg.br pedrobrito@uol.com.br leandroan@oi.com.br arnaldo@dcc.ufmg.br

Fig 6. Exemplo da digitalizao de uma fotografia Concluso Os tratamentos adotados no projeto permitiro a identificao, a conservao e a recuperao da informao, perpetuando a memria governamental do Estado de Minas Gerais. Este trabalho aponta para um plano de gesto de acervos de linguagem contempornea, que visa explorao do potencial informativo. As atividades de descrio, conservao, digitalizao, armazenamento digital e criao de mecanismos de busca do acervo permitiro a preservao da informao, a organizao e a proteo fsica do acervo perpetuando, assim, a democratizao da informao, bem como os valores histricos, informativos, legais e probatrios contidos nos processos. O alcance social do Projeto a capacidade de um atendimento especializado e ampliado, disponibilizando com agilidade e qualidade o acesso informao contida em 74.000 plantas e 239,91 metros lineares de documentos. A disponibilizao desta documentao refletem na importncia de preservao do patrimnio histrico, garantindo a proteo dos direitos do governo e do cidado, alm de propiciar o registro da organizao, da estrutura e funes de rgos da administrao pblica, sendo fonte de pesquisa necessrias a populao para superviso das atividades de um governo.

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