Ttulo: CO rdenes - Partidas Individuales Reales

MDULOCO

MANUALDELUSUARIO: RDENESPARTIDASINDIVIDUALESREALES

DEPARTAMENTO:CONTRALORADELSISTEMA

JULIO2008

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rdenes Partidas Individuales Reales

Historia de los Cambios

KOB1

Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya sido modificado: Fecha Nombre Descripcin del Cambio

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Objetivo del Proceso Empresarial Utilizar este procedimiento para explotar la informacin de visualizacin de reportes de rdenes internas que se tienen disponibles en el Sistema SAP Iniciador del Proceso Realizar este procedimiento cuando se desee visualizar un reporte de rdenes internas. Prerrequisitos Es necesario que se haya dado de alta las rdenes internas que se deseen consultar y que stas presenten contabilizaciones, para poder observar dicha informacin por medio de los reportes Ruta de Men Utilizar la siguiente ruta de men para iniciar esta transaccin: Finanzas Controlling Ordenes CO Sistemas Info KOB1 - rdenes -Partidas Individuales Reales CO Informes de Ordenes

Cdigo de Transaccin KOB1 Temario rdenes partidas individuales reales4 Diagrama de flujo de pantallas N/A

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Documento de Instruccin

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1. Acceda a la transaccin KOB1 y d enter

2. Pedir la Sociedad CO en la cual introducir TEC1, enseguida da Enter palomita verde

(como se muestra en el recuadro Rojo)

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3. Una vez ingresada la sociedad CO se presenta la siguiente pantalla de seleccin:

4. En estos momentos se puede hacer una delimitacin del reporte por los siguientes
criterios: Nombre del Campo Orden Grupo de rdenes Clase de Coste Grupo de Clase de Coste Descripcin Nmero de orden interna o un rango de rdenes Este criterio no se utiliza actualmente Se colocan las posiciones de plan de cuentas relevantes para el reporte o un rango de posiciones Utilizar el agrupamiento que existe para las clases de coste (jerarqua de clases de coste), por ejemplo: 5 51 5101 7 71 7102 7121 Ingresos Ingresos Servicios Gastos Gastos Operativos Gastos de Viaje Comunicaciones

5. En esta pantalla de seleccin puede ingresar el nmero de Orden Interna a consultar, o

haga clic en para ms opciones de seleccin, aparecer la pantalla siguiente

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6. En estos momentos se puede hacer una bsqueda por:

Nombre del Campo Grupo de Proceso Descripcin Indica la naturaleza del IVA que trata la orden interna: Clase de Orden 01 02 03 04 05 Gravada No identificada Exenta No aplica Gravada tasa cero

Clave que diferencia las rdenes en cuanto a su utilizacin. Los valores posibles son los siguientes: XX00 XX01 XX02 XX03 XX04 XX05 XX06 XX07 XX95 XX96 XX97 XX98 XX99 Edificios Instalaciones Remodelaciones Otros Estadsticas Ordenes no liquidables Grupos Estudiantiles Proyectos en Desarrollo Gastos por aplicar SAP a Rectoras Gastos por aplicar SAP Monterrey Compras de campus Libros Biblioteca del Sistema Equipamiento de Campus VITTI

Donde XX son 2 nmeros que identifican a la sociedad Orden En este campo puedes poner la sociedad y un asterisco y el sistema filtrar slo las rdenes de la sociedad que se le indique.

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Nombre del Campo Texto Breve

Descripcin En este campo se puede filtrar por la descripcin breve que identifica a un Centro de Costo. Puede utilizar * (Asterisco) como un comodn se desplegar un listado de las rdenes internas de

7. Al dar clic en la palomita verde

acuerdo al filtro propuesto

8. Al seleccionar una de ellas se deber de continuar con la delimitacin del periodo de

consulta que se quiere visualizar Nombre del Campo Fecha de Contabilizacin Descripcin Fecha inicial y Fecha final del periodo a consultar Ej. 01.01.2008 a 01.07.2008

9. Se ejecuta el reporte con el botn

de lista:

y se espera a que se muestren los datos en forma

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10. En este reporte es posible visualizar los documentos que crearon el saldo en la orden
interna. Para ello es necesario colocarse en el rengln a consultar y presionar el botn Documento , lo que desplegara en pantalla el documento contable con las distintas cuentas y afectaciones que constituyen el movimiento presentado en el reporte.

11. En algunos reportes es posible modificar los datos que se presentan, para poder
realizarlo es necesario hacer clic en Modificar Layout para que muestre toda la informacin que es posible agregar o quitar del reporte consultado. Aqu se pueden aadir columnas de las que se encuentran disponibles en la zona derecha (Pool col.) y pasarse a la zona izquierda con el botn quitarse con el botn . , o de igual forma

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Tambin es posible realizar un reacomodo de las columnas al subirlas en el listado o bajarlas de precedencia por medio de las flechas que se encuentran arriba del lado izquierdo .

12. Una vez concluido la modificacin del layout del listado se tiene que confirmar por medio
, lo que nos dirigir nuevamente al reporte pero con las del la palomita verde modificaciones recientemente hechas.

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13. Tambin es posible ordenar el reporte por alguna de las columnas que se estn
visualizando, para ello es necesario seleccionar la columna a ordenar y utilizar los botones de Clasificacin Ascendente, o Clasificacin Descendente Una vez que el ordenamiento se ha hecho, la columna activa con clasificacin mostrar una marca con flecha hacia arriba (Ascendente) o flecha hacia abajo (Descendente)

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14. Existe la posibilidad de calcular totales para columnas numricas y subtotales por valores
para cualquier tipo de columna. Para ello es necesario seleccionar la columna sobre la . Esta cual se quiere calcular un total y posteriormente presionar el botn de sumatoria columna tendr un smbolo de sumatoria en el encabezado. Adems en la parte inferior del reporte se podr observar una lnea extra con los totales calculados.

15. Para el caso de subtotales se requiere previamente tener seleccionada una columna con
totales, y luego seleccionar la columna para los subtotales o subgrupos, y presionar el . botn de subtotales Una vez realizado esto el reporte agregar una lnea intermedia cada vez que se encuentre un cambio en la columna de subtotales, adicional a la lnea totalizadora agregada anteriormente.

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16. Tambin es posible hacer filtros especficos sobre la informacin ya presentada o

seleccionada. Esto es posible por medio del botn filtro campos a seleccionar como criterio de filtro. , que habilitar una lista de

17. Para definir el criterio de filtro es necesario seleccionar las columnas del lado derecho y
pasarlas a la izquierda con el botn contrario . , o eliminarlos si as se desea con el botn

18. Una vez concluido la seleccin de las columnas que servirn de criterio de filtro se tiene
que confirmar por medio del la palomita verde los valores especficos de filtrado. , ello para poder proceder a ingresar

19. En esta pantalla de seleccin puede ingresar el valor a limitar, o hacer uso del match
(recuadro rojo que se encuentra en pantalla) para seleccionar de entre las code opciones existentes en el reporte. En el ejemplo se muestran los valores disponibles para el Grupo de Clases de Coste (710302 y 7160)

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20. Una vez hecha la delimitacin del filtro se tiene que aceptar por medio de la palomita
, para que el reporte tome la nueva seleccin del filtro, incluyendo las verde parametrizaciones hechas anteriormente. Cuando una columna tiene aplicado algn filtro en sus valores, se muestra un smbolo de embudo negro en el encabezado de la columna.

21. Una vez que se han hecho las delimitaciones necesarias, es posible que se quieran
guardar para utilizarlas en un futuro; para ello se tiene la posibilidad de salvarlas en forma de Variante o Disposicin haciendo clic en el botn Grabar Layout En la pantalla que se despliega es necesario ingresar los siguientes valores:

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Nombre del Campo Grabar disposici Denomin.: Especfico Usuario Param. Previa

Descripcin Clave que identifica la disposicin, debe iniciar con Z para personales o con / para disposiciones de sistema. Denominacin de la disposicin, nombre corto. Indica si ser visible para otros usuarios. Si est marcado, solamente el usuario que la salva podr ver esta disposicin. Si est marcado indica que ser la disposicin por default cada vez que el usuario actual consulte el reporte.

22. Cuando la disposicin se ha guardado de forma exitosa se presenta el mensaje siguiente

en la parte inferior de la ventana.

23. Para poder hacer uso de una disposicin o layout previamente definido es necesario
presionar el botn Seleccionar Layout el cual desplegar una lista con las disposiciones disponibles. Una vez seleccionada la disposicin deseada es necesario confirmarla con la palomita verde para su aplicacin al reporte.

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24. Para poder utilizar este reporte fuera de SAP es posible descargar los datos en un
formato de Excel, de forma que sean manipulados o formateados de acuerdo a las necesidades de cada usuario. Para ello es necesario utiliza el botn Hoja de Clculo .

25. Esto abrir una ventana donde se puede seleccionar el tipo de archivo a generar (que por
lo regular debe de ser tratamiento tabla) Cabe sealar que al realizar este tipo de descargas se tomarn en cuenta todos los registros del reporte, sin importar que existan filtros, subtotales o clasificaciones (ordenamientos), de manera que todos los datos sern visualizados en el archivo de Excel.

26. Al aceptar todas las opciones presentadas se mostrar el archivo en la aplicacin Excel
mientras no se salga del reporte, por lo cual es necesario que antes de regresar nuevamente a SAP se haga el salvado del documento para tenerlo en un archivo local dentro de la computadora del usuario que ejecuta el reporte.
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27. Una vez salvado el archivo se puede regresar a SAP y concluir con la transaccin por
o finalizar medio de los botones back confirmacin para terminar el reporte. . Esto presentar una ventana de

28. Al dar clic en S el sistema regresar a la pantalla inicial del reporte, ya sea para
seleccionar nuevos parmetros de consulta, o para terminar el reporte con el botn finalizar .

29. Ha concluido esta transaccin.

Resultado Usted ha visualizado y explotado la informacin de un reporte de rdenes internas para un periodo especfico. Comentarios Este manual muestra la explotacin de la informacin que proporciona un solo reporte para rdenes internas, existen otros reportes que pueden ser utilizados segn las necesidades del usuario, como lo son: S_ALR_87012993 - Orden: Real/Plan/Desviacin S_ALR_87012994 - Orden: Perodo en curso/acumulado S_ALR_87012995 - Lista: rdenes S_ALR_87012996 - Lista: rdenes por clases de costo S_ALR_87012997 - Lista: Clases costo segn rdenes S_ALR_87012998 - Orden: Desglose por interlocutor S_ALR_87013010 - Orden: Desglose por perodo S_ALR_87013012 - Orden: Real/Plan/Liquidacin S_ALR_87013013 - Orden: Real MonT/MonO/Mon.C S_ALR_87013014 - Lista: Clases costo (contab. real) S_ALR_87013015 - Lista: Real cargo/abono S_ALR_87013017 - Lista: Real/Plan/Desviacin acum Atencin y Soporte Ada Linda Cruz Rivera Proyectos Estratgicos Contralora del Sistema ada.linda.cruz@itesm.mx Enlace Intercampus 80-689-1452 y 1453

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