Cdigo: EVI-FR-06

INFORME DE AUDITORA

Versin: 01 Pgina 1 de 4

Proceso Auditado:

Todos los Procesos (Informe General de Auditoras)

Fecha: 22/10/2008

1. Responsable del proceso:

Equipo Auditor Marleny Garca Ospina Dora Garcs Zuluaga Adela Jaramillo Rincn Yolanda Rincn Espinosa Rodimiro Tangarife Cifuentes Juan David Muoz Urrea

2. Auditor Interno

Verificar la eficacia, eficiencia y efectividad, del Sistema de Gestin de la Calidad, en las diferentes actividades desarrolladas en los procesos del Municipio de Guatap e identificar oportunidades de mejora 3. Objetivo: 4. Alcance de la auditoria: Involucrar todas las actividades realizadas para desarrollar el proceso de Auditoria interna en el Municipio de Guatap 5. Personal Entrevistado. Lderes de procesos Funcionarios que intervienen en cada proceso 6. Documentacin analizada (criterios):

Requisitos NTC-GP1000 Manual de calidad, Caracterizacin del proceso Procedimientos asociados al proceso Formatos relacionados con el proceso Lista de Verificacin Mapa de riesgos Indicadores Listado de documentos internos Listado de documentos externos Registros y dems informacin relacionada con el proceso

Cdigo: EVI-FR-06

INFORME DE AUDITORA

Versin: 01 Pgina 2 de 4

7. Aspectos Favorables:

El ciclo de auditoria interna cumplido, se realizo planificadamente y se dio tratamiento a las Nos conformidades encontradas. La administracin municipal de Guatap cuenta con 7 auditores internos calificados responsables de la ejecucin del proceso , siendo competentes para dicha actividad El compromiso con el SGC evidenciado en todos los niveles y funciones desde el alcalde, lo cual se convierte en una fortaleza para asegurar el mejoramiento continuo del sistema. Se evidencia organizacin de la informacin y registros asociados en todos los procesos. La participacin y colaboracin del personal durante el proceso de auditoria lo que se evidencia mediante la receptividad hacia las observaciones realizadas durante la entrevista lo que permite orientar el SGC hacia la mejora y el cumplimiento del plan de auditorias. La sistematizacin de la documentacin del SGC ha permitido a la entidad la consulta permanente de los mismos y ha contribuido al entrenamiento del persona La implementacin del SGC ha permitido desarrollar la cultura de procesos y el enfoque sistmico. Se realiza soporte tecnolgico a la pagina Web, en la cual se encuentra informacin muy completa acerca del municipio y los servicios que ofrece. Se implement en el edificio central la red de intranet, lo que ha permitido al personal una mejora continua en la comunicacin. Se tienen creadas carpetas magnticas para el almacenamiento y recuperacin de las copias de seguridad por dependencias. Registros debidamente archivados en carpetas identificadas. Se tienen levantados los indicadores en algunos procesos, graficados, interpretados y archivados en su respectiva carpeta se evidencia organizacin de la informacin y registros asociados a los procesos Se tiene conocimiento de la normatividad asociada a los procesos. La poltica de calidad ha sido difundida y se evidencia un alto grado de interiorizacin por parte de los funcionarios Se tiene conocimiento de la caracterizacin y los documentos asociados a los procesos Conocen el como aportan desde su puesto de trabajo a la poltica de calidad, Se cuenta con sistema de informacin Aries el cual facilita la ejecucin de los procesos Claridad en la interaccin con los diferentes proceso de la entidad La disponibilidad y acceso a la informacin necesaria para realizar la auditoria El grado de compromiso de las personas responsables de los diferentes procesos del Sistema de Gestin de la Calidad en funcin del mejoramiento continuo. El comit directivo se rene peridicamente y luego cada jefe transmite a su personal a cargo las directrices permitiendo mejorar la comunicacin interna y la satisfaccin de la comunidad Se evidenci el trabajo de identificacin, anlisis y clasificacin de los riesgos en todos los procesos. Las capacitaciones dadas al personal sobre el SGC ha permitido mejorar la competencia del personal La disposicin para la mejora de la infraestructura de las instalaciones locativas, lo que permite ofrecer mayor comodidad a los empleados y clientes , en beneficio de la organizacin y del SGC Las herramientas de difusin de los lineamientos estratgicos de la misin, visin, poltica de calidad y objetivos de calidad mediante carteleras, pagina web, intranet, formaciones y actividades ldicas, fortalecen la eficacia en la comunicacin interna y el entendimiento de estos elementos por parte del personal. La administracin municipal de Guatap cuenta con seis (6) internos calificados responsables de la ejecucin del proceso , siendo competentes para dicha actividad

Cdigo: EVI-FR-06

INFORME DE AUDITORA

Versin: 01 Pgina 3 de 4

Las auditorias internas realizadas por el personal de la empresa permiti mayor empoderamiento en el personal al sistema de gestin de calidad y dio valor agregado al sistema de gestin.

8. Aspectos por Mejorar

Conviene disear un formato para el registro de los anlisis de los datos para unificar criterios en los diferentes procesos que permita consolidar la informacin que se lleva luego al comit de calidad. Agilizar la implementacin del procedimiento de control del servicio no conforme de tal manera que se asegure su identificacin, anlisis y tratamiento eficaz en todos los servicios y procesos del sistema. Establecer Acciones correctivas, preventivas y de mejora para los procesos del SGC Enfatizar en el empoderamiento de cada dueo de proceso para liderar sus acciones de mejora y la medicin de sus indicadores de gestin, y as ellos como responsables se apropien de este mejoramiento y medicin y el sistema se mejore da a da Utilizar todos los formatos para la implementacin; a la fecha 22-10-08 no se encontraron diligenciados todos los formatos porque el S.G.C. se implement el 12 de agosto y algunos registros donde est consignada la informacin estn elaborados desde el mes de diciembre. Trabajar desde la capacitacin en el conocimiento de las tcnicas de redaccin de hallazgos de no conformidad real y potencial con el fin de mejorar los anlisis de causas y la toma de acciones pertinentes. Realizar capacitacin asociada a los riesgos para la identificacin de polticas de administracin de los riesgos Se debe establecer el nivel de referencia para cada uno de los indicadores de los procesos. 9. Solicitud de Acciones Correctivas (SAC N): Las no conformidades ms comunes en los encontradas en los diferentes procesos de el Municipio de Guatap fueron:

No se tienen establecidas acciones correctivas, preventivas y de mejora para los procesos. No se encuentra establecido el nivel de referencia para cada uno de los indicadores de los procesos.

No se tiene conocimiento del procedimiento Producto No Conforme. Aunque se tienen identificados los riesgos del proceso no se han documentado los controles frente a los mismos.

No se evidenci en algunos procesos la construccin y anlisis de indicadores de acuerdo a las fichas tcnicas establecidas.

No se evidenci la ejecucin del plan de accin de las diferentes reas. En el archivo central se evidenci informacin almacenada de manera inadecuada. El funcionario que desempea el rol de representante de la alta direccin presenta incompatibilidad para el desempeo del cargo por ser el Jefe de Control Interno de la entidad.

No se evidenci como formato de PDO la caracterizacin de los procesos. Falta la implementacin de algunos procesos.

Cdigo: EVI-FR-06

INFORME DE AUDITORA

Versin: 01 Pgina 4 de 4

Se requiere capacitacin en acciones correctivas, preventivas de mejora y producto no conforme.

10. Conclusin General: Se evidencia un gran trabajo y dedicacin por implementar y organizar el Sistema de Gestin de la Calidad SGC segn las disposiciones de la Administracin Municipal de Guatap y las exigencias de la Norma NTC-GP1000. El compromiso de los funcionarios de todos los niveles ha permitido que el SGC tenga vida y haga parte de las tareas diarias que asume todo el personal que labora al servicio de la entidad. La documentacin, implementacin y mejoramiento continuo del SGC le ha dado un valor agregado a la misin que le corresponde asumir al ente territorial por cuanto le permite contar con informacin valiosa para la toma de decisiones como herramienta de gestin que no se tena antes de implementar el sistema. 11. Recomendaciones: Atender las oportunidades de mejora descritas en el Formato de Correcciones y Acciones Correctivas MEJ-FR-10 para afinar y mejorar el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) en la Administracin Municipal de Guatap.

Firma de Auditor Lder