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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA REGIONAL CAUCA ISSO 9001:2008 MDULO V.

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD


Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha: Abril 8 4 de 2009

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ACTIVIDAD INDIVIDUAL SEMANA 4

ACTIVIDAD INDIVIDUAL SEMANA 4


DATOS GENERALES Programa SENA Puntaje Modalidad de La actividad Objetivo de la Actividad: Programa Sistemas de Gestin de la Calidad ISO9001:2008 Modulo: Auditorias Internas de Calidad REGIONAL CAUCA 5 puntos, equivalentes al 10% de la nota acumulada de la semana 4. Individual Identificar problemas y dificultades en la realizacin de auditorias internas y plantear alternativas de solucin a los mismos.

Pautas generales para el Desarrollo de la Actividad .

1. Identificar por lo menos TRES (3) problemas o dificultades

presentes en el proceso de implementacin de un sistema de gestin de calidad relacionadas con el diseo y desarrollo de un plan de AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD. (Pueden ser situaciones reales que hayan ocurrido en sus sitios de trabajo o en alguna otra empresa donde hayan laborado, en caso de no tener empresa investigar en empresas de familiares, amigos, etc.). Algunos problemas que comnmente se presentan se relacionan con: cultura empresarial, infraestructura, documentacin, falta de compromiso, recursos, otros.

Problema 1: El primer ciclo de auditora interna se extendi mas del tiempo programado porque hay muy pocos auditores. Problema 2: Falta de recursos para capacitacin de auditores internos. Problema 3: No se realiz el diseo de todos los documentos y formatos necesarios.

2. Plantear por lo menos DOS (2) alternativas de solucin a cada


uno de los TRES problemas o dificultades identificados en el numeral 1 (En este apartado se debe describir brevemente cual o cuales podran ser las soluciones o cules fueron las soluciones aplicadas en dicha empresa para la solucin de sus dificultades).

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Autor Actividad: Damaris Campo Trochez Tutora Virtual Regional Cauca

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NOTA. Los puntos 1 y 2 deben ser desarrollados en el siguiente formato:

No. 1.

Problema o dificultad En el primer ciclo de auditora interna no se cumpli con los horarios y fechas establecido porque hay muy pocos auditores. Falta de recursos para capacitacin de auditores internos.

Posibles causas No se analiz con anticipacin la cantidad necesaria de auditores internos que necesita la empresa La gerencia no aprob el presupuesto para capacitar auditores

Alternativa de solucin 1 Realizar un anlisis del tiempo que se demora auditar cada proceso y calcular cuntos auditores se necesitan en total y solicitar su capacitacin. Investigar si el SENA realiza este tipo de capacitaciones, con el fin de que no se genere un costo alto para la gerencia. Si el SENA no lo realiza, solicitar la capacitacin de auditores poco a poco para que el gasto sea ms fcil de pagar por la empresa. Solicitar a la empresa asesora el refuerzo en este aspecto para completar la documentacin, hacer ejercicios de auditora para verificar que ya se encuentran completos los documentos

Alternativa de solucin 2 Reprogramar las auditoras internas teniendo en cuenta la cantidad limitada de auditores internos. Si no es posible capacitar ms auditores: asignar un supernumerario para que le brinde apoyo a los auditores en sus puestos de trabajo fijos mientras estos realizan las auditorias.

2.

3.

No se realiz el diseo de todos los documentos y formatos necesarios.

Falt asesora e investigacin sobre los documentos necesarios para realizar las auditoras internas.

Realizar con otras empresas certificadas (proveedores o clientes) un benchmarking o visita para comparar ambos procesos de auditora y tomar como ejemplo los documentos de la otra empresa para completar los de la organizacin.

3. Desarrollar el Procedimiento de Auditorias Internas de calidad a implementar como parte del sistema de gestin de la calidad basado en

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la norma ISO9000, para una empresa donde labore uno de los


integrantes del equipo de trabajo. CODIGO: PR-AS001 PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD VERSIN No.: 2 Pgina 3 de 9 -3-3-3-

OBJETIVO Y ALCANCE Definir las actividades para realizar auditoras internas de calidad al Sistema de Gestin de la Calidad de Copito S.A, de manera que sea posible determinar si se encuentra alineado con los requisitos planificados, si se ha implementado y si se mantiene de manera eficaz. Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con la realizacin de auditoras internas de calidad al Sistema de Gestin de la Calidad de Copito S.A. RESPONSABILIDADES El Coordinador de Calidad es el responsable del cumplimiento de este procedimiento. El Gerente es responsable de aprobar el programa de auditora elaborado por el Coordinador de Calidad. Los Auditores internos son responsables de la ejecucin de las auditorias que le san asignadas. DEFINICIONES Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Evidencia: Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y son verificables. Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora reunida, que son confrontados ante los criterios de la auditora. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. PROCEDIMIENTO
1. PROGRAMACION DE LA AUDITORIA.

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El Coordinador de calidad elabora el F-AS-0001 Programa de auditoras internas de calidad, definiendo los procesos a auditar, los auditores y las fechas de auditora, con una periodicidad semestral y lo presenta a la Gerencia para su aprobacin. 2. DISTRIBUCION DEL PROGRAMA El Coordinador de Calidad distribuye copia del F-AS-001 Programa de auditoras internas de calidad a los auditores y auditados con 15 das de anticipacin a la fecha de inicio del ciclo de auditoras. 3. ELABORACION DEL PLAN DE AUDITORIA Los auditores lderes elaboran el F-AS-002 Plan de Auditoria para cada proceso y entregan copia al lder de dicho proceso con 8 das de anticipacin a la fecha de la auditoria, posteriormente entregan el original con la firma de recibido del auditado al Coordinador de Calidad. 4. REUNION DE APERTURA El Coordinador de Calidad rene a auditores y auditados y da lectura al F-AS-0001 Programa de auditoras internas de calidad con el fin de hacer aclaraciones y cambios que sean pertinentes con la aprobacin de la gerencia. Los asistentes dejan constancia de la asistencia en el formato designado por el Coordinador de Calidad 5. PREPARACION DE AUDITORIA Cada equipo auditor prepara la(s) auditoria(s) asignadas teniendo en cuenta la documentacin de cada proceso y diligencian el F-AS-001 Hoja de chequeo. 6. ENTREVISTAS Y TRABAJO DE CAMPO El equipo auditor se rene con los auditados para realizar la entrevista y trabajo de campo de ser necesario, las evidencias se registran en el F-AS-001 Hoja de chequeo. Las no conformidades, observaciones y aspectos por mejorar detectados se comunican al auditado durante la entrevista para que haya acuerdo entre ambas partes. 7. REUNION DE CIERRE Cuando se hayan culminado las auditorias, se realiza la reunin de cierre donde se da a conocer los resultados de la auditoria en cuento a procesos auditados, hallazgos, no conformidades, observaciones y aspectos por mejorar. Los asistentes dejan constancia de la asistencia en el formato designado por el Coordinador de Calidad. 8. PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORIA El Auditor lder de cada auditoria elabora el F-AS-004 Informe de auditora con los hallazgos registrados en F-AS-001 Hoja de chequeo, entrega copia al auditado y la original al Coordinador de Calidad con la firma de recibido del auditado. El informe se entrega al auditado mximo 8 das despus de la auditoria. 9. INFORME FINAL DE AUDITORIA

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El coordinador de Calidad elabora el Informe final de auditora con la informacin de cada el F-AS-004 Informe de auditora, para cada proceso y lo presenta a la gerencia. El informe final de auditora es informacin de entrada para la siguiente Revisin Gerencial. 10. ACCIONES CORRECTIVAS El auditado se rene con el comit de calidad para implementar las acciones correctivas necesarias para cada no conformidad encontrada en su proceso. El auditor lder realiza seguimiento a las acciones correctivas de cada no conformidad hasta verificar su eficacia y realizar el cierre respectivo.

4. Investigue los cambios de la norma ISO9001:2008 relacionados con las auditorias internas de calidad. Explique brevemente en qu consisten dichos cambios. a) En cuanto al procedimiento documentado se hizo nfasis en que este se debe establecer para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar auditoras internas, establecer registros e informar de los resultados. Es decir, es el mecanismo mediante el cual se garantiza su correcta planificacin y ejecucin. b) Se adicion la realizacin de correcciones por parte del rea auditada y posteriormente la implementacin de acciones correctivas necesarias, puesto que en la versin 2000 se hablaba de tomar acciones sin especificar que fueran correctivas. c) En la nota final se incluye la norma ISO 19011 como medio de orientacin para la ejecucin de auditoras internas y se elimin las normas ISO 10011-1, 10011-2 y 10011-3 5. Describa qu tratamiento se le debe dar a los hallazgos de no conformidades y a las observaciones encontradas en una auditora interna. Argumente el tratamiento a travs de por lo menos un ejemplo. a) No conformidades: las no conformidades deben tratarse por medio de una accin correctiva con el fin de eliminar sus causas con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.

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b) Observaciones: las observaciones pueden ser tratadas por medio de planes de accin para establecer que actividades se van a realizar para eliminar sus causas, con el fin de que no se conviertan en no conformidades. EJEMPLO DE ACCION CORRECTIVA
EMPRESA COPITO S.A. FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS FECHA IMPLEMENTACION: 25-mayo-2011 PREVENTIV CORRECTIVA: A: DEFINICION DEL PROBLEMA:
No se realiz el registro en las fichas de los productos, los grupos de consumidores vulnerables para cada producto como: alrgicos a frutos secos, diabticos.

FUENTE
10 CICLO DE AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, NTC ISO 9001:2008

ANALISIS DE CAUSAS
1. Falta de entrenamiento de la persona encargada de registrar las fichas de producto que se encuentra recin ingresada. 2. La empresa no cuenta con un protocolo de entrenamiento de personal que garantice que se le explican todas las funciones del cargo y el seguimiento correspondiente al entrenamiento de cada empleado. 3. No se realiza revisin peridica de la informacin que se registra en las fichas de los productos por parte del supervisor del rea

PLAN DE ACCION ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA PLAZO


30-may-11

1. Realizar la capacitacin inmediata al empleado Supervisor de rea encargado de realizar las Fichas de producto 2. Elaborar un documento donde se le realice el entrenamiento al personal nuevo en un cargo, que permita explicar cada funcin y a la vez evaluar si fue entendida por el empleado 3. Incluir en la ficha de cada producto, una casilla de verificacin por parte del supervisor del rea, con el fin de que cada ficha sea revisada antes de ser aprobada y archivada. Auxiliar de documentacin, lderes de procesos, Jefe de Gestin humana Auxiliar de documentacin, Jefe de produccin

30-may-11

30-may-11

ACTIVIDAD
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SEGUIMIENTO FECHA

DESCRIPCION

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Sistema de Gestin de la Calidad 1. Realizar la capacitacin inmediata al empleado encargado de realizar las Fichas de producto 2. Elaborar un documento donde se le realice el entrenamiento al personal nuevo en un cargo, que permita explicar cada funcin y a la vez evaluar si fue entendida por el empleado

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26/05/20 11 Se capacito al Auxiliar de produccin, quien actualmente elabora las Fichas de producto sobre la forma correcta de elaborar dicho documento, haciendo nfasis en su importancia Se crea el documento Ruta de entrenamiento para cada cargo, con las funciones que se deben explicar al empleado al momento del entrenamiento y con el resultado de la evaluacin de cada funcin para comprobar si fue entendida por el empleado. Se realiza entrenamiento al personal involucrado (jefes de rea, equipo de inocuidad, jefe de gestin humana) sobre la creacin del documento Ruta de entrenamiento Se incluye en el formato de Ficha de producto una casilla llamada Revisin final, donde firma el supervisor del rea antes de ser aprobada Se realiza entrenamiento al personal involucrado (supervisor de rea, Auxiliar de produccin, laboratorio, equipo de inocuidad) sobre los cambios realizados al documento Ficha de producto

29/05/20 11

30/05/20 11 27/05/20 11

3. Incluir en la ficha de cada producto, una casilla de verificacin por parte del supervisor del rea, con el fin de que cada ficha sea revisada antes de ser aprobada y archivada.

28/05/20 11

FECHA DE CIERRE: 11

CIERRE DE LA ACCION LA ACCION FUE EFECTIVA? 30-mayNO

SI

FIRMA RESPONSABLE:

Natalia Valencia Cuervo

6. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad. El procedimiento de auditoras internas deben estar correctamente elaborado, puesto que este se convierte en la gua para realizar adecuadamente este proceso y cumplir con los requisitos de la norma. Las responsabilidades deben estar claramente descritas en el procedimiento, puesto que los auditores lderes tienen responsabilidades diferentes a los auditores internos. Los auditores deben hacer seguimiento a las acciones correctivas implementadas con el fin de garantizar que las no conformidades sean tratadas adecuadamente. Los auditores internos deben estar capacitados por una entidad certificada con el fin de garantizar la idoneidad del proceso de auditora interna.

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LO QUE DEBEN ENTREGAR: Un informe por escrito en formato word. El informe debe contener: nombre del participante, una breve introduccin, desarrollo de los 6 puntos, deben incluir bibliografa. Mximo diez (10) hojas tamao carta a un espacio de interlineado, tamao de letra no mayor a 12 puntos. El documento escrito deber contemplar la aplicacin de normas ICONTEC para la presentacin de trabajos escritos. Se le invita a investigar sobre las mismas. Forma de entrega: A travs del link ACTIVIDADES en la semana 4 . (NO ES VALIDO QUE SE ENTREGUEN INFORMES PARCIALES), el informe debe tener aplicada las normas Icontec para el desarrollo de trabajos escritos, es decir que incluye por lo menos una portada con la informacin de la persona que realmente participo en el desarrollo de la actividad. En el FORO Actividad semana 4, ser el canal de comunicacin, la participacin evidenciada en este foro ser tenida en cuenta para la asignacin final de la nota, all pueden compartir su informe con la comunidad educativa del curso, sin embargo, para asignar la calificacin es necesario que cada participante enve la actividad desarrollada a travs del link actividades en la semana 4. Fecha mxima de entrega: 29 de agosto hasta las 12 am del 2011. Se recomienda investigar en diversas fuentes de informacin como Internet, bibliotecas, peridicos, revistas, revisen la bibliografa del curso, etc. Cualquier inquietud por favor me informan, se que este es un nuevo desafo y reto tanto para ustedes como para nosotros como entidad, pero tenemos que empezar a aprovechar los espacios y herramientas de la virtualidad a nuestro favor para un mejor y mayor aprendizaje.

Tomen atenta nota de como pueden lograr el desarrollo de esta actividad, tenemos todo a nuestro favor: email, plataforma, fuentes de informacin, Internet y sobre todo ganas de aprender, igualmente ser una experiencia que les permitir conocer a otras personas e interactuar.
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No duden en consultarme ante las inquietudes que surjan. Les pido tener en cuenta la aplicacin de normas para la presentacin de trabajos escritos y fecha mxima de entrega. Mucha Suerte. !!

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