Manuel

47 av. Alsace-Lorraine 38000 GRENOBLE (France) Tel. 04 76 87 18 59 Fax 04 76 87 28 23 E-mail: info@logimot.com Web: www.logimot.
com Oprations Interventions
Planning
Requtes
Contrles Statistiques Machines Tables de Gparc Fournisseurs Types Marques Organisations Utilisateurs Lieux
Composants Logiciels
Grer facilement le parc informatique

Un produit de terrain, vite appris, install en 5 minutes, pour grer :
Toutes les machines du Parc informatique (micros, imprimantes, terminaux, etc.) Les logiciels, les versions Les marques, les fournisseurs Les utilisateurs, en fonction de votre organisation (lieux, services) Les interventions (en cours, prvues, rptitives)
Gparc fonctionne sous Windows et NT
22/03/05
Gparc - Gestion du Parc Informatique - Help Desk
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Table des Matires (22/03/2005) 1- Introduction........................................................................................................................................ 1 1-1 Gparc : grer facilement le parc informatique................................................................................ 1 1-2 Une base de donnes simple et efficace....................................................................................... 2 1-3 Des statistiques graphiques instantanes ..................................................................................... 3 1-4 Gestion des tches, Help Desk, Planning ..................................................................................... 3 2- Accder aux machines du Parc ....................................................................................................... 5 2-1 La fentre daccueil........................................................................................................................ 5 2-1-1 La barre des menus ................................................................................................................ 5 2-1-2 Les icnes de la fentre daccueil........................................................................................... 6 2-1-3 Accder aux fichiers par larborescence ................................................................................. 7 2-2 Les Machines du Parc (mode liste) ............................................................................................... 8 2-2-1 Slection avant affichage de la liste........................................................................................ 8 2-2-2 Prsentation de la liste du Parc .............................................................................................. 9 2-2-3 Positionnement rapide et slection mono critre.................................................................. 10 2-2-4 Slection multi-critres.......................................................................................................... 11 2-2-5 Accs par les contrats........................................................................................................... 11 2-3 La fentre "Machine du Parc" (mode dtail) ................................................................................ 11 2-4 Les onglets de la fiche de parc .................................................................................................... 13 2-4-1 Longlet "Notes"..................................................................................................................... 13 2-4-2 Longlet "Contrat maintenance" ............................................................................................ 13 2-4-3 Longlet "Contrat location"..................................................................................................... 13 2-4-4 Longlet "Technique" ............................................................................................................. 14 2-4-5 Longlet "Budget"................................................................................................................... 16 2-4-6 Longlet "Divers".................................................................................................................... 16 2-4-7 Longlet "T.C.O." (Total Cost Ownership), ............................................................................ 17 2-4-8 Longlet "Complments"........................................................................................................ 17 2-4-9 Longlet "Autre Contrat"......................................................................................................... 17 2-5 Gestion des prts de machines ................................................................................................... 18 2-6 Attribuer une machine l'utilisateur de "non affectation" ............................................................ 20 2-7 Liaisons de machines entre elles................................................................................................. 21 2-8 Fichiers associs aux machines du parc ..................................................................................... 22 3- Accder aux autres donnes.......................................................................................................... 23 3-1 Principes gnraux ...................................................................................................................... 23 3-2 Les Fournisseurs ......................................................................................................................... 25 3-2-1 La table "Fournisseurs" (mode liste) ..................................................................................... 25 3-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode dtail)..................................................................................... 25 3-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode dtail)..................................................................................... 26 3-3 Les Composants .......................................................................................................................... 27 3-3-1 La table "Composants" (mode liste)...................................................................................... 27 3-3-2 La fiche "Composant" (mode dtail) ..................................................................................... 28 3-4 Les Logiciels ................................................................................................................................ 29 3-4-1 La table "Logiciels" (mode liste)............................................................................................ 29 3-4-2 La fiche "Logiciel" (mode dtail)............................................................................................ 30 3-5 Les Lieux...................................................................................................................................... 31 3-5-1 La table "Lieux" (mode liste) ................................................................................................. 31 3-5-2 La fiche "Lieu" (mode dtail) ................................................................................................. 32 3-5-3 La "hirarchie" des lieux........................................................................................................ 32 3-6 Les Utilisateurs ............................................................................................................................ 34 3-6-1 La table "Utilisateurs" (mode liste) ........................................................................................ 34 3-6-2 La fiche "Utilisateur" (mode dtail)........................................................................................ 35 3-7 Les Organisations ........................................................................................................................ 36 3-7-1 La table "Organisations" (mode liste).................................................................................... 36 3-7-2 La fiche "Organisation" (mode dtail) ................................................................................... 36 3-8 Les Marques ................................................................................................................................ 37 3-8-1 La table "Marques" (mode liste)............................................................................................ 37 3-8-2 La fiche "Marque" (mode dtail)............................................................................................ 37 3-9 Les Types de matriels................................................................................................................ 38 3-9-1 La table "Types" (mode liste) ................................................................................................ 38 3-9-2 La fiche "Type" (mode dtail) ................................................................................................ 38 3-10 Les Tables internes.................................................................................................................... 39
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Table des Matires (22/03/2005) 4- Grer les composants et logiciels - stocks .................................................................................. 41 4-1 Composants affects aux matriels............................................................................................. 42 4-2 Copier ou transfrer un composant ............................................................................................. 43 4-3 Logiciels installs sur les matriels.............................................................................................. 44 L'onglet Complments .................................................................................................................... 45 4-4 La gestion des mises jour des licences de logiciels : ............................................................... 46 4-5 Copier, transfrer ou changer un logiciel :................................................................................ 47 4-6 Gestion des stocks de logiciels et de composants ...................................................................... 49 5- Les impressions .............................................................................................................................. 53 5-1 Le menu "Impressions" ................................................................................................................ 53 5-2 Impression du Parc en liste.......................................................................................................... 54 5-2-1 L'onglet des options "Parc en liste"....................................................................................... 54 5-2-2 Tri de la liste.......................................................................................................................... 54 5-2-3 Filtre de slection .................................................................................................................. 54 5-2-4 Aperu et impression ............................................................................................................ 55 5-2-5 Exporter la slection imprimer vers un tableur .................................................................. 55 5-3 Impression du Parc en fiches....................................................................................................... 56 5-3-1 Imprimer une srie de fiches................................................................................................. 56 5-3-2 Imprimer une fiche particulire depuis une liste de Machines .............................................. 56 5-3-3 Imprimer une fiche particulire depuis L'affichage dtaill ................................................... 57 5-4 Liste des Utilisateurs.................................................................................................................... 58 5-5 Liste des Fournisseurs................................................................................................................. 59 5-6 Impression d'tats standards ....................................................................................................... 60 5-7 Impression d'tiquettes ................................................................................................................ 61 6- Le Help desk Suivre les Interventions........................................................................................ 63 6-1 Principes du suivi des interventions............................................................................................. 63 6-1-1 Les Interventions................................................................................................................... 63 6-1-2 Les Oprations...................................................................................................................... 63 6-1-3 Le Suivi.................................................................................................................................. 63 6-2 Les Oprations types ................................................................................................................... 64 6-2-1 La table des Oprations types (mode liste) .......................................................................... 64 6-2-2 La fiche "Opration type" (mode dtail) ................................................................................ 65 6-3 Les Interventions.......................................................................................................................... 66 6-3-1 Crer une intervention........................................................................................................... 66 6-3-2 Les onglets de l'intervention.................................................................................................. 69 6-3-3 Liste des interventions, recherches simples dans les interventions ..................................... 70 6-3-4 Actions sur le fichier des interventions.................................................................................. 71 6-4 Aide aux demandes d'intervention par les utilisateurs................................................................. 71 6-4-1 Depuis l'intranet,.................................................................................................................... 72 6-4-2 Depuis le module client GPCLI.exe ...................................................................................... 72 7- Le Planning grer les tches prvisionnelles ........................................................................... 75 7-1 Principes du Planning .................................................................................................................. 75 7-1-1 Les Tches............................................................................................................................ 75 7-1-2 Le Planning ........................................................................................................................... 75 7-2 Enregistrer les Tches ................................................................................................................. 76 8- Le gestionnaire de Requtes.......................................................................................................... 79 8-1 Accder au gestionnaire des requtes ........................................................................................ 79 8-2 Onglet "Fichiers" : choisir le(s) fichier(s) interroger .................................................................. 79 8-2-1 Interrogation sur un seul fichier Choisir le fichier interroger ............................................. 80 8-2-2 Interrogation sur plusieurs fichiers lis Choisir les fichiers interroger, fichier primaire et fichier(s) secondaire(s) .................................................................................................................................. 80 8-3 Onglet "Champs et slection" ...................................................................................................... 83 8-3-1 Choisir les colonnes visualiser dans le rsultat ................................................................. 83 8-3-2 Introduire un (ou des) critre(s) de slection ........................................................................ 83 8-4 La liste des rponses ................................................................................................................... 86 8-4-1 Trier le rsultat ...................................................................................................................... 87 8-4-2 Exporter les enregistrements slectionns ........................................................................... 87 8-4-3 Imprimer les colonnes de la requte..................................................................................... 87 8-4-4 Imprimer en "liste standard" .................................................................................................. 88
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Table des Matires (22/03/2005) 8-4-5 Impression d'aprs un tat standard prdfini...................................................................... 88 8-4-6 Supprimer ou modifier "en Rafale" des enregistrements...................................................... 89 8-4-7 Editer des tiquettes ............................................................................................................. 89 8-4-8 Voir avec le navigateur, enregistrer en format HTML ........................................................... 89 8-4-9 Aller sur l'cran Parc machines............................................................................................. 89 8-5 Les Requtes enregistres .......................................................................................................... 90 8-5-1 Enregistrer une requte ........................................................................................................ 90 8-5-2 Excuter une requte enregistre......................................................................................... 90 8-5-3 Modifier une requte enregistre .......................................................................................... 90 8-6 Exemple de requte multifichier : les machines et leurs composants......................................... 91 8-6-1 Choisir le fichier PRIMAIRE et le(s) fichier(s) SECONDAIRE(S) ......................................... 91 8-6-2 Etapes de cration de la requte .......................................................................................... 92 8-6-3 Rsultat de la requte ........................................................................................................... 93 9- Les Statistiques ............................................................................................................................... 95 9-1 Le menu "Statistiques"................................................................................................................. 95 9-2 Statistiques "Parc Machines" ....................................................................................................... 96 9-2-1 Dclenchement du calcul ...................................................................................................... 96 9-2-2 Choix des options.................................................................................................................. 96 9-2-3 Choix de la reprsentation graphique ................................................................................... 97 9-2-4 L'affichage graphique des statistiques.................................................................................. 97 9-3 Statistiques "Interventions" .......................................................................................................... 98 9-4 Statistiques "Logiciels"................................................................................................................. 99 9-5 Statistiques "Composants"......................................................................................................... 100 9-6 Statistiques sur les valeurs numriques d'un rsultat de requte ............................................. 101 10- Fonctions techniques ................................................................................................................. 103 10-1 Sauvegarder et Restaurer........................................................................................................ 103 10-1-1 Sauvegarde....................................................................................................................... 103 10-1-2 Restauration de l'ensemble des fichiers sauvegards...................................................... 104 10-1-3 Rcupration slective partir d'une sauvegarde............................................................ 105 10-2 Rindexer les fichiers............................................................................................................... 106 10-2-1 Rindexation de tous les fichiers, depuis Gparc............................................................... 106 10-2-2 Rindexation de tout ou partie des fichiers, depuis Gpoutil.exe....................................... 107 10-3 Actions sur le fichier des Interventions .................................................................................... 108 10-4 Contrler l'Intgrit de la base ................................................................................................. 109 10-5 Historique de Gparc (prts et suppressions) ........................................................................... 111 10-6 Mise zro des fichiers de donnes ....................................................................................... 112 10-6-1 Mise zro de tous les fichiers......................................................................................... 112 10-6-2 Mise zro d'un fichier ..................................................................................................... 113 10-7 Synchronisation des identifiants avec Iparc............................................................................. 114 10-8 Mise niveau de la structure des fichiers de donnes............................................................ 114 11- L'importation / l'exportation ....................................................................................................... 117 11-1 Les diffrents modes d'importation .......................................................................................... 117 11-1-1 L'import gnral................................................................................................................. 117 11-1-2 L'import iParc ou l'import "structur" ................................................................................. 118 11-2 Spcial Importations de donnes captures par iParc ............................................................ 118 11-2-1 Premire tape : exporter depuis iParc ............................................................................ 118 11-2-2 Deuxime tape : importer dans Gparc ............................................................................ 118 11-2-3 Synchronisation des identifiants entre iParc et Gparc ...................................................... 119 11-3 Spcial Import Structur .......................................................................................................... 120 11-3-1 Description du fichier des Machines, fichier PARC : ........................................................ 120 11-3-2 Description du fichier des Logiciels affects aux machines, fichier RELATLOG :............ 121 11-3-3 Description du fichier des Composants affects aux machines, fichier RELATCOM : .... 122 11-3-4 Description du fichier des Interventions, fichier INTERVEN : ........................................... 122 11-4 Description de l'importation de fichiers .................................................................................... 123 11-4-1 Caractristiques du fichier d'importation........................................................................... 125 11-4-2 Choix du fichier de destination.......................................................................................... 125 11-4-3 Choix du fichier importer ................................................................................................ 126 11-4-4 L'onglet Explications ......................................................................................................... 126 11-4-5 L'onglet Dictionnaire.......................................................................................................... 127 11-4-6 L'onglet Paramtrage........................................................................................................ 127 11-4-7 L'onglet Importation........................................................................................................... 129
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Table des Matires (22/03/2005) 11-4-8 L'onglet Compte rendu d'importation ................................................................................ 130 11-4-9 L'onglet Dfaire l'importation Remise blanc du fichier en cours de slection............. 130 11-5 L'exportation............................................................................................................................. 131 12- Site Intranet du parc.................................................................................................................... 133 12-1 Construction du site Intranet.................................................................................................... 133 12-2 Intgrer et Voir le site intranet du parc..................................................................................... 134 12-3 Construction automatise de l'intranet du parc ....................................................................... 136 12-3-1 Cas gnral : une seule base ........................................................................................... 136 12-3-2 Cas d'une gestion multibase ............................................................................................. 137 13- Gestion des contrats................................................................................................................... 139 13-1 Les Types de contrat ............................................................................................................... 139 13-1-1 Le contrat de maintenance ............................................................................................... 139 13-1-2 Le contrat de location........................................................................................................ 139 13-1-3 contrat (autre).................................................................................................................... 140 13-2 Suivi des contrats..................................................................................................................... 140 13-2-1 Slection des contrats visualiser.................................................................................... 140 13-2-2 Tableau de synthse des contrats slectionns............................................................... 141 13-2-3 Tableau dtail de la ligne de synthse slectionne ........................................................ 141 13-2-4 Impressions proposes ..................................................................................................... 142 13-3 La fentre d'analyse des contrats - Actions prvoir.............................................................. 142 13-4 Le bouton "Synthse des contrats".......................................................................................... 143 13-5 Le bouton "Modifier en rafale".................................................................................................. 143 14 - Le Module d'Inventaire GPINVT ................................................................................................ 145 14-1 Le Principe de l'Inventaire........................................................................................................ 145 14-2 L'Inventaire : les tapes suivre ............................................................................................. 145 14-2-1 Installation du module GPINVT.exe................................................................................. 145 14-2-2 Suppression des ventuels anciens fichiers d'inventaire ................................................ 145 14-2-3 Prparation l'inventaire Gparc....................................................................................... 146 14-2-4 Lancement du module d'inventaire GPINVT.EXE ........................................................... 146 14-2-5 Slection de la machine traiter...................................................................................... 147 14-2-6 Exportation de l'Inventaire pour Gparc ............................................................................ 148 14-2-7 Importation de l'Inventaire dans Gparc ............................................................................ 149 Annexe 1 - Paramtres de personnalisation................................................................................... 151 1- Accs aux personnalisations ....................................................................................................... 151 2- Onglet "Gnral" .......................................................................................................................... 152 3- Onglet "Scurit".......................................................................................................................... 153 4- Onglet "Machine" ......................................................................................................................... 155 5- Onglet "Composant des machines" ............................................................................................. 156 6- Onglet "Logiciel"........................................................................................................................... 156 7- Onglet "Planning" ......................................................................................................................... 157 8- Onglet "Interventions" .................................................................................................................. 157 9- Onglet "Devises" .......................................................................................................................... 158 9-1 Changer de devise de rfrence, sans conversion................................................................ 159 9-2 Convertir les valeurs montaires et changer la devise de rfrence..................................... 159 9-3 Affichage et saisie des valeurs montaires............................................................................ 160 10- Onglet "Utilisateurs", "Fournisseurs", "Composant gnral", "Logiciel gnral" ....................... 160 11- Onglet "Informations gnrales" ................................................................................................ 161 12- Configurer l'imprimante.............................................................................................................. 161 13- Le mini-menu ............................................................................................................................. 162 14- La calculette ............................................................................................................................... 162 Annexe 2 - Installer / Dsinstaller Gparc......................................................................................... 163 1- Prrequis...................................................................................................................................... 163 2- O vont se trouver les fichiers de Gparc ? .................................................................................. 163 3- Premire installation .................................................................................................................... 163 4- Appliquer la dernire mise jour ................................................................................................. 165 5- Lancement de l'excution ............................................................................................................ 165 6- Scurit sauvegardes ............................................................................................................... 165 7- Installation d'une mise jour ....................................................................................................... 165
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Table des Matires (22/03/2005) 8- Faire le mnage ........................................................................................................................... 165 9- Dsinstallation de Gparc.............................................................................................................. 165 10- Mise en phase de la structure des donnes avec la version active, en cas de dcalage (suite une mise jour incomplte)................................................................................................................................ 166 1 Les excutables ont t mis jour, mais pas les donnes.................................................... 166 2 Les donnes ont t mises jour, mais pas les excutables ................................................ 167 Annexe 3 - Localisation des donnes - Option multibase............................................................. 169 1- Fichier Gparc.ini du dossier d'installation des programmes excutables de Gparc.................... 169 2- Monobase excutables et donnes dans le mme dossier...................................................... 169 3- Monobase excutables et donnes dans des dossiers diffrents ............................................ 169 4- Option MULTIBASE ..................................................................................................................... 170 5- Option MULTIBASE Changer de base ..................................................................................... 171 Index.................................................................................................................................................... 173
chapitre 1
Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk
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Introduction
1- Introduction
Gparc peut convenir pour mettre rapidement de l'ordre dans le recensement du parc informatique. C'est mme la premire chose faire. Ce premier chapitre permet une prise en main rapide du produit, dans cet esprit. Les chapitres suivants permettront d'approfondir cet aspect "nomenclature" de la gestion du Parc, puis nous amneront la gestion dynamique des interventions, du help desk et du planning.
1-1 Gparc : grer facilement le parc informatique

Quelles sont les machines installes la Rception ? Quelles machines ont-elles Word 6 ? O en est-on sur les interventions en cours ? Gparc a t dvelopp pour rpondre ces questions, rapidement, simplement. Avec Gparc, vous pourrez suivre non seulement les machines du Parc Informatique, mais aussi les fournisseurs, les logiciels installs, les incidents, etc Gparc est un produit logiciel pour Windows 9x, 2000, millenium ou NT en rseau. Vite appris, install en 5 minutes, GPARC est un produit simple et efficace, conu sur le terrain. Il vous permet de grer le parc informatique, avec ses machines (ordinateurs, imprimantes, composants), mais aussi les logiciels installs, les utilisateurs (personnes ou services, lieux), les fournisseurs et les marques ainsi que les interventions (help desk, planning).
Ci-dessus, un exemple de fiche de matriel GPARC Un requteur puissant, multi critres, permet des slections rapides, des impressions et une navigation trs instinctive. Un module de statistiques propose des reprsentations graphiques trs parlantes, et la documentation est complte par une aide Windows en ligne.
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chapitre 1
Introduction
1-2 Une base de donnes simple et efficace

Le Parc est le point d'entre principal dans Gparc. Mais vous pouvez passer par bien d'autres chemins. Par exemple, vous pourrez entrer dans la gestion du parc par : Les types de machines : Micro de bureau, portable, imprimante, etc. Les fournisseurs Les logiciels Les marques Les utilisateurs Les services de l'entreprise ou organisations Les lieux physiques Rubriques de La socit d'appartenance Afficher tout slection des Les interventions sur les machines le fichier machines du parc
Liste des valeurs par simple clic
Accs la fiche dtaille par double clic
Le Parc : prsentation en mode "liste" Tous ces lments peuvent tre saisis indpendamment (par exemple, vous pouvez crer l'avance le fichier des utilisateurs ou le fichier des marques). Mais ils peuvent tre crs "dans la foule", l'occasion d'une mise jour du Parc. Un point important : lors de la saisie des fiches de matriel, trs peu de rubriques sont obligatoires. Cela permet de constituer votre base de faon progressive, par exemple sans tre oblig de connatre le numro de srie ou le dtail des composants de chaque machine.
chapitre 1
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Introduction
1-3 Des statistiques graphiques instantanes

Vos slections dans Gparc peuvent tre prsentes non seulement sous forme de listes ou de fiches, mais aussi sous forme graphique (histogrammes ou camemberts). Par exemple :
Sur une slection de machines : rpartition par marque
1-4 Gestion des tches, Help Desk, Planning

Vous pourrez dfinir un fichier d'oprations types pour grer les interventions (formation, installation de logiciel, etc). En fait, tous les travaux peuvent tre pris en compte : hot line, maintenance, assistance... Il est possible de dfinir des temps standard, de dcrire les solutions types aux problmes. Vous pourrez suivre les cots des interventions, organiser un suivi des dates d'expdition et de rception des machines en maintenance. Le dispositif de planning prvisionnel des tches effectuer sur les machines ou auprs des utilisateurs vous permettra de grer les dates d'excution, la frquence et le suivi des oprations. Il est possible de programmer des actions dans le temps : installer tel logiciel pour telle date, profiter des congs de M. Dupont pour envoyer son micro en maintenance, etc.
chapitre 2
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Accder aux machines du Parc
2- Accder aux machines du Parc

Ce chapitre vous guide dans la saisie des machines du Parc. Vous y dcouvrirez la logique gnrale de Gparc, et quelques remarques pratiques et dfinitions importantes.
2-1 La fentre daccueil

2-1-1 La barre des menus Lorsque vous lancez Gparc, la fentre ci-aprs se prsente (1) : Le menu "Parc" permet un accs direct aux machines du Parc. Il fait l'objet de ce chapitre Les fonctions du menu "Impressions" sont dtailles au chapitre 5
Le menu "Outils" couvre des fonctions avances telles que le requteur, les statistiques, les sauvegardes, etc. Voir au
Ces options du menu "Fichiers" sont dcrites plus en dtail au chapitre 3
Ces options facilitent la gestion des composants et logiciels en stock ou effectivement installs
Interventions, tches et planning, oprations types : voir chapitre 6
Paramtres de personnalisation de votre Gparc (voir annexe 2)
La fentre daccueil de Gparc, avec le menu Fichiers activ Pour accder la gestion des machines du parc, il suffit de cliquer sur le menu "Parc". On arrive la fentre dcrite au paragraphe suivant. (1) Si, au lancement de Gparc, cest la fentre "Parc" qui apparat (voir paragraphe suivant), laffichage de la fentre daccueil est obtenu en fermant la fentre "Parc"
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chapitre 2
Accder aux machines du Parc 2-1-2 Les icnes de la fentre daccueil
Sous la barre des menus, une srie dicnes permet un accs rapide aux fonctions les plus courantes de Gparc. Lorsque la souris survole une icne quelques instants, une bulle vous rappelle sa fonction, selon le tableau ci-aprs :
Menu Sous-menu Documentation principale
Aide Parc Arborescence Fournisseurs Composants Logiciels Lieux Utilisateurs Organisations Marques Types Tables de Gparc Interventions Oprations Tches/Planning Requtes (query) Statistiques Machines en prt Contrats des machines Contrles Configurer Calculette Paramtres
? Parc Outils Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Fichiers Outils Outils Fichiers Fichiers Outils Outils Outils Fichiers
Aide en ligne Windows pour Gparc Chapitre.2 Arborescence du parc Chapitre 2 - 2-1-3 Fournisseurs Composants Logiciels Lieux Utilisateurs Organisations Marques Types Tables Interventions Oprations types Tches Gestionnaire des requtes Statistiques du parc Machines en prt Contrats du parc Actions Chapitre 3 - 3-2 Chapitre 3 - 3-3 Chapitre 3 - 3-4 Chapitre 3 - 3-5 Chapitre 3 - 3-6 Chapitre 3 - 3-7 Chapitre 3 - 3-8 Chapitre 3 - 3-9 Chapitre 3 - 3-10 Chapitre 6 Chapitre 6 - 6-2 Chapitre 7 Chapitre 8 Chapitre 9 Chapitre 2 - 2-5 Chapitre 2 - 2-2-4
Contrle dintgrit de Chapitre 10 - 10-4 la base Annexe 1 - 10 Configurer limprimante Annexe 1 - 11 Calculatrice Paramtres Annexe 1
chapitre 2
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Accder aux machines du Parc 2-1-3 Accder aux fichiers par larborescence Les menus Fichier et Parc de la fentre daccueil (voir 2-1-1) et les icnes proposes (voir 2-1-2) permettent daccder aux diffrents fichiers de la base Gparc. Mais licne darborescence offre un accs qui peut savrer plus intuitif. Lorsque vous cliquez sur cette icne, vous obtenez la fentre suivante, dans la fentre daccueil : Ce sont les points dentre dans les diffrentes tables. La fentre d'Arborescence peut tre prsente spontanment au lancement de Gparc. Pour cela, voir "Personnaliser Gparc", Annexe 1, 2 En double-cliquant sur lune dentre elles, vous obtenez la liste de ses lments.
Pour refermer la fentre dArborescence, il suffit de cliquer nouveau sur licne :
Par exemple, en double cliquant sur les Machines, vous obtenez : La procdure est la mme pour accder aux tables : Fournisseurs Lieux Machines Marques Organisations Types Utilisateurs La suite de ce chapitre dveloppe la table des Machines du Parc. Le chapitre 3 dcrit les autres tables.
Menu obtenu par clic droit
Par clic droit sur n'importe quel lment de l'arborescence, vous obtenez un menu qui permet, selon le cas : D'Agrandir ou diminuer (en largeur) la fentre d'arborescence, De Drouler tout ou Enrouler tout, De Rafraichir, Et de Fermer (alternative cliquer de nouveau sur l'icne
Un double clic sur l'lment de la table vous fait accder sa fiche dtail. NB : il est possible de choisir le mode du tri d'affichage des machines. Ce choix se fait via le paramtrage de Gparc, onglet machine avec l'option de tri de l'arborescence.
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chapitre 2
2-2 Les Machines du Parc (mode liste)

Pour crer les machines du parc, plus gnralement pour les grer, vous devez accder la fentre "Les machines du parc" reprsente ci-dessous. Pour cela, vous pouvez cliquer sur licne "Parc" de la barre dicnes de la fentre daccueil ou bien slectionner le menu "Parc" ou encore le point dentre "Machines" de larborescence. Un autre point dentre peut tre le requteur.
2-2-1 Slection avant affichage de la liste Sauf pour crer une nouvelle fiche machine, il est recommand, sur la fentre "Les machines du parc" de commencer par effectuer une slection des machines que lon veut lister, afin de limiter le temps de chargement en mmoire, celui-ci dpendant de la taille de la slection et de la vitesse du rseau. Il est toutefois possible dafficher la totalit des machines du parc. Pour certaines fonctions, en particulier Afficher la fin du fichier, un facteur de limitation de laffichage est prvu (chiffre en saisie droite de la barre de menu). Par paramtrage "Machine", il est possible de choisir loption initiale prendre par dfaut : charger tout le fichier (intressant pour un parc peu important), charger la fin du fichier (machines les plus rcentes, en fonction du facteur de limitation), ne rien charger.(pour affichage aprs slection). Critres simples Afficher tout le fichier Afficher la fin du fichier Requteur Facteur de limitation de slection
Filtre par Socit
Tri colonnes par clic
Slection multicritres
La slection peut se faire selon une des mthodes suivantes : slection sur un critre, voir plus loin 2-2-3, slection multicritres, par le bouton voir plus loin 2-2-4, pour des slections plus fines, on peut passer par le requteur (voir dtail au chapitre 8) et, sur la liste la liste rsultante, demander afficher directement le rsultat de la slection dans la fentre du parc, soit par le menu Fichier, choix Aller sur lcran de gestion des machines, soit directement en cliquant sur licne :
chapitre 2
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Accder aux machines du Parc Pour afficher la totalit du parc, cliquer sur l icne menu Edition, choisir Afficher tout le fichier. Pour afficher les machines les plus rcentes , cliquer sur l icne ou, par le menu Edition, choisir Afficher la fin du fichier. Ce choix ne prend pas en compte le filtre socit. Filtre Socit ou, par le
Par dfaut, toutes les socits sont prises en compte dans les slections exprimes sur cette fentre. Il est possible d'ajouter un filtre supplmentaire sur la socit d'appartenance de la machine : un menu droulant permet de choisir une socit existante. L'icne avec un filtre socit affiche toutes les machines de la socit. Note : la rubrique Socit figure sur l'onglet Divers de la fiche machine. Voir aussi Socit par dfaut : Annexe 1 2- Onglet "Gnral". 2-2-2 Prsentation de la liste du Parc La liste obtenue peut tre trie sur les lments de chaque colonne de la liste : un premier clic sur un titre de colonne pour un tri ascendant, un nouveau clic pour un tri inverse. Vous pouvez fixer certaines colonnes pour les voir en permanence lcran lorsque lon se dplace vers la droite : il suffit douvrir, par simple clic, le petit cadenas qui apparat sur la colonne lorsque lon dplace le curseur sur les titres de colonnes. Les machines en prt sont surlignes en vert, les machines hors service en rouge et les machines remiser en orange.
Crer une nouvelle machine
Crer une machine par copie : cliquer sur la ligne de la machine copier, puis sur l'outil "Copier"
Informations principales de la machine slectionne
Dtail, mise jour d'une machine : cliquer ici aprs avoir slectionn la ligne utile
Ou bien : double cliquer sur la ligne utile
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chapitre 2
Accder aux machines du Parc Les icnes principales sont les suivantes (bulle si la souris survole licne). Voir aussi 2-1-2 : Afficher tout le fichier, Afficher la fin du fichier (et facteur de limitation). Crer une machine, Modifier, Supprimer, Copier la machine slectionne ( 2-3) Rafficher sur le dernier critre Exporter (chapitre 11) Transformer la machine en composant Accs aux liens pre et fils de la machine Dbut de la liste - Fin de la liste Imprimer (chapitre 5)
2-2-3 Positionnement rapide et slection mono critre Certaines rubriques, prsentes en haut de la fentre, permettent une slection rapide. Ce sont Utilisateur Marque Lieu Fournisseur Type Organisation Logiciel prsent dans les machines Composant prsent dans les machines processeur pour lesquelles le choix du critre se fait dans la liste de valeurs affiche sur clic des cases de type Numro N de srie Identification pour lesquelles la saisie est directe. Case cocher "Filtrage exact" : si elle est vide, la liste des machines sera positionne sur les machines rpondant au critre ; si elle est coche, on obtient la rponse exacte au critre demand. Loption propose par dfaut peut tre modifie par le paramtrage (voir Annexe 1 4). La valeur du critre retenu apparat dans le bandeau du haut.
chapitre 2
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Accder aux machines du Parc 2-2-4 Slection multi-critres Le bouton "Slection multiples critres" permet deffectuer une slection multi-critres rapide :
La fentre obtenue permet de faire une slection multi-critres sur les six critres principaux (utilisateur, fournisseur, organisation, lieu, type, marque) afin dobtenir une liste ajuste, ceci sans passer par le requteur. Par exemple : avoir une slection des machines de type "Micro de bureau" ne se trouvant pas dans "lAtelier" (voir aussi au chapitre 8 "Le requteur"). Le filtre socit s'ajoute aux critres le cas chant.
2-2-5 Accs par les contrats Licne ci-contre est propose dans la fentre daccueil de Gparc ainsi que dans la fentre de "Liste du Parc". Elle offre un accs rapide aux machines pour lesquelles il existe un contrat de maintenance ou de location. La mme fonction est obtenue depuis la fentre daccueil par le menu "Fichiers" choix "Contrats du parc". Le chapitre 13 documente en dtail la gestion des contrats.
2-3 La fentre "Machine du Parc" (mode dtail)

Vous y accdez par licne "Crer une nouvelle machine", dans la fentre "Machines du Parc" (mode liste). Dans ce cas, toutes les rubriques seront vides, prtes pour votre saisie. Si vous slectionnez une ligne de la liste (simple clic), vous pouvez accder au dtail de la machine pour la mettre jour. Un double clic sur la ligne a le mme effet, pour une mise jour. De mme, cette icne vous permet, aprs slection dune machine de la liste, de la supprimer (une confirmation sera demande) Enfin, si vous avez slectionn une machine puis cliqu sur licne "Copier", alors vous serez en mode cration dune nouvelle machine, avec les valeurs par dfaut de la machine copie.
crer
modifier
supprimer
copier
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chapitre 2
Ces boutons permettent une slection dans une liste de valeurs
Boutons d'accs au calendrier
Ces onglets permettent d'accder des dtails fins (non obligatoires)
Logiciels et composants : voir chapitre 4 Interventions : voir chapitre 6
LIdentification (X3014 dans lexemple) est libre (alphanumrique limit 80 caractres) et doit tre unique dans le parc. Le Numro, unique aussi, est affect automatiquement par Gparc. La saisie de certaines zones fait rfrence aux listes de valeurs par un numro dans une table spcialise, que vous pouvez consulter et mettre jour. Ces tables sont dcrites plus en dtail au chapitre suivant. Ce sont : La marque (sur lexemple, 305 pour "Giga Marque") Le type de machine (sur lexemple, 31 pour "Serveur") Lutilisateur (sur lexemple, 158 pour "Informatique sige") Le fournisseur (sur lexemple, 1 pour "Informatique ABC") Le prestataire de garantie (table des Fournisseurs) (sur lexemple, 7 pour "Neyrial (ex EBI)") Le lieu (sur lexemple, 1 pour "Sige") L'organisation (sur lexemple, 3 pour "Informatique"). Si l'Organisation est omise, la machine est considre comme appartenant l'organisation d'appartenance de l'utilisateur. Laccs la liste des valeurs, pour slectionner le bon numro ou pour le crer, se fait par le bouton situ droite du numro. Dans la fentre de la liste, la saisie dune ou plusieurs lettre(s) permet de se positionner rapidement dans la liste. Laccs au dtail de l'lment affich peut se faire directement par ce bouton reprsentant un oeil.
chapitre 2
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2-4 Les onglets de la fiche de parc

La partie infrieure de la fiche dtaille est constitue donglets, que vous pouvez utiliser ou non : 2-4-1 Longlet "Notes" Vous pouvez y saisir un texte libre, associ la machine (jusqu' 1024 caractres)
2-4-2 Longlet "Contrat maintenance" Essayez cet onglet. Vous dcouvrirez quune date de dbut et une dure en mois fait calculer la date de fin par Gparc. Les priodicits et contrats types sont proposs par slection dans des listes droulantes, mais la saisie est libre. Le "mainteneur" est choisir dans la table Gparc des fournisseurs (voir aussi au 2-2-4 laccs direct aux contrats).
2-4-3 Longlet "Contrat location" Il ressemble longlet "contrat de maintenance" (voir aussi au 2-2-4 laccs direct aux contrats) :
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chapitre 2
Accder aux machines du Parc 2-4-4 Longlet "Technique"
Ici aussi, vous tes aid par des listes droulantes, mais la saisie reste libre (et optionnelle). Les tables Mmoire, capacit Disque, Processeur, Type Rseau, Prise Rseau, Vitesse Rseau, Type d'cran, Taille cran et Bus machine sauto alimentent lors de la saisie dune nouvelle valeur. Elle peuvent tre gres sparment depuis la fentre d'accueil, soit par le Fichiers choix Tables, soit directement par l'icne (cf chapitre 3, 3-10). NB : Avant la version de novembre 2002, la capacit disque tait exprime en giga octets, avec saisie possible de dcimales. Le bouton "Rechercher une adresse IP" fait apparatre la liste des plages IP utilises. Il est alors possible de slectionner une adresse, l'action "Attribuer" propose la prochaine adresse libre. Les adresses en double sont signales par un surlignage rouge et leur liste figure en bas de la fentre. A la saisie d'une adresse IP, un contrle de doublons est effectu. Le bouton "Prise en main"
Le bouton de prise en main se trouve dans la fiche machine dans longlet "Technique" ou via le menu Outils de laffichage en tableau des machines du parc. Il permet de dclencher la fonction de "prise en main distance dune machine qui se paramtre dans longlet Interventions du paramtrage de Gparc en donnant le nom du programme dclencher avec son paramtre (exemple : pour VNC -> vncviewer.exe connect) et le paramtre passer ce programme pour dclencher la prise en main (adresse IP, nom du poste ou identifiant). Cette fonction peut tre dclenche galement via le menu "Outils" de laffichage en tableau des machines du parc.
chapitre 2
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Le menu Outils, choix adresses IP utilises, permet de visualiser cette liste.
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Accder aux machines du Parc 2-4-5 Longlet "Budget" Il permet notamment de calculer automatiquement la date de fin damortissement du matriel, en fonction de la dure (exprime en mois). Si le calcul est possible, un tableau d'amortissement est propos. Les rubriques Amortissement annuel et Valeur rsiduelle sont des donnes informatives de saisie, mettre ventuellement jour partir d'un logiciel d'immobilisation par exemple.
2-4-6 Longlet "Divers" Les champs libres : vous pouvez personnaliser les intituls, comme "Assurance" dans lexemple ci-dessous ; par clic droit on accde directement l'onglet Machines du paramtrage qui permet de saisir les libells personnaliss (cf. Annexe 1- Onglet "Machine"). Le champ libre n 10 n'est plus utilis par la fonction Import, cette information est dsormais gre sur l'onglet Complments (version de novembre 2002). Pour les imports antrieurs, excuter les contrles internes afin de copier automatiquement les anciennes informations d'importation du champs libre n10 vers l'onglet Complments. Le mot de passe de la machine: il napparatra pas si la scurit de Gparc est mise au niveau utilisateur et que celui-ci na pas un droit "9". (Cf. Annexe 1 Onglet "Scurit"). Il est possible galement de mentionner la Socit laquelle appartient la machine. Cette rubrique pourra servir de critre de filtrage dans les slections du parc, mais aussi dans le paramtrage de droits daccs aux machines, cf. Annexe 1, 3. Si par paramtrage, onglet Gnral, on a mentionn une socit par dfaut, la zone est renseigne automatiquement, mais peut toujours tre modifie. Il est possible de mentionner un lien avec un fichier externe qui pourra tre ouvert directement. Champ numro de commande
Les champs libres permettent d'ajouter vos propres rubriques, non prvues par Gparc
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Accder aux machines du Parc 2-4-7 Longlet "T.C.O." (Total Cost Ownership), Cet onglet permet de visualiser les cumuls des prix attenant la machine (la machine, ses composants, logiciels et interventions) ainsi que son prix de revient mensuel (prix de la machine et de ses composants divis par le nombre de mois de possession).
2-4-8 Longlet "Complments" Cet onglet permet de disposer de douze autres champs libres. Il contient les informations concernant les imports et celles en rapport avec Iparc.
2-4-9 Longlet "Autre Contrat" Cet onglet permet la gestion d'un contrat autre que location ou maintenance (exemple : contrat de service de backup/restauration, contrat de reprise de machine aprs sinistre, etc.).
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2-5 Gestion des prts de machines

Le prt dune machine Lenregistrement du prt dune machine se fait au moment dun changement dutilisateur condition que cette option soit paramtre : par le Paramtrage, onglet Machines, cocher le bouton dans le cadre "Gestion des prts".
Lors du changement d'utilisateur, un pop-up demande alors si lon veut enregistrer le changement dutilisateur en tant que prt dune machine, ceci afin de suivre globalement les prts.
Si vous saisissez la date de retour prvue, le nombre de jours se calculera automatiquement. Le bouton "Valider" permet denregistrer le prt. La fiche machine comporte alors le bouton de prt. qui permet de retrouver directement la fentre
Grer les machines en prt Sur la liste des machines du parc, les machines prtes apparaissent surlignes vert. Dautre part, par le menu "Fichier, Machines en prt" ou en cliquant sur licne reprsentant une bourse , on accde la fentre "Machines en prt".
chapitre 2
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Accder aux machines du Parc Le retour de prt Il peut seffectuer partir de la fentre "Machines en prt", bouton "Suppression", accessible ou par le menu Fichiers, choix Machines en prt. par l'icne Le prt disparat et l'emprunteur devient l'utilisateur de la machine, ceci est indiqu par un message. On peut aussi faire un nouveau changement d'utilisateur de la machine :
1. Enregistrer le retour du prt (= supprimer le prt en cours) : L'utilisateur choisi devient l'utilisateur de la machine, il n'y a plus de prt sur cette machine. 2. Supprimer le prt en cours et faire un nouveau prt sur cette machine
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chapitre 2
2-6 Attribuer une machine l'utilisateur de "non affectation"

Au cours du changement d'utilisateur d'une machine, si on l'attribue l'utilisateur paramtr comme tant l'utilisateur de non affectation, Gparc propose que les logiciels de la machine soient mis en stock ou supprims. Il suffit de cocher les logiciels envoyer vers le stock et ceux supprimer. Sinon ils resteront affects la machine de l'utilisateur de non affectation.
chapitre 2
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2-7 Liaisons de machines entre elles

Cette fonction peut tre particulirement intressante dans le cas de gestion d'une imprimante rseau partage par plusieurs ordinateurs. On peut alors tablir une liaison mre/fille des ordinateurs vers cette imprimante (ou inversement un lien fils/pre de cette imprimante vers les micros). Autre exemple : plusieurs micros relis un mme switch ou un mme hub. Sur la fentre liste du parc et sur la fiche machine, cette icne reprsentant une chane permet de voir les liaisons existantes entre la machine slectionne et d'autres machines, mais galement d'en crer. Fentre de gestion des liens entre les machines :
Machine slectionne Cration d'un lien : 1. choisir la machine lier, 2. indiquer le type de lien 1 2
Accs la machine pointe par doubleclic ou par le bouton "Machine" Liste des liens crs, ici : 4 "filles" pour "IMP HP DESKJET".
Pour crer un lien entre la machine la machine slectionne et une autre machine : 1. choisir la machine lier, 2. indiquer le type de lien si l'on clique sur le bouton "Ajouter le lien fille", la machine lie sera la fille de la machine slectionne, si l'on clique sur le bouton "Ajouter le lien mre", la machine lie sera la mre de la machine slectionne. Les liens peuvent tre supprims : un seul ou tous la fois. L'accs direct une machine lie peut se faire par double-clic.
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2-8 Fichiers associs aux machines du parc

Des fichiers de tout type peuvent tre relis une machine du parc (fichier documents, scanns, images, etc.). Une option du menu sur la liste du parc (Fichier Fichiers associs) et un bouton permettent d'aller sur une fentre de gestion de ces fichiers (ajout/suppression/voir ou excuter suivant le cas). Vous pouvez, par exemple, voir la facture associe la machine en cours. Dans cet exemple, la facture pourrait tre un fichier scann de l'original.
La fentre de gestion de ces fichiers (ajout/suppression/voir ou excuter suivant le cas) :
Les fichiers associs sont aussi disponibles pour les logiciels (licences) et composants des machines.
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Accder aux autres donnes
3- Accder aux autres donnes

La gestion du parc de machines fait intervenir des utilisateurs, des marques, des fournisseurs, etc. Ces diffrents groupes de donnes sont organiss dans des tables qui, en complment de la table des machines du parc, constituent la base Gparc.
3-1 Principes gnraux

L'intrt de saisir dans un lieu unique les caractristiques d'un fournisseur ou d'un utilisateur est clair : en cas de modification, il ne sera pas ncessaire de rechercher tous les endroits dans la base de donnes Gparc dans lesquels l'information modifie est prsente. Ces tables peuvent tre mises jour de deux faons principales : Soit a priori, indpendamment des donnes qui s'y rfrent. Par exemple, vous pouvez saisir une nouvelle fiche d'utilisateur avant mme qu'il ne soit quip d'une machine. Ce type d'accs est possible depuis la fentre d'accueil, par le menu "Fichier", partir de l'"Arborescence du parc" ou encore par les icnes proposes : Machines en prt : 2-4
Tables internes : 3-10 Fournisseurs : 3-2 Types Matriel: 3-9 Composants : 3-3 Logiciels : 3-4 Arborescence du parc Lieux : 3-5 Utilisateurs : 3-6 Organisations : 3-7 Marques : 3-8
Soit dynamiquement, au moment o vous en avez besoin. Par exemple, vous tes en train de saisir l'onglet "Contrat de maintenance" d'une fiche de matriel du parc, et le fournisseur qui assure la prestation n'est pas encore connu. Vous pourrez le crer ce moment, sans perdre le fil de la mise jour de fiche de matriel. Un autre principe gnral est celui du code interne qui identifie chaque lment d'une table donne, en relation avec son nom en clair. Par exemple, l'utilisateur "Jean DUPONT", lors de sa cration, aura peut-tre le code interne 43, affect par Gparc. Dans la plupart des dialogues dans lesquels vous devrez mentionner cet utilisateur, vous aurez le choix entre : Frapper directement le code interne, ce qui est plus rapide si vous le connaissez
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chapitre 3
Accder aux autres donnes Cliquer sur le bouton situ droite de la rubrique saisir, et qui propose une slection dans la liste.
chapitre 3
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3-2 Les Fournisseurs

La rubrique "Fournisseur" est propose dans plusieurs tables de la base Gparc : Machine du Parc Logiciel Composant Elle est galement prsente d'autres niveaux, tels que l'onglet "Contrat Maintenance" (rubrique "Mainteneur") et l'onglet "Contrat Location" (rubrique "Loueur") de la fiche Machine du Parc. 3-2-1 La table "Fournisseurs" (mode liste) Elle est accessible depuis la fentre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accs la liste des fournisseurs : Positionnement dans la liste par le Code Interne
Positionnement dans la liste par le dbut du Nom
La liste est classe par Nom du Fournisseur
Le Code Interne est attribu par Gparc
Accs la fiche dtaille : double clic sur la ligne utile (ou slection + Enter)
Le Menu "Fichier" et les icnes proposes permettent : Crer une nouvelle fiche Modifier la fiche slectionne Supprimer (confirmations exiges) Accder aux Machines (2-2), logiciels (3-4) et composants (3-3) acquises chez ce fournisseur
Accder directement au site WEB ou envoyer un e-mail
Contrats de machines chez ce fournisseur (location, maintenance, autres.
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chapitre 3
Accder aux autres donnes 3-2-2 La fiche "Fournisseur" (mode dtail) Elle est accessible par l'icne "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise jour sur une ligne de la liste des fournisseurs (voir 3-2-1) :
Permet l'accs direct au site WEB
Permet l'envoi direct d'un e-mail
Toutes les rubriques proposes sont libres, et optionnelles. Des boutons permettent d'accder aux machines, logiciels et composants du Parc acquis, en location ou maintenance auprs du fournisseur. Un autre bouton permet d'envoyer directement un e-mail l'adresse saisie. Un onglet Notes, de longueur 1024 caractres, permet de saisir du texte libre.
Un Onglet Divers, comme pour tous les fichiers, permet : La saisie de dix champs libres dont le nom est paramtrable, De crer une liaison avec un fichier externe. Par exemple : un fichier de description d'un fournisseur (Word, Access ou autre, ou mme l'URL de son site). On peut appeler le fichier et l'application qui le gre. De voir quand et par qui la fiche a t cre et modifie
chapitre 3
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3-3 Les Composants

Une remarque prliminaire : La gestion des composants n'est pas obligatoire, dans Gparc. Elle n'a d'intrt que pour permettre un suivi fin des lments internes des machines. Si vous ne modifiez pas l'intrieur des machines et que vous ne vous demandez jamais "Dans quelles machines y a-t-il des disques de 1GO ?", il n'est pas ncessaire de grer les composants. Un "Composant" est normalement un sous-ensemble mont dans une ou plusieurs machines du Parc. Par exemple, un modle de disque, un cran 15 pouces ou un modem interne. Donc, un composant ressemble, de ce point de vue, un logiciel. Un composant peut tre "en stock", non encore affect une machine. Pour traiter ce cas, il est convenu dans Gparc de l'affecter une machine fictive, celle qui a le code interne 0 (zro). Pour plus de dtails, voir le chapitre 4. Enfin, certains matriels peuvent tre grs comme des composants ou comme des machines du Parc. Par exemple, vous pouvez dcider qu'une imprimante associe un micro-ordinateur en est un composant. Mais si cette imprimante est partage, il n'y a pas de raison de l'affecter un ordinateur plutt qu' l'autre. Il vaut mieux dans ce cas la dcrire comme une "Machine". A vous de dcider. Une fonction avance, la commande "Edition Transformer" vous permet de changer le statut d'un "composant" en "machine". De mme, la commande "Edition Transfrer" vous permettra de dplacer un composant d'une machine une autre, sans tout re-saisir. 3-3-1 La table "Composants" (mode liste) Elle est accessible depuis la fentre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accs la liste des composants : Tri et positionnement dans la liste par le dbut du nom de composant Provoque un regroupement par marques Tri et positionnement dans la liste par le numro saisi Par dfaut, la liste est classe sur le Nom du composant
Accs la fiche dtaille du composant par double clic sur la ligne utile
Le code interne est attribu par Gparc
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chapitre 3
Accder aux autres donnes Dans la fentre des composants en mode liste, le Menu "Fichier" et les icnes proposes permettent : Crer un nouveau composant Accder aux machines quipes de ce composant Crer par copie du composant slectionn
Modifier la fiche dtaille du composant slectionn
Supprimer (confirmations exiges)
3-3-2 La fiche "Composant" (mode dtail) Elle est accessible par l'icne "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise jour sur une ligne de la liste des composants (voir 3-3-1) :
Toutes les rubriques sont optionnelles. Les rubriques "Marque" et "Type" correspondent aux valeurs de code interne possibles dans ces tables (voir respectivement 3-8 et 3-9). En agissant sur le bouton propos droite de la zone saisir, vous accdez ces tables, pour slectionner ou mme crer la marque ou le type. Le prix est saisissable a priori dans la devise de rfrence indique : FRF, euros. Par clic droit sur la zone, on peut choisir une autre devise pour affichage et saisie. La dure d'amortissement est exprime en mois. Si le composant est affect une machine une certaine date, la date de fin d'amortissement sera ainsi calcule automatiquement. Comme pour les autres tables, les deux onglets Notes et Divers sont disponibles.
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3-4 Les Logiciels

Comme pour les Composants, les logiciels font l'objet d'une description gnrale. En second lieu, ils sont installs ou non dans certaines machines. De plus, comme pour les composants, les logiciels peuvent tre "en stock", en vue d'une installation sur une machine. La diffrence avec un composant est qu'un logiciel en stock peut tre install sur plusieurs machines. La convention est ici aussi de considrer la machine de code 0 (zro) comme "machine de stockage". Pour plus de dtails, voir chapitre 4. La rubrique "Logiciels" utiliss est propose dans la table des Machines du Parc. 3-4-1 La table "Logiciels" (mode liste) Elle est accessible depuis la fentre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accs la liste des logiciels :
Sur cet exemple, positionnement sur le premier logiciel dont le nom commence par "G" majuscule (ou suprieur)
Liste classe sur le nom du Logiciel Code interne affect par Gparc
Accs la fiche dtaille du logiciel par double clic
Dans la fentre des logiciels en mode liste, le Menu "Fichier" et les icnes proposes permettent : Crer un nouveau logiciel
Accder aux machines installes avec ce logiciel Supprimer (confirmations exiges) Crer par copie du logiciel slectionn
Modifier la fiche dtaille du logiciel slectionn
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Accder aux autres donnes 3-4-2 La fiche "Logiciel" (mode dtail) Elle est accessible par l'icne "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise jour sur une ligne de la liste des logiciels (voir 3-4-1) :
Bouton d'accs la table des marques
Toutes les rubriques sont optionnelles Les rubriques "Marque" et "Type", si elles sont renseignes, correspondent aux valeurs de code interne dans ces tables (voir respectivement 3-8 et 3-9). En agissant sur le bouton propos droite de la Marque ou du Type saisir, vous accdez la table correspondante, pour slectionner ou mme crer la marque ou le Type. Le prix est saisissable a priori dans la devise de rfrence indique. Par clic doit sur la zone, on peut choisir une autre devise pour affichage et saisie. La dure d'amortissement est exprime en mois. Si le logiciel est affect une machine une certaine date, la date de fin d'amortissement sera ainsi calcule automatiquement. La rubrique "Environnement" est libre, mais une liste droulante possde les valeurs les plus usuelles, pour slection et report automatique. La table "Environnement" peut tre ajuste par le Menu Fichiers, Tables. Comme pour les autres tables, les deux onglets Notes et Divers sont disponibles.
chapitre 3
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3-5 Les Lieux

Il s'agit de lieux "Physiques", comme un numro de btiment et d'tage, un secteur sur un plan d'entreprise. Il en existe peut-tre dj une codification dans votre organisation. Le lieu est une rubrique partage par deux tables de la base Gparc : Machines du Parc Pour grer les rparations, affecter des machines de dpannage ou organiser des tournes de maintenance, il pourra tre commode d'interroger le Parc partir du lieu puis d'accder aux machines de ce lieu. Vous pouvez trs bien dfinir des lieux externes, comme par exemple une socit de rparation. Ainsi, il sera immdiat de connatre quelles sont les machines en rparation chez tel ou tel rparateur. Utilisateurs A ce propos, une fonctionnalit intressante : si vous grez le lieu des utilisateurs, en cas de modification du lieu de l'utilisateur, sa machine sera automatiquement affecte au nouveau lieu (mais vous pourrez bien sr changer le lieu de la machine s'il ne convient pas). 3-5-1 La table "Lieux" (mode liste) Elle est accessible depuis la fentre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accs la liste des lieux :
Crer un nouveau lieu
Utilisateurs de ce lieu
Crer un nouveau sous-lieu Accder au lieu slectionn (modification possible)
Machines de ce lieu Supprimer le lieu (confirmations exiges)
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chapitre 3
Accder aux autres donnes 3-5-2 La fiche "Lieu" (mode dtail) Elle est accessible par l'icne "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise jour sur une ligne de la liste des lieux (voir 3-5-1) :
Toutes les rubriques sont optionnelles. 3-5-3 La "hirarchie" des lieux Il existe deux faons d'expliciter une hirarchie dans les lieux : a) Par la rubrique Niveau hirarchique ou classification du lieu. Cette rubrique, prsente sur la fiche Lieu, rend possible la codification d'une hirarchisation des lieux et permettra d'effectuer des regroupements et des tris sur ce champ lors des requtes sur les lieux. Exemple de codification : Rubrique Lieu Atelier-1 Atelier-2 Bureau 101 Bureau 110 Bureau 121 Bureau 200 Bureau 203 Bureau 210 Rception Bureau 150 Bureau 152 Bureau 260 Unit Btiment B Btiment B Btiment B Btiment B Btiment B Btiment B Btiment B Btiment B Btiment C Btiment C Btiment C Btiment C Etage Rez-de-chausse Rez-de-chausse 1 tage 1 tage 1 tage 2 2 2
me me me er er er
Rubrique Niveau / Classification B0 B0 B1 B1 B1 B2 B2 B2 C0 C1 C1 C2
tage tage tage
Rez-de-chausse 1 tage 1 tage 2me tage

er er
Par exemple, pour obtenir toutes les machines du 1er tage du btiment B, on fera une requte avec PARC en fichier primaire et LIEU en fichier secondaire, avec critre "B1" sur la rubrique Niveau hirarchique. Rappelons que l'expression d'un critre de recherche peut tre "Commence par..." ou "Contient la chane...", on peut ainsi obtenir tout le btiment C ou tous les rez-de-chausse, etc.
chapitre 3
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Accder aux autres donnes b) Par l'arborescence des lieux. Depuis la version 8.8.1 de novembre 2004, Il existe une structure de lieux avec sous-lieux dans Gparc. Celle-ci s'affiche sous la forme Lieu\SousLieuA\SousSouslieuB\Etc Un lieu peut contenir un nombre illimit de sous-lieux, mais avec au maximum 20 niveaux (dans la pratique on dpasse rarement les 5 ou 6 niveaux). En pratique, on peut crer uniquement des sous-lieux, partir de la liste des lieux, l'aide de l'icne de cration d'un sous-lieu Saisie du sous-lieu => affichage du chemin
On va crer un sous-lieu au lieu "Usine B3" slectionn
La liste voit apparatre le sous-lieu
Tout comme pour l'arborescence des fichiers sur disque, les machines sont donc, comme auparavant, affectes a un lieu qui peut tre un sous-lieu. Attention, cette gestion, toujours comparable au gestionnaire de fichiers, doit tre plus fine : l'affichage des machines ou utilisateurs d'un lieu ne donne pas ceux de ses sous-lieux, mais seulement ceux du niveau demand. Les machines ou utilisateurs sont classes dans un lieu ou un sous-lieu. Pour le moment il existe une contrainte dans cette gestion en arbre : il ne peut y avoir deux fois le mme nom de lieu ou de sous-lieu. Par exemple : "Sige\Etage du haut" et "Entrept\Etage du haut" ne peut pas se faire. En effet "Etage du haut" serait une cl en double car le nom existe dj. Il faut bien que TOUS les libells de lieux ou sous lieux soient diffrents entre eux. Cette contrainte sera leve dans une prochaine version (dans laquelle la gestion des cls d'accs sera revue pour accepter le doublon de nom). Attention galement aux suppressions de lieux comportant des sous-lieux (Gparc alerte ! !). Attention aussi au module d'importation, le nom de lieu pass correspond un nom stock et non une arborescence. Gparc recherchera sur ce nom de lieu qui est pass par le fichier d'importation pour l'affecter la machine. Il vaut mieux viter d'avoir des lieux/sous lieux pour faire des importations. De plus au moment de l'importation , si le lieu n'existe pas dans l'arborescence, il sera cr sans arborescence. Cette gestion se justifie si l'on veut grer en dtail (par btiments, tages, etc..) des organisations de locaux complexes. Si l'on ne veut pas rentrer dans le dtail arborescent des lieux, d'autres alternatives sont possibles : renseigner le champ "Niveau hirarchique ou classification" du Lieu (voir a) ), ou utiliser la rubrique Organisation (qui correspond gnralement un service). Sur des versions antrieures la 8.8.1 de novembre 2004, pour dmarrer cette gestion arborescente, faire un contrle interne de Gparc qui mettra les pointeurs jour automatiquement.
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chapitre 3
3-6 Les Utilisateurs

Les Utilisateurs sont en gnral des personnes physiques, disposant d'une ou plusieurs machines. Il est toutefois possible de considrer qu'une salle de formation ou une salle micro en libre service, par exemple, sont des "Utilisateurs", puisqu'elles disposent d'une ou plusieurs machines, qu'elles sont situes dans un lieu, et peuvent avoir un numro de tlphone Un Utilisateur appartient normalement une "Organisation" (voir 3-7 ci-aprs) : un service, voire une socit. Vous pourrez donc interroger le Parc partir de l'utilisateur, mais aussi partir de son organisation. Vous pourrez galement suivre les Interventions pour un utilisateur donn (voir chapitre 6) Signalons aussi une fonction trs pratique de transfert de toutes les machines d'un utilisateur vers un autre. 3-6-1 La table "Utilisateurs" (mode liste) Elle est accessible depuis la fentre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accs la liste des Utilisateurs :
Positionnement dans la liste
La liste est classe par Utilisateur
Suite "Utilisateurs"
chapitre 3
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Accder aux autres donnes Le menu "Fichier" et les icnes proposs dans la fentre de liste des Utilisateurs permettent : Envoyer directement un e-mail l'utilisateur Transfrer les machines de cet utilisateur vers un autre utilisateur Accder aux Interventions et tches pour cet utilisateur
Crer un nouvel Utilisateur
Modifier la fiche de l'Utilisateur slectionn Supprimer (confirmations exiges) Accder aux machines de l'utilisateur slectionn
3-6-2 La fiche "Utilisateur" (mode dtail) Elle est accessible par l'icne "Nouvelle fiche" ou en double cliquant pour consultation ou mise jour sur une ligne de la liste des utilisateurs (voir 3-6-1) : Accs pour slection ou cration tables "Organisations" et "Lieux"
Envoi direct d'un e-mail l'adresse
Accs aux machines et aux interventions et planning de l'utilisateur
Toutes les rubriques sont optionnelles
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chapitre 3
3-7 Les Organisations

La table des Organisations sert effectuer des regroupements d'Utilisateurs. Par exemple, un service l'intrieur de la socit. Vous pourrez ainsi interroger le Parc partir de l'organisation, puis accder aux Utilisateurs ou aux machines de cette organisation. 3-7-1 La table "Organisations" (mode liste) Elle est accessible depuis la fentre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accs la liste des Organisations :
Interventions de cette Organisation Utilisateurs de cette Organisation Machines de cette Organisation Supprimer l'Organisation (confirmations exiges) La liste est classe par Organisation Modifier ou consulter l'Organisation slectionne Crer une nouvelle Organisation
Le Code Interne est affect par Gparc
3-7-2 La fiche "Organisation" (mode dtail) Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise jour :
Utilisateurs de cette Organisation
Toutes les rubriques sont optionnelles
Machines de cette Organisation
chapitre 3
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3-8 Les Marques

Une Marque s'applique une Machine, un Logiciel ou un Composant. A partir de la table des Marques, vous pourrez donc accder aux Machines, Logiciels ou Composants de cette Marque. 3-8-1 La table "Marques" (mode liste) Elle est accessible depuis la fentre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accs la liste des Marques :
Crer une nouvelle Marque Modifier ou consulter la Marque slectionne
Composants de cette Marque
Supprimer la Marque (confirmations exiges)
Logiciels de cette Marque La liste est classe par Marque Le Code Interne est gnr par Gparc
Machines de cette Marque
3-8-2 La fiche "Marque" (mode dtail) Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise jour : Machines de cette Marque Toutes les rubriques sont optionnelles
Logiciels de cette Marque
Composants de cette Marque
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chapitre 3
3-9 Les Types de matriels

Le Type permet de classer les Machines et les Composants. Par exemple, le type "Micro de Bureau" regroupera des ordinateurs de marques et de puissances diffrentes, mais qui ont le mme usage gnral. Vous dciderez si vous dfinissez ou non un autre type pour les "Micro portable", si vous distinguez ou non le type "Imprimante laser" et "Imprimante jet d'encre". Etc. Avec la version de dmonstration de Gparc, un certain nombre de types est suggr. A vous de faire du mnage si vous pensez qu'il y en a trop ou au contraire d'en complter la liste. 3-9-1 La table "Types" (mode liste) Elle est accessible depuis la fentre d'accueil (voir 3-1) ou, dans les autres contextes, en activant le bouton d'accs la liste des Types :
Crer un nouveau Type Modifier ou consulter le Type slectionn Supprimer le Type (confirmations exiges) Machines de ce Type
Composants de ce Type
3-9-2 La fiche "Type" (mode dtail) Elle est accessible par le bouton "Nouveau" ou par "Modifier" pour consultation ou mise jour :
Machines, Composants de ce type
chapitre 3
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3-10 Les Tables internes

Dans la gestion des machines, la saisie d'un certain nombre de valeurs met automatiquement jour les tables internes correspondantes. La gestion de ces tables peut se faire indpendamment par le choix Tables du menu Fichiers de la fentre d'accueil ou par l'icne Tables de Gparc.
Fentre d'accueil, icne ou menu Fichiers, choix Tables
La fentre obtenue permet, par un menu droulant, de choisir une table, il est alors possible d'ajouter, de supprimer ou de modifier ses lments. Il est aussi possible de mettre jour automatiquement toutes les tables en fonction du contenu des fichiers.
Les tables ainsi accessibles sont : Contexte Elments du parc Elments du parc onglet Technique Nom Type de garantie Processeurs Mmoire Disque Bus Machine Taille cran, type d'cran Prise rseau, type rseau, vitesse rseau Environnement Hub/Switch Priode de maintenance Type de maintenance Priode de location Type de location Type de contrat Budget Socit Environnement
Elments du parc / Composants, Logiciels dans les machines onglet Contrat de maintenance Elments du parc / Composants, Logiciels dans les machines onglet Contrat de location Elments du parc onglet Contrat (autre) Elments du parc onglet Budget Elments du parc onglet Divers Elment de la fiche Logiciels
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chapitre 3
Elments de la fiche Intervention
Elment de la fiche logiciel affect aux machines
Catgorie d'intervention Intervenants Statut (les valeurs Action en cours et Action finie doivent tre conserves) Mots-cl Interventions Priorit intervention Type de licence
chapitre 4
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Grer les composants et logiciels - Stock
4- Grer les composants et logiciels - stocks

Le chapitre 3 dcrivait les tables "Composants" (3-3) et "Logiciels" (3-4) de faon gnrale. En fait, ces deux tables n'ont d'intrt que pour suivre les mises niveau de ces entits dans le cadre de leur utilisation sur des machines. Il est inutile de grer un logiciel ou un composant jamais utilis dans votre entreprise ! N'hsitez pas faire du mnage dans les tables. Par le menu Fichiers de la fentre daccueil de Gparc, choix Composants affects aux matriels et Logiciels affects aux matriels, vous pouvez grer les composants et les logiciels en stock ou effectivement affects une machine. Cest en particulier la meilleure faon de mettre en stock, cest--dire de faire une affectation la machine virtuelle 0 (zro).
Permet de grer les stocks et les affectations aux machines
Tous les composants Critres
Les derniers composants Onglet Stock disponible
Voir le dtail de la machine correspondant la ligne slectionne Deux onglets sont disponibles : L'onglet Stock disponible regroupe tous les composants en stock, c'est--dire affects la machine fictive 0 (zro). L'onglet Composants permet d'obtenir, par icne : tous les composants dans les machines, les derniers composants rentrs, ou, par critre, une slection de composants dans les machines. Les lignes apparaissant en vert correspondent des composants en stock. Une autre faon naturelle de grer les composants et logiciels affects des machines effectives est de partir de la fiche "Machine" : des icnes et des boutons permettent de traiter les fonctions : ajouter, consulter, modifier, supprimer, transfrer, changer.
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chapitre 4
4-1 Composants affects aux matriels

Lorsque vous saisissez une fiche "Machine", vous pouvez, par le bouton "Composants", en dtailler la composition, en indiquant ses composants :
Extrait de la fiche dtaille "Machine du parc" (voir 2-3) Accder aux Composants de cette machine Deux actions permettent d'accder aux composants de la machine
La liste des composants - onglet Composants - se prsente ainsi : Transformer le composant en machine
Nouveau Composant
Modifier / Consulter le composant slectionn
Supprimer le composant slectionn
Copier le composant de cette machine dans une autre (voir 4-2)
Transfrer le composant de cette machine vers une autre (voir 4-2)
L'onglet Stock disponible permet de prlever un ou plusieurs composants du stock pour les affecter la machine en cours :
Transfert du composant slectionn du stock sur la machine en cours.
chapitre 4
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Grer les composants et logiciels - Stock Le dtail d'un composant install dans une machine se prsente ainsi :
Boutons de slection dans la liste des valeurs Les rubriques proposes sont libres et optionnelles
Les onglets "Notes", "Contrat de maintenance", "Contrat de location" et "Divers" sont similaires aux onglets d'une Machine (voir 2-4)
4-2 Copier ou transfrer un composant

Sur la liste des composants (page prcdente), deux icnes proposent respectivement de Copier et de Transfrer le composant slectionn. La Copie permet de reporter sur une autre machine ce composant, sans l'enlever de la machine de dpart. Le Transfert correspond une suppression dans la machine source avec un montage dans la machine cible. Si le composant a t slectionn dans le stock disponible et que le bouton "Transfrer le composant sur la machine en cours" a t activ, la quantit en stock va tre dcrmente, ou le composant supprim s'il tait unique, et tre affect la machine en cours. Bouton de slection de la machine cible
En tapant "0" (zro), le composant sera affect au stock de composants disponibles
Les rubriques "Machine cible" seront automatiquement reportes aprs choix de la machine
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chapitre 4
4-3 Logiciels installs sur les matriels

Lorsque vous saisissez une fiche "Machine", vous pouvez, par le bouton "Logiciels", dtailler les logiciels qu'elle contient : Extrait de la fiche dtaille "Machine du parc" (voir 2-3) Deux actions permettent d'accder aux logiciels installs sur la machine Cela n'a d'intrt que si vous avez grer la diffusion ou les versions des logiciels du parc, par exemple pour organiser les mises niveau requises
Accder aux Logiciels installs sur cette machine
La liste des logiciels se prsente ainsi :
Nouveau logiciel pour la machine Modifier / Consulter le logiciel slectionn
Copier, Transfrer, Echanger le logiciel : voir 4-4
Supprimer le logiciel slectionn
Ce bouton permet d'ajouter un "nouveau logiciel pour cette machine". L'cran qui se prsente (du type montr page suivante) permet de slectionner un logiciel existant par le bouton "Liste des valeurs" (bouton "Choisir" puis bouton "OK")
Transfert d'un exemplaire du logiciel slectionn du stock sur la machine en cours.
chapitre 4
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Grer les composants et logiciels - Stock Le dtail du logiciel install dans une machine se prsente ainsi :
Les rubriques proposes sont libres et optionnelles
Boutons de slection dans la liste des valeurs
Les onglets "Notes", "Contrat de maintenance", "Contrat de location" et "Divers" sont similaires aux onglets d'une Machine (voir 2-4)
Deux onglets particuliers sont dcrits au 4-4.
Onglet Complments, voir ci-dessous.
L'onglet Complments
.................
Cette onglet comporte en particulier les deux rubriques : Licence du logiciel rellement install sur le poste : en effet, il est possible dacheter des licences dune version (exemple Office XP/Pro) et dinstaller une version prcdente (exemple Office 2000 Pro). On a donc besoin de suivre les versions rellement achetes et les versions rellement installes. Une petite icne apparat devant le logiciel dans le cas o il y aurait un cart entre la version achete et la version installe. Logiciel dorigine ou la licence dorigine : cette rubrique permet d'avoir la trace de la licence d'origine achete dans le cas d'achat multiple de licences. Lors de laffectation partir de ce "stock" de licences, Gparc conservera le numro de la licence dorigine. Ceci est utile pour la gestion et la justification des licences car on a un numro unique dorigine (=numro dinventaire) qui est ensuite distribu sur dautres machines (mais en conservant la trace du dpart). L'tat standard GP240 Liste 32 Ecarts entre logiciels installs et achets, permet de contrler la gestion des licences installes par rapport celles achetes.
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chapitre 4
4-4 La gestion des mises jour des licences de logiciels :

On peut simplement mentionner en commentaires dans l'onglet Notes d'un logiciel qu'il est une mise jour d'une version prcdente et supprimer la version caduque. Mais Gparc permet de grer et conserver les mises jour ascendantes (une mise jour est toujours moins chre qu'un achat de logiciel). Cela peut tre utile pour fournir des justifications auprs des diteurs ou des organismes de contrle. Les deux onglets "Mise jour de" et "Mise jour par" permettent de grer les mises jour successives de logiciels en gardant les traces croises, par exemple que Office 2000 est une mise jour de Office 97 et d'autre part que Office 97 a t mis jour par Office 2000. Gparc gre automatiquement la relation croise : si l'on renseigne que logiciel 2 est une mise jour de logiciel 1, Gparc inscrira automatiquement que logiciel 1 est mis jour par logiciel 2 et vice versa. Une liste est propose par le menu des impressions de la fentre d'accueil (Liste des mises jour de logiciels) : elle fournit avec prcision toutes les mise jours ascendantes et descendantes de logiciels. De plus, sur la liste des licences de logiciels, le nom du logiciel qui a t mis jour par un autre logiciel figure en couleur orange afin d'tre plus facilement reprable. Comment procder On peut donc choisir la mise jour de l'un ou la mise jour par l'autre, le principe restant le mme. Nous dcrivons ci aprs en dtail comment renseigner que Office 2000 est la mise jour de Office 97 sur un poste donn. Les deux logiciels doivent pralablement tre prsents sur la machine, on doit alors venir en mise jour du logiciel Office 2000 de la machine. Slectionner l'onglet "Mise jour de"
Bouton de recherche : permet d'obtenir la liste des logiciels dans les machines On obtient alors les logiciels dj installs sur la machine en cours, sauf celui en cours de mise jour afin d'viter afin d'viter des erreurs. Par le jeu des critres, il est toujours possible d'aller chercher le logiciel de mise jour sur une autre machine.
Rechercher, slectionner le logiciel mis jour : ici, Office 97 et "Choisir"
chapitre 4
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Grer les composants et logiciels - Stock Gparc contrle que le logiciel "mis jour" n'a pas dj t mis jour. L'onglet "mise jour de .." est donc renseign, il suffit de rpondre OK sur la fiche Logiciel.
On peut vrifier que l'onglet "mis jour par.." du logiciel Office 97 a bien t renseign automatiquement. Dans la fentre de liste des licences de logiciels, le nom du logiciel qui a t mis jour par un autre logiciel passe en couleur orange afin d'tre plus facilement reprable.
4-5 Copier, transfrer ou changer un logiciel :

Sur la liste des logiciels (voir 4-3), trois icnes proposent respectivement de Copier, de Transfrer ou d'changer le logiciel slectionn. La Copie permet de reporter sur une autre machine ce logiciel, sans l'enlever de la machine de dpart. Si la machine cible est la machine "0" (zro), cela correspond une mise en stock. Le Transfert correspond une suppression dans la machine source avec un montage dans la machine cible. Si la machine cible est la machine "0" (zro), cela correspond une mise en stock. Enfin, l'Echange, utile par exemple en cas d'change de disques durs, permet d'changer l'ensemble des logiciels entre une machine et une autre. Voici l'exemple du transfert du logiciel Gparc de la machine 49 (PC24) vers la machine27 (PCBETTY). 1- Accder aux logiciels de la machine 49 :
1 : Slectionner la machine source 2 : Accder aux logiciels de la machine slectionne
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chapitre 4
Grer les composants et logiciels - Stock 2- Activer l'icne de transfert pour Gparc
1 : Slectionner le logiciel transfrer
2 : Actionner l'icne de demande de transfert
3- On obtient l'cran de transfert de logiciel :
Si l'on ne connat pas le Code interne de la machine cible, on demande la liste des machines
4- Choisir la machine cible Si la liste est importante, on peut se positionner par "rechercher sur"
1 : Slectionner la machine cible
2 : Actionner le bouton "Choisir"
chapitre 4
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Grer les composants et logiciels - Stock 5- Confirmer le transfert de logiciel On aurait pu frapper directement "27" L'action prcdente a report les attributs de la machine cible
Pour une mise en stock du logiciel, il aurait fallu frapper "0" (zro)
Il suffit maintenant d'actionner ce bouton
4-6 Gestion des stocks de logiciels et de composants

La gestion des stocks de logiciels et de composants se traite exactement de la mme faon. Les exemples prsents traitent de la gestion du stock de logiciels, et en particulier la gestion de licences multiples pour un logiciel. Vous pourrez suivre exactement la mme dmarche en ce qui concerne le stock de composants en nombre ou en exemplaire unique. Logiciels/Composants affects aux matriels
Passer par La fentre d'accueil de Gparc, menu Fichiers, choix Logiciels affects aux matriels
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chapitre 4
Grer les composants et logiciels - Stock Fentre Gestion des logiciels du parc - onglet "Stock disponible"
Ajouter au stock
Transfrer vers une machine
Regrouper les logiciels de la mme facture
Imprimer le tableau des stocks
Voir, modifier le dtail
Rechercher un logiciel
Cette fentre permet de : Voir d'un coup d'il le nombre de logiciels/composants et le nombre total de licences ou exemplaires en stock, Afficher le tableau des logiciels/composants en stock, celui-ci peut tre tri au choix par un simple clic sur l'en-tte de chaque colonne, Rechercher l'existence d'un logiciel/composant, Voir, modifier le dtail d'un logiciel/composant, en particulier la quantit d'exemplaires, Ajouter un nouveau logiciel/composant dans le stock, Imprimer le tableau des stocks, Transfrer, copier du stock vers une machine relle. Regrouper des exemplaires d'un mme logiciel (ou composant) en stock et provenant de la mme facture (mme numro de facture et mme date d'achat) sous une seule fiche logiciel ou composant. En effet lorsque l'on achte par exemple une certaine quantit de licences d'un mme logiciel, que l'on affecte certains exemplaires au fur et mesure sur des machines puis que l'on en repartit certains dans le stock, on se trouve avec plusieurs fiches logiciel dans le stock alors qu' l'origine c'est le mme achat group. Cette fonction est galement ralise par le contrle interne (cf. chap. 10-4)
chapitre 4
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Grer les composants et logiciels - Stock Ajouter un logiciel/composant au stock icne Laisser l'option du parc "libre".
Choisir le logiciel mettre en stock
Indiquer le nombre d'exemplaires
Remplir optionnellement les autres rubriques
autorisation de stock ngatif (N ou O)
Puis, OK
Un champ d'autorisation ou non d'avoir un stock ngatif (par dfaut Non) permet de faire plus d'installations oprationnelles que le nombre en stock et ainsi de prvoir les achats de rapprovisionnement pour rgularisation. Le logiciel fait maintenant partie du stock disponible et peut tre transfr, exemplaire par exemplaire, sur une machine relle ; la quantit en stock sera dcrmente automatiquement. Transfrer un logiciel/composant du stock vers un machine relle - icne :
Cette fonction peut tre ralise encore plus simplement depuis la machine de destination. Slectionner le logiciel dans le stock disponible, activer l'icne Transfrer
1- Choisir le machine de destination
2- Ajuster la quantit transfrer
3- Transfrer
chapitre 5
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Les impressions
5- Les impressions
Gparc propose sur la plupart des crans une icne d'impression. Ce chapitre dcrit les principales options. A noter : le menu "Outils" permet de choisir et de configurer l'imprimante utiliser (accs la fonction standard de Windows). L'icne "Configurer" a le mme effet.
5-1 Le menu "Impressions"

Dans la fentre d'accueil de Gparc, vous disposez du menu "Impressions" :
Ici, vous choisissez le type d'impression dsire
Cette icne vous permet de choisir et de configurer votre imprimante
Depuis la fentre d'accueil, l'tat d'impression choisi portera sur la totalit des fichiers concerns, alors que dans les autres contextes (requtes, slections, affichage dtaill, etc.), il portera sur la slection en cours. Les choix : Les "Etats standards" sont dtaills au 5-6 Parc en fiche, Parc en liste, Interventions (voir chapitre 6) et Utilisateurs se retrouvent sur les onglets d'une mme fentre onglets, Fournisseurs, Liste des mise jour de logiciels, Liste des mots cl Interventions. L'icne "Imprimer" ou le menu "Fichier Imprimer" peuvent, dans d'autres contextes, activer la fonction d'impression de la mme faon. Par exemple, sur la liste des machines du parc :
Menu "Fichier" puis un des choix d'Impression Ou Icne "Imprimer" Icne "Impression d'un Etat standard"
Ou bien
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chapitre 5
Les impressions
5-2 Impression du Parc en liste

5-2-1 L'onglet des options "Parc en liste"
Tri : 5-2-2
Slection : 5-2-3
L'export est une alternative l'impression
Requteur : voir chapitre 8
5-2-2 Tri de la liste Les boutons radio gauche permettent de trier la liste imprimer. Par exemple, par utilisateur.
5-2-3 Filtre de slection Les rubriques de filtrage sont dans l'ordre suivant : 1. Lieu 2. Utilisateur 3. Organisation 4. Type 5. Marque Le bouton propos droite vous permet un choix avec report depuis la liste des valeurs. Sur l'exemple, filtrage sur le lieu 1 (sige)
chapitre 5
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Les impressions 5-2-4 Aperu et impression Vous pouvez demander avant impression physique un aperu l'cran, soit en pleine page (avec de petits caractres) soit agrandi (exemple ci-dessous) Cochez ici Puis cliquez ici
Et vous obtiendrez, l'cran :
Les colonnes prsentes sont : Code, Identifiant, Marque, Dnomination, Type, Utilisateur, Numro de srie, Date d'achat, Organisation, Lieu, Prix, Mmoire, Processeur. Si l'aperu est satisfaisant, recommencez l'opration aprs avoir coch "Edition sur l'imprimante". Pour une lisibilit complte, l'imprimante doit tre configure en orientation Paysage. 5-2-5 Exporter la slection imprimer vers un tableur Si, au lieu de cliquer sur le bouton "imprimer", vous choisissez "Exporter", vous obtenez la fentre suivante : Etablissez les conventions de reconnaissance des cellules
Vous pouvez slectionner le chemin d'excution de votre tableur
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chapitre 5
Les impressions
5-3 Impression du Parc en fiches

Il existe deux faons principales d'imprimer le parc en fiches : Soit vous dsirez imprimer une srie de fiches Machines, identifiables par leur Code interne (sous la forme "de nnn nnn") Soit vous avez slectionn une machine particulire et vous voulez imprimer sa fiche. Des slections plus fines sont possibles l'aide du requteur (voir chapitre 8) et ne sont pas dcrites ici. 5-3-1 Imprimer une srie de fiches Depuis la fentre d'accueil, en activant le menu "Impressions Parc en fiches" (voir 5-1), vous obtenez :
Cette fourchette de valeurs dtermine les codes internes des machines imprimer (ici, tout le parc)
Vous pouvez ou non cocher ces cases pour une fiche plus ou moins dtaille
Aperus et impression : comme en mode liste (voir 5-2-4)
Requteur : voir chapitre 8
5-3-2 Imprimer une fiche particulire depuis une liste de Machines
1 : Sur une liste du Parc en mode liste, slectionnez une machine
2 : Puis cliquez sur le bouton "Impression d'un tat standard"
3 : Vous devrez choisir d'imprimer la machine slectionne ou toutes les machines affiches, puis, choisir un tat standard parmi la liste propose (La liste 19 correspond l'tat Parc en fiche)
chapitre 5
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Les impressions 5-3-3 Imprimer une fiche particulire depuis L'affichage dtaill
Vous avez affich une machine du parc en mode dtaill (voir 2-3)
Cliquez simplement ici pour retrouver la fentre du 5-6 avec la liste des tats standards, en particulier :
Aperu d'impression d'une fiche (Liste 18,GP080 Machine dtaille (logiciels et composants ) :
Fiche de Parc
Logiciels
Composants
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chapitre 5
Les impressions
5-4 Liste des Utilisateurs

Vous pouvez imprimer la liste des utilisateurs en partant de la fentre d'accueil Gparc (menu "Impressions") ou en utilisant l'icne d'impression, sur une liste d'utilisateurs. L'onglet des options "Utilisateurs" est prsent :
Vous pouvez demander un aperu ou lancer directement l'impression
Choisissez un ordre de classement de la liste Cliquez ensuite ici
Pour une liste affine, avec possibilit de requtes mmorises, voir chapitre 8
Voici un exemple de liste d'utilisateurs, en mode "aperu agrandi avant impression" :
chapitre 5
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Les impressions
5-5 Liste des Fournisseurs

Vous pouvez imprimer la liste des fournisseurs en partant de la fentre d'accueil Gparc (menu "Impressions") ou en utilisant l'icne d'impression, sur une liste de fournisseurs. Le dialogue est plus direct que prcdemment. Par exemple, en partant de la liste des fournisseurs, si vous actionnez l'icne d'impression :
Sur la liste des fournisseurs, vous avez cliqu ici
Vous rpondez ce choix
Par exemple, avec demande d'aperu, et "zoom pleine page"
"Non" : impression directe
Nom du fournisseur
Numro (code interne) Adresse Personne demander (contact) Tlphone Vous pouvez aussi utiliser le requteur : voir chapitre 8 E-mail Fax
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chapitre 5
Les impressions
5-6 Impression d'tats standards

Ils sont accessibles depuis la fentre d'accueil, menu Impressions (sur toutes les donnes du fichier diter) via le requteur (aprs visualisation du rsultat et portent alors sur la slection rsultat). Au cours des diffrents dialogues : dtail ou slections. Ce sont :
L'tat slectionn peut tre : Vu en aperu et imprim, Edit et sauvegard en format HTML, RTF, XML ou pour fax A noter que les tats Liste 01, Liste 02, Liste 03 et Liste 04 affichent, pour chaque machine, leur prix avec prise en compte le cas chant du cumul des valeurs des composants et/ou logiciels dans le prix total. Un total de toutes les machines est galement effectu.
chapitre 5
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Les impressions
5-7 Impression d'tiquettes

L'impression d'tiquettes se fait partir du requteur (voir le chapitre 8). Cette fonction permet d'imprimer sur des tiquettes certaines rubriques slectionnes, en vue par exemple de les coller sur des machines ou des botes de logiciels. Sur la fentre "Paramtres de la requte", outre les critres de slection, mettre "Oui" pour les rubriques que vous voulez voir figurer sur les tiquettes et "Non" pour les autres. Puis sur la fentre de rsultat de la requte, cliquez sur l'icne "Etiquettes" ou passer par le menu Fichier, choix Impression des tiquettes ,
Possibilit d'enregistrer les paramtrages d'tiquettes (*.ETQ) afin d'avoir plusieurs configurations de planches d'tiquettes disponibles.
La fentre "Impression d'tiquettes" permet de prciser les diffrents paramtres de dimension d'tiquettes en fonction du format de papier. Le bonton Imprime affiche d'abord un aperu cran , ce qui permet d'ajuster plus facilement les diffrents paramtres. Il est possible de gnrer des tiquettes code-barres, condition d'avoir slectionn une seule rubrique lors de la requte (colonne "Voir") : la liste types de code-barres accepts est accessible par combo-box : Les codes "2 parmi 5" et "MSI" n'acceptent qu'une valeur numrique, ce qui est le cas de l'identifiant interne, Les codes 39, 93 et 128 acceptent indiffremment une valeur numrique ou une valeur alphanumrique, ce qui est le cas de l'identification.
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chapitre 5
Les impressions Exemples d'tiquettes :
code-barres :
chapitre 6
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Le Help desk suivre les interventions
6- Le Help desk Suivre les Interventions

Ce chapitre dcrit une fonction trs intressante de Gparc : comment suivre les interventions de toutes natures sur les machines, les composants et les logiciels. Mme les actions de formation auprs des utilisateurs vont pouvoir tre gres. Vous pourrez rpondre des questions telles que : - Combien de temps est-il pass en formation ? - Combien a-t-on d'interventions sur de l'assistance logicielle ? Etc.
6-1 Principes du suivi des interventions

6-1-1 Les Interventions Une "Intervention" est l'excution, en cours ou termine, d'une "Opration". Les Interventions vont tre saisies : Soit partir d'une Machine Dans ce cas, l'intervention sera lie la machine. Elle sera aussi lie l'Utilisateur de la machine. Par exemple, une mise niveau de logiciel sera lie une machine, mais pourra aussi tre retrouve en interrogeant les Interventions de l'Utilisateur. Soit partir d'un Utilisateur Dans ce cas, l'intervention sera lie l'Utilisateur, et lui seul. Par exemple, une intervention de "Formation" sera typiquement lie un Utilisateur. Elle ne sera pas retrouve en interrogeant les interventions de sa machine. Soit partir de la liste des interventions Dans ce cas, vous aurez choisir non seulement le type d'opration, mais aussi la machine et/ou l'utilisateur. Les demandes des utilisateurs finaux peuvent tre facilites par l'envoi de courriers lectroniques partiellement pr-renseigns automatiquement (Cf. 6-4 de ce chapitre). Vous pourrez affecter aux interventions un statut d'achvement (en cours, suspendue, termine) et interroger les interventions en fonction de ces statuts, d'une date ou d'une machine, 6-1-2 Les Oprations Une "Intervention" est cre partir d'une "Opration". On appelle "Opration" une intervention type. Gparc vous propose en standard un certain nombre d'oprations types, que vous pourrez ajuster ou complter : Maintenance, installation de logiciel, formation d'utilisateurs, etc. Ainsi, vous viterez de redfinir tous les lments au moment de la saisie des interventions. Vous pouvez affecter aux Oprations un temps, un cot standard (modifiable au moment de la saisie de l'Intervention). Il sera possible galement de dtailler les actions de l'opration, de la dcrire et de dfinir la mthode ou solution pour rsoudre ou dfinir le travail effectuer. Ces descriptions seront rcupres au moment de la saisie de l'intervention. 6-1-3 Le Suivi Il va tre possible par exemple de suivre une machine la trace si vous l'avez change entre plusieurs utilisateurs au cours du temps, dans la mesure o vous aurez saisi chaque fois une Intervention pour indiquer le changement d'utilisateur. Lorsque vous changez une machine d'utilisateur, Gparc vous propose cet effet de crer cette intervention. Bien sr, vous pourrez suivre les Interventions lies un utilisateur ou sur tout autre critre. Vous pouvez imprimer, exporter, les interventions de date date ou partir du requteur (voir chapitre 8). Ceci vous offre toutes les possibilits de choix dans vos critres de slection.
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chapitre 6
Le Help desk suivre les interventions
6-2 Les Oprations types

La fentre d'accueil de Gparc vous propose d'accder au fichier des oprations types :
Accs aux Oprations : Par le Menu Fichiers ou Par l'Icne "Oprations"
6-2-1 La table des Oprations types (mode liste) La liste des Oprations types est affiche :
Accs au dtail : double cliquer ou "Modifier"
La liste est classe par Opration
chapitre 6
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Le Help desk suivre les interventions Sur la liste des oprations types, plusieurs actions sont proposes sur l'opration type slectionne :
Afficher la liste des Interventions au titre de cette opration type Crer une nouvelle opration type Modifier, Supprimer l'opration type slectionne (confirmations exiges)
L'exprience montre qu'il est prfrable de disposer d'un nombre rduit d'oprations, d'un niveau assez gnral, la description plus dtaille pouvant tre saisie au niveau de l'intervention, c'est dire au moment de l'actualisation de l'Opration. Il sera ainsi plus ais par la suite de regrouper les interventions. Le requteur permet, lui, des recherches plus fines sur le dtail des interventions. Une liste type pourrait tre par exemple : Changement utilisateur Rsolution de problmes Intervention matrielle Intervention logiciel Assistance utilisateur Installation matriel Installation logiciel 6-2-2 La fiche "Opration type" (mode dtail) Le dtail d'une opration type se prsente ainsi :
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chapitre 6
Le Help desk suivre les interventions Toutes les rubriques sont optionnelles. Si vous remplissez le temps standard (minutes) et le cot horaire, le Cot standard de l'opration est calcul automatiquement.
6-3 Les Interventions

Une Intervention est l'excution d'une Opration affecte une machine et/ou un utilisateur. Sur la fentre d'une nouvelle intervention, vous devrez alors choisir non seulement le type d'opration, mais aussi la machine et/ou l'utilisateur. La gestion des interventions est normalement faite par un administrateur. Gparc offre aux utilisateurs finaux des facilits pour transmettre leur demande par courrier lectronique en renseignant automatiquement certaines informations (Cf. 6-4 de ce chapitre). A l'aide du module d'importation des interventions en format structur, il est possible d'alimenter le fichier des interventions. Cela peut tre utile pour intgrer dans Gparc des saisies faites en dehors de Gparc (Cf. chapitre 11) 6-3-1 Crer une intervention Vous pouvez crer une intervention partir d'une machine, d'un utilisateur ou encore directement partir de la fentre de gestion des interventions ( 6-1). Le principe est le mme, par exemple, partir de la liste des machines du parc, slectionner la machine, ou directement sur la fentre dtail d'une machine, activer l'icne "Intervention" :
Slectionner la machine
Menu "Fichier Interventions de la machine"
Ou icne 'Interventions de la machine"
La liste des interventions de la machine est prsente :
L'icne "Nouvelle Intervention" permet d'obtenir la fiche d'intervention crer
Description du problme et de la solution relatifs l'intervention slectionne.
chapitre 6
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Le Help desk suivre les interventions La fiche d'Intervention saisir est prsente :
En premier lieu, choisir l'opration : la liste des oprations types est obtenue par ce bouton. Les valeurs de l'opration choisie renseigneront les rubriques correspondantes de l'intervention : temps, cot, description, solution, remarques. Ces donnes peuvent tre modifies pour l'intervention en cours.
On peut choisir l'opration type la plus approprie pour l'intervention :
Choisir Slectionner une opration existante Ou, si ncessaire, crer une nouvelle opration type
Choisir ensuite la machine (dont l'utilisateur appartra automatiquement) OU l'utilisateur d'affectation de l'intervention. Certaines valeurs sont proposes par dfaut mais peuvent tre modifies (aprs avoir choisi une opration) : Date et heure d'intervention : date et heure du moment de la saisie, Intervenant : utilisateur de la machine sur laquelle on est en train de faire la saisie, Statut : Action en cours, Priorit : basse.
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chapitre 6
Le Help desk suivre les interventions Enfin, ajuster les diverses rubriques si ncessaire : les valeurs pouront tre mises jour au fur et mesure de l'avancement de l'intervention, jusqu'au passage au statut "Action termine" (les zones grises sont renseignes automatiquement) : Champ indiquant l'tat de la machine (sous garantie / maintenance) Par dfaut, date de la demande d'intervention (pas celle de la ralisation). Dure, en jours, entre date du jour ou de fin (passage Action termine) et date de dbut.
Permet d'adresser par mail la fiche l'utilisateur dsign
Permet d'adresser par mail la fiche au fournisseur, au mainteneur ou au prestataire de garantie.
La zone "Mots cls" vous permet d'accder la table des mots cls : choix, ajout, ...
Liste des mots cls appliqus l'intervention, choix par clic droit. Temps rellement pass, sert pour calculer le cot, en minutes et en HH h MM Dure totale des dtails de l'intervention + le temps rel, en minutes
Dure totale des dtails de l'intervention, en minutes
Les rubriques de temps et dure de l'intervention ; il faut distinguer : Le temps rellement pass, exprim en minutes, qui peut ventuellement servir de base de facturation, Et la dure, exprime en jours entre l'ouverture de l'intervention et la date en cours ou la date laquelle on la termine. A l'ouverture d'une intervention, un compteur de temps se met automatiquement en marche. Sur "OK", Gparc propose le temps du compteur si aucun temps n'est indiqu ou d'ajouter le temps du compteur celui existant. Au passage au statut Action finie la date de fin est automatiquement renseigne ainsi que la dure (nombre de jours entre date de fin et date de dbut). La table des mots cls se met jour automatiquement lors de la saisie d'un nouveau mot. Pour (re)construire cette liste, cliquer sur le bouton Reconstruire prsent sur la fentre de gestion des mots cls : les mots cls ne figurant dans aucune intervention seront supprims, et ceux prsents dans des interventions mais absents de la table seront ajouts.
chapitre 6
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Le Help desk suivre les interventions Pour alimenter les zones Mots cls de l'intervention avec des mots cls existants, placer le curseur sur la zone renseigner, puis afficher la liste par clic droit ou par l'icne spcialise, il suffit alors de choisir le mot cl. Des boutons permettent d'accder directement, s'il y en a, la fiche du Mainteneur, du Prestataire de garantie, de la Machine et de l'Utilisateur de l'intervention ou la Cration d'une tche. Des icnes permettent d'adresser par mail la fiche d'intervention l'utilisateur, au fournisseur, au mainteneur ou au prestataire de garantie dsign. Elle permet la connexion directe la messagerie. La zone d'adressage sera automatiquement remplie par l'adresse lectronique correspondante et un "coller" (CTRL+V) amne le dtail de l'intervention dans le corps du message. 6-3-2 Les onglets de l'intervention L'onglet Gnral Contient au dpart le descriptif de l'Opration qui peut tre modifi et complt. L'onglet Dtail actions de l'intervention Cet onglet apparat sur la fiche d'une intervention dj cre. Une intervention peut tre tale dans le temps et dcoupe en plusieurs tapes avec des intervenants diffrents et cet onglet permet de crer, modifier ou supprimer des tapes pour une mme intervention. Dure totale des dtails de l'intervention
Ajoute, modifie une tape l'intervention Supprime l'tape slectionne
L'onglet Interventions rcentes Cet onglet fait apparatre l'historique des interventions lies la machine et l'utilisateur en cours ; il est alors possible de les consulter sans sortir de la fiche en cours. L'onglet Divers Comme pour toutes les fiches, l'onglet Divers permet d'ajouter des rubriques dont le nom est paramtrable.
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chapitre 6
Le Help desk suivre les interventions 6-3-3 Liste des interventions, recherches simples dans les interventions de la Depuis la liste des interventions (Menu Fichers, choix Interventions ou icne fentre d'accueil, vous pouvez obtenir toutes les interventions, Depuis la liste des Utilisateurs, vous pouvez en slectionner un, et actionner l'icne "Interventions", Depuis une fiche Utilisateur, vous pouvez actionner le bouton "Interventions", De mme sur la liste ou la fiche dtail d'une Machine ou d'une Opration, Voir aussi au chapitre 8 les requtes plus complexes, l'aide du requteur.
Dans tous ces contextes, vous obtiendrez la liste des interventions demandes. Vous pourrez en crer de nouvelles, en supprimer ou les modifier (par exemple, passer une intervention en statut "Termin"). Depuis la fentre d'accueil de Gparc, vous pouvez demander directement la liste des interventions. Il est noter que les interventions "En cours" sont surlignes en vert et que les interventions dont la dure n'a pas t mentionne sont surlignes en rouge. Vous disposez de plusieurs critres de filtrage : Par son statut (Tous, Action en cours, Action finie, Action Non renseign) Par Machine Par Utilisateur Par Opration type Par Utilisateur Par Organisation Par Dates par mots cls Par numro d'intervention : partir de tel numro et enfin par intervenant. Choix du Statut, puis cliquer sur le bouton "Affiche tout le fichier" Filtrage par Mot cl, choix possible dans la liste des mots cls existents. Dclencher la slection
Bouton Actions sur interventions
Tris colonnes par clic sur les titres de colonnes.
Les boutons "liste des valeurs" vous permettent de slectionner un critre de filtrage.
Nombre de lignes afficher
Recherche en fonction de la date de relance. Recherche sur l'Intervenant Suivant mentionn dans les onglets dtails.
Possibilit d'exporter la liste affiche en formartXML, Excel ou Word
Lorsque l'intervention sera termine, vous pourrez, par les mmes accs, revenir la fiche d'intervention, afin de basculer le statut en "Action finie", et peut-tre ajuster les cots, dure, etc.
chapitre 6
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Le Help desk suivre les interventions 6-3-4 Actions sur le fichier des interventions Le bouton "Actions sur interventions ou Le Menu Outils, choix Actions sur le fichier des interventions active un module qui permet : De purger les interventions anciennes, De forcer le statut "Action finie" sur des Interventions antrieures une date donne.
Plus de dtails : voir paragraphe 10-3
6-4 Aide aux demandes d'intervention par les utilisateurs

La gestion des interventions est normalement faite par un administrateur. Gparc offre aux utilisateurs finaux des facilits pour transmettre leur demande par courrier lectronique en renseignant automatiquement certaines informations : adresse mail de l'administrateur, nom de l'utilisateur signataire et informations sur sa machines si possible. Pour cela, l'utilisateuradministrateur, appel Utilisateur de Rfrence, doit : figurer dans la liste des utilisateurs, avec une adresse e-mail, tre dfini comme "Utilisateur de Rfrence" (Paramtrage, onglet Interventions). Deux possibilits s'offrent alors aux utilisateurs pour prparer leur message pr-rempli : partir de l'intranet ou en lanant le programme GPCLI.exe.
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chapitre 6
Le Help desk suivre les interventions 6-4-1 Depuis l'intranet, Si un intranet du site a t construit, depuis la liste des Utilisateurs de l'intranet, un utilisateur peut cliquer sur l'hyperlien "Mail" figurant au bout de la ligne le concernant. Il sera directement connect un nouveau message l'adresse de l'Administrateur de rfrence et sign de son nom. Reste sa charge la description de l'objet de sa demande (voir aussi chap. 12, 12-2).
Hyperlien de connexion la messagerie
6-4-2 Depuis le module client GPCLI.exe Un module client dont le nom d'excutable est "GPCLI.exe" permet aux utilisateurs d'adresser une demande d'intervention sur une de leurs machines par courrier lectronique, l'utilisateur de rfrence. Un nouveau message adress l'utilisateur de rfrence (voir paramtrage, onglet interventions) est propos et comporte dj des informations concernant l'utilisateur demandeur et sa machine.
3- Lancer la demande 1- Slection de l'utilisateur demandeur
2- Le cas chant, slection de la machine concerne
chapitre 6
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Le Help desk suivre les interventions La messagerie est alors ouverte avec un nouveau message pr-renseign, il suffit de le complter avant de l'envoyer :
Complment d'installation, dans un contexte multibase, ou si de donnes figurent dans un dossier diffrent de celui des excutables et DLL's. Le module GPCLI.exe doit se trouver dans le dossier de la base dans laquelle figure l'utilisateur final. Il faut donc en faire une copie dans chacun des dossiers des diffrentes bases et fournir aux utilisateurs concerns le raccourci sur GPCLI.exe. Et, uniquement pour les versions de Gparc infrieures 8.8.1 d'octobre 2004, Il faut joindre GPCLI.exe les DLL's suivantes : Wd75hf.dll Wd75obj.dll Wd75std.dll Wd75vm.dll Dans le contexte multibase, le choix d'installer GPCLI.exe, dans chacun des dossiers des bases est ncessaire car c'est un module client qui n'est pas destin au gestionnaire de parc ou l'administrateur. C'est le client qui s'adresse au gestionnaire et il n'a pas choisir parmi les bases qu'il n'est d'ailleurs pas sens connatre. Cela vite galement des problmes de confidentialit d'une base l'autre.
chapitre 7
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Le Planning grer les tches prvisionnelles
7- Le Planning grer les tches prvisionnelles

Le Planning de Gparc est en fait une sorte de pense-bte, destin ne pas oublier d'effectuer certaines tches prvues. Par exemple : - Ne pas oublier l'installation de sa nouvelle machine chez tel utilisateur, telle date - Penser former Martin Intranet avant de le mettre en rseau - Chaque vendredi, faire une sauvegarde supplmentaire du Serveur - Etc. Le point commun ces "Tches" est qu'il est ncessaire de les positionner dans le temps, comme lorsque nous annotons une page de notre agenda.
7-1 Principes du Planning

7-1-1 Les Tches Une "Tche" est l'excution prvue, cyclique ou une fois seulement, d'une "Opration". Une Tche ressemble donc une Intervention (voir chapitre prcdent), mais elle en diffre par quelques points importants : Une Tche est enregistre pour une date d'excution Cette date est en gnral future, et vous pourrez, de plus, la complter par une "Date au plus tard" Elle peut tre cyclique Un gestionnaire d'agenda pourra vous alerter sur les Tches ne pas oublier aujourd'hui, soit parce que nous sommes au jour prvu, soit parce qu'elle tombe tous les deux mois ou toutes les semaines, et que nous sommes au jour d'excution. Un affichage automatique au lancement de Gparc est possible Voyez au chapitre 8 comment vous pouvez demander l'affichage des tches du planning au lancement de Gparc. Vous pourrez slectionner ce tableau pour un intervenant et pour les x jours suivants. L'affichage des Tches en retard est immdiat Un bouton permet d'afficher les tches en retard d'un simple clic, sur la liste des tches. Toutefois, l'analogie avec les Interventions n'est pas fausse, notamment pour les Tches excution unique. Une fonction standard de Gparc vous permet mme de gnrer une intervention partir d'une Tche, avec ou sans suppression de la Tche cette occasion. 7-1-2 Le Planning Dans Gparc, le Planning est une liste de tches. Des critres de slection vont donc vous permettre de prciser de quel planning vous avez besoin. C'est pourquoi, mme si la plupart des rubriques associes une tche sont optionnelles (sauf la date), il est recommand de renseigner celles qui pourront servir de critres de slection du planning : La Date prvue pour la tche (s'il s'agit d'une tche rptitive, c'est la premire date d'excution prvue) L'Utilisateur concern par la tche. L'intervenant (en gnral, un nom ou des initiales), dsignant la personne qui s'en charge
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chapitre 7
Le Planning grer les tches prvisionnelles
7-2 Enregistrer les Tches

La fentre d'accueil de Gparc vous propose d'accder la liste des Tches :
Accs aux Tches : Par le Menu Fichiers ou Par l'Icne "Tches /Planning"
La liste des Tches est affiche :
Boutons permettant de crer, modifier, supprimer une Tche du Planning ou d'en crer une par copie. Remarquer le bouton d'affichage des Tches en retard
Sur cet exemple, nous avons 5 Tches dans le fichier Imprimer le planning
Passer la gestion des interventions
Champs pour saisie d'un critre, puis cliquer sur le bouton "Rechercher"
Ce bouton informe qu'il y a des dtails d'interventions affects, en tant qu'Intervenant, l'utilisateur de Gparc, l'exclusion des interventions ayant le statut "Action finie". Il permet d'accder directement la liste des interventions concernes par la fentre de gestion des interventions. Il apparat condition d'avoir paramtr cette option (voir Annexe 1, 7).
chapitre 7
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Le Planning grer les tches prvisionnelles La Tche saisir se prsente ainsi :
Toutes les rubriques sont optionnelles, l'exception du code opration de la date de la Tche
En cliquant sur ce bouton, vous pouvez saisir une date par slection
1- Avec ce curseur, choisissez une anne
2- Ici, slectionnez un mois 3- Slectionnez un jour.
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chapitre 7
Le Planning grer les tches prvisionnelles Voici un exemple de Tche complte : Une opration type a t choisie
L'intervenant prvu est par dfaut l'utilisateur de la machine qui excute Gparc En renseignant la machine, les rubriques associes (dont l'utilisateur) ont t remplies automatiquement
Une tche prvue "une seule fois" peut tre transforme en intervention. On pourra alors complter la fiche intervention ainsi obtenue, en particulier sont statut (termin ou autre). Le choix est donn de supprimer ou non la tche. La dernire excution d'une tche rptitive peut tre mmorise en tant qu'intervention.
chapitre 8
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Le requteur Le gestionnaire de Requtes
8- Le gestionnaire de Requtes
Le requteur (ou "Query" permet d'interroger tous les fichiers de Gparc, avec ou sans slection dans les fichiers. Il permet, avec des fonctions combinatoires ("et", "ou"), d'effectuer des slections plus fines que celles qui sont proposes dans les fentres d'affichage qui ont t vues jusqu'ici. Depuis septembre 2001, le requteur a t entirement refait afin daccepter des jonctions entre fichiers et de rendre possible la modification de requtes dj enregistres.
8-1 Accder au gestionnaire des requtes

La fentre d'accueil de Gparc vous propose d'accder au gestionnaire des requtes par le menu "Outils", choix "Gestionnaire des requtes", ou directement par icne :
Accs au gestionnaire de requtes par le menu "Outils"
Cette icne, prsente dans de nombreuses fentres de Gparc, a le mme effet et permet tout moment de faire une requte Les requtes enregistres, regroupes par fichiers, sont prsentes sous forme de dossiers arborescents. Cette fentre vous permet diffrentes actions, en particulier :
Crer une nouvelle requte qu'il sera possible d'enregistrer ou non : 8-2
Excuter directement la requte slectionne
Modifier la requte slectionne : icne ou double clic ou Menu Modifier Supprimer la requte slectionne Crer une requte par copie
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chapitre 8
8-2 Onglet "Fichiers" : choisir le(s) fichier(s) interroger

L'interrogation sur un seul fichier est le cas le plus simple, mais il est possible d'exprimer une requte sur plusieurs fichiers joints. Pour une meilleure comprhension des liens entre les diffrents fichiers de Gparc, vous pouvez consulter les documents "Schma.doc" et "Tables.doc" prsents dans le dossier Gpman\Modlisation du CD d'installation. 8-2-1 Interrogation sur un seul fichier Choisir le fichier interroger Aprs avoir donn un titre la requte, choisir le fichier interroger parmi la liste propose dans le cadre "Slection du fichier primaire". Par double clic le transfert est automatique sur longlet suivant, "Champs de slection". C'est suffisant ce stade pour interroger un seul fichier, par exemple le fichier Parc Machines : Donner un titre la requte (optionnel), en vue de l'enregistrer
Choisir le fichier, ici PARC, puis double clic ou bouton Adopter fichier primaire
Cette action fait basculer sur l'onglet "Champs et slection" (voir 8-3) 8-2-2 Interrogation sur plusieurs fichiers lis Choisir les fichiers interroger, fichier primaire et fichier(s) secondaire(s) Pour interroger plusieurs fichiers, vous devez d'abord choisir le fichier primaire, comme prcdemment, puis un ou plusieurs fichiers secondaires pour chacun desquels une cl de liaison devra tre adopte. Pour plus de clart, nous allons suivre un exemple : nous voulons interroger le fichier des machines, PARC, en liaison avec le fichier des utilisateurs, UTILISAT. Etape 1 : choix du fichier primaire Comme prcdemment ( 8-2-1), slectionner le fichier primaire, puis double-cliquer ou bouton "Adopter fichier primaire".
chapitre 8
Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk Le requteur Le gestionnaire de Requtes
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Etape 2 : choix d'un fichier secondaire (premier ou suivants) Revenir le cas chant sur l'onglet "Fichiers", puis slectionner le fichier secondaire et cliquer sur le bouton "Ajouter fichier secondaire" :
Slectionner le fichier secondaire, puis bouton Ajouter fichier secondaire
Etape 3 : Adopter une cl de liaison S'il n'existe aucune cl de liaison permettant la jonction entre le fichier primaire et le fichier secondaire choisi, le message suivant apparat, rpondre "OK". Vous devez alors revoir l'analyse de votre requte.
Sinon, le message suivant apparat, rpondre "OK" :
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chapitre 8
Le requteur Le gestionnaire de Requtes La cl de liaison unique ou la plus vidente est propose automatiquement, il peut en exister d'autres. Vous avez donc confirmer la cl choisie par le bouton Adopter fichier et cl. Cette action aura pour effet de rajouter, dans l'onglet "Champs et slection", les rubrique du fichier secondaire, et d'indiquer Gparc la cl de liaison sur laquelle il devra se baser.
Ici, autre cl possible : OGCLEUNIK (Organisation)
Confirmer ou changer la cl de liaison, puis l'Adopter
Etape 4 : slection et choix des colonnes Onglet "Champs et slection" : les rubriques des fichiers choisis, primaire et secondaire(s) apparaissent toutes. Vous pouvez exprimer vos critres de slection et choisir les colonnes rsultat ( 8-3). Etape 5 : indiquer l'option de concordance entre les fichiers (Onglet Fichiers)
Par dfaut, option Tous, mais on peut faire le choix Concordant ou Non concordant
chapitre 8
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8-3 Onglet "Champs et slection"
Les lignes portant une condition apparaissent en vert
Zone de recherche d'une rubrique. La ligne trouve devient jaune
8-3-1 Choisir les colonnes visualiser dans le rsultat Chaque rubrique, par par simple cochage dans la colonne "Voir", peut faire ou non l'objet d'une colonne dans le rsultat. Trois boutons spcialiss permettent d'initialiser les options pour la visualisation :
les colonnes les plus utiles, Colonnes par Dfaut, Toutes les colonnes, Aucune colonne, sauf l'identifiant Ensuite, rubrique par rubrique, on peut choisir l'option inverse. Par dfaut, lors de la slection d'une condition, l'option Voir de met automatiquement OUI.
8-3-2 Introduire un (ou des) critre(s) de slection Par dfaut tout le fichier sera prsent. L'introduction de critres rduira la rsultat. Si l'on donne plusieurs critres, ils seront lis entre eux par le ET boolen. Description des diffrentes tapes :
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chapitre 8
Le requteur Le gestionnaire de Requtes Dsigner la rubrique tester Pour cela, un simple clic suffit dans la colonne "Rubrique tester", sur la ligne approprie. On obtient automatiquement une liste de conditions de test possibles. Par exemple : cliquer ici pour une Interrogation sur le Type Ce sont : gal diffrent de suprieur suprieur ou gal infrieur infrieur ou gal entre commence par ne commence pas par contient la chane ne contient pas liste = (spare par ;) liste <> (spare par ;) Choisir la condition dans la liste En cliquant par exemple "gal " ou "commence par", vous obtenez le report de la condition correspondante, sans avoir la frapper.
Cliquer sur "gal "
La condition est reporte
Exprimer la Valeur teste Si la rubrique est du type "Identifiant", alors la valeur tester est un code interne Gparc. Cela est indiqu par la mention "clic doit" dans la colonne Info Spot : la liste correspondante va automatiquement tre prsente, mais vous pourrez toujours la retrouver en plaant simplement le curseur sur la "Valeur teste" remplir, et en faisant un Clic Droit. Sur la liste des valeurs obtenue, vous pouvez vous positionner rapidement par saisie de la premire lettre, il re reste plus qu' slectionner la valeur reporter. Si la rubrique n'est pas un code interne Gparc, frappez directement la valeur, ventuellement en respectant le format indiqu dans la colonne "Info spot". Respectez les minuscules et majuscules. Positionnement rapide (ici, sur la lettre "D") Slection puis "Choisir"
chapitre 8
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Exprimer une Autre Valeur teste Par exemple, le critre double "Marque IBM (code 31) Il se peut que deux valeurs soient ou Compaq (code 59)" pourrait donner : intressantes. Dans ce cas, rptez l'opration prcdente dans la colonne "Autre Valeur", droite de l'oprateur "ou" qui a du s'inscrire automatiquement : placer le curseur, puis frapper ou reporter aprs Double clic. Exprimer une Liste de Valeurs Il se peut que deux valeurs ne soient pas suffisantes. La condition "liste (spare par ;)" permet de saisir une liste de valeurs spares par des points-virgules. Pour les rubriques Identifiant, le clic doit de recherche des fichiers lis fonctionne et cumule les choix en mettant un pointvirgule. Par exemple, s'agissant d'un critre de type date, on peut en saisir plusieurs, spares par un pointvirgule :
Pour choisir la valeur tester l'excution Plutt que d'indiquer la valeur tester "en dur", on peut, pour certaines rubriques, dcider que le choix devra se faire au moment de l'excution. Par exemple, pour une requte donne, on veut faire varier le rsultat en fonction de la marque, sans avoir crer une requte similaire autant de fois qu'il y a de marques. On peut alors mettre dans la zone valeur teste un point d'interrogation ? ou le mot cl ?marq. A chaque excution de la requte, Gparc affiche alors la fentre de choix des marques, il n'y a plus qu' choisir dans la table. Les mots cls sont ?parc ?type ?four ?logi ?comp ?util ?orga ?marq ?lieu ?oper ?inter respectivement pour un paramtrage sur les fichiers : parc, type, fournisseur, logiciel, composant, utilisateur, organisation, marque, lieu, opration, intervention. Pour les autres rubriques, en saisissant quelque part un double point d'interrogation ??, il vous sera demand l'excution quelle valeur vous donnez au paramtre ??. Exemple pour une date choisir au moment de la requte, la place des "??" affichs l'excution de la requte, vous saisirez par exemple "20011025".
A l'excution :
A l'excution :
Enfin, Excuter la recherche Avant de l'enregistrer le cas chant ( 8-5-1)
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chapitre 8
8-4 La liste des rponses

Plusieurs actions sont possibles lors de la consultation des rponses votre requte, certaines en actionnant directement le bouton appropri :
Trier en cliquant sur l'en-tte d'une colonne Accder la fiche dtaille en double cliquant sur une ligne Les icnes dcrites ci-dessous sont des raccourcis toutes les possibilits offertes par les menus Fichier, Edition ou Fonction : Exporter les enregistrements slectionns : 8-4-1 Exporter en format XML Exporter en format Excel Exporter en format Word Imprimer les Colonnes de la Requte" : 8-4-2 Imprimer en liste standard : 8-4-3 Imprimer la liste standard Accder aux statistiques sur les donnes slectionnes Modifier ou Supprimer "en Rafale" des enregistrements : 8-4-5 Editer des tiquettes : 8-4-6 Copier vers le presse-papier Exporter en page HTML Voir avec votre navigateur Aller sur l'cran Parc machines : 8-4-8 Bascule de conversion des dates AAAAMMJJ ou JJ/MM/AAAA. L'option par dfaut est paramtrable (Paramtres, onglet Gnral) Calcule l'ge de l'lment sur la date d'achat Accs aux tris multiples par niveaux Statistiques sur les valeurs numriques : 9-6
chapitre 8
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8-4-1 Trier le rsultat Vous pouvez le trier par clic sur un en-tte de colonne, un nouveau clic gnre le tri inverse ou, pour un tri multiple, actionner le bouton
Le tri ainsi indiqu sera mmoris si vous enregistrez la requte
8-4-2 Exporter les enregistrements slectionns
Cette fonction est normalement utilise pour dverser votre slection dans un tableur. En actionnant l'icne "Exporter", un premier choix, vous permet de prciser si vous dsirez exporter les rubriques affiches par cette requte (rponse "oui") ou toutes les rubriques du fichier. Ensuite, une fentre d'Exportation identique celle dj dcrite au chapitre sur les impressions est prsente (voir 5-2-5) 8-4-3 Imprimer les colonnes de la requte
Ce choix vous propose d'abord un aperu. S'il vous convient, l'impression est dclenche.
S'il y a beaucoup de colonnes, l'impression risque d'tre un peu tasse. Vous pouvez alors reformuler votre requte en supprimant quelques colonnes (colonne "Voir" mise "non" dans la formulation des critres) ou prfrer l'impression en liste standard.
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chapitre 8
Le requteur Le gestionnaire de Requtes 8-4-4 Imprimer en "liste standard"
Ce choix permet d'obtenir une impression en mode "liste" de la slection (voir chapitre 5). Par exemple, comme sur l'aperu ci-aprs :
8-4-5 Impression d'aprs un tat standard prdfini
Plusieurs choix d'tats prdfinis, dont la liste propose dpend du fichier interrog, permettent d'obtenir diffrents tats d'impression. Les donnes imprimes porteront sur le rsultat de la requte. Ces tats sont galement accessibles, pour la totalit des fichiers, par le menu Impressions de la fentre d'accueil.
chapitre 8
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8-4-6 Supprimer ou modifier "en Rafale" des enregistrements
Ce choix permet d'utiliser la puissance de le requteur pour travailler sur la srie des enregistrements slectionns. Vous pouvez, au niveau d'une rubrique, saisir une valeur de remplacement. Cette valeur de remplacement sera reporte dans tous les enregistrements de la slection (quelle que soit la valeur prcdente) Vous pouvez aussi supprimer d'un seul coup tous les enregistrements de la slection. Bien sr, cette manipulation ne doit tre effectue qu'avec beaucoup de prcautions, de prfrence aprs avoir fait une sauvegarde. Gparc, de son ct, vous demande plusieurs confirmations avant d'excuter le travail en rafale 8-4-7 Editer des tiquettes Se reporter au 5-6 du chapitre 5 8-4-8 Voir avec le navigateur, enregistrer en format HTML Deux icnes permettent de voir la slection avec le navigateur et de l'enregistrer en format HTML.
8-4-9 Aller sur l'cran Parc machines L'icne , ou le choix Aller sur l'cran de gestion des machines du menu Fichier permet de voir la slection directement sur la fentre de gestion des machines dcrite au chapitre 2 ( 2-2)
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chapitre 8
8-5 Les Requtes enregistres

8-5-1 Enregistrer une requte Vous devez toujours commencer par Excuter la requte avant de pouvoir l'enregistrer, que ce soit une nouvelle requte, ou une requte existante modifie. Fermez alors la fentre rsultante et actionnez le bouton Enregistrer qui se trouve en bas de n'importe lequel des quatre onglets. Une confirmation vous est demande et, si vous avez oubli d'excuter la requte au pralable, il vous est demand de la faire. De mme, si vous n'avez pas encore donn de titre, il est encore temps de le saisir. 8-5-2 Excuter une requte enregistre Les Interrogations enregistres comme indiqu prcdemment peuvent tre accessibles depuis la premire fentre de la gestion des requtes (voir accs au 8-1) : Un simple clic sur ce bouton excute la requte slectionne
Lorsque la requte slectionne est excute, vous obtenez la liste des rponses (voir 8-4). 8-5-3 Modifier une requte enregistre
Bouton "Modifier"
Ce bouton permet de retrouver la formulation de la requte slectionne ( 8-3) : les critres, les choix qui peuvent tre modifis et enregistrs aprs nouvelle excution de la requte.
chapitre 8
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8-6 Exemple de requte multifichier : les machines et leurs composants

Obtenir des machines avec leurs composants ou leurs logiciels est un besoin assez frquent auquel les requtes multifichiers peuvent rpondre. NB : il n'est par contre pas possible d'obtenir, par une mme requte, des machines avec leurs composants ET leurs logiciels. Prenons l'exemple ou l'on voudrait avoir la liste des machines du parc et de leurs composants. Des critres pourront tre exprims sur les machines et/ou sur ses composants. 8-6-1 Choisir le fichier PRIMAIRE et le(s) fichier(s) SECONDAIRE(S) Les fichiers ont entre eux des relations de 1 N. Afin que le rsultat puisse prsenter autant de lignes que les N lments, c'est ce fichier qui devra tre choisi comme fichier PRIMAIRE. Le lien entre les fichiers se fait par l'identifiant qui est un numro gnr automatiquement par Gparc la cration d'un lment dans un fichier. Dans les diffrents tableaux, le nom de ces "cls" est form de deux lettres identifiant le fichier suivies de CLEUNIK Dans le cas donn en exemple : 1 machine (fichier PARC) comporte N composants (fichier RELATCOM). Le fichier RELATCOM devra tre choisi comme fichier primaire, puis le fichier PARC ajout en fichier secondaire. Ceci permettra d'obtenir une ligne rponse par composant. Il est possible galement d'ajouter le fichier COMPOSAN comme fichier secondaire afin d'y choisir par exemple le nom du composant. Fichier RELATCOM (composants affects aux machines) Numro (identifiant de RELATCOM) 1 2 4 5 8 9 Numro (identifiant de PARC) 1 1 2 1 2 2 Numro (identifiant de COMPOSAN) 6 14 14 12 12 6
Fichier PARC (machines) Numro (identifiant) 1 2 Identification PC secrtaire PC Raymond
Fichier COMPOSAN (Table des composants) Numro (identifiant) 6 12 14 Composant Matriel Souris Clavier 102T Ecran 17"
Nous pourrons ainsi avoir comme rsultat : identifiant RELATCOM 1 2 4 5 8 9 Identification PC secrtaire PC secrtaire PC Raymond PC secrtaire PC Raymond PC Raymond Composant Matriel Souris Ecran 17" Ecran 17" Clavier 102T Clavier 102T Souris
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chapitre 8
Le requteur Le gestionnaire de Requtes NB : Pour plus de prcisions sur les liens entre les diffrents fichiers du parc, il est intressant de consulter les deux documents Schema.doc et Tables.doc prsents sur le CD-Rom de Gparc, chemin Gp-Man/Modlisation ou sur le site Logimot : http://www.logimot.com/sitefr/gparcdoc.htm, rubrique Modlisation. 8-6-2 Etapes de cration de la requte 1- Onglet Fichiers, choisir le fichier RELATCOM dans la colonne de gauche "Slection du fichier primaire" et cliquer le bouton "Adopter fichier primaire" 2- Retourner l'onglet Fichiers, choisir le fichier COMPOSAN dans la colonne de droite "Slection des fichiers secondaires" et cliquer le bouton " et cliquer le bouton "Ajouter fichier secondaire" 3- La cl de liaison propose est l'identifiant de COMPOSAN, cliquer sur le bouton "Adopter fichier et cl"
4- Puis renouveler l'opration pour le fichier PARC : retourner l'onglet Fichiers, choisir le fichier PARC dans la colonne de droite "Slection des fichiers secondaires" et cliquer le bouton " et cliquer le bouton "Ajouter fichier secondaire" 5- La cl de liaison propose est alors l'identifiant de PARC, cliquer sur le bouton "Adopter fichier et cl" 6- Sur l'onglet Fichiers, modifier si besoin les options de concordance : si le fichier secondaire PARC est dsign comme "Concordant", les composants en stock, n'appartenant aucune machine ne figureront pas dans le rsultat. Par contre avec l'option "Tous" il seront lists, sans machine associe.
Options de concordance
chapitre 8
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7- Sur l'onglet "Champs et slection", exprimer les critres et choisir les colonnes rsultats.
Fichiers de la requte
puis excuter la requte avant de l'enregistrer. 8-6-3 Rsultat de la requte Le rsultat va montrer les colonnes dans l'ordre de l'onglet "Champs et slection", il est possible de modifier leur ordre et leur tri : par exemple dplacer en premier l'identification et la dnomination de la machine, puis le nom du composant et trier sur l'identification de la machine.
chapitre 9
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Les Statistiques
9- Les Statistiques
L'outil "statistiques" de Gparc permet de synthtiser les chiffres significatifs du Parc et d'obtenir sous forme graphique des reprsentations visuelles trs parlantes des diverses rpartitions.
9-1 Le menu "Statistiques"

La fentre d'accueil de Gparc vous propose d'accder aux Statistiques. De cette faon, les statistiques obtenues portent sur la totalit de donnes du fichier choisi. Elles sont galement accessibles partir du rsultat d'une requte afin de les appliquer sur un sous-ensemble ; cette fonction est disponible seulement pour les requtes sur le parc, les interventions, les logiciels ou composants d'une machine.
Accs aux statistiques par le menu "Outils"
Cette icne, prsente dans de nombreuses fentres de Gparc, en particulier au rsultat d'une requte, a le mme effet.
Un choix de quatre onglets vous permet de choisir le type de statistiques dsires L'onglet "Statistiques du Parc" est propos par dfaut (voir 9-2)
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chapitre 9
Les Statistiques
9-2 Statistiques "Parc Machines"

9-2-1 Dclenchement du calcul L'onglet de demande des statistiques "Parc Machine" se prsente ainsi :
1- Vous pouvez dj lire quelques chiffres significatifs
2- Choisissez la rpartition
3- Cliquez ici. C'est tout pour l'instant. Passez la figure suivante
9-2-2 Choix des options Aprs avoir actionn le bouton "Statistiques", vous obtenez : En cliquant sur un autre choix, vous aurez la rpartition correspondante Le bouton "Dtail" vous donnera la Liste des Machines pour la ligne slectionne (ici, les 5 machines du fournisseur "Espace Bureautique") Ce bouton dclenchera la prsentation graphique en fonction du choix
Rpartition du parc par fournisseur car le choix est "Par fournisseur"
Il est possible de copier toutes les lignes du tableau dans le presse-papier
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Les Statistiques 9-2-3 Choix de la reprsentation graphique Le type de graphique dpend du choix. Pour les statistiques de l'onglet "Parc des Machines", les choix de rpartitions possibles sont les suivante : Par Fournisseur Par Type Par Lieu Par Marque Par Processeur Par Organisation Par Socit En second lieu, vous disposez de diffrents types de graphique : courbe, histogramme, secteur, nuage, histogramme 3D et secteur 3D. Le bouton "Graphique" provoque la prsentation graphique
9-2-4 L'affichage graphique des statistiques Par exemple, avec l'option "Secteur" une rpartition du Parc Machines par Organisations :
Un menu contextuel par clic droit permet de dfinir le type de graphique, les polices, le quadrillage, l'enregistrement du graphique sous forme de fichier BMP ou WMF(qui prend beaucoup moins de place) et den demander limpression.
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chapitre 9
Les Statistiques
9-3 Statistiques "Interventions"

L'onglet de demande des statistiques "Interventions" se prsente ainsi :
La rpartition est obtenue en cliquant sur "Statistiques"
L'affichage graphique donnerait ceci :
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Les Statistiques
9-4 Statistiques "Logiciels"

Les statistiques portent sur les logiciels en stock ou affects des machines. L'onglet de demande des statistiques "Logiciels" aprs activation de son bouton "Statistiques", se prsente ainsi :
L'affichage graphique (histogramme) donnerait ceci :
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chapitre 9
Les Statistiques
9-5 Statistiques "Composants"

L'onglet de demande des statistiques "Composants" aprs activation de son bouton "Statistiques", se prsente ainsi :
L'affichage graphique donnerait ceci :
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Les Statistiques
9-6 Statistiques sur les valeurs numriques d'un rsultat de requte

Lorsqu'un rsultat de requte (cf. chap. 8) comporte des colonnes de rsultats numriques, il est possible d'obtenir des statistiques sur ces valeurs (Minimum, Moyenne, Maximum, Somme et Ecart type). Il suffit de cliquer sur l'icne reprsente ci-contre.
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chapitre 9
Les Statistiques
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Fonctions techniques
10- Fonctions techniques

Diverses fonctions de service sont proposes afin de faire de Gparc un outil fiable, mme en cas d'incidents pouvant toujours se produire : destruction de fichiers, panne de disque dur, etc.
10-1 Sauvegarder et Restaurer

Gparc est un produit logiciel, fait la fois de programmes qui vous ont t fournis par votre diteur et de donnes que vous avez saisies. Il peut se produire un accident sur votre machine Gparc, et perdre tout ou partie de ces composants. Si, dans ce cas, vous rinstallez Gparc, vous perdrez vos donnes propres. Pour viter cela, le mieux est de procder des sauvegardes rgulires, auxquelles vous ajouterez des sauvegardes exceptionnelles, par exemple avant d'installer une nouvelle version de Gparc. 10-1-1 Sauvegarde Cette fonction stocke sur disquette, ou sur un emplacement de votre choix, les donnes saisies dans la base de donnes Gparc. Il s'agit des fichiers du dossier Gparc suffixs ".fic" (fichiers) et ".ndx" (index). La Sauvegarde est accessible depuis la fentre d'accueil de Gparc :
Accs la fonction de Sauvegarde par le menu "Outils" Lorsque vous activez la fonction de sauvegarde, un message vous demande de rechercher ou de confirmer votre dossier pour sauvegardes :
En cas de sauvegarde sur A:\ il vous est demand de prparer la disquette sur le lecteur A: Si vous avez demand la sauvegarde dans un dossier n'existant pas, on vous demande s'il doit tre cr. Vous serez averti lorsque la sauvegarde des fichiers sera termine.
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Fonctions techniques 10-1-2 Restauration de l'ensemble des fichiers sauvegards Cette fonction Restaure partir d'une sauvegarde cre par Gparc l'ensemble cohrent des fichiers Gparc. Attention, il s'agit d'un "annule et remplace", qui crase les ventuelles donnes Gparc existantes. La Restauration est accessible depuis la fentre d'accueil de Gparc :
Accs la fonction de Restauration par le menu "Outils"
Lorsque vous activez la fonction de restauration, un premier message sous demande de saisir votre rpertoire de vos sauvegardes ; par dfaut, le rpertoire de votre dernire sauvegarde vous est propos.
puis un message vous alerte contre une utilisation possible de Gparc par d'autres utilisateurs (Gparc install en rseau) :
Ensuite, en cas de sauvegarde sur A:\ Gparc rclame la disquette de sauvegarde lire :
Vous serez de toute faon averti lorsque la restauration des fichiers sera termine.
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Fonctions techniques 10-1-3 Rcupration slective partir d'une sauvegarde Cette fonction permet la rcupration slective d'enregistrements supprims partir d'un fichier de sauvegarde. Elle est accessible depuis le menu Outils, choix Rcupration slective partir d'une sauvegarde.
2- Choisir le fichier des lments rcuprer, puis Charger les lments inxistants dans la base d'origine 3- Choisir les lments rcuprer et Valider la rcupration
1- Rechercher le chemin de la sauvegarde
Attention : si la machine que vous voulez rcuprer avait t supprime avec ses logiciels et ses composants, vous devrez rechercher les lments restaurer dans le fichier Machines, mais aussi les fichiers Logiciels dans machine et Composants dans machine.
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10-2 Rindexer les fichiers

Les donnes saisies dans Gparc sont stockes dans les fichiers du rpertoire Gparc suffixs ".fic". Par exemple, dans "LIEU.fic" pour la table des lieux. Mais les accs tel ou tel enregistrement ncessitent des fichiers complmentaires, les Index. Ce sont les fichiers suffixs ".ndx". Par exemple, "LIEU.ndx" pour les index de "LIEU.fic". En cas de dysfonctionnement de Gparc, on peut supposer qu'il y a discordance entre ces deux groupes de donnes, et la fonction de rindexation reconstruit les index partir des donnes. C'est trs rapide. 10-2-1 Rindexation de tous les fichiers, depuis Gparc La Rindexation est accessible depuis la fentre d'accueil de Gparc fonction :
Accs la rindexation par le menu "Outils"
Lorsque vous lancez une rindexation, une confirmation vous est demande :
Puis un second message apparat :
Un message vous informe de la fin de l'opration.
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Fonctions techniques 10-2-2 Rindexation de tout ou partie des fichiers, depuis Gpoutil.exe Il se peut qu' la suite d'un incident en cours d'utilisation (problme rseau, coupure de courant, ), certains index ne soient plus en phase, en particulier ceux du fichier PARAM interrog ds le lancement de Gparc. Il devient alors impossible de rentrer dans Gparc. La solution est alors de passer par le programme excutable Gpoutil.exe que l'on trouve dans le dossier d'installation de Gparc. La fentre suivante est alors prsente :
Les deux premiers champs indiquant le fichier d'analyse et le dossier des fichiers sont prremplis et normalement n'ont pas tre modifis. Vrifiez tout de mme le rpertoire des donnes, au besoin utiliser le bouton de recherche. En cas de multibase, on ne peut rindexer qu'une base la fois. Ensuite, slectionnez tout ou partie des fichiers et cliquez sur le bouton "Rindexation des fichiers". Aprs confirmation la rindexation commence jusqu' l'obtention du message "Rindexation termine".
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10-3 Actions sur le fichier des Interventions

Cette fonction vous permet de faire "le mnage" des interventions qui ne prsentent plus d'intrt. Par exemple, lies une machine qui n'existe plus ou qui sont de statut "termin", avec une date ancienne. Les Actions sur le ficher des Interventions est accessible depuis la fentre d'accueil de Gparc :
Accs la purge des Intervention s par le menu "Outils"
Ou par cette icne, disponible dans la fentre de gestion des interventions Lorsque vous lancez "Actions sur le fichier des Interventions", deux fonctions vous sont proposes dans la mme fentre : Purger les interventions anciennes. Cette action aura aussi pour effet de supprimer les dtails d'interventions qui ne seraient plus rattachs une intervention (suite des suppressions d'interventions en rafale par exemple), Forcer le statut "Action finie" sur des interventions antrieures une date donne. Date de rupture obligatoire : JJ/MM/AAAA
Excuter : confirmations demandes Choix restrictifs
Accs la table des Mots cls
Le nombre d'interventions traites sera affich aprs excution
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10-4 Contrler l'Intgrit de la base

Cette fonction ressemble un peu la rindexation, puisqu'elle a pour but d'amliorer la qualit des informations contenues dans les diffrents fichiers de la base. Mais le contrle, s'il signale d'ventuelles anomalies, ne prend pas d'action correctrice.
Le Contrle d'Intgrit de la base est accessible depuis la fentre d'accueil de Gparc
Accs au Contrle d'intgrit de la base par l'icne
ou par le menu "Outils"
L'icne est galement prsente dans d'autres fentres de Gparc. 10-4-1 Onglet "Types de contrle" Lorsque vous lancez la fonction de Contrle d'intgrit, divers paramtres vous sont proposs sur l'onglet Types de contrles :
Sur cet exemple : cochage "Numro de srie non renseign sur le parc"
Cochage multiple (mme complet) permis
Puis en cliquant le bouton "Contrle"
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Fonctions techniques Onglet Types de contrles, Remarques : Cochage Calcul des dates de reconduction des contrats + bouton "Contrle" : cette fonction fait une mise jour des dates de dbut et fin de contrat (machines, logiciels et composants de machines) pour les contrats en tacite reconduction qui ont dpass la date de fin. Les nouvelles dates sont recalcule et les lments du contrat sont mise jour. Zone "Exclusion de l'utilisateur de non affectation" : Cette zone sera renseigne si, par l'onglet Interventions du paramtrage, il a t saisi un Utilisateur de non affectation. Cet utilisateur est assimilable une notion de stock pour certaines machines du parc. Il ne sera pas pris en compte dans les contrles portant sur les uilisateurs. Contrle interne : ce cochage permet de remettre automatiquement en phase certains lments des fichiers, par exemple : a) le regroupement des exemplaires d'un mme logiciel (ou composant) en stock et provenant de la mme facture (mme numro de facture, mme date d'achat et mme numro de srie) sous une seule fiche logiciel ou composant. En effet lorsque l'on achte par exemple une certaine quantit de licences d'un mme logiciel, que l'on affecte certains exemplaires au fur et mesure sur des machines puis que l'on en remet certains dans le stock, on se trouve avec plusieurs fiches logiciel dans le stock alors qu' l'origine c'est le mme achat group. Le contrle interne permet donc de regrouper ces fiches sur la premire fiche saisie dans Gparc. Ces fonctions de regroupement sont galement disponibles dans les fentres de gestion des logiciels ou composants dans les machines. b) Suite une importation de donnes : mise blanc des dates invalides, calcul automatique des dates de fin (garantie, contrats...) c) interventions : mise blanc de la date de relance si le statut est "Action finie". d) Les dtails d'intervention qui ne seraient plus rattachs une intervention sont supprims. e) les noms d'intervenant sont majusculiss. 10-4-2 Onglet "Rsultats des contrles" Exemple de rsultat, en cochant "Numro de srie non renseign sur le parc", nous avons obtenu la liste suivante sur l'onglet Rsultat des contrles :
...............
Configuration de l'imprimante
Pour imprimer la liste : prsente d'abord un aperu cran
10-4-3 Bouton "Corrections" Ce bouton permet de corriger certaines anomalies : logiciels et composants sans machines existantes qui peuvent tre affects au stock.
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10-5 Historique de Gparc (prts et suppressions)

Cette fonction est utile pour consulter directement le fichier log consignant l'historique des dernires suppressions de machines ou de prts de machines, condition toutefois que le paramtre "Enregistrer les suppressions dans l'historique" soit positionn. (cf. Annexe 1) : Option d'enregistrement des suppressions dans l'historique.
L'historique de Gparc est accessible depuis la fentre d'accueil de Gparc :
Accs l'historique de Gparc par le menu Outils
La liste des vnements enregistrs dans l'historique est prsente ; on a la possibilit de charger l'historique pour une priode donne, d'aller voir le dtail de l'vnement slectionn, d'imprimer la liste affiche, de supprimer les vnements objets de la slection.
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10-6 Mise zro des fichiers de donnes

10-6-1 Mise zro de tous les fichiers C'est une fonction utile aprs la premire installation de Gparc si l'on veut que la numrotation automatique dmarre 1. Attention : tous les fichiers de donnes en cours seront dtruits, part le fichier des paramtres (fichiers PARAM.FIC et PARAM.NDX). La mise zro de tous les fichiers est accessible depuis la fentre d'accueil de Gparc :
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Fonctions techniques 10-6-2 Mise zro d'un fichier La remise zro d'un fichier permet ensuite de faire une saisie ou un import dans un fichier vide, les identifiants internes seront alors calculs en partant de 1. Attention : le lien entre des lments provenant de fichiers diffrents se fait par l'identifiant interne. => pour des lments dj rfrencs, l'attribution d'un nouveau numro ferait perdre le lien. Il est donc recommand de procder des remises blanc de fichiers seulement au dmarrage de Gparc, avant saisie ou import de machines effectives. Par exemple, si le numro identifiant interne des types de machines devait changer, les machines existantes conserveraient le numro d'origine qui a priori ne correspondra plus au mme libell. Pour mettre zro un seul fichier, on doit passer par la fonction d'importation (Import Gnral) : 1. Menu Outils, choix Importation. 2. Choisir le fichier sur la liste propose : composants, fournisseurs, interventions, lieux, logiciels, marques, oprations, organisations, parc, types, utilisateurs. 3. Se placer sur l'onglet "Dfaire l'importation" :
Onglet "Dfaire l'importation "
Bouton "Remise blanc complte du fichier Gparc en cours de slection", ici LIEU
puis cliquer sur le bouton "Remise blanc complte du fichier Gparc en cours d'importation". Aprs confirmation, on vous indique que le fichier est pralablement sauvegard avec les suffixes .sic et .sdx et que l'on pourra en cas de besoin le renommer en .fic et .ndx.
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10-7 Synchronisation des identifiants avec Iparc

Cette fonction n'est utile que si l'inventaire des vos machines est assur automatiquement par Iparc, puis est import dans Gparc. L'objet de la synchronisation des identifiants avec Iparc a pour but de maintenir, de faon quasiautomatique, la mme valeur entre l'"identifiant pour gestion" Iparc et l'"identifiant" Gparc pour une mme machine, en cas de modification dans Iparc ou dans Gparc. En premier lieu il s'agit d'activer le paramtre de synchronisation des identifiants avec Iparc par le paramtre appropri sur l'onglet "Gnral" du paramtrage (Annexe 1, 2). Pour que la synchronisation puisse fonctionner correctement dans les deux sens, elle doit galement tre active dans Iparc (par le menu "Fichiers", "Configurer les changes avec Gparc. Si ces paramtres ont t activs, le dossier Synchro prsent dans le dossier d'installation de Gparc, recevra les changements d'identifiant effectus : dans un fichier Ipgp.csv pour les modifications faites dans Iparc, dans un fichier Gpip.csv pour les modifications faites dans Gparc. Ne pas modifier ces fichiers manuellement : ils sont grs par les programmes. Si le paramtre est actif dans Gparc, le choix "Synchroniser les identifiants avec Iparc" apparat au menu "Outils". Il suffit de lancer ce choix pour que les ventuels changements dans Iparc soient automatiquement rpercuts dans Gparc. A l'inverse, au lancement de i.Parc, si celui-ci constate que des changements ont t effectus dans Gparc, Iparc propose de modifier en consquence les identifiants pour gestion concerns. Dans ces deux cas le fichier .csv correspondant est copi dans un .bak avant d'tre vid.
10-8 Mise niveau de la structure des fichiers de donnes

Si pour une raison ou une autre, la suite d'une mise jour de Gparc, les donnes n'avaient pas t modifies en fonction de la nouvelle structure attendue, un message apparatrait l'excution. Le dtail du message d'erreur affich l'excution serait alors du type suivant (attention, les valeurs des tailles dans le fichier sont infrieures aux valeurs dans l'analyse) : Erreur la ligne 253 du traitement Initialisation de gparc. Vous avez appel la fonction HCrationSiInexistant. La description du fichier logique <PARC> stocke dans l'analyse est diffrente de celle stocke dans le fichier physique <C:\AGPTEST\PARC>. Impossible d'accder au fichier. La taille de l'enregistrement du fichier <PARC> est diffrente de la taille dcrite dans l'analyse : enregistrement de 3157 octets dans le fichier et 4324 octets dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est diffrent du nombre de rubriques dcrit dans l'analyse. Les valeurs par dfaut de certaines rubriques du fichier <PARC> sont diffrentes de celles dfinies dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est diffrent du nombre de rubriques dcrit dans l'analyse. La taille de la rubrique <NUMSERIE> est diffrente de la taille dfinie dans l'analyse : rubrique de 31 octets dans le fichier et 51 octets dans l'analyse. .........
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Fonctions techniques Solution : Il est toutefois possible de mettre les fichiers de donnes au bon format pour la version 8 de Gparc l'aide de l'excutable GPOUTIL.exe (version minimum 7.3k du 05/07/2004), prsent dans le dossier d'installation :
1- Rechercher le dossier des donnes mettre jour. 2- Slectionner les fichiers
Lancer la mise niveau de la structure des dichiers
chapitre 11
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Importation / Exportation
11- L'importation / l'exportation

Gparc permet l'importation de fichiers texte. Ces fichiers peuvent provenir d'une base de donnes, d'un tableur ou autre logiciel. Les fichiers doivent tre au format texte avec sparateurs de zones, c'est en particulier le cas des fichiers CSV. Ces sparateurs peuvent tre la tabulation (les zones sont spares par le caractre TAB) ou tout autre sparateur, par exemple le point-virgule. Gparc peut galement importer des donnes captures par iParc, logiciel d'inventaire automatique de parc, mais cela peut se faire de faon compltement automatique et transparente pour Gparc. L'exportation de l'inventaire iParc vers Gparc est alors tlguide depuis en utilisant la fonction "Exporter l'Inventaire pour Gparc" du menu Fichier.
11-1 Les diffrents modes d'importation

L'importation est accessible depuis le menu Outils, choix Importation. Deux modes sont proposs : l'Import Gnral et l'Import "structur", l'import iParc tant assimil au mode Import au "format structur". Tout au long du chapitre, des prcisions sont donnes selon qu'il s'agit du Mode Gnral ou du Mode Structur. A priori l'import iParc est de prfrence tlguid depuis iParc ( 11-2).
11-1-1 L'import gnral Ce mode se caractrise par le fait que l'importation est guide par le nombre et l'ordre des colonnes du fichier importer. Sa description devra donc tre paramtre avec prcision avant importation.
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chapitre 11
Importation / Exportation 11-1-2 L'import iParc ou l'import "structur" Ce mode se caractrise par le fait que l'importation est uniquement guide par les libells des en-tte des colonnes du fichier importer. Les colonnes non reconnues sont ignores.
11-2 Spcial Importations de donnes captures par iParc

iParc, logiciel d'inventaire automatique de parc stocke dans ses propres fichiers les informations techniques concernant les machines inventories, ainsi que celles de leurs composants et de leurs logiciels. La plupart de ces informations sont exportables vers Gparc : iParc permet l'exportation de tout ou partie des machines accompagnes ou non de leurs composants et/ou logiciels. Il est galement possible de filtrer les rubriques exporter, si l'on veut garder dans Gparc la matrise de certaines rubriques normalement transmises par iParc. Cette fonction peut tre compltement tlguide depuis iParc, sans qu'il y ait intervenir dans Gparc. Mais il est possible de demander iParc de seulement crer ses fichiers d'exportation, charge de Gparc de les importer. 11-2-1 Premire tape : exporter depuis iParc Dans iParc, utiliser la fonction Exporter l'Inventaire pour Gparc du menu Fichier. Cette fonction crit trois fichiers de donnes, dans un format qui sera reconnu par Gparc. Choisissez de prfrence un chemin partag pour ces fichiers. Pour que l'importation dans Gparc se fasse automatiquement, cocher le choix "Connexion directe Gparc" : vous aurez alors fournir (au moins la premire fois) ou confirmer : Le chemin d'accs de Gparc.exe (forme UNC recommande), La base cible (liste droulante) en cas de Gparc Multibase Vous avez aussi la possibilit de choisir les machines et les rubriques exporter. Ensuite, tout est automatique : iParc appelle directement Gparc en arrire plan, en lui communiquant toutes les informations ncessaires. Pour plus de dtails, consulter le manuel iParc, chapitre 6, 6-5. En rsum, depuis iParc, on peut dcider : D'exporter des machines (toutes ou une liste de machines choisies) avec ou non leurs composants et/ou leurs logiciels, De filtrer ou non les rubriques exporter, D'appliquer des prfrences pour les logiciels afin d'affiner la liste exporter, D'exporter avec connexion directe Gparc : ce moment les donnes exportes alimentent automatiquement Gparc, D'accepter les mises jour ou seulement les ajouts. 11-2-2 Deuxime tape : importer dans Gparc Uniquement si, dans iParc, la case "Connexion directe Gparc" n'a pas t coche, Il faut procder l'import iParc ou Import structur dcrit ci-aprs.
chapitre 11
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Importation / Exportation 11-2-3 Synchronisation des identifiants entre iParc et Gparc Depuis Gparc L'onglet "Gnral" du Paramtrage de Gparc permet d'"Activer la synchronisation des identifiants avec iParc".
Dans ce cas : Gparc crit les changements d'identifiants de machines dans un fichier GpIp.csv cr dans le dossier Synchro de l'installation Gparc afin qu'iParc puisse mettre jour de son ct l'Identifiant pour gestion de la machine correspondante. Gparc proposera de rpercuter les changements d'identifiants pour gestion faits dans iParc - soit au moment de l'export iParc vers Gparc, - soit au lancement de Gparc, - soit manuellement par l'option "Synchroniser les identifiants avec iParc" active dans le menu Outils. Vous devez alors confirmer le traitement dans Gparc.
Depuis iParc Pour que la synchronisation fonctionne dans les deux sens, elle doit galement tre active dans iParc par le biais du choix "Configurer les changes avec Gparc..." du menu Fichiers ; il faudra en particulier indiquer le chemin du dossier Synchro de Gparc. iParc inscrira alors les modifications d'identifiants pour gestion dans un fichier IpGp.csv. Et au lancement de iParc, il sera propos de traiter les ventuels changements d'identifiants inscrits par Gparc dans le fichier GpIp.csv du dossier Synchro. Gestion des fichiers IpGp et GpIp Lorsqu'un des fichiers IpGp ou GpIp .csv a t trait, il est renomm en .bak, et le .csv est supprim.
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chapitre 11
11-3 Spcial Import Structur

Ce mode se caractrise par le fait que l'importation est uniquement guide par les libells des en-tte des colonnes du fichier importer. Les fichiers suivants sont concerns : Machines (PARC), Logiciels affects aux machines (RELATLOG), Composants affects aux machines (RELATCOM), et Interventions (INTERVEN). Il est possible d'importer de cette faon des logiciels et/ou des composants affects des machines. Ce mode d'importation peut galement s'avrer utile pour ceux qui grent leurs interventions partir d'un autre outil. Les fichiers pour importation structure doivent respecter un certain nombre de rgles : le nom des en-ttes de colonnes est impratif. Pour les fichiers PARC, RELATCOM et RELATLOG, toujours renseigner la colonne "Identification" qui permet de faire le lien entre les machines et leurs composants et logiciels : c'est la rubrique Identification de la fiche Machine. Les colonnes ne portant pas les noms qui suivent seront ignores. seuls les champs dcrits dans les tableaux ci-dessous peuvent tre imports en Import Structur. 11-3-1 Description du fichier des Machines, fichier PARC : Nom de la colonne Identif ou Identification Marque Denomin ou Dnomination ou Denomination Type Utilisat ou Utilisateur Fourniss ou Fournisseur NumSerie AdrMac Prix NumFact DateAchat DateMiseService FournisseurGarantie DureeGar ou DureGar TypeGar Lieu Organisation Rubrique dans la Fiche Parc Identification de la machine (unique) Marque Dnomination Type de la machine Utilisateur Fournisseur Numro de Srie Adresse Mac Prix Facture Date d'achat (AAAAMMJJ) Date de mise en service (AAAAMMJJ) Prestataire de garantie Dure de garantie (nombre de mois) Type de garantie Lieu Organisation Autre fichier Gparc impact (rubrique, FICHIER) Marque, MARQUE
Export par iParc
oui oui oui oui oui oui oui oui non non non non Nom, FOURNISS Table Type de garantie Lieu, LIEU Organisation, ORGANISA non non non non non non non Table Mmoire oui
Type, TYPE Nom, UTILISAT Nom, FOURNISS
Localisation Localisation Notes ou Commentaires Notes, onglet Notes ou Commentaire Memoire ou Mmoire (1) Mmoire, onglet Technique
(1)
Mmoire et Disque doivent tre exprims en chiffre uniquement, en MegaOctets, sans mentionner l'unit qui sera ajoute par Gparc. Par exemple : Disque = 128 dans fichier d'importation donnera 128MO dans Gparc et Mmoire = 18700 donnera 18,7Go
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Importation / Exportation Process ou Processeur Disque (1) TypeEcran TailleEcran Reseau ou Rseau Processeur, onglet Technique Disque, onglet Technique et onglet iParc Ecran, onglet Technique Taille d'cran, onglet Technique Reseau, onglet Technique Renseigner par Oui, Non ou rien Type rseau, onglet Technique Vitesse rseau, onglet Technique Type de la Prise de connexion rseau, onglet Technique Adresse rseau, onglet Technique et onglet iParc Nom du poste dans le rseau, onglet Technique Bios, onglet Technique Bus1, onglet Technique Bus2, onglet Technique Bus3, onglet Technique Budget, onglet Budget Numro de dossier, onglet Budget Socit, onglet Divers Mot de passe de la machine, onglet Divers Nom de la passerelle, onglet iParc Domaine rseau, onglet iParc Adresse du Subnet Mask, onglet iParc Nom de l'imprimante par dfaut, onglet iParc Port de l'imprimante par dfaut, onglet iParc Niveau du service Pack, onglet iParc Environnement logiciel, onglet iParc Table Processeur Table Disque Table Type d'cran Table Taille cran oui oui non non oui
Typres ou TypeReseau ou TypeRseau VitesseReseau ou VitesseRseau TypePrise Adrip NomPoste Bios Bus1 Bus2 Bus3 Budget NumDossier Socit ou Societe MotPasse GateName DomRes SubNet DefImpName DefImpPort ServPack EnvMach
Table Type de rseau non Table Vitesse rseau Table Prise rseau non non oui oui oui oui oui oui non non oui non oui oui oui oui oui oui oui
Table Bus machine Table Bus machine Table Bus machine Table Budget Table Socits
11-3-2 Description du fichier des Logiciels affects aux machines, fichier RELATLOG : Nom de la colonne Identif ou Identification Nom Version Marque Environ ou Environnement Rubrique dans la fiche Logiciel d'une machine Parc (identification de la machine du logiciel) Logiciel Version Marque Environnement Autre fichier Gparc Identification, PARC Nom, LOGICIEL Version, LOGICIEL Marque, MARQUE Environnement, LOGICIEL
Export par iParc
oui oui oui oui oui
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Importation / Exportation Fourniss ou Fournisseur Notes ou Commentaires ou Commentaire DateAchat NumFact NumSerie ou NumSrie DateMiseService DureeGar ou DureGar Prix Qantite ou Quantit Socit ou Societe NumContrat TypeLicence ServicePack Fournisseur Notes, onglet Notes Date d'achat du logiciel (AAAAMMJJ) Numro de facture Numro de srie du logiciel Date de mise en service du logiciel (AAAAMMJJ) Dure de garantie (nombre de mois) Prix du logiciel Quantit = nombre d'exemplaires Socit d'appartenance Table Socits (onglet Divers) Numro de contrat de licence du logiciel Type de licence du logiciel Niveau du service pack du logiciel Nom, FOURNISS oui oui non non non non non non non non non non non
11-3-3 Description du fichier des Composants affects aux machines, fichier RELATCOM : Nom de la colonne Identif ou Identification Nom Marque Type Fourniss ou Fournisseur Notes ou Commentaires ou Commentaire DateAchat Rubrique dans la fiche Composant d'une machine Parc (identification de la machine du composant) Composant Marque Type de composant Fournisseur Notes, onglet Notes Autre fichier Gparc
Export par iParc
Identification, PARC oui Composant, COMPOSAN Marque, MARQUE Type, TYPE Nom, FOURNISS oui oui oui oui oui non non non non non non non Table Socits non
Date d'achat du composant (AAAAMMJJ) NumFact Numro de facture NumSerie ou Numro de srie du NumSrie composant DateMiseService Date de mise en service du logiciel (AAAAMMJJ) DureeGar ou DureGar Dure de garantie (nombre de mois) Prix Prix du composant Qantite ou Quantit Quantit = nombre d'exemplaires Socit ou Societe Socit d'appartenance (onglet Divers)
11-3-4 Description du fichier des Interventions, fichier INTERVEN : Nom de la colonne Opration Rubrique dans la fiche Intervention Nom de l'opration Autre fichier Gparc Identification,
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Importation / Exportation OPERATIO Date Heure Temps DateFin CoutHeure CoutIntervention NumParc (2) IdentParc (2) Utilisateur Organisation Intervenant DateEnvoi DateReception Statut Description Commentaire Remarque DateRelance Socit FicExterne Catrorie Priorit Date de l'interventionn, (AAAAMMJJ) Heure de l'intervention (HHJJ) Temps pass en minutes Date de fin de l'intervention (AAAAMMJJ) Cot horaire Cot supplmentaire Numro unique de la machine concerne dans le parc Identifiant unique de la machine concerne dans le parc Utilisateur Organisation Intervenant Date d'envoi de la machine (AAAAMMJJ) Date de rception de la machine (AAAAMMJJ) Statut (Action en cours, Action finie, ...) Description du problme Solution propose et/ou apporte Remarque concernant l'intervention Date de relance (AAAAMMJJ) Socit concerne par l'intervention Chemin du fichier externe associ Catgorie Priorit de l'intervention
Numro, PARC Identification, PARC Identification, UTILISAT Identification, ORGANISA Table Intervenants
Table Statut des Interventions
Table Socits
Table Catgorie intervention Table Priorit intervention
11-4 Description de l'importation de fichiers

Elle est active par le Menu Outils, choix Importation.
(2)
Pour rattacher l'intervention une machine choisir une des deux rubriques NumParc ou IdentParc
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Importation / Exportation La fentre prsente est dcrite au 11-4-2.
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Importation / Exportation 11-4-1 Caractristiques du fichier d'importation Le fichier en import doit tre au format texte, .txt ou .CSV, avec sparateurs de zones. Ces sparateurs peuvent tre la tabulation (les zones sont spares par le caractre TAB) ou tout autre sparateur, par exemple le point-virgule. Les dates doivent tre de la forme AAAAMMJJ. Les prix doivent tre fournis dans la devise de rfrence. Certaines rubriques ont des valeurs particulires : Fichier PARC PARC INTERVEN Nom de rubrique En service Connect rseau Statut Valeur apparente En Service Hors Service Oui Non Action en cours Action finie Non renseign Valeur interne 1 2 O N Action en cours Action finie Non renseign
Pour l'importation en mode structur, les libells d'en-ttes de colonnes est impos, l'onglet "Dictionnaire" permet d'en consulter la liste pour chacun des fichiers. 11-4-2 Choix du fichier de destination Les importations destination du Parc, des Logiciels des machines, des Composants des machines et des Interventions peuvent bnficier de l'Import Structur, plus simple, condition d'avoir nomm leurs colonnes strictement avec les libells attendus (ce qui est naturellement le cas en ce qui concerne les fichiers d'exportation iParc). Voir descriptions 11-3-1, 2, 3 et 4. Pour les autres fichiers, passer ncessairement par l'Import Gnral
Import Gnral
Imports Structurs (iParc ou non)
Vous devez donc en premier lieu choisir le fichier pour import et ventuellement son mode (pour le Parc, les Interventions). Attention si vous devez importer plusieurs fichiers, l'ordre d'importation est important afin que les relations entre fichiers s'tablissent automatiquement : vous devez importer :
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Importation / Exportation d'abord Type, Lieu, Marque, Fournisseur, Organisation, Opration, puis Composant, Logiciel, Utilisateur, puis Parc, ensuite Intervention, et enfin, pour les imports Structurs Logiciels des machines et Composants des machines.
11-4-3 Choix du fichier importer Dsigner le fichier importer dans le cadre correspondant Import Gnral ou Import Structur / Import iParc : Sur la fentre Importation de fichier obtenue, quel que soit l'onglet sur lequel on est plac, on peut choisir le fichier importer, le voir et le modifier le cas chant. Gparc se souvient du dernier fichier import.
Bouton permettant de voir, et ventuellement de modifier le fichier slectionn 11-4-4 L'onglet Explications Cet onglet permet de consulter les explications et les avertissements connatre.
Bouton de recherche dans l'arborescence
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Importation / Exportation 11-4-5 L'onglet Dictionnaire Cet onglet concerne les imports structurs ; il liste, pour chacun des fichiers que l'on peut importer en "import structur", la liste des rubriques avec l'en-tte de colonne reconnu automatiquement.
Onglet Dictionnaire, concerne les imports structurs.
11-4-6 L'onglet Paramtrage Import Gnral
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Importation / Exportation Import structur ou iParc Les choix de paramtrage sont simplifis car Gparc reconnat la structure des donnes iParc :
L'onglet Paramtrage permet de choisir les paramtres gnraux, en cohrence avec le fichier importer : Dans tous les cas : Indiquer le sparateur utilis : soit le caractre de tabulation, soit un autre caractre, le point-virgule par exemple, Fichier PARC. Met jour la machine si existe dj : cette option permet la mise jour de machines dj prsentes dans Gparc. Les machines sont reconnues par leur identification : si une machine existe dj, ses rubriques comportant une valeur dans le fichier d'import seront mises jours, sinon, la machine sera ajoute. Import gnral seulement : Importer ou non le premier enregistrement qui est quelques fois un en-tte, Conversion OEM vers ANSI (dans le cas de fichier provenant d'un logiciel sous DOS, afin de grer les caractres accentus), Ignorer ou non les dates invalides (la date pour Gparc doit avoir le format AAAAMMJJ, par exemple 20031231). Fichier PARC. Mettre jour l'utilisateur pour le lieu de la machine. Fichier PARC. Mettre jour l'utilisateur pour l'organisation de la machine ces deux choix permettent de crer ou mettre jour le lien entre l'utilisateur d'une part et l'organisation et/ou le lieu d'appartenance de la machine d'autre part. Import Structur et iParc : Fichier PARC : interdire ou non l'importation d'enregistrements sans identifiant de reconnaissance. Sans identifiant, Gparc en gnre un qui ne pourrait pas tre reconnu en cas de nouvel import en mise jour pour la mme machine. Fichier PARC. Mettre jour le champ Disque (capacit disque) dans l'onglet Technique. Fichier PARC. Mettre jour l'adresse IP dans l'onglet Technique. En effet si la Capacit Disque et l'Adresse IP sont prsents dans le fichier structur et que l'on a choisi de les importer, ils mis jour d'office dans l'onglet iParc de la fiche machine et l'on peut choisir ou non de les mettre jour dans l'onglet Technique. Dans l'onglet iParc, un message signale s'il existe un cart entre les adresses IP des deux onglets.
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Importation / Exportation 11-4-7 L'onglet Importation Import Gnral Nous dcrivons ci-aprs l'importation de machines (fichier PARC, Import Gnral). L'import des autres fichiers en Import Gnral est comparable. Le but est d'obtenir dans la colonne de droite Champs choisis, la description exacte du fichier d'importation : la liste des rubriques doit reflter exactement le nombre et l'ordre des colonnes du fichier importer. 1- Choisir le fichier en import. 2- Choisir les paramtres gnraux. ( 11-3-6)
3- Dcrire les champs imports : nombre et ordre exact des colonnes 4- Enregistrer les paramtres d'importation
5- Importer le fichier
1. Choisir le fichier d'importation : il est possible de le visualiser et de le modifier par la bouton "Voir/Modifier le fichier" ( 11-4-3). 2. Choisir les paramtres gnraux sur l'onglet spcialis ( 11-4-6) Choisir dans la colonne de gauche les rubriques de la base de donnes du parc importer : les passer dans la colonne de droite afin qu'elles dcrivent exactement le fichier d'import : il est impratif que le nombre et l'ordre exact des champs du fichier d'import soient respects. Note sur les imports d'Interventions : la liaison entre la machine et l'intervention se fait sur le champ Identifiant du fichier Parc, il est appel PARC dans la liste des champs du fichier Intervention. 3. Enregistrer les paramtres et la description d'importation afin de ne pas les perdre. 4. Importer les donnes en cliquant sur le bouton jaune Importer fichier non iParc. Gparc cre un identifiant si vous ne lui en fournissez pas un au moment de l'importation. Celui-ci sera automatique et de la forme IMPAAAAMMJJn, par exemple IMP200306010 Lors de l'importation de machines, les enregistrements des fichiers annexes sont automatiquement crs, par exemple si une marque n'existe pas, Gparc l'insre dans le fichier des marques. Il en est de mme pour les utilisateurs, les organisations, les lieux, les types, etc. ...
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chapitre 11
Import Structur ou
Si vos donnes proviennent d'un inventaire automatique excut par ou si vous utilisez l'Import Structur, l'importation dans Gparc est simplifie au maximum. La reconnaissance des champs importer se fait automatiquement sur le libell des en-ttes de colonnes : la colonne de droite Champs choisis reflte les colonnes du fichier importer dont les en-tte de colonnes ont t reconnus. Les colonnes non reconnues sont ignores. Vous pouvez cependant ajuster la liste de la colonne de droite (Champs choisis) au cas o vous ne voudriez pas rapatrier dans Gparc certaines rubriques du fichier importer. Aprs avoir choisi vos paramtres d'importation ( 11-4-5), il suffit alors de cliquer sur le bouton vert Importation automatique. 11-4-8 L'onglet Compte rendu d'importation Gparc vous donne un compte-rendu de l'importation. Celui-ci peut tre imprim ou export. Concernant le fichier PARC, les machines importes sont repres automatiquement, sur l'onglet Complments, avec la date d'importation, la mention "/MAJ" est ajoute s'il s'agit d'une mise jour. 11-4-9 L'onglet Dfaire l'importation Remise blanc du fichier en cours de slection Pour le fichier PARC, si le rsultat n'est pas conforme ce que vous attendez, un onglet permet de dfaire les importations prcdemment effectues, ventuellement sur le critre de date. Cet onglet permet galement d'effacer tous les fichiers ou le fichier en cours de slection, afin de repartir avec une numrotation automatique partir de 1. Cette fonction est dlicate (suppression du ou des fichier(s) en cours; les liens existant entre fichiers peuvent tre perdus). Voir le chapitre 10, 106 pour plus de dtail.
chapitre 11
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11-5 L'exportation
Il est possible d'exporter tout ou partie du parc. Pour exporter tout le fichier PARC, passer par le menu Outils, choix Exportations. Le gestionnaire de requtes permet des exportations beaucoup plus puissantes de chacun des fichiers. Passer par le gestionnaire de requtes afin de slectionner le fichier et les lments exporter (voir chapitre 8). Puis, sur la liste obtenue, choisir le menu Fichier | Exportation, ou cliquer directement sur l'icne Exportation. Vous pouvez alors lancer l'exportation.
Choisir le chemin de l'excutable du tableur
chapitre 12
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Site Intranet du parc
12- Site Intranet du parc

Par le menu "Outils", l'option "Cration du site Intranet" permet de crer un Intranet Gparc pour interrogation partir d'un espace Intranet de l'entreprise. Gparc construit des pages HTML sur le parc dans un rpertoire ddi. Cette fonction peut intresser en particulier l'quipe de maintenance/hot line du service micro qui peut interroger distance les fiches machines travers l'Intranet de l'entreprise.
12-1 Construction du site Intranet

Elle est active par le Menu Outils, choix "Cration du site Intranet du parc".
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chapitre 12
Site Intranet du parc Les renseignements fournir sont les suivants : Le dossier ddi cet Intranet qui hbergera les pages HTML du site Intranet de Gparc, Le nom de la page HTML "menu", Option "copier les machines de l'utilisateur de non affectation" (utilisateur exprimant la notion de stock), Option "Mettre les statistiques gnrales dans le menu" : la rponse OUI gnre et affiche sur la page menu le comptage des machines, utilisateurs, logiciels, composants et interventions.
La couleur de fond par dfaut de l'intranet est bleu clair. Mais il est possible d'en choisir une autre par le bouton "Choix de la couleur de fond". Cette option est particulirement intressante dans le cas du multibase : chaque base peut avoir sa couleur et sera plus facilement reprable. La construction du site intranet peut prendre plusieurs minutes selon la taille du parc. Elle gnre des pages "statiques" qui ne seront mises jour qu' la prochaine construction. Les pages IntraGP_*.htm existantes sont alors remplaces.
12-2 Intgrer et Voir le site intranet du parc

Vous pouvez voir l'intranet du parc depuis le menu Outils, choix Voir le site Intranet du parc, mais le but est de l'intgrer dans un menu Intranet plus gnral. Dans le source de votre menu gnral, vous devez indiquer les chemin et nom de la page menu de l'intranet Gparc, par exemple :
Page menu de l'Intranet Gparc :
chapitre 12
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Site Intranet du parc Vous pouvez maintenant consulter les listes accessibles depuis le menu. Des liens existent entre les diffrentes tables, ce qui permet de naviguer aisment dans le parc, de voir le dtail de chaque lment et par exemple, partir d'un logiciel, d'obtenir la liste des machines sur lesquelles il est install, etc.
La fonction Rechercher d'Internet Explorer permet tout moment de retrouver un mot dans la page en cours d'affichage :
Note : Demande d'intervention par email. : A partir de la liste des Utilisateurs de l'intranet, un utilisateur a la possibilit d'envoyer un email l'Utilisateur de Rfrence, s'il y en a un de paramtr (menu Paramtrage, onglet Interventions). Le message est pr rempli l'adresse de l'Utilisateur de Rfrence et sign de l'utilisateur demandeur. La saisie de la fiche Intervention reste la charge de l'Utilisateur de Rfrence en charge du Help Desk.
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chapitre 12
Site Intranet du parc
12-3 Construction automatise de l'intranet du parc

Pour mettre jour rgulirement l'intranet du parc, sa reconstruction peut tre automatise par le planificateur de tches Windows. Il suffit de programmer la commande "Gparc32.exe /Intranet" pour que Gparc la dmarre la priode prvue. Il est recommand de construire une premire fois le site en passant par Gparc, afin de renseigner les diffrents paramtres, et en particulier d'indiquer le dossier de rception du site. Les mises jour se feront alors en aveugle. 12-3-1 Cas gnral : une seule base Par le Poste de travail de votre station par exemple, ouvrir le dossier systme "Tches planifies", l'assistant Tche planifie permet : de slectionner Gparc32.exe, sur le serveur le cas chant, l'aide du bouton "Parcourir". En fonctionnement rseau, prfrez le chemin exprim selon la syntaxe UNC partir du voisinage rseau du type \\NomServeur\NomPartage\. puis d'indiquer la priodicit dsire, en cochant Proprits avances, ou par la suite en mise jour, vous devrez complter la ligne "Excuter" de l'onglet Tche par la saisie du caractre blanc suivi de la mention "/INTRANET" (attention : mettre un blanc entre Gparc32.exe et /INTRANET) Onglet "Tche" du planificateur de tches : Chemin complet de l'excutable Gparc32.exe, suivi d'un blanc et de /intranet
Chemin complet du dossier qui contient l'excutable Gparc32.exe
Sur les postes NT, compte relatif l'excution de la tche. Attention : si, l'instant planifi, l'ordinateur tait connect au titre d'un autre utilisateur, la tche ne pourrait s'excuter.
chapitre 12
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Site Intranet du parc Onglet "Planification" du planificateur de tches ; il permet de modifier la priodicit d'excution, par exemple :
12-3-2 Cas d'une gestion multibase Si vous grez plusieurs bases distinctes, pour gnrer automatiquement l'intranet de chacune d'elles, vous devrez crer autant de tches planifies que de bases. Le paramtre "/INTRANET" dcrit au paragraphe prcdent doit tre complt afin que le choix de la base soit "transparent". /INTRANET BASE=dossier de la base Gparc PATH=dossier de l'intranet PAGE=nom de la page menu avec : BASE=dossier de la base Gparc prendre en compte, avec son chemin complet (*) PATH=dossier devant recevoir les pages de cet intranet avec son chemin complet (*) PAGE=nom de la page HTML "menu" dans le dossier indiqu au paramtre PATH (il n'est pas utile de mentionner l'extension .HTM) En fonctionnement rseau, le chemin doit tre exprim selon la syntaxe UNC (Universal Naming Convention) du type \\NomServeur\NomPartage\ Par exemple : \\ntserveur\root\Gparcres\Gparc\Gparc32.exe /intranet BASE=\\ntserveur\root\Gparcres\Gparc PATH=\\ntserveur\root\Gparcres\Gparc\Intranet1 PAGE=GPIntranet Pour distinguer du premier coup d'il une base telle ou telle base, vous pouvez attribuer chacune d'entre elle une couleur de fond diffrente. Il suffit pour cela, au titre d'une base de choisir la couleur de fond : menu Outils, choix "Cration du site intranet du parc" et de choisir une couleur de fond particulire par le bouton "Choisir la couleur de fond". Elle sera prise en compte lors de la prochaine gnration du site, manuelle ou automatique.
(*)
chapitre 13
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Gestion des contrats
13- Gestion des contrats

La gestion des contrats est voque dans les diffrents chapitres concerns, des contrats de maintenance et de locations pouvant s'appliquer des machines mais aussi leurs composants et logiciels. Ce chapitre documente en dtail les lments des diffrents types de contrats ainsi que leur gestion centralise.
13-1 Les Types de contrat

13-1-1 Le contrat de maintenance L'onglet "Contrat de maintenance" dcrit ci-dessous est prsent sur les fiches suivantes : Machine, Composant affect une machine ou en stock, Logiciel affect une machine ou en stock.
Les diffrentes rubriques proposes sont : La date de dbut et la dure en mois, la date de fin est alors calcule automatiquement. Si la date de dbut n'est pas renseigne, le calcul de la date de fin est impossible et apparat 01/01/1900 Si la date du jour est suprieure la date de fin, la date de fin apparat en rouge, Le mainteneur : il provient du fichier des Fournisseurs, Informations sur le pravis, le numro de contrat, La priodicit de facturation, le type de location : pour chacun de ces champs, un menu droulant permet de choisir parmi une table dj tablie, la saisie d'un nouveau type viendra enrichir la table qui peut tre gre par ailleurs (sur la fentre d'accueil, accs par l'icne spciale ou par le menu Fichier, choix Tables). Un bouton permet d'effacer tous les champs. 13-1-2 Le contrat de location L'onglet "Contrat de location" dcrit ci-dessous est prsent sur les fiches suivantes : Machine, Composant affect une machine ou en stock, Logiciel affect une machine ou en stock.
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chapitre 13
Gestion des contrats Les diffrentes rubriques proposes sont : La date de dbut et la dure en mois, la date de fin est alors calcule automatiquement. Si la date du jour est suprieure la date de fin, un avertissement de couleur jaune apparat sur l'cran (voir exemple du contrat de maintenance prsent ci-dessous), Le loueur : il provient du fichier des Fournisseurs, Informations sur le pravis, le numro de contrat, La priodicit de facturation, le type de location : pour chacun de ces champs, un menu droulant permet de choisir parmi une table dj tablie, la saisie d'un nouveau type viendra enrichir la table qui peut tre gre par ailleurs (sur la fentre d'accueil, accs par l'icne spciale ou par le menu Fichier, choix Tables). Un bouton permet d'effacer tous les champs. 13-1-3 contrat (autre) L'onglet "Contrat", comparable aux deux autres, permet de grer un 3e contrat.
13-2 Suivi des contrats

Licne ci-contre est propose dans la fentre daccueil de Gparc ainsi que dans la fentre de "Liste du Parc". Elle offre un accs rapide aux machines, composants ou logiciels pour lesquels il existe un contrat de maintenance (voir 13-1-1), de location (voir 13-1-2) ou "Autre" contrat (voir 13-1-3). La mme fonction est obtenue depuis la fentre daccueil par le menu "Fichiers" choix "Contrats du parc" : La fentre offre une prsentation en deux tableaux. Lancer le chargement des contrats correspondant aux critres de slection
synthse
Critres de positionnement dans la liste
Critres de slection des contrats charger et afficher.
dtail 13-2-1 Slection des contrats visualiser par le types d'lments sur lesquels ils portent (machines, logiciels, composants) et par types de contrats (location, maintenance, autre)
et par leur date d'expiration : on peut saisir une date, le nombre de jours est alors calcul automatiquement, ou inversement saisir un nombre de jours et la date est calcule.
chapitre 13
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Par exemple, si l'on est le 27 janvier 2004 et que l'on saisit 60 comme nombre de jours, on aura rapidement la vision des contrats arrivant chance d'ici le 27 mars. Aprs le cochage ou la saisie des diffrents critres pour slection, cliquer sur le bouton "Charger les contrats". Par dfaut machines, logiciels et composants sont cochs et il n'y a pas de limite de date, tous les contrats seront donc chargs et affichs. 13-2-2 Tableau de synthse des contrats slectionns C'est la partie suprieure de la fentre. Les contrats de location / maintenance slectionns obtenus au chargement sont regroups par prestataire et numro de contrat. Chaque colonne peut faire l'objet d'un tri. Il suffit dun clic sur len-tte dune colonne ("Prestataire", "NContrat", etc.) pour classer la liste en ordre croissant (ou dcroissant, en cliquant une seconde fois) sur la colonne choisie. La saisie du prestataire ou du numro de contrat, ou seulement de leurs premiers caractres, permet de se positionner rapidement dans la liste, la premire ligne correspondante est surligne en vert. Une ligne que l'on a slectionn par double clic est surligne en bleu fonc et fait l'objet du tableau "dtail". 13-2-3 Tableau dtail de la ligne de synthse slectionne Il est prsent sur la partie infrieure de la fentre, chaque ligne porte sur un lment (machines, logiciels, composants) du contrat slectionn.
Voir, Modifier
Accder la fiche machine, composant ou logiciel Slectionnez une ligne et cliquez sur licne ci-contre (ou double-cliquez sur la ligne utile) : Vous accderez directement longlet "contrat de maintenance" ou "contrat de location de la fiche Machine, Composant ou Logiciel. Tri de la liste : il suffit dun clic sur len-tte dune colonne ("Utilisateur", "Prix", etc.) pour classer la liste en ordre croissant (ou dcroissant, en cliquant une seconde fois) sur la colonne choisie.
Trier
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Gestion des contrats 13-2-4 Impressions proposes Imprime le dtail de tous les contrats (Attention, cette impression peut tre importante et longue). Imprime la liste des contrats (synthse affiche). Imprime le dtail du contrat slectionn.
13-3 La fentre d'analyse des contrats - Actions prvoir

Ce bouton, prsent sur la fentre de gestion des contrats, permet d'accder la fentre d'analyse des contrats. Cette fentre permet de dtecter les dates de pravis des contrats en tacite reconduction ou ceux dont la rubrique "Tacite reconduction" n'est pas renseigne ; sont exclus ceux dont la rubrique "Tacite reconduction" est explicitement renseigne "N". Pour dclencher une analyse des fichiers commencer choisir une priode en terme de date ou de nombre de jours partir de la date du jour, choisir galement les types de contrats, puis cliquer sur le bonton "Analyse des contrats".
1 Choisir la priode de dtection des pravis ainsi que les types de contrats 2 Dclencher la recherche
Critres de positionnement dans la liste
Remarques concernant le dtail ou l'analyse des contrats : Les dates de pravis et dates de fin dpasses figurent en rouge. Si le calcul de la date de fin, et par l de la date de pravis, est impossible (date de dbut absente), les dates de pravis et de fin sont mises 01/01/1900 pour attirer l'attention.
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13-4 Le bouton "Synthse des contrats"

Ce bouton, prsent sur la fentre de gestion des contrats, permet d'obtenir une fentre de synthse des contrats du parc (sans le dtail). Elle regroupe, les contrats chargs selon la slection choisie ; sont lists, par contrat, le type de contrat, les dates de dbut et fin, le nombre de machines, etc. Une impression est disponible.
13-5 Le bouton "Modifier en rafale"

Ce bouton, prsent sur la fentre de gestion des contrats, permet de modifier en rafale les lments de la fiche (machine, logiciel ou composant) des lignes affiches du contrat slectionn. Veillez charger les contrats d'un seul type de matriel (Machines, logiciels ou composants)
Par exemple, pour les contrats sur les machines, si on rpond Oui :
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Module d'Inventaire GPINVT
14 - Le Module d'Inventaire GPINVT

Le Module d'Inventaire GPINVT permet de raliser des inventaires l'aide d'un micro portable et d'un lecteur code barre (ou pas) afin de faire des mises jour de machines distantes qui sont gres dans une base Gparc. Seulement certaines informations inventories sont remontes (champs techniques de la fiche machine). Ce module est un module optionnel et payant (contactez votre revendeur). Il ncessite une cl GPCLE.DAT qui permet l'excution. Ce module ncessite une version de Gparc de fvrier 2005 ou plus rcente (8.8.1.p au minimum).
14-1 Le Principe de l'Inventaire

Le principe du Module d'Inventaire consiste faire une installation prliminaire (une seule fois) sur une machine d'inventaire (micro portable par exemple) du module GPINVT.EXE, du fichier cl GPCLE.DAT (qui permet l'excution du module optionnel d'inventaire) et des DLLs ncessaires Gparc (ils se trouvent dans votre dossier d'installation Gparc). Depuis la base centrale de Gparc, il y aura une prparation l'inventaire qui consiste construire des fichiers de donnes extraites de la base (les fiches machines). Ces fichiers doivent tre ensuite installs sur le micro portable. La personne responsable de l'inventaire pourra procder faire la tourne des machines distants et mettre jour chaque fiche machine, une par une, soit par saisie manuelle soit avec un lecteur code-barres. Une fois l'inventaire termin, l'inventaire doit tre import dans Gparc pour mettre jour les machines dans la base centrale.
14-2 L'Inventaire : les tapes suivre

14-2-1 Installation du module GPINVT.exe Installation prliminaire (un seule fois) sur une machine dinventaire (micro portable pour lexemple) du module GPINVT.EXE, du fichier cl GPCLE.DAT (qui permet lexcution du module optionnel dinventaire) et des DLLs ncessaire Gparc (via linstallation qui vous est donne par CD-ROM ou Internet ; ils se trouvent dans votre dossier d'installation Gparc). Une fois le module GPINVT.exe est install, pour refaire l'inventaire, il suffit de rpter les tapes 14-2-2 14-2-7 dcrits ci-dessous. 14-2-2 Suppression des ventuels anciens fichiers d'inventaire Supprimez les ventuels anciens fichiers *.FIC et *.NDX sur le portable dinventaire.
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chapitre 14
Module d'Inventaire GPINVT 14-2-3 Prparation l'inventaire Gparc Sur Gparc de la base centrale, exportez les fichiers dinventaire par loption "OutilsPrparation linventaire Gparc"
Cette prparation construit des fichiers GPTOINVENxx.FIC et .NDX. Il y a aussi un fichier GPTOINVEN.ZIP qui contient une compression ZIP des fichiers GPTOINVENxx.*. Ces fichiers se trouvent dans votre dossier Gparc contenant les fichiers de la base centrale. Sur la machine dinventaire (micro portable), mettez les fichiers GPTOINVENxx.* directement ou via le fichier ZIP : GPTOINVEN.ZIP (en le dzippant ensuite pour rcuprer les GPTOINVENxx.*). 14-2-4 Lancement du module d'inventaire GPINVT.EXE Quand vous lancez le module GPINVT.EXE, l'cran suivant apparat avec la liste des machines :
chapitre 14
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Module d'Inventaire GPINVT 14-2-5 Slection de la machine traiter Slection de la machine traiter Par Double-clic Vous pouvez double-cliquer sur une ligne pour accder la fiche dtail de la machine correspondante. Slection de la machine traiter Par un Critre
Ces rubriques en haut de l'cran permettent une slection rapide. Soit le choix du critre se fait dans la liste de valeurs affiche sur clic de la flche droite de la zone, soit par saisie directe d'une valeur. Case cocher "Filtrage exact" : si elle est vide, la liste des machines sera positionn sur les machines rpondant au critre ; si elle est coche, on obtient la rponse exacte au critre demand. Slection de la machine traiter Par saisie avec lecteur de code barres
Vous pouvez positionner votre curseur (ALT+R) dans la zone "Relev code barre" qui sera remplie par le lecteur code barre. Utilisation de cette zone suppose que vous avez par exemple, sur la machine inventorier, une tiquette comportant un code barre d'identification correspondant soit l'Identifiant soit au Numro de la machine inventorier. Il est possible de saisir plusieurs valeurs la suite, spares par un Retour Chariot (Enter), pour slectionner plusieurs machines. Attention : seuls les lecteurs code barre simulant une saisie clavier avec la touche ENTER sont accepts. Ce lecteur doit donc se brancher sur le port clavier de la machine dinventaire. Les lecteurs code barre de port srie ne sont pas paramtrables dans Gparc et donc pas supports. Lecteur code barre supports : avec prise clavier mini DIN 6.
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chapitre 14
Module d'Inventaire GPINVT Aprs slection, la fiche dtail de la machine inventorier est affiche pour mise jour des informations.
Cliquez sur "OK" pour valider vos modifications. 14-2-6 Exportation de l'Inventaire pour Gparc Une fois linventaire termin, il faut exporter linventaire par le bouton :
Ceci cr des fichiers INVENTOGP*.FIC et .NDX, ou le fichier ZIP : INVENTOGP.ZIP. Il faut mettre ces fichiers dans le rpertoire de la base centrale de Gparc (en direct ou via le ZIP).
chapitre 14
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Module d'Inventaire GPINVT 14-2-7 Importation de l'Inventaire dans Gparc Par le menu "OutilsImportation de linventaire Gparc" vous importez linventaire et les informations saisies ou modifies.
Attention, une option de mise jour sur dates est propose pour viter les conflits de rplication. Analysez bien le compte rendu (rsultat) de limportation en cas derreur. Faites attention ce que personne d'autre soit en train de mettre jour des fiches machines en mme temps dans la base centrale Gparc.
Annexe 1
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Annexe 1- Paramtres de personnalisation
Annexe 1 - Paramtres de personnalisation

Certains fichiers de Gparc peuvent faire l'objet d'une personnalisation, afin par exemple de se conformer au mieux votre propre organisation
1- Accs aux personnalisations

L'accs aux personnalisations est accessible depuis la fentre d'accueil de Gparc :
Accs aux paramtres de personnalisation par le menu "Fichiers"
Accs quivalent par cette icne, propose dans d'autres fentres de Gparc
En activant la fonction de paramtrages personnaliss, une srie d'onglets dtaills dans les pages suivantes est propose :
1. L'onglet "Gnral", propos par dfaut, personnalise votre installation, les en-ttes types pour impression, la socit d'appartenance par dfaut, etc. 2. L'onglet "Scurit" permet de restreindre l'accs Gparc, notamment en mode rseau. 3. L'onglet "Machine" offre surtout des possibilits de personnalisation de rubriques banalises, pour les fiches de Matriel 4. L'onglet "Composant des machines" offre surtout des possibilits de personnalisation de rubriques banalises, pour les fiches de Composants en stock ou affect une machine 5. L'onglet "Logiciel des machines" offre surtout des possibilits de personnalisation de rubriques banalises, pour les fiches de Logiciels en stock ou affect une machine. 6. L'onglet "Planning" dtermine le dclenchement automatique ou non de l'affichage du planning. 7. L'onglet "Interventions" permet de dclencher des Interventions automatiquement, lors de certains vnements. 8. L'onglet "Devises" permet de choisir une devise de rfrences et de faire de convertir les valeurs montaires.. 9. L'onglet "Utilisateurs" permet la personnalisation de rubriques banalises, pour les fiches du fichier des Utilisateurs. 10. L'onglet "Fournisseurs" permet la personnalisation de rubriques banalises, pour les fiches du fichier des Fournisseurs.
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Annexe 1
Annexe 1 : Paramtres de personnalisation 11. L'onglet "Composants gnral" permet la personnalisation de rubriques banalises, pour les fiches du fichier des Composants. 12. L'onglet "Logiciels gnral" permet la personnalisation de rubriques banalises, pour les fiches du fichier des Logiciels. 13. L'onglet "Informations gnrales" permet de stocker des informations non structures diverses et de rattacher trois fichiers externes. Sur tous les onglets :
Ferme aprs validation des saisies
Fermer sans sauvegarde des saisies
2- Onglet "Gnral"
Personnalisation impressions
Afficher l'arborescence du parc au dpart, sur la fentre d'accueil -----------------------------------------------------Dtermine si Gparc affiche d'abord la fentre d'accueil ou directement la liste du Parc -----------------------------------------------------Activer/dsactiver le mini menu par clic droit
Socit d'affectation des machines par dfaut
Format d'affichage par dfaut dans les rsultats de requte
Par dfaut (recommand), monobase, excutables et donnes dans le mme dossier. Donnes dans un autre dossier et MULTIBASE : voir Annexe 3
Si l'on paramtre une socit par dfaut alors qu'il y a un parc existant, pour attribuer cette socit toutes les machines dont la rubrique socit n'est pas renseigne, il faudra passer les contrles internes (Menu Outils, Choix Contrle d'identit de la base, cochage Contrles internes). Le paramtre Activer la synchronisation des identifiants avec Iparc n'est utile que si l'inventaire des vos machines se fait automatiquement par Iparc, puis est import dans Gparc. Il va permettre de synchroniser les identifiants de machines d'un logiciel l'autre en cas de changement. Pour que la synchronisation puisse fonctionner correctement dans les deux sens, elle doit galement tre active dans Iparc (par le menu "Fichiers", "Configurer les changes avec Gparc").
Annexe 1
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Annexe 1- Paramtres de personnalisation Le 10-7 du chapitre 7 documente plus prcisment son fonctionnement Le paramtre Nombre d'lments afficher avant d'envoyer un message de confirmation d'affichage s'applique aux machines, logiciels, composants et interventions : il permet de dterminer le seuil partir duquel Gparc demandera confirmation d'afficher la totalit de la slection demande (par dfaut 500).
3- Onglet "Scurit"
Deux parties : Protection d'accs Gparc et Protection sur l'criture des fichiers. Choix 1 : par dfaut Avec le choix 2, il faut renseigner les deux mots de passe
Activation d'un mot de passe sur les mots de passe des machines (voir notre page suivante).
Le choix 3 est plus complexe : voir page suivante
Pour arrter automatiquement Gparc, saisir une heure, sinon mettre 00:00
Si vous n'utilisez pas Gparc en rseau, le plus simple est de prendre la premire option ou ventuellement la seconde. Dans ce cas, ne perdez pas les mots de passe ! Avec l'option de scurit propose en troisime choix, vous pouvez mettre en uvre une gestion fine des droits d'accs, utile si plusieurs personnes partagent la gestion du Parc. La fentre cidessous est en effet propose :
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Annexe 1
Annexe 1 : Paramtres de personnalisation
Lisez attentivement ces commentaires Pour crer un nouveau profil de droits : bouton "Ajouter"
L'ascenseur horizontal vous permet de saisir les codes d'autorisation (1, 2, 3 ou 9) pour les autres fichiers : Interventions, Lieux, Logiciels, etc.
Pour chaque fichier il est possible de paramtrer un niveau de droit : 1 = Lecture seule, 2 = Ecriture et mise jour, 3 = Ecriture, mise jour et suppression, 9 = Tous les droits (niveau maximum d'autorisation). A noter que l'utilisateur SUPERVIS a tous les droits, en particulier sur le fichier de Paramtrage qui ne peut tre modifi. Aucun = uniquement sur le fichier Query, tout accs aux requtes est interdit, que ce soit en modification ou l'excution. En plus du niveau de droit sur les fichiers, vous pouvez, dfinir un filtre d'accs aux machines sur un Lieu, une Organisation ou une Socit (la Socit figure dans l'onglet Divers d'une machine). Ces lments figurent tout droite du tableau : Si un lieu ou une organisation sont renseigns, l'utilisateur de Gparc verra la liste complte des machines, mais ne pourra accder qu' celles qui rpondent aux critres renseigns. Si une Socit est renseigne, seules les machines de cette socit apparatront sur l'cran de gestion des machines et la modification de la rubrique sera impossible. Si aucune valeur n'est saisie, il n'y a pas de contrle. Ceci permet que certaines personnes ne puissent grer dans Gparc que les machines de leur site ou socit. Attention l'accs "organisation" se fait via l'organisation de l'utilisateur de la machine (qui n'est gnralement pas visible dans la fiche machine). Note : La fiche Machine du parc comporte une rubrique Mot de passe dans lOnglet Divers. Il est normalement visible par tout le monde ; si on veut l'occulter, il faut faire le choix 3 (Contrle par code d'accs utilisateur) : le mot de passe n'apparatra alors que pour les utilisateurs ayant le droit "9". On peut ainsi empcher certains utilisateurs de Gparc de voir les mots de passe des machines.
Annexe 1
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4- Onglet "Machine" Vous pouvez personnaliser jusqu' 22

champs libres : 10 sur l'onglet "Divers" et 12 sur l'onglet "Complments" des machines.
Par exemple, ici, nous prvoyons un champ "Code Immo."
L'onglet "Divers" de la fiche dtaille de Parc proposera "Code Immo." au lieu de "Champ libre 2"
Possibilit d'enregistrer dans l'historique : Suppressions, Changements de lieu, d'utilisateur et d'organisation
Deux autres options concernent les prts et la gestion des slections sur la liste des machines.
Option initiale d'affichage de la fonction Parc
Choix du tri de l'affichage des machines dans l'arborescence
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Annexe 1
5- Onglet "Composant des machines"

Concerne les composants en stock ou affects des machines.
Mmes principes que pour l'onglet "Machine"
6- Onglet "Logiciel"
Mmes principes que pour les onglets "Machine" et "Composant des machines"
Option d'alerte la suppression de logiciel enregistr comme mise jour de licence
Annexe 1
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7- Onglet "Planning"
En cochant ici Et en renseignant ces deux valeurs
Voir aussi chapitre 7 (Planning)
Le planning de l'intervenant sera "pouss" au dmarrage de Gparc sur son poste
Cochage pour demander tre averti si des dtails d'interventions sont affects, en tant qu'Intervenant (Intervenant propos par dfaut), l'utilisateur de Gparc, l'exclusion des interventions ayant le statut "Action finie". Dans ce cas un bouton "Vous avez des interventions affectes" apparat sur la fentre d'accueil et sur la fentre de gestion des tches du planning ; il permet d'accder directement la liste des interventions concernes, sur la fentre de gestion des interventions.
8- Onglet "Interventions"
Si l'un des vnements indiqus se produit (par exemple, Changement d'utilisateur), Gparc pourra proposer automatiquement une Intervention avec l'opration indique (par exemple, ici, une "Changement de micro utilisateur"). La liste des Oprations est affichable par le bouton "Liste des valeurs", pour slection et report. L'icne "gomme" permet d'effacer la zone. L'utilisateur de rfrence servira pour les commentaires imprims sur le bas du rapport d'intervention, cela permet de rcuprer ses numro de tlphone, fax, email, adresse et ses "Notes". Filtrage sur l'intervenant : un intervenant peut filtrer automatiquement ses propres interventions sur la fentre de gestion des interventions. Pour cela il doit paramtrer son identifiant : il doit s'agir du nom d'utilisateur de la machine qui excute Gparc. Filtrage sur le statut des interventions : cela permet, en premier affichage des interventions, de ne lister que les interventions dont le statut a t slectionn, par exemple les interventions "en cours".
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Annexe 1
De plus, dix champs libres sont personnalisable s Prise en main distance (programme excuter)
La fonction de "prise en main distance dune machine se paramtre dans longlet Interventions du paramtrage de Gparc en donnant le nom du programme dclencher avec son paramtre (exemple : pour VNC -> vncviewer.exe connect) et le paramtre passer ce programme pour dclencher la prise en main (adresse IP, nom du poste ou identifiant). Le bouton de prise en main se trouve dans la fiche machine dans longlet "Technique" ou via le menu Outils de laffichage en tableau des machines du parc.
9- Onglet "Devises"
Gparc est multi devises en saisie et affichage, mais les valeurs montaires sont toutes enregistres en une seule devise : c'est la devise de rfrence. La devise propose l'origine comme devise de rfrence est par dfaut l'Euro, elle peut tre modifie avant la saisie de valeurs montaires, ou plus tard, il faudra alors procder une conversion dans la devise de votre choix. Un menu droulant permet de choisir parmi la liste des devises prvues. Une zone, Autre devise, permet d'utiliser une devise non prvue. Il suffit de saisir son nom et son taux de conversion si l'on doit excuter une conversion de la devise de rfrence d'origine vers cette "Autre" devise. Une fonction de conversion permet de changer de devise et rfrence et de convertir toutes les valeurs montaires des fichiers. L'exemple ci-dessous montre la devise de rfrence encore en francs, et les valeurs pour conversion prpares pour le passage l'euro : le taux 6,55957 est bien le taux de l'euro (devise de conversion, 2e valeur mentionne) par rapport au franc (devise de rfrence, 1re valeur mentionne) :1 euro = 6,55957 francs franais.
Annexe 1
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9-1 Changer de devise de rfrence, sans conversion C'est une option qui peut se prendre avant un usage oprationnel de Gparc. Dbloquer les zones de conversion, Choisir la devise de rfrence, Fermer, Fermer Gparc, puis relancer. 9-2 Convertir les valeurs montaires et changer la devise de rfrence Par exemple, passer des francs franais en euros. 1- Faire une sauvegarde du fichier Gparc.ini et de tous les fichiers .FIC et .NDX du dossier des donnes. Ils vous permettront de retrouver l'tat initial en cas de problme. 2- Dbloquer les zones de conversion, 3- Choisir la devise pour conversion, 4- Renseigner le taux de conversion : vrifiez et modifiez le cas chant le taux affich ; c'est le taux de la deuxime devise par rapport la premire. Le bouton "Taux zones Euro" permet de visualiser le taux des monnaies europennes par rapport l'euro : France 6.55957 F Italie 1936.27 ITL Belgique . 40.3399 BEF Luxembourg 40.3399 LUX Allemagne 1.95583 DEM Autriche 13.7603 ATS Espagne .. 166.386 ESP Irlande .. 0.787564 IEP Pays-Bas . 2.20371 NLG Portugal 200.482 PTE En principe, on peut passer d'une devise de la zone euro l'euro, ou inversement de l'euro vers un devise de la zone euro. Pour le franc suisse, le dollar amricain ou le dollar canadien, vous devez prciser son taux par rapport la devise de rfrence. 5- Appuyer sur le bouton "Convertir tous les fichiers en " . Plusieurs messages vous demandent confirmation avant d'excuter les conversions.
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Annexe 1
9-3 Affichage et saisie des valeurs montaires Sur les fentres qui affichent des prix, l'affichage et la saisie se font normalement dans la devise de rfrence. Pour ce qui est de l'euro et des devises de la zone euro, un clic droit dans la zone de la valeur montaire permet de voir les correspondances dans les autres devises, et ventuellement d'en slectionner une, afin de faire la saisie dans cette devise : si Gparc dtecte une possible erreur d'arrondi sur les saisies/affichages dans une autre devise, un caractre "~" est ajout devant le chiffre en question. La valeur enregistre se fait cependant toujours dans la devise de rfrence. Ici, la devise de rfrence est l'euro
Un clic droit sur la zone du prix permet de voir les correspondances dans les autres devises, On peut slectionner une devise pour saisie.
10- Onglet "Utilisateurs", "Fournisseurs", "Composant gnral", "Logiciel gnral"

Ces quatre onglets permettent respectivement de personnaliser les dix champs libres des fichiers Utilisateurs, Fournisseurs, Composants et Logiciels.
Utilisateur de non affectation
L'utilisateur de non affectation reprsente une sorte de stock pour les machines qui lui sont attribues. Cela permet entre autres de l'carter dans les contrles internes : il n'apparatra pas dans la liste des utilisateurs ayant plusieurs fois le mme type de machine (chapitre 10, 4). Il est intressant de lui donner un nom reconnaissable, par exemple NON AFFECTE, FICTIF ou autre. Lorsqu'on lui attribue une machine, un choix de transfert vers le stock ou suppression des logiciels de la machine sera propos (chapitre 2, 2-6)
Annexe 1
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11- Onglet "Informations gnrales"

L'onglet "Informations gnrales" permet de stocker des informations non structures diverses telles que mots de passe administrateur, mots de passe de domaine, des codes d'accs de portes, des procdures gnrales, etc Il permet galement de crer trois hyperliens vers des fichiers externes pour rattacher des documents dinformations ou de descriptions (par exemple un document Word sur les procdures internes, etc.).
12- Configurer l'imprimante

Lorsque vous demandez une impression (voir chapitre 5), l'imprimante choisie par Gparc est votre imprimante "par dfaut". En cliquant sur l'icne ci-contre (depuis de nombreuses fentres de Gparc, notamment la fentre d'accueil ou par le mini-menu obtenu par clic droit), vous pouvez choisir une autre imprimante, et effectuer les choix associs son pilote (driver). Par exemple :
1 : Slectionnez une imprimante 2 : Vous pouvez agir sur les Proprits
3 : Validez
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Annexe 1
13- Le mini-menu
C'est un outil pratique pour accder tout instant divers fonctions de Gparc. Il suffit d'un clic droit depuis n'importe quelle fentre pour disposer du mini-menu. Il permet d'accder : Aux fonctions d'impression A la configuration de l'imprimante A l'aide en ligne et la calculette aux tches et interventions aux diffrentes tables : fournisseurs, composants, logiciels, lieux, utilisateurs, organisations, marques, types et oprations.
Il est possible de le dsactiver : onglet "Gnral" du Paramtrage.
14- La calculette
Si vous avez de petits calculs effectuer, Gparc met votre disposition une calculette. En cliquant sur l'icne ci-contre (depuis de nombreuses fentres de Gparc, notamment la fentre d'accueil ou le mini-menu accessible par clic droit), vous ouvrez la calculette :
A noter : le bouton "Copier" met le rsultat en cours dans le presse papier de Windows (par exemple, coller dans un tableur)
Annexe 2
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Annexe 2 - Installer / Dsinstaller Gparc

Gparc vous est normalement livr sur CD-Rom (version pour premire installation et version pour mise jour). Vous pouvez installer Gparc en mode monoposte ou en rseau.
Aprs l'installation, vous devrez mettre le fichier Gpcle.dat dans le dossier d'installation.
3 En troisime lieu, appliquer la dernire mise jour Systme : Windows 95 et au-del, NT, serveur Novell.
1- Prrequis
Options d'affichage Windows : Rsolution d'cran : 800 x 600 au minimum Petites polices ( vrifier en accdant au Panneau de configuration, Affichage, onglet Configuration)
2- O vont se trouver les fichiers de Gparc ?

Que ce soit en monoposte ou en mode rseau, le dossier Gparc dinstallation contient : le dossier Gparc.wd7 dans lequel gparc.wdd dcrit la structure des fichiers. Le dossier Synchro, utile uniquement dans le cadre d'changes avec Iparc (permet la synchronisation en cas changements d'identifiant de machines). les excutables et dll, les fichiers de donnes (extensions .fic et .ndx), un fichier Gparc.ini comportant des paramtres lis l'installation. le fichier gparc.REP contient les chemins daccs aux fichiers de donnes. Note : Les fichiers de donnes peuvent tre placs dans un autre dossier. Voir ce sujet l'annexe 3 du Manuel Utilisateur (localisation des donnes, option multibase).
3- Premire installation
1) Prvoir l'emplacement du dossier Gparc d'installation, Par dfaut, l'installation vous sera propose sur votre poste, dans C:\Gparc et le dossier sera cr automatiquement. Mais vous pouvez choisir une autre emplacement, localement sur votre poste ou, depuis votre poste, sur un lecteur de votre rseau, le plus simple est de commencer par crer le dossier Gparc l'emplacement choisi.
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Annexe 2
Annexe 2 - Installer / Dsinstaller Gparc Spcial INSTALLATION RESEAU : a) Pour un fonctionnement en rseau, prvoir un dossier partag sur un serveur du rseau, par exemple GparcRes dans lequel vous crerez le dossier cible : Gparc. Sur le Serveur : C:\...\GparcRes\Gparc
ATTENTION : LE DOSSIER Gparc NE DOIT PAS SE TROUVER A LA RACINE D'UN DISQUE DU SERVEUR. Les chemins C:\ ou D:\ (lettre dsignant une racine) ne fonctionneraient pas !
b) Vrifiez, depuis votre station cliente, qu'il y ait un lecteur connect un dossier du rseau en amont du dossier Gparc. Sinon, connectez un nouveau lecteur au dossier parent de Gparc (GparcRes dans l'exemple). c) Depuis votre station cliente, suivre la suite de la procdure. L'installation recommande se droule depuis la station cliente et non directement sur le Serveur. 2) Insrez le CD-Rom dans le lecteur, puis : Par le Poste de Travail ou lExplorateur, dvelopper les dossiers du CD et excuter : X:\Gparc\Gp-inst-v8.8\installe.exe (Avec X : votre lecteur de CD) Vous devez ensuite rpondre aux diffrentes questions avant de terminer linstallation : 3) Accepter le contrat de licence, 4) Choisir le dossier d'installation destin recevoir les programmes et les fichiers de donnes, Par dfaut, il vous est propos : C:\GPARC, Si le dossier Gparc n'existe pas, sa cration automatique est alors propose et il suffit de la confirmer. Pour une installation ailleurs que sur C:\GPARC, que ce soit localement sur votre poste, ou sur un serveur pour un fonctionnement en rseau, le bouton "Parcourir" vous permet de slectionner le dossier existant dans la hirarchie (mais vous pouvez galement saisir le nom d'un dossier avec son chemin complet s'il n'existe pas encore, vous devrez alors confirmer sa cration automatique). 5) Confirmer les options en cours en rpondant "Suivant" ou "Terminer". 6) Copier le fichier Gpcle.dat dans le dossier d'installation : copier le fichier x:\Gparc\Gp-inst-v8.8\Gpcle.dat du CD et le coller dans le dossier d'installation. Il s'agit d'une cl permettant l'utilisation de Gparc en tant que site d'valuation. En cas d'acquisition du logiciel, une cl oprationnelle vous sera fournie. 7) Aprs l'installation, si vous tes en rseau Sur les stations Windows ou NT autorises utiliser Gparc, placez un accs (icne ou raccourci) sur \GPARC\GPARC.EXE, de prfrence partir du voisinage rseau. Sur le serveur, rglez le partage et les droits d'accs aux utilisateurs pour : Les fichiers de donnes(*.FIC et *.NDX) Les excutables (*.EXE).
Annexe 2
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4- Appliquer la dernire mise jour

S'il y a prsence d'un dossier Gparc/Gp-maj-V8.8-dernire, vous pourrez appliquer la dernire mise jour en suivant les indications du fichier Gparc/MajGparc-dernire.txt.
5- Lancement de l'excution
Vous pouvez maintenant crer un raccourci sur gparc.exe du dossier d'installation et lancer lexcution.
6- Scurit sauvegardes
Les fichiers de donnes ont l'extension ".FIC" et les index ont l'extension ".NDX". Il est bien sr conseill de les inclure dans vos procdures de sauvegarde. En outre, Gparc vous permet une sauvegarde la demande, qui effectue une sauvegarde cohrente de l'ensemble des fichiers et index de donnes. (Cf. chap. 10, 10-1 du prsent manuel)
7- Installation d'une mise jour

Les volutions de Gparc ont vu plusieurs tapes importantes, dont voici les plus rcentes : En juin 2003, mise en place d'un nouveau systme de cl de licence, d'o la ncessit de disposer d'un fichier Gpcle.dat. En Octobre 2003, Gparc a migr la version 7.5 de WinDev. Les versions sont dsormais numrotes partir du numro 7.3, la date restant disponible dans l'" A propos ". En juillet 2004, version 8.1 : nombre important de nouveaux champs. En novembre 2004, Versions 8.8.1, Gparc a migr la version 8 de WinDev En consquence, le passage d'une version l'autre doit imprativement respecter certaines antriorits et devra le cas chant se faire en plusieurs tapes. il est donc impratif de vrifier le niveau de votre version actuelle. Une procdure accompagne toujours les lments pour mise jour, qu'ils soient obtenus par tlchargement ou prsents sur un CD-Rom. Il est donc important de les suivre scrupuleusement.
8- Faire le mnage
Si votre version oprationnelle est une version 8.8.1, ou au del, donc fonctionnant avec la version 8 de WinDev avec des dll commenant par WD80, vous pouvez alors supprimer les lments inutiles s'ils sont encore prsents dans votre installation : Le dossier Gparc.wd5 Tous les exe ou dll commenant par WD551 ou WD553 Tous les exe ou dll commenant par WD75 Et, si vous avez eu des versions antrieures au 30/06/2004, Gparc32.exe et Gparc32.wdl
9- Dsinstallation de Gparc
1) Pour dsinstaller Gparc, version 7 et au-del, il suffit d'appliquer la procdure de dsinstallation de Windows sur la ou les machines sur lesquelles il a t install : Bouton "Dmarrer" Choix "Paramtres" Choix "Panneau de configuration" Lancer (double clic) "Ajout / Suppression de programmes" Slectionner dans la liste droulante "Gparc" Bouton "Ajouter/Supprimer", et confirmer votre choix.
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Annexe 2
Annexe 2 - Installer / Dsinstaller Gparc Sur les machines sur lesquelles Gparc n'a pas t install mais a t excut, vous pouvez simplement "nettoyer" la base de registre : Soit appliquer la procdure ci-dessus Soit supprimer (Dmarrer, Excuter Regedit) la cl suivante, si elles est prsente : HKEY_CURRENT_USER\Software\EdSoft 2) Pour dsinstaller une version plus ancienne, antrieure la version 7.3 d'octobre 2003 : Supprimez le dossier \GPARC et son contenu de votre machine (monoposte) ou du serveur et des stations (rseau). En cas d'existence de dossier de donnes spar ou de multibase : supprimer les dossiers de donnes. Sur le serveur et les stations, vrifiez le contenu du dossier "\HSF" : S'il ne contient que des sous-dossiers ou fichiers en "Gparc.xxx", supprimez-le. S'il contient d'autres sous-dossiers ou fichiers, conservez le dossier HSF et ne supprimez que les sous-dossiers ou fichiers en "Gparc.xxx". Le cas chant, sur les stations galement, supprimer Gparc.ini du dossier Windows du disque C:\
10- Mise en phase de la structure des donnes avec la version active, en cas de dcalage (suite une mise jour incomplte)
Si la suite d'une mise jour qui ne se serait pas passe correctement, il y a un dcalage entre la version de Gparc et la structure des donnes, Gparc ne pourra pas s'excuter et fournira un message ds le dmarrage. Le diagnostic pourra se faire en regardant le Dtail de ce message. Pour plus d'information, consultez les FAQ's de Gparc http://www.logimot.com/gpfaq/indexfaq.htm 1 Les excutables ont t mis jour, mais pas les donnes Le dtail du message d'erreur affich l'excution sera alors du type suivant (attention, les valeurs des tailles dans le fichier sont infrieures aux valeurs dans l'analyse) : Erreur la ligne 253 du traitement Initialisation de gparc. Vous avez appel la fonction HCrationSiInexistant. La description du fichier logique <PARC> stocke dans l'analyse est diffrente de celle stocke dans le fichier physique <C:\AGPTEST\PARC>. Impossible d'accder au fichier. La taille de l'enregistrement du fichier <PARC> est diffrente de la taille dcrite dans l'analyse : enregistrement de 3157 octets dans le fichier et 4324 octets dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est diffrent du nombre de rubriques dcrit dans l'analyse. Les valeurs par dfaut de certaines rubriques du fichier <PARC> sont diffrentes de celles dfinies dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est diffrent du nombre de rubriques dcrit dans l'analyse. La taille de la rubrique <NUMSERIE> est diffrente de la taille dfinie dans l'analyse : rubrique de 31 octets dans le fichier et 51 octets dans l'analyse. ......... Solution : Il est toutefois possible de mettre les fichiers de donnes au bon format pour la version 8 de Gparc l'aide de l'excutable GPOUTIL.exe (version minimum 7.3k du 05/07/2004), prsent dans le dossier d'installation :
Annexe 2
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1- Rechercher le dossier des donnes mettre jour. 2- Slectionner les fichiers
Lancer la mise niveau de la structure des fichiers
2 Les donnes ont t mises jour, mais pas les excutables Le dtail du message d'erreur affich l'excution sera alors du type suivant (attention, les valeurs des tailles dans le fichier sont suprieures aux valeurs dans l'analyse) : Erreur la ligne 250 du traitement Initialisation de gparc. Vous avez appel la fonction HCrationSiInexistant. La description du fichier logique <PARC> stocke dans l'analyse est diffrente de celle stocke dans le fichier physique <C:\AGPTEST\PARC>. Impossible d'accder au fichier. La taille de l'enregistrement du fichier <PARC> est diffrente de la taille dcrite dans l'analyse : enregistrement de 4324 octets dans le fichier et 3157 octets dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est diffrent du nombre de rubriques dcrit dans l'analyse. Les valeurs par dfaut de certaines rubriques du fichier <PARC> sont diffrentes de celles dfinies dans l'analyse. Le nombre de rubriques du fichier <PARC> est diffrent du nombre de rubriques dcrit dans l'analyse. La taille de la rubrique <NUMSERIE> est diffrente de la taille dfinie dans l'analyse : rubrique de 51 octets dans le fichier et 31 octets dans l'analyse. La taille de la rubrique <loccomm> est diffrente de la taille dfinie dans l'analyse : rubrique de 257 octets dans le fichier et 81 octets dans l'analyse. ..... Solutions : a) Vous dsirez mettre niveau les excutables : passer alors la mise jour en prcisant bien le dossier de vos excutables mettre jour. Vous dsirez garder le niveau infrieur des excutables (version 7...) : rapatrier les donnes normalement copies, au moment de leur mise jour, dans un dossier "Sauvegarde des donnes de nom-dossier (JJ-MM-AAAA, HH.MM)", cr dans le dossier des donnes.
Annexe 3
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Annexe 3 : Localisation des donnes Option MULTIBASE
Annexe 3 - Localisation des donnes - Option multibase

L'onglet "Gnral" du Paramtrage permet de dfinir l'emplacement des fichiers de donnes de Gparc par rapport aux programmes d'excution (voir Annexe 1, 2, Onglet gnral). 1. Par dfaut, les programmes d'excution de Gparc et les fichiers de donnes sont prsents dans un mme dossier : le dossier d'installation. C'est l'option recommande en fonctionnement monobase, que se soit en rseau ou localement. 2. On peut cependant choisir, moyennant certaines prcautions, de placer les fichiers de donnes dans un autre dossier que celui des excutables 3. Un troisime choix est l'Option MULTIBASE. Dans l'annexe 3, nous allons dtailler les options 2 et 3.
1- Fichier Gparc.ini du dossier d'installation des programmes excutables de Gparc

Le dossier d'installation possde un fichier Gparc.ini. S'il n'existe pas, il sera cr la prochaine excution. La section [REPERT] reflte le choix de localisation des donnes. Par dfaut, le mot-cl START aura la valeur ENCOURS
2- Monobase excutables et donnes dans le mme dossier

C'est le choix par dfaut, il est fortement recommand en monobase. A l'installation il suffit de choisir un dossier d'installation, sur le serveur pour un fonctionnement en rseau ou sur un poste pour un fonctionnement local. Il n'y a alors aucun paramtrage faire concernant la localisation des donnes. Dans le fichier Gparc.ini, la section [REPERT] contient le mot-cl START=ENCOURS
3- Monobase excutables et donnes dans des dossiers diffrents

Si l'on veut dlibrment que les donnes soient dans un autre dossier que celui des programmes : 1- Crer un dossier pour les donnes. Il est fortement conseill qu'il figure sur la mme machine que le dossier d'installation, donc sur le serveur en installation rseau. 2- Par le paramtrage, onglet Gnral, faire le choix "Dans un autre rpertoire" et indiquer le chemin du dossier des donnes, ce qui mettra jour le fichier gparc.ini du dossier des programmes Gparc :
Choix "Dans un autre rpertoire" et saisie du chemin du dossier des donnes
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Annexe 3
Annexe 3 : Localisation des donnes Option MULTIBASE Attention : sur le serveur, le chemin doit tre exprim selon la syntaxe UNC (Universal Naming Convention) du type \\NomServeur\NomPartage\, alors qu'actuellement l'aide la recherche du rpertoire permet de slectionner un chemin partir des lettres identifiant les lecteurs vus par la station en cours (X:\). 3- Il sera toujours possible d'intervenir directement sur la section REPERT de gparc.ini, par exemple : [REPERT] START=\\NomServeur\\GparcDon 4- Couper / Coller TOUS les fichiers d'extension .fic et .ndx, y compris PARAM.fic et PARAM.ndx du dossier d'installation dans le dossier des donnes.
4- Option MULTIBASE
Il est possible de grer des bases de donnes compltement distinctes, chaque base tant limite la capacit choisie. Pour disposer de cette option, vous devez tre en possession ou obtenir une cl d'installation autorisant le Multibase. Les tapes suivre sont les suivantes : 1- Si ce n'est pas encore fait, installer votre cl d'installation autorisant la gestion multibase. C'est un fichier GPCLE.DAT copier dans votre dossier d'installation Gparc. 2- Crer autant de dossiers que de bases grer, le nom de dossier est libre, 3- Par le paramtrage, onglet Gnral, on va alors choisir l'option multi-base et indiquer les diffrents dossiers correspondants ce qui mettra jour le fichier gparc.ini du dossier des programmes Gparc.
Option Multibase et liste des dossiers contenant une base Gparc
Attention : sur le serveur, les chemins doivent tre exprims selon la syntaxe UNC (du type \\NomServeur\).alors qu'actuellement l'aide la recherche du rpertoire permet de slectionner un chemin partir des lettres identifiant les lecteurs vus par la station en cours (X:\).
Annexe 3
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Annexe 3 : Localisation des donnes Option MULTIBASE 4- Il sera toujours possible d'intervenir directement dans gparc.ini sur la section REPERT, par exemple : [REPERT] START=\\NomServeur\\Sige;\\NomServeur\\Ag Lyon;\\NomServeur\\Ag Grenoble 5- Initialiser les diffrentes bases : pour cela, copier partir de vos donnes actives, en principe dans le dossier d'installation, tous les fichiers d'extension .fic et .ndx, y compris Param.fic et .ndx. Vous pourrez par la suite faire une remise zro de la nouvelle base par le menu "Outils", choix "Mise zro des fichiers". Au lancement de Gparc, la premire chose faire sera alors de choisir la base traiter. Ne seront proposs que les dossiers accessibles :
5- Option MULTIBASE Changer de base

Il est possible de changer de base sans sortir de Gparc par une option du menu gnral (Fichier Changer de Base) ou par l'icne en bout de la zone d'affiche du rpertoire (qui apparat dans un contexte multibases).
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Index
Index
3 3D .................................................................... 97 A Accder aux autres donnes........................... 7, 23 Accder aux machines .................................... 5, 7 accueil (fentre) ............................................... 5, 6, 23 Action en cours ................................................ 40 Action finie ....................................................... 40 Actions sur le fichier des interventions ............ 71 adresse IP, adresse rseau............................. 14 affectation la machine virtuelle ..................... 41 affichage graphique des statistiques ............... 97 afficher la fin du parc ....................................... 9 afficher la totalit du parc................................. 9 Aide-mmoire des icnes ................................ 6 amortissement (onglet "Budget") ..................... 16 Analyse des contrats ....................................... 142 Aperu (impression du parc) ........................... 55 aperu avant impression d'une requte .......... 87 Aperu d'impression d'une fiche...................... 57 arborescence des lieux.................................... 33 Arborescence du parc...................................... 7 B base de donnes ............................................. 2 Budget (onglet) ................................................ 16 C Calculette ......................................................... 162 camembert ....................................................... 97 Champs et slection (onglet)........................... 83 champs libres................................................... 155 changement dutilisateur.................................. 18 Changer de base ............................................. 171 choisir le(s) fichier(s) interroger .................... 80 cl de liaison .................................................... 81 code interne ..................................................... 23 code-barres (tiquettes ) ............................... 61 commande (numro de ) ................................. 16 Complments (Longlet ).................................. 17 composant (copier ou transfrer) .................... 43 composant (install dans une machine) .......... 43 Composant (mode dtail) ................................ 28 Composants..................................................... 27 composants (grer).......................................... 41 composants (gestion du stock)........................ 49 Composants (mode liste)................................. 27 Composants (statistiques) ............................... 100 Composants affects aux matriels ................ 42 Compte rendu d'importation ............................ 130 conditions (interrogations par query) ............... 84 configurer l'imprimante .................................... 53, 161 Contrat (Longlet Autre) ................................... 17 contrat de location ........................................... 139 contrat de maintenance ................................... 139 Contrat location (onglet) .................................. 13 Contrats (accder par les) ............................... 11, 140 contrats tacite reconduction, mise jour des dates ...................................................................... 110 contrler l'intgrit de la base.......................... 109 convertir les valeurs montaires...................... 158 Copie (composant) .......................................... 43 Copier ou transfrer un composant ................. 43 copier un logiciel .............................................. 47 Copier une machine......................................... 11 coupure de courant.......................................... 107 courbe .............................................................. 97 Crer une nouvelle machine............................ 11 critre paramtr ............................................. 85 critres de filtrage (interventions) .................... 70 Cumuls machine, nombre et prix des logiciels, composants, interventions ........................... 17 D Date prvue pour une tche ............................ 75 Dfaire l'importation ......................................... 113, 130 dmarrage (activer le tableau des tches) ...... 157 Dsinstallation de Gparc.................................. 165 Dsinstaller Gparc ........................................... 163 Dtail actions de l'intervention (onglet )........... 69 devise de rfrence ......................................... 158 Divers (onglet).................................................. 16 donnes(Localisation des fichiers) .................. 169 droits d'accs ................................................... 153 E Ecarts entre logiciels installs et achets........ 45 changer un logiciel un logiciel........................ 47 Effacer un fichier ou tous les fichiers............... 130 Etat GP240 ...................................................... 45 tat standard prdfini (rsultat de requte) ... 88 tats standards ................................................ 60 tiquettes (diter des) ...................................... 89 tiquettes (imprimer)........................................ 61 Euro ................................................................. 158 vnements (Intervention automatique) .......... 157 exportation ....................................................... 131 Exportation / Importation.................................. 123 Exportation de l'Inventaire pour Gparc ............ 148 Exporter la slection imprimer vers un tableur 55 Exporter les enregistrements slectionns (query) 87 F fentre daccueil............................................... 5 fentre d'accueil............................................... 23 fiche composant............................................... 28 fiche de matriel............................................... 1 fiche d'Intervention........................................... 67 fiche fournisseur .............................................. 26 fiche lieu........................................................... 32 fiche logiciel ..................................................... 30 fiche marque .................................................... 37 fiche organisation............................................. 36
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Index fiche type (de matriel) .................................... 38 Fiche utilisateur................................................ 35 fichier primaire et fichier(s) secondaire(s) ....... 80 fichiers (liens, relations entre les ) ................... 91 Fichiers associs ............................................. 22 fichiers de donnes(Localisation des) ............. 169 filtrage (interventions) ...................................... 70 Filtrage exact ................................................... 10 Filtre de slection (impression du parc) .......... 54 Filtre Socit .................................................... 9 filtrer les rubriques d'export iParc .................... 118 Fonctions techniques (outils)........................... 103 fournisseur ....................................................... 12 Fournisseurs .................................................... 25 Fournisseurs (imprimer une liste des) ............. 59 Fournisseurs (mode liste) ................................ 25 G grer les composants et logiciels .................... 41 Gestion des prts de machines ....................... 18 Gestion des stocks de logiciels et de composants 49 Gestion des tches .......................................... 3 Gparc ............................................................... 1 gparc.ini (fichier) .............................................. 169 GPCLI.exe ....................................................... 72 GPINVT............................................................ 145 Gpoutil.exe....................................................... 107 graphique (affichage des statistiques)............. 97 graphiques ....................................................... 3 graphiques (statistiques) ................................. 95 H Help Desk ........................................................ 3 Help desk Suivre les Interventions ............... 63 hirarchie des lieux.......................................... 32 histogramme .................................................... 97 Historique (prts et suppressions)................... 111 I icnes (fentre daccueil)................................. 6 Identification..................................................... 12 importation ....................................................... 113 importation (informations d') ............................ 16 Importation (onglet Paramtrage).................... 127 Importation (onglet).......................................... 129 Importation / Exportation.................................. 123 importation de fichiers...................................... 123 Importation de l'Inventaire dans Gparc............ 149 Importation iParc.............................................. 118 impression "Parc en liste" (options)................. 54 impression (onglets d'options) ......................... 54 Impression d'tats standards........................... 60 Impression d'tiquettes.................................... 61 Impression du Parc en fiches .......................... 56 Impressions ..................................................... 53 Imprimante (personnaliser).............................. 161 Imprimer en "liste standard"............................. 88 imprimer la liste des utilisateurs ...................... 58 imprimer les colonnes d'une requte............... 87 Imprimer une fiche particulire ........................ 56, 57 imprimer une Liste des Fournisseurs .............. 59 Imprimer une srie de fiches ........................... 56 incident en cours d'utilisation........................... 107 Installer / Dsinstaller Gparc............................ 163 Intgrit de la base (contrler)......................... 109 internes (tables) ............................................... 39 Interrogateur, voir Requteur .......................... 79 Interrogation avec critres de slection (query) 83 intervenant prvu pour une tche.................... 75 intervention (crer une).................................... 66 Intervention (demande par courrier lectronique) 71 Intervention (demande par email).................... 135 Intervention automatique ................................. 157 Interventions .................................................... 63, 66 interventions (Actions sur le fichier des).......... 71 interventions (critres de filtrage) .................... 70 Interventions (puration du fichier) .................. 108 Interventions (Liste des ) ................................. 70 Interventions (statistiques)............................... 98 Interventions (suivre les).................................. 63 Intranet (construction du site) .......................... 133 Intranet du parc reconstruction automatise 136 inventaire automatique excut par i.Parc ...... 130 L lecteurs code barre .......................................... 147 Liaisons de machines entre elles .................... 21 liens entre les fichiers ...................................... 91 lieu ................................................................... 12 Lieu (mode dtail) ............................................ 32 Lieux ................................................................ 31 Lieux (mode liste) ............................................ 31 liste des composants ....................................... 27 liste des fournisseurs ....................................... 25 Liste des Fournisseurs (imprimer) ................... 59 liste des lieux ................................................... 31 liste des logiciels .............................................. 29 liste des machines ........................................... 8 liste des marques............................................. 37 liste des organisations ..................................... 36 liste des rponses (query) ............................... 86 liste des tches ................................................ 76 liste des types .................................................. 38 liste des utilisateurs ......................................... 34 Liste des Utilisateurs (impression)................... 58 liste standard (imprimer en) ............................. 88 location (onglet contrat de) .............................. 13 logiciel (copier, transfrer, changer) .............. 47 Logiciel (mode dtail)....................................... 30 Logiciels ........................................................... 29 logiciels (grer) ................................................ 41 logiciels (gestion du stock)............................... 49 logiciels (mise jour des licences) .................. 46 Logiciels (mode liste) ....................................... 29 Logiciels (statistiques) ..................................... 99 logiciels d'une machine (accder aux) ............ 47 Logiciels installs sur les matriels ................. 44 M Machine (intervention lie la)........................ 63
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Index machine cible ................................................... 48 Machine du Parc (mode dtail)........................ 11 machine virtuelle (stock) .................................. 41 machine virtuelle 0........................................... 41 machines (accder aux) .................................. 5 machines (gestion des prts) .......................... 18 Machines du Parc (mode liste) ........................ 8 maintenance (onglet Contrat de ) .................... 13 marque............................................................. 12 Marque (mode dtail)....................................... 37 Marques ........................................................... 37 Marques (mode liste) ....................................... 37 matriel (fiche de) ............................................ 11 menus (barre des) ........................................... 5 Mettre jour une machine ............................... 11 mettre en stock ................................................ 41 Mini-menu ........................................................ 162 mini-menu (activer/dsactiver) ........................ 152 Mise zro des fichiers ................................... 112 mises jour des licences de logiciels.............. 46 Modlisation des donnes ............................... 80 Modifier "en Rafale" ......................................... 89 Module d'Inventaire GPINVT ........................... 145 montaires (Affichage et saisie des valeurs)... 160 MULTIBASE Changer de base..................... 171 multibase (option) ............................................ 169 multi-critres (slection)................................... 11 N nuage ............................................................... 97 numro de commande..................................... 16 O onglet ............................................................... 13 onglet "Budget" ................................................ 16 onglet "Contrat location" .................................. 13 onglet "Divers" ................................................. 16 onglet "Notes" .................................................. 13 onglet "Technique"........................................... 14 onglets (fiche de parc) ..................................... 13 Opration type (mode dtail) ........................... 65 Oprations ....................................................... 63 Oprations types.............................................. 64 Oprations types (mode liste).......................... 64 Organisation (mode dtail) .............................. 36 Organisations................................................... 36 Organisations (mode liste)............................... 36 outils (fonctions techniques) ............................ 103 P Paramtres (personnalisation) ........................ 151 parc (fiche du).................................................. 1, 11 parc (liste du) ................................................... 2 Parc en fiches (impression) ............................. 56 Parc en liste (impression) ................................ 54 Parc informatique............................................. 1 Parc Machines (statistiques) ........................... 96 Parc, option initiale d'affichage ........................ 155 personnalisation de Gparc............................... 151 personnalisation des champs libres ................ 155 Planning ........................................................... 3, 75 Planning grer les tches prvisionnelles .... 75 Positionnement rapide (liste du Parc).............. 10 Prparation l'inventaire Gparc ...................... 146 prt (retour de) ................................................. 19 prts (historique).............................................. 111 prts de machines (gestion des) ..................... 18 Prise en main distance (programme excuter) 158 Prise en main d'une machine .......................... 14 prix de revient .................................................. 17 problme rseau.............................................. 107 Protection criture............................................ 153 purger les interventions ................................... 108 Q Query Le gestionnaire de Requtes............. 79 Query, voir Requteur ..................................... 79 R Rafale (modification ou suppression en) ......... 89 Recherche monocritre ................................... 10 Rcupration d'lments supprims ............... 105 Rindexation des fichiers................................. 106 rponses (liste des) query ............................... 86 requte (enregistrer) ........................................ 90 requte (imprimer les colonnes d'une) ............ 87 Requte multifichier exemple 91 Requtes enregistres..................................... 90 requtes enregistres (excuter)..................... 90 Requtes, choisir les colonnes visualiser dans le rsultat.......................................................... 83 Requteur Le gestionnaire de Requtes...... 79 rseau (problme) ........................................... 107 Restauration..................................................... 104 retour de prt ................................................... 19 S Sauvegarde...................................................... 103 secteur ............................................................. 97 scurit (accs) ............................................... 153 Slection monocritre ...................................... 10 slection multi-critres ..................................... 11 Site Web du parc reconstruction automatise 136 Socit (Filtre).................................................. 9 socit par dfaut ............................................ 16, 152 statistiques ....................................................... 3 Statistiques ...................................................... 95 Statistiques "Composants" .............................. 100 Statistiques "Interventions" .............................. 98 Statistiques "Logiciels"..................................... 99 Statistiques "Parc Machines"........................... 96 statut d'achvement (intervention)................... 63 statut intervention............................................. 40 stock (machine en) .......................................... 20 Stock disponible............................................... 42, 50 stock ngatif..................................................... 51 stocks............................................................... 41 stocks de logiciels et de composants .............. 49 Suivi (d'une intervention) ................................. 63
page 176
Index suppressions (historique) ................................ 111 Supprimer ou modifier "en Rafale" des enregistrements ........................................... 89 Supprimer une machine................................... 11 synchronisation des identifiants....................... 152 Synchronisation des identifiants avec Iparc .... 114 Synchronisation des identifiants entre iParc et Gparc ..................................................................... 119 T Tables internes ................................................ 39 tableur (Exporter la slection imprimer vers) 55 tableur (Exporter les enregistrements slectionns vers) ............................................................. 87 Tche ............................................................... 75 Tche (description) .......................................... 77 tche cyclique .................................................. 75 tche prvue .................................................... 75 Tches (activer le tableau au dmarrage)....... 157 tches (affichage automatique au lancement) 75 Tches (enregistrer les)................................... 76 tches (liste des).............................................. 76 Tches en retard.............................................. 75 tches prvisionnelles (grer les).................... 75 Technique (onglet)........................................... 14 test d'une valeur (query) .................................. 84 Transfrer (un composant) .............................. 27 transfrer un composant.................................. 43 transfrer un logiciel ........................................ 47 Transfert (composant) ..................................... 43 transfert (d'un logiciel) ..................................... 48 Transformer (composant en machine) ............ 27 tri colonne (liste du parc) ................................. 9 Tri de la liste (impression du parc) .................. 54 tri de l'arborescence......................................... 7 Trier le rsultat d'une requte.......................... 87 type (de machine) ............................................ 12 Type (mode dtail) ........................................... 38 Types (mode liste) ........................................... 38 Types de matriels .......................................... 38 U utilisateur.......................................................... 12 utilisateur (changement d) .............................. 18 Utilisateur (intervention lie un) .................... 63 Utilisateur (mode dtail)................................... 35 Utilisateur concern par une tche.................. 75 utilisateur de "non affectation" (machine affecte ) ...................................................................... 20 utilisateur de non affectation............................ 160 utilisateur de rfrence .................................... 72, 157 Utilisateurs ....................................................... 34 utilisateurs (imprimer une liste des)................. 58 Utilisateurs (mode liste) ................................... 34 V VNC ................................................................. 14, 158 vncviewer ......................................................... 14, 158 Voir (colonne),.................................................. 83 W Web (site) du parc ........................................... 133

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Grer facilement le parc informatique

Gparc fonctionne sous Windows et NT

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1-1 Gparc : grer facilement le parc informatique

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1-2 Une base de donnes simple et efficace

Liste des valeurs par simple clic

Accs la fiche dtaille par double clic

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1-3 Des statistiques graphiques instantanes

Sur une slection de machines : rpartition par marque

1-4 Gestion des tches, Help Desk, Planning

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Accder aux machines du Parc

2- Accder aux machines du Parc

2-1 La fentre daccueil

Ces options du menu "Fichiers" sont dcrites plus en dtail au chapitre 3

Interventions, tches et planning, oprations types : voir chapitre 6

Paramtres de personnalisation de votre Gparc (voir annexe 2)

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Accder aux machines du Parc 2-1-2 Les icnes de la fentre daccueil

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Pour refermer la fentre dArborescence, il suffit de cliquer nouveau sur licne :

Menu obtenu par clic droit

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2-2 Les Machines du Parc (mode liste)

Filtre par Socit

Tri colonnes par clic

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Crer une nouvelle machine

Informations principales de la machine slectionne

Ou bien : double cliquer sur la ligne utile

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2-3 La fentre "Machine du Parc" (mode dtail)

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Accder aux machines du Parc

Ces boutons permettent une slection dans une liste de valeurs

Boutons d'accs au calendrier

Ces onglets permettent d'accder des dtails fins (non obligatoires)

Logiciels et composants : voir chapitre 4 Interventions : voir chapitre 6

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2-4 Les onglets de la fiche de parc

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Accder aux machines du Parc 2-4-4 Longlet "Technique"

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Le menu Outils, choix adresses IP utilises, permet de visualiser cette liste.

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2-5 Gestion des prts de machines

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