EVALUACIN DE LOS PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO P-07-04

EVALUACIN DE LOS PROVEEDORES

1. 2. 3.

OBJETO MBITO DE APLICACIN DESARROLLO 3.1. SISTEMTICA DE EVALUACIN 3.1.1. TIPOS DE PROVEEDORES 3.1.2. CRITERIOS DE EVALUACION 3.1.3. MTODOS DE EVALUACIN 3.2. EVALUACIN INICIAL 3.2.1. PROVEEDORES HABITUALES 3.2.2. PROVEEDORES POTENCIALES
3.2.3. PROVEEDORES
EN PLAZA,

3.2.4. RESULTADOS DE LA EVALUACIN 3.3. SEGUIMIENTO DE LA EVALUACIN DE PROVEEDORES 4. ARCHIVO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. SOPORTE

Este Procedimiento es propiedad de O.C.A, S.A. El receptor del mismo se compromete a no realizar ninguna copia total o parcial y a no distribuirlo a terceros. Al mismo tiempo, acepta el compromiso de devolverlo cuando sea requerido por la Direccin de esta empresa. Fecha de entrada en vigor:4 de mayo de 2006 Realizado: Revisado: Aprobado:

Jos Carlos Arias-Camisn H.

D. PEDRO M MRQUEZ MONTERO

D. JOS RODRIGUEZ LVAREZ

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1.

OBJETO

Este procedimiento tiene por objeto describir la sistemtica establecida por O.C.A., S.A. para llevar a cabo la evaluacin, seguimiento y control de sus proveedores, subcontratistas y trabajadores autnomos. 2. MBITO DE APLICACIN

Los proveedores de materias primas auxiliares y subcontratistas cuyos productos o servicios afecten en la calidad de los productos fabricados por O.C.A., S.A., puedan incidir en las actividades que estn relacionadas con la gestin de aspectos medioambientales significativos de O.C.A., S.A., o puedan incidir en las condiciones de trabajo de los trabajadores del centro de trabajo, previamente definidos o identificadas, respectivamente. 3. DESARROLLO

La evaluacin de proveedores, desde el punto de vista de la calidad, consiste en la comprobacin de que el proveedor es capaz de suministrar los materiales o servicios solicitados conforme a unos requisitos definidos. La evaluacin de proveedores, desde el punto de vista del medio ambiente, consiste en la comprobacin de que tanto las materias adquiridas, como los servicios contratados, as como las operaciones que llevan aparejadas, se realizan de acuerdo al cumplimiento de la legislacin vigente en materia de medio ambiente. Tambin se tendr en consideracin los impactos potenciales significativos que dichas operaciones y prestaciones puedan llevar asociados, especialmente aquellos que puedan afectar directamente a las actividades de O.C.A., S.A. El Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales de O.C.A., S.A. es el mximo responsable de mantener el sistema de evaluacin y seguimiento de los proveedores. Dicha responsabilidad se lleva a cabo, en estrecha colaboracin con el Responsable de Compras, el Responsable de ridos y Parque de Maquinaria y los Jefes de Obra, que tienen contacto directo con los proveedores y los productos suministrados. En lo que respecta a la aprobacin o rechazo de un proveedor, la responsabilidad ltima corresponde al Presidente. 3.1. SISTEMTICA
DE

EVALUACIN

El proceso de evaluacin de proveedores consta de dos fases diferenciadas:

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Evaluacin inicial. Tiene por objeto la aprobacin inicial de un proveedor potencial o la ratificacin de compra de suministros de proveedores habituales. Seguimiento de proveedores. Tiene por objeto la comprobacin de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los materiales y servicios solicitados, as como las consideraciones medioambientales establecidas.

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3.1.1 TIPOS DE PROVEEDORES En cuanto al tipo de evaluacin al que se somete a los proveedores, O.C.A., S.A. los clasifica, por una parte, como: Proveedor en plaza, los que se utilizan por circunstancias de la produccin o ejecucin para una compra puntual. Proveedor habitual, del cual existe un conocimiento previo derivado de un histrico de compras de al menos un ao, por haber estado trabajando con l de forma regular durante el ltimo ao y del que, por tanto, se tienen datos suficientes para realizar una evaluacin a nivel interno. Proveedor nuevo, del cual no existen referencias en cuanto a suministros previos, o aqullos muy recientes, de los que todava no existen datos suficientes para realizar una valoracin. Por otro lado, existe una diferenciacin clara en cuanto al tipo de producto/servicio que suministran, bien sea, materias primas, materiales auxiliares o subcontratistas. Los criterios y mtodos de evaluacin, as como el grado de inspeccin en recepcin, que se aplican a los proveedores y subcontratistas, dependen directamente del tipo de proveedor que se trate. 3.1.2 CRITERIOS DE EVALUACIN

La calidad, entendida como cumplimiento de las especificaciones y adecuacin al uso, de los productos suministrados por los proveedores es el primer y ms importante factor para la evaluacin y seleccin de proveedores. De su valoracin depende, en gran medida, el grado de inspeccin en recepcin al que se sometern dichos productos. La estabilidad y el mantenimiento de ese nivel de calidad en el tiempo tambin han de ser considerados. El nivel de servicio en cuanto a rapidez, eficacia y flexibilidad en las entregas es otro factor importante, que afecta directamente al nivel de satisfaccin de los clientes y que deber influir fundamentalmente en la seleccin de un proveedor. El factor del precio tambin es tenido en cuenta, siempre que un menor coste no conlleve incumplimiento de requisitos que impliquen un descenso de calidad. Otros factores que se tienen en cuenta son la capacidad financiera y tecnolgica del proveedor, la facilidad de comunicacin y cooperacin y la flexibilidad y rapidez para adaptarse a nuestras demandas y requisitos.

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3.1.3 MTODOS DE EVALUACIN O.C.A., S.A. ha definido varios mtodos para la evaluacin de los proveedores a los que afecta este procedimiento. El uso de uno u otro mtodo depende del tipo de proveedor de que se trate y de las circunstancias comerciales especficas con ese proveedor y que sern valoradas por el Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales, o en su caso, por el Presidente para determinadas compras estratgicas. Estos son los mtodos, que pueden usarse por separado, o, en muchos casos, conjuntamente:
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Evaluacin interna: Se evala al proveedor a travs de los datos histricos obtenidos, con la participacin de los diferentes Departamentos que pueden aportar informacin concreta. Es, por tanto, un mtodo muy apropiado para proveedores habituales. Evaluacin de muestras: La evaluacin de las muestras de materiales o productos suministrados es un mtodo siempre eficaz para todo tipo de proveedores, si bien no garantiza la estabilidad de la calidad en el tiempo y, por lo tanto ha de ser revisada peridicamente. Visita o auditora: La visita o auditora a un proveedor proporciona informacin sobre los mtodos de trabajo, la tecnologa y el sistema de calidad del proveedor y, por tanto, es un mtodo al que se puede recurrir como garanta complementaria en proveedores crticos y/o nuevos. Por incidencias en los envos

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3.2

EVALUACIN INICIAL 3.2.1 PROVEEDORES HABITUALES

La capacidad para cumplir con los requisitos definidos por un proveedor habitual ser determinada mediante la evaluacin de los resultados obtenidos en pedidos o servicios anteriores. A fecha de aprobacin de este procedimiento son habituales los proveedores que se les haya realizado ms de tres pedidos sin incidencias Se tendr en cuenta la documentacin y registros disponibles en la empresa, relativos al proveedor, que sern bsicamente:
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Catlogos de productos y servicios. Resultados del producto/servicio. Incidencias detectadas. Albaranes de entrega.

Independientemente de estos criterios, el Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales, en base a la criticidad del producto o servicio, podr decidir complementar la valoracin mediante la realizacin de visitas o auditoras a las instalaciones del proveedor.

3.2.2

PROVEEDORES NUEVOS

Para la evaluacin de los proveedores nuevos se tendrn en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
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Producto certificado. Empresa certificada. Capacidad de produccin. Prestigio en el mercado y/o referencias de clientes. Importancia relativa del suministro. Resultados de visitas a las instalaciones del proveedor. Grado de cumplimiento de la legislacin medioambiental. Existencia de incidentes y sanciones medioambientales. Por realizar tres pedidos sin incidencias

Por otra parte, cuando para un producto se exija un requisito especfico se evaluar si el proveedor cumple con dicho requisito.

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Los proveedores a los que no se les haya solicitado suministro durante dos o ms aos, debern ser evaluados conforme a los criterios expuestos en este apartado, antes de suministrar nuevamente productos o servicios. 3.2.3 PROVEEDOR EN PLAZA: Los proveedores en plaza son aprobados directamente por el Jefe de Obra, por necesidad de compra. Se incluirn en el Listado de Proveedores en Plaza de cada obra para su control.

3.2.4

RESULTADOS DE LA EVALUACIN

Las situaciones que se pueden producir como resultado de la evaluacin lleva a la siguiente clasificacin: Proveedor aceptado: En el caso de ser aceptado, se incluir una marca en el campo Proveedor de CA, MA y PRL del Programa de Gestin de la empresa que indicar que ha sido aceptado y se explicar que criterio se ha seguido para su aceptacin. De ah pasara al Listado de proveedores aceptados, Proveedor provisional: Aquel que est todava en trmite de ser aprobado, esto es, que nos ha servido una o dos veces sin incidencias. Proveedor rechazado: Si el resultado de la evaluacin es de rechazo, es importante la justificacin del motivo de la no aceptacin. El motivo aducido se tendr en cuenta en una futura evaluacin, una vez que el proveedor haya solventado las deficiencias detectadas. Cuando as se determine, se comunicar al proveedor el resultado de la evaluacin y, se enviar un listado de Proveedores Rechazados al Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales, para analizar la conveniencia de informar al mismo de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del producto/servicio. Por otra parte, si fuese imprescindible que un proveedor catalogado como rechazado, continuase suministrando, el Presidente deber emitir un comunicado interno, dirigido al Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales, aprobando dichas compras e indicando el motivo de tal aprobacin. 3.3 SEGUIMIENTO DE LA EVALUACIN DE PROVEEDORES

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El seguimiento de proveedores se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene regularmente la calidad de sus suministros y que cumple con los requisitos medioambientales establecidos. Para ello el Responsable de recepcionar las materias (jefe de obra, encargado de Obra o administrativo), notificar en el Departamento de Compras los problemas habidos con los mismos, quien a su vez reflejar en el campo observaciones del Programa informtico Obras, gestin y contabilidad las incidencias o posibles deficiencias con los mismos. Si el Responsable de recepcionar las materias considera que el incumplimiento del proveedor es grave, esto es, puede afectar o ha afectado de manera muy negativa a la calidad del producto final, al transcurso normal del proceso productivo, o a las consideraciones medioambientales que se deban tener en cuenta, se lo har saber de forma inmediata al Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales, quien junto con el responsable de compras pueden proponer al Presidente el rechazo de este proveedor Si las faltas no son consideradas graves, el encargado de recepcin de materiales transmitir la informacin recogida al administrativo de compras, quien alimentara la base de datos de incidencias de proveedores. Con periodicidad anual se realizar una evaluacin que contemple todas las incidencias producidas durante el ao, de forma que se pueda tener una visin ms amplia del cumplimiento o incumplimiento del proveedor. Se aprovechar para revisar la calificacin de aquellos proveedores cuyos servicios no se hayan utilizado en el ao precedente.

Aprobado: Se han detectado porcentaje de incidencias respecto a pedidos realizados inferior a un 10%. Rechazado: Se han detectado porcentaje de incidencias respecto a pedidos realizados superior a un 25%. La ltima decisin para rechazar a un proveedor ser tomada por el Presidente. Condicionado : Se han detectado porcentaje de incidencias respecto a pedidos realizados entre un 11% y un 24%.

El Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales mantendr puntualmente informado al Presidente de los posibles rechazos que se produzcan en el Listado de proveedores aceptados para que d su visto bueno. En este sentido, si el proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible, por diversos motivos, ser el Presidente quien decida si se le sigue comprando y durante qu perodo. Asimismo, se podr efectuar la recalificacin del proveedor en los siguientes casos:

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Cuando se produzca un cambio significativo en los medios humanos o productivos del mismo, detectado a travs de visitas a las instalaciones del proveedor o subcontratista o por comunicacin suya. Si variase sustancialmente el producto y/o servicio a suministrar. Cuando el proveedor comunique la correccin de los aspectos que motivaron la descalificacin. ARCHIVO

4.

El archivo se mantendr en el programa OBRAS, Gestin y Contabilidad, y el listado de proveedores se mantendr actualizado por el Dpto de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales. 5. RESPONSABILIDADES

Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales Mantener el Sistema de evaluacin y seguimiento de Proveedores. Realizar la evaluacin de los proveedores en colaboracin con los otros Responsables. Recoger los resultados de la evaluacin en la ficha de proveedor. Comunicar a los proveedores las incidencias de calidad de sus suministros. Realizar la reevaluacin de los proveedores. Archivar los listados de proveedores aceptados. Emitir partes de No conformidad de las incidencias detectadas en los suministros efectuados.

Jefes de obra Realizar el seguimiento de suministros Emitir partes de No Conformidad de las incidencias detectadas en los suministros efectuados y entregarlos al Departamento de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales. Aprobar inicialmente a los proveedores Presidente Aprobar compras y subcontratraciones de proveedores calificados como rechazados.

Responsables de Compras y, de ridos y Parque de Maquinaria Colaborar en la evaluacin de proveedores. Solicitar los pedidos nicamente a los proveedores aceptados o provisionales Avisar al Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales de las incidencias detectadas en los suministros. Aprobar inicialmente a los proveedores

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6.

REFERENCIAS Norma UNE-EN ISO 9001:2000 Norma UNE-EN ISO14001:2004 Norma OHSAS 18001 Manual Integrado de Gestin Procedimiento P-07-03 Gestin de Compras

7.

SOPORTE Informatizado Listado de proveedores aceptados Informatizado Listado de seguimiento de proveedores F-07-04-01 Proveedores en plaza

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