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PLANEACIN DEL PROYECTO DE PROGRAMACIN. 1. SITUACIN ACTUAL. Un aspecto fundamental y prioritario para cualquier Empresa e Institucin, es el eficiente manejo y control de la informacin que se procesa, ya que de ella depende el xito o fracaso de los distintos procedimientos administrativos que realizan. La Empresa El Porvenir, actualmente no posee una herramienta eficiente de administracin y control, que le facilite la gestin y le asegure xito e eficiencia en el control Administrativo. Entre las razones por las que se justifica la necesidad de un Sistema Automatizado para la administracin y control de los procedimientos administrativos de la Empresa en estudio se encuentran:

Gran cantidad de informacin por manipular, que no puede ser eficientemente controlada en un paquete de Hojas Tabulares, en un procesador de palabras o mucho menos en archiveros manuales. Los requerimientos de informacin sobre pacientes, es solicitada con poco o ningn tiempo de anticipacin. La necesidad de tomar decisiones rpidamente en base a un flujo de informacin ya consolidado. No se cuenta con una herramienta automatizada para generar reportes eficientes y oportunos. Se ha detectado en algunos afiliados cierta insatisfaccin en los servicios prestados, por fallas eminentemente administrativas y de control. Existe informacin necesaria, que por su complejidad no es posible obtener en forma manual. Es un verdadero problema al momento de cuadrar los movimientos de efectivo de determinado perodo de tiempo con lo que se maneja en papel. La empresa est creciendo a pasos agigantados. ENUNCIADO DEL PROBLEMA.

2.

El ineficiente proceso actual de administracin y control de los diferentes recursos administrativos de la empresa, que retraza la toma decisiones gerenciales. 3. ESTABLECIMIENTO DE UNA ESTRATEGIA DE SOLUCIN.

Desarrollar un sistema de informacin automatizado, que permita tanto facilitar y optimizar el proceso de Ingreso, Administracin y Control de toda la informacin administrativa que se maneja, como minimizar el tiempo y los recursos que se invierten en la administracin y control de la misma; proporcionando la flexibilidad necesaria para su manejo, que se adapte a los cambios que se presenten segn vaya creciendo la empresa.

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METAS QUE SE DEBEN CUMPLIR. Ordenar adecuadamente y en forma automatizada toda la informacin de la Empresa. Proporcionar seguridad en el manejo de la informacin. Realizar automticamente todos los clculos sobre tpicos que lo requieran. Proporcionar los reportes de acuerdo a los formatos predefinidos y en una forma eficiente y oportuna. Proporcionar flexibilidad en la generacin de los informes requeridos. Proporcionar a cada rea administrativa, la solucin automatizada que permita el ingreso, administracin y control de la informacin que ah se procese; en forma tal, que se mantenga la integridad de la informacin a nivel gerencial.

La solucin debe de ser capaz de:

Reducir el esfuerzo humano en la administracin y control de la informacin. Facilitar la obtencin de la informacin especfica requerida tanto en las diferentes reas de la Empresa, como a nivel gerencial; de tal manera que la toma de decisiones sea ms eficiente y oportuna. Mejorar la comprensin e interpretacin de la informacin contenida en los diferentes reportes. Optimizar la consistencia e integridad de la informacin contenida y generada al final de cierto perodo de tiempo. Cambiar de un proceso manual de ingreso, administracin y control del proceso administrativo, a uno automatizado. Proporcionar a la Gerencia General, una herramienta que administre en forma automatizada, todas las reas de la misma, de tal manera que ofrezca internamente una herramienta que facilite la toma de decisiones; y externamente, una satisfaccin por parte de los usuarios.

5.

MODULOS QUE SE PROPORCIONARN.

Considerando la evaluacin actual de la problemtica de la empresa, se puede proporcionar una solucin ptima de anlisis, diseo e instrumentacin de los siguientes mdulos; que en la realidad son y se tratarn como aplicaciones separadas, que brindarn informacin particular a la gerencia general, para la toma de decisiones a ese nivel:
a) Atencin de llamadas ( Call Center). b) Facturacin y Control de Ingreso y Egreso de Efectivo. c) Inventario. d) Ingreso, Administracin y Control de Clientes. e) Gestin Contable. f) Administracin y control de Crditos y Cobros. 2

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g) Ingreso, Administracin y Control del Personal Administrativo. h) Gestin Gerencial.

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AMBIENTE MINIMO DE PROCESAMIENTO. Sistema Operativo Lenguaje de programacin Editores de documentacin : WINDOWS XP PROFESIONAL. : VISUAL BASIC .NET : MS OFFICE 2000 (Word y Excel).

SOFTWARE:

HARDWARE: Computador : Velocidad del Micro Procesador: 1 Ghz o superior. Memoria Disco duro Monitor CD R/W Impresores : Matricial, de 80 a 130 columnas o superior ( Para la generacin de facturas). Tinta, para reportes en color. Lser (opcional), para los reportes finales. 7.

: 256 MB o superior. : 4 GB o superior. : SVGA color con capacidad de resolucin 1024x768. : Para respaldos. (opcional)

CARACTERSTICAS DE LOS USUARIOS. Usuarios Finales Directos Usuarios Finales Indirectos Usuarios Administradores : Empleados de la Empresa. : Clientes de la Empresa. : Personal con responsabilidad Gerencial.

Tipos de usuarios.

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EXPERIENCIA DE LOS USUARIOS. Usuarios Administradores: Suficiente experiencia en el uso de Sistemas de Informacin Gerencial o previamente capacitado. Finales Directos: Que posean conocimientos generales en el uso de computadoras personales y con conocimientos suficientes sobre los procesos administrativos de su rea de trabajo. Finales Indirectos: Que conozcan de la existencia de este tipo de herramientas de administracin y control.

9.

CARACTERSTICAS DEL PRODUCTO. El sistema de desarrollara de una forma definitiva en la versin original, detallando todas sus capacidades desde el primer planeamiento. El sistema quedar abierto para que sea posible el desarrollo e implementacin de versiones mejoradas. El Sistema se desarrollar en base a las prioridades establecidas por la Empresa.

10. CRITERIOS DE ACEPTACIN. El sistema debe prevenir cualquier intento de introducir datos errneos fuera de rango El sistema debe cumplir con los requerimientos solicitados por el usuario, que despus del anlisis se determine como factibles de implementar y que sean considerados para el mismo. El sistema debe de proporcionar facilidad de uso para el usuario final. El sistema debe proporcionar seguridad e integridad desde su entrada hasta la administracin y control de la informacin. La documentacin tcnica (documentacin final), debe ser clara y consistente en su contenido. 11. HERRRAMIENTAS DE DESARROLLO. Para la determinacin de los requerimientos: Observacin. Entrevistas. Revisin de documentos. Diagramas de bloques. Diagramas de flujo de datos. Diccionario de datos.
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Para el anlisis:

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Para el diseo: Diseo Lgico y Conceptual. Diseo Arquitectnico Diseo de la Interfaz

Para la Instrumentacin: Unidades de programas. Modelos de Bases de Datos Relacionales (Diseo Fsico).

12. DOCUMENTOS QUE SE PRESENTARN. Del proyecto: Plan del proyecto. Estndares del proyecto.

Del Anlisis: Documento sobre la determinacin de los requerimientos. Diagramas de flujo de datos. Diccionario de datos.

Del Diseo: Especificaciones del diseo arquitectnico. Especificaciones del diseo detallado.

De la Instrumentacin:

Cuadro de Identificacin de Interfaces. Cuadro de Identificacin de Salidas. Cdigo Fuente (en CD).

Del Software:

Manual Tcnico. Manual de Usuario. Manual de Instalacin

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CD de Instalacin

13. FUENTES DE INFORMACIN. Personal: Gerencia General Personal de las diferentes reas administrativas.

Documentos: Manual de Bien venida Reportes existentes. Controles manuales existentes en las diferentes reas de la clnica.

Lugares y/o entidades:

La Empresa PROGRAMACIN DE TIEMPO Y RECURSOS.

14.

Estimados preliminares de tiempo. Utilizando el cuadro resumen de la investigacin preliminar del tiempo de desarrollo, se determinan el calendario estimado para el desarrollo del producto, considerando el tiempo disponible para el mismo. Tiempo planificado para el desarrollo del proyecto = 18 meses. Cuadro resumen del tiempo estimado de desarrollo. Fase de desarrollo Planeacin y Anlisis Diseo arquitectnico Diseo detallado Codificacin y pruebas unitarias Pruebas de sistema Porcentaje promedio del tiempo total 13% del tiempo de diseo* 6.3 % del tiempo de diseo 12.7% del tiempo de diseo 55% del tiempo de diseo Tiempo estimado de desarrollo 2.34 meses 1.13 meses 2.29 meses 9.9 meses Meses 2 1 2 9 2 16 meses Das 9 4 10 28 9 60 Das

13% del tiempo de diseo 2.34 meses Totales estimados..........................................

* Tiempo de diseo = 18 meses. Considerando como el 100% del tiempo de desarrollo del proyecto, al tiempo planificado para el desarrollo del diseo (incluye la instrumentacin y puesta en marcha de todos los mdulos del sistema). Dieciocho meses, a partir de la aprobacin de este plan.
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Se Anexa Cronograma de Actividades.

Estimados preliminares de recursos. Los recursos mnimos necesarios para la implementacin del proyecto son los siguientes:

Dos computadoras Pentium IV de 2.0 Ghz. o superior, 256 MB de Ram DDR o superior, monitor color SVGA, Disco duro de 40 GB o superior. (Cliente y Servidor) para pruebas y actualizaciones de avances.

Un impresor de 120 columnas, matricial o superior. 10 resmas de papel Bond tamao carta. 500 hojas de papel continuo. 1 resma de papel Bond tamao oficio. 5 cintas para el impresor. 1 caja de CD 80 min (700 MB) R o RW. Material de oficina. Una oficina (espacio fsico) para ubicar el equipo.

Se cuenta con cuatro integrantes en el equipo de desarrollo, por lo que se adoptar la estructura siguiente: El Sr.Gerente general El Jefe del Departamento involucrado. 2 Analistas/programadores.

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15. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO. Para propsitos de coordinacin en la realizacin del proyecto, se conformarn cuatro equipos de trabajo: Equipo de Coordinacin: a. Sr. Gerente General de la Empresa. b. Lic. Juan Prez. c. Tec. Pepito Juarez Responsabilidades: Desarrollar la planeacin del proyecto y realizar la organizacin del trabajo. Establecer los objetivos del proyecto. Establecer las prioridades de trabajo. Verificar el cumplimiento de los programas. Establecer los alcances del proyecto. Desarrollar/Revisar el reglamento de estndares.

Equipo de Apoyo de usuarios: a. Usuarios finales directos. b. Usuarios finales indirectos. Responsabilidades: Apoyar en proporcionar informacin al equipo de desarrollo. Presentar o exponer todas las necesidades o requerimientos. Dar el visto bueno a la interfaz de usuario y presentacin de los datos (formularios de captura y reportes).

Equipo de desarrollo: a. Tcnico Programador Analista 1 b. Tcnico Programador Analista 2 Responsabildades: Realizar el diseo fsico. Llevar a cabo la instrumentacin y documentacin de los procesos de diseo. Presentar a aprobacin los trabajos al equipo de revisin segn calendario.
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Presentar a aprobacin la interfaz de usuario, despliegues y reportes al equipo de usuarios. Apegarse a las normas y estndares especificados en el reglamento. Realizar los manuales y dems documentacin de apoyo del sistema. Realizar, junto con el equipo de revisin las pruebas de mdulos, y de integracin. Realizar la instalacin del sistema. Realizar el adiestramiento al personal de usuarios para el uso del sistema. Permanecer en la fase de pruebas y mantenimiento del sistema.

Equipo de Revisin: a. Sr. Gerente General de Empresa. b. Sra. Gerente Financiero de la Empresa. Responsabilidades: Desarrollar un programa de revisin de avances. Supervisar y aprobar el trabajo del equipo de desarrollo. Monitorear los criterios de aceptacin del proyecto. Mantener un control constante con el equipo de Desarrollo, sobre el avance del proyecto. Verificar el cumplimiento de los estndares. Solicitar con anterioridad los cambios que consideren necesarios en el sistema.

16. LIMITACIONES EN EL DESARROLLO DEL PROYECTO. Es importante tomar en cuenta que la falta de informacin y el agregar ms requerimientos durante el desarrollo de un proyecto de programacin, genera un retrazo en la consecucin del mismo. Esto podra incurrir en costos adicionales. El diseo efectivo, depende de un anlisis efectivo; pero un anlisis efectivo, depende de la calidad de informacin proporcionada por las diferentes reas involucradas (requerimientos de informacin). Muchos procedimientos automatizados, dependen del procedimiento manual; por lo que se debe tener muy en cuenta que Si basura entra al Sistema, basura se obtendr de su procesamiento.