Acuracidade de Saldos ( *) Por Daniel Gasnier Manter corretas as informações sobre saldos em estoque é um dos grandes desafios para

os gestores de materiais, mais ainda quando buscamos trabalhar com níveis enxutos e com elevadas frequências de acessos, isto é, mais e mais recebimentos e apanhes que – naturalmente - aumentam o riscos da imprecisão nos registros das respectivas transações . Fica mais complexo quando consideramos aquilo que é intrínseco ao ser humano: somos falíveis. Em média, uma pessoa comete um erro de digitação a cada 300 caracteres inseridos manualmente em um sistema qualquer. Condições operacionais, documentação divergente, sistemas e políticas também podem embutir falhas que contribuem para incrementar as divergências entre os saldos físicos e lógicos. Muitas destas causas crônicas permanecem escondidas nas atividades rotineiras deteriorando a qualidade das informações e comprometendo a confiabilidade do gestor dos materiais. Portanto, a busca pela precisão das informações não é apenas um capricho, mas uma necessidade vital para todos os envolvidos. Investir tempo e recursos para manter e aprimorar o que denominamos acuracidade das informações traz benefícios efetivos sob os pontos de vista das diversas partes interessadas:

Empresarial: Para acionistas e diretores a informação é o subsídio para a tomada de decisões críticas, de forma que confiabilidade é fundamental. Cabe à alta administração enfatizar a importância da disciplina diária e viabilizar meios para que a organização alcance metas desafiadoras da acuracidade. Para ilustrarmos com um caso real, uma empresa obteve um grande financiamento de agentes governamentais que viabilizou sua estratégia de crescimento graças, entre outros fatores, a expressiva melhoria na sua acuracidade de saldos; Contábil: Para quantificar com precisão a riqueza da empresa, é preciso que os registros de valores, entradas, saídas e saldos sejam lançados e processados corretamente. Desta forma, é usual em muitas empresas, que os saldos sejam sistematicamente auditados por terceiros. Em mais de uma ocasião, por exemplo, constatamos que o software de gestão empresarial da empresa, desenvolvido internamente, continha falhas lógicas de codificação que ocasionavam erros de processamento; Vendas: Até uma atividade simples como aceitar um pedido e determinar um prazo de entrega imaginando dispor dos materiais pode acabar comprometendo a imagem da empresa caso uma simples informação esteja errada. Quando estas ocorrências se tornam repetitivas perdemos clientes e o relacionamento interno também vai se comprometendo; Logístico: O abastecimento contínuo requer informação precisa e atualizada, sem a qual corremos o risco de comprometer o atendimento aos clientes, ou então optamos por comprometer a produtividade para assegurar o reabastecimento elevando os custos logísticos; Operacional: A produtividade da produção depende de máquinas operando continuamente. Quantas vezes sua linha de produção interrompeu a operação por falta de algum insumo ou mesmo pela quebra de alguma peça? Nesta ocasião percebemos o tamanho do custo da falta de acuracidade das informações.

• • •

1. Definições

1.1.

Acuracidade: Acuracidade é um sinônimo para qualidade e confiabilidade da informação. Na gestão de materiais, a acuracidade de saldo é um indicador gerencial, expresso em percentagem, da proporção de informações corretas, isto é, da quantidade física disponível no estoque comparada com a informação do saldo conforme consta no sistema de informações, em um determinado momento.

3 – Exemplo de política de tolerâncias para divergências. Inventário geral: É um processo de contagem física de todos os itens em poder da empresa. a portas fechadas e em uma data pré-fixada.1 – Fórmula da Acuracidade de informações. 1. x 100 1. recursos e exigências existentes. ou – excepcionalmente .0 % ± R$ 200 C ± 3. cada uma mais adequada às diferentes necessidades. Conhecê-las é o primeiro passo para a escolha da mais apropriada. programado de modo que os itens sejam contados a uma freqüência pré-determinada (semanal ou diária). pois a determinação de uma tolerância minimiza a necessidade de reconciliações e ajustes de saldo. da divergência conceituada no item anterior. Divergência = Quantidade medida – Quantidade no sistema x 100 Quantidade no sistema Figura 5.3. usualmente no fechamento contábil do exercício. Pode ser programado periodicamente. expressando-o como uma percentagem.2. Inventário permanente: É um processo periódico de inventário.1. que são dimensionados em função da quantidade e das categorias dos itens envolvidos (ABC ou 2. 2.0 % ± R$ 100 Nota: Valores meramente ilustrativos (devem ser avaliados pelo gestor).3.2 % ± R$ 500 e/ou patrimônio B ± 1. ou recontagem cíclica é uma contagem física contínua dos itens em estoque (variação de inventário permanente). Tolerância: É o grau de aceitação do erro. sem que este desvio seja efetivamente contabilizado como uma diferença para a organização.2.ser requerido em ocasiões extraordinárias. organizadas em ciclos e períodos. . 2. Divergência: Para procurar melhorar a acuracidade de cada SKU é interessante mensurar seu grau do desvio entre o dado físico e o dado lógico. em que todas as SKU são contadas pelo menos uma vez no ano. Tipos de Inventários: Existem diversas alternativas de procedimentos para inventários. Inventário rotativo: O Inventário rotativo.Quantidade de informações corretas Acuracidade = Número de informações verificadas Figura 5.2 – Fórmula da divergência de saldo de uma SKU. Figura 5. 2. Classe Quantidade Valor Auditores A Reflexo no resultado ± 0. isto é. Trata-se da aplicação do bom senso.

2.4. algumas vezes em virtude de alguma característica especial. 2. em um ambiente organizado. dimensionando recursos e duração das atividades. abonando as contagens de posições não acessadas. equipamentos de armazenagem. serve para o reconhecimento parcial da situação mediante inferência de que aquela parte verificada representa o todo. sistema de localização e posição dos pontos de digitação. mas dos respectivos lotes de fabricação.  Elaborar um organograma para o inventário (quem é quem) definindo as respectivas funções durante o inventário. definindo regiões. recurso que alguns sistemas WMS e coletores de dados conectados por radiofreqüência já exploram. 2.   Identificar e providenciar todos os recursos necessários (pessoas. Definir previamente os critérios de tolerâncias e recontagens com os auditores.popularidade). Inventário por lote: Também é possível. Processo de Inventário Geral: Em termos de preparativos. movimentação. necessitou de apenas dois dias para ser concluído sem todo aquele stress anterior. quando identificamos um saldo zerado ou nas troca de número de lotes. como os barbitúricos. Inventário por grupo de itens: Nesta variação se focaliza uma parcela especifica dos itens em estoque. Apenas seis meses depois. recorrendo a recursos de identificação e rastreamento informatizados. aproveitando procedimentos de apanhe ou acesso aos itens. controle. tornando o controle ainda mais robusto.6. áreas segregadas. Também pode ser classificado como inventário gratuito aquelas oportunidades em que utilizamos a ociosidade da mão-de-obra no depósito.7. processamento e suprimentos). um inventário geral muito mais elaborado.8. Daí. CHECK-LIST PARA INVENTÁRIO GERAL ANTES DO INVENTÁRIO (Preparação) Todos os materiais devem estar corretamente identificados e armazenados. 2. . após a sistematização do depósito. que são rigorosamente controlados. Por exemplo. Inventário por posição física: Com o advento da tecnologia de informação se viabiliza mais facilmente a opção da contagem por endereço. visando a identificação e remoção das causas das divergências.    Elaborar um cronograma do processo. valendo-se de uma abordagem estatística. Elaborar layout dos depósitos. incluindo inventário por posição física. etc. 3. 2. para qualquer processo de inventário é importante destacar que o nível de organização é um fator decisivo para a produtividade. os registros das transações dos itens divergentes são reconciliados. Inventário gratuito: Nas organizações onde se pratica inventário rotativo é possível implementar técnicas para incremento da produtividade do processo. coordenação. em freqüências diárias e até horárias.5. Por exemplo. um inventário geral em uma empresa em que trabalhamos exigiu quatro dias envolvendo trinta pessoas alocadas. acompanhar o consumo não apenas dos itens. Inventário por amostra: Principalmente empregada em procedimentos de auditoria. arrumado e limpo.

Figura 5. evitando tê-lo disperso.  Comunicar todos os envolvidos. Evento de encerramento (agradecimentos e comemoração). Elaborar relação de vistos dos contadores. transportes. Procurar reunir os materiais com mesmo código em um único local. expedição e demais setores.  Providenciar meios visuais e apoio técnico para a identificação dos materiais durante o inventário. Dispor coordenadores para resolver dúvidas durante todo o processo. Treinar todos os envolvidos: Como preencher as fichas e escrever números de forma legível. . Elaborar relatório de diferenças apuradas e relatório executivo do processo.  Convocar por escrito todas as pessoas necessárias para dar suporte ao inventário (manutenção . engenharia e compras devem dar definição dos itens “não-conforme” pendentes que ainda não deram entrada no estoque. DURANTE INVENTÁRIO (Execução)  Evento de abertura e sensibilização dos envolvidos.   Circular lista de presença. internos e externos. sobre período de interrupção do atendimento e medidas contingências em casos de urgência. APÓS CONTAGENS (Encerramento) Levantar com pessoal-chave as lições aprendidas do processo. unidades e o que cabe a cada um fazer. unitizando e lacrando estes itens. refeitório. Assegurar que digitadores saibam como lançar corretamente as quantidades apuradas.  Realizar análise de risco procurando identificar os riscos e as medidas preventivas e contingenciais.4 – Providências para processo de Inventário geral. o que observar. manutenção.    Procurar antecipar algumas contagens. etc). Providenciar para que os terminais estejam bloqueados para consultas durante o processo de inventário. Controle da Qualidade. Segregar materiais rejeitados e contá-los separadamente.  Definir como serão providas a alimentação e o transporte dos colaboradores nos horários extraordinários. controle da qualidade.         Recolher materiais do processo dispersos nas linhas de produção. incluindo oportunidade para perguntas e respostas. informando horários e atribuições. Requisitar a devolução ao estoque de todos os materiais que estejam no recebimento.  Providenciar as fichas de contagem (inclusive fichas adicionais) e definir como serão distribuídas. técnicos. engenharia. Preparar relatórios de variações e planilha de controle do progresso do inventário.

To d a s a s á re as d e v e m p r io r iz a r o d e s e m b a r a ç o d e s te s i t e n s . Pode haver um ou mais ciclos dentro de um período de contagem. C=1 [ciclos/período]: B 40 40 40 40 4 0 40 = 2880x1 2880 C 12 0 120 120 Figura 5.6 – Cronograma de contagens 120 120 12 0 1 20 12 0 120 120 1 20 120 4320 120 . Inventário Rotativo: A figura 5. enquanto a figura 5. e como sugere a figura 5.6 apresenta os conceitos de ciclo e período do inventário rotativo F l u x o g r a m a d o In v e n tá r i o R o ta tiv o C oord en ad or I n í c io PREPARAÇÃO: Im p r i m i r f i c h a s e a g ru p a r it e n s F o r m a li z a r " C u tt . S e g u ir p a r a p r ó x im a lo c a li z a ç ã o e P o s ic io n a r S i n a li z a d o r S im R e a liz a 1 º c o n ta g e m P re e n c h e fic h a 1 º c o n ta g e m 1 2 º C o n ta d o r + S u p e r v is o r E m iti r r e la tó ri o s d e c o n ta g e m e v a ria ç ã o F ic h a S e g u i r p a ra p ró x im a lo c a li z a ç ã o R e a liz a 2 º c o n ta g e m P re e n c h e fic h a 2 º c o n ta g e m f ic h a D ig ita d o r 1 E m i tir 2 º r e la tó r i o d e D iv e r g ê n c ia s D i g i ta 3 º fi c h a F ic h a D ig ita 1 º fic h a E m i ti r 1 º re la tó r io d e D i v e r g ê n c ia s D i g i ta 2 º fi c h a S im C oord en ad or e S u p e rv is o r (C) DGG Acom panham p e s s o a l m e n te a 3 º c o n ta g e m d a s d i v e rg e n te s P r e e n c h e fi c h a 3 º c o n ta g e m 3 º ro d a d a c o n c lu íd a ? 1 20 2 R e c o lh e r S i n a li z a d o r e s 3 4 5 6 7 8 9 20 20 20 20 20 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 120 120 120 120 120 120 120 120 120 12 0 120 40 10 N ão A 40 20 20 A n á20i s e d a s l C a u s a s 20d a s d i v e r g ê n c i a 20 s 20 D e fi n i r p r o v id ê n c ia s d11 r e12 u la13r i z a14 ã o15e e g ç P r o c e s s 20 r a j u s t e s a 20 20 A t u a liz a r g r á fi c o e e m iti r r e la tó r io 16 17 20 20 20 20 18 19 20 21 20 20 22 2 3 24 C ontage ns = x6 80 4 80 2 0 20 = 480x2 9 60 F im 20 Figura 5.? propomos A=6. C Q . O período corresponde ao tempo necessário para contarmos todos os itens do estoque pelo menos uma vez. Recomenda-se que a freqüência de contagens dos itens A e/ou mais populares em termos de acessos seja maior.O ff " N ão 1 º ro d a d a c o n c lu íd a ? S im N ão 2 º ro d a d a c o n c lu íd a ? 1 º C o n ta d o r A v is o s : N o ti f i c a r o s it e n s s e l e c i o n a d o s p a r a o R e c e b im e n to . B=2. P r o d u ç ã o e E x p e d iç ã o 8 h a n te s d o " C u tt -o ff" .5 ilustra a seqüência do processo de contagem cíclica.5 – Fluxograma do Inventário Rotativo Plano de Contagens: Programamos o inventário rotativo definindo o período e os ciclos.4.

  Almoxarifes têm que “reaprender” todo ano.3. Inventário geral Inventário rotativo  Esforço concentrado (pico de custo).10. Falha proposital 1. Análise das causas: A seguir. Confusão com unidades de medida 2.8.2.Melhores práticas: Como demonstra o quadro comparativo da figura 5. Furto 2.  Gera impacto na atividade da empresa (almoxarifado de portas fechadas). são diversas as vantagens do inventário rotativo.2. Caligrafia ilegível 1. Falta de conferência 1.6.   Acuracidade não melhora. Contínuo aprimoramento da acuracidade.7.1.5. É possível a continuidade operacional do atendimento (portas abertas).1.6. As causas das divergências não são identificadas.        Causas são identificadas rapidamente (Feedback imediato eleva qualidade). Erro de processamento (aritmética) 2. Erro na documentação 2. Erro na identificação dos itens 2. por desleixo ou dolo) Improvisação (Jeitinhos e atalhos) 1. Sem grandes esforços.8. Falta de treinamento (colaborador não ambientado) 1. Ignorância (falta de consciência) 1.3.5.7.9. 1. Negligência (deixar passar.4. São tomadas ações preventivas.4. Descontentamento do colaborador 1. Figura 5. Ocorre constante incremento da produtividade (todos participam). Falta de Atenção 2. Produtividade da mão-de-obra decrescente (ocorrem erros durante o processo). os custos são distribuídos (gratuitos até). Esquecimento de registrar 1. Os erros são reduzidos. Erro de digitação 2.7 – Contrastes entre inventário geral e rotativo.  Almoxarifes tornam-se especialistas no processo e no ajuste. Erro de leitura 2. . Erro na contagem 2. Pessoas (colaboradores) 1.7. procuramos identificar e categorizar algumas das possíveis causas de divergências para lhe possibilitar uma eventual tabulação e posterior avaliação das prioridades para intervenções de melhorias. Pressa (sobrecarga de atividades) 1. sendo esta uma prática usual entre as empresas bem organizadas.

Entregar produto errado 3. Troca de embalagens 4. Produtos estornados retornam incompletos 5.8. podemos recorrer às seguintes estratégias para identificar causas de divergências: 4. Itens similares ou equivalentes 3. de natureza política ou comportamental.4.5.1. Segmentação: Cada depósito define seu plano de melhorias local. Métodos de análise: cartas de-para. ou dar uma ênfase única no atendimento aos clientes. deteriorização.2. etc) 3. Documentação (O&M) Timing entre entrada física e registro no sistema (defasagem) 4. Perda por processos fisico-quimicos (evaporação. Mudança de versão (engenharia do produto) 3. Outra disfunção decorre do livre trânsito de pessoas estranhas ao depósito ou devido ao acesso sem acompanhamento no almoxarifado nos finais de semana.6. difíceis de serem objetivamente tabuladas.3. Compras de emergência não registradas 4.2. Investir em automação: implantar código de barras. Condição operacional 3.4.2. Integração de dados entre depósitos 5. mas que devem ser conhecidas.2. Em casos extremos. Erro de transferências (quantidades ou códigos divergentes) 4. Erros devido a falta de robustez do banco de dados Existem causas ainda mais complexas. Algumas pessoas chegam mesmo a entregar os pontos. . Erro na estrutura do produto 5. pareto. Transações documentais pendentes 5. Emitir documento sem código ou com código de outro produto 4. Em algumas empresas a administração pode considerar a acuracidade uma questão secundária.6. Erro pela localização (armazenamento disperso) 3.1. Recebimento indevido 3. recursos de consistências. Mapeamento dos fluxos: Prospecção de riscos entre origens e destinos. • • • • • • • • • • Inventários diários: Visam aumentar a freqüência do “feedback”.4. Spot check: Acompanhamento ou rastreamento de itens específicos ou amostras sob holofotes. Erros durante a conversão do sistema 5. Inspeção forçada: Porteiro permanente em check-points estratégicos.1.3. Erro de comunicação por solicitação verbal 4. Registro de notas fiscais de itens importados 4. quando a credibilidade do sistema esta muito comprometida e os esforços para corrigir são mal sucedidos. Brainstorming: Envolver pessoas com participação e criatividade. Soluções de fora: Consultar literatura. Sistema Informatizado 5. Transformação (composição ou fragmentação) não documentada 4.5.7.3. participar de seminários e benchmarks. Depósitos lógicos: Estabelecer fronteiras entre as movimentações. 5 porques. estratificação.5.9.

Nestes casos. rumo aos 100%? Vejamos o caso abaixo: Categoria A B C Total SKU 50 450 3000 3500 Ciclo Mensal Trimestral Anual Contagens/ano Tolerância #Divergências 600 1% 6 1800 2% 44 3000 5% 150 5400 200 Figura 5. #Corretos 594 1756 2850 5200 O Custo do processo pode ser estimado considerando 5. alias. é interessante observar que.000/ano. Neste caso. minimizando investimentos e esforços. Em alguns casos. avaliando sua habilidade em detectar e corrigir causas das divergências.em princípio . Para isso. Processos consistentes: Sabemos que o objetivo dos processos de inventário é alcançar 100% de acuracidade de todos os itens. A questão é: Se você esta fazendo inventário rotativo como determina o figurino. as pessoas parecem perder de vista o objetivo do processo de inventário rotativo. e o procedimento se perpetua sem as melhorias esperadas. como sabiamente observou E. necessária. Neste aspecto. nas . a contagem com programação aleatória pode ser muito onerosa. Diversas empresas têm adotado o inventário rotativo e acompanhado o processo com um único indicador: A Acuracidade dos saldos. podendo ser otimizada. a acuracidade dos saldos. conforme abordamos anteriormente. é preciso uma identificação ativa das causas da falta de acuracidade. porém acreditamos que ele possa ser complementado. de maneira que não melhoram. portanto. O conjunto dos três indicadores propostos são: • • • Acuracidade de saldo [%] Custo do inventário [R$/divergência] Número de causas identificadas [causas/período] Fator comportamental: É natural que as métricas influenciem as pessoas.se praticamos o ciclo PDCA.400 contagens x 20 minutos/contagem x 1hora/60minutos x 1dia/8horas x 1mês/22dias x R$500/mês (salário) x 2 (encargos) x 2 (esforço envolvido na análise e implementação de ações corretivas). Onde estão as oportunidades de melhoria? Ora.Aprimorando o Inventário Rotativo: Temos acompanhado alguns processos de contagens cíclicas que são conduzidos de forma indiscriminada. sabemos que é preciso alcançar o desempenho pretendido de forma produtiva. Assim. Para alcançar o desafio da acuracidade 100% é preciso medir a eficácia do processo de inventário propriamente dito. identificando e eliminando a possibilidade de toda e qualquer causa de divergência. maior deverá ser a melhoria subseqüente na acuracidade do sistema. sua acuracidade vem melhorando progressivamente. visando aprimorar o gerenciamento nos objetivos originais deste processo. Alias. Goldratt: “ Diga-me como me medes e lhe direi como me comportarei”. quanto mais causas forem identificadas. útil e relevante. uma mudança é. pode ocorrer que o pessoal operacional prefira encobrir algumas das divergências apuradas para não comprometer seu desempenho aparente. Um Inventário rotativo inteligente combina três indicadores na rotina periódica de contagens. mas esta é uma disfunção que precisa ser corrigida. necessariamente. em algumas situações o processo de inventário rotativo tradicional parece desencorajar os esforços em se identificar e eliminar as causas quando ocorrem divergências de saldos em demasia. pois acreditamos que .8 – Dados sobre inventário rotativo hipotético. Este é um indicador tradicional. o que totaliza aproximadamente R$ 20. investigando as origens das divergências identificadas e providenciando que para que aqueles resultados não se repitam. Pode até ser natural.

mesmas condições. o indicador do custo do inventário pretende induzir o pessoal operacional a buscar maior produtividade no processo. Mesmo tendo reduzido em três vezes o investimento em inventário. com este indicador concluímos que cada causa identificada estava custando R$ 100 (R$ 20.  Custo do Inventário: Para o caso ilustrado acima. em termos de valor agregado aos processos de logísticos. encontrando mais causas de divergências e/ou minimizando o esforço no processo. o inventário geral desta empresa custava algo em torno de R$ 60. estarão estes R$ 20. Causas identificadas: O terceiro indicador corresponde ao número absoluto de causas identificadas e saneadas em cada período. seus processos administrativos terão maior visibilidade. e daí o limite para as melhorias nestes processos será a criatividade de sua equipe.000/ano. portanto. neste artigo propomos mais dois indicadores que complementam o ponto de vista da qualidade (acuracidade do saldo) com o ponto de vista do investimento requerido (custo do inventário) e de seu respectivo retorno (causas identificadas).000 anuais sendo bem empregados ou estão se evaporando? Como adiantamos. Neste ponto o leitor pode avaliar a situação. .000/200 divergências). obtidos com o investimento e empenho das pessoas que executam o Inventário rotativo. sem melhorar efetivamente a acuracidade dos saldos. isto sem efetivamente atuar nas causas e. Desta forma.  A partir da implementação destes indicadores. Este indicador pretende mostrar o resultado.

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